Hoàn thiện hệ thống kênh phân phối tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

ại Thành Nguyên việc xây dựng và quản lý kênh phân phối một cách hiệu quả là một trong những trăn trở của các nhà lãnh đạo công ty, trong thời gian thực tập tại công ty em mạnh dạn đi sâu vào phân tích hoạt động quản trị kênh phân phối tại công ty nhằm tìm ra những giải pháp có thể xây dựng và quản lý kênh phân phối có hiệu quả hơn và hoàn thành chuyên đề thực tập: “Hoàn thiện hệ thống kênh phân phối tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên” Trong quá trình nghiên cứu em đã cố gắng vận dụng các kiến thức đã học và đặt chúng vào môi trường cụ thể của công ty để tìm ra được giải pháp hữu hiệu có thể. Chuyên đề thực tập của em gồm 3 phần: Phần I: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Phần II: Thực trạng hoạt động quản trị hệ thống kênh phân phối tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Phần III: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kênh phân phối tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Chuyên đề này được hoàn thành nhờ vào sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Th.s Nguyễn Thu Thủy và các anh chị trong công ty TNHH thương mại Thành Nguyên. Do trình độ kiến thức và ngôn ngữ hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN 1.Thông tin chung về công ty Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên (TNTRADE CO., LTD) đến hôm nay đã trải qua quá trình hình thành và phát triển bền vững khẳng định được vị trí của một Công ty cung cấp dịch vụ tin học có uy tín và chất lượng. Công ty được nhiều khách hàng tin cậy giao phó cho trọng trách triển khai xây dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và đảm bảo cho các hệ thống công nghệ thông tin của họ được hoạt động liên tục có hiệu quả Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102010556 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 01 tháng 12 năm 2002. Trụ sở chính Số 47, ngõ 178 phố Thái Hà ,quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Điện thoại : 04.377670 Email : Tntradeco@gmail.com Công ty được hình thành từ một đội ngũ kỹ sư tin học trẻ, năng động với niềm khát khao vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật. Công ty đặt ra mục đích cho sự nghiệp phát triển lâu dài của mình là: “Thực hiện chuyển giao ứng dụng Công nghệ Tin học tiên tiến cho các khách hàng tại Việt Nam vì sự phát triển bền vững của khách hàng,vì sự phồn vinh của Việt Nam". Lĩnh vực hoạt động của công ty - Thực hiện các dịch vụ bảo hành, bảo trì, lắp đặt hệ thống liên quan tới công nghệ thông tin. - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của Fujitsu (chứng chỉ của Fujitu) - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của IBM - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của HP - Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng Cisco - Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng 3Com - Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của Simens - Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola - Cung cấp máy tính thương hiệu Việt Nam. - Đại lý phân phối bộ lưu điện Ablerex - Đại lý phân phối bộ lưu điện APC - Cung cấp máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể cho hội thảo, giảng dạy của Sony, Toshiba, Sanyo. - Lắp đặt hệ thống âm thanh hội trường, trường học. - Máy photocopy, máy in mã số vạch, máy huỷ tài liệu. - Phần mềm dạy học, quản lý hành chính, kế toán. - Lắp đặt hệ thống camera bảo vệ phục vụ siêu thị, biệt thự và văn phòng. - Cung cấp, lắp đặt hệ thống tổng đài Viba, tổng đài điện thoại. - Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của Simens - Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola - Thiết kế, lắp đặt mạng máy tính LAN – WAN. - Phân phối connector và Adapter, cáp nguồn, cáp dữ liệu. - Phân phối các sản phẩm đầu cuối của các hãng nổi tiếng trên thế giới. 2.