Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Âu Cơ

n nay. Cách duy nhất là các doanh nghiệp phải thích ứng với thị trường, điều hành được hoạt động của doanh nghiệp theo định hướng thị trường thực sự. Bởi vậy, các doanh nghiệp đều phải không ngừng nâng cao công tác maketting trong kinh doanh và coi đó là chìa khoá thành công của doanh nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên các nhà doanh nghiệp chỉ có được chính sách maketting phù hợp khi mà họ có được trong tay các số liệu thông tin đáng tin cậy về sản phẩm hang hóa của mình, vê tình hình tiệu thụ cũng như kết quả kinh doanh của các loại sản phẩm hang hóa đó. Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân tích, đánh giá để lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Do đó công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp là rất quan trọng. Hơn nửa thông qua tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có điều kiện bù đắp được toàn bộ chi phí đã chi ra trong quá trình kinh doanh và từ đó mở rộng được kinh doanh. Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và từ mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn vấn đề này em quyết định lựa chọn đề tài “ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ÂU CƠ ” LÀM CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . Đề tài tập trung nghiên cứu và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh và các biện pháp tài chính nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm hàng hóa ở tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Âu Cơ, từ đó xác lập mô hình tổ chức công tác kế toán bán hàng, đồng thời cải tiến thêm để hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp. 3. Mục tiêu nghiên cứu . Đề tài nghiên cứu nhằm mục tiêu chủ yếu là hoàn thiện thêm về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường và các biện pháp tài chính nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm hang hóa để giải quyết một số vướng mắc trong thực tiễn hạch toán kế toán hiện tại . 4. Phương pháp nghiên cứu : Đề tài sử dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng : Phương pháp biện chứng : Xét các mối liên hệ biện chúng của các đối tượng kế toán tiêu thụ sản phẩm trong thời gian, không gian cụ thể . Phương pháp phân tích để đưa ra mô hình kế toán tiêu thụ sản phẩm trong điều kiện cụ thể . 5. Bố cục của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề của em còn có những nội dung sau: Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty TNHH TM và DV Âu Cơ. Chương2: Thực trạng kế toán bán hang và xác định kết quả bán hang tại công ty TNHH TM và DV Âu Cơ. Chương :Hoàn Thiện kế toán bán hang và xác định kết quả bán hang tại công ty TNHH TM và DV Âu Cơ. Cùng với sự cố gắng của bản thân, đồng thời được sự huớng dẫn nhiệt tình của cô giáo TRẦN THỊ PHƯỢNG em đã hoàn thành chuyên đề này. Nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý bổ sung để củng cố kiến thức của bản thân và để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm Y Tế TGNH: Tiền gửi ngân hàng TNHH TM và DV : Trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ DANH MỤC BẢNG BIỂU Mẫu biểu 2.1: Sổ chi tiết TK 511 17 Mẫu biểu 2.2: Sổ cái TK 511 18 Mẫu biểu 2.3: Sổ theo dõi công nợ TK 131 19 Mẫu biểu 2.4: Sổ CPSX Kinh doanh TK 642 20 Mẫu biểu 2.5: Sổ cái TK 642 24 Mẫu biểu 2.6: Tổng hợp số lượng nhập 26 Mẫu biểu 2.7: Phiếu xuất kho bán buôn 27 Mẫu biểu 2.8 HĐ GTGT 28 Mẫu biểu 2.9 : Phiếu xuất kho bán lẻ 29 Mẫu biểu 2.10: HĐ GTGT 30 Mẫu biểu 2.11 Thẻ kho tờ 1 31 Mẫu biểu 2.12: Thẻ kho tờ 2 32 Mẫu biểu 2.13: Sổ Chi tiết sản phẩm, hàng hoá TK 156 34 Mẫu biểu 2.14 Sổ Chi tiết sản phẩm, hàng hoá TK 156 36 Mẫu biểu 2.15: Bảng tổng hợp NXT sản phẩm 38 Mẫu biểu 2.16: Sổ chi tiết TK 632 40 Mẫu biểu 2.17 Sổ chi tiết TK 632 41 Mẫu biểu 2.18: Sổ cái TK 632 42 Mẫu biểu 2.19 : Sổ TK 164- CP bán hàng 45 Mẫu biểu 2.20: Sổ cái TK 164 47 Mẫu biểu 2.21 Bảng trích lập dự phòng phải thu khó đòi 54 Mẫu biểu 2.22 Sổ CT TK 139 55 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy công ty 10 Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy kế toán công ty 12 Sơ đồ 1.3: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức NKC tại công ty 15 CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TM và DV ÂU CƠ. 