Hoàn thiện Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam Sơn

nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới phương thức bán hàng, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán, luôn cải tiến bộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng là phương thức giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải được các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy người quản lý sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả. Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ Phần Tam Sơn, do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức bán hàng cũng như công tác kế toán bán hàng em đã chọn Chuyên đề Thực tập tốt nghiệp với Đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam Sơn ” Mục tiêu của Chuyên đề này là làm rõ những nguyên tắc kế toán bán hàng, liên hệ với thực trạng của Công ty Cổ phần Tam Sơn để thấy được những vướng mắc, tồn tại và có được các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở Công ty. Cùng với sự cố gắng của bản thân, luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo GS.TS Nguyễn Quang Quynh và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty em đã hoàn thành Chuyên đề này, nhưng do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên Em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân. Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung của Chuyên đề bao gồm ba phần chính: Chương I: Đặc điểm chung về Công ty Cổ phần Tam Sơn; Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam sơn ; Chương III: Nhận xét và đề xuất hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần Tam Sơn. CHƯƠNG 1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Tam Sơn Hiện nay nước ta đang có rất nhiều dự án xây dựng nhà chưng cư cao tầng, các khu đô thị đang được quy hoạch và dần dần mọc lên san sát. Để hoàn thiện một căn nhà như thế thì cần rất nhiều vật liệu sau khi đã xây thô, trong đó có vật liệu trang trí nhà tắm, nhà vệ sinh, nền nhà bằng chất liệu sứ - gạch men. Nắm bắt được nhu cầu đó của thị trường xây dựng, Công ty Cổ phần Tam sơn được thành lập nhằm cung cấp cũng như đáp ứng nhu cầu tiêu thụ rất lớn này. Công ty cổ phần Tam sơn ra đời vào năm 2001 hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2000, được cấp giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 0103000402 vào ngày 12/07/2001. Mã số thuế: 0101161941 Tên công ty theo tiếng việt là Công ty Cổ phần Tam Sơn theo tiếng anh là Tam Sơn Joint Stock Company ( Tam Sơn JSC ). Công ty có hai cơ sở kinh doanh trong đó Trụ sở chính của Công ty được đặt tại 38 Yên phụ - Ba đình – Hà Nội. Điện thoại: 04 7161747 - 04 7161748, Fax: 04 7162595. Còn một cơ sở kinh doanh khác đó là Văn phòng trưng bày sản phẩm ở 14 Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà nội. Điện thoại: 04 7830397, Fax: 04 7842193 Khi thành lập, công ty có số vốn điều lệ là 1.000.000.000 đồng ( 1 tỉ đồng ) tương đương với 1.000 cổ phần, trong đó tất cả các cổ phần đều là cổ phần phổ thông có mệnh giá mỗi cổ phần là 1.000.0000 đồng Tuy Công ty Cổ phần Tam Sơn chỉ là 1 một doanh nghiệp thương mại nhỏ, song Công ty cũng đã góp phần làm nóng thêm thị trường tiêu thụ đầy tiềm năng này. Công ty được thành lập dựa trên vốn góp của các thành viên trong công ty là: Ông Nguyễn Hữu Thịnh góp 600.000.000 đồng chiếm 300 cổ phần tương ứng với 30% tổng số vốn điều lệ Ông Ngô Quang Nam góp 800.000.000 đồng chiếm 400 cổ phần tương ứng với 40% tổng số vốn điều lệ Ông Lê Thảo Lâm góp 600.000.000 đồng chiếm 300 cổ phần tương ứng với 30% tổng số vốn điều lệ Công ty Cổ phần Tam sơn được thành lập và cấp giấy phép kinh doanh thương mại các mặt hàng chủ yếu là thiết bị vệ sinh và làm đại lý ký gửi hàng hóa, hàng tiêu dùng. Công ty được toàn quyền chủ động trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng giai đoạn trên cơ sở nhất trí của Hội đồng các thành viên công ty. Công ty Cổ phần Tam sơn hoạt động dựa trên việc thực hiện chế độ hạch toán độc lập theo quy định của pháp luật về