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Giai đoạn 1999_2002 Đây là giai đoạn bắt đầu hình thành công ty TNHH THÀNH NGUYÊN vì giai đoạn này công ty bắt đầu đi vào họat động với hình thức là cửa hàng bán các sản phẩm máy tính đơn thuần. Các sản phẩm của của cửa hàng được bán trực tiếp tới tay người tiêu dùng. Trong giai đoạn này các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ các công ty hoặc đại lý phân phối máy tính trên thị trường Hà Nội. Giai đoạn này cửa hàng của công ty luôn chịu giá lấy vào cao do phải lấy hàng thong qua nhiều nhà trung gian. Giai đoạn 2002_2004 Đây là giai đoạn khá khó khăn đối với công ty bởi công ty đang trong giai đoạn chuyển đổi hình thức sở hữu. Những khó khăn mà công ty gặp phải là các thay đổi về cơ cấu tổ chức ...Trong giai đoạn này công ty chủ yếu vẫn hoạt động dựa trên các cửa hàng sẵn có và có thêm một số hoạt động kinh doanh khác như các hoạt động dịch vụ hỗ trợ sửa chữa. Giai đoạn 2004_nay Giai đoạn này công ty đưa vào sử dụng trung tâm bảo hành dịch vụ và sửa chữa. Điều đó làm cho hoạt động kinh doanh của công ty trở nên tốt hơn. 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ phát triển kinh doanh, cung cấp các giải pháp tổng thể về CNTT, đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng và duy trì mọi hoạt động của Công ty có hiệu quả, Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hợp lý. 1.Thành viên, hội đồng quản trị bao gồm hai người : Bà Trương Thị Hướng Ông Nguyễn Thanh Tuân 2.Các phòng ban chức năng Ban giám đốc: 3 người ( 1giám đốc và hai phó giám đốc một phụ trách tài chính một phụ trách kĩ thuật kinh doanh) Phòng kỹ thuật: 14 người Phòng tổ chức : 5 người Phòng kinh doanh: 9người Phòng kế toán: 3 người Phòng kế hoạch: 4 người Đứng đầu mỗi phòng ban là trưởng phòng chịu trách nhiệm chính cho các công việc mà mình đảm nhận trước giám đốc và hội đồng quản trị Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban - Phòng nhân sự + Thực hiện công tác tuyển dụng lao động và quản lý lao động + Giải quyết các mâu thuẫn về chính sách xã hội của công ty + Quản lý các công tác hành chính văn thư + Chăm sóc sức khỏe và đời sống cho cán bộ công ty + Tham mưu cho lãnh đạo về bộ máy quản lý tổ chức. - Phòng kinh doanh + Thực hiện các công việc Marketing và tiêu thụ sản phẩm + Nghiên cứu thị trường + Quản lý các kênh phân phối + Tìm kiếm và ký kết các hợp đồng kinh tế + Xây dựng các chiến lược kinh doanh +Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng - Phòng kĩ thuật + Bảo dưỡng vận hành các trang thiết bị trong công ty + Kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập và khi tiêu thụ + Sửa chữa và bảo hành các sản phẩm + Kết hợp các phòng ban khác thực hiện các công việc mà ban giám đốc giao phó. - Phòng kế toán + Quản lý nguồn tài chính của doanh nghiệp + Tập hợp số liệu về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Quản lý nguồn vốn cũng như chịu trách nhiệm về tài chính của công ty trước các công việc kiểm tra của các cơ quan nhà nước + Chịu trách nhiệm huy động nguồn vốn phục vụ cho kinh doanh - Phòng kế hoạch + Nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch chung cho toàn công ty trong các thời kỳ kinh doanh + Tổ chức và quản lý các dự án + Kết hợp với các phòng ban khác triển khai thực hiện các dự án. Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Hội đồng Quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng tổ chức Trưởng phòng kế hoạch 4.