Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm & xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty tuyển than Cửa Ông

ngày gần đây. Là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập nên CTy tuyển than Cửa Ông rất chú trọng đến mục tiêu lợi nhuận . Để đạt được mục tiêu này CTy đề ra rất nhiều biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, phát huy nội lực tìm kiếm các nhà đầu tư, góp vốn liên doanh, đầu tư chứng khoán, mở rộng thị trường tiêu thụ . . . Trên thực tế CTy đã đạt được một số thành tựu và cũng đã trải qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của thành phẩm than,chiếm lĩnh thị trường, Thực tế là trước đây trong cơ chế kinh tế tập trung, than của CTy được sản xuất theo kế hoạch của TCTy , các sản phẩm than tiêu thụ đều đã được tổng CTy bao cấp trọn vẹn về đầu ra. Những năm gần đây, khi nước ta chuyển sang cơ chế kinh tế mới, phải đối mặt với những quy luật gay gắt của nền kinh tế thị trường, CTy gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề tiêu thụ sản phẩm do phải tự tìm kiếm thị trường. . Vấn đề cấp bách hiện nay đặt ra cho CTy không chỉ là tìm các nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào mới,sàng tuyển than phù hợp với nhu cầu mới mà phải tìm kiếm được nhiều hơn nữa thị trường tiêu thụ với giá bán cao hơn,lợi nhuận cao hơn. Trong thời gian thực tập tại CTy tuyển than Cửa Ông, nhận thấy tầm quan trọng của công tác tiêu thụ thành phẩm đối với CTy em đi sâu vào xem xét nghiên cứu công tác hạch toán trong khâu tiêu thụ thành phẩm và viết chuyên đề: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than Cửa Ông. Chuyên đề gồm 2 phần chính sau: Phần I: Thực trạng về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than Cửa Ông. Phần II: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than Cửa Ông. Phần I Thực trạng về hạch toán công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than cửa ông I. đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của CTy tuyển than cửa ông I. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty CTy TuyểnThan Cửa Ông là một CTy hạch toán độc lập, một thành viên trực thuộc Tổng CTy Than Việt Nam. - Tên CTy : CTy Tuyển Than Cửa Ông - Trụ sở chính : Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh - Điện thoại : ( 033 ) 865043 - Fax ( 033 ) 865656 CTy Tuyển Than Cửa Ông được thành lập ngày 20/08/1960 trên địa bàn Phường Cửa Ông-Thị Xã Cẩm Phả-Tỉnh Quảng Ninh. Tiền thân của CTy Tuyển Than Cửa Ông được xây dựng trên cơ sở thiết kế của CTy BRUXELE (Bỉ) với công suất sàng 250 tấn/h và năng suất rửa 9 tấn/h. Diện tích kho than chứa 16. 000 tấn, khu vực cảng rót than được xây dựng có chiều dài toàn bộ 32m, có thể đón 2 tàu cập bến cảng, mỗi tàu 10. 000 tấn. Hệ thống bốc rót bàng cầu PoocTic từ 1924 - 1955 do thực dân Pháp đầu tư khai thác tài nguyên khoáng sản ở khu vực Cẩm Phả. Đến 22/04/1955 thực dân Pháp rút khỏi Cửa Ông. Tháng 4/1955, Chính Phủ ta vào tiếp quản CTy và tiến hành khôi phục toàn bộ từ bộ máy quản lý đến đào tạo lại đội ngũ công nhân tiếp tục kỹ thuật đưa vào sản xuất từ năm 1956. CTy tuyển than Cửa Ông trước đây hạch toán phụ thuộc vào CTy Than Cẩm Phả nay chính thức hoạt động hạch toán độc lập từ tháng 7/1996 trực thuộc Tổng CTy Than Việt Nam. Do tổ chức tốt sản xuất kết hợp với kiện toàn bộ máy quản lý, CTy đang làm ăn có lãi, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV, tạo đà tốt cho sự phát triển đi lên. I. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1. 2. 