Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng sản phẩm ở Công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương

LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thÕ khu vùc ho¸, toµn cÇu ho¸ vÒ kinh tÕ, c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng cµng trë nªn quyÕt liÖt, chÊt l­îng s¶n phÈm sÏ lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i cña c¸c doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã, ®êi sèng x· héi ngµy cµng n©ng cao, nhu cÇu cña con ng­êi ®èi víi hµng ho¸ ngµy cµng t¨ng kh«ng ngõng vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng. §Ó tho¶ m·n nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i nç lùc, cè g¾ng t×m kiÕm c¸c ph­¬ng ph¸p tèi ­u nhÊt ®Ó s¶n xuÊt vµ cung øng s¶n phÈm cã chÊt l­îng cao nhÊt víi gi¸ thµnh hîp lý nhÊt. §ã chÝnh lµ con ®­êng chñ yÕu ®Ó doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn l©u dµi. ChÊt l­îng s¶n phÈm thùc sù trë thµnh mét nh©n tè c¬ b¶n quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i trong kinh doanh cña doanh nghiÖp còng nh­ sù thµnh c«ng hay tôt hËu cña nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc. §¶m b¶o n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm ®èi víi c¸c doanh nghiÖp lµ yªu cÇu kh¸ch quan gãp phÇn thóc ®Èy s¶n xuÊt ph¸t triÓn, ®ãng gãp vµo viÖc n©ng cao ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Trong nÒn kinh tÕ hµng ho¸ nhiÒu thµnh phÇn ë n­íc ta hiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp ®­îc tù chñ trong kinh doanh, h¹ch to¸n ®éc lËp vµ tù do c¹nh tranh trong khu«n khæ ph¸p luËt. Nh÷ng doanh nghiÖp thuéc c¸c thµnh phÇn kinh tÕ kh¸c nhau ®ang c¹nh tranh gay g¾t ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn. H¬n n÷a, tõ khi chÝnh s¸ch më cöa, søc Ðp cña hµng ngo¹i nhËp, cña ng­êi tiªu dïng trong vµ ngoµi n­íc. §iÒu ®ã buéc c¸c nhµ kinh doanh còng nh­ c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i hÕt søc coi träng vÊn ®Ò ®¶m b¶o vµ n©ng cao chÊt l­îng, bëi chÊt l­îng s¶n phÈm lµ vò khÝ c¹nh tranh lîi h¹i cña doanh nghiÖp. Công ty TNHH thiết bị giáo dục và đào tạo Ánh Dương tuy mới thành lập năm 2005 nhưng đã xác định rõ mục tiêu kinh doanh là chất lượng sản phẩm, công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quá trình sản xuất sản phẩm của mình. Công ty đã có một hệ thống văn bản, tài liệu và các quy trình quản trị chất lượng rất rõ ràng, được phổ biến và thực hiện trong tất cả các phòng ban. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều tồn tại trong việc áp dụng hệ thống. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ ®ã, trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương, víi sù gióp ®ì cña cô giáo: Ths.Đỗ Thị Đông, em ®· chän ®Ò tµi: “Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng sản phẩm ở Công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương”, lµm chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp, nh»m ph©n tÝch thùc tr¹ng chÊt l­îng s¶n phÈm vµ qu¶n trÞ chÊt l­îng s¶n phÈm, ®ång thêi ®­a ra nh÷ng quan ®iÓm, gi¶i ph¸p n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm cña C«ng ty. Về mặt kết cấu, chuyên đề tốt nghiệp được chia làm ba phần: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương. Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị chất lượng tại công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chới Ánh Dương. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng tại công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương. Do nhận thức và thời gian thực tập thực tế có hạn nên chuyên đề còn nhiều thiếu sót. Do vậy em mong được sự góp ý, hướng dẫn của cô giáo và nhận xét của ban lãnh đạo công ty giúp em hoàn thành tốt hơn chuyên đề này. Chương I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI ÁNH DƯƠNG Giới thiệu về công ty TNHH Thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương Tên công ty: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI ÁNH DƯƠNG Tên giao dịch quốc tế: ANH DUONG EDUCATIONAL EQUIPMENT AND TOY COMPANY LIMITED Tên viết tắt: ANH DUONG EET CO., LTD. Loại hình công ty: Công ty TNHH nhiều thành viên Địa chỉ trụ sở chính: 34 ngõ 20 Nguyễn Viết Xuân, Phường Phương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội Điện thoại: 04 5655063 Fax: 04 5655063 Email:anhduongeet@yahoo.com Số đăng ký kinh doanh:0102019471 Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng( Hai tỷ đồngVN) Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh thiết bị giáo dục, đồ chơi trẻ em( trừ đồ chơi có hại cho giáo dục nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh trật tự, an toàn xã hội), thiết bị nội thất, văn phòng. Mua bán vật liệu xây dựng Kinh doanh dịch vụ công viên vườn thú Xuất nhập khẩu những mặt hàng công ty kinh doanh Danh sách thành viên góp vốn: STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Giá trị vốn góp(đồng) Phần vốn góp(%) 1 NGUYỄN DUY CHUNG 34 ngõ 20 Nguyễn Viết Xuân, Phường Phương Mai, quận Thanh Xuân, Hà Nội 1.200.000.000 60 2 NGUYỄN HỮU PHÚC Đội II, thôn Quế Ổ, xã Chi Lăng, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 800.000.000 40 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Họ và tên: NGUYỄN DUY CHUNG Chức danh: Giám đốc Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0102019471 do sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 17 tháng 3 năm 2005 với vốn điều lệ ban đầu là 2.000.000.000 VND. Năm 2005, công ty ngay sau ngày thành lập, các hoạt động xây dựng nhà xưởng, mua sắm và lắp đặt dây chuyền sản xuất, nghiên cứu thị trường và xây dựng kênh phân phối, xây dựng đội ngũ nhân sự chủ chốt, tuyển dụng và đào tạo lao động đã gấp rút được tiến hành để đưa Công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh Ban đầu mới thành lập nên việc kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn nhằm tạo dựng hình ảnh công ty đối với người tiêu dùng, nhưng với nỗ lực cố gắng của toàn bộ công ty đã có được thành quả ngay trong những năm đầu thành lập, doanh thu năm 2005, 2006 lần lượt là 968.782.740 và 1.032.986.827(VND) với tổng lợi nhuận sau thuế là 12.774.925 và 40.592.463(VND). Năm 2007, do yêu cầu của thị trường công ty đã đầu tư thêm nhiều trang thiết bị, tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên năng động, có kỹ thuật và lành nghề đưa công ty ngày càng tiến mạnh vào thị trường, khẳng định vị thế của mình. Công ty đầu tư mua nhiều ô tô tải lớn, nhỏ, các loại máy móc thiết bị mới nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công tác vận chuyển hàng đến với các khách hàng ở thị trường miền Trung và miềm Nam. Với nỗ lực của toàn công ty tuy mới chỉ thành lập nhưng đã mở rộng thị trường ra toàn quốc. sản phẩm của công ty được tiêu thụ tại cả 3 thị trường miền Bắc, Miền Trung, miền Nam, chủ yếu cho các sở, phòng giáo dục và các trường mầm non như: L©m §ång,H¶i Phßng,Gia Lai, Qu¶ng Ng·, Qu¶ng B×nh,§¾k N«ng,Kon Tum,NghÖ An,B¾c Ninh,Thanh Ho¸, Huế, Hưng Yên…và lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước 1.3. Các đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty 1.3.1. Sản phẩm và thị trường * Sản phẩm của công ty rất đa dạng với rất nhiều mặt hàng khác nhau được phân loại theo tính năng của sản phẩm: - Thiết bị đồ chơi ngoài trời: + các loại khu liên hoàn – nhà chơi – cầu trượt: khu liên hoàn nhiều khối, nhà chơi hình lục giác,nhà chơi nhiều cầu trượt, nhà chòi, thang leo… + Các loại mâm quay, đu quay: các loại mâm quay con giống, mâm quay thể lực, đu quay, chén quay,đu đạp chân… + Các loại xích đu, đu