Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại An Thành

ổ chức bộ máy kế toán của Công ty ………………….…… 14 1.4.1. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty……………… 14 1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán………………………………….….………. 18 Phần 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương mại An Thành………………………………………….. 21 2.1. Đặc điểm hàng hóa kinh doanh và quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại An Thành……………………………….……………. 21 2.1.1. Đăc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa kinh doanh tại Công ty … 21 2.1.2. Đặc điểm quản lý hàng hóa tại Công ty ……………………………. 22 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán ………………………….…………………. 27 2.3. Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng ……………….…... 28 2.4. Kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu……... 41 2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng …………………………….……... 51 Phần 3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại An Thành ….. 59 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng………………………………………………………………………... 59 3.1.1. Những Thành tựu đạt được…………………………..……………… 59 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục………………….…………………….. 60 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng………………………………………………………………………… 61 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh …………. 61 Kết luận………………………………………..……………….…….……. 66 Phụ lục …………………………………………….……………………… 68 Danh mục tài liệu tham khảo ………………………….………………… 71 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG CHUYÊN ĐỀ TNHH Trách nhiệm hữu hạn UBND Uỷ ban nhân dân GTGT Giá trị gia tăng HĐKD Hoạt động kinh doanh TNDN Thu nhập doanh nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế TSCĐ Tài sản cố định TK Tài khoản TCKT Tài chính kế toán ĐVT Đơn vị tính SL Số lượng DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng 1 Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thương mại An Thành theo trình độ đào tạo. Bảng 2 Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thương mại An Thành đạt được qua các năm Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại An Thành Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại An Thành Sơ đồ 3 Quy trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thương mại An Thành Sơ đồ 4 Xử lý trong BRAVO Mẫu số 1 Biểu chủng loại hàng hóa Mẫu số 2 Phiếu xuất kho Mẫu số 3 Giao diện tính giá vốn Mẫu số 4 Giấy đề nghị xuất kho Mẫu số 5 Hóa đơn GTGT Mẫu số 6 Biên bản bàn giao Mẫu số 7 Bảng kê phiếu nhập/xuất/hóa đơn Mẫu số 8 Bảng kê hóa đơn bán hàng Mẫu số 9 Tổng hợp nhập – xuất - tồn Mẫu số 10 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Mẫu số 11 Sổ tổng hợp phải thu khách hàng Mẫu số 12 Sổ cái tài khoản 131 Mẫu số 13 Sổ cái tài khoản 632 Mẫu số 14 Sổ cái tài khoản 511 Mẫu số 15 Sổ cái tài khoản 3331 Mẫu số 16 Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra GTGT Mẫu số 17 Sổ cái tài khoản 641 Mẫu số 18 Sổ cái tài khoản 642 Mẫu số 19 Sổ cái tài khoản 911 Mẫu số 20 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Mẫu số 21 Sổ nhật ký chung LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là điều tất yếu. Nó vừa là cơ hội vừa là thử thách đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán hàng có một vị trí đặc biệt quan trọng nó quyết định trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cơ chế thị trường cho phép đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng đảm bảo thu hồi vốn và có lãi sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển, ngược lại doanh nghiệp nào tỏ ra non kém trong tổ chức hoạt động kinh doanh thì chẳng bao lâu sẽ đi đến bờ vực phá sản, thực tế của nền kinh tế nước ta đang chứng tỏ điều đó. Bước sang năm 2008 khi Việt nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, việc bán hàng hóa của công ty TNHH thương mại An Thành càng phải đối mặt với không ít khó khăn thử thách, do vậy để có thể đứng vững trên thương trường thì công ty phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép công ty chủ động thích ứng với môi trường nắm bắt cơ hội, huy động có hiệu quả nguồn lực hiện có để bảo toàn và phát triển vốn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ một vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp cũng như việc xác định kết quả kinh doanh cung cấp thông tin cho nhà quản lý về hiệu quả, tình hình kinh doanh của từng đối tượng hàng hóa để từ đó có được những quyết định kinh doanh đúng đắn kịp thời và có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng thực tế tại công ty và xác định kết quả bán hàng, cùng với sự động viên giúp đỡ của các cán bộ trong phòng kế toán em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu được thực tế qua đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại An Thành” cho chuyên đề thực tập của mình. Kết cấu của Chuyên đề gồm ba phần sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại An Thành với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng; Phần 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương mại An Thành; Phần 3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại An Thành. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN THÀNH VỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH thương mai An Thành được thành lập theo Quyết định Số: 450/QĐ-SKHĐT Ngày 15 Tháng 12 Năm 2004 của Sở Kế hoạch & Đầu tư Tỉnh Phú Thọ, có trụ sở tại 273 – Phường Gia cẩm – Thành phố Việt trì – Tỉnh phú thọ. An Thành là một Công ty chuyên kinh doanh rượu, bia và nước giải khát từ những năm 2004, đến năm 2005 thì thành lập Công ty do 3 cổ đông sáng lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.Công ty TNHH Thương mại An Thành là một trong số ít công ty có các sản phẩm của các nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu trên thị trường trong nhiều năm liền và được các hãng sản xuất rượu, bia và nước giải khát giao cho An Thành cung ứng, phục vụ cho nhu cầu của nhân dân trong Tỉnh Phú Thọ, với phương thức bán lẻ là chủ yếu thực hiện chức năng cuối cùng của khâu lưu thông hàng hóa là đưa hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng. Khi mới thành lập Công ty có vốn kinh doanh là 1tỷ đồng. Tính đến 31/12/2007 vốn kinh doanh của công ty là: 4 tỷ đồng. Trong đó: - Vốn cố định: 3 tỷ đồng. - Vốn lưu động: 1 tỷ đồng. - Tổng số lao động có đến 31/12/2007 là: 40 người. - Quy mô hoạt động: Công ty có thị trường rộng khắp với 12 đại lý cấp I tại các huyện, thành phố, thị xã trong tỉnh. Về trang thiết bị: Công ty đã trang bị cho mình một hệ thống trang thiết bị tương đối hoàn chỉnh để phục vụ công tác quản lý bán hàng.Văn phòng công ty được trang bị những trang thiết bị cần thiết như; Máy vi tính, điện thoại, máy fax, photocopy...Ngoài ra còn trang bị: 02 kho chứa hàng hóa rộng 1200 m2; 10 xe ô tô vận tải và Một hệ thống báo cháy nổ giám sát bảo vệ tự động. Công ty TNHH Thương mại An Thành là một loại hình Công ty TNHH, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: Từ năm 2005 đến năm 2006 Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm khảo sát thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò là chính, lợi nhuận mang lại chưa cao. Từ năm 2006 đến năm 2007 Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại TP.Việt trì. Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh. Từ năm 2007 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh, công việc kinh doanh đang đi dần vào ổn định và đưa lại lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được cho mình một mạng lưới tiêu thụ tại nhiều huyện trong tỉnh và từng bước xây dựng mở rộng các đại lý tiêu thụ ở các tỉnh thành khác. Hiện nay thị trường truyền thống là TP. Việt trì vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sản phẩm. Công ty lấy phương châm luôn cung cấp các sản phẩm đảm bảo chất lượng, giữ chữ tín với khách hàng nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Bằng việc bảo đảm cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt, đúng thời gian Công ty đã tạo được sự tín nhiệm với bạn hàng trong tỉnh, bên cạnh đó Công ty luôn tích cực mở rộng thị trường, tìm kiếm bạn hàng cũng như các mặt hàng kinh doanh mới, luôn đảm bảo công tác kinh doanh gắn liền với công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nên trong 3 năm hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả đáng kể. Ta có thể đánh giá tình hình tài chính thông qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được của 3 năm gần đây. (Bảng2) Bảng 2: Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thương mại An Thành đạt được qua các năm (Theo số liệu phòng kế toán tài vụ) ĐVT: 1000VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng doanh thu 5.659.314 8.324.587 8.908.649 Các khoản giảm trừ 27.267 24.015 53.485 Doanh thu thuần 5.632.046 8.300.572 8.855.163 Giá vốn hàng bán 4.214.606 6.627.743 6.992.620 Lợi nhuận gộp 1.307.440 1.672.829 1.862.542 Chi phí bán hàng 881.686 1.123.898 1.208.874 Chi phí quản lý doanh nghiệp 293.753 332.404 363.166 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 132.000 216.526 290.500 Thuế TNDN 36.960 60.626 80.459 Lợi nhuận sau thuế 95.040 155.899 210.040 Qua các chỉ tiêu kinh tế (Bảng 2) thể hiện qua 3 năm có thể thấy năm 2006 Công ty đã từng bước năm bắt thị trường sau 1 năm nghiên cứu nhờ đó đã có những chiến lược hiệu quả xúc tiến việc bán hàng thể hiện ở doanh thu tăng 47% so với năm 2005, tuy vậy lợi nhuận mang lại chưa cao do các chi phí bán hàng còn lớn tăng 27% so với năm 2005, do đó đòi hỏi công ty phải liên tục đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn, bám sát thực tế thị trường tốt hơn, tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng và giá cả hàng hóa. Điều đó cho thấy doanh thu tăng rõ rệt đạt 7% so với năm 2006 và tăng 57% so với năm 2005. Bên cạnh đó Công ty còn tìm mọi cách tiết