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty THNN TM và DV Âu Cơ. 1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty. Các loại sữa của hàng Notifood Sản phẩm chăm sóc tóc : Dầu xả, dầu gội, kem ủ tóc.. Chăm sóc da : Sữa tắm, kem giữ ẩm, xà bông… 1.1.2 Thị Trường của công ty. Xuất- nhập hàng hóa trong và ngoài nước. Hoạt động chủ yếu trên thị trường Hà Nội và các tỉnh lân cận 1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty Do đặc điểm ngành nghề là kinh doanh và thương mại nên công ty chủ yếu kinh doanh dưới hình thức bán buôn và bán lẻ.: Bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền trực tiếp. 1.1.3.1 Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá là bán cho những người trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất. Hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Bán buôn hàng hoá có những đặc điểm cơ bản sau: - Đối tượng bán hàng hoá là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức khác. - Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc tư liệu sản xuất. - Khối lượng hàng hoá bán ra mỗi lần thường là lớn. - Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác. Trong bán buôn thường bao gồm 2 phương thức: *Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho Đây là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp . Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiên dưới 2 hình thức: - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại nhận hàng. DNTM xuất kho hàng hoá , giao trực tiếp cho bên mua. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi đại diện của bên mua nhận đủ hàng và thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. - Bán buôn theo phương thức gửi hàng:Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi bán, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới được chuyển quyền sở hữu và ghi nhận doanh thu bán hàng. *Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng Theo phương thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về kho mà chuyển thẳng cho bên mua. Phương thức bán buôn này có thể thực hiện theo 2 hình thức sau: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp mà giao thẳng từ bến cảng, nhà ga hoặc từ nơi mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng tiết kiệm được chi phí lưu thông và tăng nhanh đươc sự vận động của hàng hoá .Tuy nhiên phương thức này chỉ được vận dụng trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, hàng hoá không cần có sự phân loại, chọn lọc hay bao gói của đơn vị bán. Theo hình thức này, bên bán buôn căn cứ vào hợp đồng mua hàng để nhận hàng của nhà cung cấp bán thẳng cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng không qua kho của doanh nghiệp .Nghiệp vụ mua và bán xảy ra đồng thời. Bên bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành với bên mua về hàng bán.Nếu hàng hoá giao thẳng do doanh nghiệp chuyển đến bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc thông báo đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Nếu bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao xong, hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên bán giao cho bên mua hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng và chi phí vận chuyển bên bán buôn phải chịu. - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp bán buôn là đơn vị trung gian trong quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Công ty uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số hàng trong hợp đồng mà bên mua đã kí kết với bên cung cấp. Trong nghiệp vụ này, doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng.Tuy nhiên tuỳ theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà bên bán buôn được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Sau đó, bên cung cấp gửi cho doanh nghiệp bán buôn hoá đơn bán hàng để theo dõi hợp đồng đã ký. Theo hình thức này, doanh nghiệp không ghi nhận nghiệp vụ mua hàng cũng như bán hàng. 1.1.3.2 Bán lẻ hàng hoá . Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cá nhân và tập thể. Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu thụ trực tiếp tức là đã được xã hội thừa nhận, kết thúc khâu lưu thông, hàng hoá đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị hàng hoá được thực hiện, bắt đầu vào vồng chu chuyển mới của hàng hoá . Phương thứcbán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: *Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng bán ra trong ca, trong ngày và nộp báo cáo bán hàng. *Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung Là hình thức bán hàng trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiện của người mua và nghiệp vụ giao hàng của người mua. Mỗi quầy hàng có 1 nhân viên thu tiền, làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hâng cho khách hoắc kiểm kê hàng hoá tồn quầỵ để xác định số lượng hầng bán và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền vạ nộp tiền bán hàng cho thủ quĩ. *Hình thức bán lẻ tự phục vụ Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá , mạng đến bàn tính tiền để tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy hàng do mình phụ trách. *Hình thức bán hàng trả góp. Bán trả góp là một hoạt động kinh tế trong đó người mua hàng trả 1 phần tiền khi nhận hàng, khoản còn lại được phân bổ ra nhiều kì khác nhau để trả dần vào những kì sau. Theo hình thức này, DNTM ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua 1 khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua, hàng hoá trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. Phần lãi suất bên bán nhận được do bên mua trả chậm sẽ được đưa vào thu nhập hoạt động tài chính. Ngoài những hình thức bán lẻ trên còn có các hình thức khác như bán hàng theo địa chỉ, bán hàng theo đơn đặt hàng, bán hàng tự động. Tuy nhiên những hình thức đó chưa phổ biến ở Việt Nam. 1.1.3.3 Phương thức gửi đại lí bán. Theo phương thức này DNTM giao hàng cho cơ sở đại lí. Bên đại lí sẽ trực tiếp giao hàng và thanh toán tiền hàng cho DNTM và được hưởng hoa hồng đại lí. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM. Số hàng được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lí thanh toán và chấp nhận thanh toán. 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty. 1.2.1 Đặc điểm quản lý hoạt động bán hang của công ty. Để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường điều quan trọng là phải bố trí cơ cấu quản lý phù hợp với quy mô và khả năng kinh doanh, sản xuất của công ty. Để phù hợp với quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh , bộ phận quản lý của công ty được hình thành theo cơ cấu phòng ban với chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến, Giám đốc là người đứng đầu có quyết định cao nhất, dưới là các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ khác nhau. SƠ ĐỒ 1.1 TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY. Nhân viên giao nhận Phòng KD Các SP Chăm sóc tóc Phòng KD Hàng sữa Notifood Kế toán thanh toán Kế toán trưởng - KT Tổng Hợp Giám Đốc Phòng KD Các SP Chăm sóc da Bộ Phận Văn Phòng Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Kế toán kho, quỹ Phòng Xuất Nhập Khẩu Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hỗ trợ Giám đốc: là người chịu trách trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chung, trực tiếp chỉ đạo các công việc, tổ chức nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định về tiền lương, tiền thưởng, định hướng kinh doanh, quyết định các chủ chương chính sách chung của công ty, ký kết các hợp đồng nội ngoại và các chứng từ liên quan khác. Các phòng kinh doanh: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn kinh doanh theo đúng qui định của công ty thực hiện công việc Marketing giao nhận hàng hoá,theo dõi phản ánh sự biến đông của thị trường dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban giám đốc các vấn đề liên quan.Thống kê các loại vòng bi đặc chủng có thời gian giao hàng quá lâu để có phương án đặt hàng và nắm bắt nhu cầu trong tương lai.Tập trung triển khai các khách hàng trong ngành công nghiệp nặng các sản phẩm đặc chủng tham mưu cho ban giám đốc về chính sách định hướng phát triển của đối thủ cạnh tranh sản phẩm và thị trường tiềm năng thu thập xử lý thông tin có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong công ty giữ bí mật về số liệu kinh doanh của công ty thực hiện một số chức năng khác khi được ban giám đốc giao. Phòng kinh doanh gồm 2 bộ phận: - Bộ phận Showroom: trưnng bày và giới thiệu sản phẩm chính mà công ty đang phân phối - Bộ phận khai thác thị trường: Quản lý hoạt động mở rộng và phát triển thị trường theo chức năng của phòng.Lập kế hoạch theo tháng tìm kiếm khách hàng mới và tiếp cận với những khách hàng có mối quan hệ chưa tốt đồng thời củng cố mối quan hệ với các khách hàng cũ tìm hiểu kỹ các đối thủ cạnh tranh trong phạm vi thị trường đảm nhiệm Thường xuyên thu thập phân loại xử lý các thông tin về thị trường cũng như các thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty biết tìm hiểu kỹ các thông tin về khách hàng mục tiêu như dây chuyền công suất bộ máy tổ chức Phòng xuất nhập khẩu: Có chức năng giúp giám đốc chuẩn bị để triển khai các hợp đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gần với địa điểm tiêu thụ, tổ chức phát triển mạng lưới bán hàng, cửa hàng, đại lý của công ty, triển khai công tác xuất nhập khẩu hàng hóa. Phòng kế toán: Có chức năng quản lý và sử dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính ứng với kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Thực hiện chỉ đạo và hạch toán theo lệnh kế toán thống kê vào văn bản pháp quy của nhà nước, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, quản lý, hạch toán doanh thu công nợ …. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty. 1.2.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán Đứng đầu là kế toán trưởng – kế toán tổng hợp sau đó là trưởng bộ phận kế toán tại các chi nhánh và các kế toán viên. Phòng tài chính kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ: - Tổ chức mọi công việc kế toán, thực hiện đầy đủ có chất lượng những nội dung công việc kế toán của đơn vị. - Hướng dẫn kiểm tra, thu thập đầy đủ kịp thời tất cả các chứng từ kế toán của đơn vị. - Giúp Giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong công ty để thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản tổ chức quản lý, yêu cầu trình độ quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty Âu Cơ như sau: Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp: Giữ vai trò chỉ đạo chung công việc của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về chế độ kế toán, thống kê., là người trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế, tài chính với giám đốc và các cơ quan thẩm quyền khi họ yêu cầu. Hạch toán kịp thời đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức bộ máy kế toán và các công tác kế toán tại đơn vị. Tập hợp kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các báo cáo theo chế độ quy định. Tham mưu cho ban giám đốc về quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quản lý các tài sản khác trong công ty. Kế toán thanh toán: theo dõi toàn bộ các khoản thanh toán với người mua, người bán, các khoản công nợ với cơ quan thuế và các cơ quan khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán kho, quỹ: theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, hỗ trợ cho kế toán thanh toán, kiểm tra giám sát tình hình thu chi tại đơn vị, hàng ngày lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá, và tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt cho ban giám đốc và kế toán trưởng. Kế toán tại các chi nhánh: có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá tại các cơ sở, doanh thu, chi phí hàng tuần cho ban giám đốc và kế toán trưởng, kiểm tra giám sát tình hình công nợ của khách hàng tại các chi nhánh Bộ phận hỗ trợ kinh doanh: có nhiệm vụ bàn giao hợp đồng, viết hoá đơn tài chính và một số vấn đề phát sinh giữa phòng kế toán và các phòng kinh doanh. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương BHXH Kế toán VL CCDC Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ Kế toán CP, giá thành Kế toán trưởng Quan hệ quản lý Quan hệ làm việc * Ghi chú: Phòng kế toán gồm 7 người: - Kế toán trưởng: là người đứng đầu chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán của công ty, có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc quản lý kế toán viên, lập các kế hoạch tài chính giúp giám đốc có quyết định đúng đắn. - Kế toán tổng hợp : Tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ phận kế toán trong phòng, tập hợp các chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ: ghi chép, phản ánh tình hình Nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán tiền lương, BHXH: Theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT theo đúng chế độ. - Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảmTSCĐ trong doanh nghịêp và trích khấu hao. - Kế toán tiền mặt, TGNH: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tình hình biến động tăng giảm TGNH kho bạc đồng thời quản lý quỹ tiền mặt theo đúng quy định. -Kế toán thanh toán và công nợ : Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ , thanh toán,lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. -Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. 