1. Chức năng, nhiệm vụ của CTy tuyển than Cửa Ông. CTy tuyển than Cửa Ông kinh doanh sản xuất chế biến than tiêu thụ, là một thành viên hạch toán độc lập của Tổng CTy than Việt Nam,được tổng CTy cấp vốn theo quyết định số:2607/QĐ-tccb ngày 19/09/1996 của bộ trưởng Bộ Công Nghiệp, với tư cách pháp nhân theo pháp luật, con dấu riêng, được mở tài khoản (nội tệ và ngoại tệ ) tại kho bạc nhà nước ngân hàng ngoại thương và tại ngân hàng công thương CẩM PHả. CTy chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước tổng CTy và trước khách hàng về những sản phẩm hàng hóa và dịch vụ do CTy sản xuất ra. - Lĩnh vực kinh doanh : Sàng tuyển, chế biến, tiêu thụ than. + Sản phẩm chính : Các loại than thương phẩm bao gồm: Các loại than cục tiêu chuẩn Việt Nam Các loại than cám tiêu chuẩn Việt Nam Các loại than bùn ép, than cám khô + CTy là một đơn vị kinh doanh xuất khẩu than, xuất nội địa theo từng chủng loại. Được vay vốn ngân hàng, huy động vốn của các đơn vị, thành phần kinh tế để phát triển sản xuất giới thiệu sản phẩm trong và ngoài nước. + Vận chuyển sàng tuyển chế biến các chủng loại than đồng thời bốc rót tiêu thụ than xuất khẩu,than sử dụng trong nước,đây là nhiệm vụ chính của công ty. + Ngoài ra CTy còn: -Sản xuất tà vẹt bê tông phục vụ cho đường sắt -Sửa chữa lớn các thiết bị và xây dựng công trình 1. 2. 2. Đặc điểm quy trình sản xuất than tại CTy tuyển than Cửa Ông. _Công nghệ sản xuất CTy Tuyển Than Cửa Ông là đơn vị lớn trong dây chuyền sản xuất than vùng Cẩm Phả thuộc tổng CTy thanViệt Nam với nhiệm vụ kéo than mỏ về sàng tuyển, chế biến ra các loại than thương phẩm tiêu thụ trong và ngoài nước. Công nghệ sản xuất của CTy đã được đầu tư hoàn chỉnh đồng bộ đáp ứng nhu cầu sàng tuyển, chế biến, tiêu thụ liên tục 24/24h CTy Tuyển than Cửa Ông có hai dây truyền công nghệ với hệ thống thiết bị hầu hết là cơ giới hoá, tự động hoá. Máy móc có công suất lớn chiếm tỷ lệ cao. Dây chuyền công nghệ sản xuất than của CTy được khép kín từ nguyên kiệu đầu vào đến than thành phẩm đầu ra. Than nguyên khai từ các mỏ được vận chuyển bằng hệ thống đường sắt cung cấp cho 2 nhà máy sàng tuyển. Hai nhà sàng có nhiệm vụ sàng, rửa các loại than sạch. Than sạch được vận chuyển bằng đường băng tải, bằng đường sắt ra cảng nhập vào kho thành phẩm. _Kết cấu phân xưởng sản xuất: CTy tuyển than Cửa Ông được cấu thành từ rất nhiều các phân xưởng nhưng chủ yếu là từ các phân xưởng: PX sản xuất chính: PX vận tải, PX tuyển I, PX tuyển II, PX đống bến I, PX đống bến II Các phân xưởng này làm nhiệm vụ vận tải than mỏ về tuyển qua PX tuyển than I và PX tuyển than II, sau đó than được đưa về kho bến I và kho bến II để tiêu thụ. Ngoài ra còn một số PX phụ trợ như: PX giám định; PX cơ khí; PXđiện nước; PX đầu tầu toa xe; PX đường sắt; PX đời sống, dịch vụ, ôtô hỗ trợ cho các PX trong dây chuyền sản xuất và phục vụ các nhu cầu và đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty. Các bộ phận sản xuất có liên quan mật thiết đến PXSX chính nhằm cung cấp đầy đủ vật tư, thiết bị và những yêu cầu cần thiết được thể hiện theo một dây chuyền khép kín. Ngành sản xuất than không phải như những ngành khác, nó phụ thuộc vào điều kiện thiên nhiên. Do vậy dây chuyền SX khép kín phải xây dựng một mối quan hệ hữu cơ và huyết mạch. Các tháng, quý do thời tiết xấu thì tập trung sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị cần thiết. Đến thời kỳ thời tiết phù hợp thì tập trung mọi khả năng để phát huy hết công suất thiết bị. Trong dây chuyền từ khâu chuẩn bị kéo than mỏ đến khâu sàng tuyển than vào kho đến khi than xuất khẩu theo công đoạn của SX chính. Các đơn vị phụ trợ phải xây dựng và hoạt động theo chức năng được giao