Hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam

MỤC LỤC DANH SÁCH BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ TRONG CHUYÊN ĐỀ Bảng 1.1: Các chỉ tiêu chính phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2003 đến năm 2007 8 Bảng 1.2: Các chỉ tiêu lợi tăng trưởng, phát triển 10 Bảng 1.3: Sản lượng sản phẩm năm 2004 13 Bảng 1.4: Sản lượng sản phẩm năm 2005 14 Bảng 1.5: Sản lượng sản phẩm năm 2006 15 Bảng 1.6: Sản lượng sản phẩm năm 2007 16 Bảng 2.1: Giá một số nguyên vật liệu qua các năm 24 Bảng 2.2: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng có đường mẻ 4000kg 29 Bảng 2.3: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng hương dâu mẻ 5000kg 30 Bảng 2.4: Tình hình nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ so với giá trị nguyên vật liệu sử dụng thực tế qua các năm 32 Bảng 2.5: Khối lượng và khoảng cách đặt hàng sữa bột gầy tháng 02 năm 2008 33 Bảng 2.6 Danh sách một số nhà cung ứng nguyên vật liệu năm 2007 của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 39 Bảng 2.7: Hệ thống kho hiện tại của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 45 Bảng 2.8: Công thức sản phẩm sữa thêm nước dâu tươi 50 Bảng 2.9: Công thức sản phẩm sữa thêm nước cam tươi 50 Bảng 2.10: Thực tế kiểm kê một số loại nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam năm 2007 55 Bảng 3.1: Kế hoạch doanh thu năm 2008 các sản phẩm sữa của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 62 Bảng 3.2: Kế hoạch doanh thu năm 2008 sản phẩm nước tinh khiết của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 63 Bảng 3.3: Nhu cầu dự kiến các nguyên vật liệu dầu bơ, sữa bột gầy, đường tinh luyện năm 2008 67 Biểu 2.1: Phiếu theo dõi đánh giá nhà cung ứng 38 Biểu 2.2: Báo cáo đánh giá nhà cung ứng 40 Biểu 2.3: Phiếu đề xuất nhu cầu mua hàng 44 Biểu 2.4: Thẻ kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 47 Biểu 2.5: Phiếu nhập kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 48 Biểu 2.6: Lệnh sản xuất 51 Biểu 2.7: Giấy đề nghị vật tư 52 Biểu 2.8: Phiếu xuất kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 53 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 5 Sơ đồ 2.1: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 25 Sơ đồ 2.2: Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng 37 Sơ đồ 2.3: Bố trí kho tàng của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 46 Sơ đồ 2.4: Quá trình cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 51 Biểu đồ 1.1: Tình hình lợi nhuận giai đoạn 2003-2007 9 Biểu đồ 1.2: Tình hình doanh thu giai đoạn 2003-2007 9 Biểu đồ 1.3: Tình hình chí phí kinh doanh giai đoạn 2003-2007 10 LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ta ngày càng phát triển hơn, đời sống con người đã được nâng cao hơn rất nhiều so với trước kia cả về mặt vật chất lẫn tinh thần. Các sản phẩm phục vụ nhu cầu cuộc sống của con người cũng ngày càng đa dạng hơn. Nếu vài thập kỷ trước sữa là một loại thực phẩm xa xỉ, chỉ được những người có thu nhập cao lựa chọn tiêu dùng thì giờ đây nó đã trở lên phổ biến, trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống hiện đại. Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam em đã hiểu biết nhất định về ngành sản xuất kinh doanh sữa hiện nay. Nguyên vật liệu là một nhân tố mà giá trị của nó chiếm tới 60% giá thành sản phẩm, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong toàn bộ chuỗi các hoạt động sản xuất của Công ty. Nó góp phần vào hiệu quả chung của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam vì vậy em quyết định chọn đề tài cho chuyên để thực tập tốt nghiệp của mình là: “Hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam” Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Kết cấu của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 03 chương nội dụng: Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Để hoàn thành được chuyên đề em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS. Nguyễn Thu Thủy đã chỉ bảo tận tình cho em về mặt tư duy và phương pháp nghiên cứu, em xin chân thành cảm ơn các cô chú anh chị trong Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đã cho em cái nhìn toàn diện về Công ty. Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do sự hiểu biết về lý luận cũng như kinh nghiệp thực tiễn còn ít ỏi nên chuyên đề vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để chuyên đề được hoàn chỉnh. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 1.1 Thông tin chung về Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Công ty cổ phần Elovi Việt Nam là tiền thân của công ty Chế Biến Thực Phẩm và Đồ Uống Vĩnh Phúc được Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp giấy phép kinh doanh ngày 06/05/2002 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM Tên viết tắt: ELOVI VIỆT NAM Tên giao dịch: ELOVI VIETNAM JSC Trụ sở chính: khu công nghiệp Nam Phổ Yên - xã Thuận Thành - huyện Phổ Yên - tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: 0280.866632 Fax: 0280.866474 E-mail: elovi@yahoo.com Website: www.elovi.com.vn Giấy phép kinh doanh số: 1702000074 của Sở Kế hoạch Đầu tư Thái Nguyên Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam là một công ty cổ phần trực thuộc Tập đoàn PRIME với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu là: Kinh doanh các sản phẩm Sữa tươi nguyên kem Kinh doanh các sản phẩm Sữa thêm nước trái cây tươi Kinh doanh các sản phẩm Sữa chua ăn Hiện tại công ty đang có dự án sản xuất dầu ăn và nước uống tinh khiết và bim bim, Công ty dự định sẽ sớm đưa sản phẩm nước uống tinh khiết đến với người tiêu dùng vào quý 1 năm 2008 1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam 1.2.1 Quá trình hình thành Công ty Trong quá trình đổi mới kinh tế đặc biệt từ khi luật doanh nghiệp được ban hành năm 2005, các doanh nghiệp được hình thành và phát triển nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng vào sự phát triển kinh tế của đất nước, tạo ra việc làm và của cải cho xã hội. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của các doanh nghiệp trong quá trình phát triển kinh tế, Đảng và Nhà nước cũng như chính quyền các địa phương đã đưa ra nhiều chính sách khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh mẽ và bền vững. Thực hiện theo những chính sách khuyến khích của Đảng và Nhà nước, tỉnh Thái Nguyên là một trong những tỉnh có khu công nghiệp thu hút nhiều nhà đầu tư trong nước cũng như nước ngoài, mang lại các khoản thu hàng tỷ đồng cho Nhà nước cũng như các điều kiện thuận lợi khác cho địa phương, tạo công ăn việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho nhân dân địa phương. Cũng giống như các doanh nghiệp khác ở tỉnh Thái Nguyên, Công ty TNHH Sữa Vĩnh Phúc được thành lập vào ngày 05 tháng 05 năm 2002 và chính thức đi vào sản xuất vào cuối năm 2002 với số vốn điều lệ là 30 tỷ đồng. Ở giai đoạn một công ty đã đi đầu tư dây công nghệ sản xuất sữa tiên tiến hiện đại của Thụy Điển và chính thức đi vào sản xuất với công suất thiết kế 40 triệu lít/năm. Trong giai đoạn hai công ty dự kiến sẽ tiến hành sản xuất với công suất thiết kế 80 triệu lít/năm. Đến năm 2004 Công ty tiến hành đổi tên thành Công ty TNHH Chế Biến Thực Phẩm và Đồ Uống Vĩnh Phúc và tiến hành tăng vốn điều lệ lên 70 tỷ đồng. Ngày 19/10/2006 Công ty tăng vốn điều lệ lên 100 tỷ đồng. Ngày 11/06/2007 Công ty chuyển đổi hình thức sở hữu, lấy tên chính thức là Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam với số vốn điều lệ lên 150 tỷ đồng. Cho đến nay với tuổi đời trên 6 năm hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đã và đang có những bước đi vững chắc trên thị trường để khẳng định vị thế, vai trò của mình đối với xã hội. Với mặt hàng sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa là chủ yếu Công ty đã góp một phần không nhỏ vào việc phát triển xã hội, tạo công ăn việc làm cũng như nâng cao đời sống nhân dân địa phương, tham gia các hoạt động từ thiện góp phần phát triển xã hội. Với phương châm năng suất - chất lượng - hiệu qủa, từ khi thành lập cho đến nay công ty luôn là bạn hàng tin cậy của khách hàng trên cả nước. Trong phương hướng phát triển những năm tiếp theo, công ty không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng quy mô sản xuất cũng như thị phần (khách hàng) cuả công ty để khẳng định vững chắc hơn vị thế của mình trong kinh doanh. 