Hoàn thiện hoạt động thanh toán quốc tế tại Công ty Tân Hồng Ngọc

à lý do quan trọng giúp em lựa chọn đề tài nghiên cứu : “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán quốc tế tại Công ty Tân Hồng Ngọc” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Đề tài này sẽ tập trung nghiên cứu về phương thức giao dịch, các điều kiện giao dịch, trình tự tiến hành và các chứng từ liên quan đến giao dịch trong ngoại thương. Ngoài ra thì vấn đề này cũng liên quan chặt chẽ đến các lĩnh vực khác như : Vận tải và bảo hiểm hàng hóa Ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Marketing quốc tế...tất cả đều là những khâu rất quan trọng phục vụ cho hoạt động Xuất nhập khẩu hàng hóa. Với phương pháp nghiên cứu hệ thống, từ lý luận đến thực tiễn hy vọng chuyên đề của em sẽ cung cấp được một phần nào đó các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Thanh toán của công ty. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 2 chương chính sau : Chương I : Thực trạng các phương thức Thanh toán quốc tế đối với hoạt động XNK tại Công ty Tân Hồng Ngọc Nội dung chính : Tìm hiểu về công ty, thực trạng và đánh giá việc áp dụng phương thức Thanh toán quốc tế trong hoạt động XNK. Chương II : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động XNK của Công ty Tân Hồng Ngọc. Nội dung chính : Những biện pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện phương thức Thanh toán quốc tế của Công ty CHƯƠNG I : THỰC TRẠNG CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XNK TẠI CÔNG TY TÂN HỒNG NGỌC. 1.1 Khái quát về Công ty Tân Hồng Ngọc Quá trình hình thành và phát triển Công ty Tân Hồng Ngọc là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu. Công ty có tư cách pháp nhân, là một đơn vị hạch toán độc lập, có tài khoản và con dấu riêng. Nền Kinh tế - xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu của nền sản xuất cũng như tiêu dùng càng trở nên phong phú và đa dạng. Để đáp ứng và phục vụ nhu cầu ngày càng cao, Công ty Tân Hồng Ngọc được thành lập dựa trên giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh số 21.02.000273 cấp ngày 02/08/2002. Trụ sở chính đặt tại : Phố Chợ Chiều, xã Văn Môn, huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh. Văn phòng đại diện : 206C, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Tên giao dịch quốc tế : Tan Hong Ngoc Co., Ltd Tel : 04-7220367 Fax : 04-7221457 Từ một Công ty kinh doanh nội địa và làm các dịch vụ nhỏ, đến nay Công ty đã phát triển thành một Công ty XNK trực tiếp theo giấy phép XNK trực tiếp số 21.02.000273/ GP do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 02/08/2002. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý : Quản lý là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh. Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải có tổ chức bộ máy quản lý phù hợp cùng với đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ, năng lực chuyên môn cao. Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó, từ khi thành lập đến nay, Công ty đã từng bước củng cố cơ cấu tổ chức, cơ cấu Phòng Ban, tuyển chọn những cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Công ty cũng tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên cũ được nâng cao trình độ chuyên môn để phù hợp với công việc mới và kế hoạch phát triển lâu dài. Bộ máy làm việc của Công ty khá gọn nhẹ; Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trưởng, do Giám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp từ các Phòng Ban đến các cửa hàng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của tập thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước. Trong hoạt động, Công ty tuân thủ theo các chính sách, chế độ, quy định của pháp luật Việt Nam. Về nhân lực, toàn Công ty có khoảng 90 lao động, trong đó lao động trực tiếp là 64 người và lao động gián tiếp là 26 người; lao động có trình độ đại học, trên đại học chiếm 54%, còn lại là lao động phổ thông. Công ty vẫn đang đầu tư cho một số cán bộ đi học đại học và cao học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tham mưu chức năng. Hiên nay Công ty có 7 phòng ban . Ban Giám đốc : bao gồm Giám đốc và 2 Phó giám đốc. - Giám đốc là người chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương, chính sách, chế độ của Nhà nước. