Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Công ty cổ phần May 19

iới, Việt Nam chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của toàn cầu hoá, đặc biệt khi chúng ta là thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới (WTO), mọi rào cản thương mại giữa các quốc gia đã được rỡ bỏ,cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn. Khi đó chất lượng sản phẩm trở thành công cụ cạnh tranh đắc lực của tất cả các doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chất lượng được biết đến như là một tổ chức, một công cụ, một phương tiện để thực hiện mục tiêu chất lượng. Hệ thống quản trị chất lượng có mối quan hệ với tất cả các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý nhân sự, hệ htống quản trị công nghệ…đảm bảo sự liên tục của các hệ thống này, nâng cao hiệu quả hoạt động ở mọi quá trình. Do vậy, việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Nhận thức được vai trò quan trọng của chất lượng sản phẩm đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã, đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc đạt chứng chỉ ISO 9001:2000 được coi như một tấm giấy thông hành giúp cho các doanh nghiệp tham gia vào thị trường thế giới. Là doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, hướng đến thị trường xuất khẩu,công ty cổ phần May 19 đã lựa chọn và xây dựng cho mình hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Trong quá trình tìm hiểu các thông tin về công ty em đã muốn tìm hiểu đề tài: “Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty cổ phần May 19” là đề tài nghiên cứu cho đề án chuyên ngành của mình. I. Cơ sở lý luận 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần may 19 1.1 Giới thiệu chung về công ty Tên giao dịch nước ngoài: Garment Joint Stock Company 19 Tên viết tắt: Garment JSC 19 Giám đốc: Phạm Duy Tân Năm thành lập: 1982 Địa chỉ trụ sở chính: Số 311 Đường Trường Chinh - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Website: E-mail: 247co@hn.vnn.vn Điện thoại: (04)8531.153; (069)563.051Fax: (04) 8530.154 Tài khoản số: 4311.01.0230.01, tại ngân hàng TMCP Quân đội 1.2 Lịch sử thành lập phát triển Công ty Cổ phần may 19 được chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước (Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng) sang Công ty cổ phần theo Quyết định số 1917/QĐ - BQP ngày 09/09/2003 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng. Tên giao dịch quốc tế: 19 GARMENT JOINT STOCK COMPANY. Công ty cổ phần may 19 là một Công ty cổ phần trong quân đội, hạch toán kinh tế độc lập, được phép sản xuất kinh doanh các mặt hàng về may mặc trên thị trường trong nước và quốc tế. Trong quá trình phát triển, Công ty luôn đổi mới thiết bị công nghệ, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá các mặt hàng sản xuất đáp ứng với yêu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Công ty từng bước nâng cao được uy tín, mở rộng thị trường, có quan hệ với nhiều khách hàng trong nước vàquốc tế.* Chiến lược kinh doanh của Công ty là: Tất cả vì khách hàng, mong muốn được phục vụ và hợp tác với mọi khách hàng trong nước và quốc tế với phương châm thuận tiện, chất lượng sản phẩm đảm bảo, giá cả hợp lý, thanh toán sòng phẳng hai bên cùng có lợi. * Cán bộ công nhân trong Công ty cam kết: - Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ may mặc. - Không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ năng lực toàn diện, thực hiện tốt các công việc được giao. * Quá trình hoạt động SXKD, Công ty đã có những thành tích sau: - Được Nhà nước tặng thưởng 2 Huân Chương lao động hạng II (năm 1998 và năm 2002).  - Được Bộ Tư lệnh Quân Chủng Phòng Không – Không Quân tặng thưởng: 02 cờ luân lưu “Đơn vị sản xuất kinh doanh khá nhất“ (năm 1997, 1998), 02 cờ đơn vị điển hình tiên tiến xuất sắc (năm 1997, 1999, 2003), 02 cờ đơn vị dẫn đầu thi đua khối Công ty xí nghiệp quốc phòng (năm 1999, 2000), 01 cờ đơn vị điển hình tiên tiến trong phong trào thi đua ngành Hậu cần làm theo lời Bác dạy (năm 2000) và nhiều bằng khen khác. Từ năm 1999 – nay, Công ty luôn đạt tiêu chuẩn “Đơn vị quyết thắng” được Tư lệnh Quân Chủng tặng Bằng khen. - Được Hội đồng xét thưởng quốc gia tặng: 17 huy chương vàng, 8 huy chương bạc về những sản phẩm chất lượng cao công ty tham gia Hội chợ triển lãm quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam (từ năm 1997 - năm 2002). Hiện nay Công ty có 1.180 cán bộ công nhân viên, trong đó:          + Biên chế : 10 người + Hợp đồng LĐ dàI hạn : 820 người + Hợp đồng LĐ ngắn hạn : 190 người + Học việc , tạm tuyển : 20 người Về học vấn: + Trình độ đại học : 45 / 1180 + Trung cấp các ngành : 28 / 1180 + Công nhân kỹ thuật, công nhân có tay nghề (4/6 trở lên ): 340/1180 + Bình quân bậc thợ toàn công ty : 2,5 / 6 1.3 Đặc điểm của công ty 1.3.1. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh hàng may công nghiệp 1.3.2. Đặc điểm riêng nổi bật về công nghệ của Công ty:  Ngoài các thiết bị máy may 1 kim, 2 kim, Công ty đã trang bị thêm nhiều máy móc chuyên dùng như: máy tra tay bằng vi tính, di bọ điện tử, thùa khuyết đầu tròn, máy cắt chỉ tự động, máy hai kim di động, bàn là nồi hơi, máy thùa đầu bằng v.v… của các nước như: Đức, Nhật, Hàn Quốc… II. Thực trạng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty cổ phần May 19 1. Tình hình áp dụng hệ thống qủan trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty cổ phần may 19 1.1 Đội ngũ lãnh đạo với mục tiêu chính sách rõ ràng Mục tiêu, chính sách chất lượng của công ty đã luôn được lãnh đạo xác định rõ ràng bà cụ thể cho từng năm trong đó chính sách chất lượng cho tổng giám đốc đưa ra dựa trên cơ sở phân tích chung của công ty. Chính sách chất lượng toàn công ty Tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty cam kết luôn đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ may mặc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trên nguyên tắc đặt chất lượng của hàng và dịch vụ lên hàng đầu “ Tất cả vì khách hàng” Đó là quan điểm phục vụ của công ty. Công ty sẽ huy động mọi nguồn lực cần thiết cải tiến liên tục hệ thống chất lượng và tạo mọi cơ hội để đào tạo bồi dưỡng kiến thức toàn diện cho tất cả cán bộ công nhân viên để họ cải tiến nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của mình. Chúng tôi đảm bảo cạnh tranh về chất lượng hàng hoá và dịch vụ ngày càng tốt hơn trên cơ sở giá cả hợp lý, phấn đấu vì lợi ích người tiêu dùng. Công ty cam kết xây dựng đầy đủ hệ thống văn bản áp dụng và thực hiện theo tiêu chuẩn Công ty sẽ chú trọng trong việc xây dừng mối quan hệ tốt với các bên cung ứng vật tư, nguyên liệu các bên gia công bán thành phẩm cho công ty, tạo điều kiện giúp đỡ trong khả năng có thể đảm bảo sự ổn định trong quá trình cung ứng vật tư,nguyên liệu cả về tiến độ và chất lượng hàng hoá. Mục tiêu chất lượng Tiếp tục áp dụng và duy trì cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đối với các hàng hoá của công ty. Luôn giao hàng đúng chất lượng, số lượng, chủng loại, thời hạn yếu cầu của khách hàng. Giảm tỷ lệ cái hỏng trong năm 2008 từ 4% xuống còn 2-3% Phối hợp chặt chẽ hoạt động quản lý, tác nghiệp và hỗ trợ giữa các đơn vị trong công ty, đảm bảo sản phẩm của công ty ngày càng hoàn thiện về mặt chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng, phát triển và chiếm lĩnh uy tín hàng đầu trong thị trường may mặc. Trong suốt thời gian qua nhờ có một đội ngũ lãnh đạo chất lượng với mục tiêu chính sách rõ ràng các quá trình của hệ thống quản trị chất lượng đã được thiết lập, duy trì cải tiến và thực hiện hiệu quả , giảm thiểu thời gian giao hàng bình quân từ 72 ngày/1 đơn hàng xuống còn 43 ngày/ 1 đơn hàng trong năm 