Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2

ành bại của công ty. Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 cũng không nằm ngoài xu hướng đó, là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng thuốc tân dược. Đây là một ngành nghề đặc biệt vì thuốc có ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Vì thế trong quá trình sản xuất sản phẩm công ty còn phải đảm bảo quy trình khép kín và tuyệt đối vô trùng, sản phẩm luôn được kiểm tra chất lượng trước khi đến tay người tiêu dùng. Ngành dược Việt Nam có rất nhiều các đơn vị thành viên nên tính cạnh tranh khá cao. Mỗi công ty phải xây dựng được chiến lược tiêu thụ sản phẩm của mình để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Việc hạch toán chính xác, kịp thời công đoạn cuối cùng này sẽ giúp các nhà quản lý đề ra được những phương án kinh doanh tối ưu nhất. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác hạch toán tiêu thụ trong công ty, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực tập tại công ty, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô các chú trong phòng kế toán đã giúp em có những hiểu biết chung nhất về tình hình tổ chức công tác tiêu thụ tại công ty. Từ những hiểu biết đó em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được thầy và các cô các chú trong phòng kế toán công ty thông cảm và góp ý để bài viết của em ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần 1: Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. Phần 1: Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 tiền thân là xuởng sản xuất quân dược được thành lập năm 1947 tại chiến khu Việt Bắc. Ngày 6/1/1954 đơn vị chuyển về Hà Nội lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm 6-1. Ngày 08/11/1960, Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 được thành lập và chuyển sang Bộ Y tế quản lý. Đầu năm 1985, công trình xây dựng xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 được hoàn thành trên diện tích 12000m2 tại số 9 Trần Thánh Tông - Hà Nội. Máy móc thiết bị và dụng cụ hoá chất của công ty được nhà máy hoá dược phẩm số 1 - Matxcova và công ty dược phẩm Leningrat giúp đỡ. Cũng năm này vào ngày 29 tháng 09, Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 được nhà nước tuyên dương danh hiệu “Đơn vị anh hùng lao động”. Đây là đơn vị đầu tiên của ngành dược nhận được danh hiệu này. Theo Quyết định số 388/HĐBT ngày 07/05/1992 công nhận xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 là doanh nghiệp nhà nước và được phép hạch toán độc lập. Thời gian đầu xí nghiệp chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ, máy móc thiết bị thô sơ, số lượng công nhân khoảng vài chục người. Xí nghiệp cũng đã từng gặp phải khó khăn tưởng chừng không thể vượt qua được khi hoạt động với tư cách hạch toán độc lập. Theo Quyết định số 3699/QĐ-BYT ngày 20/10/2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế chuyển Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 - Tổng công ty Dược Việt Nam thành Công ty cổ phần. Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 chính thức hoạt động từ tháng 3 năm 2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103006888 cấp ngày 03/03/2005 của Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế của công ty là: DOPHARMA. Địa chỉ Website của công ty là: www.donpharma.vn Trụ sở chính của công ty đặt tại số 9 Trần Thánh Tông - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội bao gồm các phân xưởng sản xuất, các phòng ban, kho bãi,…Nắm ở phía Đông thủ đô Hà Nội với diên tích khá lớn khoảng 12000m2, công ty có một vị trí giao dịch khá đẹp và cơ sở sản xuất kinh doanh tương đối hoàn chỉnh. Công ty có 1 kho hàng đặt tại số 43 Vĩnh Tuy. Tại kho có chứa vật tư, máy móc phục vụ cho sản xuất của công ty với 10 người làm nhiệm vụ bảo vệ và xuất nhập kho. Ngoài ra công ty có 1 cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 9 Trần Thánh Tông và 4 cửa hàng bán thuốc tại Hà Nội là: số 2 Ngọc Khánh, số 5 Ngọc Khánh, Số 7 Ngọc Khánh và số 95 Láng Hạ. Hiện tại công ty đang có dự án xây dựng Nhà máy sản xuất dược phẩm đạt tiêu chuẩn GMP - WHO tại lô đất 27A Khu công nghiệp Quang Minh - Mê Linh - Vĩnh Phúc. Ngày 25/12/2007 công trình đã chính thức được khởi công với diện tích 22.258m2 bao gồm các khu văn phòng, nhà xưởng, nghiên cứu, kiểm nghiệm, kho,...Nhà máy có sản lượng ước tính là 1230 triệu tấn sản phẩm / năm. Tổng vốn đầu tư là 240 tỷ VNĐ do liên doanh nhà thầu là Công ty hợp tác kinh tế kỹ thuật Quốc tế Văn Sơn Vân Nam Trung Quốc và Công ty cổ phần tư vấn thiết kế và dịch vụ đầu tư (INFISCO) thực hiện. Ngày hoàn thành dự kiến là 30/06/2009. Công ty có vốn điều lệ là 25 tỷ đồng, được chia làm 250.000 cổ phần mệnh giá 100.000 đồng/cổ phần. Công ty hoạt đồng dưới hình thức cổ phần với 51% vốn nhà nước và hoạt động theo luật doanh nghiệp 12/06/1999. Hàng tháng công ty sản xuất và tiêu thụ khoảng 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa thuốc nước,…Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến là Ampixilin, Amoxilin, Vitamin B1, Vitamin B2, Vitamin C, Cephalexin, Cloroxit,… Sản lượng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm khoảng 1/5 tổng sản lượng của của cả 20 đơn vị thành viên của tổng công ty dược Việt Nam. Những năm gần đây sản phẩm của công ty liên tục dành danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” tại các hội chợ triển lãm có uy tín trên cả nước. Một số chỉ tiêu thể hiện quá trình phát triển của công ty như: - Doanh thu bán hàng của công ty tăng liên tục: Năm 2005 doanh thu là: 75 tỷ 387 triệu đồng, Năm 2006 doanh thu là: 91 tỷ 318 triệu đồng tăng tới 21,13% so với Năm 2005, còn Năm 2007 doanh thu đạt 96 tỷ 155 triệu đồng tăng 5,3% so với Năm 2006. Điều này chứng tỏ sản phẩm của công ty ngày càng được thị trường tin tưởng, công ty đã có một vị thế nhất định trên thị trường. - Tổng tài sản của công ty Năm 2005 là 78 tỷ 701 triệu đồng còn Năm 2006 là 90 tỷ 654 triệu đồng tăng 15,19%, Vốn chủ sỏ hữu của công ty Năm 2005 là 24 tỷ 784 triệu đồng còn Năm 2006 là 27 tỷ 924 triệu đồng tăng 12,67%. Tốc độ tăng tài sản và nguồn vốn chủ sở hữu của công ty là khá nhanh nhưng tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu so với nguồn vốn vẫn còn thấp, Năm 2005 chiếm 31,49% còn Năm 2006 là 30,8%. Công ty muốn phát triển bền vững thì cần phải đầu tư thêm nguồn vốn chủ sở hữu. - Lợi nhuận sau thuế của công ty Năm 2005 là 1 tỷ 218 triệu đồng, Năm 2006 là 1 tỷ 726 triệu đồng tăng tới 41,7% đây là tốc độ tăng rất cao thể hiện được tình hình sản xuất kinh doanh khả quan trong công ty. Nhưng đến Năm 2007 lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 231 triệu đồng do giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác tăng mạnh. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến điều đó: giá nguyên vật liệu đầu vào tăng đột biến có mặt hàng tăng tới 300% như: Ampixilin, Vitamin C, Cloroxit, chi phí đầu vào tăng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm sản xuất mà giá đầu ra lại không tăng do giá bán thuốc bị giới hạn nên lợi nhuận của doanh nghiệp giảm đi rõ rệt mặt khác công ty đang xây dựng nhà máy mới đạt tiêu chuẩn GMP-WHO tại khu công nghiệp Quang Minh, Vĩnh Phúc nên đã phát sinh thêm nhiều loại chi phí khác. Công ty cần phải có những biện pháp để quản lý chặt chẽ các khoản chi phí đặc biệt những khoản chi phí không cần thiết đồng thời nâng cao chất lượng của hàng bán ra để giảm thiểu các khoản giảm trừ doanh thu. BẢNG SỐ 1.1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 2 3 4 5 1) Doanh thu BH và cung cấp DV 2) Các khoản giảm trừ 3) Doanh thu thuần BH và CCDV 4) GVHB 5) Lợi nhuận gộp BH và CCDV 6) Doanh thu hoạt động tài chính 7) Chi phí tài chính Trong đó lãi vay 8) Chi phí bán hàng 9) Chi phí quản lý doanh nghiệp 10) Lợi nhuận từ hoạt động KD 11) Thu nhập khác 12) Chi phí khác 13) Lợi nhuận khác 14) Tổng lợi nhuận trước thuế 15) Chi phí thuế TNDN hiện hành 16) Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17) Lợi nhuận sau thuế TNDN 18) Lãi cơ bản trên cổ phiếu 01 02 10 11 20 21 22 23 24 25 30 21 23 40 50 51 52 60 70 75.387.200.000 1.565.189.000 73.822.011.000 64.646.895.000 9.175.116.000 146.905.000 1.148.269.000 1.148.269.000 1.182.510.000 5.616.535.000 1.374.707.000 388.902.000 85.528.000 303.374.000 