Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Doanh nghiệp tư nhân hoàng Xuân Hùng

ại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý. Sau một thời gian ngắn thực tập ở Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng được sự quan tâm giúp đỡ của anh chị Phòng Kế toán tại Doanh nghiệp đồng thời được sự hướng dẫn tận tình của Th.s Bùi Thị Minh Hải em nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Kết cấu chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. Do thời gian thực tập ngắn và trình độ còn hạn chế nên bài chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp của Doanh nghiệp và sự chỉ bảo hướng dẫn của cô giáo để bài chuyên đề tốt nghiệp của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Tổng quan về Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng được thành lập năm 2002, do ông Hoàng Xuân Hùng làm Giám đốc. Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Hoài Đức, với số vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có và các khoản nợ bằng vốn tự có. Doanh nghiệp có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trụ sở chính của Doanh nghiệp thuộc địa bàn huyện Từ Liêm. Hà Nội, Doanh nghiệp có 2 văn phòng giao dịch được đặt tại: 192 Mai Dịch - Hà Nội và tại 167 thị trấn Trôi, Hoài Đức, Hà Tây. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp tư nhân, theo kế hoạch mà Công ty đã đề ra có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ về nông nghiêp cụ thể với như sau : Về sản xuất và kinh doanh gồm : Các loại dụng cụ làm nông nghiệp, các loại máy nông nghiệp và các loại phân bón, hoá chất. Về dịch vụ: Hướng dẫn và cung cấp các phương pháp cũng như các loại giống mới cho người dân. Với mục đích phục vụ tiêu dùng trong huyện Hoài Đức và các Huyện lân cận. Giúp người dân không phải đi xa để có được những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất nông nghiệp. Bên cạnh đó Công ty còn luôn cung cấp một đội ngũ cán bộ kỹ thuật xuống tận nơi sản xuất của người dân để hướng dẫn và kiểm tra. - Công ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam. - Công ty có điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý điều hành. - Công ty có vốn và tài sản riêng. - Công ty có con dấu và mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Huyện Hoài Đức. Là Doanh nghiệp tư nhân chuyên cung cấp dịch vụ kỹ thuật nông nghiệp và các loại vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp như: đạm, lân, thóc giống, thuốc bảo vệ thực vật cho các Hợp tác xã trong toàn huyện Hoài Đức và các xã, huyện lân cận. * Công ty có nhiệm vụ sau: + Công ty chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. + Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán nhằm sử dụng hợp lý lao động, tài sản vật tư và vốn đảm bảo hoạt động đạt hiệu quả cao, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn. + Chấp hành các chính sách và chế độ và pháp luật của Nhà nước thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế với các bạn hàng. Thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương đối với các nhân viên trong Công ty. + Tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên trong Công ty * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. Phó Giám Đốc Kỹ thuật Giám Đốc Phòng Kỹ thuật Cửa hàng Lê Nam Cửa hàng Xuân Ba Cửa hàng bán lẻ Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính Phó Giam Đốc Kinh doanh * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. - Giám đốc: Trực tiếp lãnh đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Doanh nghiệp. Ký các hợp đồng, các văn bản liên quan đến các hợp đồng. Ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền, hàng. - Phó Giám đốc Kinh doanh: Là người tham mưu cho Giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh, công tác tổ chức hành chính, trực tiếp theo dõi và chỉ đạo việc nhận các chương trình của đối tác, tiếp nhận và trả lời về nội dung cũng như giá cả dịch vụ cho khách hàng. - Phó Giám đốc Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật của Công ty, chỉ đạo trực tiếp Phòng Kỹ thuật. Kiểm tra, khảo sát các hàng hoá máy móc nhập về cũng như các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. - Phòng Kế toán: Hạch toán mọi hoạt động của Doanh nghiệp theo chế độ hiện hành, theo yêu cầu của Ban giám đốc và Quy chế tổ chức của Doanh nghiệp. Lập báo cáo hoạt động của Doanh nghiệp theo biểu mẫu quy định vào cuối tháng, quý, năm để trình Ban giám đốc và các ngành chức năng. - Phòng Kinh doanh: Tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá, đối chiếu thu tiền bán hàng trên địa bàn của các cửa hàng trực thuộc. Làm các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc Doanh nghiệp. - Phòng Kỹ thuật: Tham mưu về lĩnh vực kỹ thuật nông nghiệp cho Ban giám đốc, thường xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinh doanh vật tư nông nghiệp đúng hướng, có hiệu quả. Thực hiện các hợp đồng kinh tế kỹ thuật giữa Doanh nghiệp với các hợp tác xã, cùng hợp tác xã chỉ đạo thực hiện việc áp dụng các tiến bộ kỹ thuật trong nông nghiệp. Tiến hành thực nghiệm, khảo nghiệm đối với các mặt hàng của Doanh nghiệp. - Phòng Hành chính: Làm công tác tham mưu và giúp đỡ cho Giám đốc trong việc tổ chức tất cả các công việc liên quan đến cán bộ, sắp xếp bộ máy trong Công ty, đề bạt, cân nhắc, đào tạo cán bộ, ra quyết định khen thưởng, kỷ luật, tiếp khách, hội nghị, lưu giữ giấy tờ... 1.3. Tình hình lao động tại Doanh nghiệp . Năm 2002 khi mới thành lập toàn Doanh nghiệp có 10 người, đến nay tổng số lao động của Doanh nghiệp là 87 cán bộ công nhân viên. Trong đó có 24 nhân viên nữ, 63 nhân viên nam là những lao động trực tiếp và gián tiếp của Doanh nghiệp,tốt nghiệp đại học là 26 người, cao đẳng 34 còn lại là trung cấp. Chứng tỏ trình độ cán bộ công nhân viên của Doanh nghiệp tương đối cao. Để Doanh nghiệp ngày một phỏt triển, sản phẩm ngày càng cao đũi hỏi đội ngũ cỏn bộ, cụng nhõn viờn phải cú chuyờn mụn nghiệp vụ, sự năng động trong sản xuất kinh doanh. Vỡ vậy, Doanh nghiệp cần cú lực lượng trẻ, cú trỡnh độ thay thế số người mà do tuổi tỏc, sức khoẻ hoặc chuyờn mụn khụng đỏp ứng được yờu cầu, nhiệm vụ mới. Được như vậy, việc khụng ngừng đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, cụng nhõn viờn là yờu cầu cấp thiết trước mắt và là mục tiờu lõu dài đối với Doanh nghiệp. Cú như vậy, Doanh nghiệp mới cú thể đứng vững và phỏt triển được trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty: - Phòng Tài chính kế toán: Biên chế 6 lao động. Chức năng: Thanh quyết toán, hạch toán quý và năm, quản lý an toàn và phát triển đồng vốn của công ty theo các chế độ, chính sách quy định. Trong đó: + Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán, chịu trách nhiệm, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc của kế toán viên trong phòng. + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp và phụ trách chung về chuyên môn. Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, theo chức năng quản lý và theo năng lực của từng người.Với cách sắp xếp bố trí khoa học, cộng với trình độ chuyên môn cao của các cán bộ công nhân viên kế toán nên phòng kế toán đã hoàn thành khá tốt các công việc được giao. Các bộ phận kế toán gồm: + Kế toán vốn bằng tiền + Kế toán hàng hoá + Kế toán công nợ và thuế + Kế toán phụ trách các đơn vị + Kế toán phụ trách các dự án + Thủ quỹ. Sau đây là là mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng (biểu 4) Biểu 4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ và thuế Kế toán hàng hóa Kế toán phụ trách các cửa hàng Kế toán phụ trách các dự án Thủ kho Theo mô hình này, bộ máy kế toán được chức một cách hợp lý, hợp lệ hệ thống sổ kế toán, đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu quản lý của ban giám đốc hoặc lập báo cáo gửi lên cấp trên và các cơ quan Nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ (NKCT) . Gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ NKCT - Bảng kê liên quan - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Dưới đây là trình tự hạch toán kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng (xem biểu 5) Biểu 5: Sơ đồ trình tự hạch toán kế toán sƠ Đồ TRìNH Tự HạCH TOáN Tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Bảng kê Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1.5. Chính sách kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng: Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng có niên độ kế toán từ ngày 01/01/... đến ngày 31/12/... với thước đo đơn vị tiền tệ chính là Việt Nam đồng. Nguyên tắc chuyển đổi tỷ giá ngoại tệ là theo tỷ giá thực tế. Hạch toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc : Phiếu thu, Phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất ..., ghi vào nhật ký chứng từ. Cuối kỳ, số liệu ở NKCT ghi vào sổ cái. Hạch toán chi tiết căn cứ váo chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết, cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với Sổ cái, sau khi đối chiếu xong thì bảng đối chiếu số phát sinh và Sổ cái được làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ kế toán, sổ sách mẫu biểu kế toán về thuế GTGT được lập đầy đủ và luân chuyển theo quy định của nhà nước ban hành. * Chế độ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng . Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng là doanh nghiệp có quy mô thuộc loại hình doanh nghiệp vừa, đã và đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính 1.6. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. 1.6.1. Kế toán vốn bằng tiền: * Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn chống cháy, chống mối xông, có chế độ bảo vệ nghiêm ngặt. Mọi hoạt động thu chi bảo quản tiền mặt phải do thủ quỹ quản lý theo quy định của luật pháp. * Các chứng từ hạch toán: (chủ yếu là phiếu thu, phiếu chi). Căn cứ vào các chứng từ kế toán là phiếu thu, phiếu chi để vào sổ NKCT, sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt. Các phiếu thu, phiếu chi được kiểm soát chặt chẽ và đơn vị luân chuyển theo thứ tự như sau: - Với phiếu thu: + Người nộp tiền phải viết giấy đề nghị nộp tiền theo mẫu. + Kế toán tổng hợp viết - Phiếu thu được lập thành 3 liên : + Liên 1 lưu tại cuống. + Liên 2 giao cho người nộp tiền. + Liên 3 giao cho thu quỹ. Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ nhận tiền và ghi sổ bằng chữ, ngày tháng năm nhận số tiền và ký nhận vào phiếu. Sau đó ghi vào sổ quỹ rồi chuyển lại chứng từ cho kế toán. Kế toán tổng hợp kiểm tra phiếu thu, định khoản, ghi vào NKCT và lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ chi tiết tiền mặt. Khi thu tiền bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: chi tiết cho từng khách hàng. Có TK 131: chi tiết cho từng khách hàng. Rút TGNH nhập quỹ TM : (Ví dụ vào ngày 01/11/06) Nợ TK 111: 850 000 000 Có TK 112: 850 000 000 - Với Phiếu chi : + Phiếu chi là chứng từ chi tiền. - Phiếu chi được lập thành 2 liên: + Liên 1 lưu tại cuống. + Liên 2 chuyển cho thủ quỹ để chi tiền. Người thu tiền viết giấy đề nghị thu tiền và gửi các chứng gốc liên quan như hóa đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán. + Kế toán tổng hợp lập 3 liên, ký tên người lập. Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ chi tiền, ký tên ghi sổ quỹ và người nhận tiền ký nhận. Kế toán tổng hợp kiểm tra phiếu chi, định khoản, ghi vào sổ NKCT và lưu giữ bảo quản chứng từ, sổ chi tiết tiền mặt. Thủ quỹ và kế toán tổng hợp đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt hàng ngày. 1.6.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết và sổ NKCT của kế toán bán hàng để ghi vào Sổ cái. a/ Hạch toán giá vốn hàng bán: Căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàn để mở sổ chi tiết theo dõi giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng. Đồng thời, hạch toán vào sổ NKCT. Đối với sản phẩm hạt urê nhập kho Nợ TK 632 Giá mua chưa thuế Có TK 156 Ví dụ: ngày 26/11/2006 Bán 2.500 tấn urê hạt đục với giá 4.800đ/kg. Giá mua là 277 USD/tấn; tỷ giá quy đổi ngoại tệ là 16.000đ/USD; VAT 10%. Kế toán ghi: Nợ TK 131- Công ty Kim Thành: 13.200.000.000 Có TK 33311 : 1.200.000.000 Có TK 511 12.000.000.000 Đồng thời, phản ánh giá vốn hàng mua: Nợ TK 632: 11.080.000.000 Có TK 156: 11.080.000.000 Biểu 6: Sổ nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 - Tiền mặt Tháng 11 năm 2006 ĐVT: 1000đồng Chứng từ Diễn giải Cộng có 111 Ghi có TK111, ghi nợ các TK khác Ngày SH 112 141 331 1331 ... 01/11 01 Nộp tiền vàoTK 916.000.000 916000000 ... 01/11 01 Tạm ứng công tác 8 000 000 8 000 000 ... 02/11 09 Mua hàng 534.914.600 486.286.000 48.628.600 ... 03/11 16 Tạm ứng công tác 10 000 000 10000000 ... 06/11 38 Mua hàng 292.113.800 265.558.000 26.555.800 08/11 56 Mua hàng 467.714.500 425.195.000 42.519.500 ... ... ... Đã ghi Sổ cái ngày 26 tháng 11 năm 2006 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 7: BảNG KÊ Số 1 Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Tháng 11 năm 2006 Chứng từ Diễn giải Cộng nợ TK 111 Ghi nợ TK111, ghi có các TK khác Ngày SH 112 141 331 3331 511 01/11 01 Rút tiền về quỹ 850.000.000 850.000.000 01/11 01 Hoàn ứng đi công tác 3.000.000 3.000.000 02/11 09 Bán hàng 469.948.600 42.722.600 427.226.000 04/11 25 Bán hàng 392.103.800 35 645 800 356 458 000 06/11 42 Rút tiền về quỹ 560.000.000 560.000.000 ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 8: Sổ theo dõi thanh toán của khách hàng Hàng hóa (TK: 156) Tháng 11 năm 2006 Số dư đầu kỳ: 28295297196 Chứng từ Ngày SH Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư cuối kỳ Nợ Có 12/11/06 06056 Cộng Tổng 331 49000499716 331 952 796 912 02/11/06 18486 Nhập mua 331 21.486.000 335 099 429 967 02/11/06 18487 Nhập mua 331 42 972 000 335 185 373 967 03/11/06 18520 Nhập mua 331 28648000 335 246 250 967 03/11/06 18536 Nhập mua 331 17905000 335 292 803 967 03/11/06 18540 Nhập mua 331 42972000 335 335 166 967 04/11/06 18560 Nhập mua 331 46 553 000 335 421 719 967 04/11/06 18562 Nhập mua 331 25 067 000 335 493 339 967 06/11/06 18598 Nhập mua 331 42 972 000 335 564 959 967 08/11/06 18646 Nhập mua 331 46 553 000 335 640 160 967 ... ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 9: HóA ĐƠN Mã số 01GTKT-3LL-01 GIá TRị GIA TĂNG Ký hiệu AA/2006T Số 001586 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 26 Tháng 11 Năm 2006 MST: 0100104066 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Địa ch ỉ : Từ Liêm.