Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty NUPLEX RRESINS

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ, TP HOÀ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc: TS Traàn Anh Hoa TP Hoà Chí Minh – Naêm 2007 MUÏC LUÏC Lôøi caûm ôn Muïc luïc Danh muïc caùc chöõ vieát taét Danh muïc caùc sô ñoà LÔØI MÔÛ ÑAÀU ...................................................................................................... 1 CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ.......................... 4 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä........................................................................ 4 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. ............................... 5 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt......................................................................... 5 1.1.2.1 Ñònh nghóa....................................................................................5 1.1.2.2 Traùch nhieäm .................................................................................5 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt...........................................6 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro................................................................................... 8 1.1.3.1 Ñònh nghóa....................................................................................8 1.1.3.2 Traùch nhieäm .................................................................................9 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ...........................................................9 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt........................................................................ 10 1.1.4.1 Ñònh nghóa..................................................................................10 1.1.4.2 Traùch nhieäm ...............................................................................10 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ..........................................10 1.1.5 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 13 1.1.5.1 Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin..........................13 1.1.5.2 Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi .............................14 1.1.6 Giaùm saùt ........................................................................................... 14 1.1.6.1 Giaùm saùt thöôøng xuyeân...............................................................15 1.1.6.2 Giaùm saùt ñònh kyø ........................................................................15 1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä ............................................................... 15 1.2.1 Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin....................... 15 1.2.2 Baûo ñaûm söï tuaân thuû. ....................................................................... 15 1.2.3 Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp..................................................... 15 1.2.4 Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh nghieäp. .......................................................................................................... 15 1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû .................... 16 1.3.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû............................... 16 1.3.2 Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu ............................................. 17 1.3.2.1 Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu......................................................17 1.3.2.2 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu..........................................................17 1.3.3 Toå chöùc heä thoáng thoâng tin .............................................................. 18 1.3.4 Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä trong doanh nghieäp ........................................................................................ 21 1.3.5 Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. .. 23 1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ................................................ 25 1.4.1 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi............... 25 1.4.2 Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. ....................................................... 26 1.4.3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro khoâng löôøng tröôùc...........................................................................................26 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 .................................................................................. 28 CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM ............................................ 28 2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ...................................... 28 2.1.1 Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty................................... 28 2.1.1.1 Lòch söû hình thaønh......................................................................28 2.1.1.2 Lónh vöïc hoaït ñoäng.....................................................................28 2.1.1.3 Ñòa ñieåm hoaït ñoäng....................................................................28 2.1.2 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex ................................................... 28 2.1.3 Toå chöùc thoâng tin vaø baùo caùo keá toaùn ............................................. 31 2.2 Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins ...... 35 2.2.1 Thöïc traïng veà moâi tröôøng kieåm soaùt ............................................... 36 2.2.1.1 Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ...................36 2.2.1.2 Cô caáu toå chöùc vaø phaân chia traùch nhieäm..................................37 2.2.1.3 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........37 2.2.1.4 Ban kieåm soaùt noäi boä. .................................................................38 2.2.2 Thuû tuïc kieåm soaùt cuûa caùc chu trình nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam............................................................................................ 38 2.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. ............................................38 2.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. .....................................................................43 2.2.2.3 Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn...................................................49 2.3 Ñaùnh giaù chung veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä...................................... 54 2.3.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt....................................................................... 54 2.3.2 Hoaït ñoäng kieåm soaùt........................................................................ 54 2.3.3 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 55 2.4 Caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins. ..................................................................................... 55 2.4.1 Ñoái vôùi moâi tröôøng kieåm soaùt.......................................................... 55 2.4.1.1 Cô caáu toå chöùc, söï phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ...........55 2.4.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........56 2.4.2 Ñoái vôùi hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................... 56 2.4.2.1 Chu trình mua haøng – traû tieàn....................................................56 2.4.2.2 Chu trình saûn xuaát......................................................................57 2.4.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn. ...................................................57 2.4.3 Ñoái vôùi thoâng tin vaø truyeàn thoâng.................................................... 58 2.5 Nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä..........................................................................................................59 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 2 ................................................................................... 61 CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM................... 61 3.1 Muïc tieâu vaø caên cöù xaây döïng caùc giaûi phaùp .......................................... 61 3.2 Giaûi phaùp veà hoaøn thieän heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins.. 62 3.2.1 Giaûi phaùp hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt .................................... 62 3.2.1.1 Thieát laäp cô caáu toå chöùc vaø söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù. ...62 3.2.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc cuûa nhaân vieân. ........................64 3.2.1.3 Quan ñieåm vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù...............65 3.2.2 Giaûi phaùp hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt .................................... 66 3.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn .............................................66 3.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. .....................................................................71 3.2.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn ....................................................72 3.2.3 Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin ......................................... 74 3.2.4 Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan ...................................74 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 ................................................................................... 76 KEÁT LUAÄN ....................................................................................................... 77 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO PHUÏ LUÏC LÔØI CAÛM ÔN Sau thôøi gian hoïc taäp vaø nghieân cöùu, luaän vaên “Moät soá giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam” ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh. Ngoaøi nhöõng coá gaéng heát mình cuûa baûn thaân, taùc giaû ñaõ nhaän ñöôïc söï khích leä vaø hoã trôï raát nhieàu töø phía thaày coâ, gia ñình, ñoàng nghieäp vaø baïn beø. Tröôùc heát taùc giaû xin caûm ôn gia ñình ñaõ ñoäng vieân vaø taïo ñieàu kieän cho taùc giaû hoïc taäp vaø hoaøn thaønh luaän vaên toát nghieäp naøy. Taùc giaû caûm ôn thaày coâ tröôøng Ñaïi hoïc Kinh Teá, Tp Hoà Chí Minh ñaõ truyeàn ñaït nhöõng kieán thöùc quyù baùu trong thôøi gian taùc giaû hoïc taäp taïi tröôøng. Ñaëc bieät, taùc giaû xin baøy toû loøng chaân thaønh saâu saéc tôùi coâ Traàn Anh Hoa, ngöôøi ñaõ taän tình höôùng daãn vaø giuùp ñôõ taùc giaû trong quaù trình laøm luaän vaên toát nghieäp naøy. Xin caûm ôn giaùm ñoác taøi chính coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam vaø ñoàng nghieäp coâng ty TNHH ATI, nôi taùc giaû coâng taùc, ñaõ taïo ñieàu kieän thuaän lôïi ñeå taùc giaû hoaøn thaønh luaän vaên. DANH MUÏC CAÙC CHÖÕ VIEÁT TAÉT KSNB: Kieåm soaùt noäi boä GTGT: Giaù trò gia taêng KH & ÑT: Kế hoạch vaø Ñaàu tö MS: Main System UBKHNN: Uûy Ban Keá Hoaïch Nhaø Nöôùc DANH MUÏC SÔ ÑOÀ Trang Sô ñoà 1.1 – Sô ñoà moâ taû thieát bò vi tính lieân quan ñeán heä thoáng.................. 