Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại Công ty giấy Bãi Bằng

ơ kiểm toán là những tài liệu đặc biệt quan trọng trong hoạt động kiểm toán nội bộ. Những tài liệu này mô tả tất cả các thời gian biểu, các công việc, các bằng chứng, các ý kiến, nhận xét khác nhau,…được kiểm toán viên nội bộ soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu kiểm toán, làm cơ sở cho việc cung cấp những sự phân tích, đánh giá, tư vấn, kiến nghị,…về các hoạt động được kiểm toán cho Ban giám đốc, các bộ phận, các đối tượng… quan tâm. Trong nhiều trường hợp, những tài liệu này được cung cấp bởi các nhà quản lí, các nhân viên trong công ty hoặc người bên ngoài. Như vậy, hồ sơ kiểm toán là cầu nối giữa công việc kiểm toán trong thực tế và các báo cáo kiểm toán được đưa ra. Tầm quan trọng đó thể hiện ở các ý sau: Trước hết, nó là cơ sở pháp lí cho mọi cuộc kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm toán gồm rất nhiều những tài liệu như các quy định, các quyết định của Nhà nước, tổ chức, các bộ phận chức năng trong tổ chức đó cùng các bằng chứng kiểm toán viên thu thập được trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu kiểm toán, làm căn cứ pháp lí cho việc đưa ra ý kiến, nhận xét, kiến nghị của kiểm toán viên. Mặt khác, hồ sơ kiểm toán còn là tài liệu để kiểm toán viên chứng minh rằng: các công việc kiểm toán viên tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên thu thập là tuân thủ đúng chuẩn mực hiện hành. Qua đó, kiểm toán viên tự bảo vệ mình, khẳng định trình độ chuyên môn cũng như chất lượng công việc kiểm toán mình tiến hành. Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng trong công tác tổ chức kiểm toán, làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra các công việc đã phân công cũng như phối hợp kiểm toán. Chính vì tầm quan trọng đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán như vậy nên việc nghiên về hồ sơ kiểm toán là cần thiết và em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng” Việc nghiên cứu về hồ sơ kiểm toán gắn với thực tế là rất cần thiết đối với một sinh viên như em. Nó có ý nghĩa quan trọng không chỉ về mặt lí luận mà còn cả về mặt thực tiễn, tạo ra những tiền lệ kiến thức vững chắc cũng như sự tự tin cho các kiểm toán viên tương lai khi bước vào nghề. Do thời gian và điều kiện nghiên cứu cũng như đi thực tế tại công ty giấy Bãi Bằng là có hạn nên việc tiếp cận đề tài của em chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp những kiến thức đã học, tham khảo thêm một số tài liệu và phỏng vấn, quan sát thực tế…do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn nhận được những ý kiến đống góp giúp em bổ sung và hoàn thiện đề tài nghiên cứu của mình. Em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo Bùi Minh Hải cùng các kiểm toán viên trong Tổ kiểm toán nội bộ công ty giấy Bãi Bằng đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình đi thực tế cũng như thực hiện bài viết này. Hà nội, 11 năm 2001 Sinh viên Nguyễn Thuỷ Hạnh Mai  Phần I Cơ sở lí luận chung về hồ sơ kiểm toán. 1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán. Hiện nay có khá nhiều tài liệu đưa ra các khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán. Cụ thể: Theo SAS 41(AU 338) thì “ Hồ sơ kiểm toán là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận thích hợp đạt được trong công tác. Các tài liệu này phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán”. Chuẩn mực thứ 230 do Bộ Tài Chính mới ban hành 9/1999 định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán là những giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu giữ, bảo quản. Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ dưới nhiều hình thức khác nhau như giấy, phim ảnh, thiết bị điện tử,…”. Còn Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ đưa ra khái niệm này trong chuẩn mực thứ 420 như sau: “Hồ sơ kiểm toán nên do kiểm toán viên(kiểm toán viên) chuẩn bị và được rà soát bởi người quản lí Phòng kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm toán nên ghi lại thông tin thu được và các phân tích được thực hiện và nên hỗ trợ cho các phát hiện và kiến nghị đề xuất”. Như vậy, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên, các quan điểm trên đều có điểm chung là: “ Hồ sơ kiểm toán do các kiểm toán viên lập, sử dụng và lưu giữ, làm minh chứng cho các công việc kiểm toán viên đã tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập, làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến nhận xét của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán”. 2. Các chuẩn mực về hồ sơ kiểm toán. Theo IAS thứ 420, các chuẩn mực liên quan đến hồ sơ kiểm toán thường được chia làm 2 nhóm là: a. Nhóm các chuẩn mực thuộc về bản chất: Theo quan điểm thuộc về bản chất thì kiểm toán viên nội bộ cần quan tâm tới những vấn đề sau: ã Mối liên quan với các mục tiêu kiểm toán: Nội dung của hồ sơ kiểm toán phải liên quan tới toàn bộ các nhiệm vụ của cuộc kiểm toán, các mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán. Số lượng các tài liệu đưa vào hồ sơ kiểm toán có thể không cần nhiều nhưng phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp đủ thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. ã Cô đọng chi tiết: Cô đọng và tóm tắt phần chi tiết có thể giảm bớt số lượng lớn hồ sơ kiểm toán và để sau này sử dụng có hiệu quả hơn. Điều đó đòi hỏi sự cố gắng đặc biệt của kiểm toán viên. ã Trình bày rõ ràng: Chuẩn mực này liên quan đến năng lực trình bày tài liệu rõ ràng và dễ hiểu của kiểm toán viên. Để làm được việc này có hiệu quả thì kiểm toán viên phải có kế hoạch hợp lí trước khi cuộc kiểm toán được thực hiện. ã Sự chính xác: Các bảng công bố và các số liệu định lượng thu thập được trong quá trình kiểm toán phải được ghi chép chính xác vì mục đích có thể được sử dụng trong tương lai cũng như để giải đáp, chứng thực những công việc đã thực hiện, những kết quả đã thu thập được trong quá trình kiểm toán. ã Hoạt động theo các khoản mục mở: Các khoản mục mở là những vấn đề thường được đặt ra trong kiểm toán hoặc thông tin gắn liền với yêu cầu phải theo dõi việc thực hiện. Việc hoàn thành kiểm toán cũng đòi hỏi phải có những khoản mục mở trong hồ sơ kiểm toán. b. Nhóm các chuẩn mực thuộc về hình thức: Theo quan điểm về mặt hình thức, kiểm toán viên cần quan tâm tới các vấn đề sau: ã Soạn thảo các đề mục: Các đề mục cần được soạn thảo một cách nhất quán. Đề mục chính phải bao gồm tên gọi của toàn bộ nhiệm vụ kiểm toán, từng mặt riêng của toàn bộ nhiệm vụ đó, ngày tháng áp dụng cho các tài liệu hiện hành. Đề mục nhỏ hơi lệch về một phía chỉ ra tên của người lập ra hồ sơ kiểm toán và ngày tháng lập. ã Tổ chức: Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán cần được tổ chức, sắp xếp theo một cách sao cho dễ đọc, dễ hiểu, dễ soát xét, tra cứu.Việc này phải bao gồm cả việc sử dụng các tiêu đề thích hợp, chừa khoảng cách, đặt lề… ã Ngắn gọn và rõ ràng : Tính ngắn gọn và rõ ràng làm cho việc sử dụng các hồ sơ kiểm toán có hiệu quả hơn. Những chuẩn mực này cũng xác nhận mức độ thận trọng của kiểm toán viên trong việc lập hồ sơ kiểm toán. ã Lập mục lục: Tất cả các hồ sơ kiểm toán phải được lập mục lục tạo định hướng cho kiểm toán viên và giám sát viên trong việc kiểm soát chặt chẽ số lượng tài liệu cũng như tính chính xác của thông tin trong hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán. 3. Các loại hồ sơ kiểm toán. Không có một chuẩn mực hay một qui định chung nào về cách tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán. Tuỳ từng công ty kiểm toán, từng bộ phận kiểm toán nội bộ của các công ty khác nhau xây dựng phương pháp của riêng mình để xây dựng, tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán. Các kiểm