- Hà Nội Số TK: Điện thoại:04.7733275 Fax: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH PTNN Kim Thành Địa chỉ: Số 6 Ngõ 204 A - Đội Cấn, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: TM/TK MST 0101150668 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính (kg) Số lượng Đơn giá (nghìn đ/kg) Thành tiền A B C 1 2 3 1 Urê hạt đục kg 2.500.000 4.800 12.000.000.000 Cộng tiền hàng: 12.000.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10 % 1.200.000.000 Tổng cộng thanh toán: 13.200.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Mười ba tỷ hai trăm triệu đồng chẵn ./.) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu10: PHIếU XUấT KHO Mẫu số 02 -VT Ngày 26 tháng 11 năm 2006 QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận hàng :..Phạm Đức Hùng Địa chỉ........ Công ty TNHH PTNN Kim Thành Lý do xuất kho Xuất bán ĐVT: 1000 đồng TT Tên, nhãn hiệu quy cáh vật tư hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Nghìn đ/kg Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Hạt urê đục tấn 2.500 4.800 12.000.000 Cộng 12.000.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Mười hai tỷ đồng chẵn ./. Xuất ngày 26 tháng 11 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) b/ Chi phí Quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào : + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ : Khấu hao ôtô + Bảng tính lương + phiếu chi ,giấy báo Có Kế toán tổng hợp hạch toán và ghi sổ nhật ký chung theo định khoản sau: (Số liệu tháng 11 năm 2006) Nợ TK 642 : Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214: Khấu hao thiết bị văn phòng Có TK 334: Chi trả lương nhân viên quản lý Có TK 111: Chi khác bằng tiền Ví dụ:Ngày 18/11/2006 Mua một dàn máy vi tính cho phòng kế toán với giá mua là 15 triệu đồng kế toán ghi ; Nợ tài khoản 642: 15.000.000 Có TK 111: 15.000.000 c/ Chi phí bán hàng : Căn cứ vào các chứng từ kế toán : + Bảng phân bổ công cụ dụng cụ + Bảng tính lương + Phiếu chi giấy báo Nợ của ngân hàng, hoá đơn của người bán Kế toán tổng hợp hạch toán và ghi vào sổ Nhật ký chứng từ như sau : Nợ TK 641: Số tổng cộng chi phí bán hàng Có TK 153: Tập chi phí công cụ dụng cụ Có TK 334: Chi phí trả lương nhân viên bán hàng Có TK 111: Tập hợp các khoản chi bằng tiền d/ Doanh thu bán hàng : Căn cứ vào các chứng từ kế toán như : + Hoá đơn bán hàng + Phiếu thu + Giấy báo Có của ngân hàng Mở sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu bán hàng ,các khoản giảm trừ doanh thu, chiết khấu hàng bán, giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại; đồng thời hạch toán vào Nhật ký 8. Kế toàn ghi Nợ TK 111,112 131 chi tiết cho từng khách hàng Có TK 33311 : thuế GTGT 10% phải nộp. Có TK 511: Tổng tiền thanh toán 1.6.3. Hạch toán chi tiết thanh toán với khách hàng: Căn cứ vào các chứng từ kế toán sau: + Hoá đơn bán hàng + Phiếu thu, phiếu chi + Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng + Bảng thanh toán bù trừ công nợ Mở sổ chi tiết theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán với từng khách hàng, lập bảng tổng hợp công nợ phải thu. Đồng thời hạch toán trên sổ NKCT và cuối kỳ đối chiếu các số liệu trên sổ với số liệu trong bảng tổng hợp công nợ phải thu. Chương II Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng. 1. Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty. Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là thu từ việc kinh doanh các loại vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp như: đạm, lân, ka-ly, thóc giống, thuốc bảo vệ thực vật... 2. Kế toán bán hàng tại Công ty. a. Chứng từ kế toán sử dụng. Các loại chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng tại Công ty gồm có: - Hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho. - Phiếu thu, phiếu chi. b. Tài khoản sử dụng. Tài khoản sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty là TK 511.1: “ Doanh thu bán hàng hoá”. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng cửa hàng như sau: - TK 511.1CT: “DTBH kho Công ty” - TK 511.1BC: “DTBH cửa hàng Bùi Chu” - TK 511.1XP: “DTBH cửa hàng Xuân Phú” - TK 511.1BL: “DTBH cửa hàng bán lẻ” c. Trình tự kế toán bán hàng hoá. Công ty thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá theo phương thức trực tiếp qua kho và phương thức bán lẻ tại các cửa hàng. * Bán hàng trực tiếp qua kho. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào hợp đồng ký kết, doanh nghiệp có thể thực hiện giao hàng đến nơi cho khách hàng hoặc khách hàng đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Mẫu hoá đơn bán hàng là 01/GTGT theo Quyết định số 885/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Tài Chính. - Bán buôn qua kho: Theo phương thức này Công ty mua hàng giao trực tiếp cho người mua tại kho. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT và là căn cứ để tính doanh thu. Hoá đơn do Phòng Kế toán lập gồm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển hoá đơn gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ làm thủ tục thanh toán. Ví dụ: Ngày 06/ 10/2006 Công ty bán cho HTX Giao Hải một số mặt hàng sau: Đạm: 3500kg. NPK Văn Điển lót: 2000kg. NPK Văn Điển thúc: 2500 kg. Ka-ly CIS: 2500 kg. Cộng tiền hàng 30.278.000đ, thuế suất GTGT 5% (số tiền1.513.900đ), tổng cộng tiền thanh toán là 31.791.900đ. HTX Giao Hải đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Công ty sử dụng hoá đơn GTGT. Theo ví dụ trên, tại Phòng Kế toán sau khi nhận được hoá đơn, chứng từ do thủ kho chuyển tới gồm: hoá đơn GTGT số 0030025 và phiếu thu số 18 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 111: 31.791.900 Có TK 511.1CT: 30.278.000 Có TK 333.1: 1.513.900 Từ hoá đơn GTGT, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT và sổ theo dõi hoá đơn, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 14 cho doanh thu kho Công ty. Căn cứ vào CTGS số 14 kế toán ghi sổ cái TK 511. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng10 năm 2006 Số: 14 Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng cho HTX Giao Hải 111 511 33311 31.791.900 30.278.000 1.513.900 ........... .... .... .... .... ........... ..... .... .... .... ........... .... ..... .... .... - Bán lẻ hàng hoá tại kho: Trình tự hạch toán chi tiết tương tự như bán buôn trực tiếp qua kho, Công ty làm thủ tục nhập - xuất kho Công ty và sử dụng phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng, Công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi nghiệp vụ bán lẻ tại kho, căn cứ để vào sổ chi tiết bán hàng là phiếu xất kho kiêm hoá đơn bán hàng. Hình thức thanh toán chủ yếu tại Công ty là thanh toán bằng tiền mặt. Hàng ngày nhân viên bán hàng đem toàn bộ số tiền bán hàng trong ngày nộp cho thủ quỹ, kế toán quỹ vào sổ chi tiết 131 cho kho Công ty và từng cửa hàng. Ví dụ: Ngày 09/10/2006 Công ty xuất kho bán cho anh Nam (HTX Giao Thiện) một số mặt hàng sau: Thóc giống Bắc ưu 200kg : 3.584.200đ Thóc giống Nhị ưu 250kg : 4.065.500đ NPK Văn Điển thúc 200kg : 299.400đ Tổng số tiền thanh toán là: 8.346.555đ, anh Nam trả ngay bằng tiền mặt. Cuối ngày cô Khuy nhân viên bán hàng tại kho Công ty nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ với số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là 8.346.555đ. Cô Khuy đã nộp 7.000.000đ, kế