17 Sơ đñồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thoâng tin .................. 21 Sô ñoà 2.1 – Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex............................................ 30 Sô ñoà 2.2 – Caáu truùc taøi khoaûn cuûa coâng ty Nuplex .................................... 33 Sô ñoà 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính............................................37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh toán ................................................42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53 Sơ đồ 3.1 – Quá trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix - 1 - LÔØI MÔÛ ÑAÀU Söï caàn thieát cuûa ñeà taøi Treân theá giôùi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä ra ñôøi ñaõ laâu vaø ñaëc bieät phaùt trieån khi ñaïo luaät Sarbanes-Oxley cuûa Myõ ra ñôøi naêm 2002. Hieän nay vôùi keânh thoâng tin roäng raõi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä cuõng khoâng coøn xa laï ñoái vôùi caùc doanh nghieäp Vieät Nam. Tuy nhieân xu höôùng toaøn caàu hoùa ñang phaùt trieån maïnh meõ, vaø Vieät Nam cuõng khoâng naèm ngoaøi xu theá ñoù. Tröôùc tình hình naøy, caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp raát caàn phaûi quan taâm tôùi hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quaûn lyù höõu hieäu giuùp caùc caáp laõnh ñaïo coù theå bieát ñöôïc söï keùm hieäu quaû xaûy ra ôû nhöõng khaâu cuï theå vaø nhöõng nguyeân nhaân cuûa noù. Hoï cuõng coù theå xaùc ñònh roõ raøng traùch nhieäm thuoäc veà ai. Theo caùc baùo chí hieän nay, ña soá caùc söï thua loã, tham nhuõng trong caùc doanh nghieäp taïi Vieät Nam ñeàu coù nguyeân nhaân laø söï quaûn lyù yeáu keùm, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä loûng leûo. Caùc doanh nghieäp muoán toàn taïi vöõng maïnh trong moâi tröôøng caïnh tranh nhö hieän nay thì phaûi coù moät heä thoáng quaûn lyù hieäu quaû. Theo oâng Chris Freund, Toång giaùm ñoác, Quyõ Ñaàu tö Mekong Capital: “Khi ñaàu tö vaøo caùc coâng ty tö nhaân, chuùng toâi cho raèng vaán ñeà lôùn nhaát veà quaûn trò doanh nghieäp laø tính minh baïch thaáp cuûa coâng ty naøy. Cuï theå laø phaàn lôùn heä thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc coâng ty chöa ñöôïc phaùt trieån, ñieàu naøy khieán cho caùc coå ñoâng khoù naém ñöôïc chính xaùc tình hình taøi chính cuûa coâng ty.” (1). Hôn nöõa ñeå thu huùt voán ñaàu tö trong tình hình kinh teá hieän nay, doanh nghieäp vöøa vaø nhoû khoâng chæ döïa vaøo keát quaû kinh doanh treân baùo caùo taøi chính ñaõ ñöôïc kieåm toaùn, maø chính baûn thaân doanh nghieäp phaûi kieåm soaùt ñöôïc hoaït ñoäng chính mình, bieát ñöôïc vò trí cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng. Coù nhö vaäy doanh nghieäp môùi coù theå söû duïng ñoàng voán moät caùch coù hieäu quaû. - 2 - Trong moät doanh nghieäp baát kyø, söï xung ñoät giöõa lôïi ích chung vaø lôïi ích rieâng luoân luoân toàn taïi. Neáu khoâng coù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khoâng coù qui ñònh ñeå höôùng ngöôøi lao ñoäng haønh ñoäng khoâng vì lôïi ích rieâng cuûa mình maø laøm toån haïi ñeå lôïi ích chung cuûa toaøn doanh nghieäp. Beân caïnh ñoù, caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng trong ñieàu kieän, moâi tröôøng vaø ruûi ro kinh doanh luoân thay ñoåi. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuõng caàn phaûi vaän ñoäng bieán ñoåi theo. Do ñoù, vieäc hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñeå phuø hôïp vôùi caùc thay ñoåi laø moät yeâu caàu thieát yeáu cuûa caáp quaûn lyù doanh nghieäp. Muïc tieâu nghieân cöùu Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ñeå tìm ra caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø caùc nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. Thoâng qua keát quaû tìm hieåu, ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao tính höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noäi dung nghieân cöùu Thoâng qua muïc tieâu nghieân cöùu, noäi dung nghieân cöùu taäp trung vaøo caùc vaán ñeà sau: − Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam − Xaùc ñònh caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. − Ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Phaïm vi nghieân cöùu Phaân chia hoaït ñoäng coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam thaønh caùc chu trình kinh teá: chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi, chu trình doanh thu vaø chu - 3 - trình taøi chính. Taäp trung vaøo nghieân cöùu chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi vaø chu trình doanh thu. Ñaùnh giaù vaø tìm nguyeân nhaân, caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt. Ñeà taøi khoâng ñeà caäp ñeán kieåm soaùt noäi boä cuûa chu trình taøi chính. Phaàn ñaùnh giaù ruûi ro, thoâng tin truyeàn thoâng vaø giaùm saùt chæ ñöôïc ñeà caäp moät caùch sô löôïc. Phöông phaùp nghieân cöùu Luaän vaên döïa treân phöông phaùp luaän duy vaät bieän chöùng ñeå heä thoáng hoùa cô sôû lyù luaän vaø thöïc tieãn nghieân cöùu taïi coâng ty. Töø ñoù ñöa ra caùc giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng. Boá cuïc cuûa luaän vaên nhö sau: Lôøi môû ñaàu. Chöông 1: Cô sôû lyù luaän veà kieåm soaùt noäi boä Chöông 2: Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Chöông 3: Moät soá giaûi phaùp naâng cao hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam Keát luaän. Taøi lieäu tham khaûo Phụ lục - 4 - CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä Kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình do ban giaùm ñoác, nhaø quaûn lyù vaø caùc nhaân vieân cuûa ñôn vò chi phoái, ñöôïc thieát laäp ñeå cung caáp moät söï baûo ñaûm hôïp lyù nhaèm thöïc hieän ba muïc tieâu döôùi ñaây: − Baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy. − Caùc luaät leä vaø qui ñònh ñöôïc tuaân thuû. − Hoaït ñoäng höõu hieäu vaø coù hieäu quaû. (4, 70). Khaùi nieäm treân nhaán maïnh ñeán 3 vaán ñeà sau: Moät laø, moïi ngöôøi thuoäc moïi caáp baäc trong moät toå chöùc ñeàu taùc ñoäng ñeán kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, theo 1 möùc ñoä naøo ñoù, laø traùch nhieäm cuûa moïi ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù ñöôïc coi laø chuû sôû höõu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong phaïm vi traùch nhieäm cuûa hoï. Moãi moät nhaân vieân ñoùng moät vai troø nhaát ñònh trong qui trình kieåm soaùt noäi boä. Hai laø, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät boä phaän caáu thaønh cuûa caû moät qui trình quaûn lyù (bao goàm laäp keá hoaïch, toå chöùc, höôùng daãn, kieåm soaùt …). Noù giöõ cho moät toå chöùc luoân hoaït ñoäng höôùng veà caùc muïc tieâu hoaøn thaønh nhieäm vuï vaø toái thieåu hoùa caùc yeáu toá khoâng mong ñôïi trong quaù trình hoaït ñoäng. Ba laø, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chæ coù theå cung caáp moät söï ñaûm baûo hôïp lyù trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu chöù khoâng phaûi laø söï ñaûm baûo chaéc chaén. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu nhöng khoâng coù nghóa laø ñaûm baûo söï thaønh coâng cuûa doanh nghieäp. Coù - 5 - nhieàu lyù do taïi sao heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho moät söï ñaûm baûo chaéc chaén. Caùc lyù do ñoù seõ ñöôïc ñeà caäp ñeán trong muïc haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä cuûa luaän vaên naøy. 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khaùc nhau giöõa caùc doanh nghieäp do coù söï khaùc bieät veà qui moâ, ñaëc ñieåm kinh doanh, vaên hoùa… Nhöng moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc coi laø höõu hieäu caàn bao goàm 5 yeáu toá sau: − Moâi tröôøng kieåm soaùt − Ñaùnh giaù ruûi ro − Thuû tuïc kieåm soaùt − Thoâng tin vaø truyeàn thoâng − Giaùm saùt 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt 1.1.2.1 Ñònh nghóa Moâi tröôøng kieåm soaùt, moät yeáu toá voâ hình, laø neàn taûng ñoái vôùi caùc boä phaän khaùc trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, cung caáp qui taéc öùng xöû vaø caáu truùc, vaø bao goàm naêng löïc kyõ thuaät vaø giaù trò ñaïo ñöùc. Moät moâi tröôøng kieåm soaùt hieäu quaû laø moät moâi tröôøng taïi ñoù con ngöôøi coù naêng löïc, hieåu traùch nhieäm cuûa hoï, giôùi haïn quyeàn löïc cuûa hoï vaø hoï thaønh thaïo vaø taän taâm trong vieäc laøm nhöõng caùi ñuùng vaø laøm theo ñuùng caùch. 1.1.2.2 Traùch nhieäm Caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm trong vieäc “taïo khoâng khí” cho toå chöùc. Nhaø quaûn lyù seõ naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï thieát laäp vaø thoâng tin baèng vaên baûn caùc qui trình, chính saùch, caùc giaù trò ñaïo ñöùc vaø tieâu - 6 - chuaån cö xöû. Ngoaøi ra, hoï cuõng naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï cö xöû ñuùng möïc ñeå nhaân vieân laøm göông vaø yeâu caàu moïi ngöôøi trong toå chöùc ñeàu phaûi tuaân theo caùc chuaån möïc ñaõ ñöa ra. 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt ™ Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. Trieát lyù quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua quan ñieåm vaø nhaän thöùc cuûa ngöôøi quaûn lyù. Phong caùch ñieàu haønh laïi theå hieän qua caù tính, tö caùch vaø thaùi ñoä cuûa hoï khi ñieàu haønh ñôn vò. Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua caùc yeáu toá ñieån hình nhö: − Tính chaát caùc ruûi ro kinh doanh ñöôïc chaáp nhaän. Cuï theå laø caùc nhaø quaûn lyù saün saøng daán thaân vaøo caùc döï aùn coù ruûi ro cao hay coù thaùi ñoä baûo thuû vôùi vieäc chaáp nhaän ruûi ro. − Söï töông taùc thöôøng xuyeân giöõa quaûn lyù caáp cao vaø quaûn lyù caáp hoaït ñoäng, ñaëc bieät khi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp dieãn ra ôû nhöõng ñòa ñieåm coù söï caùch bieät ñòa lyù. − Thaùi ñoä vaø haønh ñoäng ñoái vôùi baùo caùo taøi chính, bao goàm caû caùc thaûo luaän veà öùng duïng caùc caùch xöû lyù keá toaùn (ví duï nhö löïa choïn caùc chính saùch keá toaùn baûo thuû hay roäng raõi, thoaùi maùi, caùc nguyeân taéc coù ñöôïc aùp duïng? caùc thoâng tin keá toaùn quan troïng coù ñöôïc khai baùo?...) Trieát lyù vaø phong caùch quaûn lyù coù theå aûnh höôûng raát lôùn ñeán moâi tröôøng kieåm soaùt vaø taùc ñoäng ñeán vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò. ™ Caùch phaân quyeàn haïn vaø traùch nhieäm Ñoù laø vieäc cuï theå hoùa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng thaønh vieân trong caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò. Thoâng qua vieäc phaân nhieäm, caùc nhaân vieân - 7 - phaûi xaùc ñònh ñöôïc coâng vieäc cuï theå cuûa mình laø gì. Hoï phaûi yù thöùc ñöôïc raèng hoaït ñoäng cuûa hoï seõ aûnh höôûng ñeán ngöôøi khaùc nhö theá naøo trong quaù trinh thöïc hieän muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Do ñoù, moâ taû coâng vieäc caàn phaûi ñöôïc dieãn giaûi baèng nhöõng nhieäm vuï cuï theå cho töøng thaønh vieân vaø xaùc ñònh moái quan heä trong vieäc baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân vôùi nhau. Ngoaøi ra, caùch thöùc phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn coøn lieân quan tôùi vieäc xaùc ñònh soá löôïng nhaân vieân thích hôïp cho coâng vieäc. Noù ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh kyõ naêng caàn thieát coù lieân quan, xem xeùt tôùi qui moâ doanh nghieäp, tính chaát kinh doanh vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa caùc hoaït ñoäng. ™ Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc lieân quan ñeán taát caû con ngöôøi tham gia trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñoù laø caùc chuaån möïc ñaïo ñöùc vaø nguyeân taéc cö xöû maø caùc nhaø quaûn lyù ñaët ra nhaèm ngaên caûn vaø haïn cheá nhaân vieân trong toå chöùc thöïc hieän caùc haønh vi bò coi laø phaïm phaùp vaø thieáu ñaïo ñöùc. Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc coøn bao goàm caû vieäc laøm göông cuûa nhaø quaûn lyù veà vieäc cö xöû ñuùng ñaén, tuaân thuû caùc chuaån möïc vaø giaûm caùc aùp löïc thoûa maõn caùc muïc tieâu haõo huyeàn. ™ Naêng löïc laøm vieäc Ñoù laø söï ñaûm baûo nhaân vieân ñöôïc phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi trình ñoä vaø kyõ naêng cuûa töøng ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù caàn ñaûm baûo taát caû caùc coâng vieäc ñeàu coù söï moâ taû chi tieát vaø coù phaân tích nhöõng yeâu caàu veà kieán thöùc, kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc. Töø ñoù nhaân vieân môùi coù theå ñöôïc boá trí coâng vieäc thích hôïp. ™ Cô caáu toå chöùc Cô caáu toå chöùc ñöôïc theå hieän qua sô ñoà toå chöùc cuûa doanh nghieäp. Ñoù laø söï xaùc ñònh traùch nhieäm, quyeàn haïn vaø loä trình baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân - 8 - trong doanh nghieäp. Khi xaây döïng cô caáu toå chöùc caàn xaùc ñònh ñöôïc caùc vò trí then choát cuøng vôùi traùch nhieäm vaø quyeàn haïn töông öùng. Moät cô caáu toå chöùc hôïp lyù giuùp cung caáp doøng thoâng tin caàn thieát ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng trong doanh nghieäp töø laäp keá hoaïch, ñieàu haønh, thöïc hieän vaø kieåm soaùt. ™ Chính saùch nhaân söï Laø caùc qui ñònh vaø qui trình veà tuyeån duïng, huaán luyeän, boå nhieäm, thaêng tieán vaø xöû phaït nhaân vieân. Chính saùch nhaân söï caàn coù söï lieân heä chaéc cheõ vôùi nhaân toá giaù trò ñaïo ñöùc vaø ñaûm baûo naêng löïc ñeå coù theå tuyeån duïng nhöõng nhaân vieân toát cho doanh nghieäp. Vì vaäy moät chính saùch nhaân söï ñuùng ñaén coù theå boå sung cho söï yeáu keùm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thöïc hieän bôûi con ngöôøi, trong khi ñoù moâi tröôøng kieåm soaùt laø taäp theå con ngöôøi, laø giaù trò cuûa moãi con ngöôøi trong toå chöùc. Do ñoù, coù theå noùi moâi tröôøng kieåm soaùt laø yeáu toá trung taâm heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noùi nhö vaäy khoâng coù nghóa laø moâi tröôøng kieåm soaùt toát hay xaáu seõ quyeát ñònh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu hay khoâng. Thöïc chaát thoâng qua ñoù chæ xaùc ñònh ñöôïc chi phí cho duy trì heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong toå chöùc laø ít hay nhieàu maø thoâi. 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro 1.1.3.1 Ñònh nghóa Ñaùnh giaù ruûi ro laø vieäc xaùc ñònh vaø phaân tích caùc ruûi ro lieân quan ñeán vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng hieäu quaû, baùo caùc taøi chính ñaùng tin caäy vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh. Do ñoù, ñaùnh giaù ruûi ro laøm cô sôû cho vieäc quyeát ñònh quaûn lyù ruûi ro nhö theá naøo. - 9 - 1.1.3.2 Traùch nhieäm Ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng moät caùch ñuùng ñaén, caùc nhaø quaûn lyù caàn xaùc ñònh möùc ñoä ruûi ro veà hoaït ñoäng, taøi chính vaø söï tuaân thuû maø hoï saün saøng chaáp nhaän. Ñaùnh giaù ruûi ro laø moät trong nhöõng traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù vaø cho pheùp hoï haønh ñoäng ñeå giaûm nhöõng söï vieäc baát ngôø, khoâng mong ñôïi. Söï thaát baïi trong quaûn lyù nhöõng ruûi ro naøy coù theå daãn ñeán vieäc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû khoâng ñaït ñöôïc. 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ™ Nhaän dieän ruûi ro sau khi xaùc ñònh caùc muïc tieâu Ruûi ro laø nhöõng gì coù theå ñe doïa vieäc ñaït ñöôïc moät muïc tieâu naøo ñoù. Vôùi moãi moät muïc tieâu cuûa töøng phoøng ban, caùc ruûi ro neân ñöôïc nhaän dieän. Khi nhaän dieän ruûi ro caàn bao quaùt caû ruûi ro beân trong vaû ruûi ro beân ngoaøi. Caùc nhaø quaûn lyù coù theå ñaët ra haøng loaït caâu hoûi ñeå nhaän dieän caùc ruûi ro, ví duï nhö: Coù theå xaûy ra nhöõng sai phaïm naøo? Nhöõng yeáu keùm cuûa chuùng ta laø ôû ñaâu? Laøm sao bieát ñöôïc chuùng ta coù ñang ñaït ñeán muïc tieâu hay khoâng? … ™ Phaân tích ruûi ro Laø söï saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro sau khi ñaõ nhaän dieän noù. Ñeå saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro, tröôùc heát caàn xem xeùt ñeán möùc ñoä thöôøng xuyeân xaûy ra cuûa caùc ruûi ro. Sau ñoù tieán haønh ñònh tính vaø ñònh löôïng toån thaát khi ruûi ro xaûy ra. Töø ñoù xaùc ñònh haønh ñoäng naøo laø caàn thieát ñeå quaûn lyù ruûi ro. Vieäc saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro giuùp caùc phoøng ban taäp trung vaøo giaûi quyeát caùc ruûi ro coù aûnh höôûng ñaùng keå. - 10 - 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt 1.1.4.1 Ñònh nghóa Hoaït ñoäng kieåm soaùt laø caùc haønh ñoäng ñöôïc cuï theå hoùa töø caùc chính saùch vaø thuû tuïc maø khi ñöôïc thöïc hieän thích hôïp vaø ñuùng luùc seõ giuùp quaûn lyù hoaëc giaûm thieåu caùc ruûi ro ñaõ ñöôïc nhaän dieän. 1.1.4.2 Traùch nhieäm Moät khi caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm chính trong vieäc nhaän dieän ruûi ro ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, hoï cuõng chính laø ngöôøi coù traùch nhieäm chính trong vieäc thieát keá, trieån khai vaø giaùm saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt ñeå ngaên chaën hoaëc giaûm caùc ruûi ro ñoù. 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ™ Qui trình pheâ chuaån, uûy quyeàn Ñaây laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Pheâ chuaån, uûy quyeàn laø vieäc caáp quaûn lyù cho pheùp nhaân vieân thöïc hieän caùc hoaït ñoäng nhaát ñònh naøo ñoù. Noù bao goàm uûy quyeàn chung vaø uûy quyeàn cuï theå. Vieäc cho pheùp moät phoøng ban chi tieâu moät soá tieàn nhaát ñònh töø ngaân saùch laø moät ví duï veà uûy quyeàn chung. Qui trình pheâ chuaån vaø uûy quyeàn cuï theå thì lieân quan ñeán töøng nghieäp vuï ñôn leû, coù nghóa laø moãi moät nghieäp vuï ñoøi hoûi phaûi coù chöõ kyù hay söï pheâ chuaån ñieän töû cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn. Trong hoaït ñoäng uûy quyeàn vaø pheâ chuaån, ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån neân xem xeùt caùc chöùng töø coù lieân quan, ñaët nghi vaán nhöõng ñieàu baát thöôøng, vaø ñaûm baûo raèng coù ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát ñeå ñaùnh giaù, chöùng minh cho nghieäp vuï ñoù tröôùc khi kyù duyeät. Vieäc kyù teân tröôùc treân vaên baûn traéng laø tuyeät ñoái bò ngaên caám. - 11 - Trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån cuõng khoâng neân noùi cho ngöôøi khaùc ñaïi dieän ngöôøi pheâ chuaån kyù teân cuûa ngöôøi pheâ chuaån. Töông töï, trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån ñieän töû cuõng khoâng neân chia seû maät maõ vôùi ngöôøi khaùc. ™ Coâng taùc ñoái chieáu Ñoái chieáu laø vieäc so saùnh vôùi nhau giöõa caùc taäp hôïp döõ lieäu khaùc nhau, nhaän dieän vaø tìm ra söï khaùc bieät vaø coù caùc chænh söûa khi caàn thieát ñeå giaûi quyeát söï khaùc bieät. Hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy giuùp ñaûm baûo söï chính xaùc vaø ñaày ñuû cuûa nghieäp vuï. Moät ví duï cuûa ñoái chieáu laø so saùnh soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa töøng phoøng ban vôùi soá dö löông pheùp, löông beä._.nh cuûa heä thoáng tính löông. Nhaân toá chuû choát cuûa qui trình ñoái chieáu laø phaùt hieän vaø giaûi quyeát söï khaùc bieät. Neáu chæ ghi nhaän söï khaùc bieät maø khoâng laøm gì caû thì ñoái chieáu cuõng voâ ích. Vieäc ñoái chieáu phaûi coù chöùng töø vaø ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp quaûn lyù. ™ Soaùt xeùt laïi coâng vieäc ñaõ thöïc hieän Vieäc caáp quaûn lyù xem xeùt laïi caùc baùo caùo, caùc ghi cheùp ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc coù lieân quan cuõng laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Caáp quaûn lyù neân xem xeùt laïi tính chaéc chaén vaø hôïp lyù cuûa thoâng tin. Vieäc soaùt xeùt laïi quaù trình thöïc hieän cung caáp cô sôû ñeå phaùt hieän caùc vaán ñeà caàn phaûi giaûi quyeát. Trong hoaït ñoäng soaùt xeùt laïi, caáp quaûn lyù seõ so saùnh soá lieäu thöïc teá vôùi soá lieäu keá hoaïch, döï toaùn, döï baùo, hoaëc soá lieäu giöõa caùc kyø vôùi nhau. Noù laøm caên cöù ñeå ño löôøng möùc ñoä ñaït ñöôïc muïc tieâu vaø ñeå nhaän dieän nhöõng keát quaû khoâng mong ñôïi caàn phaûi tieáp tuïc giaûi quyeát. Cuõng nhö coâng taùc ñoái chieáu, vieäc soaùt xeùt laïi baùo caùo, ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc neân ñöôïc ghi cheùp thaønh taøi lieäu. ™ Baûo veä taøi saûn - 12 - Caùc taøi saûn coù tính thanh khoaûn cao vôùi nhieàu muïc ñích söû duïng khaùc nhau, caùc taøi saûn nguy hieåm, chöùng töø quan troïng, caùc thoâng tin coù tính baûo maät phaûi ñöôïc baûo quaûn caän thaän. Cuï theå, söû duïng caùc kieåm soaùt tieáp caän laø caùch toát nhaát ñeå baûo veä caùc taøi saûn naøy. Ví duï veà kieåm soaùt tieáp caän laø: khoùa cöûa, heä thoáng queït theû, maät maõ maùy tính.. Trong hoaït ñoäng baûo veä taøi saûn, ñoái vôùi haøng toàn kho quan troïng, coù giaù trò lôùn thì phaûi ghi cheùp thöôøng xuyeân hoaït ñoäng mua vaøo vaø xuaát ra. Ñònh kyø, caùc maët haøng phaûi ñöôïc kieåm keâ bôûi moät ngöôøi ñoäc laäp vôùi coâng taùc thu mua, uûy quyeàn vaø thuû kho. Keát quaû kieåm keâ phaûi ñöôïc so saùnh vôùi soá dö treân soå ghi cheùp thöôøng xuyeân. Nhöõng maët haøng bò thieáu huït caàn ñöôïc phaân tích vaø tìm hieåu nguyeân vaø töø ñoù ñeà ra bieän phaùp giaûi quyeát. ™ Phaân chia traùch nhieäm Phaân nhieäm laø yeáu toá then choát ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu. Noù giuùp giaûm ruûi ro veà sai soùt vaø khoâng phuø hôïp. Moät nguyeân taéc chung laø chöùc naêng pheâ chuaån, ghi cheùp keá toaùn, ñoái chieáu vaø quaûn lyù taøi saûn phaûi ñöôïc taùch rieâng bieät. Khi caùc chöùc naêng naøy khoâng theå taùch bieät do qui moâ nhoû, thì vieäc giaùm saùt chi tieát caùc hoaït ñoäng coù lieân quan caàn phaûi coù nhö laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt buø ñaép. Phaân chia traùch nhieäm laø cuõng laø hoaït ñoäng ngaên ngöøa vaø haïn cheá gian laän vì caàn phaûi coù söï thoâng ñoàng vôùi nhieàu nhaân vieân khaùc môùi coù theå thöïc hieän haønh vi gian laän. Moät soá ví duï cuï theå cuûa hoaït ñoäng phaân nhieäm laø: − Ngöôøi laäp phieáu yeâu caàu mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng. − Ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi ñoái chieáu caùc baùo caùo taøi chính haøng thaùng - 13 - − Ngöôøi nhaän thoâng tin vaø leân danh saùch caùc phieáu thu ñaõ nhaän khoâng ñoàng thôøi laø ngöôøi nhaän tieàn − … ™ Kieåm tra heä thoáng thoâng tin Yeâu caàu ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä veà heä thoáng thoâng tin phuï thuoäc vaøo tính then choát, baûo maät cuûa thoâng tin vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa caùc öùng duïng coù treân heä thoáng. Coù hai loaïi kieåm soaùt cô baûn ñoái vôùi heä thoâng thoâng tin: kieåm soaùt chung vaø kieåm soaùt öùng duïng. Phaàn naøy seõ ñöôïc trình baøy chi tieát trong muïc 1.4.5 cuûa chöông naøy. 1.1.5 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng Thoâng tin vaø truyeàn thoâng coù nghóa laø caùc thoâng tin veà keá hoaïch, moâi tröôøng kieåm soaùt, ruûi ro, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaø caùc vieäc thöïc hieän chuùng ñeàu phaûi ñöôïc baùo caùo leân treân, xuoáng döôùi vaø ngang caáp trong moät doanh nghieäp. Thoâng tin vaø truyeàn thoâng goàm hai thaønh phaàn gaén keát vôùi nhau. Ñoù laø heä thoáng thu nhaän, xöû lyù, ghi cheùp thoâng tin vaø heä thoáng baùo caùo trong noäi boä vaø beân ngoaøi. 