Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì

sản xuất kinh doanh. Tức là từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm và thu được tiền về nhằm đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, người lao động và doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ và mở rộng sản xuất. Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lí mọi yếu tố có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ để quản lí các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính toán xác định hiệu quả kinh doanh. Vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc hạch toán vật liệu là không thể thiếu được và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Hạch toán vật liệu có đảm bảo được 3 yêu cầu trên mới đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu của sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ chấp hành các định mức tiêu hao, dự trữ, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, dẫn đến hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hạch toán vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế toán. Tổ chức hạch toán vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời và chính xác các thành phần kế toán khác trong công tác kế toán ở doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nền kinh tế thị trường mở với sự hoà nhập với nền kinh tế thế giới, rất nhiều các nhà đầu tư nước ngoài đã vào Việt Nam, từ đó đòi hỏi chế độ hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng phải có những đòi hỏi cho phù hợp và ngang bằng với các nước khác trên thế giới. Do đó, hiện nay, chế độ hạch toán kế toán chung và hạch toán vật liệu nói riêng đã được ban hành trên nguyên tắc thoả mãn các yêu cầu và năng lực quản lí kinh tế thị trường, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế phổ biến. Thực tế tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Công ty là người quản lí tài sản, hàng năm Công ty giao kế hoạch cho Xí nghiệp một số chỉ tiêu, chủ yếu là doanh thu nghĩa vụ nộp Công ty gồm có: khấu hao tài sản cố định, thuế vốn, lãi. Vật tư Xí nghiệp dùng đến đâu thì nhận của Công ty đến đó và nộp lại cho Công ty khi thu được tiền bán hàng. Ngoài ra, Xí nghiệp mua thêm vật tư từ bên ngoài nếu Công ty không cung cấp được đầy đủ để phục vụ nhu cầu sản xuất. Bởi vậy, công tác hạch toán vật liệu để cung cấp kịp thời, chính xác số liệu phục vụ cho khâu tính giá thành sản phẩm, nhận vật tư của Công ty và thu mua vật tư từ bên ngoài tại xí nghiệp là một khâu quan trọng. Hạch toán chính xác chi phí vật liệu giúp Xí nghiệp tiết kiệm được tiền vật tư tiền vốn làm giá thành sản phẩm hạ sẽ thu hút được khách hàng, tạo thế mạnh cạnh tranh trên thị trường. Như vậy vòng quay của vốn lưu động tăng nhanh từ đó nâng cao được lợi nhuận giúp Xí nghiệp hoàn thành mức chỉ tiêu Công ty giao cho để có điều kiện cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, đầu tư thêm cho dây chuyền sản xuất, mở rộng mặt hàng. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, đi sâu vào nghiên cứu thực tế, em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu" tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Nội dung đề tài, ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần 1: Lí luận chung về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Chuyên đề này được hoàn thành với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Thị Lời và anh chị kế toán của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Nhân đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lòng kính trọng đối với các thầy cô giáo và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Phần thứ nhất Lí luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải quản lí và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 1- Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí về NVL chiếm một tỉ lệ khá lớn và là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào sản xuất kinh doanh trong kì. Trong quá trình tham gia vào sản xuất dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm dịch vụ. 2- Vai trò của NVL đối với sản xuất kinh doanh Chính từ những đặc điểm vừa nêu của NVL chúng ta thấy NVL có một vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, để sản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đến NVL... tức là phải có đầu vào hợp lí. Nhưng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó. Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lí. Mặt khác, xét về mặt vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lí và tiết kiệm. Như vậy, NVL có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. 3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL Việc tổ chức hạch toán NVL một cách khoa học hợp lí có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong quản lí, kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng mất mát, lãng phí và có thể tránh được tình trạng ứ đọng hay khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh. Mặt khác, hạch toán NVL là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán NVL có chính xác, hợp lí, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ xuất dùng, thực hiện kế hoạch nhập- xuất- tồn kho, giá cả thu mua và tổng giá trị... từ đó đề ra biện pháp quản lí thích hợp. Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lí kinh tế, xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lí: Vị trí của kế toán trong quản lí kinh tế, quản lí doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Tổ chức phân loại NVL theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp, sắp xếp và tạo thành danh mục NVL đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. II- Phân loại và đánh giá 1- Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loại khác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau. Để có thể quản lí một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại vật liệu. * Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lí của doanh nghiệp vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: là các vật liệu thu trong quá trình sản xuất hay thanh lí tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên. * Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu, chia thành: - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. - Vật liệu dùng cho nhu cầu quản lí. * Căn cứ vào nguồn hình thành, vật liệu được chia thành: Vật liệu tự sản xuất, gia công, chế biến Vật liệu mua ngoài Vật liệu do nhận vốn góp. 2- Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL. Đây là một công việc rất quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán vật liệu giúp cho việc tập hợp phản ánh đầy đủ chính xác giá trị vật liệu thu mua và xuất kho, từ đó xác định được giá trị tồn kho vật liệu giúp cho công tác kiểm tra việc sử dụng, chấp hành định mức dự trữ. Nguyên tắc: vật liệu được đánh giá theo giá thực tế. Ngoài việc đánh giá thực tế, các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạch toán. 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế của NVL nhập kho: Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT. - Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi ttên hoá đơn người bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí mua thực tế (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu chế biến cùng các chi phí liên quan. - Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức tham gia đóng góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp nhận (nếu có). - Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Với NVL được tặng thưởng: Tính theo giá thị trường tương đương (+) chi phí tiếp nhận (nếu có) Khi sử dụng giá hạch toán thì trên các phiếu nhập kho, xuất kho và các sổ sách kế toán về vật liệu được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối tháng, sau khi xác định được mức giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá trị vật liệu, công cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế. Đối với NVL xuất kho Phải hạch toán theo giá thực tế. Trên thực tế, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo các phương pháp sau: 2.1.1. Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân của số tồn đầu kì và nhập trong kì) Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kì và đơn giá bình quân để tính như sau: 2.1.2. Phương pháp nhập trước, xuất trước. (FIFO) Theo phương pháp này, số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định. 2.1.3 Phương pháp trực tiếp. Vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất hàng. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và tính tách biệt. 2.1.4 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước, thích hợp trong trường hợp lạm phát. 2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Toàn bộ vật liệu biến động trong kì được tính theo giá hạch toán. Cuối kì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (tồn kho cuối kì) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu Trong đó: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn ĐK + giá hạch toán VL nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí. III/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1144TC/QĐ/CDKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Tài chính, các chứng từ vật liệu gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn kiêm cước vận chuyển (mẫu 03-BH) Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, số thẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn cho từng loại cả về số lượng, chất lượng và chủng loại. 2.1 Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Trình tự ghi chép: + ở kho: dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn về mặt số lượng. Bước 1: Căn cứ vào chứng từ (phiếu nhập và phiếu xuất vật liệu) thủ kho thực hiện việc nhập - xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó vào thẻ kho ở cột nhập và xuất tương ứng. Bước 2: Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho Bước 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại vật liệu trên thẻ kho Bước 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì người thủ kho chuyển chứng từ phiếu nhập - phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thông qua biên bản bàn giao (bản giao nhận chứng từ). + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1 phần phụ lục) Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn giá, sau đó tính thành tiền cho từng phiếu nhập hoặc phiếu xuất. Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết. Lập kế hoặch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chi tiết. Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu số lượng và gía trị Trình tự ghi chép: + ở kho: giống phương pháp thẻ song song ở trên. + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (sơ đồ 2 phần phụ lục) Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ thủ kho chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn gía tính thành tiền. Bước 2: Kế toán vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập vật liệu và phiếu xuất vật liệu. Dựa trên cơ sở phiếu nhập vật liệu lập bảng kê nhập vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên cơ sở phiếu xuất vật liệu lập bảng kê xuất vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại vật liệu tương ứng. Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển. Số tồn cuối tháng này là số tồn của đầu tháng tiếp theo Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: công việc của kế toán vật tư thường dồn vào cuối tháng làm cho các báo cáo kế toán thường không kịp thời. Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập- xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 2.3 Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, còn tại phòng kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Trình tự ghi chép: + ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại hiện vật trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng thủ kho lập sổ số dư trên cơ sở số liệu số tồn vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển sổ này cho kế toán vật liệu + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư (sơ đồ 3 phần phụ lục) Bước 1: Hàng ngày hoặc đinh kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho đem đến ghi đơn giá tính thành tiền Bước 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán vật liệu tổng hợp giá trị vật liệu nhập và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn. Bước 4: Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư cột giá trị. Bước 5: Cuối tháng kế toán vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá trị giữa sổ số dư và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Bước 6: Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về tổng giá trị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày. Nhược điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập- xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. IV/ Hạch toán tổng hợp tình hình biến động NVL 1. Kế toán tổng hợp NVL 1.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152- nguyên liệu, vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331... Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. (sơ đồ 4 phần phụ lục) 1.1.1Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Khi mua vật liệu, vật liệu về có chứng từ kèm theo: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112.331... Vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống trường hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn: Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 111, 112, 331 Có TK 338(1) Khi xử lý giá trị hàng thừa Nợ TK 338(1) Có Tk 642 Có TK 711 Có TK 331 Có TK 152 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Nợ TK 152 Nợ TK 138(1) Nợ TK 133 Có TK 331,111,112 Khi xử lý giá trị hàng thừa: Nợ TK 642 Nợ TK 1388,334 Nợ TK 415,821,411 Có TK 1381 * Vật liệu do nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc của các cá nhân, cổ đông góp, các bên góp vốn liên doanh hoặc được tặng thưởng. Nợ TK 152 Có TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 222,128,228 Nhập kho vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 1.1.2 Hạch toán tổng hợp xuất NVL: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để phân bổ vật liệu vào TK chi phí phù hợp Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152 Xuất vật liệu để gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh: khi góp vốn phải tính lại giá vật liệu Số vốn góp LD là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Số vốn góp LD là vật liệu lớn hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Có TK 412 Số vốn góp LD là vật liệu nhỏ hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Nợ TK 412 Có TK 152 Bán vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển Thu tiền bán vật liệu: Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 3331 Kết chuyển giá vốn của vật liệu đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 152 1.2 Theo phương pháp kiểm kê định kì Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá... trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng. - TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị thực tế tồn kho của NVL. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như 133, 331, 111, 112... có nội dung và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán: * Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152, 151 Đối với vật liệu nhập trong kỳ: -Tăng do mua: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Do nhà nước cấp, cấp trên cấp, các cá nhân cổ đông góp vốn, được biếu tặng bằng vật liệu Nợ TK 611 Có TK 411 Kiểm kê vật liệu phát hiện thừa Nợ TK 611 Có TK 3381 Tính giá lại vật liệu nếu tăng giá: Nợ TK 611 Có TK 412 Cuối kỳ kế toán Xác định vật liệu đã có hoá đơn nhưng cuối tháng chưa về kho Nợ TK 151 Có TK 611 Kiểm kê kho vật liệu, sau đó xác định giá trị vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng. Nợ TK 152 Có TK 611 Trong kỳ nếu được hưởng giảm giá khi mua vật liệu: Nợ TK 111, 112 Có TK 611 Nếu trả lại vật liệu cho nhà cung cấp Nợ TK 111,112 Có TK 611 Có TK 133 Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị VL xuất sử dụng trong kỳ= Giá trị VL nhập trong kỳ + giá trị VL tồn ĐK- giá trị VL tồn CK- Giảm giá VL khi mua- giá trị VL mua