Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh ( ô tô )

rong nền kinh tế thị trường thì lợi ích kinh tế gắn liền trực tiếp với doanh nghiệp, sự tham gia đầy đủ với các thành phần kinh tế làm cho cạnh tranh trở nên ngày càng gay gắt. Mặt khác nhu cầu của thị trường ngày càng cao trở thành thách thức lớn lao đối với mỗi doanh nghiệp trong việc tiêu thị hàng hoá. Đứng trước khó khăn này buộc các doanh nghiệp phải tổ chức thật tốt công tác bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa rút ngắn vòng quay của vốn, thu hồi vốn một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất. Vì vậy công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một trong những phần hành kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Xuất phát từ quan điểm trên và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh, cùng với sự giúp đỡ tận tình của quý Công ty và cô Thạc sỹ Đặng Thuý Hằng em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh”. Vì điều kiện thời gian thực tập và kiến thức của bản thân còn có hạn nên trong quá trình viết chuyên đề thực tập này không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của thầy cô để em hoàn thiện tốt chuyên đề của mình. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần Lời nói đầu và Kết luận gồm 3 phần chính sau: Phần thứ I: Khái quát chung về Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh Phần thứ II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh Phần thứ III: Đánh giá chung và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh. PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ NGỌC ANH 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ NGỌC ANH. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty . Trong xu thế phát triển của thế giới và toàn khu vực nói chung và của Việt nam nói riêng. Chúng ta gặp rất nhiều khó khăn và thách thức rất lớn về kinh tế, chính trị, văn hóa, nhất là khi việt Nam đã gia nhập ASEAN, AFTA, và là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Những thành tựu mà Việt Nam đạt được không thể không kể tới sự đóng góp của các doanh nghiệp thành đạt vào công cuộc đổi mới của đất nước. Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh là một trong những đơn vị tiêu biểu đó. Tên Công ty: Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh Tên giao dịch: Ngoc Anh international trading company limited Tên viết tắt : NGOCANH INTRA CO .,LTD Công ty được thành lập vào ngày 09 tháng 03 năm 2007 và có trụ sở chính tại phòng 1304, nhà C4, Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội. Văn phòng giao dịch tại số 8 - Trần Đăng Ninh - Dịch Vọng - Cầu Giấy - Hà Nội Điện thoại : 04.37931230; Fax 04.37931231; Webside: Ngocanhauto.com Giấy đăng ký kinh doanh số 0102030068 ngày 09 tháng 03 năm 2007 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Loại hình Công ty là Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Công ty có 2 chi nhánh: + Chi nhánh ở thành phố Vinh - Nghệ An. + Chi nhánh ở thành phố Hải Dương. Vốn điều lệ của Công ty đăng ký lần đầu là: 500.000.000 VNĐ (Năm trăm triệu đồng chẵn). Ngày 09 tháng 05 năm 2006 Công ty tăng thêm vốn điều lệ 4.860.000.000(Bốn tỷ tám trăm sáu mươi triệu đồng), phù hợp với việc mở rộng quy mô và tính chất hoạt động của Công ty. * Ngành nghề kinh doanh chính: - Mua bán ôtô nhập khẩu và phụ tùng ôtô. - Mua bán thực phẩm bổ dưỡng sâm nấm. - Mua bán đồ điện tử điện dân dụng. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa. - Tư vấn du học, môi giới thương mại và đại diện thương nhân. - Vận tải hàng hóa, cho thuê ôtô tự lái, vận chuyển hành khách bằng xe ôtô theo hợp đồng .v..v... Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, Công ty có đầy đủ các tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại ngân hàng và là đối tượng hoạt động theo Luật doanh nghiệp Việt Nam. Sau hơn 02 năm hoạt động kinh doanh Công ty luôn có mức tăng trưởng cao, doanh thu hàng năm của Công ty khá ổn định, thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên ổn định qua các năm và có xu hướng tăng dần theo thời gian, thu nhập bình quân đầu người đạt 2.500.000 VNĐ/tháng. Tuy nhiên trong 7 tháng đầu năm 2008 (từ tháng 4 tới tháng 10 năm 2008) do biến động chung của thị trường trong nước nói riêng và thế giới nói chung, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn, trong đó bao gồm cả lĩnh vực kinh doanh ôtô. Vì thế lợi nhuận của Công ty năm 2008 giảm hơn so với lợi nhuận năm 2007. Tuy nhiên qua sự tăng trưởng và phát triển của Công ty qua các năm có thể thấy được Công ty đang ngày càng mở rộng và rất có triển vọng phát triển lớn mạnh trong tương lai. Bảng 01: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 - 2008 Đơn vị tính: 1000 đồng. Chỉ tiêu Năm So sánh 2007 2008 Chênh lệch (%) Tỉ lệ Tổng doanh