1.1.5.1 Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin Muïc ñích chính cuûa heä thoáng laø taäp hôïp nhöõng thoâng tin ñaùng tin caäy veà caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp ñeå saün saøng cung caáp cho nhöõng ngöôøi caàn thieát. Qua ñoù caáp quaûn lyù nhaän dieän ñöôïc caùc ruûi ro. Trong ñoù, heä thoáng thoâng tin keá toaùn (heä thoáng soå saùch vaø chöùng töø, bao goàm keá toaùn taøi chính, keá toaùn quaûn trò vaø keá toaùn chi phí) ñoùng vai troø quan troïng. Caùc nhaân vieân keá toaùn caàn ñöôïc trang bò kieán thöùc veà phaân loaïi, tính hôïp leä, caùch thöùc ghi cheùp chöùng töø vaøo soå. Muïc tieâu cuûa heä thoáng keá toaùn laø: − Xaùc ñònh vaø ghi cheùp taát caû caùc nghieäp vuï coù thaät. - 14 - − Dieãn giaûi nghieäp vuï moät caùch chi tieát ñeå ghi cheùp ñuùng giaù trò cuûa chuùng. − Xaùc ñònh ñuùng kyø cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá ñaõ xaûy ra ñeå phaûn aùnh moät caùch ñuùng ñaén. 1.1.5.2 Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi Nhöõng thoâng tin thích hôïp vaø ñaùng tin caäy caàn ñöôïc thoâng tin trong noäi boä doanh nghieäp vaø thoâng tin ra beân ngoaøi nhö nhaø cung caáp, khaùch haøng… baèng caùc maãu bieåu, sô ñoà baét buoäc hoaëc tuøy choïn. Vieäc truyeàn thoâng thoâng tin ñoùng vai troø quan troïng trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noù giuùp cho nhaân vieân hieåu bieát veà vai troø vaø traùch nhieäm cuûa hoï vaø bieát ñöôïc coâng vieäc cuûa hoï coù lieân quan ñeán ngöôøi khaùc nhö theå naøo vaø hoï ñöôïc yeâu caàu baùo caùo thoâng tin ñeán nhöõng ai. Ñoái vôùi heä thoáng thoâng tin keá toaùn, sô ñoà haïch toaùn, soå tay höôùng daãn veà caùc chính saùch vaø thuû tuïc keá toaùn vaø caùc baùo caùo keá toaùn laø phöông tieän truyeàn thoâng höõu hieäu. Noù giuùp cho vieäc xöû lyù caùc nghieäp vuï ñuùng ñaén vaø thoáng nhaát trong toaøn ñôn vò. Thoâng qua ñoù caáp quaûn lyù bieát ñöôïc tình hình taøi chính, hoaït ñoäng chung cuûa doanh nghieäp cuõng nhö cuûa töøng boä phaän. Vieäc thoâng tin coù theå ñöôïc thöïc hieän baèng baát kyø phöông tieän, töø vaên baûn chính thöùc cho tôùi nhöõng email, heä thoáng chat trong toå chöùc. 1.1.6 Giaùm saùt Giaùm saùt laø boä phaän cuoái cuøng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, laø vieäc ñaùnh giaù vieäc thöïc hieän kieåm soaùt noäi boä. Muïc ñích cuûa vieäc giaùm saùt laø xem xeùt heä thoáng kieåm soaùt noäi boä coù ñöôïc thieát keá ñaày ñuû vaø ñöôïc thöïc hieän hôïp lyù vaø hieäu quaû hay khoâng. Trong khi xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình thì vieäc ñaùnh giaù hieäu quaû cuûa noù ñöôïc thöïc hieän töøng thôøi ñieåm rieâng leû. Noù ñöôïc tieán haønh thoâng qua caùc hoaït ñoäng giaùm saùt thöôøng xuyeân vaø giaùm saùt ñònh kyø. - 15 - 1.1.6.1 Giaùm saùt thöôøng xuyeân Ñaït ñöôïc thoâng qua vieäc tieáp nhaän caùc yù kieán goùp yù cuûa khaùch haøng, nhaø cung caáp … hoaëc xem xeùt caùc baùo caùo hoaït ñoäng vaø phaùt hieän caùc bieán ñoäng baát thöôøng. 1.1.6.2 Giaùm saùt ñònh kyø Ñöôïc thöïc hieän thoâng qua caùc cuoäc kieåm toaùn ñònh kyø do caùc kieåm toaùn vieân noäi boä hoaëc do kieåm toaùn vieäc ñoäc laäp thöïc hieän. 1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc xem laø höõu hieäu khi noù ñaûm baûo ñöôïc caùc muïc tieâu sau: 1.2.1 Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin. Moïi nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh ghi vaøo soå keá toaùn phaûi coù chöùng töø goác hôïp leä chöùng minh laø coù thaät, khoâng giaû taïo. 1.2.2 Baûo ñaûm söï tuaân thuû. Ñieàu naøy xuaát phaùt töø traùch nhieäm cuûa ngöôøi quaûn lyù ñoái vôùi haønh vi khoâng tuaân thuû. Do ñoù kieåm soaùt noäi boä phaûi höôùng moïi thaønh vieân trong doanh nghieäp phaûi tuaân thuû caùc chính saùch, qui ñònh trong noäi boä doanh nghieäp vaø cuûa nhaø nöôùc. 1.2.3 Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp Vieäc söû duïng caùc taøi saûn vaø truy caäp heä thoáng thoâng tin phaûi ñöôïc quaûn lyù vaø caáp quyeàn cho nhöõng ngöôøi thích hôïp. 1.2.4 Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh nghieäp. Caùc nguoàn nhaân löïc vaø vaät löïc phaûi ñöôïc söû duïng hôïp lyù, ñuùng ngöôøi, ñuùng vieäc. - 16 - 1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû 1.3.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin bao goàm Phaàn cöùng: Goàm caùc thieát bò, linh kieän caáu thaønh boä maùy. Caùc thieát bò naøy ñöôïc chia laøm 3 nhoùm: thieát bò ñaàu vaøo; boä xöû lyù trung taâm vaø löu tröõ; thieát bò ñaàu ra . Phaàn meàm: Laø caùc chöông trình heä thoáng, tieän ích hoaëc caùc öùng duïng ñöôïc dieãn giaûi theo moät ngoân ngöõ maø maùy tính coù theå ñoïc ñöôïc. Phaàn meàm heä thoáng laø caùc chöông trình nhaèm muïc ñích kieåm soaùt vaø phoái hôïp nhöõng boä phaän cuûa phaàn cöùng vaø cung caáp caùc hoã trôï cho nhöõng phaàn meàm öùng duïng. Phaàn meàm heä thoáng bao goàm phaàn meàm quaûn lyù thieát bò phaàn cöùng vaø heä ñieàu haønh. Heä ñieàu haønh giöõ vai troø quan troïng vì noù ñieàu khieån moïi hoaït ñoäng cuûa maùy tính. Heä ñieàu haønh sau khi ñöôïc khôûi ñoäng seõ thieát laäp caùc thoâng soá giao tieáp vaø ñieàu khieån baèng nhöõng thieát bò ngoaïi vi, ñoàng thôøi tieán haønh kieåm tra, quaûn lyù ñóa vaø caùc taäp tin döõ lieäu treân ñóa. (4, 238) - 17 - Tieän ích laø moät loaïi chöông trình giuùp duy trì vaø hoaøn thieän hieäu quaû cuûa heä maùy tính. Caùc tieän ích thöïc hieän moät soá nhieäm vuï nhö neùn taäp tin, xoùa, phuïc hoài xoùa, kieåm tra virus … Phaàn meàm öùng duïng laø caùc chöông trình ñöôïc thieát keá ñeå hoaøn thaønh moät soá coâng vieäc cuï theå. Tuøy theo coâng vieäc maø noù ñöôïc thieát keá, moät öùng duïng coù theå ñieàu taùc vaên baûn, con soá hoaëc ñoà hoïa… 1.3.2 Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu 1.3.2.1 Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu Phöông phaùp truyeàn thoáng: Theo phöông phaùp naøy, döõ lieäu trong taäp tin chính vaø taäp tin nghieäp vuï ñöôïc taïo ra vaø duy trì cho töøng chöông trình öùng duïng rieâng leõ. Ñieàu naøy khieán cho coù theå coù söï truøng laép döõ lieäu vôùi caùc öùng duïng khaùc. Phöông phaùp löu tröõ naøy coù nhieàu baát lôïi nhö nhaäp lieäu vaø löu tröõ truøng laép hoaëc moãi khi caäp nhaät phaûi thöïc hieän treân taát caû caùc taäp tin döõ lieäu coù lieân quan vì neùu khoâng seõ daãn ñeán tình traïng döõ lieäu khoâng thoáng nhaát. (4, 240) Phöông phaùp toå chöùc baèng heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Phöông phaùp naøy ra ñôøi nhaèm khaéc phuïc nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp truyeàn thoáng. Döõ lieäu ñöôïc taïo ra vaø duy trì cho nhieàu chöông trình öùng duïng. Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu naøy gaëp phaûi ruûi ro bò truy caäp tröïc tieáp vaøo cô sôû döõ lieäu ñeå söûa ñoåi döõ lieäu maø khoâng ñeå laïi daáu veát. Do ñoù, doanh nghieäp caàn phaûi coù thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi vieäc nhaäp lieäu, xöû lyù vaø löu tröõ döõ lieäu. 1.3.2.2 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo nhoùm (loâ): laø phöông phaùp maø caùc döõ lieäu khoâng ñöôïc xöû lyù ngay khi nhaäp vaøo maùy. Caùc döõ lieäu naøy khi nhaäp vaøo maùy seõ ñöôïc phaân tích thaønh caùc nhoùm döõ lieäu. Ñònh kyø caùc döõ lieäu naøy seõ ñöôïc truyeàn veà maùy tính - 18 - trung taâm. Phöông phaùp naøy coù öu ñieåm laø phí toån thaáp, tuy nhieân trong nhieàu tröôøng hôïp, döõ lieäu seõ khoâng ñaùp öùng yeâu caàu söû duïng thoâng tin kòp thôøi. Xöû lyù theo thôøi gian thöïc: laø phöông phaùp maø caùc döõ lieäu ñöôïc kieåm tra, söûa chöõa ngay khi nhaäp vaøo maùy laøm vieäc vaø ñöôïc caäp nhaät töùc thôøi. Vì vaäy coù ngöôøi coøn goïi ñaây laø phöông phaùp töùc thôøi. Phöông phaùp naøy khaéc phuïc ñöôïc nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp xöû lyù theo nhoùm veà thôøi gian xöû lyù döõ lieäu nhöng phí toån cao. 1.3.3 Toå chöùc heä thoáng thoâng tin Hieän nay, nhaèm chia seõ taøi nguyeân veà phaàn cöùng, caùc maùy tính thöôøng ñöôïc toå chöùc döôùi daïng maïng. Maïng maùy tính laø taäp hôïp caùc maùy tính ñöôïc keát noái nhaèm chia seõ nhöõng tieàm naêng cuûa maïng. So vôùi caùch toå chöùc maùy tính ñôn leû, maïng maùy tính coù caùc öu ñieåm sau: (4, 241) − Chia seû nguoàn löïc: caùc thieát bò phaàn cöùng, chöông trình öùng duïng vaø döõ lieäu ñöôïc duøng chung trong toaøn coâng ty. (4, 241) − Tieát kieäm chi phí: Do chæ caàn moät maùy chuû neân chi phí cuûa toaøn heä thoáng seõ tieát kieäm hôn nhieàu so vôùi vieäc trang bò maùy cho töøng caù nhaân. (2, 241) − Gia taêng ñoä tin caäy cuûa heä thoáng thoâng tin: nhôø söû duïng caùc thieát bò döï phoøng trong maïng (nhö caùc taäp tin ñöôïc löu tröõ treân nhieàu maùy), vì theá khi coù söï coá, heä thoáng vaãn ñöôïc vaän haønh do caùc baûn sao ñöôïc khoâi phuïc laïi. (4, 241) − Taêng cöôøng toác ñoä trao ñoåi thoâng tin, naâng cao naêng xuaát vaø hieäu quaû laøm vieäc: döõ lieäu trong heä thoáng coù theå ñöôïc truy caäp töø moïi nhaân vieân. Do ñoù, khi coù moät baát kyø moät söï thay ñoåi naøo cuõng seõ ñöôïc caùc nhaân vieân nhanh choùng bieát ñeán. (4, 241) - 19 - − Laø phöông tieän cho coâng taùc trao ñoåi thoâng tin thoâng qua caùch toå chöùc maïng cuïc boä, maïng dieän roäng hoaëc maïng toaøn caàu hoaëc ñöôïc söû duïng nhö moät coâng cuï thöông maïi ñieän töû ñeå mua baùn saûn phaåm treân maïng (4, 241) Söï höõu hieäu vaø tính hieäu quaû cuûa heä thoáng thoâng tin trong moâi tröôøng tin hoïc phuï thuoäc raát nhieàu vaøo cô caáu toå chöùc thoâng tin. Söï khaùc bieät cô baûn cuûa kieåm soaùt noäi boä trong heä thoáng keá toaùn thuû coâng vaø trong moâi tröôøng tin hoïc laø söï phaân ñònh quyeàn haïn vaø traùch nhieäm. (4, 244) Trong moâi tröôøng tin hoïc, moät ruûi ro coù theå xaûy ra laø coù söï can thieäp traùi pheùp vaøo quaù trình xöû lyù cuûa maùy tính hoaëc vaøo cô sôû döõ lieäu nhaèm thöïc hieän caùc yù ñoà gian laän. Vì vaäy, vieäc phaân chia quyeàn haïn caàn phaûi ñaëc bieät chuù yù ñeå ngaên chaën vieäc xaâm nhaäp traùi pheùp baèng caùch xaùc ñònh roõ quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cuûa moãi caù nhaân lieân quan ñeán quaù trình thieát keá, vaän haønh vaø duy trì heä thoáng. (4, 245) Sô ñoà 1.2 laø minh hoïa veà moät cô caáu toå chöùc baûo ñaûm yeâu caàu treân vôùi caùc chöùc naêng cuï theå ñöôïc giaûi