Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi (ko lý luận, máy)

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TM&SX : Thương mại và sản xuất VNĐ : Việt Nam Đồng KH : Khách hàng Tiền & TĐT : Tiền và tương đương tiền TSCĐ : Tài sản cố định BGĐ : Ban Giám đốc TK : Tài khoản SL : Số lượng C : Chiếc, cái H : Hộp TKĐƯ : Tài khoản đối ứng KD : Kinh doanh CK : Chiết khấu HTL : Hàng trả lại DANH MỤC SỔ SÁCH VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng 1: Hóa đơn GTGT bán hàng cho Doanh nghiệp Vạn Xuân Bảng 2: Hóa đơn GTGT bán hàng cho công ty Châu Á Thái Bình Dương Bảng 3: Phiếu thu – thu tiền công ty Châu Á Thái Bình Dương Bảng4: sổ chi tiết bán hàng Tủ tài liệu ttlieu2c1900 Bảng 5: sổ chi tiết bán hàng ghế nhân viên 284 Bảng6: bảng tổng hợp bán hàng theo mặt hàng Bảng 7: sổ chi tiết công nợ phải thu Bảng 8: Sổ tổng hợp công nợ phải thu Bảng 9: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Bảng 10: Sổ cái tài khoản 511 Bảng 11: Hóa đơn GTGT bán hàng cho công ty TNHH Lan Tân Bảng 12: Chứng từ kế toán hàng bán trả lại Bảng 13: sổ chi tiết hàng bán trả lại theo khách hàng Bảng 14: Sổ tổng hợp hàng bán trả lại theo khách hàng. Bảng 15: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Bảng 16: Sổ cái tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu Bảng 17: Phiếu xuất kho bán hàng Bảng 18: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán tủ tài liệu ttlieu2c1900 Bảng 19: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán ghế nhân viên gnv284 Bảng 20: Sổ tổng hợp giá vốn theo mặt hàng Bảng 21: Sổ cái tài khoản 632 Bảng 22: Hóa đơn GTGT mua ngoài Bảng 23: Phiếu chi cho công ty tập đoàn Thành Hưng Bảng 24: Sổ chi tiết chi phí bán hàng Bảng 25: Sổ tổng hợp chi phí bán hàng Bảng 26: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Bảng 27: Sổ cái tài khoản 641- chi phí bán hàng Bảng 28: Sổ nhật ký bán hàng DA NH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Mô hình hóa hoạt động bán hàng Sơ đồ 2: Mô hình hóa quy trình luân chuyển phiếu thu Sơ đồ 3: Mô hình hóa quy trình xuất kho hàng hóa Sơ đồ 4: Mô hình hóa quy trình luân chuyển phiếu chi LỜI MỞ ĐẦU Với việc Việt Nam gia nhập WTO và nhiều tổ chức quốc tế khác, điều đó vừa tạo ra những cơ hội mới, đồng thời cũng đặt ra những thách thức lớn cần phải vượt qua cho các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, nhất định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng về chủng loại. Trong các doanh nghiệp, việc tiêu thụ hàng hóa, phân tích doanh thu và xác định kết quả sản xuất kinh doanh là vấn đề rất quan trọng. Sự quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường là làm thế nào để sản phẩm hàng hoá của mình tiêu thụ được trên thị trường và được thị trường chấp nhận đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phi phí đã bỏ ra.Để có quá trình phân tích doanh thu và xác định kết quả kinh doanh thì họ phải trải qua một khâu cực kỳ quan trọng đó là khâu tiêu thụ hàng hóa. Có thể nói rằng tiêu thụ hàng hóa mang ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp. Tiêu thụ là một giai đoạn không thể thiếu trong mỗi chu kỳ kinh doanh vì nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của một chu kỳ kinh doanh và chỉ giải quyết tốt được khâu tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện được chức năng của mình là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa cùng với những kiến thức đã được học tập tại trường và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, em đã lựa chọn đề tài “ hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi” để viết chuyên đề thực tập chuyên ngành cho mình. Kết cấu của chuyên đề thực tập chuyên ngành gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT ĐA LỢI Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty Danh mục hàng hóa Công Ty TNHHTM & SX Đa Lợi chuyên cung cấp, thiết kế, lắp đặt thiết bị nội thất văn phòng , Công ty cung cấp đa dạng các sản phẩm như : Thiết bị nội thất văn phòng: Bàn làm việc với các màu sắc và chất liệu như MFC, MDF sơn