Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TM Thương mại HH Hàng hoá HHDV Hàng hoá dịch vụ NT Ngày tháng SH Số hiệu TNDN Thu nhập doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng NSNN Ngân sách nhà nước HĐ Hoá đơn STT Số thứ tự MST Mã số thuế §VT §¬n vÞ tÝnh KHHĐ Ký hiệu hoá đơn DS Doanh số MS Mẫu số CP Cæ phÇn SD Số dư NKCT Nhật ký chung DN Doanh Nghiệp TK Tµi kho¶n KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ SXKD Sản xuất kinh doanh QLDN Quản lý doanh nghiệp HĐTC Hoạt động tài chính GVHB Giá vốn hàng bán CPBH Chi phÝ b¸n hµng PS Phát sinh DV Dịch vụ ĐTXDTM Đầu tư xây dựng thương mai LỜI Nãi ĐẦU Với sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế thị trường, cùng sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính đã không ngừng được đổi mới, hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc quản lý tài chính nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng. Việc Việt Nam gia nhập WTO càng đánh dấu bước ngoặt phát triển của nền kinh tế và kéo theo đó cũng khẳng định rõ vai trò của kế toán với những thách thức kinh tế mới. Bởi nó phản ánh tình hình biến động của thành phẩm hay hàng hoá, phản ánh chính xác và tập hợp được toàn bộ chi phí liên quan thực tế tới sản phẩm hay hàng hoá đó, đưa ra được giá bán cần thiết, phù hợp cho từng loại, xác định được khoản lợi nhuận cuối cùng cho quá trình hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp.Từ đó, giúp cho Ban quản lý, lãnh đạo trong các DN có những quyết định đúng đắn, kịp thời cũng như phương hướng chiến lược kinh doanh và công tác điều hành chung trong mỗi một DN. Có thể nói, các DN sản xuất hay kinh doanh thương mại, dịch vụ, vận tải,v.v… khi tham gia vào nền kinh tế thị trường thì việc sử dụng kế toán làm công cụ quản lý kinh tế tài chính là rất cần thiết, góp phần không nhỏ vào hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh đạt hiệu quả. Công tác kế toán bao gồm rất nhiều khâu, nhiều thành phần khác nhau, nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý hữu hiệu nhất. Với mỗi loại hình DN khác nhau, sử dụng các khâu kế toán và loại hình kế toán là khác nhau, sao cho phù hợp nhất với loại hình hoạt động tại công ty mình. Trong đó có thể kể đến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một khâu kế toán quan trọng, là mắt xích xuyên suốt quá trình hoạt động tại bất kỳ công ty nào. Bất kỳ một DN nào trước khi thành lập đều xác định mục tiêu chính là lợi nhuận. Muốn vậy không thể đề cập đến chỉ tiêu tài chính quan trọng không những đối với bản thân doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với cả nền kinh tế quốc dân. Nó phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất doanh nghiệp, phản ánh trình độ tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn lợi nhuận ngày càng cao, tái sản xuất ngày càng mở rộng, doanh nghiệp phải có kế hoạch thật chi tiết, tỉ mỉ, nhạy bén phù hợp với những biến động phức tạp của thị trường. Kế hoạch cung cấp và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, kế hoạch chi phí phù hợp sao cho có được sản phẩm, hàng hóa với chất lượng cao, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm,để đạt được doanh thu và lợi nhuận tối đa mà doanh nghiệp đặt ra và hướng tới. Bên cạnh đó, để có kế hoạch tốt về mức tiêu thụ và chi phí, tránh tình trạng lãi giả , lỗ thật thì việc hạch toán doanh thu và tiêu thụ phải thực hiện cập nhật đầy đủ và thật chính xác để cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý để từ đó xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm. Bán hàng là vấn đề rất quan trọng của DN thương mại trong nền kinh tế thị trường. Đây cũng là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, có bán được hàng hóa thì DN thương mại mới có được doanh thu. Trong nền kinh tế mới, nghiệp vụ bán hàng cũng rất đa dạng, phức tạp dưới nhiều hình thức khác nhau đáp ứng các mối quan hệ phát sinh trên thị trường. Việc bán hàng nào, bán nhiều hay ít, lỗ hay lãi đều phụ thuộc vào nhu cầu thị trường và ưu thế cạnh tranh, ®ẩy mạnh vòng quay vốn, bù đắp nh÷ng chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi , tạo điều kiện thuận lợi cho DN tồn tại và phát triển Vì vậy, tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là công việc hết sức quan trọng, bởi nó phản ánh tình hình biến động của thành phẩm hay hàng hóa, phản ánh chính xác và tập hợp được toàn bộ chi phí liên quan thực tế tới sản phẩm hay hàng hóa đó, đưa ra được giá bán cần thiết, phù hợp cho từng loại, xác định được khoản lợi nhuận cuối cùng cho quá trình hoạt động kinh doanh tại DN. Từ đó giúp cho ban quản lý lãnh đạo trong các DN có những quyết định đúng đắn, kịp thời, cũng như phương hướng chíến lược kinh doanh và công tác điều hành chung trong mỗi DN. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, cả về lý luận lẫn thực tiễn, và được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo PGS.TS Nguyễn Minh Phương, Ban lãnh đạo và cán bộ phòng kế toán tại công ty, em đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá” tại Công ty CP ĐTXDTM và Công Nghệ Hà Nội làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Kết cấu của chuyên đề ngoài lời nói đầu, phần kết luận, còn có 3 phần: Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội. Phần III: Đánh giá thực trạng và một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian hạn hẹp và những hạn chế về kiến thức trong cả lý thuyết cũng như trong thực tế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô để chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự dạy bảo của các thầy cô trong bộ môn kế toán tài chính, sự hướng dẫn trực tiếp của PGS-TS Nguyễn Minh Phương đã giúp em hoàn thành được chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội là công ty cổ phần có con dấu riêng, được mở tài khoản riêng tại ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, hoạt động theo điều lệ của công ty và luật doanh nghiệp. Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội được thành lập ngày 09 tháng 03 năm 2004 theo quyết định số 4320/QĐ- BGTVT của Bộ Trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải, là đơn vị kinh tế trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long, tiền thân của Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội được thành lập năm 1991. Số ĐKKD: 0103003824, do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI. Tên giao dịch quốc tế: HA NOI CONSTRUCTION INVESTMENT, TRADING AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY. Trụ sở của công ty: Văn phòng số 3, tầng 3, số 9 phố Đào Duy Anh, phường Phương Liên, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Tên viết tắt: HN CIT .,JSC Điện thoại: (04) 35772729 FAX: (04) 35772728 Vốn huy động: 25.000.000.000 VNĐ (Hai mươi năm tỷ đồng) Giám đốc Công ty: Thái Duy Đô Một niên độ kế toán: 01/01 - >31/12 dương lịch Ngành nghề kinh doanh: - Mua bán sản xuất và kinh doanh các loại thép. - Mua bán máy móc thiết bị sản xuất thép. - Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. - Khai thác chế biến, tiêu thụ, mua bán khoáng sản. - Mua bán máy móc thiết bị trong khai thác khoáng sản. - Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh. - Buôn bán, thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản, kim loại màu các loại. - Dịch vụ tư vấn xây dựng (không bao gồm thiết kế công trình). - Dịch vụ tư vấn đầu tư (Không bao gồm tư vấn pháp luật, tư vấn tài chính). - Dịch vụ tư vấn mua sắm và kinh doanh vật tư, thiết bị xây dựng. - Dọn dẹp, tạo mặt bằng xây dựng (san lấp mặt bằng). - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Xây dựng công trình thủy lợi bao gồm đê điều, kè sông, kè biển, đập, tràn, cống, hồ chứa nước, trạm bơm đến 8000m3/h, hệ thống tưới tiêu (Kênh mương, xi phông, cầu máng). - Xây dựng công trình giao thông (giao thông đường bộ các cấp, bến cảng). - Xây dựng và lắp đặt các công trình lưới điện đến điện áp 35KV. - Xây dựng công trình đường ống cấp thoát nước. - Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng; Kinh doanh du lịch lữ hành và các dịch vụ du lịch (Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). - Sản xuất vật liệu