Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

MỤC LỤC Danh mục các từ viết tắt trong bài 3 Danh mục sơ đồ bảng biểu 4 Lời nói đầu 5 Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH Thái Vinh 7 1.1/ Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở Công ty 7 1.1.1/ Lịch sử hình thành 7 1.1.2/ Chức năng nhiệm vụ của Công ty 8 1.1.3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty 9 1.1.4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 9 1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 15 1.2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán 15 1.2.2/ Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty 17 Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thái Vinh 22 2.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Thái Vinh 22 2.1.1/ Đăc điểm hàng hoá và phân loại hàng hoá kinh doanh tại Công ty 22 2.1.2/ Đặc điểm quản lý hàng hoá tại Công ty 22 2.2/ Quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh 24 2.2.1/ Phương thức bán hàng và tài khoản sử dụng 24 2.2.2/ Chứng từ và trình tự lưu chuyển chứng từ xuất kho 26 2.2.3/ Kế toán giá vốn hàng bán 28 2.2.4/ Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng 29 2.2.5/ Kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu 42 2.3/ Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh 52 2.3.1/ Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty 52 2.3.2/ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty 54 2.3.3/ Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty 55 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh 60 3.1/ Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh 60 3.1.1/ Những thành tựu đạt được 60 3.1.2/ Những tồn tại cần khắc phục 61 3.2/ Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh 62 3.3/ Một số ý kiến đề xuất 63 Kết luận 70 Phụ lục 71 Danh mục tài liệu tham khảo 74 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI TNHH Trách nhiệm hữu hạn UBND Uỷ ban nhân dân GTGT Giá trị gia tăng HĐKD Hoạt động kinh doanh TNDN Thu nhập doanh nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế TSCĐ Tài sản cố định TK Tài khoản TCKT Tài chính kế toán ĐVT Đơn vị tính SL Số lượng STT Số thự tự DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng 1 Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh Bảng 2 Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thái Vinh đạt được qua các năm Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh Sơ đồ 3 Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh Sơ đồ 4 Xử lý BRAVO – Công ty TNHH Thái Vinh Mẫu số 1 Biểu chủng loại hàng hoá Mẫu số 2 Phiếu xuất kho Mẫu số 3 Giao diện tính giá vốn Mẫu số 4 Giấy đề nghị xuất kho Mẫu số 5 Hoá đơn GTGT Mẫu số 6 Biên bản bàn giao Mẫu số 7 Bảng kê phiếu nhập/xuất/hoá đơn Mẫu số 8 Bảng kê hoá đơn bán hàng Mẫu số 9 Tổng hợp nhập – xuất - tồn Mẫu số 10 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Mẫu số 11 Sổ tổng hợp phải thu khách hàng Mẫu số 12 Sổ cái tài khoản 131 Mẫu số 13 Sổ cái tài khoản 632 Mẫu số 14 Sổ cái tài khoản 511 Mẫu số 15 Sổ cái tài khoản 3331 Mẫu số 16 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra GTGT Mẫu số 17 Sổ cái tài khoản 641 Mẫu số 18 Sổ cái tài khoản 642 Mẫu số 19 Sổ cái tài khoản 911 Mẫu số 20 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Mẫu số 21 Sổ nhật ký chung LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và Nhà nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đòi hỏi tính độc lập, tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cao. Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Muốn vậy các doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ được vị trí của khâu lưu thông hàng hoá vì nó quyết định sự phát triển của nền kinh tế và đặc biệt là nó quyết định đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp thương mại, bán hàng lại càng có vị trí quan trọng vì nó quyết định trực tiếp đến các khâu khác của quá trình kinh doanh thương mại. Có bán được hàng hoá, lấy thu bù chi đảm bảo có lãi thì doanh nghiệp phải đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá, rút ngắn vòng quay của vốn, thu hồi vốn một cách nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Mặt khác, mục đích chính của doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả kinh doanh nói chung và việc xác định kết quả bán hàng cũng rất quan trọng. Do vậy bên cạnh các biện pháp quản lý, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết, giúp cho các doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thái Vinh em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh” cho chuyên đề thực tập của mình. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần sau: Chương I : Tổng quan về Công ty TNHH Thái Vinh Chương II : Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh. CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THÁI VINH 1.1/ Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở Công ty: 1.1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đông sáng lập, hiện nay mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy, linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội. Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: * Từ năm 2004 đến năm 2005 Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận mang lại chưa cao. * Từ năm 2005 đến năm 2006 Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh. * Từ năm 2006 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành, xây dựng các đại lý phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan, đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh. Hiện nay thị trường truyền thống Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sản phẩm. Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ chữ tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thu tiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toán định kỳ đối với các đại lý. 1.1.2/ Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: * Chức năng của Công ty Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội, đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp. * Nhiệm vụ của Công ty : Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp. Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số bán ra. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh. Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực làm việc. 1.1.3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty : Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới, đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kih doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể. * Kinh doanh dịch vụ Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: Tổ chức các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, các đại lý và cá nhân người tiêu dung. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu ở Hà Nội. 1.1.4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: a/ Cơ cấu lao động của Công ty : Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một Công ty phát triển. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động. Công ty có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Với đà phát triển này thì Công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay, bao gồm: Giám đốc 1 người Phó giám đốc 1 người Phòng kỹ thuật 10 người Phòng nhân sự 4 người Phòng kế toán 6 người Phòng hành chính 3 người Phòng kinh doanh 15 người Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh: Bảng 1: Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh TT Đơn vị Tổng số Dài hạn Ngắn hạn Trình độ lao động 1 Ban lãnh đạo 2 x Đại học 2 Phòng nhân sự 4 x Đại học 3 Phòng hành chính 3 x Đại học 4 Phòng kế toán 6 x Đại học 5 Phòng kỹ thuật 10 x Cao đẳng, đại học 6 Phòng kinh doanh 15 x Cao đẳng, đại học b/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: (Sơ đồ 1) Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau: * Hội đồng quản trị: gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty. * Ban giám đốc : Giám đốc: là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật. Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng * Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu sự điều hành của giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. - Phòng hành chính: Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản lý, công tác pháp chế, thi đua, tuyên truyền. Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý. Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng - Phòng nhân sự: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành quy chế nội bộ. Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của nhân viên trong Công ty . Phòng tài chính kế toán: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty Thực hịên đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của Nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình giám đốc. Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế. Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước. Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty. Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho Công ty Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình giám đốc. Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng. Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật của Công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của Công ty Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng nhân sự Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng TCKT c/ Mối quan hệ với các bên liên quan: Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là bán lẻ và đại lý. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác. Các đại lý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Hàng hoá của Công ty nhập từ 2 Công ty Thái Việt và Thiên Minh. Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ Công ty mẹ và phân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu. Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế là Chi cục thuế Ba Đình. d/ Đánh giá hoạt động của Công ty : Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã có những bước phát triển đáng khâm phục. Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đã tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là do Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty là một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách Nhà nước. Ta có thể sơ qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm (Bảng 2) * Phương hướng phát triển trong thời gian tới: Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên. Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là ngoài việc cung cấp các sản phẩm thiết bị văn phòng có chất lượng cao qua các kênh phân phối đại lý, kênh kinh doanh bán lẻ nhằm chuyển tới người tiêu dùng cơ hội làm chủ các thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất. Công ty TNHH Thái Vinh cũng định hướng tham gia vào thị trường công nghệ cao như viễn thông, dầu khí, nước và môi trường…có các yêu cầu phức tạp để tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, giải pháp phục vụ tốt nhất khách hàng của mình. Bảng 2: Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thái Vinh đạt được qua các năm ĐVT: 1000VNĐ Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Tổng doanh thu 5.144.831 7.567.807 8.098.772,892 Các khoản giảm trừ 24.789 21.832 48.623,636 Doanh thu thuần 5.120.042 7.545.975 8.050.149,256 Giá vốn hàng bán 3.831.460 6.025.221 6.356.928,667 Lợi nhuận gộp 1.188.582 1.520.754 1.693.220,589 Chi phí bán hàng 801.533 1.021.726 1.098.977,887 Chi phí quản lý doanh nghiệp 267.049 302.186 330.151,009 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 120.000 196.842 264.091,693 Thuế TNDN 33.600 55.115 73.145,674 Lợi nhuận sau thuế 86.400 141.727 190.946,091 (Theo số liệu phòng kế toán) Qua các chỉ tiêu kinh tế thể hiện qua 3 năm có thể thấy năm 2005 Công ty đã từng bước năm bắt thị trường sau 1 năm nghiên cứu nhờ đó đã có những chiến lược hiệu quả xúc tiến bán hàng thể hiện doanh thu tăng 47% so với năm 2004, tuy vậy lợi nhuận chưa cao do các chi phí bán hàng còn lớn. Không tự bằng lòng với kết quả đạt được, Công ty liên tục đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn, bám sát thực tế thị trường, tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng hàng hoá và chế độ bảo hành thể hiện ở doanh thu tăng nhanh đạt 7% so với năm 2005 và tăng 57% so với năm 2004. Cùng với các chính sách kinh doanh hiệu quả Công ty đã tìm mọi cách tiết kiệm chi phí đem lại khoản lợi nhuân ngày một cao tăng 34% so với năm 2005. 1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty : 1.2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán: a/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty (Sơ đồ 2). Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của Công ty. Phòng Tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng Tài chính kế toán của Công ty có 6 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình gồm: Một kế toán trưởng Một kế toán thanh toán và tiền lương Một kế toán phụ trách hàng hoá và bán hàng Một kế toán tổng hợp và thuế Một thủ kho Một thủ quỹ Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và thuế Kế toán hàng hoá và bán hàng Thủ kho Thủ quỹ Kế toán thanh toán và tiền lương b/ Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán: Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Phòng kế toán có 6 nhân viên, tất cả đều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán. * Kế toán trưởng: Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty . Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng. Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như các ngành chức năng. * Kế toán thanh toán và tiền lương: Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công ty. Do đặc thù kinh doanh hàng hóa, các khoản công nợ lớn và phức tạp nên hàng ngày kế toán viên phải ghi sổ chi tiết thanh toán người bán, người mua. Nhiệm vụ đôn đốc nhân viên kinh doanh, kỹ thuật thu hồi các khoản công nợ đến hạn. * Kế toán hàng hoá và bán hàng: Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. * Kế toán tổng hợp và kế toán thuế: Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. Kế toán thuế: căn cứ vào các hoá đơn mua hàng hoá, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. * Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. 1.2.2/ Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty : a/ Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. b/ Chế độ kế toán: Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. c/ Hình thức sổ kế toán: Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Ngoài ra Công ty còn lập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty : Sổ cái : là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng. Nhật ký đặc biệt: bao gồm Nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho. Trong đó, nhật ký bán hàng là nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. Nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước…Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ 3: Sơ đồ 3 : Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh Sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sổ nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay phòng kế toán Công ty đã được trang bị hế thống máy tính cài đặt phần mềm kế toán BRAVO bao gồm các phân hệ sau: Hệ thống Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Phân hệ kế toán hàng tồn kho Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Phân hệ kế toán tài sản cố định Phân hệ báo cáo thuế Phân hệ báo cáo tài chính Phần mềm này cho phép có nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp : lựa chọn hình thức sổ kế toán,sổ sách kế toán, lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho,lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng xuất .Ngoài ra chương trình này còn có trường thông tin riêng cho ngừời sử dụng tự định, BRAVO cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phần quyền truy cập, cập nhật chi tiết. Phần mềm kế toán công ty được thiết kế xử lý dữ liệu trực tiếp nghĩa là dữ liệu này chương trình cho phép đưa ra các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo kế toán mà công ty áp dụng và đã cài đặt sẵn trong máy. Quy trình xử lý dữ liệu trong Bravo được thể hiện sơ đồ số 4. Sơ đồ 4: Xử lý trong