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 4.1.Tình hình tài chính Thông qua các báo cáo tổng kết tài sản của công ty qua các năm ta có thể tóm tắt tình hình tài chính của công ty như sau: Bảng 1: TÌNH HÌNH NGUỒN VỐN VÀ TÀI SẢN TRONG 5 NĂM TỪ 2003-2007 Đơn vị : tỷ đồng CHỈ TIÊU 2003 2004 2005 2006 2007 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 2,818 5,033 8,91 14,432 17,47 Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 0,50 0,52 0,656 0,616 0,601 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 3,318 5,553 9,566 15,048 18,071 Nợ phải trả 2,661 4,777 8,742 12,914 14,125 Nguồn vốn chủ sở hữu 0,657 0,776 0,824 2,134 3,946 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 3,318 5,553 9,566 15,048 18,071 (Nguồn phòng kế toán) Từ bảng tình hình nguồn vốn và tài sản trong năm năm qua của công ty ta thấy sản của công ty tập trung ở tài sản lưu động. Chứng tỏ nguồn tài sản của công ty tập trung nhiều vào hàng hóa chứ không vào các tài sản cố định. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng dần qua các năm. Năm tăng cao nhất là 2007 tăng so với năm 2003 là 14,652 tỷ đồng.Về tài sản cố định và đầu tư dài hạn trong các năm qua cũng có xu thế tăng.Năm 2005 có giá trị cao nhất đó là do năm đó công ty đầu tư vào trung tâm kỹ thuật nên giá trị này cao nhất, so với năm thấp nhất là năm 2003 tăng 0,106 tỷ đồng. Nợ phải trả so với vốn chủ sở hữu là cao hơn rất nhiều. Điều đó chứng tỏ công ty có sự linh động vốn khá tốt. Vốn chủ sở hữu tăng dần qua các năm chứng tỏ công ty đang mở rộng hoạt động kinh doanh và chiến lược tài chính lâu dài của công ty là có một nguồn vốn chủ sở hữu lớn để có thể chủ động được vốn trong kinh doanh tránh được các sức ép của các nhà cho vay trong trường hợp tình hình tài chính biến động. 4.2.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ báo cáo kết quả kinh doanh của công ty các năm 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 và thông qua một số các chỉ tiêu đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta tính toán được bảng các chỉ tiêu nhằm đánh giá kết quả họat động sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Bảng 2: MỘT SỐ CHỈ TIÊU HIỆU QUẢ KINH DOANH Chỉ tiêu Đvt 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu thuần Tỷ đồng 6.521 10.834 24.240 38.250 54.125 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 0.345 0.625 1.002 1.641 2.291 Lãi trả vốn vay Tỷ đồng 0.74 0.62 0.502 0.614 0.34 Tổng vốn chủ sở hữu Tỷ đồng 0.657 0.776 0.824 2,134 3.946 Tổng tài sản (Tổng nguồn vốn) Tỷ đồng 3.318 5.553 9.566 15.048 18.071 Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu=Lợi nhuận sau thuế/vốn chủ sở hữu Tỷ đồng/Tỷ đồng 0.525 0.805 1.216 0.769 0.581 Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản=Lợi nhuận sau thuế/ tổng tài sản Tỷ đồng/Tỷ đồng 0.104 0.126 0.105 0.11 0.127 (Nguồn phòng kế toán) Từ các chỉ tiêu ta tính toán ta nhận thấy: - Lợi nhuận sau thuế qua các năm đều tăng. Do nhờ các biện pháp chiến lược kinh doanh của công ty tốt nên công ty đã bán được nhiều mặt hàng trên thị trường nên doanh thu của công ty trong những năm qua tăng dẫn đến lợi nhuận sau thuế cũng tăng. - Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản và tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu nhìn chung là tốt. Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu năm 2005 là cao nhất chứng tỏ năm 2005 công ty sử dụng vốn chủ sở hữu là tốt nhất, cứ 1 đồng vốn chủ sở hữu bỏ vào kinh doanh thì thu được 1.216 đồng lợi nhuận. Nguyên nhân của việc tỷ suất sinh lời năm 2005 cao là do năm 2005 công ty đã đầu tư vào trung tâm kỹ thuật bằng phần lớn là từ nguồn vốn chủ sở hữu bởi công ty quan niệm có cơ sở hạ tầng tốt làm chủ thì các công việc kinh doanh có thể trở nên dễ dàng hơn. 5.Một số đặc điểm kinh tế - kĩ thuật ảnh hưởng tới hoạt động quản trị kênh phân phối tại công ty TNHH thương mại Thành Nguyên 5.1.Sản phẩm Sản phẩm của công ty TNHH thương mại Thành Nguyên tương đối đa dạng. Các