treo: xích đu nhiều chỗ, xích đu đa năng, đu treo tầu hỏa, đu treo ô tô… + Các loại thú nhún,bập bênh: con giống nhún, máy bay nhún, tam mã, bập bênh con giống, bập bênh lò xo… + Thiết bị rèn thể lực: thang chui, thang leo, xà, cầu thăng bằng, khu thể chất, bóng rổ,cầu mây… + Các loại nhà banh cầu trượt: nhà banh cầu trượt, bể bơi, bể bóng, máy bay cầu trượt… - Thiết bị vận động rèn luyện thể chất: bóng nhựa, cột, cung, gậy, vòng thể dục… - Đồ chơi ngoại nhập: bể bóng, xe đạp, nhà chơi, khu vui chơi đa năng… - Thiết bị nội thất và chăm sóc nuôi dưỡng : + Thiết bị nội thất: bàn, ghế, bảng, giá đồ chơi, giá sách, tủ đồ… + Thiết bị chăm sóc nuôi dưỡng: bình ủ, giường, phản, tủ để cốc và thức ăn… - Thiết bị văn phòng, bàn ghế phổ thông: cân đo sức khỏe, tủ thuốc y tế,bàn, bảng , bút… - Thiết bị đồ chơi trong nhà phục vụ các góc : + Góc học tập: góc làm quen với toán,chữ cái, tiếng việt, kể chuyện, với môi trường xung quanh… + Góc xây dựng: đồ chơi xếp hình, xâu dây, kéo dây, đồ chơi xếp hình, xây dựng…+ Góc nghệ thuật: gồm hoạt động tạo hình như đất nặn, bút mầu, keo, giấy mầu…và hoạt động âm nhạc như đàn, sáo, mõ, kèn, quạt, trống… + Góc phân vai theo chủ đề: chủ đề gia đình có ba lô, vỉ, rổ, giường.. và chủ đề xã hội có trang phục các ngành nghề + Góc thiên nhiên - Danh mục thiết bị tối thiểu trang bị các nhóm lớp (thí điểm theo trương trình đổi mới):+ Góc học tập + Góc xây dựng + Góc nghệ thuật + Góc phân vai theo chủ đề + Góc thiên nhiên Ngoài sản xuất theo mẫu có sẵn, công ty còn nhận thiết kế, thi công các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng * Thị trường Thị trường của công ty chủ yếu là thị trường trong nước, công ty chưa có sản phẩm xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài. Tuy mới chỉ được thành lập chưa lâu nhưng công ty đã có thị trường trên toàn quốc. Thị trường được phân làm 3 miền: Bắc, Trung, Nam. Thị trường của doanh nghiệp mở rộng,§Þa bµn kh¸ch hµng phôc vô tr¶i réng trªn 16 tØnh thµnh trªn toµn quèc bao gåm c¶ c¸c thµnh phè lín, c¸c tØnh ®ång b»ng vµ t©y nguyªn nh­: Thanh Ho¸, H­ng Yªn, B¾c Ninh, Th¸i B×nh, H¶i Phßng, HuÕ, L©m §ång, Qu¶ng Ng·i, Kontum... Kh¸ch hµng kh«ng chØ thuéc c¸c khèi giáo dôc, ch¨m sãc trÎ em, c¸c C«ng ty mµ cßn c¸c tæ chøc quèc tÕ nh­ tæ chøc tÇm nh×n thÕ giíi t¹i ViÖt Nam. Công ty cung cấp sản phẩm cho 3 loại đối tượng khách hàng chủ yếu: Một là, khách hàng lẻ: khách hàng lẻ của công ty là tất cả các cá nhân trên cả nước có nhu cầu mua sản phẩm của công ty, nhưng khách hàng lẻ tập trung chủ yếu là ở Hà Nội và các tỉnh lân cận. Đây là đối tượng khách hàng có nhu cầu phong phú nhất, mua rất nhiều chủng loại mặt hàng là thiết bị giáo dục và đồ chơi trẻ em. Ngoài những sản phẩm mà công ty sản xuất được, công ty còn mua các loại mặt hàng mà mình không sản xuất được để thỏa mãn nếu những khách hàng đó có nhu cầu. Hai là, khách hàng là các tổ chức: đây là nhóm đối tượng khách hàng lớn nhất và quan trọng nhất đối với công ty. Các tổ chức là Sở giáo dục và đào tạo tỉnh, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện ,Phòng Lao động thương binh xã hội,các trường Mầm non, ủy ban nhân dân các tỉnh, ủy ban dân số gia đình và trẻ em, các chương trình phát triển vùng. Đối tượng khách hàng này là quan trọng nhất đối với công ty vì các hợp đồng ký kết với các tổ chức này thường với số lượng lớn, giá trị hợp đồng cao nên được công ty hết sức chú trọng. Ba là, khách hàng là các công ty thương mại: đối tượng khách hàng này tuy chỉ chiếm một tỷ lệ không lớn nhưng có ý nghĩa quan trọng và là đối tượng khách hàng tiềm năng của công ty 1.3.2. Cơ cấu và tổ chức * Mô hình tổ chức của công ty: Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của công ty (Nguồn: lấy từ sổ tay chất lượng của công ty Ánh Dương) Ban giám đốc: Giám đốc Công ty Giám đốc điều hành Công ty Giám đốc Nhà máy Phó Giám đốc Công ty. Khối văn phòng: Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán Phòng kinh doanh Nhà máy Bộ phận Xưởng Bộ phận vật tư và kho. 1.3.3. Nguồn nhân lực Đối với công ty thì nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng góp phần tạo lợi thế cạnh tranh so với các công ty khác, đặc biệt là trong cùng ngành. Yếu tố chất lượng nguồn nhân lực góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm, đặc biệt là với công ty chuyên sản xuất thiết bị giáo dục và đồ chơi. Do là công ty TNHH mới được thành lập từ năm 2005 với số vốn và quy mô chưa lớn nên số lượng công nhân của công ty chỉ là 125 người, số lượng thường xuyên là 90 người, còn lại là lao động thời vụ. Bảng 1.1. Bảng kê khai số lượng nhân viên tại các bộ phạn trong công ty Bé phËn V¨n phßng Nhµ m¸y s¶n xuÊt Tæng Sè l­îng th­êng xuyªn (ng­êi) 20 70 90 Sè l­îng thêi vô (ng­êi) 0 35 35 Tæng (ng­êi) 20 105 125 (Nguồn: Từ hồ sơ năng lực của công ty Ánh Dương) Chất lượng của công nhân công ty qua các bảng kê khai năng lực: Bảng 1.2. Bảng kê khai năng lực cán bộ chuyên môn và kỹ thụât của doanh nghiệp TT Cán bộ chuyên môn và kỹ thuật Số lượng Theo thâm niên Dưới 1 năm 1-2 năm Trên 3 năm 1 KS thiÕt kÕ 01 01 2 KS c¬ khÝ 01 01 3 Cö nh©n Mü ThuËt 01 01 4 KS kÕt cÊu x©y dùng 01 01 5 KS Điện 01 01 6 KS hãa 01 01 7 KS c«ng nghÖ th«ng tin (chuyªn lËp tr×nh) 01 8 Cö nh©n c¬ khÝ chÕ t¹o 02 02 09 Cö nh©n tµi chÝnh kÕ to¸n 02 02 10 Cử nhân kinh tế 07 05 11 Trung cấp c¬ khÝ chÕ t¹o 02 02 Tổng cộng 20 0 02 18 (Nguồn: Từ hồ sơ năng lực của công ty Ánh Dương) Hình 1.2. Tỷ lệ phần trăm năng lực chuyên môn kỹ thuật theo thâm niêm Ngoµi ra C«ng ty th­êng xuyªn cã ®­îc sù céng t¸c cña c¸c chuyªn gia hµng ®Çu lµm viÖc trong lÜnh vùc gi¸o dôc mÇm non vµ nghiªn cøu t©m lý trÎ em ®Ó ®­a ra ®­îc nh÷ng s¶n phÈm phï hîp víi ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o, thÓ chÊt vµ t©m lý trÎ nhá. Bảng 1.3. Bảng kê khai công nhân kỹ thuật TT Công nhân theo nghề SL BËc 3/7 Bậc 4/7 Bậc 5/7 Bậc 6/7 1 Thợ s¬n 10 10 2 Thợ sắt 05 2 2 3 Thợ hàn 15 5 5 5 4 Thî tiÖn 01 01 5 Thợ mộc 15 5 5 5 6 Thợ máy 01 3 7 Thî nhùa 10 10 8 Thî khu«n 02 02 9 Thî ®iÖn 01 01 10 Lao động phæ th«ng 10 Tổng cộng 70 (nguồn: từ hồ sơ năng lực của công ty Ánh Dương Hình1.3.. Tỷ lệ phần trăm công nhân kỹ thuật theo bậc 1.3.4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị Quy m« nhµ m¸y: - DiÖn tÝch mÆt b»ng nhµ x­ëng: 2.000m2. - Gåm 4 xÝ nghiÖp chÝnh: C¬ khÝ, Méc, Nhùa composite, S¬n. D©y chuyÒn s¶n xuÊt: Bảng 1.4.Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công xưởng cơ khí TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Giá trị% Nước sản xuất 1 M¸y hµn Mix-Max ChiÕc 05 80 NhËt B¶n, Trung Quèc 2 M¸y hµn hå quang ChiÕc 10 85 ViÖt Nam 3 M¸y uèn èng thñy lùc ChiÕc 02 90 Trung Quèc 4 M¸y c¾t thÐp ChiÕc 04 80 ViÖt Nam 5 M¸y uèn t¹o h×nh CNC ChiÕc 01 90 Trung Quèc 6 M¸y mµi ChiÕc 10 75 §øc vµ Trung Quèc 7 M¸y khoan ChiÕc 10 70 §øc vµ Trung Quèc 8 M¸y dËp t«n ChiÕc 01 95 Trung Quèc 9 M¸y tiÖn ChiÕc 01 70 Nga Bảng 1.5.Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công xưởng mộc TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Giá trị% Nước sản xuất 1 M¸y c­a gç bµn ChiÕc 02 70 Trung Quèc 2 M¸y c¾t gç ChiÕc 04 85 Trung Quèc 3 M¸y c¾t gãc chiÕc 02 80 §øc 3 M¸y khoan bµn ChiÕc 02 90 ViÖt Nam 4 M¸y soi ChiÕc 05 85 §øc 5 M¸y dung ChiÕc 05 75 §øc 6 Sóng b¾n ®inh ChiÕc 06 80 Trung Quèc Bảng 1.6.Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công xưởng nhựa composite TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Giá trị% Nước sản xuất 1 M¸y phun Zencèt ChiÕc 04 90 NhËt B¶n 2 M¸y khoan ChiÕc 06 85 ViÖt Nam 3 M¸y mµi ChiÕc 05 95 §øc 4 M¸y ®¸nh bãng ChiÕc 03 95 ViÖt nam 5 Sóng phun Zencèt ChiÕc 04 95 NhËt B¶n Bảng 1.7.Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công phân xưởng sơn TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Giá trị% Nước sản xuất 1 M¸y nÐn khÝ ChiÕc 05 85 NhËt B¶n 2 Sóng phun s¬n ChiÕc 20 90 NhËt B¶n 3 HÖ thèng läc vµ d©y truyÒn khö mïi Bé 01 80 ViÖt Nam 4 Buång s¬n tÜnh ®iÖn C¸i 04 80 NhËt B¶n 5 Lß sÊy s¬n ChiÕc 04 75 ViÖt Nam 6 HÖ thèng bÓ läc Bé 01 80 ViÖt Nam 1.3.5. Công nghệ và quá trình sản xuất Công nghệ và quá trình sản xuất tương ứng với 3 phân xưởng khác nhau của công ty. Xưởng cơ khí và sơn Bảng1.8.Bảng quy trình sản xuất tại xưởng cơ khí và sơn Tt Các bước thực hiện Người thực hiện Thông số kiểm soát/ Phạm vi cho phép Biểu mẫu, Phương tiện sử dụng Người ghi 1 Nhận Lệnh sản xuất Quản đốc - BM 04-04/QT - 2 Nhận Nguyên vật liệu ( Ống hộp thép, U, V, Z, Trục, vật tư phụ ...) Quản đốc, thủ kho Số, khối lượng Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) Quản đốc Thủ kho 3 Giao việc cho công nhân Quản đốc Theo lệnh sản xuất Sổ giao việc (BM 07-04/QT) Quản đốc 4 Cắt, uốn, dựng, hàn đính lên khung sản phẩm Công nhân Kích thước Bản vẽ/hình ảnh, dưỡng, định mức vật tư 5 Hàn quét hoàn chỉnh sản phẩm Công nhân Bề mặt, Que hàn Bản vẽ/hình ảnh 6 Mài Công nhân Bề mặt Ngoại quan - 7 Kiểm tra ( KT 1) Quản đốc Bề mặt, Kích thước(Theo bản vẽ/hình ảnh), 100% Sổ kiểm tra SPBM 07-02/QT Quản đốc 8 Làm sạch bề mặt Công nhân Bề mặt Ngoại quan 9 Sơn Công nhân Pha màu theo bảng màu Màu sản phẩm Bảng mầu (công thức pha theo tỷ lệ do Công ty tự quy định)Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) 10 Lắp ráp tổng thể Công nhân Theo bản vẽ/ hình ảnh Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) - 11 Kiểm tra ( KT 2) Quản đốc Bề mặt, Kích thước, độ chính xác(Theo bản vẽ/hình ảnh, định mức vật tư)Màu sơn, Bề mặt. 100% Sổ kiểm tra SPBM 07-02/QT Quản đốc (Nguồn: từ quy trình sản xuất tại xưởng cơ khí và sơn của công ty Ánh Dương) Hình 1.4.Sơ đồ quy trình sản xuất tại xưởng cơ khí và sơn Xưởng mộc Bảng 1.9.Bảng quy trình sản xuất tại xưởng mộc Tt Các bước thực hiện Người thực hiện Thông số kiểm soát/ Phạm vi cho phép Biểu mẫu, Phương tiệnsử dụng Người ghi 1 Nhận Lệnh sản xuất Quản đốc - BM 04-04/QT - 2 Nhận Nguyên vật liệu (Gỗ, vật tư, phụ kiện...) Quản đốc, thủ kho Số, khối lượng Sổ nhật ký sản xuất (BM 08-01/QT) Quản đốc Thủ kho 3 Quản đốc giao việc Quản đốc Theo lệnh sản xuất Sổ giao việc (BM 08-04/QT) Quản đốc 4 Pha gỗ Công nhân Kích thước Bản vẽ/hình ảnh, dưỡng, định mức vật tư 5 Soi (nếu cần) Công nhân Kích thước Dưỡng 6 Dựng (Dán keo, chốt, bắn đinh) Công nhân Kích thước5cm/đinh Bản vẽ/hình ảnh 7 Mài và đánh giấy ráp Công nhân Bề mặt(Dựng sau 3h mới được mài) Ngoại quan - 8 Kiểm tra (KT 1) Quản đốc Bề mặt, Kích thước( Theo bản vẽ/ hình ảnh ), 100% Sổ kiểm tra SP BM 07-02/QT Quản đốc 9 Sơn lót Công nhân Pha màu trắng Ngoại quan Quản đốc 10 Đánh giấy ráp Công nhân Bề mặt (sau khi khô lớp sơn lót) Ngoại quan 11 Sơn mầu Công nhân Bảng mầu (pha mầu theo tỷ lệ do Công ty quy định) Ngoại quan 12 Kiểm tra (KT 2) Quản đốc Bề mặt, Màu sơn. 100% Sổ kiểm tra SPBM 07-02/QT Quản đốc 13 Sơn bóng Công nhân Chỉ sơn sau khi sơn mầu 2 giờ Màu sản phẩm Ngoại quan - 14 Đóng gói thành phẩm (nếu có) Công nhân Theo hướng dẫn (nguồn: từ quy trình sản xuất tại xưởng mộc của công ty Ánh Dương Hình1.4.quy trình sản xuất tại xưởng composit Bảng 1.10.Bảng quy trình hoạt động của xưởng composit Tt Các bước thực hiện Người thực hiện Thông số kiểm soát/ Phạm vi cho phép Biểu mẫu, Phương tiện sử dụng Người ghi 1 Nhận Lệnh sản xuất Quản đốc - BM 04-04/QT - 2 Nhận vật tư, vật liệu (khuôn, vật tư, vật tư phụ ...) Quản đốc, thủ kho Số, khối lượng Sổ nhật ký sản xuất (BM 09-01/QT) Quản đốc Thủ kho 3 Giao việc cho công nhân Quản đốc Theo lệnh sản xuất Sổ giao việc (BM 09-04/QT) Quản đốc 4 Chuẩn bị khuôn/sửa khuôn (nếu cần) Công nhân - Mã sản phẩm - 5 Làm sạch khuôn, đánh khuôn Công nhân Bằng WAX - 6 Phun Zemcốt (nếu cần) Công nhân - Pha Buntcnox, SM, nhựa theo bảng định mức Định mức vật tư - 7 Rải Mat Công nhân Đều mặt khuôn Định mức vật tư - 8 Chấm nhựa Công nhân Bề mặt, độ dầy mỏng theo phần chịu lực Định mức vật tư 9 Để đông cứng Công nhân Thời gian để đông cứng tối thiểu 2 tiếng Sổ nhật ký sản xuất (BM 09-01/QT) Quản đốc 10 Ra khuôn Công nhân - - 11 Cắt Bavia Công nhân Bề mặt Ngoại quan 12 Đắp chân, tay (nếu cần) Công nhân Ngoại quan 13 Đánh giấy ráp (nếu cấn) Công nhân Bề mặt Ngoại quan 14 Kiểm tra ( KT 1) Quản đốc Ngoại quan Sổ kiểm tra SP BM 07-02/QT Quản đốc (Nguồn: từ quy trình sản xuất tại xưởng composit) Hình 1.5.sơ đồ quy trình sản xuất tại xưởng composit 1.3.6. Các hoạt động quản trị A. Quản trị quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm - Mục đích là nhằm đảm bảo kiểm soát các bước của quá trình phát triển sản phẩm mới đáp ứng các yêu cầu của Khách hàng. Quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm thường dựa trên 3 yếu tố cơ bản sau:- Thông tin thị trường về yêu cầu khách hàng đối với sản phẩm;- Tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan. - Các quy trình quản lý sản xuất. Quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm của công ty bao gồm 2 giai đoạn là thiết kế sản phẩm và sản xuất thử Thiết kế sản phẩm: - Khi có yêu cầu của Ban giám đốc Công ty về thiết kế sản phẩm mới, bộ phận kỹ thuật (thuộc nhà máy) sẽ lập kế họach thiết kế sản phẩm ( BM 06-01/QT ) trình Giám đốc Phê duyệt. - Trên cơ sở Kế họach thiết kế được phê duyệt, các cá nhân sẽ thực hiện các công việc được giao đối với thiết kế sản phẩm đó. - Giám đốc Công ty sẽ chỉ định 1 Hội đồng thẩm định thiết kế (BM 06-02/QT) để đánh giá bản vẽ thiết kế về sản sản phẩm. Kết quả thẩm định sẽ được cập nhật vào Bản Kế họach thiết kế sản phẩm (BM 06-01/QT). . Sản xuất thử: - Dựa trên kết quả thẩm định của Hội đồng thiết kế, Nhà máy cho triển khai sản xuất thử sản phẩm trên các bản vẽ đã được phê duyệt. Tùy theo từng lọai sản phẩm, khi sản xuất xong sản phẩm mới/ hoặc ở các công đọan cần thiết, Giám đốc công ty sẽ triệu tập Hội đồng thẩm định để đánh giá sản phẩm sản xuất thử. Kết quả đánh giá được ghi nhận vào Biên bản sản xuất thử sản phẩm mới (BM 06-03/QT). - Dựa trên kết quả đánh giá của Hội đồng thẩm định, Giám đốc Nhà máy sẽ cho chỉnh lý lại những điểm còn tồn tại của Sản phẩm sản xuất thử. Kết quả sửa đổi sẽ được kiểm tra và đánh giá lại trong Biên bản sản xuất thử sản phẩm mới (BM 06-03/QT). - Sau khi được chấp nhận, Phòng kinh doanh sẽ lập mã cho sản phẩm mới. Nhà máy chịu trách nhiệm thiết lập các hướng dẫn tương ứng (nếu cần thiết) để có thể sản xuất sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu thị trường và khách hàng. B. Quản trị chất lượng Chính sách chất lượng của công ty là: “Tất cả vì tương lai của thế hệ trẻ em Việt Nam” Cam kết của lãnh đạo : Để thực hiện và duy trì “Chính sách chất lượng”, Lãnh đạo Công ty cam kết : - Chỉ cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng phù hợp với những yêu cầu đã thống nhất với khách hàng và mang lại niềm vui cho các em nhỏ. - Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. - Công ty cam kết kiểm soát chặt chẽ các quá trình hoạt động của mình đảm bảo độ tin cậy cao và ổn định của chất lượng dịch vụ. - Duy trì và phát triển nguồn nhân lực có tính chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng. Các giải pháp để thực hiện chính sách chất lượng - Đảm bảo “Chính sách chất lượng” của Công ty và cam kết của lãnh đạo được mọi người hiểu, thực hiện và duy trì. - Thường xuyên quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ. - Thực hiện đào tạo nâng cao kiến thức cho mọi thành viên trong Công ty để họ có đủ trình độ làm tốt các nhiệm vụ được giao, không ngừng cải tiến công việc của mình. Quản trị chất lượng là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ khâu đầu tiên khi nhập các yếu tố đầu vào cho tới khâu cuối cùng khi khách hàng tiêu dùng sản phẩm. Tất cả các khâu đều được doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy trình đảm bảo chất lượng. C. Quản trị nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực quan trọng. Vì vậyquản trị nguồn nhân lực luôn được các công ty chú trọng. Quá trình quản trị nguồn nhân lực bao gồm nhiều giai đoạn từ tuyÓn dông, ®µo t¹o ®Ó chän ®óng ng­êi, bè trÝ ®óng c«ng viÖc phï hîp víi kh¶ n¨ng, n¨ng lùc cña ng­êi lao ®éng nh»m n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Nội dung quá trình quản trị nguồn nhân lực: a. TuyÓn dông nh©n sù: B­íc 1: C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kinh doanh vµ nhu cÇu tuyÓn dông cña c¸c phßng trong c«ng ty, Trưởng phòng HCNS c©n ®èi víi nguån nh©n lùc thùc tÕ ®Ó lËp Phiếu đề nghị tuyển dụng (BM 03 – 01/QT) tr×nh Gi¸m ®èc phª duyÖt. Phiếu đề nghị tuyÓn dông lao ®éng ph¶i bao gåm:- Sè l­îng lao ®éng cÇn tuyÓn. - Thêi gian cÇn tuyÓn. - Yêu cầu tr×nh ®é chuyªn m«n vµ c¸c yªu cÇu ®èi víi ng­êi lao ®éng ®Ó phï hîp víi c¸c yªu cÇu c«ng viÖc. B­íc 2: Nh©n viªn Hµnh chÝnh nh©n sù th«ng b¸o tuyÓn dông vµ tiÕp nhËn, ph©n lo¹i hå s¬ bé th«ng qua hå s¬, h×nh thøc bªn ngoµi. C¸c tr­êng hîp kh«ng ®¹t sÏ hoµn tr¶ hå s¬ xin viÖc. B­íc 3: Trưởng phòng HCNS thµnh lËp héi ®ång xÐt (Gåm gi¸m ®èc vµ tr­ëng phßng sÏ sö dông lao ®éng) ®Ó tiÕn hµnh xÐt tuyÓn. KÕt qu¶ xÐt tuyÓn ®­îc nh©n viªn tæng hîp lËp (BM 03 -02/QT) và trình Gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh B­íc 4: Lµm thñ tôc tiÕp nhËn: - Trưởng phòng HCTC triÓn khai ký hîp ®ång lao ®éng víi thêi gian thö viÖc lµ 2 th¸ng và theo Luật lao động hiện hành. - Nh©n viªn hµnh chÝnh nh©n sù lµm quyÕt ®Þnh tiÕp nhËn, bè trÝ c«ng t¸c, tiÒn l­¬ng theo tho¶ thuËn hîp ®ång vµ tr×nh Gi¸m ®èc phª duyÖt. B­íc 5: Tr­ëng phßng phô tr¸ch trùc tiÕp nh©n viªn míi, h­íng dÉn nh©n viªn míi tiÕp cËn c«ng viÖc ®­îc ph©n c«ng. ViÖc h­íng dÉn ph¶i bao gåm: Giíi thiÖu c¸c néi quy, quy ®Þnh cña c«ng ty, c«ng viÖc ph¶i thùc hiÖn vµ c¸ch thøc thùc hiÖn c«ng viÖc. Sau khi h­íng dÉn xong cho nh©n viªn, Tr­ëng phßng phô tr¸ch ph¶i b¸o cho Phòng HCNS ®Ó cËp nhËt vµo môc 3 PhiÕu theo dâi qu¸ tr×nh ®µo t¹o cña tõng c¸ nh©n (BM 03 – 05/QT) B­íc 6: Tr­ëng phßng phô tr¸ch trùc tiÕp nh©n viªn míi tuyÓn dông thùc hiÖn theo dâi qu¸ tr×nh thö viÖc cña nh©n viªn. KÕt thóc thêi gian thö viÖc, nh©n viªn thö viÖc lµm theo b¸o c¸o kÕt qu¶ c«ng t¸c trong thêi gian thö viÖc (BM 03 -03/QT) chuyÓn cho tr­ëng phßng HCNS. Trưởng phòng HCNS c¨n cø trªn kÕt qu¶ thùc hiÖn cña nh©n viªn lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt tr×nh Gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh: - ChÊm døt hîp ®ång lao ®éng, lµm thanh lý hîp ®ång lao ®éng. - KÐo dµi thêi gian thö viÖc. - ChÊm døt thêi gian thö viÖc, quyÕt ®Þnh chÝnh thøc víi thêi gian tËp sù 01 n¨m. B­íc 7: Nh©n viªn hµnh chÝnh nh©n sù th«ng b¸o víi nh©n viªn hÕt thêi gian tËp sù lµm c¸c thñ tôc ®Ó ®¨ng ký tham gia BHXH, BHYT. b. Qu¶n lý sö dông nguån nh©n lùc: - Tr­ëng c¸c phßng th­êng xuyªn theo dâi, gi¸m s¸t qu¸ tr×nh lµm viÖc, häc tËp cña ng­êi lao ®éng. - C¨n cø kÕt qu¶ thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, CNV, Gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý: + Bæ nhiÖm c¸n bé. + §iÒu chØnh tiÒn l­¬ng hîp ®ång vµ hÖ sè l­¬ng c¬ b¶n + Thuyªn chuyÓn c«ng t¸c . + Bè trÝ l¹i c«ng viÖc. + Tæ chøc ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i. + C¸c quyÕt ®Þnh kh¸c c. §µo t¹o - X¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o: Hµng n¨m/ ®ét xuÊt nÕu cã nhu cÇu ®µo t¹o, Gi¸m ®èc sÏ lµm c¸c quyÕt ®Þnh cö c¸c c¸n bé nh©n viªn liªn quan ®i ®µo t¹o vÒ nghiÖp vô /qu¶n lý. - §èi víi c¸c kho¸ ®µo t¹o t¹i c«ng ty, nh©n viªn phô tr¸ch nh©n sù ph¶i cËp nhËt nh÷ng ng­êi tham gia vµo danh s¸ch tham gia kho¸ ®µo t¹o (BM 03 – 04/QT) - Theo dâi qu¸ tr×nh ®µo t¹o Nh©n viªn nhân sự cËp nhËt kÕt qu¶ häc tËp, b¶n nhËn xÐt cña c¸ nh©n vµo PhiÕu theo dâi qu¸ tr×nh ®µo t¹o cña tõng c¸ nh©n (BM 03 – 05/QT). Trªn c¬ së ®ã l·nh ®¹o c«ng ty sÏ ra nh÷ng quyÓt ®Þnh sö dông nguån nh©n lùc mét c¸ch phï hîp. - Đánh giá hiệu quả đào tạo Đối khóa đào tạo từ 3 ngày trở lên, sau khi đào tạo 3 tháng, người được đào tạo phải ghi nhận đánh giá của mình về việc áp dụng kiến thức của khoá đào tạo vào thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty cùng đề xuất kiến nghị của mình vào Phiếu đánh giá hiệu quả đào tạo (BM 03 – 06/QT). Trưởng phòng phụ trách trực tiếp sẽ ghi những nhận xét của mình về hiệu quả đào tạo vào Phiếu trên (BM 03 – 06/QT) và gửi về P. HCNS. Phòng HCHCNS sẽ đưa ra các hành động thích hợp với những phản hồi này để đảm bảo hiệu quả của Đào tạo. d. l­u tr÷ - C¸c hå s¬ vÒ tuyÓn dông, ®µo t¹o vµ sö dông nh©n sù sÏ ®­îc l­u tr÷ t¹i phßng HCNS trong suèt qu¸ tr×nh lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng. - C¸c hå s¬ cña nh©n viªn bá viÖc, xin nghØ viÖc, thanh lý hîp ®ång lao ®éng sÏ ®­îc l­u tr÷ t¹i phßng HCNS trong thêi gian 05 n¨m. 1.3. Kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây và phương hướng hoạt động trong những năm tới 1.3.1. Kết quả kinh doanh Bảng 1.11.Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty từ năm 2005-2008: §VT: VN§ TT ChØ tiªu N¨m 2005 N¨m 2006 N¨m 2007 N¨m 2008 1 Vèn ®¨ng ký kinh doanh 2.000.000.000 2 Doanh thu 968.782.740 1.032.986.827 3.418.546.874 6.672.329.414 3 Tæng tµi s¶n 1.088.503.498 1.076.242.232 2.285.450.284 3.200.000.000 4 Vèn chñ së h÷u 963.182.211 953.367.389 1.004.030.691 1.175.000.000 5 Tæng lîi nhuËn chÞu thuÕ 17.742.952 56.378.421 70.365.697 60.720.078 6 Tæng lîi nhuËn sau thuÕ 12.774.925 40.592.463 50.663.302 43.718.456 Chó gi¶i: Doanh thu trªn tÝnh ch­a bao gåm VAT. (Nguồn: từ báo cáo kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến 2008) Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh của công ty qua các năm ta thấy tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua tăng trưởng đều thể hiện qua các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh đều tăng đáng kể qua các năm. Giai đoạn 2005 – 2008, tốc độ tăng trưởng doanh thu trung bình đạt 111%/năm. Đây được cho là tốc độ tăng nhanh. Đối với doanh thu: Năm 2006, doanh thu đạt 968.782.740 VNĐ, tăng đến 6.63% so với năm 2005, năm 2007 doanh thu thuần là 1.032.986.827 tăng lên đến 231% so với năm 2006 đó là do thời điểm này công ty đã có thị phần trên thị trường và mở rộng thêm được nhiều thị trường tiêu thụ mới ở các tỉnh miền Trung và miền Nam. Đến năm 2008 doanh thu là 6.672.329.414 VND vẫn tiếp tục tăng với tốc độ rất nhanh tuy có giảm hơn so với năm trước nhưng vẫn ở mức cao đạt 95.18% so với năm 2007. Đối với lợi nhuận sau thuế: Năm 2006 là 40.592.463 VND, ngay sau một năm đi vào hoạt động, lợi nhuận của doanh nghiệp đã tăng rất nhanh đạt 217.75%. Mức lợi nhuận này là rất cao cùng với sự tăng nhanh của doanh thu. Đến năm 2007 đạt lợi nhuận cao nhất trong 4 năm hoạt động là 50.663.302, đạt 24.81% so với năm 2006. Tuy nhiên đến năm 2008 mức lợi nhuận sau thuế đã giảm chỉ đạt 43.718.456 VND, bằng với năm 2006, đã giảm 15.89% so với năm 2007. Sự giảm lợi nhuận này là do chịu tác động của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ toàn cầu làm giảm nhu cầu tiêu dùng sản phẩm của công ty. Mặt khác, trong nước lạm phát tăng cao làm tăng giá các yếu tố đầu vào, đẩy chi phí sản xuất tăng lên. Đặc biệt qua biểu đồ ta cũng thấy rõ trong năm 2008 doanh thu của doanh nghiệp tăng khá cao, gấp 2 lần so với năm 2007 nhưng lợi nhuận sau thuế của công ty lại giảm nguyên nhân là do chi phí đầu vào tăng cao, giá các yếu tố đầu vào trong năm tăng mạnh vì chịu ảnh hưởng của lạm phát trong nước Đối với tổng tài sản và vốn chủ sở hữu cũng tăng đều qua các năm. Hình 1.6.Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến năm 2008 1.3.2. Những kết quả khác Cùng với những kết quả khả quan về các chỉ tiêu tài chính công ty còn đạt được ở một số chỉ tiêu khác như hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị, mở rộng thị trường. Đối với hệ thống máy móc thiết bị công ty đã mua của một số nước với chất lượng đảm bảo như của Đức, Nhật Bản, Trung Quốc… Thị trường của doa._.nh nghiệp mở rộng,địa bµn kh¸ch hµng phôc vô tr¶i réng trªn 16 tØnh thµnh trªn toµn quèc bao gåm c¶ c¸c thµnh phè lín, c¸c tØnh ®ång b»ng vµ t©y nguyªn nh­: Thanh Ho¸, H­ng Yªn, B¾c Ninh, Th¸i B×nh, H¶i Phßng, HuÕ, L©m §ång, Qu¶ng Ng·i, Kontum... Kh¸ch hµng kh«ng chØ thuéc c¸c khèi giáo dôc, ch¨m sãc trÎ em, c¸c C«ng ty mµ cßn c¸c tæ chøc quèc tÕ nh­ tæ chøc tÇm nh×n thÕ giíi t¹i ViÖt Nam. Mét sè c«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc thiÕt bÞ gi¸o dôc vµ ®å ch¬i trÎ em lµm th­¬ng m¹i còng chän C«ng ty ¸nh D­¬ng lµ b¹n hµng ®Ó nhËp hµng ®Ó cung cÊp l¹i cho kh¸ch hµng cña hä chøng tá s¶n phÈm cña c«ng ty cã tÝnh c¹nh tranh rÊt cao vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ c¶. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI ÁNH DƯƠNG 2.1 . Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị chất lượng của công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương 2.1.1. Xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Từ khi được thành lập năm 2005 , C«ng ty lu«n nghiªm tóc thùc hiÖn quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c qu¶n lý chÊt l­îng. ChÊp hµnh nghiªm chØnh viÖc ®¨ng ký chÊt l­îng hµng ho¸ víi c¬ quan qu¶n lý chÊt l­îng. C¸c lo¹i s¶n phÈm do C«ng ty s¶n xuÊt, ®Æc biÖt lµ s¶n phÈm míi ®Òu lµm thñ tôc ®¨ng ký víi Chi côc TC-§L-CL Hµ néi. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, c«ng ty lu«n ®¶m b¶o chÊt l­îng ®· ®¨ng ký. Khi thành lập công ty đã áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000:2000. Đến 12/ 2009, để đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng ngày càng cao công ty đã áp dụng hệ thống chất lượng mới nhất ISO 9001:2008 Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn vµ qu¶n lý theo hÖ thèng v¨n b¶n néi bé cña C«ng ty còng cßn nhiÒu tån t¹i vµ ch­a phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ tr­êng míi. ViÖc n©ng cÊp hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cÇn ph¶i ®­îc quan t©m h¬n. §ång thêi t¨ng c­êng kh¶ n¨ng kiÓm so¸t chÊt l­îng,hạn chÕ tèi ®a sù khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm. L·nh ®¹o C«ng ty nhËn thøc r»ng: Áp dông ISO 9001:2008 sÏ ®em l¹i cho doanh nghiÖp mét ph­¬ng ph¸p qu¶n lý chÊt l­îng mang tÝnh hÖ thèng víi c¸c ®Æc ®iÓm sau: H­íng vµo qu¸ tr×nh. H­íng vµo phßng ngõa. KiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng kh¾c phôc, phßng ngõa. Áp dông ISO sÏ ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c sau: + §Þnh h­íng bëi kh¸ch hµng: nghÜa lµ s¶n xuÊt s¶n phÈm g×, yªu cÇu vÒ chÊt ®Õn ®©u .... ®Òu ph¶i ®­îc x©y dùng mét c¸ch cô thÓ vµ ®µy ®ñ xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña kh¸ch hµng. +Sù l·nh ®¹o: l·nh ®¹o võa lµ ng­êi ®øng ®Çu mét tæ chøc trong doanh nghiÖp võa lµ ng­êi ®­a ra vµ quyÕt ®Þnh c¸c môc tiªu tr­íc m¾t, l©u dµi. L·nh ®¹o ph¶i ®¶m ®­îc sù nhÊt trÝ cao tõ mäi cÊp trong doanh nghiÖp th× sÏ thu ®­îc kÕt qu¶ cao nhÊt vµ tèt nhÊt. +Sù tham gia cña mäi ng­êi: HÖ thèng ®¶m b¶o chÊt l­îng ®¶m b¶o chÊt l­îng theo ISO thµnh c«ng ®­îc kh«ng chØ phô thuéc vµo sù nhiÖt t×nh cña ®éi ngò c¸n bé, vµo c¸c ®iÒu kiÖn thuËn lîi chñ quan vµ kh¸ch quan mµ nã cßn phô thuéc rÊt nhiÒu vµo nguån nh©n lùc tõ mäi gãc ®é tham gia vµo vËn hµnh hÖ thèng nµy. +TÝnh hÖ thèng: ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hÖ thèng lµ c¸ch huy ®éng, phèi hîp tÊt c¶ c¸c nguồn lực nhằm thực hiện tốt các quy trình, doanh nghiÖp t×m ra mèi liªn quan gi÷a c¸c qu¸ tr×nh vµ cã thÓ phèi hîp hµi hoµ gi÷a chóng ®Ó mang l¹i hiÖu qu¶ trong qu¶n lý, s¶n xuÊt vµ kinh doanh. +C¶i tiÕn liªn tôc: B»ng ph­¬ng ph¸p nµy, doanh nghiÖp lu«n cã sù chñ ®éng ®iÒu chØnh, c¶i tiÕn hÖ thèng v¨n b¶n, c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p lµm viÖc dÓ thÝch nghi víi ®iÒu kiÖn cô thÓ. +§­a ra c¸c quyÕt ®Þnh dùa trªn sù kiÖn cô thÓ: Nhê c¸c quyÕt ®Þnh ®­îc x©y dùng trªn c¸c th«ng tin, sù viÖc, kh¸ch quan mµ hiÖu qu¶ cña c¸c quyÕt ®Þnh ®ã ®em l¹i rÊt cao vµ mang tÝnh thuyÕt phôc rõ rµng. +Ph¸t triÓn c¸c mèi quan hÖ: Muèn hÖ thèng vËn hµnh thuËn lîi vµ tr«i ch¶y th× ph¶i x©y dùng c¸c mèi quan hÖ (c¶ bªn trong vµ bªn ngoµi doanh nghiÖp) c¬ b¶n vµ ch¾c ch¾n. Nhê c¸c mèi quan hÖ g¾n bã, phï hîp nµy mµ kh¶ n¨ng thu nhËn vµ sö lý th«ng tin liªn quan ®Õn hÖ thèng mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. 2.1.2. Sơ đồ tổ chức Hình 2.1. Sơ đồ hệ thống chất lượng của doanh nghiệp Sổ tay chất lượng Các quy trình Các hướng dẫn, biểu mẫu Sæ tay chÊt l­îng: x¸c ®Þnh chÝnh s¸ch chÊt l­îng, c¸c yÕu tè cña HÖ thèng chÊt l­îng, c¬ cÊu tæ chøc cña hÖ thèng chÊt l­îng, ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña l·nh ®¹o vµ viÖc dÉn tíi c¸c quy tr×nh v¨n b¶n. Gåm c¸c quy tr×nh: m« t¶ c¸c bÖn ph¸p kiÓm so¸t chÊt l­îng, nh÷ng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn c¸c yÕu tè thuéc HÖ thèng QLCL theo tiªu chuÈn ISO 9001:2008 ®­îc thùc hiÖn t¹i C«ng ty. C¸c h­íng dÉn c«ng viÖc, c¸c biÓu mÉu, b¶n vÏ, s¬ ®å, tµi liÖu nµy cã tÝnh chÊt cô thÓ ho¸ c¸c tµi liÖu cña các quy trình 2.2. Hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2008 của công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương 2.2.1. Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty Chính sách chất lượng của Công ty được cụ thể hoá trong từng giai đoạn bằng các mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng được xác định và đưa ra xem xét trong các cuộc họp lãnh đạo định kỳ. Chính sách chất lượng của công ty: “Tất cả vì tương lai của thế hệ trẻ em Việt Nam” Cam kết của lãnh đạo : Để thực hiện và duy trì “Chính sách chất lượng”, Lãnh đạo Công ty cam kết : 1 - Chỉ cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng phù hợp với những yêu cầu đã thống nhất với khách hàng và mang lại niềm vui cho các em nhỏ. 2 - Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 3 - Công ty cam kết kiểm soát chặt chẽ các quá trình hoạt động của mình đảm bảo độ tin cậy cao và ổn định của chất lượng dịch vụ. 4 - Duy trì và phát triển nguồn nhân lực có tính chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng. Các giải pháp để thực hiện chính sách chất lượng : - Đảm bảo “Chính sách chất lượng” của Công ty và cam kết của lãnh đạo được mọi người hiểu, thực hiện và duy trì. - Thường xuyên quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ. - Thực hiện đào tạo nâng cao kiến thức cho mọi thành viên trong Công ty để họ có đủ trình độ làm tốt các nhiệm vụ được giao, không ngừng cải tiến công việc của mình. 2.2.2. Sổ tay chất lượng của công ty Đây là tài liệu được ban hành tới tất cả các phòng ban có liên quan nhằm mục đích xây dựng và quản lý hệ thống chất lượng của công ty. Sổ tay chất lượng của công ty bao gồm: Các định nghĩa theo ISO 9001 Giới thiệu về công ty Chính sách chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm của lãnh đạo Quản lý nguồn lực Tạo thành sản phẩm hoặc dịch vụ Đo lường, phân tích và cải tiến Sơ đồ tổ chức của công ty 2.2.2.1. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty Công ty xây dựng hệ thống văn bản để quy định và hướng dẫn quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm: Sổ tay chất lượng: Giới thiệu chính sách chất lượng của Công ty, hệ thống tổ chức của Công ty, tóm tắt các quy trình hướng dẫn chất lượng của Công ty. Các quy trình chất lượng: Mô tả cách thức thực hiện từng công việc trong hoạt động kinh doanh. Các quy trình có thể còn có các quy chế, quy định, hướng dẫn công việc. Ngoài ra Công ty còn áp dụng các quy định có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản luật ...) để thực hiện các hoạt động của mình. Công ty có các quy trình quản lý và các quy trình kỹ thuật. Các mẫu biểu, hồ sơ chất lượng: Công ty ban hành và sử dụng thống nhất các mẫu biểu trong toàn Công ty. Kiểm soát tài liệu Công ty đã thực hiện việc kiểm soát thích hợp để đảm bảo rằng các tài liệu đang được sử dụng là những tài liệu đang hiện hành, được phê duyệt thích hợp, đang có hiệu lực và có sẵn ở những nơi cần thiết để tiện cho việc sử dụng. Các tài liệu có thể được sửa đổi hoặc thay thế từng phần, từng trang hay toàn bộ. Sự thay đổi phải được ghi nhận để đảm bảo kiểm soát được sự thay đổi. Các biểu mẫu có ghi số biểu mẫu và ngày ban hành. Kiểm soát văn bản, văn kiện, thông tin Công ty kiểm soát việc nhận và gửi các văn bản, hồ sơ tài liệu, thư, fax, email giữa Công ty và khách hàng và các bên liên quan khác. Kiểm soát Hồ sơ chất lượng Hồ sơ chất lượng trong toàn Công ty đều được lưu trữ theo quy định để đảm bảo cho việc kiểm soát các hoạt động tại các phòng. Từng phòng ban có trách nhiệm đảm bảo các hồ sơ phải rõ ràng, không bị mất mát hoặc thất lạc trong thời gian lưu giữ theo quy định Phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng: Do đặc thù hoạt động của mình không có hoạt động thiết kế, Công ty áp dụng toàn bộ các điều khoản của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các hoạt động của mình. 2.2.2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo - Giám đốc Công ty thể hiện cam kết mạnh mẽ của mình đối với việc kiểm soát chất lượng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và hướng tới thoả mãn khách hàng ngày càng cao. Cam kết đó được thể hiện bằng Chính sách chất lượng , mục tiêu chất lượng của công ty đã được Giám đốc phê duyệt và ban hành. Ngoài ra Cam kết của ban lãnh đạo công ty còn được thể hiện trong việc hoạch định và đảm bảo các nguồn lực để thực hiện các quyết sách mà mình đã đề ra. - Giám đốc công ty xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí công việc nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quản lý và phát huy hết khả năng, năng lực của cán bộ nhân viên. Lãnh đạo công ty luôn đảm bảo các kênh thông tin, giao tiếp trong nội bộ luôn được thông suốt và hỗ trợ hoạt động của các cá nhân. Giám đốc công ty trực tiếp điều hành hệ thống quản lý chất lượng. + Giám đốc Công ty Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Lập chính sách, mục tiêu chất lượng cho Công ty. + Phó Giám đốc Công ty Phó Giám Công ty do Giám đốc Công ty bổ nhiệm nếu cần thiết, có trách nhiệm giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các lĩnh vực được phân công. + Phụ trách đơn vị (Trưởng phòng các Phòng chức năng của Công ty) Phụ trách đơn vị do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình. Phụ trách đơn vị phải quán triệt cho các nhân viên trực thuộc hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của các vị trí công tác của mình trước khi thực hiện công việc. + Mối quan hệ làm việc của các đơn vị trong Công ty đựoc thể hiện trong Sơ đồ tổ chức công ty & trong các Quy định về chức năng & nhiệm vụ các phòng. + Trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí công việc cụ thể được quy định trong bản Mô tả công việc cho từng vị trí công việc. ● Họp xem xét của Ban lãnh đạo: Để đảm bảo hệ thống luôn họat động phù hợp, có hiệu quả. Cùng với việc thực hiện giao ban Công ty, lãnh đạo Công ty còn tiến hành họp xem xét toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Công ty ít nhất mỗi năm một lần. Cuộc họp này có thể sẽ nằm ngay trong cuộc họp Tổng kết công ty. Các vấn đề sau sẽ được đề cập trong các cuộc họp: Kết quả thực hiện các quyết định của cuộc họp trước đó. Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng và các biện pháp. Các khiếu nại của khách hàng. Các kết quả đánh giá nội bộ và hành động khắc phục, phòng ngừa. Các vấn đề khác. Các quyết định của cuộc họp sẽ được ghi chép trong Sổ giao ban công ty ( BM 00-01/STCL ) và lưu tại phòng Hành chính Tổng hợp công ty. Quản lý Nguồn lực Lãnh đạo công ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực (nhân lực và vật lực) để thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng tại công ty. Cơ sở hạ tầng: công ty đảm bảo nhận biết và cung cấp đầy đủ máy móc, trang thiết bị, văn phòng thích hợp để thực hiện các quá trình hoạt động của công ty. Con người: Công ty chủ động xác định các nhu cầu về nguồn lực cần có để thực hiện từng công việc, cung cấp đủ nguồn lực, kể cả việc sử dụng các chuyên gia bên ngoài nhằm đảm bảo chất lượng. Công ty đảm bảo các cá nhân có đủ năng lực để thực hiện tốt các công việc mà mình được giao. Công ty nhận thức được sự cần thiết phải duy trì kỹ năng chuyên môn cũng như nhu cầu bổ sung, phát triển kỹ năng nghề nghiệp mới. Công ty sẽ duy trì hoạt động đào tạo và tuyển dụng, lựa chọn hình thức, nội dung phù hợp và tổ chức đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên của Công ty; tìm ra cách thức và biện pháp để tuyển dụng được đúng đối tượng thoả mãn yêu cầu thay thế và phát triển của Công ty. Công ty thực hiện theo dõi đầy đủ quá trình đào tạo và tuyển dụng của mỗi cán bộ công nhân viên, hồ sơ đào tạo, tuyển dụng phải được lưu giữ tại phòng Tổng hợp công ty. Công ty luôn kiểm soát và bảo đảm môi trường làm việc phù hợp để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu chất lượng dịch vụ và sản phẩm của mình. Quá trình cung cấp dịch vụ Công ty đảm bảo tất cả các quá trình tạo ra sản phẩm đều được hoạch định để nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu kiểm soát quá trình thực hiện. Công ty bảo đảm tất cả các hợp đồng và hoặc đơn đặt hàng đều được xác định, xem xét và thống nhất giữa các bên. Đảm bảo công ty hiểu rõ và có khả năng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng. Mỗi hợp đồng đều phải được kiểm tra xem xét, xác định rõ yêu cầu và được ghi thành văn bản, hồ sơ và lưu giữ (kể cả những yêu cầu không bằng văn bản). Công ty xác lập quy trình để có thể chủ động nhận được các phản hồi liên quan đến khách hàng (bao gồm cả khiếu nại) về dịch vụ, sản phẩm, phương thức kinh doanh để có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng cũng như để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Công ty đảm bảo kiểm soát các quá trình thiết kể để đảm bảo các yêu cầu đầu ra của hoạt động thiết kế đáp ứng các yêu cầu của Khách hàng và thị trường về sản phẩm. Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với các nhà cung cấp/ nhà thầu phụ ( vật tư, thiết bị, dịch vụ…) nhằm đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mà công ty nhận được từ họ đều đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng/ đơn đặt hàng. Công ty luôn đảm bảo việc nhận biết các quá trình sản xuất cũng như các công đoạn của quá trình dịch vụ hỗ trợ (ở những nơi có thể) để có thể truy tìm nguồn gốc của chúng khi cần thiết. Công ty đã thực hiện kiểm soát các quá trình triển khai sản xuất sản phẩm từ khi nhận yêu cầu của khách hàng, triển khai các hoạt động nội nghiệp và cho đến khi khách hàng nhận được sản phẩm và hoặc dịch vụ từ Công ty cung cấp. Các sản phẩm được bảo quản nghiêm ngặt để tránh thất thoát và suy giảm chất lượng hàng hoá của khách hàng. Các sản phẩm không đạt yêu cầu đều được nhận biết và thực hiện lại. Việc kiểm tra được thực hiện thông qua các biện pháp kiểm soát quá trình thực hiện và bằng các quy trình/ hướng dẫn kiểm sóat tương ứng. Các thiết bị đo lường và kiểm tra có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm (nếu có ) đều được kiểm định/ hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo giá trị sử dụng của chúng. Các máy móc, thiết bị sản xuất được bảo quản, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo khả năng hoạt động của chúng một cách hiệu quả nhất. Đo lường, phân tích và cải tiến ● Công ty đã thiết lập các quá trình từ thu thập các thông tin dữ liệu, phân tích nhằm đánh giá mức độ: - Thỏa mãn của khách hàng - Phù hợp của sản phẩm - Đặc điểm và khuynh hướng của quá trình - Đáp ứng của các nhà cung cấp. Trên cơ sở đó để đưa ra những quyết định và biện pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả của Hệ thống quản lý. ● Đánh giá chất lượng nội bộ: Công ty thực hiện việc xem xét đánh giá chất lượng nội bộ ít nhất 1 lần / năm để xác nhận sự phù hợp của các hoạt động quản lý chất lượng và hiệu quả của Hệ thống quản lý. Trước khi thực hiện đánh giá 1 tuần, Phó giám đốc sẽ làm thông báo Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ ( BM00-02/STCL ) gửi cho Trưởng các đơn vị để sắp xếp thời gian chuẩn bị cho việc đánh giá. Kế hoạch này cũng được gửi cho Chuyên gia đánh giá để tham gia đánh giá. Khi thực hiện đánh giá, các đánh giá viên phải ghi kết quả vào trong Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ ( BM 00-03/STCL ). Trưởng các bộ phận liên quan phải đưa ra các hành động khắc phục một cách kịp thời. Hiệu quả của các hành độngnày phải được tái xác nhận trong Phiếu kết quả đánh giá. ● Công ty đã áp dụng các phương pháp thích hợp để đo lường, giám sát, kiểm tra các quá trình và sản phẩm để đạt các yêu cầu đặt ra. ● Các sản phẩm không phù hợp với yêu cầu đã đặt ra phải được kiểm soát để tránh bị sử dụng hoặc giao cho khách hàng một cách vô tình. Đối với sản phẩm không phù hợp, Giám đốc Nhà máy/ Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm đánh giá tình trạng không phù hợp của sản phẩm và đưa ra phương án xử lý và chỉ định người thực hiện. Kiểm tra lại để đảm bảo các sản phẩm đã được thực hiện đúng yêu cầu trước khi tiếp tục các công đoạn sau. ● Công ty đảm bảo rằng tất cả những sự không phù hợp đã xảy ra hoặc tiềm ẩn liên quan đến sản phẩm, quá trình và hệ thống chất lượng được phát hiện, phân tích tìm nguyên nhân và loại bỏ các nguyên nhân đó bằng các hành động khắc phục và phòng ngừa thích hợp. Các cá nhân liên quan thực hiện hành động khắc phục & phòng ngừa theo quy định trong Phiếu khắc phục và phòng ngừa ( BM 00-04/STCL). Công ty cam kết và có quy trình để giải quyết kịp thời các phản hồi, khiếu nại của khách hàng (bằng văn bản hoặc không bằng văn bản) một cách hiệu quả.Các hoạt động cải tiến cũng được thực hiện không ngừng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. 2.5. Các quy trình Để đảm bảo quản lý chất lượng tốt công ty đã thưc hiện đầy đủ các quy trình nhằm nâng cao quản lý chất lượng. Công ty đã thực hiện 12 quy trình theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2001: 2008 bao gồm: Quy đinh chức năng, nhiệm vụ cụ thể Quy trình kiểm soát tài liệu Quy trình quản lý nguồn nhân lực Quy trình quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng Quy trình mua hàng hóa, dịch vụ Quy trình phát triển sản phẩm mới Quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí và tổng thể Quy trình sản xuất sản phẩm mộc Quy trình sản xuất sản phẩm Composit Quy trình quản lý thiết bị Quy trình bảo hành và giải quyết khiếu nại Quy trình quản lý kho. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Nhằm quản lý tốt nguồn nhân lực công ty đã đưa ra quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban: Giám đốc Công ty - Ký ban hành tất cả các loại văn bản sau khi đã được Giám đốc điều hành phê duyệt Giám đốc điều hành Công ty - Điều hành chung toàn bộ hoạt động của Công ty. - Trực tiếp điều hành Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. - Phê duyệt Chính sách và mục tiêu kinh doanh, chất lượng của Công ty. - Phê duyệt và ban hành các Quy định quản lý trong Công ty (Quy chế, nội quy, quy trình, biểu mẫu ....). - Phê duyệt kế hoạch nhân sự ( tuyển dụng, đào tạo ) trong Công ty. - Phê duyệt các Hợp đồng tuyển dụng và các quyết định quản lý nhân lực: Bổ nhiệm, thuyên chuyển, thôi việc v.v..... - Phê duyệt các Hợp đồng bán hàng của Công ty. - Phê duyệt các Hợp đồng mua nguyên liệu, dịch vụ của Công ty. - Phê duyệt các các Chứng từ liên quan đến họat động kế toán của Công ty: Tạm ứng, thanh toán, lương, báo cáo thuế, báo cáo tài chính v.v.... Giám đốc Nhà máy - Giúp viÖc cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn nhµ m¸y s¶n xuÊt: + Lªn kÕ ho¹ch, lÖnh s¶n xuÊt cho nhµ m¸y + Lªn kÕ ho¹ch xuÊt hµng cho nhµ m¸y + §¶m b¶o cung øng ®ñ ®Çu vµo nh­ vËt t­, m¸y mãc thiÕt bÞ ... cho nhµ m¸y + §¶m b¶o hµng hãa xuÊt khái nhµ m¸y ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng + Qu¶n lý nh©n sù, l­¬ng, c¸c chÕ ®é cho ng­êi lao ®éng, kho tµng, vËt t­, quan hÖ víi chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng t¹i n¬i nhµ m¸y ®Æt trô së. + Nghiªn cøu n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, nghiªn cøu ra s¶n phÈm míi - C¸c ho¹t ®éng kh¸c theo ñy quyÒn cña Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh trong tõng giai ®o¹n Phó Giám đốc Công ty - Giúp việc của Giám đốc điều hành c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn khèi v¨n phßng: + ChÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp qu¶n lý: Phßng Kinh doanh + ChÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý hµnh chÝnh khèi v¨n phßng + Ph¸t triÓn s¶n phÈm míi + T×m nguån hµng míi ®Ó nhËp khÈu më réng thÞ tr­êng - Và các họat động khác theo ủy quyền của Giám đốc điều hành trong từng giai đoạn. Khối văn phòng Phòng hành chính nhân sự: - Quản lý công tác hành chính, nhân sự toàn công ty. - Thực hiện và kiểm sóat việc chấm công và lập Bảng lương hàng tháng của Cán bộ , công nhân viên. - Thực hiện các chế độ bảo hiểm và các chế độ khác cho người lao động theo luật lao động - Thực hiện các công việc liên quan đến họat động tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển cán bộ và quản lý các hồ sơ liên quan. - Thực hiện các công việc hành chính văn phòng (lưu trữ tài liệu, công văn giấy tờ, mua sắm văn phòng phẩm,...) - Tổ chức thực hiện và quản lý việc bảo vệ công ty - Theo dõi quản lý sử dụng xe ô tô. - Tổ chức sắp xếp phương tiện, phòng họp cho các ngày lễ, tết, hội họp của Công ty. Phòng kế toán: - Đảm nhiệm mọi công việc liện quan đến tài chính kế toán của công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của Công ty. - Chuẩn bị các báo cáo thuế hàng tháng để báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước. - Lập và trình báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ, hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý tài chính, kế toán cho ban giám đốc. - Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của cho ban giám đốc. - Giao dịch với Ngân hàng trong phạm vi công việc - Chuẩn bị hồ sơ kế toán phục vụ công tác kiểm toán - Tư vấn cho giám đốc các kế hoạch tài chính. Phòng kinh doanh: - Theo dõi và quản lý khách hàng của Công ty. - Giao dịch và soạn thảo các Hợp đồng bán hàng trước khi trình Giám đốc ký duyệt. - Giám sát việc triển khai thực hiện các Hợp đồng bán hàng của Công ty cho khách hàng. - Điều phối việc giải quyết các khiếu nại, phản hồi từ khách hàng. - Theo dõi công nợ cüa các Hợp đồng bán hàng - Thực hiện Công tác marketing và phát triển thị trường (Đánh giá thị trường, thực hiện các chương trình khuyến mại v.v.... ) cũng như hình ảnh của Công ty. Khối sản xuất Bộ phận Xưởng : - Chủ trì quản lý điều hành thực hiện tất cả các công việc liên quan đến triển khai sản xuất các sản phẩm của Công ty theo Lệnh sản xuất. - Thực hiện kiểm sóat các công đọan của quá trình sản xuất. - Kiểm tra các sản phẩm tại các giai đọan theo các quy trình liên quan (kể cả Vật tư nhập về) - Tổ chức sản xuất hợp lý (Mặt bằng, máy móc thiết bị, con người v.v...) để đảm bảo sản xuất có hiệu quả. - Kiểm sóat các chi phí sản xuất, định mức vật tư. - Quản lý việc sử dụng các thiết bị sản xuất và dụng cụ đo kiểm. - Triển khai các họat động Phòng cháy chữa cháy của công ty theo quy định của Luật pháp. Thiết lập và triển khai các phương án PCCC (Thiết bị PCCC , đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị v.v...) để đảm bảo công tác PCCC tại Nhà máy . Bộ phận vật tư và kho - Thực hiện các họat động mua nguyên vật liệu của Công ty để đảm bảo sản xuất. - Dự kiến lượng vật tư cần thiết trong từng thời kỳ để mua cho thích hợp. - Đánh giá, lựa chọn và theo dõi các nhà cung cấp theo quy định tại các quy trình liên quan. - Sọan thảo các Hợp đồng mua hàng / Purchase order để trình Giám đốc điều hành Công ty/ Nhà máy phê duyệt. - Thực hiện xuất, nhập kho vật tư theo quy định. Tránh mất mát, hư hỏng vật tư. - Sắp xếp và bảo quản vật tư hợp lý trong kho. Các vật tư đều phải có nhãn nhận biết tương ứng để quản lý. - Thực hiện xuất, nhập vật tư, sản phẩm theo các quy định của Công ty. Trên nguyên tắc FIFO – First In / First Out (Vật tư/ sản phẩm nào vào trước thì ra trước) - Thực hiện chế độ kiểm kê hàng hóa định kỳ. 2.5.2. Quá trình kiểm soát tài liệu Kiểm soát tất cả các tài liệu liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng (cả tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: văn bản pháp quy, tiêu chuẩn…) của công ty và để các văn bản pháp lý luôn có sẵn cho người sử dụng. Hệ thống tài liệu của công ty bao gồm: sổ tay chất lượng, quy trình quản lý( các quy trình quản lý và quy trình kỹ thuật), hướng dẫn công việc, các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài phải áp dụng ở công ty: thông tư, nghị định về thuế, bảo hiểm xã hội, tiêu chuẩn sản phẩm… Để kiểm soát được công ty đã đưa ra một quy trình rất chặt chẽ: Sổ tay chất lượng, các quy trình chất lượng và các hướng dẫn công việc phải được xem xét và phê duyệt bởi giám đốc công ty trước khi ban hành. Các tài liệu mới sửa đổi sau khi phê duyệt được chuyển cho trưởng phòng Tổng hợp để vào danh sách chính kiểm soát tài liệu(BM 02-01/QT-danh sách chính kiểm soát tài liệu). Chúng gồm có các danh sách sổ tay chất lượng, các quy trình chất lượng, hướng dẫn công việc, biểu mẫu để nhận biết các bản đang hiện hành và bản đã lỗi thời. Phó giám đốc phụ trách khối văn phòng phải đảm bảo những tài liệu để kiểm soát được sử dụng ở mọi nơi là loại tài liệu được phát hành mới nhất. Tài liệu gốc được nhận biết bởi chữ ký gốc. Còn các bản sao được đóng dấu công ty ở góc trên bên phải của trang đầu của mỗi quy trình và hướng dẫn. Các tài liệu không có dấu của công ty thì coi như không phải là tài liệu mới nhất và hết hạn sử dụng. Xây dựng tài liệu, chỉnh sửa tài liệu Bất kỳ sự thay đổi sửa đổi tài liệu nào đều phải được xem xét và phê duyệt bởi giám đốc công ty. Người soạn thảo chỉnh sửa tài liệu phải trình bày quy trình chất lượng và hướng dẫn công việc theo mẫu đã thống nhất khi xây dựng quy trình, hướng dẫn mới. Tuy nhiên đối với hướng dẫn công việc không nhất thiết phải đủ các nội dung như quy trình. Khi sửa đổi thì phải tăng lần ban hành lên một đơn vị Đối với phó giám đốc phụ trách văn phòng Phó giám đốc phụ trách khối văn phòng, người được ủy quyền phải phân phát tài liệu mới và thu hồi tài liệu lỗi thời để hủy ở tất cả các điểm phân phát trước đây theo biểu mẫu BM02- 03/QT- sổ phân phát tài liệu. Duy nhất bản gốc lỗi thời được lưu lại tại khối văn phòng chỉ để tham khảo và gạch chéo màu đỏ(X) tại tên của tài liệu Kiểm soát tài liệu tham khảo Tất cả các tài liệu tham khảo thì chỉ dùng để tham khảo , sẽ không phải kiểm soát bởi công ty. Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Phó phụ trách văn phòng chịu trách nhiệm kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài sử dụng trong công ty và cập nhật vào “ danh sách có nguồn gốc từ bên ngoài” theo biểu mẫu BM 02-02/QT- danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài Trong trường hợp công ty có phân phát các tài liệu bên ngoài cho các đơn vị có liên quan sử dụng, phó giám đốc phụ trách văn phòng phải cập nhật vào sổ phân phát tài liệu(BM02-03/QT-). Kiểm soát công văn đi, đến Khi có công văn đi /đến nhân viên văn phòng phải vào sổ công văn đi (BM02-04/QT- sổ công văn đi ) hoặc sổ công văn đến(BM02-04/QT). Đối với công văn đến sau khi có ý kiến của lãnh đạo công ty, văn thư phải chuyển đến người nhận và yêu cầu ký xác nhận. Đối với Fax đi và đến, nhân viên văn phòng vào sổ công văn đi đến như trường hợp công văn và chuyển cho bộ phận/ cá nhân có liên quan Các danh sách tài liệu bên ngoài , sổ công văn được lưu tại văn phòng trong 2 năm sau khi đã thay bằng các danh sách, sổ khác. Các công văn, bản Fax được lưu lại tại khối văn phòng tối thiểu là 5 năm. 2.5.3. Quy trình quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng Việc quản lý các hợp đồng bán hàng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo nắm vững các yêu cầu của khách hàng. Nhận yêu cầu khách hàng Khi có yêu cầu của khách hàng( bằng văn bản và không bằng văn bản), nhân viên kinh doanh ghi chép vào sổ ghi nhận yêu cầu của khách hàng(BM 04- 01/QT) + Đối với những yêu cầu nằm trong hợp đồng đã ký với công ty, nhân viên kinh doanh báo cáo ngay cho giám đốc nhà máy để triển khai thực hiện hợp đồng. + Đối với những yêu cầu cần phải ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh tự đánh giá và xin ý kiến của trưởng phòng kinh doanh về khả năng cung cấp sản phẩm của công ty, giá cả, điều kiện phục vụ và tiến hành đàm phán làm hợp đồng với khách hàng. Sau khi đàm phán với khách hàng, nhân viên kinh doanh soạn thảo hợp đồng ( theo mẫu của công ty), ký nháy vào từng trang bản hợp đồng và trình giám đốc công ty ký chính thức. Nhân viên kinh doanh cập nhật hợp đồng vào sổ hợp đồng khách hàng (BM 04- 02/QT) và chuyển giao cho khách hàng. Ký kết và theo dõi thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên kinh doanh đánh số hợp đồng theo quy định: XXX YY/HĐ/ AD-KH. Trong đó: - XXX: Số thứ tự chạy trong năm của hợp đồng, bắt đầu 001. - HĐ: Viết tắt hợp đồng kinh tế. - YY: 2 số cuối của năm ký hợp đồng - AD: Viết tắt tên công ty Ánh Dương - KH: Viết tắt 2 chữ đầu của khách hàng Nếu khách hàng yêu cầu lấy số hợp đồng của khách hàng thì nhân viên kinh doanh phải đánh số hợp đồng theo quy định ._.