Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng Công ty đường sắt Việt Nam

Doanh nghiệp là có hiệu quả thì các nhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toán cho Doanh nghiệp của mình. Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phí lại tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thường xuyên được. Bên cạnh đó có một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận. Biện pháp này giúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công việc mà chi phí lại không tốn kém như biện pháp trên. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, cùng với tiến trình công nhiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với các Doanh nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty… Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắc với các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp. Được thực tập tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam là một cơ hội tốt cho em được tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này. và cũng chính vì thế mà em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam “ làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Phần 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng. Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây lắp thiết kế Phần 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam Trong qúa trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các cô các chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý Xây dựng Đường sắt RPMU tại Tổng công ty. Qua đây em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổng công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phải thực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó. 1. Kiểm soát trong quản lý 1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình, kế hoạch... Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý. Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soát tức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhưng chức năng này được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó và cũng với tư cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó. Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát được xem là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức đó. Kiểm soat tồn tại như một khâu độc lập của quả trình quản lý nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó. Cũng như tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận được thiết lập và hoạt động đều có mục đích của nó. Và chức năng kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện được các mục tiêu của mình. 1.2. Phân loại kiểm soát Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu của các hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý trong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khác nhau. Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại: Kiểm soát hướng dẫn Kiểm soát “có” “ không” Kiểm soát sau hành động Kiểm soát hướng dẫn Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đưa hoạt động đang được kiểm soát đó đạt được những mục tiêu mong muốn. Kiểm soát “có” “không” Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt được những kết quả mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến. Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ở trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trương hay một tiến trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiền tương lai. 2. Hệ thống kiểm soát nội bộ Ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soát nội bộ ? Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong khuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1. Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động” Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng về các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 2.2. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành kiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế 2.3. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:” Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.” Trong đó: Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị đó 3. Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp Như phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọng của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Vậy việc đó nó quan trọng như thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó. 3.1. Yêu cầu của quản lý Nói đến từ “quản lý” hay “nhà quản lý” sẽ gợi nhiều cách nghĩ cho nhiều người khác nhau. Nhưng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một quá trình tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực và nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó theo cách hiệu quả nhất có thể. Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và các nhà quản lý muốn đạt được kết quả tốt nhất có thể được và họ phải có cách làm tốt nhất để đạt được mong muốn đó. Quản lý được coi như là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau. Các quá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp các nguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm soát Lập kế hoạch quản lý: Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao nhất về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lược và các chủ trương hỗ trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phương pháp ở mức thấp hơn nữa cho việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Lập kế hoạch quản lý cũng là căn cứ cho tất cả các quá trình khác Tổ chức thực hiện kế hoạch: Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đó phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức được hoàn thành. Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai là người có trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó. Quá trình này được xây dựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên. Cung cấp các nguồn lực: Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việc mua sắm các nguồn lực vật chất như máy móc thiết bị và các loại vật tư cung ứng… và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực. Đặc biệt hoạt động chuẩn bị nguồn lực về con người được các nhà quản lý hết sức quan tâm Điều hành quản lý: Đây là quá trình khi công việc được tiến hành trong thực tế. Nó bao gồm 3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ được giao: hướng dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch Kiểm soát: Việc hoàn thành công việc hiện tại không trành khỏi bị ảnh hưởng của những điều kiện thay đổi và năng lực con người không đồng đều. Do đó, chúng ta phải thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ sai lệch đó một cách có hiệu quả. Việc kiểm soát là một tiểu qúa trìnhcần thiết giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng. Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu đó. Các nhà quản lý luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó như chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng thẩm định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện một cách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay người ta có xu hướng đưa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý mà chúng ta chỉ có thể đạt được điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càng cần thiết đối với các doanh nghiệp. 3.2. Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể Như chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó. Với việc thực hiện công tác quản lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thì chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành các hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Điều đó cũng rất thiết thực để xem xét kỹ hơn các chức năng của kiểm soát tương quan như thế nào với các giai đoạn chủ yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực và quản trị. 3.2.1. Quan hệ với lập kế hoạch: Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm soát. chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt điều đó cũng nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế hoạch và hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại. Do đó mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty. 3.2.2. Quan hệ với việc tổ chức: Tổ chức là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, thông qua việc tổ chức mà các công việc được giao, được uỷ quyền, được hạch toán. Với cách nhìn nhận này tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát. hơn thế nữa, trách nhiệm trong việc tổ chức của các cá nhân hay nhóm là xây dựng các mục tiêu và đo lường các kết quả của các hoạt động. điều này có nghĩa là nếu chúng ta muốn kiểm soát có hiệu quả thì chúng ta phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổ chức hoàn hảo và những việc bố trí tổ chức theo kế hoạch đó. 3.2.3. Quan hệ với việc cung cấp các nguồn lực: Các việc mua sắm, quản lý và sử dụng những nguồn lực đều có những vấn đề cần thiết để kiểm soát. Đặc biệt là kiểm soát trong lĩnh vực cung cấp nguồn lực con người, cũng như toàn bộ quá trình quản lý, kiểm soát là một bộ phận, là quá trình do con người làm, những con người đã được chọn lọc, huấn luyện và quản lý. Hơn nữa ở đau có nhà quản lý giỏi thì ở đó chức năng kiểm soát cũng được quản lý với một hình thức hiệu quả hơn. Vì vậy, kiểm soát tốt phải bao gồm tất cả các mặt chủ yếu của chức năng quản lý đội ngũ và nhân sự 3.2.4. Quan hệ với việc điều hành: Trong giai đoạn điều hành quản lý, các nhà quản lý phải ra chỉ thị, giám sát nhân viên, phối hợp công việc và chỉ đạo. ở giai đoạn này các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch quản lý có thay đổi. Cách thức điều hành trực tiếp này có thể hỗ trợ hoạt động kiểm soát tuy nhiên đôi khi nó lại cản trở công việc kiểm soát. Như vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với những nhà quản lý có trách nhiệm để công việc ở đây đảm bảo là hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát. 3.3. Phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ Như đã trình bày ở phần trên, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động của đơn vị. Chính vì thế mà phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ là tất cả các hoạt động ở các lĩnh vực của các cấp khác nhau của đơn vị: Từ những hoạt động về tuyển dụng nguồn nhân lực, vật lực đến những hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiển các nguồn lực đó vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; từ hoạt động của các nhà quản lý cho đến các hoạt động của các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên mức độ quan tâm của ban lãnh đạo của đơn vị đối với các lĩnh vực khác nhau là khác nhau và nó cũng quyết định đến kiểm soát hoạt động đó. II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 1.1. Thiết kế và thực hiện kiểm soát Để hiểu rõ về chức năng kiểm soát người ta có thể xe xét trên khía cạnh thiết kế và thực hiện Thiết kế trong chức năng kiểm soát được hiểu là thực hiện lựa chọn các khía cạnh cụ thể cần được kiểm soát, xác định các khía cạnh đó được thực hiện tới mức nào và tìm ra cách thực hiện nó. Những dự kiến này chủ yếu tập trung vào những mặt cơ bản của nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực nào đó được xác định, một trình tự đo lường kết quả được triển khai, một chương trình lập ra cho việc thẩm tra và hành động cần thiết. Tất cả những điều đó đều liên quan đến một sự xem xét, cân nhắc giữa lợi ích có thể có với chi phí phải gánh chịu. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát là thực hiện cụ thể tức là bố trí rõ hệ thống và việc theo dõi hệ thống. ở đây chúng ta tập trung ngay vào công việc cụ thể và những người liên quan. Cũng ở đây, ta cần tới kỹ năng quản trị và nhận định để giải quyết những tình thế phát sinh ngoài dự kiến và về những vấn đề không tránh được về con người 1.2. Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến và thực hiện nói trên là phạm vi mà các biện pháp kiểm soát có thể hoà nhập với các trình tự và hành động quản lý bình thường. điều mà chúng ta phải luôn tự nhủ rằng không coi những biện pháp kiểm soát là những hoạt động phụ thêm và tách rời. Thay vào đó, chúng ta tìm được mục đích kiểm soát của chúng ta thông qua quá trình hoạt động bình thường. Sở dĩ chúng ta nên làm như vậy là vì nếu làm như vậy chúng ta sẽ tiết kiệm được chi phí và loại trừ bớt bực tức cho những người trực tiếp hay gián tiếp bị kiểm tra. Ví dụ như nều chấp nhận được một bộ phận cụ thể từ một tổ của phân xưởng sản xuất có thể tự động xác định được liệu nó có phù hợp trong dây truyền lớn hơn không mà không cần phải có một nhóm thanh tra trung gian nào nữa. tương tự như vậy, chúng ta cứ xem việc xử lý kiểm soát như là quan hệ quản lý bình thường chứ không phải là một vấn đề tách biệt. Các chuyên gia kiểm soát bao giờ cũng có những thuận lợi như vậy để thực hiện kiểm soát, coi kiểm soát như một hoạt động thông thường. 1.3. Qui mô bảo vệ và xây dựng Khi xem xét chức năng kiểm soát người ta còn xem xét qui mô bảo vệ và xây dựng của chúng và cố gắng tối đa hoá qui mô đó. Một phạm vị khá lớn của kiểm soát thực hiện là để phục vụ mục tiêu bảo vệ cho các nhà quản lý cấp cao hơn và tránh những sai sót ở mức thấp hơn. Một số việc kiểm soát phải có một trong những mục đích chính là đề phòng những loại hành động nào đó mà chúng nhà quản lý cấp cao không muốn ví dụ như là sử dụng sai một bất đông sản của công ty hay những cam kết quá mức được phép hoặc lập sai một tờ khai nào đó. Những việc kiểm soát là để bảo vệ vì quản lý cấp trên cũng muồn biết những loại việc đang triển khai để họ có những hành động khắc phục hoặc sửa chữa kịp thời. Trong một số trường hợp, kiểm soát chú trọng vào khả năng xây dựng, lúc đó kiểm soát như là một hoạt động hướng dẫn đối với lĩnh vực hoạt động của chúng ta. Ví dụ một kiểm soát hình thức thử nghiệm sở thích của người tiêu dùng có thể giúp chúng ta làm ra những loại sản phẩm mới hoặc trình bày những sản phẩm hiện có theo kiểu dáng mới khác theo thị hiếu của người tiêu dùng. Cách xây dựng này thực hiện được vì có phần chú trọng vào các mặt tích cực thường có của các hoạt động, mang tính chất bảo vệ ngay từ lúc đầu có thể minh hoạ bằng việc thoả mãn người tiêu dùng và danh tiếng của công ty là kết quả của các biện pháp thanh tra kiểu bảo vệ. điều đó cũng có thể được hiểu theo một hình thức rộng hơn là nó sẽ khuyến khích tốt hơn những người bị kiểm soát. ví dụ kiểm soát thực hiện lợi nhuận của một chi nhánh thay cho việc kiểm soát hoạt đông chi tiết. Trong trường hợp khác, tính chất xây dựng có thể thông qua sự hiểu biết kỹ hơn và việc xử lý tế nhị của kiểm soát. Trong tất cả những tình huống đó, mục tiêu của chuyên viên kiểm soát là đề cập đến những nhu cầu của bảo vệ ở một hình thức mà tránh nhấn mạnh vào hướng đó, vào tiềm năng xây dựng đó. 1.4. Phân tích rủi ro đối với các mục tiêu bảo vệ Như đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ việc đánh giá kiểm soát nội bộ bao gồm hai mục tiêu là bảo vệ và xây dựng. Thực chất của lợi ích sóng đôi như vậy rất quan trọng đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, đối với các kiểm toán viên nội bộ _ là người tìm cách phục vụ toàn bộ lợi ích quản lý. Ngoài ra, việc đánh giá công việc kiểm soát còn phải đặt trong mối quan hệ với các mục tiêu cải tiến rộng hơn là xây dựng, đó là loại đánh giá ở trình độ cao hơn và công phu hơn nhất là khi các mục tiêu cải tiến bao hàm khả năng sinh lời của tập đoàn đã được tăng. Nhưng các mục tiêu bảo vệ căn bản là rất quan trọng và cần được đề cập thích đáng. Như thường xảy ra, việc đánh giá của kiểm soát nội bộ về các mục tiêu bảo vệ tự nó đặc biệt làm cho việc phân tích rủi ro có tổ chức và khoa học hơn Việc đánh giá rủi ro cho các mục tiêu bảo vệ trực tiếp xoáy vào: Tính chất phạm vi và ảnh hưởng của từng loại khiếm khuyết tiềm ẩn Tính khả thi và chi phí của công việc kiểm soát thực tế Loại đánh giá này tất nhiên phải làm riêng cho từng loại công ty và theo các tình huống hoạt động khác nhau. Nhưng khi đánh giá như vậy nên xem cần loại kiểm soát gì? phạm vi kiểm soát để có lợi cho kinh doanh. Nhưng điều làm phức tạp cho việc đánh giá sau là thường có mâu thuẫn giữa việc làm giảm tốn thất với nhu cầu rộng thêm của quản lý và các mục tiêu. Tất cả diều đó có nghĩa là phân tích rủi ro tôt hay không về mặt quản lý còn tuỳ thuộc vào phạm vi được thừa nhận và đánh giá của các mục tiêu quản lý có liên quan 