Hoàn thiện hạch toán VL, công cụ dụng cụ (CCDC) tại Công ty may Thăng Long

hai trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Muốn cho hoạt động sản xuất được tiến hành đều đặn, liên tục, phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư về số lượng, kịp thời về thời gian, đúng quy cách phẩm chất. Đó là điều bắt buộc mà nếu thiếu thì không sản xuất được. Vì vậy, đảm bảo vật tư cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Các-mác nói: "Một xã hội mà tái sản xuất nghĩa là muốn sản xuất liên tục thì phải không ngừng chuyển hoá trở lại một phần những sản phẩm của mình thành tư liệu sản xuất, thành những yếu tố của sản phẩm mới". Đảm bảo cung ứng vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Đảm bảo vật tư đồng bộ kịp thời chính xác, có chất lượng tốt là điều kiện có tính tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, góp phần làm tăng năng suất lao động, cải tiến sử dụng thiết bị máy móc, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật. Ngoài ra, đảm bảo cung ứng vật tư tốt còn ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của xí nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho xí nghiệp, thúc đẩy sử dụng hiệu quả vốn lưu động. Công ty may Thăng Long đã trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển. Từ khi thành lập đến nay, công tác hạch toán kế toán của Công ty luôn được chú trọng và giữ một vị trí quan trọng không thể thiếu được. Hạch toán VL, CCDC là một trong những khâu phức tạp của công việc hạch toán kế toán. Trong Công ty may Thăng Long thì VL, CCDC là một trong những bộ phận dự trữ quan trọng nhất chiếm một tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý tốt VL, CCDC sẽ góp phần đắc lực nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Như vậy, hạch toán VL, CCDC là điều kiện quan trọng nhất không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung của Công ty may Thăng Long. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty may Thăng Long ta thấy rõ vai trò của kế toán đối với việc cung cấp thông tin cho quản lý sản xuất đặc biệt là quản lý vật liệu. Được sự giúp đỡ của phòng kế toán, với sự tận tình của các thầy cô giáo, tôi đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và hoàn thành luận văn với đề tài: "Hoàn thiện hạch toán VL, CCDC tại Công ty may Thăng Long". Nội dung chuyên đề gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu, CCDC ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, CCDC tại công ty may Thăng Long. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC ở công ty may Thăng Long. Do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I cơ sở lý luận của công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I. Những vấn đề chung về vật liệu, công cụ, dụng cụ 1. Khái niệm, đặc điểm chung về vật liệu, công cụ, dụng cụ 1.1. Khái niệm chung Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh, nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. Khi tham gia vào quá trình sản xuất nó chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định (giá trị < 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng < 1 năm). Bởi vậy, CCDC mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình (tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hỏng). 1.2. Đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ 1.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa - Nguyên vật liệu chỉ tham giavào một chu kì sản xuất kinh doanh và khi sử dụng nó thay đổi hình thái ban đầu hoặc tiêu hao cho quá trình sản xuất. - Nguyên vật liệu chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà nó được sử dụng. 1.2.2. Đặc điểm của công cụ, dụng cụ - Công cụ,dụng cụ tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng nó giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Vì giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn nên công cụ dụng cụ được coi là tài sản lưu động. 2. Nhiệm vụ tổ chức quản lí hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 2.1. Yêu cầu quản lí vật liệu, công cụ: Kinh doanh có lãi là mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất vì vậy việc giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư có hiệu quả rất quan trọng. Từ đó cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để có những quyết định tối ưu nhất cho sản xuất kinh doanh. Do đặc điểm quan trọng của vật liệu, công cụ dụng cụ nên doanh nghiệp phải tiến hành tốt việc quản lý hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng, từ đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý nguyên liệu, công cụ dụng cụ: - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin tổng hợp nguyên vật liệu. công cụ dụng cụ cả về hiện vật giá trị, tình hình nhập xuất, tồn hay nói cách khác: phải quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ với tư cách là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phải quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị sử dụng hay theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. - Doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên liệu công cụ dụng cụ. Kho phải được trang bị các phương tiện cân đo đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kĩ thuật bảo quản thuận tiện cho việc nhập,xuất cũng như theo dõi kiểm tra. - Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư làm ảnh hưởng đến sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. - Ngoài ra cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về việc lập sổ sách danh điểm nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ quy định. Như vậy, quản lý tốt nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời đồng bộ các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lãng phí trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó góp phần làm giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. 2.2. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nói trên đặt ra cho các doanh nghiệp và người làm công tác hạch toán kế toán những nhiệm vụ sau: + Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác. + Tập hợp đầy đủ chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Tiến hành kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hiình thanh toán với người bán, và tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Phân loại, tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ 3.1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1.1. Phân loại nguyên vật liệu: Việc phân loại nguyên vật liệu là yêu cầu tất yếu trong việc tổ chức và hạch toán nguyên vật liệu. Do đặc điểm nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại và có vai trò công dụng, tính chất lý hoá khác nhau, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh nên có nhiều cách, nhiều tiêu thức phân loại khác nhau: + Phân loại theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất: Theo cách này nguyên vật liệu được phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). - Vật liệu phụ: là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào qúa trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm được sử dụng để bảo đảm cho qúa trình sản xuất được tiến hành hoạt động bình thường. - Nhiên liệu: là loại nguyên vật liệu khi sử dụng tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng… Nhiên liệu thực chất là nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó được tách ra vì sản xuất và tiêu dung nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế Quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu kỹ thuật quản lý phức tạp hơn vật liệu thông thường khác. - Phụ tùng thay thế: là loại nguyên vật liệu được sử dụng cho hoạt động sửa chữa bảo dưỡng và thay thế những bộ phận hư hỏng của tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ. - Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại nguyên vật liệu và thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ… phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất hay thanh lý có thể sử dụng hay bán ra ngoài. - Nguyên vật liệu khác: bao gồm các vật liệu còn lại bao bì, các loại vật tư đặc chủng. Qua cách phân loại trên giúp người quản lý thấy rõ vai trò, tác dụng của từng loại nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh và giúp người tổ chức kế toán sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2. Qua đó đưa ra kết luận quyết định về việc quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả của việc huy động và sử dụng nguyên vật liệu. + Phân loại theo nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu tự có do mua ngoài: Là nguyên vật liệu doanh nghiệp mua trên thị trường sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp tự sản xuất và sử dụng cho quá trình kinh doanh tiếp theo. - Nguyên vật liệu huy động từ bên ngoài: Do Nhà nước cấp, cấp trên cấp, do cổ đông các bên góp vốn liên doanh, được tăng thưởng. Cách phân loại này tạo đIều kiện tiền đề cho việc quản lý sử dụng các loại nguyên vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 3.1.2. Phân loại công cụ dụng cụ: Cũng như vật liệu công cụ dụng cụ nhỏ trong doanh nghiệp được phân thành các loại như: - Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : đó là các công cụ dụng cụ đặc trưng chỉ dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp. - Bao bì luân chuyển: đó là các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong qúa trình thu mua bảo quản và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Đồ dùng cho thuê: đó là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cho thuê trong một thời gian nhất định ghi trên hợp đồng. Ngoài ra, công cụ dụng cụ còn có thể phân loại theo nguồn tài trợ. Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ kế toán ghi chép và xác định chi phí liên quan đến công cụ dụng cụ. 3.2. Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là việc xác định giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi sổ kế toán. Theo chuẩn mực quốc tế, kế toán trong việc nhập xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo đúng giá thực tế đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.2.1. Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định tuỳ theo nguồn nhập. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn người bán Chi phí thu mua = + - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: tuỳ thuộc vào doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà giá mua trên hoá đơn của người bán là không có thuế giá trị gia tăng( phương pháp khấu trừ) hay có thuế GTGT (phương pháp trực tiếp). Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển bảo quản từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi, hao hụt trong định mức… - Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tự chế nhập kho Giá thành chế biến = - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với tiền thuê ngoài gia công. - Đối với vật liệu được tặng thưởng, viện trợ: Giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Giá do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường Chi phí liên quan (nếu có) = + - Đối với nguyên vật liệu do nhà nước cấp, cấp trên cấp: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá trị ghi trên bản bàn giao. - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Giá trị góp vốn thoả thuận Chi phí liên quan tiếp nhận (nếu có) = + - Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Trong thực tế, việc hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ biến động hàng ngày theo giá thực tế rất phức tạp. Vì vậy, để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ rồi điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. 3.2.2. Xác định giá thực tế vật liệu xuất kho: Về nguyên tắc cũng được phản ánh theo giá thực tế và các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho: - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này thì giá trị xuất kho của thứ hàng nào thì lấy đúng giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. + Ưu điểm: Chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế, giá trị của vật tư xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị thành phẩm mà nó tạo ra. + Nhược điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải được chi tiết theo từng lô hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. - Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này kế toán giả định về mặt giá trị, những vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. + Ưu điểm: Phương pháp tính giá được tiến hành đều đặn trong kỳ và việc tính giá xuất là tương đối hợp lý. + Nhược điểm: Đòi hỏi phải chi tiết giá của từng lô vật liệu nhập kho và việct ính giá phải tiến hành theo từng danh điểm. Ngoài ra, khi giá cả của nguyên vật liệu biến động thì cách tính giá này sẽ không làm cho chi phí của doanh nghiệp biến động kịp thời theo giá thị trường. - Phương pháp nhập sau- xuất trước: Theo phương pháp này kế toán giả định lô vật liệu nào nhập kho sau tì được xuất trước. phương pháp này phù hợp khi giá cả có xu hướng giảm vì khi đó giá giảm số xuất theo giá mới thấp chi phí giảm hàng tồn kho tăng, mức lãi tăng. + Ưu điểm: Công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ, đơn