Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam (ko lý luận)

g mại nói riêng. Trong xu hướng hội nhập và phát triển ngày nay, các doanh nghiệp thương mại phải trải qua rất nhiều thách thức để có thể đứng vững và tồn tại. Muốn vậy doanh nghiệp luôn phải chú trọng tổ chức công tác bán hàng và kết quả bán hàng. Do đẩy nhanh tốc độ bán hàng sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Và để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ kinh tế cũng phải luôn được quan tâm thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới. Bản thân em tự nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng. Đồng thời qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam, với kiến thức lý luận được trang bị ở nhà trường cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán Công ty và sự hướng dẫn tận tình của TS.Lê Kim Ngọc, em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và kết luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. Do thời gian thực tập không nhiều và còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp của các thầy cô giáo để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên công ty : CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY AND INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: INVETECH .,JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 25, ngõ 1043 Đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại : 04-8618141 Fax : 04-6422269 - Số tài khoản: 431101.000569 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Hà Nội Giấy phép ĐKKD số: 0103005238 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 07 tháng 9 năm 2004. Công ty kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau : - Tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo trì thiết bị: Thang máy, nâng hạ, tự động hoá cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, an ninh, giám sát, tin học, phần mềm tin học. - Xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng công ty kinh doanh - Kinh doanh, sản xuất, gia công hàng cơ kim khí.. - Sản xuất, mua bán, các dịch vụ trang trí nội thất, ngoại thất, vườn hoa, cây cảnh. - Mua bán máy móc, thiết bị hàng hoá, vật tư chuyên ngành (điện, điện tử, cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, y tế, thí nghiệm, cấp thoát nước) - Môi giới thương mại - Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh là cung cấp và lắp đặt thiết bị thang máy, vận tải hàng hoá nên phần lớn tài sản trong Công ty là các loại thang máy, mô tơ…. phương tiện là công cụ dụng cụ để kinh doanh. _ Là một Công ty mang tính chất đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có quan hệ hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nên hàng năm Công ty đã xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý để tạo ra lợi nhuận tối ưu nhất _ Công ty có nhiệm vụ sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn đúng chế độ hiện hành. _ Tuân thủ hợp đồng kinh tế đã ký, đảm bảo chữ tín đối với bạn hàng. _ Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh, nhu cầu của thị trường để tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý. _ Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Quy trình bán hàng của Công ty Đề nghị tạm ứng Phụ trách bộ phận ký duyệt Kế toán trưởng ký duyệt Giám đốc ký duyệt Ký hợp đồng lắp đặt Thỏa thuận giá cả Yêu cầu khách hàng Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam chuyên kinh doanh các loại thang máy dùng cho các khu chung cư, khu đô thị, các siêu thị lớn, các văn phòng của Chính phủ, UBND các cấp, các trụ sở của các Công ty lớn… Nói chung là các nhà cao tầng. Thang máy gồm rất nhiều loại tuỳ theo yêu cầu khách hàng. Nhưng thường là công ty bán nhiều nhất là các loại thang máy: Ký hiệu Tải trọng (kg) Số người tối đa có thể trở được P6-CO 450 6 P9-CO 530 9 P12-CO 800 12 P15-CO 1000 15 P20-CO 1350 20 P24-CO 1600 24 B1250-2L 1350 20 B1600-2L 1600 24 - Những thang máy nhỏ như P6-CO, P9-CO thì có