2007 Công ty đã tiến hành thiết lập và duy trì các kênh thông tin nội bộ nhiều chiều trong tổ chức, Trên cơ sở đó , các mục tiêu chính sách chất lượng được phổ biến kịp thời, đúng đối tượng. Ngoài ra công ty còn tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về hệ thống chất lượng cho cán bộ công nhân viên. Nhờ đó mà các chính sách mục tiêu nâng cao chất lượng của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Hoạt động huấn luyện và đào tạo Trong những năm qua công ty đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, bổ túc kiến thức cho người lao động để họ có khả năng hoàn thành nhiệm vụ ở vị trí được phân công, công ty còn tuyển chọn nhằm nâng cao tay nghề công nhân. Trong năm 2004 công ty đã tổ chức 7 lớp huấn luyện và đào tạo lại tay nghề cắt may, hoàn thiện sản phẩm cho 560 lượt công nhân. Sau khi cổ phần hoá, công ty đã tổ chức 1 lớp học với 41 cán bộ từ cấp tổ trưởng đến cấp giám đốc các xí nghiệp, 6 lớp học cắt may cho 200 người, 1 lớp học ngoại ngữ cho 39 người. Bên cạnh đó công ty cũng quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực kế cận, kịp thời hỗ trợ những khâu vướng mắc tại các xí nghiệp sản xuất. Hàng năm công ty đều tổ chức mở các lớp đào tạo huấn luyện cho toàn thể cán bộ và nhân viên trong công ty nhằm mục đích hướng dẫn cho từng bộ phận trong quá trình hiểu và nắm rõ các nội dung: mô tả quá trình, mô tả sản phẩm, miêu tả công việc biểu mẫu Toàn bộ công nhân viên trong công ty đã được đào tạo theo quy trình và mỗi cán bộ trước khi nhận được hợp đồng chính thức thì phải trải qua 1 khoá đào tạo và thi 6 môn ISO, với mục đích đào tạo mỗi thành viên trong công ty đều phải làm việc theo quá trình. Các hình thức đào tạo của công ty gồm: đào tạo cho công nhân mới, đào tạo cho công nhân thuyên chuyển công tác, đào tạo nhân viên hành chính, đào tạo nâng cao tay nghề và thi thợ giỏi. Tất cả công nhân khi tuyển vào công ty đều phải thi tay nghề và được đào tạo lại bằng một khoá học kéo dài trong 3 tháng. Kết quả thu được là trình độ tay nghề và nhận thức của người lao động đã không ngừng được nâng lên trong thời gian qua. Tuy nhiên, hoạt động đánh giá kết quả sau mỗi lần đào tạo vẫn chưa phản ánh chính sác chất lượng của khoá đào tạo , việc đào tạo vẫn chưa hoàn toàn xuất phát từ mong muốn của các nhân viên do họ vẫn chưa nhận thức được lợi ích mà mỗi khoá đào tạo mang lại gây ra hiện tượng học theo hình thức, học theo phong trào làm cho hiệu quả của mỗi khoá học đối với hoạt động sản xuất kinh doanh là không cao trong những năm qua. 1.3 Xây dựng và quản lý hệ thống tài liệu chất lượng tại công ty 1.3.1 Hệ thống tài liệu Để thuận lợi cho việc sử lý, duy trì HTQT chất lượng luôn phù hợp. Hệ thống tài liệu của công ty theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được chia thành 4 tầng sau: Tài liệu tầng 1: Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng đưa ra những tuyên bố chính sách của công ty về các vấn đề chất lượng và các tuyên bố chính sách chung đối với từng yêu cầu của hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 Sổ tay chất lượng được sử dụng như cẩm nang định hướng cho mọi hoạt động liên quan đến chất lượng sản phẩm công ty cung cấp, là cơ sở cho việc duy trì và áp dụng HTQT chất lượng theo ISO 9001 phục vụ cho chính công ty và các bên đối tác thứ 3 như cơ quan chứng nhận, khách hàng về đánh giá sự phù hợp của hệ thống chất lượng Cấu trúc: - Giới thiệu về công ty - Giới thiệu về sổ tay chất lượng - Hệ thống chất lượng - Trách nhiệm lãnh đạo - Quản lý nguồn nhân lực - Thực hiện sản xuất - Đo lường, phân tích, cải tiến chất lượng Các bản copy sổ tay chất lượng được phân phối cho tất cả cán bộ phụ trách của các phân xưởng , phòng ban, gửi tới các đối tác có nhu cầu tìm hiểu về công ty. Ban ISO chịu trách nhiệm kiểm soát các bản copy đã gửi cho mọi đối tượng