Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

chép sổ sách kế toán 9 3.2.3. Lập báo cáo tài chính 9 3.3. Các thủ tục kiểm soát 10 3.4 Bộ phận Kiểm toán nội bộ 12 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP. 12 Khái niệm, đặc điểm, phân loại chi phí 12 Khái niệm 12 1.2. Đặc điểm của chi phí sản xuất vận tải 13 1.3. Phân loại chi phí sản xuất vận tải 13 2. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội bộ Chi phí 16 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu 16 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán 16 2.2.1. Tổ chức tài khoản 16 2.2.2. Sổ sách kế toán 17 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí 18 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí 18 3. Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp 18 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 19 3.1.1. Mục đích kiểm soát 19 3.1.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và sổ kế toán nguyên vật liệu. 19 3.1.3. Các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát chi phí NVL 20 3.1.4. Thủ tục kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21 3.2. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 22 3.2.1. Kiểm soát chi phí tiền lương 22 3.2.2. Kiểm soát các khoản trích theo lương 24 3.3. Kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 24 3.3.1. Mục đích của việc kiểm soát chi phí khấu hao 24 3.2.2. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ 24 3.4. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền 25 3.4.1. Mục đích kiểm soát chi phí 25 3.4.2. Thủ tục kiểm soát 25 Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG TẠI XNĐM ĐN: 26 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 26 2. Chức năng và nhiệm vụ của XNĐMĐN: 27 II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SXKD TẠI XÍ NGHIỆP 27 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 27 Tổ chức sản xuất ở xí nghiệp Đầu máy Đà Nẵng 28 III. ĐẶC ĐIỂM TỔCHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XNĐMĐN. 1. Sơ dồ tổ chức bộ máy quản lý tại XNĐMĐN 29 2. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận trong XNĐMĐN 30 IV.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XNĐMĐN 31 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 32 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành 32 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 33 B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 35 Đặc điểm chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 35 Phân loại chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 35 II. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 35 Môi trường kiểm soát 35 1.1. Môi trường bên trong 35 1.2. Môi trường bên ngoài 37 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 38 2.1. Tổ chức chứng từ ban đầu liên quan đến chi phí sản xuất vận tải 38 2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán chi phí 39 2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất vận tải 41 Các quy định, quy chế kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 41 III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG. 43 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, CCDC 43 1.1. Kiểm soát quá trình mua và nhập kho Nguyên vật liệu 44 1.2. Kiểm soát khâu xuất kho sản xuất 45 1.3. Kiểm soát khâu sử dụng vật tư 45 1.4 Kiểm soát khâu bảo quản vật tư 45 1.5 Kiểm soát công tác phân bổ chi phí CCDC 48 1.6 Kiểm soát trong khâu hạch toán Chi phí NVL 49 2. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 56 2.1 Kiểm soát quá trình tuyển dụng 57 2.2 Kiểm soát quá trình tác nghiệp của nhân viên 57 Kiểm soát khâu tổ chức thực hiện 58 2.4 Kiểm soát khâu hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 59 2.4.1. Cách tính lương và kỳ trả lương 59 2.4.2. Kiểm soát các khoản trích theo lương 62 3. Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định 64 4. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 67 Phần III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 69 1. Ưu điểm 69 1.1 Về môi trường kiểm soát tại XNĐMĐN 69 1.2 Về hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí 69 1.3 Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 69 2. Hạn chế 70 2.1 Về môi trường kiểm soát của Xí nghiệp 70 2.2 Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 71 2.3 Về thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 72 II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP 74 1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 74 1.1 Phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động 74 1.2 Cải tiến, xây dựng định mức mới phục vụ công tác lập kế hoạch 75 1.3 Nên hay không việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ? 75 2. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vận tải 76 2.1 Hoàn thiện khâu tổ chức 76 2.2 Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất vận tải 77 2.2.1 Hoàn thiện phiếu nhập kho 78 2.2.2 Hoàn thiện Phiếu xuất kho 79 2.2.3 Hoàn thiện Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất 80 2.2.4 Hoàn thiện Phiếu định tài khoản và Chứng từ ghi sổ 81 3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 82 3.1 Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí SXVT tại Xí nghiệp 82 3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp 83 Hoàn thiện các thủ tục KSNB về chi phí nguyên vật liệu 83 3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát vê chi phí nhân công 86 3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 87 III. MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC LIÊN QUAN 90 Công tác hạch toán phân bổ CCDC xuất dùng tại Xí nghiệp 91 Công tác hạch toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn 92 Kết luận 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO bóa Kiểm toán Lý thuyết và thực hành – NXB Tài chính - 2006 Th.s Phan Trung Kiên (ĐH Kinh tế quốc dân). 2. Kiểm toán - NXB Thống kê – 2004 Đại học kinh tế TPHCM Lý thuyết Kiểm toán - NXB Tài chính GS.TS Nguyễn Quang Quynh – ĐH kinh tế quốc dân 4. Chế độ Kế toán Việt Nam - NXB Tài chính – 2006 Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán Kiểm toán Báo cáo tài chính - 2006 Th.s Nguyễn Đức Tín – ĐHDL Duy Tân Giáo trình Kiểm toán nội bộ Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân 7. Kiểm toán Tài chính – NXB Tài chính - 2001 GS.TS Nguyễn Quang Quynh Hệ thống thông tin kế toán – NXB Thống kê Nguyễn Thế Hưng Kinh tế vận tải đường sắt – NXB Thống Kê, Hà Nội – 1994 Nguyễn Tất Tuấn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN bóa NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP bóa Låìi måí âáöu bóa Sæû kiãûn Viãût Nam gia nháûp Täø chæïc thæång maûi thãú giåïi âaî vaì âang taûo âaì phaït triãøn nãön kinh tãú Viãût Nam ngaìy caìng nhanh. Caïc doanh nghiãûp Viãût Nam coï âiãöu kiãûn tiãúp xuïc våïi kinh tãú thãú giåïi trong mäi træåìng caûnh tranh laình maûnh. Tuy nhiãûn, træåïc âiãöu kiãûn caûnh tranh khäúc liãût nhæ hiãûn nay, caïc doanh nghiãûp cáön phaíi khàóng âënh thãú maûnh vaì vë trê cuía mçnh trãn thæång træåìng. Noïi caïch khaïc âoï laì viãûc laìm thãú naìo âãø xáy dæûng âæåüc thæång hiãûu væîng maûnh? Âiãöu maì háöu hãút DN âang hæåïng âãún âãø xæïng táöm våïi nãön kinh tãú thãú giåïi. Âãø thæûc hiãûn âæåüc âiãöu âoï, træåïc tiãn mäùi DN cáön phaíi quaín lyï moüi hoaût âäüng cuía âån vë mçnh mäüt caûch chàût cheî, håüp lyï vaì hiãûu quaí âãø âaût âæåüc kãút quaí hoaût âäüng vaì hiãûu nàng quaín lyï täúi æu. Theo âoï,yãu cáöu vãö viãûc thiãút láûp mäüt hãû thäúng Kiãøm soaït näüi bäü âaî âæåüc âàût ra nhàòm giuïp nhaì quaín lyï kiãøm tra, giaïm saït moüi hoaût âäüng cuía âån vë mçnh, trong âoï cäng taïc kiãøm soaït quaï trçnh thæûc hiãûn chi phê laì váún âãö luän âæåüc caïc nhaì laînh âaûo chuï troüng âuïng mæïc. Tuy nhiãn, våïi quy mä cuía DN Viãût Nam chuí yãúu laì væìa vaì nhoí thç viãûc xáy dæûng mäüt bäü pháûn kiãøm toaïn näüi bäü âãø laìm cäng cuû kiãøm soaït chæa âæåüc thæûc hiãûn háöu hãút. Vç váûy, âiãöu quan tám cuía caïc nhaì DN laì laìm thãú naìo âãø kiãøm soaït täút nháút trong âiãöu kiãûn chæa coï Kiãøm soaït näüi bäü. Xuáút phaït tæì yãu cáöu âoï, trong thåìi gian thæûc táûp taûi Xê nghiãûp âáöu maïy Âaì Nàông, em âaî quyãút âënh choün âãö taìi “Hoaìn thiãûn hãû thäúng kiãøm soaït chi phê taûi Xê nghiãûp âáöu maïy Âaì Nàông” âãø laìm âãö taìi khoaï luáûn täút nghiãûp cuía mçnh. Khoïa luáûn gäöm 3 pháön: Pháön I: Cå såí lyï láûn chung vãö kiãøm soaït chi phê trong Doanh nghiãûp Pháön II: Thæûc traûng cäng taïc kiãøm soaït taûi Xê nghiãûp âáöu maïy Âaì Nàông Pháön III: Mäüt säú yï kiãún goïp pháön hoaìn thiãûn Hãû thäúng kiãøm soaït chi phê taûi Xê nghiãûp âáöu maïy Âaì Nàông Em xin chán thaình caím ån sæû hæåïng dáùn, giuïp âåî nhiãût tçnh cuía cä giaïo Th.s Tráön Thæåüng Bêch La cuìng caïc Cäú, chuï, anh, chë Phong Kãú toaïn taìi chênh Xê nghiãûp âaî giuïp em hoaìn thaình âãö taìi naìy. Vç phaûm vi âãö taìi khaï räüng vaì nhæîng haûn chãú vãö kiãún thæïc lyï luáûn vaì thæûc tãú cuía baín thán nãn Khoïa luáûn khäng thãø traïnh khoíi thiãúu soït.Kênh mong âæûoc sæû thäng caím vaì âoïng goïp yï kiãún cuía caïc tháöy, cä giaïo cuìng caïc anh chë Phoìng kãú toaïn. Em xin chán thaình caím ån! Âaì Nàông, thaïng 06 nàm 2007 Sinh viãn thæûc hiãûn TRÁÖN THË BÊCH AÏI  Phần I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP ˜ó™ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP. Khái niệm, mục tiêu, và bản chất của hệ thống KSNB: 1.1. Khái niệm: Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Vì vậy chất lượng của hoạt động kiểm soát không những ảnh hưởng tới tính trung thực của thông tin Tài chính, mà nó có khả năng chi phối các quyết định sản xuất kinh doanh, hoặc duy trì hoạt động kinh doanh của một đơn vị. