Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội

ng mại nói riêng. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá. Đặc biệt công tác bán hàng được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ bán hàng hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu tổ chức bán hàng và kế toán bán hàng là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Sắc Màu, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội ’’ làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp Công ty thấy được những mặt đã làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán bán hàng. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương sau: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Do thời gian thực tập hạn chế và kiến thức còn có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý hướng dẫn của các thầy cô giúp em hoàn thiện được đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Thị Quỳnh Mai CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY SẮC MÀU HÀ NỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập, được thành lập ngày 27/02/2002 do sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép số 0102004615, Công ty ra đời với tên gọi Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đặt trụ sở tại số 10-11 Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh và có văn phòng đại diện tại 33 Giải Phóng Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu nhập khẩu phân phối tại Việt Nam cho các sản phẩm hoá mỹ phẩm và làm đẹp từ Hàn Quốc, Malaysia. Những năm đầu mới thành lập, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là phân phối hoá mỹ phẩm cho các đại lý của Công ty tại các tỉnh Miền Nam và‎ Miền Bắc. Khi bắt đầu hoạt động, năm 2002 Công ty đã chủ động nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh của mình trong đó hoá mỹ phẩm là chủ yếu với các mặt hàng: kem dưỡng da, son, phấn, dầu gội, sữa tắm …. Với ý thức vươn lên Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội luôn luôn nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Mục đích thành lập công ty: - Tiếp tục tích tụ vốn và phát triển vốn. - Tiếp tục sử dụng hết khả năng lao động của Công ty nhằm giữ uy tín và quan hệ với các bạn hàng trong nước và quốc tế với tên gọi SMCO., LTD - Hiện nay Công ty có số lượng công nhân viên là 30 người, trong đó nhân viên quản lý là 08 người. Hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Nếu với tốc độ phát triển này thì Công ty sẽ ngày càng có nhiều thêm thêm lao động có trình độ cao, đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: - Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng hoá mỹ phẩm và mua bán một số hàng hoá khác theo quy định hiện hành của nhà nước và Bộ Thương mại. - Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép, mặt hàng có đăng ký kinh doanh, Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại: nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Công ty được quyền mở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoá mỹ phẩm, hàng tiêu dùng và bán các mặt hàng trong và ngoài nước. Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp được chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế và các văn bản khác đã ký kết với các khách hàng trong và ngoài nước thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại và các loại hình thương mại. - Kinh doanh, liên kết trong nước để phục vụ cho nhu cầu của thị trường, có nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu và mua bán trong và ngoài nước. Quy mô nguồn vốn của công ty: (Đơn vị: Đồng) Nguồn vốn Năm 2004 Năm 2005 I. II. III. IV. Vốn chủ sở hữu Vốn vay dài hạn Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn 5.230.000.000 400.000.000 4.157.000.000 1.473.000.000 5.599.600.000 250.000.000 4.216.000.000 1.633.600.000 Qua Bảng quy mô nguồn vốn của Công ty ta thấy năm 2005 so với năm 2004 nguồn vốn chủ sở hữu đã tăng lên do Công ty hoạt động kinh doanh có lợi nhuận. Nguồn vốn vay giảm chứng tỏ Công ty đã tăng thêm được nguồn vốn tự bổ sung điều này thể hiện rất tốt. Trong những năm gần đây mặc dù phải chịu rất nhiều áp lực cũng như sức cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, nhưng Công ty vẫn hoạt động hiệu quả. Hoạt động kinh doanh có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa với Nhà nước và nâng cao thu nhập cho công nhân viên của Công ty. Điều này được thể hiện rất rõ qua kết quả kinh doanh mà Công ty đạt được trong những năm gần đây. (Biểu 1:Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính) Biểu 1: Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng) STT Chỉ tiêu 2004 2005 1 2 3 4 5 6 7 Tổng giá trị sản lượng Doanh thu Tổng chi phí kinh doanh Lợi nhuận trước thuế Nộp ngân sách nhà nước Số lượng lao động (Người) Thu nhập bình quân đầu/ người 5.069 4.750 3.847 930 280,3 30 12 5.100 4.830 3.912 918 357,04 32 14 Kết quả kinh doanh trong những năm qua khẳng định sự quyết tâm phát huy nội lực và những cố gắng đóng góp tích cực của Ban giám đốc, nhân viên của Công ty. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của Cụng ty có các phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau: Hội đồng thành viên Kế toán trưởng (Phòng TCKT) TP Kinh doanh (PGĐ kinh doanh) Trưởng phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh, xúc tiến bán hàng Phòng nghiên cứu thị trường Phòng nhập khẩu Phòng xuất khẩu Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý: ( Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Gồm tất cả các thành viên của Công ty, đứng đầu hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên. Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Công ty. ( Giám đốc : Là người đứng đầu Công ty, giúp việc cho giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc nhập khẩu, kế toán trưởng và các phòng ban chức năng. Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. - Phó giám đốc kinh doanh : Tham mưu cho giám đốc về chiến lược và sách lược kinh doanh của Công ty nắm bắt được tình hình tiêu thụ và phân phối của Công ty về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và nghiên cứu phát triển thị trường tìm ra phương hướng đầu tư cho các mặt hàng. + Phòng nghiên cứu thị trường : định hướng đầu tư các mặt hàng, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra các thị trường tiềm năng cho Công ty. + Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng : Sau khi phòng nghiên cứu thị trường đã tìm ra thị trường tiềm năng, phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng tiến hành chào giá và bán các mặt hàng của Công ty. - Phó giám đốc xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ tìm ra các nguồn hàng, sang nước ngoài ký kết các hợp đồng nhập khẩu, đồng thời tìm bạn hàng để xuất khẩu. - Kế toán trưởng: Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở. Tiến hành hoạt động trong sản xuất kinh doanh cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. 