để đảm bảo sổ tay chất lượng luôn được cập nhật, phản ánh cho họ những thông tin mới nhất về HTQT chất lượng công ty Tài liệu tầng 2: Hệ thống các quy trình Nhằm cung cấp những tài liệu mô tả cách thực hiện các quá trình , mô tả cách thức phân phối hợp giữa các bộ phận chức năng để thực hiện công việc, chỉ rõ ai chịu trách nhiệm, sử dụng tài liệu nào, phương tiện gì để thực hiện tại mỗi bước công việc. Công ty đã xây dựng 19 quy trình trong đó có 11 quy trình chính và 8 quy trình hỗ trợ. Các quy trình này được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty và nó không được cấp phát cho những người không có nhiệm vụ liên quan, thường xuyên được sửa chữa bổ xung để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Tài liệu tầng 3: Hướng dẫn công việc gồm: Các quy trình tác nghiệp,hướng dẫn công việc, quy định, nội quy, biểu mẫu, tài liệu kỹ thuật, các kế hoạch, tiêu chuẩn nhằm kiểm soát hiệu quả các quá trình. Tài liệu tầng 4: Hồ sơ chất lượng Cung cấp các bằng chứng khách quan về kết quả hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn, kết quả công việc được thực hiện hàng ngày và được ghi chép lại. Hoạt động kiểm soát hồ sơ tài liệu chất lượng tài công ty. Công ty đã thiết lập và duy trì các thủ tục bằng văn bản kiểm soát tài liệu hồ sơ chất lượng nhằm mục đích: Quy định cụ thể người viết, người kiểm tra, người phê duyệt với từng loại tài liệu thuộc hệ thống chất lượng Quy định việc lưu trữ, truy cập, quản lý, phân phối tài liệu và thu hồi tài liệu lỗi thời Quy định phương pháp nhận biết , thu thập, phân loại, bảo quản… các hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng Tất cả các tài liệu trong hệ thống được sử dụng thống nhất về hình thức ký hiệu mã tài liệu, cách nhận biết tài liêụ. Các tài liệu bên ngoài công ty được bộ phận văn thư thường xuyên cập nhật, phân phối theo sự chỉ đạo của tổng giám đốc đến các bộ phận liên quan. Tất các các tài liệu phân phối đến các đơn vị liên quan được đăng ký vào sổ cấp phát tài liệu và có chữ ký của người nhận. Trong những năm qua hoạt động kiểm soát quản lý tài liệu chất lượng ngày càng được hoàn thiện và chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế. Trong năm 2007 ở một số bộ phận những tài liệu được các phòng , bộ phận thực hiện đúng thời gian, vẫn còn một tỷ lệ nhất định hồ sơ, tài liệu không nằm trong danh mục quản lý làm cho việc tìm kiếm tài liệu 1.4. Ban hành và đánh giá các hệ thống chỉ tiêu chất lượng Tiêu chuẩn với bán thành phẩm ở khâu cắt Với phương châm chất lượng sản phẩm đặt lên hàng đầu, công ty đã xây dựng các tiêu chuẩn, các yêu cầu đối với bán thành phẩm và chỉ những bán thành phẩm đạt tất cả các tiêu chuẩn đó mới được chuyển sang công đoạn tiếp theo nhằm giảm chi phí sửa chữa và tránh những sản phẩm không đạt chất lượng đến tay khách hàng. Những bán thành phẩm đạt quy cách là những bán thành phẩm đạt các tiêu chuẩn sau: Về dán dựng: dựng không dính phải phẳng, đúng kích cỡ. Dựng dính không được chảy nhựa sang mặt phải của vải, không bong rộp, phải phẳng đúng kích cỡ. Sang dấu vị trí: đúng như mẫu nẹp, đai gấu… đúng vị trí của chi tiết Kiểm tra vắt sổ: màu chỉ vắt sổ phải đúng, độ mau thưa hợp lý theo yêu cầu của khách hàng. Đường vắt sổ không được lỏng, sùi chỉ, bờ vắt sổ tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. May chi tiết rời: may đúng kiểu túi, đúng chi tiết, vị trí, kích thước, may đều mũi chỉ, tránh sùi, đứt chỉ, đường lại chỉ phải trùng khớp với đường may không bị sóng, các trường hợp phải tròn đều như mẫu. May cổ không được dúm vặn, độ tròn đều kích thước các điểm đối xứng Công đoạn là: đường là phải phẳng, là vào mặt trái đường dãn may Các yêu cầu chất lượng đối với sản phẩm may Yêu cầu về sử dụng: phù hợp với mục đích và thời hạn sử dụng cả về hao mòn vật lý và hao mòn vô hình. Để thoả mãn yêu cầu này cần phải