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi và phổ biến là định nghĩa được đưa ra năm 1992 bởi COSO ( một uỷ ban thuộc Hội Đồng quản trị quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về Báo Cáo tài chính) : “KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Báo cáo tài chính đáng tin cậy + Các luật lệ và quy định được tuân thủ + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Để thực hiện được sự chi phối và các mục tiêu đó thì cần có một hệ thống các quy định, thủ tục nhất định làm công cụ quản lý các hoạt động, đó chính là Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Đã có nhiều quan điểm được đưa ra về hệ thống KSNB: + Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. + Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra.. 1.2. Mục tiêu của HTKSNB: Mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất ( Tài sản hữu hình ) và tài sản phi vật chất ( sổ sách, các tài liệu quan trọng…). Theo quan niệm về HTKSNB như trên thì bảo vệ an toàn tài sản bao gồm cả những hoạt động kiểm soát được thiết lập để chống lại những hành vi như: trộm cắp, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và thanh lý tài sản. Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.. Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thú tục, luật pháp và các quy định: Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị; hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý: Hệ thống KSNB trong đơn vị được thiết lập nhằm giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo của đơn vị…Đồng thời ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. Bên cạnh đó hệ thống KSNB còn giúp nhà quản lý đánh giá được kết quả hoạt động bằng cơ chế giám sát nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bản chất của kiểm soát Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được hiệu quả đều không thể thiếu công tác tự kiểm tra kiểm soát trên tất cả các khâu: Xem xét các dự báo; xác định các mục tiêu; lập kế hoạch; xây dựng định mức; soát xét lại thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo kết quả kinh tế cuối cùng là lợi nhuận. Điều đó cho thấy kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý. Đó là tổng hợp các phương sách để tổ chức và điều hành khách thể quản lý. Do đó bản chất của kiểm soát được hiểu rõ trong các khâu ( giai đoạn ) của quá trình quản lý, từ việc xây dựng kế hoạch và xác định các mục tiêu liên quan. Như vậy, Kiểm soát tồn tại xuyên suốt trong quá trình quản lý, nó không phải là một pha hay một giai đoạn mà là một chức năng của quản lý. Sự cần thiết của hoạt động kiểm soát: Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh thông qua sự kiện kinh tế quan trọng đó là sự gia nhập WTO (Tổ chức Thương mại thế giới). Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp tự khẳng định thế mạnh của mình trên thương trường. Sự kiện này cũng mang lại không ít điều bất lợi đối với các doanh nghiệp yếu, hoạt động kinh doanh không hiệu quả dẫn đến khả năng giải thể hoặc phá sản. Mặt khác, việc thực hiện chính sách cổ phần hoá là một bước tiến quan trọng mà trong đó mỗi doanh nghiệp cần và cấp thiết phải cho thấy được hiệu quả hoạt động kinh doanh và vị thế của mình. Để đạt được hiệu quả kinh doanh mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng cho đơn vị mình chiến lược kinh doanh tối ưu và thực hiện các chiến lược đó như thế nào? Trong quá trình hoạt động thì không thể thiếu sự quản lý, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và hợp lý. Theo đó hoạt động kiểm soát được quan tâm và chiếm vị trí quan trọng mỗi doanh nghiệp nói riêng và trong nền kinh tế hiện nay nói chung. Với đặc điểm là một nước đang phát triển, quy mô chủ yếu của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam là quy mô vừa và nhỏ chứa đựng những hạn chế vốn có cả về nguồn lực tài chính và nhân sự. Chính vì đặc điểm này mà hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra song vẫn còn mang tính chất hình thức, chưa có quy chế hoạt động và chưa có Bộ phận kiểm soát độc lập với trình độ chuyên môn tương xứng. Bộ máy kiểm toán nội bộ chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng chưa thật sự hữu hiệu. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng có tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Những hạn chế, yêu cầu đó chỉ có thể được khắc phục và đáp ứng nhờ vào một HTKSNB khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập và duy trì hoạt động của HTKSNB đã và đang trở thành nhu cầu cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và củng cố hệ HTKSNB với 3 yếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Đồng thời đối với các DN có yêu cầu thì tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ làm công cụ kiểm soát. Ta có thể mô hình hoá HTKSNB qua sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán * Nguyên tắc phân công, phân nhiệm * Nguyên tắc bất kiêm nhiệm * Nguyên tắc uỷ quyền – phê chuẩn HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 5. Tính đúng kỳ 2.Sự phê chuẩn 6. Sự đánh giá 3.Tính đầyđủ 7. Chuyển sổ và tổng 4.Sự phân loại hợp chính xác Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Công tác kế hoạch Liêm chính & đạo đức Năng lực thực hiện HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Kiểm toán nội bộ Các thủ tục kiểm soát 3.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên và là nền tảng trong việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. 3.1.1. Môi trường bên trong a. Đặc thù quản lý Nhân tố này ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm hai đặc điểm lớn sau: Triết lý quản trị và phong cách điều hành của nhà quản lý cấp cao trong đơn vị Kiểm soát là một chức năng của quản trị chịu sự tác động bởi các hành vi của con người theo một cách thức nhất định để đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức. Như vậy nhân tố quan trọng là hành vi của con người. Triết lý quản trị và phong cách điều hành dẫn tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý: Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Triết lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình quản lý điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp. Đó là việc phân phối quyền lực trong doanh nghiệp, quyền quản lý được tập trung và chi phối bởi một người hay được một hội đồng quản trị đồng quản lý thống nhất quan điểm trong điều hành. + Nếu như việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó. + Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người được phân quyền đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này. + Phương pháp uỷ quyền: Là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Sự uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản giới hạn những quyền hạn nhất định, tránh sự lạm dụng chức quyền. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Uỷ ban kiếm toán) sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý. b. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định, cũng như việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định trong toàn doanh nghiệp. Đặc biệt là công tác kế toán, việc tổ chức cơ cấu hợp lý giúp quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản được kiểm soát, nhằm ngăn chặn mọi dạng vi phạm. Một bộ máy có sự phân cấp rõ ràng, chặt chẽ thì mức độ sai lệch thông tin sẽ được giảm thiểu. Tuy nhiên, phải được thiết lập trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo và bỏ trống. c. Chính sách nhân sự: Nhân tố quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người, con người thiết lập và vận hành bộ máy kiểm soát. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp. Nếu lực lượng này của doanh nghiệp yếu kém về năng lực và đạo đức thì dù cho thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát đúng đắn và chặt chẽ vẫn không đạt được hiệu quả mong muốn. Ngược lại, một đội ngũ nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của Kiểm soát nội bộ. Vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp. d. Công tác kế hoạch hoá: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các hoạt động: sản xuất, kinh doanh, tiêu thụ, thu – chi, đầu tư, sửa chữa tài sản cố định… Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. e. Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như: thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty; Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc và kiểm toán viên bên ngoài. f. Tính liêm chính và giá trị đạo đức: Các chính sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả để thắt chặt sự kiểm soát đối với tính chính trực và giá trị đạo đức của những người sáng tạo ra, quản lý và giám sát họ. Tính chính trực và hành vi đạo đức chính là sản phẩm của đạo đức công ty và những chuẩn mực về hành vi. Điều này còn bao gồm cả những hoạt động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề nhạy cảm và sự cám dỗ. Đây chính là những yếu tố tác động tới các cá nhân, là động lực cho các hành vi không lương thiện. g. Cam kết về năng lực thực hiện: Năng lực là sự hiểu biết và các kỹ năng cần thiết để thực hiện những nhiệm vụ được xác định trong từng công việc cụ thể. Cam kết về năng lực thực hiện bao gồm sự xem xét của ban quản trị về các mức độ năng lực để chuẩn bị cho những công việc cụ thể và cả việc xem xét những năng lực ấy được chuyển hoá vào trong các kỹ năng và sự hiểu biết của người thực hiện như thế nào. 3.1.2. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có sự ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát. Thuộc các nhóm nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ; môi trường pháp lý; đường lối phát triển của đất nước… Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. 3.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Với mục đích nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo nghiệp vụ kinh tế, tài chính của đơn vị phục vụ chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. * Nội dung cụ thể của các yếu tố cấu thành Hệ thống thông tin kế toán như sau: - Hệ thống chứng từ kế toán: là tập hợp tất cả những giấy tờ và vật mang tin (băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với các chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán. - Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán. - Hệ thống tài khoản là một hệ thống các số, ký hiệu được mã hoá dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2. Biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán là sổ sách kế toán, đó là hệ thống các loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Là một bộ phận quan trọng trong Kiểm soát nội bộ, bất kỳ một hệ thống kế toán ở đơn vị nào cũng thực hiện 3 giai đoạn sau: 3.2.1. Lập chứng từ Lập chứng từ là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quá trình kế toán nói riêng và trong kiểm soát nội bộ nói chung. * Sơ đồ trình tự khái quát việc luân chuyển chứng từ: Chứng từ (lập hoặc thu thập) Kiểm tra chứng từ Sử dụng cho lãnh đạo và ghi sổ Ghi sổ, bảo quản để kiểm tra Lưu và huỷ chứng từ Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm – là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều mặt; bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. 