Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần 26 - Xí nghiệp 26.3 (ko lý luận)

o ra lợi nhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh. Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức tốt khâu bán hàng, rút ngắn được quá trình luân chuyển hàng hoá, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Trong đó biện pháp quan trọng nhất, hiệu quả nhất là phải kể đến là thực hiện tốt công tác bán hàng. Kế toán bán hàng gữi vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán chủ yếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Góp phần phục vụ đắc lực hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, cung cấp thông tin nhanh chóng để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án đầu tư có hiệu quả. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần 26, được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ Ban Tài Chính Kế Toán tại công ty và với những kiến thức đã học được ở nhà trường em nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán bán hàng đối với sự phát triển của công ty. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần 26 – Xí nghiệp 26.3” làm đề tài cho chuyên đề thực tập chuyên nghành. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Xí nghiệp 26.3 – Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng. Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại xí nghiệp 26.3 – Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại xí nghiệp 26.3 – Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng. Cùng với sự cố gắng của bản thân, đồng thời được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS. Lê Kim Ngọc em đã hoàn thành chuyên đề này. Nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý để bài chuyên đề của em được hoàn thiện hơn và cũng là giúp em bổ sung thêm kiến thức cho bản thân để phục vụ cho việc học tập và công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, tháng 4 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 26.3 CÔNG TY CỔ PHẦN 26 – BỘ QUỐC PHÒNG KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN 26 - Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần 26 - Bộ Quốc Phòng. - Tên giao dịch quốc tế: 26 Joint Stock Company. - Trụ sở giao dịch: Khu công nghiệp Sài Đồng - Phường Phúc Đồng - Quận Long Biên - Thành phố Hà Nội. - Tên cơ sở sáng lập: Tổng cục hậu cần Bộ Quốc Phòng. - Quyết định thành lập doanh nghiệp: 472/QĐ - QP ngày 14/04/1996 của BQP. - Giấy phép kinh doanh: 0106000130 ngày 04/02/2002. - Mã số thuế: 0100108818. - Điện thoại: 04-8751460/1/2/3/4 Fax: 04-8751460 - Email: 26jsc@has.com.vn x26jschn@vnn.vn Đặc điểm hoạt động bán hàng của Xí nghiệp 26.3 - Công ty Cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng Danh mục bán hàng của Xí nghiệp 26.3 - Công ty Cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng Xí nghiệp 26.3 là Xí nghiệp thành viên của Công ty Cổ Phần 26 trực thuộc Bộ Quốc Phòng có trụ sở tại khu công nghiệp Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội. Nhiện vụ chính của xí nghiệp là sản xuất các loại: + Giầy vải. + Giầy da. + Các loại tạp trang phục vụ quân đội. + Đồng thời cũng sản xuất các loại mặt hàng tương tự để phục vụ thị trường tiêu dùng bên ngoài. Thị trường công ty Xí nghiệp 26.3 – Công ty Cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng Được phép lựa chọn thị trường, xuất nhập khẩu theo quy định của Nhà nước, Xí nghiệp đã xây dựng, áp dụng định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương trình Giám đốc Công ty phê duyệt, được sử dụng các nguồn lực Công ty giao để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo hiệu quả theo phân cấp của Công ty. - Đối với sản phẩm Quốc Phòng: Xí nghiệp nhận kế hoạch Công ty giao và tổ chức thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm đúng, đủ số lượng, mẫu, tiêu chuẩn chất lượng, tiến độ lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch nhập kho cục chuyên ngành và cấp phát thẳng cho các đơn vị. - Đối với sản phẩm kinh tế: Xí nghiệp đã tổ chức khai thác mở rộng thêm thị trường hàng hoá trang bị cho các đơn vị trong và ngoài quân đội. Mặt khác, Xí nghiệp đã chủ động tìm kiếm khách hàng nước ngoài để phát triển. các sản phẩm giầy của xí nghiệp đã nhận được nhiều đơn đặt hàng của nhiều nước như Đài Loan, Mỹ, Italy, Đức…Các mặt hàng giầy xuất khẩu đều do Công ty phê duyệt và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc Công ty. Phương thức bán hàng của Xí nghiệp 26.3 - Công ty Cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng Trong nền kinh tế thị trường, việc tiêu thụ sản phẩm được thực hiện theo nhiều kênh khác nhau, theo đó mà sản phẩm do công ty sản xuất được vận động từ nơi sản xuất đến nơi tay người tiêu dùng. Phương thức bán hàng là cách thức để tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức bán hàng khác nhau. Việc lựa chọn các phương thức bán hàng hợp lý là một yếu tố tốt để tiêu thụ nhanh sản phẩm, giải phóng vốn lưu động, tăng nhanh vồng luân chuyển của vốn. Bên cạnh đó, mỗi phương thức bán hàng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác hạch toán kế toán, đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm. Mỗi phương thức bán hàng ảnh hưởng tới thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng, ghi nhận chi phí bán hàng. Hiện nay xí nghiệp 26.3 đang vận dụng các phương pháp bán hàng sau: - Phương thức giao hàng trực tiếp : Theo phương thức này, khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp bán. Người nhận hàng sau khi ký vào các chứng từ bán hàng của công ty thì sản phẩm được coi là tiêu thụ. - Các phương thức khác Ngoài ra, hiện nay một số phương thức được công ty áp dụng như dùng chính sản phẩm giầy bảo hộ sản xuất ra để dùng cho công nhân lao động, hay sử dụng những sản phẩm giầy xuất khẩu để đi biếu tặng. Như vậy sản phẩm đó cũng được coi là tiêu thụ và tính vào doanh thu bán hàng. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Xí nghiệp 26.3 - công ty cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng. Sơ đồ1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp 26.3 Ban giám đốc Ban tài chính Ban Thị trường và tổ chức sản xuất Ban kỹ thuật cơ điện Ban hành chính Xưởng giầy da Xưởng giầy vải Tổ chuẩn bị, đóng gói Xưởng tạp trang Chức năng các phòng ban có liên quan đến công tác bán hàng trong Xí nghiệp: - Ban giám đốc : Giám đốc kinh doanh là người chỉ huy phòng kinh doanh tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Giám đốc tài chính là người quản lý tài chính của xí nghiệp tham mưu về các chi phí và lợi nhuận về bán hàng cho ban giám đốc và phòng kinh doanh. - Ban tổ chức sản xuất (TCSX): Ngoài sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc kinh doanh còn chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ của phòng kế hoạch tài chính. Ban tổ chức sản xuất có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như của phòng kế hoạch tài chính áp dụng trong phạm vi Xí nghiệp thành viên, bao gồm: + Tìm khách hàng và khai thác thị trường tiềm năng. + Lập kế hoạch và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, quý, năm của Xí nghiệp, báo cáo tiến độ thực hiện cho Giám đốc Xí nghiệp, Công ty (qua phòng KHTC). + Soạn thảo hợp đồng về sản xuất, gia công sản phẩm hàng kinh tế thuộc phạm vi trách nhiệm của Xí nghiệp. + Đề xuất việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, nâng lương, nâng bậc, khen thưởng và kỷ luật đối với công nhân trong Xí nghiệp… + Thực hiện các yêu cầu theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng. - Ban kỹ thuật cơ điện: Ngoài sự chỉ đạo của Giám