Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hoá chất Thanh hoá (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

phí thấp nhất có thể. Việt nam đã gia nhập WTO đòi hỏi các sản phẩm của các doanh nghiệp trong nước càng phải cố gắng hơn nữa để tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Từ đó mới có thể chiếm lĩnh thị trường nước ngoài và cạnh tranh với các sản phẩm nhập ngoại của thị trường trong nước. Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực hiện tốt quá trình này doanh nghiệp sẽ có điều kiện thu hồi vốn, bù đắp chi phí, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, đầu tư phát triển và nâng cao đời sống cho người lao động. Để có thể quản lý một cách chính xác, kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tình hình tiêu thị hàng hóa nói riêng thì kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò hết sức quan trọng. Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức đã được học tập ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa, em đã lựa chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa” Báo cáo chuyên đề có bố cục 3 chương : Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Chương 2 : Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Chương 3 : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Để hoàn thành được đề tài luận văn của mình, em đã có được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty và sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – TS Trần Quý Liên. Với thời gian thực tập có hạn, khả năng lý luận cùng trình độ hiểu biết còn hạn chế nên báo cáo chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, chỉ vảo của thầy cũng như tập thể cán bộ nhân viên phòng kế toán của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa để giúp em củng cố kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty 1.1.1. Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty Để hoạt động có hiệu quả và tăng năng suất cho cán bộ công nhân viên trong công ty và tìm chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới các hoạt động, tổ chức kinh doanh đa dạng, phong phú hơn. Với thời gian hơn 8 năm hoạt động theo hình thức cổ phần hóa, đến nay công ty đã phát triển và mang lại một số lợi nhuận đáng kể. Các ngành hàng kinh doanh của công ty bao gồm : Kinh doanh, sản xuất mua bán hàng điện máy hóa chất, vật liệu xây dựng, vât tư thiết bị máy móc phụ tùng, xăng dầu, mỡ, gas hóa lỏng. Kinh doanh vật liệu xây dựng, sắt thép,xi măng, giấy dầu, than củi. Kinh doanh gia công các mặt hàng trang trí nội thất bằng vật liệu từ nhôm, kính, gỗ, nhựa, tự nhiên và nhân tạo Sản xuất kinh doanh phần mềm máy vi tính. Kinh doanh xuất nhập khẩu vât tư phục vụ sản xuất và đời sống. Kinh doanh dịch vụ du lich, khách sạn, tư vấn. 1.1.2. Thị trường của Công ty Công ty hướng đến thị trường là các siêu thị điện máy, các cửa hàng bán lẻ đồ điện máy và người tiêu dùng trong thành phố Thanh Hóa. Đối với các siêu thị điện máy công ty thực hiện hình thức bán buôn. Đối với các cửa hàng bán lẻ trong thành phố và các thị xã, huyện lân cận, công ty thực hiện chủ yếu là hình thức bán lẻ lớn. Và với người tiêu dùng trong thành phố và các vùng lân cận công ty sử dụng hình thức bán lẻ hàng hóa. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong những nghiệp vụ lớn và phức tạp nhất. Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa sử dụng 2 hình thức bán hàng. Đó là: Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế cũng lập toán phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng. Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất. Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGTvà phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi. Bán lẻ lớn Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bán buôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn. Trên cơ sở đặt hàng của người mua, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: liên1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán công nợ viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào phiếu thu đó để thu tiền hàng. Khi đã nhận đủ số tiền hàng theo hoá đơn của nhân viên bán hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu. Phương thức bán lẻ lớn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho. * Bán lẻ nhỏ Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại các cửa hàng của công ty, khách hàng đến trực tiếp cửa hàng của công ty để mua hàng. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập hoá đơn GTGT. Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu đưa hàng đến tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3- liên xanh). 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty 1.2.1 Bộ máy quản lý của công ty - Đại hội đồng cổ đông : Quyết định mọi hoạt động trong công ty - Hội đồng quản trị : Chịu trách nhiệm điều hành theo điều lệ của đại hội đồng cổ đông quyết đinh. Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt đông theo quyết định của hội đồng quản trị ủy nhiệm. Phó chủ tịch hội đồng quản trị giúp việc cho hội đồng quản trị khi đi vắng và phụ trách việc kinh doanh của toàn công ty. - Ban kiểm soát : Do đại hội đồng cổ đông bầu ra và họ có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động về tài chính và chịu trách nhiêm trước hội đồng quản trị về việc xử lý công tác tài chính của mình trong toàn công ty. - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước. - Phòng tài chính : Có nhiệm vụ sắp xếp tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chỉ thị của cấp trên về công tác tổ chức hành chính, quản trị văn phòng, làm báo cáo rồi gửi lên cấp trên. - Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai thác các nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường. Ở 5 chi nhánh của công ty có giám đốc và kế toán chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kinh doanh theo phương án kinh doanh của công ty, khai thác trên thị trường và nguồn hàng mới để kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. 1.2.2 Bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chínhvới chức năng và nhiệm vụ là ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Bộ máy kế toán có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vây, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức bộ máy kế toán một cách đúng đắn phù hợp với đặc điểm quy mô kinh doanh đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự chuyển mình của đất nước cũng như các ngành kinh tế, kỹ thuật trong cả nước ngành công nghiệp hóa chất nói chung và Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói riêng đang có những nỗ lực trong việc đổi mới phương thức hoạt động, hình thức tổ chức kinh doanh mới để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau : Sơ đồ 1-2 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN QUỸ Kế toán CN Điện máy số 02 Kế toán CN Điện máy số 05 Kế toán CN Nội thất Hong Kong Kế toán xăng dầu Trần Phú Kế toán điện máy vật liệu XD Bỉm Sơn Ghi chú: : Quan hệ qua lại : Quan hệ chỉ đạo Công ty có 5 chi nhánh trên toàn địa bàn nên kế toán tổng hợp sẽ chỉ đạo các kế toán chi nhánh đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán quỹ đồng thời cũng thực hiện chỉ đạo các kế toán chi nhánh về nghiệp vụ quỹ tiền. Chứng từ phát sinh ở đơn vị nào thì lưu lại ở đơn vị đó, các đơn vị vào sổ sách đến bản kê cuối tháng các kế toán đơn vị báo cáo thuế, báo cáo sử dụng hóa đơn, vào bảng kê, cân đối tài khoản, lập thành hai bản, công ty một bản,chi nhánh một bản chuyển lên công ty và tổng hợp thanh toán. Khi đã kiểm tra số liệu chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ định thì kế toán định khoản kế toán vào các sổ sách có liên quan tính kết quả tài chính của chi nhánh để làm căn cứ chi lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tại phòng kế toán của công ty gồm 3 nhân viên kế toán với số lượng công việc nhiều nên mỗi người cần phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau như: Kế toán trưởng :Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty xuống đến các cửa hàng, giúp tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế trong tổng công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và nhà nước về công tác thông tin số liệu mà kế toán cung cấp Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tổng hợp từ các phần hành kế toán như : xuất, nhập, tồn kho hàng hóa; tình hình tăng giảm tiền mặt, tình hình chi trả khoản bảo hiểm xã hội cho người lao động … Kế toán tổng hợp phải chiụ trách nhiệm trước cấp trên về tính trung thực, chính xác của số liệu trong báo cáo, sổ sách kế toán. Kế toán quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, phải kiểm tra, theo dõi đảm bảo thu chi đúng mục đích, có hiệu quả. Ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán để hạch toán kết quả kinh doanh của từng cửa hàng. Các đơn vị phụ thuộc tập hợp chứng từ ban đầu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bảng kê các tài khoản. Mỗi tài khoản vào một bảng kê, kế toán tập hợp các bảng kê theo yêu cầu hạch toán kế toán cuả công ty rồi gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tổng hợp chứng từ gốc, kiểm tra độ chính xác, từ đó tổng hợp toàn bộ và lập báo cáo tài chính. Như vậy số liệu sẽ mang tính chính xác và trung thực cao. Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như hiện trạng của công ty là rất phù hợp cho việc quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vì mỗi kế toán có phần hành, trách nhiệm rõ ràng cụ thể. Điều này cũng giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được những thông tin, số liệu một cách kịp thời, nhanh chóng để có biện pháp chỉ đạo cụ thể. Hình thức tổ chức hạch toán kế toán. Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là hình thức “nhật kí chứng từ”, được hỗ trợ bằng các phần mềm Office như Microsoft Word, Excel. Sơ đồ 1-3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí chứng từ” Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÍ CHỨNG TỪ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật kí- chứng từ hoặc Bẳng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật kí- Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật kí- Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật kí- Chứng từ. (2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật kí- Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan tới các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ, thẻ chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật kí- Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. Việc áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp với tổng số vốn điều lệ và số lượng nhân viên trong công ty giúp công ty đơn giản hơn trong công tác hạch toán kế toán. Tuy nhiên bên cạnh đó công ty vẫn thực hiện hạch toán riêng một số tài khoản để phù hợp với hình thức tổ chức kế toán của mình. Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ 01/01 tới 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá xuất kho : Phương pháp thực tế đích danh Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế: - Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính nên thời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3. 1.2.3. Các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước. - Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai thác các nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ở bước này, vốn của doanh nghiệp sẽ được chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái giá trị, nó quyết định các khâu khác của quá trình lưu thông hàng hóa cả về nội dung, quy mô và tốc độ. Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Để có được lợi nhuận các doanh nghiệp phải đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hóa, tăng tốc độ chu chuyển hàng hóa giúp dòng vốn luân chuyển nhanh, chu kỳ kinh doanh được rút ngắn và doanh thu tăng lên. Từ đó doanh nghiệp mới tăng được lợi nhuận. Đây chính là kết quả mà các doanh nghiệp đều mong muốn. bên cạnh đó, việc tiêu thụ hàng hóa được đẩy mạnh cũng giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường, khẳng định vị thế của mình. Như vậy, kế toán bán hàng là một nghiệp vụ hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hạch toán kế toán bán hàng là cơ sở để lập các báo cáo đồng thời xác định kết quả kinh doanh của công ty. Do đó, hạch toán nghiệp vụ bán hàng một cách chính xác, kịp thời là rất cần thiết. Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong những nghiệp vụ lớn và phức tạp nhất. Trong đó chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu các nghiệp vụ kế toán về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng. 2.1. Kế toán doanh thu 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hiện nay đang sử dụng các chứng từ theo đúng quy định của nhà nước bao gồm các chứng từ như sau: Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT_mẫu số 01/GTGT_3LL - Phiếu xuất kho_mẫu số 02_VT - Phiếu thu mẫu số 01 _VT - Phiếu thu, phiếu chi - Bảng kê bán lẻ hàng hoá Tài khoản sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá,dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ TK 511 không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai: - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” - TK 5112 “Doanh thu bán các sản phẩm” - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dich vụ” TK 521 “Chiết khấu thương mại” TK này dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với lượng lớn TK 531 “Hàng bán bị trả lại” TK này dựng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân (kém phẩm chất,quy cách…) được doanh nghiệp chấp nhận TK 531 không có số dư TK 532 “ Giảm giá hàng bán” TK này dùng để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ hoạch toán được người bán chấp nhận trên giá thoả thuận TK 532 không có số dư Quy trình luân chuyển và ghi sổ Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ. Sơ đồ 1- 4 : quy trình luân chuyển ghi sổ Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập. xuất kho NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 8 Sổ chi tiết các tài khoản 511 Sổ cái các TK 511, 3331 Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê số 8 Hiện nay, Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là: a) Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh) Theo phương thức này,hàng hoá của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng mặt,séc hoặc chuyển khoản b) Bán hàng chưa thu được tiền ngay(thanh toán chậm) Sơ đồ 1- 5 : quy trình bán hàng chưa thu tiền ngay Liên 1 : lưu tại phòng kế toán Liên 2 : giao cho khách hàng Liên 3 : giao cho thủ kho Vào thẻ kho (sổ kho) Phiếu thu Xuất hàng Các sổ liên quan 111, 511, 3331 Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau.Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên(sổ chi tiết công nợ) Ví dụ : Ngày 3/10/2009 chi nhánh điện máy số 2 xuất hàng cho khách hàng là bà Vân thanh toán ngay bằng tiền mặt Chủng loại Số lượng Đơn giá Thành tiền Két sắt 2 510.000 1.020.000 Bình Inox 2 1.850.000 3.700.000 Cân điện tử 3 127.000 381.000 Quạt tường góc 1 120.000 120.000 Từ nghiệp vụ trên, phòng kế toán sẽ tiến hành các công việc Lập hoá đơn GTGT Biểu 1 : Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01/GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 1(lưu) Ngày 3 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu:BA/2009A Số : 0052311 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện máy Hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ : Họ Tên người mua : Vũ Thị Vân Đơn vị : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Két sắt Chiếc 2 510.000 1.020.000 Bình Inox Chiếc 2 695.000 1.390.000 Cân điện tử Chiếc 3 795.000 2.385.000 Quạt tường Chiếc 1 325.000 325.000 Tổng cộng 5.120.000 Cộng tiền hàng: 5.120.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 512.000 Tổng cộng thanh toán: 5.632.000 Số tiền viết bằng chữ: năm triệu sáu trăm ba hai ngìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở hoá đơn GTGT, làm căn cứ giá vốn hàng bán. Biểu 2 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Chi nhánh điện máy số 2 Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Phiếu xuất kho Ngày 3 tháng 10 năm 2009 Sổ: 007427 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng : Vũ Thị Vân Lý do xuất kho: : Bán lẻ Xuất tại kho : STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, sản phẩm Mã số Đơn vi tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Két sắt Chiếc 2 2 450.000 1.020.000 2 Bình Inox Chiếc 2 2 500.000 1.000.000 3 Cân điện tử Chiếc 3 3 500.000 1.500.000 4 Quạt tường Chiếc 1 1 275.000 275.000 Tổng cộng 3.795.000 Tổng số tiền (bằng chữ):ba triệu bảy trăm chín lăm nghìn đồng Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng - Kế toán viết phiếu thu và thu tiền Theo hoá đơn GTGT, bà Vũ Thị Vân thanh toán tiền ngay. Vì vậy sau khi giao hàng, kế toán bán hàng chuyển hoá đơn GTGT (liên 1) cho kế toán để viết phiếu thu và thu tiền. Biểu 3 : Phiếu thu Đơn vị : Chi nhánh điện máy số 2 Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Phiếu thu Ngày 3 tháng 10 năm 2009 Quyển số:12 Số: 1864 Nợ TK 111 : Có TK 511 : Có TK 3331: Họ tên người nộp tiền : Vũ Thị Vân Địa chỉ : 88 Ngô Quyền – Thành phố Thanh Hóa Lý do nộp : Trả tiền mua hàng theo hoá đơn số 0052311 Số tiền: : 5.632.000 Viết bằng chữ : Năm triệu sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng Kế toán trưởng Người lập phiếu (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Năm triệu sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng Ngày 3 tháng 10 năm 2009 Thủ quỹ ( Ký ,ghi rõ họ tên) + Trường hợp bán hàng chưa thu tiền Sơ đồ 1 - 6 : quy trình bán hàng chưa thu tiền Liên 1 : lưu tại phòng kế toán Liên 2 : giao cho khách hàng Liên 3 : giao cho thủ kho Vào thẻ kho (sổ kho) Phản ánh vào các sổ liên quan 131, 511,3331 Xuất hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Trong trường hợp này,trình tự kế toán bán hàng được tiến hành như sau: Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết tại phòng kinh doanh ,kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT( 3 liên), liên 3 chuyển xuống cho thủ kho,thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT đó để viết phiếu xuất kho cho hàng xuất.Sau khi xuất hàng,thủ kho căn cứ vào Hoá đơn GTGT (3 liên) để ghi vào sổ kho (ghi số lượng hàng xuất). Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ sổ theo dõi doanh thu Ví dụ: Ngày 6 tháng 10 năm 2009 chi nhánh điện máy số 2 bán hàng cho cửa hàng Trung Chiến, cửa hàng Trung Chiến chưa thanh toán tiền hàng Mẫu số 01/GTKT_ 3LL Hoá đơn GTGT Liên 1 (lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu MQ/ 2003 A Số : 0091254 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh điện máy số 2 Công ty cổ phần Điện máy Hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Cửa hàng Trung Chiến Địa chỉ : Số 7 Trần Phú Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2x1 1 Nồi cơm điện Chiếc 3 510.000 1.530.000 2 Máy bơm Chiếc 1 875.000 875.000 Cộng tiền hàng: 2.838.000 Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT 283.