3.2.2. Ghi chép sổ sách kế toán Đây là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp, lên báo cáo. Trong kiểm soát mội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và Báo cáo tài chính nên là cơ sở cho việc kiểm tra, truy cập chứng từ. 3.2.3. Lập báo cáo tài chính Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý. Ở giai đoạn này kế toán làm công việc tổng hợp số liệu trên sổ sách thành một con số tổng hợp cụ thể theo từng chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính. Các thông tin trên Báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và được trình bày theo đúng chuẩn mực kế toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho công tác quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả…) để đạt được sự hữu hiệu thì một HTKSNB phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: - Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách đơn vị. - Sự phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép vào sổ đầy đủ, không bỏ sót nghiệp vụ. - Sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: Thể hiện phân loại tài sản, nguồn vốn và ghi vào các tài khoản kế toán đúng đắn. - Tính đúng kỳ: Việc xác định doanh thu và chi phí phải đảm bảo đúng kỳ. Doanh thu và chi phí phát sinh kỳ nào thì ghi nhận kỳ đó. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn,chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 3.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện mục đích của kiểm soát bộ là bảo vệ tài sản, cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy. * Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: - Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; - Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; - Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; - So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách; - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán; - Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được ph._.ân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc. Đồng thời thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi một nhân viên khác sẽ hạn chế sai sót hoặc gian lận xảy ra và dễ phát hiện khi đã xảy ra. Điều quan trọng nhất trong sự phân chia công việc trong kế toán là khả năng là ngăn chặn các sai sót, các mầm mống của gian lận và tiêu cực. Vì vậy, nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt trách nhiệm giữa các chức năng: + Quyền phê duyệt một nghiệp vụ và thực hiện nghiệp vụ; + Quản lý trực tiếp tài sản và ghi sổ các nghiệp vụ và tài sản. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Sự phân chia nhiệm vụ sẽ khó khăn, không hiệu quả nếu như không có sự quy định trách nhiệm cụ thể. Vì vậy theo nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt, cấm đoán triệt để sự kiêm nhiệm giữa các phần việc sau: + Chức năng kế toán và chức năng hoạt động; + Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản; + Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Trong hướng dẫn kiểm soát nội bộ quy định rằng: “mọi nghiệp vụ cần có sự cho phép hoặc sự phê duyệt bởi cá nhân có thẩm quyền. Giới hạn thẩm quyền này phải được định rõ”. Theo đó, nguyên tắc uỷ quyền quy định rằng tất cả các nghiệp vụ đều phải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm vị một khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra. Do đó, nguyên tắc uỷ quyền là việc các nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Quá trình uỷ quyền được mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Để thực hiện sự uỷ quyền đó thì vấn đề phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn quy định về việc chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách phải thường xuyên và chặt chẽ, đồng thời thực hiện kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. 3.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là bộ phận được thiết lập trong đơn vị, tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ. Kiểm toán nội bộ là nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động, từ đó kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát mới thích hợp và hiệu quả hơn. óùó NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP. Khái niệm, đặc điểm, phân loại chi phí: Khái niệm: - Theo chuẩn mực kế toán 01 - chuẩn mực chung thì: Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm vốn phân phối cho cổ đông hoặc vốn chủ sở hữu. - Chi phí sản xuất vận tải (còn gọi là chi phí sản xuất vận doanh) là chi phí mang tính chất vận tải trong một thời kỳ nhất định. Nó bao gồm các yếu tố chi phí đối với một ngành quốc doanh khác như: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí khác. 1.2. Đặc điểm của chi phí sản xuất vận tải: Ngành vận tải đường sắt là liên hiệp các xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp liên hiệp gồm các xí nghiệp thành viên với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng có chung một mục đích là hoàn thành sản phẩm cuối cùng của Ngành. Vì vậy kết cấu chi phí của ngành đường sắt ngoài các yếu tố chi (chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí khấu hao, chi phí SXC) còn có các khoản chi phân theo từng hệ để phản ánh đúng chi phí của mỗi đơn vị trong quá trình sản xuất. Vì vậy, các yếu tố chi phí vận tải đường sắt bao gồm các yếu tố chi theo quy định của Nhà nước và các khoản mục chi theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành. Theo đó, Chi phí sản xuất vận tải đường sắt được chia thành 2 phần chính: + Chi phí trực tiếp sản xuất vận tải: Là toàn bộ chi phí trực tiếp liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của Ngành (vận chuyển hành khách và hàng hóa) + Chi phí phục vụ vận tải: Là toàn bộ phần chi phí phục vụ sản xuất của các đơn vị thành viên và cơ quan liên hiệp trong quá trình sản xuất vận tải. Hệ thống chi phí của Ngành đường sắt Việt Nam hiện nay bao gồm 52 khoản mục chi, hạch toán chung cho cả vận chuyển hàng hoá và hành khách. Hệ thống khoản mục chi không phải là cố định mà nó sẽ thay đổi theo sự thay đổi và trình độ quản lý của Ngành trong từng thời kỳ, trong khoản mục chi bao gồm các tiểu khoản cấp 2, 3. 1.3. Phân loại chi phí sản xuất vận tải 1.3.1 Phân loại theo yếu tố chi phí sản xuất Chi phí vận tải bao gồm các yếu tố: chi phí tiền lương (trong đó có các khoản trích theo lương), vật liệu, nhiên liệu, khấu hao, động lực và chi phí khác. Ngành đường sắt là một ngành sản xuất đặc biệt, chi phí ở đây chủ yếu là lương nhân công, nhiên liệu và khấu hao tài sản cố định. Trong đó chi phí tiền lương là lớn nhất vì mô hình tổ chức sản xuất của đường sắt là vừa phân tán vừc tập trung, lực lượng công nhân đường sắt có số lượng rất lớn, trải dài trên phạm vi rộng lớn của toàn lãnh thổ. Đầu máy là công cụ sản xuất chính làm động lực vận chuyển của Ngành đường sắt, chính vì thế tốn rất nhiều nhiên liệu để phục vụ vận chuyển. Còn khấu hao tài sản cố định chiếm tỷ lệ cao vì trong quá trình lao động sản xuất phải sử dụng đến nhiều phương tiện vận tải, nhiều công trình cố định như: đầu máy, toa xe, nhà xưởng, nhà làm việc, đường xá… 1.3.2 Phân loại theo hệ trong Ngành đường sắt Bộ máy tổ chức của ngành đường sắt bao gồm những hệ sau: Hệ vận chuyển, hệ đầu máy, hệ toa xe. Chi phí cho mỗi hệ là khác nhau. - Hệ vận chuyển: làm công tác tổ chức vận chuyển, đây là công tác trung tâm của ngành, phụ trách việc tổ chức các ga và nhân viên trên tầu để tổ chức chạy tầu, vận dung toa xe, phục vụ khách hàng trên tàu…Do vậy chi phí phát sinh chủ yếu là: + Chi lương cho định viên bộ phận chạy tầu ở ga (bao gồm: điều độ ga, gác ghi, trưởng đồn, móc nối…). + Chi vật liệu sản xuất tính theo ga: Cờ, còi, dầu, đèn + Chi cho công tác hành khách, hành lý, ở ga như: lương, vật liệu, trả tiền in vé… + Chi phí cho công tác điều tra nguồn hàng, nguồn khách và lập kế hoạch. + Chi cho công tác hàng hoá ở ga, điều độ chạy tàu… - Hệ đầu máy: Là đơn vị cung cấp đầu máy để kéo tầu có chi phí lớn nhất trong giá thành. Chi phí chủ yếu là: + Chi phí bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên đầu máy; + Chi phí nhiên liệu chạy tầu; + Chi phí tiền lương công nhân lái máy; + Chi phí khấu hao phương tiện vận tải. - Hệ toa xe: Chịu trách nhiệm quản lý, sửa chữa các loại toa xe và cung cấp toa xe cho hệ vận chuyển hoàn thành nhiệm vụ. Chi phí phát sinh chủ yếu là: + Chi phí sửa chữa, đóng mới toa xe; + Chi phí tiền lương, vật liệu dùng cho công tác phục vụ ăn, uống trên tầu khách, tầu hàng. 1.3.3 Phân loại chi phí sản xuất theo định phí và biến phí + Định phí: là phần chi phí của Xí nghiệp không thay đổi trong kỳ kế hoạch, không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm hoàn thành. Phần chi phí này thuộc về nhóm chi phí chi phí chuẩn bị cho các điều kiện sản xuất, là chi phí tất yếu để tiến hành quá trình sản xuất của Xí nghiệp thành viên như: chí phí quản lý, chi phí khấu hao văn phòng, chi phí trực ban nhà ga,… + Biến phí: là phần chi phí của Xí nghiệp thay đổi phụ thuộc vào số lượng sản phẩm công đoạn hoàn thành của Xí nghiệp , vì phần chi phí này biến đổi theo số lượng sản phẩm, công đoạn hoàn thành nên nó được dùng vào việc xác định đơn giá sản phẩm công đoạn phần biến phí của Xí nghiệp thành viên. Chẳng hạn như: Chi phí tiền lương khoán sản phẩm (tổ lái máy, tổ sửa chữa, đội xây dựng cơ bản,…), chi phí sửa chữa đầy máy, toa xe, chi phí nhiên liệu cho đầu máy,… 1.3.4 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng vận chuyển Phân ra chi phí có liên quan (hay còn gọi là chi phí biến đổi) và chi phí không liên quan (chi phí cố định) đến khối lượng vận chuyển. Khi khối lượng vận chuyển thay đổi trong một chừng mực nhất định thì có những khoản chi ít thay đổi hoặc hầu như không thay đổi. Chẳng hạn như: tiền lương tổ lái máy, chi phí sửa chữa đầu máy, toa