trả lại người bán Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 Nếu vật liệu sử dụng cho nhiều mục đích phải áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp để tính giá vật liệu cho từng mục đích sử dụng2. Sổ kế toán tổng hợp NVL Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán khác nhau, người ta thiết kế một hệ thống sổ kế toán có thể khác nhau để ghi chép, hệ thống hoá thông tin, số liệu theo trình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó. Hiện nay, có 4 hình thức kế toán: - Hình thức kế toán Nhật kí sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật kí chung - Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp thì chỉ có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán đó để sử dụng. Trong phần này, em xin trình bày hình thức kế toán " Nhật kí chung" để thuận lợi cho việc theo dõi ở phần sau (sơ đồ 6 phần phụ lục) Sử dụng các sổ sách kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp Nhật kí chung Sổ cái tài khoản 151, 152, 611 Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Phần thứ hai thực trạng hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì I- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Thực tế vài năm trở lại đây cho thấy ngành sản xuất bao bì tại Việt Nam còn kém phát triển, trong khi đó, thị trường tiêu dùng bao bì phục vụ bao gói sản phẩm ngày càng phát triển, mở rộng và đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Trong điều kiện ấy, tháng 04/1994, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã thành lập một xưởng thực nghiệm và sản xuất bao bì trên cơ sở tiền thân của nó là dự án VIE90-009 do Liên Hiệp quốc tài trợ năm 1991. Công ty đầu tư mua sắm thêm 01 chiếc máy bế hộp của hãng BOBST- Thuỵ sĩ, trị giá 5,3 tỉ đồng để cùng với 01 máy in mẫu của CHLB Đức với dự án VIE90-009 hợp thành một dây chuyền sản xuất bao bì chất lượng cao. Trong thời gian này, Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thuộc sự quản lí của Trung tâm nghiên cứu phát triển và ứng dụng kĩ thuật bao bì trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Trải qua một thời gian hoạt động, Xưởng đã thu hút được một số khách hàng truyền thống, số lượng sản xuất tăng dần, đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ chế quản lí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tới tháng 7-1996, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã xin phép Bộ Thương mại nâng cấp Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thành Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và sản xuất bao bì, Xí nghiệp có trụ sở tại 139 phố Lò Đúc, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được thành lập theo quyết định QĐ186 ngày 04-07-1996 của Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Giấy phép kinh doanh số 00036/87 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà nội cấp. Nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp bao gồm: in nhãn hiệu hàng hoá, in và sản xuất bao bì hộp phẳng, kinh doanh nhập, xuất khẩu vật tư phục vụ cho sản xuất bao bì, nhận gia công sản xuất các loại bao bì khác. Là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ, nhưng do được trang bị máy móc thiết bị hiện đại. Giá trị tài sản của Xí nghiệp tương đối lớn, tổng trị giá tài sản là 7,4 tỉ đồng, trong đó: Một máy in Đức : 1,2 tỉ đồng Một máy dập hộp Thuỵ sĩ : 5,3 tỉ đồng Nhà xưởng : 0,4 tỉ đồng Vốn lưu động : 0,5 tỉ đồng Sau một thời gian hoạt động từ 1996 đến nay, Xí nghiệp đã sản xuất và tiêu thụ được một số sản phẩm đáng kể trên thị trường. Có thể thấy kế quả hoạt động của Xí nghiệp trong 3 năm trở lại đây: Biểu: Quy mô kết quả hoạt động của Xí nghiệp Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Vốn cố định (tỉ đồng) 6.9 6.9 6.9 Vốn lưu động (tỉ đồng) 0.5 0.5 0.5 Doanh thu (tỉ đồng) 4.836620 4.905900 5.089825 Nộp Công ty (tỉ đồng) 0.589650 0.758020 0.834930 Nộp ngân sách (tỉ đồng) 0.125340 0.130690 0.134700 Thu nhập bình quân (nghìn đồng) 600 750 800 1- Tổ chức bộ máy quản lí của xí nghiệp Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì do xí nghiệp thuộc loại hình quy mô nhỏ nên bộ máy quản lí Xí nghiệp gọn nhẹ bao gồm: Ban giám đốc, gồm có: Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Công ty về việc thực hiện các chỉ tiêu Công ty giao cho Xí nghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Công ty về bảo toàn và quản lí tài sản tiền vốn của Công ty giao cho. Nếu xảy ra thất thoát tài sản tiền vốn thì phải bồi thường theo qui định của Công ty. Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính về công tác kinh doanh của Xí nghiệp, phải xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường. Phối hợp cùng Phó Giám đốc sản xuất để bảo đảm chất lượng hàng và thời gian giao hàng cho khách. Phụ trách việc tính giá sản phẩm cho khách. Cụ thể là duyệt lại giá do Phòng nghiệp vụ chuyển sang, có thể kí Hợp đồng với khách hàng khi Giám đốc bận công tác (có uỷ quyền), tham mưu cho Giám đốc trong các Hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc trong việc đối nội, đối ngoại để tìm thêm khách hàng cho Xí nghiệp, đồng thời giúp Giám đốc kí hợp đồng gia công trong các phần việc trong dây chuyền sản xuất để tăng thêm chất lượng và mẫu mã sản phẩm. Phó Giám đốc sản xuất: Phụ trách điều động kế hoạch sản xuất cho toàn Xí nghiệp để bảo đảm cho sản xuất được tiến hành liên tục. Phụ trách về kĩ thuật máy móc thiết bị, đôn đốc cá._.