thể dùng trong các toà nhà nhỏ với lượng đi lại ít, còn những loại thang máy P12-CO đến P15-CO có thể dùng trong các toà nhà cỡ trung bình với lượng người lưu thông vừa phải. Vì tốc độ của các loại thang máy này là chưa cao. Còn các loại P20+CO, P24-CO, B1250-2L, B1600-2L dùng trong các siêu thị, các trung tâm thương mại, sân bay… nói chung là dùng cho các toà nhà lớn với lượng người lưu thông cao. Nguồn nhập hàng chủ yếu là hàng của hãng Mitsubishi đó là nhà máy của Nhật đặt tại Thái Lan, Hàn Quốc. Sau khi ký kết hợp đồng với người đại diện bên mua thì Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam sẽ gửi bản thiết kế và kích thước thang máy sang nhà máy Mitsubishi sản xuất ở Hàn Quốc hoặc Thái Lan. 1.1.2. Thị trường của Công ty - Thị trường đầu vào: Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam liên kết với Công ty Mitsubishi – Thái Lan và Công ty Sigma – Hàn Quốc để sản xuất thang máy. - Thị trường đầu ra: Tất cả các tỉnh thành trong cả nước Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam xuất hàng chủ yếu cho các Công trình cao tầng như: khu chung cư cao tầng, khu đô thị, các siêu thị lớn, các văn phòng của Chính phủ, UBND các cấp, các trụ sở của các Công ty … hoặc các công trình nhà cao tầng của người dân. Nói chung là Công ty phục vụ tất cả các đơn đặt hàng khi khách hàng có nhu cầu. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Đặc điểm thang máy của mỗi công trình là khác nhau. Kích thước mỗi thang máy to nhỏ khác nhau nên không thể nhập khẩu hàng loạt mà phải theo đơn đặt hàng. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp bán hàng là bán hàng theo hợp đồng. Thang máy là hàng hoá đặc biệt có khối lượng nặng và cần độ an toàn cao cho người sử dụng. Do đó phương thức bán hàng cũng phải riêng, Công ty nhận được đơn đặt hàng Công ty sẽ cử bộ phận kỹ thuật kinh doanh xuống khảo sát công trình và đưa ra kích thước thang máy, độ dài của dây cáp và các thiết bị cần thiết để lắp đặt. Từ đó tính ra tiền và cùng với bên đặt hàng làm hợp đồng mua bán. Sau khi ký hợp đồng mua bán xong Công ty sẽ gửi bản thiết kế qua công ty Mitsubishi đặt hàng. Sau khi hàng đã làm xong bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm thủ tục nhập khẩu, đóng thuế hải quan…. Hàng sẽ được đưa xuống tàu và chuyển về Việt Nam. Sau khi bộ phận nhập khẩu đã làm thủ tục xong với bên Hải quan Việt Nam thì Ban giám đốc sẽ điện hoặc cử bộ phận kỹ thuật xuống tận chân công trình xem công trình đã hoàn thiện chưa. Nếu công trình đã hoàn thiện và có chỗ đủ chứa hàng thì sẽ chuyển thẳng đến chân công trình nếu công trình đã xây dựng xong. Nếu công trình xây chưa xong thì sẽ chuyển về kho của Công ty. Công ty phải có nhiệm vụ vận chuyển và lắp đặt và hoàng thiện toàn bộ phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn. - Đảm bảo các yêu cầu về nguyên tắc, nội dung và trình tự ban giao công trình đã lắp đặt xong đưa vào sử dụng theo quy định của Pháp luật về xây dựng, đảm bảo an toàn trong vận hành, khai thác khi đưa công trình vào sử dụng. - Việc nghiệm thu, bàn giao công trình phải thành lập Hội đồng nghiệm thu ban giao công trình. Thành phần của Hội đồng nghiệm thu theo quy định của Pháp luật về nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng. - Công ty có trách nhiệm bảo hành công trình sau khi bàn giao đưa vào sử dụng. Nội dung bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng không bình thường do lỗi của công ty gây ra; + Hình thức thanh toán. Công ty áp dụng hình thức thanh toán tiền hàng theo các hình thức: Trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5% tổng giá trị hợp đồng. + Kỳ 2: 60% tổng giá trị hợp đồng kinh tế khi thiết bị thang máy được chuyển đến công trình + Kỳ 3: 10% tổng giá trị hợp đồng kinh tế sau khi việc lắp đặt hoàn tất hoặc bàn giao thang máy cho bên A. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty _Hội đồng quản trị: Là nhóm người chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. HĐQT là nhóm người có quyền điều hành cao nhất trong công ty,điều hành trực tiếp ban giám đốc. _ Giám đốc công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị : Là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, về hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, sau HĐQT, phụ trách chung quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty dưới sự trợ giúp của hai phó giám đốc _Phó giám đốc tài chính: Là người điều hành chịu trách nhiệm chính trước giám đốc và HĐQT về vấn đề tài chính _Phó giám đốc kỹ thuật: Là người điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và HĐQT về vấn đề kinh doanh và kỹ thuật _ Phòng kế hoạch kinh doanh : Giúp việc cho hai phó giám đốc trong các hoạt động như : + Tổ chức cán bộ lao động, tiền lương + Soạn thảo quy chế tuyển dụng và sử dụng lao động + Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng điều phối và sử dụng nhân lực hợp lý + Giải quyết các chính sách về lao động + Công tác hồ sơ nhân sự, bảo vệ an toàn nội bộ + Tổ chức thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên về công tác bảo hộ lao động, y tế, sức khoẻ... _ Phòng tài chính : Có nhiệm vụ tổ chức công tác tài chính giá cả, hạch toán các nghiệp vụ nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất. Giám sát đầy đủ, kịp thời và xác định chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và tài chính chủa nhà nước. + Tham mưu cho giám đốc điều hành về kế hoạch thu chi, cập nhật chứng từ, theo dõi sổ sách và kiểm tra các chế độ tài chính kế toán. + Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập kế hoạch và công tác thống kê. _ Phòng kỹ thuật: thực hiện các nhiệm vụ do công ty giao, chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng và tiến độ công trình. Tiếp nhận và quản lý vật tư, kiểm tra đôn đốc hàng ngày quá trình thi công đúng thiết kế, đảm bảo chất lượng công trình. _ Phòng xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Ban giám đốc ký kết các hợp đồng với đối tác là người nước ngoài, trực tiếp điều tiết kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiến độ và giao hàng, thực hiện các nghiệp vụ xuất -nhập khẩu _Đội lắp đặt: Tổ chức lắp đặt đúng kỹ thuật và chịu tráchn hiệm về chất lượng kỹ thuật và an toàn trong lắp đặt. Báo cáo Phó giám đốc phụ trách công trường về các vấn đề có liên quan đến lắp đặt. Các khách hàng đều là các Công ty lớn hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp lớn. Khi đó khách hàng một là đã biết đến Công ty và tự liên lạc hai là Bộ phận kinh doanh của công ty đến tận nơi tiếp thị và quảng bá các loại thang máy và giúp khách hàng lựa chọn. Khi đã có khách đặt hàng thì bộ phận hành chính sẽ trình Ban Giám đốc. Ban Giám đốc chỉ đạo bộ phận kỹ thuật kinh doanh đến tận công trình và tính toán giá của thang máy. Nếu bên mua đồng ý thì lập hợp đồng mua bán. Giai đoạn I: Thoả thuận kí kết hợp đồng giữa hai bên theo yêu cầu của chủ đầu tư dựa trên nội dung của hồ sơ mời thầu. Khảo sát hiện trường, lấy thông số kích thước bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kết cấu đối chiếu số liệu thực tế tại công trường tiến haàn xây dựng bản vẽ hố thang, soạn hồ sơ để đặt hàng sản xuất. VD: Hợp đồng mua bán (biểu 1) Giai đoạn II: Sau khi ký kết hợp đồng, tiến hành đặt hàng để sản xuất tại nhà máy theo số liệu hồ sơ đặt hàng. Bên mua thanh toán 30% giá trị của hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) bộ phận kế toán vào sổ tên loại thang máy, giá trị và ngày nhận hợp đồng để sau khi kết thúc công trình sẽ có nhiệm vụ quyết toán công trình. Bản thiết kế được gửi qua nhà máy Mitsubisi của Nhật đặt tại Thái Lan sẽ sản xuất và đưa xuống tàu từ đó sẽ thuộc bộ phận xuất nhập khẩu phụ trách làm thủ tục hải quan. Trong thời gian bộ phận kỹ thuật phải luôn có mặt tại công trường để kết hợp với đơn vị xây dựng theo dõi việc xây dựng hố thang, giám sát việc thực hiện theo đúng bản vẽ hố thang đã được chủ đầu tư thông qua. Nếu có sai