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty và là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên Công ty theo luật định. - Phó giám đốc cũng chịu trách nhiệm chỉ đạo các phòng ban mà mình quản lý, giúp Giám đốc nắm vững tình hình hoạt động của Công ty để có kế hoạch và quyết dịnh sau cùng, giải quyết các công việc được phân công hoặc uỷ quyền. Hệ thống 5 phòng ban của Công ty : - Phòng Xuất nhập khẩu - Phòng Kinh doanh tổng hợp - Phòng giao nhận và vận chuyển - Phòng Tài chinh - Kế toán - Phòng Tổ chức hành chính Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tân Hồng Ngọc Giám Đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng giao nhận và vận chuyển Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng Xuất nhập Khẩu 1.1.3- Đặc điểm về nguồn lực của Công ty Tính đến đầu năm 2008 tổng số lao động của công ty là 94 người, trong những năm tới theo xu hướng phát triển của công ty với việc mở thêm kinh doanh nhiều lĩnh vực mới sẽ thu hút thêm một lượng lớn nguồn nhân lực mới. Đa số nhân viên trong công ty đều là những người có trình độ, có bằng cấp, kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc. Sở dĩ có được điều này là công ty đã rất quan tâm đến quá trình tuyển dụng nhân sự, và coi yếu tố con người là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp . 1.1.4 – Một số đặc điểm kinh doanh của Công ty Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại XNK, hạch toán độc lập có chức năng chủ yếu là nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước còn khan hiếm (Thép Silic, Sứ thủy tinh cách điện, nhôm thỏi ...) - Tổ chức thu mua các mặt hàng trong nước phục vụ xuất khẩu như: gạo,hàng may mặc, nông sản, đồ thủ công mỹ nghệ ... - Tổ chức nhập khẩu những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất còn hạn chế như : Đồ điện tử, điện lạnh, máy công cụ ... phục vụ sản xuất kinh doanh trong nước. - Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư có hiệu quả, mở rộng kinh doanh và có nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc giao nộp Ngân sách hàng năm. - Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Với phương châm “Duy trì, ổn định và phát triển kinh doanh nội địa, đẩy mạnh kinh doanh XNK, mở rộng thị trường nước ngoài, phát triển mối quan hệ với nhiều nước trên Thế giới băng mọi cách ”, Công ty đã vươn tầm hoạt động ra khắp nơi, địa bàn hoạt động không những trong nước mà còn phát triển ra hơn 20 nước trên Thế giới: Thái Lan, Trung Quốc, Nhật Bản, Singapo, Anh, Pháp, Nga, Đức v.v ... Sự ra đời của Công ty đã góp phần đáp ứng những nhu cầu về hàng hoá tiêu dùng, nguyên vật liệu, máy móc cho sản xuất trong nước, mở rộng sự hiểu biết về sản phẩm nước ngoài đồng thời đẩy mạnh sản xuất trong nước, khai thác mọi tiềm năng sẵn có và mặt mạnh của quốc gia, vươn mạnh ra thị trường quốc tế góp phần cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. 