1.5. Vấn đề phản ứng của con người với kiểm soát Con người liên quan đến quá trình kiểm soát và nó đòi hỏi con người phải rất khéo léo khi giải quyết các mối quan hệ. Trong khi thực hiện, triển khai một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì thấy có các vấn đề: Nguồn gốc chủ yếu của các vấn đề là hầu hết ai cũng có bản năng hành động độc lập và tự do. Thực tế cho thấy rằng con người phải làm gì đó khiến họ có khuynh hướng ác cảm với một việc kiểm soát thậm chí phản đối. Mức độ chấp nhận đối với những việc kiểm soát phần lớn tuỳ thuộc vào chính con người_ sự thông minh, có kinh nghiệm, vốn văn hoá, tình cảm vững bền… Nhưng chúng ta có thể nói rằng xu hướng thông thường là con người bực bội với kiểm soát và ít nhiều chống lại. điều đó phụ thuộc nhiều vào cách thức kiểm soát được triển khai chúng diễn ra và được điều khiển như thế nào. Do đó, trong sự cố gắng của chúng ta làm công việc kiểm soát có hiệu quả, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về sự phản ứng bình thường đó của con người và làm mọi việc cần thiết có thể để tối thiểu hoá những phiền toái Chúng ta có thể xử lý như thế nào với những cản trở của con người với kiểm soát? có những giải pháp sau để giải quyết những mâu thuẫn đó: Tăng uy tín của toàn công ty Cách trình bày Tính hợp pháp của nguồn gốc Sự tham gia Cách điều hành 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ Để có thể hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty như thế nào và hoạt động ra sao, trước tiên chúng ta phải tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị,ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát trong đơn vị Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể ngược lại môi trường kiểm soát mà yếu thì các thủ tục kiểm soát cũng khó có thể phát huy hiệu quả được Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát nói chung chủ yếu liên quan đến quan điểm thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. trên thực tế tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi qui đinh cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: 2.1.1. Các đặc thù về quản lý: Nói đến các đặc thù về quản lý tức là đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cao cấp nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là cách thức tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hay có thể hiểu cơ cấu tổ chức là cách phân quyền trong bộ máy quản lý Cơ cẩu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cẩu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiên các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: tức là phải thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiên công việc 2.1.3. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình ._.kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu qủa. Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp. đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất địo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp 2.1.4. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. nếu việc lập và thực hiện kế hoach được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạchvà dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoach đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời 2.1.5. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đặt ra để thực hiện những nhiệm vụ: giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, dung hoà các bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài… 2.1.6. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ và phong cách điều hành của cac nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nhóm các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của cac đối tác làm ăn, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu của doanh nghiệp là hệ thống kế toán. hệ thống kế toán chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt đông kế toán. Một hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thật Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị mà ngược lại mọi nghiệp vụ đã được ghi chép vào sổ sách kế toán của đơn vị đều phải đảm bảo là đã xảy ra Sự phê chuẩn Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được phê chuẩn hợp lý, đúng qui cách đúng thẩm quyền Tính đầy đủ Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn (đầy đủ) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là các nghiệp vụ kinh tế nếu đã phát sinh thì đều được ghi sổ. Sự đánh giá Đảm bảo không có sai phạm gì trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp 2.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán Kiểm tra chương trính ứng dụng và môi trường tin học Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài So sánh đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài So sánh đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán, số liệu kế hoạch đã lập Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn và ngoài ra còn một số nguyên tắc khác nữa. Cụ thể về vấn đề này sẽ được xem xét rõ hơn ở phần sau 2.4 Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động trong đơn vị phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ trong doanh nghiệp hay có thể nói kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời, sát thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và bổ xung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành Kiểm toán nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp với nhiệm vụ đầu tiên là đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ rất cơ bản và được xác định rõ ràng. Mối quan tâm đặc biệt từ đầu của quản lý là liệu tài sản của đơn vị có được bảo vệ tốt không, các qui tắc, qui phạm của công ty có được tuân thủ không và sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ không. điều rất quan trọng nữa là phát hiện gian lận và giữ gìn mọi thứ nguyên vẹn… Tóm lại có thể nói rằng bộ phận kiểm toán nội bộ được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt đông phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị 3. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp tức là chúng ta phải thiết lập từng các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có nghĩa là chúng ta phải thiết lập các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ 3.1. Thiết lập môi trường kiểm soát Như đã trình bày ở phần trên, môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài. Để có thể thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì điều đầu tiên chúng ta phải thiết lập được một môi trường kiểm soát tốt Trước tiên chúng ta quan tâm đến các nhân tố thuộc bên trong của môi trường kiểm soát tức là các yếu tố liên quan đến đặc điểm quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch… Những yếu tố này được thiết lập hoàn toàn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp, của các nhà quản lý doanh nghiệp 3.1.1. Thiết lập cách thức quản lý của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải thiết lập một cách thức quản lý của riêng mình, xác định riêng cho mình một mô hình quản lý, một cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp 3.1.2. Thiết lập cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cũng là một nhân tố quan trọng góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Để tạo ra được một môi trường kiểm soát tốt khi thiết lập cơ cấu tổ chức phải chú ý đến những nguyên tắc sau: Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận Thực hiên phân chia tách bạch giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản Đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng Như vậy là doanh nghiệp phải bố trí, xắp xếp, tổ chức phân quyền trong bộ máy hoạt động như thế nào để thuận tiện cho các hoạt đông của mình nhất mà không bị gò bó trong một khuôn mẫu của bất kỳ một mô hình nào cả. Các mô hình quản lý có thể áp dụng thường là mô hình quản lý tập trung , mô hình quản lý phân tán hay là mô hình quản lý nửa tập trung nửa phân tán. Nhưng áp dụng một mô hình nào đó vào doanh nghiệp để phù hợp là quan trọng nhưng cái quan trọng hơn cả đó là nhà quản lý của doanh nghiệp đó phải biết lựa chọn, bố trí, xắp xếp như thế nào đó mà phù hợp với các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình và phải luôn có sự biến đổi phù hợp với điều kiện thời đại mới Để thiết lập được một mô hình hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp không phải là chuyên dễ vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp phải không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức để tìm ra được cái đúng, cái hay trong thời đại mới mà áp dụng 3.1.3. Xây dựng chính sách nhân sự: Chất lượng của đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Trong bất cứ hoạt động nào của Xã Hội cũng vậy nhân tố con ngươì luôn là vấn đề cần thiết và bức xúc của các doanh nghiệp nói riêng và của toàn Xã Hội nói chung Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thì con người cũng là nhân tố trung tâm, là chủ thể trực tiếp thực hiện hành vi kiểm soát, thực hiện các thủ tục kiểm soát nên chất lượng hoạt đông của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng của nhân viên kiểm soát bởi vì ngay cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các thủ tục, chính sách kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, đào tạo con người luôn được các doanh nghiệp quan tâm và các doanh nghiệp phải thường xuyên có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Bên cạnh đó thì việc đào tạo nâng cao chất lượng hoạt đông của đội ngũ nhân viên kiểm soát cũng cần phải được quan tâm và luôn thực hiện 3.1.4. Thiết kế công tác kế hoạch: Doanh nghiệp nên tổ chức công tác kế hoạch trong các hoạt đông của mình từ hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến các kế hoạch về thu chi quĩ, kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định…. Thực tế cho thấy có kế hoạch hoá mọi công việc thì chúng ta mới thực hiên các hoạt đông có hiệu qủa được và chúng ta mới có thể dễ dàng đánh giá các hoạt động của mình. Tuy nhiên, khi thực hiên các kế hoach đặt ra thì chúng ra không nên quá cứng nhắc, gò bó theo kế hoạch mà chỉ nên xem kế hoạch đó như một định hướng cho hoạt đông của mình mà thôi 3.1.5. Thiết lập uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát là bộ phận không thể thiếu được nếu chúng ta thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Uỷ ban kiểm soát được thành lập bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát được thiết lập để làm các nghiệp vụ: = Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Dung hoà những bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các Kiểm toán viên bên ngoài Trên đây là phần trình bày về các yếu tố bên trong thuộc môi trường kiểm soát của doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn có những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài như sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của đường lối phát triển của đất nước…. Những yếu tố này doanh nghiệp không thể làm thay đổi chúng được nhưng lại chịu ảnh hưởng rất lớn của chúng. đối với những nhân tố này thì doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mình để phù hợp với các chính sách của Nhà nước. 3.2. Thiết lập hệ thống kế toán Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Vì vậy thiết lập hệ thống kế toán tức là phải thiết lập các yếu tố cơ bản của hệ thống kế toán 3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là phương tiện để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các nội dung nghiệp vụ kinh tếHệ thống chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán hiện hành bao gồm hai hệ thống: + Hệ thống chứng từ bắt buộc + Hệ thống chứng từ hướng dẫn ( Bao gồm 6 loại: chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hang, chứng từ tiền tệ, chứng từ tài sản cố định, chứng từ sản xuất )trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán(Cả bắt buộc và hướng dẫn) các doanh nghiệp phải tổ chức xử lý và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ bảo đảm việc ghi chép kịp thời, tránh chồng chéo, trùng lắp và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, bảo quản lưu trữ các chứng từ 3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế _ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán Hiện nay, Bộ tài chính có các hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp khác nhau: Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp nói chung (Quyết định 1141/1995/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Quyết định 1177/1998/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp (Quyết đinh 1864/1998/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư (Quyết định 214/2000/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (Quyết định 999/1998/QĐ/BTC) Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán phù hợp. Tất nhiên khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải định khoản phù hợp với bản chất, kết cấu tài của tài khoản đó và quan hệ đối ứng cũng phải phù hợp 3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để hệ thống hoá ghi chép các số liệu các chứng từ theo một trình tự, phương pháp ghi chép nhất định Bộ tài chính cũng có qui định các mẫu sổ kế toán sẵn có nên các doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình mà lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán cho phù hợp. Hệ thống sổ kế toán nói chung bao gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải xác định hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình để có thể thực hiện ghi sổ một cách có hiệu quả nhất Hiện tại có 4 hình thức ghi sổ phổ biến là: Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Nhật ký sổ cái 3.2.4. Tổ chức hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán: Hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán là một bộ phận cẩu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhà nước có qui định thống nhất về nội dung, phương pháp thời gian lập và gửi đối với những báo cáo kế toán định kỳ (bắt buộc) đó là những báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để ra được các quyết định phù hợp Hệ thống các báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp phải lập hiện nay thực hiện theo quyết định 167_qui định về chế độ báo cáo tài chính trong doanh nghiệp và bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập như trên thì trong doanh nghiệp còn phải lập một số các báo cáo kế toán khác liên quan đến tình hính quản lý, sử dụng tài sản, tình hính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, các báo cáo nhanh phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp_ đó là hệ thống các báo cáo quản trị Trước yêu cầu của công tác quản lý trong nền kinh tế thị trường, công việc của những người làm công tác kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán vào sổ kế toán chi và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán. Thông qua việc phân tích các báo cáo kế toán để có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược phát triển lâu dài. Tóm lại: Việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động cuả hệ thống kiểm soát nội bộ. Để nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kế toán nói riêng thì các doanh nghiệp phải thực hiện đúng những yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cách trung thực, minh bạch và công khai và chấp hành tốt những chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung, các chế độ, thể lệ qui định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung, phương pháp kiểm tra Công tác kiểm tra kế toán trong các doanh nghiệp thường được tiến hành theo những nội dung sau: Kiểm tra kế toán ghi chép, phản ánh lên chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế độ, thể lệ kế toán Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp, việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do Giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp nên tổ chức riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc phân công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán. Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt. Tuỳ theo yêu cầu mà có thể kiểm tra định kỳ, đột xuất hoặc bất thường Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương pháp đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các số liệu của các doanh nghiệp khác có liên quan. Về mặt lý thuyết, trình tự tiến hành kiểm tra cần bắt đầu từ dưới lên : từ chứng từ đến sổ sách kế toán và cuối cùng là báo cáo kế toán. Tuy nhiên để giảm bớt khối lượng công việc kiểm tra, rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tính đúng đắn khách quan của công tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm. Trên thực tế thường tiến hành kiểm tra theo trình tự ngược lại, từ trên xuống, từ các báo cáo kế toán sau đến sổ kế toán chi tiết và cuối cùng là các chứng từ Kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tac quản lý, công tác kế toán của doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng, vi phạm chính sách, chế độ quản lý và kế toán. Do vậy, công tác kiểm tra phải được thường xuyên tiến hành theo đúng chế độ qui định. Kết quả kiểm tra kế toán phải được lập biên bản hoặc trình bày trong báo cáo kiểm tra. Trong các biên bản hoặc báo cáo kiểm tra phải bao gồm các nội dung: nội dung tiến hành kiểm tra, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đề nghị của ban kiểm tra kế toán. 3.3. Thiết lập các thủ tục kiểm soát Như đã trình bày ở phần trên, thủ tục kiểm soát là các căn qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Theo VSA 400 Thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là công việc cần thiết mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải làm. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo · Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự tách ly trách nhiệm thích hợp về trách nhiệm trong các nhiệm vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng ở các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiên thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng. Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ cụ thế riêng biệt Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn phải đảm bảo rằng việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và đảm bảo thực hiện kiểm soát độc lập đối với việc thực hiện các hoạt động của đơn vị Tóm lại: Thủ tục kiểm soát là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó là cơ sở giúp các quá trình kiểm soát được thực hiện có hiệu quả hơn. vì thế nhất thiết phải xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp cùng với quá trình xây dựng và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 3.4. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đều xuất phát từ kết quả của một nhu cầu nảy sinh. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn bản chất của hoạt động đang tồn tại nếu chúng ta biết phần nào về những điều kiện thay đổi trong quá khứ đã tạo ra nhu cầu cho hoạt động đó. Bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài qui luật chung đó. Tức là bộ phận kiểm toán nội bộ xuất hiện và hoạt động là để đáp ứng một nhu cầu nào đó của doanh nghiệp mà sau đây chúng ta sẽ rõ hơn về vấn đề đó Hiện nay, trong các doanh nghiệp số lượng các nghiệp vụ của doanh nghiệp ngày càng có khối lượng nhiều và phức tạp nên người quản lý cấp cao không thể dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó để kiểm tra hoạt động một cách vừa ý nhất. Cách tốt nhất cho các nhà quản lý là thiết lập một bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng đó. Bộ phận đó chính là bộ phận kiểm toán nội bộ Để thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ chúng ta phải quan tâm đến các mặt sau: 3.4.1. Đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ: Nhân viên của bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo rằng nghiệp vụ thành thạo và quá trình đào tạo của kiểm toán viên nội bộ phải đủ Kiến thức, kỹ năng, và kỷ luật để thực hiện các hoạt động kiểm toán Các kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và phải khéo léo ứng xử, tiếp xúc với mọi người và trao đổi thông tin có hiệu quả, không ngừng học tập trau dồi trình độ nghiệp vụ và các kiểm toán viên nội bộ còn phải thực hiện thận trọng nghề nghiệp đúng mực khi tiến hành các cuộc kiểm toán nội bộ 3.4.2. Qui định về phạm vi công việc của kiểm toán nội bộ Phạm vi công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm những việc kiểm toán phải thực hiện tuy nhiên trong thực tế thì ở các doanh nghiệp Ban giám đốc và hội đồng quản trị sẽ là người đưa ra những định hướng chung về phạm vi công việc và những hoạt động về phạm vi kiểm toán Nhìn chung thì phạm vi công việc của hệ thống kiểm soát nội bộ tập trung vào các mục tiêu sau: Tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin: Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính xác thực và tính toàn ven của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ và các phương tiện đã xử dụng để xác định, định lượng, phân loại và báo cáo thông tin đó Các hệ thống thông tin cung cấp số liệu cho việc ra các quyết định kiểm soát đáp ứng các yêu cầu bên ngoài. Do vậy kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hệ thống thông tin là thích hợp để xác minh rằng: Sổ sách báo cáo tài chính và điều hành có thông tin chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và hữu ích. Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo có đầy đủ và hiệu lực không Thiết lập chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các Qui định Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các hệ thống đã thiết lập để đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật, và các qui định có ảnh hưởng quan trọng tới các nghịp vụ và các báo cáo Ban giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập các hệ thống đã được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính sách, kế hoạch thủ tục và pháp luật qui định phải thực hiện Đảm bảo việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Kiểm toán viên nội bộ thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và khi cần thì thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hoả hoạn, sử dụng sai, hoặc bất hợp pháp và thẩm tra sự vạch trần của các yếu tố này Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực đảm bảo và có hiệu quả Kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá tính tiết kiệm và tính hiệu quả của các nguồn lực được sử dụng Ban giám đốc chịu trách nhiệm đưa ra những chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả của một hoạt động và kiểm toán viên nội bộ thì chịu trách nhiệm xem: các chuẩn mực tác nghiệp có được thiết lập để đo lường và tiết kiệm có hiệu quả không; các chuẩn mực đã được thiết lập có rõ ràng và có được thực hiện không; những sai lệch so với chuẩn mực tác nghiệp có được xác định, phân tích và báo cáo cho người có trách nhiệm để sửa sai không Việc kiểm toán viên liên quan đến việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả phải xác định trên những tình trạng như: cơ sở vật chất không được tận dụng tối đa, công việc không năng suất, các thủ tục tốn kém, thừa hoặc thiếu nhân viên Thực hiện các mục tiêu mục đích đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình Ban giám đốc chịu trách nhiệm đề ra các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và đạt tới kết quả mong muốn đối với các hoạt động hoặc chương trình. Kiểm toán viên nội bộ phải khẳng định những mục tiêu và mục đích có nhất quán với mục tiêu và mục đích của tổ chức không, chúng có được đáp ứng không Kiểm toán viên nội bộ có thể hỗ trợ ban giám đốc triển khai các mục tiêu, mục đích và các hệ thống bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác đáng không, thông tin chính xác, hiện thời và thích hợp có đang được sử dụng không; những công việc kiểm soát phù hợp có được đưa vào các hoạt động hoặc chương trình không 3.4.3. Thiết kế qui trình công việc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, chịu sự kiểm tra, giám sát và phê chuẩn Qui trình công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm: lập kế hoạch kiểm toán, kiểm tra và đánh giá các thông tin, thông báo kết quả, theo dõi thực hiện công việc kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán: Kiểm toán viên nội bộ phải lập kế hoạch cho một cuộc kiểm toán và kế hoạch kiểm toán phải được lập bằng văn bản và phải bao gồm: Xây dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc Thu thập các thông tin cơ bản về các hoạt động cần được kiểm toán Xác định nguồn cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán Liên hệ với những người cần biết về cuộc kiểm toán Khi thích hợp thực hiện một cuộc khảo sát tại chỗ để làm quen với những công việc kiểm soát sẽ được kiểm toán, để xác định những lĩnh vực trọng điểm kiểm toán và mời._. Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty Được đánh giá là tương đối tốt, Cách thức tổ chức quản lý chặt chẽ, các nhà quản lý cấp cao thì luôn quan tâm đến việc tổ chức đào tạo nâng cao chất lượng hoạt động của các nhân viên trong Tổng công ty từ cấp cao đến cấp thấp nhất, có chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với chuyên ngành cần tuyển dụng đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên có trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt. Công tác kế hoạch cũng được thựchiện thường xuyên trong tất cả các hoạt động và trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu của Tổng công ty; Ban kiểm soát được thiết lập và hoạt đông rất có hiệu quả giúp Tổng công ty kiểm soát được tất cả các hoạt động của mình trong mọi lĩnh vực; bên cạnh các nhân tố bên trong thì các nhân tố bên ngoài như các chính sách đầu tư phát triển của Nhà nước, các chính sách quản lý của Nhà nước áp dụng cho các đơn vị là các doanh nghiệp Nhà nước hiện nay cũng tạo điều kiện rất thuận lợi cho Tổng công ty hoạt quản lý các hoạt động của mình được tốt hơn. 1.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của Tổng công ty hiện nay cũng đang hoạt động rất có hiệu quả thể hiện ở chỗ là các đơn vị cấp dưới nộp các báo cáo tài chính hàng tháng hàng quí và Báo cáo tài chính năm lên Tổng công ty rất đúng thời hạn và chất lượng của các báo cáo tương đối tốt tức là thông tin phản ánh trên các Báo cáo tài chính tương đối chính xác, phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Tại Tổng công ty thực hiện mô hình tổ chức hạch toán phân tán, các đơn vị thành viên của Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà tự lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, lựa chọn các phương pháp ghi sổ cũng như là hệ thống tài khoản kế toán áp dụng… 1.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong Tổng công ty được chi tiết cụ thể cho từng loại nghiệp vụ hoạt động và được tổ chức hướng dẫn thực hiện cho các cán bộ công nhân viên trong từng đơn vị cụ thể Các thủ tục kiểm soát bao gồm các thủ tục về lập kiểm tra và so sánh phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán…. và các qui định về thủ tục phân tích trong các hoạt động của Tổng công ty. Bên cạnh đó Tổng công ty cũng tổ chức quản lý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Tức là việc tổ chức công tác quản lý ở Tổng công ty nói chung và tổ chức quản lý ở các đơn vị thành viên của Tổng công ty đảm bảo công việc được phân chia cụ thể rõ ràng về trách nhiệm công việc từ đó tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc đồng thời cũng qui định sự cách lý thích hợp trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lam dụng như là việc cách ly trách nhiệm giữa người phê duyệt, người thực hiện và người kiểm soát… và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn là cấp dưới đôi khi cũng được ra các quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định và được sự uỷ quyền của cấp có thẩm quyền 1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời sát thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và bổ xung các qui chế kiểm soát có hiệu lực và hiệu quả Hiện tại ở Tổng công ty do mới thành lập nên bộ phận kiểm toán chưa được thiết kế do chưa có đội ngũ nhân viên cũng như chưa có các điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế các bộ phận của kiểm toán nội bộ. 2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế 2.1. Ưu điểm Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nhìn chung là tương đối vững chắc, có tổ chức quản lý chặt chẽ, có bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng kiểm soát trong toàn bộ các hoạt động của Tổng công ty đó là Ban kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty hoạt động rất có hiệu quả xét trên mọi khía cạnh Ban kiểm soát- Như đã trình bày ở phần trên là bộ phận được thiết lập nhằm giúp Hội đồng quản trị thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, và giúp các doanh nghiệp đó hoạt động theo đúng qui chế tổ chức và các qui chế về pháp luật, giám sát cả các hoạt động của bản thân Tổng công ty và Ban giám đốc, các Ban chuyên môn nghiệp vụ tại văn phòng Tổng công ty. Ban kiểm soát thực hiện hoạt động theo qui chế tổ chức của Tổng công ty và phù hợp với các qui định của pháp luật Việt Nam. Trong lĩnh vực Xây lắp Thiết kế, hoạt động giám sát các hoạt động của khối Xây lắp-Thiết kế được thực hiện bởi cả Ban kiểm soát và do tính chất phức tạp của hoạt động Xây lắp-Thiết kế nên để nâng cao chất lượng hoạt động của ngành Tổng công ty đã thiết lập nên Ban Quản lý Xây dựng Đường sắt- là bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát các hoạt động từ khâu thiết kế đến khâu tổ chức thi công và đến khâu nghiệm thu, thanh toán, bàn giao công trình đưa vào sử dụng. Việc thực hiện công tác quản lý dự án tuân theo qui định của Nhà nước về qui chế quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản. mỗi một dự án đều được tổ chức, hoạch định, phân công thực hiện và được kiểm soát chặt chẽ, được thiết lập một bộ phận quản lý dự án riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Chủ nhiệm công trình là người lãnh đạo trực tiếp quản lý dự án, tổ chức thực hiện dự án đến kết quả cuối cùng một cách tốt nhất. Quá trình theo dõi hoạt động của dự án được thực hiện một cách liên tục như vậy giúp phát hiện kịp thời những sai phạm mà đưa ra những điều chỉnh phù hợp, việc theo dõi dự án được báo cáo liên tục đảm bảo quá trình kiểm soát là luôn luôn tồn tại và hoạt đông có hiệu quả 2.2. Những điểm hạn chế Công việc quản lý các dự án chưa được thực hiện tốt ở khâu khảo sát thiết kế, đôi khi phải bổ xung sửa đổi nhiều lần làm chậm việc ra quyết định của dự án. Việc thiết kế tuy đã được thực hiện nhưng chưa đồng bộ theo gói thầu và công tác tổ chức đầu thầu còn được thực hiện hơi chậm so với mức bình thường đặc biệt là vào khoảng thời gian đầu năm 2003 Mặc dù có các ban quản lý dự án và có bộ phận thực hiện trách nhiệm giám sát thi công nhưng bộ phận này chưa thực sự phát huy được hiệu quả hoạt động của mình. Tổng công ty đôi khi vẫn phải thuê kiểm toán độc lập bên ngoài để thực hiện kiểm soát lại các hoạt động cuả các dự án Mặc dù quy chế được xây dựng rất chặt chẽ nhưng công tác quản lý dự án của các ban quản lý dự án còn bộc lộ nhiều thiếu sót từ quản lý đến giám sát, thanh quyết toán Chính vì vậy mà chất lượng của hoạt động kiểm soát khâu khảo sát thiết kế chưa thực sự phát huy được hiệu quả. Vậy nguyên nhân chính dẫn đến các hạn chế trên là gì? Có thể nói rằng có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng. Nguyên nhân có cả các nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan, nhưng nguyên nhân quan trọng nhất có lẽ là do trình độ của cán bộ công nhân viên chưa cao kể cả nhân viên thực hiện dự án cũng như là nhân viên giám sát dự án. bên cạnh đó do Tổng công ty là đơn vị mới thành lập cho nên nhân viên chưa kịp làm quen với phong cách làm việc mới, cách quản lý mới tức là kinh nghiệm hầu như có rất ít cho nên mới dẫn đến tình trạng như vậy và phải kể cả đến sự thay đổi đổi mới về chế độ quản lý liên quan đến các hoạt động xây dựng cơ bản cho nên các nhân viên cần phải có thời gian để tiếp nhận những chính sách, chế độ mới mà áp dụng vào thực hiện xây dựng công trình thực tế vì vậy sự chậm trễ trong thực hiện các qui trình của một dự án hay một công trình, hạng mục công trình Xây dựng cơ bản là không thể tránh khỏi 2.3. Tóm tắt kết quả hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thiết kế trong năm 2003 và các điều kiện ảnh hưởng Với những ưu nhược điểm như trên Tổng công ty trong năm 2003 cũng đạt được những thành tựu đáng kể : Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị xây lắp và thiết kế đạt 630,3 tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002. Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng. Khối xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lượng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn đầu tư phát triển được cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơn vị: Công ty công trình đường sắt 3, Công ty công trình Thông tin-Tín hiệu điện, Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty tư vấn Đầu tư -Xây dựng thực hiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty Tư vấn Đầu tư và Xây dựng có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6% Trong năm qua hầu hết các đơn vị xây lắp và thiết kế đều gặp phải khó khăn đó là nguồn vốn đầu tư phát triển nâng cấp cho cơ sở hạ tầng đường sắt năm nay được cân đối thấp, vốn tín dụng đầu tư có khá nhưng mới được bổ sung vào cuối năm. Mặt khác, năm 2003 Nhà nước có nhiều thay đổi trong quản lý đầu tư và xây dựng; sửa đổi, bổ xung qui chế đấu thầu, quản lý chất lượng công trình, thanh quyết toán vốn, thay đổi về tiền lương, nên nhiều dự toán đã được duyệt đầu năm lại phải duyệt lại, nhiều gói thầu đã mở lại phải tổ chức đấu thầu lại, làm hạn chế đến kết thực hiện của các đơn vị xây lắp. Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng với tinh thần chủ động, chỉ đạo tập trung đúng hướng ngay tư ngày đầu năm nên công tác Xây dựng cơ bản đã hoàn thành những công trình và mục tiêu chủ yếu tập trung vào phục vụ đắc lực cho vận tải: Các công trình chuyển tiếp năm 2002 đã cơ bản hoàn thành, phần lớn đã được nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng. Một số công trình trọng điểm đã hoàn thành: Dự án 10 cầu trên Đường sắt Thống nhất bằng vốn ODA, mở rộng ga Trường Lâm; đưa vào sử dụng đường vòng Thanh Khê và Ga Trình xuyên. Các công trình trọng điểm khác đã và đang được triển khai khẩn trương:Sửa chữa cầu Long Biên giai đoạn 2, dự án cầu chui Gia Lâm, mở ga Đình đẻo Hải Vân đang triển khai thi công gói 1, mở rộng ga Văn Phú đã hoàn thành phần lớn công việc; các cầu Bình Lợi, Đồng Nai lớn, Đồng Nai nhỏ đã mở thầu, đang chuẩn bị thi công. Công tác chuẩn bị đầu tư: Với tinh thần chủ động đi trước, công tác chuẩn bị đầu tư năm 2003 có nhiều chuyển biến khá tốt. Ngành đã và đang triển khai hàng chục dự án đầu tư cho cơ sở hạ tầng và vận tải, trong đó đã hoàn thành nghiên cứu khả thi 5 dự án với tổng mức đầu tư 7.330,64 tỷ đồng, đã được Chính Phủ và bộ Giao thông Vận tải phê duyệt 3 dự án. Trong các dự án đã hoàn thành bước nghiên cứu khả thi có một số dự án lớn, trọng điểm của nghành như: Dự án Đường sắt Yên Viên-Phả Lại-Hạ Long-Cái Lân với tổng mức đầu tư 3.991,69 tỷ đồng; Dự án Đường sắt Hải Phòng vào khu công nghiệp Đình Vũ có tổng mức đầu tư 244,94 tỷ đồng; Dự án hiện đại hoá thông tin tín hiệu 3 tuyến phia bắc và khu đầu mối Đường sắt Hà Nội có tổng mức đầu tư 1.161 tỷ đồng; Dự án thay tà vẹt bê tông K1, K2, tà vẹt sắt bằng tà vẹt bê tông dự ứng lực, kéo dài đường ga, đặt thêm đường thứ 3 đối với ga chỉ có 2 đường đoạn Vinh-Nha Trang có tổng mức đầu tư 1.657,65 tỷ đồng. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM NÓI CHUNG VÀ XÉT RIÊNG TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ Căn cứ vào đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty, căn cứ vào tình hình thực tế tại thời điểm hiện tại: Các chính sách và thủ tục mới về quản lý tài chính, về qui chế kiểm toán nội bộ: Quyết định số 832TC/BTC/CĐKT, ngày 28/7/97 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về qui chế kiểm toán nội bộ, thông tư 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998- Hướng dẫn thực hiện qui chế kiểm toán nội bộ của Doanh nghiệp Nhà nước, thông tư 52/1998-TT-BTC ngày 16/4/1998-hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước. Giải pháp được đưa ra để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty là: Tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ của các cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty và thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ: khi thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty thì cần quan tâm đến các vấn đề sau: 1. Kiểm toán viên nội bộ 1.1. Điều kiện đối với kiểm toán viên nội bộ: Người được bổ nhiệm hoặc được giao trách nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ phải có đủ các điều kiện sau: Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án tiền sự và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quá trình quản lý kinh tế, tài chính, kế toán. Đã tốt nghiệp Đại Học chuyên nghành kế toán kiểm toán tài chính hoặc quản trị kinh doanh Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên trong đó có ba năm liên tiếp công tác tại đơn vị được giao nhiệm vụ kiểm toán viên Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ 1.2. Về việc bổ nhiệm, bãi miễn chức danh cho kiểm toán viên nội bộ: Được thực hiện trực tiếp bởi Tổng giám đốc, Giám đốc của Tổng công ty. Kiểm toán viên đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại. Kiểm toán viên nhất quyết không được đảm đương trách nhiệm điều hành hay quản lý hoạt động kinh doanh của Tổng công ty 1.3. Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ: Kiểm toán viên nội bộ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng giám đốc, Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, giám đốc về chất lượng, tính trung thực và hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán và các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước; các kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán, không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp; tuân thủ các nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án… ) 1.4. Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán; Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán; Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao; Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp...; Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên. 2. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Qui định trong chương IV của quyết định 832 TC /BTC/CĐKT 2.1. Bộ máy kiểm toán nội bộ Các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp được tổ chức thành phòng, ban, hoặc nhóm, tổ công tác trực thuộc (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ máy kiểm toán nội bộ, gồm: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, Phó trưởng phòng kiểm toán nội bộ (nếu có), nhóm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên. ở các tập đoàn sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp,.. .) phải tổ chức phòng (ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. 2.2. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Đứng đầu phòng (ban) kiểm toán nội bộ là trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ doanh nghiệp. Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính). Trưởng phòng kiểm toán nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được (Tổng) Giám đốc phê duyệt. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. Đề xuất với (Tổng) Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. Đề nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. 2.3. Bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc. - Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc. Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc. 3. Thiết kế qui trình thực hiện kiểm toán Theo điều 10 của quyết định 382/TC /BTC/CĐKT/1998 qui định trình tự các bước công việc của cuộc kiểm toán nội bộ: Bước 1: Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán - Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ. - Xác định quy mô cuộc kiểm toán; phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện; tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả kiểm toán viên trong, ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). Bước 2: Công tác chuẩn bị kiểm toán - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch và các điều kiện, biện pháp, các chính sách, quy định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp; - Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán; - Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. Bước 3: Thực hiện việc kiểm toán - Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp...; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. Bước 4: Kết thúc cuộc kiểm toán Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán; Báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành. Phúc tra kết quả kiểm toán: Là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. 