nhằm giải quyết các phát sinh trong sản xuất, đáp ứng được nhu cầu thị trường. Như vậy nhờ có kết cấu sản xuất hợp lý,dây chuyền sản xuất đồng bộ,quy trình sản xuất không bị ách tắc vì đã có các kho than dự trữ với số lượng lớn CTy đã sản xuất và tiêu thụ than có năng xuất cao, luôn duy trì sản xuất mức bình thường, vừa sản xuất vừa tiêu thụ, vừa đảm bảo kế hoạch sản xuất mà nhà nước giao cho vừa làm ăn có lãi và phát triển đi lên thích ứng với cơ chế thị trường. I. 3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Trong mỗi công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức quan trọng, nó là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình sản xuất kinh doanh, bởi vì các quyết định quản lý có tác động trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó nếu CTy tổ chức tốt sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao, và ngược lại. Trước tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, CTy tuyển than Cửa Ông đã tổ chức bộ máy quản lý như sau: +Ban quản lý CTy bao gồm: Giám đốc Công ty,Phó Giám đốc sản xuất, Phó Giám đốc công nghệ cơ điện,Phó Giám đốc kỹ thuật - vận tải, Phó Giám đốc đầu tư XDCB,Phó Giám đốc kinh tế - đời sống,Kế toán trưởng + Các phòng ban: Trung tâm chỉ huy sản xuất,phòng tuyển khoáng, phòng cơ điện, phòng XDCB, ứng dụng KHKT công nghệ tin học, Tổ chức lao động, Văn phòng Giám đốc, Phòng Bảo vệ, Vận tải,Vật tư, Kế hoạch-Thống kê, Kế toán, Y tế, phòng kiểm toán,phòng tổ chức đào tạo,phòng thi đua tuyên truyền. . . + Các phân xưởng:Vận tải, Đường sắt,Tuyển than 1,Tuyển than 2, Giám định, Kho bến 1, Kho bến 2, CTy tận thu chế biến than, Đầu tầu toa xe, Cơ khí, Điện nước, Ô tô, Xây dựng,Vật tư. Mỗi một bộ phận,chức vụ có chức năng nhiệm vụ cụ thể riêng thể hiện như sau: -Giám đốc: Do hội đồng quản trị Tổng CTy than Việt Nam bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc CTy than. Giám đốc CTy là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng quản trị, trước nhà nước và trước pháp luật về việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty -Phó giám đốc công ty: Là người giúp việc giám đốc quản lý và điều hành hoặc một số lĩnh vực hoạt động của CTy theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ mà giám đốc phân công và uỷ quyền. -Kế toán trưởng công ty: Giúp giám đốc quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của công ty. Kế toán trưởng điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng Kế toán. - Các phòng ban: Kỹ thuật, nghiệp vụ. . . CTy có nhiệm vụ chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc và các phó giám đốc trong việc quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Các phân xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm theo sự phân công và chỉ đạo của các phó giám đốc sản xuất, phó giám đốc kinh tế đời sống. Quản đốc các phân xưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về sản phẩm phân xưởng làm ra. Để cho bộ máy quản lý của CTy có hiệu quả, giám đốc là người có quyền cao nhất. Giám đốc CTy là đại diện pháp nhân của CTy chịu trách nhiệm điều hành sản xuất kinh doanh và đóng góp nghĩa vụ với nhà nước theo đúng luật định. Giúp việc cho Giám đốc là các phó Giám đốc phụ trách từng lĩnh vực sản xuất. Giúp việc về mặt kế toán tài chính là kế toán trưởng, đứng đầu bộ máy kế toán CTy hoạt động theo điều lệ kế toán trưởng. Đối với các phòng ban phân xưởng thì các đồng chí trưởng phòng, quản đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt sản xuất, an toàn, an ninh của đơn vị mình. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động hiện nay của CTy ta thấy: Cơ cấu tổ chức quản lý của CTy được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc ra lệnh điều hành trực tiếp trong CTy thông qua các Phó giám đốc, các trưởng phòng ban. Ngược lại các Phó giám đốc, các trưởng phòng ban có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc theo chức năng nhiệm vụ được giao. Cơ cấu tổ chức bộ máy CTy như vậy là rất hợp lý trong tình hình sản xuất hiện nay của công ty, các phòng ban được bố trí tương đối gọn nhẹ, không chồng chéo và có quan hệ mật thiết với nhau về mặt nghiệp vụ. Điều này giúp cho CTy có thể dễ dàng kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh của Giám đốc và giúp cho GĐ có những chỉ đạo nhanh chóng kịp thời trong hoạt động của công ty. Tuy vậy, cơ cấu tổ chức của CTy vẫn có điểm yếu là: trong việc kiểm tra thông tin về tình hình sản xuất của CTy tại các PX, Giám đốc không thể thực hiện một cách thường xuyên, gây khó khăn cho Giám đốc trong việc bổ sung kế hoạch cho công tác SXKD của CTy một cách kịp thời. I. 4. Tình hình tài chính của CTy tuyển than Cửa Ông Là một CTy nhà nước hoạt động bằng nhiều nguồn tài chính khác nhau:ngân sách, tự bổ sung,vay…CTy tuyển than Cửa Ông không ngừng tìm tòi phát hiện thêm những nguồn tài chính mới bổ sung cho mình và huy động tối đa nguồn nội lực của CTy để đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thu lợi nhuận tái đầu tư cho những năm tiếp theo và để tự khẳng định vị trí đứng đầu của mình trong ngành than Việt Nam. Tình hình tài chính của CTy tuyển than Cửa Ông thể hiện qua một số chỉ tiêu trên bảng so sánh kết quả sản xuất kinh doanh như sau(Biểu 1) Chỉ tiêu năm 2002 năm 2003 tăng giảm % TổNG TàI SảN, TổNG NGUồN VốN 314,560,712,205 343,836,317,195 29,275,604,990 109. 30 TSLĐ Và ĐTNH 160,022,084,854 131,015,770,281 -29,006,314,573 81. 873 TSCĐ Và ĐTDH 154,538,627,351 212,820,546,914 58,281,919,563 137. 71 Nợ PHảI TRả 197,230,920,708 215,204,198,216 17,973,277,508 109. 11 NGUồN VốN CHủ Sở HữU 117,329,791,497 128,632,118,979 11,302,327,482 109. 63 CáC CHỉ TIÊU NGOàI BảNG CÂN ĐốI 2,735,470,314 11,514,819,123 8,779,348,809 420. 94 TổNG DOANH THU 1,457,103,521,010 1,800,953,393,044 343,849,872,034 123. 59 GIá VốN HàNG BáN 1,366,573,364,956 1,677,198,991,066 310,625,626,110 122. 73 LợI NHUậN TRƯớC THUế 13,821,063,286 19,974,124,255 6,153,060,969 144. 51 THUế THU NHậP 4,797,615,125 6,383,399,762 1,585,784,637 133. 05 LợI NHUậN SAU THUế 9,023,448,161 13,590,724,493 4,567,276,332 150. 61 Như vậy tình hình tài chính của CTy tương đối ổn định: Tổng tài sản và nguồn vốn qua 2 năm tăng đều. Năm 2003 tăng 29. 275. 604. 990 đạt 109. 30% so vơi năm 2002 nguyên nhân chủ yếu là do TSCĐ và đầu tư ngắn hạn tăng. Các khoản phải thu tăng 4. 827. 394. 369(=27. 799. 342. 877-22. 971. 948. 508) chứng tỏ CTy bị chiếm dụng vốn tương đối lớn. Khoản hàng tồn kho giảm 34. 678. 846. 304(=101. 377. 396. 043-136. 056. 242. 347) chứng tỏ tình hình tiêu thụ của CTy tương đối tốt, kết hợp với việc tổng doanh thu tăng 343. 849. 872. 034 đạt 123. 59% càng khẳng định rõ điều này. Bên cạnh đó nợ phải tăng chủ yếu là do nợ dài hạn và nợ khác tăng cho thấy các khoản đầu tư lâu dài nhiều và chủ yếu là từ đi vay. Lợi nhuận sau thuế năm 2003 tăng 4,567,276,332 đạt 150. 61% cho thấy CTy làm ăn ngày càng tiến bộ, đủ khả năng về tài chínhvà có lãi để đầu tư cho tương lai. Một số chỉ tiêu khác: +Sản lượng sản xuất (tấn ):Kế hoạch năm 2003:5 053 800 Thực hiện năm 2003:5 659 426 đạt 118. 02%;so với thực hiện cùng kỳ: 116. 24% +Sản lượng tiêu thụ(tấn):Kế hoạch năm 2003: 5 124 000 Thực hiện năm 2003:5 766 335 đạt 112. 