phủ PU, Veneer… Bàn ghế văn phòng cao cấp, Bàn ghế nhân viên, Bàn ghế trưởng phòng, Bàn ghế giám đốc. Đặc trưng là các sản phẩm ghế da cao cấp dành cho giám đốc được sản xuất từ các tập đoàn lớn như Tập đoàn Nội thất Hoà Phát hay các sản phẩm bằng da thật chất lượng cao có xuất xứ từ Đài Loan – Trung quốc Bàn vi tính các loại ( bàn máy tính chìm, bàn SD…) Bàn họp các loại ( bàn mặt liền, bàn mặt ghép, bàn quay,,) Tủ hồ sơ bằng gỗ, tủ hồ sơ bằng sắt, tủ hồ sơ di động… Bàn giám đốc, tủ giám đốc làm bằng chất liệu MDF hoặc Veneer bề mặt sơn phủ PU Két chống cháy, két an toàn Thảm trải sàn nhập khẩu, rèm chắn sáng tuyệt đối, sàn gỗ công nghiệp , gỗ tự nhiên… Vách ngăn nỉ khung nhôm định hình với các loại khác nhau, có thể lựa chọn theo màu sắc yêu cầu, với 3 loại hệ vách: vách dày 3cm không có hộp kĩ thuật, vách dày 5cm, vách dày 6cm có hộp kĩ thuật, vách ngăn vệ sinh chuyên dụng: sử dụng tấm bề mặt MFC chịu ẩm, các thiết bị tay nắm, bản lề, chân vách được nhập khẩu từ Đài Loan, hệ nhôm chuyên dụng kết hợp Vách ngăn tường thạch cao, trần thạch cao Cung cấp lắp đặt chuyên dụng về hội trường, phòng hội thảo, phòng họp, trường học, khu vực lễ tân bao giồm bàn quầy và backdrop Cung cấp và lắp đặt các sản phẩm bàn ghế thao tác chuyên dụng cho các công nhân các khu chế xuất, bàn ghế ăn công nghiệp, kệ kho công nghiệp, hệ thông sàn nâng kỹ thuật , sàn gỗ công nghiệp, ngoài ra công ty còn cung cấp sản phẩm nội thất cao cấp mang thương hiệu Noi that Fami,, Tất cả các sản phẩm và các linh kiện nhập khẩu được sản xuất trên dây chuyền công nghệ hiện đại như: máy cắt, máy hàn CNC, máy khoan nhiều đầu, máy dán nẹp tự động, hệ thống máy định vị và máy ép chân không…, Theo số liệu mới nhất, hiện tại tổng cộng tất cả công ty có 241 loại sản phẩm đáp ứng nhu cầu về nội thất cho khách hàng, Sản phẩm cửa nhựa: Cửa nhựa u PVC có lõi thép gia cường CHAMDOOR của Hàn Quốc Cửa thông phòng ABS Chamdoor của Hàn Quốc Sản phẩm thiết kế nội thất văn phòng: Phương án thiết kế 2D bố trí mặt bằng và không gian thực tế Phương án thiết kế 3D bố trí không gian 3 chiều được thực thiện bằng phần mềm 3D max – Vray tạo hình ảnh và màu sắc thực tế đạt 90% Ngoài việc cung cấp lắp đặt công ty còn làm thoả mãn nhu cầu có một không gian làm việc chuyên nghiệp đáp ứng xu hướng ngày càng phát triển. Tối ưu hoá công năng sử dụng không gian giảm thiểu chi phí thuê văn phòng…bằng dịch vụ thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp công ty vừa đưa ra trang thông tin nội thất, thiết kế nội thất, nội thất theo phong thủy 1.1.2 Thị trường của công ty Với chức năng thương mại, Đa Lợi mua các sản phẩm nội thất cao cấp của các nhãn hiệu nổi tiếng như Hòa Phát, Fami, Nội thất 190, các sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài như Đài Loan, Hàn Quốc… bán ra cho các công trình, trường học, bệnh viện, siêu thị, doanh nghiệp… và các khác lẻ.. Với chức năng sản xuất: Đa lợi nhận hợp đồng sản xuất hàng theo thiết kế đáp ứng nhu cầu của khách hàng Với mục tiêu là chuyên nghiệp- tận tình – phong cách, với đội ngũ cán bộ trẻ đầy khả năng cộng với tinh thần làm việc có trách nhiệm cao đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, tạo được uy tín trên thị trường, tạo được nhiều mối quan hệ hơn, kí kết được nhiều hợp đồng hơn với các khách hàng lớn như : Nissei electric, VTC intecom, VP bank, EVN…, các tổ chức lớn như chính phủ Hà Lan SNV, tổ chức phòng chống AIDS Việt Nam, Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cũng đã từng và đang là một khách hàng của Đa Lợi. Do công ty đã phát triển được mạng lưới khách hàng, từ đó đã góp phần làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Thị trường của công ty khá rộng lớn, đáp ứng hầu hết nhu cầu của khách hàng về nội thất. Tuy nhiên, khách hàng chủ yếu của công ty vẫn là khách lẻ và các công ty đáp ứng yêu cầu về bàn ghế, máy tính văn phòng. 