1.2.2.2 Các chính sách, tổ chức, hình thức kế toán tại công ty a> Chế độ kế toán : Công ty áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 quy định về chế độ kế toán Việt nam có sửa đổi bổ sung theo quyết định của Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ do công ty tự lập phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty và được Bộ tài chính chấp nhận. - Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Đồng Việt nam b> Hình thức kế toán áp dụng : Nhật ký chung Với hình thức này hệ thống sổ sách kế toán của công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trong hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải căn cứ vào chứng từ gốc để ghi nhật ký chung, các sổ thẻ kế toán chi tiết sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung, các sổ thẻ kế toán chi tiết để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. c> Sổ sách: - Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản ( Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái. - Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phẩn của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Các sổ Nhật ký đặc biệt được sử dụng tại Công ty TNHH TM và DV Âu Cơ + Sổ Nhật ký thu tiền + Sổ Nhật ký chi tiền + Sổ Nhật ký mua hàng + Sổ Nhật ký bán hàng Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống, được mở cho từng tài khoản tổng hợp. - Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung như sau: + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Vì công ty có mở sổ Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ 10 ngày, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. + Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cấi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Theo hình thức kế toán Nhật ký chung ,các quan hệ đối chiếu được thể hiện như sau:đối chiếu số liệu ở Bảng cân đối số phát sinh với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt. - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Sơ đồ 3: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 1.2.1.3 Chế độ báo cáo tài chính vận dụng: Các báo cáo tài chính được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 –DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mâu số B03 - DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Ngoài ra công ty còn lập báo cáo quản trị bao gồm: báo cáo quản trị theo tháng, theo quý, theo năm để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán. Đặc biệt giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những phương hướng kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM và DV ÂU CƠ 2.1 Kế toán doanh thu bán hàng 2.1.1 Các chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng: + Hoá đơn GTGT + Báo cáo bán hàng + Giấy nộp tiền + Phiếu thu tiền, giấy báo có, + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày + Các chứng từ khác có liên quan TK sử dụng TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511 Phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định doanh thu thuần trong kỳ Sổ sách sử dụng trong hạch toán doanh thu bán hàng: + Sổ chi tiết TK 511 + Số Nhật ký bán hàng + Sổ nhật ký thu tiền + sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Hình thức thanh toán công ty áp dụng là: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bán chịu hoặc thanh toán qua ngân hàng. Vì vậy, thời điểm xác định doanh thu cũng chính là lúc xuất bán hang hóa mà khách hàng mua trả tiền ngay. Khách hàng trả tiền mặt thì trên hoá đơn giá trị gia tăng có ghi số phiếu thu và giấy báo có đồng thời ghi nhận doanh thu luôn. Điều này giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu được tiền, giảm bớt những thủ tục hành chính trong quá trình thanh toán. Hình thức bán trả chậm, trả góp: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua hàng với lượng lớn có thể làm hợp đồng trước với công ty. Khi đó, khách hàng ký hợp đồng tại phòng kế hoạch và định kỳ như trong hợp đồng, khách hàng đến kho của công ty lấy hàng công ty sẽ vận chuyển đến tận nơI khách hàng yêu cầu. Tuỳ thuộc vào hợp đồng đI ký với hai bên. Phương thức này được công ty áp dụng đối với các khách hàng là lâu năm. Đối với trường hợp này công ty phảI làm giấy nhận nợ và cũng lúc đó ghi nhận doanh thu. Cuối tháng phòng kế toán hoàn tất hoá đơn bán hàng, lên doanh thu số bán hàng lập báo cáo bán hàng. Công ty áp dụng thuế theo phương thức khấu trừ thuế, lên doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ sô tiền hàng nhận được ( chưa có thuế VAT). Khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán lúc đó bộ phận kế toán sẽ ghi nhận doanh thu