Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH vận tải - Thương mại - du lịch Sài Gòn Hà Nội

ngày càng sôi động và mang tính chất sống còn. Vì vậy, để tồn tại và phát triển kinh tế nhanh, bền vững, phải tạo sự chuyển biến thực sự của nền kinh tế, trước hết là trong nhận thức về nâng cao hiệu quả kinh tế, về chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang những lĩnh vực khác đang phát triển mạnh, trong đó có hoạt động dịch vụ. Kinh doanh dịch vụ là một loại hình kinh doanh đặc biệt, sản phẩm của quá trình kinh doanh này không có hình thái vật chất, quá trình sản xuất cũng chính là quá trình tiêu thụ nên hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành rất quan trọng. Do đó, yêu cầu đối với hạch toán quá trình tiêu thụ là phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác cũng như tổ chức công tác kế toán hợp lý để có thể cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh nhất và đáng tin cậy nhất nhằm mục đích đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Vì lẽ đó, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành kế toán quan trọng hơn bất kỳ một phần hành kế toán nào khác. Công ty TNHH Vận Tải – Thương Mại – Du Lịch Sài Gòn Hà Nội, là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chỉ kinh doanh dịch vụ, cụ thể là dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi và dịch vụ cho thuê xe do đó tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Mặc dù gặp nhiều khó khăn, do những nguyên nhân khách quan hay chủ quan nhưng Công ty đã tổ chức công tác tiêu thụ một cách linh hoạt và hợp lý. Nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nói chung, tại Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội nói riêng, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Vận tải – Thương mại – Du lịch Sài Gòn Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Tìm hiểu quá trình hạch toán nghiệp vụ này tại Công ty, từ đó có sự so sánh với lý luận, rút ra những nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp về những vấn đề còn tồn tại để nhằm hoàn thiện hơn quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Luận văn kết hợp các phương pháp nghiên cứu: phương pháp so sánh, phương pháp phân tích… để đưa ra được thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, có sự so sánh với chế độ kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan đến nội dung nghiên cứu. Qua việc liên hệ, so sánh, sẽ rút ra những nhận xét, đánh giá, đưa ra phương hướng hoàn thiện quá trình hạch toán phần hành này. Giai đoạn thực tập không những đã giúp em có cái nhìn tổng quan về Công ty như: Quá trình hình thành, phát triển, bộ máy quản lý, bộ máy kế toán… mà còn giúp em đi sâu tìm hiểu từng phần hành cụ thể đặc biệt là quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong luận văn này, em sẽ trình bày cụ thể theo nội dung dưới đây: Nội dung luận văn gồm 3 chương: Chương 1 : Lý luận chung về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Chương 2 : Thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Vận tải – Thương mại – Du lịch Sài Gòn Hà Nội. Chương 3 : Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Vận tải – Thương mại – Du lịch Sài Gòn Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Th.S Nguyễn Hữu ánh, cùng sự giúp đỡ của các anh, chị phòng kế toán của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Chương 1 Lý luận chung về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ 1.1. đặc điểm chung và nhiệm vụ kế toán các hoạt động kinh doanh dịch vụ: 1.1.1. Đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh dịch vụ: Kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất, kinh doanh toàn xã hội. Hoạt động kinh doanh dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ tư vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt là… Căn cứ vào tính chất của các hoạt động dịch vụ, người ta chia thành hai loại dịch vụ: - Dịch vụ có tính chất sản xuất như dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo, sửa chữa… - Dịch vụ không có tính chất sản xuất như dịch vụ hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh, bưu điện… Đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thì hoạt động kinh doanh dịch vụ là hoạt động kinh doanh chính, còn đối với các tổ chức kinh tế khác có hoạt động chính là sản xuất, kinh doanh buôn bán hàng hóa… thì hoạt động dịch vụ chỉ mang tính phụ trợ, bổ sung cho hoạt động kinh doanh chính. Sản phẩm của hoạt động kinh doanh dịch vụ tuyệt đại bộ phận là không mang hình thái vật chất, quá trình sản xuất, tiêu thụ và phục vụ thường gắn liền nhau, không thể tách rời. Do đó, khó có thể phân biệt một cách rõ ràng chi phí ở từng khâu sản xuất và tiêu thụ. Tùy theo từng loại hoạt động dịch vụ đặc thù để có thể xác định nội dung chi phí phù hợp cấu thành nên giá thành sản phẩm. Có những loại hình dịch vụ, để hoàn thành được một sản phẩm phải bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau để quảng cáo như quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng, in ấn giấy mời, apphic… nhưng đôi khi vẫn không hoàn thành được số sản phẩm như mong muốn, còn kết quả (nếu có) thì liên quan đến rất nhiều ngành được hưởng. Ví dụ hoạt động hội chợ, triển lãm, để có được một cuộc hội chợ, triển lãm, người ta phải trước một thời gian dài và chi phí cho việc quảng cáo là rất lớn, nhưng đôi khi cũng chẳng có khách hàng hoặc có rất ít khách hàng. Khi đã có khách hàng thì rất nhiều ngành được hưởng phần thu nhập đó như khách sạn, vận chuyển, bưu điện, hải quan, thuế v.v… Có những hoạt động dịch vụ mang tính chất kỹ thuật, hàm lượng chi phí về “chất xám” trong sản phẩm chiếm tỷ trọng cao, còn các chi phí về nguyên vật liệu và chi phí khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Sản phẩm dịch vụ hoàn thành không nhập kho thành phẩm, hàng hóa mà được tính là tiêu thụ ngay, do đó đối với những lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa ghi doanh thu thì chi phí cho những lao vụ, dịch vụ đó vẫn coi là chi phí của sản phẩm chưa hoàn thành (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Tuy nhiên, các hoạt động dịch vụ thường không tính được chi phí sản phẩm dở dang. Bởi vậy, giá thành sản phẩm dịch vụ là thể hiện ra sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ (tức là những dịch vụ đã hoàn thành cho khách hàng và thu được tiền hoặc được quyền thu tiền (khách hàng chấp nhận trả tiền)). Trong quá trình kinh doanh dịch vụ, các doanh nghiệp sử dụng người lao động, tư liệu lao động và kỹ thuật cùng với một số vật liệu, nhiên liệu thích ứng với từng loại hoạt động dịch vụ để tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ khách hàng. Do đó, chi phí dịch vụ được phân chia thành chi phí trực tiếp và chi phí chung. Tùy theo từng loại hoạt động dịch vụ, nội dung chi phí trực tiếp và chi phí chung sẽ khác nhau. Đại bộ phận những vật liệu sử dụng trong kinh doanh dịch vụ là vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu… Đối với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều hoạt động dịch vụ phải xác định rõ đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành sản phẩm. Những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động nào thì hạch toán trực tiếp cho hoạt động đó, những chi phí liên quan đến nhiều hoạt động phải tập hợp riêng để cuối kỳ phân bổ cho từng hoạt động theo tiêu chuẩn phân bổ hợp lý. Tiêu chuẩn phân bổ chi phí chung cho các hoạt động dịch vụ có thể là chi phí trực tiếp hoặc doanh thu. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán các hoạt động kinh doanh dịch vụ: Kế toán ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: + Ghi chép, tính toán phản ánh số hiện có và tình hình luân chuyển tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình tập hợp, tính toán chi phí, phân bổ chi phí và kết quả kinh doanh từng hoạt động dịch vụ. + Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh tế, tài chính, kế hoạch thu nộp và thanh toán, kiểm tra, kiểm soát chi phí, “giá thành sản phẩm”, và kết quả hoạt động kinh doanh. + Cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động kinh doanh dịch vụ, tạo điều kiện cho người quản lý quyết định được các phương án kinh doanh tối ưu. Đó chính là đặc điểm chung của tất cả các hoạt động kinh doanh dịch vụ, sau đây ta sẽ đi sâu tìm hiểu đặc điểm công tác kế toán của riêng hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải. 1.2. ý nghĩa, phương thức tiêu thụ, nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của hoạt động kinh doanh vận tải: 1.2.1. Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh vận tải ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Vận tải là ngành sản xuất vật chất đặc biệt, sản phẩm vận tải là quá trình di chuyển hàng hóa, hành khách từ nơi này đến nơi khác và được đo bằng các chỉ tiêu: tấn.km hàng hóa vận chuyển và người.km hành khách. Chỉ tiêu chung của ngành vận tải là tấn.km tính đổi. Dịch vụ vận tải là một loại hình sản xuất vật chất đặc biệt, thực hiện chức năng chủ yếu là vận chuyển hàng hóa, hành khách. Tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ vận tải có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, doanh nghiệp vận tải quản lý quá trình hoạt động theo nhiều khâu khác nhau như giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hóa hoặc vận chuyển hành khách, thanh toán các hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch vận chuyển. Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp cần phải cụ thể hóa cho từng ngày, tuần, định kỳ ngắn…, lái xe và phương tiện làm việc chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp. Do đó, quá trình quản lý phải rất cụ thể, có kế hoạch phải xây dựng được chế độ vật chất rõ ràng như vậy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được liên tục và chặt chẽ. Thứ ba, phương tiện vận tải chủ yếu là TSCĐ và quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải. Các phương tiện này lại bao gồm nhiều loại có tính năng, tác dụng, hiệu suất mức tiêu hao nhiên liệu, năng lượng khác nhau. Điều này có ảnh hưởng lớn đến chi phí và doanh thu tiêu thụ của hoạt động cung cấp dịch vụ. Thứ tư, việc khai thác vận chuyển phụ thuộc khá lớn vào cơ sở hạ tầng, đường sá, cầu, phà và điều kiện địa lý, khí hậu…, nó cũng có tính mùa vụ do vậy cũng ảnh hưởng đến việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hiện nay, đời sống của dân cư tăng lên, nhu cầu đi lại tham quan, du lịch ngày một nhiều, hệ thống tổ chức kinh doanh vận tải ở nước ta đã có chuyển biến căn bản theo xu hướng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Doanh nghiệp được tổ chức phân cấp quản lý, đa dạng hóa, phù hợp với đặc điểm về quy mô, địa bàn hoạt động của từng địa phương và từng doanh nghiệp. Song, hình thức phổ biến hiện nay là mô hình tổ chức quản lý theo những bộ phận riêng biệt, đảm nhận các chức năng cụ thể và phục vụ cho mục đích chung là tăng doanh thu vận tải, giảm chi phí không cần thiết và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Ngành vận tải gồm nhiều loại hình hoạt động như vận tải ô tô, vận tải đường sắt, vận tải đường biển, đường sông (vận tải thủy), vận tải hàng không, vận tải thô sơ v.v… Mỗi loại hình vận tải nói trên đều có những đặc điểm đặc thù chi phối đến công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Vì vậy, các nhà quản lý trong ngành vận tải nói chung và trong các doanh nghiệp vận tải nói riêng cần phải chú ý đến những đặc điểm đặc thù đó để vận dụng vào công tác quản lý có hiệu quả. 1.2.2. ý nghĩa, vai trò của hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Phần mở đầu đã nêu lên tầm quan trọng của hoạt động cung cấp dịch vụ trong điều kiện hiện nay, Nhà nước đã đặt ra chỉ tiêu phấn đấu đến năm 2005, tỷ trọng dịch vụ trong GDP chiếm 41 – 42%, ta có thể thấy được xu hướng phát triển mạnh mẽ của hoạt động cung cấp dịch vụ như thế nào. Hơn nữa, hiện nay, trong nền kinh tế thị trường công tác tiêu thụ có vai trò và ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn đối với toàn xã hội. Trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thì xác định chính xác kết quả tiêu thụ càng có ý nghĩa hơn. Tổ chức tốt hoạt động kinh doanh dịch vụ trong đó có dịch vụ vận tải có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo và phát triển quá trình tái sản xuất xã hội. Từ tính chất đặc biệt của kinh doanh vận tải sẽ làm rõ ý nghĩa và vai trò của quá trình tiêu thu và xác định kết quả tiêu thụ của những doanh nghiệp kinh doanh loại hình dịch vụ này: - Sản phẩm dịch vụ vận tải không mang hình thái vật chất cụ thể, kết quả dịch vụ vận tải là số lượng hàng hóa, hành khách đã vận chuyển (tấn * km hàng hóa vận chuyển, lượt hành khách đã vận chuyển). Dịch vụ vận tải hoàn thành không trực tiếp tạo ra sản phẩm cho xã hội nhưng làm cho giá trị, giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, nhu cầu của hành khách được đáp ứng. - Quá trình sản xuất vận tải cũng là sự kết hợp của 3 yếu tố: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động, nhưng ở đây đối tượng lao động là hàng hóa, hành khách cần vận chuyển, nó không bị thay đổi tính chất lý, hóa, sinh học sau khi vận chuyển. - ở dịch vụ vận tải, quá trình sản xuất và tiêu thụ cũng được tiến hành đồng thời, vì vậy không có sản phẩm dở dang, không có thành phẩm nhập kho, tồn kho như các ngành sản xuất khác. - ở một số dịch vụ vận tải: vận tải đường sắt, vận tải đường không… việc kinh doanh mang tính chất hạch toán toàn ngành… Từ các tính chất trên của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải có thể thấy được tầm quan trọng của quá trình tiêu thụ cũng như việc xác định kết quả tiêu thụ đối với dịch vụ vận tải nói riêng và với toàn ngành dịch vụ nói chung. 1.2.3. Phương thức tiêu thụ: Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ (đặc biệt là dịch vụ vận tải) vì đặc thù của loại hình này là sản phẩm không mang hình thái vật chất nên không thể nhập kho, thêm nữa quá trình “sản xuất sản phẩm” cũng là quá trình tiêu thụ do đó phương thức tiêu thụ chỉ là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Quá trình cung cấp dịch vụ chính là đang tiêu thụ sản phẩm – trực tiếp phục vụ khách hàng, kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ cũng chính là đã hoàn thành xong “sản phẩm” dịch vụ đó. Vì chỉ có phương thức tiêu thụ trực tiếp cho nên chỉ có đa dạng hóa các hình thức thanh toán của khách hàng thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới phát triển mạnh. Có 2 hình thức thanh toán của khách hàng đó là: - Thanh toán trực tiếp. - Thanh toán trả chậm. Còn cụ thể, thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hay thanh toán trả chậm trong thời hạn như thế nào, lãi suất ra sao… thì tùy theo quy định của mỗi hợp đồng và của mỗi doanh nghiệp. 1.2.4. Nhiệm vụ của hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Để kế toán thực sự là công cụ sắc bén cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác chỉ đạo kinh doanh, không ngừng khai thác mọi khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp thì kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ, xem xét để phân chia cho hợp lý các chi phí liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến việc cung cấp dịch vụ. - Ghi nhận kịp thời, chính xác doanh thu cung cấp dịch vụ, các khoản ghi giảm doanh thu, các khoản thuế phải nộp, phải thu hộ Nhà nước, từ đó xác định chính xác doanh thu cung cấp dịch vụ thuần. - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh (Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chỉ có chi phí quản lý kinh doanh) để xác định đúng kết quả kinh doanh. - Lập và nộp báo cáo kết quả kinh doanh đúng thời gian quy định, kịp thời cung cấp thông tin tiêu thụ cần thiết cho những bộ phận liên quan. Định kỳ, phân tích tình hình tiêu thụ cũng như kết quả tiêu thụ nhằm đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán phải theo dõi chi tiết đối với từng loại dịch vụ, kết hợp với việc tổ chức chứng từ, sổ sách cho hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp và được luân chuyển một cách khoa học đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán đồng thời doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, cung cấp các điều kiện tốt nhất có thể thì hoạt động kinh doanh mới có kết quả như mong muốn. 1.3. Đặc điểm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp kinh doanh vận tải: 1.3.1. Hạch toán giá vốn hàng bán: 1.3.1.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: Giá vốn hàng bán của hoạt động cung cấp dịch vụ chính là “trị giá” của hoạt động dịch vụ được xác định là tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này dùng để xác định giá vốn của dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ, TK 632 không có số dư và có thể mở chi tiết cho từng thương vụ, từng dịch vụ… tùy theo yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của từng doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 632 như sau: Bên Nợ: - Trị giá vốn của lao vụ, dịch vụ đã cung cấp. Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này dùng để phản ánh những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp. TK này có thể được chi tiết cho từng thương vụ, dịch vụ… tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 154 như sau: Bên Nợ: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Bên Có: - Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh sang tài khoản giá vốn hàng bán. Tài khoản 154 không có số dư cuối kỳ (do đặc điểm của hoạt động kinh doanh dịch vụ). 1.3.1.2. Phương pháp hạch toán: TK 154 TK 632 TK 911 (1) (2) Chú thích: (1): Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của doanh thu đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ. (2): Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả. Sơ đồ 01: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán 1.3.2. Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ: 1.3.2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: Chuẩn mực số 14: “Doanh thu và thu nhập khác” được trình bày trong quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002/TT-BTC ban hành và hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1) . Trong đó, khái niệm doanh thu cung cấp dịch vụ được trình bày như sau: _ Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. _ Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại. _ Doanh thu cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được, hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Số tiền cung cấp dịch vụ được ghi trên Hóa đơn (GTGT), Hóa đơn bán hàng, hoặc trên các chứng từ khác liên quan tới việc cung cấp dịch vụ, hoặc giá thỏa thuận giữa người mua và người bán. _ Doanh thu cung cấp dịch vụ có thể thu được tiền hoặc chưa thu được tiền ngay (do các thỏa thuận về thanh toán hàng cung cấp) sau khi các giao dịch thỏa mãn đầy đủ các điều kiện để ghi nhận doanh thu. _ Doanh thu thuần mà doanh nghiệp thu được có thể thấp hơn doanh thu cung cấp dịch vụ do nguyên nhân doanh nghiệp chấp nhận thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng. Tài khoản sử dụng: TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: - Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào. - Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như: cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động… Hạch toán TK này cần tôn trọng một số quy định sau: TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán; dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu được tiền. _ TK 511 được chi tiết thành 4 TK cấp hai: - TK 5111 : Doanh thu bán hàng hóa. - TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm. - TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi hạch toán doanh thu sẽ sử dụng TK 5113 : “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. _ Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp (chỉ quan tâm đến công tác kế toán TK này tại các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh dịch vụ) được thực hiện theo nguyên tắc sau: + Đối với dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu cung cấp dịch vụ được phản ánh theo giá chưa có thuế GTGT. + Đối với dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. + Đối với dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (Bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu). + Trường hợp là khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp được doanh nghiệp chấp nhận khoản chiết khấu thương mại thì khoản giảm trừ doanh thu này được theo dõi riêng trên TK 521 “Chiết khấu thương mại” trong đó chi tiết là TK 5213 “Chiết khấu dịch vụ”. + Đối với doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước, được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo quy định thì doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền được Nhà nước chính thức thông báo, hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá. + Không hạch toán vào tài khoản này các trường hợp sau: Trị giá dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành (dịch vụ tiêu thụ nội bộ). Số tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Trị giá dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp thuận thanh toán. Các khoản thu nhập khác không được coi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ. Bên Nợ: - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu cung cấp dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ kế toán. - Thuế GTGT phải nộp ngân sách Nhà nước ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp. - Chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ. - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Bên Có: - Doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản 5113 không có số dư cuối kỳ. 1.3.2.2. Phương pháp hạch toán: TK 111, 112,131 TK 5113 TK 111,112, 131 TK 5213 (3) (1) (2) TK 33311 (4) TK 3387 SD: xxx (5) Sơ đồ 02: Sơ đồ hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ Chú thích: (1): Khoản chiết khấu thương mại phát sinh (2): Kết chuyển chiết khấu thương mại làm giảm trừ doanh thu (3): Doanh thu của dịch vụ được xác định là tiêu thụ (4): Thuế GTGT đầu ra của dịch vụ được xác định là tiêu thụ trong kỳ _ Đối với dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu theo tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 5113 - Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh thu cung cấp dịch vụ thu bằng ngoại tệ, thì ngoài việc ghi sổ kế toán chi tiết số nguyên tệ đã thu hoặc phải thu, kế toán phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế quy đổi ra Đồng Việt Nam để hạch toán vào tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. (5): Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện kỳ trước để xác định doanh thu cung cấp dịch vụ kỳ này. 1.3.3. Hạch toán chiết khấu thương mại: Khoản chiết khấu thương mại được hạch toán vào TK 521: “Chiết khấu thương mại”. Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã sử dụng dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã được ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc các cam kết mua, bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Hạch toán chiết khấu thương mại cần tôn trọng một số quy định sau: - Chỉ hạch toán vào TK này chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách thương mại của doanh nghiệp đã quy định, - Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thường xuyên thì chiết khấu thương mại được ghi giảm trừ theo tổng cước phí khách hàng sử dụng ghi trên Hóa đơn GTGT vào cuối tháng. - Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng. - TK 521 được chi tiết thành 3 TK cấp hai: + TK 5211: Chiết khấu hàng hóa. + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213: Chiết khấu dịch vụ. - TK 5213: “Chiết khấu dịch vụ” phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho người mua dịch vụ. - Trong kỳ, chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK 5213. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được chuyển sang TK 5113 để xác định doanh thu thuần của hoạt động cung cấp dịch vụ. TK 111,112,131 TK5213 TK 5113 (1) (2) TK111,112,141,334 TK642 (3) Sơ đồ 03: Sơ đồ hạch toán chiết khấu dịch vụ Chú thích: (1): Khoản chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ kế toán. (2): Kết chuyển chiết khấu thương mại làm giảm trừ doanh thu. (3): Các chi phí phát sinh liên quan đến chiết khấu thương mại (nếu có). 1.3.4. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả tiêu thụ: Hạch toán chi phí bán hàng: Hệ thống TK theo quyết định 1141/1995 thì chi phí bán hàng được tập hợp trên TK 641 – Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu dịch vụ, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo… Hạch toán TK 641 cần tôn trọng một số quy định sau: _ Tài khoản 641 được mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý kinh doanh của từng lĩnh vực, quy mô từng đơn vị. TK 641 có thể được mở chi tiết cho từng chi phí như: chi phí cho nhân viên bán hàng, chi vận chuyển… trong đó từng loại chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như: - Chi phí nhân viên - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí bảo hành - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền _ TK 641 cuối kỳ không có số dư. Toàn bộ các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641: Bên Nợ: - Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911. TK 641 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán chi phí bán hàng được khái quát qua sơ đồ sau: TK 334 TK 641 TK 111, 112, 335 ( 1 ) ( 8 ) TK 338 ( 2 ) TK 152 TK 911 ( 3 ) ( 9 ) TK 153, 242 ( 4 ) TK 214 TK 242 ( 5 ) ( 10 ) ( 11 ) TK 009 ghi đơn TK 111, 112, 331 ( 6 ) TK 335 ( 7b ) ( 7a ) Sơ đồ 04: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng Chú thích: (1) : Khi tính tiền hàng, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên cung cấp dịch vụ. (2) : Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên theo quy định. (3) : Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cho quá trình tiêu thụ. (4) : Trị giá thực tế dụng cụ, đồ dùng xuất kho (đối với loại phân bổ 1 lần) và số phân bổ chi phí dụng cụ, đồ dùng (đối với loại phân bổ nhiều lần) tính vào chi phí bán hàng trong kỳ. (5) : Trích khấu hao TSCĐ dùng ở khâu bán hàng. (Ghi đơn : Nợ TK 009 – Nguồn vốn khấu hao) (6) : Chi phí điện, nước, mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại…), chi phí thuê ngoài sữa chữa TSCĐ có giá trị lớn, được trích trực tiếp vào chi phí bán hàng. (7a) : Trường hợp sử dụng phương pháp tính trước chi phí sữa chữa TSCĐ (7b) : Khi chi phí thực tế phát sinh (8) : Khi phát sinh các khoản giảm chi phí bán hàng. (9) : Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng. (10) : Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 242. (11) : ở cuối kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 242 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp trên TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị, công tác phí…). (Giá có thuế hoặc giá chưa có thuế). Hạch toán TK 642 cần tôn trọng một số quy định sau: _ Tài khoản 642 được mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý kinh doanh của từng lĩnh vực, quy mô từng đơn vị. TK 642 có thể được mở chi tiết cho từng chi phí như: chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi vật liệu, đồ dùng văn phòng… trong đó từng loại chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí n._.hư: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế, phí và lệ phí - Chi phí dự phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác _ TK 642 cuối kỳ không có số dư. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán được tập hợp vào TK 642, cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642: Bên Nợ: - Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Nợ TK 911. TK 642 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán TK 642 được khái quát qua sơ đồ sau: TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138 (8) ( 1 ) ( 10 ) TK 152, 153 ( 2 ) TK 242 TK 911 ( 3 ) ( 11 ) TK 214 ( 4 ) TK 009 ghi đơn TK 111, 112, 331 TK 242 ( 5 ) ( 12 ) (13) TK 139 ( 6 ) TK 111, 112, 331 ( 7 ), ( 8 ) TK 335 ( 9 ) Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chú thích: (1) : Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả công nhân viên quản lý doanh nghiệp và trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định. (2) : Giá trị vật liệu, trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp (3) : Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ dịch vụ trong nhiều niên độ kế toán, kế toán có thể phân bổ chi phí cho năm tài chính tiếp theo vào TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Khi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp của các năm tiếp theo, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. (4) : Trích khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp. (Ghi đơn : Nợ TK 009 – Nguồn vốn khấu hao) (5) : Chi phí về thuế, lệ phí phải nộp cho Nhà nước. (6) : Dự phòng dự phòng phải thu khó đòi. (7) : Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả. (8) : Các khoản chi phí bằng tiền cho hội nghị, tiếp khách, chi phí hoa hồng, quảng cáo, chào hàng, công tác phí, chi phí đào tạo, báo chí… phát sinh trong kỳ. (9) : Trích trước chi phí phải trả. Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 335 – Chi phí phải trả Có TK 331, 214, 111, 112, 152… (10) : Khi phát sinh các khoản giảm chi phí bán hàng . (11) : Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng . (12) : Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh có chu kỳ dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ cuối kỳ. (13) : ở cuối kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ chi phí quản lý doanh nghiệp đã được kết chuyển sang TK 242 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911. 1.3.4.3. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ: Tài khoản sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả khác. - Kết quả hoạt động, kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng bán (Gồm cả sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ), chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính. - Kết quả khác là số chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác. Hạch toán TK 911 cần tôn trọng một số quy định sau: - Tài khoản này phán ánh đầy đủ, chính xác các khoản kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ kế toán theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. - Kết quả hoạt động kinh doanh được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động (Hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác).Trong từng loại hoạt động kinh doanh có thể hạch toán chi tiết cho từng loại dịch vụ. - Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là số doanh thu thuần và thu nhập thuần. - ở đây chỉ đề cập đến xác định kết quả kinh doanh của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không đề cập đến hoạt động tài chính và hoạt động khác. Kết cấu và nội dung của TK 911: Bên Nợ: + Giá vốn của dịch vụ đã tiêu thụ. + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. + Số lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Bên Có: + Doanh thu thuần của dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. + Số lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán được khái quát qua sơ đồ sau: TK154 TK 632 TK 911 TK 5113 TK131,111 (1) (2) (4) (5) TK 641, 642 TK 3331 (3) TK 421 TK 421 (6) (7) Sơ đồ 06: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Chú thích: (1): Kết chuyển giá thành của việc tiêu thụ dịch vụ trong kỳ. (2): Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả. (3): Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. (4): Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động cung cấp dịch vụ. (5): Xác định doanh thu cung cấp dịch vụ cho khách hàng. (6): Kết chuyển lãi từ hoạt động sản xuất kinh doanh. (7): Kết chuyển lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.3.5. Hình thức sổ sách sử dụng – Nhật ký chung: Các hình thức sổ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: Nhật ký chung. Nhật ký – Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ. Nhật ký chứng từ. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình một loại hình phù hợp. Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội chọn hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung, dưới đây là nội dung cơ bản của hình thức này: 1.3.5.1. Khái niệm: Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu ghi vào Sổ Cái. _ Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. _ Ưu, nhược điểm: Ưu điểm: Cung cấp thông tin rõ ràng cho người sử dụng theo trình tự thời gian. Nhược điểm: Theo hình thức này thì ghi sổ vẫn có tính trùng lắp. _ Điều kiện vận dụng: + Điều kiện lao động thủ công. + Phù hợp với mọi loại hình hoạt động kinh doanh, quy mô và đặc điểm của các doanh nghiệp. + Thích hợp với việc vận dụng kế toán máy. 1.3.5.2. Các loại sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung có các sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.3.5.3. Trình tự, nội dung ghi sổ: Hàng ngày, các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, từ Nhật ký chung chuyển từng số liệu để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NHậT Ký CHUNG Giải thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu. 1.3.6. Đặc điểm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ: Vì Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, tuy vậy công ty vẫn hạch toán theo quyết định 1141 nên ngoài phần hạch toán đã trình bày ở trên (theo quyết định 1141/1995), em xin trình bày thêm một số đặc điểm theo quyết định 1177/1996 được sửa đổi theo quyết định 144/2001. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện theo quyết định 1177 TC/QĐ-CĐKT do Bộ Tài chính ban hành ngày 23/12/1996: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ và được sửa đổi bổ sung theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 21/12/2001. Dưới đây là một số đặc điểm khác biệt liên quan đến công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo QĐ 144 với QĐ1141. _ Các tài khoản sử dụng: + TK 511 “Doanh thu” dùng để phản ánh doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ kế toán. TK 511 được chi tiết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. + TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” dùng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh không lớn, chỉ cần tập trung theo dõi trên TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. _ Sổ sách sử dụng: Chỉ áp dụng 3 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái và Chứng từ ghi sổ. Nhật ký chứng từ chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh đa dạng và phức tạp. _ Phương pháp hạch toán: + Nội dung hạch toán của TK 511 “Doanh thu” (theo QĐ 144) giống với nội dung của TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (theo QĐ 1141). + Nội dung hạch toán của TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” (theo QĐ 144) giống với nội dung của TK 641 “Chi phí bán hàng” và TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (theo QĐ 1141). 1.4. Đặc điểm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo chuẩn mực kế toán quốc tế và tại một số nước trên thế giới: 1.4.1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu cung cấp dịch vụ: Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 18 (sửa đổi năm 1993) có tên gọi là: “Doanh thu”. _ Định nghĩa về doanh thu theo chuẩn mực: Doanh thu là giá trị gộp của các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động bình thường của doanh nghiệp tạo nên sự gia tăng đối với vốn chủ sở hữu, ngoài phần tăng lên từ các khoản đóng góp thêm của các cổ đông. _ Chuẩn mực nêu vấn đề quan trọng nhất trong kế toán doanh thu là quyết định khi nào ghi nhận doanh thu. Doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng tương đối chắc chắn sẽ thu được các lợi ích kinh tế trong tương lai và các lợi ích kinh tế có thể tính toán một cách tin cậy. Chuẩn mực này xác định các trường hợp thỏa mãn các tiêu chí trên, và do vậy, doanh thu sẽ được ghi nhận. _ Việc cung cấp các dịch vụ thường liên quan tới việc doanh nghiệp thực hiện một công việc theo thỏa thuận hợp đồng trong một thời gian quy định nào đó. Dịch vụ nói trên có thể được thực hiện trong một kỳ kế toán hay trong nhiều kỳ kế toán. _ Theo chuẩn mực quy định thì khi kết quả của một giao dịch về cung ứng dịch vụ có thể được ước tính một cách đáng tin cậy, doanh thu của giao dịch đó cần được ghi nhận theo phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng tổng kết tài sản. Kết quả của một giao dịch có thể được ước tính một cách đáng tin cậy khi các điều kiện sau được thỏa mãn: + Khoản doanh thu có thể được xác định một cách tương đối chắc chắn. + Doanh nghiệp sẽ có nhiều khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch đó trong tương lai. + Phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng tổng kết tài sản có thể được xác định một cách đáng tin cậy. + Chi phí phát sinh cho giao dịch đó và chi phí sẽ phát sinh để hoàn thành giao dịch đó có thể được xác định một cách đáng tin cậy. _ Việc xác định doanh thu theo tỷ lệ phần công việc đã hoàn thành thường được gọi là phương pháp tỷ lệ hoàn thành. Theo phương pháp này, doanh thu được ghi nhận trong kỳ kế toán mà các dịch vụ thực hiện. Việc ghi nhận doanh thu theo phương pháp này cung cấp các thông tin rất có ích về khối lượng công việc đã hoàn thành và cho thấy tiến độ công việc trong kỳ. _ Doanh thu chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp sẽ thấy được các lợi ích kinh tế từ giao dịch. Tuy nhiên, khi có sự không chắc chắn về khả năng thu hồi của một khoản nào đó mà trước đó đã được ghi vào doanh thu thì khoản không thu được hoặc khoản khả năng thu hồi không chắc chắn đó cần được hạch toán như một khoản chi phí hơn là một khoản điều chỉnh vào giá trị doanh thu đã được ghi nhận trước đây. _ Một doanh nghiệp nói chung có thể thực hiện các ước lượng tương đối chính xác nếu nó đã đồng ý các điều sau với bên đối tác giao dịch: + Quyền của mỗi bên trong việc đòi hỏi các bên khác phải cung cấp hay nhận dịch vụ. + Giá trị trao đổi. + Thời hạn và phương thức thanh toán. Doanh nghiệp thường cần một hệ thống nội bộ có hiệu quả về lập kế hoạch tài chính và báo cáo. Doanh nghiệp sẽ xem xét và khi cần thiết sửa đổi các ước tính về doanh thu trong quá trình cung ứng dịch vụ. Việc cần thiết phải xem xét và thay đổi như vậy không có nghĩa là kết quả giao dịch không thể ước tính một cách tương đối chắc chắn. _ Phần công việc đã hoàn thành có thể được xác định theo nhiều hình thức khác nhau. Doanh nghiệp sẽ sử dụng cách thức đúng đắn nhất về xác định lượng công việc đã hoàn thành. Tùy thuộc vào bản chất của từng công việc, các cách thức xác định đó có thể bao gồm: + Giám định phần công việc đã hoàn thành. + So sánh tỷ lệ công việc đã hoàn thành tới thời điểm đó với tổng khối lượng công việc đã hoàn thành. + Tỷ lệ chi phí đã phát sinh so với tổng chi phí của toàn bộ giao dịch. Chỉ các chi phí phát sinh liên quan đến phần dịch vụ đã thực hiện được tính vào chi phí đã phát sinh. Chỉ các chi phí liên quan tới dịch vụ đã thực hiện hoặc sẽ phải thực hiện được tính vào tổng chi phí ước tính của toàn bộ giao dịch. Các khoản thanh toán định kỳ hay các khoản ứng trước của khách hàng thường xuyên không thể hiện công việc đã hoàn thành. _ Trong thực tế khi dịch vụ được thực hiện thông qua rất nhiều hoạt động trong một khoảng thời gian xác định thì doanh thu được ghi nhận trên cơ sở bình quân trong suốt quãng thời gian đó trừ khi có bằng chứng rõ ràng là có phương pháp khác tốt hơn để xác định phần công việc đã hoàn thành. Khi có một hoạt động có ý nghĩa cơ bản hơn hẳn so với các hoạt động khác, thì việc ghi nhận doanh thu sẽ được hoãn lại cho đến khi hoạt động cơ bản đó được thực hiện. _ Khi kết quả của một giao dịch về cung cấp dịch vụ không thể được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu chỉ được ghi nhận trong chừng mực những chi phí đã ghi nhận và chắc chắn có thể thu hồi được. _ Trong giai đoạn đầu của một giao dịch về cung ứng dịch vụ, kết quả của giao dịch đó thường rất khó ước tính một cách đáng tin cậy. Tuy nhiên, có thể tương đối chắc chắn là doanh nghiệp sẽ thu hồi được các chi phí phát sinh cho việc thực hiện giao dịch đó. Vì vậy, doanh thu chỉ được ghi nhận trong chừng mực những chi phí đã phát sinh mà có thể thu hồi được. Vì kết quả của hoạt động dịch vụ không thể được dự tính một cách đáng tin cậy, không một khoản lãi nào được ghi nhận. _ Khi kết quả của giao dịch chưa thể ước tính một cách đáng tin cậy và các chi phí đã phát sinh cũng chưa chắc đã thu hồi được thì doanh thu sẽ không được ghi nhận và các chi phí đã phát sinh được hạch toán vào chi phí. _ Trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế, mỗi quốc gia tùy thuộc vào đặc điểm và trình độ của mình mà có sự vận dụng khác nhau, dưới đây là đặc điểm về hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hệ thống kế toán Tây Âu (đại diện là Pháp) và Bắc Mỹ (đại diện là Mỹ). 1.4.2. Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hệ thống kế toán Pháp: Tại Pháp, kế toán chỉ sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đây là đặc điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam. Đặc điểm này có ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hệ thống tài khoản Pháp rất chi tiết, do vậy việc hạch toán sẽ chặt chẽ: ví dụ sử dụng hai tài khoản riêng biệt (TK 120, TK 129) để phản ánh lỗ và lãi của các hoạt động kinh doanh. Về sổ sách, kế toán Pháp chỉ sử dụng sổ Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ (tương đương với hình thức Nhật ký chung của Việt Nam). 1.4.3. Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hệ thống kế toán Mỹ: Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Việt Nam cũng có những điểm tương đồng với kế toán Mỹ. Kế toán Mỹ cũng sử dụng hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo hai phương pháp là KKTX và KKĐK. Tuy nhiên, cũng có điểm khác biệt như: _ Các khoản chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán đều được coi là một khoản giảm trừ doanh thu. Trong khi đó theo chế độ kế toán Việt Nam thì chỉ có chiết khấu thương mại (chiết khấu bán hàng) mới được coi là khoản giảm trừ doanh thu còn chiết khấu thanh toán thì được coi là chi phí và doanh thu hoạt động tài chính được hạch toán trên TK 515 và TK 635. ở Mỹ, để đơn giản hơn sổ cái tổng hợp người ta dùng sổ cái phụ. Trong đó, mỗi sổ cái chuyên biệt (sổ cái phụ) có thể do nhiều người khác nhau đảm nhiệm, nghĩa là, người này đảm nhiệm Sổ Cái tổng hợp, người kia đảm nhiệm sổ cái phụ cùng tiến hành công việc đồng thời. Tại Việt Nam, mỗi người được phân công phụ trách một phần hành, quản lý toàn bộ những công việc liên quan đến phần hành đó. Ví dụ, kế toán phụ trách phần hành thanh toán với khách hàng phải theo dõi chi tiết cũng như tổng hợp quá trình thanh toán của khách hàng (không phân công một người quản lý các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng và một người quản lý sổ tổng hợp). _ Để xác định kết quả kinh doanh, cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh thu nhập và chi phí trong niên độ kế toán. Trên cơ sở kết quả điều chỉnh, kế toán khóa sổ các TK chi phí, doanh thu và tổng hợp thu nhập để xác định kết quả kinh doanh. Về sổ sách thì hệ thống kế toán Mỹ sử dụng hình thức Nhật ký chung đảm bảo tính chặt chẽ của số liệu và thông tin kế toán. Trên đây là những đặc điểm khái quát về công tác kế toán liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, ta nhận thấy, kế toán Việt Nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán quốc tế trong việc ghi nhận doanh thu, giá vốn, xác định kết quả…Việc học hỏi kinh nghiệm kế toán ở các nước trên thế giới là việc làm rất cần thiết với kế toán Việt Nam, bởi chúng ta đang mở cửa, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Điều này giúp kế toán Việt Nam hòa nhập kịp với công tác kế toán trong khu vực và trên thế giới. Tuy nhiên, đây chỉ là lý luận còn thực tế, tùy đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp mà có sự vận dụng phù hợp và linh hoạt . Chương 2 Thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Vận Tải – Thương Mại – Du Lịch Sài Gòn Hà Nội. 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội: 2.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy của Công ty: 2.1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH Vận tải - Thương mại - Du lịch Sài Gòn được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102003333 ngày 08/08/2001 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà nội cấp. - Tên giao dịch: Saigon Transports-Trading-Tourists Company Limited. - Trụ sở giao dịch chính: Số 15 - ngõ 32 - đường Nguyễn Văn Trỗi - tổ 77 - phường Phương Liệt - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Qua ba năm hoạt động, Công ty đã có sự thay đổi sau: - Thay đổi trụ sở: chuyển đến Số nhà 55 - phố Kim Đồng - phường Giáp Bát - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Nay là Số nhà 55 - phố Kim Đồng - phường Giáp Bát - quận Hoàng Mai - Hà Nội. Đây là loại hình công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên. Số thành viên tham gia sáng lập gồm 5 người. Tổng số cán bộ công nhân viên là 245 người, (số lao động nữ chiếm 7 %), trong đó số nhân viên quản lý là 65 người. Tổng số vốn điều lệ của Công ty là 3.888.000.000 đồng do các thành viên Công ty góp ngày 18/09/2001. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cho thuê xe và vận chuyển hành khách bằng Taxi. Là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty có vốn và tài sản riêng, được quyền tự chủ về tài chính, hoạt động kinh doanh theo Pháp luật, luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và trách nhiệm với người lao động trong Công ty. 2.1.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội là công ty có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực giao thông vận tải (cụ thể là hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách bằng Taxi). Dù gặp nhiều khó khăn do nhiều nguyên nhân khách quan hay chủ quan, Công ty vẫn khẳng định được chỗ đứng của mình trong lĩnh vực kinh doanh loại hình dịch vụ Taxi, thị trường kinh doanh ngày được mở rộng, số lượng xe tăng lên theo từng năm (ban đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 51 xe đến nay đã có 83 xe), chất lượng phục vụ được Công ty chú trọng và ngày một nâng cao. Cho đến nay, hoạt động kinh doanh của Công ty đã dần ổn định và ngày càng phát triển. Công ty đăng ký kinh doanh các loại hình sau: - Vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi. - Vận chuyển hành khách du lịch. - Vận tải hàng hóa, xăng dầu, khí hóa lỏng. - Xây lắp cơ sở hạ tầng, san lấp mặt bằng. - Lữ hành nội địa và các dịch vụ phục vụ khách du lịch. - Đại lý bán vé máy bay. - Sửa chữa đóng mới phương tiện vận tải thủy, bộ. - Kinh doanh phụ tùng, vật tư và thiết bị vận tải. - Đại lý, mua bán ký gửi hàng hóa. - Kinh doanh bất động sản. Trong đó, Công ty đang tập trung cho các hoạt động cung cấp dịch vụ chính đó là: cho thuê xe và vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi. Trong tương lai, ngoài hoạt động kinh doanh thế mạnh hiện nay, chiến lược kinh doanh của Công ty là sẽ mở rộng, hoạt động thêm một số lĩnh vực mà mình đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. 2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty: Hình thức hoạt động của Công ty như sau: - Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội là công ty TNHH có hai thành viên trở lên (Số thành viên của Công ty là 5 thành viên). - Các thành viên công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn đã cam kết góp vào công ty. - Phần vốn góp của các thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại điều 19 của điều lệ công ty. - Công ty không được phát hành cổ phiếu. - Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh. - Các thành viên công ty có thể là tổ chức, cá nhân nhưng tổng số không được vượt quá 50 thành viên. Mô hình và chức năng bộ máy quản lý: Giám đốc Phòng tổ chức – hành chính Phòng kinh doanh – tiếp thị Phòng kế toán – tài chính Ban quản lý và điều hành đội xe Xưởng sửa chữa Đội 2 Bộ phận tổng đài Bộ phận xử lý tai nạn Đội 1 Hội đồng thành viên Sơ đồ 08: mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội Giám đốc: Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng Thành viên về toàn bộ công tác tài chính của Công ty theo quy định của Pháp luật, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Là chủ tài khoản của Công ty mở tại Ngân hàng và chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài khoản theo đúng quy định của pháp luật. - Lập và ký các Kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty trình Hội đồng thành viên phê duyệt. - Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư cho Công ty. - Trình các báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm lên Hội đồng thành viên. - Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình tài chính của Công ty theo yêu cầu của Hội đồng thành viên hoặc khi Công ty gặp khó khăn về tài chính ảnh hưởng đến việc thanh toán các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty. - Quyết định kết toán và sử dụng các khoản chờ phân bổ, dự phòng của Công ty. - Phê duyệt kế hoạch thu – chi quỹ phúc lợi và khen thưởng của Công ty. - Duyệt chi toàn bộ các khoản chi của Công ty. - Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ của Công ty. Phòng Kế toán – Tài chính: Có nhiệm vụ hạch toán kế toán theo chế độ Kế toán – Thống kê của nhà nước, quản lý giám sát mọi hoạt động tài chính của Công ty, giúp Giám đốc trong việc lập Kế hoạch tài chính hàng năm, tham mưu giúp Giám đốc một số vấn đề lớn trong lĩnh vực tài chính. Phòng Tổ chức – Hành chính Tổng hợp : Có nhiệm vụ tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp cán bộ, lái xe để đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục không bị gián đoạn. Ngoài ra, bộ phận này sẽ thực hiện một số công việc mang tính chất hành chính như phụ trách vấn đề liên quan đến công đoàn, đến người lao động… Phòng kinh doanh – tiếp thị : Có nhiệm vụ chính là mở rộng thị trường, nghiên cứu, phân tích thị trường hiện tại, từ đó dự báo xu hướng trong tương lai để tham mưu cho Giám đốc có những điều chỉnh về chính sách kinh doanh cho phù hợp. Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ rất quan trọng là chăm sóc khách hàng. Ban quản lý và điều hành đội xe : Công ty áp dụng phương thức quản lý trực tuyến, điều hành phương tiện tập trung. Trung tâm điều hành được trang bị hệ thống phương tiện thông tin, quản lý và điều hành hiện đại như: Máy vô tuyến, Camera, máy bộ đàm… để quản lý mọi hoạt động lái xe và phương tiện trên đường. Mối liên hệ giữa trung tâm điều hành và lái xe được đảm bảo một cách liên tục trong suốt quá trình hoạt động của phương tiện. - Đội xe : Đội 1 và Đội 2 Tổng số xe kinh doanh ở Công ty là 83 xe (gồm cả loại xe 04 chỗ và 07 chỗ), được chia thành 02 đội. Mỗi xe Taxi sẽ được biên chế 02 người lái chính. Ngoài số lượng 83 xe, có thêm 15 lái xe dự phòng thay thế các lái xe chính khi họ có công việc cần phải nghỉ. Thời gian làm việc trong ngày được chia thành 02 ca (mỗi ca 08 tiếng) hết mỗi ca làm việc các lái xe phải đưa xe về bãi đỗ để thực hiện giao ca. Đến ca trực xe khi được thông báo địa chỉ của khách từ bộ phận tổng đài và được sự đồng ý của đội trưởng, các lái xe thực hiện việc đón trả khách. - Bộ phận kỹ thuật : Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát toàn bộ tình trạng kỹ thuật của các đội xe. Lập các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn và đại tu… - Bộ phận tổng đài: Nhân viên tổng đài có nhiệm vụ nhận các địa chỉ từ phía khách hàng sau đó chuyển tải tới tất cả các xe Taxi của Công ty trong phạm vi quy định thông qua hệ thống máy bộ đàm. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ thu nhận các thông tin phản ánh từ phía khách hàng sau đó chuyển đến các phòng ban có liên quan để xử lý, phân tích thông tin từ đó có những đề xuất cho Ban giám đốc trong vấn đề điều chỉnh chính sách kinh doanh cho phù hợp. - Bộ phận xử lý tai nạn : Nhân viên xử lý tai nạn có nhiệm vụ thay mặt cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến các vụ tai nạn xảy ra : Phối hợp với cơ quan công an trong việc khám nghiệm hiện trường, thỏa thuận với các bên có liên quan đến vụ tai nạn, làm các thủ tục với cơ quan bảo hiểm… Xưởng sửa chữa : Xưởng được tổ chức dưới hình thức đơn vị trực thuộc Công ty, hạch toán báo sổ. Nhiệm vụ của xưởng là sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất toàn bộ các xe Taxi của Công ty, đảm bảo cho đoàn xe hoạt động được liên tục với hình thức bên ngoài luôn sạch đẹp. Toàn xưởng do một quản đốc và một kỹ sư trưởng điều hành. Kỹ sư trưởng cũng được huy động vào công tác bảo trì, sửa chữa. 2.1.1.4. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây: Khắc phục những khó khăn ban đầu do mới thành lập, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có những bước phát triển và dần đi vào ổn định, kết quả đó được thể hiện thông qua các chỉ tiêu sau: (Đơn vị : Triệu đồng) Chỉ tiêu 2002 2003 2003/2002 +/- % 1. Doanh thu thuần 7.457,952 13.608,145 6.150,193 182 2. Lợi nhuận trước thuế 34,375 121,127 86,752 352 3. Nộp ngân sách 11,000 38,760 27,760 352 4. Tỷ suất LN/DT (2) : (1) 0,005 0,009 0,004 180 Bảng 01 kết quả kinh doanh năm 2002, 2003 của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội Qua bảng trên cho thấy, các chỉ tiêu đều có dấu hiệu tăng rất khả quan doanh thu năm 2003 tăng 1,82 lần so với năm 2002, lợi nhuận trước thuế tăng 3,52 lần, nộp ngân sách tăng 3,52 lần và tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng 1,8 lần. Do Công ty mới thành lập và thực sự đi vào hoạt động từ tháng 11 năm 2001 nên ta không sử dụng số liệu năm 2001 mà chỉ so sánh năm 2003 với năm 2002. Hiện nay, từng bước khắc phục khó khăn, Công ty đang tự vươn lên để khẳng định mình trong lĩnh vực kinh doanh loại hình giao thông công cộng này. Công ty đang đầu tư thêm nhiều xe mới, tuyển thêm lái xe, mở rộng thị trường kinh doanh ra các địa bàn mới. Qua những phân tích trên, ta có thể thấy một cách khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm vừa qua, đồng thời có thể hình dung được sự phát triển của Công ty trong những năm tới đây. 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý, đồng thời phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến, áp dụng một cấp kế toán theo mô hình tập trung. Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng và nhiệm vụ như sau: _ Lập kế hoạch thu – chi tài chính. Tổ chức công tác kế toán, thống kê, theo dõi quản lý các nguồn vốn, quỹ tại ngân hàng, quỹ tiền mặt và giá trị vật tư, tài sản tại Công ty. _ Thực hiện ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, trung thực, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Lập và gửi các loại báo cáo cho các cơ quan quản lý theo đúng quy định của Pháp lệnh Kế toán – Thống kê. _ Quản lý, theo dõi toàn bộ hoạt động Thu – Chi tài chính. _ Phối hợp với các phòng, ban chức năng trong Công ty để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiền lương, BHXH, BHYT và thu – chi tài chính của Công ty. _ Huy động, cân đối và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, phục vụ tốt cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.1.2.2. Mô hình._.rọng khá lớn trong tổng chi phí phát sinh trong một kỳ. Hiện nay, do Công ty không kinh doanh dịch vụ sửa chữa (chỉ là sửa chữa xe Taxi bị tai nạn theo thông báo của công ty bảo hiểm – sửa chữa nội bộ) nên việc phân bổ này không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Sắp tới khi tiến hành kinh doanh dịch vụ sửa chữa (sửa chữa ngoài) thì các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động phải được hạch toán riêng để tính kết quả tiêu thụ cho hoạt động này được chính xác. 3.1.2.2. Về phương thức thanh toán: Khách hàng của Công ty là khách vãng lai và những khách hàng ký hợp đồng dịch vụ Taxi, thường sử dụng dịch vụ Taxi của Công ty. Khách hàng vãng lai thì thường thanh toán ngay bằng tiền mặt còn đối với khách hàng thường xuyên thì thanh toán bằng hình thức trả chậm. Khách hàng thường thanh toán tiền sử dụng dịch vụ Taxi của một tháng sau 30 ngày đến 45 ngày. Có nghĩa là, dịch vụ Taxi khách hàng sử dụng tháng này thì một hoặc gần hai tháng sau khách hàng mới phải thanh toán. Thời hạn khách hàng thanh toán như vậy là tương đối chậm, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng (đã xác định là tiêu thụ - do đã được khách hàng chấp nhận thanh toán) nhưng không được khách hàng thanh toán ngay cuối tháng phát sinh giao dịch. Công ty chưa có biện pháp, chính sách gì để khuyến khích thanh toán, trong khi đó số khách hàng ký hợp đồng dịch vụ Taxi là khá lớn. Với thời gian thanh toán kéo dài, Công ty bị chiếm dụng một lượng vốn một cách hợp pháp, điều này cũng ảnh hưởng đến thời gian quay vòng vốn của Công ty. 3.1.2.3. Về lập dự phòng phải thu khó đòi: Do Công ty kinh doanh hoạt động cung cấp dịch vụ, nhất là dịch vụ vận tải, mỗi giao dịch phát sinh không lớn lắm nhưng diễn ra thường xuyên. Trong thực tế, có thể gặp một số trường hợp khách hàng đã chấp nhận thanh toán tiền hàng một lý do chủ quan hay khách quan có thể dẫn tới thanh toán chậm hoặc không có khả năng thanh toán. Công ty phải lường trước những trường hợp như vậy để tránh lúng túng khi có tình huống bất thường xảy ra. Tại Công ty, hiện nay hoạt động chủ yếu là vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi nên việc lập dự phòng phải thu khó đòi chưa thực sự quan trọng nhưng cùng với sự phát triển của Công ty cũng như đa dạng hóa các lĩnh vực kinh doanh mới thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là thực sự cần thiết. 3.1.2.4. Về việc quản lý các quỹ của doanh nghiệp: Việc phân phối lợi nhuận trích các quỹ ở một doanh nghiệp vừa và nhỏ là rất khó khăn (các quỹ như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi…), nhất là đối với doanh nghiệp mới thành lập như Công ty Taxi Sài Gòn, vì thế chỉ tiêu quỹ khen thưởng phúc lợi trong bảng cân đối kế toán bị âm nhiều. Công ty chi nhiều trong khi lợi nhuận còn phải bù lỗ cho năm 2001 (do mới thành lập) chưa trích lập được các quỹ. Sắp tới Công ty phải có kế hoạch phân phối lợi nhuận thích hợp cũng như chi quỹ hợp lý để khắc phục tình trạng trên. 3.1.2.5. Về chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty hạch toán các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” điều này phù hợp với quyết định 1177/1996 được sửa đổi bổ sung bằng quyết định 144/2001 (Chỉ sử dụng tài khoản 642: “Chi phí quản lý kinh doanh”). Tuy nhiên, Công ty vẫn đang hạch toán theo quyết định 1141/1995 do Bộ tài chính ban hành. Như vậy, nếu áp dụng quyết định 1141/1995 thì Công ty phải tách riêng chi phí bán hàng ra khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, hai chi phí này đang lẫn vào nhau. Ví dụ: Mã số 0101 Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nội dung của nó bao gồm tiền lương của toàn bộ cán bộ quản lý, gồm cả nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp. Sang năm 2004, Công ty đã sử dụng phần mềm nâng cấp mới, hệ thống tài khoản được áp dụng đúng theo quyết định 144/2001. Trong đó, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào tài khoản chi phí quản lý kinh doanh. 3.1.2.6. Về tổ chức bộ máy kế toán: Việc bố trí nhân sự và phân công công việc giữa các bộ phận trong phòng kế toán chưa thật sự hợp lý. Nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành dễ dẫn đến sai sót trong quá trình hạch toán, điều này chỉ phù hợp trong điều kiện hiện nay, trong thời gian tới khi Công ty tiến hành mở rộng lĩnh vực hoạt động thì phải có những thay đổi thích hợp để cho bộ máy kế toán luôn là công cụ tài chính đắc lực. Công ty chưa thật chú trọng đến công tác kiểm tra kế toán, việc xây dựng kế hoạch và quy trình kiểm tra kế toán chưa được tiến hành thường xuyên, chưa phát huy được vai trò tích cực của kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ trong tổ chức, thực hiện cũng như trong quản lý, điều hành kinh doanh của Công ty. 3.1.2.7. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ vì thế Công ty phải áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 144/2001/QĐ - BTC quy định sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế một phần quyết định số 1177TC/QĐ - CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính. Trên thực tế, cho đến năm 2003, hệ thống tài khoản mà Công ty áp dụng là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Việc sử dụng như vậy là chưa phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, sang năm 2004, Công ty đã sử dụng phần mềm nâng cấp mới, hệ thống tài khoản được áp dụng là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 144/2001, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và thực hiện công tác kế toán tại Công ty. 3.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán: 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang diễn ra rất gay gắt. Muốn tồn tại và phát triển trong điều kiện như vậy đòi hỏi bộ máy kế toán phải đáp ứng được các nhu cầu, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Nói cách khác, sự thành bại trong kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Công việc kế toán có ở hầu hết các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra tại doanh nghiệp. Về thực chất hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, doanh nghiệp; nhưng nó khác các loại hạch toán khác là thực hiện chức năng hạch toán toàn diện và liên tục. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp, lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán là: Chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối. Các phương pháp này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được sử dụng một cách tổng hợp và đồng bộ. Thông qua việc kết hợp các phương pháp này, kế toán có thể cung cấp những thông tin về sự vận động và tuần hoàn của vốn trước, trong và sau quá trình kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho nhà quản lý để có những quyết định kinh doanh phù hợp nhất. Ngoài ra, các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm (khách hàng, các nhà đầu tư, các cơ quan Nhà nước…) về tình hình tài chính, triển vọng kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định hợp lý như hỗ trợ, đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Với tầm quan trọng như vậy, việc phải hoàn thiện và không ngừng cập nhật, đổi mới công tác kế toán là rất cần thiết, hoàn thiện sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong thị trường hiện nay là một bài toán khá nan giải. Trong hoạt động kinh doanh nói chung phần hành kế toán hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành rất quan trọng, đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ nói riêng phần hành này là quan trọng nhất. Từ đặc điểm của hoạt động cung cấp dịch vụ cho thấy, quá trình cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng cũng chính là quá trình tiêu thụ dịch vụ đó, sản phẩm của quá trình này không có hình thái vật chất vì thế việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ càng cần phải chú trọng. Đây chính là khâu cuối cùng trong quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp để chuyển sang hình thái tiền tệ, thể hiện được kết quả và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Hoàn thiện quá trình này là một vấn đề thực sự cần thiết trong tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bởi vì: - Khi quá trình tiêu thụ và hạch toán tiêu thụ được hoàn thiện điều đó có nghĩa việc tổ chức chứng từ ban đầu và việc sử dụng hệ thống tài khoản sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán toàn công ty. Việc hạch toán tiêu thụ đúng đắn sẽ phản ánh được toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, điều đó cho thấy, bộ máy kế toán đã hoàn thành được nhiệm vụ của mình là cung cấp thông tin , số liệu chính xác cho nhà quản