54%;so với thực hiện cùng kỳ: 123. 00% +Than kéo mỏ (tấn ):Kế hoạch năm 2003: 6 310 000 Thực hiên năm 2003: 6 495 808 đạt 102,94%;so với thực hiện cùng kỳ: 113,76% +Than NK vào sàng (tấn ):Kế hoạch năm 2003: 5 710 000 Thực hiên năm 2003: 6 661 501 đạt 108,39%;so với thực hiện cùng kỳ: 115,22% +DOANH THU THAN (TR. Đ) +Tổng vốn kinh doanh Kế hoạch năm 2003: 1. 687. 008 Năm 2001: 102. 588. 590. 216 Thực hiện năm 2003: 1. 783. 604 Năm 2002: 105. 953. 711. 896 Năm 2003: 110. 293. 025. 179 Từ những chỉ tiêu trên cho thấy tình hình sản xuất cũng như tình hình tiêu thụ của CTy đều đạt vượt mức kế hoạch. Đồng thời tình hình tài chính của CTy biến động tương đối ít,hàng năm nguồn vốn kinh doanh của CTy tương đối cao và đều tăng qua các năm. So với năm 2001 thì năm 2002 tổng nguồn vốn kinh doanh tăng 3. 365. 121. 680(=105. 953. 711. 896-102. 588. 590. 216). Còn so với năm 2002 thì năm 2003 tổng nguồn vốn kinh doanh tăng 4. 339. 313. 283(=110. 293. 025. 179-105. 953. 711. 896) II. đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại CTy tuyển than cửa ông II. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CTy tuyển than Cửa Ông đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là Phòng kế toán. Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị. Và Trưởng phòng kế toán(kế toán trưởng) là người trực tiếp điều hành và quản lí công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong phòng luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Tổng số cán bộ công nhân viên phòng kế toán có 28 người. Trong đó: 1 trưởng phòng, 3 phó phòng và 24 nhân viên. sơ đồ bộ máy kế toán công ty sơ đồ II kế toán trưởng Phó phòng phụ trách kế toán kế toán Tổ lương Tổ thống kê Tổ tài chính Tổ vốn Tổ vật liệu Tổ tổng hợp và giá thành Phó phòng phụ trách tài chính Phó phòng phụ trách thống kê Nghiệp vụ kế toán Bộ máy kế toán của CTy là nhằm thực hiện tốt chức năng,nhiệm vụ của kế toán. Kế toán trưởng CTy phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện pháp lệnh thống kê,kế toán tại CTy. Kế toán trưởng CTy đứng đầu phòng kế toán và trực tiếp phụ trách đầu tư XDCB và phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các nhân viên. Các nhân viên còn phụ trách,kiêm các chức năng khác để đảm bảo hoạt động có hiệu quả trong công tác kế toán phạm vi mình quản lý. Phòng kế toán gồm tập hợp đội ngũ CBCNV kế toán lành nghề được đào tạo, trải nghiệm qua thực tế lâu dài và có rất nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực HTKT . Mỗi một thành viên trong phòng kế toán đều có vị trí và quyền và nghĩa vụ nhất định theo một cơ chế thống nhất từ trên xuống đưới. CTy thành lập phòng kiểm toán riêng. Phòng này có chức năng kiểm toán nội bộ công ty. Phòng này gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên hoạt động độc lập. Như vậy CTy tuyển than Cửa Ông sử dụng loại hình thức tổ chức kế toán tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ ở các phân xưởng gửi về nhanh kịp thời để ghi vào sổ than kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung dễ phân công và chỉ đạo trong công tác kế toán. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo CTy đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. II. 2. Đặc điểm hạch toán kế toán tại công ty 2. 2. 