đốc, ban kỹ thuật cơ điện còn chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ của phòng kỹ thuật. Ban kỹ thuật cơ điện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như lập các chương trình nghiên cứu khoa học kỹ thuật, kế hoạch đầu tư chiều sâu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới phục vụ chiến thuật phát triển thị trường, khách hàng, kế hoạch đảm bảo máy móc thiết bị cho sản xuất, bảo dưỡng định kỳ và kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị trong toàn Xí nghiệp, xây dựng ban hành quy trình sản xuất, hướng dẫn sử dụng thiết bị an toàn cho các bộ phận sản xuất, kiểm tra giám sát việc thực hiện các yêu cầu kỹ thuật công nghệ sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu kỹ thuật. Kiểm tra nguyên vật liệu, vật tư đầu vào, bán thành phẩm, thành phẩm trong quy trình sản xuất theo đúng quy định và quy trình. Phối hợp với các phòng ban chức năng khác giúp Giám đốc Xí nghiệp trong việc kiểm tra, giám sát tay nghề… Ban kỹ thuật còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng hoá và làm giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng của sản phẩm hàng hoá. - Ban tài chính: Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Xí nghiệp, là cơ quan sử dụng chức năng giám đốc đồng tiền để kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Xí nghiệp. Kế toán trưởng (trưởng ban tài chính) là người do cấp trên bổ nhiệm, giúp Giám đốc Xí nghiệp chỉ đạo về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong toàn Xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính kế toán của Xí nghiệp. Thủ kho (01 người ) là người chịu trách nhiệm về số lượng hàng hoá từ xưởng đã sản xuất và nhập về kho chờ tiêu thụ. Thủ kho có trách nhiệm xuất đúng mặt hàng và đủ số lượng mà phòng kế toán đồng ý bán cho khách hàng. Thủ kho phải kiểm kê kho theo định kỳ cùng kế toán thành phẩm và ký vào biên bản kiểm kê. Kế toán bán hàng kiêm thanh toán (01 người ) tiếp nhận những lượng hàng hoá mà phòng kinh doanh và phòng sản xuất báo về để xuất hoá dơn bán hàng cho khách hàng. Kế toán thanh toán chiụ trách nhiệm về các khoản nợ mà khách hàng còn nợ và đôn đốc khàng trả tìên nhằm không để khách nợ quá lâu dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến vòng quay của vốn. Đồng thời báo cáo các khoản nợ khó đòi cho Trưởng ban tài chính để có biện pháp giải quyết. Thủ quỹ kiêm kế toán giá thành có nhiệm vụ tổng hơp chi phí tính giá thành của sản phẩm hoàn thành và chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt của Xí nghiệp. Kế toán tổng hợp là người tập hợp toàn bộ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi xác định kết quả kinh doanh trong Xí nghiệp Sơ đồ 1.2.a Quy trình nhận hợp đồng đưa vào sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đối với hàng kinh tế Kế toán lên hóa đơn ghi nhận doanh thu, và làm thủ tục thanh toán, chiết khấu … Giao hàng cho khách hàng theo đúng hợp đồng về thời gian địa điểm Nhập kho thành phẩm . Thủ kho có nhiệm vụ nhận đủ hàng và bảo quản hàng hóa Đưa vào xưởng sản xuất đơn đặt hàng Bộ phận kỹ thuật và sản xuất lên kế hoạch thực hiện hợp đồng đúng hạn, đảm bảo chất lượng Phòng KD nhận hợp đồng và tìm khách hàng tiềm năng (1) (2) (3) (5) (4) (3) : Phòng Kinh doanh tìm đối tác và khách hàng, đồng thời kết hợp với phòng kỹ thuật và sản xuất xem có đảm bảo về thời gian chất lượng và giá thành cho lô hàng mà khách hàng đặt hay không rồi thượng lượng đi đến ký hợp đồng với khách hàng, hợp đồng ghi rõ thời gian giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng, hình thức thanh toán và diều kiện hưởng chiết khấu. : Bộ phận sản xuất nhận đơn đặt hàng phối hợp với bộ phận kỹ thuật thực hiện đơn đặt hàng về mẫu mã, chất lượng. Bộ phận sản xuất đôn đốc công nhân thực hiện sản xuất. Đồng