xây dựng. - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa. - Kinh doanh bất động sản (cho thuê nhà ở, cho thuê văn phòng, cho thuê kho, bãi đỗ xe) (Không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất). - Tổng thầu tư vấn và quản lý các dự án xây dựng, tư vấn đầu tư xây dựng các khu dân cư, khu đô thị, khu công nghiệp, các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, công nghiệp, bưu điện, đường dây trạm biến thế điện và các công trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội bao gồm: + Lập dự án đầu tư + Tư vấn đấu thầu + Khảo sát dự án + Quản lý dự án + Thẩm tra thiết kế và tổng dự toán + Thẩm định dự án đầu tư + Thí nghiệm, kiểm định chất lượng + Giám sát, quản lý chất lượng công trình xây dựng + Thiết kế tổng mặt bằng, thiết kế kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp + Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp - Trang trí nội, ngoại thất và các dịch vụ tư vấn khác. - Trang trí, thi công công trình: Cây xanh, vườn hoa, thảm cỏ, tiểu cảnh, cấp thoát nước và các công trình hạ tầng xã hội khác. - Thăm dò, khai thác, chế biến kinh doanh và xuất khẩu các loại khoáng sản (Trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm). - Kinh doanh thiết bị khai thác mỏ và xây dựng. - Tổ chức, khai thác và kinh doanh các loại đá xây dựng. - Kinh doanh vật liệu, hàng trang trí nội thất. - Kinh doanh xuất nhập khẩu khoáng sản và vật tư, thiết bị phục vụ khai thác chế biến khoáng sản (trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm), phương tiện vận chuyển hàng tiêu dùng. - Đầu tư xây dựng hạ tầng, kinh doanh nhà, xưởng, sản xuất vật liệu xây dựng. - Sản xuất kinh doanh bột khoáng. - Khai thác và kinh doanh cát xây dựng, đất các loại. - San lấp mặt bằng công nghiệp và dân dụng. - Gia công, tuyển khoáng, luyện kim và chế biến các loại khoáng sản kể cả đá quý và vàng. - Mua bán, xuất nhập khẩu các loại khoáng sản, các sản phẩm được chế biến từ khoáng sản, các loại vật tư và thiết bị (trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm) (Không bao gồm xuất khẩu vàng nguyên liệu). - Dịch vụ thi công các công trình xây dựng, khai thác mỏ, tuyển, luyện kim và giao thông. Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, công ty là một doanh nghiệp có bề dày truyền thống về thi công cọc khoan nhồi với 11 dây chuyền thiết bị khoan, đóng cọc hiện đại nhập từ Nhật Bản, Đức, Italia,v.v... cùng với cán bộ công nhân viên có nhiều kinh nghiệm, trình độ kỹ thuật cao. Là một trong những đơn vị đi đầu áp dụng công nghệ khoan cọc nhồi trong ngành xây dựng của Bộ Giao Thông Vận Tải, giá trị sản lượng năm 2006 tăng 20% so với 2007, tăng 9% so với 2008. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007-2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm So sánh 2007 2008 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 62.507.120 84.842.448 22.335.328 35,73 Doanh thu thuần 62.507.120 84.842.448 22.335.328 35,73 Giá vốn hàng bán 58.601.298 80.631.366 22.030.068 37,59 Lợi nhuận gộp 2.905.826 4.214.162 1.308.336 45,02 Chi phí bán hàng 252.332 272.562 20.230 8.0 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.707.954 4.058.769 1.350.815 49,88 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 90.533 46.390 -44,143 -48,76 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 82.269 44.356 -37.904 -46,00 Lợi nhuận trước thuế 172.824 90.755 -82.069 -47,48 Thuế thu nhập 54.754 28.636 -26.118 -47,7 Lợi nhuận sau thuế 118.041 62.104 -55.937 -47,38 Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động kinh doanh Các công trình tiêu biểu Công ty đã tham gia như cầu Bắc Giang, cầu Hoàng Long, cầu Việt Trì, cầu Sông Gianh, cầu Lăng Cô, cầu Thuận Phước... ngoài ra Công ty còn khoan cọc nhồi móng nhà các công trình như Trung tâm chuyển giao Công nghệ Quốc Tế, Khách sạn Kim Liên, Đại sứ quán Nhật, toà nhà Hải quan cửa khẩu Lào Cai, Trung tâm Thương mại cửa khẩu Lào Cai, nhà máy Xi măng Nghi Sơn. Các sản phẩm công trình trên mang đặc thù riêng của nghành xây lắp quy mô lớn, kết cấu phức tạp, sản phẩm mang tính