toán quỹ lập phiếu thu số 39 và lập biên bản cam kết thanh toán, ghi sổ chi tiết TK 131 cho Công ty. Theo ví dụ trên, căn cứ vào hoá đơn, phiếu thu 39 và biên bản cam kết thanh toán với nhân viên bán hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 111: 7.000.000 Nợ TK 131: 1.346.555 Có TK 511.1CT: 7.949.100 Có TK 333.1: 397.455 Từ hoá đơn, kế toán vào các sổ chi tiết bán hàng, từ phiếu thu và biên bản cam kết thanh toán, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 theo dõi cho kho Công ty. Kế toán dựa vào biên bản cam kết thanh toán, phiếu thu, hoá đơn phản ánh vào bên Nợ TK 131. Khi nhân viên cửa hàng nộp nốt số thiếu, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt kế toán phản ánh vào bên Có TK 131, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ TK 131 để xác định số nợ phát sinh trong kỳ, tổng số tiền đã thanh toán, chưa thanh toán còn tồn đến cuối kỳ của mỗi tháng của mỗi cửa hàng và kho Công ty. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, các phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng, kế toán kho lập báo cáo bán hàng tại kho Công ty. Kế toán kho căn cứ vào các hoá đơn bán hàng tại kho Công ty. Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT, báo cáo bán hàng tại kho Công ty, bảng kê hàng hoá dịch vụ bán lẻ, sổ chi tiết TK 131, theo dõi số tiền còn nộp thiếu của kho Công ty để lập CTGS, làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ cái TK 511 cho doanh thu kho Công ty. * Nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng bán lẻ. Hiện tại Công ty có 3 cửa hàng: cửa hàng Bùi Chu, cửa hàng Xuân Phú và cửa hàng trưng bày, giới thiệu và bán lẻ sản phẩm, với các loại vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp hiện đang có trên thị trường, đáp ứng hầu hết nhu cầu của bà con nông dân tại địa phương. Ví dụ: Ngày 07/10/2006 cô Liên nhân viên cửa hàng bán lẻ nộp báo cáo bán hàng hàng ngày như sau: Lân Lâm Thao 300kg : 307.500đ NPK Văn Điển lót 350kg : 485.100đ NPK Văn Điển thúc 250kg : 667.000đ Thóc giống Bắc ưu 100kg : 1.792.100đ Thóc giống Nhị ưu 150kg : 2.439.300đ Tổng số tiền bán hàng của cửa hàng bán lẻ là 5.878.600đ, nhân viên cửa hàng đã nộp đủ. Từ báo cáo bán hàng ngày 07/10/2006, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng của cửa hàng. Từ phiếu thu số 23, báo cáo bán hàng hàng ngày và sổ chi tiết bán hàng của cửa hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 111: 6.172.530 Có TK 511.1BL: 5.878.600 Có TK 333.1: 293.930 Cuối tháng kế toán cửa hàng lập các báo cáo ( bảng kê nộp tiền, báo cáo bán hàng, báo cáo tổng hợp kinh doanh) và gửi lên phòng kế toán, kế toán sẽ tổng hợp số liệu và lập bảng giải thích doanh thu TK 511. Sau khi đối chiếu chính xác số liệu giữa bảng kê nộp tiền và bảng giải thích doanh thu, bảng báo cáo tổng hợp kinh doanh của các cửa hàng đồng thời căn cứ sổ chi tiết TK 131 theo dõi nộp tiền của các cửa hàng kế toán doanh thu lập chứng từ ghi sổ số 15 về doanh thu của cửa hàng bán lẻ. Kế toán tổng hợp sau khi đối chiếu các số liệu trên các sổ chi tiết và các báo cáo do các phần hành chuyển đến, sau khi đã đối chiếu các số liệu căn cứ váo các chứng từ ghi sổ số 14, 15 vào sổ cái TK 511. 