1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán: Là một CTy tương đối lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của CTy rất phức tạp,tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của CĐKT Việt Nam và những quy định do Bộ Tài Chính và TCTy than Việt Nam ban hành: +Niên độ kế toán CTy áp dụng từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó,kỳ hạch toán tại CTy được tính theo tháng. +Đơn vị tiền tệ mà CTy sử dụng trong ghi chép,báo cáo quyết toán là đồng nội tệ Việt Nam đồng(VNĐ) +Phương pháp hạch toán: do sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục nên CTy sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: CTy áp dụng phương pháp KH theo đường thẳng. + Phương pháp tính thuế GTGT: CTy áp dụng PP tính thuế GTGT theo PP khấu trừ. +Phương pháp xác định giá trị SPDD: CTy đánh giá SPDD theo chi phí NVL chính 2. 2. 2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán CTy đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng…Phiếu thu –chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quĩ... Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lí TSCĐ… Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho…Chứng từ phản ánh lao động như bản chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, giấy chứng nhận đau ốm thai sản…Ngoài các chứng từ do BTC ban hành, CTy còn sử dụng một số mẫu chứng từ do CTy tự thiết kế( phiếu báo xuất than,phiếu báo rót than, bản kiến nghị, bản đối chiếu, hợp đồng nghiên cứu khai thác tài nguyên…) Hệ thống chứng từ kế toán CTy đang áp dụng đều tuân thủ những qui định của Vụ chế độ kế toán Bộ Tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập theo đúng mẫu, phương pháp tính toán và nội dung ghi chép. Ông Kế (kế toán trưởng công ty) trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc, hệ thống chứng từ hướng dẫn mà tổng CTy than quy định và căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh than của CTy năm 2004 quy định những chứng từ cần thiết mà CTy phải sử dụng,quyết định có bổ sung theo chế độ mới ngay hay không ? thực tế tại CTy đầu năm 2004 chưa có thay đổi gì lớn so với trước,phòng kế toán CTy và các bộ phân có liên quan trong CTy như(phòng tổ chức,phòng vi tính …) vẫn tuân theo cách lập và luân chuyển chứng từ như cũ. Quá trình lập chứng từ rất chặt chẽ và đủ thủ tục: Theo giấy đề nghị, phiếu yêu cầu,. . . của các phòng ban, sau khi được trưởng phòng ban liên quan của CTy xác nhận, được Giám đốc đồng ý và kế toán trưởng duyệt chi, kế toán liên quan sẽ lập chứng từ phù hợp với phiếu yêu cầu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, chuyển giao cho các bộ phận liên quan sau đó đưa vào bảo quản lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ bị huỷ. 2. 3. Hệ thống Tài khoản kế toán Từ ngày 01/01/1996 CTy đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các CTy theo quyết định số 1141TC-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành. Hiện nay CTy vẫn đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT. Ngày 1/1/2003 CTy đã xoá bỏ các TK cũ như 821, 921 và đã bổ sung thêm các TK mới như 635, 515 theo chuẩn mực mới của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên do giá bán do TCTy than Việt Nam quyết định nên CTy không sử dụng các TK chiêt khấu bán hàng( 521), giá vốn hàng bán( 532) và sản phẩm làm ra đúng tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu nên không có hàng bán bị trả lại nên CTy cũng không sử dụng TK531. Để vận dụng có hiệu quả và linh động CTy đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình HĐSXKD cụ thể, CTy đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Ví dụ: Với tài khoản 136: Phải thu nội bộ(Biểu 2) Số hiệu TK Tên TK Loại TK Bậc TK CTừ Loaị dư Chi tiết nhóm dư Ng tệ 136 Phải thu nội bộ A 1 C N 1361 Vốn KD ở đơn vị trực thuộc A 2 N 136101 Ngành đời sống C 3 C N 136102 Kho thuốc C 3 C N 136103 Dịch vụ may C 3 C N 136104 XN sàng & tận thu