4. Lựa chọn phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ Theo điều 11 quyết định 832- Phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ qui định như sau: Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm toán. Thủ tục và phương pháp kiểm toán được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đoán, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. 5. Phạm vi công việc của kiểm toán nội bộ Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ: 1. Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên; 2. Kiểm toán tuân thủ. 3. Kiểm toán hoạt động. 6. Biện pháp cụ thể trong lĩnh vực xây lắp thiết kế Tổng công ty nên tổ chức một tổ kiểm toán nội bộ chuyên trách về lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế trong bộ phận kiểm toán nội bộ của đơn vị mình. Các kiểm toán viên chuyên trách thực hiện kiểm toán nội bộ trong lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế cần phải có đầy đủ các điều kiện như đã trình bày ở trên đồng thời phải có sự hiểu biết thực sự về hoạt động Xây lắp-Thiết kế nói chung và đặc biệt là hoạt động Xây lắp-Thiết kế của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, có sự hiểu biết về các qui chế của Nhà nước về việc tổ chức quản lý tài chính, tổ chức đấu thầu các dự án, các công trình, hạng mục công trình… luôn cập nhật những thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước về lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế … Tổ chức kiểm soát đối với lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế phải thực hiện ngay trong khâu tổ chức quản lý dự án, công trình Xây dựng cơ bản hay hạng mục công trình… thực hiện phân chia tách rõ hơn nữa giữa nhiệm vụ thiết kế với nhiệm vụ trực tiếp Xây lắp, giữa nhiệm vụ quản lý dự án và nhiệm vụ xét duyệt dự án… Ban quản lý dự án và đặc biệt là các chủ nhiêm công trình phải tích cực theo dõi việc tổ chức thi công có đúng theo tiến độ dự kiến hay không và có đúng như thiết kế được duyệt hay không để đảm bảo ngăn ngừa các sai phạm ngay trong khâu quản lý IV. ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG CÁC GIẢI PHÁP TRÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 1. Các nhân tố bên trong Tổng công ty Đường sắt Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước có qui mô hoạt động trên địa bàn cả nước cho nên nhu cầu kiểm soát được các hoạt động của ngành luôn là mong muốn bậc nhất của các nhà quản lý. Hơn nữa Tổng công ty là đơn vị mới thành lập cho nên việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đang được từng bước hoàn thiện chứ không thể hoàn thiện. Việc thiết lập Bộ phận kiểm toán nội bộ đang là một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết để nhằm mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đặc biệt là trong lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế lại càng cần thiết hơn bởi tính thời sự của nó trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay Một vấn đề nữa là đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đã và đang trở thành một nhu cầu cần thiết mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng nên làm cho nên đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam thì việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang được xây dựng bằng việc thiết lập nên bộ phận kiểm toán nội bộ là rất cần thiết. 2. Các nhân tố bên ngoài Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường mới Nhà nước đang khuyến khích các doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động của mình trong từng khâu công việc bằng cách ban hành các cơ chế mới trong quản lý tài chính cũng như là trong tổ chức quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực của mình. Đặc biệt hiện nay Nhà nước cũng đang khuyến khích các doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng của mọi hoạt động trong doanh nghiệp và phục vụ tốt hơn cho công tác quản trị nội bộ. đây là một thuận lợi rất lớn đối với các công ty có qui mô lớn vì Nhà nước đã có qui định và có hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các qui định đó Tóm lại: Việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công ty là một việc cần thiết xuất phát từ nhu cầu quản trị nội bộ của Tổng công ty và cả từ yêu cầu chung cuả nền kinh tế  KẾT LUẬN Chúng ta đã biết đến vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, Tổng công ty đường sắt Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước vừa mới thành lập nên đang còn trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện về mọi mặt: tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh xét ở toàn bộ Tổng công ty nói chung và ở các ban chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị thành viên nói riêng. Cũng như tất cả các bộ phận khác của Tổng công ty bộ phận kiểm soát nội bộ cũng đang được xây dựng và ngày càng hoàn thiện nhằm đạt được các mục tiêu của toàn đơn vị. Vấn đề này đang là vấn đề cần thiêt, bức xúc và mang tính chất thời sự trong giai đoạn hiện nay không chỉ đối với Tổng công ty đường sắt mà cả với tất cả các doanh nghiệp khác. Vì sao lại như vậy? Bởi vì, khi nhìn vào một doanh nghiệp để đánh giá bất cứ một hoạt động nào của doanh nghiệp đó thì việc đầu tiên là người ta sẽ đặt ra câu hỏi: Doanh nghiệp đó có hệ thống kiểm soát nội bộ hay không? và Hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả hay không? Câu trả lời sẽ quyết định đến các biện pháp quản lý cũng như các biện pháp kinh doanh mà người ta sẽ áp dụng đối với công ty. Thông qua quá trình thực tập tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, qua quá trình tìm hiểu các đặc điểm của Tổng công ty trên các mặt tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh, qua sự hiểu biết phần nào về thực trạng của các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty cùng với vốn kiến thức hạn hẹp của mình em cũng xin trình bày một số giải pháp có thể áp dụng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty như trên Do hạn chế nhiều về mặt kiến thức cũng như về cách nhìn nhận thực tế tình hình nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong các thầy giáo, cô giáo chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt hơn chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Thạc sĩ PhanTrung Kiên, cùng các cô các chú ở ban Tài chính- kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý dự án đường sắt RPMU tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ của mình trong giai đoạn thực tập tôt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GIÁO TRÌNH KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH-Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chủ biên: Gs, Ts. Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính Năm 2001 2. KIỂM TOÁN NỘI BỘ HIỆN ĐẠI – VICTOR Z. BRINK AND HERBERT WITT NXB Tài chính Năm 2000 3. KẾ TOÁN VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP chủ biên: PGs. Ts. Nguyễn Đình Đỗ Ts. Nguyễn Trọng Cơ NXB Xây Dựng Năm 2003 4. CÁC VĂN BẢN, CHẾ ĐỘ MỚI VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRONG ĐẦU TƯ, XÂY DỰNG, ĐẤU THẦU – Bộ Tài chính 4.1. Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 – Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng 4.2. Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 – Sửa đổi bổ xung một số điều của NĐ 52 4.2. Thông tư 70/2000/TT-BTC ngày 17/7/2000 – Hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư …… 5. CÁC CHẾ ĐỘ VỀ VIỆC THIẾT LẬP BỘ PHẬN KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 5.1. Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997- về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ 5.2. Thông tư 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998- Hướng dẫn thực hiện qui chế kiểm toán nội bộ của Doanh nghiệp Nhà nước 5.3. Thông tư 52/1998-TT-BTC ngày 16/4/1998-hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước 6. Điều lệ hoạt động của Tổng công ty 7. Các Quyết định của Tổng công ty về việc thành lập các Ban chuyên môn nghiệp vụ MỤC LỤC ._.