1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty Bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau như: bán buôn, bán lẻ, bán trả góp, bán hàng qua đại lý, ủy thác… Đa lợi chọn cho mình hai phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn Đây là phương thức bán các sản phẩm, hàng hóa của Đa Lợi cho các cho các đơn vị, tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp khác, các cửa hàng.. với số lượng lớn để các đơn vị tiếp tục bán cho các tổ chức khác hay phục vụ cho việc khác đáp ứng nhu cầu kinh tế. Ưu điểm: Phương thức này có ưu điểm là thời gian thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và nâng cao được hiệu quả kinh doanh. Nhược điểm: một điều hết sức lưu ý là bên cạnh những ưu điểm của nó còn có nhược điểm là chi phí lớn, tăng nguy cơ ứ đọng, dư thừa hàng hóa dẫn đến hàng tồn kho quá nhiều, từ đó lại dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh Bán buôn lại có 2 hình thức là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng Bán buôn hàng hóa qua kho Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Tại Đa Lợi, hàng hóa bán buôn qua kho chủ yếu là hàng nội thất văn phòng. Bán buôn hàng hóa qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: là bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp: khác hàng cử đại diện đến kho của Đa Lợi để nhận hàng. Đa Lợi xuất hàng hóa, giao trực tiếp cho đại diện khác hàng. Sau khi đại diện của khách hàng nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc giấy chứng nhận nợ, hàng hóa của Đa Lợi khi đó được xác định là tiêu thụ Theo hình thức bán buôn qua kho chuyển hàng: Căn cứ theo hợp đồng đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng của khách hàng, Đa Lợi xuất kho hàng hóa, vận chuyển qua ô tô của công ty, hoặc thuê ô tô bên ngoài, thuê tàu nếu như khách hàng ở xa như Đà Nẵng, Sài gòn.. chuyển hàng hóa đến cho khách hàng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Đa Lợi cho đến khi nào được khách hàng kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển do Đa Lợi hay khách hàng chịu là do sự thỏa thuận trước khi bán hàng trong hợp đồng. Nếu Đa Lợi chịu chi phí vận chuyển thì khoản chi phí này sẽ được tính vào chi phí bán hàng của công ty. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Đa Lợi sau khi đã mua hàng, nhận hàng không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này cũng có hai hình thức là bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, Đa Lợi sau khi mua hàng, nhận hàng, giao trực tiếp cho đại diện của khách hàng tại kho của nhà cung cấp. sau khi giao, nhận, đại diện khách hàng ký nhận đủ hàng, khách hàng thanh toán đủ tiền hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa khi đó được xác nhận là tiêu thụ Theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng chuyển hàng: hình thức này, Đa Lợi sau khi mua hàng, dùng ô tô của mình, hoặc thuê ô tô, tàu.. chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc sở hữu của Đa Lợi. Khi nhận tiền của khách hàng thanh toán hoặc giấy báo nhận được hàng và chấp nhận thnah toán thì hàng hóa được chuyển đến được xác định là tiêu thụ. Bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các đơn vị kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của phương thức này là đưa hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện. Với quy mô của mình là một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây cũng là một hình thức bán hàng chủ yếu của Đa Lợi. Với hình thức này, hàng hóa được bán thường đơn chiếc với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định, ít thay đổi. Bán lẻ lại được thể hiện dưới các hình thức sau: bán lẻ thu tiền tập trung và bán lẻ thu tiền trực tiếp. Theo hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Đây là hình thức mà nghiệp vụ thu tiền của Đa Lợi và nghiệp vụ giao hàng cho khách hàng. Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền, làm nhiệm vụ thu tiền cho khách hàng, viết các hóa đơn hoặc tích kê để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Khi hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cưa vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hàng hoặc kiểm kê hàng tồn ở quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủy quỹ tại phòng kế toán. Đây là hình thức bán lẻ chủ yếu của Đa Lợi. Theo hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền cho thủ quỹ tại phòng kế toán. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng hóa đã bán trong ngày để lập báo cáo bán hàng. 1.1.4 Phương thức thanh toán Thanh toán: có hai hình thức thanh toán công ty áp dụng là thanh toán trực tiếp tiền mặt và thanh toán qua ngân hàng. Với những hợp đồng lớn hơn 20.000.000 VNĐ thì yêu cầu thanh toán qua ngân hàng. Chiết khấu bán hàng Có hai hình thức chiết khấu được áp dụng ở Đa Lợi là chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán Chiết khấu thương mại dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Chiết khấu thanh toán được áp dụng đối với những khách hàng thanh toán sớm. Chính sách chiết khấu thanh toán này được áp dụng tùy thuộc vào từng mặt hàng và khách hàng. Hình thức thanh toán Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp là một hình thức thanh toán khá phổ biến. Tuy nhiên, do xã hội ngày càng phát triển, hoạt động thương mại ngày càng đa dạng và phong phú, tín dụng thương mại lại là hình thức chủ yếu trong hoạt động bán hàng. Đa Lợi cũng áp dụng hai hình thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và cho nợ Hình thức thanh toán trực tiếp: đây là hình thức việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp, doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Hình thức cho nợ: đây là hình thức việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã được thực hiện, tuy nhiên khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả ngay tiền hàng. Tuy vậy, Đa Lợi vẫn ghi nhận doanh thu. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thành toán và từng mặt hàng nhất định. Với đặc trưng là lượng khách hàng khá lớn và cũng khá nhỏ lẻ, phương thức thành toán phong phú, các mặt hàng cung cấp đa dạng về mẫu mã, chủng loại, kích thước vì vậy công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo thật tốt. Đa Lợi phải quản lý các chỉ tiêu như quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ, các khoản phải thu của khách hàng, quản lý giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ… chính vì những điều đó, nghiệp vụ bán hàng của công ty phải được đảm bảo các yêu cầu sau: Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình nhập- xuất- tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Nắm bắt và theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng đặc biệt là phương thức bán lẻ, từng khách hàng,từng phương thức thanh toán, chất lượng và giá trị từng mặt hàng. Đôn đốc thanh toán của khách hàng và thu hồi tiền hàng. Tránh tình trạng xảy ra nợ quá thời hạn thanh toán, nợ xấu Tổ chức quản lý hoạt động tiếp thị, kí kết hợp đồng bán hàng với khách hàng Bán hàng theo hình thức demo trực tiếp khách hàng Là hình thức nhân viên của bộ phận kinh doanh đi gặp gỡ các khách hàng có nhu cầu về nội thất văn phòng ở các tòa nhà, cung cấp và lắp đăt cho các tổ chức công ty ở tại trụ sở này. Phương pháp tiếp cận: tiếp cận các tòa nhà mới xây, hoặc các tòa nhà còn chỗ trống. Hoặc nữa, tiếp cận đến chủ tòa nhà, nhờ họ cung cấp thông tin về những khách hàng sẽ thuê ở những địa điểm này. Sau khi tiếp cận thông tin, bộ phận kinh doanh của công ty sẽ liên hệ với những khách hàng này, nếu như khách hàng có yêu cầu, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lấy thêm thông tin và cho nhân viên thiết kế khảo sát và thiết kế theo yêu cầu của khách hàng Thiết kế của công ty được khảo sát trên thiết kế 2D hoặc 3D Sau khi khách hàng đã đồng ý về mặt thiết kế. Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành báo giá toàn phần tới khách hàng. Khi đó, nếu khách hàng có yêu cầu hàng chuẩn của những nhà cung cáp văn phòng chính như Hòa Phát, Fami, Nội thất 190 hoặc sẽ làm theo thiết kế do chính công ty sản xuất theo yêu cầu thiết kế của khách hàng. Phương thức bán hàng trực tuyến. Hoạt động bán hàng trực tuyến này giúp phát triển và hỗ trợ cho việc bán hàng offline. Giúp cho nhân viên đi thị trường một số thông tin khách hàng cần làm theo thiết kế. Còn ngoài ra, hình thức này chủ yếu bán những mặt hàng tiêu chuẩn có những thông tin sản phẩm và giá cả đã niêm yết. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là đánh vào hoạt động thị trường dành cho giới văn phòng chủ yếu sử dụng internet. Và những nhân viên ở các công ty thường ưa thích các loại hình mua hàng kiểu này. Bộ phận IT của công ty đã thiết kế một hệ thống các Website theo thương hiệu của nhà sản xuất. ví dụ như : www.noithatfami.com, www.noithathoaphat.com, www.noithat190.net, là những trang web chuyên cung cấp những sản phẩm về nội thất của các thương hiệu nổi tiếng của tập đoàn Hòa Phát, Fami, nội thất 190 và www.noithatdafuco.com chuyên cung cấp những sản phẩm nhập khẩu từ Đài Loan. Đây là một hệ thống các công cụ được sử dụng để phục vụ cho hình thức này. Hệ thống các website này phát triển khá mạnh giúp cho người tìm kiếm dễ dàng tìm thấy thông tin tìm ra sản phẩm và thương hiệu của công ty cung cấp. Trên công cụ tìm kiếm lớn nhất google. www.noithatfami.com đứng thứ nhất, www.noithathoaphat.com, www.noithat190.net đứng thứ hai. Khi khách hàng đã xem xét và tìm hiểu trên web, nếu khách hàng có yêu cầu báo giá. Nhân viên tại bộ phận này sẽ báo giá và gửi đến khách hàng. Khi khách hàng đồng ý sẽ kí xác nhận vào bảng báo giá qua fax hoặc nếu có yêu cầu làm hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ cầm hợp đồng đến tận nơi. Sau khi lấy bản hợp đồng thì tiến hành cung cấp và lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Tiếp thị Hoạt động tiếp thị của Đa Lợi do toàn bộ nhân viên kinh doanh phụ trách. Ngoài ra thì có phòng phát triển thị trường online hỗ trợ về mặt IT sẽ triển khai các kế hoạch online giúp cho các nhân viên bán hàng tại phương thức bán hàng online tiếp cận được khách hàng. Các hình thức của phương pháp tiếp thị này là thuê quảng cáo tại các công ty, gửi mail tiếp thị, đặt banner quảng cáo tại những website như www.vietnamnet.vn, www.vnexpress.net, www.24h.com.vn … Kiểm soát hoạt động bán hàng Kiểm soát hoạt động bán hàng do phó giám đốc Lương Hữu Quý và trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Duy Bảng phụ trách. Hoạt động này kiểm tra định kì một tháng 2 lần vào giữa và cuối tháng. Các bộ phận cung cấp, báo cáo cho trưởng phòng kinh doanh những thông tin như: số lượng hàng bán được, địa chỉ khách hàng, kiểm soát công nợ trong kì báo cáo, những khách hàng có vấn đề về thanh toán, hàng hóa hoặc những vấn đề phát sinh khác. Sau đó trưởng phòng kinh doanh sẽ gửi báo cáo lên phó Giám đốc, các phòng lắp đặt, công nợ để thực hiện giải quyết công nợ tồn đọng. Hình thức báo cáo được sử dụng ở Đa Lợi là bằng văn bản Hoạt động kiểm soát bán hàng của công ty còn có tác dụng đánh giá hoạt động bán hàng của từng người, của phòng và từ đó người quản lý đưa ra mức thưởng trong lương của từng người nhân viên kinh doanh hoặc phòng bán hàng trong tháng, quý cũng như năm. Kiểm tra hàng, bảo hành Kiểm tra hàng: Hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc từ nhà máy hoặc xưởng chuyển lên thì nhân viên kho trực tiếp kiểm tra hàng cùng với nhân viên kinh doanh trực tiếp bán hàng và nhân viên quản lý công trình trực tiếp kiểm tra chất lượng. Yêu cầu của khâu này: yêu cầu đúng chất lượng, xuất xứ, mẫu mã.. đã ghi trong hợp đồng. Bảo hành: có hai hình thức bảo hành là bảo hành theo hãng và bảo hành theo công ty. Tất cả các sản phẩm bảo hành theo công ty của Đa Lợi đều là 12 tháng tính từ ngày lắp đặt, hoàn thiện và bán giao. Trong phiếu bàn giao có chữ kí xác nhận của bên mua. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT ĐA LỢI Như đã nói ở trên, Đa Lợi là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chế độ kế toán công ty đang áp dụng theo quyết định của bộ tài chính số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành. Hoạt động trong cả hai lĩnh vực thương mại và sản xuất nhưng hoạt đông thương mại bán hàng vẫn là chủ yếu. Kế toán bán hàng của công ty có thể được mô hình hóa theo một quy trình đơn giản như sau: Sơ đồ 1: Mô hình hóa hoạt động bán hàng 2.1. Kế toán doanh thu Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Đa Lợi là doanh nghiệp sản xuất và thương mại thuần túy không tiến hành các hoạt động khác như đầu tư tài chính nên doanh thu của công ty chỉ bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đó là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Doanh nghiệp áp dụng đúng theo chế độ kế toán về điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn tất cả các điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu các sản phẩm và hàng hóa nội thất, dịch vụ tư vấn nội thất cho khách hàng. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng Các chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là: hóa đơn thuế GTGT phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng Quy trình luân chuyển chứng từ Đa Lợi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng làm căn cứ để xác định doanh thu bán hàng. Công ty chỉ sử dụng một loại hóa đơn duy nhất là hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01 GTKT-3LL. Hóa đơn giá trị gia tăng do phòng kế toán lập và được lập làm 3 liên: liên 1 dùng để lưu, liên 2 dùng để giao cho khách hàng để làm căn cứ cho khách hàng thanh toán, liên qua được chuyển giao cho kế toán thanh toán của công ty. Trên hóa đơn có ghi rõ: Tên hàng hóa- dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán Trên hóa đơn giá trị gia tăng có chữ kí của kế toán, người mua hàng và thủ trưởng đơn vị Hãa ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liên 1: Lưu Ngày 09 tháng 03 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL AA/2010B 0053123 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM& Sản Xuất Đa Lợi Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội Số tài khoản: 0101907041 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Trần Văn Quyết Tên đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân Vạn Xuân Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Ghế da giám đốc c 1 2.318.000 2.318.000 2 Ghế trưởng phòng c 2 620.000 1.240.000 3 Ghế họp c 10 238.000 2.380.000 4 Ghế nhân viên c 30 284.000 8.520.000 5 Ghế phòng chờ 4 chỗ c 2 732.000 1.464.000 6 Tủ treo tường c 2 7050.000 14.100.000 7 Tủ giám đốc c 1 5.700.000 5.700.000 Cộng tiền hàng 35.722.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.572.200 Tổng cộng tiền thanh toán 39.294.200 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi chín triệu hai trăm chín mươi tư nghìn hai trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 1: Hóa đơn GTGT bán hàng cho Doanh nghiệp Vạn Xuân Hãa ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liên 1: Lưu Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL AA/2010B 0053124 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM& Sản Xuất Đa Lợi Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội Số tài khoản: 0101907041 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam Tên đơn vị: Công ty CP tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Tầng3, tòa nhà 108 Lò Đúc, Đông Mác, HBT, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bàn giám đốc c 1 1.850.000 1.850.000 2 Ghế giám đốc c 1 700.000 700.000 3 Tủ tài liệu ttlieu2c1900 c 3 1.725.000 5.175.000 4 Ghế gấp c 10 420.000 4.200.000 Cộng tiền hàng 11.925.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.192.500 Tổng cộng tiền thanh toán 13.117.500 Số tiền viết bằng chữ: mười ba triệu một trăm mười bẩy nghìn năm trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 2: Hóa đơn GTGT bán hàng cho công ty Châu Á Thái Bình Dương Khách hàng căn cứ vào số tiền trên hóa đơn giá trị gia tăng, tiến hành thanh toán tiền cho công ty Khi khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, công ty sẽ tiến hành viết phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập thành 3 liên: trên phiếu thu ghi đầy đủ các nội dung về họ, tên, địa chỉ người nộp tiền, lý do nộp tiền, số tiền… Sau khi ghi đầy đủ nội dung trên phiếu thu, sau đó phiếu thu được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và kí duyệt, tiếp đó kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu cho khách hàng nộp tiền chuyển cho thủ quỹ để làm căn cứ nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền của khách hàng thanh toán, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ( ghi bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. 