lý trong doanh nghiệp trong việc ra quyết định cũng như các cơ quan Nhà nước trong việc giám sát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Hoàn thiện quá trình này giúp cho việc hoàn thiện sổ sách của doanh nghiệp. Ngoài hệ thống sổ sách theo quy định, doanh nghiệp cần bổ sung những loại sổ sách chi tiết cần thiết nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác và cụ thể nhất tạo điều kiện cho các nhà quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh hợp lý cũng như những thông tin bổ ích cho các đối tượng quan tâm. Việc ghi chép chi tiết theo tháng, quý… tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu, xác định chính xác tình hình thanh toán công nợ, thời điểm ghi nhận doanh thu và một số đặc điểm riêng khác của hoạt động kinh doanh dịch vụ, kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính cho mọi đối tượng quan tâm. - Để công tác tổ chức hạch toán kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, bảo đảm đúng chế độ kế toán Việt Nam thì công tác tổ chức hạch toán kế toán cần phải hoàn thiện hơn nữa. Mục tiêu hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là biện pháp phải mang tính khả thi, có hiệu quả cao đòi hỏi một khoản chi phí thấp, hợp lý. Vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa vào nguồn nhân lực, vật lực hiện có cũng như dựa vào bộ máy quản lý hiện có, phù hợp với quy mô của Công ty. Xuất phát từ mục tiêu và quan điểm như trên, để hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: + Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán, chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong việc hạch toán doanh thu, chi phí, kết quả… + Hoàn thiện công tác kế toán trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh cũng như đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hạch toán phải tôn trọng nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, theo pháp lệnh kế toán cũng như Luật kế toán mới ban hành và chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kế toán quốc tế được thừa nhận ở Việt Nam. + Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích đạt được, phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty hoạt động đều và có hiệu quả vì mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ, đồng thời nâng cao lợi nhuận của Công ty. + Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải hướng tới hiện đại hóa, chuyên môn hóa và bảo đảm tính chính xác, kịp thời và tính cần thiết của các thông tin kế toán cho việc ra quyết định. 3.2.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán: Thông qua việc phân tích ưu, nhược điểm của công tác kế toán nói chung và việc hạch toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng, để công tác kế toán tại Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội ngày càng hoàn thiện hơn, em xin đưa ra một số giải pháp như sau: 3.2.2.1. áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng: Ngoài khoản chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng nếu sử dụng thường xuyên, đều đặn dịch vụ thì Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng sử dụng thường xuyên dịch vụ và giao dịch phát sinh có giá trị lớn. Đây là hình thức khuyến khích khá phổ biến của các Công ty đối với khách hàng thanh toán sớm, tức là giúp Công ty thu hồi vốn nhanh. Với thời gian thanh toán đối với dịch vụ cung cấp trong tháng là 30 – 45 ngày như hiện nay, số vốn của Công ty bị chiếm dụng là tương đối dài. Có thể coi đây là hình thức khuyến khích và giữ mối quan hệ với khách hàng. Thay vì việc kéo dài thời gian thanh toán để chiếm dụng vốn, khách hàng sẽ nhanh chóng thanh toán nếu Công ty có chính sách chiết khấu hợp lý, bảo đảm lợi ích cho cả phía Công ty và khách hàng. Để xác định mức chiết khấu hợp lý, Công ty nên căn cứ vào lãi suất tiền gửi và tiền vay ngân hàng. Chi phí cho việc chiết khấu này được phản ánh vào chi phí hoạt động tài chính. Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính Có TK 131 : Trừ vào khoản nợ của khách Có TK 111, 112 : Trả lại cho khách bằng tiền Có TK 3388 : Phải trả khác 3.2.2.2. Hoàn thiện chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo quyết định 144/2001, chi phí bán hàng và chi phí quản lý được tập hợp và phản ánh trong tài khoản 642: “Chi phí quản lý kinh doanh”. Sang năm 2004, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán mà hệ thống tài khoản theo quyết định này. Tuy vậy, công ty cũng cần chi tiết và phân biệt riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý để có kế hoạch phân bổ hợp lý từ đó đưa ra những quyết định hợp lý cũng như đánh giá tình hình sử dụng chi phí trong kỳ. Ví dụ: Một số chi phí liên quan đến công tác bán hàng và cung cấp dịch vụ như sau: _ Lệ phí chuyển tiền. _ Phí đăng kiểm. _ Phí đăng ký. _ Phí hoa hồng. _ Chi phí quảng cáo tiếp thị. Công ty cần tách riêng để có điều kiện theo dõi chi phí của quá trình cung cấp dịch vụ, từ đó có sự đánh giá quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng để có chiến lược Marketing cũng như những chi phí khác một cách hợp lý. Khi chi tiết như vậy sẽ tách được rõ ràng, chi phí nào liên quan đến bán hàng, chi phí nào liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp để có những điều chỉnh phù hợp với kế hoạch cũng như tình hình kinh doanh của Công ty. 3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào cách tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán tốt có ý nghĩa thiết thực không chỉ đối với Công ty mà còn cần thiết cho các cơ quan Nhà nước liên quan. Do vậy, việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán là vấn đề công ty luôn phải quan tâm. Từ thực tế xem xét tổ chức bộ máy kế toán cho thấy, Công ty nên: _ Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của Công ty, xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng công việc kế toán của Công ty, các yêu cầu về trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phù hợp với từng phần hành cụ thể. _ Trên cơ sở khối lượng tính chất nghiệp vụ cụ thể mà bố trí các cán bộ kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tránh để tình trạng kiêm nhiệm không đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau. Với số lượng kế toán như hiện nay, phải bố trí kiêm nhiệm những công việc có tính chất độc lập tương đối cho các nhân viên kế toán. _ Xuất phát từ ý nghĩa vô cùng quan trọng của vấn đề kiểm tra kiểm soát trong đơn vị, nhằm cung cấp những thông tin kế toán một cách chính xác, trung thực, công khai, hợp lý, công ty cần phải căn cứ vào tình hình cụ thể của đơn vị mình (đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô, loại hình kinh doanh…) để xây dựng kế hoạch kiểm tra. Việc xây dựng kế hoạch kiểm tra phải thực hiện ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch phải quy định rõ ràng tất cả các công việc cần phải làm cũng như nội dung, phương pháp hay nhân viên phụ trách công tác kiểm tra… Công việc kiểm tra sẽ giúp hoạt động kinh doanh của Công ty được liên tục, cung cấp và phản ánh được chính xác và kịp thời nhất cho mọi đối tượng quan tâm. 3.2.2.4. Về hệ thống tài khoản: Mục đích của việc hoàn thiện hệ thống tài khoản của Công ty là nhằm phục vụ tốt hơn, phù hợp hơn công tác hạch toán, đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu cơ bản là phải phản ánh được đầy đủ, chính xác tất cả các loại tài sản, các hoạt động kinh tế diễn ra tại Công ty. Nhận thức được điều đó, Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001, rất phù hợp với quy mô của Công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy vậy, để phù hợp với yêu cầu hiện nay, cần xem xét những giải pháp sau nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống tài khoản đó _ Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 144/2001/QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính và yêu cầu quản lý của Công ty, Công ty phải xây dựng cho mình hệ thống tài khoản phù hợp. Hệ thống tài khoản đó phải phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ cho kế toán tài chính và kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống tài khoản nên phù hợp với việc áp dụng máy vi tính và sử dụng phần mềm kế toán. Để đáp ứng được yêu cầu này, Công ty nên mã hóa các tài khoản chi tiết thể hiện đặc thù của hoạt động kinh doanh trong Công ty một cách phù hợp, sao cho dễ nhớ, dễ quản lý, phù hợp với nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp: Trên đây là những giải pháp nhằm mục đích làm hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán của Công ty nói chung, công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội. Tuy nhiên để thực hiện được những giải pháp đó thì Công ty mà cụ thể là phòng kế toán nên có những việc làm như sau: _ Công ty nên có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên trong toàn Công ty, bồi dưỡng và bố trí nguồn nhân lực một cách hợp lý, khoa học. Có phương thức quản lý hoạt động kinh doanh một cách khoa học, tạo mọi điều kiện cho bộ máy kế toán hoàn thành công việc. _ Bộ máy kế toán phải thực hiện đúng chính sách, chế độ, quy định về quản lý kinh tế tài chính của Việt Nam. Nghiên cứu các chuẩn mực, các văn bản như Pháp lệnh kế toán, Luật kế toán.. để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Công ty. Luôn cập nhật các thông tin mới về chế độ tài chính kế toán mới ban hành có liên quan đến công tác kế toán tại Công ty, từ đó có sự vận dụng phù hợp và linh hoạt. Tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm nhằm hạn chế những sai sót nếu có trong quá trình tổ chức công tác hạch toán kế toán. Thêm nữa, để công tác kế toán ngày một hoàn thiện hơn thì các cơ quan chức năng của Nhà nước cần ban hành đồng bộ hệ thống các văn bản và tổ chức các lớp hướng dẫn các thông tin kế toán một cách cập nhật nhất nhằm làm cho công tác kế toán trong các đơn vị ngày càng hoàn thiện hơn. 3.3. Phương hướng nâng cao lợi nhuận tại Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội: 3.3.1. Đánh giá khái quát hiệu quả kinh doanh: Tuy năm 2002, 2003 kết quả đều đạt lãi nhưng do lỗ lũy kế từ năm 2001 nên kết quả chưa được khả quan (Bảng số 01) nhưng xu hướng những năm tới tình hình sẽ có những chuyển biến tích cực hơn do Công ty đã quen dần với môi trường hoạt động. Hiện tại, Công ty đang mở rộng hoạt động kinh doanh ra những thị trường mới, đầu tư thêm nhiều xe hiện đại, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cũng như chất lượng phục vụ khách hàng đáp ứng được nhu cầu đi lại ngày càng nhiều của người dân thủ đô. 3.3.2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty: 3.3.2.1. Mở rộng thị trường phục vụ: Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng phải xác định cho mình một chiến lược kinh doanh hợp lý với điều kiện của mình, trong đó chiến lược về thị trường mục tiêu đóng vai trò không nhỏ. Thị trường là một yếu tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh nói chung, hiệu quả tiêu thụ nói riêng công ty cần có chiến lược mở rộng thị trường một cách phù hợp. Trước hết, Công ty phải phục vụ tốt các khách hàng thường xuyên và có những biện pháp để mở rộng thị trường phục vụ như: _ Tăng cường các biện pháp quảng cáo, marketing thể hiện được rõ chất lượng phục vụ và uy tín của Công ty. _ Tăng cường các chính sách khuyến mại, thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng lớn và thường xuyên của Công ty. _ Xây dựng đội ngũ nhân viên năng động, có những chính sách quan tâm đến nguồn nhân lực như chính sách lương, thưởng… tạo điều kiện cho nhân viên phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. 