2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty mà Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của Công ty: Bộ máy kế toán tập trung, tổ chức hình thức kế toán đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Phòng kế toán của Công ty gồm có 4 người: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp - Kế toán kho,lương, BHXH, TSCĐ - Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ - Thủ quỹ Nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong Công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ máy tổ chức kế toán của Công ty bố trí như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng TCKT) Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ Thủ quỹ Kế toán kho, lương, BHXH, TSCĐ Sơ đồ:Tổ chức bộ máy kế toán + Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước vào đặc điểm của Công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn Công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng...đồng thời tham mưu cho giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng mở L/C theo dõi yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của Công ty, chịu trách nhiệm rút tiền khách hàng gửi, khách hàng trả từ ngân hàng về cho phòng kinh doanh, đồng thời theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh, giải quyết các nghiệp vụ còn tồn đọng trước đây để tìm ra những sai sót của công việc kế toán những năm trước. + Kế toán kho, lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định : Viết phiếu nhập kho, xuất kho, cập nhật số lượng hàng hoá nhập - xuất - tồn về mặt số lượng và giá trị, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu, tính lương và trích bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, phụ trách các phần hàng công việc của máy vi tính như : soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, số liệu kế toán trên máy, quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Thủ quỹ: Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. 2.2. Hình thức ghi sổ kế toán. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 2002 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: * Sổ cái: Là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ Cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng. * Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng là nhật kí ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. * Nhật kí chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như : hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau : Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ : Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty Sắc Màu Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội - Hiện nay Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền với hình thức Nhật ký chung Công ty sử dụng các loại sổ sách như: Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết. Các chứng từ bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng... Hiện nay Công ty đang thực hiện chế độ kế toán theo Quy định số 1141 TC/QĐ//CĐKT do Bộ Tài Chính ban hành. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12 năm báo cáo, đơn vị tiền tệ ghi chép trong sổ sách là VND. Nguyên tắc chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá của NHVN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống báo cáo kế toán gồm: + Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. + Bảng cân đối kế toán. + Bảng cân đối số phát sinh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. + Bảng tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Kỳ lập ngày 31/12 năm hoạt động kinh doanh. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1. PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1.1. Phương thức bán hàng. Về phương thức bán hàng, Công ty Sắc Màu Hà Nội chuyên kinh doanh các mặt hàng hoá, mỹ phẩm, dụng cụ chăm sóc sắc đẹp.Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, hệ thống các siêu thị và các khách hàng khác. Các đại l‎ý, các siêu thị các và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, Công ty cho phép nợ lại theo thời hạn còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu được Công ty chấp thuận thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). 1.2. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI. 2.1 Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ khi bán hàng. Các chứng từ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: Được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt, đồng thời là Phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chứng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số quy định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. 2.2 Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo hình thức Nhật ký chung. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ Cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập Bảng cân đối tài khoản. Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và Bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ Cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với Bảng tổng hợp chi tiết, giữa Bảng cân đối tài khoản với Bảng tổng hợp chi tiết. Quy trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ Cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Sơ đồ : Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. 2.3.1 Hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 156 - Hàng hóa Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên Bảng thuyết minh báo cáo tài chính của Công ty, Công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kiểm kê định kì và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và Kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào tài khoản 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Phiếu xuất kho: Ghi đầy đủ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, số tiền phải thanh toán, họ tên người mua hàng, lý do‎ xuất hàng, xuất tại kho nào... Kế toán ghi phiếu xuất kho thành 3 liên: Liên 1: Dùng để lưu lại với cuống sổ. Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hóa đơn để vào Nhật ký‎‎ chung, từ đó cuối tháng lên sổ Cái tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán". ( Biểu 13- Trang 32) 2.3.2 Hạch toán nghiệp vụ bán buôn. Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Quy trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất Hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1: Lưu tại quyển gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn, vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Trung tâm thương mại Intimex đặt mua mặt hàng Phấn nâu Essance và son môi Biocura. Căn cứ vào bảng giá kèm theo hợp đồng mua bán giữa hai công ty, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho (Biểu 2- trang 20) với các khoản mục chủ yếu sau: - Loại hàng: Phấn nâu Essance và son môi Biocura - Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong Hoá đơn GTGT - Phương thức thanh toán: Thanh toán vào ngày 30 tháng 06/2006 Sau khi phiếu này được Trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để viết Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho và hoá đơn đều được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: Đối với phiếu xuất kho : 01 liên lưu tại gốc, thủ kho ký vào 02 phiếu còn lại, 01 phiếu giao cho người nhận, 01 phiếu giữ lại ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán. Đối với hoá đơn: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được Hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào Thẻ kho (Biểu 4- Trang22). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng (Biểu 2- trang20). Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào Thẻ kho, thủ kho chuyển Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào Sổ chi tiết hàng hoá đồng thời vào sổ Nhật ký chung. (Biểu 5- Trang 23, Biểu 6- Trang24). Biểu 02: Phiếu đề nghị xuất hàng Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Số phiếu: 0089X Kho :Công ty PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hương Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội Mặt hàng : Phấn nâu Essance Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Xuất tại : Kho Công ty STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Phấn nâu Essance Hộp 72 72 Cộng Hộp 72 72 Người đề nghị (Đã ký) Trưởng phòng (Đã ký) KT trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Người nhận (Đã ký) Biểu 03: Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01/GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: (Lưu nội bộ) Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Ký hiệu: EN/2004B Số: 0052190 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Địa chỉ: 10,11 lô H - Điện Biên Phủ - P. 25- Q.Bình Thạnh - TP HCM Điện thoại: 08.8035544. MST 0302088547 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Quyền. Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội Sổ tài khoản: .................... Hình thức thành toán: Tiền mặt. MST: 0101325237 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Phấn Nâu Essance Hộp 72 22.551 1.623.672 Cộng 1.623.672 Cộng tiền hàng: 1.623.672đ Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.367đ Tổng cộng tiền thanh toán: 1.786.039đ Số tiền viết bằng chữ: Một triệu bẩy trăm tám mươi sáu nghìn không trăm ba chín đồng. Người mua hàng (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Biểu 04:Thẻ kho Công ty Sắc Màu Hà Nội THẺ KHO Tháng 06 năm 2006 Hàng hoá: Phấn nâu Essance Đơn vị tính:Hộp Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu tháng 1052 0087 2/06 Siêu thị Big C 36 1016 0088 12/06 Công ty Ngọc Lan 72 944 0089 17/06 TT TM Intimex 72 872 …. …. ….. .... .... 00105 27/06 Chi nhánh Cty Thăng Long 12 860 00990N 30/6 Nhập kho hàng hoá 5000 864 5188 Biểu 05: Sổ chi tiết hàng hóa Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 06 năm 2006 Tên, quy cách hàng hoá : Phấn nâu Essance Đơn vị tính : Hộp; đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Dư đầu kỳ 1.052 0087 2/06 Xuất hàng bán 632 22.551 36 811.836 1.016 0088 12/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 944 0089 17/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 872 ….. ….. ….. ..... ... ...... .... ...... 00105 27/06 Xuất hàng bán 632 22.551 12 270.612 860 00990 30/06 Mua hàng chưa t.toán 331 15.350 5.000 76.750.000 Tổng cộng 5.000 76.750.000 864 19.484.064 5.188 116.994.588 Biểu 06: Sổ Nhật ký chung Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 06/2006 Trang : 01 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 250 02/06 Rút tiền gửi ngân hàng x 111 112 80.000 80.000 0087 02/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 632 156 811.836 811.836 0088 12/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 112 151 1.623.672 1.623.672 0089 17/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 632 156 1.623.672 1.623.672 …. … …. … … … … Cộng …. …. Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Biểu 07: Sổ chi tiết bán hàng Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 06 năm 2006 Tên mặt hàng: Phấn nâu Essance Loại tiền : VND Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác 0087 2/6 Xuất hàng bán 111 36 22.551 811.836 81.184 0088 12/6 Xuất hàng bán 112 72 22.551 1.623.672 162.367 0089 17/06 Xuất hàng bán 131 72 22.551 1.623.672 162.367 ........... ... ...... ...... 00105 27/6 Xuất hàng bán 111 12 22.551 270.612 27.061 Cộng 864 22.551 19.484.064 1.948.406 Biểu 08:Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 06/2006 Mặt hàng : Phấn nâu Essance Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày Dư đầu kỳ 0087X 2/06 Xuất hàng bán 156 552.600 0087X 12/06 Xuất hàng bán 156 1.105.200 0088X 17/06 Xuất hàng bán 156 1.105.200 0089X 27/06 Xuất hàng bán 156 184.200 … …. …. …. …. …. Tổng cộng phát sinh trong tháng: 13.262.400 Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 02883 ngày 17/06/2006 bán cho Trung tâm thương mại Intimex, kế toán sẽ phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu 07- Trang25). Cuối tháng kế toán xác định tổng giá vốn của lô hàng Phấn nâu Essance : 864 x 15.350 = 13.262.400 VND Kế toán định khoản; Nợ TK 632: 13.262.400 Có TK 156 (1561): 13.262.400 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 21.432.470 Có TK 511: 19.._.