vào số chi tiết bán hàng. Sau đó từ số chi tiết bán hàng kế toán thực hiện ghi vào sổ cái TK 511 Mẫu biểu 2.1 Đơn vị: Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- Hai Bà Trưng. Mẫu số: S38 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: TK 511 – Doanh thu hàng bán Đối tượng: Dầu xả extracare Từ ngày 01/1/2009 đến ngày 31/01/2009 Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 10/1/09 00015 Xuất bán cho công ty DN Hùng Điệp 131 915.140.00 31/01/09 Kết chuyển doanh thu 911 915.140.00 Cộng số phát sinh 915.140.00 915.140.00 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.2 Cty TNHH TM và DV Âu Cơ SỔ CÁI TK 511 Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 30/01/2009 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu NT Trang STT Nợ Có Dư đầu kỳ 09/01/09 Thu tiền bán lẻ 111 210.134.000 09/01/09 Cty thương mại Xuân Anh nợ tiền hàng 131 506.123.000 14/01/09 Cty Hùng Điệp nợ tiền hàng 131 915.140.00 … …. … …… …. …. …. …. …… 31/01/09 Kết chuyển doanh thu bán hàng tháng 01/09 911 2.967.103.000 31/01/09 Số phát sinh trong kỳ: 2.967.103.000 2.967.103.000 Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.3 Cty TNHH TM và DV Âu Cơ Sổ theo dõi công nợ Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Chi tiết: Công ty Thương Mại Xuân Anh Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu NT Trang STT Nợ Có Dư đầu kỳ 09/01/09 00006 09/01/09 Cty Thương Mại Xuân Anh nợ tiền hàng 511 370.640.000 Thuế GTGT phải nộp 3331 37.064.000 31/01/09 31/01/09 Số phát sinh trong kỳ: 407.704.000 Số dư cuối kỳ: 407.704.000 2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu và giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, các khoản thuế phảI nộp nhà nước, Tài khoản sử dụng: TK531, TK 532, TK 521. để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. 2.1.3.1.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Do các chi phí phát sinh trong công ty không nhiều nên Công ty tập hợp tất cả các chi phí sinh vào TK 642 : “Chi phí quản lý doanh nghiệp” *chứng tù sử dụng Tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí quản lý Công ty đều phảI có chứng từ kế toán hợp lý hợp lệ. Tuỳ thuộc vào nội dung của từng khoản mục chi phí phát sinh mà các chứng từ được lập và sử dụng khác nhau. Cụ thể: - Đối với chi phí nhân viên: Căn cứ vào bảng thanh toán lương - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào HĐGTGT,.. - Chi phí bằng tiền: Căn cứ vào phiếu chi, Phiếu báo ngân hàng.. * sổ sách sủ dụng + Sổ chi tiết . Sổ chi tiết chi phí xăng dầu . Sổ chi tiết tiền công . Sổ chi tiết chi phí khác + Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 642 * Quy trình hạch toán : Từ các chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung. Kế toán mở sổ chi tiết 642 để theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK 642. Khi có quyết định chi kế toán lập phiếu chi cho các khoản liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng, kế toán tập hợp tiền lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và các chi phí quản lý doanh nghiệp ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 642. Mẫu biểu 2.4 SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản: 642 – Chi Phí QLDN Từ ngày 01/01/2009đến ngày 31/01/2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Tài Khoản đối ứng Ghi nợ TK 641 Chia ra Số hiệu Ngày tháng CP nhân viên CP KHTSCĐ CP dịch vụ mua ngoài CP khác Số dư đầu kỳ 05/01/09 00040 05/01/09 Thanh toán tiền xe đi công tác 111 5.000.000 10/01/09 00055 10/01/09 Mua VPP 111 1.000.000 15/01/09 00056 15/01/09 Chi tiếpkhách 111 5.000.000 18/01/09 00065 18/01/09 KHTSCĐ 214 35.963.000 ... ... ... .... ... ... ... .. ... .. 31/01/09 BTTL 31/01/09 Thanh toán lương cho NV 334 40.550.000 31/01/09 BTTL 31/01/09 Trích BHYT,BHXH,KPCĐ 338 10.137.500 Cộng PS trong kỳ Ghi có TK 911 50.687.500 34.312.500 10.000.000 15.000.000 Số dư cuối kỳ Mẫu biểu 2.5 SỔ CÁI TK 642 Tên Tài Khoản: Chi phí Quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2009đến ngày 30/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Trang NK chung STT dòng TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 0 10/01 10/01 Mua VPP cho bộ phận QL x .. 111 1.000.000 15/01 15/01 Chi tiếp khách bằng x X 111 5.000.000 … … … …. … … … …. …. 31/01 31/01 Lương và các khoản phụ cấp x X 334 40.550.000 31/01 31/01 Kết chuyển CPQLDN X X 911 110.000.000 Cộng phát sinh 110.000.000 110.000.000 Dư Cuối kỳ Ngày 31 tháng 0._.