sản phẩm mà công ty cung cấp đó là các sản phẩm máy tính để bàn máy tính xách tay, các sản phẩm về văn phòng như máy photocopy, các sản phẩm máy chiếu...Trong đó sản phẩm chủ đạo mà công ty hiện nay cung cấp là các sản phẩm máy tính để bàn, máy tính xách tay, các sản phẩm đi kèm với máy tính như máy in máy chiếu và linh kiện máy tính. Hầu hết các sản phẩm của công ty là các sản phẩm công nghệ cao và được nhập khẩu từ nước ngoài do đó ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển của các bộ phận trong kênh phân phối.Mặt khác các sản phẩm này hầu hết có tuổi thọ trung bình tương đối thấp vì nó chịu nhiều vào trình độ công nghệ khoa học kỹ thuật tiên tiến của thế giới vì vậy các thành viên trong kênh phân phối chịu nhiều vào các biến động của sản phảm trên thị trường thế giới. Vì vậy khi xây dựng kênh phân phối công ty phải chú ý tới vị trí vận chuyển khả năng bảo hành sửa chữa của các thành viên trong kênh phân phối để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động của kênh. Về chủng loại sản phẩm công ty hiện nay cung cấp hơn 25 loại sản phẩm máy tính để bàn và máy tính xách tay,16 loại máy photocopy khác nhau của các hãng, hơn 600 loại linh kiện máy tính và các sản phẩm hỗ trợ máy tính như máy in, máy scan, usb, tv_box... Về các sản phẩm điện tử viễn thông công ty cung cấp các sản phẩm như máy bộ đàm, máy tổng đài. Các dịch vụ mà công ty cung cấp là các dịch vụ sửa chữa sản phẩm và bảo hành sản phẩm. Trước đây dịch vụ này chỉ áp dụng với các sản phẩm trong thời gian bảo hành của công ty nhưng hiện nay nó trở thành mảng kinh doanh mới của công ty. Chính với việc cung cấp khá đa dạng các sản phẩm đó mà việc xác định cấu trúc của kênh bị ảnh hưởng. Mặt khác nó làm việc áp dụng chính sách sản phẩm cho từng danh mục sẽ khó hơn do đó để có thể có một kênh phân phối hoạt động hiệu quả sẽ khó khăn hơn. Bảng 3 :DOANH THU TIÊU THỤ SẢN PHẨM THEO CHỦNG LOẠI CỦA CÔNG TY Đơn vị : tỷ đồng STT SẢN PHẨM DOANH THU 2003 2004 2005 2006 2007 A TIN HỌC 6.400 8.204 17.370 30.127 43.470 1 Máy tính 3.000 3.243 7.300 15.125 22.470 2 Linh kiện máy tính 1.400 1.627 3.270 4.142 7.265 3 Máy photocopy, máy fax,máy in 1.210 1.834 3.125 4.750 6.456 4 Bộ lưu điện 0.790 1.400 3.775 6.110 7.279 B Viễn thông 2.41 6.045 7.003 9.135 1 Thiết bị tổng đài 1.82 3.925 3.810 4.930 2 Bộ đàm 0.59 2.120 3.193 4.205 C Dịch vụ 0.121 0.220 0.8 25 1.120 1.520 Tổng 6.521 10,834 24.240 38.250 54.125 (Nguồn phòng kế toán) 5.2.Nhân lực Nhân lực ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp ra thị trường đồng thời nó ảnh hưởng mạnh mẽ tới các hoạt động của kênh phân phối của công ty. Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên có một đội ngũ nhân viên là các thạc sỹ, kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá và thiết bị đo lường. Các nhân viên của công ty là những người đã tốt nghiệp các trường đại học nổi tiếng trong nước như: đại học Bách khoa , đại học kinh tế quốc dân, học viện tài chính kế toán, đại học ngoại thương, học viện công nghệ bưu chính viễn thông... đặc biệt có một thạc sĩ công nghệ thông tin trong dự án liên kết Bách Khoa –Pháp. Với chính sách khuyến học của Công ty và để phù hợp với tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, chúng tôi luôn coi trọng tri thức và thường xuyên tổ chức các khoá học ngắn hạn để nâng cao trình độ kĩ thuật cho cán bộ trong Công ty. Ngoài ra Công ty còn có một đội ngũ cộng tác viên, chuyên viên, công nhân lành nghề chuyên thi công lắp đặt các công trình Viễn Thông và Tự động hoá. Công ty luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ cán bộ bán hàng có trình độ và kinh nghiệm ngày càng cao để có khả năng tư vấn cho khách hàng những giải pháp kỹ thuật tối ưu. Chú trọng xây dựng đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao, tay