Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Hai Bà Trưng

xã hội chủ nghĩa là cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước bằng pháp luật, kế hoạch, chính sách và các công cụ quản lý khác”. Vấn đề này trở lên vô cùng quan trọng vì “Trong cơ chế đó, các đơn vị kinh tế có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, quan hệ bình đẳng cạnh tranh hợp pháp và liên doanh tự nguyện “Thị trường có vai trò trực tiếp hướng dẫn các đơn vị kinh tế, lựa chọn lĩnh vực hoạt động và phương pháp tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả”. Doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, đảm bảo thu hồi vốn bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại, Doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng, sẽ dẫn đến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản. Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đang cho thấy rõ điều đó. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Công ty Xuất nhập khẩu Hai Bà Trưng được sự hướng dẫn của thầy giáo hướng dẫn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng kế toán em đã thực hiện Luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu Hai Bà Trưng”. Luận văn gồm 3 phần: Phần I: Những vấn đề chung về kế toán bán hàng. Phần II: Tình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Phần III: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàn Phần I Một số vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I. Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. - Bán hàng ở các Doanh nghiệp là quá trình các đơn vị đó thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kỹ thuật của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ va hình thành kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thoả mãn và giá trị của hàng hoá được thực hiện. Bán hàng là việc thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá thông qua quan hệ trao đổi, đó là quá trình đơn vị bán giao hàng cho đơn vị mua để thu được tiền về hoặc chấp nhận trả tiền. Như vậy, xét từ góc độ kinh tế, bán hàng chính là quá trình chuyển giao hàng hoá của đơn vị bán cho đơn vị mua và nhận được tiền thanh toán của họ. Theo nghĩa đó, qúa trình bán hàng nếu thanh toán qua ngân hàng và mua bán theo hợp đồng thì có thể chia thành hai giai đoạn: + Giai đoạn 1: Đơn vị bán xuất giao sản phẩm cho đơn vị mua. Giai đoạn này đơn vị căn cứ vào các hợp đồng tiêu thụ đã kí kết để giao hàng cho khách hàng. Đơn vị bán có thể giao hàng trực tiếp hoặc có thể giao hàng gián tiếp (qua đại lý vận tải, qua ngành môi giới...) cho khách hàng. Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá. Tuy nhiên nó chưa đảm bảo phản ánh được kết quả của bán hàng, chưa có cơ sở để đảm bảo qúa trình bán hàng đã hoàn tất bởi vì hàng hoá gửi đi chưa được khẳng định là sẽ thu được tiền. + Giai đoạn 2: Khách hàng trả tiền hoặc xác nhận trả tiền. Đây là giai đoạn đơn vị đã tiêu thụ được hàng hoá và thu tiền về (hoặc sẽ thu được tiền về). Kết thúc giai đoạn này cũng là lúc qúa trình bán hàng được hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong qúa trình kinh doanh và hình thành kết quả kinh doanh. Tóm lại: qúa trình bán hàng ở các Doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm chính sau đây: + Có sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán: người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. + Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá, người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán. + Trong qúa trình tiêu thu hàng hoá các đơn kinh tế cung cấp cho khách hàng một khối lương hàng và nhận lại khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả sản xuất kinh doanh của mình. - Xác định kết quả sản xuất kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả kinh doanh là lãi, ngược lại thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả kinh doanh là lỗ. Việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế. - Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của mỗi Doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp đều nhằm để đạt mục đích này. Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào qúa trình hoạt động của Doanh nghiệp, hoạt động của Doanh nghiệp có tốt thì kết quả kinh doanh mới tốt, ngược lại hoạt động của Doanh nghiệp không tốt thì kết quả kinh doanh sẽ xấu. Mặt khác, kết quả kinh doanh cũng có tác động trở lại đối với hoạt động của Doanh nghiệp, kết quả kinh doanh mà tốt các hoạt động của Doanh nghiệp sẽ được tiến hành trôi chảy, kết quả xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp bị ngừng trệ, thậm chí còn đi đến chỗ phá sản. Trong mối quan hệ nhân quả đó bán hàng với vị trí là khâu cuối cùng trong qúa trình kinh doanh của đơn vị có mối liên hệ mật thiết với kết quả kinh doanh. Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, ngược lại, xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có tiêu thụ hàng hoá nữa hay không không tiêu thụ hàng hoá nào, giá bán của từng loại hàng hoá ra sao... Có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của đơn vị còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. 2. Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn ở đơn vị (T-H-T) Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng, có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ với mỗi một đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân các Doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh. Xác định chính xác khối lượng hàng hoá là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ hoạt động của đơn vị: như xác định số vòng luân chuyển vốn, xác định tỷ xuất lợi nhuận trên doanh số... là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước: như nộp thuế doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt... Đối với người tiêu dùng (khách hàng) bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có bán hàng tính hữu ích của hàng hoá mới được xác định hoàn toàn về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của người tiêu dùng mới được xác định rõ ràng. Bên cạnh đó bán hàng còn góp phần hướng dẫn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Việc thúc đẩy bán hàng ở Doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế có quan hệ kinh tế với Doanh nghiệp. Bán hàng xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội. Quá trình tái sản xuất xã hội bao gồm 4 khâu: sản xuất – phân phối – trao đổi – tiêu dùng. Giữa 4 khâu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thiếu một trong 4 khâu này qúa trình tái sản xuất xã hội sẽ không thực hiện được. Trong mối quan hệ đó, sản xuất giữ vai trò quyết định không có nó sẽ không có các khâu còn lại. Ngược lại, các khâu này cũng có tác động trở lại đối với sản xuất. Tiêu dùng là mục đích, là động cơ thúc đẩy sản xuất phát triển. Phân phối và trao đổi đóng vai trò liên hệ giữa sản xuất và tiêu dùng từ đó kích thích tiêu dùng và đẩy mạnh sản xuất. Về vấn đề này Mác đã khẳng định: “Phân phối lưu thông vừa là tiền đề, vừa là điều kiện, và là kết quả của sản xuất”. Như vậy, rõ ràng là tiêu thụ hàng hoá thực hiện được mục đích của sản xuất và là điều kiện để qúa trình tái sản xuất xã hội được thực hiện. Ngoài ra, bán hàng còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu... là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả cuối cùng của sản xuất kinh doanh (lợi nhuận) của đơn vị. Đây là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp có ý nghĩa quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh, là một nhân tố quyết đinh đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Có lợi nhuận xí nghiệp mới có điều kiện để mở rộng sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống của cán bộ trong xí nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng cho nền kinh tế quốc dân. Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh đạt được là cơ sở để xác định chính xác hiêụ quả hoạt động của Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ của Doanh nghiệp với Nhà nước như: nộp thuế lợi tức, ..., xác định cơ cấu phân chia và sử dụng hợp lý có hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế: Nhà nước, tập thể và cá nhân người lao động. Như vây, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chính xác có mối quan hệ mật thiết với nhau. Vấn đề này còn có ý nghĩa quyết định sống còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung và các Doanh nghiệp nói riêng. Có thể khẳng định rằng hiệu quả kinh doanh của đơn vị được đánh giá thông qua khối lượng hàng hoá đã được thị trường thừa nhận và lợi nhuận mà đơn vị thu được. 3. Các phương thức bán hàng chủ yếu Các phương thức bán hàng chủ yếu bao gồm các phương thức bán buôn và các phương thức bán lẻ. 3.1. Các phương thức bán buôn * Bán buôn qua kho: Hàng hoá xuất từ kho của Doanh nghiệp thương mại để bán cho người mua. Bán buôn qua kho được chia thành hai hình thức: Bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. - Bán buôn trực tiếp qua kho: - Bán buôn trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, Doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp do người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Chứng từ bán hàng cho trường hợp này là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn do Doanh nghiệp lập. Hàng hoá được coi là bán khi người bán đã nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng; còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, Doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và Doanh nghiệp coi đó là thời điểm hàng gửi đi được coi là bán. Chi phí vận chuyển do Doanh nghiệp chịu hoặc do người mua phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện đã quy định trong hợp đồng đã ký giữa hai bên. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn bán hàng do Doanh nghiệp lập. * Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức bán hàng này, Doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua. Bán buôn vận chuyển thẳng được chia thành hai hình thức: bán vận chuyển thẳng trực tiếp và bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. - Bán vận chuyển thẳng trực tiếp: Theo hình thức này, Doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp ở bên cung cấp hàng cho Doanh nghiệp thương mại. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn bán hàng giao thẳng được do Doanh nghiệp thương mại lập. Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhân trên chứng từ bán hàng của Doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. - Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, Doanh nghiệp thương mại mua hàng ở bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì Doanh nghiệp mới coi là thời điểm bán hàng, chi phí vận chuyển do Doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn hoặc hoá đơn bán hàng giao thẳng do Doanh nghiệp lập. 3.2. Các phương thức bán lẻ * Phương thức bán hàng trực tiếp: Phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách mua hàng và giao hàng cho họ. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua và thờng không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ ở quầy hàng cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển (hàng hiện có) trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ. Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ của Doanh nghiệp. * Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo phương thức bán hàng này, nghiệp vụ thu tiền của khách và giao hàng trả khách tách rời nhau. Mỗi quầy hàng hoặc liên hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền mua hàng của khách viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách hoặc kiểm kê hàng còn lại cuối ca, ngày. Như vậy, chứng từ về nghiệp vụ bán lẻ là báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng. Doanh thu bán hàng được ghi trên cơ sở báo cáo bán hàng, còn tiền bán hàng nộp theo giấy nộp tiền. 4. Phương pháp xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Để tính toán chính xác kết quả kinh doanh bán hàng của từng nhóm sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng trị giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp và doanh thu theo từng nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ... Kết quả bán hàng được xác định bằng phương pháp sau: * Bước 1: Xác định doanh thu thuần Doanh thu thuần là số tiền thực thu không kể phần thuế doanh thu: Doanh thu thuần = Doanh thu theo hoá đơn - Giảm giá bánh hàng - Khoản giảm giá hàng bán - Trị giá hàng bị trả lại - Thuế tiêu thụ đặc biệt (hoặc thuế xnk nếu có * Bước 2: Xác định lợi tức gộp. Lợi tức gộp là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn hàng đã bán. Lợi tức gộp = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng đã bán * Bước 3: Xác định lợi tức thuần trước thuế: Lợi tức thuần trước thuế là khoản chênh lệch giữa lợi tức gộp với chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. II. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo chế độ hiện hành. Như phần trên đã khẳng định, bán hàng và xác định chính xác kết quả bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp thương mại. Kế toán trong các doanh nghiệp với tư  cách là một công cụ quản lý kinh tế, một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong đơn vị nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của đơn vị đó. Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Quản lý về số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian tiêu thụ, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, giá trị vốn của hàng tiêu thụ, chi phí lưu thông phân bổ cho hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, thanh toán những khoản phải trích nộp với ngân sách Nhà nước. Yêu cầu đối với quản lý là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện: Số lượng, chất lượng... tránh hiện tượng mất mát, hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, giám sát chặt chẽ chi phí lưu thông phát sinh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bố chính xác chúng cho hàng bán để xác định kết quả bán hàng. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và đúng thời gian để tránh mất mát, ứ đọng vốn. Phải lựa chọn hình thức bán hàng cho phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng, đồng thời phải làm tốt công tác thăm dò, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: 1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. * Thứ nhất: Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh của xí nghiệp. Đó là các chỉ tiêu về số lượng hàng hoá bán ra, doanh thu bán hàng theo từng thời gian và địa điểm cụ thể, kết quả của từng loại kinh doanh cụ thể. Trong đó chỉ tiêu doanh thu bán hàng và tổng số lợi nhuận là quan trọng nhất. Nhiệm vụ của kế toán là phải ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ kết hợp với việc kiểm tra thờng xuyên các chỉ tiêu kế hoạch này. Việc thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh có ý nghĩa quyết định tới các chỉ tiêu kế hoạch khác nh: tiền lượng, chi phí lưu thông, các khoản chích nộp ngân sách... * Thứ hai: kế toán phải đảm bảo thực hiện tốt việc bảo quản hàng hoá và tổ chức kế toán chi tiết vật tư hàng hóa ở đơn vị. Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh kịp thời và đầy đủ số hàng đã giao cho các cửa hàng tiêu thụ, số hàng gửi đi bán và tình hình tiêu thụ đối với các mặt hàng đó. Đồng thời phải tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá trong khâu tiêu thụ để đảm bảo hàng hóa của xí nghiệp ở đâu cũng có người chịu trách nhiệm, cũng được phản ánh trên sổ sách kế toán về số lượng chủng loại, chất lượng giá trị. Cần thường xuyên thực hiện việc kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa số lượng hàng hoá thực tế và hàng hoá trên sổ sách, ngăn ngừa những hiện tượng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm, trong việc bảo quản hàng hoá ở khâu tiêu thụ. * Thứ ba: Kế toán phải xác định chính xác doanh thu bán hàng, thu đủ và kịp thời tiền bán hàng. Doanh thu bán hàng là toàn bộ thu nhập về bán hàng của doanh nghiệp, kế toán phải đảm bảo xác định đúng đắn doanh thu bán hàng đối với hàng hoá đã coi là tiêu thụ, thực hiện việc đôn đốc, kiểm tra đủ kịp thời tiền bán hàng tránh hiện tượng đơn vị bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. * Thứ tư: phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh của đơn vị cũng như  tình hình phân phối kết qủa đó, cung cấp số liệu cho việc lập quyết toán được đầy đủ và kịp thời. Lập và gửi báo cáo kinh doanh đúng chế độ và kịp thời. Đến cuối kỳ kinh doanh kế toán phải xác định đúng đắn tổng số thu nhập và tổng chi phí trong kỳ từ đó mà xác định chính xác kết quả kinh doanh của đơn vị, làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở các đơn vị cần thực hiện tốt một số nội dung chủ yếu sau đây: - Xác định đúng đắn thời điểm bán hàng hoá được coi là bán. Bán hàng là việc chuyển giao hàng sở hữu và quyền sử dụng nó cho khách hàng, xí nghiệp không còn quyền sở hữu và quyền sử dụng nó. Vì vậy, mà xác định đúng đắn thời điểm bán hàng có ý nghĩa rất quan trọng, có xác định đúng thì mới xác định thời điểm kết thúc việc quản lý chúng, mới tạo điều kiện cho công tác kế toán sử dụng đúng đắn tài khoản kế toán và phản ánh chính xác doanh thu của hàng hoá tiêu thụ. Trên cơ sở đó tính toán chính xác thuế doanh thu và kết quả bán hàng trong kỳ kinh doanh của đơn vị. Về nguyên tắc, chỉ khi nào hàng hóa chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang khách hàng thì khi đó hàng hoá mới được tính là hàng đã bán. - Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ hợp lý. Kế toán cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp về nghiệp vụ bán hàng, tổ chức việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán một cách hợp lý nhằm phản ánh được số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, tránh việc trùng lặp, phức tạp một cách không cần thiết, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. - Báo cáo kịp thời tình hình bán hàng. Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình hàng bán, tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế, từng thời gian... đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian. Đôn đốc việc thu nộp tiền bán hàng để sử dụng cho các mục đích cá nhân. - Xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh và phân bố hợp lý chi phí bán hàng. Xác định và tập hợp đầy đủ phí bán hàng phát sinh trong kỳ đồng thời phân bổ hợp lý, chính xác chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng bán ra, xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng hoá bán ra từ đó mà xác định đúng đắn kết quả kinh doanh bán hàng. Hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên liên tục với nội dung có tính chất phức tạp, việc xác định chính xác kết quả kinh doanh cũng rất khó khăn. Vì vậy, để phản ánh và giám đốc chúng một cách chính xác kịp thời cần phải tổ chức chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ việc hạch toán ban đầu đến ghi sổ kế toán. 2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng. a) Tài khoản sử dụng. * Sử dụng các tài khoản sau: TK 511 –”Doanh thu bán hàng” TK 512 –”Doanh thu bán hàng nội bộ” TK 531- hàng bán bị trả lại TK 532 –”Giảm giá hàng bán” TK 632 –”Giá vốn hàng bán” TK 641 –”Chi phí bán hàng” TK 642 –”Chi phí quản lý doanh nghiệp” TK 911 –”Xác định kết quả kinh doanh” * Nội dung, kết cấu các tài khoản: - Các TK loại 5: + TK 511: Phản ánh doanh thu bán hàng theo hoá đơn và doanh thu thuần. Kết cấu của TK này như sau: Bên nợ: - Phản ánh thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Phản ánh doanh thu thuần. Phản ánh các khoản điều chỉnh giảm doanh thu. Bên có: - Phản ánh doanh thu bán hàng theo hoá đơn. + TK 531: Hàng bán bị trả lại, dùng để phản ánh trị giá của hàng bán nhưng bên mua trả lại vì hàng giao không đúng điều kiện hợp đồng. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Phản ánh trị giá bán của số hàng bán bị trả lại. Bên có: - Kết chuyển trị giá bán hàng bị trả lại để điều chỉnh giảm doanh nghiệp bán hàng. + TK 532: Giảm giá hàng bán, dùng để phản ánh số tiền giảm giá hàng bán cho người mua về số hàng đã bán, vì hàng giao không đúng điều kiện hợp đồng. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Phản ánh số tiền giảm do giảm giá hàng bán. Bên có: - Kết chuyển số tiền giảm giá hàng điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng. * Các loại TK loại 6: Các TK phản ánh chi phí hoạt động kinh doanh thương mại trong kỳ. + TK 632: Phản ánh giá trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm bán hàng(xuất kho để bán). Bên nợ: - Trị giá vốn thực tế của hàng đã xác định tiêu thụ. Bên có: - Kết chuyển giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả. + TK 64: Chi phí bán hàng: Tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Bên nợ: - Tập hợp những khoản được tính là chi phí bán hàng trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán vào TK 911 hoặc chi phí bán hàng phân bổ cho hàng chưa bán vào TK 142. + TK 642: Chi phí quản ký doanh nghiệp : tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết cấu của TK này như sau: Bên nợ: - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 hoặc TK 142. * Các loại TK loại 9. + TK 911: Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kết cấu của tài khoản này như  sau: Bên nợ: - Trị giá vốn tại thời điểm xuất kho của hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán. - Chi phí hàng hoá tài chính và chi phí bất thường. - Số lãi trước thuế của các hàng hoá kinh doanh. Bên có: - Doanh thu thuần về bán hàng hoá, dịch vụ. - Thu nhập về hoạt động tài chính và thu nhập bất thường. - Trị giá vốn hàng bị trả lại(của số hàng đã kết chuyển và TK xác định kết quả). - Số lỗ của hàng hoá kinh doanh. b) Phương pháp hoạch toán của các nghiệp vụ bán hàng. * Trường hợp bán buôn hàng hoá. - Tại thời điểm hàng hoá được coi là bán, cán bộ kế toán căn cứ vào chứng từ bán hàng ghi: Nợ TK 131, 111, 112... Có TK 511: Doanh thu bán hàng(5111). - Tính thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp(nếu có) kế toán ghi. Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng(5111). Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nơớc. * Trờng hợp bán lẻ hàng hoá: Cán bộ kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền cho thủ quỹ ghi: Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Có TK 138(1381) : Số tiền thiếu nếu có. Có TK 511(5111) : Doanh thu bán hàng. * Trường hợp bán hàng trả góp: Doanh số bán bàn ghi theo doanh số bình thường. Số tiền người mua phải trả cao hơn do trả góp, thì số chênh lệch cao hơn phản ánh vào thu nhập họat động tài chính. Kế toán căn cứ vào chứng từ bán hàng trả góp ghi: Nợ TK 111: Số tiền trả ngay lúc mua hàng. Có TK 131 : Số tiền người mua phải trả góp. Có TK 511 : Doanh thu bán bình thường. Có TK 711: Số tiền lãi người mua phải trả do trả góp. * Trường hợp bán hàng đại lý (ký gửi): hàng nhận đại lý hoặc ký gửi được phải ánh ở Bên nợ TK ngoài bảng TK 033. Khi bán hàng được hàng ghi có ở TK này. Khi bán được hàng doanh nghiệp được hưởng thủ tục phí theo hợp đồng chính là thu nhập về hoạt động bán hàng và phải trả chủ hàng số tiền bán hàng sau khi trừ thủ tục phí. Kế toán căn cứ vào báo cáo hoặc chứng từ bán hàng ký gửi(hàng đại lý bán) để ghi: Nợ TK 111: số tiền bán hàng. Có TK 511: Phần thu nhập doanh nghiệp được hưởng. Có TK 331: Số tiền phải trả cho chủ hàng. . * Trường hợp bán hàng có trừ giảm giá hàng. - Khi tính số tiền giảm giá hàng cho người mua kế toán ghi. Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán. Có TK 131,111,112... - Khi kết chuyển trừ vào doanh thu bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 511(5111): Doanh thu bán hàng. Có TK 532: Giảm giá hàng bán. c) Phương pháp hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Cuối kỳ hạch toán, khi xác định được doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511: doanh thu bán hàng. Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Trị giá vốn của hàng đã bán được kết chuyển từ TK 632, sang TK 911, kết toán ghi: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 632: Giá vốn hàng bán. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán kết chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 641: Chi phí bán hàng. Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 142: Chi phí trả trước (1422). Khoản chênh lệch (nếu là lãi) kế toán ghi: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Có 421: Lãi chưa phân phối. Khoản chênh lệch (nếu là lỗ) kế toán ghi: Nợ TK 421: LCPP. Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. 3. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng và xác định nghiệp vụ kết quả bán hàng. Trong công tác kế toán, để quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể về hàng hoá cần có kế toán chi tiết. Có nhiều cách mở sổ chi tiết, có thể mở chi tiết kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của hàng xuất khẩu và nhập khẩu, có thể mở chi tiết kế toán bán hàng và kết quả bán hàng theo từng nhóm hàng kinh doanh. Để thực hiện kế toán chi tiết như trên thì phải giải quyết những vấn đề sau: - Đối với TK 511(cụ thể là TK 5111 –”doanh thu bán hàng hoá” mở tài khoản chi tiết cấp 3 cho bán hàng xuất khẩu, bán hàng nhập khẩu, sau đó, mở TK chi tiết cấp 4 theo từng nhóm hàng. - Đối với TK 632, cũng mở tài khoản chi tiết cấp 3 cho giá vốn hàng xuất khẩu, giá vốn hàng nhập khẩu, sau đó mở TK chi tiết cấp 4 theo từng nhóm hàng. - Đối với TK 641, cũng mở sổ chi tiết chi phí bán hàng xuất và chi phí bán hàng nhập. Sau đó lại phân bổ cho từng nhóm hàng tỷ lệ thuận với tiêu thức lựa chọn. - Đối với TK 642, chi phí quản lý doanh nghiệp của khẩu kinh doanh thương mại, phần bổ cho hàng xuất, hàng nhập, sau đó lại phân bổ cho từng nhóm hàng. -Đối với TK 911, mở tài khoản chi tiết cấp 2 cho từng hàng hoá kinh doanh, mở tài khoản cấp 3 cho hàng xuất, hàng nhập của hàng hoá kinh doanh thương mại, mở tài khoản cấp 4 cho từng nhóm hàng.  Phần II Tình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương Mại tổng hợp lạng sơn I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty thương mại tổng hợp Lạng Sơn 1. Tình hình đặc điểm và quá trình hình thành của doanh nghiệp Công ty Thương mại Tổng hợp Lạng Sơn được thành lập ngày 10/5/1991 trên cơ sở lấy công ty lâm sản thực phẩm làm nòng cốt, sát nhập các Công ty cấp II của tỉnh. Trong đó có công ty thương nghiệp tổng hợp, công ty vật liệu chất đốt, Công ty Bách hoá công nghệ phẩm, Xí nghiệp may mặc và 10 Công ty thương nghiệp huyện. Các đơn vị này trong cơ chế bao cấp đã hoàn thành vai trò lịch sử của mình. Khi chuyển đổi cơ chế gặp nhiều lúng túng trong kinh doanh bị thua lỗ dẫn đến mất vốn không có khả năng trả nợ ngân hàng (trên 5 tỷ) cán bộ công nhân viên không có công ăn việc làm. Trước tình hình đó uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn đã có quyết định giải thể các đơn vị làm công tác nội thương từ tỉnh đến huyện và thành lập Công ty Thương mại Tổng hợp Lạng Sơn 2. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp về tổ chức kinh doanh sản xuất Tính từ ngày thành lập đến năm 2001 bên cạnh những khó khăn cơ bản phải khắc phục như: Tổ chức s._.