Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần Mạnh Cường

không ít những khó khăn thách thức buộc mỗi doanh nghiệp luôn phải tự mình cố gắng, nỗ lực không ngừng để tồn tại và phát triển mạnh hơn. Trong nền kinh tế và trong mỗi Doanh nghiệp thì hoạt động bán hàng giữ vai trò quan trọng trong việc phân phối lưu thông hàng hóa, tạo nên sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng lưu thông cho từng ngành, giữa các ngành, các khu vực trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Công ty cổ phần Mạnh Cường là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại hàng kim khí (sắt thép). Các sản phẩm và hàng hóa của doanh nghiệp phục vụ chủ yếu cho ngành xây dựng dân dụng, một lĩnh vực có rất nhiều các đối thủ cạnh tranh. Do đó, Công ty luôn phải không ngừng nỗ lực để có được chỗ đứng trên thị trường. Vì vậy, quản lý để tiếp kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm đồng thời không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm là một vấn đề mà doanh nghiệp cần phải quan tâm. Nhưng để làm tốt công việc đó thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt khâu bán hàng. Hoạt động bán hàng có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, có bán được hàng thì doanh nghiệp mới thu hồi lại được vốn đã đầu tư, tăng nhanh vòng quay của vốn, tạo ra lợi nhuận cao, từ đó tăng thu nhập cho người lao động. Do vậy, việc tổ chức đúng đắn, khoa học nghiệp vụ kế toán bán hàng có vai trò đặc biệt quan trong, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt, xử lý thông tin cần thiết làm cơ sở đánh giá phân tích lựa chọn và đưa ra quyết định đầu tư kinh doanh có hiệu quả nhất. Qua thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường, dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn NGUYỄN QUỐC TRUNG và các cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán cùng một số phòng ban có liên quan của công ty, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường “ làm Chuyên đề thực tập của mình. 2. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu của chuyên đề Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Phạm vi nghiên cứu của Chuyên đề là các số liệu của đầu năm 2008 trong Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. 3. Mục đích nghiên cứu của chuyên đề Mục đích nghiên cứu của Chuyên đề là nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Từ việc nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường, để có thể xác định những kết quả đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Từ đó nhằm đề xuất ra những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. 4. Kết cấu chung của Chuyên đề Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Đặc điểm chung của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Phần 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Phần 3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNH CƯỜNG VỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Mạnh Cường 1.1.1. Lịch sử hình thành của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Công ty cổ phần Mạnh Cường là công ty kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và thương mại hàng kim khí. Các sản phẩm của Công Ty bao gồm: Thép U, V, các loại thép đen hoặc mạ từ f1¸ f8, các loại đinh (từ đinh 1¸12), các loại thép lưới và một số loại hàng hóa như: các loại que hàn, dây cáp điện, các loại khóa, sơn, ống nước…….. phục vụ cho ngành xây dựng. Công ty có trụ sở bao gồm văn phòng và xưởng sản xuất đặt tại Khu Trung Tâm Xã Dục Tú - Huyện Đông Anh – Hà Nội. Tên giao dịch: Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Trụ sở: Khu Trung Tâm Xã Dục Tú - Huyện Đông Anh – TP Hà Nội Điện Thoại, Fax : 04.8800956 Công ty được thành lập từ năm 1998, bao gồm các cán bộ quản lý và các kỹ sư đã từng công tác tại các cơ quan cơ khí như: Xí Nghiệp Xây Lắp Điện 4, Công Ty Thiết Bị Điện Đông Anh….vì vậy rất thuận lợi khi đã có những am hiểm rõ về thị trường sắt thép, từ đó nắm bắt được nhu cầu thị trường nhằm mở rộng các loại mặt hàng tiêu thụ của công ty. Qua 10 năm hoạt động công ty đã gây dựng được các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, tạo niềm tin với khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, thời gian thanh toán và các chính sách ưu đãi với khách hàng. Thị trường tiêu thụ mặt hàng của