lựa chọn nguyên vật liệu may, các vật liệu cho phù hợp. Yêu cầu về vệ sinh: đòi hỏi các sản phẩm phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của cơ thể trong quá trình sử dụng, quần áo có khả năng bảo vệ được cơ thể, chống lại được các tác động của mội trường. Đồng thời không gây độc hại cho cơ thể do những hoá chất có sử dụng trong quá trình dệt, nhuộm, giặt, là… Yêu cầu đối với quá trình gia công: Các yêu cầu về kích cỡ, đường may… Yêu cầu về chỉnh lý: các chế độ giặt, ủi, hiệu chỉnh, bao gói, nhãn hiệu… - Yêu cầu về tính thẩm mỹ của sản phẩm: mức độ phong phú về kiểu dáng, màu sắc, tính thời trang độc đáo của sản phẩm Yêu cầu về tính kinh tế của sản phẩm: các loại chi phí cần thiết, giá thành sản phẩm cạnh tranh, khả năng cạnh tranh về giá trên thị trường Yêu cầu về dịch vụ: hoạt động giới thiệu sản phẩm sản phẩm mới, hướng dẫn thị hiếu của người tiêu dùng , các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng 1.5 Hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến 1.5.1 Hoạt động theo dõi và đo lường 1.5.1.1 Theo dõi và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, đối tác Công ty tiến hành thu thập và xem xét các thông tin phản hồi, ý kiến và sự hài lòng của khách hàng, coi đó là thước đo mức độ thực hiện của hệ thống quản lý, công việc thu thập thông tin và phản hồi các ý kiến lên lãnh đạo có liên quan đã được thực hiện bởi mọi thành viên của công ty Kết quả của hoạt động này đã giúp cho các cán bộ quản trị chất lượng đánh giá một cách chính sác hệ thống quản trị chất lượng có vận hành tốt hay không. Từ đó có các giải pháp khắc phục sự lỗi thời không phù hợp đảm bảo tính liên tục của hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ Hàng năm công ty tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ 2 lần/ năm cho toàn bộ các yếu tố cả hệ thống chất lượng để xem xét sự vận hành và tính hiệu lực của hệ thống, kiểm soát việc thực hiện các quy trình làm việc của cán bộ công nhân viên từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý, cách tổ chức thực hiện công việc. Trong trường hợp cần thiết đại diện về chất lượng mới yêu cầu tổ chức các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ đột xuất. Chương trình đánh giá nội bộ được tổ chức dựa trên tình trạng, tầm quan trọng của các quá trình và khu vực được đánh giá cũng như kết quả trước đó Việc đánh giá chất lượng nội bộ do đội ngũ cán bộ đánh giá viên của công ty tiến hành. Đó là những người đã được đào tạo, đạt chứng chỉ dù khả năng truyền đạt, viết, phân tích và tổng hợp, có tinh thần trách nhiệm trong công việc Thường trực ISO lập kế hoạch và trình giám đốc để phê duyệt sau đó gửi thông báo đánh giá và chương trình đánh giá đã được phê duyệt tới các bộ phận được đánh giá trước khi tiến hành đánh giá ít nhất 1 tuần. Trong những năm qua, nhờ hoạt động đánh giá nội bộ mà hiệu quả công việc của các phòng ban đã tăng lên nhiều so với trước, các lỗi được phát hiện khắc phục kịp thời. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn chưa thực sự mang lại hiệu quả, hoạt động đánh giá đôi khi thiếu kết quả do sự kiêng nể do trình độ đội ngũ đánh giá còn yếu, hoạt động đánh giá được tổ chức thường kỳ và có sự báo trước nên chất lượng hoạt động đánh giá nội bộ là chưa cao, còn gây khó khăn cho việc phát hiện những điều không phù hợp để đưa ra các giải pháp khắc phục. Hoạt động kiểm soát tại công ty 1.5.2.1. Kiểm soát quá trình sản xuất - Ban chuẩn bị sản xuất có kế hoạch hoá kiểm tra mỗi đơn hàng trước khi đưa vật tư nguyên liệu vào sản xuất và giao cho các bộ phận có liên quan. Giám đốc các xí nghiệp sản xuất tự kiểm tra các công đoạn sản xuất ở xí nghiệp mình và chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng. - Kiểm soát quản lý chặt chẽ định mức tiêu hao nguyên vật liệu, lao động, thiết bị cho từng sản phẩm trong