Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thông tin Việt Hàn (ko lý luận)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN Chuyªn ®Ò Thùc tËp chuyªn ngµnh Đề tài: Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thông tin Việt Hàn Sinh viên thực tập : Vũ Thị Xuân Lớp : Kế toán – K39 Giáo viên hướng dẫn : Tiến sỹ Lê Kim Ngọc Hà Nội, tháng 5/2010 Mục lục Trang Chương 1: đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hang của công ty TNHH phát triển Công nghệ Thông tin Việt Hàn 3 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 3 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 3 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 4 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 6 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triền CNTT Việt Hàn 7 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triền CNTT Việt Hàn 9 2.1 Kế toán doanh thu 9 2.1.1 Chứng từ, thủ tục kế toán 9 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 15 2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu 22 2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 23 2.2.1 Chứng từ, thủ tục kế toán 24 2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 25 2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 31 2.3 Kế toán chi phí bán hàng 33 2.3.1 Chứng từ, thủ tục kế toán 33 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 33 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 39 Chương 3: Hoàn thiện Công tác Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 41 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 41 3.1.1 Ưu điểm 41 3.1.2 Phương hướng hoàn thiện 42 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 43 3.2 Các giải pháp hoàn thiện Công tác Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn 44 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng 44 3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 46 3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 48 3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 48 3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 49 3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng 49 3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp 50 LỜI MỞ ĐẦU Đối với các doanh nghiệp, cơ chế thị trường tạo ra nhiều thời cơ, nhiều cơ hội nhưng cũng tạo ra nhiều thách thức mới. Chấp nhận cơ chế thị trường là chấp nhận sự cạnh tranh gay gắt trong sự thay đổi không ngừng của thị trường. Doanh nghiệp luôn tìm cách cải tiến quy trình công nghệ kinh doanh để làm sao giảm chi phí tới mức thấp nhất hoặc tìm kiếm lợi nhuận tối đa. Hơn bao giờ hết, bán hàng là vấn đề thường xuyên được đặt ra đối với các Doanh nghiệp thương mại. Để có thể tồn tại được trong cơ chế cạnh tranh phức tạp hiện nay các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các Doanh nghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn em đã lựa chọn chuyên đề: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn” Chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung về quản lý và kế toán, phân tích qui trình kế toán bán hàng của Công ty và nêu ra một số giải pháp giải quyết một số vấn đề còn tồn tại. Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn. Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn. Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn. CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỀN CNTT VIỆT HÀN Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn. Giới thiệu chung về Công ty: Tên Công ty: Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn Địa chỉ trụ sở Công ty: Lô 4, Dãy A, Khu X3, Thị trấn Văn Điển, Huyện Thanh Trì, Hà nội Điện thoại: 04 26813108 Fax: 04 26813074 Giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số: 0102005825 cấp ngày 12 tháng 07 năm 2002. Hoạt động của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn chủ yếu trong các lĩnh vực: Mua bán các mặt hàng về tin học, các linh kiện điện tử phục vụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Thực hiện cung cấp các dịch vụ về mạng, hệ thống mạng nội bộ, thiết kế website. Danh mục hàng bán và dịch vụ của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn Theo ngành nghề kinh doanh của Công ty, các mặt hàng và dịch vụ mà Công ty kinh doanh, cung cấp chủ yếu là các mặt hàng về công nghệ thông tinh, điển tử như máy tính, các linh kiện điện từ kèm theo máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy quét. Bên cạnh mảng kinh doanh hàng hóa, Công ty còn phát triển mảng cung cấp dịch vụ lập trình web, thiết lập hệ thống mạng nội bộ trong Công ty. Trích dẫn Danh mục hàng bán và dịch vụ Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn cung cấp STT Mặt hàng, dịch vụ Mã Máy tính và linh kiện máy tính 010 1 Máy chủ 011 2 Máy tính để bàn (Desktop) 012 3 Máy tính xách tay (Laptop) 013 4 Chuột máy tính 014 5 Bàn phím 015 6 Ổ cứng 016 7 USB 017 …….. Máy in, máy quyét 020 1 Máy in 021 2 Máy quét (Scanner) 022 Thiết bị mạng 030 1 Thiết bị kết nối mạng cục bộ (Swicth, Hub, Card mạng…) 031 ……… 2 Thiết bị mạng ngoại vi (Router, Remote Access Server…) 032 Dịch vụ 040 1 Tư vấn, nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (LAN, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, Windows,…) 041 2 Tư vấn, thiết kế, xây dựng và phát triền hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất hàng đầu trên thế giới 042 3 Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet), mạng thông tin tàn cầu (Internet), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như: thư tín điện tử, Worl Wide Web, Volp, catalog điện tử,… 043 4 Tư vấn và thiết kế website 044 5 Đào tạo nghề: dạy tin học về lập trình, hệ thống mạng,… 045 1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn Sau hơn gần tám năm hoạt động, với tiêu chí lấy chữ tín làm hàng đầu, Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cũng như xây dựng được niềm tin đối với các bạn hàng. Cũng từ đó thị trường của Công ty ngày càng được củng cố vững chắc và mở rộng. Ban đầu mới thành lập, thị trường hoạt động của Công ty chủ yếu ở Hà Nội, đến nay đã rộng khắp cả nước, được bạn hàng tìm đến. Công ty đã xây dựng được danh mục khách hàng rộng khắp, không chỉ ở Hà Nội mà còn trên khắp hơn 10 tỉnh thành trong cả nước. Khách hàng của Công ty là đông đảo người tiêu dùng, các Doanh nghiệp, cơ quan ban ngành. Công ty đã, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế, xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như: Chi nhánh Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam tại phía Bắc, Công ty Bảo Hiểm Frudential, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC), Văn phòng Cục thuế tỉnh Hà Nam, UBND Tỉnh Thái Bình, Văn phòng tỉnh ủy tỉnh Hải Dương… 1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn: Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn hiện tại đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ trực tiếp. Phương thức bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo phương thức: bán hàng trực tiếp. Phương thức này Công ty chủ yếu thực hiện cho các hợp động lớn, giá cả cũng sẽ có ưu đãi hơn cho khách hàng. Thông thường sau khi kí kết hợp đồng, Công ty sẽ giao hàng đến tận nơi cho khách hàng, và việc thanh toán được thực hiện sau năm đến bảy ngày sau khi giao hàng. Riêng đối với những hợp đồng giá trị lớn hơn một trăm triệu đồng, Công ty sẽ yêu cầu bên mua tạm ứng trước tiền hàng từ ba mươi đến bốn mươi phần trăm tổng giá trị hợp đồng sau khi kí kết rồi mới giao hàng và yêu cầu thanh toán nốt số còn lại. Phương thức bán lẻ Khách hàng mua hàng tại Công ty và thanh toán ngay cho nên sản phẩm hàng hoá được ghi nhận doanh thu của đơn vị một cách trực tiếp. Thông thường đối tượng khách hàng của hình thức này là các khách hàng cá nhân có nhu cầu mua sắm thiết bị máy tính và các linh kiện kèm theo máy tính. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Việt Hàn Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo kiểu trực tuyến phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một Thủ trưởng do Giám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng. Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên Giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch được triển khai từ trên xuống. Vai trò của từng phòng ban được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý các phòng ban có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc hoặc phó Giám đốc – người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty. Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán KT trưởng Phòng Kỹ thuật P. tổ chức hành chính Chức năng các phòng ban như sau: - Giám đốc: Phụ trách quản lý, giám sát chung mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh và chấp hành pháp luật hiện hành. Có những đơn hàng rất lớn Giám đốc là người trực tiếp thương thảo với khách hàng. - Phòng kinh doanh: Tham mưu tổng hợp về việc xây dựng cơ chế, chính xác. Thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty. Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp nhận đơn hàng từ phía khách hàng, thảo hợp đồng, thỏa thuận về giá cả và trình lên Giám đốc phê duyệt. - Phòng phát triển thị trường: Tham mưu, nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty. - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về dịch vụ kỹ thuật, bảo hành, cung cấp các dịch vụ về kỹ thuật, lập trình, thiết kế. Hàng hóa Công ty cung cấp chủ yếu là máy tính và các phần mềm, đặc thù của loại hàng hóa, sản phầm này là độ bền và sự cố phát sinh do yếu tố khách quan hay chủ quan của người sử dụng. Do đó khâu bảo hành rất quan trọng góp phần củng cố vững chắc niềm tin của khách hàng vào sự quan tâm thực sự của công ty dành cho khách hàng. - Phòng kế toán: Có chức năng quản lý tài sản, cung cấp và phân tích tình hình tài chính Công ty, báo cáo cho giám đốc giúp cho việc chỉ đạo các hoạt động kinh doanh. Phát hành hóa đơn và thực hiện quản lý công nợ phải thu của khách hàng, đôn đốc phòng kinh doanh trong việc thu nợ. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức tiền lương, nhân sự và hoạch định phát triển nguồn nhân lực. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN 2.1 Kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Cán bộ kinh doanh căn cứ vào tình hình thực tế để đưa ra bản báo giá gửi cho khách hàng. Sau khi người bán hàng và người mua hàng thống nhất ở một mức giá nhất định thì sẽ tiến hành làm hợp đồng Kinh tế, trên hợp đồng ghi rõ các nội dung đã thỏa thuận nhằm ràng buộc nhau về mặt pháp lý đặc biệt là điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển… Căn cứ vào HĐKT kế toán viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho thủ kho để giao hàng cho khách hàng. Sau đó cán bộ giao nhận chuyển Biên bản giao nhận hàng hóa chứng minh khách hàng đã nhận đúng và đủ chủng loại cũng như khối lượng của hàng hóa về phòng kế toán công ty tiến hành xuất Hóa đơn GTGT. Thời điểm ghi nhận doanh thu ngay sau khi có Biên bản giao nhận hàng và công ty tiến hành xuất Hóa đơn GTGT, tùy theo thỏa thuận ghi rõ trong hợp đồng mà khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc nhận nợ. Tuy nhiên dù thanh toán ngay kế toán vẫn phản ánh qua TK 131 để theo dõi công nợ với khách hàng. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau: Liên 1 (màu đen) : được lưu lại với cuống hoá đơn Liên 2 (màu đỏ) : được giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh): dùng để thanh toán Phiếu xuất kho Phiếu thu tiền mặt Giấy báo có của ngân hàng Một số mẫu biểu Công ty sử dụng trong quy trình bán hàng: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------***-------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ (Số: 01/VN-PLM) - Căn cứ Luật thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 36/2005/QH 11 - Căn cứ Luật dân sự số 33/2005QH 11 cảu Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Trên cơ sở chức năng và nhu cầu của các bên . Hôm nay, Ngày 12 tháng 11 năm 2009, tại Hà nội chúng tôi gồm có: Bên A ( Bên mua) : Công ty TNHH Anh Thư Địa chỉ : Số 140 Tôn Đức Thắng – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại : 04 823 6192 Fax: 04 744 2254 Tài khoản : 0012600124 Tại Ngân hàng Công thương Việt Nam – CN Hà Nội Mã số thuế : 010749212 Đại diện là ông : Nguyễn Văn Hải Chức vụ: Giám Đốc Bên B ( Bên bán) : Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn Địa chỉ : Lô 4, dãy A, Khu X3, thị trấn Văn Điển, Huyện Thanh Trì, Hà nội Điện thoại : Fax: Tài khoản : 2805669 Tại Ngân hàng Á Châu – CN Hà Nội Mã số thuế : Đại diện là ông : Nguyễn Quốc Hương Chức vụ: Giám Đốc Thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau: Điều1: Hàng hóa: Tên hàng hóa: Máy tính Sony Vaio Tiêu chuẩn, xuất xứ: Nhật Bản, có tem xuất xứ, nguyên đai nguyên kiện. Quy cách, số lượng, đơn giá, trị giá: STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá có VAT 10% Thành tiền (VNĐ) 1 Máy tính Sony vaio Chiếc 03 31.020.000 93.060.000 Tổng cộng 03 93,060,000 ( Bằng chữ): Chín mươi ba triệu không trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./. Điều 2: Giao hàng 2.1 Thời gian giao hàng: Giao ngay sau khi ký HĐKT và đặt cọc tiền 2.2 Phương thức giao hàng: hàng giao khi nguyên đai nguyên kiện 2.3 Địa điểm giao hàng: Hàng được giao tại kho bên mua (Kho Đức Giang – Gia Lâm). Điều 3: Thanh toán: 3.1 Bên A đặt cọc trước 46.530.000đ cho bên B ngay sau khi ký hợp đồng, thanh toán 50% trị giá hợp đồng ngay sau khi nhận được hàng và phần còn lại thanh toán hết chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. 3.2 Bên A thanh toán bằng chuyển khoản. 3.3 Nếu quá hạn trên mà bên A chưa thanh toán hết thì bên A phải chịu mức lãi suất phạt quá hạn là 1.5%/ tháng( nhưng không quá 15 ngày). Kế từ ngày quá hạn thứ 16, bên A vẫn chưa thanh tóan hết thì mỗi ngày sẽ bị phạt chậm thanh toán bằng 0.1% của số tiền chậm thanh toán. Điều 4: Trách nhiệm hai bên: 4.1 Trách nhiệm của bên B: cung cấp hàng hóa cho bên A phải đúng chủng loại, quy cách, chất lượng đúng như Điều 1, Điều 2 của hợp đồng này. 4.2 Trách nhiệm của bên A: Nhận hàng và thanh toán đầy đủ, đúng hạn theo như Điều 1, Điều 2 của hợp đồng này. Sau 10 ngày, kể từ ngày bên A nhận hàng, mọi khiếu nại về hàng hóa của bên A là vô hiệu. Điều 5: Trường hợp bất khả kháng: Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu gặp phải sự kiện bất khả kháng theo Luật định vượt khỏi sự kiểm soát của mỗi bên, thì bên gặp phải trường hợp bất khả kháng phải thông báo cho bên kia bằng văn bản trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra sự kiện để tìm biện pháp khắc phục. Trường hợp bên gặp phải sự kiện bất khả kháng đã tìm mọi biện pháp khắc phục mà không thể khắc phục dược thì không phải chịu trách nhiệm. Hợp đồng sẽ được tiếp tục thực hiện sau khi chấm dứt sự kiện bất khả kháng nếu một trong hai bên không có ý kiến gì khác hoặc hợp đồng sẽ chấm dứt nếu hai bên có thỏa thuận. Điều 6: Hiệu lực của hợp đồng: 6.1 Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày các bên ký vào hợp đồng và tự động được thanh lý (hết hiệu lực) kể từ khi bên mua hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tại Điều 3 của hợp đồng này. 6.2 Trong quá trình thực hiện nếu có yếu tố phát sinh, thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng thì các bên pphải thông báo cho nhau bằng văn bản trong vòng 24 giờ kể từ khi có sự kiện. Mọi sự sửa đổi, bổ sung cho hợp đồng này chỉ có giá trị khi hai bên thỏa thuận bằng văn bản. 6.3 Trường hợp phát sinh vướng mắc, hai bên cùng thương lượng, hòa giải trên tinh thần hợp tác và cùng có lợi. Nếu không tự giải quyết được, thì tranh chấp đó đưa ra Tòa án Kinh tế Hà Nội để giải quyết theo quy định của Pháp luật. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Mẫu Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Giá trị gia tăng Liên 2: giao cho khách hàng Mẫu 01(GTKT – 3LL) AX/2009B 0005931 Ngày 14 tháng 11 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn Địa chỉ : Lô 4, Dãy A, Khu X3, Thị trấn Văn Điển, Huyện Thanh Trì, Hà Nội Điện thoại : 04 26813108 Số tài khoản : Mã số thuế: Họ tên người mua hàng : Ông Nguyễn Văn Hải Đơn vị : Công ty TNHH Anh Thư Địa chỉ : Số 140 Tôn Đức Thắng – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM/CK Mã số thuế: 0101749212 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1x2 1 Máy tính Sony Vaio Chiếc 03 28.200.000 84.600.000 Cộng tiền hàng 84.600.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% 8.460.