đơn chiếc, sản phẩm cố định tại nơi sản xuất nên đòi hỏi phải có vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả thì một yêu cầu bắt buộc đối với đơn vị xây dựng là phải xây dựng giá dự toán. Trong quá trình thi công, giá dự toán là cơ sở để đối chiếu với khoản chi phí thực tế phát sinh sau khi kết thúc công trình, giá dự toán nghiệm thu kiểm tra chất lượng các công trình, xác định giá thành quyết toán và thanh lý hợp đồng đã ký kết. Một trong những đặc điểm chi phối đến việc tổ chức sản xuất, hạch toán, kế toán các yếu tố đầu vào là quy trình công nghệ sử dụng ở Công ty. Quy trình này được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình tổ chức sản xuất của Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội Giai đoạn chuẩn bị thi công Giai đoạn thi công Giai đoạn hoàn thiện Giai đoạn chuẩn bị thi công: ở giai đoạn này, Công ty nhận mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng theo đúng bản vẽ tổ chức thi công, lập kế hoạch vật tư, thiết bị, thiết kế công nghệ thi công, chuẩn bị nhân lực. Giai đoạn thi công: Giai đoạn này thực hiện theo những bước công nghệ do phòng kỹ thuật thi công lập: Định vị máy khoan, hạ vách mở rộng... làm sạch lỗ khoan, đổ bê tông và rút ống vách, quy trình thực hiện cho từng công trình được làm theo đúng kế hoạch đã lập ra riêng cho từng công trình đó. Giai đoạn hoàn thiện: Giai đoạn này thực hiện việc kiểm tra chất lượng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuất, chất lượng, khi đủ tiêu chuẩn nghiệm thu cọc khoan nhồi theo đúng quy định hiện hành tiến hành nghiệm thu hoàn thành công trình. Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long. Các công trình sản phẩm mà công ty tham gia thi công là những công trình do Tổng công ty giao và tự nhận thầu. Sau khi giao nhận thầu và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, công ty tiến hành giao khoán cho các đội thông qua hợp đồng giao khoán. Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội có 4 đội máy thi công theo thứ tự là 1,2,3,4. Mỗi đội máy thi công có một đội trưởng có nhiệm vụ theo dõi tình hình và một nhân viên thống kê, kỹ thuật. Đội trưởng có nhiệm vụ theo dõi tình hình trong đội, lập bảng chấm công, phát lương cho công nhân, nhân viên. Các nhân viên thống kê ở đội có nhiệm vụ thu thập tài liệu kế toán để đưa lên phòng Tài chính - kế toán để hạch toán. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội vừa mới tách ra từ Trung tâm Công nghệ hạ tầng, công tác tổ chức cán bộ có nhiều biến động nhưng Công ty đã kịp thời, nhanh chóng bổ nhiệm xây dựng chế độ quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp. Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội Các đội trưởng Phòng kỹ thuật tài chính Phó GĐ phụ trách KT- T.công Giám Đốc Phó GĐ phụ trách kinh doanh Phó GĐ phụ trách nội chính Phòng vật tư thiết bị Phòng kế hoạch Phòng Tài chính kế toán Phòng tổ chức HC Đội MTC I Đội MTC II Đội MTC III Đội MTC IV Xưởng DVKTTC Đứng đầu Công ty là Giám Đốc, sau đó là các Phó GĐ (bao gồm phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, phó Giám Đốc phụ trách nội chính), Trưởng các phòng ban. Đây là những người giữ vai trò quan trọng, lãnh đạo, chủ chốt ở Công ty. Giám Đốc là người chịu trách nhiệm pháp lý đối với Nhà nước về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty, định kỳ tổ chức việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo trước đại hội công nhân viên chức, cấp trên. Phòng kế hoạch: Tham mưu cho Giám Đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác thị trường, giá cả, xây dựng đơn giá cho công trình, hợp đồng kinh tế, phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến độ sản xuất, kiểm tra đôn đốc các đội máy thi công thực hiện đúng kế hoạch, thực hiện phân tích tình hình sử dụng Nguyên vật liệu. Phòng tổ chức hành chính: Quản lý hồ sơ nhân sự, sắp xếp điều hành nhân lực, cùng với phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật tổ chức học và thi tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Tham mưu cho Giám Đốc trong việc xây dựng kế hoạch, cơ cấu tổ chức đào tạo, tuyển dụng lao động... Điều hành công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tài liệu công văn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện, việc chấp hành kỷ luật, nội quy của công ty. Phòng kỹ thuật thi công: Tổ chức xây dựng công nghệ thi công cho từng hợp đồng, hạng mục công trình nhận thi công. Phòng Tài chính - kế hoạch: Có nhiệm vụ vừa tổ chức hạch toán kế toán, vừa lập kế hoạch động viên các nguồn vốn đảm bảo cho kế hoạch sản xuất đúng tiến độ, kiểm tra tình hình thanh toán với Tổng công ty, Ngân hàng, khách hàng, với cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng thời ghi chép, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định. Tổ chức kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo đúng yêu cầu của cấp trên. Phòng Vật tư - Thiết bị: Có nhiệm vụ mua sắm vật tư, thiết bị để chuẩn bị cho sản xuất, thi công đảm bảo tiến độ, chất lượng và giá cả. Các đội máy thi công: Có nhiệm vụ tổ chức thi công theo yêu cầu, nhiệm vụ được giao, tổ chức ký hợp đồng kinh tế nội bộ, thanh toán hợp đồng khoán của đội. Căn cứ vào kế hoạch của đội tự lập chỉ đạo sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng, tiến độ theo đúng thiết kế, quản lý lao động, an toàn vệ sinh. Đội trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám Đốc. Các đội là nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu, tạo cơ sở cho việc lập các chứng từ PNK, PXK, bảng chấm công... làm cơ sở cho kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành. Xưởng dịch vụ: là nơi thực hiện việc sửa chữa máy móc thi công do các đội máy thi công chuyển về, cung cấp dịch vụ sửa chữa cho bên ngoài, đồng thời chế tạo mới các thiết bị. 1.4 Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới Công ty CP ĐTXDTM và công nghệ Hà Nội được thành lập ngày 09 tháng 03 năm 2004, đã có quá trình công tác lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh sắt thương mại, đặc biệt dày dặn kinh nghiệm trong ngành kinh doanh sắt thép và thiết bị máy móc công nghiệp. Nghiên cứu nhu cầu phát triển của thị trường cho thấy đất nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ về hạ tầng cơ sở, tốc độ đô thị hoá cao, các ngành công nghiệp nặng được chú trọng phát triển. Vì vậy, nhu cầu về sắt thép và thiết bị công nghiệp là rất lớn. Nhìn thấy tiềm năng trên nên công ty đã đặt mục tiêu tập trung khai thác 2 mặt hàng chiến lược là kinh doanh quặng, sắt thép, khai thác mỏ, chế biến sản xuất phôi thép và máy móc công nghiệp . Với chiến lược phát triển ngành thép của chính phủ, ban lãnh đạo công ty đã tập trung khai thác triệt để, phát triển rất tốt khả năng và mối quan hệ của mình trong lĩnh vực khai thác mỏ, kinh doanh quặng đổi lấy sắt thép và nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ ngành khai thác chế biến quặng sắt. 1.5 Đặc điểm của bộ máy kế toán và các phần hành kế toán của từng bộ phận. Hiện nay, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, toàn Công ty chỉ có một phòng kế toán, tại đây thực hiện cộng việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện một cách đầy đủ, có chất lượng từ khâu xử lý các chứng từ gốc ban đầu cho đến tính giá thành và lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh những công việc như trên, Phòng kế toán còn tham gia những công việc khác như: Kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định. Ở dưới đội máy thi công có các nhân viên thống kê, các nhân viên này tiến hành việc thu thập các tài liệu kế toán định kỳ, gửi toàn bộ tại liệu đã thu thập được về phòng kế toán để tiến hành công tác hạch toán. Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Các nhân viên thống kê ở đội Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng: Là người giúp Giám đốc tổ chức sản xuất kinh doanh, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê ở Công ty, đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và sự chỉ đạo kiểm tra của Kế toán trưởng ở Tổng công ty. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Thực hiện việc theo dõi tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, TGNH, tiền đang chuyển). Mặt khác bộ phận này còn ghi chép theo dõi các khoản tiền vay, các khoản công nợ. - Loại TK4: Nguồn vốn Bao gồm: 4111, 412, 414, 415, 418, 4211, 4212, 4311, 4312, 4313, 441. - Loại TK3: Nợ phải trả Bao gồm: TK311, 315, 331, 3331, 3334, 3335, 3338, 3339, 3341, 3348, 335, 336, 3381, 3382, 3383, 3384, 3388, 341, 342. Bộ phận kế toán thanh toán: Thực hiện cho khối lượng công trình hoàn thành, đồng thời theo dõi, thực hiện các khoản thu hồi nợ từ khách hàng. Bộ phận kế toán vật tư: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, tính trị giá vốn của vật liệu nhập kho, xuất kho. Lập các báo cáo về nguyên vật liệu, CCDC phục vụ cho việc quản lý vật tư ở công ty. Một kế toán tiền lương và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lương, thưởng, tính và nộp bảo hiểm. Cuối tháng, kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào chứng từ có liên quan đến tiền lương sẽ tiến hành ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK334, sổ cái TK 338, các sổ chi tiết TK 334, TK 338. Bộ phận kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại chưa phân công, phân nhiệm vụ cho các bộ phận trên, tập hợp chi phí và tính giá thành, xác định doanh thu và xác định kết quả, kiểm tra số liệu của các bộ phận khác chuyển sang phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán gửi lên Tổng công ty. Hiện nay công ty đã sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính phát hành. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm: - Chứng từ lao động, tiền lương gồm có: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm, hợp đồng giao khoán,v.v… - Hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê sản phẩm,v.v... - Chứng từ bán hàng: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn GTGT,v.v… - Chứng từ về tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng,v.v… - Chứng từ về tài sản cố định: biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định,v.v… Sơ đồ 04: Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội Chứng từ gốc Chuyển từng cho kế toán chi tiết vào sổ hạch toán Lưu giữ chứng từ Tóm lại công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành nhập dữ liệu vào máy, váo các sổ sách liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho ban giám đốc Công ty. 1.6. Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán của từng bộ phận. Nhằm mục đích hỗ trợ một phần công việc kế toán, giảm các công việc ghi chép, chuyển sổ, kết chuyển phân bổ... đồng thời lập và gửi báo cáo tài chính kịp thời, trung thực, hợp lý, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán FAST – là Công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh. Về hình thức sổ Công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sổ sách kế toán tại Công ty gồm có: - Sổ - Thẻ chi tiết: Tập hợp số liệu từ các chứng từ gốc làm căn cứ để ghi vào các bản kê và NKCT có liên quan. - Bảng kê được lập cho từng tháng:Tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc,cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào NKCT có liên quan. - NKCT:Được lập cho từng tháng căn cứ vào các chứng từ kế toán và các bảng kê,số liệu tổng hợp là cơ sở để ghi sổ cái. - Sổ cái:Sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm phản ánh số phát sinh Nợ,số phát sinh bên có và số dư của từng tài khoản. Công ty CP ĐTXDTM và Công Nghệ Hà Nội có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, bên cạnh đó công ty có chế độ quản lý tương đối ổn định và nhất là trình độ của các nhân viên kế toán cao, đồng đều. Chính vì vậy mà công ty đã chọn hình thức sổ kế toán là Nhật Ký chứng từ. Dưới đây là trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty, công việc này được thực hiện trên máy. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu Việc sử dụng phần mềm kế toán cho phép kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thực hiện công việc kế toán đồng thời, kế toán không phải ghi chép, cộng dồn và chuyển sổ theo kiểu thủ công, những việc này do máy xử lý tự động, kế toán chỉ cần kiểm tra chứng từ, cập nhập vào dữ liệu, lưu trữ tài liệu kế toán. Các mẫu sổ kế toán được cài đặt trong máy phải phản ánh đầy đủ các nội dung mà Bộ Tài Chính đã ban hành. Mặt khác, doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin kế toán trên các mẫu biểu đã được cài đặt trong máy như: Bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất, phiếu phân tích tài khoản ... để phục vụ công tác kế toán của công ty. Khi chương trình kế toán máy khởi động người sử dụng phải gõ tên và mật khẩu truy cập chương trình vào hộp thoại. Các thiết lập hệ thống sẽ làm cơ sở xuyên suốt và ảnh hưởng tất cà các thông tin từ đầu vào cho đến đầu ra của quá trình hạch toán. Chính vì vậy việc khai báo các thiết lập là điều cần thiết và đã được nhân viên phòng kế toán của Công ty làm một lần khi bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng.Cụ thể đó là các công việc như: Khai báo cấu hình hệ thống, đăng ký tính chất tài khoản, tạo lập các danh mục: Vật tư, tài khoản, khách hàng... Và cập nhật số dư ban đầu một lần duy nhất: Số dư tài khoản, số dư các vật tư, số dư TSCĐ... trong kỳ tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cần xem, chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra. Công ty đã tổ chức mã hoá đối với tất cả các đối tượng cần quản lý, đặc biệt đối với danh mục vật tư, danh mục đối tượng tập hợp chi phí, danh mục đơn vị khách hàng, danh mục đối tượng pháp nhân. Còn đối với danh mục khác, công ty thống nhất theo quy định của Bộ Tài Chính và được cài sẵn trong chương trình phần mềm ENTER. 1.7. Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp và các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ xung chế độ kế toán Việt Nam có hiệu lực trong năm 2006. Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc. Nguyên tắc xác định các khoản tiền và tương đương tiền: tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định cũng như không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi. Đối với hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp đích danh. Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn luỹ kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thoả mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Khấu hao tài sản cố định hữu hình: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với quyết định hướng dẫn tại quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng bộ tài chính. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Khi bán thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu thành phẩm đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại. Chi phí được ghi nhận theo số phải trả và phù hợp với doanh thu trong kỳ. Chi phí xác định kết quả: - Đối với công trình xây lắp: Đối với công trình đã hoàn thành, nghiệm thu bàn giao hoặc được chủ đầu tư phê duyệt, quyết toán thì toàn bộ chi phí tập hợp cho công trình đó được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Đối với công trình có thời gian thi công dài mà doanh thu được ghi nhận theo khối lượng xây lắp hoàn thành được chủ đầu tư xác nhận thì giá vốn để xác định kết quả kinh doanh tương ứng với khối lượng xây lắp đã hoàn thành được chủ đầu tư nghiệm thu. Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán một phần được kết chuyển vào chi phí chờ phân bổ tương ứng với khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Phần còn lại được kết chuyển để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm quản lý hàng hóa và các phương thức bán hàng tại Công ty CP ĐTXDTM và Công nghệ Hà Nội. 2.1.1. Nguyên tắc tổ chức hạch toán hàng hóa Muốn quản lý, hạch toán chặt chẽ hàng hoá của Công ty mua vào thì cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải tổ chức hàng hoá theo từng đơn vị mua, từng số lượng, chất lượng, chất lượng hàng hoá. Phải kết hợp việc ghi chép giữa kế toán hàng hoá và thủ kho đảm bảo cho hàng hoá được phản ánh kịp thời chính xác. Công tác ghi chép ban đầu phải khoa học hợp lý nhằm phản ánh đúng tình hình biến động hàng hóa. 2.1.2. Các phương thức bán hàng tại Công ty Công ty._.