quá trình thực hiện sản xuất - Các thông số, yêu cầu kỹ thuật cho từng loại sản phẩm được hướng dẫn chi tiết ở tài liệu kỹ thuật và các hướng dẫn kỹ thuật bổ xung - Mọi hoạt động, quá trình trong toàn bộ hệ thống chất lượng của công ty đều được kiểm soát nghiêm ngặt từ khâu đầu vào đến khâu cuối cùng. Việc theo dõi được công ty xác định rõ đối với từng quá trình cụ thể. Thông qua việc giám sát hàng ngày về năng xuất , tình hình lao động, máy móc thiết bị…Cán bộ phụ trách công tác này báo cáo kết quả thu được trong các buổi giao ban hàng ngày để xin ý kiến lãnh đạo giải quyết các vấn đề xảy ra. - Nhờ được theo dõi, báo cáo liên tục tỷ lệ hàng sai hỏng toàn công ty liên tục giảm xuống trong vòng 4 năm gần đây, năm 2007 tỷ lệ này giảm xuống còn 3%, giảm 2 lần so với 2003. Thời gian giao hàng được rút ngắn hơn trước trung bình mỗi đơn hàng khoảng 20 ngày, uy tín công ty không ngừng được cải thiện trong những năm gần đây. Bên cạnh đó, công ty vẫn phải thuê ngoài 1 số dịch vụ như thêu, in, giặt, là…Những dịch vụ này gây khó khăn cho công tác kiểm soát quá trình sản xuất, làm tốn kém, không chủ động hoặc in không đạt tiêu chuẩn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. 1.5.2.2. Hoạt động kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Công ty quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận trong việc đề xuất các biện pháp xử lý những sản phẩm không phù hợp và đã phổ biến tới tất cả các xí nghiệp, bộ phận liên quan - Để kiểm soát các sản phẩm không phù hợp công ty đã đưa ra một số dấu hiệu nhận biết như sản phẩm hỏng ở khâu may được nhận biết thông qua màu sắc được gắn trên mỗi sản phẩm và được đưa tới bộ phận xử lý. Màu đỏ: chỉ sản phẩm đã kiểm tra nhưng chưa đạt yêu cầu Màu vàng: chỉ sản phẩm đang chờ kiểm tra Màu xanh: chỉ sản phẩm đã kiểm tra và đạt yêu cầu Đối với sản phẩm ở xí nghiệp cắt được nhận biết qua thẻ táp và thẻ góc Tại kho thành phẩm: hàng may được nhận biết qua phiếu may, hàng gia công được nhận biết qu mã hàng Tại các xí nghiệp tất cả các sản phẩm không phù hợp đều được chuyển lại cho người trực tiếp làm sản phẩm đó để họ sửa chữa lại đạt tiêu chuẩn đề ra, các sản phẩm không sửa chữa được công ty tiến hành loại bỏ hoặc sử dụng trong nội bộ. Các sản phẩm sau khi sửa chữa đều được ban kiểm hoá chất lượng tại mỗi xí nghiệp kiểm tra lại một lần nữa trước khi nhập kho và giao cho khách hàng. Nhờ những thủ tục quy định rõ ràng như vậy hoạt động kiểm soát sản phẩm không phù hợp diễn ra rất tốt trong những năm qua, tỷ lệ sản phẩm không phù hợp đến tay khách hàng ở mức thấp 0.5- 1 % 1.5.2.3. Kiểm soát tài sản của khách hàng cung cấp - Thông thường tài sản khách hàng giao cho công ty là vât liệu chính, vật liệu phụ để sản xuất các sản phẩm mẫu và gia công cho khách hàng. Việc bảo quản và kiểm soát tài sản do khách hàng cung cấp nhằm mục đích : + Nhằm bảo đảm sự phù hợp với yêu cầu cuả khách hàng về màu sắc sản phẩm, chất lượng, chủng loại vật tư + Bảo đảm sự đầy đủ định mức vật tư trên một sản phẩm hoặc đảm bảo đủ số lượng vật tư theo số lượng đặt hàng trong đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Các bộ phận chức năng bao gồm phòng kinh doanh hoặc xí nghiệp kinh doanh thương mại dịch vụ chịu trách nhiệm với khách hàng về các vấn đề liên quan đến việc giao nhận bảo quản tài sản của khách hàng. Mọi thông tin kiểm soát, xác nhận tài sản của khách hàng được thống nhất, cập nhật qua sổ “ tiếp nhận tài sản do khách hàng cung cấp” Trong năm qua 100% tài sản khách hàng cung cấp do công ty lưu trữ đã không bị mất mát, hư hỏng. Tuy nhiên, công tác phân loại tài sản này bằng các dấu hiệu nhận biết đã được công ty quy định vẫn chưa được tất cả các thành viên thực hiện một cách nghiêm túc nên vẫn còn tình trạng nhầm lẫn khi giao tài sản cho khách hàng. Hoạt động phân tích dữ liệu Công ty xây dựng, thu