xe, nhiên liệu cho đầu máy, khấu hao cầu đường và đầu máy, toa xe…sẽ thay đổi khi khối lượng vận chuyển tăng lên. Còn chi phí trực ban cho nhà ga, chi quản lý hành chính…sẽ không thay đổi hoặc thay đổi rất ít khi khối lượng vận chuyển tăng lên trong giới hạn nhất định. Mục đích của việc phân loại này để khảo sát ảnh hưởng của khối lượng vận chuyển đến giá thành vận tải. 1.3.5 Phân loại chi phí theo các đối tượng vận chuyển Phân loại theo cách này chia chi phí thành hai loại: Trực tiếp và gián tiếp + Chi phí trực tiếp: là những khoản chi có thể trực tiếp ghi vào giá thành hàng hoá hay hành khách. Như chi phí về giao nhận hàng, sửa chữa xe hàng…được tính trực tiếp cho giá thành vận tải hàng hoá. Chi về phục vụ hành khách, chi về in vé khách…được tính trực tiếp cho giá thành vận tải hành khách. + Chi gián tiếp: là chi chung cho các loại đối tượng vận chuyển hàng hoá, hành khách, hành lý. Muốn phân riêng cho từng loại đối tượng phải dùng chỉ tiêu trung gian, tấn km tổng trọng có đầu máy, chi phí chạy tầu ở ga theo chỉ tiêu đoàn tàu. 1.3.6 Phân loại chi phí theo quá trình tác nghiệp Vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ phải trải qua ba loại tác nghiệp: Đi đến, trung chuyển và vận chuyển thuần tuý. Tất cả những chi phí từ khi ga đường sắt nhận hàng cho đến khi đoàn tầu xuất phát gọi là chi phí đi. Chi phí từ khi tầu đến cho tới khi giao hàng gọi là chi phí đến. Chi phí đi đến còn được gọi là chi phí ga đầu – ga cuối. Chi phí trung chuyển ở những ga kỹ thuật dọc đường như: chi phí sang toa, lượng dầu cho đầu máy dồn…Chi vận chuyển thuần tuý là chi phí cho tác nghiệp tầu chạy trên đường, lượng dầu cho đầu máy vận chuyển, một phần chi về sửa chữa đầu máy, toa xe… Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội bộ Chi phí Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu phải đảm bảo các nguyên tắc sau: + Chứng từ có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết. + Chứng từ phải được lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt, và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. + Nội dung chứng từ phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. + Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người liên quan: người lập, người duyệt và những người khác ký tên phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ. Chữ ký trên chứng từ được ký bằng bút mực, không được ký bằng bút đỏ hoặc bút chì hoặc đóng dấu bằng chữ ký khắc sẵn. + Biểu mẫu chứng từ phải được thiết kế phù hợp với quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát. + Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển đến bộ phận tiếp theo. Chứng từ gốc liên quan đến các yếu tố chi phí sản xuất bao gồm: Phiếu xuất kho; Bảng tính lương phải trả; Bảng tính khấu hao TSCĐ; Phiếu chi; Giấy báo nợ của Ngân hàng; Hóa đơn GTGT;… Căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đã được xác định, kế toán trưởng đơn vị tổ chức và hướng dẫn cho các nhân viên kế toán phụ trách lập chứng từ kế toán hạch toán ban đầu trong đó chỉ rõ đối tượng hay địa điểm sử dụng chi phí đó. 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán 2.2.1. Tổ chức tài khoản. - Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Doanh nghiệp sẽ dựa vào hệ thống tài khoản đồng thời căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như yêu cầu quản lý để nghiên cứu và lựa chọn các tài khoản kế toán thích hợp. - Việc chi tiết hoá hệ thống tài khoản phải phù hợp với những quy định thống nhất của Bộ tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng. - Kế toán hạch toán phải đảm bảo theo nguyên tắc, phương pháp và sơ đồ hạch toán của từng tài khoản theo quy định tại doanh nghiệp. Các tài khoản kế toán liên quan đến hạch toán chi phí: - Tài khoản cấp 1: TK152, TK153, TK214, TK621, TK622, TK627, và các tài khoản khác liên quan. - Tuỳ thuộc vào đặc điểm của DN và yêu cầu quản lý mà kế toán có thể sử dụng hệ thống tài khoản cấp 2, 3 của các tài khoản liên quan, hoặc có thể sử dụng các tài khoản chi tiết do DN thiết lập để hạch toán. 2.2.2. Sổ sách kế toán - Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ sách kế toán đã được quy định về thiết kế sổ sách, ghi chép sổ, sửa chữa sai sót, lưu trữ cũng như xử lý vi phạm. - Sổ kế toán phải được ghi ngay thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc sớm nhất có thể. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và làm tăng khả năng sai sót, gian lận. - Nội dung sổ kế toán phải đầy đủ , rõ ràng đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính. - Sổ sách cần phải được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát. - Tổ chức lưu trữ, bảo quản sổ sách tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Hệ thống sổ kế toán chi phí: Để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống sổ kế toán được tổ chức thành 2 bộ phận chính: + Sổ tổng hợp: Dùng để cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và đánh giá tình hình tổng quát của doanh nghiệp về từng loại chi phí. + Sổ chi tiết chi phí: Cung cấp thông tin cho nhà quản lý bên trong DN đối với từng đối tượng cụ thể. Sổ chi tiết của các tài khoản chi phí SXKD được mở cho từng đối tượng chịu chi phí hay địa điểm phát sinh chi phí đó. Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí Các báo cáo về chi phí được lập với mục đích đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý và kiểm soát chi phí bên trong doanh nghiệp là chủ yếu. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin từ nhà quản lý và đặc điểm của chi phí sản xuất mà tổ chức biểu mẫu báo cáo cho phù hợp, đồng thời thỏa mãn các nguyên tắc: - Báo cáo phải chặt chẽ và đầy đủ, chính xác và linh hoạt. - Cần chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gửi đến người có thẩm quyền và liên quan đến sự việc. - Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và phải trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; Trường hợp báo cáo có sự thay đổi giữa các kỳ phải có thuyết minh rõ lý do. * Đối với Báo cáo tài chính: Chi phí được báo cáo và trình bày theo các khoản mục (dạng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) hoặc theo các yếu tố phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. * Đối với Báo cáo quản trị: Chi phí được báo cáo dưới dạng Báo cáo kế toán quản trị chi phí theo quy định của kế toán quản trị. 2.4. Trong đơn vị sử dụng hệ thống chương trình kế toán máy Trong những đơn vị sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng. Hệ thống thông tin mà chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Hệ thống kế toán thông qua việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong kiểm soát nhiều mặt hoạt động của DN thông qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp Kiểm soát là một hoạt động không thể thiếu trong tất cả các loại hình doanh nghiệp nói chung và mỗi hoạt động đơn lẻ nói riêng, trong đó có hoạt động sản xuất kinh doanh. Để công tác kiểm soát đạt hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho kết quả mang lại lợi nhuận cao nhất. Như ta đã biết để lợi nhuận hiệu quả cao nhất thì chi phí phải thấp nhất. Vì vậy, công tác kiểm soát chi phí rất quan trọng và hết sức cần thiết nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 3.1.1. Mục đích kiểm soát Mục đích chủ yếu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại mỗi đơn vị là ngăn ngừa sự mất mát, hư hỏng và khống chế sự lãng phí, hoặc ngăn ngừa và phát hiện những hành vi gian lận, sử dụng không đúng mục đích nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm. Do đó, việc tổ chức quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu cả vật chất và khâu hạch toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin đáng tin cậy cho nhà quản lý. Để công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đạt sự hữu hiệu khi thiết kế các thủ tục kiểm soát, kể cả trong công tác quản lý cần chú ý đến việc quản lý tất cả các mặt của nguyên vật liệu như: Số lượng, giá trị, phương pháp tính giá nhập - xuất thích hợp với từng loại vật liệu và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Đồng thời quản lý vật tư theo từng chủng loại, từng phân xưởng, từng kho, theo từng đối tượng sử dụng. Kiểm tra, kiểm soát các khâu nhập - xuất, việc hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu vào giá thành, phương pháp tính giá, quy trình hạch toán phải thống nhất, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. 3.1.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và sổ kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức chứng từ ban đầu Các chứng từ ban đầu về nguyên vật liệu bao gồm: + Mua vật tư: Kế hoạch mua, Đề nghị mua, Hợp đồng mua, Hoá đơn thuế GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu chi. + Xuất vật tư: Phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho, Phiếu lĩnh vật tư. + Công tác kiểm kê, thanh lý: Biên bản đánh giá vật tư thu hồi, Biên bản xử lý vật tư không đạt, Biên bản kiểm nghiệm vật tư…. Các thủ tục kiểm soát + Nguyên vật liệu phải được theo dõi theo từng chủng loại, từng kho và theo từng đối tượng sử dụng (phân xưởng, bộ phận). + Chứng từ phải được lập đầy đủ các nội dung, các chỉ tiêu theo biểu mẫu đã quy định. + Chứng từ phải đủ chữ ký của các bên liên quan, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung được ghi chép trên chứng từ. + Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải được luân chuyển theo trình tự và thời gian theo quy định của đơn vị, phục vụ cho việc ghi chép và tổng hợp của các bộ phận, các cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán. Sổ kế toán vật liệu + Sổ (thẻ) kho: được sử dụng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ này được bảo quản tại kho vật liệu, do thủ kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận. + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: theo dõi vật tư nhập về, vật tư xuất theo số lượng và giá trị cho từng đối tượng, sổ còn dùng để đối chiếu số dư về số lượng nhập, xuất, tồn với thẻ kho. 3.1.3. Các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu: Hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay đều tổ chức các bộ máy tổ chức và hoạt động theo hướng chuyên môn hoá. Mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình. Sự