Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (nhật ký chứng từ - Ko lý luận - máy) (trọn bộ)

àn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với khách hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, nhờ đó đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại quá trình bán hàng hóa tạo ra lợi nhuận chủ yếu của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc đảm bảo hiệu quả kinh tế cho quá trình bán hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các đơn vị kinh doanh thương mại phải đảm bảo cung cấp các thông tin về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng cho nhà quản lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định hữu hiệu, đảm bảo hiệu quả hoạt đông cho doanh nghiệp. Tổng công ty Thương mại Hà Nội là một trong những doanh nghiệp Nhà nước dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh thương mại. Không chỉ đững vững trong nền kinh tế thị trường, Tổng công ty còn không ngừng tìm kiếm thị trường mới tại các quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau, tạo điều kiện cho nhiều doanh nghiệp khác trong việc mở rộng thị trường xuất khẩu. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán – Ban Tài chính Kế toán và Kiểm toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội em nhận thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty còn tồn tại một số tồn tại cần được hoàn thiện, vì vậy em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội”. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ phòng Kế toán – Ban Tài chính Kế toán và Kiểm toán, phòng Tổ chức nhân sự Tổng Công ty Thương mại Hà Nội và cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này! Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan chung về Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Phần II: Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty thương mại Hà Nội. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Thương mại Hà Nội Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND thành phố Hà Nội thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Tên giao dịch tiếng Việt : TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Tên giao dịch quốc tế :HANOI TRADE CORPORATION Tên viết tắt :HAPRO Trụ sở giao dịch :38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại :38267984 Fax :844-4-8267983 Email : Hapro@haprogroup.vn Website : www.haprogroup.vn Tiền thân của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon) được thành lập vào đầu năm 1999. Từ đó đến nay, công ty đã trải qua ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước và nhiều lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần. Lần thứ nhất sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 02/01/1999, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 07/QĐ-UB sáp nhập chi nhánh Công ty SX-XNK Tổng hợp Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và Xí nghiệp phụ tùng xe đạp xe máy Lê Ngọc Hân, đổi tên thành Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon). Lần thứ hai sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 12/12/2000, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB sáp nhập Công ty ăn uống dịch vụ Bốn mùa vào Công ty SX-XNK Nam Hà Nội và đổi tên thành Công ty SX-DV & XNK Nam Hà Nội trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội, vẫn lấy tên là Haprosimex Saigon. Lần thứ ba sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 20/03/2002 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 1757/QĐ-UB sáp nhập Xí nghiệp Giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công ty giống cây trồng Hà Nội – Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn vào Công ty SX-DV & XNK Nam Hà Nội để thực hiện dự án xây dựng khu sản xuất, chế biến thực phẩm liên hợp. Ngoài ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, Tổng công ty còn nhiều lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần như: Ngày 10/12/2002 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 8513/QĐ-UB giao phần vốn 7,8 tỷ đồng (61,2%) tại công ty cổ phần Simex. Ngày 22/07/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định 4201/QĐ-UB giao 1,22 tỷ đồng (64,5%) tại công ty cổ phần Sứ Bát Tràng. Ngày 23/10/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 6359/QĐ-UB giao phần vốn 7,2 tỷ đồng (40%) tại công ty cổ phần Thăng Long. Sau ba lần sáp nhập công ty và nhiều lần nhận giao vốn Haprosimex Saigon đã trở thành một doanh nghiệp có quy mô lớn và lĩnh vực hoạt động phong phú đang dạng. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội ra đời và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 29/9/2004 theo quyết định phê duyệt Đề án thành lập Tổng Công ty Thương mại Hà Nội số 129/2004/QĐ-TTg ngày 14/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ và quyết định số 125/2004/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội từ chỗ doanh thu bán hàng thuần chỉ ở mức 1872,8 tỷ đồng vào năm 2004, đến năm 2008 đã tăng lên 2242,788 tỷ đồng; Kim ngạch xuất khẩu của Tổng Công ty năm 2004 chỉ có 9,077 triệu USD đến năm 2008 đã tăng lên 81,2 triệu USD. Hiện nay, Tổng Công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia, đã và đang xuất khẩu sang 60 quốc gia trong khu vực và trên toàn thế giới. Bên cạnh đó, Tổng Công ty luôn đảm bảo việc làm ổn định cho lao động, đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội trong hai năm gần đây: Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh +/- % 1.Tổng Tài sản 759959 987947 + 227988 30 2.Nguồn vốn CSH 244159 301780 + 57621 23,59 3.DT bán hàng thuần 1968266 2242788 + 274522 13,9 4.LN thuần từ HĐSXKD 10327 9765 - 562 5,44 5.Tổng LN trước thuế 11440 10430 - 1010 8,83 6.Thuế TNDN phải nộp 3203,2 2920,4 - 282,8 8,83 7.LN sau thuế 8236,8 7509,6 - 727,2 8,83 8.Thu nhập BQ 1LĐ/tháng 2,534 2,792 + 0,258 10,18 9.Tỷ suất LNST/Tổng TS 1,083 0,760 - 0,323 29,82 10.Tỷ suất LNST/Vốn CSH 3,37 2,48 - 0,89 26,4 11.Tỷ suất LNST/DT 0,418 0,334 - 0,084 20 (Nguồn: Báo cáo tài chính Tổng công ty Thương mại Hà Nội năm 2007, 2008 ) Qua các chỉ tiêu tài chính hai năm 2007 và 2008 thể hiện ở Biểu số 1.1 ta có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty đang phát triển theo chiều hướng tích cực. Tổng Tài sản Tổng công ty năm 2008 tăng 30% so với năm 2007 là do Tổng công ty đã đầu tư thêm vào TSCĐ để mở rộng sản xuất. Điều này chứng tỏ tình hình tài chính năm 2008 của Tổng công ty rất ổn định. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm: Vốn CSH, Thu nhập bình quân đầu người năm 2008 cũng tăng so với năm 2007, đời sống người lao động không ngừng được nâng cao. Tuy nhiên, các chỉ tiêu LNTT và LNST năm 2008 đều giảm so với năm 2007 mặc dù năm 2008 doanh thu bán hàng thuần tăng 13,9% so với năm 2007. Sở dĩ như vậy là vì năm 2008, tình hình kinh tế trong nước và quốc tế biến động lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đền tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Thời tiết những tháng đầu năm rét đậm kéo dài, cuối năm lại hứng chịu đợt mưa lớn những ngày đầu tháng 11 khiến thị trường chao đảo. Việc thu mua nguồn nông sản, thực phẩm tươi sống gặp rất nhiều khó khăn, giá thu mua đắt do nguồn hàng khan hiếm. Điều này làm cho Giá vốn hàng bán tăng cao so với năm 2007. Bên cạnh đó các chi phí bán hàng cũng tăng do việc vận chuyển hàng hóa không thuận lợi, hàng hóa bị hư hỏng nhiều sau trận mưa kỷ lục. Tất cả những nhân tố khách quan trên khiến cho LNTT năm 2008 giảm so với năm 2007 cho dù Doanh thu bán hàng thuần tăng. Đây cũng là tình hình chung của tất cả các doanh nghiệp trong năm 2008. Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Sơ đồ 1.1. Bộ máy quản lý Tổng công ty Thương mại Hà Nội Các công ty thành viên TCT Các công ty liên doanh liên kết Các đơn vị trực thuộc TCT Các phòng ban quản lý CÁC PHÓ TGĐ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, đứng đầu là Hội đồng quản trị. Do vậy, bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng (Sơ đồ 1.1). Trong đó: Hội đồng quản trị: là cơ quan đại diện trực tiếp của chủ sở hữu Nhà nước tại Tổng Công ty, có quyền nhân danh Tổng Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu nhiệm vụ, quyền lợi của Tổng Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu Tổng Công ty (UBND TP Hà Nội). HĐQT có nhiệm vụ kiểm tra giám sát Tổng giám đốc, Giám đốc các công ty con; Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ và UBND TP Hà Nội một số quyết định các dự án đầu tư ra nước ngoài và chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu và pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty. Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do HĐQT lập ra để kiểm tra giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Tổng Công ty, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, quyết định của chủ tịch HĐQT. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do HĐQT giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐQT. Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Tổng Công ty theo những mục tiêu, kế hoạch, nghị quyết, quyết định của HĐQT phù hợp với điều lệ của công ty; Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó Tổng Giám đốc: Các Phó Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng Công ty, là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Tổng Công ty theo phân công và ủy quyền được giao; Chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Tổng Công ty; giúp Tổng Giám đốc kiểm tra, giám sát tài chính tại Tổng Công ty, chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc được ủy quyền. Các phòng ban quản lý bao gồm: Phòng tổ chức nhân sự: Thực hiện chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo Tổng Công ty về công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo và phát triển; công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết chính sách cho người lao động; quản lý hồ sơ nhân sự; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, công tác vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao động; giải quyết các khiếu nại trong phạm vi quyền hạn. Văn phòng Tổng Công ty: Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện quản lý công tác hành chính, bảo vệ an ninh trật tự, tổ chức thực hiện và điều hành công tác lưu trữ bảo mật; mua sắm trang thiết bị, chuẩn bị các hội thảo, hội nghị của Tổng Công ty. Ban kế toán tài chính và kiểm toán: Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo thực hiện quản lý các lĩnh vực tài chính, kế toán, tín dụng, kiểm tra kiểm soát nội bộ; Tổng hợp, lập và gửi báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định; tổ chức việc theo dõi, đánh giá và phân tích hoạt động tài chính của Tổng Công ty; Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính kế toán hiện hành. Phòng kế hoạch và phát triển: Tham mưu cho ban lãnh đạo Tổng Công ty xây dựng kế hoạch phát triển Tổng Công ty; xây dựng các phương án đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác; Lập các kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm; Xây dựng các phương án phối hợp kinh doanh giữa công ty mẹ và các công ty con, giữa các công ty con với nhau. Ban đối ngoại và tiếp thị: Có chức năng tham mưu cho TGĐ trong việc xúc tiến, quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng Công ty; Thiết lập, duy trì, phát triển và khai thác các mối quan hệ, các mối liên hệ với các Bộ, Ban, Ngành Trung ương; các Sở, Ban, Ngành địa phương, các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức; xây dựng, duy trì, phát triển mối quan hệ với tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao, các đối tác nước ngoài. Trung tâm đầu tư và phát triển hạ tầng TM: Phối hợp với các tổ chức tư vấn lập dự án đầu tư, tư vấn lựa chọn nhà đầu tư, nhà thầu; Thực hiện trách nhiệm của chủ dự án đầu tư trong việc quản lý giám sát thực hiện và đánh giá nghiệm thu dự án; Quản lý hệ thống hạ tầng TM của Tổng công ty. Ban pháp lý hợp đồng: Ban pháp lý hợp đồng có chức năng cập nhật các văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan tới mọi lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty để tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty; Tiếp nhận và xử lý các tranh chấp, khiếu nại liên quan tới Tổng công ty tại tòa án; xây dựng các quy chế, quy định, các văn bản pháp lý của Tổng công ty trên cơ sở các văn bản pháp luật hiện hành. Phòng phát triển thị trường nội địa: Phòng phát triển thị trường nội địa có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình phát triển thị trường nội địa và các kế hoạch thực hiện chương trình; Xây dựng các tiêu chí cần có đối với điểm kinh doanh trong hệ thống; tham mưu đầu tư xây dựng chuỗi bán lẻ hiện đại; nghiên cứu đề xuất các giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển thị trường nội địa và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kinh doanh bán buôn bán lẻ của Tổng công ty. Công ty trực thuộc gồm: TT xuất khẩu phía Bắc, TT KD hàng miễn thuế, XN gốm Chu Đậu, Cty siêu thị Hà Nội, TT KD chợ Đầu mối phía Nam… Các công ty thành viên tổng công ty: Công ty TM-DV Tràng Thi, Công ty TM-DV Thời trang Hà Nội, Công ty cổ phần Du lịch Hapro, Công ty CP sứ Hapro- Bát Tràng… Các công ty liên doanh liên kết: công ty CP TP truyền thống Hapro, công ty CP rượu thảo mộc Hapro, Công ty CP HanoiMilk, Công ty CP dịch vụ Hapro, Công ty CP Thăng Long, công ty CP TM- DV Nghĩa Đô … 1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp, sản phẩm của Tổng Công ty rất đa dạng và được chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: Xuất khẩu: Thực phẩm chế biến và đồ uống: các loại rau củ quả đóng hộp, rượu thảo mộc, cà phê bột … Nông sản: gạo, lạc nhân, sắn lát và tinh bột sắn, chè, cà phê, hạt tiêu, hoa hồi, quế, nghệ nhộng, hành đỏ … Thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng mây tre đan, mành trúc, gốm sứ … Nhập khẩu: Thiết bị máy móc, vật tư phục vụ sản xuất Các mặt hàng gia dụng phục vụ tiêu dùng trong nước Thương mại: Tổ chức kinh doanh bán buôn bán lẻ tại hệ thống các trung tâm thương mại, các siêu thị và các của hàng tự chọn mang thương hiệu Hapro Mart. Dịch vụ: Xuất nhập khẩu, ăn uống, giải khát, du lịch lữ hành, hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp thực phẩm, khu đô thị. Sản xuất: Các sản phẩm gốm sứ, thủ công mỹ nghệ Các sản phẩm chế biến chất lượng cao từ thịt, thủy hải sản, rau củ quả, đồ uống có cồn và đồ uống không cồn. Đầu tư: Hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, nhà ở và các dây chuyền sản xuất, trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng… Trong tất cả các lĩnh vực trên thì sản xuất và xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ là lĩnh vực chủ đạo của công ty mẹ Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. Thị trường hoạt động: Thị trường nội địa: Tổng Công ty đã có các đại lý bán hàng tại 16 tỉnh thành trong cả nước. Mạng lưới tiêu thụ nội địa được tổ chức khoa học và rộng khắp chủ yếu hướng tới các thị trường đô thị như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng … Hệ thống chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapro Mart đã phát triển gồm 17 siêu thị và cửa hàng tiện ích trong đó 46 cửa hàng chuyên kinh doanh tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc như Bắc Cạn, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên… Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã và đang có quan hệ với hơn 100 làng nghề và đã khôi phục được nhiều làng nghề thất truyền. Thị trường xuất nhập khẩu: Tổng Công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia, đã và đang xuất khẩu sang 60 quốc gia trong khu vực và trên thế giới trong đó các thị trường xuất khẩu chủ lực bao gồm: EU, Mỹ, Nga, Ấn Độ, khu vực Trung Đông, Trung Quốc, Nhật Bản, Singapore… Tổng Công ty đã và đang làm ăn với hơn 2000 khách hàng quốc tế ở khắp các nước Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ. Đó là những tín hiệu đáng mừng cho thương mại Việt Nam nói chung và Tổng Công ty Thương mại Hà Nội nói riêng trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nên Tổng Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo mô hình này, ở đơn vị tổ chức kế toán riêng được thành lập phòng kế toán cơ sở để thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo tài chính để gửi phòng kế toán tài chính Tổng Công ty. Còn ở cơ sở không tổ chức hạch toán riêng thì phòng kế toán Tổng Công ty bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toán gửi các chứng từ về phòng kế toán Tổng Công ty. Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG Kế toán thuế Kế toán tiền mặt Kế toán hàng hóa Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán tại các đơn vị trực thuộc Với số lượng 12 người, công tác kế toán tại phòng Kế toán Tài chính Tổng Công ty Thương mại Hà Nội được phân công như sau: Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi công việc trong phòng, những công việc chung có tính chất toàn công ty. Theo dõi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toán tiền mặt và tiền quỹ, ngân hàng; xem xét những vấn đề về chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính. Phó phòng (2 phó phòng): phụ trách các công việc về báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính. Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm trực tiếp về việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp; lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán ngân hàng: do 3 kế toán viên đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ: lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay; chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, các nghiệp vụ mở L/C; theo dõi và tính toán chi phí lãi vay định kỳ. Kế toán tiền mặt: thực hiện các công việc sau: lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt; theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho CBCNV và hoàn thu tạm ứng theo quy định; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan. Kế toán hàng hóa: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép phản ánh đầy đủ các số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hóa. Tính toán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa, công cụ nhập, xuất kho, trị giá vốn hàng tiêu thụ. Theo dõi các khoản nợ phải trả, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kế toán thuế: thực hiện các công việc lập báo cáo thuế GTGT đầu vào của chi phí hàng tháng và tập hợp hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan. Thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay, thu chi quỹ tiền mặt theo dõi thu chi tạm ứng; hàng ngày đối chiếu chứng từ tồn quỹ tiền mặt; lưu trữ và quản lý hồ sơ. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội áp dụng kế toán trên máy vi tính theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Phần mềm kế toán áp dụng tại Tổng Công ty là phần mềm Fast Accouting 2006 xây dựng theo chế độ kế toán Nhà nước và được chia thành 11 phận hệ nghiệp vụ. Quy trình ghi sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đồng thời, xác định các tài khoản ghi Nợ và các tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các phân hệ và bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Fast Accounting 2006. Các thông tin sau khi đã được nhập, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 1,2,5,9,10,… và các nhật ký chứng từ số 1,2,3,5,8.. Số liệu tổng hợp của các bảng kê sau khi khóa sổ cuối tháng, cuối quý sẽ được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ sau đó ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện hoàn toàn tự động theo phần mềm kế toán được lập trình và luôn đảm bảo tính chính xác theo các dữ liệu đã được nhập trong kỳ. Cuối kỳ kế toán kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ hay khóa sổ và lập báo cáo kế toán. Các bút toán phân bổ, điều chỉnh hay kết chuyển đều được thực hiện tự động. Sau khi in các báo cáo, kế toán có thể đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên các báo cáo. Các thao tác in báo cáo kế toán phải được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Cuối quý và cuối năm các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán thủ công được ghi bằng tay. Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán Nhập dữ liệu vào máy Nhật ký – Chứng từ Sổ cái tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản Sổ,thẻ chi tiết tài khoản Bảng kê Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, quý: Đối chiếu,kiểm tra: Một số đặc điểm kế toán tài chính khác Chế độ kế toán áp dụng: theo chế độ kế toán doanh nghiệp Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: được xác định theo từng quý, mỗi quý phòng kế toán tài chính Tổng công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo theo quy định. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán theo đồng Việt Nam, tỉ giá qui đổi ngoại tệ theo tỉ giá của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại các thời điểm. Hình thức kế toán áp dụng: kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chứng từ. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Xác định giá trị HTK cuối kỳ theo phương pháp giá thành thực tế. Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ; sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. 2.1. Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng 2.1.1. Đặc điểm về hàng hóa Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp nên danh mục, chủng loại hàng hóa của Tổng công ty rất phong phú và đa dạng. Hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong hàng tồn kho (chiếm gần 90% giá trị hàng tồn kho). Các đơn vị kinh doanh thuộc khối văn phòng Tổng công ty cung cấp các nhóm mặt hàng sau: Hàng điện tử, điện lạnh: Tủ lạnh, quạt, máy điều hòa nhiệt độ, máy sấy tóc… Hàng thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng thủ công mây tre đan, gốm sứ… Hàng mỹ phẩm: Các loại mỹ phẩm nhập khẩu như son, phấn, kem dưỡng da, nước hoa… Hàng may mặc: các loại quần áo thời trang nam nữ may đo sẵn, phụ kiện may mặc … Máy móc, thiết bị, vật tư kỹ thuật: các máy móc thiết bị nhập khẩu, phụ tùng xe máy, nhựa thông… Hàng tiêu dùng: đồ gia dụng, chảo, nồi, bình nước… Hàng nông sản, hải sản: các loại nông sản đã sơ chế, tinh chế, các loại hải sản đông lạnh đã qua chế biến… Danh mục hàng hóa phong phú, đa dạng, các đặc điểm của các loại hàng hóa cũng khác nhau đòi hỏi bảo quản lưu giữ ở những điều kiện khác nhau. Chính vì vậy hàng hóa của Tổng công ty được bảo quản ở rất nhiều kho bãi khác nhau để thuận tiện cho việc bảo quản và lưu chuyển hàng hóa như kho công ty, kho Chương Dương… Tại mỗi kho phân công một thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bảo quản, nhập, xuất hàng hóa theo đúng số lượng ghi trên Phiếu nhâp kho, Phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng loại hàng hóa ở mỗi kho để phản ánh tình hình Nhập-Xuất-Tồn của từng loại hàng hóa theo số lượng, cuối mỗi tháng thủ kho cộng số lượng hàng nhập, xuất, tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho. Số lượng hàng hóa tồn kho được kiểm tra định kỳ vào cuối năm để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên giá trị hàng tồn kho đảm bảo tính chính xác, hàng tồn kho được theo dõi chi tiết theo từng kho hàng, từng chủng loại, từng cửa hàng… 2.1.2. Các phương thức bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải năng động, sáng tạo, hàng hóa của doanh nghiệp phải tiêu thụ được càng nhiều càng tốt. Để làm được điều đó phải nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm hàng hóa, giảm giá thành sản xuất cũng như giá gốc hàng hóa thu mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với những phương thức bán hàng hợp lý, linh hoạt. Dựa trên những đặc tính của hàng hóa cũng như đặc điểm tổ chức của mình, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tiến hành bán hàng theo hai phương thức chính đó là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, mỗi phương thức bán hàng trên lại được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như bán vận chuyển thẳng, bán trực tiếp qua kho… Theo phương thức bán buôn hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết với khối lượng lớn, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn là các hợp đồng kinh tế đã được ký kết và các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay, để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa, các đơn vị kinh doanh thuộc công ty mẹ Tổng công ty đã chủ động hơn trong việc giao dịch với khách hàng để ký kết hợp đồng, các mặt hàng bán buôn chủ yếu của Tổng công ty Thương mại Hà Nội là máy móc thiết bị, phụ tùng xe máy, hàng gia dụng điện máy… Hai hình thức bán buôn được áp dụng chủ yếu ở Tổng công ty là bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn trực tiếp qua kho: Bán buôn vận chuyển thẳng thường được sử dụng trong các trường hợp nhập khẩu hàng hóa về bán trực tiếp theo đơn đặt hàng, khi hàng về nhập cảng nhưng xa kho của Tổng công ty và gần địa điểm của khách hàng hoặc hàng hóa cồng kềnh khó tháo dỡ. Lúc này Tổng công ty sẽ cử cán bộ phòng kinh doanh đến cảng làm thủ tục nhận hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phòng kế toán lập hóa đơn GTGT giao 2 liên cho phòng kinh doanh. Cán bộ phòng kinh doanh vận chuyển thẳng số hàng hóa tại cảng cùng hóa đơn GTGT đến giao cho khách hàng không qua kho của công ty. Số hàng hóa này được coi như được tiêu thụ khi người mua ký xác nhận trên chứng từ, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, đơn vị kinh doanh Tổng công ty sẽ thiết lập hợp đồng bán hàng. Sau khi hợp đồng được phê duyệt và ký kết, phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng bán hàng lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Cán bộ phòng kinh doanh mang hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho đến kho hàng làm thủ tục xuất kho, giao hàng cho người mua. Số hàng hóa này được coi là đã tiêu thụ khi người mua ký xác nhận trên hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Đối với phương thức bán buôn hàng hóa, Tổng công ty Thương mại Hà Nội cho phép khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản qua ngân hàng…Tùy thuộc vào từng khách hàng Tổng công ty có thể cho phép hàng thanh toán chậm sau một thời gian được quy định trong hợp đồng. Hiện nay, khi nền sản xuất và lưu thông hàng hóa càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì việc bán hàng chịu có xu hướng tăng để tạo ra sự hấp dẫn khách hàng, tăng doanh thu bán hàng, tuy nhiên bán chịu cũng có nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng bị mất vốn. Phương thức bán lẻ hàng hóa: Các mặt hàng bán lẻ chủ yếu của Tổng công ty Thương mại Hà Nội là hàng gia dụng, thực phẩm, đồ uống, quần áo…Việc bán lẻ hàng hóa được thực hiện thông qua các của hàng giới thiệu sản phẩm Hapro, các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của khối văn phòng. Đối với những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ, đây là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng. Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Tổng công ty áp dụng phương thức thu tiền trực tiếp tại các quầy hàng khi khách hàng đến mua hàng. 2.1.3. Quy trình hạch toán bán hàng. Tổng công ty Thương mại Hà Nội có các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng công ty, tại mỗi đơn vị kinh doanh này có một bộ phận bán hàng phụ trách công tác bán hàng của các đơn vị này. Quá trình tiêu thụ hàng hóa và luân chuyển chứng từ tại bộ phận bán hàng được quy định như sau: - Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của bộ phận bán hàng, phòng kế toán sẽ cấp hóa đơn GTGT cho các bộ phận bán hàng, khi sử dụng gần hết số hóa đơn GTGT đã được cấp, bộ phận bán hàng viết đơn đề nghị cấp thêm hóa đơn. - Tại mỗi bộ phận bán hàng sẽ bố trí một kế toán và một thủ kho đảm nhận những nhiệm vụ sau: Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơm để vào các thẻ kho. Cuối tháng, quý thủ kho tiến hành cộng số lương hàng hóa nhập, xuất để tính ra số lượng hàng hóa tồn kho trên mỗi thẻ kho, đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với kế toán. Kế toán: Theo dõi hàng hóa nhập-xuất-tồn hàng ngày, viết hóa đơn khi bán hàng, lập bảng kê khai thuế tiêu thụ, lập báo cáo hàng tháng, hàng quý về tiêu thụ hàng hóa; Cuối mỗi tháng, quý đối chiếu số liệu với ghi chép của thủ kho trên các thẻ kho. - Trình tự luân chuyển chứng từ: Đối với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, giá trị nhỏ, kế toán tại các bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng ghi nhận nợ hoặc thu trực tiếp tiền bán hàng. Với các nghiệp vụ bất thường hoặc có giá trị lớn, bộ phận bán hàng phải viết phiếu đề nghị lập hóa đơn gửi cho phòng kế toán để phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT cho hợp đồng bán hàng hóa. Cuối mỗi ngày, bộ phận bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng đã bán được về phòng Kế t._.oán kèm theo bảng kê bán hàng. Cuối tháng, kế toán tại bộ phận bán hàng có nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với thủ kho; lập bảng kê khai thuế tiêu thụ theo mẫu; tập hợp các hóa đơn GTGT và nộp về phòng kế toán trước ngày 5 của tháng tiếp theo. Cuối mỗi quý, bộ phận bán hàng đối chiếu hàng hóa với thủ kho; đối chiếu công nợ với từng khách hàng, lập báo cáo công nợ; lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn hàng hóa, tập hợp và nộp về phòng kế toán trong vòng 5 ngày đầu quý tiếp theo. Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán bán hàng theo hình thức Chứng từ gốc Bảng kê số 3,4,5,8,10... Sổ chi tiết 152,155,1565 NKCT số 1,2,8,… Báo cáo tài chính Sổ cái TK 152,155,156… Nhập dữ liệu vào máy tính điện tử Nhật ký – chứng từ 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa. Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Do điều kiện về kho bãi không cho phép bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho nên hàng tồn kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ). Hiện nay Tổng công ty Thương mại Hà Nội có hai nguồn mua hàng chính là mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thu mua hàng hóa trong nước và nhập khẩu hàng hóa. 2.2.1. Thủ tục mua hàng tại Tổng công ty Dựa trên nhu cầu của thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hóa của Tổng công ty, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty sẽ xác định nhu cầu hàng hóa cần mua vào trong kỳ. Việc mua hàng hóa sẽ trực tiếp do bộ phận mua hàng thuộc đơn vị kinh doanh đảm nhận. Trên cơ sở nhu cầu hàng hóa cần mua vào trong kỳ, bộ phận mua hàng sẽ xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động xúc tiến nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng trong nước và quốc tế để nhập hàng hóa. Sau khi nghiên cứu thị trường và tìm được đối tác, bộ phận mua hàng sẽ cử cán bộ làm các thủ tục cần thiết để ký kết các hợp đồng cung cấp hàng hóa cho Tổng công ty. Khi nhà cung cấp giao hàng hóa cùng hóa đơn GTGT, đơn vị kinh doanh sẽ cử cán bộ đến kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa”. Nếu hàng hóa không đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa” có chữ ký xác nhận của người giao hàng, đồng thời thông báo về Tổng công ty và nhà cung cấp để có biện pháp xử lý. Nếu số hàng hóa đã đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ ký xác nhận vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” do nhà cung cấp lập để tiếp tục làm thủ tục nhập kho. Thủ kho chịu trách nhiệm làm các thủ tục nhập kho cho hàng hóa. Bộ phận mua hàng lập “Phiếu nhập kho” theo số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, thủ kho sau khi kiểm kê số lượng hàng hóa sẽ ghi số lượng hàng hóa thực nhập vào “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” là căn cứ để thủ kho lên các thẻ kho. Sau khi hàng đã nhập kho, phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho… để làm các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp. Đơn giá của hàng hóa ghi trên “Phiếu nhập kho” là giá mua hàng hóa trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp không có VAT trừ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Kế toán dựa trên “Phiếu nhập kho” để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán trên máy vi tính. 2.2.2. Kế toán mua hàng Tài khoản sử dụng TK 156: Hàng hóa Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có của hàng hóa tồn kho, xuất kho, nhập kho trong kỳ báo cáo. Tài khoản 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2: + TK 1561: Giá mua của hàng hóa + TK 1562: Chi phí mua hàng hóa TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 112(1) Tiền Việt Nam gửi ngân hàng + TK 1121A Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam + TK 1121B Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển. + TK 1121D Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đông Á + TK 1121S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Tín + TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ TK 331: Phải trả cho người bán Các chứng từ sử dụng - Hợp đồng cung cấp hàng hóa - Hóa đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa - Phiếu nhập kho Ví dụ1: Ngày 16/12/2008, theo hợp đồng số 207/08-XNK1, Tổng công ty Thương mại Hà Nội mua của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương( SunHouse) 180 chiếc nồi 1 đáy Inox SH 365. Đơn giá 239.000đ chưa bao gồm VAT. Theo thỏa thuận ký kết trong hợp đồng, tiền hàng sẽ thanh toán sau 30 ngày bằng chuyển khoản . Theo thủ tục mua hàng như đã trình bày ở trên ta có mẫu hóa đơn GTGT (Biểu số 2.1); Phiếu nhập kho (Biểu số 2.2); Thẻ kho (Biểu số 2.3). Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho của số hàng vừa nhập kho lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán hàng hóa sẽ vào phần hành kế toán máy “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” và nhập dữ liệu vào phần “Phiếu nhập mua”. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.4); Bảng kê số 8 ( Biểu số 2.18); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5); Nhật ký chứng từ số 5 (Biểu số 2.6 ); Sổ cái tài khoản 156 (Biểu số 2.7 ). Biểu số 2.1. Hóa đơn GTGT liên 2 của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương CÔNG TY CP SUNHOUSE JSC Địa chỉ: số 24-26 Phan Văn Trị, Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế: 0101776192-002 HÓA ĐƠN GTGT Liên 2:Khách hàng Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Mẫu: 01 GTKT-4LL-01 AA/2008T Số: 31192 Tên khách hàng: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Mã số thuế: 01 001 01273 Điện thoại: Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Nồi 1 đáy Inox SH 365 Chiếc 180 239.000 43.020.000 Cộng tiền hàng: 43.020.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.302.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 47.322.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm hai mươi hai nghìn đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người lập hóa đơn (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.2. Phiếu nhập kho TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 01-VT 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Số: 42/12 Người giao hàng: Nguyễn Văn Nam Theo hóa đơn GTGT số 31192 của công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương ngày 16 tháng 12 năm 2008. Nhập tại: Kho phòng XNK 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Theo thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nồi 1 đáy Inox SH 365 NSH365 Chiếc 180 180 239.000 43.020.000 Tổng số tiền 43.020.