Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội

, trăn trở trong một nền kinh tế mà “cung đã vượt cầu” như nước ta hiện nay. Nó quyết định tới vận mệnh của mỗi doanh nghiệp bởi có tiêu thụ được sản phẩm thì doanh nghiệp mới đủ bù đắp chi phí bỏ ra, thu lợi nhuận, thực hiện tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng, đưa doanh nghiệp đi lên. Sản phẩm ngày càng phong phú về chủng loại với chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá thành hạ nên giờ đây sự hấp dẫn đối với khách hàng phần lớn là nhờ các phương thức tiêu thụ đa dạng, tiện lợi, các phương thức thanh toán linh hoạt nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp. Song, thách thức lớn đối với mỗi doanh nghiệp là thị trường luôn luôn biến động với nhiều rủi ro không lường bởi sự tác động của nhiều nhân tố như tính mùa vụ, thị hiếu,... đòi hỏi các nhà quản trị phải đưa ra những quyết định sáng suốt, ứng phó kịp thời trong mọi tình huống. Với vai trò là công cụ đắc lực của quản lý, hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng giúp các nhà quản trị có được những thông tin kịp thời, chính xác, từ đó phân tích đánh giá để đưa ra những quyết định tối ưu. Trong thời gian tìm hiểu thực tiễn tại Công ty Cơ khí Hà Nội, em nhận thấy đây là một doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm cơ khí trị giá tới hàng chục triệu đồng, nên công tác quản lý và theo dõi thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm ở đây thực sự rất phức tạp và quan trọng. Các máy móc, thiết bị cơ khí có giá trị lớn, thời gian khấu hao dài không phải là mặt hàng dễ tiêu thụ. Vì vậy, bên cạnh hiện đại hoá quy trình công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, việc thông tin và kiểm tra chặt chẽ tình hình thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ chính xác, nhanh chóng là rất cần thiết, giúp Công ty có những sách lược đúng đắn trong quá trình tìm kiếm bạn hàng. Cũng như bao doanh nghiệp khác, Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng kế toán như một bộ phận có hiệu lực để phát triển và quản lý tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp Nhà nước có liên doanh với nước ngoài, với sản phẩm tiêu thụ đặc biệt, cho nên kế toán tiêu thụ và tổng hợp kết quả là những phần hành kế toán trọng yếu trong hệ thống hạch toán kế toán của Công ty. Với mong muốn tiếp cận và hiểu sâu hơn thực trạng công tác thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, trong quá trình thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội với sự giúp đỡ của thầy giáo - TS. Nguyễn Văn Công và các cán bộ phòng kế toán - tài chính - thống kê tại Công ty Cơ khí Hà Nội em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội” Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập được chia làm 3 phần: Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II. Thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội. Phần III. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội. Với mục tiêu vận dụng lý luận về phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả và các môn học khác đã được học tập và nghiên cứu trên ghế nhà trường vào thực tiễn, từ đó đưa ra những ý kiến đóng góp bổ ích cho đơn vị. Tuy nhiên với lượng kiến thức tích luỹ, cũng như trình độ, thời gian và điều kiện nghiên cứu còn hạn chế nên mặc dù rất cố gắng nhưng cuốn chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy giáo - TS Nguyễn Văn Công để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Phần I. Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. I. ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm 1. Tiêu thụ và các phương thức tiêu thụ thành phẩm 1.1 Khái niệm tiêu thụ Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá, là quá trình doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất của doanh nghiệp, kết thúc vòng luân chuyển vốn của doanh nghiệp. 1.2 Các phương thức tiêu thụ sản phẩm Có rất nhiều phương thức tiêu thụ sản phẩm, bao gồm: - Phương thức bán hàng trực tiếp. - Phương thức chuyển hàng (gửi bán). - Phương thức bán hàng qua đại lý. - Phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng trả góp. - Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng. - Tiêu thụ ở các doanh nghiệp làm nhiệm vụ gia công. - Các trường hợp khác được coi là tiêu thụ. 2. ý nghĩa của tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm Xét trên góc độ các doanh nghiệp sản xuất, tiêu thụ có một ý nghĩa rất quan trọng. Tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất của doanh nghiệp. Tiêu thụ giúp doanh nghiệp có điều kiện để trang trải các chi phí sản xuất kinh doanh, thu lợi nhuận, tăng tích luỹ, tái đầu tư, góp phần nâng cao đời sống của người lao động. Xét trên góc độ khách hàng, thông qua quá trình tiêu thụ, nhu cầu của người tiêu dùng được đáp ứng, thực hiện giá trị sử dụng của sản phẩm, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Xét trên phương diện toàn bộ nền kinh tế quốc dân, thực hiện tốt tiêu thụ thành phẩm là cơ sở tạo ra tiền đề vật chất để thực hiện quá trình tái sản xuất mở rộng, tạo nên sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa tiền - hàng trong lưu thông, cũng như cân đối sản xuất trong từng ngành và liên ngành. Đồng thời với quá trình tiêu thụ sản phẩm, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở để đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của doanh nghiệp, thực lãi (lỗ) của doanh nghiệp và xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nước; giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế của Nhà nước và của doanh nghiệp, của tập thể và cá nhân người lao động. Trong điều kiện nên kinh tế mở, các mối quan hệ kinh tế đối ngoại ngày càng phát triển mạnh mẽ thì việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tốt có thể tạo nên uy tín, sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng và nước ta nói chung trên thị trường khu vực và quốc tế. 3. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc sản xuất ra sản phẩm mà phải tiêu thụ thành phẩm kịp thời. Giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ phát triển. Vì vậy tổ chức một cách khoa học công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Các yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm cho mỗi doanh nghiệp đó là: Theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm theo một phương pháp thích hợp mà doanh nghiệp đã lựa chọn. Tính giá thành phẩm nhập, xuất kho, trên cơ sở đó xác định đúng giá vốn sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. Ghi nhận kịp thời, chính xác doanh thu tiêu thụ sản phẩm, các khoản ghi giảm doanh thu, các khoản thuế phải nộp, phải thu hộ cho Nhà nước, từ đó xác định chính xác doanh thu bán hàng thuần. Ghi nhận giá vốn phù hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp và luân chuyển thành phẩm và doanh nghiệp đã lựa chọn. Phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, tính toán, phân bổ chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định đúng kết quả tiêu thụ. Phân tích, lập báo cáo về giá trị sản lượng hàng hoá, báo cáo tình hình hoàn thành kế hoạch mặt hàng, tình hình tiêu thụ một cách đúng đắn, kịp thời và chính xác. II. Hạch toán tiêu thụ trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 1.1 Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho. 1.2 Tài khoản sử dụng Theo phương pháp kê khai thường xuyên, khi hạch toán tiêu thụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: a. Tài khoản 157 - Hàng gửi bán Tài khoản 157 được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hoá nhờ bán đại lý, kí gửi hay giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Số hàng hoá, sản phẩm, lao vụ này vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Tài khoản 157 được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi hàng. Bên Nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận. Bên Có: - Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán. - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại. Dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. b. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 511 được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu. Từ đó, tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Tổng số doanh thu bán hàng ghi nhận ở đây có thể là tổng giá thanh toán (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp cũng như đối với các đối tượng chịu thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) hoặc giá không có thuế VAT (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Bên Nợ: - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên doanh số bán trong kì. - Số giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. - Kết chuyển số doanh thu thuần về tiêu thụ. Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kì. TK 511 cuối kì không có số dư và gồm 4 tiểu khoản: -5111. Doanh thu bán hàng hoá: Là doanh thu đã nhận được hoặc được người mua chấp thuận cam kết sẽ trả về khối lượng hàng hoá đã giao. Tài khoản 5111 được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp kinh doanh vật tư, hàng hoá. - 5112. Doanh thu bán các thành phẩm: Tài khoản này được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, lâm nghiệp, ngư nghiệp v.v... Nội dung của tài khoản phản ánh tổng doanh thu của khối lượng sản phẩm đã được coi là tiêu thụ của doanh nghiệp sản xuất trong một kì hạch toán. - 5113. Doanh thu cung cấp dịch vụ: Được sử dụng chủ yếu cho các ngành kinh doanh dịch vụ (giao thông - vận tải, bưu điện, du lịch, dịch vụ khoa học kĩ thuật, công ty tư vấn, dịch vụ kiểm toán, pháp lí v.v...) để theo dõi toàn bộ số doanh thu thực hiện trong kì. - 5114. Doanh thu trợ cấp, trợ giá: Phản ánh các khoản thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. c. Tài khoản 512. Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty, Tập đoàn, Liên hiệp xí nghiệp... hạch toán toàn ngành. Ngoài ra, tài khoản này còn sử dụng để theo dõi các khoản một số nội dung được coi là tiêu thụ nội bộ khác như sử dụng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ vào hoạt động sản xuất kinh doanh hay trả lương, thưởng... cho công nhân viên chức v.v... TK 512 được chi tiết thành 3 tiểu khoản. - 5121. Doanh thu bán hàng hoá. - 5122. Doanh thu bán sản phẩm. - 5123. Doanh thu cung cấp dịch vụ. Nội dung phản ánh của TK 512 tương tự như tài khoản 511. d. Tài khoản 521. Chiết khấu bán hàng Dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của đơn vị. Về thực chất, tài khoản này chỉ sử dụng để theo dõi các khoản chiết khấu thương mại chấp nhận cho người mua và được mở chi tiết theo từng khách hàng và từng loại hàng bán. Theo quy định hiện hành, tài khoản 521 chưa có nội dung phản ánh. TK 521 cuối kì không có số dư và chi tiết thành 3 tiểu khoản: - 5211. Chiết khấu hàng hoá: Được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, vật tư. - 5212. Chiết khấu thành phẩm: Sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất vật chất. - 5213. Chiết khấu dịch vụ: Sử dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. e. Tài khoản 531. Hàng bán bị trả lại Tài khoản 531 dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 511 để tính toán doanh thu thuần. Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại. TK 531 cuối kì không có số dư. g. Tài khoản 532 Giảm giá hàng bán Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Được hạch toán vào tài khoản này bao gồm các khoản bớt giá, hồi khấu và khoản giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về người bán. Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kì. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán. TK 532 cuối kì không có số dư. h. Tài khoản 632. Giá vốn hàng bán Dùng để theo dõi giá trị vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kì. Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp (đã được coi là tiêu thụ trong kì). Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kì và giá vốn hàng bán bị trả lại. TK 632 cuối kì không có số dư. Ngoài các tài khoản nói trên, trong quá trình hạch toán thành phẩm, tiêu thụ, chi phí, kết quả..., kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhau như 131, 111, 333, 334, 421... 2. Phương pháp hạch toán 2.1 Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ trực tiếp a. Khái niệm Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao. b. Phương pháp hạch toán Khi xuất sản phẩm, hàng hoá hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ với khách hàng, kế toán ghi các bút toán sau: BT1) Phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 155: Xuất kho thành phẩm. Có TK 154: Xuất trực tiếp tại phân xưởng không qua kho. BT2) Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112: Tổng thanh toán đã thu bằng tiền. Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán bán chịu cho khách hàng. Có TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (chưa có thuế VAT). Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, số chiết khấu đã chấp nhận cho khách hàng được tính vào chi phí hoạt động tài chính: Nợ TK 811: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng. Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho người mua. Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua. Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua. Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hồi khấu: Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng. Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT trả lại cho khách hàng tương ứng với số giảm giá khách hàng được hưởng. Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho người mua. Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua. Có TK 3388: Số giảm giá chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua. Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau (vi phạm hợp đồng, hàng không đúng chủng loại, quy cách...): BT1) Phản ánh giá trị vốn của hàng bị trả lại. Nợ TK 155: Nhập kho thành phẩm. Nợ TK 157: Gửi tại kho người mua. Nợ TK 138(1381): Giá trị chờ xử lý. Có TK 632: Giá vốn hàng bị trả lại. BT2) Phản ánh giá thanh toán của số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu của hàng bị trả lại. Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT trả lại cho khách hàng tương ứng với số doanh thu hàng bán bị trả lại. Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho khách hàng. Có TK 131: Trừ vào số phải thu của khách hàng. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ: Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại: Nợ TK 511. Có TK 632: Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại. Kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ TK 511. Có TK 532: Kết chuyển số giảm giá hàng bán. Đồng thời, kết chuyển số doanh thu thuần về tiêu thụ: Nợ TK 511. Có TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Kết chuyển giá vốn hàng bán được kết chuyển trừ vào kết quả: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Có TK 632. 2.2 Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận a. Khái niệm Tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó. b. Trình tự và phương pháp hạch toán Khi xuất hàng chuyển đến cho người mua, kế toán ghi theo trị giá vốn thực tế của hàng xuất: Nợ TK 157. Có TK 154: Xuất trực tiếp từ các phân xưởng sản xuất. Có TK 155: Xuất trực tiếp tại kho thành phẩm. Giá trị lao vụ, dịch vụ hoàn thành giao cho khách hàng: Nợ TK 157. Có TK 154: Giá thành thực tế. Khi được khách hàng chấp nhận (một phần hay toàn bộ): BT1) Phản ánh giá bán của hàng được chấp nhận: Nợ TK liên quan (131, 111, 112...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ của số hàng được chấp nhận. Có TK 3331(33311): Thuế VAT phải nộp của hàng tiêu thụ. BT2) Phản ánh trị giá vốn của hàng được chấp nhận: Nợ TK 632. Có TK 157: Giá vốn của hàng được chấp nhận. Sơ đồ hạch toán tổng quát doanh thu tiêu thụ. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp (nếu có) Doanh thu tiêu thụ (không có thuế VAT) TK 331 TK 511 TK 111, 112, 131,... TK 532, 531 TK 33311 TK 1331 TK 911 TK 152, 153,... Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Thuế VAT phải nộp Thuế VAT được khấu trừ khi đem hàng đổi hàng Doanh thu trực tiếp bằng vật tư, hàng hoá Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ Số hàng gửi đi bị từ chối khi chưa được xác nhận là tiêu thụ: Nợ TK 138 (1338, 334): Giá trị hư hỏng cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 155, 152: Nếu nhập kho thành phẩm hoặc phế liệu. Nợ TK 138(1381): Giá trị sản phẩm hỏng chờ xử lí. Có TK 157: Trị giá vốn số hàng bị trả lại. Các trường hợp hàng đã coi là tiêu thụ bị trả lại, giảm giá, chiết khấu phát sinh (nếu có) được hạch toán giống như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ, kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ để xác định kết quả tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. 2.3 Hạch toán tiêu thụ theo phương thức bán hàng đại lí, kí gửi a. Khái niệm Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế giá trị gia tăng, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lý quy định thì toàn bộ thuế VAT sẽ do chủ hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế VAT trên phần hoa hồng được hưởng. Ngược lại, nếu bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế VAT tính trên phần giá trị gia tăng này, bên chủ hàng chỉ chịu thuế VAT trong phạm vi doanh thu của mình. b. Hạch toán tại đơn vị giao đại lí (chủ hàng) Số hàng ký gửi vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Về cơ bản, các bút toán phản ánh giống như tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng. Cụ thể: Phản ánh giá vốn hàng chuyển giao cho cơ sở nhận làm đại lí hay nhận bán hàng ký gửi: Nợ TK 157. Có TK 155, 154. Phản ánh trị giá vốn hàng đại lý, ký gửi đã bán được: Nợ TK 632. Có TK 157. Phản ánh doanh thu và thuế VAT (theo giá quy định) của hàng giao cho cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi đã bán được: Nợ TK 131(chi tiết đại lí): Tổng giá bán (cả thuế VAT). Có TK 511: Doanh thu của hàng đã bán. Có TK 3331 (33311): Thuế VAT của hàng đã bán. Phản ánh hoa hồng trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi: Nợ TK 641: Hoa hồng trả cho đại lý, ký gửi. Có TK 131 (chi tiết đại lý): Tổng số hoa hồng. Khi nhận tiền do cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh toán: Nợ TK 111: Thu bằng tiền. Nợ TK 112: Thu bằng chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi. Có TK 131 (chi tiết đại lí): Số tiền hàng đã thu. Lưu ý: Tổng số tiền bán hàng đại lý, ký gửi có thể phản ánh bằng bút toán sau: Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng. Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý. Có TK 511: Tổng doanh thu hàng đã bán. Có TK 3331 (33311): Số thuế VAT phải nộp. c. Tại đơn vị nhận bán hàng kí gửi, đại lí Khi nhận hàng, căn cứ vào giá trị ghi trong hợp đồng, ghi: Nợ TK 003. Khi bán được hàng (hoặc không bán được trả lại): BT1) Xoá sổ số hàng đã bán (hoặc trả lại): Có TK 003. BT2) Phản ánh tổng số tiền hàng đại lí đã bán được. Nợ TK liên quan (111, 112, 131...). Có TK 331 (chi tiết chủ hàng): Số tiền phải trả cho chủ hàng. BT3) Phản ánh số hoa hồng được hưởng. Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng): Hoa hồng được hưởng. Nợ TK 511: Hoa hồng được hưởng. Khi thanh toán tiền cho chủ hàng: Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng): Số tiền hàng đã thanh toán. Có TK liên quan (111, 112...): Số đã thanh toán. Lưu ý: Khi bán được hàng kí gửi, đơn vị nhận hàng kí gửi còn có thể phản ánh tổng số tiền hàng đã bán, hoa hồng được hưởng như sau: Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số tiền hàng. Có TK 331 (chi tiết chủ hàng): Tổng số tiền phải trả chủ hàng. Có TK 511: Hoa hồng hoặc thù lao được hưởng. Các bút toán còn lại được phản ánh tương tự như các phương thức tiêu thụ trên. Sơ đồ hạch toán tiêu thụ tại đơn vị bán hàng đại lí, kí gửi. TK 911 TK 511 TK 111, 112... Kết chuyển DTT Hoa hồng đại lý được hưởng Phải trả chủ hàng Toàn bộ tiền hàng TK 003 TK 331 - Nhận - Bán - Trả lại Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng 2.4 Phương thức bán hàng trả góp a. Khái niệm Bán hàng trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỉ lệ lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm (xác định tương tự như thuê dài hạn TSCĐ trả đều ở các kỳ). Theo phương pháp trả góp, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Về thực chất, chỉ khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. b. Phương pháp hạch toán Khi xuất hàng giao cho người mua, kế toán ghi các bút toán sau: BT1) Phản ánh giá trị vốn của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632. Có TK liên quan (154, 155, 156). BT1) Phản ánh số thu của hàng bán trả góp: Nợ TK liên quan (111, 112...): Số tiền người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Nợ TK 131 (chi tiết người mua): Tổng số tiền người mua còn nợ. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán trả một lần tại thời điểm giao hàng (giá thanh toán ngay). Có TK 3331 (33311): Thuế VAT phải nộp tính trên giá bán trả một lần (giá thanh toán ngay). Có TK 711: Tổng số lợi tức trả chậm. Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả: Nợ TK 511. Có TK 911. Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911. Có TK 632. Số tiền (doanh thu gốc và lãi suất trả chậm) ở các kỳ sau do người mua thanh toán: Nợ TK liên quan (111, 112...). Có TK 131 (chi tiết người mua). Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp. TK 911 TK 511 TK 131 TK 711 TK 33311 TK 111, 112 Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế VAT) Số tiền người mua trả lần đầu tại thời điểm mua hàng Thuế VAT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay Lợi tức trả chậm Tổng số tiền còn phải thu ở người mua Thu tiền ở người mua các kỳ sau 2.5 Hạch toán tiêu thụ nội bộ a. Khái niệm (xem phần giới thiệu tài khoản 512) b. Phương pháp hạch toán Hạch toán tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị thành viên về nguyên tắc tương tự như hạch toán tiêu thụ bên ngoài. Cụ thể: Khi cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ giữa các đơn vị thành viên trong Công ty, Tổng công ty..., kế toán ghi các bút toán: BT1) Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632. Có TK 155, 154. BT2) Phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 111, 112: Tiền hàng đã thu. Nợ TK 136 (1368): Số tiền hàng phải thu nội bộ. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331 (33311): Thuế VAT đầu ra phải nộp. Các bút toán còn lại (chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại...) giống như tiêu thụ bên ngoài. Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 512. Có TK 911. Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911. Có TK 632. c. Các trường hợp được coi là tiêu thụ nội bộ khác Trường hợp dùng vật tư, hàng hoá, dịch vụ... để biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụng sản phẩm phục vụ cho sản xuất kinh doanh... BT1) Phản ánh trị giá vốn hàng xuất: Nợ TK 632. Có TK liên quan (154, 155, 162...). BT2) Phản ánh doanh thu: Nếu dùng phục vụ cho sản xuất - kinh doanh hay tiếp tục chế biến: Ghgi theo chi phí sản xuất hay giá thành sản xuất. Nợ TK liên quan (627, 641, 642): Tính vào chi phí kinh doanh. Có TK 512: Doanh thu bán hàng. Nếu dùng biếu, tặng cho công nhân viên chức, cho khách hàng (bù đắp bằng quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng): Nợ TK 431: Tính theo tổng giá thanh toán. Có TK 512: Doanh thu của hàng tương đương. Có TK 3331 (33311): Thuế VAT phải nộp. Nếu dùng biếu tặng phục vụ cho sản xuất - kinh doanh (khuyến mại, tiếp thị, quảng cáo, hội nghị khách hàng...): Ghi theo giá bán của hàng tương đương tại cùng thời điểm. Nợ TK 641: Tính vào chi phí bán hàng. Nợ TK 642: Tính vào chi phí quản lý. Có TK 512: Doanh thu bán hàng (Giá chưa có thuế VAT). Đồng thời, trong trường hợp này, kế toán phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp (được khấu trừ) bằng bút toán: Nợ TK 133 (1331). Có TK 3331 (33311). Trường hợp trả lương, thưởng cho công nhân viên chức bằng sản phẩm, vật tư, hàng hoá... BT1) Phản ánh trị giá vốn hàng xuất: Nợ TK 632. Có TK liên quan (154, 155, 152...). BT2) )Phản ánh giá thanh toán (gồm cả thuế VAT): Nợ TK 334: Giá thanh toán với công nhân viên. Có TK 512: Giá thanh toán (không có thuế VAT). Có TK 3331 (33311): Thuế VAT phải nộp. 2.6 Hạch toán tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng a. Khái niệm Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó, người bán đem sản phẩm, vật tư, hàng hoá của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá, vật tư đó trên thị trường. Khi xuất sản phẩm, hàng hoá đem đi trao đổi với khách hàng, kế toán ghi các bút toán sau: - Phản ánh trị giá vốn hàng đem đi trao đổi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 155, 154. - Phản ánh giá trao đổi (giá bán tương đương) của hàng đem đi: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi. Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ của hàng đem đi trao đổi. Có TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp của hàng đem đi trao đổi. - Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá nhận về: Nợ TK liên quan (151, 152, 153...): Trị giá hàng nhập kho theo giá chưa có thuế VAT. Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Có TK 131: Tổng giá thanh toán. Trường hợp hàng nhận về được dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế VAT, kế toán ghi: Nợ TK liên quan (151, 152, 153...): Tổng giá thanh toán của hàng nhận về. Có TK 131. 2.7 Trường hợp doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hoá cho khách hàng Khi sản phẩm đã gia công xong, chuyển giao hàng cho người đặt hàng, nếu chờ kiểm nhận, kế toán phản ánh chi phí gia công, chế biến: Nợ TK 157. Có TK liên quan (154, 155). Khi người đặt hàng chấp nhận, ghi giá trị gia công, chế biến (giá thành chế biến thực tế) của số hàng bàn giao: Nợ TK 632. Có TK 157: Nếu kiểm nhận tại sân ga, cầu cảng, biên giới... Có TK liên quan (154, 155): Nếu người đặt hàng kiểm nhận trực tiếp tại doanh nghiệp. Số thu về gia công: Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số thu về gia công. Có TK 511: Doanh thu về gia công. Có TK 3331 (33311): Thuế VAT phải nộp về hàng gia công. 2.8 Đặc điểm hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường xuyên trong những doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp trực tiếp hoặc đối với các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế xuất khẩu a. Nguyên tắc chung Trong những doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, việc hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (chỉ khác trong giá thực tế vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh bao gồm cả thuế VAT đầu vào). Đối với bán hàng, doanh thu bán hàng ghi nhận ở tài khoản 511 và tài khoản 512 là doanh thu (giá bán) bao gồm cả thuế VAT (hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế xuất khẩu) phải nộp. Các khoản ghi nhận ở tài khoản 521, 531, 532 cũng bao gồm cả thuế tiêu thụ trong đó. Số thuế VAT cuối kỳ phải nộp được ghi nhận vào chi phí quản lý. còn thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được trừ vào doanh thu bán hàng để tính doanh thu thuần. b. Phương pháp hạch toán Khi xuất sản phẩm tiêu thụ hay dịch vụ phục vụ khách hàng: Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632: Tiêu thụ trực tiếp. Nợ TK 157: Tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, ký gửi, đại lý. Có TK liên quan (154, 155): Giá vốn hàng xuất. Phản ánh giá bán (gồm cả thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp): Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng bên ngoài. Có TK 512: Doanh thu bán ._.hàng nội bộ. Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 511, 512. Có TK 333 (3332): Thuế tiêu thụ đặc biệt. Có TK 333 (3333): Thuế xuất khẩu. Số chiết khấu bán hàng chấp nhận cho người mua (nếu có): Nợ TK 811. Có TK liên quan (111, 112, 131...). Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh (theo giá thanh toán): Nợ TK 532. Có TK liên quan (111, 112, 131...). Số doanh thu của hàng bán bị trả lại (theo giá thanh toán): Nợ TK 531. Có TK liên quan (111, 112, 131...). Giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK liên quan (155, 157...). Có TK 632. Số thu ế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt được hoàn lại bằng tiền hay trừ vào số thuế phải nộp kỳ sau của hàng trả lại: Nợ TK liên quan (111, 112, 3332, 3333). Có TK 511: Số thuế của hàng trả lại. Phản ánh số thuế VAT phải nộp được xác định vào cuối kỳ: Nợ TK 642 (6425). Có TK 3331 (33311): Thuế VAT phải nộp. Các bút toán kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại, kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán hạch toán giống như các doanh nghiệp khác. III. Hạch toán tiêu thụ trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 1.1 Khái niệm Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.2 Tài khoản sử dụng Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 155 - Thành phẩm: Tài khoản “Thành phẩm” được sử dụng để theo dõi trị giá vốn thành phẩm tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). Bên Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho tại thời điểm kiểm kê. TK 157 - Hàng gửi bán: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. Bên Nợ: Trị giá hàng gửi bán cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá hàng gửi bán chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng xác định vốn hàng tiêu thụ. Bên Nợ: - Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ. - Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất hoàn thành trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. TK 632 cuối kỳ không có số dư. Các tài khoản khác: TK 511, TK 512, TK 521, TK 531, TK 532... có nội dung phản ánh giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Phương pháp hạch toán Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, hạch toán các nghiệp vụ về tiêu thụ và thành phẩm chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc xác định giá vốn thành phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành, nhập, xuất kho và tiêu thụ; còn việc phản ánh doanh thu và các khoản liên quan đến doanh thu (chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế VAT...) hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, nội dung phần này tôi chủ yếu giới thiệu sự khác biệt đó. Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ: Nợ TK 632. Có TK 155: Trị giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ. Có TK 157: Trị giá vốn hàng gửi bán chưa bán đầu kỳ. Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các chứng từ phản ánh nhập, xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, kế toán ghi các bút toán sau: Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại: Ghi giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Riêng với giá vốn của hàng bán bị trả lại nếu xử lý bồi thường, bán thu bằng tiền, tính vào chi phí bất thường hay trừ vào quỹ dự phòng tài chính... thì ghi như sau (trường hợp nhập kho hay đang gửi tại kho người mua thì không ghi): Nợ TK 138 (1388): Quyết định cá nhân bồi thường. Nợ TK 334: Quyết định trừ vào lương. Nợ TK 831: Tính vào chi phí bất thường. Nợ TK 415: Trừ vào quỹ dự phòng tài chính. Nợ TK 111, 112: Bán phế liệu thu bằng tiền. Có TK 632: Giá vốn hàng bị trả lại đã xử lý. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ: Giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Để xác định giá vốn hàng bán, kế toán ghi các bút toán kết chuyển: Giá thành sản phẩm, lao vụ. dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ nhập kho, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632. Có TK 631. Giá trị sản phẩm, lao vụ, dịch vụ chưa tiêu thụ cuối kỳ. Nợ TK 157: Hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý. Nợ TK 155: Thành phẩm tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ. Nợ TK 911. Có TK 632. IV. Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm 1. Hạch toán chi phí bán hàng 1.1 Khái niệm Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo... 1.2 Tài khoản hạch toán Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh, kế toán sử dụng tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng”. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 không có số dư và được chi tiết theo các tiểu khoản: - 6411. Chi phí nhân viên. - 6412. Chi phí vật liệu, bao bì. - 6413. Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - 6414. Chi phí khấu hao TSCĐ. - 6415. Chi phí bảo hành. - 6417. Chi phí dịch vụ mua ngoài. - 6418. Chi phí bằng tiền khác. 1.3 Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh thu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng được tạm thời kết chuyển vào tài khoản 142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển). Số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập (một lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ sau khi có doanh thu. 1.4 Phương pháp hạch toán Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 641 (6411). Có TK 334. Trích BHXH, KPCĐ và BHYT theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phát sinh trong kỳ tính vào chi phí: Nợ TK 641 (6411). Có TK 338 (3382, 3383, 3384). Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 (6412). Có TK 152 (chi tiết tiểu khoản). Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ: Nợ TK 641 (6413). Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ. Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6414). Có TK 214. Chi phí bảo hành thực tế phát sinh (trường hợp không trích trước): Nợ TK 641 (6415). Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền. Có TK 152: Chi phí vật liệu sửa chữa. Có TK 155: Chi sản phẩm đổi cho khách hàng. Có TK 334, 338... Các chi phí khác. Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng: Nợ TK 641 (6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài. Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ này: Nợ TK 641 (chi tiết tiểu khoản). Có TK 142 (1421): Phân bổ dần chi phí trả trước. Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch vào chi phí bán hàng. Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641 (6418). Có liên quan (111, 112...). Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết...): Nợ TK liên quan (111, 138...). Có TK 641. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 142 (1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển. Nợ TK 911: Trừ vào kết quả trong kỳ. Có TK 641 (chi tiết tiểu khoản). 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.1 Khái niệm Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. 2.2 Tài khoản hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh được tập hợp theo từng yếu tố như chi phí nhân viên, chi phí vật liệu v.v... Các khoản chi này được kế toán phản ánh trên tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản: - 6421. Chi phí nhân viên quản lý. - 6422. Chi phí vật liệu. - 6423. Chi phí đồ dùng văn phòng. - 6424. Chi phí khấu hao TSCĐ. - 6425. Thuế, phí và lệ phí. - 6426. Chi phí dự phòng. - 6427. Chi phí dịch vụ mua ngoài. - 6428. Chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 có thể được mở thêm một số tiểu khoản khác để theo dõi các nội dung, yếu tố chi phí thuộc quản lý doanh nghiệp. 2.3 Phương pháp hạch toán Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp hạch toán tương tự như hạch toán chi phí bán hàng. Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng quát chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán Thuế, phí, lệ phí phải nộp Trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi bằng tiền khác TK 152, 153 TK 214 TK 335, 1421 TK 333 TK 139, 159 TK 642 TK 911 TK 1422 TK 139, 159 TK 111, 152, 1388,... Giá trị ghi giảm chi phí QLDN Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau Trừ vào kết quả kinh doanh Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 3. Hạch toán kết quả tiêu thụ 3.1 Khái niệm Kết quả của hoạt động sản xuất - kinh doanh chính và hoạt động sản xuất - kinh doanh phụ của doanh nghiệp là kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ. 3.2 Tài khoản sử dụng Thông thường, cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thương vụ, kế toán tiến hành xác định kết quả của hoạt động kinh doanh. Công việc này được thực hiện trên tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Đây là tài khoản dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp, được mở chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất - kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường) và từng loại hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ v.v... Kết cấu của tài khoản 911 như sau: Bên Nợ: - Chi phí sản xuất - kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường. - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lợi nhuận). Bên Có: - Tổng doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. - Tổng số thu nhập thuần hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lỗ). 3.3 Phương pháp hạch toán Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài. Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài. Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ. Có TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). - Kết chuyển giá vốn sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Có TK 632. - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Có TK 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này. Có TK 1422: (Chi phí bán hàng): Kết chuyển chi phí bán hàng kỳ trước. Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Có T K 642, 1422 - Chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển kết quả tiêu thụ: + Nếu lãi: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh). Có TK 421 (4212 - Hoạt động sản xuất - kinh doanh). + Nếu lỗ: Ghi ngược lại. Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ. TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 641, 642 TK 421 TK 1422 Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển lãi về tiêu thụ Trừ vào thu nhập trong kỳ Chờ kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN Phần II. Thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cơ khí Hà Nội 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cơ khí Hà Nội - tên giao dịch quốc tế là: HAMECO. Địa chỉ: 24 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Mã số thuế: 0100100174 - 1 - Ngân hàng Công Thương Đống Đa. Là một công ty chế tạo máy công cụ lớn nhất Việt Nam thuộc Bộ Công Nghiệp, trong suốt 43 năm sản xuất kinh doanh (12/4/1958 - 12/4/2001) HAMECO đã trải qua biết bao thăng trầm từng bước vượt qua khó khăn, trụ vững vươn lên cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà Nội có thể chia ra 4 giai đoạn như sau: Giai đoạn 1: Từ năm 1958 đến năm 1965 Tiền thân của Công ty Cơ khí Hà Nội là nhà máy chung quy mô, là đứa con đầu tiên của ngành cơ khí chế tạo tư liệu sản xuất cho cả nước, nhà máy được trang bị hàng loạt máy móc thiết bị chuyên sản xuất máy cắt gọt kim loại như máy tiện, máy khoan, máy bào. Thời kỳ này, đội ngũ cán bộ chuyên gia Liên Xô rút về nước, nhà máy đứng trước một hệ thống máy móc đồ sộ, với quy trình sản xuất phức tạp. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ có 600 người và hầu hết là cán bộ chuyển ngành, tay nghề còn non kém. Do vậy việc sản xuất gặp nhiều khó khăn, thử thách. Nhưng với tinh thần lao động hăng say, nhiệt tình toàn nhà máy đi vào thực hiện kế hoạch 3 năm đầu tiên và kế hoạch 5 năm lần thứ nhất. Nhà máy đã đạt được những thành tựu đáng kể, được Nhà nước quan tâm và vinh dự được đón Bác Hồ về thăm. Đến năm 1960 nhà máy đổi tên thành Nhà máy Cơ khí Hà Nội. Giai đoạn 2: Từ năm 1966 đến năm 1976 Đây là giai đoạn chiến tranh phá hoại miền Bắc của đế quốc Mỹ, Đảng và Nhà nước ta chủ trương chuyển hướng trong quản lý kinh tế. Sơ tán, phân tán các xí nghiệp của các bộ, ngành ra các tỉnh xa thành phố để tiếp tục sản xuất. Trong điều kiện khó khăn chung của đất nước, nhà máy cũng sơ tán trên 30 địa điểm khác nhau và chuyển sang nhiệm vụ sản xuất theo thời chiến. Tuy nhà máy vừa sản xuất vừa chiến đấu nhưng vẫn giữ vững nhiệm vụ truyền thống là sản xuất các loại máy công cụ. Bên cạnh đó nhà máy cũng mở rộng sản xuất những mặt hàng phục vụ cho chiến đấu như: các loại pháo, xích xe tăng, máy bơm xăng... Giai đoạn 3: Từ năm 1977 đến năm 1986 Đây là thời kỳ thông nhất đất nước. Là một nhà máy lớn với quy mô sản xuất khép kín, nhà máy đã tập trung lại và đi vào khôi phục sản xuất. Bằng việc thực hiện các kế hoạch 5 năm, hoạt động nhà máy trở nên sôi động. Đặc biệt năm 1979, sản lượng máy công cụ và phụ tùng máy công cụ các loại chiếm 90% giá trị sản lượng: sản xuất đạt 1100 máy công cụ và 50 tấn phụ tùng máy. Giai đoạn này số lượng cán bộ công nhân viên của nhà máy lên đến gần 3000 người, trong đó có hơn 300 kỹ sư các loại. Đến năm 1980, nhà máy đổi tên thành: Nhà máy chế tạo cộng cụ số 1. Với những thành tích đã đạt được, nhà máy được tặng thưởng nhiều huân chương, huy chương và được phong tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng”. Giai đoạn 4: Từ năm 1987 đến nay Thời kỳ đổi mới kinh tế, Đảng ta quyết định: “xoá bỏ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN”. Do chưa thích ứng được với cơ chế mới nên nhà máy đã gặp không ít khó khăn, tưởng chừng không sao vượt nổi. Số lượng lao động của nhà máy giảm từ 3000 xuống 2000 người. Đã không ít ý kiến cho rằng: với một giàn thiết bị cũ kỹ và công nghệ lạc hậu, cùng với những sản phẩm manh mún, đơn chiếc và bao khó khăn chồng chất, nhà máy khó có khả năng trụ vững trong nền kinh tế thị trường. Nhưng ngược lại, phát huy truyền thống tốt đẹp của một cơ sở sản xuất cơ khí, nhà máy đã 9 lần được Bác Hồ kính yêu