1.2.2 Nhiệm vụ Sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm về sữa. Trong tương lai sẽ mở rộng sản xuất kinh doanh nhóm hàng thực phẩm nói chung. Tăng năng suất lao động, nâng cao đời sống cho người lao động Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh góp phần thúc đẩy sự phát triển của đất nước. 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 2.1.Bộ máy tổ chức quản lý Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng sản xuất Phòng đảm bảo chất lượng Phòng cơ điện (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty - Hội đồng quản trị: Bao gồm ba thành viên sáng lập, đó là những người góp vốn đầu tư thành lập Công ty. Là đơn vị có vị trí quyền lực cao nhất trong bộ máy hoạt động. Hội đồng quản trị có trách nhiệm bầu ra người đứng đầu (Giám Đốc) để điều hành Công ty. Người được Hội đồng quản trị bầu ra sẽ là người trực tiếp điều hành Công ty và chịu trách nhiệm toàn bộ trước pháp luật về những hoạt động của mình. - Giám đốc: Có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người toàn quyền quyết định mọi mặt hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc điều hành: Được Giám đốc uỷ quyền thay mặt Giám đốc điều hành các phòng ban chức năng do mình phụ trách, có thể thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt. Đồng thời Phó Giám đốc cũng đóng vai trò là cố vấn đắc lực, cung cấp và đóng góp những thông tin cần thiết về tình hình kinh doanh của Công ty, thị trường với Giám đốc, giúp Giám đốc có những quyết định kinh doanh kịp thời và đúng hướng. - Giám đốc nhà máy: Là người trực tiếp quản lý các Quản đốc phân xưởng, các Quản đốc phân xưởng quản lý các tổ trưởng phân xưởng, các Tổ trưởng sản xuất quản lý các công nhân sản xuất. Bộ phận gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban. - Các phòng ban: Có chức năng nhiệm vụ giúp Ban lãnh đạo Công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự quản lý của Ban giám đốc Công ty + Phòng kinh doanh: Giúp Giám đốc nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn về thị trường tiêu thụ sản phẩm cũng như các thị trường liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty giúp Giám đốc có thể quan sát tốt hơn tình hình của Công ty và đề ra những phương hướng cụ thể, chính xác với thực tế Công ty. + Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của Công ty, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ và thực hiện phân phối lợi nhuận, đồng thời cung cấp thông tin cho Giám đốc nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. + Phòng Tổ chức - Hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, con người như: Các vấn đề về tín dụng, Tiền lương, Bảo hiểm xã hội … + Phòng Đảm bảo chất lượng: Nghiên cứu công nghệ sản xuất sữa nhằm phục vụ tốt nhất thị hiếu người tiêu dùng. Đồng thời kiểm soát chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phù hợp với tiêu chuẩn cho phép. + Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ vận hành máy móc, các thiết bị đảm bảo cho quá trình sản xuất được thực hiện liên tục. + Phòng sản xuất: Là bộ phận sản xuất sản phẩm của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về quá trình sản xuất sản phẩm, đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, mẫu mã cũng như các vấn đề khác liên quan đến sản phẩm. 3. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN ELOVI VIỆT NAM 3.1. Các kết quả về lợi nhuận, doanh thu, chi phí 3.1.1 Kết quả Trong 5 năm vừa qua ELOVI Việt Nam đã có những chính sách kinh doanh nhất định để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Kết quả đó được thể hiện ở bảng các chỉ tiêu sau: Bảng 1.1: Các chỉ tiêu chính phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2003 đến năm 2007 Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 1 Doanh thu thuần 12852 927 041 55619 886 983 89080808 980 107155 03 558 133085870294 2 Giá vốn hàng bán 12313 175 270 45878 954 860 7483637 498 85670263 984 113636114454 3 Lợi nhuận gộp 539751 771 9740932 123 14244 71 482 21484739 574 19449755840 4 Chi phí bán hàng 1117 879 193 19551903 435 33939037 539 38287762 694 41744403755 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 796354 998 2514222 354 3293868 515 3298183 915 2549064892 6 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh -1374 482 420 -12325 193 666 -22988434 572 -20101207035 -24843712807 7 Thu nhập từ hoạt động tài chính 59 720 179 5 101 576 185 2 684 759 366 8 907 642 000 41072853958 8 Chi phí hoạt động tài chính 4 813 217 192 11 674 798 336 10 714 239 327 12235454 216 23050466724 9 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính -4 753 497 013 -6 573 222 151 -8 029 479 961 -3327812 216 18022387234 10 Các khoản thu nhập bất thường 2 449 484 407 100 321 997 0 11 Chi phí bất thường 16 125 035 909 1 012 296 109 0 12 Lợi nhuận bất thường -13 675 551 502 - 911 974 112 0 13 Tổng lợi nhuận trước thuế -6 127 979 433 -32 573 967 319 -31 929 888 645 -23429019 251 -6821325573 14 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 0 15 Lợi nhuận sau thuế -6 127 979 433 -32 573 967 319 -31 929 888 645 -23429019 251 -6821325573 (Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Từ bảng trên ta có biểu đồ của các chỉ tiêu như sau: Bảng 1.2: Các chỉ tiêu lợi tăng trưởng, phát triển Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Tốc độ phát triển lợi nhuận (LNt/ LNt-1) (lần) -5.315613 0.9802272 0.733765 0.291149 Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận ((LNt-LNt-1)/LNt)*100 (%) -431.5613 1.9772804 26.62355 70.88514 Tốc độ phát triển doanh thu (DT năm sau/ DT năm trước) (lần) 4.3274102 1.6016 1.202897 1.241994 Tỷ lệ chi phí bán hàng/doanh thu (%) 8.6974678 35.152721 38.099157 35.73119 31.36652 3.1.2. Đánh giá các chỉ tiêu 3.1.2.1 Chỉ tiêu lợi nhuận Với bất cứ một Công ty nào thì trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì lợi nhuận là một chỉ tiêu rất quan trọng. Nhìn vào bảng 1 ta có thể thấy trong 5 năm vừa qua (2003 – 2007) giá trị lợi nhuận của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đều nhỏ hơn 0. Điều đó có nghĩa là Công ty đều bị lỗ vốn trong 5 năm đó. Giá trị lợi nhuận là một chỉ tiêu quan trọng tuy nhiên tốc độ tăng trưởng và phát triển mới là chỉ tiêu quan trọng nhất phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhìn vào bảng 1 và biểu đồ 1 có thể nhận thấy mặc dù lợi nhuận là âm nhưng tốc độ tăng trưởng lợi nhuận 5 năm qua của Công ty đang có xu thế tốt. Trong vòng 5 năm thì chỉ có năm 2004 là lỗ vốn nhiều hơn so với năm 2003 còn lại các năm sau đó lợi nhuận năm sau đều lớn hơn năm trước. Nhìn vào tốc độ tăng trưởng lợi nhuận ta thấy năm 2004 tốc độ tăng trưởng giảm xấp xỉ 431,6%. Đây là mộ sự sụt giảm tốc độ khá lớn. Những năm sau đó tốc độ tăng trưởng lợi nhuận đều dương và có xu hướng