thập và phân tích các dữ liệu để chứng tỏ sự thích hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản trị chất lượng, đồng thời làm cơ sở cho để xây dựng các hành động phòng ngừa, cải tiến hoạt động. Việc phân tích dữ liệu cung cấp các thông tin về: - Sự thoả mãn của khách hàng qua thu thập trực tiếp, qua các đối tác, sự trở lại của khách hàng, doanh thu, khảo sát hoặc hội nghị với khách hàng. Sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm thông qua cắc báo cáo không phù hợp và biên bản kiểm tra Đặc tính xu hướng của quá trình Dữ liệu về nhà cung cấp Đây là bằng chứng đánh giá chính xác về tình trạng năng lực nhà cung cấp. Do vậy, công ty đã chủ động mua sắm, cung ứng kipk thời nguyên vật liệu, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Hoạt động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến liên tục chất lượng Các biện pháp được công ty áp dụng nhằm hạn chế những sai phạm về chất lượng có thể xảy ra trong quá trình mua bán dịch vụ hàng hoá là: Xác lập, áp dụng và duy trì các thủ tục, quy định bằng văn bản để xác định và thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân gây và những nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự không phù hợp Ghi nhận và xem xét các thông tin: khiếu nại của khách hàng, báo cáo các bộ phận về sự không phù hợp của sản phẩm… để xác định nguyên nhân của sự không phù hợp Tiến hành xem xét các thông tin cần thiết về hoạt động khắc phục và phòng ngừa tại các cuộc họp xem xét của lãnh đạo chất lượng và lãnh đạo các phòng ban của công ty. Thường trực ISO tiếp nhận các yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa do các bộ phận chuyển đến, cập nhật theo biểu mẫu BM.14HT.02 phối hợp cùng phòng kỹ thuật để xác định bộ phận thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa Bộ phận được giao tiến hành xác định nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục và phòng ngừa thích hợp và thực hiện khắc phục đúng thời gian quy định Mọi hoạt động khắc phục phòng ngừa đều được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quả Với tất cả những hoạt động trên công ty đã đạt được một số kết quả tương đối khả quan trong việc khắc phục và phòng ngừa các sai phạm chất lượng dẫn đến hoàn thiện hệ thống. Tình hình thực tế tại công ty được thể hiện thông qua các chỉ tiêu cụ thể sau: Số lượng các NC/NX và tình hình khắc phục chúng tại công ty từ năm 2003- 2007 stt hạng mục năm 2003 2004 2005 2006 2007 a b a b a b a b a b 1 Các NC/NX từ đánh giá nội bộ 0 0 1 1 2 1 2 2 0 0 2 Các NC/NX còn tồn đọng lại 4 1 5 2 1 1 0 0 1 1 3 Các Nc/Nx khác 2 2 0 1 0 0 0 0 0 0 tổng 6 3 6 4 3 2 2 2 1 1 Trong đó: NC: nguy cơ không phù hợp NX: sự không phù hợp a: số lượng các NC/NX b: số lượng các NC/NX đã được khắc phục phòng ngừa Theo số liệu thống kê cho thấy, hệ thống chất lượng của công ty đã liên tục được cải tiến và hoàn thiện hơn trước rất nhiều thể hiện ở các sự không phù hợp và nguy cơ không phù hợp có xu hướng giảm liên tục từ năm 2003 đến nay. Cụ thể: - Trong năm 2003 có tổng số NC/NX là 6, trong đó số khắc phục được là 3. Các NC/NX còn tồn đọng từ năm trước là 4 nhưng chỉ khắc phục được 1. Số ngày thực hiện khắc phục trung bình đối với các sự không phù hợp là tương đối nhanh. - Năm 2004 công ty đã khắc phục được 2 NX còn tồn đọng từ nam ngoái. Trong đợt đánh giá nội bộ lần 2 phát hiện 1 NX liên quan đến tài liệu nguồn gốc bên ngoài - Năm 2005 do công ty có nhiều thay đổi về cơ cấu, tổ chức, cách thức quản lý. Các cán bộ chất lượng chưa dành nhiều thời gian cho công tác chất lượngvì vậy thời gian khắc phục cắc nguy cơ tăng. - Năm 2006 công ty đã khắc phục được 2 NC/NX bao gồm cả2 nguy cơ phát sinh từ quá trình đánh giá nội bộ với số ngày trung bình kéo dài 78 ngày. - Năm 2007 không có phát sinh NC/NX nào, công ty đã khắc phục được 1 NX còn tồn đọng lại từ năm