thích nhö sau: (4, 245 vaø 246) − Quaûn trò heä thoáng thoâng tin: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï giaùm saùt hoaït ñoäng cuûa toaøn heä thoáng. − Phaân tích heä thoáng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï phaân tích vaø thieát keá heä thoáng thoâng tin caên cöù vaøo muïc tieâu kinh doanh cuûa doanh nghieäp vaø caùc nhu caàu khaùc töø caùc boä phaän söû duïng heä thoáng thoâng tin. − Laäp trình öùng duïng: Nhaân vieân naøy thieát keá nhöõng chöông trình öùng duïng ñeå ñaùp öùng caùc yeâu caàu cuï theå töø nhaân vieân phaân tích heä thoáng. − Quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Nhaân vieân naøy seõ quaûn lyù heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu (Database Management System) goàm xaây duïng cô sôû döõ lieäu, thieát laäp töø ñieån döõ lieäu vaø kieåm soaùt vieäc söû duïng chuùng. - 20 - Quaûn trò heä thoáng thoâng tin Heä thoáng öùng duïng Vaän haønh Hoã trôï kyõ thuaät Phaân tích heä thoáng Laäp trình öùng dung Quaûn trò cô sôû döõ lieäu Nhaäp lieäu Vaän haønh maùy tính Boä phaän löu tröõ Kieåm soaùt döõ lieäu Quaûn trò maïng Laäp trình heä thoáng Sô ñoà 1.2: Cô caáu toå chöùc boä phaän quaûn trò heä thoáng thoâng tin − Nhaäp lieäu: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï chuaån bò, kieåm tra vaø nhaäp döõ lieäu ñaàu vaøo cuûa heä thoáng. Hieän nay, coâng vieäc naøy chuû yeáu ñöôïc thöïc hieän vôûi nhaân vieân cuûa töøng boä phaän. − Vaän haønh maùy tính. Nhaân vieân naøy vaän haønh vaø giaùm saùt hoaït ñoäng cuûa maùy tính trung taâm theo ñuùng chöông trình chæ daãn ñaõ ñònh. Hoï phaûi ñoäc laäp vôùi nhöõng laäp trình vieân nhaàm laøm giaûm khaû naêng can thieäp traùi pheùp ñoái vôùi chöông trình maùy tính. − Boä phaän löu tröõ: Coù chöùc naêng taïo ra moät thö vieän löu tröõ thoâng tin veà caùc chöông trình maùy tính, nhöõng taäp tin goác, caùc döõ lieäu nghieäp vuï nhaèm baûo veä thoâng tin trong nhöõng tröôøng hôïp thoâng tin bò maát, hö hoûng, bò thay theá hay söû duïng traùi pheùp… Ñoàng thôøi, ñeå ñaûm baûo kieåm soaùt höõu hieäu, boï phaän löu tröõ caàn duy trì moät heä thoáng kieåm tra quyeàn truy xuaát caùc taäp tin vaø chöông trình töông öùng vôùi quyeàn haïn cuûa ngöôøi söû duïng. - 21 - − Kieåm soaùt döõ lieäu: Boä phaän naøy xem xeùt vaø thöû nghieäm taát caû tieán trình nhaäp lieäu, giaùm saùt vieäc xöû lyù döõ lieäu cuûa maùy tính, xem xeùt vaø phaân loaïi caùc thoâng tin ñaàu ra. Hoï cuõng coù nhieäm vuï xem xeùt caùc baùo caùo yeâu caàu truy xuaát maø khoâng ñöôïc maùy tính phaùt hieän. Caùc can thieäp töø phía nhaân vieân vaän haønh maùy tính vaø vieäc söû duïng chöông trình töø boä phaän löu tröõ cuõng ñöôïc theo doõi bôûi boä phaän naøy. − Quaûn trò maïng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï duy trì vaø caûi tieán heä thoáng maïng maùy tính cuûa toå chöùc, bao goàm caû vieäc giaùm saùt vaø giaûi quyeát caùc söï coá cuûa maïng. − Laäp trình heä thoáng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï xöû lyù caùc söï coá cuûa heä ñieàu haønh, caäp nhaät caùc phaàn meàm môùi, xöû lyù nhöõng tröôøng hôïp phaàn meàm öùng duïng khoâng töông thích vôùi heä ñieàu haønh… 1.3.4 Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä trong doanh nghieäp Hieän nay, caùc doanh nghieäp ñöôïc tin hoïc hoùa gaëp phaûi moät soá thaùch thöùc trong vieäc kieåm soaùt noäi boä. Vieäc xem xeùt ñeán caùc thaùch thöùc naøy seõ taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp löïa choïn caùc thieát bò phaàn cöùng, phaàn meàm vaø thieát keá heä thoáng kieåm soaùt noäi boä phuø hôïp vaø hieäu quaû. Thieáu daáu veát kieåm toaùn: Trong heä thoáng maùy tính, caùc daáu veát kieåm toaùn ñöôïc löu giöõ trong moät thôøi gian ngaén hoaëc döôùi nhöõng ñònh daïng chæ coù theå ñoïc ñöôïc bôûi maùy tính (4, 242). Do ñoù, khi löïa choïn caùc chöông trình öùng duïng, ñaëc bieät laø caùc phaàn meàm keá toaùn, phaàn meàm quaûn lyù nguoàn löïc doanh nghieäp, caùc nhaø quaûn lyù caàn löu yù tôùi chöùc naêng hoã trôï taïo ra caùc baùo caùo daáu veát kieåm toaùn. - 22 - Vieäc xöû lyù nghieäp vuï haøng loaït. Caùc chöông trình maùy tính xöû lyù haøng loaït nghieäp vuï cuøng loaïi theo cuøng moät phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu. Ngoaøi ra, döõ lieäu trong heä thoáng maùy tính coù tính keá thöøa. Vì vaäy neáu coù moät khieám khuyeát trong chöông trình hoaëc trong phaàn cöùng cuõng coù theå seõ laøm cho taát caû nghieäp vuï cuøng bò xöû lyù vaø cho keát quaû sai leäch.(4, 243) Thieáu söï phaân chia traùch nhieäm ñaày ñuû: Trong heä thoáng maùy tính, nhieàu thuû tuïc kieåm soaùt ñöôïc taäp trung thay vì phaân chia cho nhieàu ngöôøi cuõng thöïc hieän nhö trong heä thoáng thuû coâng do ñaëc tính cuûa chöông trình öùng duïng. Do ñoù, neáu moät caù nhaân coù theå truy caäp vaøo chöông trình thì hoï coù khaû naêng thöïc hieän ñoàng thôøi caùc chöùc naêng maø leõ ra khoâng ñöôïc kieâm nhieäm. (4, 243) Khaû naêng xaûy ra gian laän vaø sai soùt. Khaû naêng coù nhöõng sai soùt do con ngöôøi gaây ra trong vieäc phaùt trieån, duy trì hoaëc vaän haønh heä thoáng maùy tính coù theå lôùn hôn trong heä thoáng thuû coâng bôûi vì söï phöùc taïp cuûa heä thoáng maùy tính. Khaû naêng gian laän xaûy ra do vieäc truy caäp traùi pheùp, ñaùnh caép thoâng tin vaø söûa ñoåi döõ lieäu maø khoâng ñeå laïi caùc baèng chöùng hay daáu veát naøo. Ngoaøi ra, caùc sai phaïm trong trong thieát keá vaø söû duïng nhöõng chöông trình öùng duïng coù theå ñöôïc duy trì moät thôøi gian daøi tröôùc khi ñöôïc phaùt hieän. (4, 243) Xeùt duyeät vaø thöïc hieän nghieäp vuï: Trong nhieàu heä thoáng maùy tính, moät soá nghieäp vuï coù theå ñöôïc thöïc hieän töï ñoäng. Tröôøng hôïp naøy coù theå ñöôïc hieåu raèng ngöôøi quaûn lyù ñaõ ngaàm ñònh söï pheâ duyeät cuûa mình ngay khi chaáp nhaän thieát keá cuûa chöông trình hoaëc ngay khi kyù hôïp ñoàng mua chöông trình ñoù. (4, 243) Söï phuï thuoäc cuûa caùc thuû tuïc kieåm soaùt vaøo quaù trình xöû lyù treân maùy. Raát nhieàu caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng ñöôïc thieát keá tích hôïp vaøo chöông trình nhö kieåm soaùt ñaàu vaøo hoaëc kieåm soaùt xöû lyù… Do ñoù, caùc thuû - 23 - tuïc kieåm soaùt naøy phuï thuoäc vaøo quaù trình xöû lyù cuûa maùy tính, toác ñoä vaø söï oån ñònh cuûa ñöôøng truyeàn. (4, 243) 1.3.5 Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. Hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng tin hoïc ñöôïc phaân thaønh hai loaïi: kieåm soaùt chung vaø kieåm soaùt öùng duïng. ™ Kieåm soaùt chung Chuùng ñöôïc aùp duïng cho toaøn heä thoáng thoâng tin vaø cho taát caû caùc öùng duïng coù treân heä thoáng. Kieåm soaùt chung bao goàm caùc thuû tuïc ñöôïc thieát keá ñeå duy trì tính thoáng nhaát vaø saún saøng cuûa caùc chöùc naêng xöû lyù thoâng tin, heä thoáng maïng vaø caùc heä thoáng öùng duïng coù lieân quan. Nhöõng kieåm soaùt naøy ñaûm baûo moät soá thoâng tin nhö: taäp tin döõ lieäu ñöôïc xöû lyù, caùc loãi ñöôïc ghi chuù vaø giaûi quyeát; caùc öùng duïng vaø chöùc naêng ñöôïc xöû lyù theo lòch trình ñöôïc laäp trình tröôùc; taäp tin ñöôïc sao cheùp döï phoøng theo chu kyø thích hôïp, cho pheùp khoâi phuïc laïi caùc xöû lyù sai; … Kieåm soaùt chung bao goàm caùc tieán trình sau: Thieát laäp vaø phaùt trieån caùc chöông trình vaø heä thoáng nhaèm ñaûm baûo chuùng ñöôïc thieát laäp hoaëc ñieàu chænh phuø hôïp vôùi yeâu caàu cuûa ngöôøi söû duïng, coù ñaày ñuû caùc thuû tuïc kieåm soaùt thích hôïp vaø taøi lieäu höôùng daãn, ñaûm baûo khoâng coù sai soùt vaø ñaõ thöïc hieän caùc thöû nghieäm thích hôïp tröôùc khi öùng duïng chöông trình (4, 248). Coâng vieäc naøy phaûi ñöôïc löu laïi thaønh caùc taøi lieäu goàm: taøi lieäu quaûn trò, taøi lieäu öùng duïng vaø taøi lieäu vaän haønh heä thoáng. Thay ñoåi chöông trình vaø heä thoáng hieän höõu. Tieán trình naøy xuaát phaùt töø yeâu caàu thay ñoåi thieát keá chöông trình töø boä phaän söû duïng cuoái cuøng. Tröôùc heát, yeâu caàu ñoù ñöôïc xem xeùt treân caùc khía caïnh nhö tính caáp thieát cuûa thay ñoåi, nhöõng aûnh höôûng cuûa thay ñoåi ñeán heä thoáng hieän taïi, chi phí thay ñoåi … Sau ñoù, caùc chöông trình thay ñoåi naøy phaûi ñöôïc chaïy thöû nghieäm tröôùc khi ñöa vaøo söû - 24 - duïng chính thöùc ñeå ñaûm baûo söï an toaøn cho heä thoáng. Moïi thay ñoåi phaûi ñöôïc löu laïi trong taøi lieäu, coù neâu roõ lyù do vaø caùc noäi dung thay ñoåi. Truy caäp chöông trình vaø döõ lieäu. Moãi heä thoáng maùy tính caàn coù nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt töông öùng nhaèm baûo veä caùc thieát bò, nhöõng taäp tin vaø caùc chöông trình nhaèm traùnh maát maùt, thieät haïi vaø bò truy caäp traùi pheùp. Tieán trình naøy ñoøi hoûi moõi khi ngöôøi söû duïng muoán truy caäp vaøo caùc chöông trình hay xem nhöõng taäp tin döõ lieäu töø caùc maùy tính rieâng leû hay töø nhöõng thieát bò tröïc tuyeán, hoï baét buoäc phaûi ghi teân ñaêng kyù (user name hay user – ID) vaø nhaäp maät khaåu (4, 250). Ngoaøi ra, tieán trình naøy coøn phaûi kieåm soaùt vieäc chuyeån taûi döõ lieäu sao cho an toaøn. Caùc hoaït ñoäng vaän haønh maùy tính vaø kieåm soaùt döõ lieäu. laø söï phaân quyeàn vaø huaán luyeän söû duïng theo tính chaát coâng vieäc cho nhaân vieân tröïc tieáp söû duïng maùy tính. Ñieàu naøy seõ giaûm thieåu caùc thay ñoåi traùi pheùp ñoái vôùi chöông trình. Beân caïnh ñoù, vieäc kieåm soaùt döõ lieäu coøn ñöôïc thöïc hieän thoâng qua vieäc raø soaùt caùc nhaät kyù vaän haønh. Nhaät kyù naøy löu laïi caùc thoâng tin chi tieát cuûa töøng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän nhö: thôøi gian ñaêng nhaäp vaøo heä thoáng, ñoái töôïng ñöôïc söû duïng … Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaät chaát. Hoaït ñoäng naøy raát caàn thieát cho vieäc baûo veä caùc thieát bò maùy tính, haïn cheá toái ña nhöõng thieät hai do moâi tröôøng töï nhieân hay do söï phaù hoaïi cuûa con ngöôøi. Caùch toát nhaát ñeå ngaên ngöøa caùc thieät haïi do söï phaù hoaïi coá yù laø giôùi haïn vieäc truy caäp heä thoáng (4,252). Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy thöôøng laø baûo quaûn maùy tính, ñaëc bieät laø maùy chuû ôû nôi an toaøn, coù thieát bò löu ñieän phoøng trong tröôøng hôïp nguoàn ñieän bò caét ñoät ngoät, hoaëc trang bò thieát bò sao cheùp döõ lieäu töï ñoäng, … - 25 - ™ Kieåm soaùt öùng duïng ÖÙng duïng laø caùc chöông trình xöû lyù baèng maùy tính ñöôïc thieát keá ñeå giuùp con ngöôøi thöïc hieän moät kieåu coâng vieäc naøo ñoù ví duï nhö mua haøng, traû tieàn, keá toaùn caùc chi phí nghieân cöùu vaø döï baùo vaø quaûn lyù ngaân saùch… Kieåm soaùt öùng duïng bao goàm kieåm soaùt ñaàu vaøo, kieåm soaùt xöû lyù vaø kieåm soaùt ñaàu ra. Chuùng ñöôïc aùp duïng cuï theå cho töøng öùng duïng ñôn leû. Kieåm soaùt ñaàu vaøo ñaûm baûo vieäc ghi nhaän ñaày ñuû vaø chính xaùc caùc nghieäp vuï ñöôïc cho pheùp; nhaän dieän nhöõng ñoái töôïng ñaõ bò loaïi boû, ñang bò treo chôø xöû lyù, bò truøng laép. Moät soá ví duï veà kieåm soaùt ñaàu vaøo laø lieät keâ caùc loãi, kieåm tra haïn möùc, kieåm tra soá thöù töï, kieåm tra tính hôïp leä… Kieåm soaùt xöû lyù ñaûm baûo vieäc xöû lyù ñaày ñuû vaø chính xaùc cuûa caùc nghieäp vuï ñöôïc cho pheùp. Moät soá ví duï veà kieåm soaùt xöû lyù laø kieåm tra soá toång, kieåm tra keát chuyeån, kieåm tra toång hash, baùo caùo daáu veát kieåm toaùn. Kieåm soaùt ñaàu ra ñaûm baûo löu laïi daáu veát kieåm toaùn, caùc keát quaû xöû lyù ñaày ñuû vaø chính xaùc ñöôïc baùo caùo ñeán caùc caù nhaân hôïp lyù. 1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä Baát keå moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thieát keá vaø vaän haønh toát ñeán ñaâu ñi nöõa thì noù cuõng chæ cung caáp ñaûm baûo hôïp lyù vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh phaùp luaät. Haïn cheá naøy xuaát phaùt töø caùc nguyeân nhaân sau: 1.4.1 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi. Söï xeùt ñoaùn cuûa con ngöôøi coù theå ñuùng maø cuõng coù theå sai. Toån thaát vaãn coù theå xaûy ra do söï thieáu thaän troïng, xao laõng, sai laàm trong seùt ñoaùn hoaëc hieåu sai caùc höôùng daãn cuûa caáp treân. Ngoaøi ra, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä do caáp quaûn lyù thieát keá, do ñoù noù khoâng ngaên ngöøa ñöôïc nhöõng haønh vi coá yù sai - 26 - phaïm cuûa caáp quaûn lyù vaø thoâng ñoàng giöõa caùc nhaân vieân trong doanh nghieäp vôùi nhau hoaëc vôùi beân ngoaøi. 