giản hơn so với phương pháp nhập trước- xuất trước. Nhược điểm: Trong trường hợp giá cả vật liệu biến động mạnh thì việc tính giá theo phương pháp này lại ít chính xác và bất hợp lý. - Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền): Theo phương pháp này căn cứ vào tình hình tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính giá bình quân của vật liệu sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân để ra giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng. + Ưu điểm: Tính toán đơn giản chính xác không phụ thuộc vào số lần nhập kho nguyên vật liệu nhiều hay ít. + Nhược điểm:Công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán do vậy ảnh hưởng đến việc lập quyết toán, lập báo cáo kế toán chậm, không phản ánh được sự biến động giá cả. - Phương pháp tính theo thực tế bình quân sau mỗi lần nhập kho (bình quân liên hoàn): Theo phương pháp này thì sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu kế toán lại tính lại giá thực tế bình quân, sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa hai lần nhập tiếp nhau để tính giá xuất. + Ưu điểm:Việc tính giá chính xá phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn trong kỳ. + Nhược điểm:Khối lượng tính toán nhiều. Vì vậy chỉ nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập - xuất không nhiều. - Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Theo phương pháp này đến cuối kỳ hạch toán, tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu tồn kho, sau đô tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. Trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ Đơn giá mua lần cuối = ´ Trị giá mua thực tế của vật liệu xuất Trị giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá mua thực tế của vật liệu nhập trong kỳ = ´ Trị giá mua thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ - - Phương pháp hệ số giá (giá hạch toán): Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong thanh toán. Giá hạch toán phải được quy điịnh thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và nó được quy định cụ thể cho từng loại vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình xuất, tồn kho vật tư theo giá hạch toán. Trị giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ Trị giá hạch toán NVL xuất dùng trong kỳ Hệ số giá = ´ Trị giá hạch toán nguyên vật liệu xuất trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá hạch toán = ´ Đến cuối kỳ sau khi xác định được giá của nguyên vật liệu, kế toán sẽ tiến hàng điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế. Để tính được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ trước tiên tính hệ số giá giữa giá mua và giá hạch toán của nguyên vật liệu. Hệ số giá = Trị giá mua thực tế của NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Từ đó tính ra giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. + Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu nhiều hay ít. + Nhược điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, thích hợp với doanh nghiệp có trình độ kế toán tương đối tốt. Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá vật tư đều có những nhược điểm riêng của nó, vì vậy tuỳ theo đặc đIểm riêng của từng doanh nghiệp mà lựa chon phương pháp tính giá phù hợp nhất và đạt hiệu quả cao trong công tác kế toán. 3.2.3. Xác định giá công cụ dụng cụ xuất kho: Do công cụ dụng cụ vừa giống với tái sản cố định lại vừa giống vật liệu nên khi xuất công cụ dụng cụ, giá trị công cụ dụng cụ có thể chuyển một lần hoặc nhiều lần vào chi phí và lựa chon các phương pháp phân bổ công cụ để phân bổ giá trị của chúng vào chi phí. Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ : - Phương pháp phân bổ một lần: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ để sử dụng thì chuyển hết một lần giá trị của chúng vào chi phí. - Phương pháp phân bổ hai lần (50%): Khi xuất dùng công cụ dụng cụ ra sử dụng thì phân bổ ngay 50 % giá trị của chúng vào chi phí. Phần còn lại khi công cụ dụng cụ hỏng hoặc mất mới phân bổ nốt vào chi phí sau khi trừ đi giá trị phế liệu thu hồi hoặc số phải bồi thường nếu có. Giá trị còn lại của CCDC báo hỏng Giá trị CCDC báo hỏng Giá trị phế liệu thu hồi = - 2 Tiền bồi thường của người làm hỏng - - Phương pháp phân bổ nhiều lần: áp dụng trong trường hợp khi công cụ dụng cụ xuất kho sử dụng số lượng lớn, đơn giá cao và thời gian sử dụng dài. Căn cứ vào giá trị của chúng trong qúa trình sản xuất kinh doanh để xác định số lần phải phân bổ và mức phân bổ mỗi lần. Mức phân bổ giá trị CCDC cho mỗi lần sử dụng Giá trị CCDC xuất dùng Số lần dự kiến sử dụng = II. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc có khối lượng lớn, phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật tư và được thực hiện ở hai nơi là kho và phòng kế toán. Hiện nay, công tác kế toán ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật tư đó là: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo đặc điểm loại hình sản xuất của từng doanh nghiệp như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong các phương pháp trên. 1. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này để hạch toán nguyên vật liệu nhập xuất, tồn ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng, còn lại phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Tại kho: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho thực hiện nhập và xuất nguyên vật liệu về mặt hiện vật. Sau đó vảo thẻ kho ở cột nhập và xuất tương ứng. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho và số tồn về mặt hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi song thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thông qua biên bản bàn giao. Bảng 1.1 thẻ kho Ngày nhập thẻ: Tờ số: Tên nguyên vật liệu: Kho vật tư: Đơn vị tính : thị trường Chứng từ Diến giải Ngày nx Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Số tồn đầu kỳ ……….. ………. …………. Cộng Số tồn cuối kỳ Tại phòng kế toán: hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá tính thành tiền cho từng phiếu nhập và xuất. kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá vật liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu và giá trị. Bảng 1.2 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên vật tư: Đơn giá: Sổ danh điểm: Kho: Đơn vị tính: Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Sh Nt Sl tt sl tt sl tt Tồn đầu kỳ Cộng ps Tồn cuối kỳ Cuối cùng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn cả về mặt hiện vật và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. Cuối kỳ đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xử lý kịp thời. Trên cơ sở số liệu ở sổ chi tiết cuối tháng kế toán đối chiếu với sổ tổng hợp. Bảng 1.3 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư vật tư, sản phẩm, hàng hoá Danh điểm vật tư Tên, quy cách chất lượng vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Ghi chú Sl tt sl tt sl TT sl TT Cộng Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm:Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng. Do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Không phù hợp với doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại vật tư trong điều kiện kế toán làm bằng tay. - Điều kiện áp dụng: Thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn kế toán còn hạn chế. Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Tại kho: trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: kế toán mở "Sổ đối chiếu luân chuyển" để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Bảng 1.4 Sổ đối chiếu luân chuyển Năm: Sổ danh điểm Tên quy cách Đơn vị tính Số dư đầu năm Luân chuyển T1 .... luân chuyển T2 SL TT Nhập xuất Nhập Xuất sl tt sl tt sl tt sl tt Cộng Sơ đồ 1. 2 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Ưu điểm: Khối lượng ghi chép đơn giản bớt cho chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm:Công việc ghi chép vẫn còn trùng lặp, công việc bị dồn vào cuối tháng do đó thường lập báo cáo kế toán chậm. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất không nhiều. 3. Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này thủ kho ghi chép sự biến động của vật liệu về mặt số lượng. kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu về giá trị trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Tại kho: Định kỳ 3 đến 5 ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho khi tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập một bản, chứng từ xuất một bản) và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính toán thành tiền. Bảng 1.5 Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày….. đến ngày…..tháng…..năm…. Nhóm vật liệu số lượng chứng từ số liệu chứng từ số tiền Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Sau khi đã thu nhận được chứng từ kế toán phải ghi đơn giá tính thành tiền trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho của vật tư. Bảng này lập cho từng kho, mỗi kho một tờ. Số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống thu nhận chứng từ. Cuối tháng kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho cuối tháng của mỗi loại được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Bảng 1.6 Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng…..năm Kho: Loại vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Cộng Bảng 1.7 Sổ số dư Năm: Kho: Sổ danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 2 … Số dư cuối tháng 12 sl tt sl tt sl tt sl tt Cộng Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế nhập, xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất * Ưu điểm:Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp, cung cấp được thông tin thường xuyên tổng giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho theo định kỳ. * Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn sai sót, khó phát hiện, khó kiểm tra. * Điều kiện áp dụng: Chỉ thích hợp ở những doanh nghiệp nhân viên kế toán và thủ kho có trình độ. III. Hạch toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ 1. Khái niệm phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên và phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ theo phương thức quản lý hoạt động nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kế khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kế định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán. Theo phương pháp này giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán có thể xác định bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao… Mặc dù rất phức tạp trong quá trình hạch toán, tốn thời gian công sức nhưng phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là một phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho không ghi chép một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn chỉ phản ánh số tồn cuối kỳ của hàng tồn kho. Do vậy tính lượng giá trị nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ theo công thức sau: Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Trị giá NVL, CCDC tồn đầu kỳ Trị giá NVL, CCDC nhập trong kỳ Trị giá NVL, CCDC tồn cuối kỳ = + - Theo phương pháp này mọi biến động vật tư hàng hoá không theo dõi phản ánh trên các tài khoản 152, 153 mà giá trị vật tư hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi ở tài khoản 611 " Mua hàng". Tuy phương pháp này đơn giản, tiết kiệm công tác ghi chép nhưng độ chính xác của phương pháp này không cao, chỉ thích hợp với những đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư có._. quy mẫu mã khác nhau, thường xuyên xuất dùng. Để nhận thấy sự khác nhau giữa hai phương pháp này chúng ta lần lượt xem xét từng phương pháp. 2. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán quá trình thu mua nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 152 " Nguyên liệu, vật liệu " và tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ ". - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Bên nợ: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhân góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên vật liệu, thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Trị giá nguyên liệu, vật liệu,xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu khi kiểm kê. Dư nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho. - TK 153 : "công cụ, dụng cụ " Tài khoản 153 có kết cấu và nội dung phản ánh tương tự như tài khoản 152, chỉ khác tài khoản 152 thì phản ánh tình hình biến động tồn kho của nguyên vật liệu còn tài khoản 153 thì phản ánh tình hình biến động, tồn kho của công cụ dụng cụ. Tài khoản 153 có 3 tài khoản cấp 2: +TK 1531: Công cụ dụng cụ +TK 1532: Bao bì luân chuyển. +TK 1533: Đồ dùng cho thuê. -TK 151: "Hàng mua đang đi đường". Phản ánh giá thực tế của vật tư hàng hoá đã mua có chứng từ nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho hoặc đã về doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. Bên nợ: Phản ánh hàng doanh nghiệp đã mua nhưng cuối kỳ hàng chưa về. Bên có: Phản ánh trị giá hàng đi đường của kỳ trước nhập kho ở kỳ này. Dư nợ: Phản ánh trị giá hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, 111, 112… 2.2. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1. Chứng từ sử dụng: Căn cứ vào giấy báo nhận hàng nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận nguyên vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bản kiểm nhận vật tư". Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập " Phiếu nhập kho" vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ.Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp bao gồm: Hoá đơn bán hàng(nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. 2.2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: * Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho: Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153:Giá thực tế của vật liệu ( công cụ dụng cụ ). Nợ TK 133 (1331):thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141) tổng giá thanh toán. Trường hợp 2: doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn nhưng vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng " Hàng mua đang đi đường". - Nếu trong kỳ kế toán hàng về thì ghi sổ như trường hợp trên, còn nếu đến cuối kỳ kế toán hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi. Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế GTGT ). Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có liên quan (331, 111, 112…). - Sang kỳ kế toán sau, khi nguyên vật liệu ( công cụ dụng cụ ) về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153. Có TK 151. Trường hợp 3: Hàng về nhập kho nhưng doanh nghiệp chưa nhận được hoá đơn, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong kỳ có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối kỳ kế toán hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính như sau: Nợ TK 152 Có TK 331 * Mua nguyên vật liệu (công cụ dụng cụ ) nhập kho do tự chế tạo hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 * Nguyên vật liệu ( công cụ dụng cụ )nhập kho do các nguồn khác như nhận góp vốn liên doanh, cấp phát tặng thưởng… Nợ TK 152 Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tăng, góp vốn. Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 336, 338: Hàng vay mượn… 2.2.3. Hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152: Giá thực tế ( cả thuế GTGT đầu vào) Có TK liên quan (331, 111, 112…). 2.3- Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ : Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ đều ghi giá thực tế bên có tài khoản 152, 153. 2.3.1. Hạch toán giảm vật liệu: - Xuất kho vật liệu cho sản xuất kinh doanh : Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241… Có TK 152. - Xuất nguyên liệu, vật liệu để gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết vật liệu ). - Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 128, 222: Giá thoả thuận. Nợ (Có)TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152: Giá thực tế xuất kho. - Xuất vật liệu cho đơn vị khác mượn tạm thời: Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 Giá thực tế vật liệu cho vay. 2.3.2. Hạch toán giảm công cụ dụng cụ : - Hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào qui mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ công cụ dụng cụ. + Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị ). Nợ TK 627 ( 6273): Xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 ( 6413): Xuất dùng cho tiêu thụ. Nợ TK 642 ( 6423): Xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 153 ( 1531): Toàn bộ giá trị xuất dùng. + Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối cao, qui mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần thì chi phí kinh doanh đột ngột tăng lên. Do đó, kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần (50%): BT1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng:  Nợ TK 142 (1421). Có TK 153 (1531). BT2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho đối tượng sử dụng công cụ dụng cụ: Nợ TK liên quan ( 6273, 6413, 6423). Có TK 142 (1421) 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết hạn sử dụng: Nợ TK 138, 334, 111, 152… Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường. Nợ TK 6273, 6143, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại ( trừ thu hồi). Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng). + Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với một qui mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (phân bổ nhiều lần). BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421). Có TK 153(1531). BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK liên quan ( 6273,6413, 6423). Có TK 142 ( 1421): Giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn (bút toán 2 ở trên ). Khi báo hỏng, mất mát hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần. -Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển: +Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Nợ TK 142( 1421): Giá thực tế. Có TK 153( 1531): Giá thực tế.  + Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng: Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài. Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng. Có TK 142(1421): Giá trị hao mòn. + Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho: Nợ TK 153 (1532): Giá trị còn lại Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại - Hạch toán đồ dùng cho thuê: + Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho. Nợ TK 133 ( 1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 153 (1531 ), 331, 111, 112. + Khi xuất đồ dùng cho thuê: Nợ TK 142 (1421): Toàn bộ giá trị xuất dùng. Có TK 153 ( 1533 ). + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 821: Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên. Nợ TK 627 (6273): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên (chính hoặc phụ ). Có TK 153. Sơ đồ 1.4 Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên ( Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ). TK 331,111,112,141,331... TK 151 TK 411 TK 642,3381 TK 128,222 TK 621 TK 627,641,642... TK 128,222 TK 154 TK 1381,642... Tăng do mua ngoài TK 1331 VAT được khấu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát, tặng thưởng vốn góp liên doanh... Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh TK 152,153 D x x x Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, xây dựng cơ bản Xuất góp vốn liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm TK 412 Đánh giá tăng (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK331,111,112,141,311 Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) TK151,411,222... Tăng do các nguyên nhân khác TK152,153 TK621,627,641,642 TK154,128,331 Xuất cho SXKD quản lý VL,CCDC giảm do các nguyên nhân khác TK142 Xuất CCDC giá trị lớn Phân bổ dần 3. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.1. Tài khoản sử dụng: Phương pháp này không theo dõi thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Do vậy các tài khoản 152, 153, 151 chỉ phản ánh số nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Tình hình thu mua trong kỳ được hạch toán vào tài khoản 611 " Mua hàng". * Kế toán kết cấu nội dung phản ánh của TK 151, 152, 153 theo phương pháp kiểm kê kế toán định kỳ như sau: Bên nợ: Giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ. Dư nợ: Trị giá thực tế tồn kho. + TK 611 "Mua hàng". Bên nợ: -Trị giá thực tế hàng hoá vật tư tồn kho đầu kỳ. -Trị giá thực tế hàng hoá vật tư mua vào trong kỳ. Bên có: -Trị giá hàng hoá vật tư tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê. -Trị giá thực tế nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. -Trị giá hàng hoá gửi bán, nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. -Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại người bán hoặc được giảm giá. TK 611 có 2 TK cấp 2: +TK 6111: Mua nguyên vật liệu. +TK 6112: Mua hàng hoá. 3.2. Phương pháp hạch toán kế toán: Có thể tóm tắt qui trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Phân bổ dần Giá trị dụng cụ xuất dùng lớn TK 1421 Đánh giá tăng vật liệu, dụng cụ Thuế VAT được khấu trừ Giá trị vật liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ TK133 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ Giá trị thiếu hụt mất mát Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ TK 611 Nguồn vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng... Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK 111,112,331 TK 621,627,641,642 TK 138,334,821,642 TK 151,152,153 TK 412 TK 411 TK 111,112,331 TK 151,152,153 Sơ đồ 1.7: Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). TK 151,152,153 Giá trị NVL, CCDC tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK 111,112,331,411 Giá trị VL, CCDC tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK611 TK 151,152,153 TK 111,112,331 Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng Giảm giá hàng mua hàng mua trả lại TK 621,627 4. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê tính giá lại NVL, CCDC: 4.1. Kế toán NVL, CCDC thừa, thiếu khi kiểm kê: Kiểm kê NVL, CCDC là công việc thường được doanh nghiệp tiến hành định kỳ hoặc đột xuất và do ban kiểm kê tài sản của đơn vị tiến hành kiểm kê, nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của NVL, CCDC hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu. Từ đó, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp thiếu hụt mất mát, hư hỏng vật tư hàng hoá. Mọi kết quả điều được phản ánh vào biên bản kiểm kê và đó là cơ sở để hạch toán và ghi sổ kế toán. Sơ đồ 1.8: Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Người phạm lỗi phải bồi thường Vật liệu thiếu được tính vào chi phí KD Vật liệu thiếu do cân đong, đo, đếm sai TK 138 TK 111,334,1388 TK 642 TK 621,627,641,642 TK 152 Vật liệu thừa là của doanh nghiệp TK 338 (3381) Sơ đồ hạch toán vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê TK 338 Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân 4.2. Tính giá lại NVL, CCDC: Đánh giá lại vật tư, hàng hoá thường được thực hiện như đem vật tư, hàng hoá đi góp vốn liên doanh trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo tồn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả. Khi có quyết định của Nhà nước về đánh giá lại vật tư, hàng hoá, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tài sản, kế toán phải xem xét giữa giá thực tế trên thị trường và giá thực tế ghi sổ để từ đó phản ánh số chênh leẹch do đánh giá lại và điều chỉnh cho phù hợp. Căn cứ vào kết quả xử lý chênh lệch, đánh giá lại NVL tồn kho: - Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK412 Có TK411 - Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm nguồn vốn kinh doanh Nợ TK411 Có TK412 IV. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ảnh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kế toán sử dụng tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" để theo dõi tình hình trích lập vào hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu và nội dung TK159 Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: Trích lập dự phòng Dư Có: Phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn lại. Sơ đồ 1.9: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK721 TK159 TK642 Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán Trích lập DFGG HTK cho năm sau Lập DFGG HTK cho niên độ kế toán sau đồng thời với việc hoàn nhập dự phòng V. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo các hình thức sổ kế toán Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành, ở nước ta hiện nay, có bốn hình thức sổ kế toán là: Hình thức nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị để lựa chọn hình thức sổ cho phù hợp. 1. Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Quy trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 1.10: Chứng từ gốc Sổ chi tiết số 2 NKCT số 1,2,4 Bảng phân bổ NVL, CCDC số 2 NKCT số 5 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4,5,6 Sổ cái TK 152 NKCT số 7 Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2. Hình thức nhật ký - Sổ cái: Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 1.11 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, CCDC Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3. Hình thức Nhật ký chung: Sơ đồ 1.12 Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK152,153 Bảng phân bổ NVL, CCDC Nhật ký chung Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Nhật ký mua hàng Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Chứng từ gốc 4. Hình thức Chứng từ - ghi sổ: Sơ đồ 1.13 Bảng phân bổ NVL, CCDC Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK152,153 Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK152,153 Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần II Thực trạng hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may thăng long I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty may Thăng Long Tên gọi: Công ty may Thăng Long Tên giao dịch quốc tế: Thăng Long Gament export Company Tên viết tắt: Thaloga Trụ sở công ty: 250 phố Minh Khai quận Hai Bà Trưng TP Hà Nội. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty may Thăng Long (Thaloga) là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, được thành lập vào ngày 8/5/1958 do Bộ ngoại thương ra quyết định thành lập, mang tên công ty may mặc xuất khẩu thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm. Công ty ra đời trong bối cảnh miền Bắc nước ta được hoàn toàn giải phóng, bước vào thời kỳ mới khôi phục và cải tạo nền kinh tế, nên việc ra đời của công ty lúc bấy giờ có ý nghĩa rất quan trọng cả về kinh tế lẫn chính trị, là bước ngoặt lịch sử lớn vì đây là Công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của Việt Nam. Tổng số cán bộ nhân viên đầu tiên của Công ty là 28 người, trụ sở đặt tại số nhà 15 phố Cao Bá Quát. Sản phẩm ban đầu chỉ là áo sơ mi, pi fama, măng to nam. Thị trường chính là Liên Xô (cũ), Đức. Tháng 9/1958 do sản xuất phát triển Công ty phải chuyển về 40 Hùng Vương, nhưng vẫn không đáp ứng được yêu cầu nên bộ phận đóng gói, đóng hòm phải chuyển về 17 Chả Cá và Cửa Đông. Buổi đầu mới thành lập, đi vào sản xuất Công ty găp không ít khó khăn, tuy nhiên với quyết tâm và sự lãnh đạo trực tiếp của chi bộ Đảng cùng với sự ra đời của tổ chức công đoàn và chi đoàn thanh niên, đến ngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch đầu tiên của mình với tổng sản lượng là 391.129 sản phẩm, so với chỉ tiêu kế hoạch đạt 112,8%, giá trị tổng sản lượng tăng 840.882 Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 1 (1961-1965) Công ty đã có bước biến chuyển lớn là việc chuyển địa đIểm làm việc về 250 phố Minh Khai, cơ sở khang trang hiện nay của công ty, tất cả các bộ phận đều tập trung về đây thống nhất thành một mối. Thị trường tiêu thụ được mở rộng thêm sang cả Mông Cổ và Tiệp Khắc. Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước Công ty gặp không ít khó khăn. Các đơn vị sản xuất phân tán, vật tư, nguyên vật liệu sản xuất thiếu, nhưng ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể cán bộ nhân viên đã không ngừng khắc phục, từng bước tháo gỡ khó khăn nên năm 1966 vẫn hoàn thành vượt mức kế hoạch là 62000 sản phẩm. Song do tình hình chiến tranh ác liệt năm 1972 công ty chỉ đạt 67.7% chỉ tiêu kế hoạch với 2.084.643 sản phẩm. Sau khi hiệp định Pari được ký kết (1973), công ty lại gấp rút bước vào khắc phục khó khăn để phát triển sản xuất và có những bước tiến đáng kể cụ thể là: Năm 1973: Gía trị tổng sản lượng đạt 5.696.900 đồng đạt 100,77% Năm 1974: Tổng sản lượng đạt 5.005.608 sản phẩm, giá trị tổng sản lượng đạt 6.596.036 đồng đạt 102,28%. Năm 1975: Tổng sản lượng lên tới 6.476.926 sản phẩm, giá t rị tổng sản lượng 7.725.598 đồng đạt 102.27% so với kế hoạch. Trong những năm tiếp theo xí nghiệp luôn hoàn thành kế hoạch vượt mức trên giao. Thị trường được mở rộng cùng với uy tín của xí nghiệp sản phẩm Công ty có mặt ở hầu hết các nước XHCN. Năm 1990, khi cơ chế tập trung bao cấp được xoá bỏ, các doanh nghiệp bước vào cơ chế thị trường tiến hành mạnh mẽ công cuộc đổi mới. Công ty may Thăng Long cũng nằm trong cơn lốc đó. Lúc này Đông Âu và hệ thống các nước XHCN tan rã, Công ty mất đi thị trường lớn. Trước những vấn đề đó công ty đã quyết định đầu tư thêm máy móc thiết bị , sắp xếp lại sản xuất…. đẩy mạnh tiếp thị, tìm kiếm thị trường mới tập trung vào các nước Tâu Âu, Nhật Bản và chú ý tới thị trường may nội địa. Với những thành tựu đó năm 1991 Công ty may Thăng Long là đơn vị đầu tiên trong ngành may mặc được Nhà nước cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp. Tạo ra được thế chủ động cho công ty, tiết kiệm được chi phí , tiếp cận chủ động với các thị trường nước ngoài. Đến nay hơn 40 năm hình thành và phát triển, Công ty đã có sáng tạo hàng trăm mẫu mã đẹp đế sản xuất và bán trong thị trường nội địa, đạt doanh thu hàng FOB (hàng xuất khẩu trực tiếp) 80% tổng doanh thu với nhiều mặt hàng đa dạng. Sản phẩm của Công ty đã có mặt tại 30 quốc gia trên Thế Giơí như Nhật Bản, Pháp, Hàn Quốc, CHLB Đức…. Điều đó khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trường trong và ngoài nước. Đầu năm 2000 Công ty may Thăng Long đã nhận được chứng chỉ Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, được người tiêu dùng trong nước bình chọn là Hàng Việt Nam chất lượng cao. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. ã Lĩnh vực kinh doanh: Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển, Công ty đã vươn lên là một trong những doanh nghiệp đứng đầu của ngành dệt may Việt Nam. Nhiệm vụ chính của Công ty là gia công hàng may mặc xuất khẩu. Ngoài ra Công ty còn tiến hành tổ chức sản xuất hàng xuất khẩu, hàng nội địa, gia công, hàng thêu mài cho các tập thể cá nhân. Công ty đã đáp ứng được nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, mang lại cho Ngân sách nhà nước một lượng ngoại tệ lớn nhờ xuất khẩu các mặt hàng sản xuất. Hiện nay công ty đang sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau: Quần áo bò áo sơ mi bò mài áo sơ mi cao cấp áo jaxket áo khoác các loại Quần áo trẻ em Ngoài ra Công ty còn có các cơ sở sản xuất nhựa và kinh doanh kho ngoại quan, phục vụ ngành dệt may Việt Nam đóng tại Hải Phòng với tổng vốn là 16 tỷ đồng (nộp ngân sách là 12 tỷ đồng), công ty có một năng lực sản xuất dồi dào khoảng 5.000.000 sản phẩm/năm. ã Thị trường tiêu thụ sản phẩm. Nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, con người từ chỗ nhu cầu chỉ là ăn no mặc ấm, chuyển sang ăn ngon mặc đẹp. Nắm bắt được nhu cầu đó của thị trường, Công ty đã tiến hành đầu tư thêm các trang thiết bị máy móc hiện đại để sản xuất các mặt hàng trong và cao cấp. Sản phẩm của Công ty được thiết kế đẹp, hợp kiểu dáng và thị hiếu của người tiêu dùng nên thị trường tiêu thụ của Công ty khá rộng lớn. Có thể chia thành 2 khu vực chủ yếu sau: Thị trường nội điạ: Sản phẩm sản xuất cho thị trường nội địa bao giờ cũng được công ty nghiên cứu, xem xét nhu cầu thị hiếu sau đó mới thiết kế mẫu và tổ chức sản xuất. Sản phẩm chủ yếu là: quần âu, áo sơ mi cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em…. Với kiểu dáng phù hợp nên được người tiêu dùng ưa thích và được bình chọn hàng năm là hàng Việt Nam chất lượng cao. Thị trường xuất khẩu: Sản phẩm xuất khẩu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 80% tổng giá trị sản xuất) với thị trường tiêu thụ khá rộng rãi ( khoảng 30 nước trên thế giới). Nhờ các dây chuyền hiện đại như máy móc bổ túi tự động, hệ thống thiết kế mẫu bằng máy vi tính…. nên chiếm được nhiều tình cảm củ nhiều loại khách hàng, thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng. Công ty có thể nhận may theo từng đơn đặt hàng hoặc tự sản xuất theo từng thị hiếu của từng quốc gia khác nhau. * M ột số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1. Tổng doanh thu Triệu đồng 86.168 97.126 111.808 2. Kim ngạch xuất khẩu Triệu đồng 27 29.7 31 3. Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 69.702 76.570 82.675 4. Tổng lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 1.408 1.627 1.616 5. Nộp ngân sách Triệu đồng 2.473 2.874 3.369 6. Vốn cố định trong đó ngân sách cấp Triệu đồng Triệu đồng 12.393 8.000 12.393 8.000 12.393 8.000 7. Vốn lưu động trong đó ngân sách cấp Triệu đồng Triệu đồng 3.922 3.680 4.422 4.180 4.972 4.744 8. Lực lượng lao động Triệu đồng 1.930 2.003 2.300 9. Thu nhập binh quân Đ/ng/tháng 855.000 920.000 1.018.000 2. Tổ chức bộ máy quản lý: Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất công nghiệp có qui mô lớn, tính chất hoạt động kinh doanh rất phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phảI khoa học. Bộ máy quản lý của Công ty được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới, và được tổ chức theo 2 cấp ( cấp Công ty và cấp xí nghiệp) Ban giám đốc: là người đứng đầu bộ máy của Công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty mình, chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý các bộ phận của Công ty. Giám đốc điều hành nội chính: Nhiệm vụ giúp cho Tổng giám đốc biết về các mặt đời sống công nhân viên và đIều hành xí nghiệp dịch vụ đời sống, Giám đốc đIều hành sản xuất: Nhiệm vụ giúp cho Tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng. Văn phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý về mặt quân số, mặt tổ chức của Công ty, tham mưu cho Tổng giám dốc về mặt tổ chức. Phòng kỹ thuật đầu tư: Có nhiệm vụ quản lý phác thảo, tạo mẫu các mã hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu Công ty, Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm. Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ đưa đơn hàng vào sản xuất và lập kế hoạch sản xuất cho kịp thời. Phòng thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm thị trường tham mưu cho BGĐ về phương hướng sản xuất và chiến lược thị trường. Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm trong quản lý sản xuất kinh doanh về mặt số lượng và giá trị phân tích tổng hợp để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh. Cửa hàng dịch vụ ( 250 Minh Khai) : Làm công tác dịch vụ phục vụ thêm cho đời sống CBCNV trong Công ty và tiêu thụ hàng tồn. Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm: (39 Ngô Quyền) : Giới thiệu và bán sản phẩm, làm công tác tiếp thị, đồng thời là nơi tiếp thu ý kiến đóng góp của người tiêu dùng, Cửa hàng thời trang: Các mẫu ở đây được thiết kế riêng mang tích chất giới thiệu sản phẩm. Phòng kho: Bao gồm kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, nơi bảo quản đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất. Các phòng chức năng không trực tiếp chỉ đạo đến các xí nghiệp, nhưng có nhiệm vụ theo dõi hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện tiến độ sản xuất. Cấp xí nghiệp: Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra còn có các tổ chức sản xuất, nhân viên tiền lương, thống kê, cấp phát nguyên liệu…. Ngoài xí nghiệp may chính công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh phụ như: Xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng kinh doanh. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty may thăng long 3. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất v à gia công các mặt hàng may mặc theo quy trình công nghệ liên tục( gồm cắt, may, là, đóng gói, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dụng và số lượng sản phẩm tương đối lớn được chế biến từ nguyên liệu chính là vải. Tính chất sản xuất của các loại hàng trong Công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hàng sản xuất hàng loạt, chu kỳ sản xuất ngắn, quy mô lớn. Công ty tổ chức thành 8 xí nghiệp chính. Mỗi xí nghiệp lại chia thành nhiều bộ phận phù hợp với yêu cầu quy trình công nghệ: Văn phòng xí nghiệp, Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản. Trong 8 xí nghiệp có xí nghiệp 6 mới được thành lập năm 1999. Ngoài xưởng may chính công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh như: xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng thời trang. Nguyên liệu chính là vải tại bộ phận cắt: được trải, đánh số cắt thành các chi tiết, bộ phận sản phẩm. Theo yêu cầu thiết kế có thể thêu, sau đó chuyển cho bộ phận may sử dụng phụ liệu như khóa, cúc, chỉ… ráp thành phẩm. Chuyển giặt, mài tẩy( nếu cần thiết), sản phẩm hoàn thành qua giai đoạn là được đóng gói nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu Cắt Thêu May Nhập kho Đóng gói Là Giặt, mài, tẩy công ty XN V XN IV XN VI Tổ Hoàn thiện PX Mài PX Thêu Tổ May Tổ Cắt VĂN PHòNG XN May HP CH TT XN III xn II xn I May NH XN PT Tổ Đóng gói Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm Kho * Sơ đồ mô hình tổ chức sản xuất của công ty Tương ứng với quy trình công nghệ, mỗi tổ chịu trách nhiệm về công đoạn của mình dưới sự kiểm tra của tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ này lại chịu trách nhiệm trước phòng KCS của công ty. 4. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 4.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở Công ty may Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ các công tác kế toán, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra công tác thu nhập và xử lý các thông tin kế toán, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán ở công ty may Thăng Long là thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ , chính xác, giúp BGĐ ra quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty. Theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán. Kế toán tổng hợp : Là người tập hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp. Sau đó lập các báo cáo tài chính, đồng thời là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. Kế toán nguyên vật liệu, CCDC: Phụ trách TK152,153 hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Cuối tháng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu tồn kho. Cuối quý lên bảng kê “ Nhập – Xuất - Tồn” Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng. Phụ trách các TK 131, 136, 138, 141, 331, 333, 336, 338 ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng. Cuối tháng lập Nhật ký- Chứng từ số 5,10 và bảng kê số 11. Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: Phụ trách các TK211, 214, 411, 414, 415, 416, 441. Phân loại TSCĐ hiện có của Công ty và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Cuối tháng lập bảng phân bổ số 3, Nhật ký chứn._.