tăng lên, năm sau tốc độ tăng lớn hơn năm trước và khoảng cách tăng trưởng là kha lớn. Năm 2005 tốc độ tăng trưởng mới chỉ tăng xấp xỉ 1,98% thì năm 2006 tốc độ tăng trưởng là 26,6% và đến năm 2007 tốc độ tăng trưởng đã lên đến 70,9%. Đó thực sự là một kết quả rất tốt, phản ánh sự hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhìn vào bảng 2 ta thấy tốc độ phát triển lợi nhuận năm 2004 giảm so với năm 2003 khoảng 5,5 lần, còn từ năm 2005 đến 2007 tốc độ phát triển lợi nhuận đều dương, cụ thể là năm 2005 tốc độ phát triển lợi nhuận tăng 0,98 lần so với năm 2006, năm 2006 tăng 0,73 lần so với năm 2005, năm 2007 tăng 0,29 lần so với năm 2006. Điều này phản ánh quy mô của lợi nhuận đang tăng dần lên qua các năm. Từ hai chỉ tiêu tốc độ tăng trưởng lợi nhuận và tốc độ phát triển lợi nhuận có thể thấy Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đang có những kết quả khả quan, phản ánh hiệu quả kinh doanh đang ngày một tăng lên. Với xu hướng tăng trưởng trên chắc chắn trong những năm tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ tăng lên và làm ăn có lãi. 3.1.2.2 Chỉ tiêu doanh thu Nhìn vào bảng 1 có thể nhận thấy doanh thu thuần của Công ty trong 5 năm qua đều tăng lên về số lượng. Nếu như năm 2003, khi Công ty mới bắt đầu gia nhập thị trường doanh thu của Công ty là 12 852 927 041 đồng thì đến năm 2007 doanh thu thuần đã là 133 085 870 294 đồng. Tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân cả giai đoạn là 109,34%. Sự tăng lên về doanh thu còn được thể hiện ở tốc độ phát triển doanh thu. Theo kết quả ở bảng 2 thì tốc độ phát triển doanh thu của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đều lớn hơn 0. Những con số này khẳng định sự lớn mạnh về doanh số của Công ty, Công ty đang tăng dần thị trường của mình để từng bước nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. 3.1.2.3 Chỉ tiêu chi phí - Chi phí bán hàng Từ bảng 1, biểu đồ 2 và chỉ tiêu tỷ lệ chi phí bán hàng trên doanh thu ở bảng 2 có thể nhận thấy chi phí bán hàng chiếm một phần tương đối lớn trong doanh thu của Công ty. Tỷ lệ này không theo quy luật nào cả, tăng giảm xen kẽ. Năm 2003, tỷ lệ này chỉ xấp xỉ 8,8% nhưng liền 4 năm sau đó từ 2004 đến 2007 tỷ lệ này đều trên 30%. Tỷ lệ chi phí bán hàng trên tổng doanh thu trung bình cho cả giai đoạn xấp xỉ 33,8%. Đây là một tỷ lệ khá cao, nó phản ánh sự nỗ lực trong xây dựng hình ảnh của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đến với khách hàng. Có thể thấy trong những năm đầu gia nhập thị trường Công ty đã chấp nhận bỏ ra một khoản chi phí lớn cho hoạt động bán hàng cũng như truyền bá hình ảnh Công ty và sản phẩm. Nếu có thể giảm được chi phí bán hàng hơn nữa thì Công ty sẽ nâng cao hơn được hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. - Chi phí hoạt động tài chính Nhìn vào bảng 1 ta nhận thấy chi phí tài chính cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả lợi nhuận âm của Công ty. Trong 5 năm qua thì 4 năm đầu hoạt động tài chính cho kết quả lỗ, chỉ duy nhất năm 2007 lợi nhuận dương. Chi Các kết quả về sản lượng phí cho hoạt động trung bình 5 năm chiếm tới hơn 15,7% tổng doanh thu. Điều này chứng tỏ Công ty chưa quản lý thật tốt luồng tài chính của mình. 3.2 Các kết quả về sản lượng Trong 04 năm gần đây kết quả về sản lượng của Công ty được thống kê như sau: Bảng 1.3: Sản lượng sản phẩm năm 2004 STT Tên thành phẩm ĐVT Sản lượng Thành tiền(đồng) 1 Thành phẩm 215 806 24 249 340 431 2 Sữa tươi bịch ng.kem không đường Thùng 3 829 450 136 181 3 Sữa tươi bịch nguyên kem có đường Thùng 10 417 1 260 755 217 4 Sữa tươi bịch nguyên kem hương dâu Thùng 12 071 1 207 986 304 5 Sữa tươi bịch nguyên kem hương dưa Thùng 3 024 383 285 512 6 Sữa tươi bịch nguyên kem cà phê Thùng 15 909 1 817 554 320 7 Sữa thêm nước cam tươi Thùng 19 270 2 238 257 488 8 Sữa thêm nước dâu tươi Thùng 20 717 2 631 996 503 9 Sữa thêm nước lạc tiên tươi Thùng 59 661 6 420 411 988 10 Sữa tươi hộp nguyên kem không đường Thùng 11 802 1 280 828 520 11 Sữa tươi hộp nguyên kem có đường Thùng 22 781 2 590 096 258 12 Sữa tươi hộp nguyên kem hương dâu Thùng 18 879 2 049 863 935 13 Sữa tươi hộp nguyên kem cà phê Thùng 17 446 1 918 168 205 14 Tổng cộng 215 806 24 249 340 431 Bảng 1.4: Sản lượng sản phẩm năm 2005 Đơn vị tính: Đồng STT Thành phẩm ĐVT Sản lượng Thành tiền 1 Thành phẩm 490 199 49 358 655 114 2 Sữa tươi bịch nguyên kem không đường Thùng 11 441 1 206 757 562 3 Sữa tươi bịch nguyên kem có đường Thùng 30 485 2 993 566 116 4 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dâu Thùng 27 669 2 590 286 949 5 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dưa Thùng 14 803 1 375 696 187 6 Sữa tươi bịch nguyên kem Cà phê Thùng 27 949 3 128 698 812 7 Sữa chua uống Cam tươi Thùng 18 149 1 831 772 257 8 Sữa chua uống Dâu tươi Thùng 18 248 1 817 084 872 9 Sữa chua uống Lô hội tươi Thùng 9 434 946 258 041 10 Sữa chua uống Cocktail tươi Thùng 10 132 1 035 844 585 11 Sữa thêm nước Cam tươi Thùng 50 433 4 874 712 529 12 Sữa thêm nước Dâu tươi Thùng 41 753 3 542 795 381 13 Sữa thêm nước Lạc tiên tươi Thùng 27 158 2 901 451 524 14 Sữa tươi hộp nguyên kem Không đường Thùng 13 098 1 383 926 460 15 Sữa tươi hộp nguyên kem có đường Thùng 72 940 7 897 242 082 16 Sữa tươi hộp nguyên kem hương Dâu Thùng 54 136 5 381 274 170 17 Sữa tươi hộp nguyên kem hương Dưa Thùng 15 954 1 562 681 065 18 Sữa tươi hộp nguyên kem Cà phê Thùng 46 416 4 888 606 522 19 Tổng cộng 490 199 49 358 655 114 Bảng 1.5: Sản lượng sản phẩm năm 2006 STT Thành phẩm ĐVT Sản lượng Thành tiền(đồng) 1 Sữa chua uống cam tươi Alezo 115 Thùng 7 869 470 315 665 2 Sữa chua uống dâu tươi Alezo 115 Thùng 5 894 352 305 500 3 Sữa tươi nguyên kem Alezo có đường 115 Thùng 43 460 2 973661 396 4 Sữa thêm nước cam tươi Alezo115 Thùng 51 860 3594 898 866 5 Sữa thêm nước dâu tươi Alezo115 Thùng 38 268 2 619946 237 6 Sữa thêm nước táo tươi Alezo110 Thùng 15 722 1 088645 081 7 Sữa tươi nguyên kem hương valli 180 Thùng 7 313 818 445 614 8 Sữa thêm nước cam tươi Alezo180 Thùng 12 111 1 285080 497 9 Sữa thêm nước dâu tươi Alezo180 Thùng 9 033 960 884 450 10 Sữa thêm nước táo tươi Alezo180 Thùng 5 505 583 196 757 11 Sữa tươi bịch nguyên kem không đường Thùng 15 921 1 807122 844 12 Sữa tươi bịch nguyên kem có đường Thùng 58 438 6 647533 959 13 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dâu Thùng 43 744 4 879246 004 14 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dưa Thùng 7 064 789 241 850 15 Sữa tươi bịch nguyên kem Cà phê Thùng 44 676 5 136 257010 16 Sữa tươi hộp Bonvita có đường 115 Thùng 39 693 2 878 354853 17 Sữa tươi hộp Bonvita hg dâu 115 Thùng 35 108 2 590 886234 18 Sữa tươi hộp Bonvita không đường Thùng 6 635 729 609 433 19 Sữa tươi hộp Bonvita có đường Thùng 61 501 6 762 285322 20 Sữa tươi hộp Bonvita hương dâu Thùng 43 339 4 742 328957 21 Sữa tươi hộp Bonvita cà phê Thùng 36 754 4 036385 009 22 Sữa chua uống Cam tươi 110 Thùng 5 763 396 467 403 23 Sữa chua uống dâu tươi 110 Thùng 5 936 403 348 830 24 Sữa chua uống lô hội tươi 110 Thùng 2 770 191 884 276 25 Sữa chua uống cocktail tươi 110 Thùng 3 018 207 693 495 26 Sữa chua uống Cam tươi Thùng 10 932 939 584 770 27 Sữa chua uống Dâu tươi Thùng 8 837 746 166 178 28 Sữa chua uống Lô hội tươi Thùng 2 753 236 444 027 29 Sữa chua uống Cocktail tươi Thùng 5 395 472 185 039 30 Sữa thêm nước Cam tươi Thùng 39 316 4 274855 906 31 Sữa thêm nước Dâu tươi Thùng 26 580 2 773905 500 32 Sữa thêm nước Lạc tiên tươi Thùng 18 473 2 004 000658 33 Sữa tươi hộp nguyên kem Không đường Thùng 2 225 298 128 410 34 Sữa tươi hộp nguyên kem