thời phòng kỹ thuật cũng kiểm tra giám sát quy trình thực hiện để có những điểu chỉnh kịp thời trong quá trình sản xuất. : Sau khi hàng hóa được sản xuất xong thực hiện nhập kho thành phẩm. Khi nhập kho thủ kho cần kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng, thủ kho và tổ trưởng tổ sản xuất cùng nhau ký vào biên bản bàn giao hàng để chuẩn bị xuất lô hàng cho khách hàng . : Thủ kho báo cáo với phòng kinh doanh về lô hàng đã xong và chuẩn bị đủ thủ tục giao cho khách hàng. Phòng kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để giao hàng. Khi khách hàng đã đồng ý với chất lượng và số lượng của lô hàng thì phòng kinh doanh báo về phòng kế toán để lên hóa đơn và ghi nhận doanh thu. : Phòng kế toán dựa trên hợp đồng kinh tế để thu tiền ngay hoặc cho khách nợ tiền. Kế toán công nợ sẽ theo dõi khoản nợ của khách hàng để thực hiện đòi nợ và chiết khấu thanh toán hay chiết khấu thương mại theo đúng hợp đồng . Sơ đồ 1.2.b Quy trình nhận hợp đồng đưa vào sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đối với hàng quốc phòng Phòng kinh doanh nhận hợp đồng từ cục quân nhu hoặc các đơn vị thành viên Đưa đơn đặt hàng vào sản xuất Nhập kho thành phẩm. Thủ kho có nhiệm vụ nhận đủ hàng và bảo quản hàng Chuyển hàng về cục quân nhu hoặc các đơn vị đã đặt hàng Bộ phận kiểm tra chất lượng của cục quân hoặc đơn vị đối tác xác nhận chất lượng Phòng kế toán dực vào biên bản kiểm tra chất lượng lên hoá đơn Quy trình nhận hợp đồng và đưa vào sản xuất hàng quốc phòng cũng như hàng kinh tế tuy nhiên khi lên hoá đơn kế toán phải căn cứ vào biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm do cục quân nhu xác nhận. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 26.3 CÔNG TY CỔ PHẦN 26 – BỘ QUỐC PHÒNG 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp 26.3 là sản xuất theo đơn đặt hàng. Sản phẩm sau khi đã hoàn thành được chuyển nhập kho Cục chuyên ngành - đối với hàng quốc phòng; hoặc giao trực tiếp cho khách hàng theo thoả thuận về thời gian địa điểm cụ thể trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng - đối với hàng kinh tế. Hàng bán ra chủ yếu là thanh toán sau, cũng có trường hợp thanh toán trước, hay trả ngay bằng tiền mặt. Doanh thu hàng quốc phòng chiếm phần lớn khoảng 80-85% còn lại là doanh thu bán hàng cho các đối tượng bên ngoài. Đối với hàng quốc phòng khi xuất hàng để nhập kho các cục chuyên ngành, khi kế toán nhận được phiếu nhập của cục Chuyên ngành gửi lại thì Xí nghiệp xuất hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo giá đã thoả thuận giữa công ty và cục Quân nhu - Bộ Quốc Phòng. Đối với hàng kinh tế sản xuất theo đề nghị sản xuất của các xí nghiệp thành viên, khi xuất hàng, xí nghiệp không phát hành hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu nội bộ căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và theo giá thành thoả thuận giữa các Xí nghiệp. Đối với thành phẩm, hàng hóa bán ra ngoài Xí nghiệp trực tiếp phát hành hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá đã thoả thuận trong hợp đồng. Đối với thành phẩm hàng hóa xuất đi cơ lý, chào hàng kế toán phát hành hoá đơn GTGT nhưng không ghi dòng thuế suất và ghi nhận doanh thu xuất dùng nội bộ theo giá thành sản xuất 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán doanh thu bán hàng. 2.1.