Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng

rong sản xuất kinh doanh. Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền. Bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Là quá trình tạo ra thu nhập, lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh...Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty. Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân về KSNB trong doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng em quyêt định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Nội dung đề tài gồm 3 phần: PHẦNI: Cơ sở lí luận về kiểm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh nghiệp PHẦNII. Thực tế về KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng PHẦN III: Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Đề tài được viết với mục tiêu tìm hiểu về quá trình kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình này tại công ty. Việc hoàn thành chuyên đề này là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi thực tế tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Tuy nhiên do thời gian và trình độ kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên bài viết sẽ không thể tránh được những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô, các anh chị trong công ty để bài viết được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của giảng viên hướng dẫn: Cao Học Phan Thanh Hải. Cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật trong Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Đà nẵng , ngày 23 tháng 03 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hương PHẦNI: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP -- ---càd------- I. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. 1. Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. a. Khái niệm hệ thống KSNB Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Quy mô của doanh nghiệp cho dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu cũng luôn là tiết kiệm và phát huy tối đa các nguồn lực. Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợi ích kinh tế.Những mục tiêu đó chỉ có được nhờ một hệ thống KSNB thiết kế khoa học, hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi doanh nghiệp trở thành một nhu cầu thiết yếu. Ngày nay vẫn có nhiều quan điểm được thừa nhận về KSNB, có thể kể đến như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục (Kiểm soát nội bộ) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 ). Tuy nhiên KSNB theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ ) có thể xem là định nghĩa đầy đủ nhất và chính xác nhất về KSNB: Hệ thống KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả. Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy. Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị. Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Định nghĩa trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất… Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung của tổ chức. b. Mục tiêu chung của hệ thống KSNB. - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể: + Duy trì và kiểm tra các việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực và khách quan. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. 2. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống KSNB trong Công Ty. Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hành liên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của đơn vị. - Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB phải huy động được toàn bộ CB - CNV trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. Mỗi người, mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát sẽ góp phần đảm bảo được quy chế dân chủ trong doanh nghiệp. - Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị: Theo nguyên tắc này hệ thống KSNB khi được xây dựng, cụ thể là quy chế KSNB, bộ phận thực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Về cơ bản đặc điểm của một đơn vị bao gồm: + Quy mô hoạt động SXKD của đơn vị. + Mức độ phân tán về mặt địa lý. + Chính sách quản lý, kinh doanh. + Trình độ nhân viên. + Các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị. - Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống KSNB: Nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn lực nhất định dành cho hệ thống KSNB, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận và chọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Đối với các nhà quản lý, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu KSNB là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống KSNB. Nhà quản lý cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống KSNB mang lại cho doanh nghiệp. - Những người làm công tác KSNB phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao: Ở đây muốn đề cập đến chất lượng của bộ phận KSNB trong tổng thể hệ thống. Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống KSNB đúng đắn và hợp lý. 3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures). Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Ta có thể mô hình hoá các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ qua sơ đồ sau: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Chính sách nhân sự Kế hoạch và dự toán Chứng từ kế toán Sổ sách Kế toán Báo cáo kế toán - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm -Nguyên tắc uỷ quyền - phê chuẩn MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 2.Sự phê chuẩn 3.Tính đầyđủ 4. Sự phân loại 5. Tính đúng kỳ 6. Sự linh hoạt 7. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác Bộ phận kiểm toán nội bộ Uỷ ban kiểm toán Các nhân tố bên ngoài Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức 3.1. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhưng có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động, sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm: Nguyên tắc, phong cách điều hành của nhà quản lí. Phong cách, quan điểm điều hành của nhà quản lí ảnh hưởng rất lớn đến môi trường và tác dụng của hệ thống KSNB. Nếu nhà quản lí coi trọng, tuân thủ hệ thống KSNB thì tất nhiên các thành viên cũng sẽ cảm thấy điều đó và tuân thủ các quy định của Công Ty. Nếu nhà quản lí không thực sự quan tâm, bất chấp rủi ro để mong đem lại một mức lợi nhuận mong muốn nào đó thì các mục tiêu kiểm soát chắc sẽ không đạt được. b. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là một bộ máy nhằm thực hiện các mục tiêu về hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Các mục tiêu này chỉ có thể đạt được khi Công Ty xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lí.Khi doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì sự phân cấp quản lí càng cao. Điều đó khiến doanh nghiệp cần thiết xấy dựng một hệ thống KSNB có quy mô và trình độ phù hợp giúp kiểm soát tốt. c. Chính sách nhân sự. Con người chính là nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát. Để có một môi trường kiểm soát tốt đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần làm việc đúng mức. Nếu không thì cho dù đơn vị có thiết kế được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ cũng không thể phát huy được hiệu quả.Ngược lại, một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt có thể sẽ hạn chế được những sai phạm vốn có của hệ thống KSNB. d. Lập kế hoạch và dự toán Bao gồm các kế hoạch,dự toán như: Dự toán tiêu thụ, sản xuất, thu chi quỹ, kế hoạch dự án đầu tư, phát triển sản phẩm… Việc xây dựng và quản lí chặt chễ các dự án, kế hoạch này là công cụ kiểm soát hữu hiệu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. e. Uỷ ban kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội Đồng Quản Trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lí và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Nhiệm vụ và quyền hạn của uỷ ban kiểm soát: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công Ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. f. Bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận Kiểm Toán Nội Bộ thực chất là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của đơn vị mà cụ thể là hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Đây là một bộ phận chức năng độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức với mục tiêu chính là đề ra các biện pháp cải tiến, hoàn thiện. Chính vì vậy mà Kiểm Toán Nội Bộ có mối quan hệ khăng khít đối với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị (thực hiện kiểm soát hoạt động) trong đó có cả HTKSNB. Vì vậy, Kiểm Toán Nội Bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ phận KSNB hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Về tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và bảo đảm được tính độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra. - Về nhân sự: Phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ của mình. g. Môi trường bên ngoài. Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, thì hoạt động của doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Ví dụ như: Luật pháp, sự kiểm soát của các Cơ Quan Nhà Nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Những nhân tố bên ngoài là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách quản lí, điều hành của họ. 3.2. Hệ thống kế toán. a. Mục tiêu của hệ thống kế toán. Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của HTKSNB. Cụ thể có thể diễn đạt như sau: Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Bởi vậy hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây: - Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực. Kế toán không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán của đơn vị (tính có thật). - Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ (sự phê chuẩn). - Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào (tính đầy đủ). - Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách và chế độ kế toán (sự đánh giá). - Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ (tính đúng kỳ). - Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách liên quan (sự phân loại). - Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị (chuyển sổ và tổng hợp chính xác) - Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. b. Các yếu tố cấu thành hệ thống kế toán: Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán. b1. Chứng từ. Chứng từ kế toán yêu cầu cần phải lập đầy đủ, hợp lí, hợp lệ, đúng mới nội dung. Bởi vì chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, ngăn ngừa sai phạm, bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả nguồn lực. b2. Sổ sách kế toán Số liệu từ các chứng từ được lập sẽ được lưu trữ trên các sổ sách kế toán thông qua tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp ... Để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ... b3. Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành 3.3. Các thủ tục kiểm soát. a. Các nguyên tắc của thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản, đó là: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuấn. a1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm. Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nó là không một các nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hoá, giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. a2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận. Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cấp đến như là sự tách biệt các chức năng sau: Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách: Như nhân viên bán hàng, mua hàng không được kiêm thủ kho, kế toán vật tư, kế toán công nợ… Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán như: thủ kho, thủ quỹ không được kiêm kế toán công nợ, kế toán thanh toán… Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách như: Người duyệt chi khác kế toán tiền, kế toán công nợ; Nhân viên bán hàng khác người xét duyệt mua- bán chịu Chức năng kế toán và chức năng tài chính như: Kế toán trưởng không thể kiêm giám đốc tài chính. Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát: Kế toán tiền, kế toán công n ợ không thể là người đối chiếu sổ sách với các đối tác với bên ngoài… a3. Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn. Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề. Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó. Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình uỷ quyền được mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi tính tập trung của đơn vị. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng, chính sách chiết khấu… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ví dụ khoản tiền chiết khấu, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ mua bán hàng… b. Các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát do ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, chứng từ tài liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra số liệu giữa Sổ Kế Toán Tổng Hợp với Sổ Kế Toán Chi Tiết. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch II. Kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng – Thu Tiền trong doanh nghiệp 1. Những vấn đề chung về Bán Hàng-Thu Tiền trong doanh nghiệp 1.1. Đặc điểm, nội dung của chu trình Bán Hàng - Thu tiền Bán hàng – Thu Tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá dịch vụ qua quá trình trao đổi Hàng - Tiền. Đây là một chu trình không thể thiếu được trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mãi dịch vụ nào. Vì việc bán hàng là yếu tố đầu ra quyết định khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Chu trình này tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và cách thức quản lí mà có sự khác nhau nhưng hai nghiệp vụ chính vẫn là Bán Chịu & Thu Tiền. Quá trình Bán Hàng – Thu Tiền đựơc bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền & nó có thể thực hiện được bằng nhiều phương thức khác nhau. Chẳng hạn: Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng. Bán hàng theo phương pháp trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng... Theo cách thức cụ thể của chu trình trao đổi thì hàng hoá sản xuất ra và dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua phương thức bán lẻ hoạc gián tiếp theo phương pháp bán buôn,bán hàng qua đại lí,… Với mỗi phương thức bán hàng này thì trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, tổ chức công tác kế toán diễn ra khác nhau, kiểm soát khác nhau. Tuy nhiên, chung nhất chu trình Bán Hàng - Thu tiền tại mọi doanh nghiệp đều có chức năng sau: Xử lí đơn đặt hàng của người mua. Xét duyệt bán chịu. Chuyển giao hàng hoá. Lập hoá đơn bán hàng. Xử lí, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền. Lập dự phòng nợ khó đòi. xoá sổ và các khoản không thu hồi được 1.2. Chức năng, vai trò của chu trình Bán Hàng-Thu tiền. Với đặc trưng bản chất của chu trình Bán Hàng – Thu Tiền. Ta cụ thể hoá từng chức năng như sau: Xử lí đơn đặt hàng của người mua Đơn đặt hàng của người mua được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Về mặt pháp lý thì đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức mua hàng cụ thể. Người bán thông qua cơ sở này để đưa ra quyết định bán trên phiếu tiêu thụ. Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán chịu, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài đơn vị, người có thẩm quyền ra quyết định về chuẩn y bán chịu, đồng thời phê chuẩn phương thức thanh toán với mục đích hạn chế tối đa các khoản nợ phải thu khó đòi phát sinh sau này. Việc xét duyệt này phải được tính toán trên cơ sở lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh thông qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Chuyển giao hàng hoá: Là thời điểm chuyển giao tài sản và quyền sỡ hữu của doanh nghiệp giao cho khách hàng, đây là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Khi giao hàng bên bán phải lập chứng từ vận chuyển (vận đơn). Vận đơn là bằng chứng giao hàng cho khách hàng. Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng: Do hoá đơn là một phương tiện thông tin gửi cho khách hàng về số tiền mà họ sẽ phải trả, bởi vậy nó cần phải được lập chính xác và đúng thời gian. Thông thường hoá đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với kế toán và bán hàng. Bộ phận độc lập này có trách nhiệm: Đánh số thứ tự cho chứng từ gửi hàng. So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng Viết tất cả những dữ liệu liên quan đến hoá đơn Ghi giá vào hoá đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp hoặc đơn giá theo sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Tính ra số tiền từng loại và cho cả hoá đơn Cần kiểm tra lại dữ liệu ghi trên hoá đơn trước khi gửi cho khách hàng để đảm bảo tất cả hàng hoá gửi đi đều đã viết hoá đơn, từng hoá đơn sẽ được sử dụng ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng. Xử lí, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền. Khi các điều kiện bán hàng thoã mãn, kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết các khoản phải thu theo đúng số tiền, đúng thời kỳ. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Trong một số trường hợp hàng hoá chuyển giao cho khách hàng không được chấp nhận vì không đúng quy cách phẩm chất hoặc kém chất lượng thì khách hàng có quyền trả lại hàng hoá hoặc yêu cầu giảm giá. Khi đó doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ trên những khoản nợ phải thu hoặc trả lại tiền cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đã thanh toán liên quan đến lô hàng này. Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ nhanh chóng và chính xác. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi được tính trước vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi được. Thông thường doanh nghiệp lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về khả năng không thu hồi được khoản phải thu như: Công Ty khách hàng đệ đơn xin phá sản, doanh nghiệp khách hàng gặp thiệt hại lớn về tài sản dẫn đến mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không thu hồi được…. Xoá sổ các khoản phải thu không đòi được: Nếu trong thời gian quy định của đơn vị, khi không còn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà quản lý có thể xem xét hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xoá sổ các khoản nợ đó. Căn cứ vào quyết định được chuẩn y kế toán ghi chép vào sổ sách. 2. Mục tiêu, thủ tục kiểm soát chu trình Bán Hàng – Thu Tiền 2.1. Mục tiêu của chu trình Bán Hàng - Thu tiền: Chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ những mục tiêu sau: Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải có căn cứ hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán. Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải được sự phê chuẩn đúng đắn từ các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp. Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền đã phát sinh đều phải được ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy đủ không bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến Báo Cáo Tài Chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải được đánh giá và tính toán đúng đắn. Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trên hoá đơn, phiếu thu tiền. Phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng tương ứng. Sự phân loại: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền đều phải đựơc phân loại đúng đắn, rõ ràng từng nội dung . Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu được phản ánh chính kịp thời tại thời điểm phát sinh. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ Bán Hàng- Thu Tiền được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác. 2.2. Mục tiêu, thủ tục cụ thể của HTKSNB đối với chu trình Bán Hàng -Thu Tiền Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng mới mỗi mục tiêu kiểm soát luôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất định. Dưới đây là bảng minh hoạ chi tiết: Mục tiêu cụ thể của hệ thống KSNB đối với chu trình Bán Hàng: Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Thủ tục kiểm soát Doanh thu ghi sổ là của hàng gửi thực tế thực hiện cho khách hàng(có căn cứ hợp lý) Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được phép và các ĐĐH đã phê chuẩn của khách hàng. Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước & theo dõi, ghi chép đúng đắn Xem lại sổ nhật ký bán háng, sổ cái tổng hợp,sổ phụ các khoản phải thuđối với các khoản mục lớn ,bất thường. Đối chiếu các bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với bản sao hoá đơn bán hàng & các chứng từ vận chuyển Đối chiếu chứng từ vận chuyển với bút toán của hàng gửi trong sổ sách. Đối chiếu các bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với các phiếu tiêu thụ về sự tán thành phương thức bán chịu. Các nghiệp vụ tiêu thụ được sự phê chuẩn đúng đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn cụ thể hoạc sự phê chuẩn chung phải có ở ba điểm chính thông qua thể thức đúng đắn: Chuẩn y sự bán chịu trước khi gửi hàng Gửi hàng Xác định giá, phương thức, cước phí vận chuyển, các khoản chiết khấu Kiểm tra chứng từ về sự phê chuẩn tại ba điểm chính đó. So sánh gía trên hoá đơn bán hàng và bảng giá đã được phê chuẩn Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện hữi được ghi sổ (tính đầy đủ ) Các chứng từ vận chuyển được đánh số trước và ghi chép. Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép Đối chiếu các chứng từ vận chuyển với các hoá đơn bán hàngvà bút toán vào sổ nhật ký bán hàng cùng sổ phụ các khoản phải thu. Ghi chép chọn ven chuỗi thứ tự của các chứng từ vận chuyển và của các hoá đơn bán hàng Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hoá gửi đi được tính đúng và vào sổ chính xác (sự đánh giá) Một nhân viên độc lập thực hiện kiểm tra quá trình lập hoá đơn và chuyển sổ Tính lại thông tin trên các ho._.