3.3.2.2. Quản lý tốt chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí là các khoản bỏ ra để thực hiện doanh thu nhưng nó lại là các khoản chi phí của doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý các khoản chi phí của doanh nghiệp này sẽ có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Tiết kiệm chi phí là làm giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị sản phẩm, tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra và giảm giá thành của hàng đã cung cấp. Với ý nghĩa đó tiết kiệm chi phí đã và đang là mục tiêu phấn đấu của các công ty, các doanh nghiệp trong mọi thành phần kinh tế. Đối với Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh bên cạnh việc tăng doanh thu thì Công ty cần phải có những biện pháp tiết kiệm các khoản chi phí kinh doanh. Để thực hiện tiết kiệm chi phí, em xin đưa ra một số biện pháp sau: Mua vật tư, phụ tùng cần thiết cho quá trình sửa chữa và làm mới xe ô tô phải mua ở những nguồn tin cậy, bảo đảm, không mua hàng không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, chất lượng không đảm bảo, chống lãng phí khi mua nguyên liệu, hạn chế mua hàng nhiều nguồn sẽ khó khăn trong việc quản lý giá cả và nguồn gốc vật tư. Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm hai khoản chi là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, nhưng do đặc thù hoạt động kinh doanh của mình (hoạt động kinh doanh dịch vụ) mà chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí (Hai loại chi phí này được tập hợp trong tài khoản 642). Do đó, giải pháp chủ yếu cần tập trung là làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Trước hết, Công ty cần có những giải pháp giảm chi phí không cần thiết như: chi phí điện thoại, chi phí điện…tránh tình trạng sử dụng tràn lan. Đối với chi phí hội họp, tiếp khách Công ty cần có quy định cụ thể về số tiền được chi cho từng cuộc họp… Ngoài ra, Công ty nên phổ biến những chính sách thực hiện tiết kiệm đến từng cán bộ công nhân viên, yêu cầu mọi người cùng phối hợp thực hiện. Cuối năm có những chính sách khen thưởng, xử phạt đối với những cá nhân, bộ phận làm chưa tốt hay chưa làm tốt công tác tiết kiệm chi phí. Quản lý tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Tiết kiệm được chi phí đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên. Đây là hai chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh trình độ quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp. Quy mô hai loại chi phí này lớn hay nhỏ đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty. Để tiết kiệm được hai loại chi phí này, Công ty phải quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh, có kế hoạch, sắp xếp công việc kinh doanh một cách khoa học, hợp lý. Có kế hoạch và dự kiến cho từng khoản chi phí sử dụng, tránh tình trạng chi phí vượt nhiều so với kế hoạch. Để có thể thực hiện được điều này, Công ty phảis tiến hành phân công công việc, giám sát quá trình thực hiện công việc một cách nghiêm túc, đối với những công việc phải tiêu tốn một khoản chi phí lớn thì nên đưa ra nhiều phương án để lựa chọn, phương án nào tiết kiệm được chi phí, đem lại hiệu quả tối ưu thì lựa chọn, điều đó giúp Công ty giảm thiểu rủi ro và tránh được sự bị động khi gặp sự cố. 3.3.2.3. Nâng cao chất lượng phục vụ: Như chúng ta đã biết chất lượng của dịch vụ cung cấp cho khách hàng là vấn đề rất quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ. Nếu chất lượng phục vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì dịch vụ đó sẽ không tồn tại lâu dài được. Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. _ Tăng cường sự tham gia của khách hàng: Trong ngành dịch vụ khách hàng là người quan trọng nhất, khách hàng thể hiện ý kiến của mình về chất lượng dịch vụ sử dụng thông qua thông tin phản hồi và sự tham gia của khách hàng trong việc thực hiện dịch vụ. Chính vì thế mà sự tham gia của khách hàng ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ cung cấp và tăng cường sự tham gia của khách hàng cũng là một biện pháp quan trọng để tăng chất lượng phục vụ thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty. Bộ phận tổng đài sau khi thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng phải báo ngay cho bộ phận chuyên trách xử lý ngay và báo lại với khách hàng một cách nhanh chóng nhất. _ Nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ lái xe: Đội ngũ lái xe là những nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên thái độ phục vụ khách cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cung cấp dịch vụ. Do vậy, nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ lái xe cũng là biện pháp hay để tăng lượng khách cho Công ty. Công ty luôn mở các lớp đào tạo về nghiệp vụ cũng như thái độ phục vụ khách hàng cho đội ngũ lái xe, có những mức thưởng, phạt hợp lý để các lái xe chuyên tâm phục vụ khách hàng tăng doanh thu cho Công ty. 3.3.2.4. Mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh mới: Trong gần 3 năm hoạt động, Công ty đã có những thành tựu nhất định trong hoạt động kinh doanh vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi, sắp tới do công việc đã ổn định và đi vào nề nếp, Công ty nên đầu tư hoạt động thêm hoạt động mà Công ty đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Cụ thể, Công ty nên lập kế hoạch cung cấp dịch vụ mới đó là vận chuyển hành khách du lịch. Ngoài dàn xe hiện có, Công ty nên đầu tư thêm loại xe khách mới, đảm bảo cho việc vận chuyển khách du lịch được thuận tiện. Ngoài ra, để tăng cường hiệu quả kinh doanh cần phải phối hợp đồng bộ nhịp nhàng giữa các phòng ban trong Công ty mà trong đó công tác kế toán là một công cụ tài chính đắc lực nhất. Kết luận H iện nay, xã hội đang có những chuyển biến quan trọng, nhà nước đang triển khai một cách kiên quyết có chủ định các giải pháp để giải quyết có kết quả các vấn đề kinh tế, xã hội hạn chế và đẩy lùi những nhân tố bất ổn định, cải thiện đời sống nhân dân; giữ vững an ninh, quốc phòng; đồng thời chuẩn bị tiền đề cần thiết cho thời kỳ phát triển cao từ năm 2006 – 2010. Tốc độ tăng trưởng tổng sản phẩm trong nước (GDP) năm 2004 từ 7,5% – 8,0%. Đây là phương hướng cơ bản và linh hoạt đòi hỏi phải phấn đấu rất cao. Nhiệm vụ còn lại của năm 2005 là rất nặng nề để hình thành chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế 5 năm, muốn tồn tại và phát triển trong điều kiện như vậy đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải đặt mục tiêu hoạt động có hiệu quả lên hàng đầu. Hiệu quả của doanh nghiệp được thể hiện rõ rệt nhất ở chỉ tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận thì công ty phải có những chiến lược hợp lý, lâu dài, trong đó vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là rất lớn. Là một Công ty nhỏ, mới thành lập được gần 3 năm nhưng Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội đã có những bước phát triển nhằm tự khẳng định mình và đứng vững trên thị trường. Trong đó, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đóng một vai trò quan trọng. Qua thời gian thực tập tại Công ty, với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn – thầy giáo Th.S. Nguyễn Hữu ánh và sự giúp đỡ của các anh, chị phòng kế toán đã giúp em thấy được toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và công tác hạch toán kế toán của Công ty nói riêng. Thực tiễn tại đơn vị đã giúp cho em hiểu rõ hơn những vấn đề lý luận đã được học ở trường. Tất cả những điều trên đã giúp em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Vận Tải – Thương Mại – Du Lịch Sài Gòn Hà Nội ” làm đề tài nghiên cứu trong luận văn tốt nghiệp này. Ngoài phần giới thiệu tổng quan về Công ty như: Sơ lược quá trình phát triển, bộ máy quản lý, bộ máy kế toán…, luận văn chủ yếu đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty với số liệu thực tế quý 4 năm 2003, đồng thời đề xuất một số kiến nghị mang tính chủ quan xuất phát từ thực trạng hạch toán kế toán tại công ty. Là một sinh viên, với kiến thức thực tế còn rất hạn chế, em đã được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Th. S Nguyễn Hữu ánh và sự giúp đỡ của các anh, chị phòng kế toán của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 31 tháng 05 năm 2004 Sinh viên Phạm Thanh Xuân Tài liệu tham khảo Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ – NXB Tài chính – 2002. Chuẩn mực kế toán quốc tế. Chuẩn mực kế toán Việt Nam: 6 chuẩn mực kế toán mới và hướng dẫn thực hiện – NXB Tài chính – Hà Nội, 12/2003. Điều lệ, quy chế, tài liệu kế toán năm 2001, 2002, 2003 của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội. Giáo trình kế toán quốc tế – NXB Thống kê - Trường ĐH Kinh tế quốc dân – Chủ biên: TS. Nguyễn Minh Phương – TS. Nguyễn Thị Đông. Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính – 1997. PTS. Nguyễn Văn Công. Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới – NXB Tài chính – 2003. TS. Võ Văn Nhị. Kế toán chi phí, giá thành và kết quả kinh doanh dịch vụ (vận tải – bưu điện – du lịch) – NXB Thống kê - Hà Nội, 1998. PGS. PTS. Ngô Thế Chi. Kế toán quản trị – Trường ĐH Kinh tế quốc dân – Chủ biên: TS. Nguyễn Minh Phương. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB Giáo dục – 2001. Trường ĐH Kinh tế quốc dân. Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan. Kế toán thương mại dịch vụ – NXB Tài chính – 1996. Trường ĐH Tài chính kế toán. Chủ biên: PGS. PTS. Lê Gia Lục – PTS. Ngô Thế Chi. Luận văn: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần Thương mại và tư vấn Tân Cơ - Nguyễn Thị Lan Hương. GVHD: Th.S. Phạm Bích Chi. Một số luận văn khóa 40, 41 khác. Sơ đồ hướng dẫn kế toán doanh nghiệp Việt Nam – NXB Tài chính – Hà Nội, 2003. TS. Lê Thị Hòa. Tạp chí kế toán số 01/2004. Nhận xét của công ty TNHH Vận tải - Thương mại - Du lịch Sài Gòn Hà nội Hà Nội, ngày tháng năm 2004 ._.