than C 3 C N 136105 CTy than Nội địa C 3 C N 136106 Mỏ than Dương Huy C 3 C N 136107 Nhà ăn số 16 C 3 C N 136108 Dự án điện Na Dương C 3 C N 136109 Tuyển than Hòn Gai C 3 C N 136110 Cụm TT văn hoá C 3 C N Một số tài khoản cũng có sự thay đổi cho phù hợp: Với TK 338(Biểu 3) Số hiệu TK Tên tài khoản Loại TK Bậc TK Ctừ Loại dư Chi tiết nhóm dư Ng-tệ 338 Phải trả,phải nộp khác A 1 C 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết B 2 C 3382 Kinh phí công đoàn B 2 C 3383 Bảo hiểm xã hội A 2 C 3383 01 BH xã hội-1% nộp Tỉnh C 3 C C 3383 02 BH xã hội- 4% chế độ C 3 C C 3383 03 BH xã hội-10% nộp TBXH C 3 C C 3384 Bảo hiểm y tế B 2 C 3385 Phải nộp cấp trên B 2 C C 3388 P. trả,P. nộp khác A 2 C 3388 01 P. trả khác –lương trả chậm C 3 3388 02 P. trả khác –ngành ăn C 3 C C M C 3388 03 P. trả khác –hưu tuất chưa lĩnh C 3 C C 3388 04 P. trả khác–lãi vay quỹ T. trợ C 3 C C 3388 05 P. trả khác–K. phí HĐ CTĐảng C 3 C C 3388 06 P. trả khác–Khác C 3 C C F C 3388 07 Bồi dưỡng độc hại C 3 C K 3388 08 Theo dõi 3% BHYT C 3 C C 3388 09 Theo dõi 2% KPCĐ C 3 C C 3388 10 Theo dõi 20% BHXH C 3 C C Với tài khoản 141: Phải thu tạm ứng(Biểu 4) Số hiệu TK Tên TK Loại TK Bậc TK CTừ Loaị dư Chi tiết nhóm dư Ng tệ 141 Phải thu tạm ứng A 2 C L G C 14101 Tạm ứng-Phòng vật tư C 3 C L G C 14102 Tạm ứng-VPGĐ C 3 C L G C 14103 Tạm ứng-Phòng y tế C 3 C L G C 14104 Tạm ứng-Nhà trẻ mẫu giáo C 3 C L G C 14105 Tạm ứng-Nghành ăn C 3 C L G C 14106 Tạm ứng-Khối dân đảng C 3 C L G C 14107 Tạm ứng-Khối phòng ban C 3 C L G C 14108 Tạm ứng-Khối phân xưởng C 3 C L G C 14109 Tạm ứng-Lương hàng tháng C 3 C L G C Với TK 131: Phải thu khách hàng TK 131 01: Phải thu khách hàng- Trong TCTy TK 131 02: Phải thu khách hàng-Ngoài TCTy 2. 2. 4. Hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay CTy căn cứ vào các công văn,quyết định, chỉ thị mới nhất của Bộ Tài Chính trên cơ sở tình hình thực tế tại CTy để vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán than và chế độ thống kê than. Là một CTy Nhà Nước, tiến hành sản xuất kinh doanh có quy mô CTy đã đăng kí sử dụng hình thức sổ NKCT . Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống báo cáo tài chính. Sơ đồ III sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chứng từ chứng từ gốc bảng phân phối Nhật ký chứng từ sổ cái bảnG th chi tiết bảng kê sổ thẻ tk chi tiết sổ quĩ báo cáo tài chính Ghi chú ( áp dụng cho toàn bộ các chú thích của tất cả những sơ đồ còn lại) Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: NKCT ở CTy mở từng tháng một, hết mỗi tháng CTy khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng. Sau mỗi lần khoá sổ cũ mở sổ mới kế toán chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới. Tại CTy hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau: _Sổ tổng hợp: Căn cứ vào chứng từ gốc, bảng phân bổ, bảng kê, sổ chi tiết, kế toán ghi vào sổ tổng hợp. Sổ tổng hợp trong CTy tuyển than Cửa Ông bao gồm: + NKCT số 1, 2, 3, 5, 7, 8, 9, 10 + Bảng Kê 1, 2, 4, 5, 8, 9, 10, 11 + Sổ Cái : Sổ cái chỉ được ghi một lầnvào cuối kỳ sau khi đã khoá sổ NKCT. +Bảng phân bổ : CTy sử dụng cả bốn loại bảng phân bổ _Sổ chi tiết: SCT thanh toán các khoản nợ vay,cuối tháng KT công nợ cộng chuyển số liệu vào NKCT 4 SCT thanh toán với nhà cung cấp,cuối tháng KT thanh toán cộng chuyển số liệuvào NKCT 5 SCT bán hàng, cuối tháng KT tiêu thụ cộng chuyển số liệu vào NKCT 8 SCT thanh toán với người mua,cuối tháng KT thanh toán cộng chuyển số liệu ghi bảng kê 11,sau đó ghi NKCT 8 SCT TSCĐ,cuối tháng cộng chuyển số liệu vào NKCT 9 SCT mở cho các TK thuộc NK 10, cuối tháng cộng chuyển số liệu vào NKCT 10 Tại CTy Bộ sổ kế toán hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hiện nay về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công tác HT tổng hợp và HT chi tiết tại công ty. Hình thức ghi sổ NKCT áp dụng cho phần hành kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại CTy được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc về tiêu thụ BK 5 BK 8 BK 9 BK 10 Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết KH NKCT số 8 Sổ cái các TK 511,632,641,642,911 BCTC BK 11 Sơ đồ IV 2. 