Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

ch thức lớn cho các doanh nghiệp. Với nhiều hình thức sở hữu, nhiều loại hình sản xuất khác nhau, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh hợp lý để sản phẩm của mình cạnh tranh được trên thị trường và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh, sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học hợp lý, mà đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Vì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quyết định chất lượng của sản phẩm đầu ra. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự bảo quản khắt khe, thận trọng. Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho người quản lý doanh nghiệp lập được dự toán nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng vật liệu và kịp thời cho sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Là một công ty mạnh của ngành Dệt-May Việt Nam, công ty Dệt-May Hà Nội đã và đang có những bước tiến đáng kể trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty được trong và ngoài nước ưa chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như công tác kế toán vật liệu nói riêng không ngừng được đổi mới. Tuy nhiên, do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế, chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp với qui mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị, nên thực tế hạch toán vật liệu tại công ty còn nhiều vướng mắc cần được giải quyết. Chính vì vậy, vật liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại công ty Dệt-May Hà Nội, thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu và được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn TS . Nguyễn Văn Công, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài : "Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội ". Luận văn tốt nghiệp của em được trình bày theo ba phần chính như sau: Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . Phần II : Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Phần III :Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Do thời gian và kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót, em mong được thầy giáo TS . Nguyễn Văn Công và bạn đọc thông cảm, chỉ bảo thêm để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS . Nguyễn Văn Công cùng các cô chú, anh chị tại phòng kế toán tài chính của công ty Dệt - May Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em thực hiện tốt luận văn này . Phần i những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 1. Khái niệm và đặc điểm vật liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Vì vậy, vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, và dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra, nên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp . Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận… Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tại được . Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Vật liệu cần được sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2 . Phân loại vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…) Nhiên liệu : Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. Phụ tùng thay thế : Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản . Phế liệu : Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…) Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên " Sổ danh điểm vật liệu". Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu (theo mẫu sau) : Ký hiệu Tên,nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danhđiểm NVL 3 . Tính giá vật liệu : Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và độ lớn của dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế ( giá gốc ). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ). a. Giá thực tế nhập kho : Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập : Đối với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán hàng ( nếu là vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu- nếu có ) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho ( nếu có ), phí chọn lọc, tái chế…trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Đối với vật liệu gia công xong nhập kho : Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến . –Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến : Tính theo giá thành sản xuất thực tế –Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công như chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần : Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận (nếu có) Đối với vật liệu nhận tặng, thưởng, viện trợ : Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên liệu nhập kho trên cơ sở giá thị trường quan(nếu có) Đối với phế liệu thu hồi : Giá thực tế là giá ước tính, giá thực tế có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi. Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua…nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản…mua của người trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. b. Giá thực tế xuất kho : Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền : Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho=Lượng vật liệu xuất kho´Giá bình quânđơn vị vật liệu Giá bình quân đơn vị vật liệu Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Phương pháp này giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật liệu, và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. Tuy nhiên, chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật liệu. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập : Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập = Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Theo phương pháp này việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Việc tính giá được tiến hành đều đặn trong kỳ. Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước : Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trường hợp giá cả thị trường vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm ). Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO ) : Theo phương pháp này vật liệu được tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trước mới đến thứ nhập sau theo giá trị tương ứng của từng lần nhập. Việc tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước đơn giản, dễ làm, cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời. Tuy nhiên, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO ) : Phương pháp này tính giá vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước, xuất hết thứ nhập sau mới đến thứ nhập trước. Về cơ bản, ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũng giống như phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Như vậy, công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu. Phương pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ : Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định được giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ : Giá thực tế vật liệu = Số lượng tồn kho ´ Đơn giá vật liệu nhập kho tồn kho cuối kỳ cuối kỳ lần cuối Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật - Giá thực tế vật liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tồn đầu kỳ liệu tồn cuối kỳ Phương pháp giá hạch toán : Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. = GHT vật liệu tồn đầu kỳ + GHT vật liệu nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu GTT vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu ´ GHT vật liệu xuất kho. Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. II. Hạch toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay, có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau : 1.Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất ( mẫu 06 - VT ) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Tại kho : Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán : Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống như thẻ kho, nhưng chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan ( như hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…), ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị, số lượng theo từng nhóm, loại vật liệu. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ1.1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa cao. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Tại kho : Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lượng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau : Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. Tuy nhiên phương pháp này còn có một số nhược điểm sau : Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. Phương pháp này thích hợp với các doang nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 3. Phương pháp sổ sổ dư : Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này, công việc hạch toán được tiến hành cụ thể như sau : Tại kho : Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày ( theo quy định thống nhất của doanh nghiệp ), sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Ngoài công việc hàng ngày như trên, thủ kho còn ghi chép số lưu kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các thẻ kho. Trên sổ số dư, vật liệu được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. Tại phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu ( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho ´ giá hạch toán ). Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát qua sơ đồ sau : Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Kế toán thực hiện kiểm tra được thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. Nhưng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng danh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng. III. Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ảnh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên tài khoản kế toán và sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản nguyên vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư , hàng hoá trên sổ kế toán ._.có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, hàng hoá có kỹ thuật và chất lượng cao. Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau : - Tài khoản 152. Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ…tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng…). Dư nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho( đầu kỳ hoặc cuối kỳ). - Tài khoản 151. Hàng mua đi đường : Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật liệu, công cụ, hàng hoá …mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đang gửi kho người bán ). Bên nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ : Giá trị hàng đi đường ( đầu và cuối kỳ ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : 133, 331, 111, 112… 2. Hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Cụ thể : Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về : Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu ( chi tiết theo từng loại ) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331, 111, 112…) : Tổng giá thanh toán. -Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hay doanh nghiệp đã mua nay trả lại chủ hàng ( nếu có ), ghi : Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 138 ( 1388 ) : Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 : Giảm giá hàng mua được hưởng hay hàng mua trả lại ( chi tiết từng loại ) Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hàng mua trả lại. -Trường hợp doang nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số được người bán chấp nhận. Có TK 711 : Số chiết khấu thanh toán được hưởng. Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn : Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng chưa có hoá đơn ". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán : Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) Có TK 331. Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách : -Cách 1 : Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. -Cách 2 : Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ). -Cách 3 : Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về : Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đường ". nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi : Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141…) Sang tháng sau, khi hàng về ghi : Nợ TK 152 : Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ). Nợ TK 621, 627 :Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đã về. Trường hợp vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến : Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho. Các trường hợp tăng vật liệu khác : Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa…Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn : Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp… Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 338 ( 3381 ) : Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được trình bày ở trang sau : TK 151 TK 152 Nhập kho hàng đi đường kỳ trước D… TK 133(1331) TK 111,112,331 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Giá thực tế vật liệu nhập kho Thuế nhập khẩu tính vào giá trị vật liệu nhập kho TK 333 Nhập kho vật liệu do thuê ngoài gia công hay tự chế TK 154 Nhận góp vốn liên doanh, nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ. TK411 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128,222 Vay mượn tạm thời từ đơn vị nội bộ, đơn vị khác. TK 336 Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh. TK 721 Đánh giá tăng vật liệu TK 412 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK642,3381 Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp tăng vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ . Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh…Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh : Nợ TK 621 ( chi tiết đối tượng ) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 ( 6272 - chi tiết phân xưởng ) : Xuất dùng chung cho phân xưởng. Nợ TK 641 (6412) : Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (6422) : Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241 : Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Xuất góp vốn liên doanh : Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế ) vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản " ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch ). Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ ( hoặc Có ) TK 412 : Phần chênh lệch. Có TK 152 ( Chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh. Xuất thuê ngoài gia công chế biến : Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 : Giá thực tế ( chi tiết vật liệu ) Giảm do cho vay tạm thời : Nợ TK 138 ( 1388 ) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 ( 1368 ) : Cho vay nội bộ tạm thời . Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu cho vay. Giảm do các nguyên nhân khác ( Nhượng bán, phát hiện thiếu…) Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 ( 1381 ) : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 138 ( 1388 ), 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu. ….. Xuất để chế tạo sản phẩm TK 152 TK621 Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý TK627,641,642 Xuất cho xây dựng cơ bản TK241 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK154 TK128,222 Xuất góp vốn liên doanh Giá vốn vật liệu xuất bán TK821 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK1381,642 Đánh giá giảm vật liệu TK412 Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ hạch toán tổng quát giảm vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp ( do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, chứng từ ), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài( kể cả thuế VAT ) Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 311…) Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại : Nợ TK liên quan ( 331, 111, 112, 1388…) Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Các trường hợp còn lại cũng hạch toán tương tự. TK 331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài ( Tổng giá thanh toán ) D… TK 151,411,222… TK 627,641,642… Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý XDCB Sơ đồ 1.6 : Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) IV. Đặc điểm hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư, hàng hoá ( nhập, xuất ) không theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng hoá mua nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng " Tài khoản mua hàng ". Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác của phương pháp này không cao, và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611.Mua hàng : Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua ). Bên nợ : Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có : Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. - TK 152 . Nguyên liệu, vật liệu : Dùng để phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có : Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho. - TK 151 . Hàng mua đi đường : dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên có : Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112… 2. Phương pháp hạch toán. Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611 (6111) Có TK 152 : Vật liệu tồn kho. Có TK 151 : Hàng đi đường ( vật liệu đi đường ) Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) : Nợ TK 611 ( 6111 ) : Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 ( 1331 ) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 111, 112, 331…) : Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ : Nợ TK 611 ( 6111 ) Có TK 411 : Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311, 336, 338 : Tăng do đi vay. Có TK 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn. Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) : Nợ TK 331,111,112…: Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại ( tổng số ) Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611 (6111) : Trị giá thực tế. Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt : Nợ TK 152 : Vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151 : Hàng đi đường cuối kỳ ( vật liệu đi đường ) Nợ TK 138, 334 : Số thiếu hụt, mất mát, cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381 : Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 642 : Số thiếu trong định mức. Có TK 611( 6111 ) : Trị giá hàng tồn cuối kỳ và thiếu hụt. Giá trị vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức…) Nợ TK liên quan ( 621, 627, 641, 642 ) Có TK 611 ( 6111 ) Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế của vật liệu mua ngoài bao gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy, kế toán ghi : Nợ TK 611 ( 6111 ) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK liên quan ( 331,111,112…) : Tổng giá thanh toán (kể cả thuế VAT, thuế nhập khẩu ) Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có ) : Nợ TK 331, 111, 112… Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng. TK 151,152,153 TK611 TK151,152,153 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng DĐK Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 111,112,331 Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ TK 111,112,331 Giá trị thiếu hụt mất mát TK 1331 TK 138,334,821,642 Thuế VAT được khấu trừ TK 621,627,641,642 Vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK412 Đánh giá tăng vật liệu Vật liệu xuất dùng cho XDCB TK241 TK412 Đánh giá tăng vật liệu Sơ đồ 1.7 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 151,152 TK611 TK151,152 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ DĐK TK 111,112,331 TK111,112,331 Giảm giá, hàng bị trả lại Giá trị vật liệu tăng trong kỳ ( tổng giá thanh toán ) TK 621,627 Giá thực tế vật liệu xuất dùng Sơ đồ 1.8 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) V. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nước trên thế giới. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nước ta đã và đang vận dụng những ưu điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán - một công cụ quản lý kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hướng toàn cầu hoá đang diễn ra trên thế giới. 1. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. a. Phương pháp theo dõi hàng tồn kho : Phương pháp theo dõi tồn kho định kỳ : Phương pháp này thích hợp cho các công ty thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng nghiệp vụ bán hàng mà ta chỉ thực hiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán. Nguyên giá hàng bán =Tồn kho đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ - Tồn cuối kỳ Phương pháp theo dõi tồn kho liên tục : Phương pháp này thích hợp cho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao như xe hơi, ti vi, đồ trang sức… Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho, phương pháp theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ. Cụ thể, khi ta mua hàng vào thì nguyên giá của số hàng này sẽ được ghi vào tài khoản hàng tồn kho ; ngược lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán. b. Các phương pháp định giá hàng tồn kho. Theo quy ước kế toán, hàng tồn kho được định giá theo ba phương pháp sau : Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO ) Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO ) Phương pháp bình quân gia quyền ( AVCO ) Các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là một khi doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một phương pháp phù hợp thì doanh nghiệp ấy phải sử dụng phương pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi nó. 2. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản " Tồn kho vật liệu ". Tài khoản này thường có số dư nợ tại đầu và cuối kỳ. Khi hãng sử dụng nhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể được mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái. Sổ đó thường gọi là " Sổ nguyên vật liệu " hoặc " Sổ kho ". (Biểu số 2.1 : Mẫu sổ kho điển hình ). Biểu số 2.1 THẻ KHO Tài khoản số :… Lượng đặt hàng tại… Tên của hạng mục :… Mức đặt hàng tại… Địa chỉ kho : … Ngày tháng Loại Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Khi nhà máy cần nguyên vật liệu, chứng từ " Nhu cầu nguyên vật liệu " được đưa cho thủ kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất. Biểu số 2.2 mẫu nhu cầu nguyên vật liệu Người yêu cầu :… Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu :… Người xuất : … Ngày tháng :… Công việc số :… Số tài khoản kho Tên hạng mục Số lượng Đơn giá Số tiền … … … … … Các hạch toán bổ sung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phẩm dở dang. Phiếu ghi bổ sung của sản phẩm dở dang là " Thẻ chi phí sản phẩm ". Mỗi thẻ được lập cho mỗi loại sản phẩm - công việc. a. Phương pháp theo dõi hàng tồn kho : Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được theo dõi theo 3 hệ thống sau : Hệ thống định kỳ : Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang, hàng hoá thành phẩm. Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục : Hệ thống này được thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt. Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất : Hệ thống này được thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng sản xuất sản phẩm hàng loạt. b.Các phương pháp định giá hàng tồn kho : Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được định giá theo bốn phương pháp sau : Phương pháp đặc điểm riêng. Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO ). Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO ). Phương pháp trung bình gia quyền. 3. Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Hệ thống kế toán Việt Nam Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán Anh Phương pháp theo dõi HTK HTK được theo dõi theo hai phương pháp : - Kê khai thường xuyên - Kiểm kê định kỳ Phương pháp định giá HTK HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau : - Phương pháp FIFO - Phương pháp LIFO - Phương pháp giá đơn vị bình quân - Phương pháp trực tiếp - Phương pháp giá hạch toán HTK được theo dõi theo ba hệ thống : - Hệ thống định kỳ - Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục - Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau : - Phương pháp FIFO - Phương pháp LIFO - Phương pháp trung bình gia quyền - Phương pháp đặc điểm riêng HTK cũng được theo dõi theo hai phương pháp : - Phương pháp theo dõi tồn kho định kỳ - Phương pháp theo dõi tồn kho liên tục HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau : - Phương pháp FIFO - Phương pháp LIFO - Phương pháp bình quân gia quyền PHần II Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội có ảnh hưởng đến hạch toán vật liệu. 1. Lịch sử hình thành phát triển : Công ty Dệt - May Hà Nội ( tên giao dịch viết tắt là HANOSIMEX )là một trong những công ty mạnh của ngành Dệt - May Việt Nam - trực thuộc Tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Tên gọi chính thức : Công ty Dệt-May Hà Nội ( Hanoi Textile Company ) Tên giao dịch : HANOSIMEX. Trụ sở chính : Số 1 Mai Động - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Điện thoại : 8621019 - 8621023 Fax : 84 - 4 - 622334. Tài khoản giao dịch : 710A - 00022 Ngân hàng công thương II Hai Bà Trưng, Hà Nội. Công ty đã trải qua những bước xây dựng và trưởng thành tính đến nay là 23 năm. Ngày 7/4/1978, Tổng công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIOMATEX ( Cộng hoà liên bang Đức ) chính thức ký hợp đồng xây dựng nhà máy sợi Hà Nội - tiền thân của công ty Dệt ngày nay và khánh thành công trình vào ngày 21/11/1985. Những năm trong thời kỳ bao cấp, nhà máy chưa phát huy được hết tiềm năng của mình. Đến tháng 12/1989, nhà máy đã đầu tư xây dựng dây chuyền dệt kim số 1 và sáu tháng sau, dây chuyền được đưa vào sản xuất. Vào giai đoạn này, nền kinh tế nước ta bước sang cơ chế mới - cơ chế thị trường. Bộ kinh tế đối ngoại cho phép nhà máy sợi Hà Nội được kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp vào tháng 4/1990 với tên giao dịch viết tắt là HANOSIMEX. Tháng 4/1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động của nhà máy sợi Hà Nội thành xí nghiệp liên hợp Sợi - Dệt kim Hà Nội. Đến tháng 6/1993, dây chuyền dệt kim số 2 được xây dựng và tháng 3/1994 được đưa vào sản xuất. Ngày 19/5/1994, nhà máy dệt kim được khánh thành ( gồm cả hai dây chuyền dệt kim số 1 và số 2 ). Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của khách hàng, sản phẩm của xí nghiệp Liên hợp Sợi - Dệt Kim Hà Nội không những phải nâng cao về mặt chất lượng mà còn không ngừng đổi mới về mẫu mã. do đó, tháng 1/1995 xí nghiệp khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và tới 2/9/1995 thì khánh thành. Sản phẩm dệt kim của xí nghiệp liên hợp được hoàn thiện thêm. Tháng 6/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên Xí nghiệp liên hợp Sợi - Dệt kim Hà Nội thành công ty Dệt Hà Nội. Và đến tháng 2/2000, tổng công ty Dệt - May Việt Nam quyết định đổi tên công ty thành công ty Dệt - May Hà Nội - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Với công nghệ sản xuất tiên tiến, với thiết bị hiện đại được nhập của Italia, Cộng hoà liên bang Đức, Bỉ, Hàn Quốc, Nhật Bản… với tổng diện tích mặt bằng là 24 ha cùng lượng lao động trên 5500 người - một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật chuyên sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu trong nước và xuất khẩu, tạo hiệu quả kinh tế lớn cho công ty. Sản phẩm của công ty được xuất sang các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Singgapore, úc, Thái Lan, Hồng Kông, Đài Loan, Thuỵ Điển, Mỹ…Các khách hàng trong nước cũng rất mến mộ sản phẩm của Hanosimex. Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất, đạt hiệu quả kinh tế cao, mở rộng các hình thức kinh doanh buôn bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác cùng các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm. Hàng năm, công ty sản xuất trên 10000 tấn sợi, 400 tấn vải dệt kim các loại, làm ra 8 triệu sản phẩm dệt kim ( trong đó, 7 triệu sản phẩm xuất khẩu mỗi năm ). Ngoài ra, công ty còn sản xuất 1000 tấn khăn các loại : khăn bông, khăn ăn, khăn tắm rất được thị trường ưa chuộng. Cho đến nay, công ty Dệt - May Hà Nội bao gồm các đơn vị thành viên được phân bố theo địa bàn sau : Tại quận Hai Bà Trưng - Hà Nội : Nhà máy sợi số 1, số 2. Nhà máy may 1, may 2. Các nhà máy Dệt - Nhuộm. Nhà máy cơ - điện. Tại huyện thanh trì : Nhà máy May - Thêu Đông Mỹ. Tại thành phố Vinh ( Nghệ An ) : Nhà máy sợi Vinh. Tại khu vực Hà Đông : Nhà máy dệt Hà Đông. Các đơn vị thành viên trong công ty chịu sự lãnh đạo chung thống nhất từ cơ quan giám đốc đến các phòng ban và đến các nhà máy. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội. Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước lớn, hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy. Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Giám đốc công ty do Bộ công nghiệp chỉ định, là người đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc : Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ Phó giám đốc hành chính Đối với các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mưu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công như sau : Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở quy chế đã ban hành. Phòng kỹ thuật đầu tư : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính kế toán : Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài chính. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Là cơ quan tham mưu cho giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ. Nghiên cứu chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trung tâm KCS : Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật tư, nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất, tham gia vào việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ điều tiết các công việc sản xuất của công ty nói chung và đối với các nhà máy nói riêng. Khối dịch vụ đời sống : Đảm bảo chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Phòng bảo vệ quân sự : Thực hiện các phương án bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn của công ty. Các phòng ban này tuy không có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp song có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc khu vực thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình mỗi đơn vị một cách xác thực nhất. Các nhà máy trực thuộc công ty cũng có cơ cấu sản xuất và quản lý riêng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các chỉ tiêu mà công ty giao cho và chịu sự lãnh đạo chung của của cơ quan giám đốc thông qua các phòng ban điều hành. Như vậy, đặc trưng quản lý của của công ty Dệt - May Hà Nội là quản lý trực tuyến chức năng. Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, kịp thời, đảm bảo phát huy những ưu điểm của chế độ một thủ trưởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng. Giám đốc Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ Phó giám đốc hành chính Phòng điều hành sản xuất Phòng tổ chức hành chính Trung tâm KCS Phòng kỹ thuật đầu tư Phòng kinh doanh XNK Phòng tài chính kế toán Phòng bảo vệ quân sự Khối dịch vụ đời sống May thêu Đông Mỹ Sợi Vinh Nhà máy cơ điện May I May II Dệt Nhuộm Dệt Hà Đông Nhà máy sợi Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty đã tổ chức bộ máy kinh doanh theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kinh doanh của công ty như ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán…được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty. ở dưới các nhà máy thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở dưới nhà máy thành viên rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán. Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm._. nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua vật liệu, công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho vật tư :Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. + Đối với khâu sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất, và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho, và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp cho ban lãnh đạo công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình. - Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế . Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liệu tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. 2. Nhược điểm : Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là : - Về phân loại vật liệu : Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ " Danh điểm vật tư" thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. - Về việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Còn chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Về tính giá vật liệu : Thực tế tại công ty vật liệu chính bông xơ nhập, xuất được đánh giá theo giá hạch toán. Giá hạch toán mà công ty sử dụng là giá ghi trên hoá đơn. Giá hạch toán bông xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ không hoàn toàn cố định. Cứ cuối tháng, kế toán điều chỉnh từ giá hạch toán thành giá thực tế thông qua hệ số gía, như vậy rất mất thời gian, gây ảnh hưởng đến tình hình hạch toán vật liệu cũng như hạch toán nói chung. - Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : ở công ty, kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép theo phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. - Về việc áp dụng tin học trong hạch toán : Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình vi tính trên máy chưa hoàn hảo, phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Bên cạnh đó, phòng kế toán chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ máy tính, làm mọi công việc liên quan tới máy vi tính, do đó công việc rất vất vả. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở " Sổ danh điểm vật liệu ". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau : Biểu số 1.1 sổ danh điểm vật liệu Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bông 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bông Kg 1521 A01 Bông Việt Nam Kg 1521 A02 Bông Nga Kg ….. ….. 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg ….. ….. 1522 Vật liệu phụ 1522 A01 NAOH 1522 A02 H2SO4 ….. ….. Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty. 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, với tần suất nhập - xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Do đặc điểm vật liệu của công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít…cho nên theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau : Bước 1 : Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2 : Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3 : Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hợp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ số dư nhân với giá hạch toán. 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu. Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Như vậy, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp này mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng. Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên. Hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể có sự khác biệt bởi nền kinh tế thị trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng. Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho ´ Giá hạch toán Cuối tháng, trên cơ sở số liệu ở các sổ sách như : Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty. Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sau khi đã tính ra được chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh trị giá vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính. Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng, kế toán sẽ tính theo cách sau : Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu nhập trong kỳ _ Giá trị vật liệu xuất trong kỳ = + 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau : Biểu số 1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tài khoản : 1522 Số thẻ : 15 Số tờ : … Tên vật tư : NaOH đặc Số danh điểm : 1522 AO1 Đơn vị tính : Kg Kho : Hoá chất Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ x x Nhập (xuất) trong kỳ 331 x x Chi phí thu mua 331 x x Cộng phát sinh x x x x Tồn cuối kỳ x x 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu. Thực tế tại công ty không mở TK 141 " Tạm ứng ", mà việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK 141. Việc mở TK 141 không những tuân theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi. Do vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty. Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm như sau : Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản : Nợ TK 141 ( Chi tiết từng người tạm ứng ) Có TK 111 Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133 Có TK 141( Chi tiết từng người tạm ứng ) Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng: Nộp bằng tiền : Nợ TK 111 Có TK 141 Nếu trừ vào lương : Nợ TK 334 ( Chi tiết ) Có TK 141 Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng : Nợ TK 141 Có TK 111 Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng thường xuyên được theo dõi trên một vài trang sổ. Phương pháp lập sổ chi tiết TK 141 : - Chứng từ : Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc… - Cột diễn giải : Ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng. - Cột số dư : Số dư Nợ TK 141 phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng. - Cột ghi Nợ TK 141 : Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141 : Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mua về. Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10. Biểu số 1.3 sổ chi tiết tk 141 Đối tượng : Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ …. Cộng số phát sinh 3.Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, do đó đã ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt - May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ gia hối đoái thất thường mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được cú sốc của giá cả thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty. Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa, đó là lập dự phòng giảm được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp đẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện : Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau : Lượng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo Giá thực tế trên thị trường tại 31/12 _ Giá hạch toán trên sổ kế toán ´ = Mức dự phòng giảm giá vật liệu cho năm kế hoạch Giá thực tế vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty. Giả sử cuối năm 2000, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi : Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159 Cuối niên độ sau ( 2001 ) doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trước ( 2000 ) : Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời, căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau ( 2002 ) : Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159 Như vậy, em nghĩ rằng công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, vì làm như vậy vừa tuân thủ nguyên tắc " thận trọng " trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong sản xuất kinh doanh. 7.Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lưu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với công ty Dệt - May Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, em nghĩ công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của công ty sau này. 8.Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhưng riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán em thấy là chưa hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán hoặc qua người đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản ánh được các khoản sau : Khoản công ty còn phải trả và những khoản mà công ty ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả. Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được liên tục làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường xuyên cho sản xuất với chất lượng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thanh toán để có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán mở từ khi phát sinh quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5 vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với người bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau : Kết cấu : Biểu 1.2 Cơ sở số liệu : Sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán. Phương pháp ghi : - Cột số dư đầu tháng : Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng của sổ này tháng trước. Số dư nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán của tháng trước. Số dư có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán của tháng trước. - Số phát sinh : + Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK… Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) : Nợ TK 133 ( 1331 ) : Phương pháp khấu trừ Có TK 331 : Nếu hoá đơn theo phương pháp VAT trực tiếp thì ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) : Có TK 331 : Số tiền hàng : Ghi vào cột TK 152 phần giá trị thực tế. Lấy số lượng hàng nhân với đơn giá hạch toán ghi phần giá hạch toán. Tiền thuế VAT ghi vào cột TK 133 + Phần ghi Nợ TK 331, ghi có các TK… Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột TK tương ứng. - Số dư cuối tháng : Số dư nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối tháng chưa lấy hàng. Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán. Từ số liệu dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập theo mẫu mới ta đưa vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu rõ ràng, không bị sai sót nhầm lẫn. (Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau ). Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty Dệt - May Hà Nội, được làm quen với thực tế hạch toán vật liệu cùng với phần lý thuyết được nghiên cứu, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Đồng thời, đợt thực tập này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của công ty, thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty. Trong chừng mực phù hợp với khả năng và trình độ bản thân, chuyên đề tốt nghiệp đã khái quát được các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán vật liệu. Đồng thời, trên cơ sở khái quát thực trạng kế toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội, chuyên đề đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn mới chỉ đưa ra được ý kiến bước đầu, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Văn Công cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty Dệt - May Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.  Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính - 2000 Chủ biên : TS. Nguyễn Văn Công. 2. Phân tích hoạt động kinh doanh - Nhà xuất bản giáo dục - 1997 Chủ biên : PGS. TS Phạm Thị Gái. 3. Lý thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản tài chính - 1997 Chủ biên : TS. Nguyễn Thị Đông. 4. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất - Nhà xuất bản tài chính - 1998. Chủ biên : TS. Đặng Thị Loan. 5. Thông tư hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng của Bộ Tài Chính. 6. Tạp chí kế toán tài chính ( 1998, 1999, 2000 ) 7. Vụ chế độ kế toán : " Hệ thống kế toán doanh nghiệp ". Nhà xuất bản tài chính - 1995. 8. Tài liệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty Dệt - May Hà Nội.  Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong 3 các doanh nghiệp sản xuất. I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 3 1. Khái niệm và đặc điểm. 3 2. Phân loại vật liệu. 4 3. Tính giá vật liệu. 6 II. Hạch toán chi tiết vật liệu. 11 1. Phương pháp thẻ song song. 11 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 12 3. Phương pháp sổ số dư. 14 III. Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp 16 kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 16 2. Hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp 17 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 3. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu đối với các doanh nghiệp 21 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 4. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp 23 tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. IV. Đặc điểm hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng 23 phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 23 2. Phương pháp hạch toán. 24 V. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nước trên thế giới. 27 1. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. 27 2. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. 28 3. Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống 30 kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Phần II. Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 31 I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động 31 sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội có ảnh hưởng đến hạch toán vật liệu. 1. Lịch sử hình thành phát triển. 31 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 33 tại công ty Dệt - May Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại 36 công ty Dệt - May Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 36 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 39 3. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 41 4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 46 5. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng giảm vật liệu tại 59 công ty Dệt - May Hà Nội. Phần III. Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 69 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán vật liệu tại công ty 69 Dệt - May Hà Nội. 1. Ưu điểm. 69 2. Nhược điểm. 71 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty 72 Dêt - May Hà Nội. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. 72 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu. 74 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu. 75 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu. 76 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu. 77 6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 78 7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. 80 8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. 81 kết luận 84 danh mục tài liệu tham khảo 85 ._.