trước 2. Thực trạng của công ty sau khi áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 2.1 Một số thành tựu chủ yếu mà công ty đạt được 2.1.1 Kết quả về hoạt động sản xuất kinh doanh Những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có nhiều khởi sắc. Doanh thu và lợi nhuận của công ty luôn đảm bảo năm sau cao hơn năm truớc,thu nhập bình quân của người lao động không ngừng tăng lên vì vậy đời sống của họ được cải thiện rõ rệt, đây là một trong những nhân tố tích cực tạo động lực cho người lao động. Nhờ áp dụng hệ thống quản trị chất lượng, công ty đã thực hiện đầy đủ, cung cấp đúng tiến độ theo yêu cầu của các đơn hàng, hạn chế được tối đa những sai sót về nghiệp vụ, công tác giao nhận hàng hoá có nhiều tiến bộ nhờ vậy giảm được lượng hàng hoá lưu kho, lưu bãi tiết kiệm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó công ty đã xây dựng được một cơ chế quản lý chặt chẽphù hợp từ khâu bán hàng, quản lý sử dụng vốn, quản lý cơ sở vật chất…gắn trách nhiệm của công ty với trách nhiệm của cá nhân. Về thị trường: áp dụng hệ thống quản trị chất lượng góp phần làm tăng uy tín của công ty trên thương trường tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, thâm nhập thị trường mới, mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác. 2.1.2 Kết quả về chất lượng sản phẩm 2.1.2.1 Thực trạng chất lượng bán thành phẩm ở phân xưởng cắt Công đoạn cắt đóng vai trò quyết định tiến độ, chất lượng sản phẩm ở các công đoạn tiếp theo. Ở phân xưởng này có các sai hỏng thường gặp như cắt sai, lầm vải, phai màu….. Qua bảng số liệu dưới ta thấy: chất lượng bán thành phẩm ở khâu cắt ngày càng được nâng cao thể hiện qua các năm số lượng bán thành phẩm sai hỏng giảm rõ rệt. Trong đó sản phẩm hỏng sửa chữa được chiếm tỷ lệ lớn, phế phẩm vẫn tồn tại nhưng chiếm tỷ lệ không đáng kể. Năm 2003 có 11387 bán thành phẩm sai hỏng trong đó 10267 chi tiết sửa chữa được và 1120 phế phẩm (chiếm 0.1% trên tổng số bán thành phẩm sản xuất ra trong năm). Đến năm 2007 có 3769 sản phẩm hỏng nhưng chỉ có 82 phế phẩm chiếm 0.003% tổng số bán thành phẩm sản xuất ra trong năm. Dưới đây là bảng số liệu về tình hình chất lượng sản phẩm ở xí nghiệp cắt trong một vài năm gần đây: (nguồn xí nghiệp cắt) Năm Chỉ tiêu S/P hỏng S/P hỏng sửa được phế phẩm tỷ lệ phế phẩm/ tổng số bán thành phẩm sản xuất ra 2003 11387 10267 1120 0.1 2004 9628 8631 997 0.05 2005 6213 5824 389 0.025 2006 4862 4679 183 0.008 2007 3769 3687 82 0.003 %2004/2003 84.55 84.07 89.02 - %2005/2004 64.53 67.48 39.02 - %2006/2005 78.26 80.34 47.04 - %2007/2006 77.52 78.8 44.81 - Như vậy, nhờ áp dụng hệ thống quản trị chất lượng, công tác kiểm tra thường được tiến hành một cách thường xuyên và ngay từ những công đoạn đầu cho nên chất lượng bán thành phẩm tăng lên rõ rệtgóp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí phế phẩm. Bên cạnh đó vẫn tồn tại bán thành phẩm không đạt yêu cầu được chuyển đến xí nghiệp maylàm mất thời gian và chi phí không đáng có để xử lý. Vì vậy công tác kiểm tra chất lượng và tự kiểm tra chất lượng cần được nâng cao hơn nữa. Thực trạng chất lượng sản phẩm ở xí nghiệp may Xí nghiệp may là nơi sản xuất chính của công ty, tại đây sản phẩm hoàn chỉnh sẽ được tạo ra và mỗi sản phẩm là kết quả của nhiều công đoạn, chất lượng của công đoạn trước sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của công đoạn sau, người công nhân làm đúng yêu cầu kĩ thuật thì buộc phải làm lại cho đến khi đúng thì mới chuyển sang công đoạn kế tiếp tránh tình trạng lọt sản phẩm lỗi, sai hỏng tới tay khách hàng Chất lượng sản phẩm còn được phản ánh thông qua ý kiến phản hồi của khách hàng như yêu cầu sửa chữa lại, sản phẩm bị trả lại. Sản phẩm lỗi bị khách hàng trả lại năm tỷ lệ sản phẩm lỗi bị khách hàng trả lại 2003 0.25 2004 0.2 2005 0.15 2006 0.1 2007 0.05 (nguồn phòng ki._.