toán viên mới vào nghề phải tuân thủ theo các phương pháp đó. Tuy nhiên, một hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng chứa đựng hầu như tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc kiểm toán. Các tài liệu bắt đầu từ những thông tin tổng quát nhất như những dữ kiện liên quan tới công ty, bộ phận cần được kiểm toán ghi trong hồ sơ kiểm toán thường xuyên cho tới các báo cáo tài chính, các tài liệu chứng minh cho các khảo sát của kiểm toán viên và cuối cùng là báo cáo kiểm toán. Có 2 loại hồ sơ kiểm toán thông dụng là hồ sơ thường xuyên và hồ sơ hiện hành. a. Hồ sơ kiểm toán thường xuyên: Hồ sơ kiểm toán thường xuyên(hồ sơ kiểm toán chung) nhằm lưu giữ những dữ kiện về bản chất có tính lịch sử hoặc có tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán hiện hành. Những hồ sơ này cung cấp một nguồn thông tin thích hợp về cuộc kiểm toán được quan tâm thường xuyên từ năm này qua năm khác. Hồ sơ kiểm toán thường xuyên có thể được chỉnh lí mỗi khi có những thay đổi trong quyết định, quy định… của Nhà nước, doanh nghiệp hay các bộ phận chức năng. Hồ sơ kiểm toán thường xuyên thường bao gồm các tài liệu sau: * Các trích đoạn hoặc các bản sao những chứng từ có tầm quan trọng thường xuyên như quyết định thành lập, các quy định về mặt tổ chức, hoạt động, các hợp đồng… Mỗi loại chứng từ này đều có tầm quan trọng đối với kiểm toán viên trong nhiều năm, nhiều cuộc kiểm toán khi chúng còn có hiệu lực. * Các quá trình phân tích từ các năm trước, các tài khoản có tính quan trọng thường xuyên đối với kiểm toán viên như: Tài sản cố định, nợ dài hạn,…Các thông tin này có trong hồ sơ kiểm toán thường xuyên giúp kiểm toán viên tập trung vào việc phân tích những biến động trong số dư của năm hiện hành mà vẫn giữ lại kết quả các lần kiểm toán của các năm trước. * Thông tin liên quan đến việc hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Thông tin này bao gồm các sơ đồ tổ chức, sơ đồ vận động, bảng câu hỏi và các thông tin khác về kiểm soát nội bộ gồm cả sự liệt kê các quá trình kiểm soát và các nhược điểm trong hệ thống. b. Hồ sơ kiểm toán hiện hành. Hồ sơ kiểm toán hiện hành(hồ sơ kiểm toán năm) bao gồm tất cả các tài liệu có thể áp dụng được cho năm đang kiểm toán, cho cuộc kiểm toán hiện hành. Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán hiện hành được các kiểm toán viên nội bộ cập nhật thường xuyên trong suốt quá trình kiểm toán và bao gồm các tài liệu sau: * Thông tin chung: Thông tin chung bao gồm các tài liệu như bản ghi nhớ về kế hoạch kiểm toán, các bản tóm tắt hoặc bản sao biên bản họp của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các ghi chú về các thảo luận với đại diện các bộ phận được kiểm toán, những xác nhận của ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng… * Chương trình kiểm toán: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh dấu trên chương trình các thể thức kiểm toán đã hoàn thành và ghi rõ ngày hoàn thành. Việc đưa vào hồ sơ kiểm toán một chương trình kiểm toán được thiết kế kĩ lưỡng, được hoàn tất một cách chu đáo là một bằng chứng về một cuộc kiểm toán chất lượng cao. * Bảng cân đối thử tạm thời: Dựa trên các sổ cái tổng hợp, kiểm toán viên lên các bảng cân đối thử tạm thời và đối chiếu với các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm đánh giá tính trung thực, hợp lí của các con số trong các Báo cáo tài chính đố.. * Điều chỉnh và phân loại các bút toán: Khi kiểm toán viên phát hiện ra sai sót trọng yếu trên sổ sách kế toán thì các sổ sách, Báo cáo tài chính phải được sửa chữa bằng các bút toán điều chỉnh của kiểm toán viên. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải được Tổng Giám đốc và bộ phận kế toán chấp nhận. Quá trình phân loại các bút toán nhằm trình bày các thông tin kế toán một cách đúng đắn ngay cả khi số dư trên báo cáo là chính xác. Các bút toán chỉ được điều chỉnh, phân loại nếu nó ảnh hưởng trọng yếu đến sự trình bày trung thực của các báo cáo tài chính. * Các bản kê cơ sở: Các bản kê cơ sở được lập nhằm chứng minh cho các số tiền khác nhau trên các báo cáo tài chính thể hiện tính đầy đủ của cuộc kiểm toán. 4. Chức năng của hồ sơ kiểm toán. Chức năng chung của hồ sơ kiểm toán là giúp kiểm toán viên cung cấp một sự đảm bảo hợp lí rằng: cuộc kiểm toán đã được tiến hành đầy đủ, phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán đã được thừa nhận. Cụ thể, chúng là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập được, giám sát cuộc kiểm toán… a. Căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán. Để tiến hành một cuộc kiểm toán có kết quả tốt mà chi phí thấp, kiểm toán viên cần phải xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi tiết. Kế hoạch kiểm toán đầy đủ cần có những thông tin đối chiếu sẵn có trong hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ phải gồm thông tin các loại để lập dự toán như thông tin mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ, kế hoạch về thời gian, công việc cho các lĩnh vực kiểm toán cụ thể, chương trình kiểm toán, kết quả kiểm toán năm trước…Như vậy, đẻ giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những thông tin trong hồ sơ kiểm toán của năm trước để xây dựng kế hoạch kiểm toán cho năm nay. b. Cơ sở pháp lí cho các công việc kiểm toán. Các bằng chứng thu thập được kiểm toán viên ghi chép vào hồ sơ kiểm toán làm minh chứng trước Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các bộ phận được kiểm toán…là cuộc kiểm toán đã được hoạch định tốt, được giám sát cẩn thận, bằng chứng thu thập được là đầy đủ, đúng lúc và có giá trị phù hợp với chuẩn mực kiểm toán hiện hành. Ngoài ra, kiểm toán viên lưu giữ cả kết quả của các cuộc kiểm toán năm trước trong hồ sơ kiểm toán nhằm giúp kiểm toán viên lưu ý hơn đối với những phát hiện có tính quan trọng, đặc trưng của bộ phận kiểm toán từ cuộc kiểm toán trước. c. Dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo kiểm toán phù hợp. Trên cơ sở hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên sẽ quyết định ra loại báo cáo kiểm toán phù hợp với các loại ý kiến khác nhau như: ý kiến chấp nhận toàn bộ, ý kiến chấp nhận từng phần, ý kiến bác bỏ hay ý kiến từ chối đưa ra ý kiến. d. Căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán. Thông qua hồ sơ kiểm toán, người giám sát cuộc kiểm toán có thể kiểm tra, soát xét được các công việc kiểm toán viên đã làm, các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập cùng các kết luận của họ. Việc kiểm tra được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình kiểm toán từ cấp thấp đến cấp cao. e. Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán. Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều kiểm toán viên cũng như trợ lí kiểm toán trong một thời gian nhất định. Do đó, việc phân công và phối hợp công tác là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này: - Kiểm toán viên chính căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra hồ sơ kiểm toán chi tiết các công việc cần làm và giao cho trợ lí kiểm toán tiến hành thực hiện. Như vậy, thông qua cách này, kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát các công việc của trợ lí kiểm toán. - Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởi các kiểm toán viên khác đẻ tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc khác có liên quan. - Mỗi hồ sơ kiểm toán đều đánh dấu một bước công việc đã được hoàn thành trong qúa trình kiểm toán. Kiểm toán viên căn cứ vào hồ sơ kiểm toán đẻ điều hành công việc cũng như đánh giá tiến độ thực hiện cuộc kiểm toán. f. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau. Hồ sơ kiểm toán kì trước là nguồn tài liệu quan trọng cho việc lập kế hoạch kiểm toán kì sau. Cụ thể: - Hồ sơ kiểm toán cho biết thời gian cần thiết đẻ tiến hành công việc kiểm toán dựa vào thời gian kiểm toán thực tế kì trước. - Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. - Hồ sơ kiểm toán cho biết các vấn đề quan trọng cần quan tâm. g. Làm tài liệu đào tạo và tham khảo. Với các kiểm toán viên khi mới bắt đầu bước vào nghề thì hồ sơ kiểm toán năm trước không những là các tài liệu tham khảo mà còn là các tài liệu đào tạo trên cơ sở có sự hướng dẫn của các kiểm toán viên có kinh nghiệm đi trước. Đó cũng là tài liệu thực tế nhất mà các kiểm toán viên tương lai cần tiếp cận. 5. Quyền sở hữu các hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán và là tài sản của các kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ ở phòng kiểm toán hoặc kho lưu trữ của công ty làm tài liệu tham khảo sau này. Bên thứ ba chỉ được xem xét và sử dụng một phần hay toàn bộ trong trường hợp có sự đồng ý của kiểm toán viên và người lãnh đạo trực tiếp Phòng kiểm toán nội bộ. 6. Tính bảo mật. Kiểm toán viên không được tiết lộ bất cứ thông tin nào liên quan đến bộ phận được kiểm toán ngoại trừ có sự đồng ý của người lãnh đạo và bộ phận được kiểm toán. Việc cung cấp các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán- vi phạm nguyên tắc bảo mật còn tạo cơ hội cho việc sửa đổi những thông tin trong đó. Vì những lí do đó, sự thận trọng thích đáng của kiểm toán viên luôn phải có để bảo vệ tài liệu. 7. Quá trình soạn thảo các hồ sơ kiểm toán. Quá trình soạn thảo đúng đắn các bản kê cơ sở làm tài liệu chứng minh cho bằng chứng đã thu thập, cho các kết quả tìm được và cho các kết luận đạt được là một phần quan trọng của cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên phải nhận biết các tình huống cần có trong một bản kê và một kết cấu thích hợp cho các bản kê phải được lưu trữ trong hồ sơ. Mặc dù, kết cấu của bản kê phù hợp với các mục tiêu liên quan nhưng vẫn có những đặc điểm chính sau: - Mỗi tài liệu phải được nhận diện một cách đúng đắn với các thông tin như tên bộ phận được kiểm toán, kì thực hiện, nội dung, tên của người lập, ngày lập và chú dẫn. - Tài liệu phải được đánh kí hiệu và đối chiếu tham khảo để giúp cho việc tổ chức và lưu trữ. Ví dụ: Bảng kê chính đối với tiền mặt được đánh kí hiệu là A-1, các tài khoản cá biệt trên sổ cái tổng hợp cấu thành số tổng cộng tiền mặt trên báo các tài chính được đánh kí hiệu từ A-2, A-4. - Tài liệu hoàn tất phải chỉ rõ công việc kiểm toán viên hoàn thành. Điều này được hoàn thành theo 3 cách: bằng văn bản viết tay theo mẫu bản ghi nhớ, bằng cách kí tắt vào các thể thức kiểm toán trong chương trình kiểm toán và bằng các kí hiệu đánh trực tiếp trên các bản kê của tài liệu. Các kí hiệu trên các tài liệu được thực hiện bằng cách sử dụng dấu ghi bên cạnh các khoản mục được kiểm tra. Những kí hiệu này phải được giải thích rõ ở phía dưới tài liệu. - Mỗi tài liệu phải gồm đủ thông tin để hoàn thành các mục tiêu mà chúng được thiết kế. Nếu kiểm toán viên muốn soạn thảo tài liệu một cách đúng đắn, kiểm toán viên phải có ý thức về các mục tiêu của mình. - Các kết luận đạt được về từng phần mà kiểm toán viên đang xem xét phải được trình bày một cách rõ ràng. Như vậy, quá trình soạn thảo hồ sơ kiểm toán là một quá trình khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc soát xét hồ sơ kiểm toán như: nhận dạng tài liệu, đánh giá chất lượng công việc kiểm toán thực hiện một cuộc kiểm toán hiệu quả. Phần II Thực trạng việc lập, đánh giá và kiểm soát đối với hồ sơ kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng. Tổ kiểm toán trực thuộc Phòng Tổ chức hành chính của công ty giấy Bãi Bằng được thành lập theo quyết định số 832 của Bộ Tài Chính ngày 28/10/1997. Tổ gồm có 02 người trong đó, ông Cao Thế Viêm là Tổ trưởng và bà Nguyễn Hồng Châm là kiểm toán viên. Tuy nhiên, về mặt quyền hạn thì Tổ kiểm toán chịu sự quản lí trực tiếp của Tổng Giám đốc