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 93,060,000 Số tiền(viết bằng chữ): Chín mươi ba triệu không trăm sáu mươi nghìn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Kế toán tổng hợp cuối tháng căn cứ vào các Hóa đơn GTGT theo thứ tự các hóa đơn để lập Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra. Sau khi hoàn tất số liệu trên bảng kê, kế toán tổng hợp dựa trên số liệu tổng hợp của bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra và bảng kê nhập – xuất – tồn kho hàng hóa. Để giúp cho các nhà quản trị trong Công ty nắm được thông tin chi tiết về Doanh thu, kết quả từng hoạt động, phòng kế toán đã và đang từng bước tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng. Đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý trong Công ty, định hướng cho sự phát triển hiện tại và trong tương lai của doanh nghiệp, kế toán doanh thu đã sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ chi tiết trong công ty tại từng thời điểm nhất định. Sổ chi tiết cho các loại hàng hóa được theo dõi trên cùng một sổ. Cuối tháng nhà quản lý có thể nắm được tình hình tiêu thụ của từng nhóm hàng, trên cơ sở đó đề ra kế hoạch cho kỳ tới. Chứng từ sử dụng làm cơ sở cho việc ghi sổ là các Hóa đơn GTGT được kế toán thu hàng ngày và ghi vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết cho thấy được số hàng tiêu thụ, số tiền thu được. Kết cấu sổ như sau: Chứng từ: ghi số hiệu, ngày tháng ghi Hóa đơn GTGT Cột diễn giải: ghi tên từng khách hàng mua, lấy từ các Hóa đơn GTGT. Cột doanh thu (chưa có thuế): ghi số lượng, đơn giá, thành tiền lấy tương ứng trên hóa đơn. Cột các khoản tính trừ: do Công ty không áp dụng các hình thức giảm giá, hàng bán bị trả lại nên các khoản này không được phản ánh. Mẫu bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Từ ngày 01/11/2009 đến 30/11/2009 Đơn vị tính: VNĐ Tên hàng hóa Mã hàng hóa ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ MáyTính Sony Vaio - Chiếc 10 230,800,000 30 714,000,000 15 357.000.000 25 595.000.000 Máy tính để bàn HP Bộ 15 8.650.000 10 86.500.000 5 43.250.000 20 173.000.000 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 950,000,000 2.390.000.000 1.204.500.000 2.135.500.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số chi tiết bán hàng CÔNGTY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN (Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỐ CHI TIẾT BÁN HÀNG TK 511 Mã hàng: LAPTOP - VAIO Đơn vị tính: VNĐ CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT ……. 5964 14/11/09 Bán cho Công ty TNHH Anh Thư 131 03 28.200.000 84.600.000 5970 18/11/09 Bán cho Công ty Thanh Hoa 131 05 28.200.000 141.000.000 5980 18/11/09 Bán cho Cty Bình An 131 02 28.200.000 56.400.000 ……. Cộng số phát sinh 10 280.200.000 30/11/09 Kết chuyển Doanh thu 911 280.200.000 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu sổ chi tiết TK 131 CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Tháng 11 năm 2009 Đối tượng: Công ty TNHH Anh Thư Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có Số dư đầu kỳ 10,560,000 ….. 14/11/09 HĐ 5931 Bán laptop vaio chưa thu tiền 5111 84,600,000 33311 8,460,000 15/11/09 BC 10 Thanh toán lần 1 HĐ5931 qua ngân hàng 112 46,530,000 22/11/09 BC50 Thu tiền HĐ 5931 lần 112 46,530,000 BC70 PT 67 Thu tiền nợ cũ 111 10,560,000 …… Cộng phát sinh 93.060.000 103,620,000 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập phiếu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoạt động kinh tế phát sinh, kế toán công nợ ghi theo nội dung và số tiền ghi trên hóa đơn: Nợ TK 131( chi tiết khách hàng) Có TK 5111 Có TK 33311 Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng, tiền đặt cọc trước khi mua hàng kế toán ghi vào bên Có TK 131, cuối kỳ tính ra số dư của từng khách hàng theo công thức: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có Cuối kỳ kế toán công nợ tổng tổng hợp số phát sinh nợ, phát sinh có trên các Sổ chi tiết TK 131 và tính ra số dư cuối kỳ. Căn cứ vào tổng phát sinh và số dư của từng đối tượng kế toán lập “ Bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu của khách hàng”. Đây là