số thực tế kiến nghị với chủ đầu tư để cải tạo hố theo đúng thiết kế. Đồng thời bên kỹ thuật kinh doanh phải theo dõi quy trình sản xuất tại nhà máy, hàng đóng gói xếp xuống tàu, vào cảng Hải Phòng. Bộ phận Xuất nhập khẩu tiến hành làm thủ tục hải quan, nhận hàng, vận chuyển về chân công trình, kết hợp cùng bên A giám sát việc bốc dỡ, thủ tục nhận hàng, tháo dỡ niêm phong kẹp chì, và bốc dỡ hàng vào kho. Giai đoạn III: Phòng kỹ thuật sẽ lập danh sách nhân viên tham gia tại công trình chuẩn bị dụng cụ thi công, kiểm tra hố thang trước khi lắp đặt. Phó giám đốc phụ trách công trường theo dõi giám sát trong suốt quá trình thi công cơ, điện, kiểm tra lại, căn chỉnh, vận hành chạy thử thang máy. * Tổ chức tiếp nhận Khi tiếp nhận thiết bị, bắt buộc phải mở tất cả các hòm và các kiện để kiểm kê chi tiết, theo bảng kê khai của nhà cung cấp thang máy. Thành phần tham gia: + Đại diện bên cung cấp thang máy + Đại diện bên chủ đầu tư và sử dụng + Đại diện cơ quan kiểm định chất lượng hàng hoá (Vinacontrol) Và các bên khác liên quan nếu có Trước khi mở hòm và các kiện thang máy phải kiểm tra niêm phong, kẹp chì và tình trạng bên ngoài của nó. Nếu có trường hợp bất thường phải ghi ngay vào văn bản. Khi kiểm kê cần lưu ý: + Số lượng thiết bị, vật tư thực tế so với bảng kê gửi theo hàng (Parking list) + Mã hiệu, các thông số cơ bản của các bộ phận quan trọng: Bộ phận tời kéo, tủ điều khiển, cơ cấu đóng mở cửa… + Tình trạng bên ngoài (móc méo, tróc xước, gẫy… Sau khi kiểm kê phải đưa ngay vào kho để cấp giữ và bảo quản * Sắp xếp thiết bị trong kho Các thiết bị được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phù hợp với quy trình lắp đặt, dựa trên nguyên tắc: Dễ thấy, dễ lấy, những thiết bị, vật tư sắp xếp theo từng loại, từng bộ tránh chồng chéo lên nhau. Khi hàng đến chân công trình bên mua hàng phải thanh toán 60% tiếp theo của công trình. Khi lắp đặt xong và khởi động an toàn thì bên mua hàng phải thanh toán nốt 10% còn lại. Trách nhiệm của Công ty là: Phải đảm bảo phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình. Trong thời gian bảo hành thì mọi phí tổn sửa chữa do Công ty chịu trách nhiệm. - Trước khi bàn giao công trình Công ty phải hướng dẫn vận hành – đào tạo Công ty sẽ cử cán bộ kỹ thuật tổ chức khoá đào tạo trước khi bàn giao thang máy cho khách hàng sử dụng với các nội dung sau: + Giới thiệu về thang máy, các chức năng sử dụng, đặc tính kỹ thuật + Hướng dẫn cách sử dụng và vận hành thang máy + Hướng dẫn cách xử lý khi gặp trường hợp khẩn cấp + Thao tác cứu hộ trong trường hợp khẩn cấp + Hiệu chỉnh, sửa chữa một vài hư hỏng trong quá trình sử dụng + Giới thiệu và hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ bảo hành và bảo trì thang máy + Giới thiệu các tài liệu kỹ thuật mà nhà thầu sẽ bàn giao cho khách hàng + Thời gian đào tạo: 5 ngày + Địa điểm: Tại công trình - Bảo hành và bảo trì Thời gian bảo hành thiết bị và lắp đặt 12 tháng + Chế độ bảo hành: Có người trực tiếp xử lý 24/24 giờ để sẵn sàng khắc phục các sự cố của thang máy, hàng tháng có cán bộ kỹ thuật đến kiểm tra (01 tháng một lần) + Chế độ bảo trì: 02 tháng một lần dừng thang một ngày thực hiện công việc bảo dưỡng định kỳ (tra dầu, mỡ, vệ sinh công nghiệp…) CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 2.1. Kế toán doanh thu 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ sử dụng: Trong công tác bán hàng ở Công ty hiện nay thì chứng từ sử dụng bao gồm: - Hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa hai bên - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Bảng kê hóa đơn bán ra - Phiếu thu tiền mặt - Giấy báo có của ngân hàng - Các tài liệu chứng từ thanh toán khác * Thủ tục kế toán Trích một số ví dụ các nghiệp vụ phát sinh kế toán bán hàng tại Công ty cụ thể như sau: - Ngày 15/6/2009 Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký hợp đồng bán và lắp đặt thang máy Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I. Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT đồng thời lập phiếu xuất kho như sau: Để xác định doanh thu bán hàng, kế toán tại phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT, kèm theo các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho), Thẻ kho. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: - Liên 1 (màu tím): lưu tại cuống - Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng - Liên 3 (màu xanh): dùng để luân chuyển ở nội bộ Công ty Kế toán lập Phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: - Liên 1: Lưu tại quyển - Liên 2: giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hoá liên quan. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, Công ty sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. * Quy trình ghi sổ: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế về việc mua bán hàng hóa. Trên hợp đồng thể hiện đầy đủ các điều khoản cần và có để bán và nhận hàng giữa hai bên. Trường hợp bán hàng theo hợp đồng, nghĩa là Công ty phải giao hàng tại bên mua, thì sau khi có lệnh xuất kho bộ phận kế toán tiến hành lập: Phiếu xuất kho. Khi bên mua đồng ý chấp nhận số hàng hóa trên sẽ gửi lại biên bản giao nhận hàng hóa cho Công ty, lúc đó kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu thu tiền nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào các hợp đồng Công ty đã ký kết bán hàng Biểu số 01: Hợp đồng kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------***--------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 06/05/HĐKT Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng Kinh tế của Hội đồng Nhà nước ban hàng ngày 25/09/1989. Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16 tháng 02 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế Căn cứ nghị định số 18/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng về ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 15 tháng 6 năm 2009, chúng tôi gồm: BÊN A: CÔNG TY CP XÂY DỰNG & THIẾT BỊ VẬT TƯ HÀ NỘI 1 Địa chỉ: 33 Khương Hạ, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 04.8551136 Fax: Mã số thuế: 0101233970 Đại diện là: Ông: Đinh Thanh Hải Chức vụ: Giám đốc Tài khoản số: 431101003057 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quận Thanh Xuân BÊN B: CÔNG TY CP ĐT&CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Địa chỉ: Số 25, ngõ 1043 đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà nội Điện thoại: 04.8618141 Fax: (84-4) 6422269 Mã số thuế: 0101532459 Đại diện là: Ông: Trần Đăng Thiêm Chức vụ: Tổng Giám đốc Tài khoản số: 431101.000569 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Nam Hà Nội Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng này với các điều khoản sau: Điều 1: - Bên B nhận cung cấp và lắp đặt hàon chỉnh cho bên A 02 (hai) thang máy tải khách hiệu Mitsubishi GPSIII – P9 – CO – 90 – 10S/O mới 100% sản xuất năm 2009 tại Nhà máy Mitsubishi - Nhật Bản đặt tại Thái Lan cho công trình “Chung cư và dịch vụ cao tầng đường Nguyễn Tuân”. - Phụ lục 2: Bản đặc tính kỹ thuật được đính kèm Hợp đồng này. Điều 2: Trách nhiệm của bên A - Theo đúng Phụ lục 1: Phần việc thuộc bên A thực hiện được đính kèm hợp đồng này Điều 3: Trách nhiệm của bên B - Khảo sát và thiết kế bản vẽ hố thang trên cơ sở kích thước thực tế của công trình. - Nhập khẩu thang máy theo các thông số kỹ thuật của Hợp đồng - Cung cấp các vật tư, thiết bị thang máy - Thông quan, vận chuyển thiết bị thang máy về công trình - Lắp đặt thang máy, hiệu chỉnh đưa thang máy vào sử dụng - Bảo hành thiết bị và sửa chữa miễn phí đối với thang máy trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao sử dụng thang máy. - Tổ chức kiểm định và cung cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn đưa thang máy vào sử dụng. Điều 4: Tiến độ thực hiện Thời gian thực hiện hợp đồng được tính từ ngày bên A xác nhận đầy đủ các thông số kỹ thuật của thang máy và bên B nhận được tiền tạm ứng kỳ I của bên A. Thời gian thiết bị