kế toán tài chính doanh nghiệp Ban hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ – BTC. Công ty hoạt động phù hợp với chức năng, ngành nghề kinh doanh và tuân theo Quyết định của Hội đồng Thành viên và Giám đốc Công ty Công ty thực hiện chế độ trả lương lao động, thời gian lao động và thưởng theo hiệu quả kinh doanh đối với mọi nhân viên có hợp đồng lao động của Công ty. Công ty toàn quyền chủ động trong việc tuyển nhân viên phù hợp với nhu cầu thực tế cũng như quy mô hoạt động của công ty trong từng giai đoạn. Sau đây là số liệu về kết quả kinh doanh của Công ty mà em đã tìm hiểu được trong 2 năm 2005 – 2006. Biểu 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2005 – 2006 Đơn vị: Nghìn đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỉ lệ % 1 Doanh thu 12 602 848 11 136 979 - 1 465 869 -11.63 2 LN sau thuế 93 579 87 586 - 5 993 - 6.4 3 Tổng quỹ lương 146 383 134 628 - 11 755 - 8.03 4 Số lao động 15 12 - 3 -20 5 TN bình quân / người 958 1 100 142 000 14.82 6 Tổng nguồn vốn 6 016 892 6 750 285 733 393 12.19 7 Thuế TNDN phải nộp 18 523 9 757 8 766 -47.32 ( Nguồn: phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) Qua số liệu bảng báo cáo kết quả kinh doanh ở trên ta thấy doanh thu năm nay của Công ty đã giảm xuống so với năm ngoái 1 465 869 nghìn đồng tương đương với giảm 11.63% đó là do thị trường tiêu thụ các mặt hàng bị thu hẹp lại. Do đó kéo theo lợi nhuận sau thuế từ 93 579 nghìn đồng năm 2005 giảm xuống còn 87 586 nghìn đồng năm 2006, tức giảm 5 993 nghìn đồng tương đương với giảm 6.4%. Từ số liệu trên bảng kết quả trên ta có thể thấy Công ty đang thu hẹp dần quy mô của mình do hiện nay thị trường xây dựng đang tạm lắng kéo theo nhu cầu tiêu thụ giảm. Công ty đã cắt giảm số lượng lao động từ 15 người xuống còn 12 người kéo theo đó tổng quỹ lương cũng giảm từ 146 383 nghìn đồng năm 2005 xuống còn 134 628 nghìn đồng năm 2006. Nhưng thu nhập bình quân / người lại tăng từ 958 nghìn đồng/ người lên 1100 nghìn đồng/ người. Tuy thu hẹp quy mô kinh doanh, giảm số lượng lao động nhưng Công ty cũng đã cố gắng nâng mức thu nhập của người lao động lên 12.19% nhằm đảm bảo đời sống của người lao động khi mà giá cả thị trường hiện nay ngày càng đắt đỏ và đồng tiền thì ngày càng mất giá. Mặc dù vậy, tổng nguồn vốn của Công ty năm 2006 vẫn cao hơn so với năm 2005 là 733 393 nghìn đồng tức tăng 12.19% đó là do lợi nhuận chưa phân phối của Công ty năm 2005 được bổ sung 80% vào vốn năm 2006. Sự bổ sung nguồn vốn kinh doanh của Công ty như vậy nhằm chuẩn bị cho các kế hoạch kinh doanh trong tương lai khi mà thị trường xây dựng và tiêu thụ có thể nóng bỏng trở lại. 1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Cổ phần Tam Sơn Là doanh nghiệp thuần túy thương mại ( mua và bán ) chứ không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh. Chính vì thế mà công việc kinh doanh của Công ty chủ yếu là quá trình mua, bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. Quy trình mua hàng của Công ty được thực hiện như sau: Bước 1: Sau khi Công ty thảm khảo bảng báo giá của Công ty American Standa bên Mỹ về các mặt hàng xứ vệ sinh như: vòi hoa sen, bồn tắm, các loại xí, các trang thiết bị trang trí nhà tắm…..về chủng loại kiểu dáng cũng như màu sắc. Bước 2: Công ty đặt hàng qua Công ty American Standa bên Mỹ bằng Fax về các mặt hàng thiết bị vệ sinh như trên dựa theo sự tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng trong nước về số lượng. Bước 3: Khi bên bán nhận được đơn đặt hàng sẽ thông báo cho Công ty về cách thức chuyển tiền vào tài khoản của bên bán 50% tổng giá trị hàng hóa mua bán. Bước 4: Sau khi hàng về Công ty nhận hàng và kiểm kê đầy đủ về số lượng, chủng loại, màu sắc… đạt tiêu chuẩn thì cho nhân viên chuyển vào kho của Công ty. Công ty áp dụng các phương thức: Bán lẻ và bán buôn. Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu mua hàng. Phòng Thị trường tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm bán hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, Phòng Kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để Phòng Kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên Phòng Kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK 511, 2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn Giá trị gia tăng ( GTGT ) được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên Nhật kí chung Sổ 1 và Sổ Chi tiết TK 511. Về Bán lẻ, Tại Phòng Trưng bày sản phẩm của Công ty có tất cả các mặt hàng về thiệt bị vệ sinh phục vụ cho người tiêu dùng. Tại đây người tiêu dùng có thể đến tham quan, tìm hiểu và đặt vấn đề mua bán trực tiếp với nhân viên bán hàng của Công ty. Nếu người tiêu dùng mua ngay thì nhân viên bán hàng ( kiêm kế toán bán hàng ) viết hóa đơn bán hàng kèm phiếu thu tiền ( khi khách hàng thanh toán ngay ). Kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi Có TK 511, ghi Nợ TK 111. Nếu không kèm phiếu thu tiền ( khách hàng chưa thành toán ) thì kế toán ghi Có TK 511 và ghi Nợ TK 131. Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng bằng nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán không dùng tiền mặt: như thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ… Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Đứng đầu Công ty là Hội đồng Quản trị gồm 3 thành viên: - Ông: Ngô Quang Nam là Chủ tịch Hội đồng quản trị - Ông: Lê Thảo Lâm - Ông: Nguyễn Hữu Thịnh Trong đó ông Nguyễn Hữu Thịnh làm giám đốc Công ty. Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Một là quản lý và quyết định kế hoạch, dự án kinh doanh của Công ty Hai là quản lý và quyết định về tổ chức bộ máy điều hành cán bộ Công ty Ba là và quyết định công tác tài chính của Công ty Bốn là kiểm soát các hợp đồng kinh tế, đường lối và phương hướng trong kinh doanh, xây dựng các định mức chi phí cho phù hợp với tài chính Công ty theo tình hình cự thể. Năm là đề ra các chỉ tiêu trong kinh doanh, kết hợp với chính sách thưởng năng suất cho công việc và các hình thức hỗ trợ khách hàng trong kinh doanh và các chi phí phục vụ cho kinh doanh, Marketing – thị trường. Sáu là chỉ đạo việc triển khai mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh đối với từng mặt hàng cụ thể Bảy là có trách nhiệm báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng cho Hội Đồng Quản Trị (HĐQT). Trình bày cân đối tài sản và chịu trách nhiệm trước Hội đồng cổ đông về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty thực tế từng thời điểm. Còn ông Lê Thảo Lâm làm phó giám đốc Công ty. Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Một là, Chịu trách nhiệm về tổ chức nội chính và hành chính phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty. Hai là, Thay mặt Giám đốc, điều hành Công ty khi giám đốc đi công tác Ba là, Chịu trách nhiệm về công tác lao động, công tác tiền lương, thưởng của Công ty. Quản lý công tác sửa chữa duy tu tài sản, kiến trúc của Công ty Bốn là, Quản lý công tác văn phòng, công tác đời sống cho CBCN viên, công tác bảo vệ nội bộ , công tác an ninh quốc phòng tại địa phương, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt và bảo vệ môi trường Năm là, Giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế, theo dõi kiểm tra việc thực hiện lịch phân công công việc Bộ phận văn phòng * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Căn cứ vào phiếu thu, chi tiền mặt có đầy đủ chữ ký của những người liên quan để thu, chi tiền mặt. Mở sổ quỹ để theo dõi số dư cho từng ngày Thứ hai: Nộp hay rút tiền khi có yêu cầu của Giám đốc hay kế toán trưởng, có sự đối chiếu xác nhận của kế toán. Có trách nhiệm bảo quản tiền, nếu mất mát phải bồi thường, trường hợp dùng tiền của Công ty vào việc khác phải có ý kiến của Giám đốc. Nếu vi phạm, ngoài việc bồi thường còn bị phạt, kỷ luật trừ vào tiền lương, tiền thưởng hay các hình thức khác phụ thuộc vào tình hình cụ thể Giám đốc sẽ quyết định. Thứ ba: Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí của Công ty Thứ tư: Theo dõi chi tiết các khoản cá nhân tạm ứng phục vụ cho công tác Thứ năm: Mở sổ công văn và phai lưu