1.678.081.000 459.783.000 - 1.218.298.000 91.318.194.000 1.902.103.000 89.416.091.000 78.386.624.000 11.029.467.000 598.166.000 2.626.829.000 2.626.829.000 1.991.423.000 7.011.128.000 (1.747.000) 2.371.791.000 18.801.000 2.352.990.000 2.351.243.000 625.588.000 - 1.725.655.000 96.155.240.000 2.253.784.000 93.901.456.000 81.157.823.000 12.743.633.000 714.562.000 2.958.742.000 2.958.742.000 2.548.267.000 7.605.032.000 346.154.000 2.589.476.000 2.618.850.000 (29.374.000) 316.780.000 85.853.000 - 230.927.000 Mục tiêu phát triển của công ty là thành lập để huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm theo chức năng và ngành nghề được cấp giấy phép đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả, đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, tạo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và góp phần vào sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ toàn dân. 1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty sản xuất và kinh doanh các loại thuốc. Do thuốc là sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ thể con người nên quy trình sản xuất phải đảm bảo khép kín và tuyệt đối vô trùng. Quá trình sản xuất phải trải qua 3 giai đoạn: chuẩn bị sản xuất, sản xuất và kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm. Sản phẩm của công ty có nhiều loại nên quy trình công nghệ khác nhau và tiêu chuẩn định mức riêng. Hiện tại công ty đã có một hệ thống nhà xưởng sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP với công nghệ tương đối hiện đại và kỹ thuật kiểm tra hoá lý cao. Quy trình công nghệ tại từng phân xưởng: - Phân xưởng thuốc tiêm sản xuất loại ống 1ml, 2ml và 5ml SƠ ĐỒ 1.1: DÂY TRUYỀN SẢN XUẤT LOẠI ỐNG 1ML Ống rỗng Cắt ống Rửa ống Ủ ống NVL Pha chế Đóng ống Hàn, soi, in Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói hộp SƠ ĐỒ 1.2: DÂY TRUYỀN SẢN XUẤT LOẠI ỐNG 2ML, 5ML Rửa ống Ống rỗng Đóng ống Pha chế NVL Hàn, soi, in Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói hộp - Phân xưởng thuốc viên có quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên con nhộng và thuốc viên nén SƠ ĐỒ 1.3: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT THUỐC VIÊN CON NHỘNG VÀ THUỐC VIÊN NÉN NVL Xay rây Pha chế Đóng bao Đóng gói Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói hộp - Phân xưởng chế phẩm sản xuất các loại thuốc mỡ, thuốc tra mắt, thuốc nhỏ mũi và các loại cao xoa. Phân xưởng có tổ mỡ và tổ hoá dược. SƠ ĐỒ 1.4: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CÁC LOẠI CHẾ PHẨM NVL Xử lý Chiết suất Tinh chế Sấy khô Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói hộp - Phân xưởng cơ khí là phân xưởng phụ phục vụ sửa chữa định kỳ, điện, nước, và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính. Phân xưởng này bao gồm các tổ tiện, gò hàn, nồi hơi… 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, tập thể lãnh đạo, cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên theo chế độ một thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sự phối hợp phân công nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban trong bộ máy đã được quy định chặt chẽ bằng hệ thống văn bản đó là điều bảo đảm cho sự hoạt động nhịp nhàng của các bộ phận trong bộ máy điều hành và quản lý của công ty. SƠ ĐỒ 1.5: HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quăn trị Ban kiểm soát Giám đốc Trợ lý giám đốc Phó GĐ phụ trách sản xuất Phó GĐ phụ trách KH-CN Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch cung ứng Phòng thị trường Phòng bảo vệ PX thuốc tiêm PX thuốc viên PX chế phẩm PX cơ khí Phòng nghiên cứu triển khai Phòng kiểm tra chất lượng Phòng đảm bảo chất lượng Đại hội đồng cổ đông là cợ quan có quyền hành cao nhất gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất 1 năm 1 lần do Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát triệu tập. Dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên trong đó có một chủ tịch kiêm giám đốc điều hành, 1 phó chủ tịch kiêm kế toán trưởng, 3 thành viên còn lại ở các mảng kinh doanh, kỹ thuật và sản xuất. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ thực hiện các nghi quyết của Đại hội đồng cổ đông cùng lãnh đạo công ty phát triển. Hội đồng quản trị có niên khoá như Đại hội đồng cổ đông là 3 năm. Bên cạnh Hội đồng quản trị có Ban kiểm soát kiểm tra tính hợp pháp trong quản lý, trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, báo cáo tài chính của công ty và thường xuyên báo cáo kết quả với Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát có 3 thành viên trong đó có 1 trưởng ban kiểm soát kiêm phó phòng tài chính kế toán. Dưới Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát là Giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả của đơn vị. Dưới Giám đốc có Phó giám đốc phụ trách sản xuất, Phó giám đốc phụ trách khoa học - công nghệ và Trợ lý giám đốc. Các phân xưởng sản xuất đứng là quản đốc phân xưởng có trách nhiệm đôn đốc công nhân làm việc và báo cáo kết quả sản xuất trực tiếp với người quản lý cấp trên là Phó giám đốc phụ trách sản xuất. Công ty có 3 phân xưởng chính là phân xưởng thuốc tiêm, phân xưởng thuốc viên, phân xưởng chế phẩm và 1 phân xưởng phụ là phân xưởng cơ khí. Yêu cầu với các phân xưởng là sản xuất đủ sản phẩm theo kế hoạch. Tại các phòng ban đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ giúp đỡ Phó giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể và điều hành công việc trong các phòng ban mình. Dưới trưởng phòng là các phó phòng có nhiệm vụ trợ giúp trong công việc của phòng. Phòng nghiên cứu triển khai có nhiệm vụ nghiên cứu các mặt hàng mà công ty đang sản xuất, theo dõi quá trình tiêu thụ của các mặt hàng này, phối hợp với phòng thị trường để nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới. Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) có trách nhiệm kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào xem có đảm bảo chất lượng và số lượng yêu cầu hay không, tiến hành thẩm định chất lượng của sản phẩm đầu ra xem các loại thành phẩm có đủ điều kiện xuất kho hay không. Đây là khâu quan trọng nhất trước khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ không để sản phẩm có chất lượng kém đến tay người tiêu dùng. Phòng đảm bảo chất lượng kiểm tra tiêu chuẩn về chất lượng của sản phẩm hoàn thành từ đó đưa ra các kiến nghị thay đổi cho phù hợp, có trách nhiệm ban hành các quy chế dược, các tiêu chuẩn sản xuất thuốc theo quy định của Nhà nước, Cục dược và Bộ Y tế, xây dựng các định mức kỹ thuật dược, kết hợp với phòng nghiên cứu để ban hành quy trình sản xuất thuốc. Ngoài ra phòng có nhiệm vụ quy hoạch về đầu tư công nghệ, mày móc trang thiết bị cho công ty đồng thời tiến hành sửa chữa lớn, thường xuyên với máy móc trang thiết bị. Phòng kế hoạch cung ứng lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tiền lương của toàn công ty, Chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào về số lượng và chất lượng phục vụ cho sản xuất. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác kế toán, hách toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê, lưu trữ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh cho giám đốc và các bộ phận có liên quan, giúp giám đốc có các phương án điều hành công ty hiệu quả nhất. Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách cho người lao động, xây dựng tham mưu về tiêu chuẩn lương, thưởng, bảo hiểm đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Trong phòng này có phòng y tế riêng được trang bị đầy đủ dụng cụ y tế chăm sóc sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng thị trường tìm hiều nhu cầu của thị trường, tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm, xây dựng hệ thống kênh phân phối ổn định, thực hiện các chiến dịch quảng bá cho sản phẩm đồng thời cố vấn cho giám đốc ra các quyết định sản xuất, tiêu thụ sau khi đã tiến hành nghiên cứu và thăm dò thị trường. Phòng bảo vệ phụ trách bảo đảm an toàn cho mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của công ty, kiểm tra hàng hoá vật tư mua vào, xuất ra có đầy đủ chứng từ hợp lệ hay không, giữ gìn trật tự trong công ty, kiểm soát khách ra vào. 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung một thủ trưởng đứng đầu là kế toán truởng. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty. Trong phòng kế toán ngoài kế toán trưởng còn có 1 phó phòng phụ trách chung và các nhân viên kế toán phần hành. Phòng tài chính kế toán của công ty hiện có 11 người trong đó 10 người có trình độ đại học và 1 thủ quỹ có trình độ trung cấp. Tổng số có 9 nữ và 2 nam (Chú Lễ : kế toán trưởng và chú Tuấn : kế toán giá thành, tài sản). Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phân xưởng có nhiệm vụ thu thập thông tin riêng theo từng phân xưởng cho kế toán tổng hợp. Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán: - Tổ chức nhiệm vụ kế toán trong công ty, chọn hình thức kế toán phù hợp - Đề xuất, soạn thảo và trao đổi cùng các phòng ban khác giúp cho giám đốc ban hành các quy định cụ thể của công ty về tài chính kế toán - Tham gia xây dựng đinh mức, đơn giá các mặt hàng trong công ty - Đề xuất xây dựng giá thành sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất tháng quý năm - Cân đối các nguồn vốn phục vụ đầu tư sản xuất kinh doanh - Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước - Thực hiện thanh toán công nợ, kiểm tra chứng từ trước khi trình với giám đốc -Lập báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm theo quy định của nhà nước và báo cáo quản lý theo yêu cầu của cấp trên - Tổ chức thanh lý tài sản, vật tư, sản phẩm kém chất lượng Chức năng của phòng tài chính kế toán: - Theo dõi các mặt có liên quan tới tài chính kế toán của công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách của công ty đảm bảo sản xuất có hiệu quả - Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế và phân tích các hợp đồng kinh tế - Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty có thực hiện đầy đủ việc ghi chép sổ sách, hạch toán và quản lý kinh tế SƠ ĐỒ 1.6: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân Kế toán lương Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành KT thành phẩm TT Kế toán thanh toán Kế toán kho Nhân viên kinh tế PX thuốc viên Nhân viên kinh tế PX thuốc tiêm Nhân viên kinh tế PX chế phẩm Nhân viên kinh tế PX cơ khí Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty. Đồng thời kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cũng như các đối tượng khác có quan tâm và có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh trong công ty - Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: tổng hợp thông tin từ nhân viên kế toán các phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Phó phòng phụ trách nhân viên kế toán các phần hành tài sản cố định, kho, giá thành, tiêu thụ, thanh toán,…Ngoài ra phó phòng còn quản lý về mặt tài chính của các đề tài, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi - Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình biến động về tài sản cố định thông qua thẻ tài sản cố định và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại phù hợp và tỷ lệ khấu hao theo quy định - Kế toán giá thành tập hợp toàn bộ chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm, xây dựng các đối tượng tập hợp chi phí theo phân xưởng, loại sản phẩm và khoản mục phí. Kế toán giá thành cũng theo dõi tình hình giá thành thực tế với kế hoạch, định kỳ lập báo cáo chi phí giá thành theo từng khoản mục phí - Kế toán thành phẩm tiêu thụ tập hợp, theo dõi các chứng từ có liên quan đến số lượng, giá trị thành phẩm nhập kho, xuất kho, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo tiêu thụ thành phẩm hàng tháng - Kế toán thanh toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng. Định kỳ tập hợp toàn bộ VAT đầu vào chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo VAT hàng tháng. Kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng của khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty - Kế toán kho theo dõi việc nhập nguyên vật liệu từ bên ngoài vào, việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, tập hợp các chứng từ có liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ngoài ra kế toán kho còn theo dõi việc nhập, xuất các thành phẩm, hàng hoá trong kho - Kế toán lương có trách nhiệm tính tiền lương, thưởng, các chế độ chính sách cho toàn bộ công nhân viên trong công