3 liên của phiếu thu sẽ do thủ quỹ giữ 1 liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu sẽ được giao cho kế toán thanh toán để ghi vào phần mềm kế toán. Sơ đồ 2: Mô hình hóa hoạt động kế toán thu tiền mặt Đơn vị: Công ty TNHH TM&SX Đa Lợi Mẫu số: 01-TT Địa chỉ: Số 1-91/16 Lương Đình Của-Hà Nội. Ban hành theo QĐ số 48/2006-QĐ/BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Ngày 10 tháng 3 năm 2010 Quyển số: Số : 301 Nợ: TK1111 Có: TK131 13.117.500 13.117.500 Họ và tên người nộp tiền: Công ty CP tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Tầng3, tòa nhà 108 Lò Đúc, Đông Mác, HBT, Hà Nội Lý do thu: Thu tiền mua hàng nội thất Tổng tiền thu: 13.117.500 VNĐ (Bằng chữ: Mười ba triệu một trăm mười bẩy nghìn năm trăm đồng./.) Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận tạm ứng số tiền: Số tiền phải thu còn lại: 13.117.500 VNĐ (Bằng chữ: Mười ba triệu một trăm mười bẩy nghìn năm trăm đồng ./.) Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): mười ba triệu một trăm mười bẩy nghìn năm trăm đồng Bảng 3: Phiếu thu – thu tiền công ty Châu Á Thái Bình Dương 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng. Thao tác này được thực hiện trên phần mềm kế toán.Trên sổ chi tiết bán hàng được lập đó phản ánh:Ngày tháng ghi sổ, số hiệu chứng từ, hình thức thanh toán thông qua tài khoản đối ứng, doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu( nếu có) Cụ thể đối với hai hóa đơn giá trị gia tăng trên, kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng cho mặt hàng là sổ chi tiết: ghế giám đốc, bàn giám đốc, ghế gấp, tủ tài liệu… Mỗi sổ chi tiết bán hàng được lập cho từng mặt hàng, theo dõi biến động của mặt hàng đó theo từng tháng. Công ty Đa Lợi có tất cả 241 mặt hàng, được theo dõi trên 241 mã hàng theo quy định của công ty. Với mỗi mặt hàng công ty đều lập một sổ chi tiết bán hàng và được đánh số thứ tự theo số thứ tự trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của loại hàng hóa đó. Đơn vị: Công ty Thương Mại và Sản xuất Đa Lợi #REF! Địa chỉ Số 352 Đường Giải Phóng - Thanh Xuân – Hà Nội Sæ Chi tiÕt b¸n hµng Tên hàng hóa: Tủ tài liệu ttlieu2c1900 Tháng 3 Năm 2010 Số thứ tự trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn là : 18 Đơn vị tính: C Ngày tháng nhập xuất Số phiếu Diễn giải TK§¦ NhËp Các khoản tính trừ Ghi chó Xuất Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế ( 521, 531, 532) ………………………………..  06/03/2010 81722 06/03/2010 Bán hàng cho công ty cổ phần Buncen 111 2.00 1.750.000 3500.000 08/03/2010 81725 08/03/2010 Bán hàng cho công ty cổ phần Buncen 111 5.00 1.725.000 8.625.000 10/03/2010 81727 10/03/2010 Bán hàng cho Công ty CP tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương 111 3 1.725.000 5.175.000 10/03/2010 81728 10/03/2010 Bán hàng cho trường học Nhật Bản tại Hà Nội 111 1 1.650.000 1.650.000 ………………………………. …... Tổng cộng 20 35.100.000 Bảng4: sổ chi tiết bán hàng Tủ tài liệu ttlieu2c1900 Đơn vị: Công ty Thương Mại và Sản xuất Đa Lợi #REF! Địa chỉ Số 352 Đường Giải Phóng - Thanh Xuân – Hà Nội Sæ Chi tiÕt b¸n hµng Tên hàng hóa: Ghế nhân viên 284 Tháng 3 Năm 2010 Số thứ tự trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn là : 97 Đơn vị tính: C Ngày tháng nhập xuất Số phiếu DiÔn gi¶i TK§¦ NhËp Các khoản tính trừ Xuất Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền ThuÕ ( 521, 531, 532) ………………………………………. 05/03/2010 81721 05/03/2010 Bán hàng cho công ty TNHH Tín Phước 111 10 284.000 2.840.000 08/03/2010 81726 08/03/2010 Bán hàng cho Doanh nghiệp tư nhân Vạn Xuân 131 30 284.000 8.520.000 ………………………………. …... Tổng cộng 50 14.200.000 Bảng 5: sổ chi tiết bán hàng ghế nhân viên 284 Từ sổ ._.