công ty. Hằng năm, Tổ kiểm toán soạn thảo kế hoạch kiểm toán trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Đặc điểm công tác kiểm toán ở công ty là mỗi năm chỉ tiến hành kiểm toán một phần hành cụ thể nhưng bao quát toàn công ty như: Bán hàng- Thu tiền, Mua hàng- Thanh toán, TSCĐ…Dựa trên kế hoạch kiểm toán hằng năm đã được Tổng Giám đốc phê duyệt và việc đánh giá rủi ro tiềm tàng ở các bộ phận, các khâu, Tổ kiểm toán chọn ra một số bộ phận, một số khâu liên quan để kiểm toán. Để bằng chứng thu được là hiệu quả, các cuộc kiểm toán ở công ty thường diễn ra rất bất ngờ và đột xuất. Các quy định về kế toán, kiểm toán, thuế… của Nhà nước, các quyết định được đưa ra bởi các cấp quản lí trong công ty, các bằng chứng thu thập được, các ý kiến nhận xét của kiểm toán viên…trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với mục tiêu kiểm toán đều được đưa vào hồ sơ kiểm toán. 1. Thực trạng lập hồ sơ kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm toán được lập ngay từ khi có quyết định kiểm toán và cũng gồm 02 loại là hồ sơ thường xuyên và hồ sơ hiện hành. Hồ sơ kiểm toán do tổ trưởng kiểm toán lập ra. Toàn bộ các kiểm toán viên trong Tổ kiểm toán đều có trách nhiệm cập nhật những tài liệu cần thiết cho quá trình kiểm toán cũng như các phát hiện và ý kiến, nhận xét của mình về bằng chứng thu thập được. Các tài liệu chứng minh trong hồ sơ kiểm toán được Tổ kiểm toán xuống tận bộ phận được kiểm toán thu thập bằng cách sao chụp, thu mang về Tổ và hẹn sau một thời gian nhất định sẽ hoàn trả, tiến hành kiểm kê và ghi lại có xác nhận của bộ phận được kiểm toán hay gửi thư yêu cầu xác nhận... Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán thường xuyên chi tiết theo các bộ phận chức năng và thường tương đối ổn định trong nhiều năm. Mỗi khi có những thay đổi về mặt tổ chức hoạt động như chia tách, sát nhập hay giải thể… thì hồ sơ kiểm toán kiểm toán có thể được thêm, bớt, sửa đổi cho phù hợp với tình hình mới. Ví dụ về hồ sơ kiểm toán thường xuyên của kho phụ tùng công ty giấy Bãi Bằng: - Sơ đồ tổ chức và sơ đồ hoạt động N-X-T thiết bị, phụ tùng của kho phụ tùng. - Những đánh giá quan trọng của kiểm toán viên về khả năng gian lận, sai sót trong việc ghi chép, bảo quản thiết bị, phụ tùng và khả năng ngăn chặn những gian lận, sai sót đó. Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán năm được kiểm toán viên cập nhật thường xuyên trong suốt quá trình kiểm toán và được phân loại một cách khoa học để lưu giữ thành các cặp nhỏ: - Cặp tài liệu chứng cứ. - Cặp tài liệu ghi những sự tính toán lại các số liệu trên Báo cáo tài chính của công ty theo ý của kiểm toán viên. - Cặp tài liệu ghi lại những ý kiến, nhận xét, đánh giá…của kiểm toán viên - Cặp tài liệu ghi những biên bản họp mặt, thảo luận với bộ phận được kiểm toán, các quy định, quyết định có liên quan, các xác nhận của bên thứ ba,… - Báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán hiện hành chỉ gồm các tài liệu phù hợp với mục tiêu của cuộc kiểm toán hiện hành. Ví dụ, mục tiêu kiểm toán là các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền thì hồ sơ kiểm toán gồm các tài liệu sau: - Kế hoạch kiểm toán được Tổng Giám đốc phê duyệt. - Các quy định của Nhà nước, Ban Giám đốc, bộ phận được kiểm toán…liên quan đến bán hàng-thu tiền. - Các tài liệu chứng minh như: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn bán hàng, bảng kê bán hàng, bảng kê N-X-T, lệnh xuất kho, xác nhận của ngân hàng, khách hàng, bảng kê số 11, NK-CT số 8, giấy tờ thế chấp, phiếu thu,… - Tổng hợp chữ T của các tài khoản. - Các tài liệu là biên bản ghi lại các ý kiến phản hồi, các thoả thuận với các bên trong các cuộc họp… - Các tài liệu ghi lại những ý kiến, nhận xét, đánh giá của KTV. - Báo cáo kiểm toán. Như vậy, thông quá trình lập hồ sơ kiểm toán của Tổ kiểm toán công ty giấy Bãi Bằng cho thấy các