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn mươi ba triệu không trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 31192 Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.3. Thẻ kho nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho phòng XNK 1 Mã kho: KXNK1 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị tính: Chiếc Mã hàng: NSH365 STT Chứng từ Diễn giải Ngày NXT Số lượng Ký xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 01/12 Tồn đầu 01/12 234 1 PX12/12 5/12 Xuất bán 5/12 50 … ….. ………… ….... ……. ……… ……… 12 PN42/12 16/12 Nhập mua 16/12 180 ….. …… ………… ……. ……. ……… ……… 31/12 Cộng N,X 425 530 31/12 Tồn cuối 129 Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06. Ngày mở sổ: 01/12/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.4. Sổ chi tiết hàng hóa – Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Năm: 2008 Tài khoản: 156 Tên kho: Kho phòng XNK1 Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị tính: 1.000 đồng. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư ĐK 235 247 58.045 …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. PN42/12 16/12 Nhập mua 331 239 180 43.020 …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng N,X 1825 430.700 1943 458.316 Tồn cuối kỳ 129 30.429 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.5. Nhật ký chứng từ số 8. TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Tháng 12/2008. Đơn vị : 1.000 đ Số hiệu TK ghi Nợ Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 131 TK 156 TK331 TK 3331 TK 511 TK 632 A B 1 2 3 4 5 6 111 Tiền mặt 396.402.000 112 Tiền gửi ngân hàng 352.160.000 131 Phải thu của khách hàng 416.107.400 5.230.222.013 136 Phải thu nội bộ 156 Hàng hóa 3.556.945.000 11.832.000 331 Phải trả cho người bán 336 Phải trả nội bộ 511 Doanh thu bán hàng 632 Giá vốn hàng bán 3.632.815.247 515 Doanh thu hoạt động tài chính 711 Doanh thu khác 911 Xác định kết quả kinh doanh 3.632.815.247 421 Lãi chưa phân phối Cộng 748.562.000 3.632.815.247 3.556.945.000 416.107.400 5.230.222.013 11.384.803.260 Biểu số2.5. Nhật ký chứng từ số 8(tiếp) TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Tháng 12/2008. Đơn vị : 1.000 đ SH TK Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 641 TK 642 TK 711 TK 811 TK 911 TK 421 Cộng A B 7 8 9 10 11 12 13 111 Tiền mặt ………. 112 Tiền gửi ngân hàng …….… 131 Phải thu của khách hàng ………. 136 Phải thu nội bộ ……….. 156 Hàng hóa 3.568.777.000 331 Phải trả cho người bán ………. 336 Phải trả nội bộ ……….. 511 Doanh thu bán hàng 5.230.222.013 5.230.222.013 632 Giá vốn hàng bán 3.632.815.247 515 Doanh thu hoạt động tài chính 711 Doanh thu khác 911 Xác định kết quả kinh doanh 281.596.050 196.872.420 4.111.283.717 421 Lãi chưa phân phối Cộng 281.596.050 196.872.420 5.230.222.013 ……….. Biểu số 2.6: Trích nhật ký chứng từ số 5 – phần ghi Có NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán Tháng 12/2009 STT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các TK Cộng PS Có Nợ Có TK 133 TK 156 TK 641 … 3.546.222.890 1 Công ty vận tải Nam Hải 3.253.700 3.253.700 … ………… …… ………. …….. ……… ……… … ……… 12 Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 4.302.000 43.020.000 47.322.000 13 Cơ sở thu mua nông sản Trường Minh 3.261.272 32.612.720 35.873.992 … ………… …….. ……….. ………… ………. ……….. … ………. Cộng 3.546.222.890 35.569.450 3.556.945.000 9.562.320 4.322.856.750 Biểu số 2.7: Sổ cái TK 156 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 156 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có 3.249.625.000 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 156 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 331(NKCT 5) ……. ……….. 3.556.945.000 10.670.235.000 TK 632 (NKCT 8) ….. ……… 11.832.000 11.832.000 Cộng số phát sinh Nợ 10.682.067.000 Tổng số phát sinh Có 11.372.971.260 Số dư cuối kỳ Nợ 2.558.720.740 Có 2.3. Kế toán bán hàng 2.3.1. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu. 2.3.1.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Như đã nêu ở trên, tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội việc tiêu thụ hàng hóa chủ yếu thực hiện trên hai phương thức bán buôn và bán lẻ hàng hóa. Do vậy trình tự thực hiện và đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hóa cũng khác nhau tùy thuộc vào phương thức bán hàng. Tài khoản sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chi tiết: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Ngoài ra Tổng công ty còn mở chi tiết một số tài khoản cấp 3,4 để theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ như: TK 511111: Doanh thu các cửa hàng. TK 511112: Doanh thu phòng XNK1 TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu của khách hàng TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán lẻ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế Phiếu xuất kho Phiếu thu, Giấy báo Có… 2.3.1.1.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán lẻ. Phương thức bán lẻ hàng hóa được thực hiện tại các của hàng giới thiệu sản phẩm Hapro và các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của công ty mẹ Tổng công ty. Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa, khi khách hàng mua hàng hóa trên 100.000 đ hoặc dưới 100.000 đ nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, kế toán tại quầy hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa bán lẻ như bình thường cho khách hàng. Khi khách hàng mua hàng dưới 100.000 đ và không yêu cầu có hóa đơn, kế toán tại quầy hàng sẽ lập “ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” trong đó ghi đầy đủ số lượng và đơn giá bán của số hàng hóa bán lẻ chưa có hóa đơn và nộp bảng kê này lên phòng kế toán Tổng công ty. Kế toán hàng hóa của phòng kế toán sẽ căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” để viết hóa đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ. Ví dụ 2: Ngày 24/12/2008, kế toán quầy hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro lập “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” ( Biểu số2.8) gửi lên Phòng kế toán Tổng công ty. Căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ”, Kế toán bán hàng sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa trong bảng kê (Biểu số 2.9) Kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết tài khoản 51112 (Biểu số2.14); Bảng kê số 8 (Biểu số2.18); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số2.5) Biểu số 2.8. Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA DỊCH VỤ Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Tên cửa hàng: Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro Địa chỉ: 38 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá(*) Thành tiền I Đồ uống 1 Nước uống Pha lê Chai 38 7.500 285.000 2 Rượu VODKA Chai 8 67.000 402.000 …. …… ….. ….. ….. ….. Cộng cuối ngày 854.000 II Thực phẩm 1 Mỳ Kuksu Gói 12 4.900 58.800 2 Nem hải sản Gói 9 16.800 151.200 … ….. …. ….. ….. ….. Cộng cuối ngày 527.500 Tổng số tiền 1.381.500 Tổng số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm tám mươi mốt nghìn năm trăm đồng chẵn./. Người lập bảng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Chú thích (*): Đơn giá bán chưa bao gồm VAT Biểu số 2.9. Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: 01 001 01273 HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: Lưu Ngày 25 tháng 12 năm 2008 Mẫu: 01 GTKT-3LL-01 AA/2008T Số: 02470 Tên khách hàng: Bán lẻ tại của hàng bán và giới thiệu sản phẩm Địa chỉ: 38, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: Điện thoại: Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Số tài khoản: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Đồ uống 854.000 2 Thực phẩm 527.500 Cộng tiền hàng: 1.381.500 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 138.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.519.650 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người lập hóa đơn (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.1.1.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán buôn. Khi xuất hiện hợp đồng bán buôn hàng hóa, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho cho số hàng hóa trong hợp đồng. Đối với các khách hàng mua với số lượng lớn nhưng ít chủng loại hàng hóa, trên hóa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng. Đối với những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, kế toán chỉ ghi tên chung của các mặt hàng trên hóa đơn GTGT và lập Bảng kê chi tiết đính kèm, bảng kê này trùng với hóa đơn GTGT về số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán và có chữ ký đóng dấu của thủ trưởng đơn vị. Đơn vị kinh doanh cử cán bộ mang hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục. Thủ kho xem xét các chứng từ và hoàn tất thủ tục xuất kho. Sau khi xuất kho hàng hóa theo Phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng hóa thực xuất vào Thẻ kho. Định kỳ thủ kho tính số tồn kho của từng loại hàng hóa trên Thẻ kho và đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng cập nhật số liệu vào máy. Ví dụ3: Ngày 20/12/2008 Phòng XNK1 Tổng công ty Thương mại Hà Nội bán cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn, địa chỉ 80B Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội (theo hợp đồng số 356/08-XNK1) 250 chảo chống dính 18mm, đơn giá 270.000đ chưa bao gồm VAT. Theo thỏa thuận bên mua thanh toán sau 20 ngày bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT (Biểu số 2.10) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.11) chuyển xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sau khi xem xét các chứng từ đầy đủ sẽ làm thủ tục xuất kho và ghi số lượng hàng xuất kho vào Thẻ kho (Biểu số 2.12) Sau khi điền đầy đủ thông tin vào Phiếu xuất kho và Thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT lên phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán hàng hóa sẽ vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.13); Sổ chi tiết tài khoản 511112 (Biểu số 2.14); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5); Sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15) Biểu số 2.10. Hóa đơn GTGT số 02454 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: 01 001 01273 HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: Lưu Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Mẫu: 01 GTKT-3LL-01 AA/2008T Số: 02454 Tên khách hàng: Công ty TNHH TM & DV Việt Hàn Địa chỉ: 80B, Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Mã số thuế: 0100107216 Điện thoại: Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Chảo chống dính 18mm Chiếc 250 270.000 67.500.000 Cộng tiền hàng: 67.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 74.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi bốn triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người lập hóa đơn (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.11. Phiếu xuất kho số 58/12 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 02-VT 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Số: 58/12 Người nhận hàng: Lê Thị Hồng Theo hóa đơn GTGT số 02454 ngày 20 tháng 12 năm 2008. Xuất tại: Kho phòng XNK 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (*) Thành tiền Theo chứng từ Theo thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Chảo chống dính 18mm CHAO18 Chiếc 250 250 270.000 67.500.000 Tổng số tiền 67.500.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 02454 Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) (*) Chú thích: Do Tổng công ty tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên cột Đơn giá trên Phiếu xuất kho tạm ghi theo đơn giá bán. Biểu số 2.12. Thẻ kho chảo chống dính 18mm. Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho phòng XNK 1 Mã kho: KXNK1 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: Chiếc Mã hàng: CHAO18 STT Chứng từ Diễn giải Ngày NXT Số lượng Ký xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 01/12 Tồn đầu 01/12 620 1 PX36/12 6/12 Xuất bán 6/12 50 … ….. ………… ….... ……. ……… ……… 12 PX58/12 20/12 Xuất bán 20/12 250 ….. …… ………… ……. ……. ……… ……… 31/12 Cộng N,X 239 530 31/12 Tồn cuối 329 Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06. Ngày mở sổ: 01/12/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số2.13. Sổ chi tiết hàng hóa – Chảo chống dính 18mm Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Năm: 2008 Tài khoản: 156 Tên kho: Kho phòng XNK1 Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: 1.000 đồng. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá (*) Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư ĐK 247 560 138.320 PN45/12 17/12 Nhập mua 331 256 180 46.080 …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. PX58/12 20/12 Xuất bán 131 245,48 250 61.370 PN 50/12 21/12 Nhập mua 112 243 150 36.450 …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …. ….. ….. ….. Cộng N,X 1765 432.425 1996 489.981,514 Tồn cuối kỳ 329 80.763,486 Ngày 31 tháng12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Chú thích (*): Đơn giá xuất bán hàng hóa do phần mềm kế toán tự động tính vào cuối mỗi quý. Biểu số2.14. Sổ chi tiết tài khoản 511112: Doanh thu phòng XNK1 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S38 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511112 – Doanh thu phòng XNK1 Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: 1.000đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 258.767,5 Số phát sinh trong kỳ …… …… ………… ……. ……… … … 02/12 HĐ 02436 Bán hàng cho công ty CP Thành Đô 1311 4.385 03/12 HĐ 02437 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 5.632,1 04/12 HĐ 02438 Bán hàng cho cty TNHH Phúc Anh,CKTM2% 1311 44.010 …. …. …. …. … …….. … … 20/12 HĐ 02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 67.500 21/12 HĐ 02455 Bán hàng cho công ty CP Hưng Thành 1311 4.950 …. …… ………. ….. … …….. … …… 25/12 HĐ 02470 Bán lẻ hàng hóa tại cửa hàng 111 1.381,5 28/12 PN 56/12 Nhập kho HBBTL của cty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 13.500 …… ... ........... ….. ..... ………. .... …….. Cộng số phát sinh 13.500 140.399 Số dư cuối kỳ 385.666,5 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số2.15. Sổ cái TK 511 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 511 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 511 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 131(NKCT 8) ……. ……….. 