công văn đi và đến của Công ty Thứ sáu: Tập hợp số liệu kế toán vào cuối tháng, chuyển cho phụ trách kế toán lên báo cáo tổng hợp *Thủ kho: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý hàng hóa vật tư, vật liệu tài sản trong kho, không để mất mát hay hư hỏng. Thứ hai: Mở sổ kho, thẻ kho theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn từng loại hàng hóa, vật tư về số lượng, chủng loại, cuối tháng có xác nhận với kế toán kho. Thứ ba: Khi nhập kho phải căn cứ phiếu nhập do thủ kho phát hành hay bộ phận bán hàng đề xuất vào sổ theo dõi Thứ tư: Khi xuất kho phải căn cứ vào phiếu xuất (biên bản giao nhận hàng hóa) phải có xác nhận của bộ phận bán hàng, xác nhận của người nhận hàng vào sổ theo dõi. Thứ năm: Mở sổ theo dõi nhập xuất trong ngày. Có xác nhận của bộ phận liên quan. *Kế toán: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Nhiệm vụ: Thứ nhất: Phụ trách chung về kế toán tài chính, quản lý tổng hợp hoạt động kinh tế Thứ hai: Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh, phân tích, theo dõi, hướng dẫn kế toán viên làm tốt công tác kế toán thống kê Cuối tháng, quý, năm: Báo cáo bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo chi tiết các chỉ tiêu tài chính kế toán Trách nhiệm: Thứ nhất: Theo dõi chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa lên bảng tổng hợp hàng tháng và đối chiếu với thủ kho Thứ hai: Theo dõi giá vốn hàng bán, công nợ phải trả, kế toán tiền lương Bộ phận kinh doanh * Nhân viên bán hàng: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý tài sản hàng hóa đang được trưng bày Thứ hai:Có nhiệm vụ thống nhất với khách hàng về chủng loại hàng hóa, đơn giá, phương thức vận chuyển, hình thức thanh toán…và làm các công việc để hoàn thành đơn hàng tốt nhất. Thứ ba: Làm sổ nhật ký để theo dõi khách hàng, theo dõi công nợ, doanh thu và đối chiếu thường xuyên với kế toán. Thứ tư: Có trách nhiệm thu hồi công nợ theo sự quản lý của từng nhân viên đối với khách hàng. * Nhân viên trực bộ phận: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng ( bằng điện thoại hoặc thư đề nghị) Thứ hai: Căn cứ lượng hàng tồn kho của Thủ kho, xác lập đơn đặt hàng Thứ ba: Lập sổ nhật ký bán hàng để theo dõi khách hàng, số lượng hàng bán, doanh thu, theo dõi vận chuyển. Thứ tư: Lập bảng theo dõi khách hàng theo từng khu vực để kết hợp nhân viên thị trường thúc đẩy việc bán hàng, đốc thúc công nợ. *Nhân viên phát triển thị trường: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Kiểm soát sự phát triển của thị trường, đồng thời có nhiệm vụ hướng dẫn các khách hàng hiểu rõ những nội dung và chính sách của Công ty đối với các khách hàng cụ thể trong từng thời điểm yêu cầu. Các nhân viên thị trưởng phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề liên quan đến thị trường cho Trưởng bộ phận và Giám đốc trong các thời điểm cụ thể. Thứ hai: Báo cáo hàng ngày về tình hình thị trường Thứ ba: Đối chiều công nợ khách hàng thường xuyên và khớp với kế toán Thứ tư: Kiểm tra tình hình bày mẫu trưng bày tại các cửa hàng Thứ năm: Đánh giá việc phát triển khu vực, từng bạn hàng để Công ty có những biện pháp hợp lý * Nhân viên giao nhận hàng của Công ty: có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Phải có trách nhiệm kiểm tra lại hàng hóa khi nhận cũng như khi giao hàng.Mọi trường hợp gây thất thoát, tổn thất đều phải bồi thường cho Công ty Thứ hai: Có trách nhiệm bảo quản tài sản được giao, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng và luôn duy trì tài sản ở tình trạng tốt Thứ ba: Khi giao và nhận hàng phải trực tiếp kiểm tra, giám sát về số lượng, chủng loại và thay mặt Công ty xác nhận với bên cung cấp. Đồng thời khi giao hàng phải có sự xác nhận của thủ kho về lượng hàng hóa nhập Thứ tư: Ta có thể mô tả tổ chức bộ máy của công ty qua sơ đồ sau: Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng trưng bày và bán sản phẩm Kho bãi Sơ đồ số 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Tam sơn Bộ máy quản lý của Công ty gồm các phòng ban và kho bãi có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát của Giám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp tương trợ nhau để cùng phát triển. 