ty theo quy đinh của nhà nước. Việc tính lương là vấn đề quan trọng nên có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán, quản đốc phân xưởng và phòng tổ chức cán bộ - Kế toán ngân hàng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến việc phát sinh tăng, giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản vay ngân hàng - Thủ quỹ là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thu chi tiền măt phải có chứng từ đi kèm, cuối ngày thủ quỹ phải lập báo cáo quỹ - Thu ngân hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ các cửa hàng của công ty và nộp cho thủ quỹ 1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Chế độ kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của công ty tính theo tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ là đánh giá theo nguyên vật liệu chính. Hình thức kế toán áp dụng là nhật ký chứng từ. Tỷ giá ngoại tệ được quy đổi theo phương pháp tỷ giá hạch toán. 1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ của công ty được lập theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền ăn trưa, ăn ca, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, thẻ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,… Ngoài ra công ty còn có các chứng từ riêng để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị như: - Bảng kê thanh toán nợ để theo dõi chi tiết về tạm ứng, thanh toán theo từng đối tượng (cán bộ công nhân viên, khách hàng). Bảng kê này được lập dựa trên các sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán và tạm ứng - Giấy xin khất nợ được lập khi bán chịu cho khách hàng với mục đích xác định chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ 1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán Trước năm 2006, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1411/QĐ/TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưỏng Bộ Tài chính. Từ năm 2006 đến nay công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra để tiện cho công tác quản lý, công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2, 3 như sau: - TK 1121: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng được chi tiết thành TK 11211: Ngân hàng Công thương, TK 11212: Ngân hàng Ngoại thương, TK 11213: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Thành, TK11214: Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam chi nhánh Long Biên, TK11215: Ngân hàng TMCP Hằng hải. TK 1122: Ngoại tệ gửi Ngân hàng cũng phân chia tương tự - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp, TK 627: Chi phí sản xuất chung đều được chi tiết cấp 2 (VD: 6211, 6212, 6213) cho các phân xưởng thuốc tiêm, thuốc viên, chế phẩm - TK 632: Giá vốn hàng bán chi tiết thành TK 6321: Giá vốn hàng hoá, TK 6322: Giá vốn thành phẩm - Công ty còn chi tiết các TK 142, 152, 153, 154,… để phù hợp với tình hinh. 1.5.4 Hệ thống sổ kế toán Do công ty có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên và đa dạng nên công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ để ghi chép sổ sách kế toán. Sổ sách của công ty bao gồm: - Các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10 - Các Bảng kê số 1, 2, 4, 5, 6, 10 - Các thẻ như: Thẻ vật tư, Thẻ tài sản cố định,… - Các sổ chi tiết tài khoản như: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ theo dõi chi phí 621, 622, 627, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán,… Công ty hiện sử dụng phần mềm kế toán máy để giảm nhẹ khối lượng công việc thực hiện. Chương trình được thiết kế trên cơ sở thực tế của doanh nghiệp nên đã phục vụ đắc lực cho công tác kế toán của đơn vị. 1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập 3 báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu của Bộ Tài chính. Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng quý còn Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm. Công ty không lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo trên công ty nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản quản lý vốn và phục vụ cho các nhà đầu tư vốn, các đối tượng có liên quan khác nên phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp mới có giá trị pháp lý. Ngoài ra công ty còn lập các báo cáo nội bộ cho giám đốc như: Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo hàng tồn kho,…để từ đó phân tích tình hình nhằm đưa ra các quyết sách cho phù hợp. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 2.1 Đặc điểm thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty 2.1.1 Đặc điểm thành phẩm tại công ty Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc tân dược. Sản phẩm của công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Vì thế các thành phẩm của công ty phải được phòng kiểm tra chất lượng đảm bảo đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi nhập kho hay xuất bán. Sản phẩm của công ty rất đa dạng. Hiện tại công ty đang sản xuất và kinh doanh hơn 100 mặt hàng bao gồm khoảng 70 loại thuốc viên, 25 loại thuốc tiêm, ngoài ra còn có các loại cao, dầu gió, thuốc tra mắt, xiro,…Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến là: Ampixilin, Amoxilin, Vitamin B1, Vitamin B2, Vitamin C, Cephalexin, Cloroxit,… Công ty đang nghiên cứu và triển khai thêm nhiều sản phẩm mới để đưa vào thị trường phục vụ người dân. 2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm tại công ty Từ khi chuyển sang hạch toán độc lập công ty đã thiết kế được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp các miền tập trung chủ yếu vào thị trường Miền Bắc. Công ty đã xây dựng được hệ thống kênh phân phối đa cấp khá hoàn chỉnh bao gồm có các bệnh viện trung ương tỉnh huyện, các công ty dược phẩm ở các tỉnh huyện, đại lý các cấp và các cửa hàng bán buôn, bán lẻ,… Công ty có hai phương thức bán hàng là bán hàng trực tiếp cho khách hàng hoặc bán theo hợp đồng và gửi bán qua các cửa hàng. Đối tượng bán theo hợp đồng hoặc bán trực tiếp tại kho, phân xưởng thường là các bệnh viện các tuyến, các công ty dược của tỉnh, huyện hay các của hàng thuốc,… Việc thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán được công ty trao đổi trực tiếp với khách hàng. Khách hàng còn được hưởng chiết khấu nếu thanh toán sớm với công ty. Công ty có thể bán hàng bằng cách gửi bán qua các cửa hàng của công ty đó là các cửa hàng: Cửa hàng Số 2 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 5 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 7 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 95 Láng Hạ và Cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại Số 9 Trần Thánh Tông. Công ty xuất thành phẩm theo hình thức giao khoán. Nhân viên bán hàng được hưởng lương của công ty ngoài ra nếu bán vượt mức quy định sẽ có thưởng theo tỷ lệ với số doanh thu tăng thêm. Hàng tháng các cửa hàng nộp hóa đơn bán hàng, tiền bán hàng và báo cáo kiểm kê lên phòng kế toán. Về phương thức thanh toán: Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, một số khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty có thể được phép trả chậm. Sản phẩm của công ty xuất bán luôn đảm bảo chất lượng và có thời hạn sử dụng là mới nhất. Mặt khác bán hàng còn kèm theo các hình thức ưu đãi như: Chiết khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển,…ngoài ra công ty còn thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng như: quảng cáo, tham dự các hội chợ triển lãm, tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng,… Nhờ có các biện pháp quản lý tốt khâu tiêu thụ nên sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín và thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng. 2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty 2.2.1 Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ Tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632) của công ty được chia làm 3 tài khoản cấp 2 là: TK 6321: Giá vốn hàng bán (Hàng hóa), TK 6322: Giá vốn hàng bán (Thành phẩm), TK 6323: Giá vốn hàng bán (Cung cấp dịch vụ). Ở đây em xin chỉ đề cấp đến phần giá vốn thành phẩm (TK6322). Khi thành phẩm hoàn thành thì sẽ tiến hành nhập kho. Nhâp kho phải có phiếu nhập kho trên đó ghi rõ người giao hàng, loại vật tư (sản phẩm, hàng hóa), mã số, số lượng theo chứng từ và thực nhập, đơn giá, thành tiền và phải có chữ ký của người phụ trách cung tiêu, người giao hàng, thủ k._.