1.2 Thực trạng áp dụng các phương thức Thanh toán quốc tế đối với hoạt động XNK tại Công ty Tân Hồng Ngọc 1.2.1 Thực trạng hoạt động XNK hàng hóa của Công ty Công ty đảm nhiệm các chức năng của một doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ . Nhận thức rõ được tầm quan trọng cũng như hiệu quả của hoạt động xuất khẩu, Công ty luôn chú trọng tới hoạt động xuất khẩu, phát huy lợi thế của mình về xuất khẩu hàng may mặc, hàng nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ...Trong những năm vừa qua, kim nghạch xuất khẩu của công ty đã tăng trưởng đáng kể, đóng góp không nhỏ vào ngân sách Nhà nước. Bảng 1.1: Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty Đơn vị : USD STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 06/05 07/06 +/- % +/- % 1 Kim ngạch xuất khẩu 15.032.590 27.000.000 22.230.320 +11.967.410 +79.6 -4.769.680 -17.6 2 Kim ngạch nhập khẩu 18.128.000 11.500.000 12.570.000 -6.628.000 -36.5 +1.070.000 +9.3 3 Tổng kim ngạch 33.160.590 48.500.000 44.800.320 +5.339.410 +43.1 -3.699680 -8.3 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) May mặc và nông sản là hai thế mạnh xuất khẩu của Công ty. Thị trường của hai mặt hàng này luôn ổn định và chiếm tỉ trọng lớn trong các mặt hàng xuất khẩu. Hàng gia công may mặc và nông sản luôn ổn định chiếm trung bình xấp xỉ 30% trong tổng kim nghạch xuất khẩu của Công ty, ngoài ra các mặt hàng khác như các sản phẩm công nghiệp nhẹ (văn phòng phẩm, bóng điện, quạt...), cũng là các mặt hàng xuất khẩu ổn định của Công ty, góp phần đa dạng hoá hoạt động của Công ty. 1.2.2 Phân tích thực trạng các phương thức Thanh toán Quốc tế đối với hoạt động XNK của Công ty Là một Công ty XNK , mặt hàng xuất khẩu của Công ty hết sức đa dạng, bên cạnh những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là may mặc và nông sản, Công ty còn xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, các sản phẩm công nghiệp nhẹ..., mặt khác bạn hàng của Công ty ở nhiều nước khác nhau trên khắp thế giới, do đó mối quan hệ trong hoạt động trao đổi hàng hoá là rất rộng. Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động thanh toán, là khâu quyết định đến kết quả kinh doanh của Công ty, ảnh hưởng đến vốn và lợi nhuận của Công ty, Công ty đã vận dụng hết sức linh hoạt các phương thức và phương tiện thanh toán quốc tế đối với các bạn hàng, cố gắng xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khả năng của minh: Bảng 1.2: Tổng hợp các phương thức thanh toán của Công ty Đơn vị: USD STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng kim nghạch XK 15.032.590 27.000.000 22.230.320 Phương thức chuyển tiền 2.478.255,8 4.542.000 1.075.400 Phương thức nhờ thu 3.567.933,85 6.779.951,3. 3.148.454,7 Phương thức tín dụng chứng từ 8.986.400,35 15.678.048,7 18.006.465,3 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Về phương tiện thanh toán: Công ty thường sử dụng phương tiện thanh toán là hối phiếu trả tiền ngay: khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho người bán. Hối phiếu này giúp cho người xuất khẩu thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn nhanh, đứng trên phương diện là người xuất khẩu công ty sẽ rất có lợi. Trong quá trình thanh toán xuất khẩu, Công ty nên đàm phán và thuyết phục bạn hàng sử dụng loại hối phiếu này. Về điều kiện thanh toán: Đối với điều kiện về tiền tệ: Công ty thường sử dụng đồng USD trong thanh toán vì đồng tiền này tương đối an toàn, là một đồng tiền mạnh trên thế giới , có độ rủi ro thấp, là đồng tiền phổ biến đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và ít chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác. Điều kiện về thời gian thanh toán: Là người xuất khẩu, để đảm bảo cho việc thanh toán nhanh chóng, công ty muốn điều kiện trả tiền là trả tiền trước nhưng trong thực tế tuỳ vào từng bạn hàng mà Công ty áp dụng linh hoạt thời gian thanh toán , có thể trả trước, trả ngay hoặc thậm chí trả sau. Điều kiện về địa điểm thanh toán: Để đảm bảo cho việc thanh toán, Công ty thường thoả thuận với bạn hàng thanh toán qua ngân hàng Vietcombank hoặc ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam(Vietnam Eximbank) - Điều kiện về phương thức thanh toán: tùy theo đặc điểm cụ thể của mặt hàng, của thị trường nhập khẩu, của bạn hàng mà công ty áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp. Bảng 1.3: Cơ cấu sử dụng các phương thức thanh toán quốc tế đối với hoạt động xuất khẩu tại công ty Đơn vị: % Năm Phương thức 2005 2006 2007 Phương thức chuyển tiền 16.4 16.8 4.8 Phương thức nhờ thu 23.7 25.1 14.1 Tín dụng chứng từ 59.7 58 80.9 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Qua bảng số liệu trên ta thấy, Công ty thường sử dụng ba phương thức chính là chuyển tiền (chủ yếu là chuyển tiền bằng điện), nhờ thu (chủ yếu là nhờ thu tiền đổi chứng từ-D/P) và phương thức tín dụng chứng từ. Với lợi thế an toàn, đảm bảo khả năng thanh toán, phương thức tín dụng chứng từ luôn giữ vị trí là phương thức thanh toán chủ đạo trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Phương thức chuyển tiền Là một phương thức thanh toán đơn giản, phương thức chuyển tiền có thể giúp cho Công ty với tư cách là một nhà xuất khẩu hàng hoá thu được tiền hàng một cách nhanh nhất (Công ty chủ yếu sử dụng phương thức chuyển tiền bằng điện-T/T). Tuy nhiên đây cũng chính là phương thức có nhiều rủi ro do không có sự ràng buộc nào giữa hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, sử dụng phương thức này trong hoạt động xuất khẩu, Công ty sẽ là người chịu rủi ro lớn, việc nhận tiền thanh toán phụ thuộc vào thiện chí và khả năng của người nhập khẩu vì vậy Công ty chỉ thường sử dụng phương thức này đối với những bạn hàng thực sự tin tưởng, có mối quan hệ làm ăn lâu dài. Bảng 1.4: Tình hình thanh toán theo phương thức chuyển tiền Đơn vị: USD Năm Số HĐ xuất khẩu được ký Trị giá Số HĐ thanh toán theo phương thức T/T Trị giá Tỷ trọng (%) 2005 20 15.032.590 2 2.478.255,8 16.4 2006 31 27.000.000 3 4.542.000 16.8 2007 27 22.230.320 1 1.075.400 4.8 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Ta thấy qua bảng trên, số hợp đồng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức chuyển tiền thường chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ trong số các hợp đồng xuất khẩu mà Công ty nhận được. Năm 2005, có hai hợp đồng với trị giá là 2.478.255,8 USD chiếm 16.4% kim ngạch xuất khẩu ; năm 2006 kí ba hợp đồng với giá trị 4.542.000 USD và năm 2007 là 1 hợp đồng với giá trị là 1.075.400 chiếm 4.8% kim ngạch xuất khẩu. Phương thức nhờ thu: Phương thức nhờ thu cũng là một phương thức thanh toán mà Công ty thường xuyên áp dụng đối với những khách hàng quen biết. Tính bảo đảm của phương thức này cao hơn phương thức chuyển tiền nhưng tính chất rủi ro vẫn còn không ít do vậy tỉ lệ sử dụng phương thức nhờ thu trong hoạt động xuất khẩu của Công ty cũng không cao. Bảng 1.5: Tình hình thanh toán theo phương thức nhờ thu Đơn vị: USD Năm Số HĐ xuất khẩu được ký Trị giá Số HĐ thanh toán theo phương thức nhờ thu (chủ yếu là D/P) Trị giá Tỷ trọng (%) 2005 20 15.032.590 4 3.567.933,85 23.7 2006 31 27.000.000 7 6.779.951,3 25.1 2007 27 22.230.320 3 3.148.454,7 14.1 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Để đảm bảo an toàn, Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P) hơn là phương thức nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ (D/A) và nhờ thu phiếu trơn. Khi đó, chứng từ hàng hoá (hoá đơn, vận đơn, hoặc các chứng từ vận chuyển khác và nếu cần, hợp đồng hoặc chứng nhận bảo hiểm) cùng với hối phiếu do Công ty ký phát sẽ được chuyển cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài nhờ thanh toán. Phương thức tín dụng chứng từ: Đối với một công ty XNK, thường xuyên có mối quan hệ với đối tác nước ngoài, việc thanh toán đòi hỏi phải hết sức đảm bảo. Việc thanh toán nhanh, chính xác , thuận tiện, đúng luật sẽ thúc đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, lưu chuyển vốn của các bên tham gia, mở rộng và củng cố mối quan hệ hợp tác buôn bán làm ăn giữa các nước. Tuy nhiên, trong buôn bán quốc tế, dù ở hình thức nào luôn tồn tại một mâu thuẫn: người mua muốn có được hàng