kiểm toán viên đã có sự chuẩn bị tương đối chu đáo cho cuộc kiểm toán cũng như tổ chức việc thu thập, sắp xếp những tài liệu chứng minh, ghi chép các ý kiến, nhận xét, đánh giá của cá nhân mình. Việc lập hồ sơ kiểm toán một cách chu đáo này đã góp phần không nhỏ đến hiệu quả soát xét, đánh giá bằng chứng kiểm toán cũng như tra cứu, sử dụng trong và sau kiểm toán. 2. Thực trạng đánh giá hồ sơ kiểm toán. Đánh giá các bằng chứng thu thập được trên cơ sở những chuẩn mực hiện hành là một khâu hết sức quan trọng trong quá trình kiểm toán. Tổng hợp những sự đánh giá đó cho phép kiểm toán viên đưa ra loại báo cáo kiểm toán phù hợp. Hơn nữa, quá trình đánh giá hồ sơ kiểm toán cũng thể hiện trình độ nghiệp vụ của kiểm toán viên, sự thận trọng thích đáng cũng như tinh thần trách nhiệm của kiểm toán viên. ở công ty giấy Bãi Bằng, dựa trên các chứng cứ thu thập được kết hợp đối chiếu với các văn bản của Nhà nước, các quy định của công ty, các kế hoạch SXKD…Tổ trưởng kiểm toán tiến hành tính toán lại các con số, thực hiện các thủ tục phân tích, cân nhắc, đánh giá các bằng chứng thu thập được và ghi vào cặp tài liệu ghi những ý kiến đánh giá của kiểm toán viên, cặp tài liệu điều chỉnh các số liệu kế toán theo đánh giá của kiểm toán viên hay ngay trên các tài liệu gốc bằng các kí hiệu, những lời nhận xét… bằng bút đỏ. Dựa vào việc đánh giá tính phức tạp, tính trọng yếu của các sai phạm, kiểm toán viên đưa ra ý kiến tổng hợp hơn thuộc một trong 4 nhóm ý kiến trên báo cáo kiểm toán. Những ý kiến đánh giá này phải được thảo luận đi đến thống nhất, chấp nhận ở Tổ kiểm toán cũng như trong các buổi họp với đại diện các bộ phận được kiểm toán có mặt của Tổng Giám đốc công ty trước khi có những sự sửa đổi. Sự thống nhất với các đánh giá của kiểm toán viên biểu hiện ở chữ kí của đại diện bộ phận được kiểm toán ở mỗi một sự đánh giá cũng như của Tổng Giám đốc đối với sự đánh giá tổng hợp của kiểm toán viên trên Báo cáo kiểm toán. Qua thực tế xem xét việc đánh giá hồ sơ kiểm toán cho thấy, các kiểm toán viên trong công ty đã có những sự thận trọng nghề nghiệp thích đáng cũng như tinh thần trách nhiệm trong việc đánh giá hồ sơ kiểm toán. 3. Thực trạng kiểm soát hồ sơ kiểm toán. Các loại hồ sơ kiểm toán khác nhau trong công ty có các hình thức lưu trữ khác nhau. Cụ thể: Hồ sơ kiểm toán thường xuyên luôn được lưu giữ tại Tổ kiểm toán, phục vụ cho nhu cầu sử dụng thường xuyên của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán hiện hành được lưu giữ ở tổ kiểm toán trong quá trình kiểm toán, năm kiểm toán sau đó được đưa xuống kho lưu trữ và tiến hành lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của Bộ Tài Chính. Như vậy, hồ sơ kiểm toán của công ty được lưu một cách thủ công trên giấy tờ. Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ thủ công trên giấy tờ được kiểm toán viên sắp xếp, phân loại, và lưu giữ tương đối khoa học với điều kiện bảo quả tốt chống được hư hỏng cũng như đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin, chống mất cắp, mất trộm, hoả hoạn, thiên tai…Hồ sơ kiểm toán ngoài các kiểm toán viên thì chỉ có Tổng Giám đốc được quyền xem. Ngoài ra, nếu được sự nhất trí của Tổ kiểm toán và Tổng Giám đốc của công ty thì người thứ ba có thể được cho xem. Tuy nhiên, trường hợp này rất hạn chế, thể hiện sự cảnh giác rất cao của các kiểm toán viên đối với các trường hợp lấy cắp, tẩy xoá, sửa chữa, .. đối với hồ sơ kiểm toán. Tổ kiểm toán có được trang bị máy tính cùng các phương tiện khác để sao chụp, in ấn.Tuy nhiên, trên máy tính chưa được cài đặt một phần mềm kiểm toán nào. Mặc dù công ty đã có những đề nghị với Bộ Tài Chính cài đặt cho công ty, tuy nhiên do tính chất phức tạp của các hoạt động SXKD của doanh nghiệp cũng như công việc kiểm toán nên đến nay vẫn chưa triển khai được. Do đó, đến nay kiểm toán viên mới chỉ áp dụng máy tính cho soạn thảo văn bản