BRAVO –Công ty TNHH Thái Vinh Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập Chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào phân hệ kế toán Các tệp dữ liệu trên máy tính Máy tự động xử lý dữ liệu theo phần mềm Đăng ký thông tin cần khai thác Báo cáo kế toán Sổ Tổng Hợp Sổ Chi Tiết * Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ chi phí kinh doanh Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Sổ chi tiết thanh toán nội bộ Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng Sổ chi tiết thuế GTGT d/ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty : Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thái Vinh bao gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02-DNN Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01-DNN Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính : theo mẫu số B09-DNN Bảng cân đối phát sinh các tài khoản : theo mẫu số F01-DNN Quyết toán thuế Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ Bảng tập hợp chi phí Báo cáo tăng, giảm TSCĐ Bảng tổng hợp kiểm kê kho Báo cáo quỹ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI VINH 2.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Thái Vinh: 2.1.1/ Đặc điểm hàng hoá và phân loại hàng hoá tại Công ty TNHH Thái Vinh: Công ty TNHH Thái Vinh là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là kinh doanh và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật bảo hành, bảo trì các thiết bị máy văn phòng, chính vì vậy hàng hoá của Công ty mang những đặc điểm riêng. Nhiều chủng loại máy khác nhau như máy photocopy, máy chiếu, máy fax…đi kèm là rất nhiều linh kiện, phụ kiện của máy như trống, gạt, từ, mực bao gồm mực máy photo, mực máy fax…Do đó đơn vị tính của mỗi loại hàng hoá cũng đa dạng, ví dụ đơn vị cái dùng cho máy photocopy, máy chiếu, máy fax; đơn vị m dùng cho cáp in; đơn vị túi dùng cho từ, mực in…(Mẫu số 1) Những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hoá, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng hoá. 2.1.2/ Đặc điểm quản lý hàng hoá tại Công ty : Công tác phân loại hàng hoá và theo dõi chi tiết số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và có tính khoa học cao. Nhờ vậy mà Công ty có thể nắm bắt được dễ dàng toàn diện cũng như chi tiết các loại hàng hoá tại Công ty. Hệ thống kho tang, phòng kế toán, phòng kinh doanh của Công ty có sự gắn bó đối chiếu, kiểm tra số liệu hàng hoá nhập - xuất - tồn đảm bảo quản lý chặt chẽ. Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ chính sách chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và các tổ chức tài chính. Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán và Công ty đã chú trọng đến việc hiện đại hoá công tác kế toán. Trong quá trình tiêu thụ, Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện thuận tiện, nhanh chóng và nâng cao uy tín với khách hàng. Mẫu số 1 : Chủng loại hàng hoá STT Chủng loại hàng hoá Đơn vị tính I Máy photo 1 Máy photo Sharp AR 5316 Chiếc 2 Máy photo Sharp AR 5320 Chiếc 3 Máy photo Sharp AR 6050 Chiếc II Máy fax 1 Máy fax FO-77 Chiếc 2 Máy fax Sharp Chiếc III Mực máy photo 1 Mực AR – 016ST Hộp 2 Mực AR – 200CT Hộp IV Mực máy fax 1 Mực 29DC Hộp 2 Mực 30DC Hộp V Trống 1 Trống 202DR Chiếc 2 Trống 216DR Chiếc VI Từ 1 Từ 202SD Gói 2 Từ 226SP Gói 2.2/ Quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thái vinh: 2.2.1/ Phương thức bán hàng và tài khoản sử dụng a/ Phương thức bán hàng: Hiện nay, Công ty đang thực hiện 2 phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ hàng hoá là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ. Bán buôn là bán cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân mua để tiếp tục bán lại hay các dự án với số lượng và giá trị lớn. Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Công ty TNHH Thái vinh tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thuế GTGT đầu ra áp dụng cho một số mặt hàng là khác nhau : Máy photocopy, máy fax, máy chiếu và các phụ kiện đi kèm áp dụng mức thuế 10% Máy vi tính và phụ kiện áp dụng mức thuế 5% b/ Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quản bán hàng, kế toán Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây: - TK 511 “Doanh thu bán hàng”, tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ sản xuất kinh doanh không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 532 “Giảm giá hàng bán” - TK 632 “Giá vốn hàng bán” : phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ và không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 156 “Hàng hoá”: phản ánh trị giá hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ và nó cũng không có TK chi tiết cấp 2. - TK 131 “Phải thu khách hàng”: Công ty không mở các tiểu khoản chi tiết theo từng khách hàng vì lượng khách hàng là rất lớn đã được phân nhóm ở danh mục đối tượng. Tài khoản này được mở tiểu khoản chi tiết theo tên các cán bộ kinh doanh bán hàng trực tiếp. - TK 641 “Chi phí bán hàng”, được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411 “Chi phí nhân viên” TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dung” TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6418 “Chi phí bằng tiềm mặt” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, đ ược mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí” TK 6426 “Chi phí dự phòng” TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6428 “Chi phí bằng tiền mặt - Tại Công ty, phần thuế giá._.