hoá trước khi trả tiền còn người bán lại muốn nhận được tiền trước khi chuyển giao hàng cho người mua. Mâu thuẫn này càng khó giải quyết hơn khi các chủ thể trong hợp đồng ở cách xa nhau, không thuận tiện cho việc giao tiếp, liên lạc. Chính vì vậy mà phương thức tín dụng chứng từ phát huy được tính ưu việt của nó so với hai phương thức thanh toán chủ yếu là chuyển tiền và nhờ thu. Phương thức thanh toán chuyển tiền và nhờ thu có nhiều hạn chế và rủi ro nên thường chỉ áp dụng với những khách hàng thường xuyên, có mối quan hệ làm ăn lâu dài, mật thiết với công ty. Do đảm bảo quyền lợi cho cả người xuất khẩu và người nhập khẩu, thuận tiện, dễ sử dụng ngay cả đối với những người mới tham gia vào buôn bán quốc tế nên phương thức thanh toán tín dụng chứng từ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động buôn bán quốc tế. Người xuất khẩu chỉ nhận được tiền khi đã xuất trình một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ cho một bên thứ ba độc lập (là các ngân hàng lớn như Vietcombank, Eximbank) , còn người mua chỉ được quyền sở hữu hàng hoá khi đã thanh toán c ho người bán. Thư tín dụng đảm bảo cho bên mua và bên bán không hiểu biết nhiều về nhau hay trong lần đầu tiên giao dịch vẫn có thể yên tâm rằng bên bán sẽ nhận được tiền đúng hẹn còn bên mua sẽ có hàng đúng như thoả thuận khi hai bên thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các nghĩa vụ trong hợp đồng. Qua thực tiễn ta thấy, đối với các Công ty XNK của Việt Nam nói chung và Công ty Tân Hồng Ngọc nói riêng thì việc áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ trong thanh toán đã tạo cho công ty những bạn hàng lớn, những thị trường lớn và chiếm được lòng tin của các đối tác làm ăn, từ đó tăng kim ngạch xuất khẩu cho công ty. Trong các năm vừa qua, các hợp đồng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ đã tăng lên: Bảng 1.6 Tình hình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ Đơn vị: USD Năm Số HĐ xuất khẩu được ký Trị giá Số HĐ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ Trị giá Tỷ trọng (%) 2005 20 15.032.590 14 8.986.400,35 59,7 2006 31 27.000.000 21 15.678.048,7 58 2007 27 22.230.320 23 18.006.465,3 80.9 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Năm 2005, thanh toán theo L/C mang lại cho Công ty 8.986.400,35 USD; chiếm 59.7% trong các hình thức thanh toán xuất khẩu; năm 2006, thanh toán theo L/C là 15.678.048,7 USD chiếm 58% các hình thức thanh toán và đến năm 2007, thanh toán theo L/C chiếm 80.9% các hình thức thanh toán với trị giá 18.006.465,3USD. Thông thường, quy trình thanh toán L/C đối với hoạt động xuất khẩu của công ty XNK Tân Hồng Ngọc được thực hiện như sau: - Vietcombank sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng phát hành sẽ thông báo L/C cho Công ty. Công ty có thể nhận L/C giao tại trụ sở của ngân hàng hoặc qua đường bưu điện hoặc yêu cầu giao tận tay nếu doanh số giao dịch lớn. - Công ty sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C thì kiểm tra kỹ nội dung của L/C, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký kết . Nếu thấy không thể thực hiện được đầy đủ, đúng các điều kiện , điều khoản qui định trong L/C thì lập tức yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C thông qua ngân hàng mở L/C. - Khi Công ty đã chấp nhận L/C nhận được , Công ty sẽ chuẩn bị hàng hoá và giao hàng vào thời gian quy định đồng thời lập các chứng từ theo yêu cầu trong L/C. - Công ty tiến hành xuất trình bộ chứng từ tại Vietcombank kèm theo bản gốc L/C, các sửa đổi L/C có liên quan (nếu có) cùng thư thông báo L/C, sửa đổi L/C có xác nhận mã/chữ ký đúng và thư yêu cầu thanh toán theo mẫu. Bộ chứng từ thanh toán thường bao gồm: + Hối phiếu + Thư yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng L/C + Hoá đơn thương mại (03 bản) + Chứng từ vận tải (vận đơn) : 02 bản (01 bản gốc) + Bản kê chi tiết hàng hoá (packing list) : 03 Bản + Các loại giấy tờ về hàng hoá : giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch, biên lai giao hàng + Các giấy tờ khác (nếu yêu cầu) - Khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp với các điều khoản, điều kiện của L/C, Vietcombank sẽ thanh toán cho Công ty theo một trong hai hình thức: + Thanh toán khi nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài. + Thanh toán ngay một số tiền nhất định dưới hình thức chiết khấu chứng từ. 1.3 Đánh giá thực trạng các phương thức Thanh toán quốc tế đối với hoạt động XNK của Công ty. Mọi phương thức thanh toán dù có hoàn thiện đến mấy thì vẫn có những mặt hạn chế và tiềm ẩn những khả năng xảy ra rủi ro. Nếu Công ty không có các biện pháp đảm bảo thì khả năng không nhận được tiền là rất lớn. Qua bảng số liệu tình thình thanh toán theo phương thức chuyển tiền (Bảng 1.4) có thể thấy rằng công ty ít khi sử dụng phương thức này trong giao dịch thanh toán. Thanh toán bằng chuyển tiền hoàn toàn dựa trên uy tín và quan hệ tốt đẹp giữa các bên. Nếu người mua không có thiện chí, sau khi nhận hàng có thể từ chối trả tiền hoặc thậm chí từ chối việc thực hiện hợp đồng bằng cách không nhận hàng và không thanh toán tiền hàng. Chính vì thế mà phương pháp này chỉ áp dụng đối với những khách hàng quen thuộc để đảm bảo ít có rủi ro trong qua trình thanh toán. Trong phương thức nhờ thu, có hai loại: nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. Công ty thường sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ (Bảng 1.5) . Phương thức này tuy có an toàn hơn chuyển tiền nhưng không thể chắc chắn được việc thanh toán có thể thực hiện đưọc. Khi gặp những khách hàng không thiện chí, họ không thể thanh toán hay không chấp nhận hối phiếu, Công ty có thể tốn khá nhiều thời gian và tiền bạc trong việc thu hồi hàng hoá. Một bất lợi nữa của nhờ thu là khi hàng được gửi bằng đường hàng không hoặc bằng một vài hình thức vận tải nào khác, trong đó vận đơn đường biển được thay bằng một vận đơn hàng không hoặc một chứng từ tương tự nhưng khác với vận đơn đường biển, chúng không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Do đó, quyền kiểm soát hàng hoá sẽ được chuyển cho người mua khi giao hàng, dù thậm chí việc thanh toán chưa được thực hiện. Khi đó là người xuất khẩu, Công ty sẽ gặp nhiều bất lợi. Một phương thức được coi là an toàn hơn cả đối với công ty, chứa đựng tí rủi ro và được sử dụng phổ biến hiện nay đó là phương thức tín dụng chứng từ. Tuy nhiên phương thức này cũng có những hạn chế, rủi ro mà trên thực tế Công ty đã gặp phải. - Rủi ro dễ gặp nhất là việc Công ty lập bộ chứng từ gửi hàng. Những sai sót tưởng như rất nhỏ bé , đơn giản như sai chính tả, tên, địa chỉ, số lượng và cả những sai sót lớn hơn như thiếu loại chứng từ, không thống nhất với nhau, hối phiếu ghi sai người ký phát đều gây khó khăn cho Công ty trong việc thanh toán. Bên cạnh đó, Công ty phải lập một bộ chứng từ hoàn hảo để có thể nhận tiền từ ngân hàng hay từ người mua khi có yêu cầu. Nhưng trên thực tế, để có thể lập được một bộ chứng từ hoàn hảo là một điều rất khó khăn nếu như không nhận được thiện chí từ phía người mua. Một trường hợp điển hình đã xảy ra cho Công ty đó là một hợp đồng xuất khẩu sợi bông sang Singapo, hợp đồng đã ký kết, thoả thuận, thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ và Công ty đã giao hàng. Trong quá trình hàng được vận chuyển, bên nước người nhập khẩu, giá sợi bông giảm hơn rất nhiều so với giá mà Công ty xuất khẩu và họ đã không muốn mua lô hàng này với giá đó nữa. Rất không may, trong bộ chứng từ Công ty lập ra có một sai sót, dù rất nhỏ về địa chỉ giao hàng, sai sót này có thể hoàn toàn thương lượng được nhưng bên nhập khẩu không chấp nhận và ngân hàng phục vụ cho bên nhập khẩu từ chối thanh toán. Trước