thông thường như lập Báo cáo kiểm toán trên nền Word và Excel. Trong xu thế phát triển ngày nay khi mà các công việc đều được vi tính hoá nhằm tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động thì việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán một cách thủ công như ở công ty giấy Bãi Bằng là không còn phù hợp. Do đó, công ty nên cố gắng để mau chóng cài đặt một phần mềm kiểm toán phù hợp. 4. Báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán là tài liệu quan trọng bậc nhất trong hồ sơ kiểm toán. Nó ghi lại một cách tổng hợp nhất những công việc kiểm toán viên đã làm được cùng các đánh giá, nhận xét và kiến nghị của họ. Báo cáo kiểm toán được lập thành nhiều bản nháp trước khi đi đến một báo cáo kiểm toán chính thức có chữ kí đầy đủ của Tổ trưởng kiểm toán, kiểm toán viên và Tổng Giám đốc công ty . Một Báo cáo kiểm toán nội bộ thông thường chỉ được gửi cho Tổng Giám đốc công ty, bộ phận được kiểm toán mỗi bên một bản. Riêng Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính thì còn được gửi đến Phòng kế toán, Ban Giám đốc, cơ quan thuế, cơ quan thống kê… Sau đây là một minh hoạ tóm tắt về một Báo cáo kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng: Biểu số 1: Công ty Giấy Bãi Bằng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Tổ kiểm toán Độc lập- Tự do- Hạnh phúc *** -------------------------- Số 04/KT-TCTH Phú Thọ, ngày 10 tháng 12 năm 2000 Biên bản kiểm toán khâu bán giấy- thu tiền Năm 1999 và 06 tháng đầu năm 2000 Thực hiện kiểm toán: Chức vụ 1. Cao Thế Viêm Tổ trưởng kiểm toán 2. Nguyễn Hồng Châm Kiểm toán viên Nội dung kiểm toán: 1. Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền ở các bộ phận có liên quan: phòng thị trường, phòng kế toán tài chính, kho giấy thành phẩm và phòng bảo vệ. 2. Quy trình hạch toán kế toán bán giấy thu tiền ở phòng kế toán tài chính bao gồm: - Quy trình bán giấy thu tiền ngay - Quy trình bán giấy qua đại lí - Quy trình bán giấy trả chậm 3. Nhận xét, đánh giá những vấn đề phát hiện qua kiểm toán. 4. Một số ý kiến đề xuất cần thiết Phần I: Kiểm toán quy trình bán giấy thu tiền ở phòng kế toán tài chính. (Đơn vị: tấn) Loại giấy Năm 1999 06 tháng đầu năm 2000 KH TH KH TH Giấy cuộn 30 000 32 650 16 000 15 980 Giấy vệ sinh 25 000 27800 13 000 13 000 Giấy in 8 000 9 700 4 000 4389 1. Quy trình bán giấy thu tiền ngay. Sơ đồ 1: TK 155 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112.. Giá vốn hàng bán Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu tiêu Tổng hàng bán về tiêu thụ thụ TK 532, 531 TK 33311 Giảm giá hàng VAT bán, hàng bán phải nộp bị trả lại 2. Quy trình bán giấy trả chậm. Sơ đồ 2: TK 155 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 111,112 Giá vốn Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu tiêu Tổng Thu tiền hàng bán hàng bán về tiêu thụ thụ TK 532, 531 TK 33311 Giảm giá hàng VAT bán, hàng bán phải nộp bị trả lại 2. Quy trình bán giấy qua đại lí. Sơ đồ 3: TK 155 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 111,112 Hàng gửi Giá vốn Kết chuyển Kết chuyển doanh Doanh thu tiêu Tổng Thu tiền bán giá vốn thu về tiêu thụ thụ TK 532, 531 TK 33311 Giảm giá hàng VAT bán, hàng bán phải nộp bị trả lại Phần II. Nhận xét, đánh giá. 1. Thực hiện chế độ ghi chép chứng từ, hoá đơn Qua kiểm tra chúng tôi thấy: Việc ghi chép phản ánh các chỉ tiêu trên hoá đơn bán giấy chưa đầy đủ, rõ ràng, còn sửa chữa, tẩy xoá không đúng nguyên tắc, chế độ quy định. Đặc biệt, đơn cử một số hoá đơn sau: Số hoá đơn Ngày Số tiền Sai phạm 044242 15/1/1999 150 327 600 Số tiền 003718 21/10/1999 Không ghi ghi số tiền 022098 29/4/1999 127 653 520 Thiếu chữ kí người mua 2. Số liệu phản ánh trên hoá đơn bán giấy và sổ sách kế toán có liên quan không nhất quán với nhau. Hoá đơn 22017 ngày 21/4/1999 số tiền giấy chưa có thuế 357 623 7000(đ) trong sổ chi tiết công nợ DNTN Thị._.