công ty chủ yếu là các tỉnh phía bắc như: Hà Nội, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Nam Định, Hà Giang……và một số tỉnh miền trung như: Đà Nẵng, Quảng Trị……Nhưng Hà Nội vẫn là thị trường tiêu thụ mặt hàng lớn nhất của công ty. Biểu 1.1 : Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu Đơn vị : VNĐ Năm Doanh Thu Lợi Nhuận Lương tháng/người 2005 45.987.238.000 185.240.969 1.000.000 2006 62.566.000.000 250.356.000 1.200.000 2007 84.753.000.000 322.479.000 1.500.000 Qua bảng trên ta thấy rõ sự tăng trưởng rõ rệt của công ty trong các năm. Nhưng năm gần đây thị trường sắt thép luôn có những biến động lớn về giá cả. Vì vậy công ty phải cố gắng hết mình để giữ được sự ổn định để phát triển công ty. Các công trình xây dựng ngày càng nhiều, điều đó mở ra cho công ty những thuận lợi để có thể phát triển mạnh hơn để đáp ứng được nhu cầu thị trường. Nhưng cùng với những thuận lợi đó thì cũng kèm theo những khó khăn do sự cạnh tranh thị trường của các đơn vị cùng ngành nghề vì vậy công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nhằm có những kế hoạch chính xác.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường 1.1.2.1. Chức năng của công ty của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, mặt hàng chủ yếu của công ty là các loại thép (từ to đến nhỏ), các loại đinh, các loại thép lưới, các loại que hàn, dây cáp điện, máy móc….phục vụ cho các công trình xây dựng .Vì vậy chức năng Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường được thể hiện qua mục đích và nội dung kinh doanh của công ty. Mục đích kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường là: Thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp một số lượng lớn về sắt thép và các mặt hàng có liên quan đến các công trình xây dựng trong nước và các doanh nghiệp cũng kinh doanh cùng ngành nghề, liên quan đến các ngành sản xuất đồ gỗ, ngành xây dựng dân dụng…… Sản xuất tốt và đảm bảo số lượng, chất lượng thì sẽ giảm được việc phải nhập khẩu thép từ nước ngoài. Doanh nghiệp kinh doanh tốt đạt được hiệu quả cao sẽ đem lại công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên và người lao động trong toàn công ty. Kinh doanh ổn định có kế hoạch lâu dài sẽ góp phần vào việc tạo sự bình ổn về giá cả thị trường trong nước. Nội dung kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường là kinh doanh các mặt hàng về sắt thép: Thép U, V, các loại thép đen hoặc mạ từ f1¸ f8, các loại đinh (từ đinh 1¸12), các loại thép lưới và một số loại hàng hóa như: các loại que hàn, dây cáp điện, các loại khóa, sơn, ống nước, nhôm, kính, các loại dầu nhớt phục vụ sản xuất ……Tổ chức gia công chế biến các mặt hàng trong khả năng của công ty như đúc, cán thép và ủ thép. Công ty nhận hàng đặt theo yêu cầu về chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm. Công ty chủ động tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán, tổ chức liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các doanh nghiệp trong nước để tạo ra hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và tiến tới xuất khẩu. Như vậy chức năng của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường trong kinh doanh không những nhằm mục tiêu thu được lợi nhuận cao, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên và làm tròn nghĩa vụ với nhà nước mà còn góp phần bình ổn giá cả thị trường. Doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước, phục vụ đời sống nhân dân, không ngừng mở rộng thị trường, giúp nhà nước trong việc tổ chức quản lý thì trường ổn định….. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân vì vậy cần phải chấp hành và tuân thủ theo đúng những quy định mà nhà nước đã đề ra. Doanh nghiệp phải luôn luôn phấn đấu, nghiên cứu thị trường trong nước và nước ngoài để có những kế hoạch kinh doanh hợp lý, đem lại hiệu quả cao. Tổ chức kinh doanh trên các lĩnh vực đã đăng ký theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp phải phấn đấu và không ngừng áp dụng khoa học công nghệ vào trong sản xuất và quản lý, nhằm đem lại hiệu quả cao tránh xảy ra sai xót và thất thoát gây ra thiệt hại lớn cho công ty. Tổ chức sản xuất tốt, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động. Luôn luôn chú trọng tới an toàn lao động của các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Đa dạng hóa sản