có đường Thùng 48 820 5 609 043100 35 Sữa tươi hộp nguyên kem hương Dâu Thùng 33 814 3 677 912730 36 Sữa tươi hộp nguyên kem hương Dưa Thùng 7 520 840 292 662 37 Sữa tươi hộp nguyên kem Cà phê Thùng 20 578 2 335 913308 38 Tổng cộng 833 016 81 154 457 830 Bảng 1.6: Sản lượng sản phẩm năm 2007 STT Tên sản phẩm ĐVT Sản lượng Thành tiền (đồng) 1 Thành phẩm - Sữa 1 080 791 89 855 634 805 2 Sữa chua uống cam tươi Alezo 115 Thùng 205 13 518 128 3 Sữa chua uống dâu tươi Alezo 115 Thùng 405 26 918 128 4 Sữa tươi nguyên kem Alezo có đường 115 Thùng 21 509 1 519 299 365 5 Sữa thêm nước cam tươi Alezo115 Thùng 12 664 882 494 084 6 Sữa thêm nước dâu tươi Alezo115 Thùng 8 957 623 637 715 7 Sữa thêm nước táo tươi Alezo110 Thùng 561 38 401 478 8 Sữa tươi nguyên kem hương valli 180 Thùng 281 31 317 463 9 Sữa thêm nước cam tươi Alezo180 Thùng 311 32 961 616 10 Sữa thêm nước dâu tươi Alezo180 Thùng 336 35 268 892 11 Sữa thêm nước táo tươi Alezo180 Thùng 392 41 564 951 12 Sữa tiệt trùng không đường bịch Elovi 180 Thùng 13 900 1 154 772 744 13 Sữa tiệt trùng có đường bịch Elovi 180 Thùng 65 623 5 452 709 294 14 Sữa tiệt trùng Hương dâu bịch Elovi 180 Thùng 55 186 4 585 510 004 15 Sữa tiệt trùng Socola bịch Elovi 180 Thùng 72 5 983 977 16 Sữa tiệt trùng Càphê bịch Elovi 180 Thùng 59 743 4 963 507 693 17 Sữa tươi bịch nguyên kem không đường Thùng 1 279 134 246 197 18 Sữa tươi bịch nguyên kem có đường Thùng 2 417 255 864 261 19 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dâu Thùng 1 993 207 684 172 20 Sữa tươi bịch nguyên kem hương Dưa Thùng 665 67 788 180 21 Sữa tươi bịch nguyên kem Cà phê Thùng 2 260 236 719 164 22 Sữa tiệt trùng Bonvita hương dâu 200 Thùng 5 547 591 948 005 23 Sữa tươi hộp Bonvita có đường 115 Thùng 907 64 201 699 24 Sữa tươi hộp Bonvita hương dâu 115 Thùng 72 4 954 347 25 Sữa tươi hộp Bonvita không đường Thùng 207 21 618 295 26 Sữa tươi hộp Bonvita có đường Thùng 13 058 1 389 706 202 27 Sữa tươi hộp Bonvita hương dâu Thùng 14 076 1 499 000 277 28 Sữa tươi hộp Bonvita cà phê Thùng 12 560 1 337 150 744 29 Sữa thêm nước dâu tươi Hey-Yo Thùng 872 89 503 157 30 Sữa thêm nước Cam tươi Elovi 180 Thùng 14 152 1 523 372 033 31 Sữa thêm nước Dâu tươi Elovi 180 Thùng 9 956 1 071 513 176 32 Sữa thêm nước Chanh dây Elovi 180 Thùng 7 852 845 066 682 33 Sữa tiệt trùng có đường Elovi 200 Thùng 28 427 3 030 097 549 34 Sữa tiệt trùng hương dâu Elovi 200 Thùng 24 435 2 602 662 028 35 Sữa tiệt trùng Sôcôla Elovi 200 Thùng 176 18 727 636 36 Sữa tiệt trùng cà phê Elovi 200 Thùng 18 369 1 956 455 208 37 Sữa tiệt trùng có đường Zinzin 115 Thùng 186 392 13 194 585 257 38 Sữa thêm nước cam tươi zinzin 110 Thùng 21 479 1 432 721 842 39 Sữa tiệt trùng hương dâu Zinzin115 Thùng 151 275 10 707 687 001 40 Sữa tiệt trùng Socola Zinzin115 Thùng 105 336 7 456 929 614 41 Sữa tiệt trùng có đường Zinzin 180 Thùng 45 739 4 739 683 339 42 Sữa thêm nước cam tươi Zinzin 180 Thùng 10 949 1 100 947 650 43 Sữa tiệt trùng Hương dâu Zinzin 180 Thùng 40 496 4 237 696 032 44 Sữa tiệt trùng Sôcôla Zinzin 180 Thùng 21 111 2 251 751 970 45 Sữa chua uống Cam tươi 110 Thùng 294 17 765 546 46 Sữa chua uống dâu tươi 110 Thùng 17 1 140 746 47 Sữa chua uống lô hội tươi 110 Thùng 37 2 430 449 48 Sữa chua uống cocktail tươi 110 Thùng 27 1 759 531 49 Sữa chua uống Cam tươi Thùng 108 8 787 628 50 Sữa chua uống Dâu tươi Thùng 170 13 836 682 51 Sữa chua uống Lô hội tươi Thùng 38 3 277 342 52 Sữa thêm nước lạc tiên Hey-Yo Thùng 1 840 188 794 921 53 Sữa chua uống Cocktail tươi Thùng 95 7 798 693 54 Sữa thêm nước Cam tươi Hey-Yo Thùng 14 913 1 529 457 702 55 Sữa thêm nước Cam tươi Thùng 9 151 936 799 190 56 Sữa thêm nước Dâu tươi Thùng 4 745 485 609 510 57 Sữa thêm nước Lạc tiên tươi Thùng 10 050 1 029 512 960 58 Sữa tươi hộp nguyên kem Không đường Thùng 5 524 151 59 Sữa tươi hộp nguyên kem có đường Thùng 2 876 318 696 702 61 Sữa chua ăn có đường 100ml Thùng 33 270 2 338 372 332 62 Sữa chua ăn Hương dâu 100ml Thùng 20 936 1 492 923 471 63 Tổng cộng 1 080 791 89 855 634 805 (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Như vậy trong giai đoạn 2004 – 2007 sản lượng của Công ty liên tục tăng. Tốc độ tăng trưởng trung bình về mặt số lượng là 75,6%, về mặt giá trị là 33,2%. Điều đó phản ánh sự quy mô sản xuất, thị trường của Công ty đang được mở rộng ra từng năm. Đây là kết quả của sự nỗ lực trong sản xuất kinh doanh của Công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 1. MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG ĐẾN QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 1.1. Quy mô sản xuất Quy mô sản xuất nhân tố đầu tiên tác động đến hoạt động quản trị nguyên vật liệu tại Công ty. Do mới ra nhập ngành chưa lâu nên quy mô sản xuất của Công ty vẫn còn nhỏ hẹp, chưa xứng với công suất của máy móc thiết bị. Khi mới thành lập vào năm 2002 Công ty đã đầu tư thực hiện chuyển giao công nghệ từ công ty sữa hàng đầu của Thuỵ Điển Tetra Pak. Với công suất thiết kế 40 triệu lít/năm thì hiện tại trung bình Công ty mới chỉ sử dụng hết 30% công suất máy móc thiết bị, ước tính sản lượng trung bình mỗi năm của Công ty vào khoảng 12 triệu lít/năm. Theo khảo sát hiện nay, sữa nước hay sữa tiệt trùng, dần được người tiêu dùng chuyển sang dùng thay cho các sản phẩm sữa đặc. Mức tiêu thụ được ghi nhận khoảng hơn 200 triệu lít/năm, tăng trưởng trung bình trên 20%/năm, chiếm 76% thị trường toàn ngành sữa. Đây thực sự là một thị trường tiềm năng để Công ty có thể khai thác, mở rộng thị phần. Ước tính hiện có gần 50 thương hiệu khác nhau đang tham gia tren thị trường, trong đó khoảng 40% thị phần thuộc về Công ty cổ phần Vinamilk, 28% thị phần thuộc về Công ty Dutch Lady Việt Nam. 32% thị phần dành cho các Công ty còn lại. Mặc dù hàng năm tốc độ tăng trưởng sản lượng Công ty đều tăng đáng kể tuy nhiên do mới ra nhập thị trường nên thị phần của ELOVI Việt Nam vẫn còn nhỏ hẹp, thị phần của Công ty chiếm một con số khiêm tốn là 5%. Điều này ảnh hưởng đến quản trị chi phí nguyên vật liệu. Với số lượng nhập không lớn dẫn đến chi phí đặt hàng, mua hàng, vận chuyển, lưu kho tăng lên. 1.2 Máy móc thiết bị Máy móc thiết bị là một nhân tố quan trọng để nâng cao chất lượng cung ứng nguyên vật liệu - Về thiết bị phục vụ công tác kiểm tra nguyên vật liệu: Thiết bị kiểm tra là công cụ đắc lực trong quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu đầu vào của Công ty. Đối với ngành sản xuất kinh doanh là sữa, một mặt hàng thuộc nhóm thực phẩm thì chất lượng là một yếu tố vô cùng quan trọng để khách hàng đến với doanh nghiệp. Máy móc, dụng cụ kiểm tra càng có ý nghĩa hơn trong công tác chất lượng của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam. Chính vì thế Công ty đã đầu tư trang thiết bị hiện đại gồm các loại máy phân tích, tổng hợp, ống nghiệm đảm bảo cho hoạt động kiểm tra đạt kết quả cao, nhanh, chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị chất lượng, quản trị nguyên vật liệu. Để phục vụ cho công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hiện nay công ty có các loại máy móc sau: 01 máy li tâm 01 máy sấy khô không l._.