nghề vững với các kỹ thuật hiện đại nhằm chuyển giao những công nghệ mới, tân tiến tới tận tay người sử dụng đồng thời đảm bảo khả năng bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị. Bảng 4: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY STT Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Tổng Số người 5 9 4 3 14 35 Tỷ lệ % 14,3 25,7 8,6 11,4 40 100 (Nguồn: phòng tổ chức) Đối với các cán bộ trong phòng kinh doanh thì họ trực tiếp ảnh hưởng tới họat động của kênh phân phối bởi họ chịu trách nhiệm về các hoạt động thị trường và phân phối sản phẩm tới các thành viên trong kênh. Do đó nếu có chất lượng đội ngũ nhân lực của phòng kinh doanh tốt thì khả năng hoạt động của kênh cũng cao. Chính vì vậy nâng cao năng lực đội ngũ kỹ thuật và đặc biệt là đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh thì công tác hoạt động quản lý kênh phân phối của công ty được nâng cao rõ rệt. Các nhân viên phòng kinh doanh là những người có trình độ và khá năng động. Có những người đã gắn bó với công ty từ những ngày khó khăn đầu tiên như trưởng phòng kinh doanh hiện tại hoặc một số người rất có kinh nghiệm trong ngành kinh doanh máy tính như trưởng bộ phận marketing đã từng có nhiều năm làm marketing tại công ty tnhh máy tính Phúc Anh vì vậy họ am hiểu thị trường và có tác động rất lớn đến xây dựng hệ thống kênh phân phối của công ty và quản lý nó. Với cơ cấu chủ yếu là nhân viên nam nên nhân viên của phòng kinh doanh rất năng động và hoạt bát, ngoài việc phát triển tiêu thụ sản phẩm các nhân viên này còn học hỏi công việc sửa chữa máy tính để có thể sửa chữa các bệnh cơ bản của máy tính để trợ giúp phòng kĩ thuật nếu như phòng kỹ thuật bận hoặc khách hàng khó tính yêu cầu sửa gấp. Điều đó giúp cho bộ phận sửa chữa hoặc chăm sóc khách hàng của các thành viên trong kênh phân phối hoạt động linh hoạt hơn. BẢNG 5: CƠ CẤU NHÂN VIÊN PHÒNG KINH DOANH STT Giới tính Trình độ Nam Nữ Đại học Cđ,Th 1.Số người 7 2 6 3 2.Tỷ lệ % 77,8 22,2 66,7 33,3 (Nguồn phòng tổ chức) 5.3.Cơ sở vật chất Không chỉ có con người, cơ sở vật chất như trụ sở làm việc, công cụ làm việc cũng là một phần không thể thiếu. Con người tốt không thể phát huy hết năng lực trong một môi trường thiếu thốn điều kiện làm việc. Cơ sở làm việc rộng rãi và tiện nghi Với mặt bằng rỗng rãi, khang trang và được thiết kế chuyên biệt nhằm phục vụ cho công tác bảo hành, bảo trì và sửa chữa, công ty đã mạnh dạn đầu tư cho Trung tâm dịch vụ kỹ thuật một môi trường làm việc rộng rãi và tiện nghi nhằm tạo điều kiện tối đa cho nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Công cụ làm việc hiện đại, đầy đủ. Trung tâm Dịch vụ Kỹ thuật đã trang bị đầy đủ công cụ làm việc cho từng nhân viên. Các thiết bị chuyên dụng như AMP Scrimp, AMP Impact Tool, Fluke Cable Meter, Osciloscope, thiết bị hàn chuyên dụng…. cũng được quan tâm đầu tư đúng mức và được khấu hao sử dụng định kỳ. Với công cụ hiện đại, kỹ sư của Trung tâm dịch vụ kỹ thuật có thể xác định các module hay linh kiện hư hỏng một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí sửa chữa cho khách hàng. Hệ thống thông tin thông suốt Với hệ thống máy tính nối mạng toàn công ty, hệ thống máy tính của Trung tâm dịch vụ kỹ thuật luôn luôn là công cụ đắc lực trong việc quản lý và tra cứu thông tin. Hệ thống máy tính của công ty được nối mạng internet đáp ứnh nhu cầu đòi hỏi về nghiên cứu và liên lạc với các thành viên trong kênh phân phối nhanh nhất và có thể trao đổi việc mua bán trong nhiều trường hợp mà không cần trực tiếp. Với các chương trình phần mềm quản lý chuyên biệt được chính công ty xây dựng và phát triển, hệ thống máy móc của khách hàng được cập nhật thường xuyên và có thể tra cứu khi có yêu cầu. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số chương trình tra cứu thông tin về sản phẩm, linh kiện do các hãng cung cấp và được cập nhật thường xuyên. Hệ thống điện thoại luôn sẵn sàng để đón nhận cuộc gọi yêu cầu phục vụ của khách hàng. Hệ thống fax, e-mail hoạt động 24/24 để nhận thông tin sự cố. Đối với một số yêu cầu dịch vụ 7x24 khách hàng được cung cấp số điện thoại nóng để liên hệ 24/24h bất kể khi nào cần. Với cơ sở vật chất được công ty chú trọng đầu tư đã giúp ích cho công tác thông tin giữa các thành viên trong kênh phân phối và trung tâm kênh hoạt động thông suốt. Bất kỳ biến cố xảy ra đều được đưa về trung tâm sử lý. Từ đó trung tâm có thể hỗ trợ cho các thành viên trong kênh về cung cấp sản phẩm khi cần, hỗ trợ về kỹ thuật ... 5.3.Đối thủ cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào nói chung và hoạt động của kênh phân phối nói riêng. Cơ cấu tổ chức, các hoạt động của kênh phân phối của đối thủ cạnhh tranh có tác dụng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động của kênh phân phối. Nắm bắt được các biện pháp của đối thủ cạnh tranh sẽ đưa công ty có những giải pháp hoàn thiện để thực hiện quản lý kênh phân phối. Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty hiện nay là các nhà phân phối chính thức các sản phẩm công nghệ thông tin va viễn thông trên toàn quốc. Có thể liệt kê ra các công ty cung cấp sản phẩm máy tính lớn đang được ưa chuông như Trần Anh, Phúc Anh,…các công ty cung cấp phần mềm kế toán, quản trị…,đặc biệt chúng ta không thể không nhắc đến ông lớn trong phân phối các sản phẩm điện tử tin học viễn thông FPT. Với tiềm lực tài chính và đội ngũ cán bộ mạnh các công ty này là người dẫn đầu trên thị trường về các sản phẩm mà công ty hiện nay đang cung cấp. Như FPT là một tập đoàn lớn với tiềm lực tài chính mạnh và có nét văn hóa đặc trưng được nhắc đến nhiều.Mặc dù họ là công ty đa lĩnh vực song trong lĩnh vực tin học viễn thông và các dịch vụ họ là nhà cung cấp hàng đầu. Chính vì vậy xác định hoạt động của đối thủ cạnh tranh này sẽ giúp công ty có quyết định đúng đắn trong tổ chức quản lý kênh phân phối của mình. BẢNG 6: THỊ PHẦN NẮM GIỮ CỦA CÔNG TY Đơn vị: % Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Thị phần nắm giữ 3 4 5 4.5 5 (Nguồn: phòng kinh doanh) Nhìn vào bảng trên ta thấy thị phần của công ty là khá nhỏ và nó ảnh hưởng tới số lượng thành viên trong kênh, khoảng cách của các thành viên trong kênh phân phối như thế nào. 5.4.Thị trường Thị trường là nhân tố quyết định đến kênh phân phối. Các yếu tố thị trường mục tiêu, thị phần của doanh nghiệp, đặc điểm khách hàng… ảnh hưởng lớn đến tổ chức về mặt số lượng, vị trí đặt các thành viên trong hệ thống kênh phân phối. Tại công ty TNHH thương mại Thành Nguyên thị trường của công ty tập trung vào miền Bắc chủ yếu là Hà Nội và các tỉnh lân cận. Do thị phần của công ty trên thị trường nhỏ nên thị trường mục tiêu của công ty là thị trường các tỉnh và sản phẩm cung cấp chính là các sản phẩm máy tính có chất lượng và giá thành trung bình còn các sản phẩm công nghệ viễn thông thì bước đầu là thị trường Hà Nội. Đối với sản phẩm viễn thông thì công nghệ tương đối cao và lĩnh vực mới của công ty nên công tác tiêu thụ sản phẩm này chủ yếu dựa trên các khách hàng quen thuộc của công ty và tập trung nhiều ở địa bàn Hà Nội và các tỉnh như Hà Tây, thành phố Thái Nguyên….Việc mở rộng thị trường này có xu thế nhiều trong tương lai tại các tỉnh thành khác như Thanh Hóa và các quốc gia như Lào, Campuchia… Bảng 7: DOANH THU TRÊN CÁC THỊ TRƯỜNG THỊ TRƯỜNG 2005 2006 2007 Doanh số(tỷ đông) Tỷ trọng Doanh số Tỷ trọng Doanh số Tỷ trọng Hà Nội 10.140 41.8 15.40 40.26 22.125 40.88 Các tỉnh 14.10 58.2 22.85 59.74 32.000 59.12 Tổng 24.240 100 38.250 100 54.125 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) PHẦN II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN 1.Thực trạng tổ chức kênh phân phối tại công ty TNHH thương mại Thành Nguyên 1.1.Cấu trúc kênh phân phối Cấu trúc kênh phân phối tại công ty TNHH thương mại Thành Nguyên được thiết lập căn cứ vào: đặc điểm của sản phẩm mà công ty cung cấp, tính chất thị trường tiêu thụ sản phẩm, đối thủ của công ty. Công ty là một công ty thương mại chứ không phải là công ty sản xuất do đó hiện tại công ty phân phối sản phẩm qua các kênh 1.1.1.Kênh cấp 1: Sơ đồ 2: Sơ đồ kênh phân phối cấp 1 của công ty Công ty tnhh thương mại Thành Nguyên Người tiêu dùng Kênh phân phối đầu tiên mà bất kỳ công ty thương mại nào sử dụng đó là kênh phân phối trực tiếp. Ở kênh này công ty phân phối sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng thông qua các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Những khách hàng của công ty trong kênh này về mặt địa lý có khoảng cách khá gần công ty. Với kênh phân phối này sản phẩm đến tay người tiêu dùng trực tiếp và thông qua nơi mua đó họ sẽ có những chính sách bảo hành theo quy định của công ty. Chi phí cho việc tổ chức và quản lý kênh này thấp. Trên thực tế số lượng sản phẩm tiêu thụ ở kênh phân phối này tương đối thấp. Công ty bán sản phẩm trực tiếp tới tay người tiêu dùng qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm cho những khách hàng gần công ty trên địa bàn Hà Nội.Kênh phân phối này giúp công ty tiết kiệm được chi phí bán hàng đồng thời giúp công ty tiếp xúc được trực tiếp với khách hàng thông qua đó có thể tiếp nhận được các thông tin trực tiếp từ khách hàng về sản phẩm dịch vụ từ đó có thể điều chỉnh ngay kịp thời những thiếu sót về thái độ phục vụ về bán hàng...Mặc dù sản phẩm được bán từ kênh này không nhiều nhưng nó là công cụ hữu ích để công ty quảng bá hình ảnh của mình trực tiếp đến tay người tiêu dùng. 1.1.2. Kênh 2 Sơ đồ 3: Sơ đồ kênh phân phối cấp 2 của công ty Người tiêu dùng Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Đại lý cấp I Đây là kênh phân phối mang lại khá nhiều hiệu quả cho công ty. Ở kênh phân phối này sản phẩm của công ty thông qua các đại lý tư nhân rồi đến tay người tiêu dùng. Các sản phẩm của công ty được nhập cho cho các đại lý với giá thấp hơn giá thị trường và các đại lý này thực hiện phân phối sản phẩm lẻ ra tới tay người tiêu dùng. Các đại lý tư nhân này là những khách hàng thường xuyên của công ty. Thông thường khối lượng sản phẩm họ nhập vào khá lớn và thường xuyên hơn. 1.1.3.Kênh 3 Với kênh thứ 3 này sản phẩm của công ty được phân phối qua trung gian là các đại lý cấp I sau đó từ đại lý cấp I sản phẩm được phân phối tới các đại lý cấp II và từ đại lý cấp II các sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Số lượng sản phẩm được tiêu thụ tại kênh phân phối này tương đối lớn. Các đại lý cấp II trong kênh là các cửa hàng bán sản phẩm. Kênh này được sử dụng nhiều ở thị trường các tỉnh. Các đại lý cấp một hầu hết là các chi nhánh trực thuộc của công ty tại các tỉnh và nó chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm tới tai người tiêu dùng thông qua các cửa hàng trực thuộc nó và các cửa hàng tư nhân. Sơ đồ 4: Sơ đồ kênh phân phối cấp 3 của công ty Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Đại lý cấp I Đại lý cấp II(Các cửa hang) Người tiêu dùng Trong ba kênh phân phối của công ty về cấu trúc tổ chức khá chặt chẽ đặc biệt là kênh thứ nhất và kênh thứ ba. Ở kênh thứ nhất do hàng được bán trực tiếp từ cửa hàng của công ty nên việc công ty giám sát hoạt động của nó chặt chẽ nhất vì các cửa hàng này tập trung gần công ty nên áp dụng các biện pháp chính sách với sản phẩm là dễ dàng nhất. Với cấu trúc của kênh thứ ba thì hoạt động trở nên chặt chẽ hơn bởi nó chuyên môn hóa sâu hơn. Nó giúp công ty quản lý được thị trường tại các tỉnh dễ dàng hơn. 1.2.Một số kết quả hoạt động