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng : Kế toán doanh thu bán hàng tại xí nghiệp 26.3 - Công ty 26 sử dụng các chứng từ sau: * Đối với hàng Quốc Phòng ( Đạt loại A): Chứng từ sử dụng bao gồm: - Hợp đồng kinh tế. - Phiếu XK của công ty Cổ Phần 26. - Phiếu NK của cục Quân nhu. - BB kiểm tra chất lượng của cục quân nhu hoặc các đơn vị đối tác thuộc Bộ Quốc Phòng. - Hoá đơn GTGT. Biểu số 2.1: Phiếu Xuất kho của Xí nghiệp 26.3 Công ty CP 26 Xí nghiệp 26.3 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 3 năm 2010 Nợ: 5111 Có: 131 Mẫu số 02 – VT Theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Số: 89 Họ tên người nhận hàng: Đc Phong - Công ty HC 13 - Bộ Quốc Phòng Địa chỉ: Yên Sơn - Tuyên Quang Lý do xuất kho: Xuất theo HĐ Xuất tại kho: Hàng hoá 2 Địa diểm: Xí nghiệp 26.3 Stt Tên Mã Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Nhà bạt chống thấm Bộ 300 300 Tổng cộng 300 300 Phụ trách cung tiêu Nguời nhận hàng Thủ kho Trưởng ban tài chính Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2.2: Phiếu nhập kho của đối tác Công ty CK HC 13 Bộ Quốc Phòng Yên Sơn - Tuyên Quang PHIẾU NHẬP KHO Ngày 29 tháng 3 năm 2010 Nợ: Có: Mẫu số 01 – VT Theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Số: 212 Họ tên người giao hàng: Đ/c Bốn Địa chỉ: Công ty CP 26 - Xí nghiệp 26.3 Lý do nhập: Hàng đặt theo hợp đồng Nhập tại kho : Đ/c Nghiên Stt Tên Mã Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Nhà bạt chống thấm Bộ 300 300 Tổng cộng 300 300 Phụ trách cung tiêu Nguời giao hàng Thủ kho Trưởng ban tài chính Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2.3: Bi ên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm Công ty Cơ Khí HC 13 – BQP Yên Sơn - Tuyên Quang Mẫu số 02 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tuyên Quang, ngày 30 tháng 3 năm 2010. BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM Số : 05 - CKHC13&CP26 Tên loại công việc (hoặc công đoạn) kiểm tra: Chất lượng sản phẩm nhà bạt chống thấm. Thuộc Công trình (Dự án hoặc Thiết kế kỹ thuật - dự toán): Theo Hợp đồng Họ và tên người đại diện cơ quan kiểm tra: Lê Quang Hải Chức vụ: Trung tá – Ban Kiểm tra CLSP Họ và tên người đại diện đơn vị được kiểm tra: Nguyễn Hồng Đăng Chức vụ: C án bộ Phòng K ỹ Thuật Đơn vị được kiểm tra: Công ty Cổ Phần 26 – XN 26.3 Kiểm tra những loại tài liệu sau: (Tổng hợp từ các Phiếu ghi ý kiến kiểm tra, nêu rõ khối lượng công việc mà người kiểm tra đã thực hiện). Sản phẩm đã đáp ứng được các yêu cầu ghi trên hợp đồng: độ chống thấm tốt, chất lượng đảm bảo yêu cầu, Số lượng đủ (300 bộ). Giao hàng đúng thời gian. Kết quả kiểm tra: Sản phẩm đạt chất lượng loại A Nhận xét: (chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm, quy trình, quy định kỹ thuật, Dự án, thiết kế kỹ thuật - dự toán, tu chỉnh tài liệu (nếu là kiểm tra tài liệu)). ( Kh ông) Yêu cầu đối với đơn vị được kiểm tra: Ý kiến của đại diện đơn vị được kiểm tra: Biên bản lập thành 4 bản, 02 bản giao cho Công ty Cơ khí hoá chất 13. 02 bản giao cho công ty Cổ Phần 26. Công ty Cơ kh í HC 13 Công ty Cổ Phần 26 Biểu số 2.4a : Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngµy 31 tháng 3 năm 2010 Mẫu số: 01/GTKT-3LL ED/2010B 0006074 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng Địa chỉ: Khu công nghiệp Sài Đồng - Phường Phúc Đồng – Q. Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại ::………………………MST: 0100108818 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cơ khí hoá chất 13 - Bộ quốc Phòng Địa chỉ : Tuyên Sơn - Tuyên Quang Số tài khoản : Hình thức thanh toán: CK MST: 5000127580 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Nhà bạt chống thấm Bộ 300 695.366,4 208.609.927 Cộng tiền hàng: 208.609.927 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 20.860.993 Tổng cộng tiền thanh toán 229.470.920 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi chín triệu bốn trăm bảy mươi nghìn chín trăm hai mươi đồng ./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) * Đối với hàng Quốc Phòng ( Đạt loại B): Đối với hàng Quốc Phòng sau khi có biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm loại B thì trình Tổng giám đốc xin ý kiến để giảm giá hàng bán, chỉ ghi nhận 95% doanh thu. Khi viết hoá đơn GTGT kèm