về đến công trình: 6.5 tháng Thời gian lắp đặt, hiệu chỉnh: 1.0 tháng Tổng cộng: 7.5 tháng Điều 5: Giá trị của hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng trọn gói là: 6.618.675.000 đồng (bằng chữ: Sáu tỷ sáu trăm mười tám triệu sáu trăm bảy mươi năm ngàn đồng chẵn) Tổng giá trị hợp đồng trên đã bao gồm đầy đủ các loại thuế theo quy định của Nhà nước tại thời điểm giao hàng. Điều 6: Chất lượng và bảo hành thang máy Bên B đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật đúng theo bản đặc tính kỹ thuật đính kèm hợp đồng và thang máy hoạt động an toàn đối với người sử dụng Bên B chịu trách nhiệm hướng dẫn cách sử dụng vận hành thang máy, cung cấp hồ sơ thang máy cho bên A bao gồm: Chứng nhận xuất xứ (CO) của Phòng Thương mại Thái Lan, doanh mục thiết bị (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và Hồ sơ kiểm định an toàn cùng giấy chứng nhận sử dụng thang máy. Bên B bảo hành hoạt động của thanh máy trong thời gian 12 tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao sử dụng. Trong thời hạn bảo hành bên B chịu mọi phí tổn sửa chữa nếu xảy ra sự cố kỹ thuật do lỗi của nhà sản xuất hoặc do lỗi khác của bên B. Điều 7: Phương thực thanh toán Bên A sẽ thanh toán cho bên B theo các kỳ như sau: Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5% tổng giá trị hợp đồng. Kỳ 2: 60% tổng giá trị hợp đồng kinh tế khi thiết bị thang máy được chuyển đến công trình Kỳ 3: 10% tổng giá trị hợp đồng kinh tế sau khi việc lắp đặt hoàn tất hoặc bàn giao thang máy cho bên A. Điều 8: Điều khoản chung Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Khi có vướng mắc hai bên cùng trao đổi để khắc phục, nếu không giải quyết được thì phán quyết của Toà án kinh tế Hà Nội là phán quyết cuối cùng để hai bên thực hiện. Hợp đồng này được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản và có giá trị kể từ ngày ký. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI ĐIỆN BÊN B (Giám đốc ký tên, đóng dấu) (Giám đốc ký tên, đóng dấu) VD: Phiếu thu tiền mặt Đơn vị: Công ty CP Đầu tư & CN Việt Nam Mẫu số 01-TT Địa chỉ: Hoàng Mai Hà Nội PHIẾU THU Quyển số:… Nợ TK 1111 Ngày 15 tháng 6 năm 2009 Số: 248 Có TK 1311 Họ và tên người nộp tiền: Nhân viên kinh doanh Tiến Thành Địa chỉ: Công ty CP Đầu tư & CN Việt Nam Lý do nộp: Thu tiền Tạm ứng kỳ I của Công ty CPXD&TB Vật tư HN1 Số tiền: 1.891.050.000 (Viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm chín mốt triệu không trăm năm mươi ngàn đồng. /. Kèm theo…………...Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm chín mốt triệu không trăm năm mười ngàn đồng./. Ngày 15 tháng 06 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Căn cứ vào bản liên lạc xuất hàng Công ty tiến hành viết hoá đơn GTGT (Biểu số 02) cho các công ty ký kết hợp đồng để ghi nhận doanh thu. Biểu số 02: HOÁ ĐƠN GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Nội bộ Ngày 15 tháng 6 năm 2009 Mẫu số: 01 GTGT EU/2009 B Đơn vị bán hàng: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8618141 Họ tên người mua hàng: Anh Duy Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I Địa chỉ: 33 Khương Hạ - Thanh Xuân - Hà Nội Hình thức thanh toán: CK Số TK: 431101.000569 MST: 0101532459 Số TK: 431101003057 MST: 0101233970 STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thang máy 1000kg bộ 4 1.055.625.000 4.222.500.000 2. Thang máy 1600 kg bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng tiền hàng: 6.303.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 315.175.