tổ chức như thế này sẽ giúp cho công tác kiểm soát đạt hiệu quả cao hơn. Cụ thể trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu như sau: + Phòng vật tư, phòng kế hoạch, phòng kế toán thực hiện các chức năng: Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, xét duyệt nghiệp mua hàng, hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo về giá cả cũng như chất lượng của vật tư. + Bộ phận mua hàng: Có nhiệm vụ tổ chức mua vật tư theo đúng kế hoạch, dự toán được duyệt. + Bộ phận nhận hàng: Có chức năng nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng và lập phiếu nhập kho. + Bộ phận kế toán: Có chức năng theo dõi, ghi chép sổ sách và thanh toán tiền mua vật tư. + Thủ kho: Bảo quản vật tư và theo dõi số lượng tồn kho. + Bộ phận sản xuất: Kiểm tra việc sử dụng vật tư; theo dõi quá trình thực hiện sản xuất; theo dõi khối lượng, chất lượng sản phẩm xản xuất; kiểm soát phế liệu, vật liệu thu hồi và bảo vệ vật tư. 3.1.4. Thủ tục kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu Sự phân chia trách nhiệm Áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận: duyệt mua, bộ phận mua hàng, bộ phận nhập xuất kho và kế toán vật tư. Các bộ phận này phải độc lập nhau. Kiểm soát quá trình mua hàng và nhập kho + Ban hành các văn bản chính thức về chính sách đặt hàng, giá cả và chất lượng vật tư mua, về việc lựa chọn nhà cung cấp… để bảo đảm việc mua vật tư nằm trong tầm kiểm soát của Ban Giám đốc. + Khi có nhu cầu cung ứng vật tư, bộ phận liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư và gửi cho bộ phận mua hàng. Phiếu này phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất, nhu cầu đột xuất, thường xuyên… và được xem xét ký duyệt bởi người có thẩm quyền. + Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng trên cơ sở Phiếu đề nghị mua và phải được xét duyệt hợp lý. + Khi nhận hàng phải được kiểm tra về chất lượng vầ số lượng bởi một bộ phận độc lập và lập thành văn bản (Biên bản kiểm nghiệm vật tư) làm căn cứ để thanh toán. Sự tách biệt giữa các chức năng nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho sẽ ngăn ngừa được gian lận trong khâu này. + Báo cáo nhận hàng (Phiếu nhập kho) phải ghi rõ nội dung về số lượng, chủng loại, chất lượng, ngày nhận và các nội dung liên quan khác, đồng thời phải có đủ chữ ký các bộ phận liên quan. Kiểm soát quá trình bảo quản và xuất kho vật tư + Cần xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt và không bị mất phẩm chất. Bên cạnh đó duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý (các thông số này phải được tính toán khoa học) tránh gây gián đoạn trong sản xuất hoặc bị ứ đọng vốn. + Phiếu xuất vật tư phải được lập trên cơ sở Phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách những bộ phận sản xuất lập căn cứ vào nhu cầu, trong đó nêu rõ số lượng và chất lượng của loại vật tư cần thiết. + Phiếu xuất vật tư phải được xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đề phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ. Kiểm soát khâu hạch toán và tập hợp chi phí nguyên vật liệu. + Thiết lập quy trình về trình tự lập và luân chuyển chứng từ và những quy định về việc ghi sổ kế toán vật tư, và tính giá phù hợp với quy định Nhà nước và đặc thù của doanh nghiệp. + Vào cuối kỳ đối chiếu giữa kết quả kiểm kê với sổ sách về nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho giữa các bộ phận: mua hàng, nhận hàng, thủ kho, kế toán vật tư, và bộ phận bán hàng để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát nguyên vật liệu. + Kiểm tra tính phù hợp của Nguyên vật liệu xuất kho sử dụng với chi phí nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh bằng việc đối chiếu phiếu xuất với phiếu yêu cầu sử dụng vật tư; đối chiếu giữa số liệu ghi sổ với số liệu của các báo cáo nghiệm thu thực tế; Biên bản vật tư thu hồi. + Kiểm soát quá trình tập hợp chi phí cho các đối tượng bằng cách xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan; việc hạch toán vào các tài khoản chi phí có phù hợp không? + Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số liệu về chi phí nguyên vật liệu thực tế với chi phí định mức và chi phí của kỳ trước. 3.2. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2.1.Mục đích kiểm soát tiền lương Tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức. Chi phí tiền lương được xem là một khoản mục trọng yếu khi đánh giá giá trị hàng tồn kho của các công ty sản xuất và xây dựng, vì nếu việc phân loại và phân bổ chi phí tiền lương mà không đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí thì sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu về giá trị sản phẩm dở dang, giá trị thành phẩm và tất nhiên là ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy, công tác kiểm tác kiểm soát tiền lương và nhân viên cần được chú trọng. 3.2.1. Kiểm soát chi phí tiền lương Kiểm soát từ khâu tuyển dụng và đào tạo nhân sự + Kiểm soát việc thiết kế các quy định tuyển dụng nhân sự về năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn. + Quy định cụ thể về mức lương và các khoản trích theo lương, thuế thu nhập các nhân… và ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự. + Đơn vị phải có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả. Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương, không để lãng phí là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận, phòng ban, phân xưởng,… đều phải lập dự toán tiền lương vào đầu mỗi niên độ. Mỗi tháng, kế toán sẽ tổng hợp tiền lương thực tế và so sánh với kế hoạch trên các cơ sở tính lương: số lao động, thời gian làm việc thực tế tại từng bộ phận (số ngày công), đơn giá lương, hệ số, phụ cấp…Mọi sự khác biệt trọng yếu cần được phát hiện kịp thời. Kiểm soát khâu tổ chức trong công tác lao động - tiền lương + Cần có sự phân công, phân nhiệm giữa các chức năng: Tuyển dụng nhân sự, quản lý và theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi sổ kế toán tiền lương. Chức năng theo dõi nhân sự + Khi có sự thay đổi về mức lương hay thay đổi về chính sách nhân sự (tuyển dụng hay cắt giảm,…), bộ phận nhân sự phải gửi quyết định, văn bản chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động Chức năng theo dõi lao động + Người quản lý lao động phải lập bảng chấm công, hay báo cáo sản lượng công việc hoàn thành. + Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ (nếu có); hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với Phiếu nhập kho. + Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho bộ phận tính lương. Chức năng tính lương và ghi chép lương + Chỉ khi nào nhận được hồ sơ, các văn bản chính thức từ bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới được phép ghi tên nhân viên lên bảng lương và tính lương hoặc điều chỉnh trên bảng lương. + Kế toán lương phải căn cứ vào bảng chấm công hay báo cáo sản lượng hoàn thành, lập bảng thanh toán lương và thanh toán lương cho từng cá nhân dưới các hình thức theo quy định của mỗi đơn vị. + Kế toán lương phải ghi sổ nhật ký lương, sổ theo dõi lương của từng nhân viên, Lập bảng phân bổ tiền lương vào các loại chi phí, lập báo cáo về vấn đề tiền lương cho các cấp liên quan một cách chính xác và kịp thời 3.2.2. Kiểm soát các khoản trích theo lương + Kiểm tra sự đầy đủ, rõ ràng các khoản trích theo lương và quy định khấu trừ vào lương trong các Hợp đồng lao động. + Kiểm tra tỷ lệ trích theo lương có đúng quy định của Bộ tài chính không? Hệ số phụ cấp có phù hợp với quy định của đơn vị? + Đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương với các căn cứ về tỷ lệ để trích các khoản này. + Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương. + Kiểm tra sự ký duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi nộp hoặc thanh toán các khoản bảo hiểm cho Công ty bảo hiểm hoặc trả cho người lao động. + Kiểm tra sự biến động của khoản trích theo lương có biến động đồng thời cùng sự biến động của tiền lương hay không? 3.3. Kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 3.3.1. Mục đích của việc kiểm soát chi phí khấu hao Mục đích chủ yếu của công tác kiểm soát chi phí khấu hao là đảm bảo việc tính khấu hao TSCĐ chính xác, hợp lý theo quy định của DN. Để kiểm soát được chi phí này, người quản lý cần xem xét lựa chọn phương pháp tính khấu hao thích hợp, kiểm soát mức trích khấu hao và việc tập hợp chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời theo dõi việc quản lý và hạch toán TSCĐ hiện có, hoặc TSCĐ tăng, giảm của doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá trị khấu hao và giá thành. 3.2.2. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ + Kiểm soát sự biến động tăng - giảm của TSCĐ: TSCĐ được đưa vào sử dụng ngày nào sẽ bắt đầu tính khấu hao từ ngày đó, TSCĐ thanh lý hoặc khấu hao hết sẽ thôi không trích khấu hao. + Kiểm tra sự ký duyệt của người có thẩm quyền đối với Bảng đăng ký trích khấu hao: Sự xét duyệt có đúng thẩm quyền; người ký duyệt có kiểm tra kỹ nội dung không? + So sánh, đối chiếu số dư cuối kỳ trên tài khoản đã hạch toán (TK214) với số dư cuối kỳ trên sổ theo dõi tài sản cố định. + So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước và so sánh với mức trích khấu hao theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có) + Kiểm tra sự xét duyệt mức khấu hao mới và văn bản thuyết minh khi có sự thay đối mức trích khấu hao. + Kiểm tra việc trích khấu hao có đúng tỷ lệ khấu hao quy định của đơn vị, trích đúng, trích đủ, theo thực trạng của tài sản. Tránh trường hợp tài sản đã khấu hao hết hoặc không dùng chờ xử lý nhưng chương trình khấu hao trên máy tính vẫn tiếp tục tính khấu hao; Hoặc tài sản tăng, giảm tại thời điểm nay nhưng kế toán lại mở sổ theo dõi và trích khấu hao ở thời điểm khác, dẫn đến tính khấu hao thiếu hoặc thừa. 3.4. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền 3.4.1. Mục đích kiểm soát chi phí Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác bao gồm các khoản: chi phí sửa chữa TSCĐ, thuế tài nguyên, thuế đất, tiền ăn giữa ca, chi phí dịch ._.nhân và nhận thức được công việc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và kiểm soát của Xí nghiệp. - Cần phân công, phân nhiệm cụ thể và rõ ràng hơn nữa về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong Xí nghiệp, áp dụng chuyên môn hoá vào trong quản lý và tác nghiệp sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện bộ máy quản lý và môi trường kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng. 3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp Ngoài việc Xí nghiệp cần nhanh chóng khắc phục những tồn tại trong hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại, một công việc khác không kém phần quan trọng là Xí nghiệp nên làm thế nào để hoàn thiện và phát huy tối đa sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát trong quá trình quản lý và thực hiện chi phí. Sau đây một số ý kiến đóng góp nhằm khắc phục những hạn chế và góp phần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu. Hoàn thiện các thủ tục KSNB về chi phí nguyên vật liệu - Đối với vật tư tồn kho do lạc hậu kỹ thuật hoặc không đúng quy cách phẩm chất không sử dụng được có nguồn gốc từ trong nước hay nước ngoài, điều đầu tiên Xí nghiệp cần hành động là cho thanh lý loại vật tư này càng sớm càng tốt nhằm thu hồi nhanh nguồn vốn bị ứ đọng lâu nay. Vì trong điều kiện biến động thị trường hiện nay cũng như do ảnh hưởng của lạm phát và trượt giá, việc hành động chậm trễ sẽ không có lợi cho Xí nghiệp dễ dẫn đến thất thoát hữu hình lẫn vô hình. Trong khi đó, việc vật tư tồn kho lạc hậu, không có khả năng sử dụng vừa chiếm một diện tích kho khá lớn vừa tốn chi phí bảo quản. Mặt khác, việc thanh lý vật tư chậm trễ làm cho Xí nghiệp mất đi cơ hội thu hồi vốn để đầu tư vào những việc khác đồng thời mất đi cơ hội được sở hữu vật tư mới, chất lượng tiên tiến hiện đang có trên thị trường. Điều thứ hai Xí nghiệp cần quan tâm đối với việc ký kết hợp đồng mua và nhập kho vật tư có nguồn gốc từ các nước để phục vụ cho công tác sản xuất linh kiện, sửa chữa đầu máy. Trong trường hợp này Xí nghiệp cần nghiên cứu kỹ trước khi lập kế hoạch mua sắm vật tư, công việc này nên do những chuyên gia của từng loại đầu máy sau khi tiến hành kiểm tra kỹ thuật các đầu máy sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch mua sắm các loại vật tư cần thiết cho sử dụng và dự trữ với số lượng, quy cách phẩm chất hợp lý . Vì lợi ích của Xí nghiệp nên việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về nhập kho là cần thiết và không thể thiếu công tác kiểm tra kỹ thuật chất lượng vật tư, phụ tùng trước khi nhập kho, dù thế nào cũng không nên nhập kho vật tư không đúng quy cách như những lý do đã nêu trên. - Với điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay tất cả các đối tượng đều có được sự lựa chọn tốt nhất về giá cả, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mình muốn. Theo đó, để lợi ích của Xí nghiệp được đảm bảo, bộ phận mua hàng thuộc phòng vật tư cần nắm bắt kịp thời cũng như dự đoán trước tình hình giá cả trong thời gian đến để tham mưu cho Giám đốc có biện pháp tồn trữ hoặc giải phóng thích hợp. Đồng thời cần phải linh hoạt hơn nữa trong việc lựa chọn nhà cung cấp, cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chất lượng và giá cả. Bên cạnh đó Xí nghiệp cần có chính sách khen thưởng, động viên khích lệ đối với nhân viên thực hiện việc thu mua vật tư năng động, nhạy bén, tìm kiếm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng mà giá cả lại phù hợp nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên mua hàng và tất cả các nhân viên khác phấn đấu phát huy. - Về việc cấp phát vật tư cho các trạm, Xí nghiệp nên tổ chức cử nhân viên thực hiện di chuyển nguyên vật liệu, phụ tùng tại kho Xí nghiệp đầu máy đi các trạm, đồng thời theo dõi và giám sát chặt chẽ từ các chứng từ ban đầu của nghiệp vụ xuất vật tư tại Xí nghiệp cho đến khâu tổ chức bảo quản, cấp phát vật tư, phụ tùng đến các trạm. Xí nghiệp có thể mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 152, chẳng hạn: TK152-DT (kho NVL trạm Diêu Trì), TK152-KL (kho NVL trạm Kim Liên) …để theo dõi nghiệp vụ xuất kho thực tế tại các trạm. Sử dụng “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ” để theo dõi vật tư xuất kho cho các trạm và định kỳ 10 ngày hoặc 15 ngày các trạm gửi bộ chứng từ (Phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan do các trạm lập mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh) về cho Phòng kế toán Xí nghiệp làm căn cứ hạch toán vào chi phí. Có như vậy, mới phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ của toàn Xí nghiệp. Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng PHIẾU DI CHUYỂN VẬT TƯ NỘI BỘ Số:……. Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Kho xuất: Kho Phụ tùng Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng Kho nhập: Kho đầu maý Diêu Trì STT Số thẻ kho Mã số VT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 2 133.05.110 133.05.002 Guốc hãm Dây đồng hồ tốc độ Cái Sợi 40 15 40 15 100.000 12.000 4.000.000 180.000 Tổng xxx Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Kèm theo…..chứng từ gốc Phụ trách đơn vị sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Nợ: TK152-DT Có: TK152.06 - Xí nghiệp cần xây dựng quy định đối với vấn đề xuất kho vật tư cho các Xí nghiệp liên hiệp khác mượn hoặc chuyển nhượng tránh tình trạng khi kiểm kê số lượng thực tế không phù hợp với sổ sách. Chẳng hạn: Khi xuất kho vật tư cho mượn hoặc chuyển nhượng thủ kho phải ghi giảm số lượng, giá trị vào thẻ kho kịp thời không nên theo dõi ở sổ riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê, đối chiếu định kỳ. - Cần quan tâm hơn nữa đến hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển giao nhận, phương tiện đo lường. Nhiên liệu chủ yếu của Xí nghiệp là xăng dầu, đây là nhiên liệu dễ cháy, vì thế hệ thống kho bãi phải được đảm bảo an toàn, tránh xa những vật dễ phát lửa…đồng thời phải thường xuyên đào tạo, huấn luyện các nghiệp vụ cần thiết cho thủ kho như: khả năng nhận biết môi trường và biện pháp chữa cháy sơ cấp. Đối với các phương tiện đo lường, với điều kiện phát triển khoa học kỹ thuật như hiện nay Xí nghiệp có điều kiện lựa chọn phương tiện khoa học thích hợp đảm bảo đúng kết cấu, kỹ thuật cho phép của Nhà nước. - Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại tạo nên sự lớn mạnh của thị trường hàng hoá, dịch vụ. Sản phẩm, dịch vụ ngày càng phong phú và đa dạng, biến động không ngừng cùng với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đối thủ cạnh tranh về giá cả, chất lượng, uy tín khách hàng. Giá cả ngày càng được cải thiện tạo điều kiện thuận lợi cho người tiêu dùng, các doanh nghiệp có cơ hội được sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ với giá rẻ. Tuy nhiên, sự phát triển đó vô hình đã tạo nên sự trượt giá của đồng tiền cũng như việc giảm giá trị hữu hình (bằng giá trị) và vô hình (sự lạc hậu kỹ thuật) của sản phẩm, hàng hoá, vật tư càng nhanh. Vì vậy, để bù đắp vào giá trị vật tư, hàng hoá đang sở hữu và tồn trữ phục vụ cho hoạt động sản xuất vận tải của đơn vị mình, Xí nghiệp nên thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những loại vật tư có đủ bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của vật tư tồn kho. Việc lập dự phòng này nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư bị giảm giá trị, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính và cuối kỳ hạch toán. 3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát vê chi phí nhân công Những mặt hạn chế trong khâu kiểm soát chi phí nhân công mặc dù không nhiều. Tuy nhiên, để góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát tốt, tạo niềm tin cho người lao động và hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí của Xí nghiệp, em xin có một số ý kiến khắc phục và bổ sung như sau: - Ban quản đốc phân xưởng, các tổ trưởng, đội trưởng cần thực hiện chấm công công khai, nghiêm túc và chặt chẽ quá trình làm việc của công nhân, nhân viên làm việc tại bộ phận mình. Thực hiện ghi chính xác, khách quan số ngày công, giờ công của từng công nhân nhằm hạn chế tình trạng công nhân làm việc thiếu nghiêm túc, lơ là trong công việc, làm việc riêng trong giờ hành chính hoặc đi muộn về sớm mà vẫn được hưởng đủ lương. Trong khi đó năng suất lao động thấp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc được giao gây thất thoát cho Xí nghiệp. Song song với việc chấm công của các tổ trưởng, đội trưởng Ban quản đốc phân xưởng cần phát huy hết quyền lực và trách nhiệm của mình, cụ thể: cần tăng cường việc kiểm tra đột xuất xuống các phân xưởng, nếu trước đây chỉ có thực hiện 1lần/ngày thì nên tăng thêm 2 hoặc 3lần/ngày, không quy định thời gian kiểm tra. Đồng thời thực hiện xử lý nghiêm khắc đối với các công nhân không chấp hành đúng quy định của phân xưởng Xí nghiệp như đã nêu trên bằng các biện pháp như: kỷ luật, phạt hành chính, trừ vào lương hoặc trừ công… - Xí nghiệp cần áp dụng triệt để nguyên tắc phân công, phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm vào công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. Việc thực hiện theo dõi nhân sự, lao động và trích các khoản theo lương, ốm đau, thai sản cho đến việc nộp BHXH, BHYT cho công ty bảo hiểm nên được thực hiện bởi kế toán tiền lương hoặc do Phòng tổ chức cán bộ lao động thực hiện một cách nghiêm túc. - Ngày nay, hệ thống các ngân hàng Việt Nam đang phát triển mạnh, theo đó các dịch vụ càng trở nên phổ biến và thông dụng đối với mọi người dân từ tầng lớp nông dân, công nhân đến trí thức. Vì thế, Xí nghiệp nên tổ chức việc phát trả lương cho công nhân cũng như cán bộ công nhân viên qua dịch vụ ngân hàng thông qua số tài khoản của từng cá nhân (tài khoản thanh toán) nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán cũng như hạn chế sai phạm xảy ra, đồng thời đáp ứng được nhu cầu gửi tiết kiệm qua Ngân hàng đối với người lao động. - Khuyến khích tinh thần làm việc cho tất cả các nhân viên, công nhân toàn Xí nghiệp bằng cách xây dựng các chính sách thưởng - phạt cụ thể đối với từng nội dung đóng góp và mức độ sai phạm…nhằm phát huy năng lực, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. 