theo tờ quyết định phê duyệt giảm giá của Giám đốc đã ký và biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm. * Đối với hàng kinh tế: Chứng từ sử dụng bao gồm: - Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 2.5) - Hoá đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 2.4b) Nếu xuất hàng cho các đơn vị thành viên thì xuất kho theo chứng từ gốc là “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. - Quy trình bán hàng do các đơn vị thành viên khai thác cũng tương tự như hàng bán trực tiếp. Tuy nhiên khi xuất hàng cho các xí nghiệp thành viên thì phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ghi nhận doanh thu nội bộ. Khi khách hàng đồng ý lô hàng mới phát hành hoá đơn GTGT ( Hoá đơn GTGT do kế toán công ty dựa vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ viết cho khách hàng). - Trong trường hợp xuất hàng đi chào hàng, cơ lý thì cũng được ghi nhận doanh thu tuy nhiên khi viết hoá đơn GTGT thì dòng thuế suất gạch chéo (hàng hoá này không chịu thuế). Trường hợp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 000015 ngày 13 tháng 3 năm 2010 là mặt hàng đi chào hàng, cơ lý thì khi xuất kho cho xí nghiệp thương mại dịch vụ 26.4 cũng tuân thủ theo trình tự trên. Mẫu biểu 2.5 : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Công ty Cổ Phần 26 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:03PXK-3LL KCN Sài Đồng-Phúc Đồng LBiên KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ AC/2010B Điện thoại: Liên 2: giao cho khách hàng 0000015 MST:0100108818 Ngày 15 tháng 3 năm 2010 - Căn cứ lệnh điều động số: 103 ngày 04 tháng 03 năm 2010 của Giám Đốc điều hành về việc xuất hàng cho Xí nghiệp Thương mại dịch vụ 26.4 Họ tên người vận chuyển:Hoàng Hải Đăng Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Xe 30H-7575 Xuất tại kho: Thành Phẩm 2 Nhập tại kho: Đc Huyền – XN TMDV Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thục nhập 1 Giày da nam kinh tế GD Đôi 9 9 360.436 3.243.926 Cộng 9 9 3.243.926 Xuất ngày 15 tháng 3 năm 2010 Nhập ngày 15 tháng 3 năm2010 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhận (Ký họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.4 b : Hoá đơn GTGT xuất cho hàng kinh tế HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngµy 17 tháng 3 năm 2010 Mẫu số: 01/GTKT-3LL ED/2010B 0006999 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng Địa chỉ: Khu công nghiệp Sài Đồng - Phường Phúc Đồng – Q. Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại ::………………………MST: 0100108818 Họ tên người mua hàng: Anh Trịnh Nam Khánh Tên đơn vị: Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Địa chỉ : Gia Lâm Số tài khoản : Hình thức thanh toán: TM MST: -------- STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giày da nam kinh tế Đôi 9 360.436 3.243.926 Cộng tiền hàng: 3.243.926 Thuế suất GTGT: --- % Tiền thuế GTGT: ---- Tổng cộng tiền thanh toán 3.243.926 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu hai trăm bốn ba nghìn chín trăm hai sáu đồng./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.1.1.2. Tài khoản sử dụng: Doanh thu bán hàng của Xí nghiệp bao gồm doanh thu tiêu thụ thành phẩm và doanh thu tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. Trong đó doanh thu thành phẩm lại chia thành doanh thu thành phẩm bán ra và doanh thu hàng xuất dùng nội bộ Để phản ánh doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 511:Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong đó sử dụng 3 tài khoản cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5114: Hàng chào bán cơ lý. TK512 : Doanh thu nội bộ : Phản ánh khoản doanh thu từ việc xuất bán thành phẩm và hàng hoá cho các xí nghiệp thành viên khác trong công ty. TK 512 có 2 tài khoản cấp 2: TK5121: Doanh thu hàng hoá nội bộ TK5122: Doanh thu thành phẩm nội bộ Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như TK111; TK131; TK136; TK3331... 