1.4.2 Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. Khoâng phaûi moïi ruûi ro ñeàu coù nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt töông öùng vì chi phí maø doanh nghieäp boû ra ñeå ngaên ngöøa nhöõng ruûi ro ñoù laø khoâng hôïp lyù, vöôït quaù möùc toån thaát do sai phaïm neáu coù xaûy ra. 1.4.3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro khoâng löôøng tröôùc. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc xaây döïng treân cô sôû döï tính tröôùc caùc ruûi ro do gian laän, sai soùt coù theå xaûy ra, vì theá khoù coù theå ngaên chaën vaø phaùt hieän nhöõng sai phaïm ñoät xuaát, hay baát thöôøng. Do ñoù, kieåm soaùt noäi boä caàn phaûi thöôøng xuyeân ñöôïc hoaøn thieän. - 27 - KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 Trong chöông 1, taùc giaû ñaõ trình baøy veà lyù thuyeát veà KSNB ñeå laøm cô sôû cho nhöõng ñaùnh giaù veà heä thoáng KSNB taïi moät doanh nghieäp vaø töø ñoù ñeà xuaát caùc bieän phaùp ñeå hoaøn thieän noù. Ñöùng treân goùc ñoä nhaø quaûn lyù doanh nghieäp, heä thoáng KSNB höõu hieäu khoâng phaûi laø muïc tieâu cuûa doanh nghieäp, maø laø phöông tieän giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc muïc tieâu. Baûn thaân heä thoáng KSNB cuõng coù moät soá muïc tieâu cô baûn ñeå laøm caên cöù ñaùnh giaù söï höõu hieäu cuûa noù. Moãi moät doanh nghieäp khaùc nhau seõ töï xaây döïng cho mình moät heä thoáng KSNB phuø hôïp, nhöng ñeå ñöôïc coi laø hieäu quaû thì theo baùo caùo COSO heä thoáng naøy caàn phaûi bao goàm 5 yeáu toá: Moâi tröôøng kieåm soaùt, Ñaùnh giaù ruûi ro, Hoaït ñoäng kieåm soaùt, Thoâng tin vaø truyeàn thoâng, Giaùm saùt. Hôn nöõa, hieän nay ña soá caùc doanh nghieäp ñeàu ñöôïc tin hoïc hoùa ôû nhieàu möùc ñoä khaùc nhau. Do ñoù, heä thoáng KSNB ít nhieàu cuõng chòu aûnh cuûa vieäc xöû lyù döõ lieäu baèng ñieän töû. Quan nieäm vaø caùch thöùc xaây döïng moät soá yeáu toá cuûa heä thoáng KSNB trong moâi tröôøng ñieän töû cuõng ñöôïc thay ñoåi so vôùi baùo caùo COSO. Tuy nhieân, heä thoáng KSNB ñöôïc ñaùnh giaù laø thaät söï höõu hieäu cuõng khoâng cho doanh nghieäp moät söï ñaûm baûo chaéc chaén maø chæ laø söï ñaûm baûo hôïp lyù vieäc ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Nguyeân nhaân laø do baûn thaân heä thoáng KSNB coù nhöõng haïn cheá nhaát ñònh. Doanh nghieäp phaûi toái thieåu hoùa taùc ñoäng cuûa nhöõng haïn cheá ñoù khi xaây döïng heä thoáng KSNB. - 28 - CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM 2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam 2.1.1 Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty 2.1.1.1 Lòch söû hình thaønh Coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam, goïi taét laø Nuplex, laø coâng ty traùch nhieäm höõu haïn 100% voán cuûa UÙùc, ñöôïc thaønh laäp theo giaáy pheùp ñaàu tö soá 1284/GP do UBKHNN veà hôïp taùc vaø Ñaàu tö (SSCI), nay laø Boä KH & ÑT caáp ngaøy vaøo ngaøy 23 thaùng 6 naêm 1995. Coâng ty baét ñaàu hoaït ñoäng vaøo ngaøy 1 thaùng 7 naêm 19._.an haønh chính saùch öu tieân ñaët mua nguyeân vaät lieäu do caùc coâng ty trong cuøng taäp ñoaøn cung caáp. − Laäp danh saùch nhöõng nhaø cung caáp uy tín, coù chaát löôïng ñaûm baûo döïa vaøo baùo caùo cuûa boä phaän kieåm tra chaát löôïng vaø döõ lieäu haøng bò traû laïi trong heä thoáng. − Qui ñònh möùc giaù trò toái thieåu cuûa ñôn ñaët haøng phaûi caàn coù ñính keøm baûng baùo giaù ít nhaát töø 3 nhaø cung caáp. − Ñònh kyø ñaùnh giaù laïi vieäc giao haøng cuûa nhaø cung caáp veà soá löôïng, chaát löôïng, thôøi gian giao haøng ñeå caäp nhaät danh saùch nhaø cung caáp uy tín, phuïc vuï cho vieäc löïa choïn sau ñoù. − Vieäc mua haøng phaûi ñöôïc mua töø ít nhaát 2 nhaø cung caáp ñeå traùnh söï leä thuoäc vaøo moät nhaø cung caáp naøo ñoù. c) Nhaän haøng − Boä phaän mua haøng chæ gôûi baûng keâ caùc ñôn ñaët haøng vôùi thoâng tin chi tieát maët haøng vaø ngaøy nhaän haøng thay vì gôûi ñôn ñaët haøng cho boä phaän naøy. Nhö vaäy, boä phaän nhaân haøng seõ khoâng bieát tröôùc ñöôïc soá löôïng nhaän cho moãi ñôn haøng laø bao nhieâu. Baûng keâ ñöôïc ñaùnh soá lieân tuïc. Maãu baûng keâ kieán nghò nhö sau: - 69 - − Söûa ñoåi laïi chu trình mua vaø nhaän haøng. - 70 - Theo caùch naøy, coù 4 boä phaän lieân quan ñeán vieäc mua vaø nhaän haøng nhöng ñoäc laäp vôùi nhau. Trong ñoù, phoøng keá toaùn coù taát caû caùc chöùng töø mua haøng nhöng khoâng tieáp caän vôùi taøi saûn neân khoâng theå höôûng lôïi töø vieäc chænh söûa chöùng töø ñeå che daáu gian laän. Boä phaän nhaän haøng tieáp caän vôùi taøi saûn nhöng khoâng bieát ñöôïc soá löôïng haøng ñöôïc ñaët mua tröôùc ñoù. − Vieäc giao nhaän chöùng töø giöõa caùc boä phaän phaûi kyù nhaän vaøo soå giao chöùng töø vaø ghi roõ ngaøy giôø giao ñeå chöùng töø ñöôïc giao kòp thôøi vaø traùnh tình traïng thaát laïc chöùng töø. − Boä phaän nhaän haøng laäp phieáu nhaäp kho vaø ghi soá phieáu nhaäp kho leân baûng keâ haøng ñaët mua. − Treân phieáu nhaäp kho do boä phaän nhaän haøng laäp caàn tham chieáu theâm soá hoùa ñôn ngöôøi baùn vaø gôûi toaøn boä chöùng töø (hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho) sang boä phaän kho. − Thuû kho caàn kieåm tra, ñoái chieáu soá löôïng vaø chuûng loaïi haøng thöïc nhaän vaøo kho vôùi phieáu nhaäp kho tröôùc khi kyù nhaän leân phieáu nhaäp kho vaø cho boä phaän keá toaùn. d) Ghi nhaän coâng nôï vaø thanh toaùn vôùi ngöôøi baùn − Keá toaùn caàn ñoái chieáu soá hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho vôùi soá löôïng haøng nhaäp kho ñöôïc ghi nhaän trong heä thoáng tröôùc khi caäp nhaät coâng nôï phaûi traû ngöôøi baùn. − Taùch bieät chöùc naêng laäp phieáu chi vaø chi tieàn (thuû quyõ). Phaân coâng vieäc laäp phieáu chi cho keá toaùn giao dòch ngaân haøng ñeå tieát kieäm chi phí. - 71 - − Vieäc laäp phieáu chi phaûi coù phieáu yeâu caàu thanh toaùn töø boä phaän mua haøng vaø caùc boä phaän coù söû duïng dòch vuï mua ngoaøi. Maãu phieáu yeâu caàu thanh toaùn coù theå ñöôïc thieát keá nhö sau: − Qui ñònh soá tieàn toái thieåu treân phieáu chi caàn phaûi coù söï pheâ duyeät cuûa giaùm ñoác taøi chính. − Qui ñònh soá dö coâng nôï phaûi traû toái thieåu phaûi caàn ñoái chieáu vôùi nhaø cung caáp haøng thaùng. 3.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. Maëc duø qui trình saûn xuaát gaàn nhö ñöôïc töï ñoäng hoùa hoaøn toaøn nhöng khi ñoù noù laïi phuï thuoäc vaøo maùy moùc vaø thao taùc cuûa ngöôøi vaän haønh. Do ñoù, ngoaøi haïn cheá tieàm taøng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, qui trình saûn xuaát cuõng coøn gaëp phaûi moät soá haïn cheá caàn phaûi ñöôïc khaéc phuïc ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa noù. Moät soá giaûi phaùp naâng cao hieäu quaû ñieån hình coù theå ñöôïc khaùi quaùt nhö sau: − Trang bò thieát bò löu ñieän cho heä thoáng ñieàu khieån ôû xöôûng saûn xuaát cuõng nhö ôû vaên phoøng. Coù nhö vaäy khi coù söï coá maát ñieän ñoät ngoät, - 72 - caùc döõ lieäu maùy tính vaãn ñöôïc truyeàn, xöû lyù vaø löu trong maùy tính tröôùc khi nguoàn ñieän bò caét. − Vôùi chöùc naêng chuyeån kho coù saún trong heä thoáng Accpac, coâng ty caàn giao nhieäm vuï ghi nhaän naøy cho thuû kho khi hoï chuyeån nguyeân vaät lieäu töø kho sang xöôûng vaøo phaàn meàm Accpac. Song song vôùi vieäc taêng coâng vieäc cho thuû kho laø vieäc taêng löông hoaëc phuï caáp töông öùng. Ñieàu naøy giuùp cho khaâu kieåm keâ haøng toàn kho, ñaëc bieät laø vieäc xaùc ñònh traùch nhieäm trong vieäc thaát thoaùt haøng toàn kho ñöôïc roõ raøng. − Ban haønh chính saùch luaân phieân vaø chia giôø giaûi lao cho nhaân vieân xöôûng. Ñieàu naøy giuùp haïn cheá xaûy ra sai soùt do söï meät moûi gaây ra nhö nhaäp lieäu sai caùc thoâng soá saûn xuaát laøm aûnh höôûng tôùi chaát löôïng loâ haøng. 3.2.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn Theo nhö ñaõ trình baøy ôû chöông 2, qui trình vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt chu trình baùn haøng – thu tieàn töông ñoái chaët. Tuy nhieân coøn moät soá thuû tuïc xin kieán nghò ñeå hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt. a) Laäp leänh baùn haøng − Coâng ty neân ban haønh baûng giaù baùn thoáng nhaát vaø coù söï caäp nhaät laïi ñònh kyø. Taän duïng chöùc naêng kieåm soaùt treân giaù baùn cho töøng leänh baùn haøng cuûa phaàn meàm Accpac ñeå chæ cho nhaân vieân baùn haøng thay ñoåi giaù trong bieân ñoä dao ñoäng cho pheùp. Nhö vaäy, moät saûn phaåm coù theå coù nhieàu giaù khaùc nhau tuøy vaøo khaùch haøng nhöng seõ khoâng xaûy ra tình traïng thoâng ñoàng giöõa nhaân vieân baùn haøng vôùi khaùch haøng. − Boä phaän keá toaùn haøng thaùng phaûi chuyeån baùo caùo tuoåi nôï khaùch haøng cho boä phaän baùn haøng. Boä phaän naøy khi laäp leänh baùn haøng, - 73 - ngoaøi haïn möùc tín duïng, coøn phaûi caên cöù vaøo tình hình thanh toaùn nôï cuûa khaùch haøng. − Khi laäp leänh baùn haøng, boä phaän baùn haøng phaûi caên cöù vaøo keá hoaïch saûn xuaát vaø nhaäp kho thaønh phaåm do boä phaän saûn xuaát gôûi sang haøng thaùng ñeå xaùc ñònh ngaøy giao haøng hôïp lyù. b) Theo doõi tình hình thanh toaùn caùc khoaûn phaûi thu cuûa khaùch haøng. − Trong ñieàu kieän söû duïng maùy tính hieän nay, coâng ty caàn ban haønh chính saùch veà möùc dö nôï quaù haïn toái thieåu cuûa khaùch haøng maø seõ bò ngöøng giao dòch. Tröôøng hôïp khi caàn phaûi giao dòch vôùi khaùch haøng naøy phaûi coù söï pheâ chuaån cuûa giaùm ñoác baùn haøng vaø chuyeån sang ñieàu khoaûn thanh toaùn ngay, ñoàng thôøi ghi nhaän laïi soá laàn giaùm ñoác baùn haøng pheâ chuaån. − Chuyeån traùch nhieäm thu hoài nôï cho boä phaän baùn haøng ñeå traùnh tình traïng nhaân vieân baùn haøng chaïy theo lôïi nhuaän, baùn cho nhöõng khaùch haøng nôï quaù laâu, laøm aûnh höôûng tôùi hieäu quaû kinh doanh. c) Phaàn thu tieàn − Taêng ñieàu khoaûn baùn chòu ngaén ngaøy ñoàng thôøi yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn qua ngaân haøng ñeå vöøa giaûm ñeán möùc toái thieåu vieäc thu tieàn maët vaø vöøa khuyeán khích taêng doanh soá. − Coâng ty caàn kieåm quyõ tieàn maët vaøo cuoái ngaøy. Nhaân vieân keá toaùn toång hôïp caàn laäp baûng keâ phieáu thu vaø phieáu chi laäp trong ngaøy vaø ñoái chieáu soá dö tieàn maët trong heä thoáng vôùi quyõ trong keùt saét. Neáu coù cheânh leäch thì phaûi tìm nguyeân nhaân vaø xin yù kieán ngöôøi coù thaåm quyeàn ñeå xöû lyù. - 74 - − Caàn noäp ngay tieàn maët thu nôï khaùch haøng vaøo ngaân haøng vaøo ngaân haøng vaøo ñaàu ngaøy hoâm sau. 3.2.3 Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin Thay ñoåi caùch thöùc giao tieáp giöõa maùy chuû vaø maùy con cuûa heä thoáng Accpac. Trang bò maùy chuû taïi coâng ty Nuplex Vieät Nam, caøi ñaët heä thoáng Accpac theo kieåu Server-Client. Theo kieåu naøy, caùc maùy con seõ ñöôïc caøi öùng duïng Accpac vaø chia seõ chung moät cô sôû döõ lieäu ñaët treân maùy chuû. Vôùi caùch toå chöùc kieåu naøy toác ñoä caäp nhaät döõ lieäu nhanh vaø döõ lieäu khoâng bò ñöùt ñoaïn do döõ lieäu chæ ñöôïc truyeàn ñi trong maïng noäi boä coâng ty Nuplex Vieät Nam vaø khoâng phuï thuoäc vaøo phaàn meàm hoã trôï (third party). 