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.618.675.000 Số tiền viết bằng : Sáu tỷ sáu trăm mười tám triệu sáu trăm bảy mươi năm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng về đến Việt Nam và vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến chân công trình thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho Biểu số 03: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Mẫu số: 02- VT Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Nợ : 632 Số: 002 Có : 156 Họ tên người nhận hàng: Phạm Long Duy Địa chỉ(bộ phận): Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I- Hà Nội Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho Công ty: Giải Phóng- Hoàng Mai STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3 x 2 1. Thang máy 1000kg T10 Kg 4 1.055.625.000 4.222.500.000 2. Thang máy 1600 kg T16 Kg 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng: 6.303.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu tỷ ba trăm linh ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê) Sau khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho ghi thẻ kho theo số lượng hàng xuất bán ra và có trách nhiệm theo dõi số lượng nhập, xuất hàng. + Cột nhập: Thủ kho căn cứ vào “Phiếu nhập kho” + Cột xuất: Thủ kho căn cứ vào “Phiếu xuất kho” Biểu số 04: THẺ KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên kho: Kho Công ty THẺ KHO Ngày lập thẻ: 5/12/2009 Tờ số: 0126 Mẫu số 06 – VT TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thang máy - Đơn vị tính: Bộ TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 1/12 Nhập cty Mitsubishi - Thang máy 1000kg 4 - Thang máy 1600kg 1 5/12 Xuất bán cho Công ty CP XD&TB VT HN1 - Thang máy 1000kg 4 - Thang máy 1600kg 1 Cộng tháng 1 5 5 0 Ngày 5 tháng 12năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 20/7/2009 Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký hợp đồng bán thang máy cho Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam. Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT như sau: Biểu số 05: HOÁ ĐƠN GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Nội bộ Ngày 20 tháng 7 năm 2009 Mẫu số: 01 GTGT Đơn vị bán hàng: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8618141 Họ tên người mua hàng: Anh Cường Tên đơn vị: Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Địa chỉ: Số 228 đường Lê Duẩn - Hà Nội Hình thức thanh toán: CK Số TK: MST: 0101532459 Số TK: MST: 0101503190 STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thang máy 1000 kg Bộ 1 1.055.625.000 1.055.625.000 2. Thang máy 1600 kg Bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng tiền hàng: 3.136.625.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 156.831.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.293.456.250 Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ hai trăm chín mươi ba triệu bốn trăm năm mươi sáu ngàn hai trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng về đến Việt Nam và vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến chân công trình thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho Biểu số 06: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Mẫu số: 02- VT Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 12 năm 2009 Nợ : 632 Số: 002 Có : 156 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Cường Địa chỉ (bộ phận): Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho Công ty: Giải phóng – Hoàng Mai STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3 x 2 1. Thang máy 1000 kg T10 bộ 1 1.055.625.000 1.055.625.000 2. Thang máy 1600 kg T16 bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng: 3.136.625.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba tỷ một trăm ba mươi sáu triệu sáu trăm hai mươi năm ngàn đồng. Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê) Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 02, thủ kho ghi thẻ kho như sau Biểu số 07: THẺ KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên kho: Kho Công ty THẺ KHO Ngày lập thẻ: 18/12/2009 Tờ số: 0126 Mẫu số 06 – VT TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thang máy - Đơn vị tính: Bộ TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 16/12 Nhập cty Mitsubishi - Thang máy 1000kg 1 - Thang máy 1600kg 1 09/12 Xuất bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi Măng Việt Nam - Thang máy 1000kg 1 - Thang máy 1600kg 1 C._.