của kênh phân phối trong các năm qua. Trong những năm vừa qua các kênh phân phối của công ty đã có mặt trên một số thị trường các tỉnh phía Bắc và Bắc trung bộ. Chủ yếu thành viên trong kênh phân phối được phát triển mạnh là các đại lý. Sau đây là thống kê các đại lý qua các năm: Bảng 8: SỐ LƯỢNG CÁC ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY Tỉnh 2005 2006 2007 Hà Tây 2 4 6 Hải Dương 1 3 6 Ninh Bình 2 5 Lào cai 1 2 4 Thái Nguyên 2 5 6 Thanh Hóa 1 2 Nghệ An 1 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Nói chung số lựợng các đại lý trực thuộc công ty còn hạn chế về số lựong song quy mô hoạt động của công ty đang dần dần được mở rộng và bước đầu đã phủ được một thị trường trống tại các tỉnh miền Bắc. Công ty còn có xu hướng mở rộng quy mô các đại lý của mình. Đặc biệt công ty muốn lập những đại lý chính trên thị trường một số quốc gia lân cận như Lào và Campuchia. Kết quả tiêu thụ của các kênh qua một số năm Bảng 9: KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÁC KÊNH PHÂN PHỐI Các kênh Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh số (tỷđồng) Tỷ trọng % Doanh số (tỷđồng) Tỷ trọng % Doanh số (tỷđồng) Tỷ trọng % Kênh 1 1.240 5.1 5.200 13.6 8.125 15.0 Kênh 2 10.560 43.6 15.05 39.3 22.500 41.6 Kênh 3 12.44 51.3 18.00 47.1 25.500 43.4 Tổng 24.240 100 38.250 100 54.125 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Nhìn vào kết quả tính toán cho thấy doanh thu chủ yếu ở kênh 3 tức là kênh phân phối thông qua các đại lý trực thuộc công ty. Điều này phản ánh đúng thực trạng kinh doanh của công ty đó là công ty tiêu thụ chủ yếu sản phẩm trên thị trường các tỉnh thông qua các đại lý trực thuộc của mình và cung cấp từ các sản phẩm tại các thị trường tỉnh thông qua các đại lý chung gian. Các sản phẩm của công ty được tiêu thụ nhiều tại kênh thứ 3 là do thị trường máy tính tại các tỉnh đang phát triển và có tốc độ phát triển khá nhanh, bên cạnh đó công ty đã áp dụng hỗ trợ về mặt kỹ thuật khá tốt cho các đại lý. Hầu hết các đại lý đều có bộ phận kỹ thuật chuyên dụng và có các trang thiết bị cơ bản cần thiết để sửa chữa. Đối với các sản phẩm hỏng về phần mềm thì được công ty vận chuyển một cách nhanh nhất tới trung tâm bảo hành tại trụ sở của công ty và được sửa chữa tại đây. Tiêu thụ trực tiếp tại các cửa hàng của công ty nói chung là không cao bởi thực tế công ty có hai cửa hang bán và giới thiệu sản phẩm và các cửa hàng này nằm trên địa bàn Hà Nội, một thị trường hiện nay bị chia sẻ lợi nhuận khá nhiều còn tiêu thụ trực tiếp tới khách hàng đã được cải thiện qua các năm do công ty có những điều chỉnh trong khâu bán hàng tại thị trường các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Đối với các nhân viên bán hàng tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm thì công ty tổ chức tuyển dụng một cách khá chặt chẽ về hình thức và trình độ hiểu biết về sản phẩm. Bên cạnh đó công ty luôn đào tạo khoảng 1tháng trước khi đưa vào sử dụng. Về kênh tiêu thụ là các đại lý tư nhân theo các năm tương đối ổn định. Nguồn thu từ kênh này cũng khá cao bởi công ty có mối quan hệ khá chặt chẽ với các đại lý này bởi họ là đối tác khá lâu của công ty. Tuy nhiên vì đây là các đại lý tư nhân nên việc giám sát, ảnh hưởng của công ty lên các đại lý là không cao. Họ khá nhạy cảm về giá, mặt khác họ cũng có những cán bộ giỏi về kỹ thuật nên việc họ tự chủ không chịu sự kiểm soát của công ty là điều dễ hiểu. 2.Thực trạng hoạt động quản trị kênh phân phối tại công ty TNHH thương mại Thành Nguyên 2.1.Tổ chức bộ máy quản trị kênh phân phối Việc tổ chức thực hiện và quản lý kênh phân phối do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm và chủ yếu là do bộ phận marketking đảm nhận. Trưởng phòng kinh doanh đưa ra những chính sách về sản phẩm, phương thức phân phố._.