3. Kế toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng, nghiệp vụ giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại phát sinh không nhiều. Thông thường việc giảm giá hàng bán với khách hàng do hàng hoá kém phẩm chất, hàng bán bị trả lại do lỗi của Công ty. Ví dụ 1: Ngày 08/10/2006 Công ty bán cho HTX Xuân Thượng 1500kg thóc giống Bắc ưu với giá vốn là 25.000.000. Doanh số hàng bán bị trả lại (chưa có thuế GTGT) là 27.000.000đ, thuế suất thuế GTGT là 5%, kế toán xuất hoá đơn GTGT cho HTX Xuân Thượng. Do điều kiện bảo quản không tốt nên số thóc giống giao cho HTX bị mốc, HTX Xuân Thượng đề nghị trả lại. Kế toán lập định khoản và vào sổ như sau: - Phản ánh doanh số bị trả lại: Nợ TK 531: 27.000.000 Nợ TK 333.1: 1.350.000 Có TK 131: 28.350.000 - Nhập kho hàng bị trả lại: Nợ 156: 25.000.000 Có 632: 25.000.000 - Kết chuyển doanh số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511: 27.000.000 Có TK 531: 27.000.000 Ví dụ 2: Ngày 10/10/2006 theo hợp đồng số 41 công ty giảm giá cho HTX Xuân Tiến là 2% trên tổng doanh thu do việc giao hàng chậm so với cam kết trong hợp đồng. Tổng doanh thu chưa thuế của lô hàng trên là 59.530.250đ, thuế suất thuế GTGT là 5%. Số tiền HTX Xuân Tiến được giảm là: 59.530.250 x 2% = 1.190.605đ Kế toán lập định khoản và vào sổ: Nợ TK 532: 1.190.605 Nợ TK 333.1: 59.530,25 Có TK 131: 1.250.135,25 Cuối tháng 10/2006, kế toán thực hiện kết chuyển giảm giá doanh thu: Nợ TK 511: 1.190.605 Có TK 532: 1.190.605 4. Kế toán giá vốn hàng bán. a. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632: “Giá vốn hàng bán”, tài khoản này được mở chi tiết thành 4 tiểu khoản: TK 632CT: “ Giá vốn hàng bán tại kho Công ty” TK 632BC: “ Giá vốn hàng bán tại cửa hàng Bùi Chu” TK 632XP: “ Giá vốn hàng bán tại cửa hàng Xuân Phú” TK 632BL: “ Giá vốn hàng bán tại cửa hàng bán lẻ” Các tài khoản liên quan như TK 156, TK 157 cũng được mở chi tiết cho từng cửa hàng. Hàng hoá sau khi xuất bán được ghi nhận là tiêu thụ thì kế toán sẽ phản ánh vào giá vốn của số hàng đó vào sổ giá vốn hàng bán. b. Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho. Trị giá thực tế của hàng xuất bán trong kỳ được xác định theo phương pháp giá trị thực tế bình quân gia quyền trước khi xuất: = = x Ví dụ: Trích sổ chi tiết hàng hoá tháng 10/2006 tại Công ty.Việc tính giá vốn hàng xuất kho được tính như sau: = = 3.342 Giá xuất bán của đạm ngày 6/10 là: 3.342 x 3.500 = 11.697.000 c. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán. * Đối với trường hợp bán trực tiếp tại kho. Tại kho, số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ. Vì thế khi xuất bán hàng hoá, kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán: Nợ TK 632CT: “Giá vốn hàng bán tại kho Công ty” Có TK 156CT: “Xuất kho hàng hoá” Ví dụ: Ngày 06/10/2006 bán cho HTX Giao Hải một số mặt hàng sau: Đạm: 3500kg NPK Văn Điển lót: 2000kg NPK Văn Điển thúc: 2500 kg Ka-ly CIS: 2500kg Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Xuân Hùng Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng10 năm 2006 Số: 75 Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Giá vốn hàng xuất bán cho HTX Giao Hải 632CT 156 27.627.000 27.627.000 ........... .... .... .... .... ........... ..... .... .... .... ........... .... ..... .... .... * Đối với nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng. Khi xuất kho Công ty để giao cho các cửa hàng, hàng hoá vẫn chưa được coi là tiêu thụ thì phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu này phản ánh hàng hoá xuất theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Ví dụ: Ngày 10/10/2006 Công ty xuất cho cửa hàng Xuân Phú một số mặt hàng như sau: NPK Lâm Thao 3000kg : 3.867.000đ NPK Văn Điển lót 3000kg : 3.840.000đ Thóc giống Bắc ưu 1500kg : 24.375.000đ Tổng số tiền là: 32.082.000đ Từ phiếu xuất kho số 45, kế toán định khoản: Nợ TK 157XP: 32.082.000 Có TK 156: 32.082.000 Khi cửa hàng Xuân Phú gửi báo cáo bán hàng, báo cáo tổng hợp kinh doanh lên Phòng kế toán thông báo về số hàng đã bán được t._.