thu 20.112.116 30.141.174 10.029.058 49.87 Doanh thu thuần 20.112.116 30.141.174 10.029.058 49.87 Giá vốn hàng bán 18.206.293 27.930.063 9.723.770 53.41 Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.111 305.288 13.27 Chi phí bán hàng 152.332 172.532 20.200 13.27 Chi phí quản lý DN 1.707.954 2.058.779 350.825 20.54 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 45.537 20.200 -25.337 -55.64 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 41.289 19.356 -21.933 -53.12 Lợi nhuận trước thuế 86.826 39.556 -47.270 -54.44 Thuế thu nhập 27.784 14.635 -13.149 -47.33 Lợi nhuận sau thuế 59.042 24.099 -34.943 -59.18 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh. 1.1.2.1 Chức năng của Công ty Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa. Trong các ngành kinh tế thì hoạt động thương mại là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong nền kinh tế, là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu thụ, với chức năng là mua bán và trao đổi hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống. Từ những nhu cầu và sự phát triển của thị trường nước ta hiện nay Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh đã đăng ký hoạt động trong các lĩnh vực thương mại về nhập khẩu ôtô, mua bán ôtô và phụ tùng ôtô, mua bán thực phẩm bổ dưỡng, đồ điện tử điện lạnh ,v.v… 1.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty Với những lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình Công ty đã cố gắng phát huy mọi nguồn lực để thực hiện tốt các chức năng của mình. Trong mọi hoạt động của mình Công ty luôn thực hiện các tiêu chí như sau: Thực hiện đúng và đầy đủ cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Quản lý tốt chi phí để tạo ra lợi nhuận ngày càng lớn góp phần bảo toàn vốn và phát triển doanh nghiệp. Đảm bảo đầy đủ đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ chuyên môn quản lý, bán hàng cho cán bộ công nhân viên. Giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty tạo môi trường làm việc đoàn kết, tập thể vững mạnh vì sự phát triển chung của Công ty. Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh. Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác với Nhà nước và các cơ quan quản lý. Mặc dù Công ty còn gặp rất nhiều khó khăn về vốn và những vướng mắc khách quan khác, nhưng với nỗ lực không ngừng Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với uy tín kinh doanh cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng, giải quyết nhanh chóng nhiều vướng mắc phát sinh. Điều đó đã làm cho bạn hàng trong nước cũng như nước ngoài thêm tin tưởng vào chất lượng và uy tín của Công ty. 1.1.3. Mục tiêu và đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty Mục tiêu của Công ty là phát triển mạng lưới cung cấp rộng đi khắp các tỉnh trong cả nước điển hình như: Hải Dương, Hải Phòng, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Sài Gòn…Với mong muốn phục vụ tối đa và tốt nhất nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện tại cũng như trong tương lai và ngày càng phát triển về quy mô, chất lượng cũng như lĩnh vực hoạt động của mình. Tạo một thương hiệu, hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp về Công ty. Về mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại và nguồn gốc. Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện tử và phụ tùng ô tô thì các sản phẩm này có đặc điểm: - Là các sản phẩm công nghiệp được sản xuất ở trong nước hoặc nhập khẩu từ các nước khác trên thế giới. Các mặt hàng này đa dạng về nguồn gốc, xuất xứ và nhãn hiệu. - Các mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật như lắp đặt và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác và tính đồng bộ cao. - Giá trị của các mặt hàng này thường lớn do đó khối lượng thanh toán tiền hàng nhiều. Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh thêm các sản phẩm bổ dưỡng sâm nấm các sản phẩm này cần có sự bảo quản đúng đắn để đảm bảo giữ được chất lượng. 1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình Công ty là phải chọn bộ máy quản lý đảm bảo gọn nhẹ nhưng vẫn đủ hiệu lực để điều hành mọi việc của Công ty. Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh thực hiện chế độ quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh được xây dựng trên cơ sở mô hình trực tuyến, chức năng đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên môn của Công ty có 30 người trong đó bao gồm cả Giám Đốc, Phó Giám Đốc và nhân viên các phòng ban. Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ phận chức năng, trong đó : + Đội ngũ nhân viên bán hàng gồm 4 người. + Đội ngũ nhân viên kế toán gồm 6 người. + Đội ngũ nhân viên kinh doanh gồm 10 người. + Đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu gồm 5 người. + Đội ngũ nhân viên hành chính tổng hợp gồm 3 người. Các nhân viên được phân công vào các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và mô hình quản lý của Công ty. Cơ cấu tổ chức này giúp cho các bộ phận nhân viên được làm việc trong lĩnh vực chuyên môn của mình đồng thời cũng phảI phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm tạo ra sự đồng nhất, nhịp nhàng trong hoạt động của doanh nghiệp tránh sự trùng lặp trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ. Sơ đồ 01: Bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh Giám đốc P.Giám đốc Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh Chi nhánh Hải dương Chi nhánh Nghệ an Chú thích sơ đồ: Quan hệ chỉ đạo. Đứng đầu Công ty là Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động trong Công ty là người đại diện về tư cách pháp nhân của doanh nghiệp trước pháp luật và toàn bộ tập thể của Công ty, có quyền quyết định nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện, phụ trách chung công tác tổ chức, quản lý tài chính của Công ty. Phó giám đốc là người có nhiệm vụ là giúp hỗ trợ giám đốc trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Phòng Tài chính kế toán thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty, các công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của nhà nước, theo định kỳ chế độ kế toán tài chính. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán thống kê, bảng biểu theo quy định của nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ. Phòng kế toán cũng là nơi tính toán và dựa vào số liệu của mình có những chủ trương đề xuất với cấp trên về các chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hổ trợ và đáp ứng cho Công ty kinh doanh có hiệu quả hơn, tiết kiệm được chi phí tài chính. Phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, giấy tờ hồ sơ của Công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, quản lý các loại công văn, công văn đi đến, con dấu của Công ty, đồ dùng văn phòng của Công ty, quản lý tài sản, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về tiền lương, chế độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Phòng Kinh doanh là bộ phận có vai trò quan trọng trong Công ty vì lĩnh vực mua bán ôtô nhập khẩu là lĩnh vực khá mới mẻ so với thị trường trong nước. Vì vậy phòng kinh doanh phải đi sâu vào nghiên cứu thị trường, khả năng cung cấp phù hợp với nhu cầu khách hàng và luôn cung cấp cho Giám đốc những thông tin thường nhật bổ ích. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là định hướng, vạch kế hoạch kinh doanh cho thời gian tiếp theo, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được Công ty phê duyệt. Phòng Xuất nhập khẩu: Chuyên giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu như các hợp đồng nước ngoài, chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan và các loại giấy tờ có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán tài chính để phòng có thể kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Các phòng ban trong Công ty luôn hỗ trợ và liên kết với nhau nhằm mục tiêu cao nhất là tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức quản lý tài chính kế toán và trong các hoạt động khác, nên đã giảm bớt được rất nhiều công đoạn thủ công, do đó nhân lực của Công ty không nhiều và được sử dụng hiệu quả. Số nhân viên trong Công ty 2 năm : Bảng 02: Số nhân viên trong Công ty Năm 2007 2008 Số lượng (người) 20 30 1.1.5.Tổ chức công tác kế toán của Công ty 1.1.5.1- Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh. Công tác kế toán là một trong những công việc quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xử lý các công việc liên quan đến tài chính của Công ty. Đồng thời kế toán còn phân tích các thông tin tài chính cho Ban giám đốc đề ra những giải pháp để sử dụng nguồn vốn với hiệu quả cao nhất. Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh, hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các mặt hàng ôtô, điện tử, điện lạnh và một số dịch vụ khác. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo yêu cầu quản lý của Công ty. Phòng kế toán của Công ty có 06 người. SƠ ĐỒ 02: BỘ MÁY TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Kế toán trưởng Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán thanh toán và thủ quỹ Kế toán bán hàng kiêm thủ kho Kế toán chi phí và công nợ Kế toán tổng hợp (thuế, TSCĐ) Giải thích sơ đồ: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ phối hợp. * Chức năng nhiện vụ của từng kế toán: Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan nhà nước về quản lý tài chính trong Công ty theo điều lệ kế toán trưởng mà Nhà Nước đã ban hành. Kế toán trưởng giúp giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành vốn, cân đối trong toàn Công ty. Kế toán bán hàng kiêm thủ kho: Theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng của Công ty, theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu và tồn kho hàng hóa trong Công ty. Kế toán tổng hợp : Có nhiện vụ tổng hợp các báo cáo vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, lên bảng cân đối các tài khoản, định giá TSCĐ cuối tháng đưa kế toán trưởng kiểm tra và làm báo cáo thuế hàng tháng. Một kế toán chi phí + công nợ: Dựa vào các hóa đơn bán hàng hàng ngày, các khách mua ghi sổ công nợ và lên kế hoạch thu tiền. Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Một kế toán tiền lương và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lương, tính và nộp bảo hiểm trong Công ty. Một kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản thu chi trong ngày, theo dõi tài khoản ở ngân hàng, là người quản lý tiền mặt của Công ty, chịu trách nhiệm về mặt thu chi, phố hợp với kế toán tổng hợp lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Tóm lại mỗi thành viên trong bộ máy kế toán có sự kết hợp với nhau trong công việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ của mình nói riêng và của phòng kế toán nói chung. Về trình độ chuyên môn các kế toán trong Công ty đều có trình độ Đại học và Cao đẳng chuyên ngành kế toán, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán máy Fast Accounting và các ứng dụng tin học văn phòng khác do đó hoạt động kế toán trong Công ty hiệu quả hơn nhiều so với kế toán thủ công. 1.1.5.2. Chế độ chính sách kế toán Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh áp dụng *Các nguyên tắc kế toán chung áp dụng tại Công ty. Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh hình thức sở hữu vốn do hai thành viên sáng lập và góp vốn. Căn cứ vào Quyết định của Bộ tài chính số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp dụng cho Công ty có số vốn lưu động từ 10 tỷ trở xuống. Vì vậy Công ty Ngọc Anh áp dụng hệ thống tài khoản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Niên độ kế toán áp dụng trong Công ty: Bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. - Công ty hạch toán theo tháng, hàng tháng kế toán tiền hàng hóa lập sổ báo cáo tổng hợp cần thiết. - Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ. - Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế bình quân của ngân hàng Việt Nam tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Phương pháp tính thuế GTGT tại Công ty là phương pháp khấu trừ. *Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá mua thực tế + chi phí vận chuyển và chi phí khác. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền chung cả kỳ. * Phương pháp kế toán tài sản cố định: - Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn. - Phương pháp tính khấu hao: áp dụng phương pháp tuyến tính. * Tổ chức hệ thống chứng từ: - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu chi tiền mặt - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đề nghị tạm ứng - Bảng kiểm kê quỹ - Giấy hoàn tạm ứng - Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu - Tờ khai hải quan gốc nhập khẩu - Biên lai phiếu nhập khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu - Các hợp đồng kinh tế - Hợp đồng ngoại - Các bảng kê, giấy đề nghị tạm ứng - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu ghi hưởng bảo hiểm xã hội - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. * Hệ thống sổ kế toán Công ty sử dụng. + Sổ chi tiết bao gồm: - Sổ chi tiết tiền mặt. - Sổ chi tiết hàng hóa. - Sổ chi tiết chi phí quản lý. - Sổ chi tiết thuế nhập khẩu. - Sổ chi tiết thuế tiêu thụ đặc biệt. - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào, đầu ra. - Sổ chi tiết chi phí bán hàng. - Sổ chi tiết giá vốn bán hàng. - Sổ TSCĐ. + Sổ tổng hợp bao gồm: - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái các tài khoản. * Hệ thống tài khoản kế toán. Để hạch toán các nghiệp vụ Công ty sử dụng các tài khoản có trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp (ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).Vận dụng vào đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty lựa chọn chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng (do Công ty tự quy ước). - Tài khoản 111 - tiền mặt: - tiền VNĐ - tiền mặt ngoại tệ - Tài khoản 112 – tiền gửi ngân hàng. 1121 – tiền gửi VNĐ 1122 – Tiền gửi ngoại tệ - Tài khoản 144 – Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. - Tài khoản 151, 156, 157 - Tài khoản 311 – Vay ngắn hạn - Tài khoản 331 – Phải trả người bán (chi tiết theo đối tượng ) - Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế nhập khẩu - Tài khoản 3388 – phải trả khác - Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá - Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng - Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán - Tài khoản 6421, 6422 – Chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh - Tài khoản ghi đơn 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi - Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh, đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính, nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng được nhu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ đúng thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty. Để đảm bảo bộ máy tài chính kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác tài chính kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán được gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nhiệm vụ phân tích tài chính. *Hình thức kế toán áp dụng: Trong công tác kế toán Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh áp dung hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình sức sổ có kết cấu đơn giản, rất thuận lợi cho việc xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính. Theo hình thức này hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh để ghi vào sổ nhật ký chung, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, từ sổ thẻ vào bảng tổng hợp chi tiết, sau đó từ nhật ký chung kế toán chuyển số liệu vào sổ cái, từ sổ cái so sánh với bảng tổng hợp xem có sai sót gì không, sau đó vào bảng cân đối tài khoản và lên báo cáo kế toán. Các chi nhánh ở Hải Dương và Nghệ An không có kế toán riêng mà chỉ có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán Công ty để ghi sổ Hình thức sổ sách của Công ty. Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết SƠ ĐỒ 03: HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Ghi chú: : Hàng ngày ghi : Kiểm tra, đối chiếu : Ghi cuối tháng * Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty. - Bảng cân đối kế toán. - Bảng cân đối phát sinh tài khoản. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được lập theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành vào cuối kì kế toán và theo yêu cầu quản lý của Công ty. Ngoài các báo cáo trên thì Công ty hàng tháng còn phải lập Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT để nộp cho cơ quan thuế ( ví dụ Tờ khai thuế GTGT tháng 3/2008). PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ NGỌC ANH 2.1.Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Ngọc Anh. 2.1.1. Đặc điểm về các mặt hàng và phương thức bán hàng của Công ty * Đặc điểm mặt hàng của Công ty: Về mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại và nguồn gốc cũng như quy cách chất lượng và yêu cầu về bảo quản. Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện tử và phụ tùng ô tô thì các sản phẩm này có đặc điểm: - Là các sản phẩm công nghiệp được sản xuất ở trong nước hoặc nhập khẩu từ các nước khác. Các mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật như lắp đặt và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác và tính đồng bộ cao. - Để kinh doanh mặt hàng này thì Công ty phải bỏ ra một nguồn vốn lớn nhưng lợi nhuận thu lại rất cao. - Hiện nay, nhu cầu thị trường về mặt hàng ôtô là rất lớn do tiện ích của nó: tiện lợi trong đi lại, bảo vệ người sử dụng, sang trọng, lịch sự… Tuy nhiên, trong điều kiện kinh tế khủng hoảng như hiện nay mà giá trị xe lại rất lớn nên nhiều khách hàng vẫn còn rất cân nhắc trước khi quyết định mua xe. Giao thông hiện nay của Việt nam chưa tốt nên việc lưu thông nhiều ôtô trên đường cũng rất khó khăn. Các mặt hàng ôtô này yêu cầu về bảo quản, bảo dưỡng rất lớn do dễ bị chà xước, hỏng sơn…do đó Công ty phải có biện pháp bảo quản thật tốt. *Phương thức tiêu thụ: Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho, doanh thu, giá vốn. Đồng thời cũng ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí. Hiện nay, tại Công ty sử dụng phương pháp tiêu thụ chủ yếu là bán hàng trực tiếp và tại kho. Theo đó bên mua có đại diện đến kho Công ty kiểm nhận hàng hoá, Công ty xuất kho và ghi hoá đơn cho khách hàng. Công ty có thể bán buôn hoặc bán lẻ hàng hoá. + Bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại hoặc sản xuất với số lượng lớn. Các Công ty này mua hàng về rồi bán lại cho các khách lẻ hoặc đưa vào sản xuất do đó chưa đI vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng bán buôn thường bán theo lô, bộ với khối lượng lớn và thường có hợp đồng kinh tế. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Khi đến ngày giao hàng theo hợp đồng đã ký, chủ hàng kiểm tra thủ tục và xuất hàng hoá. Bán buôn qua kho có thể theo hình thức giao hàng trực tiếp: bên mua đến nhận hàng tại kho và tự vận chuyển. Bên mua kiểm nhận hàng thanh toán tiền hay chấp nhận nợ khi đó được coi là hàng đã tiêu thụ. Cũng có thể bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hoặc đơn đặt hàng Công ty xuất kho và vận chuyển đến bên mua. Hai bên sẽ thoả thuận trước về việc bên nào chịu chi phí vận chuyển. Nếu bên bán chịu thì chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng còn nếu bên mua chịu thì đó là chi phí của bên mua. +Bán lẻ hàng hoá: Để có thể bán được nhiều hàng ngoài các khách hàng lớn mua buôn thì Công ty còn bán cho các khách lẻ, những người tiêu dùng bằng phương thức bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty. Tại các cửa hàng có các tổ chức kế toán riêng, các cửa hàng theo dõi và lập hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê cuối tháng gửi lên cho kế toán của Công ty. Giá cả hàng hoá đối với người bán là khoản tiền để bù đắp chi phí mang lại lợi nhuận cho Công ty. Tuy nhiên muốn tiêu thụ hàng hoá tốt thì giá cả phải phù hợp với chất lượng sản phẩm và yêu cầu của khách hàng. Tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Ngọc Anh giá cả các sản phẩm phụ tùng ô tô và thiết bị điện tử được xác định căn cứ trên: nguồn gốc, chất lượng sản phẩm và giá cả thị trường. Đối với các đơn hàng lớn có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Công ty phải gửi báo giá để khách hàng tham khảo trước khi kí kết hợp đồng kinh tế. Phương thức thanh toán cũng rất đa dạng: thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Cùng với các chính sách thanh toán như thanh toán ngay, thanh toán chậm. Việc lựa chọn phương thức thanh toán là dựa trên tình hình của hai bên sao cho đảm bảo cho 2 bên được thuận lợi nhất và Công ty bán hàng hiệu quả, nhanh chóng thu được tiền hàng, quay vòng vốn nhanh. 2.2.2.Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.2.1.Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho. Tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Ngọc Anh giá vốn hàng bán chính là giá thành xuất kho thực tế của hàng hoá xuất kho để bán. Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền bằng cách căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu tháng và hàng hoá nhập trong tháng. Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá, bảng kê hàng bán để xác định số hàng hoá bán ra. 2.2.2.2. Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các chứng từ và sổ kế toán sau: Phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng. Bảng kê hàng hoá bán ra. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sổ cái tài khoản 632. Nhật kí chung. Biểu 01: Phiếu xuất kho Ví dụ: Ngày 17/3/2008 Công ty xuất kho bán cho Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ôtô Dũng Lạc. Phiếu xuất kho Ngày 17/3/2008 Nợ : TK 632 Số: 179 Có : TK156 Họ tên người nhận: Công ty TNHH TM và dịch vụ Dũng Lạc Địa chỉ : Số 52, Nguyễn Trãi, thành phố Vinh, Nghệ An. Lý do xuất : Xuất bán Xuất tại kho : kho Công ty Số TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xe tải HYUNDAI PORTER Chiếc 1 1 70.500.000 70.500.000 2 KIA MORNING Chiếc 1 1 105.050.000 105.050.000 Cộng 2 2 175.550.000 175.550.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một trăm bảy năm năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 17 tháng 3 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) 2.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán. * Tài khoản sử dụng Để hạch toán Giá vốn hàng bán Công ty sử dụng Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của tất cả các mặt hàng xuất bán trong kì của Công ty. - Chứng từ hạch toán: + Nếu bán trực tiếp căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và Phiếu xuất kho kế toán ghi nhận Giá vốn hàng bán. + Nếu bán theo hình thức gửi bán khi hàng gửi bán đã bán và có thông báo của bên đại lý kế toán ghi nhận giá vốn số hàng gửi bán đã bán. Các sổ kế toán: + Nhật kí chung. + Sổ chi tiết tài khoản 632 (dùng ghi giá vốn tất cả các mặt hàng). + Sổ cái tài khoản 632. Trình tự hạch toán: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất kho và các tài liệu khác kế toán ghi Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Sau đó kế toán ghi vào Nhật kí chung các nghiệp vụ này và ghi vào Sổ cái tài khoản 632- giá vốn hàng bán. Cuối kì kế toán để xác định kết quả kinh doanh kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán. Ví dụ: Trích số liệu tháng 3/2008 của Công ty TNHH thương mại quốc tế Ngọc Anh. Từ các chứng từ xuất bán hàng hoá kế toán ghi vào các sổ kế toán như sau: Biểu 02: Sổ chi tiết tài khoản 632 Công ty TNHH thương mại SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN quốc tế Ngọc Anh Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 1/3/2008 đến ngày 31/3/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 168 1/3/2008 Công ty TNHH Nam Hà 156 122.250.000 169 2/3/2008 Công ty HAL Việt Nam 156 180.000.000 170 5/3/2008 Công ty CP đầu tư và phát triển công nghệ VITEC 156 132.035.000 …. …. …. … … 179 17/3/2008 Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Dũng Lạc 156 175.550.000 ….. …. …. … ._.