àm thay đổi khối lượng 01 máy chiếu tia cực tím 01 kính hiển vi Nguyên vật liệu trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra về các yếu tố như: Độ khô, độ béo, độ ẩm, hàm lượng protein, muối, …Với máy móc thiết bị trên sẽ tác động nhanh hay chậm đến hoạt động kiểm tra và tiếp nhận nguyên vật liệu. máy móc, thiết bị kiểm tra đã đóng góp một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. - Thiết bị văn phòng cũng là một nhân tố không kém phần quan trọng đóng góp vào sự hoàn thiện của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Trong thời buổi hiện nay thông tin là một tài sản vô giá của tất cả các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nào nắm được khối lượng thông tin lớn, nhanh thì đó là một ưu thế rất lớn. Tại các phòng ban của Công ty đều được trang bị những phương tiện hiện đại như: máy tính, máy điện thoại, máy fax, máy photocopy, mạng LAN và mạng Internet phục vụ cho hoạt động thông tin liên lạc trong nội bộ cũng như với đối tác. Số thiết bị văn phòng tại các phòng ban của Công ty được thống kê gồm: 01 máy photocopy 16 máy tính để bàn 04 máy in 04 máy fax Các thiết bị trên là cầu nối khiến cho mọi hoạt động thông tin, liên lạc trong và ngoài Công ty diễn ra nhanh chóng thuận tiện, đóng góp vào sự hoàn thiện chung của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. 1.3. Năng lực của đội ngũ lao động Bộ phận chủ yếu liên quan đến hoạt động quản trị nguyên vật liệu của Công ty là Ban Giám đốc, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Đảm bảo chất lượng và các thủ kho. Mỗi bộ phận có một chức năng khác nhau, đồng thời kết hợp đồng bộ để hoạt động cung ứng nguyên vật liệu diễn ra hiệu quả nhất Ban giám đốc: Ban giám đốc của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam gồm 3 người, chiếm tỷ lệ xấp xỉ 3% số nhân lực toàn Công ty, họ là những người lãnh đạo cao nhất trực tiếp quản lý mọi hoạt động diễn ra trong toàn Công ty. Họ là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý. Ban giám đốc Công ty cử ra Phó Giám đốc Công ty đồng thời là Giám đốc nhà máy người trực tiếp phê duyệt yêu cầu mua các loại nguyên vật liệu, đóng góp ý kiến cho phòng kế toán về những chính sách nguyên vật liệu. Ban Giám đốc cũng tham có thể tìm nhà cung ứng nhờ vào các mối quan hệ sẵn có. Tuy nhiên do công việc bận rộn nên khả năng đóng góp vào hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu của Công ty không nhiều. Phòng QA có thể coi là trái tim của nhà máy với số lao động 13 người, chiếm tỷ lệ khoảng 10% lao động toàn Công ty, phòng chịu mọi trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu cũng như thành phẩm. Về trình độ tất cả nhân viên phòng QA đều là những người có trình độ Đại học, Cao Đẳng. Phần lớn họ tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thực phẩm từ các trường Đại học: Bách Khoa, Nông nghiệp 1 và một số trường Cao đẳng. Trước khi làm việc tại Công ty họ được trang bị những kiến thức cơ bản về Công nghệ thực phẩm. Về kinh nghiệm làm việc: Mỗi nhân viên phòng QA đều có kinh nghiệm nhất định. Chủ trương của Công ty là tuyển những người vừa mới tốt nghiệp và đào tạo lại sau khi đã tuyển vào, do đó kinh nghiệm của mỗi nhân viên phụ thuộc vào thời gian làm việc tại Công ty, những kiến thức được đào tạo. Do vai trò của phòng QA là rất quan trọng trong sự phát triển của Công ty nên Công ty vẫn thường đưa nhân viên ra các nước có ngành công nghiệp sữa phát triển như Singapo, Ấn Độ để đào tạo. Về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ Phòng QA luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc. Đối với hoạt động của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu Phòng QA đã làm tròn nhiệm vụ của mình. Phòng Tài chính - Kế toán: Trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu thì Phòng Tài chính – Kế toán chịu trách nhiệm chính về tất cả các hoạt động: Tìm nhà cung ứng, đánh giá nhà cung ứng, đặt hàng, mua hàng, giải quyết các vấn đề trong mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất kinh doanh của Công ty gồm các loại nguyên vật liệu nhập từ các nhà cung ứng nước ngoài và trong nước, do đó trình độ của nhân viên giao dịch càng cao thì tính hiệu quả của công tác mua hàng càng cao hơn. Do đặc điểm là không có phòng Kế hoạch vật tư riêng nên công việc của Phòng Tài chính – Kế toán khá chồng chéo. Hiện tại số nhân lực của phòng là 03 người có trình độ Đại học, chiếm tỷ lệ xấp xỉ 1,6% số lao động toàn Công ty gồm: 01 Kế toán trưởng, 02 Kế toán viên trong đó có 01 Kế toán công nợ, 01 Kế toán nguyên vật liệu. Kế toán trưởng là người dày dặn kinh nghiệm, trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu Kế toán trưởng quyết định chính về lựa chọn nhà cung ứng, trực tiếp điều khiển Kế toán nguyên vật liệu thực hiện các quyết định về cung ứng nguyên vật liệu. Mọi của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu là sự thống nhất giữa Kế toán trưởng và Kế toán nguyên vật liệu. Chức năng chính của Phòng Tài chính – Kế toán là hạch toán sản xuất kinh doanh trong Công ty. Do phải đảm nhận nhiều công việc, số lượng nhân viên lại ít. Cả Kế toán trưởng và Kế toán nguyên vật liệu là người tốt nghiệp chuyên ngành kế toán và đảm nhận công việc chính của mình là một Kế toán. Do đó không thể đảm nhận tốt cả công việc của một nhà quản trị cung ứng nguyên vật liệu, cả công việc của một Kế toán. Điều này ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu về các mặt: Chủ động trong vận chuyển nguyên vật liệu, tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu, xây dựng nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch….Làm giảm tính hiệu quả của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Thủ kho: Thủ kho là người trực tiếp quản lý nguyên vật liệu trong kho do vậy hoạt động quản trị nguyên vật liệu trong kho phụ thuộc rất lớn vào trình độ, khả năng quản lý cũng như tinh thần trách nhiệm của Thủ kho. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam số lượng, chủng loại nguyên vật liệu là rất lớn do vậy việc quản lý nguyên vật liệu trong kho cũng khá phức tạp. Để tránh tình trạng làm giảm chất lượng, mất mát, hao hụt nguyên vật liệu thì thủ kho phải biết quan sát tình hình nguyên vật liệu trong kho, đặc tính bảo quản của từng loại nguyên vật liệu. Ở Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc quản lý nguyên vật liệu kho do một Thủ kho đảm nhận. Thủ kho là người tốt nghiệp trung cấp kinh tế ra, và đã làm việc tại Công ty từ khi Công ty mới bắt đầu thành lập. Do vậy, thủ kho là người có kinh nghiệm. Tuy nhiên do một số vấn đề về trang thiết bị nên thủ kho vẫn chưa phát huy được hết khả năng của mình. Điều này em xin được nói ở phần máy móc thiết bị thông tin liên lạc. 1.5 Thị trường nguyên vật liệu Sự biến động và phát triển của thị trường nguyên vật liệu gây ra những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam. - Nguyên vật liệu sản xuất của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam bao gồm: + Nhiên liệu sản xuất: Dầu Energol, dầu Barian, dầu FO + Nguyên liệu chính: Axit chanh, axit lactic, dầu béo, axit nitơric, các loại bột màu, bột sữa béo, cà phê hoà tan dạng bột, đường tinh luyện, nước oxy già, hương cà phê, hương cam, hương dâu, hương dưa, hương cam, hương lạc tiên, hương lô hội, hương mật ong, hương sữa tươi, hương vanilla, men giống, xút, nước cam cô đặc, bột sữa gầy, các loại nước phức hợp hoa quả, chất ổn định + Nguyên liệu phụ: Băng dính, bịch đựng sữa, thùng carton đóng bịch, hộp đựng sữa, chế bản phim, keo dán, màng co, ống hút, vách ngăn thùng carton. Xu hướng thay đổi của thị trường nguyên vật liệu: Thị trường cung ứng ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, giá cả nguyên vật liệu từ đó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong những năm gần đây khi ở hầu hết các quốc gia trên thế giới nền kinh tế đều tăng trưởng mạnh, đời sống dân cư tăng lên dẫn đến nhu cầu về các sản phẩm cao cấp, đặc biệt là sữa ngày càng gia tăng thì sản lượng sữa sản xuất ra trên toàn thế giới thường không đủ đáp ứng được. Sự thay đổi của