phẩm hàng hóa để phù họp với yêu cầu của thị trường. Doanh nghiệp phải chấp hành đúng pháp luật của Nhà nước, thực hiện chế độ chính sách quản lý, sử dụng vốn, vật tư, tài sản, bảo toàn vốn, thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước. Doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng đã ký kết với các đơn vị, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Tránh xảy ra tranh chấp và kiện cáo nhằm làm mất uy tín của công ty. Quản lý tốt đội ngũ cán bộ, công nhân trong công ty theo quy định của nhà nước. Không ngừng nâng cao, bồi dưỡng kiến thức, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên nhằm phát triển nguồn nhân lực. Thực hiện đầy đủ chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động . Phân phối lợi nhuận theo kết quả lao động hợp lý. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường 1.2.1. Đặc điểm về cơ sở vật chất Khi mới thành lập, do điều kiện vốn góp vẫn còn ít nên cơ sở vật chất của công ty còn rất nghèo và lạc hậu. Cơ sở hạ tầng vẫn còn thô sơ, điều kiện về kho bãi chưa được tốt cho nên sản phẩm dễ bị han rỉ, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và không có điều kiện kinh doanh nhiều mặt hàng hàng hóa. Chính vì vậy trong thời gian đầu công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh và cũng chưa mở rộng được các mặt hàng. Tuy nhiên, không vì khó khăn mà công ty từ bỏ mục tiêu kinh doanh của mình. Ngược lại cùng với thời gian và những cố gắng hết mình để đạt được hiệu quả kinh doanh cao thì ban lãnh đạo của công ty không ngừng nâng cấp, đầu tư thêm máy móc trang thiết bị để cơ sở sản xuất đáp ứng được nhu cầu sản xuất sản phẩm của công ty, tạo được công ăn việc làm ổn định cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công ty đã có 5 cửa hàng bán lẻ, bao gồm 1cửa hàng ở thị trấn Đông Anh, 1 cửa hàng ở Cầu Giấy, 1 cửa hàng ở Đội Cấn, 1cửa hàng ở Gia Lâm, 2 cửa hàng được mở ở Từ Sơn Bắc Ninh. Trong thời gian tới Công ty có kế hoạch mở thêm một số cửa hàng ở những nơi có nhu cầu cao về các mặt hàng mà công ty cung cấp. Thời gian vừa qua công ty đã xây dựng thêm 2 kho chứa hàng, 2 lò ủ thép. Ngoài ra công ty còn mua thêm 3 xe cẩu hàng, 5 cái máy đinh các loại, 7 cái máy rút và máy hàn các loại. Do thời tiết ngày càng nóng vì vậy công ty đã trang bị thêm rất nhiều quạt thông gió để lắp ở phân xưởng sản xuất………Công ty cũng đã sửa chữa lại nhà ăn của cán bộ công nhân viên, bao gồm có cả một hội trường nhằm thuận tiện cho việc hội họp các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. 1.2.2. Đặc điểm công nhân viên trong Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Các cán bộ quản lý đều là những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ tốt, tuổi đời vẫn còn trẻ vì vậy rất hăng say với công việc. Mọi người đều tốt nghiệp từ các trường lớp như: Trường ĐH Thương Mại, Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Trường Cao Đẳng Công Nghiệp, Trường ĐH Bách Khoa, Trường Trung Học Kinh Tế Hà Nội……… Đội ngũ công nhân sản xuất tại phân xưởng cũng có tuổi đời trẻ, vì vậy có sức khỏe lao động tốt, tiếp thu nhanh. Mọi người hầu hết cũng được đạo tạo qua các trường dạy nghề, cho nên đều có những kiến thức cơ bản khi tham gia sản xuất, tránh được những tai nạn lao động đáng tiếc xảy ra. Tất cả cán bộ công nhân viên trong toàn công ty đều được hưởng những chế độ về lao động do Nhà nước qui định. Công ty cũng luôn tổ chức các phong trào thi đua, tiến hành khen thưởng các cá nhân có thành tích tốt trong quản lý và lao động sản xuất. Điều này tạo sự hăng say làm việc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty. 1.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường có các sản phẩm là: Đinh và thép các loại. Qui trình sản xuất sản phẩm: Các loại phôi thép 6+8 được nhập về, qua quá trình lọc và cắt đầu bằng. Tiếp đó sẽ qua phân xưởng hàn để gắn liền các đoạn phôi vào với nhau. Sau khi phôi đã được hàn với nhau thì được chuyển qua các máy rút: Rút thành các loại thép có kích thước từ f2,7 đến f5, các loại thép này đã có thể được tiêu thụ khi có khách hàng đặt mua. Một khối lượng thép từ f2,7 đến f5 sẽ được chuyển sang để dập thành đinh các loại từ đinh 2 đến đinh 12. Một số loại đinh sẽ được đưa vào máy xóc đinh, nhằm mục đích làm trắng và rụng những mày đinh vẫn còn bám ở đầu mũi đinh. Sau đó đinh sẽ được đóng vào gói (5kg/1gói), 10gói sẽ được đóng vào thành 1 bao (50kg/1bao). Một khối lượng thép 2,7 sẽ được mang đi ủ, nhằm làm cho dây thép mềm và có độ dai để có thể kéo thành những loại thép nhỏ hơn từ thép f1 đến f1,5. Thép f1 sẽ tiếp tục được đưa vào lò ủ tạo ra độ mềm. Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất Thép và Đinh các loại. Phôi Thép f6+8 Hàn Dập đinh (từ đinh 3 đến đinh 12) Xóc đinh theo yêu cầu (làm trắng đinh) Ủ Thép f1 (tạo cho thép có độ mềm) Rút thép (tạo ra các loại thép từ f2,7 đến f5 Ủ Thép f2,7 Tiêu thụ Rút thép (tạo ra các loại thép f1 đến f1,5 1 Đóng gói đinh vào bao 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Mạnh Cường Với mục tiêu là mô hình quản lý gọn nhẹ nhưng đạt hiệu cao vì vậy bộ máy của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhưng đều kết hợp hài hoà và chặt chẽ phục vụ cho mục tiêu chung của Công Ty. Bộ máy của Công ty được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính quản trị Phòng Quản lý kho và tiêu thụ Phòng kinh tế kế hoạch Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài Chính Kế Toán Phân xưởng sản xuất Hội đồng quản trị Ban Giám đốc (GĐ và PGĐ) Chủ tịch Hội đồng Quản trị là người lập ra các chương trình và kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị. Chủ tịch có quyền triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị, tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị và theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị đã đề ra. Giám đốc là người đứng đầu do Hội đồng quản trị bầu ra. Giám đốc có quyền và nhiệm vụ là quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị đưa ra, các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Giám Đốc sẽ đưa ra các kiến nghị và phương án bố trí cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ của Công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty (trừ các chức danh do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm. Phó Giám đốc là người trợ giúp cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả sản xuất kinh doanh của Công Ty. Phó Giám Đốc có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc và thúc đẩy các hoạt động của Công ty theo lệnh của Giám đốc nhằm phản ánh kịp thời những thay đổi của Công ty cho Giám đốc. Phòng Tài Chính Kế Toán có chức năng là tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác quản lý tài sản tiền vốn và sử dụng có hiệu quả đồng vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là: Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, chỉ đạo lập chứng từ ban đầu, lập sổ sách hạch toán, thực hiện báo cáo theo đúng quy định của nhà nước về chế độ kế toán hiện hành. Phòng Tài chính kế toán cần phải quản lý tài sản, tiền vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoát vốn hàng hóa; xử lý dữ liệu chính xác và kịp thời để có thể chỉ đạo về công nợ, thu hồi nợ nhanh chóng tránh tình trạng nợ khó đòi; giám sát kiểm tra chứng từ sổ sách, tổ chức kiểm kê tài sản hàng hóa theo định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu của cấp trên; thực hiện tốt công tác kế toán tài chính, thanh toán quyết toán thu chi, tổ chức công tác phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh trong công ty. Phòng Tài chính kế toán cần phải phối hợp với các phòng ban có liên quan để xây dựng các dự thảo, các hợp đồng về mua, bán, vận chuyển, bốc xếp sản phẩm và hàng hóa; cần phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước, trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của Nhà nước; cần phải lưu trữ chứng từ kế toán của công ty một cách cẩn thận theo thời gian quy định của Nhà nước….. Phòng Tổ chức lao động có chức năng tham mưu cho ban Giám đốc công ty trong công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương, an toàn vệ sinh lao động, công tác thanh tra pháp chế công tác bảo vệ chính trị nội bộ và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức lao động là xây dựng kế hoạch cán bộ, đào tạo, nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng bậc lương, tham mưu giải quyết tranh chấp về lao động và tiền lương trong công ty; tổ chức lao động hợp lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như nghỉ phép, nghỉ hưởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toán thu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH. Phòng