5.230.222.013 ……… TK 3331 (NKCT 8) ….. ……… 416.107.400 …….. K/c sang bên Có TK 911 17.636.250.322 Cộng số phát sinh Nợ 5.646.329.413 17.636.250.322 Tổng số phát sinh Có 5.646.329.413 17.636.250.322 Số dư cuối kỳ Nơ Có 2.3.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa, lựa chọn phương thức bán hàng thích hợp Tổng công ty Thương mại Hà Nội còn thực hiện các biện pháp thu hút khách hàng như cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và cho phép khách hàng trả lại hàng hóa khi hàng không đảm bảo yêu cầu. Những chính sách này giúp tạo niềm tin và đảm bảo quyền lợi của khách hàng khi mua hàng của Tổng công ty. Tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, việc theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu không thực hiện trên các tài khoản 521, 531, 532 mà điều chỉnh trực tiếp trên tài khoản 511. 2.3.1.2.1. Kế toán chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà Tổng công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, Tổng công ty sẽ ghi tỷ lệ chiết khấu và tính ra thành tiền ngay trên hóa đơn. Số chiết khấu được hưởng sẽ được trừ trực tiếp vào tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng. Ví dụ 4: Ngày 04/12/2008 Phòng XNK1 bán cho công ty TNHH Phúc Anh 180 chiếc máy sấy tóc Panasonic EH 5282 (theo hợp đồng số 318/08 XNK1). Đơn giá bán 250.000đ chưa bao gồm VAT. Theo thỏa thuận khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại 2% trên tổng số thanh toán. Thanh toán sau 30 ngày bằng chuyển khoản. Theo hợp đồng đã ký kết, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT số 02438 ghi rõ số tiền chiết khấu thương mại, Phiếu xuất kho và chuyển xuống kho phòng XNK1 để làm thủ tục xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán bán hàng nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 131: 49.500.000*(100%-2%)=48.510.000 Có TK 511: 44.010.000 Có TK 3331: 4.500.000 Quy trình luân chuyển chứng từ, nhập dữ liệu vào máy tính và kết chuyển số liệu ra sổ sách tương tự như kế toán bán buôn hàng hóa. 2.3.1.2.2. Kế toán giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền Tổng công ty chấp nhận giảm cho khách hàng so với giá đã ghi trên hóa đơn do số hàng xuất bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách ghi trong hợp đồng. Khi chấp nhận giảm giá cho khách hàng, bộ phận bán hàng lập biên bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa giảm giá, lý do giảm giá và mức giảm. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của người lập và khách hàng. Căn cứ vào biên bản kế toán hàng hóa xác định số tiền giảm giá cho khách hàng trừ trực tiếp vào khoản phải thu khách hàng (trong trường hợp chưa thanh toán tiền hàng) hoặc thanh toán bằng tiền mặt (trong trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền). Do Tổng công ty không sử dụng TK 532- Giảm giá hàng bán mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 511 nên việc nhập dữ liệu vào máy tính được thực hiện tương tự như trường hợp cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại. 2.3.1.2.3. Kế toán hàng bán bị trả lại. Trường hợp này xảy ra khi số hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng do một số nguyên nhân như sai hỏng nhiều, chất lượng kém… bị khách hàng trả lại. Khi khách hàng yêu cầu trả lại số hàng hóa đã tiêu thụ, khách hàng sẽ lập “Phiếu khiếu nại hàng trả về”, phiếu này kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng. Tổng công ty sẽ cử cán bộ kiểm nghiệm lại số hàng hóa bị trả lại. Sau khi kiểm nghiệm hàng hóa cán bộ kiểm nghiệm sẽ ký xác nhận và chuyển “Phiếu khiếu nại hàng trả về” về phòng kế toán. Căn cứ vào “ Phiếu khiếu nại hàng trả về” kiêm biên bản kiểm nghiệm, kế toán hàng hóa lập “Phiếu nhập kho” cho số hàng hóa bị trả lại. Trị giá của số hàng bị trả lại được tính theo giá ghi trên hóa đơn GTGT khi xuất bán. Ví dụ 5: Ngày 28/12/2008, Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn trả lại toàn bộ số hàng đã mua của phòng XNK1 theo hợp đồng số 231/08-XNK1 ký ngày 22/11/2008 do hàng không đảm bảo chất lượng. Số hàng này gồm 12 chiếc quạt sưởi Saiko, đơn giá 1.125.000đ chưa bao gồm VAT.( Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng). Kế toán hàng hóa lập “Phiếu nhập kho số 56/12” cho số hàng bị trả lại và nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản sau: + Nợ TK 156: 11.832.000 Có TK 632: 11.832.000 + Nợ TK 511: 13.500.000 Nợ TK 33311: 1.350.000 Có TK 131: 14.850.000 2.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Tài khoản sử dụng: TK 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng đã xuất bán trong kỳ. TK 156: Hàng hóa TK 157: Hàng gửi bán Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Phiếu khiếu nại hàng trả về. Phiếu kế toán Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ Trị giá của hàng hóa xuất kho = Số lương hàng hóa xuất kho tiêu thụ trong kỳ * Đơn giá bình quân Giá vốn hàng bán trong kỳ = Trị giá của hàng hóa xuất kho + Chi phí thu mua Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối mỗi kỳ kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá hàng tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, phần mềm kế toán tự động tính ra giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và trị giá mua của số hàng đã xuất bán trong kỳ theo công thức: Trong đó chi phí thu mua hàng hóa được phần mềm kế toán tự động tính vào cuối kỳ, phân bổ cho số hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và số hàng hóa tồn kho cuối kỳ theo công thức sau: CP thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = CP thu mua tồn đầu kỳ + CP thu mua phát sinh trong kỳ * Trị giá của hàng hóa xuất kho Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ CP thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ = CP thu mua tồn đầu kỳ + CP thu mua phát sinh trong kỳ - CP thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Ví dụ 6: Số liệu về mặt hàng Chảo chống dính 18mm trong quý IV năm 2008 như sau: Số lượng tồn đầu kỳ: 560 chiếc; Giá trị: 138.320.000đ Số lượng nhập trong kỳ: 1765 chiếc; Giá trị 432.425.000đ Số lượng xuất bán trong kỳ: 1996 chiếc. Theo số liệu trên, phần mềm kế toán sẽ tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = 138.320.000 + 432.425.000 = 245.481,7204 (đ/ chiếc) 560 + 1765 Trị giá của mặt hàng Chảo chống dính 18mm tiêu thụ trong kỳ: = 1996 * 245.481,7204 = 489.981.514 đ Ví dụ 7: Số liệu về chi phí thu mua hàng hóa trong quý IV năm 2008 như sau: Chi phí thu mua tồn đầu kỳ: 13.456.000 đ Chi phí thu mua hàng phát sinh trong kỳ: 21.700.000 đ Trị giá của hàng hóa tồn cuối kỳ là : 342.156.000 đ Trị giá của hàng hóa xuất kho tiêu thụ trong kỳ là: 11.350.676.000 đ Theo số liệu trên, phần mềm kế toán sẽ tự động tính và phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ. CP thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ = 13.456.000 + 21.700.000 * 11.350.676.000 = 34.127.264,08 342.156.000+11.350.676.000 CP thu mua phân bổ cho số hàng tồn kho: = (13.456.000 + 21.700.000) – 34.127.264,08 =1.028.735.924 đ. Kế toán tổng hợp vào phần hành “Kế toán tổng h._.