thị trường nguyên vật liệu có thể có nhiều nhân tố, ở đây em xin được trình bày về sự biến động giá cả nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. Chính tình trạng tiêu dùng nhanh ở hầu hết các quốc gia trên thế giới đã gây ra tình trạng khan hiếm, đẩy giá nguyên vật liệu sản xuất các loại sữa lên rất cao. Sau đây là số liệu mô tả sự biến động giá cả hai loại nguyên vật liệu chính điển hình là đường tinh luyện và sữa bột gầy của Công ty qua các năm: Bảng 2.1: Giá một số nguyên vật liệu qua các năm Đơn vị tính: Đồng Tên nguyên vật liệu Đơn vịtính Đơn giá/kg 2004 2005 2006 2007 Đường tinh luyện Kg 4000 4700 7500 7200 Dầu bơ Kg 28000 38200 46200 58100 Sữa bột gầy Kg 31600 36000 41600 66000 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Từ trên có thể nhận thấy xu hướng của thị trường là sự biến động về giá cả nguyên vật liệu. Trong 04 năm tốc độ tăng trưởng giá đường trung bình là 24,35%/năm, tốc độ tăng giá sữa bột gầy là 29.38%/năm riêng năm 2007 tăng 58.65% so với năm 2006, tốc độ tăng giá trung bình của dầu bơ là 27,7%/năm . Đây thực sự là một bất lợi cho hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Sự tăng giá ảnh hưởng đến tính chi phí cung ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên Công ty cũng không thể mua nguyên vật liệu dự trữ để dùng dần vì bị giới hạn bởi khả năng tài chính của Công ty cũng như thời hạn sử dụng của nguyên vật liệu. Sự tăng giá này có thể dự báo nhưng không thể chính xác được do đó nó ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. 1.6. Đặc điểm nguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu chính trong hàm lượng sữa là sữa tươi, sữa bột, các loại hương liệu, đường, các loại axit. Đặc điểm lý hóa của từng loại nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng tới quá trình bảo quản chúng. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam có rất nhiều loại nguyên vật liệu sản xuất, vì vậy em xin được trình bày đặc điểm của một số loại nguyên vật liệu chính sau: Sữa tươi là một loại nguyên vật liệu khó bảo quản, dễ hư hỏng. Sau khi vắt 8 giờ nếu không đưa vào sản xuất hoặc bảo quản lạnh thì sữa sẽ bị vi khuẩn làm hỏng. Điều này thực sự gây khó khăn cho hoạt động cung ứng, bảo quản vì nguồn sữa mua của bà con nông dân thường ở xa Công ty. Sữa sau khi vắt cũng dễ bị kết tủa, mất màu, mùi vị nếu không bảo quản ngay sau khi vắt. Do đặc tính dễ hư hỏng của sữa bò tươi nên sữa sau khi nhập về phải sản xuất ngay trong ngày, nếu không sẽ mất đi các đặc tính chất lượng. Điều này gây khó khăn cho hoạt động cung ứng sữa khi sản lượng sữa không ổn định, thay đổi theo mùa vụ. Do đó nhiều khi hoạt động cung ứng sữa rơi vào tình trạng bị động. Sữa bột có nhiều loại và thời gian sử dụng cũng khác nhau. Thông thường sữa bột nhập về kho được đóng gói, bảo quản đúng tiêu chuẩn. Với sữa bột ta chỉ cần bảo quản ở nhiệt độ thường, nơi râm mát, tránh ánh sáng trực tiếp và ẩm ướt. Vì vậy, không được để sữa bột tiếp xúc với nền nhà kho mà phải đặt cách nền bằng các dụng cụ đỡ nếu không sẽ ảnh hưởng chất lượng sữa bột. Với các loại hương liệu và axit có đặc tính là dễ mất mùi, bay hơi, nhiệt độ bảo quản cũng phải thấp, thông thường là từ 5-15oC. Do đó việc vận chuyển và bảo quản cần có những yêu cầu riêng, làm cho công tác bảo quản phức tạp hơn những hàng hoá thông thường. Vì vậy nếu gặp phải một số trở ngại như thời tiết, độ ẩm có thể sẽ tác động tới việc bảo quản. Đường là một loại nguyên vật liệu dễ bị chảy nước cả trong điều kiện nóng hay ẩm. Với thời tiết nóng ẩm như ở miền Bắc nước ta thì việc dự trữ đường không thể diễn ra trong một thời gian dài vì người ta không thể dự trữ đường quá lâu. Ngoài ra tất cả các loại nguyên vật liệu trên trước khi nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng về hàm lượng các chất như: Độ béo, độ khô, các chất khoáng (sắt, magan, …), protein, muối, chất kháng sinh… Vì vậy, hoạt động mua nguyên vật liệu có thể không diễn ra đúng tiến độ nếu sau khi hàng hóa được chuyển về, và kiểm tra không đạt tiêu chuẩn, khi đó hàng hóa sẽ bị trả lại. Nếu tình trạng đó xảy ra nhiều sẽ ảnh hưởng không tốt đến kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. 1.7. Hệ thống kho tàng Hệ thống kho tàng là nơi bảo quản nguyên vật liệu, thành phẩm, giúp cho hàng hoá luôn được dự trữ trong kho mà không bị thay đổi đặc tính chất lượng. Hệ thống kho tàng đủ lớn, đủ các điều kiện lý hoá sẽ đảm bảo đủ nguyên liệu để quá trình sản xuất diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn đồng thời không làm thay đổi đặc tính chất lượng của nguyên vật liệu. Ngược lại nếu hệ thống kho tàng bảo quản chật hẹp, thiếu các điều kiện về ánh sáng, nhiệt độ, thiết bị sẽ không đảm bảo cho quá trình cung ứng cũng như bảo quản chất lượng. Hiện tại hệ thống kho tàng của Công ty gồm 01 kho thành phẩm, 01 kho nguyên vật liệu và 01 kho lạnh dùng để bảo quản một số loại nguyên vật liệu yêu cầu về nhiệt độ và sữa chua ăn thành phẩm. Mọi thông tin chi tiết hơn về kho tàng em xin được trình bày trong chương 2. 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 2.1.Chính sách mua sắm, vận chuyển, dự trữ nguyên vật liệu Chính sách mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu là hệ thống các quy định mang tính nguyên tắc, chi phối hoạt động mua sắm, dự trữ, vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty nhằm mục đích đảm bảo nguyên vật liệu mua sắm đủ về số lượng, chất lượng, đúng về thời gian mua sắm, đạt hiệu quả cao nhất về chi phí, đồng thời đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. 2.1.1.Công tác xây dựng chính sách mua sắm, vận chuyển, dự trữ Thông thường chính sách mua sắm, vận chuyển, dự trữ là những quy định mang tính lâu dài, ít thay đổi. Nó được xây dựng dựa trên yêu cầu về nguyên vật liệu sản xuất, mối quan hệ giữa Công ty với nhà cung ứng và quy trình mua sắm, vận chuyển, dự trữ. Tuy nhiên sữa nước là một mặt hàng mang tính mùa vụ lớn, nhu cầu tăng cao vào mùa nóng và thấp hơn vào mùa lạnh. Chính vì vậy với từng mùa vụ trong năm Công ty sẽ có những chính sách khác nhau sao cho hoạt động cung ứng diễn ra với hiệu quả cao nhất. Cụ thể sự khác nhau đó là: - Đối với chính sách mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu + Từ tháng 12 đến tháng 2: Đây là thời gian thời tiết lạnh nhất trong năm cũng là thời điểm mà nhu cầu tiêu dùng sữa của người tiêu dùng thấp nhất. Cường độ sản xuất của Công ty do đó cũng giảm đi đáng kể. Điều này làm cho công tác cung ứng nguyên vật liệu có những biến động so với chính sách năm mà Công ty đã xây dựng. Chính sách mua sắm, bảo quản của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam trong thời kỳ này là dự trữ với lượng dự trữ thường xuyên, không quá lớn nhằm giảm thiểu chi phí dự trữ. Lượng dự trữ này được tính thông qua nhu cầu sử dụng cố định hàng năm có tính theo tốc độ tăng trưởng, thống kê tình hình nguyên vật liệu sử dụng cùng kỳ năm trước, kế hoạch bán hàng kỳ tới Quy trình mua sắm giai đoạn này được rút ngắn tối đa và thường thực hiện cùng những nhà cung ứng truyền thống nhằm đảm bảo tính ổn định, khắc phục tính bất ổn của nhu cầu nhờ mối quan hệ lâu dài để có thể dễ dàng mua sắm thêm nếu nhu cầu có biến động tăng lên hoặc hoàn trả nguyên vật liệu trong những trường hợp bắt buộc. + Từ tháng 2 đến tháng 12: Đây là thời kỳ thời tiết ấm áp, nhu cầu tiêu dùng sữa tăng mạnh đặc biệt là các tháng 7, 8, 9. Từ tháng 2 Công ty đã bắt đầu nhận được đơn đặt hàng của các khách hàng truyền thống. Đồng thời các nhà phân phối của Công ty cũng đã phối hợp với Công ty để có thể đưa ra những thông tin