về thăm. Đáp lại sự quan tâm trăn trở của các đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà nước đối với ngành cơ khí Việt Nam, nhà máy đã dần từng bước vượt qua mọi khó khăn, tồn tại và phát triển như hiện nay, khẳng định lại vị trí hàng đầu của ngành chế tạo máy Việt Nam. Từ năm 1993 đến nay, tổ chức quản lý sản xuất đi vào ổn định. Theo yêu cầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, nhà máy đã từng bước chuyển đổi cơ cấu sản xuất, đa dạng hoá mặt hàng để tồn tại, nhằm phục vụ có trọng tâm cho cơ khí trong nước và các ngành kinh tế khác như: Thuỷ điện, Nhiệt điện, Đường mía, Cao su, Khai thác mỏ... Năm 1995, một lần nữa, nhà máy đổi tên thành: Công ty Cơ khí Hà Nội - HAMECO theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 270/QĐ - TCNSĐT (22/5/1993) và số 1152/QĐ - TTNSĐT(30/10/1995) của Bộ Công nghiệp nặng với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là công nghiệp sản xuất cắt gọt kim loại, thiết bị công nghiệp, phụ tùng thay thế, sản phẩm đúc, rèn, thép cán, xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị chế tạo và lắp đặt các máy, thiết bị đơn lẻ, dây chuyền, thiết bị đồng bộ và dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực công nghiệp. Trong cơ chế thị trường, Công ty tự tìm kiếm khách hàng và đi sâu sản xuất kinh doanh những mặt hàng phù hợp đáp ứng nhu cầu thị trường. Trong 3 năm gần đây, Công ty luôn đạt huy chương vàng về sản phẩm máy công cụ - một trong những sản phẩm truyền thống của Công ty. Như vậy, qua hơn 40 năm hoạt động và trưởng thành, HAMECO ngày càng phát triển và dần dần thích nghi với nền kinh tế thị trường. Là một công ty lớn đã và đang cung cấp cho đất nước nhiều máy móc thiết bị và phụ tùng trong giai đoạn CNH - HĐH đất nước, HAMECO ngày càng phải phấn đấu vươn lên hơn nữa để trở thành một công ty có công nghệ tiên tiến, có đội ngũ cán bộ vững mạnh, xứng đáng là con chim đầu đàn của ngành Cơ khí Việt Nam. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cơ khí Hà Nội Với đặc điểm của một đơn vị vừa tổ chức sản xuất, vừa hoạt động kinh doanh, Công ty Cơ khí Hà Nội đã xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức điều hành theo mô hình trực tuyến - chức năng, nghĩa là trong quản lý người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Cơ cấu này có ưu điểm là gọn nhẹ, tập trung quyền lực. Ban lãnh đạo công ty: - Giám đốc công ty: Giám đốc có quyền cao nhất trong công ty và là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với cấp trên về tình hình hoạt động của công ty, ngoài công tác phụ trách chung các mặt trong hoạt động quản lý kinh doanh, giám đốc còn trực tiếp điều hành, giám sát các mặt công tác của một số đơn vị: + Phòng tổ chức cán bộ. + Ban nghiên cứu phát triển. + Trung tâm tự động hoá. + Liên doanh với SHIROKI. - 5 phó giám đốc và 1 trợ lý giám đốc lập nên hội đồng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách máy công cụ. + Phó giám đốc nội chính. + Phó giám đốc kế hoạch kinh doanh thương mại và quan hệ quốc tế. + Phó giám đốc sản xuất. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. + Trợ lí giám đốc. Các phòng ban trực thuộc: - Văn phòng giám đốc là thư kí các hội nghị do giám đốc triệu tập và chủ trì tổ chức, điều hành thực hiện các công việc của văn phòng. - Văn phòng giao dịch thương mại: giao dịch với những đối tác trong và ngoài nước, ngiên cứu thị trường, tiến hành những hoạt động marketing trong và ngoài nước; thiết lập và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước và công ty quy định, cung cấp các thông tin tài chính phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc, đồng thời cũng thực hiện nhiệm vụ thống kê, quản lý về kho tàng, vốn, tài sản và lập các dự toán, kiểm tra việc thực hiện dự toán, định mức chi tiêu sử dụng vật tư, tài sản, vốn và kinh phí. - Phòng tổ chức nhân sự: giúp giám đốc tổ chức nhân sự (bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo), lao động tiền lương hợp lý, hiệu quả. - Phòng KCS: chịu trách nhiệm kiểm tra, thanh tra chất lượng những loại sản phẩm sản xuất và những loại vật tư, hàng hoá mua sắm cần thiết cho nhu cầu sản xuất của công ty. - Phòng điều độ sản xuất: giúp giám đốc trong lĩnh vực phân công, theo dõi chế tạo sản phẩm, điều hành các đơn vị sản xuất và những đơn vị phục vụ sản xuất theo lệnh sản xuất đã phát. - Tổng kho: tiếp nhận, bảo quản, cấp phát vật tư, máy móc thiết bị, các loại thành phẩm cho thị trường và các hợp đồng kinh tế, các bán thành phẩm phục vụ cho sản xuất theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã đề ra. - Phòng vật tư - vận tải: có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, mua sắm vật tư, thiết bị, đảm bảo cung ứng cho quá trình sản xuất được liên tục, nhịp nhàng theo kế hoạch; đồng thời với tổ chức vận chuyển và bốc xếp hàng hoá. - Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tổ chức, điều tra, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác thiết kế xây dựng quy trình công nghệ chế tạo các sản phẩm theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế của công ty. - Trung tâm tự động hoá: có nhiệm vụ nghiên cứu những công nghệ mới, tự động hoá, tìm giải pháp ứng dụng vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả sử dụng của các sản phẩm và thích ứng với nhu cầu của thị trường. - Phòng cơ điện: có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng và hiện trạng các thiết bị; lập phương án sản xuất, mua sắm các chi tiết, vật tư thay thế và dự phòng để phục vụ kịp thời cho sửa chữa định kỳ, sửa chữa đột suất khi cần thiết. - Phòng y tế: có nhiệm vụ cấp cứu kịp thời các trường hợp tai nạn lao động xảy ra. Các xưởng và các phân xưởng sản xuất: - Xưởng cơ khí lớn: chuyên gia công các phụ tùng cơ khí, các chi tiết máy công nghiệp. - Xưởng máy công cụ: là xưởng sản xuất chính với nhiệm vụ là sản xuất các loại máy công cụ như máy tiện, máy khoan, máy bào, máy cưa... Xưởng này được chia thành các phân xưởng nhỏ như: phân xưởng cơ khí 4A, phân xưởng lắp ráp, phân xưởng dụng cụ. - Xưởng đúc: là bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ tạo phôi, thép, gang đúc, đúc các chi tiết máy công cụ, phụ tùng cơ khí phục vụ cho các xưởng khác. Xưởng này cũng có các phân xưởng: phân xưởng đúc gang, đúc thép. - Xưởng áp lực và nhiệt luyện: làm nhiệm vụ gia công các chi tiết phục cụ cho các phân xưởng cơ khí như trục máy tiện, vỏ bao che các thiết bị,... - Xưởng cơ điện: làm nhiệm vụ quản lý, điều phối cung cấp điện cho toàn công ty, sửa chữa lớn các thiết bị, ngoài ra còn gia công các chi tiết phục vụ cho việc đại tu nhằm đảm bảo sản xuất được duy trì thường xuyên. - Xưởng thuỷ lực: làm nhiệm vụ chuyên gia công mới và sửa chữa các thiết bị thuỷ lực của máy công cụ và máy công nghiệp. - Xưởng thiết bị toàn bộ: làm nhiệm vụ chuyên gò hàn và gia công chủ yếu hàng phi tiêu chuẩn cho các thiết bị phụ tùng đường mía và xi măng. - Xưởng cán thép: làm nhiệm vụ cán các loại thép xây dựng. - Xưởng mộc: tạo mẫu đúc cho phân xưởng đúc gang, thép và sửa chữa tủ, bàn ghế cho các đơn vị toàn công ty, cung cấp bao bì đóng hàng theo đơn đặt hàng. - Xưởng bánh răng: chuyên cung cấp bánh răng, trục răng và các mâm cặp cho xưởng máy công cụ và cho các đơn đặt hàng. Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cơ khí Hà Nội. Giám đốc Công ty PGĐ nội chính Trợ lí giám đốc PGĐ phụ trách kỹ thuật PGĐ phụ trách sản xuất PGĐ phụ trách MCC PGĐ KHKD TM & QHQT PGĐ thường trực Văn phòng giao dịch TM Đại diện LĐ - CL Văn phòng Công ty Xưởng MCC Trung tâm ĐĐ SX XN SX-KD VT CTM Trung tâm TĐH Xưởng bánh răng Xưởng cơ khí lớn Xưởng gia công AL-NL Xưởng đúc Xưởng kết cấu thép Xưởng mộc TT XD-BD HT CSCN Phòng Bảo vệ Phòng quản trị đời sống Phòng y tế Phòng VH-TT Phòng KT-TK-TC Phòng tổ chức nhân sự Ban dự án Trường THCN CTM Phòng Kỹ thuật Phòng quản lý CLSP-MT Phòng cơ điện Tổ chức toàn Công ty. Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9002. II. Đặc điểm tổ chức bộ mãy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cơ khí Hà Nội 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Trưởng phòng kế toán là người điều hành cao nhất. Phòng kế toán - thống kê - tài chính của công ty gồm 14 người, bao gồm: Trưởng phòng kế toán: giúp giám đốc giải quyết mọi nghiệp vụ về thống kê, kế toán và quản lý tài chính của công ty, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo. Phó phòng kế toán là người trợ giúp trưởng phòng hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời kiêm kế toán tổng hợp. Cuối tháng, tập hợp số liệu và sổ chi tiết của các kế toán phần hành để ghi vào các sổ Nhật ký chứng từ và sổ Cái, tính toán lãi lỗ cảu toàn công ty, tính toán các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước và chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Còn lại 12 kế toán viên được chia làm hai tổ: - Tổ tài chính làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh về cấp phát thanh toán và tiêu thụ sản phẩm, tình hình vốn và sử dụng vốn, bao gồm: + Một kế toán ngân hàng theo dõi tiền gửi ngân hàng về thu chi hàng ngày qua báo cáo uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. theo dõi tình hình vay ngắn hạn, dài hạn, tính toán tiền lãi ngân hàng. + Một kế toán tiêu thụ: hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho, theo dõi tình hình doanh thu tiêu thụ hàng ngày, xác định kết quả tiêu thụ, quản lý các khoản nợ chưa thanh toán của khách hàng lập các bản đối chiếu công nợ, quyết toán hợp đồng, lập Tờ khai thuế GTGT hàng tháng. + Một kế toán vốn bằng tiền làm nhiệm vụ viết phiếu thu chi tiền mặt hàng ngày, quản lý quỹ tiền mặt, định khoản và hạch toán theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc. + Một kế toán mua hàng theo dõi và ghi chép tình hình mua vật tư nhập kho cả về chủng loại, giá cả và số lượng, đồng thời định kỳ xuống kho kiểm tra và giao nhận chứng từ nhập xuất kho. + Một kế toán kho bán thành phẩm, kho phôi liệu và kho công cụ dụng cụ lao động chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nhập công cụ dụng cụ, bán thành phẩm. + Một kế toán TSCĐ đảm nhận việc mở sổ sách theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập kế hoạch trích nộp khấu hao, trích vốn sửa chữa lớn, phụ trách công tác xây dựng cơ bản, phụ trách thanh toán phân xưởng mộc mẫu, xưởng cán thép ngoài ra còn kiêm công tác thống kê của công ty. + Một thủ quỹ quản lý, xuất nhập quỹ tiền mặt của công ty và theo dõi tình hình thanh toán với người bán. - Tổ hạch toán gồm: + Một kế toán lương mở sổ sách theo dõi quỹ tiền lương, việc thanh toán lương và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, đồng thời tập hợp chi phí nhân công trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất. + Một kế toán vật liệu quản lý tình hình xuất vật tư cho sản xuất cả về chủng loại và số lượng, tính giá vật liệu xuất theo phương pháp bình quân gia truyền, đồng thời tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất. + Ba kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi hàng tháng các khoản chi phí phát sinh, tập hợp, tính toán, phân bổ chi phí trên các bảng kê số 4, 5, 6, và từ đó tính giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ của ừng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã hoàn thành nhập kho. Đặc điểm sản phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội là trải qua nhiều giai đoạn chế biến song phương pháp tính giá thành của công ty theo phương pháp tổng thể, tức là số liệu của các phân xưởng sản xuất đều tập trung hết về phòng kế toán và chỉ tính giá thành một lần cho từng loại sản phẩm hoàn thành, bán thành phẩm hoàn thành hay hợp đồng, đơn đặt hàng đã hoàn thành. Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty được áp dụng theo chế độ kế toán mới theo quyết định 1411/TC-QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Công ty sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu và thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia truyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phòng tài vụ kế toán được trang bị 4 máy vi tính hiện đại và phần mềm ACsoft với rất nhiều ưu việt được thuê lập trình riêng phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của Công ty để phục vụ công tác hạch toán kế toán. Các phần hành kế toán phần lớn đều được thực hiện trên máy vi tính đảm bảo cho các thông tin kế toán vừa đáp ứng kịp thời, vừa yên tâm về độ chính xác cho quản lý. Cũng như phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, niên độ kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội là một năm, bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. Kế toán trưởng là người lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và cuối năm. Hệ thống báo cáo bao gồm: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này sẽ chuyển đến Cục thuế, Sở Thương mại, Giám đốc... theo đúng thời gian quy định. Ngoài ra, vào thời điểm cuối tháng, Kế toán trưởng cũng phải tập hợp nhanh số liệu và đưa ra cho Ban quản lý Công ty biết về tình hình doanh thu chi phí, thuế và sản lượng (gọi là báo cáo nhanh). Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Tổ tài chính Tổ hạch toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán tiêu thụ Kế toán mua hàng Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Kế toán CCDC bán thành phẩm Kế toán vật liệu Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, có khả năng phản ánh kịp thời tình hình, d._. XNKD thép hình - Cty KD thép VTHN 26.390,0 103.524.200 5.176.300 108.700.500 Tổng cộng Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Lập biểu Kế toán trưởng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 9 năm 2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Mã số: 01 00100174-1 Tên cơ sở: Công ty Cơ khí Hà Nội Địa chỉ: 24 đường Nguyễn Trãi - Hà Nội Đơn vị: Đồng TT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 2 Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT 3 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT a Hàng hoá xuất khẩu (0%) b Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 5% c Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 10% d Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 20% 4 Hàng hoá dịch vụ mua vào 5 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào ´ 6 Thuế GTGT được khấu trừ ´ 7 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) ´ trong kỳ (Tiền thuế 3-5) ´ 8 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua ´ a Nộp thiếu ´ b Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ ´ 9 Thuế GTGT đã nộp trong tháng ´ 10 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng ´ 11 Thuế GTGT phải nộp tháng này Bằng chữ: Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Hà nội, ngày 8 tháng 10 năm 2001 TM/cơ sở (Ký tên đóng dấu) Nơi gửi tờ khai: - Cơ quan thuế: - Địa chỉ: Cơ quan thuế nhận tờ khai: Ngày nhận:................................................................................................ Người nhận (Ký, ghi rõ họ và tên)............................................................ phần III. hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội I. Đánh giá khái quát tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội 42 năm xây dựng và phát triển, trải qua không ít thăng trầm của lịch sử, Công ty luôn xứng đáng với danh hiệu là con chim đầu đàn của ngành cơ khí Việt Nam. Ngày nay, với cơ sở vật chất hiện đại, ban lãnh đạo năng động và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của Công ty ngày càng được sự tin cậy của khách hàng, trở thành nhãn hiệu có vị thế trên thị trường Việt Nam và bắt đầu vươn ra thị trường nước ngoài. Công ty là một trong những doanh nghiệp Nhà nước được giao trọng trách đi đầu trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Về công tác quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra: - Hệ thống danh điểm khoa học, thống nhất, thuận lợi cho quản lý. - Hệ thống kho tàng, bến bãi được trang bị đầy đủ. - Thủ kho có phẩm chất tốt, được lựa chọn cẩn thận, 3 chức năng thủ kho, tiếp liệu, kế toán thành phẩm được phân công rõ ràng, bất kiêm nhiệm. - Hệ thống định mức tồn kho được xây dựng hợp lý cho từng danh điểm thành phẩm, dự trữ đủ, vừa đảm bảo quá trình tiêu thụ được liên tục, vừa đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. - Chất lượng thành phẩm được kiểm tra chặt chẽ, hạn chế hàng bán bị trả lại. - Các hình thức tiêu thụ và các phương thức thanh toán được áp dụng khá linh hoạt, hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm. - Công tác thanh quyết toán với khách hàng, nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng được quan tâm chặt chẽ, ngày càng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,... Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của toàn Công ty, công tác kế toán nói chung, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Hệ thống kế toán của Công ty nói chung đã được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty và có độ tin cậy cao. Việc hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, quy định mở và ghi chép trên cácán bộảng kê, các Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán tổng hợp được thực hiện tương đối chặt chẽ và khoa học, chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, phù hợp với đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm được chính xác, thuận tiên, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của Nhà nước, các chính sách giá thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh và giám đốc đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty. Các nhân viên trong phòng kế toán được bố trí đảm nhiệm từng phần việc kế toán một cách hợp lý, thuận tiện trong mối liên hệ với nhau. Đặc biệt công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã phần nào đáp ứng được yêu cầu đặt ra: đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như các nội dung của công tác kế toán. Số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Kế toán tổng hợp đã kịp thời theo dõi tình hình biến động thành phẩm, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Khối lượng công việc hàng ngày lớn nhưng kế toán tiêu thụ vẫn theo dõi đầy đủ tình hình biến động thành phẩm, doanh thu tiêu thụ của từng loại thành phẩm, tình hình thanh toán của từng khách hàng, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty và phục vụ tốt các yêu cầu quản lý. Cụ thể: - Về công tác kế toán thành phẩm: kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo quy định hiện hành và quy định của Công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi một cách chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm. - Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. Do đặc điểm kỹ thuật của Công ty, khối lượng thành phẩm lớn, có giá trị cao nên việc tiêu thụ một cách linh hoạt, vừa đơn giản, vừa hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Công tác tiếp cận khách hàng của Công ty được quan tâm và chú trọng, thủ tục mua hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện một cách hợp lý, thuận tiện và đúng nguyên tắc, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, hội đồng kinh doanh và kho thành phẩm luôn được thực hiện ăn khớp nhịp nhàng, đảm bảo việc tiêu thụ thông suốt. Hệ thống sổ sách kế toán được mở đầy đủ, chi tiết đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Đặc biệt Công ty đã mở sổ theo dõi hai tiểu khoản của TK 131 là TK 131.1 - Phải thu của khách hàng và TK 131.2 - Người mua ứng trước tiền hàng là rất hợp lý. Do đặc điểm giá trị thành phẩm của Công ty rất lớn, Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nhiều, vì vậy khi ký hợp đồng mua bán khách hàng phải đặt trước cho Công ty một khoản tiền. Việc theo dõi chi tiết hai tiểu khoản giúp Công ty xác định đúng đắn số tiền Công ty tạm nợ khách hàng và số tiền còn phải thu của khách hàng từ đó có kế hoạch thúc đẩy sản xuất hay đòi nợ một cách hợp lý. Ngoài ra, với sự trợ giúp của kế toán máy, lượng sổ sách phải ghi chép tại Công ty giảm đi rất nhiều, đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tình thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tông kho thành phẩm được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Trong phòng kế toán, các máy tính đã được nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho công việc tính toán đối với các số liệu có liên quan tới nhiều phần hành khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu, kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Hàng năm các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán, kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ kế toán Việt Nam cũng như đã dần dần tiếp cận được với các chuẩn mực kế toán quốc tế. II. Một số phương hướng hoàn thiện trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và sđ kết quả tiêu thụ tại Công ty Cơ khí Hà Nội Bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà Công ty Cơ khí Hà Nội đạt được còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thành nhằm đáp ứng được hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty là tổ chức hợp lý trình tự và cách thức ghi chép sổ sao cho việc đối chiếu, kiểm tra đơn giản và nhanh gọn nhất mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, để quá trình tiêu thụ diễn ra hiệu quả, sản phẩm tiêu thụ nhanh, đảm bảo Công ty làm ăn có lãi thì không chỉ cần có hệ thống kế toán hoàn chỉnh mà còn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận có liên quan trong toàn Công ty. Phong kinh doanh cần đưa ra các chính sách giá cả, chính sách ưu đãi, thưởng phạt đối với các khách hàng trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm, đa dạng hoá các phương thức bán hàng... Các phân xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng KCS cũng cần đưa ra các sáng kiến cải tiến ký thuật, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã... Tóm lại, để sản phẩm của Công ty có thể đứng vững trên thị trường, được khách hàng tin cậy đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hoà, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có sự giúp sức không nhỏ của bộ phận kế toán. Qua thời gian tiếp cận với thực tế, kết hợp với những kiến thức đã học trong nhà trường, em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty Cơ khí Hà Nội. 1. Về phương thức tiêu thụ thành phẩm Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội (chủ yếu áp dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp, còn bán hàng qua đại lý chiểm tỷ trọng nhỏ) áp dụng hai phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp và bán hàng qua đại lý, trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp gồm hai trường hợp là khách hàng mua có làm hợp đồng (khách hàng lớn) và những khách hàng mua không có hợp đồng là chủ yếu. Còn phương thức bán hàng qua đại lý chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ. Trông điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, để hấp dẫn khách hàng, phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm, Công ty nên nới lỏng các chính sách thanh toán, mở rộng hơn nữa các hình thức tiêu thụ. Sản phẩm của Công ty Cơ khí Hà Nội bao gồm các loại máy công cụ, chi tiết máy công cụ, thép các loại... đều là những sản phẩm có giá trị lớn. Do đó đối với những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty nhưng bị hạn chế về vốn, Công ty có thể cho mua chịu dài hạn hơn hoặc cho khách hàng mua trả góp. Đặc biệt là các sản phẩm còn tồn đọng lâu năm hoặc tiêu thụ chậm, Công ty cũng nên áp dụng phương thức bán hàng trả góp để kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh quá trình luân chuyển vốn. Như vậy, vừa có tác dụng thu hút khách hàng, lại vừa giải quyết được tình trạng tồn đọng vốn cho Công ty. Bán hàng trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các lần tiếp theo theo định kỳ đều đặn và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Trình tự hạch toán theo phương thức tiêu thụ này như sau: - Khi giao hàng cho người mua thì số hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Doanh thu ở đây được tính như doanh thu bán hàng thu tiền một lần. Lãi do bán hàng trả góp được xác định là thu nhập hoạt động tài chính và không phải chịu thuế GTGT. Khi đó kế toán phản ánh doanh thu và lãi trả góp của số hàng bán trả góp: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng trả lần đầu tại thời điểm giao hàng. Nợ TK 131.1: Tổng số tiền khách hàng còn nợ. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán hàng thu tiền một lần. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo doanh thu. Có TK 711: Tổng tiền lãi do mua trả góp. - Khi xác định được giá vốn của lô hàng, kế toán ghi hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632. Có TK 155. - Hàng tháng theo định kỳ mỗi lần khách hàng thanh toán số tiền còn phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112. Có TK 131.1. Các bút toán khác như các khoản giảm trừ doanh thu, xác định kết quả tiêu thụ... tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Việc theo dõi, quản lý tình hình thanh toán của khách hàng mua chịu hoặc mua trả góp có khả năng hạn hẹp về vốn tưởng chừng sẽ khó khăn và phức tạp do khách hàng của Công ty thường ở các tỉnh xa. Song nếu Công ty chấp nhận cho họ thế chấp bằng hiện vật có giá trị tương đương hoặc các giấy tờ nhà đất... Công ty sẽ vừa đảm bảo không bị tổn thất lớn lại vừa mở rộng được thị trường. 2. Về việc hạch toán các khoản giảm giá hàng bán Hàng ngày, để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán tiêu thụ mở sổ chi tiết tiêu thụ để ghi chép các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh. Mẫu sổ chi tiết như sau: Sổ chi tiết tiêu thụ Tháng 10/2001 Ngày tháng Hợp đồng Số hoá đơn Máy công cụ Thép Gia công phôi khách Gia công Chi tiết máy Cộng Nợ TK 111, Có TK Nợ TK 112, Có TK Nợ TK 131.1, Có TK Nợ TK 131.2, Có TK 511 721 3331 511 721 3331 511 3331 511 3331 Tổng cộng Ngoài ra kế toán còn mở sổ chi tiết hàng bán bị trả lại để theo dõi riêng số hàng bị trả lại. Hiện nay, để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm của Công ty, Công ty Cơ khí Hà Nội đã áp dụng chế độ giảm giá hàng bán cho khách hàng mua sản phẩm của Công ty với số lượng lớn. Khoản giảm giá này được kế toán tiêu thụ trừ luôn vào số tiền khách hàng phải trả khi viết Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Số tiền này được hạch toán giảm doanh thu tiêu thụ, song Công ty chỉ thực hiện ghi bút toán đảo của TK 511 - Doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK 532 - Giảm giá hàng bán. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành doanh nghiệp chỉ được hạch toán giảm doanh thu khi việc giảm giá hàng bán phát sinh sau khi đã phát hành hó đơn bán hàng đối với trường hợp hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã quy định trong hợp đồng kinh tế. Đối với trường hợp bán hàng theo khối lượng lớn nếu giảm giá hàng bán cho người mua thì phải ghi rõ trên hoá đơn phát hành lần cuối cùng. Doanh nghiệp phải có quy chế quản lý và công bố công khai các khoản giảm giá hàng bán. Như vậy, thực tế Công ty Cơ khí Hà Nội đã không theo dõi chi tiết khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng như trong chế độ quy định. Theo em, để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán tiêu thụ nên sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán để theo dõi khoản doanh thu này. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận với khách hàng. Bên Có: Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào doanh thu trong kỳ. Tài khoản này không có số dư. - Khi chấp thuận giảm giá cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán. Có TK 111, 112: Trả tiền giảm giá cho khách hàng. Có TK 131.1: Ghi giảm nợ cho khách hàng. - Cuối kỳ, từ TK 532, kế toán xác định được toàn bộ số tiền giảm giá trong kỳ và ghi bút toán kết chuyển: Nợ TK 511. Có TK 532. Vì các nghiệp vụ giảm giá hàng bán tại Công ty Cơ khí Hà Nội ít phát sinh nên kế toán tiêu thụ không cần mở sổ theo dõi riêng khoản này như đối với Sổ hàng bán bị trả lại mà trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán có thể kẻ thêm một cột ghi Nợ TK 532, Có TK 111, 112, 131.1, 131.2. Việc theo dõi riêng các khoản ghi giảm doanh thu không những giúp cho công tác kế toán được rõ ràng, chính xác mà còn giúp cho công tác quản lý của Công ty trong việc giám đốc tình hình tiêu thụ, thanh toán với khách hàng, từ đó đề ra những chính sách hợp lý nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng, thanh toán nhanh, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và tốc độ chu chuyển vốn. 3. Về việc theo dõi công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ Hiện nay, để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, song song với việc mở hai sổ chi tiết TK 131.1 Phải thu khách hàng và Sổ chi tiết TK 131.2 khách hàng ứng trước, kế toán tiêu thụ còn mở Sổ chi tiết Công nợ để theo dõi công nợ cho các khách hàng thường xuyên của Công ty. Hai sổ chi tiết TK 131.1 và Sổ chi tiết TK 131.2 chỉ ghi theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ hàng ngày cho tất cả khách hàng và theo dõi số tiền phải thu hay số tiền khách hàng ứng trước theo định khoản: Nợ TK 131.1. Nợ TK 131.2. Có TK 511. Có TK 721. Có TK 3331. Sổ này dùng để cuối tháng kế toán lập Bảng kê số 11, Bảng kê chi tiết TK 131.2, sau đó lập Bảng tổng hợp TK 131 và lấy số tổng cộng để vào Bảng kê số 8. Còn Sổ chi tiết Công nợ theo dõi riêng từng khách hàng thường xuyên của Công ty. Sổ này ngoài việc theo dõi số tiền đối ứng Nợ, Có TK 131 còn ghi chép cụ thể nội dung sản phẩm xuất bán, Số Hoá đơn, Số hợp đồng, vừa có tác dụng theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đối với từng khách hàng vừa được sử dụng để thực hiện thanh toán hàng ngày với khách hàng, vừa để đối chiếu công nợ với khách hàng. Việc mở Sổ chi tiết công nợ như vậy là hợp lý, song để rõ ràng và thuận tiện khi đối chiếu với Sổ chi tiết hai tiểu khoản 131.1 và 131.2, Công ty nên mở thêm cột TK đối ứng vào trước cột Số tiền như sau: Sổ chi tiết Công nợ năm 2001. Tên khách hàng: Mỏ than Cọc Sáu Ngày Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Tồn đầu kỳ 131.2 15000000 15/10/01 Phát sinh trong kỳ hợp đồng 108/01 131.1 32760000 Tồn cuối kỳ 131.1 17760000 4. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm Công ty Cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ chủ yếu cho các ngành kinh tế, công nghiệp dưới dạng các sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế, chủ yếu là các máy công cụ, thiết bị toàn bộ cho các nhà máy đường, ximăng, các trạm bơm cỡ lớn và cho các ngành công nghiệp khác như giao thông, điện lực, thuỷ lợi, hoá chất, dầu khí,... Do thành phẩm tiêu thụ của Công ty thường là tài sản cố định nên công tác bảo hành sản phẩm cho khách hàng là rất quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay ngoài việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng, các dịch vụ sau bán như bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn chạy thử càng được đảm bảo bao nhiêu thì càng thu hút khách hàng bấy nhiêu vì nó giúp khách hàng yên tâm, tin tưởng khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Để đảm bảo uy tín của mình trên thị trường, Công ty Cơ khí Hà Nội luôn quan tâm đến lợi ích của khách hàng, do đó Công ty đã thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Việc hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm tại Công ty được thực hiện trên TK 641.5 - Chi phí bảo hành theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh trong tháng nào thì được hạch toán vào chi phí bán hàng ngay tháng đó. Qua quá trình thực tập tại Công ty, em thấy chi phí bảo hành phát sinh không ổn định theo từng tháng, vì vậy để tránh tình trạng chi phí bảo hành phát sinh quá nhiều ở tháng này nhưng lại quá ít ở tháng khác làm chi phí bán hàng chênh lệch lớn giữa các tháng, Công ty nên có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm hàng tháng. Trình tự hạch toán như sau: - Hàng tháng khi phản ánh số trích trước chi phí bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415). Có TK 335. - Khi thực tế phát sinh chi phí bảo hành, kế toán căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK liên quan (621, 622, 627). Có TK liên quan (152, 153, 334...). - Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển các chi phí này vào TK 154: Nợ TK 154 (chi phí bảo hành). Có TK liên quan (621, 622, 627). - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335. Có TK 154. - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán phải thực hiện điều chỉnh bên Nợ và bên Có của TK 335. Nếu số trích trước theo kế hoạch lớn hơn số thực chi, kế toán ghi giảm chi phí bảo hành: Nợ TK 335. Có TK 641. Trường hợp số trích trước nhỏ hơn số thực chi, kế toán ghi: Nợ TK 641. Có TK 335. 5. Về việc hách toán hoa hồng đại lý Hiện nay, với mức hoa hồng đại lý 2% tính trên doanh thu là khá cao, sẽ có tác dụng kích thích đại lý vì quyền lợi của bản thân để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ, làm tăng doanh thu. Tuy nhiên, việc hoa hồng đại lý chỉ tính một lần khi đại lý thanh toán tiền hàng cho nhiều tháng và được hạch toán luôn vào chi phí bán hàng (TK 641) trong một tháng mà không phân bổ cho nhiều tháng đã làm cho chi phí không phù hợp với doanh thu trong tháng. Do đó hoa hồng đại lý phải được hạch toán ngay sau khi hạch toán doanh thu bán hàng đại lý, cho dù đại lý chưa thanh toán tiền hàng và được hạch toán như sau: Nợ TK 641 (Hoa hồng đại lý). Có TK 3388 - HTX Quê Hương (Hoa hồng đại lý). Công ty Cơ khí Hà Nội là Công ty đi đầu trong tự động hoá sản phẩm cơ khí. Sản phẩm của Công ty có rất nhiều ưu thế so với những doanh nghiệp cơ khí khác ở Việt Nam. Do đó, Công ty nên thực hiện chiến lược thay thế hàng nhập khẩu ở Việt Nam và mở rộng thị trường tiêu thụ ra nước ngoài. Hướng đi này rất đúng đắn, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp trong nước không những tận dụng được ưu thế của sản phẩm trong nước với giá bán rẻ hơn nhưng vẫn có chất lượng tốt, khả năng tự động hoá ngang bằng với những sản phẩm cơ khí nhập khẩu, mà còn tìm kiếm thị trường xuất khẩu ra nước ngoài, thu ngoại tệ mạnh cho Công ty đồng thời góp phần phát triển kinh tế đất nước. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên mở rộng hơn nữa số cửa hàng đại lý, ký gửi của Công ty trên toàn quốc. Hiện nay, Công ty chỉ có một đại lý chính thức là HTX Quê Hương ở trong thành phố HCM. Do đó, những khách hàng ở tỉnh xa Hà Nội rất tốn kém trong việc vận chuyển tiền hàng. Khó khăn này đã hạn chế những khách hàng tiềm năng. Đồng thời việc mở rộng mạng lưới các đại lý giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc cũng giúp sản phẩm của Công ty được nhiều người biết đến hơn, đặc biệt là những sản phẩm mới, ứng dụng công nghệ hiện đại. 6. Về việc trích lập dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi Ba nguyên tắc hạch toán kế toán là: khách quan, giá phí và thận trọng. Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng cũng như các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đã thực hiện được hai nguyên tắc đầu song nguyên tắc thứ ba (thận trọng) vẫn chưa được áp dụng. Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm yêu cầu phải lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản phải thu khó đòi cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh. Đặc biệt với đặc điểm sản phẩm thường có giá trị lớn và khách hàng ở xa thường mua chịu như Công ty Cơ khí Hà Nội, để tránh những rủi ro do biến động của thị trường, giảm thiểu sự tác hại khi khách hàng không có khả năng trả nợ, đồng thời cũng là để phản ánh chính xác hơn nữa thực trạng về giá trị tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, hàng năm, Công ty nên lập dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Công ty cần căn cứ vào những biến động của giá cả thị trường, dự kiến mức giảm giá để trích lập dự phòng. Kế toán theo dõi khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên TK 159. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp sau khi đã hoàn nhập khoản trích dự phòng năm trước. Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng số tiền chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán tại thời điểm 31/1 năm báo cáo trừ đi giá thực tế trên thị trường của số hàng tồn kho đó tại thời điểm 31/12. Mức dự phòng cần lập năm tới cho loại thành phẩm i = Số lượng loại thành phẩm i cuối niên độ ´ Mức giảm giá dự tính của loại thành phẩm i trong năm tới Cuối niên độ dựa vào số giảm giá dự kiến để trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 (642.6) Có TK 159 Cuối niên độ sau, tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phong đã lập, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 Đối với các khoản phải thu kế toán phải dự tính được số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho niên độ sau. Để xác định được kế toán có thể dựa vào kinh nghiệm nhiều năm để ước tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh thu, từ đó tính ra mức dự kiến phải thu khó đòi. Cũng có thể dựa vào thời gian quá hạn thực tế để tính nhưng số trích lập không vượt quá số lợi nhuận phát sinh của niên độ kế toán. Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới của khách hàng i = Tổng số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i ´ Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính ở khách hàng đáng ngờ i Việc trích lập theo dõi dự phòng phải thu khó đòi được kế toán theo dõi trên TK 139. Và cuối niên độ dựa vào số phải thu khó đòi để trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 (642.6) Có TK 139 Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã trích: Nợ TK 139 Có TK 721 7. Tổ chức hệ thống hoá thông tin trong điều kiện sử dụng máy tính Cùng với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin, máy vi tính đã và sẽ được sử dụng nhiều vào công việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Kế toán trong tương lai sẽ xây dựng và hoàn thiện quy trình trên và như vậy sẽ hình thành hình thức kế toán sử dụng máy vi tính. Sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán không những giúp cho việc đưa ra những con số nhanh và chính xác mà còn giảm được lao động kế toán, tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp. áp dụng kế toán máy tránh được nhầm lẫn, ghi chép trùng lặp của kế toán thủ công, tiết kiệm thời gian và việc lưu giữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi hơn. Hiện nay, tại Công ty Cơ khí Hà Nội, phòng Kế toán được trang bị 4 máy vi tính và 2 máy in nhưng kế toán chỉ sử dụng máy tính là chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, bảng kê số 8, báo cáo tiêu thụ, nhật ký chứng từ sô 1, số 2 và các bảng biểu về nguyên vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và sử dụng để lưu trữ. Còn bộ phận kế toán tính giá thành mới dựa vào các nhật ký chứng từ để tính giá thành, chưa áp dụng vào máy vi tính để tính được giá thành các sản phẩm. Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Do Công ty có rất nhiều xưởng sản xuất, khối lượng công tác kế toán rất nhiều nên việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán là rất cần thiết, tiết kiệm được thời gian trong quá trình qhi chép sổ sách hạch toán và do đó tiết kiệm được lao động không cần thiết. Tuy nhiên, để có thể sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, Công ty cần có kế hoạch bồi dưỡng trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên kế toán, tiến hành mã hoá toàn bộ các đối tượng kế toán cụ thể ở Phòng kế toán để có thể sử dụng máy thực hiện cho tất cả các phần hành kế toán. Tóm lại, từ thực tiễn ở Công ty Cơ khí Hà Nội, ta thấy bên cạnh một số ít các thiếu sót còn tồn tại, công tác hạch toán kế toán ở đây được tổ chức rất khoa học, hợp lý và chặt chẽ, góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Công ty như ngày hôm nay. Hy vọng rằng một số đóng góp trên đây của em sẽ góp một phần nhỏ giúp công tác hạch toán kế toán ở Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Kết luận Lý luận và thực tiễn cho thấy tổ chức tốt công tác kế toán ttth thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý. Thông tin mà phần hành kế toán này cung cấp giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp, kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm, từ đó đề ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ tiếp theo đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội em đã đi sâu tìm hiểu tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, từ đó vận dụng lý luận vào thực tiễn và từ thực tiễn làm rõ lý luận. Tuy nhiên trong thực tế, các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán có một số điểm chưa thật đúng với chế độ kế toán mới. Đối với Công ty Cơ khí Hà Nội, công tác hạch toán kế toán cũng còn một số vấn đề tồn tại cần được cải tiến kịp thời nhằm hoàn thiện hơn nữa trong Công ty. Với những tồn tại nêu trên, nếu được khắc phục kịp thời thì kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sẽ tiến hành công việc tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty và đảm bảo chức năng kế toán phát huy có hiệu quả nhất, giúp cho bộ phận kế toán hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài sự cố gắng, năng động và sáng táo của các bộ phận liên quan cũng phải có biện pháp tổ chức tốt phần việc của mình nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Mặc dù rất cố gắng nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán ở Công ty Cơ khí Hà Nội để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của thầy giáo - TS. Nguyễn Văn Công và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội để em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội ngày 10 tháng 4 năm 2002 Sinh viên Quách Thanh Nga ._.