tình huống đó, Công ty đã phải tiền hành thương lượng với phía nhập khẩu, chấp nhận hạ giá thành xuồng so với hợp đồng để giải quyết số hàng và với hợp đồng này, Công ty đã phải chịu thiệt hại. Như ta đã biết, nếu như bộ chứng từ không phù hợp thì việc thanh toán không thể thực hiện được. Bộ chứng từ là cơ sở để người mua giảm giá, từ chối nhận hàng, kéo dài thời gian thanh toán hay không thanh toán tiền hàng và đặc biệt khi bộ chứng từ không phù hợp với L/C thì Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán. Do vậy, thời gian thanh toán luôn bị kéo dài do chúng phải sửa đi sửa lại. Thậm chí có những lỗi không sửa được phải đợi sự đồng ý của bên mua. Thường các đơn vị xuất khẩu nói chung và Công ty Tân Hồng Ngọc nói riêng, vốn còn rất eo hẹp vì vậy thường chọn thanh toán L/C trả ngay nhưng nhiều khi phải mất một vài tháng sau từ khi ngân hàng điện đòi tiền, Công ty mới nhận được tiền mà nguyên nhân thường do bộ chứng từ có sai sót và phải chờ nhà nhập khẩu chấp nhận. Như vậy, nhiều khi Công ty không thể đáp ứng được yêu cầu tăng vòng quay của vốn hơn nữa có khi còn bị phạt vì sai sót chứng từ. Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán xuất nhập khẩu của các bên tham gia còn yếu nên chưa nắm bắt được các yêu cầu của L/C, điều này dẫn đến những sai sót trong quá trình lập chứng từ thanh toán hơn nữa việc thu thập, nắm bắt thông tin về thị trường, về đối tác còn khó khăn từ đó ảnh hưởng gián tiếp tới hoạt động thanh toán. - Một sai sót nữa mà Công ty cũng dễ gặp phải là các sai lầm khi giao hàng: việc thực hiện không đúng, sai sót khi giao hàng, hàng hoá giao không đúng quy định về chất lượng, chủng loại, thời hạn giao hàng, xuất trình chứng từ muộn, chọn sai cảng bốc dỡ, sai hãng vận tải. Nguyên nhân của những sai sót này thường là trong khi ký hợp đồng, Công ty không xem xét kỹ , dễ chấp nhận các điều kiện hợp đồng thương mại bấtlợi để rồi sau đó không thực hiện được làm cho đối tác có cơ sở để kéo dài thời gian thanh toán, giảm giá hoặc từ chối thanh toán khiến cho quá trình thanh toán gặp nhiều khó khăn. CHƯƠNG II MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ TRONG HOẠT ĐỘNG XNK CỦA CÔNG TY. 2.1 Định hướng phát triển hoạt động XNK của Công ty Tân Hồng Ngọc 2.1.1 Thuận lợi và khó khăn của Công ty Tân Hồng Ngọc * Thuận lợi : - Uy tín công ty và khả năng thích ứng với thị trường của công ty vẫn gây được lòng tin với bạn hàng trong và ngoài nước. - Công ty vẫn giữ vững và phát triển tốt dựa vào sự đoàn kết nội bộ phát huy sức mạnh của quần chúng, đại đa số cán bộ tân tâm với công việc được giao, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ. - Có sự lãnh đạo chỉ đạo sát sao, quản lý chặt chẽ của Ban lãnh đạo công ty, nắm bắt tốt các thông tin về thị trường. * Khó khăn: Trước mắt công ty đang phải đứng trước nhiều khó khăn và thách thức mới: - Tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động do nguy cơ chiến tranh khủng bố, thiên tai do vậy việc tìm kiếm thị trường cũng như đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gặp khó khăn. - Một số nước có sự chuyển biến mở cửa như Trung Quốc đã gia nhập WTO và có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá cao; Mianma, Bangladest...đang thu hút vốn đầu tư; kinh tế các nước khu vực Đông Nam á đang cố gắng chuyển dịch với mục tiêu giảm thiểu vào xuất khẩu sang thị trườn Mỹ vì vậy các ngành công nghiệp dệt may, da giầy, chế biến nông sản của Việt Nam bị cạnh tranh gay gắt. - Quá trình hội nhập kinh tế thế giới ngày càng mở rộng. Công ty là một trong những công ty xuất nhập khẩu nên cũng không thể tránh khỏi sự cạnh tranh của những hãng khác trong khu vực. Hiện nay, hàng xuất nhập khẩu đang tràn ngập thị trường trong nước gây khó khăn cho sản xuất của công ty trong điều kiện hàng rào thuế quan được duy trì ở mức cao, đến khi cắt giảm