3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. - Điều đầu tiên Xí nghiệp nên thực hiện để kiểm soát 2 loại chi phí này tốt hơn là tiến hành phân loại cụ thể hai loại chi phí này theo các dạng chứng từ, nghiệp vụ phát sinh và xây dựng hệ thống quy định, định mức sử dụng trên cơ sở quy định về định mức xây dựng kế hoạch của Tổng công ty và chi phí phát sinh thực tế của các kỳ trước. Đồng thời ban hành kèm theo một số quy định, quy chế về việc sử dụng dịch vụ tiết kiệm và hình thức kỷ luật đối với việc sử dụng vượt định mức, lãng phí. Để đảm bảo sự hợp lý về định mức sử dụng chi phí giữa các phòng ban, phòng kế hoạch nên căn cứ vào diện tích sử dụng, thời gian làm việc và số lượng lao động của từng bộ phận, phòng ban để xây dựng định mức. Chẳng hạn: + Xây dựng định mức số kwh sử dụng điện: phải căn cứ vào số lượng bóng đèn điện, số lượng máy tính, máy điều hòa, quạt gió, máy móc thiết bị trên cơ sở công suất và thời gian sử dụng…đồng thời việc xây dựng định mức này cần phải dựa trên hoạt động của các bộ phận (phân xưởng sản xuất, sửa chữa định mức sẽ cao hơn…) và phải chú ý đến các mùa trong năm: mùa nắng nóng thì định mức sử dụng phải cao hơn các mùa Đông, Xuân…vì mức độ sử dụng dịch vụ sẽ cao hơn (như máy điều hòa, quạt gió, tủ lạnh…) + Xây dựng định mức sử dụng điện thoại: nên xây dựng bằng chỉ tiêu số phút gọi nội hạt, liên tỉnh, điện thoại di động trên cơ sở số lượng máy điện thoại, số lượng nhân viên mỗi phòng và tính chất của từng công việc. Chẳng hạn, định mức sử dụng điện thoại cho các phòng giao dịch, đối ngoại sẽ cao hơn các phòng ban khác. + Đối với các loại chi phí không thể định lượng và các loại chi phí bằng tiền khác việc xây dựng định mức nên được thực hiện bằng chỉ tiêu tiền cụ thể… Định mức chi phí cho từng bộ phận có thể thể hiện qua mẫu sổ sau đây: ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG DỊCH VỤ Bộ phận: STT Nội dung chi phí Khoản mục chi Định mức sử dụng Ghi chú Số lượng Số tiền Phòng kế hoạch Giám đốc Xí nghiệp - Giá trị của nghiệp vụ phát sinh đối với 2 loại chi phí này không lớn tuy nhiên phát sinh thường xuyên. Chính vì thế việc kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ và theo dõi chặt chẽ các chứng từ phát sinh là rất cần thiết, cần phải thực hiện nghiêm túc, có như thế mới kiểm soát được sự biến động về chi phí phát sinh để từ đó có những biện pháp khắc phục, chấn chỉnh kịp thời. Để theo dõi sự phát sinh các nghiệp trong tháng, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đây: BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Tháng….. STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung cấp Số tiền Số Ngày Tổng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN Tháng….. STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung cấp Số tiền Số Ngày Tổng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Ngoài việc lập định mức cho hai loại chi phí này, để tạo điều kiện cho công tác đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí theo định mức kế hoạch phục vụ cho việc tính toán và phân tích chênh lệch nhằm đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đây: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Tháng: Nội dung chi phí Khoản mục chi Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch - Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuê kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ………………………… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx Đà Nẵng, Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN Tháng: Nội dung chi phí Khoản mục chi Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch - Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuê kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ………………………… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx Đà Nẵng, Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Kế toán theo dõi riêng từng loại chi phí, cuối tháng tổng hợp những chứng từ cùng loại và tính tổng cộng số tiền, sau đó lập thành 2 bảng tổng hợp: Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và Bảng tổng hợp chi phí khác bằng tiền sau khi đã được bổ sung 2 cột kế hoạch và chênh lệch như đã trình bày. - Một yếu tố khác không thể thiếu trong công tác kiểm soát 2 loại chi phí này đó là việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm. Cũng như phần hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công đã nêu: với sự cạnh tranh của các nhà cung cấp trên thị trường hiện nay, để có được sản phẩm hoàn hảo thì sự linh hoạt, năng động, nhạy bén trong việc tìm kiếm nhà cung cấp cùng những chính sách khích lệ, khen thưởng của Xí nghiệp sẽ góp phần tạo nên môi trường làm việc năng động, sáng tạo, phát huy tối đa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát chi phí nói riêng và hệ thống kiểm nội bộ nói chung góp phần đẩy mạnh sự phát triển hoàn thiện toàn Xí nghiệp. óùó III. MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC LIÊN QUAN Công tác hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng tại Xí nghiệp. Như trong phần thực trạng kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đã trình bày, thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng tại Xí nghiệp được phân bổ theo hai dạng: phân bổ 100% và 50%. Điều này chỉ phù hợp với những loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, phân bổ trong thời gian ngắn. Trong khi đó những công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất cũng được áp dụng phương pháp phân bổ này sẽ dẫn đến những biến động lớn về chi phí, ảnh hưởng đến giá thành trong kỳ đó là điều khó tránh khỏi. Chính vì thế, điều Xí nghiệp cần quan tâm là làm như thế nào để hạn chế sự biến động chi phí do việc gánh chịu không hợp lý trong việc phân bổ. Để khắc phục hạn chế này, đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn, và thời gian sử dụng dài phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp nên xây dựng hệ thống định mức quy định thời gian phân bổ cho từng nhóm công cụ và tiến hành phân bổ dần theo định mức. Việc tiến hành phân bổ dần công cụ dụng cụ vào chi phí theo phương pháp định mức thời gian sử dụng sẽ giúp phản ánh đúng chi phí trong kỳ, tránh gây tăng đột biến chi phí, giá thành vận tải. Để xây dựng định mức thời gian sử dụng cho các công cụ dụng cụ có giá trị lớn (CCDC phân bổ 50% theo quy định của Xí nghiệp) có thể sử dụng mẫu sổ sau đây: ĐỊNH MỨC THỜI GIAN PHÂN BỔ CCDC STT Tên CCDC Mã số Định mức t/g phân bổ Ghi chú 1 … Máy điều hòa … LC00183 ….. 5 năm …. Bắt đầu từ tháng đưa vào sử dụng - Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho CCDC hoặc mua ngoài về dùng cho sản xuất , quản lý của Xí nghiệp. Kế toán sẽ căn cứ vào ngày phát sinh và định mức thời gian phân bổ để tiến hành tính mức phân bổ theo công thức sau: Mức phân bổ giá trị N.giá CCDC xuất dùng CCDC xuất dùng = Hàng tháng (quý) Số tháng (quý) được phân bổ theo định mức Chẳng hạn: Nguyên giá của Máy điều hòa trên theo chứng từ là: 6.068.180 đ, thì: Mức phân bổ 6.068.180 Máy điều = = 101.136đ hòa hàng tháng 5 * 12 Vậy, Kế toán sẽ thực hiện phân bổ hàng tháng theo giá trị trên cho đến khi hết thời gian sử dụng. Trường hợp chưa hết thời gian sử dụng mà CCDC báo hỏng hoặc mất trộm thì kế toán phân bổ giá trị còn lại theo Biên bản xử lý của Xí nghiệp. Công tác hạch toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn. Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều mắc phải trường hợp này trong quá trình thực hiện sản xuất và hạch toán: vật tư mua theo yêu cầu và đưa vào sản xuất nhưng chưa có hoá đơn nên việc hạch toán được thực hiện vào kỳ sau khi có Hoá đơn về. Riêng đối với Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng, do đặc thù riêng của Xí nghiệp: đầu máy các loại dùng để kéo các đoàn tàu đều có nguồn gốc từ nước ngoài, mỗi đầu máy được cấu tạo bởi các thiết bị mang tính đặc chủng riêng của từng nước. Vì thế, để phục vụ công tác sửa chữa, khôi phục các đầu máy Xí nghiệp phải mua vật tư, phụ tùng từ các nước theo từng loại đầu máy. Việc mua này được thực hiện bằng hình thức ủy thác cho các công ty xuất nhập khẩu (Công ty cổ phần vật tư đường sắt Sài Gòn, Công ty TNHH STD&D). Vì thủ tục nhập khẩu phức tạp và trụ sở của các công ty ở xa Xí nghiệp nên Hóa đơn, chứng từ mua hàng thường về sau vật tư. Đặc biệt đối với các nghiệp vụ Xí nghiệp xảy ra vào cuối kỳ, do yêu cầu sản xuất nên khi vật tư về phải xuất dùng để kịp thời phục vụ cho công tác sửa chữa, trong khi đó Hóa đơn vẫn chưa về nên Phòng kế toán không có căn cứ để ghi sổ, đầu tháng sau khi Hóa đơn về kế toán mới có thể tiến hành hạch toán. Điều này không đúng với nguyên tắc phù hợp của Chế độ kế toán quy định, kỳ sau phải gánh chịu một khoản chi phí của kỳ trước ảnh, do vậy dẫn đến tình trạng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được phản ánh kịp thời, bất hợp lý làm ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí trong kỳ. Để khắc phục tồn tại này, việc hạch toán giá trị vật tư mua về dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn nên được thực hiện bằng giá tạm tính (có thể là giá của lần nhập trước hoặc giá trong hợp đồng) để phản ánh kịp thời chi phí phát sinh trong kỳ. Sau khi có Hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh tăng giảm chi phí như sau: + Khi Giá trị thực tế > giá trị tạm tính : Điều chỉnh tăng phần chênh lệch đối với chi phí NVLTT nếu vật tư xuất dùng cho sản xuất trực tiếp (TK621) hoặc xuất dùng cho quản lý phân xưởng thì ghi tăng chi phí sản xuất chung (TK627). + Khi giá trị thực tế < giá trị tạm tính: Điều chỉnh giảm phần chênh lệch đối với TK621 hoặc TK627. Thủ thuật điều chỉnh có thể thực hiện bằng cách xóa sổ (ghi bút toán đảo) các bút toán cũ rồi ghi lại bút toán mới; hoặc ghi tăng chi phí (Ghi Nợ) phần chênh lệch để điều chỉnh tăng, ghi giảm chi phí (ghi Có) phần chênh lệch để điều chỉnh giảm. óùó ˜ó™ Trong môi trường kinh tế biến động liên tục và sự khốc liệt của quy luật cạnh tranh như hiện nay luôn tồn tại hai mặt đối lập đó là thành công hay thất bại. Làm thế nào để thành công đó là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải suy nghĩ và mong muốn đạt được. Đối với Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng là đơn vị cung cấp sức kéo, phục vụ yêu cầu vận tải của Ngành, đảo bảo “mạch máu” lưu thông Ngành đường sắt khu vực Miền Trung nói riêng và cả nước nói chung. Điều mà Xí nghiệp cũng như ngành đường sắt hướng đến là không ngừng cải tiến, phát triển hệ thống Ngành. Thật vậy, trong những năm gần đây, hệ thống giao thông đường sắt phát triển rất nhanh cả về cơ sở vật chất lẫn chất lượng dịch vụ. Để thực hiện được điều đó là một quá trình nghiên cứu lâu dài và thực hiện xuyên suốt và đồng bộ cả một hệ thống Ngành và điều chắc chắn là không thể thiếu công tác kiểm tra, kiểm soát. Đặc biệt đối với công tác kiểm soát chi phí, đây là nhiệm vụ quan trọng góp phần đáng kể trong việc hạ thấp giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Nhờ đó xây dựng hình ảnh, uy tín cho Ngành đường sắt trong điều kiện các loại phương tiện vận tải ngày càng phát triển, khách hàng có nhiều sự lựa chọn Hy vọng với đề tài này sẽ giúp Xí nghiệp hiểu thêm về tầm quan trọng của công tác kiểm soát để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát cho phí sản xuất vận tải hiện tại của Xí nghiệp, nhằm giúp cho hoạt động của Xí nghiệp ngày càng phát triển. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp, em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các Cô, chú, anh, chị Phòng kế toán. Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp, do kiến thức và sự hiểu biết còn nông cạn nên không tránh khỏi sai sót, rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các Cô, chú,…Tất cả kiến thức hôm nay có được sẽ là hành trang vững chắc cho bước đường ngày mai, em xin chân thành cảm ơn các Cô, chú… Phòng Kế toán tài chính Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng. óùó  PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG Tôi tên : TRẦN THỊ BÍCH ÁI Hiện đang là sinh viên năm thứ 4 (Lớp 23KT6) của Trường ĐHDL Duy Tân. Được sự giới thiệu của Nhà trường và sự đồng ý của lãnh đạo Xí nghiệp, tôi đang thực hiện kỳ thực tập tại Xí nghiệp để tiếp xúc thực tế công tác làm kế toán và hổ trợ cho việc bảo vệ khoá luận tốt nghiệp. Để phục vụ cho đề tài luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí SXKD tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng”, tôi xin phép được tiến hành một cuộc khảo sát nhỏ về công tác kiểm soát chi phí bằng Phiếu khảo sát sau đây. Kính mong được sự giúp đỡ của các Cô, chú, anh, chị Phòng tài vụ. Ngày phỏng vấn: Tên đáp viên 1 . Chức vụ: 2 Chức vụ: 3 Chức vụ 4 Chức vụ 5 Chức vụ 6 Chức vụ 7 Chức vụ VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1. Giám đốc Xí nghiệp (XN) có quan tâm đến công tác kiểm soát chi phí không? £ Rất quan tâm £ Có quan tâm £ Ít quan tâm £ Không quan tâm 2. XN có ban hành các văn bản phục vụ cho kiểm soát chi phí không? £ Có £ Không 3. Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro trong quá trình thực hiện chi phí và giám sát nó một cách cẩn thận hay không? £Rất cẩn thận £ Tương đối cẩn thận £ Không cẩn thận £ Không thực hiện 4. Giám đốc có vui lòng điều chỉnh BCTC khi có sai sót trọng yếu liên quan đên chi phí không? £ Rất vui lòng £ Vui lòng £ Không hài lòng £ Không điều chỉnh 5. Có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng :Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản trong công tác quản lý và thực hiện chi phí không? £ Rất rõ ràng £ Tương đối rõ ràng £ Không rõ ràng £ Không áp dụng 6. Trong XN có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên thực hiện chi phí hay không? £ Có £ Không 7. Việc uỷ quyền quản lý chi phí có được thực hiện bằng văn bản không? £ Có £ Không 8. XN có ban hành các quy định về xử lý vi phạm trong quá trình thực hiện chi phí hay không? £ Có £ Không 9. XN có những biện pháp hạn chế hay loại bỏ các hành vi gian lận trong quá trình thực hiện chi phí không? £ Có £ Không 10. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan cụ thể để tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu công tác kiểm soát chi phí của đơn vị? £ Rất cụ thể £ Tương đối cụ thể £ Không cụ thể £ Không áp dụng 11. Các nhân viên có hiểu trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc thực hiện chi phí của họ không? £ Có £ Không 12. XN có bộ phận lập kế hoạch sản xuất và dự toán chi phí sản xuất, tài chính không? £ Có £ Không 13. Các kế hoạch sản xuất, tài chính có được ký duyệt hợp lý bởi Giám đốc không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không ký duyệt 14. GĐ có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chín trực trong cả lời nói và việc làm không? £ Có £ Không 15. Có thiết lập và phổ biến đầy đủ các chính sách thích hợp và các thông lệ kinh doanh được cho phép, xử lý các mâu thuẩn, quyền lợi cũng như các quy chế đạo đức? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không áp dụng VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH VẬN TẢI Về kiểm soát Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 16. XN có tổ chức độc lập giữa các bộ phận: mua hàng, nhận hàng, thủ kho và kế toán vật tư không? £ Có £ Không 17. Kế hoạch sản xuất có được lập định kỳ bởi Phòng kế hoạch không? £ Có £ Không 18. Các đơn đặt hàng có được lập trên cơ sở Kế hoạch sản xuất và phiếu đề nghị mua vật tư không? £ Có £ Không 19. Tất cả các đơn đặt hàng có được phê duyệt bởi Trưởng bộ phận mua hàng không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không phê duyệt 20. Vật tư được mua có được kiểm tra về số lượng và chất lượng bởi Bộ phận kiểm nghiệm vật tư không? £ Có £ Không 21. XN có xây dựng kế hoạch hoặc định mức sử dụng vật tư cho mỗi kỳ sản xuất hoặc cho một kế hoạch sản xuất không? £ Có £ Không 22. Các nghiệp vụ nhập – xuất kho có được phê duyệt hợp lý bởi Kế toán trưởng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, Phiếu đề nghị mua vật tư và Phiếu đề nghị xuất vật tư không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không phê duyệt 23. XN có lập Phiếu xuất - nhập kho khi có các nghiệp vụ xuất - nhập kho vật tư ? £ Có £ Không 24. Các Phiếu nhập - xuất kho có đầy đủ chữ ký của các bộ phân liên quan hay không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 25. XN có mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư không? £ Có £ Không 26. Việc áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ có nhất quán giữa các kỳ kế toán không? £ Có £ Không 27. Các chứng từ có được đánh dấu sau khi xét duyệt nhằm tránh việc tái sử dụng? £ Có £ Không 28. Hệ thống kho, bãi chứa vật tư có được bố trí riêng và đảm bảo an toàn không? £ Có £ Không 29. Định kỳ hoặc cuối năm XN có thực hiện kiểm kê vật tư tồn kho không? £ Có £ Không 30. Vật tư tại Xí nghiệp có được phân loại nhằm dễ theo dõi và hạch toán không? £ Có £ Không 31. Có lập biên bản xử lý vật tư thừa - thiếu sau kiểm kê không? £ Có £ Không 32. XN có lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho không? £ Có £ Không 33. XN có xây dựng các quy trình áp dụng cho nghiệp vụ nhập - xuất kho không? £ Có £ Không 34. Có sự phân loại về chi phí và các quy định phân bổ chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ không? £ Có £ Không 35. Có các sơ đồ hướng dẫn hạch toán từng loại tài khoản liên quan đến chi phí nguyên vật liệu? £ Có £ Không 36. Phương pháp tính giá vật tư xuất kho có được sử dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán không? £ Có £ Không 37. XN có các chính sách, quy định khen thưởng - kỷ luật về việc tiết kiệm – lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất hay không? £ Có £ Không Về kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 38. XN có xây dựng các quy chế về việc tuyển dụng và trả lương cho nhân viên? £ Có £ Không 39. Tiền lương, các khoản phải trả cho người lao động, quy định về khấu trừ các khoản theo lương có được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng lao động không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 40. XN có xây dựng quỹ lương theo quy định của Bộ tài chính không? £ Có £ Không £ Quy định riêng 41. XN chi lương theo đúng Bảng lương đã được người lao động ký không? £ Đúng toàn phần £ Đúng một phần £ Không £ Khác 42. XN có áp dụng nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng: theo dõi nhân sự - theo dõi lao động - kế toán lương - người trả lương không? £ Có £ Không 43. Tỷ lệ tính Các khoản trích theo lương được khấu trừ vào lương của người lao động có đúng quy định của Bộ tài chính không? £ Đúng £ Không £ Tỷ lệ khác 44. Xí nghiệp có đăng ký và nộp Bảo hiểm xã hội cho toàn bộ người lao động (NLĐ) đã được ký hợp đồng lao động không? £ Tất cả £ Theo yêu cầu NLĐ £ Một phần £ Không 45. Xí nghiệp chi lương cho người lao động có đúng hạn quy định không? £ Chi sớm £ Chi trễ £ Chi đúng £ Chi theo yêu cầu tạm ứng 46. Xí nghiệp có thường xuyên nợ lương người lao động không? £ Thường xuyên £ Thỉnh thoảng £ Không 47. Lãnh đạo có quan tâm đến những khó khăn, nguyện vọng của nhân viên và có chính sách giúp đỡ, ưu đãi hợp lý không? £ Rất quan tâm £ Có quan tâm £ Ít quan tâm £ Không quan tâm 48. XN có bộ phận độc lập theo dõi lao động và thực hiện chấm công hàng ngày không? £ Có £ Không Về kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 49. Xí nghiệp có thiết lập tỷ lệ khấu hao theo đúng quy định? £ Có £ Không 50. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ của Xí nghiệp là: £ Đường thẳng £ KH theo số lượng £ Số dư giảm dần có điều chỉnh 51. Phương pháp khấu hao TSCĐ có được áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán? £ Có £ Không 52. Bảng đăng ký trích khấu hao TSCĐ của XN có được xét duyệt của Giám đốc? £ Có £ Không 53. Xí ngghiệp có các quy định về hạch toán và phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ haykhông? £ Có £ Không 54. Khi có sự thay đổi mức khấu hao của XN có được thuyết trình để xét duyệt mức khấu hao mới không? £ Có £Không Về Chí phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 55. Các khoản chi phí phát sinh có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 56. Phương pháp Xí nghiệp dùng để quản lý việc sử dụng chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền? £ Xây dựng định mức £ Biện pháp hạn chế £ Không có 57. Các phiếu chi có được xét duyệt hợp lý trên cở sở các chứng từ hợp lệ không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không 58. Xí nghiệp có thuyết minh các khoản chi phí phù hợp phát sinh ngoài dự kiến không? £ Có £ Không £ Không phát sinh Đà Nẵng, ngày… tháng … năm …… Xác nhận của các đáp viên: Kế toán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu Kế toán phụ tùng Kế toán TSCĐ Kế toán nhiên liệu Kế toán lương Kế toán thanh toán ._.