1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn 1.4.1 Tổ chức công tác kế toán Hiện nay , Công ty đang sử dụng chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/ NĐ – CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng gồm 5 chỉ tiêu sau: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu tài sản cố định. Các tài khoản kế toán mà hiện nay Công ty đang áp dụng theo QĐ 15/ 2006/ QĐ – BTC. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của Công ty, sau khi đã xác định được số lượng tài khoản áp dụng của đơn vị, chủ Doanh nghiệp và Kế toán trưởng đã quy định cụ thể nội dung và phương pháp ghi chép phù hợp ở các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết trên cơ sở tuân thủ chế độ Kế toán đã ban hành. Hiện nay Công ty cổ phần Tam sơn đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức mà Công ty đã áp dụng trong nhiều năm qua do tính tiện ích và phù hợp của nó. Công ty cũng đã có sự thay đổi phù hợp với cả sự thay đổi của chế độ kế toán đang hiện hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ – BTC . Công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là phấn mềm kế toán FAST 2006 phiên bản mới nhất. Ta có thể mô hình hóa trình tự ghi sổ như Sơ đồ 2: Sơ đồ 2: Trình tự ghi Sổ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ Cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu Hàng tháng Công ty lập báo cáo tài chính kế toán để nộp cho các cơ quan quản lý như : sở kế hoạch đầu tư, cục thuế, phòng thống kê, ngân hàng giao dịch và lưu nội bộ. Hiện nay hệ thống báo cáo tài chính của công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Cuối tháng kế toán bán hàng sau khi đã kiểm tra toàn bộ sổ chi tiết bán hàng, công nợ khách hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và đối chiếu với sổ cái để báo cáo cho kế toán trưởng. Còn kế toán kho cũng kiểm tra sổ chi tiết hàng hóa, bảng kế nhập – xuất – tồn đối chiếu với Nhật Ký – Sổ Cái và cũng báo cáo cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sau đó lại xem xét, kiểm tra đối chiếu 1 lần nữa và hoàn tất báo cáo tài chính thông qua bảng cân đối số phát sinh. Trình tự kế toán bán hàng được phản ánh như sau Sơ đồ 3: Trình tự Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam sơn Hoá đơn giá trị gia tăng Sổ bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết các khoản phải thu Chú thích: Ghi trong ki Quan hệ đối chiếu  Phần hành của kế toán kho: Tại Công ty Cổ phần Tam Sơn, các loại hàng hóa chủ yếu có giá trị không quá lớn. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên( bán buôn và bán lẻ ), do đó công ty không có điều kiện theo dõi ghi chép từng nghiệp vụ xuất. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ. Khi hàng hóa được mua về và vận chuyển tới kho để nhập, thủ kho sau khi kiểm hàng và cho nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ có liên quan vào các bảng kê nhập hàng hóa, vào các sổ kế toán chi tiết.Cuối tháng, tổng hợp trên bảng kê nhập hàng hóa vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ (cuối năm), sau khi kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế, kế toán kho tính ra số xuất trong kỳ dựa vào đơn giá bình quân gia quyền, vào các sổ kế toán chi tiết hàng hóa và vào Nhật ký - Sổ cái. Trình tự kế toán kho được phản ánh như sau Sơ đồ 4: Trình tự Kế toán kho tại Công ty Cổ phần Tam sơn Phiếu nhập kho Số chi tiết hàng hóa Bảng kê nhập hàng hóa Chứng từ ghi sổ Kiểm kê cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì 1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán Qua tìm hiểu ở trên chúng ta cũng đã biết Công ty Cổ phần Tam sơn là một doanh nghiệp kinh doanh nhỏ. Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, tập trung chính vì vậy mà tổ chức bộ máy kế toán của công ty cũng có hình thức phù hợp tương ứng. Bộ máy tổ chức kế toán của công ty là một bộ phận gồm 3 kế toán, có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty dưới hình thái tiền tệ. Các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, thực hiện các chế độ về kế toán và thống kê. Ngoài ra bộ phận kế toán còn trực tiếp bán hàng cho khách hàng. Tại công ty, một người là kế toán trưởng, đã đảm nhiệm toàn bộ các công việc của các phần hành kế toán. Các kế toán còn lại là kế toán bán hàng, kế toán kho thì định kỳ chuyển các chứng từ hạch toán ban đầu về cho kế toán trưởng . Khi nhận được các chứng từ hạch toán ban đầu, kế toán trưởng kiểm tra tính đúng đắn, hợp pháp của các chứng từ, phân loại và hạch toán vào các sổ sách có liên quan. Các công việc của các phần hành được phân công như sau: - Kế toán trưởng chỉ đạo chung và phụ trách phần hành kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, kế toán tiêu thụ. - Kế toán còn lại phụ trách các phần hành: kế toán bán hàng, kế toán kho Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán có thể được thể hiện như sau Sơ đồ 5 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán kho CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 2.1 Kế toán hàng hóa Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá = * hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC Nợ TK 632 Có TK 156 Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp Nhập xuất tồn ‘ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình “Nhập xuất tồn” về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá. 2.2 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Kế toán sử dụng TK 511 – “ Doanh thu ”. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT không bao gồm thuế GTGT phải nộp. Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu của từng hoạt động kinh doanh ( doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi…) Để tránh ghi nhầm chứng từ nhiều lần dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ ghi số liệu sau. Ví dụ: khi có nghiệp vụ xuất hàng diễn ra thì kế toán phải thực hiện các bước sau: - Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-20026 Công ty bán hàng cho Bà Hồng Trang ở Cầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản Nợ TK 111 7.894.998 Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727 * Kế toán hàng gửi bán: Trong trường hợp này, kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán. * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Nếu hàng hóa bán ra không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. - Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Kế toán lập Hóa đơn cho hàng hóa để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho. Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, chọn Sổ Cái TK , báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Một số các sổ như sau: Bảng 1 Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm ( hàng hóa, dịch vụ…) Năm:…………….…. Quyển số:……………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532 ) A B C D E 1 2 3 4 5 Cộng số phát sinh -Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ. Sau khi ghi các số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng này tới tháng khác. * Báo cáo bán hàng : Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng sẽ tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Như vậy, doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau… Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”: Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”: Sau khi lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc ghi vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT. * Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán. Bảng 2 Thẻ kho Ngày lập thẻ: tháng 10 năm 2006 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Lavabo – Bồn cầu Đơn vị tính: Chiếc Mã số: 0018La Số TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 2 3 4 3/10 7/10 16/10 GB31029 HQ49058 HQ52103 Tồn kho đầu kỳ Nhập hàng của Công ty American tại Việt Nam Bán hàng cho Công ty Huy Phượng 37 Nguyễn Văn Cừ Bán hàng cho Công ty Ha._.