2.1.1.3. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng được thể hiện như sau: Đối với hàng quốc phòng: Sau khi vận chuyển hàng tới các kho của Cục chuyên ngành, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của kho nhận hàng ( Biểu mẫu số 2.2 ) viết hoá đơn GTGT ( Biểu mẫu số 2.4a ). Doanh thu được ghi nhận theo giá thoả thuận trong hợp đồng kinh tế giữa công ty và Bộ quốc phòng. Đồng thời ghi nhận khoản phải thu khách hàng tương ứng với số doanh thu đó. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần) Liên 1: Lưu ở quyển gốc tại phòng kế toán. Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Làm căn cứ để thủ kho xuất kho thành phẩm sau đó chuyển cho phòng kế toán Cuối ngày, kế toán tổng hợp các hoá đơn phát sinh cho từng đối tượng khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Quá trình nhập liệu được tiến hành như sau: Từ màn hình ADSOFT: chọn Nhập dữ liệu phát sinh, Để cập nhập hoá đơn GTGT. Tại ô loại chứng từ gốc: Đánh ký hiệu " HDTT" Số chứng từ: Đánh số của hoá đơn cần nhập Ngày chứng từ: Đánh ngày lập hoá đơn Sêri CT: Nhập ký hiệu sêri hoá đơn Diễn giải: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh Mã tài khoản/nợ: đánh số hiệu TK công nợ đến cấp chi tiết nhất nếu đối tượng khách hàng liên quan tới công nợ của Xí nghiệp (khách hàng chưa thanh toán ngay) Mã Khách hàng: Nhập mã của khách hàng mà công ty đã mở trong danh mục khách hàng, nếu là khách hàng mới thì đánh mã mới đồng thời thêm mã vào danh mục khách hàng. Bên có: Mã tài khoản: Nhập mã tài khoản doanh thu theo mức chi tiết nhất Mã kho: đánh K2 Thành phẩm sản phẩm: Đánh ký hiệu của thành phẩm xuất bán, nếu chưa đựơc mã hoá trong danh mục thành phẩm, hàng hoá thì phải thêm mã thành phẩm vào danh mục bằng cách nhấn F1. Số lượng: ghi số lượng thành phẩm xuất kho Đơn vị tính: Đơn vị tính của thành phẩm xuất bán Đơn giá: Ghi giá bán đã thoả thuận theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng Thuế xuất VAT: thuế VAT của thành phẩm, Thành tiền: Máy tự động tính . Tự động thuế: nếu chọn ô tự động thuế thì máy sẽ tự động tính thuế GTGT ở ô thuế. Pháp nhân: Tên đơn vị khách hàng Địa chỉ: Địa chỉ khách hàng. Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng. Kết thúc quá trình nhập vào mục: "Nhập" Đối với sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng mà Xí nghiệp tự khai thác hoặc bán lẻ, thông thường khách hàng trả tiền ngay hoặc ghi nhận một khoản nợ đối với Xí nghiệp. Khi bán hàng kế toán cũng lập hoá đơn GTGT và nhập liệu tương tự như đối với hàng quốc phòng. Đối với thành phẩm xuất bán theo đơn đặt hàng: của các xí nghiệp thành viên trong công ty, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để nhập liệu vào máy và ghi nhận doanh thu là doanh thu nội bộ theo giá thoả thuận giữa 2 bên. Và đồng thời ghi giảm khoản phải trả nội bộ Cuối kỳ, kế toán cũng tập hợp các phiếu xuất kho để nhập liệu vào máy Quá trình nhập liệu được mô tả như sau: Từ màn hình ADSOFT: chọn Nhập dữ liệu phát sinh, Tại ô loại chứng từ gốc: Đánh ký hiệu " PX"- phiếu xuất kho Số chứng từ: Đánh số của chứng từ Ngày chứng từ: đánh ngày lập chứng từ Diễn giải: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. Mã tài khoản/nợ: TK 336 Mã Khách hàng: Nhập mã Xí nghiệp thành viên. Bên có / mã tài khoản: Đánh mã tài khoản doanh thu theo mức chi tiết nhất TK5122 Mã kho: đánh K2 Thành phẩm sản phẩm: Đánh ký hiệu của thành phẩm xuất bán, nếu chưa đựơc mã hoá trong danh mục thành phẩm, hàng hoá thì phải thêm mã thành phẩm vào. Số lượng: Ghi số lượng thành phẩm xuất kho Đơn vị tính: Đơn vị tính của thành phẩm xuất bán Đơn giá: ghi giá bán đã thoả thuận theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng Thành tiền: máy tự động tính Các ô còn lại bỏ trống Kết thúc quá trình nhập ấn "Nhập" và vào mục "Xử lý dữ liệu" khi đó máy tự động kết chuyển giá vốn hàng xuất bán theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đối với sản phẩm xuất cơ lý chào hàng, kế toán tiến hành nhập liệu theo phiếu kế toán đối với từng phiếu xuất kho. Màn hình nhập liệu được mô tả như sau: Tại ô loại chứng từ gốc: Đánh ký hiệu " Pkt"- phiếu kế toán Số chứng từ: máy tự động Ngày chứng từ: đánh ngày lập chứng từ Diễn giải: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh: Sản phẩm xuất cơ lý chào hàng Mã tài khoản/nợ: TK 641 Bên có / mã tài khoản: Đánh mã tài khoản doanh thu theo mức chi tiết nhất TK5114 Các ô nhập liệu còn lại tương tự như đối với hàng xuất bán khác. Sau khi nhập các dữ liệu vào máy, Kế toán vào mục sử lý dữ liệu, khi đó máy tự động kết chuyển giá vốn hàng bán theo từng nghiệp vụ theo phiếu kết toán và tự động kết chuyển dữ liệu vào các sổ kế toán chi tiết, các chứng từ ghi sổ và máy tự động tổng hợp từ số liệu tổng cộng của các chứng từ ghi sổ để lập sổ cái. Cuối tháng trưởng ban tài chính in hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp các tài khoản có liên quan và chứng từ ghi sổ. Thao tác được thực hiện như sau: Từ màn hình nhập liệu của ADSOFT vào mục "Xử lý dữ liệu ". Vào mục báo cáo kế toán và in chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản 5111, 5112....sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp công nợ và sổ quỹ tiền mặt. Căn cứ vào số liệu tổng cộng trên các chứng từ ghi sổ được kế toán viết vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 2.1.2.1. Kế toán chi tiết doanh thu Mẫu biểu 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 5111 Doanh thu bán hàng hoá Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 31/3/2010 6074 31/3/2010 Sản phẩm nhập kho 212 131 208.609.927 31/3/2010 6068 31/3/2010 Nhập kho 205 131 233.190.073 31/3/2010 6075 31/3/2010 Nhà bạt chống thấm 131 18.644.750 Pkc 50 31/3/2010 Kết chuyển doanh thu 911 460.444.750 Mẫu biểu 2.7 Sổ chi tiết tài khoản 5112 Doanh thu thành phẩm Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 6/3/2010 6067 6/3/2010 Sản phẩm nhập kho 212 131 1.895.115.855 6/3/2010 6069 6/3/2010 Nhập kho 212 131 1.032.131.818 6/3/2010 6070 6/3/2010 Đ/c Bắc mua hàng 1111 1.292.727 7/3/2010 6070 7/3/2010 Đ/c Mai mua giày da tướng 1111 163.636 31/3/2010 6074 31/3/2010 Sản phẩm nhập kho 205 131 522.281.491 31/3/2010 6072 31/3/2010 Sản phẩm bán lẻ 1111 2.751.818 31/3/2010 50 31/3/2010 Kết chuyển doanh thu 911 4.726.145.436 Mẫu biểu 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 5122 Doanh thu thành phẩm chào hàng cơ lý Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 6/3/2010 3 6/3/2010 Đ/c Hoa XNTMDV nhận hàng 336 12.283.532 13/3/2010 15 15/3/2010 Đ/c Huyền XNTMDV nhận hàng 336 3.243.926 ... ... ... 31/3/2010 50 31/3/2010 Kết chuyển doanh thu 911 944.047.473 Mẫu biểu 2.9: Sổ chi tiết tài khoản 5114 Doanh thu thành phẩm nội bộ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 31/3/2010 11 31/3/2010 Hàng cơ lý, chào hàng 641 6.245.045 Pkc 50 31/3/2010 Kết chuyển doanh thu 911 6.245.045 2.1.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Như trên đã nêu, đặc điểm thành phẩm của Xí nghiệp 26.3 bao gồm nhóm hàng quốc phòng và nhóm hàng kinh tế. Nhóm hàng quốc phòng được sản xuất theo kế hoạch giao của cục Quân nhu - Bộ quốc phòng. Hàng quốc phòng chiếm trên 80% doanh thu của xí nghiệp. Đối với nhóm hàng này khi sản phẩm hoàn thành được trung tâm kiểm định của cục quân nhu kiểm tra chất lượng rồi mới được nhập kho cục chuyên ngành. Bởi vậy, xí nghiệp phải tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng nhằm nâng cao c._.