về tình hình tiêu thụ. Đây là một kênh thông tin quan trọng hỗ trợ đắc lực cho công tác lập kế hoạch mua sắm. Trong giai đoạn này tất cả các yếu tố sản xuất phải được chuẩn bị sẵn sàng để bước vào một thời kỳ sản xuất căng thẳng, công nhân sản xuất cũng sẵn sàng để tăng ca theo quy định của Nhà nước. Chính sách mua sắm, dự trữ trong thời kỳ này được xây dựng dựa trên sự tổng hợp thông tin từ khách hàng, thông tin từ bộ phận marketing, từ thống kê nguyên vật liệu sử dụng ở những thời kỳ sản xuất trước, kế hoạch bán hàng của Phòng Kinh doanh nhằm đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Trong thời kỳ này Công ty sẽ mở rộng thị trường, tìm kiếm những nhà cung ứng mới nhằm giảm chi phí sản xuất, tìm được nguồn nguyên vật liệu phù hợp. - Chính sách vận chuyển: Hiện tại các vấn đề về vận chuyển nguyên vật liệu Công ty vẫn giao cho nhà cung ứng đảm nhận. Tất cả các nguyên vật liệu sẽ được nhà cung ứng đưa về kho của Công ty theo thỏa thuận. Tiền cước vận chuyển sẽ được tính gộp vào giá thành nguyên vật liệu. - Chính sách bảo quản: Với từng loại nguyên vật liệu khác nhau thì Công ty xây dựng chính sách bảo quản riêng cho phù hợp với từng thời kỳ cũng như đặc tính loại nguyên vật liệu. Tất cả các quy định về bảo quản đều được văn bản hóa và phổ biến rộng rãi đến các bộ phận liên quan. 2.1.2 Tổ chức thực hiện và quản lý việc thực hiện các chính sách Các chính sách mua sắm, vận chuyển, dự trữ nguyên vật liệu được thống nhất trong toàn bộ Công ty, phổ biến từ trên xuống dưới nên mọi cá nhân có trách nhiệm liên quan đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Với thực tiễn của Công ty để quản lý việc thực hiện những chính sách này thì tất cả mọi phát sinh trong quá trình mua sắm đều được giao cho Trưởng phòng Tài chính - Kế toán để đối chiếu, tổng hợp, đánh giá rồi trình lên Phó giám đốc Công ty (đồng thời là Giám đốc nhà máy sản xuất) để nhận quyết định trực phê duyệt hay không phê duyệt. Các chứng từ liên quan (hoá đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm nghiêm…) được dùng để kiểm tra thời gian, chi phí mua hàng, chi phí lưu kho, hao hụt nguyên vật liệu… Hàng năm Công ty sẽ có những tổng kết, đánh giá, thực hiện khen thưởng cho những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tiết kiệm chi phí và kỷ luật, kỷ luật đối với những trường hợp cố tình vi phạm quy định của Công ty. 2.2. Tính toán và xác định chính xác số lượng, chất lượng mỗi loại nguyên vật liệu cần mua sắm và dự trữ trong thời kỳ kế hoạch 2.2.1.Công tác xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch 2.2.1.1. Căn cứ để lập kế hoạch nguyên vật liệu Căn cứ đầu tiên là nhiệm vụ mà Nhà nước giao cho Công ty. Từ những nhiệm vụ được giao Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể. Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu được phòng đảm bảo sản xuất xây dựng Bảng 2.2: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng có đường mẻ 4000kg Thµnh phÇn nguyªn liÖu ChØ tiªu ph©n tÝch STT Nguyªn liÖu §VT Khèi l­îng/ MÎ 4000 kg Ghi chó ChØ tiªu Tiªu chuÈn 1 DÇu b¬ (AMF) kg 29,00 §é kh« (%) 24.20 ± 0.1 2 S÷a bét gÇy (SMP) kg 86,00 §é bÐo (%) 3.00 ± 0.1 3 §­êng kÝnh kg 122,00 §é kh« BTP dÞch LM (%) 24.20 ± 0.1 4 ChÊt æn ®Þnh Palsgaard 5895 kg 9,00 5 Men gièng YC-X16 u 200,00 6 Tæng l­îng n­íc chÕ biÕn kg 754,00 Bảng 2.3: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng hương dâu mẻ 5000kg Thµnh phÇn nguyªn liÖu ChØ tiªu ph©n tÝch STT Nguyªn liÖu §VT Khèi l­îng/ MÎ 5.000 kg Ghi chó ChØ tiªu Tiªu chuÈn 1 DÇu b¬ (AMF) kg 145.00 §é kh« (%) 24.20 ± 0.1 2 S÷a bét gÇy (SMP) kg 430.00 §é bÐo (%) 3.00 ± 0.1 3 §­êng kÝnh kg 610.00 §é kh« BTP dÞch LM (%) 24.20 ± 0.1 4 ChÊt æn ®Þnh Palsgaard 5895 kg 45.00 5 H­¬ng d©u SB 5196 kg 3.00 6 Mµu Erythosin g 0.0425 7 Men gièng YC-X16 u 1000.00 8 Tæng l­îng n­íc chÕ biÕn kg 3766.96 Căn cứ vào tình hình thực tế và khả năng mở rộng của Công ty Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục đồng thời là căn cứ để lập kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác. Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty thường được lập vào trước 30/10 hàng năm để trình lãnh đạo Công ty xét duyệt để phục vụ cho sản xuất năm sau. 2.2.1.2. Phương pháp tính nhu cầu nguyên vật liệu Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về sữa. Hiện nay Công ty sản xuất 03 chủng loại sản phẩm là: Sữa tiệt trùng, sữa thêm nước trái cây, sữa chua ăn. Với mỗi chủng loại lại có rất nhiều các sản phẩm khác với đặc trưng về hương vị khác nhau như: không đường, có đường, dâu, cam, sô cô la, … Danh mục nguyên vật liệu sản xuất gồm rất nhiều loại, việc tính nhu cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch từng loại nguyên vật liệu được Công ty thực hiện tính như sau: Dk= S(1+pi)Qi*Đi – Tdk + Pth Trong đó: Dk : Cầu nguyên vật liệu k trong kỳ kế hoạch Pi : tỷ lệ hao hụt cho phép sản xuất sản phẩm i Qi : Cầu dự kiến sản phẩm i trong kỳ kế hoạch Đi : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu k để sản xuất ra sản phẩm i Tdk : Tồn đầu kỳ nguyên vật liệu k Pth : Phế liệu thu hồi nguyên vật liệu k dự kiến Tuy nhiên việc thực hiện tính nhu cầu nguyên vật liệu thường không thực hiện được so với kế hoạch đề ra. Đến nay đã hết quý I năm 2008 nhưng do không có điều kiện về thời gian và nhân lực nên hiện tại Công ty vẫn chưa có kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cụ thể cho cả năm 2008. Điều này thực sự nguy hiểm vì không có kế hoạch cung ứng cụ thể thì trước những tình huống bất lợi của môi trường Công ty sẽ khó lòng đảm bảo rằng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ta liên tục, hoặc cung ứng quá lượng thực dùng hoặc sẽ phải tăng chi phí do không có sự chuẩn bị trước, hay lượng lưu kho lớn. Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cũng chưa chính xác dẫn đến lượng tồn kho cuối kỳ lớn, lượng tiền ứ đọng trong hàng tồn kho nhiều. Do đặc điểm nhiều loại nguyên vật liệu nên ở đây xin được đưa ra số liệu tỷ lệ hàng tồn kho so với tiêu dùng thực tế xét về mặt giá trị qua các năm: Bảng 2.4: Tình hình nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ so với giá trị nguyên vật liệu sử dụng thực tế qua các năm Đơn vị tính: Đồng Năm Giá trị nguyên vật liệu sử dụng thực tế Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Tỷ lệ tồn kho/sử dụng thực tế (%) 2003 19 674 667 029 29 476 092 417 149.82 2004 39 464 779 308 13 757 641 308 34.86 2005 69 988 188 327 15 278 559 664 21.83 2006 73 095 288 948 17 945 634 358 24.55 2007 98 115 579 307 16 410 834 149 16.73 Từ bảng trên có thể nhận thấy giá trị hàng tồn kho cuối mỗi năm chiếm một tỷ lệ khá lớn so với giá trị nguyên vật liệu xuất dùng mỗi năm, trung bình mỗi năm tỷ lệ này là 49,56% đặc biệt năm 2003 lên tới 149,82%. Nhìn vào bảng trên cũng dễ dàng nhận thấy xu hướng này có tỷ lệ giảm dần qua các năm, cho đến năm 2007 chỉ còn là 16.73%. Tuy nhiên mức dự trữ này vẫn còn khá cao, khiến cho tiền ứ đọng trong hàng tồn kho lớn, năm 2007 lượng tiền ứ đọng là xấp xỉ 16,41 tỷ đồng. Điều này cho thấy công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu tiêu dùng chưa sát với tình hình thực tế. 2.2.1.3 Về xác định lượng dự trữ thường xuyên Việc xác định lượng dự trữ thường xuyên được Công ty tính theo công thức: QDTTX = tcư*QDMTD/ngày Trong đó: + QDTTX : Lượng dự trữ thường xuyên + tcư : Thời gian cung ứng trong điều kiện bình thường + QDMTD/ngày : Định mức tiêu thụ trong một ngày đêm Tuy nhiên ngay cả trong điều kiện bình thường thì thời gian cung ứng cũng không giống nhau. 2.2.2.Về thời gian đặt hàng và khối lượng cho