3.2.4 Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan Coâng ty meï caàn thay ñoåi chính saùch quaûn lyù cô sôû döõ lieäu nhö hieän giôø ñoái vôùi coâng ty Nuplex Vieät Nam. Cô sôû döõ lieäu cuûa coâng ty Nuplex Vieät Nam caàn ñöôïc ñaët treân maùy chuû taïi vaên phoøng cuûa coâng ty Nuplex vaø coâng ty meï taïi UÙc vaãn coù quyeàn truy caäp vaøo côû sôû döõ lieäu naøy. Vieäc kieåm soaùt ñònh kyø cuûa ban kieåm soaùt cuûa coâng ty meï caàn ñöôïc tieán haønh ñoät xuaát, khoâng neân laäp lòch kieåm soaùt coá ñònh vaøo thaùng 5 haøng naêm ñeå hoaït ñoäng kieåm soaùt, ñaëc bieät trong saûn xuaát, cuûa coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam khoâng mang tính ñoái phoù vôùi ban kieåm soaùt naøy. Cô quan nhaø nöôùc caàn ban haønh vaên baûn höôùng daãn veà vieäc trieån khai, ñaùnh giaù heä thoáng KSNB cuõng nhö vai troø vaø traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù doanh nghieäp ñoái vôùi heä thoáng naøy. Coù nhö vaäy môùi naâng cao ñöôïc yù thöùc vaø traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù trong vieäc duy trì heä thoáng KSNB trong coâng ty. - 75 - KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø saûn phaåm vaø laø traùch nhieäm cuûa caáp quaûn lyù coâng ty. Nhöng noù ñoøi söï noå löïc cuûa taát caû caùc thaønh vieân trong coâng ty ñeå laøm cho noù trôû neân höõu hieäu. Vaø moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu khoâng theå ñöôïc xaây duïng moät laàn trong ngaén haïn, moät sôùm moät chieàu. Xaõ hoäi phaùt trieån, moâi tröôøng kinh doanh thay ñoåi keùo theo söï thay ñoåi cuûa caùc ruûi ro. Do ñoù, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty caàn phaûi ñöôïc hoaøn thieän lieân tuïc ñeå phuø hôïp vôùi moâi tröôøng môùi. Vì vaäy, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc doanh nghieäp noùi chung vaø cuûa coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam noùi rieâng, luoân toàn taïi nhöõng yeáu toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu laø ñieàu taát yeáu. Caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp caàn phaûi thöôøng xuyeân caäp nhaät nhöõng thay ñoåi aûnh höôûng tôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, ñaùnh giaù heä thoáng ñeå tìm ra nhöõng yeáu toá chöa phuø hôïp, nhöõng nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu. Töø ñoù ñeà ra caùc giaûi phaùp ñeå hoaøn thieän noù. Theo moät qui trình nhö vaäy, trong chöông 3 taùc giaû ñaõ ñeà xuaát moät soá giaûi phaùp nhö ñaõ trình baøy ñeå khaéc phuïc caùc ñieåm yeáu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Coù theå caùc ñieåm yeáu naøy chöa aûnh höôûng tôùi coâng ty, nhöng vieäc khaéc phuïc noù ñeå hoaøn thieän heä thoáng laø caàn thieát ñeå giaûm thieåu thieät haïi trong töông lai. Caùc giaûi phaùp taùc giaû ñöa ra höôùng ñeán muïc tieâu ngaên ngöøa gian laän vaø sai soùt. Neáu nhö chæ taäp trung vaøo caùc thuû tuïc ñeå phaùt hieän vaø xöû lyù gian laäp thì doanh nghieäp seõ toán chi phí gaáp nhieàu laàn cho söï thaát thoaùt taøi saûn vaø cho caùc kieåm soaùt. - 76 - KEÁT LUAÄN Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ngaøy caøng coù vai troø quan troïng trong doanh nghieäp. Noù hoã trôï cho kieåm toaùn trong giai ñoaïn laäp keá hoaïch kieåm toaùn. Noù ñöôïc coi laø moät trong nhöõng yeáu toá quan troïng cuûa heä thoáng quaûn lyù doanh nghieäp. Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp caùc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp ñöôïc thöïc hieän. Moät nhaø quaûn lyù gioûi khoâng theå chæ baûn thaân ngöôøi ñoù laøm nhieàu vieäc vaø laøm tích cöïc maø hoï caàn phaûi thieát laäp moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu ñeå caùc nhaân vieân cuøng laøm vieäc tích cöïc vôùi hieäu suaát cao. Qua quaù trình nghieân cöùu veà tình hình hoaït ñoäng ôû coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam, qua baùo chí vaø caùc taøi lieäu vieát lieân quan ñeán hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä, taùc giaû ñaõ ruùt ra ñöôïc moät soá nhaän xeùt chung veà kieåm soaùt noäi boä vaø töø ñoù ñöa ra caùc ñeà xuaát trong hoaøn caûnh hieän taïi nhaèm töøng böôùc naâng cao hieäu quaû cuûa kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty. Vôùi kieán thöùc vaø khaû naêng nghieân cöùu coøn coù haïn, taùc giaû chæ ñeà xuaát caùc yù kieán veà nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt vaø moâi tröôøng kieåm soaùt, khoâng toán keùm chi phí nhieàu so vôùi hieäu quaû chuùng mang laïi. Theo thôøi gian, cuøng vôùi söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá, kieåm soaùt noäi boä cuõng phaùt trieån theo thì caùc thuû tuïc seõ coøn phaûi ñöôïc tieáp tuïc cuûng coá vaø hoaøn thieän daàn leân thaønh moät heä thoáng chaët cheõ. Vaø noù seõ laø coâng cuï ñaéc löïc khoâng theå thieáu cuûa heä thoáng quaûn lyù trong coâng ty. - i - TAØI LIEÄU THAM KHAÛO 1. Baùo ñieän töû Baûn Tin Moâi tröôøng kinh doanh, 2. Baùo ñieän töû veà kieåm soaùt noäi boä, 3. Baùo ñieän töû Dieãn Ñaøn Doanh Nghieäp, 4. Boä moân Kieåm Toaùn, Khoa Keá Toaùn – Kieåm Toaùn, Tröôøng Ñaïi Hoïc Kinh Teá TP. Hoà Chí Minh, Kieåm Toaùn, NXB Lao Ñoäng Xaõ Hoäi, 2007 5. Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal Control Guide For Manager 6. Department of Finance and Management, Internal Control Standards. 7. Ñaïi hoïc quoác gia TP HCM – Tröôøng ñaïi hoïc Kinh Teá, Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn, Nhaø xuaát baûn Taøi Chính – 1998. 8. Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, 9. Luaän vaên veà kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc khoùa tröôùc. 10. PGS. TS. Ñoaøn Thò Hoàng Vaân, Quaûn Trò Ruûi Ro Vaø Khuûng Hoaûng, Nhaø xuaát baûn Thoáng Keâ, 2003. 11. PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And Controls. 12. State of Oregon, November 2004, The Internal Control Guidebook. - ii - Phuï luïc 1: Baûng caâu hoûi khaûo saùt heä thoáng KSNB coâng ty Nuplex Resin Vieät Nam Traû lôøi Caâu hoûi Coù Khoâng Ghi chuù Muïc tieâu 1 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Xem sô ñoà toå chöùc 2 Coâng ty coù baûn baùo caùo nhieäm vuï roõ raøng khoâng? x Moâi tröôøng kieåm soaùt 3 Coâng ty coù vaên baûn veà qui ñònh noäi boä khoâng? x 4 Söï can thieäp nhaát thôøi cuûa caáp quaûn lyù veà kieåm qui ñònh kieåm soaùt coù ñöôïc ghi laïi taøi lieäu khoâng? x 5 Söï sai leäch so vôùi caùc chính saùch ñaõ thieát laäp coù ñöôïc ñieàu tra vaø ghi laïi taøi lieäu khoâng? x 6 Coâng ty coù taøi lieäu moâ taû coâng vieäc chi tieát khoâng? x 7 Coâng ty coù taøi lieäu chöùng minh naêng löïc chuyeân moân cuûa nhaân vieân khoâng? x 8 Coâng ty coù chính saùch phaân tích ruûi ro vaø lôïi nhuaän cuûa 1 döï aùn tieàm naêng khoâng? x 9 Taøi saûn voâ hình coù giaù trò nhö thoâng tin coù ñöôïc baûo veä caån thaän khoâng? x 10 Caáp quaûn lyù coù thöôøng xuyeân thaêm nhaø maùy vaø toå chöùc caùc cuoäc hoïp vôùi nhaân vieân khoâng? x Cô caáu toå chöùc 11 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty coù keøm theo moâ taû coâng vieäc vaø nôi nhaän baùo caùo khoâng? x 12 Traùch nhieäm vaø quyeàn lôïi coù ñöôïc thoâng baùo ñeán ngöôøi chòu traùch nhieäm khoâng? x 13 Coâng ty coù ñònh kyø xem laïi cô caáu toå chöùc hieän haønh khoâng? x 14 Coâng ty coù chính saùch nhaân söï vaø ñöôïc vieát thaønh vaên baûn khoâng? x 15 Caùc nhaân vieân ñang laøm vieäc hieän nay coù traûi qua qui trình tuyeån duïng vaø ñaøo taïo cuûa coâng ty khoâng? x 16 Caùc nhaân vieân hieän nay coù bieát traùch nhieäm cuûa hoï vaø kyø voïng cuûa nhaø quaûn lyù ñoái vôùi hoï khoâng? x 17 Tính chính tröïc coù phaûi laø ñieàu kieän quan troïng trong ñaùnh giaù nhaân söï khoâng? x 18 Kieán thöùc cô baûn cuûa nhaân vieân coù ñöôïc kieåm tra tröôùc khi nhaän vaøo laøm khoâng? x Ñaùnh giaù ruûi ro 19 Muïc tieâu cuûa coâng ty coù ñöôïc thoâng baùo cho toaøn theå nhaân vieân hay khoâng? x 20 Khi ñaët caùc muïc tieâu coâng ty coù xem xeùt ñeán ngaân saùch vaø nguoàn löïc khoâng? x 21 Coâng ty coù thieát laäp muïc tieâu chi tieát töø muïc tieâu toång quaùt khoâng? x 22 Coâng ty coù xaùc ñònh thöù töï quan troïng cuûa caùc muïc tieâu x - iii - khoâng? 23 Taát caû caùc quaûn lyù coù tham gia thieát laäp caùc muïc tieâu khoâng? x 24 Coâng ty coù thöôøng xuyeân caäp nhaät thoâng tin môùi veà ñieàu kieän kinh doanh, ñoái thuû, luaät phaùp… x 25 Caáp quaûn lyù coù nhaän ñöôïc baùo caùc caùc baát lôïi töø nhaân vieân x Truyeàn thoâng 26 Caùc phöông tieän truyeàn thoâng trong coâng ty laø nhöõng gì? Email, Baûng Thoâng Tin 27 Nhaân vieân coù bieát ñöôïc muïc tieâu cuûa coâng ty khoâng? x 28 Coâng ty coù nhaän ñöôïc thoâng tin phaûn hoài töø khaùch haøng, nhaø cung caáp, nhaø ñaàu tö khoâng? x 29 Caùc than phieàn ñoái vôùi nhaø cung caáp, khaùch haøng coù ñöôïc kieåm tra nguyeân nhaân vaø chænh söûa khoâng? x 30 Quaûn lyù caáp cao coù bieát veà tính chaát vaø möùc ñoä xaûy ra cuûa caùc than phieàn ñoái vôùi nhaø cung caáp vaø khaùch haøng khoâng? Tuøy möùc ñoä 31 Coâng ty ñònh kyø coù ñoái chieáu soá lieäu keá toaùn treân heä thoáng maùy tính vôùi soá lieäu taøi saûn thöïc teá khoâng? x 32 Ñònh kyø coâng ty coù ñaùnh giaù naêng löïc vaø haønh vi laøm vieäc cuûa nhaân vieân khoâng? x 33 Vieäc ñaùnh giaù nhaân vieân ñöôïc tieán haønh bôûi ai? Quaûn lyù tröïc tieáp 34 Coâng ty coù taøi lieäu veà phöông phaùp vaø tieâu chính ñaùnh giaù nhaân vieân khoâng? x 35 Neáu coù, bao laâu taøi lieäu ñoù ñöôïc xem xeùt vaø ñieàu chænh laïi? Haøng naêm 36 Coâng ty coù chính saùch khen thöôûng hay xöû phaït döïa treân ñaùnh giaù khoâng? x Chính saùch vaø qui trình 37 Coâng ty coù soå tay veà chính saùch vaø caùc qui trình khoâng? x 38 Soå tay ñoù coù ñöôïc xem laïi vaø caäp nhaät ñònh kyø khoâng x 39 Coâng ty coù soå tay veà nhöõng nhieäm vuï vaø traùch nhieäm chuû choát khoâng? x 40 Coâng ty coù coâng taùc huaán luyeän laøm vieäc khoâng? x Keá toaùn taøi chính 41 Taát caû caùc khoaûn muïc cuûa coâng ty a. Coù ñöôïc ñoåi chieáu vôùi soå keá toaùn toång hôïp haøng thaùng khoâng? x b. Nhöõng ñoái chieáu coù ñöôïc vieát thaønh taøi lieäu? x c. Vieäc ñoái chieáu coù ñöôïc moät ai khaùc xem laïi ngoaøi ngöôøi laøm coâng taùc ñoái chieáu hay khoâng? x d. Ñònh kyø toång giaùm ñoác coù xem laïi caùc ñoái chieáu vaø taøi lieäu coù lieân quan? x 42 Toång giaùm ñoác coù giaùm saùt hieäu quaû tình hình taøi chính cuûa coâng ty? x a. Nhöõng loaïi baùo caùo taøi chính naøo phaûi chuaån