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.121.800 Số tiền viết bằng chữ : ba triệu một trăm hai mươi mốt ngìn tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho viết phiếu xuất kho và vào thẻ kho tương tự như trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Một số hóa đơn GTGT cho các hình thức bán hàng của công ty như sau : Biểu 4 : Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01/GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 1(lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu:BA/2009A Số : 0052721 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện máy Hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ : Họ Tên người mua : Vũ Thị Ngọc Đơn vị : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Máy bơm Chiếc 1 1.125.000 1.125.000 Nồi cơm điện Chiếc 2 275.000 275.000 Tổng cộng 1.400.000 Cộng tiền hàng: 1.400.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 140.000 Tổng cộng thanh toán: 1.540.000 Số tiền viết bằng chữ: một triệu năm trăm bốn mươi ngìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 5 : Hóa đơn GTGT nghiệp vụ bán buôn ngày 6/10/09 Mẫu số 01/GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 1(lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu:BA/2009A Số : 0052726 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện máy Hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ : Họ Tên người mua : Vũ Thị Ngọc Đơn vị : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cân điện tử Chiếc 15 127.000 1.905.000 Tổng cộng 1.905.000 Cộng tiền hàng: 1.905.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 190.500 Tổng cộng thanh toán: 2.095.500 Số tiền viết bằng chữ: hai triệu không trăm chín mươi lăm nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu Quy trình ghi sổ Sổ chi tiết doanh thu Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng,bảng kê bán lẻ hàng hóa nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê có liên quan . Sổ chi tiết bán hàng được lập cho từng loại hàng hoá. Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng cho mặt hàng két sắt Sổ chi tiết bán hàng được lập theo mẫu sau : Biểu 6 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Két sắt Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 3/10/09 015125 két sắt 510.000 2 1.020.000 102.000 1.122.000 ……… ………. ……….. ………. ……. …………. ……… …………. 6/10/09 015152 két sắt 510.000 5 2.550.000 255.000 2.805.000 Cộng 3.927.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 7 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Cân điện tử Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 3/10/09 052311 Cân điện tử 127.000 3 381.000 38.100 419.100 6/10/09 052726 Cân điện tử 127.000 15 1.905.000 190.500 2.095.500 15/10/09 052732 Cân điện tử 127.000 3 381.000 38.100 419.100 20/10/09 052745 Cân điện tử 127.000 1 127.000 12.700 139.700 ......... ……… ………… ………. …… ……….. ………. …………… Cộng 22 2.794.000 279.400 3.073.400 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 8 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Quạt tường Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 7/10/09 052325 Quạt tường 275.000 2 550.000 55.000 615.000 9/10/09 052612 Quạt tường 275.000 1 275.000 27.500 302.500 15/10/09 052725 Quạt tường 275.000 1 275.000 27.500 302.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 4 1.100.000 110.000 1.210.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 9 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Nồi cơm điện Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 6/10/09 052721 Nồi cơm điện 275.000 2 550.000 55.000 605.000 9/10/09 052732 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500 15/10/09 052745 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 4 1.100.000 110.000 1.210.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 10 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Máy bơm Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 5/10/09 052345 Máy bơm 1.125.000 1 1.125.000 112.500 1.237.500 6/10/09 052721 Máy bơm 1.125.000 1 1.125.000 112.500 1.237.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 2 2.250.000 225.000 2.475.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hàng bán bị trả lại Khi bán hàng cho khách nếu khách trả lại hàng mà nguyên nhân thuộc về công ty như vi phạm hợp đồng, hàng kém chất lượng thì công ty cho phép khách hàng có quyền trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đó mua. Trị giá hàng trả lại đúng bằng trị giá ghi trên hoá đơn bán hàng. Kế toán sử dụng tài khoản 531 "Hàng bán bị trả lại " để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán lập phiếu nhập kho và vào thẻ kho. Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng". Riêng đối với bán lẻ tại các chi nhánh, vì lượng hàng bán bị trả lại thường rất ít nên khi khách hàng trả._.