bảng theo dõi tổng hợp cho tất cả các khách hàng tính đến cuối tháng. Số liệu trên bảng tổng hợp này sẽ được tổng hợp và đối chiếu với Sổ cái TK 131 trước khi kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. Kết cấu và phương pháp lập bảng tổng hợp này như sau: Cột khách hàng ghi tên cho từng khách hàng Cột dư đầu kỳ: + Dư nợ: lấy số liệu ở dư Nợ đầu kỳ của Sổ chi tiết TK 131 với đối tượng tương ứng với từng dòng khách hàng được ghi. + Dư có: lấy số liệu ở số dư Có đầu kỳ của Sổ chi tiết TK 131 với đối tượng tương ứng với từng dòng khách hàng để ghi. Cột phát sinh: Căn cứ vào dòng tổng cộng phát sinh phần ghi Nợ, ghi Có trên sổ chi tiết TK 131 của từng khách hàng. Cột Dư cuối kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 131 để ghi. Mẫu bảng tổng hợp Công nợ phải thu (Biểu 2.11) CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK 131 Tháng 11 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ STT Khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty TNHH Bằng Giang 45,000,000 45,000,000 0 2 Công ty TNHH Anh Thư 10,560,000 93.060.000 103,620,000 0 3 Công ty TNHH Bình An 60,000,000 30,000,000 30,000,000 4 Khách lẻ 14,500,000 14,500,000 0 … … … … … … … Tổng cộng 225,560,000 1,540,623,500 1,640,500,230 125,683,270 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 2.1.3.Kế toán tổng hợp về doanh thu: Kế toán ghi sổ Nhật ký Chung dựa trên cơ sở các nội dung trên chứng từ gốc. Kết cấu của bảng như sau: Cột ngày tháng ghi sổ: Cuối tháng Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày ghi sổ của các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Diễn giải: Từng nội dung kinh tế tổng hợp dựa trên từng nội dung kinh tế trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Cột số hiệu tà khoản và số phát sinh: lấy từ cột TK và số tiền trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Sổ Nhật ký Chung được mở thành một sổ dùng cho cả năm, đánh số trang Nhật ký Chung để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu khi cần thiết. Trên sổ phán ánh nội dung của từng mục và ghi theo quan hệ đối ứng TK, làm cơ sở ghi sổ cái các TK: TK 111, TK 112, TK 131, TK 5111, TK 33311 … Mẫu số cái TK 511 (Biểu số 2.9) CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN Mẫu số S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỐ CÁI TÀI KHOẢN TK: 511 – Doanh thu bán hàng Tháng 11 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có ……………. 5964 14/11/09 Bán cho Công ty TNHH Anh Thư máy Vaio 131 03 84.600.000 5970 18/11/09 Bán cho Công ty Thanh Hoa máy Vaio 131 05 28.200.000 ………… 5964 19/11/09 Bán máy HP để bàn 131 01 18.260.500 5965 19/11/09 Bán chuột USB 131 05 6,000,000 5966 19/11/09 Bán cho bàn phím máy tính 131 01 450,000 …… Cộng phát sinh 2,156,850,500 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 2,156,850,500 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập phiếu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán: 2.2.1.Chứng từ và thủ tục kế toán: Công ty sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh. Nguồn cung cấp hàng hóa cho công ty là mua từ nhà sản xuất trong nước hoặc doanh nghiệp thương mại trong nước. Tuy nhiên Công ty doanh nghiệp thương mại nên tùy theo yêu cầu của khách hàng về chất lượng hàng hóa mà đáp ứng cho phù hợp. Đội ngũ cán bộ kinh doanh của Công ty ngoài sự năng động nhạy bén trong công tác bán hàng còn được trang bị vốn kiến thức về tính năng sử dụng các mặt hàng mà công ty kinh doanh để tư vấn cho khách hàng. Hàng hóa khi nhập mua về kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, bốc xếp, để làm căn cứ lập phiếu nhập và tính ra trị giá vốn thực tế của hàng nhập. Để thực hiện công tác giá vốn hàng xuất bán kế toán sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán. Khi khách mua hàng, sau khi đã làm thủ tục cần thiết thì kế toán viết hóa đơn bán hàng (GTGT) giao khách hàng. Sau đó viết phiếu xuất kho để giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được chia làm 02 liên: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho, kiểm tra tính hợp lệ của phiếu tiến hành xuất hàng giao cho khách và ghi số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho và gửi lên cho bộ phận kế toán kèm theo các chứng từ đã được sắp xếp, phân loại. 2.2.2.Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán: Trường hợp xuất bán qua kho, kế toán hạch toán: Nợ TK 632 Có TK 156 (Theo giá thực nhập của lô hàng đó) Trường hợp xuất bán thẳng không qua kho, kế toán hạch toán: Nợ TK 632 Có TK 331 ( chi tiết khách hàng): (Giá vốn trong trường hợp xuất bán thẳng không qua kho bao gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu nếu có). Cách tính giá vốn tại Công ty được thấy rõ hơn qua ví dụ sau: Ngày 2/11/2009 Công ty có nhập 1 lô hàng máy Sony Vaio có chứng từ liên quan như sau: Chứng từ nhập khẩu từ Nhật bản (tờ khai hải quan, hợp đồng, vận đơn,..) Hóa đơn GTGT về chi phí vận chuyển trọn gói lô hàng này về kho là: 1.100.000đồng. Số lượng lô hàng: 10 chiếc Đơn giá nhập : 23.800.000 VNĐ (chỉ hạch toán theo giá mua, đã bao gồm thuế nhập khẩu) Giá nhập lô hàng : 230.800.000 VNĐ Toàn bộ chi phí mua hàng sẽ được hạch toán vào TK 1562 (chi phí mua hàng), không phân bổ cho lô hàng, cuối tháng kế toán chuyển số phát sinh bên nợ TK 1562 sang TK 632 để xác định giá vốn cho tổng số hàng xuất bán trong tháng. Do đó TK 1562 có số dư bằng 0 vào thời điểm cuối tháng. Trong tháng 11/2009 Công ty xuất bán 03 máy tính Sony Vaio từ lô hàng nhập nói trên cho Công ty TNHH Anh Thư. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 632: 71.400.000 VNĐ Có TK 156 (1561): 71.400.000 VNĐ Lập thẻ kho, vào sổ chi tiết trên TK 1561, được kế toán tổng hợp trên bảng kê Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa, vào sổ Nhật ký chung, vào sổ cái TK 632, TK 156. Cuối cùng kế toán sẽ làm các bút toán kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 632 Mẫu phiếu Xuất kho CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) Số: 91/01 Nợ TK 632 Có TK 1561 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 14 tháng 11 năm 2009 Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn Hải Đơn vị: Công ty TNHH Anh Thư Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Máy tính Sony Vaio Chiếc 03 03 … ….. … … … … … … Tổng cộng 03 03 Tổng số tiền (viết bằng tiền): Số chứng từ gốc lèm theo: 01 hóa đơn Ngày 14 tháng 11 năm 2009 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) NGƯỜI GIAO HÀNG (Ký, họ tên) THỦ KHO (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) Mẫu số chi tiết TK 1561 CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TK 1561- Hàng hóa Tháng 11 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày CT Diễn giải ĐVT SL Đơn giá TK ĐƯ Phát sinh Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Số dư đầu kỳ 950,000,000 2/11/09 001 Nhập máy Sony Vaio Chiếc 10 23.800.000 331 238.000.000 5/11/09 002 Nhập máy để bàn HP Bộ 15 8.650.000 112 129.750.000 ……… 14/11/09 Xuất bán cho Cty Anh Thư máy Vaio Chiếc 03 23.800.000 632 71.400.000 18/11/09 Bán cho Công ty Thanh Hoa máy Vaio Chiếc 05 23.800.000 632 119.000.000 19/11/09 Bán máy HP để bàn Bộ 01 14.260.500 632 35,000,000 19/11/09 Bán chuột USB Chiếc 05 950,000 632 4.750.000 19/11/09 Bán bàn phím máy tính Chiếc 01 350,000 350.000 ….. Cộng số phát sinh 2.390.000.000 1.204.500.000 Số dư cuối tháng 2.135.500.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số chi tiết TK 1561 CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN Mẫu số S03-DNN (Ban hành QĐ số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TK 1562- Chi phí mua hàng Tháng 11 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày CT Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Có (1) (2) (3) (7) (8) (9) Số dư đầu kỳ 0 2/11/09 001 Chi phí vận chuyển lô máy Sony Vaio 331 1.100.000 ….. 30/11/09 Chuyển chi phí mua hàng xác định giá vốn 632 15.600.000 Cộng số phát sinh 15.600.000 15.600.000 Số dư cuối tháng 0 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) SỐ CHI TIẾT GIÁ VỐN TK 632 Mã hàng: Laptop Vaio Đơn vị tính: VNĐ CT Diễn giải TK ĐƯ Giá vốn Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT 5960 14/11/09 Máy Vaio 156 03 23.800.000 71.400.000 … … … … … … … … … … ._.