thuế theo CEPT thì chắc chắn công ty sẽ bị sức ép lớn. - Cơ chế chính sách và quản lý kinh tế XNK tiếp tục thoáng rộng hơn nữa sẽ thu hút nhiều doanh nghiệp tham gia trong khi doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có lợi thế hơn doanh nghiệp Nhà nước về bộ máy gon nhẹ và tính linh hoạt cao. Công ty phải chấp nhận cạnh tranh gay gắt. - Về đội ngũ cán bộ, công ty còn thiếu cán bộ trẻ có tri thức hiện đại về kỹ thuật nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học. Bộ máy quản lý, điều hành lớn, hiệu quả quản lý chưa cao, chưa có chương trình thâm nhập thị trường mà mới chỉ dừng lại ở việc chờ may rủi, trong cơ cấu tổ chức bộ máy chưa có bộ phận Marketing riêng rẽ với những chức năng đúng của nó. - Thủ tục quản lý về công tác xuất nhập khẩu phiền hà, phức tạp, sự phối hợp giữa các ngành hữu quan còn thiếu đồng bộ thống nhất, do vậy mà chậm chễ trong việc giao nhận, phiền nhiễu cho người xuất nhập khẩu. 2.1.2 Phương hướng sản xuất kinh doanh của Công ty Tân Hồng Ngọc Bước vào thời kỳ kế hoạch 2005-2010, công ty phải đối đầu với nhiều thách thức của quá trình mở cửa hội nhập. Sức ép về tăng trưởng cũng sẽ cao hơn mới đáp ứng được mục tiêu tăng trưởng do công ty đã đề ra, kim ngạch xuất khẩu tăng bình quân 10%/năm. Cụ thể: Trên cơ sở đánh giá tình hình về khó khăn cũng như thuận lợi, trong năm 2008 , ngay từ những ngày đầu, công ty đang từng bước nỗ lực thực hiện nhiệm vụ đề ra: Kim ngạch XNK: Căn cứ vào kế hoạch của công ty là 35 triệu USD trong đó: + Xuất khẩu: 25 triệu USD + Nhập khẩu: 10 triệu USD Công ty dự kiến mức phấn đấu vượt từ 2-3%: Tổng kim ngạch: 38 triệu USD XK: 30 triệu USD NK: 8 triệu USD Bước vào thời kỳ kế hoạch 2005-2010, công ty phải đối đầu với nhiều thách thức của quá trình mở cửa hội nhập. Sức ép về tăng trưởng cũng sẽ cao hơn mới đáp ứng được mục tiêu tăng trưởng do công ty đề ra, kim ngạch xuất khẩu tăng bình quân 10%/năm. Bản thân công ty cũng sẽ có nhiều thay đổi: số cán bộ, công nhân viên trong đó có nhiều cán bộ lãnh đạo lần lượt sẽ nghỉ chế độ. Định hướng phát triển sản xuất-kinh doanh công ty vẫn duy trì kinh doanh tổng hợp ba lĩnh vực: XNK - sản xuất - dịch vụ. Về quy mô tăng trưởng XNK sẽ không lớn chỉ mức khoảng 5 - 10% nhưng cố gắng tăng trưởng lớn hơn ở các hoạt động sản xuất và dịch vụ. Trong lĩnh vực sản xuất tiếp tục đầu tư hàng xuất khẩu đặc biệt là gia công hàng may mặc, nông sản, thủ công mỹ nghệ. Về dịch vụ: củng cố và đẩy mạnh một bước các hoạt động khai thác cho thuê địa sản sẵn có, tăng cường các dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu như gíao nhận hàng, tạm nhập tái xuất, đại lý bán hàng cho các hãng sản xuất trong nước và nước ngoài...tham gia các hoạt động tài chính khi điều kiện cho phép. 2.2 Biện pháp hoàn thiện phương thức thanh toán đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty: 2.2.1. Biện pháp sử dụng hợp lý phương thức thanh toán xuất khẩu của Công ty Thanh toán là khâu cuối cùng của hoạt động xuất khẩu hàng hoá, nó có ý nghĩa quyết định đến khả năng nhận được tiền của Công ty vì vậy cần hết sức thận trọng trong lựa chọn đối tác, phân loại khách hàng, phân loại từng loại hình xuất khẩu qua đó vận dụng các phương thức thanh toán thích hợp nhất Đối với những hàng hoá khó tiêu thụ, hàng mới bán lần đầu cần tìm kiếm thị trường mới thì nên áp dụng các phương thức thanh toán tạo điều kiện ưu đãi cho người nhập, để thu hút tạo hấp dẫn cho mua hàng nhiều như phương thức trả chậm, phương thức chuyển tiền hay nhờ thu dựa trên chấp nhận trao chừng từ. Đối với hàng gia công, hàng đổi hàng hay hàng được giao thường xuyên theo chu kỳ nên áp dụng phương thức tín dụng chứng từ đặc biệt như : thư tín dụng tuần hoàn, đối ứng Đối với hàng hoá được kinh doanh qua trung gian, chuyển khấu nên áp dụng loại thanh toán phù hợp như tín dụng thư giáp lưng, tín ._.