kiệm chi phí đem lại khoản lợi nhuận ngày một cao, tăng 34% so với năm 2006. * Phương hướng phát triển trong thời gian tới: Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường hiện có, mở rộng khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên. Chiến lược phát triển lâu dài của công ty đó là ngoài việc cung cấp các sản phẩm rượu, bia và nước giải khát có chất lượng qua các kênh phân phối đại lý, kênh kinh doanh bán lẻ nhằm đáp ứng nhu cầu, sở thích ngày càng cao của người tiêu dùng công ty còn có những kế hoạch phát triển kinh doanh mới với những sản phẩm, loại hình dịch vụ mới sẵn sàng phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình. 1.2. Tổ chức kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Thương mại An Thành là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thông qua quá trình kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường, tăng tích luỹ cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên. Công ty TNHH Thương mại An Thành có chức năng kinh doanh các mặt hàng rượu, bia và nước giải khát, phục vụ cho nhu cầu của nhân dân theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách NN, hoạt động kinh doanh theo luật pháp, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ nhân viên trong toàn công ty, quan tâm tốt tới công tác xã hội và từ thiện góp phần làm cho xã hội tốt đẹp hơn. Nhiệm vụ của Công ty: Một là: Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp. Hai là: Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, BHYT, tổng doanh thu số bán ra. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh. Ba là: Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng nhân viên có trình độ, năng lực làm việc, phát huy tối đa sở trường của từng nhân viên trong công ty. Bốn là: Hàng hóa của công ty luôn được chú trọng về qui cách phẩm chất hàng hóa tiêu thụ. Hàng hóa trước khi nhập, xuất đều phải được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng, phẩm chất cũng như các qui định về an toàn thực phẩm. - Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là bán lẻ và đại lý. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng là các đại lý, các cửa hàng của Công ty tại các huyện, và một số khách hàng khác. Các đại lý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Giá bán hàng hóa được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, vận chuyển, bảo quản và gắn liền với sự vận động giá cả trên thị trường. Giá bán hàng hóa thường được thoả thuận với người mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá bán cố định như các mặt hàng của các công ty thương mại khác. - Hàng hóa của Công ty nhập từ một số công ty như Công ty bia Halida, nhà máy bia Hà nội, bia viger, công ty pepsicola, công ty rượu Đồng xuân. .. - Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế là Chi cục thuế TP. Việt trì. 1.3. Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: * Cơ cấu lao động của Công ty Hiện nay Công ty TNHH Thương mai An Thành là một Công ty đang phát triển. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động. Công ty có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Với đà phát triển này thì Công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay, bao gồm: Giám đốc 1 người Phó giám đốc 1 người Phòng nhân sự 4 người Phòng kế toán tài vụ 6 người Phòng hành chính 3 người Phòng tiêu thụ 15 người Đội xe 10 người Mỗi nhân viên đều phụ trách những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng danh sách cán bộ nhân viên của Công ty TNHH Thương mai An Thành: Bảng 1: Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thương mai An Thành theo trình độ đào tạo. TT Đơn vị Tổng số Dài hạn Ngắn hạn Trình độ lao động 1 Ban lãnh đạo 2 x Đại học 2 Phòng nhân sự 4 x Đại học 3 Phòng hành chính 3 x Đại học 4 Phòng kế toán tài vụ 6 x Đại học, cao đẳng 5 Phòng tiêu thụ 15 x x Trung cấp 6 Đội xe 10 THPT *Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: (Sơ đồ 1) Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau: Hội đồng Quản trị gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của công ty có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật. Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng Phòng Hành chính: Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản lý, Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng. - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý. Phòng Nhân sự: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành quy chế nội bộ. Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty. Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của Nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc. Hướng dẫn đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và Luật thuế. - Ghi nhận, sử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính, tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm của công ty. - Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước. - Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty. Phòng tiêu thụ: Giúp giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, khảo sát thăm dò thị hiếu khách hàng, nhu cầu sở thích của khách hàng về các sản phẩm mà mình đang cung cấp, chủ động trao đổi thông tin với khách hàng nhằm tìm kiếm thị trường tiềm năng cho Công ty. - Xây dựng kế hoạch bán hàng theo từng thời kỳ, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình giám đốc. Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty. - Phối hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng. Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại An Thành. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty. Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế tại công ty, hiện nay Công ty TNHH Thương mai An Thành đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Ngoài ra Công ty còn lập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty gồm 3 loại Thứ nhất: Sổ Cái là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng. Thứ hai: Nhật ký đặc biệt bao gồm Nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho. Trong đó, nhật ký bán hàng là nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hóa đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hóa đơn, ngày, tháng, nội dung chứng từ. Thứ ba: Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hóa, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước, kết chuyển chi phí… Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt. (Trình tự ghi sổ kế toán theo Sơ đồ 3) Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thương mai An Thành CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT (NHÂT KÝ MUA HÀNG, NK BÁN HÀNG, NK THU TIỀN, NK CHI TIỀN, NK KHO) SỐ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHINH Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay Phòng Kế toán Công ty đã trang bị hệ thống máy tính được cài đặt phần mềm kế toán BRAVO; bao gồm các phân hệ sau: Hệ thống Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Phân hệ kế toán hàng tồn kho Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Phân hệ kế toán tài sản cố định Phân hệ báo cáo thuế Phân hệ báo cáo tài chính Phần mềm này cho phép có nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp; Lựa chọn hình thức sổ kế toán, sổ sách kế toán, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn hàng xuất. Ngoài ra chương trình này còn có trường thông tin riêng cho người sử dụng tự định, BRAVO cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy cập, Phần mềm kế toán công ty được thiết kế xử lý dữ liệu trực tiếp nghĩa là từ dữ liệu này chương trình sẽ kết xuất và đưa ra các loại Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết và các loại báo cáo tài chính mà công ty đang áp dụng và được cài đặt sẵn trong máy. Quy trình xử lý dữ liệu trong BRAVO được thể hiện ở sơ đồ số 4. Sơ đồ 4: Xử lý trong BRAVO NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH LẬP CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬP CHỨNG TỪ VÀO PHÂN HỆ KẾ TOÁN CÁC TỆP DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH MÁY TỰ ĐỘNG SỬ LÝ DỮ LIỆU THEO PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ THÔNG TIN CẦN KHAI THÁC SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT BÁO CÁO KẾ TOÁN * Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa Sổ chi phí kinh doanh Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Sổ chi tiết thanh toán nội bộ Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng Sổ chi tiết thuế GTGT * Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty : Công ty TNHH Thương mai An Thành sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh: Theo mẫu số B02-DNN Bảng cân đối kế toán: Theo mẫu số B01-DNN Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính: Theo mẫu số B09-DNN Bảng cân đối phát sinh các tài khoản: Theo mẫu số F01-DNN Quyết toán thuế Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ Bảng tập hợp chi phí Báo cáo tăng, giảm TSCĐ Bảng tổng hợp kiểm kê kho Báo cáo quỹ 1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán: Trên cơ sở chế độ tài chính hiện hành về tổ chức công tác kế toán, đặc điểm tổ chức kinh doanh bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của Công ty(Sơđồ2) Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành quản lý hoạt động kinh doanh, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính, vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty. Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 6 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần hành công việc của mình gồm: 01 Kế toán trưởng 01 Kế toán thanh toán và tiền lương 01 Kế toán hàng hóa và bán hàng 01 Kế toán tổng hợp và thuế 01 Thủ kho 01 Thủ quỹ Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mai An Thành Về Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán: Công ty TNHH Thương mai An Thành là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Các nhân viên Phòng kế toán tài vụ tất cả đều đã được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ. Nhiệm vụ của kế toán công ty là: - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của công ty. - Theo dõi kịp thời biến động của tài sản nguồn vốn công ty - Phản ánh đầy đủ các quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình công ty hoạt động kinh doanh. Lập các báo cáo tài chính. Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung công tác kế toán đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty - Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng cho Công ty. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng. - Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như các ban ngành chức năng liên quan. Kế toán thanh toán và tiền lương: - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH của cán bộ nhân viên toàn công ty. - Về thanh toán: Phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán với công ty. Kế toán hàng hóa và bán hàng: - Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng. - Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hóa tồn kho, hàng hóa bán ra. - Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. Kế toán tổng hợp và kế toán thuế: - Kế toán tổng hợp: Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. - Kế toán thuế: Căn cứ vào các hóa đơn mua hàng hóa, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, Kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được ghi chép và lưu trữ, trình tự thực hiện và thời hạn hoàn thành công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ, có hiệu quả PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI AN THÀNH 2.1. Đặc điểm hàng hóa kinh doanh và quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mai An Thành. 2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa kinh doanh tại Công ty Do đặc thù kinh doanh các sản phẩm về các loại nước giải khát và có tính chất theo mùa vụ, mùa hè doanh số cao hơn mùa đông nên đối tượng phục vụ khách hàng của Công ty là mùa nào sản phẩm ấy, với một hệ thống các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ nằm rải rác trên địa bàn các huyện trong tỉnh như Huyện Phù ninh, Lâm thao, Tam nông, Thanh thủy… để thực hiện khâu bán buôn, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng, và do nắm bắt được nhu cầu sở thích của đa số khách hàng nên doanh thu của công ty luôn giữ ổn định và tăng trưởng. Ưu thế cạnh tranh của công ty trên thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm mà công ty đang kinh doanh với mục tiêu tôn chỉ của công ty là sẵn sàng phục vụ đến tận tay người tiêu dùng, cung cấp các loại rượu, bia và nước giải khát với chất lượng và giá cả phù hợp. Có thể nêu ra một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty như: Rượu chai các loại; Bia chai, bia hộp, Nước giải khát các loại có ga, không ga được nhập từ một số nhà máy sản xuất như Công ty bia Halida, nhà máy bia Hà nội, bia viger, công ty pepsicola, Công ty rượu Đồng xuân…vì các sản phẩm này có tính chất theo mùa vụ do đó mỗi loại sản phẩm hàng hóa cũng có những đặc thù riêng đòi hỏi nhà sản xuất cũng phải đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng mọi nhu cầu sở thích của người tiêu dùng, Ngoài ra trong công tác quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng hóa đơn vị cũng cần phải có những chiến lược riêng mang tính lâu dài. Từ những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa. 2.1.2. Đặc điểm quản lý hàng hóa tại Công ty Công tác quản lý hàng hóa của công ty được thực hiện cả về mặt giá trị và hiện vật, hàng hóa mua về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại mỗi lần nhập có giá trị khác nhau, để tránh tình trạng mất mát hàng hóa công ty đã chú trọng ngay từ khâu mua đến khâu bảo quản trông coi. Cụ thể là công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế trách nhiệm cho từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng tiêu thụ, phòng kế toán tài vụ,…Trong đó phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lần nhập - xuất - tồn, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu xác định kết quả kinh doanh, tình hình xuất kho hàng hóa được thực hiện theo giá thực tế trên các tài khoản, Sổ tổng hợp. Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán và Công ty đã chú trọng đến việc hiện đại hóa công tác kế toán bằng các phần mềm chuyên nghiệp. Trong quá trình bán hàng Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thuận tiện, nhanh chóng và đảm bảo uy tín với khách hàng. Mẫu số 1: Một số chủng loại hàng hóa Số tt Chủng loại hàng hóa Đơn vị tính I Rượu 1 Rượu vodka Hà nội Chai 2 Rượu Đồng xuân Chai II Bia 1 Bia lon Halida Hộp 2 Bia lon Hà Nội Hộp 3 Bia chai Hà Nội Chai III Nước giải khát 1 Pepsi lon Thùng 2 Pepsi chai Thùng 3 Nước yến lon Thùng 4 Nước sâm lon Thùng 5 Sữa đậu nành Thùng 6 Rino Thùng 7 … *Đặc điểm phương thức bán h._.