Tổ chức lao động xây dựng đơn giá tiền lương, tổ chức thực hiện chi trả tiền lương tiền công; xây dựng dựng định mức lao động, hệ thống đánh giá chất lượng lao động; xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế của công ty như: nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng thi đua; chỉ đạo và thực hiện tốt công tác tự vệ quân sự, thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, an toàn lao động…… Phòng Tổ chức lao động luôn tổ chức thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng đối với cá nhân có thành tích xuất sắc giúp các cán bộ luôn hăng say là đạt hiệu quả tốt trong công tác. Phòng kinh doanh có chức năng và nhiệm vụ là tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty như tiêu thụ các sản phẩm và hàng hóa của công ty. Phòng Hành chính quản trị có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc công ty trên các lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng, công tác bảo vệ trật tự trị an, vệ sinh lao động và chăm sóc sức khỏe cho CBCNV của công ty. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị là: Tổ chức tốt công tác hành chính, lưu trữ bảo mật theo quy định của nhà nước như lưu công văn, tài liệu, in ấn, sao chép, công chứng, kiểm soát việc phát hành văn bản tài liệu, xem xét tính pháp lý trước khi trình Giám đốc ký; Quản lý con dấu, xây dựng chế độ bảo mật, triển khai lực lượng bảo vệ, giữ gìn trật tự trị an; Mua sắm trang bị phương tiện làm việc, văn phòng phẩm, phục vụ khánh tiết, hội nghị, quan hệ giao dịch đối ngoại, tổ chức khám chữa bệnh định kỳ cho CBCNV. Phòng Kinh Tế Kế Hoạch có chức năng tham mưu giúp cho Ban giám đốc công ty trên các lĩnh vực lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, quản lý tổ chức vận tải, quản lý chất lượng sản phẩm và hàng hóa. Nhiệm vụ chính của Phòng Kinh tế kế hoạch là: Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các phân xưởng sản xuất trong công ty; Xây dựng các cơ chế hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình bảo quản sản phẩm và hàng hóa, phương thức bán hàng, nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ; Tham mưu soạn thảo các hợp đồng kinh tế, theo dõi tình hình thực hiện, thanh lý hợp đồng; Thực hiện chế độ báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trong toàn công ty và xây dựng phương hướng nhiệm vụ kỳ tới….. Phòng Quản lý kho và Tiêu thụ có chức năng thực hiện tiêu thụ sản phẩm hàng hóa theo các hình thức, quản lý kho sản phẩm hàng hóa và các phương tiện vận tải của công ty; Tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực Maketing quản lý thị trờng, tổ chức xây dựng hệ thống bán hàng, nắm bắt nhu cầu thị trường về tiêu thụ sản phẩm của công ty. Phòng có nhiệm vụ: Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng hóa dựa trên số liệu cập nhật từng tháng, tìm kiếm thị trường và tiếp thị sản phẩm hàng hóa; Quản lý kho một cách chặt chẽ để tránh xảy ra thất thoát lớn; Thực hiện tốt việc giao nhận, vận chuyển, áp tải và quản lý hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận hàng; Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê, luân chuyển chứng từ kịp thời, mở sổ sách theo dõi, quản lý chặt chẽ hóa đơn nhập xuất sản phẩm hàng hóa của công ty. Phòng còn có nhiệm vụ điều tra tổng hợp, nắm bắt, dự báo nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm hàng hóa của công ty rồi cung cấp thông tin cho các ban lãnh đạo và kế hợp với các phòng liên quan để xây dựng kế hoạch sản lượng, giá cả các loại sản phẩm hàng hóa. Phân xưởng sản xuất là nơi sản xuất ra các sản phẩm của công ty, có trách nhiệm tổ chức sản xuất theo sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc. Phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ phải thực hiện tốt, kịp thời gian và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng theo kế hoạch sản xuất mà công ty đã đề ra. Các cán bộ công nhân trong phân xưởng sản xuất phải luôn có tinh thần chịu khó, sử dụng vật liệu và công cụ một cách tiếp kiệm, hăng say thi đua trong sản xuất. Điều này sẽ giúp công ty giảm được phần lớn chi phí bị lãng phí. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường 1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CT CP MẠNH CƯỜNG. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán Kế toán TSCD và CCDC Kế toán LươngTP và HH Kế toán BH và thanh toán Kế toán chi phí kinh doanh Kế toán vật tư Thủ Quỹ Kế toán tiền mặt Sơ đồ 1.3 Phòng Tài chính kế toán qui định nhiệm vụ của từng thành viên như sau: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty, giúp giám đốc trong công tác tham mưu quản lý tài chính một cách hiệu quả, chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán. Luôn theo dõi chặt chẽ mọi diễn biến phát sinh để có biện pháp ứng phó kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thường xuyên báo cáo tình hình tài chính của công ty cho Ban giám đốc, và phối hợp với các phòng ban khác để có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp với năng lực của công ty. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt và chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận Kế toán Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ và Kế toán Vật tư. Phó phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ những chi phí phát sinh trong công ty, giúp giảm tối đa những chi phí không cần thiết làm giảm giá thành sản xuất nhằm tăng thêm lợi nhuận cho công ty. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu các phần hành kế toán, vào sổ cái các tài khoản, lập Báo các tài chính (bao gồm Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối tài khoản phát sinh, Thuyết minh báo cáo tài chính). Kế toán tổng hợp kết hợp với kế toán trưởng tiền hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để có thể đưa ra nhận xét chính xác về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình tăng giảm Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, tiến hành trích khấu hao Tài sản cố định và phân bổ chi phí dài hạn và chi phí ngắn hạn của Công cụ dụng cụ. Đồng thời phụ trách việc theo dõi thanh toán khi có phát sinh sửa chữa lớn trong công ty. Kế toán về Tài sản cố định và Công cụ dụng có các tài khoản liên quan : TK 211 (chi tiết Tài sản cố định), TK 214 (Hao mòn tài sản cố định), TK 153 (chi tiết cho từng công cụ dụng cụ), TK 133 (Thuế giá trị gia tăng), TK 142 (chi phí trả trước ngắn hạn), TK 242 (chi phí trả trước dài hạn), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 138 (Phải thu khác) và TK 632 (Giá vốn hàng bán) khi có giá trị hư hỏng mất mát…. Kế toán Bán hàng và Thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho sản phẩm và hàng hóa, phân loại chính xác và hạch toán từng loại sản phẩm hàng hóa, giúp cho việc tổng hợp được dễ dàng. Kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi công nợ chi tiết riêng cho từng đối tượng (các khoản phải thu, đã thu và các khoản tạm ứng, cho vay, nhận ký quỹ ký cược). Theo dõi công nợ chặt chẽ sẽ giúp công ty tránh được các khoản nợ để lâu khó đòi, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi cần thiết, và có những chính sách giảm giá hoặc hưởng chiết khấu thanh toán cũng như thương mại đối với các khách hàng giao dịch lâu dài, mua số lượng lớn, thanh toán nhanh và giữ uy tín. Các Tài khoản hay liên quan: TK131 (Phải thu của khách hàng), TK 511 (Doanh Thu Bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế Giá trị gia tăng của hàng hóa bán ra), TK 531 (giảm giá hàng bán), TK 532 (hàng bán bị trả lại)….. Kế toán Lương, Sản Phẩm và Hàng hóa: Được bố trí 03 người có nhiệm vụ là phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập và xuất kho sản phẩm hàng hóa, các nghiệp vụ khác có liên quan đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, tính giá thực tế nhập và xuất sản phẩm hàng hóa. Công việc này rất quan trọng vì nó đánh giá chính xác kết quả sản xuất của công ty ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lãi lỗ của Công ty. Nếu tính gía hợp lý và chính xác thì công ty sẽ chủ động được giá bán và giữ được giá bán một cách ổn định nhằm tạo tâm lý tốt cho khách hàng. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương của bộ phận sản xuất dưới phân xưởng. Các tài khoản có liên quan là: TK 155 (Thành Phẩm) chi tiết cho từng loại sản phẩm, TK 156 (Hàng hóa) chi tiết cho từng loại hàng hóa, TK 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (chi phí sản xuất chung), TK 334 (Phải trả công nhân viên), TK 338 (các khoản trích theo lương)…. Kế toán chi phí kinh doanh: được bố trí 02 người, có nhiệm vụ theo dõi tập hợp tập hợp thanh toán phần cước phí vận tải khi bán hàng, theo dõi tập hợp thanh toán cước bốc xếp sản phẩm hàng hóa. Ngoài ra kế tóan chi phí kinh doanh còn theo dõi và tính lương của nhân viên bộ phận quản lý công ty, đồng thời làm công tác văn thư lưu trữ của phòng. Các tài khỏan liên quan là: TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 334 (Phải trả công nhân viên), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiêp), TK 338 (các khoản trích theo lương)…. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Ghi chép chính xác những nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty. Báo cáo lượng tiền mặt tồn cuối ngày cho kế toán trưởng để có những kế hoạch thu chi hợp lý. Theo dõi các khoản tiền vay ngắn hạn, dài hạn và tiền gửi ngân hàng để tính các khoản lãi phải trả. Các Tài khoản hay liên quan là: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 311 (Vay ngắn hạn), TK635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính)….. Thủ Quỹ: chịu trách nhiệm về việc thu chi tiền phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và bán hàng của toàn công ty. Xác minh các nguồn tiền vào và ra của công ty, và lý do chi tiền có hợp lý và hợp lệ không. Luôn đối chiếu và kiểm tra với sổ quỹ tiền mặt mà Kế toán tiền mặt phụ trách, nhằm phát hiện ra những khoản tiền thừa thiếu để xác định rõ nguyên nhân. Thủ quỹ luôn sẵn sàng kiểm kê tiền khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên. Theo dõi lượng tiền ra vào để đưa ra những dự báo về lượng tiền cần thiết cho kỳ tới, giúp công ty tránh khỏi tình trạng thiếu vốn để quay vòng hoặc dư thừa vốn một cách lãng phí. Kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi việc nhập nguyên vật liệu khi mua hàng về xuất nguyên vật liệu vào sản xuất. Kế toán vật tư sẽ phải tập hợp các chi phí liên quan đến mua hàng để có thể tính giá xuất kho nguyên vật liệu vào sản xuất một cách chính xác. Theo dõi số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho so với số lượng ghi trên Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng của hàng mua về. Kế toán vật tư nhiệm vụ theo dõi giá cả vật tư mua vào để báo cáo và trợ giúp các phòng ban của công ty tìm ra được những mối hàng giao dịch lâu dài với công ty. Các Tài khoản hay liên quan là: TK 152 (Nguyên liệu vật liệu) chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu chính và phụ, TK621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) chi tiết cho từng loại sản phẩm, TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 331 (Phải trả người bán) chi tiết cho từng đối tượng, TK 133 (Thuế giá trị gia tăng )….. 1.4.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Báo cáo tài chính của Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường được thực hiện theo những mẫu biểu sau: Bảng Cân đối kế toán (Mẫu Số B01-DN) Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu Số B02-DN) Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu Số B03-DN) Bảng Cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DN) Thuyết minh Báo cáo Tài chính (Mẫu Số B09-DN). Về các tài khoản kế toán thì trên cơ sở các tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC, căn cứ vào đặc điểm nội dung và quy mô nguồn vốn trong Công ty thì các tài khoản được vận dụng một cách linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý của Công ty nhằm thuận tiện cho quá trình hạch toán và xử lý dữ liệu một cách chính xác. Công ty hạch toán hàng tồn kho the phương pháp thẻ song song, tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền và khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. Với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như đã nêu ở trên, Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường đã lựa chọn và áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung. Công tác kế toán đã được đưa vào quản lý hầu hết trên máy vi tính với chương trình cài đặt riêng đảm bảo giải quyết công việc một cách có hiệu quả và chính xác. Khi có chứng từ phát sinh, kế toán tổng hợp chỉ định phản ánh vào máy vi tính, khai báo về tên tài khoản chuyển vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và các báo cáo tổng hợp, các sổ chi tiết……… Sơ đồ 1.4 : Qui trình hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chung tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường. Chứng từ gốc Sổ Nhật Ký Chung Báo cáo Tài chính Sổ Cái Tài Khoản ._.