bò cho ban quaûn lyù? B/S P&L Cash Flow b. Coâng ty coù laäp döï toaùn ngaân saùch naøo khoâng? x 43 Caùc loaïi doanh thu cuûa coâng ty laø gì? Baùn haøng Chu trình mua haøng - iv - 44 Caùc khoaûn chi coù ñöôïc cho pheâ chuaån vaø xem xeùt laïi ôû caáp baäc thích hôïp khoâng? x 45 Ñôn ñaët haøng coù ñöôïc ñaùnh soá thöù töï khoâng? x 46 Coù laäp phieáu yeâu caàu cho taát caû caùc haøng mua khoâng? x 47 Ñôn ñaët haøng coù tham chieáu döï toaùn mua haøng khoâng? x 48 Caùc lieân cuûa ñôn ñaët haøng coù gôûi cho - Boä phaän nhaän haøng x - Boä phaän keá toaùn x 49 Coù hoà sô theo doõi nhöõng ñôn ñaët haøng chöa hoaøn thaønh khoâng? x 50 Ñoái vôùi coâng taùc phí, coâng ty coù quaûn lyù vieäc bao laâu thì coù chuyeán coâng taùc xa? x 51 Taát caû caùc khoaûn nhaän haøng mua ñeàu phaûi qua boä phaän nhaän haøng? x 52 Ngöôøi nhaän haøng ñoäc laäp vôùi ngöôøi mua haøng? x 53 Coù laäp chöùng töø nhaän haøng cho taát caû caùc haøng nhaän veà: x 54 Chöùng töø nhaän haøng coù tham chieáu soá ñôn ñaët haøng? x 55 Chöùng töø nhaän haøng coù ñöôïc - Ngöôøi nhaän haøng kyù teân? x - Ngöôøi giao haøng kyù teân? x - Ghi thôøi gian? x - Ñaùnh soá lieân tuïc? x 56 Caùc lieân cuûa chöùng töø tieáp nhaän coù ñöôïc gôûi tôùi - Boä phaän keá toaùn? x - Kho? x 57 Coù baùo caùo ngay veà haøng hoûng hoaëc thieáu huït? x 58 Moät lieân cuûa chöùng töø nhaän haøng coù ñöôïc löu laïi boä phaän nhaân haøng? x 59 Caùc vaät tö coù ñöôïc caân, ño, ñong, ñeám taïi boä phaän nhaän haøng x 60 Hoùa ñôn coù do boä phaän keá toaùn tröïc tieáp nhaän? x 61 Coù ñoái chieáu hoùa ñôn, chöùng töø nhaän haøng vaø ñôn ñaët haøng khi ghi nhaän coâng nôï khoâng? x 62 Caùc khoaûn traû tröôùc cho ngöôøi baùn coù ñöôïc theo doõi vaø ñöôïc caán tröø khi traû cho hoùa ñôn coù lieân quan? x 63 Coù thöôøng xuyeân so saùnh soá dö chi tieát cuûa taát caû caùc nhaø cung caáp vôùi taøi khoaûn toång hôïp phaûi traû khoâng x 64 Ngöôøi theo doõi taøi khoaûn phaûi traû coù ñoäc laäp vôùi ngöôøi laäp phieáu chi khoâng? x 65 Ngöôøi laäp phieáu chi coù ñoäc laäp vôùi thuû quyõ khoâng? x 66 Hoùa ñôn ñaõ thanh toaùn coù ñöôïc ñaùnh daáu hieäu khoâng? x 67 Vieäc chi tieàn coù caên cöù vaøo chöùng töø yeâu caàu thanh toaùn hay khoâng? x 68 Caùc khoaûn chi tieàn maët coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi ban laõnh ñaïo khoâng? x 69 Coâng ty coù caùc qui trình so saùnh caùc khoaûn chi vôùi döï toaùn ngaân saùch khoâng? x 70 Caùc khoaûn chi coù tính chaát ñeàu ñaën coù ñöôïc quaûn lyù haøng thaùng ñeå phaùt hieän nhöõng ñieàu baát thöôøng khoâng? x 71 Vieäc ñaët haøng, nhaän haøng, traû tieàn coù ñöôïc taùch bieät x - v - 72 Caùc nhaân vieân coù bò caám thöïc hieän caùc cuoäc goïi ñöôøng daøi coù tính chaát caù nhaân baèng caùch söû duïng heä thoáng maõ. x 73 Caùc hoùa ñôn ñieän thoaïi coù ñöôïc a. Xem xeùt laïi haøng thaùng khoâng? x b. Vieäc xem xeùt coù laäp thaønh taøi lieäu vaø caùc cuoäc goïi ñöôøng daøi coù ñöôïc kieåm tra laïi bôûi caáp quaûn lyù? x Xuaát hoùa ñôn vaø caùc khoaûn phaûi thu 74 Haøng thaùng coâng ty xuaát khoaûn bao nhieâu hoùa ñôn. 300 75 Caùc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng coù ñöôïc xem xeùt bôûi boä phaän baùn haøng tröôùc khi chaáp nhaän ñôn haøng ñoù khoâng? x 76 Coù xem xeùt khaû naêng thanh toaùn cuûa khaùch haøng tröôùc khi chaáp nhaän ñôn haøng khoâng? x 77 Coù xaùc ñònh haïn möùc tín duïng cho khaùch haøng khoâng? x 78 Coù moät nhaân vieân coù traùch nhieäm xaùc ñònh haïn möùc tín duïng cuûa khaùch haøng? x 79 Boä phaän keá toaùn phaûi thu coù nhaän ñöôïc 1 lieân hoùa ñôn töø boä phaän laäp hoùa ñôn khoâng? x 80 Hoùa ñôn coù ñöôïc ngöôøi phuï traùch vaø löu tröõ theo thöù töï khoâng? x 81 Haøng thaùng coù ñoái chieáu toång doanh soá töø boä phaän laäp hoùa ñôn vôùi toång soá phaùt sinh nôï phaûi thu ôû boä phaän keá toaùn khoâng? x 82 Taát caû haøng baùn bò traû laïi coù ñöôïc chöùng thöïc khoâng? x 83 Ñieàu chænh giaûm giaù coù ñöôïc vaø pheâ chuaån khoâng? x 84 Coù söï phaân nhieäm ñaày ñuû giöõa nhaân vieân xuaát hoùa ñôn, xöû lyù khoaûn thu tieàn vaø caùc chöùc naêng ñoái chieáu? x 85 Caùc khoaûn thu töø cung caáp dòch vuï coù nhöõng chöùng töø keøm theo? x 86 Coâng nôï phaûi thu khaùch haøng coù ñöôïc caäp nhaät ngay khi thu tieàn? x 87 Ñònh kyø coâng ty coù in baùo caùo tuoåi nôï khaùch haøng vaø xem xeùt laïi x 88 Haøng thaùng coù ñoái chieáu coâng nôï vôùi khaùch haøng? x 89 Coâng ty coù chính saùch baèng vaên baûn veà vieäc xoùa nôï phaûi thu vaø xaùc ñònh caùc khoaûn döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi? x 90 Coâng ty coù qui trình theo doõi nôï phaûi thu treã haïn khoâng? x 91 Vieäc xoùa caùc khoaûn nôï khoâng ñoøi ñöôïc coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp baäc thích hôïp khoâng? x 92 Nhöõng khoaûn hoài laïi cho khaùch haøng coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp thaåm quyeàn thích hôïp khoâng? Coù taïi lieäu hoã trôï keøm theo khoâng? x 93 Coâng ty coù caùc khoaûn thu tieàn maêt naøo? Moãi thaùng coâng ty coù bao nhieâu phieáu thu? 150 - 200 (thu baùn haøng) 94 Coâng ty coù phaân nhieäm ñaày ñuû giöõa ngöôøi laäp phieáu thu vaø thu tieàn vaø ñoái chieáu vôùi phoøng keá toaùn x 95 Coâng ty coù ñaûm baûo moïi khoaûn thu tieàn maët ñeàu ñöôïc nhaäp quó vaø theo doõi? x 96 Tieàn maët coù ñöôïc baûo quaûn baèng caùch söû duïng keùt saét. x - vi - 97 Caùc soá phieáu thu coù ñöôïc ñaùnh soá tröôùc x a. Caùc phieáu thu coù laäp thaønh nhieàu lieân? x 2 lieân b. Coù so saùnh giöõa soå thu tieàn maët vôùi tieàn maët trong quyõ x Haøng toàn kho 98 Phoøng thí nghieäm gaàn ñaây coù ñöôïc kieåm tra bôûi sôû y teá vaø taøi nguyeân moâi tröôøng? x 99 Coâng ty coù haøng toàn kho ñeå thanh lyù khoâng? x 100 Haøng toàn kho coù ñöôïc baûo veä khoûi troäm caép vaø söû duïng khoâng coù quyeàn khoâng? Baûo veä baèng caùch naøo? x 101 Haøng toàn kho ñònh kyø coù ñöôïc kieåm keâ vaø ñoái chieáu khoâng? x 102 Caùc nhaân vieân baûo quaûn haøng toàn kho coù ñöôïc huaán luyeän nghieäp vuï? x 103 Caùc taùch bieät giöõa thuû kho vaø nhaân vieân keá toaùn kho? x 104 Vieäc tieáp nhaän ôû kho haøng coù ñöôïc kieåm soaùt? x 105 Vieäc xuaát kho coù döïa treân yeâu caàu hoaëc chöùng töø xuaát haøng ñaõ ñöôïc ñaùnh soá khoâng? x 106 Baùo caùo tieáp nhaän coù ñöôïc laäp moät caùch ñoäc laäp khoâng? x 107 Thuû kho coù baùo caùo haøng khoâng duøng ñöôïc, haøng toàn laâu ngaøy khoâng? x Baûo maät döõ lieäu 108 Vieäc truy caäp vaøo maùy tính ñöôïc xaùc ñònh nhö theá naøo? Coù ñöôïc pheâ chuaån ôû caáp baäc thích hôïp khoâng? x 109 Nhaân vieân coù ñöôïc huaán luyeän veà chính saùch vaø baûo maät maùy tính khoâng? x 110 Maät maõ coù ñöôïc söû duïng khi ñaêng nhaäp vaøo maùy tính khoâng? x 111 Caùc maät maõ coù ñöôïc chia seõ vôùi ngöôøi khaùc khoâng? x 112 Caùc maät maõ ñònh kyø coù ñöôïc thay ñoåi? x 113 Caùc taäp tin maùy tính quan troïng coù ñöôïc back-up ñònh kyø khoâng? x 114 Döõ lieäu ñöôïc back up coù ñöôïc löu taïi nôi baûo maät khaùc nôùi ñeå taäp tin nguoàn khoâng? x 115 Maùy chuû coù ñöôïc baûo veä khoûi söï truy caäp baát hôïp phaùp khoâng? x 116 Coâng ty coù ñaûm baûo döõ lieäu treân oå cöùng ñöôïc xoùa tröôùc khi thanh lyù thieát bò ñoù khoâng? x Phaàn meàm 117 Caùc phaàn meàm söû duïng coù giaáy pheùp khoâng? x 118 Coâng ty coù xem xeùt ñònh kyø ñeå ñaûm baûo chæ nhöõng phaàn meàm coù baûn quyeàn môùi ñöôïc caøi ñaët leân maùy tính khoâng? x 119 Heä thoáng phaàn meàm goác coù ñöôïc baûo quaûn ôû nôi an toaøn khoâng? x Döõ lieäu caù nhaân 120 Döõ lieäu caù nhaân coù ñöôïc baûo quaûn theo töøng nhaân vieân khoâng? Vieäc truy caäp vaøo thoâng tin caùc nhaân coù bò haïn cheá trieät ñeå khoâng? x 121 Coâng ty coù chính saùch phaân loaïi ñeå ñaùnh giaù nhaân vieân khoâng? x - vii - Phuï luïc 2: Sô löôïc phaàn meàm Main System vaø Accpac 5.3A Main System Main system (MS) laø moät phaàn meàm tích hôïp goàm caùc chöùc naêng keá toaùn, quaûn lyù saûn xuaát, quaûn lyù mua haøng, quaûn lyù baùn haøng vaø quaûn lyù kho. Noù laø phaàn meàm do giaùm ñoác taøi chính hieän taïi xaây döïng rieâng cho coâng ty Nuplex. Main system ñöôïc vieát baèng Visual Basic vaø hoaït ñoäng treân heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu laø Microsoft Access. Ban ñaàu MS chæ ñôn thuaàn laø phaàn meàm keá toaùn. Sau ñoù noù ñöôïc phaùt trieån theâm caùc tính naêng tích hôïp khaùc. Moái quan heä giöõa caùc phaân heä nhö sau: Phaân heä toång hôïp Phaûi thu khaùch haøng Phaûi traû ngöôøi baùn Phaân heä mua haøng Phaân heä saûn xuaát Phaân heä baùn haøng Phaân heä toàn kho Sô ñoà PL2.1 – Moái quan heä trong Main System Theo sô ñoà treân taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh ñeàu ñöôïc haïch toaùn vaøo taøi khoaûn ñaõ ñöôïc xaùc ñònh tröôùc theo töøng loaïi nghieäp vuï treân phaân heä toång hôïp. Moät ñaëc ñieåm noåi baät cuûa heä thoáng MS laø ngöôøi söû duïng caùc phaân heä chi tieát (keå caû nhaân vieân keá toaùn chi tieát) khoâng caàn bieát ñeán taøi khoaûn. Hoï chæ bieát choïn nhöõng nghieäp vuï coù dieãn giaûi töông öùng ñeå ghi nhaän. Thöïc teá chöùng minh laø khi chuyeån sang söû duïng phaàn meàm môùi vôùi yeâu caàu phaûi naém ñöôïc taøi - viii - khoaûn haïch toaùn ñeå ñoái chieáu vaø ghi moät soá nghieäp vuï ñaëc bieät thì caùc nhaân vieân keá toaùn toû ra luùng tuùng. Phaàn meàm ñöôïc xaây döïng ñeå chaïy theo yeâu caàu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty. Do ñoù, khi nhu caàu saûn xuaát kinh doanh môû roäng, coâng ty phaùt sinh nhieàu nghieäp vuï ñaëc thuø maø ngöôøi söû duïng khoâng coù maøn hình öùng duïng ñeå nhaäp lieäu. Khi ñoù, hoï phaûi baùo vôùi giaùm ñoác taøi chính ñeå ngöôøi naøy caäp nhaät döõ lieäu tröïc tieáp vaøo côû sôû döõ lieäu. Do ñoù thoâng tin cuûa coâng ty Nuplex khoâng ñöôïc xuyeân suoát vaø bò phuï thuoäc vaøo giaùm ñoác taøi chính. Vieäc phaân quyeàn treân heä thoáng MS chæ ôû caáp ñoä cuûa töøng phaân heä. Coù nghóa laø moät ngöôøi söû duïng moät phaân heä chi tieát naøo thì coù toaøn quyeàn treân phaân heä ñoù. Accpac 5.3A Accpac 5.3A (Accpac) cuõng laø moät phaàn meàm tích hôïp cuûa Canada goàm nhieàu phaân heä lieân keát vôùi nhau. Ñaây laø phaàn meàm ñöôïc vieát saún vôùi heä thoáng môû, coù theå hoaït ñoäng treân 4 heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Microsoft SQL, Pervasive, IBM DB2 vaø Oracle. Hieän taïi thì coâng ty Nuplex söû duïng Accpac treân heä quaûn trò Microsoft SQL. So vôùi Microsoft Access thì Microsoft coù tính baûo maät hôn. Accpac ñöôïc caøi ñaët leân moät maùy chuû rieâng bieät ñöôïc ñaët ôû Vieât Nam nhöng do coâng ty meï beân UÙc quaûn lyù. Tuy nhieân rieâng giaùm ñoác taøi chính ñöôïc toaøn quyeàn truy caäp vaøo cô sôû döõ lieäu cuûa Accpac. Moái quan heä giöõa caùc phaân heä cuûa Accpac töông töï nhö MS nhöng söï phaân quyeàn cuûa noù chi tieát hôn, phuø hôïp vôùi thöïc teá qui trình saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp. Ngoaøi ra Accpac coøn cung caáp chöùc naêng daáu ñi moät soá nuùt leänh ñeå ngöôøi söû duïng khoâng ñöôïc pheùp thöïc hieän moät soá thao taùc naøo ñoù. Noù hoã trôï tích cöïc trong tröôøng hôïp caùc tuøy choïn phaân quyeàn coøn thieáu so vôùi nhu caàu kieåm soaùt cuûa coâng ty. - ix - Sô ñoà PL2.2 – Moái quan heä trong heä thoáng Accpac Hình PL1 – Caùc tuøy choïn phaàn quyeàn trong phaân heä baùn haøng ._.