mỗi đơn hàng Các loại nguyên vật liệu khác nhau được sử dụng với tỷ lệ khác nhau trong sản xuất. Có những loại nguyên vật liệu được dùng nhiều trong sản xuất là sữa bột gầy, dầu bơ, đường tinh luyện. Có những loại được sử dụng với lượng nhỏ như hương liệu, chất ổn định, bột màu… Việc xác định khối lượng đặt hàng nhằm thực hiện mục tiêu sản xuất liên tục, lưu chuyển tiền tệ cũng như chi phí thấp. Theo quy định của Công ty thì lượng dự trữ phải đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất trong tối thiểu 03 ngày. Lượng đặt hàng cho các loại nguyên vật liệu cũng khác nhau về số lượng trong từng lần đặt hàng và thời gian đặt hàng. Với những kỳ kinh doanh chậm thì lượng đặt hàng thấp và những kỳ hoạt động tiêu thụ tốt thì lượng đặt hàng thường tăng lên. Khoảng cách giữa các lần đặt hàng cũng không cố định và khối lượng cho mỗi lần đặt cũng không cố định. Tùy thuộc vào tình hình sản xuất mà Công ty sẽ xác định khoảng cách đặt hàng cho hợp lý. Ví dụ về khoảng cách và khối lượng đặt hàng loại nguyên vật liệu sữa bột gầy trong tháng 02 năm 2008 tại Công ty như sau: Bảng 2.5: Khối lượng và khoảng cách đặt hàng sữa bột gầy tháng 02 năm 2008 Ngày đặt hàng Đơn vị tính Số lượng Giao hàng Yêu cầu Thực tế Yêu cầu Ngày giao 31/01/2008 Kg 10.000 10.000 04/02/2008 04/02/2008 06/02/2008 Kg 10.000 10.000 07/02/2008 07/02/2008 10/02/2008 Kg 11.850 11.850 11/02/2008 11/02/2008 17/02/2008 Kg 10.000 10.000 18/02/2008 18/02/2008 20/02/2008 Kg 54.000 54.000 22/02/2008 22/02/2008 Với một số loại nguyên vật liệu như: Hương liệu, chất ổn định là những loại nguyên vật liệu được sử dụng với hàm lượng nhỏ nên nhu cầu không lớn. Tuy nhiên do yêu cầu của nhà cung ứng về lượng hàng tối thiểu cho một lần đặt hàng Công ty sẽ phải đặt hàng với số lượng lớn hơn so với nhu cầu. Chẳng hạn trong kỳ kế hoạch Công ty dự kiến sử dụng 20kg hương dâu tuy nhiên nhà cung ứng yêu cầu đặt 50kg cho một lần thì Công ty vẫn sẽ phải đặt một lượng hàng là 50kg một lần. Điều này thường gây ra ra hiện tượng tồn kho lớn. Việc xác định đúng thời gian đặt hàng và lượng đặt hàng nhằm đảm bảo cho hàng về kho đúng lúc đúng thời điểm, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn đồng thời giảm chi phí lưu kho. Số lượng chủng loại nguyên vật liệu đầu vào của Công ty là rất lớn. Các loại nguyên vật liệu này được cung cấp bởi nhiều nhà cung ứng khác nhau, bao gồm cả nhà cung ứng trong nước và ngoài nước. Đối với các nhà cung ứng trong nước thì quãng đường, thủ tục vận chuyển đơn giản hơn rất nhiều so với nhà cung ứng nước ngoài do đó thời gian vận chuyển thường ngắn hơn rất nhiều. Thông thường thời gian vận chuyển từ lúc đặt hàng tới khi hàng về tới kho của nhà cung ứng trong nước là 1 ngày – 1 tuần. Tương tự thời gian này đối với nhà cung ứng nước ngoài là 2 tuần – 8 tuần. Chẳng hạn với nguyên vật liệu là hộp đựng sữa, bịch finô đựng sữa Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam nhập từ hai nước là Ấn Độ và Singapo. Từ Ấn Độ thời gian vận chuyển là 5 tuần – 6 tuần, còn từ Singapo thời gian này là 4 tuần – 5 tuần. Do đó tùy thuộc vào đặc điểm về thời gian vận chuyển mà Công ty sẽ thực hiện việc đặt hàng sao cho hợp lý. Việc xác định thời gian đặt hàng còn phụ thuộc vào tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu sẽ thực hiện kiểm kê, so sánh số liệu thực tế với số liệu sổ sách, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng để xác định thời gian đặt hàng. Việc đặt hàng phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn,không làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc đặt hàng được thực hiện theo lượng thông báo hoặc theo theo thời điểm. Công ty sẽ đặt hàng theo lượng thông báo dựa vào dự trữ trong kho tại thời điểm hiện tại. Đặt hàng theo thời điểm sẽ dựa vào thời gian đi đường của nguyên vật liệu. 2.3.Tổ chức mua sắm 2.3.1.Quy trình cung ứng nguyên vật liệu Sơ đồ 2.1: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Bộ phận phụ trách Sơ đồ Phòng Tài chính – Kế toán Lập nhu cầu nguyên vật liệu Phòng Tài chính – kế toán và Thủ kho Kiểm tra Tồn kho Phòng Tài chính – Kế toán Kế hoạch cung ứng năm Phòng Tài chính- kế toán, Phòng QA Đánh giá nhà Cung ứng Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng QA Lựa chọn nhà cung ứng Phòng Tài chính – Kế toán Đặt hàng Phòng Tài chính – Kế toán Ký hợp đồng mua Phòng QA, Phòng Tài chính- Kế toán, Thủ kho Không đạt Kiểm tra NVL Trả lại nhà cung ứng Đạt Thủ kho Nhập kho Từ sơ đồ trên có thể nhận thấy hoạt động quản trị cung ứng là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau một cách logic. Chỉ khi hoạt động trước được thực hiện thì hoạt động sau mới được thực hiện. Quá trình thực hiện là sự kết hợp giữa Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Đảm bảo chất lượng (QA) và Thủ kho nguyên vật liệu . Vì vậy nếu một bộ phận nào đó không làm tốt phần công việc của mình thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng chuỗi cung ứng. 2.3.2.Xác định và lựa chọn bạn hàng Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá thành sản phẩm (tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 60% giá trị sản phẩm) nên việc lựa chọn nhà cung ứng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận có thể thu được. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng các loại nguyên vật liệu công ty đang sản xuất với phẩm cấp, chất lượng khác nhau. Vì vậy việc tính toán đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cấp hàng vừa phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng, thời gian cung ứng vừa phải đảm bảo mức chi phí kinh doanh mua sắm và vận chuyển mà Công ty có thể chấp nhận được là một vấn đề quan trọng. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc theo dõi, đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng sẽ được phối hợp thực hiện bởi phòng QA và phòng kế toán. 2.3.2.1 Điều kiện nhà cung ứng Các hàng hoá đầu vào có liên quan đến chất lượng sản phẩm đều phải được mua từ các nhà cung ứng lựa chọn được coi là phù hợp và được đánh giá trên các tiêu chí sau: Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phải đạt chuẩn chấp nhận Giá cả và hình thức thanh toán phải phù hợp với tình hình thị trường và điều kiện tài chính của Công ty. Khả năng cung cấp hàng hoá về cả hai mặt: Số lượng và thời gian Các dịch vụ hỗ trợ: Kỹ thuật, thông tin… Thái độ phục vụ tận tình, chu đáo. Tất cả các nhà cung ứng truyền thống và mới đều phải được đánh giá dựa trên các chỉ tiêu trên. 2.3.2.2 Phương pháp đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng Sơ đồ 2.2: Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng Danh sách nhà cung ứng Đánh giá Báo cáo đánh giá Nhà cung ứng Nhà cung ứng được lựa chọn Đề xuất mua hàng Tháng 01 hàng năm Trưởng phòng Tài chính - kế toán và Trưởng phòng QA sẽ tiến hành đánh giá lựa chọn lại nhà cung ứng dựa trên các tiêu chí cụ thể sau: Số lần hàng bị trả về trong năm do chất lượng kém. Số lần chậm hàng trong năm do bất kỳ một nguyên nhân nào. Sự ổn định về giá cả cũng như các dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ khác. Trưởng phòng Tài chính - kế toán và Trưởng phòng QA phải lập “sổ theo dõi nhà cung ứng” cho từng nhà cung ứng để làm căn cứ đánh giá. Biểu 2.1: Phiếu theo dõi đánh giá nhà cung ứng PHIẾU THEO DÕI ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG BM02/QĐ-KT-01 Lần BH: 02 Lần sửa đổi: 01 Số tờ:…………. Tên nhà cung ứng (công ty, chủ của hàng, đại lý..):…Công ty ALT …….…………………………………………. Tên loại nguyên liệu bán:….…Sữa bột gầy………………………………………………………………………….. THEO DÕI CHI TIẾT CÁC LẦN BÁN HÀNG ._.