2. 5. Hệ thống báo cáo Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát CTy tuyển than Cửa Ông sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do nhà nước ban hành và các báo cáo giải trình lên tổng CTy than Việt Nam. Kết thúc mỗi quí, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kì các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;Thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Báo cáo lao động và thu nhập của người lao động Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kì kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lí kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, CTy còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau: Báo cáo than nhập theo các nguồn; Báo cáo doanh thu; Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng; Báo cáo tình hình sử dụng vật tư; Báo cáo chi tiết giá thành than ( cuối năm );Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết,chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lí kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ ban giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. 2. 6. Quy trình vận dụng kế toán máy Công tác kế toán ở CTy tuyển than Cửa Ông đã áp dụng phần mềm chương trình kế toán trên máy vi tính (chương trình kế toán này đã được nối mạng với các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc). Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết TK , sổ cái TK , các báo cáo về tình hình công nợ… Đây là chương trình kế toán máy (Kế Toán Việt Nam phiên bản VER 07/2000 Phần mềm này đã được các cán bộ kỹ sư vi tính của phòng vi tính CTy cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế toán tại công ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hoá đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft Exel. . . để lập các báo cáo tổng hợp kế toán như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh Như vậy trong công tác kế toán tại công ty, CTy đã vận dụng máy vi tính trong việc cập nhật hoá đơn, chứng từ lên thẻ kho, ghi sổ chi tiết, sổ Cái, xác định lượng nhập, xuất, tồn than về hai mặt giá trị, số lượng nên đã thực sự góp phần tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ kế toán, nâng cao tính chính xác và tin cậy của thông tin do vậy việc đối chiếu số liệu với các phòng ban liên quan cũng gặp những thuận lợi đáng kể. III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại CTy tuyển than Cửa Ông. III. 1. Đặc điểm về hoạt động tiêu thụ thành phẩm của CTy ảnh hưởng tới hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng của sản xuất kinh doanh và là một khâu quan trọng cần theo dõi của kế toán bởi vì nhờ có khâu tiêu thụ mà CTy có thể thu hỗi được chi phí bỏ ra, kế toán CTy có cơ sở tính toán được các chỉ tiêu quan trọng như doanh thu, thuế phải nộp ngân sách, lợi nhuận để từ đó lập các báo cáo cung cấp thông tin cho những người quan tâm. Tình hình tiêu thụ thành phẩm của CTy có một số đặc điểm ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như sau: Đặc điểm thứ nhất cần thấy là tại CTy tuyển than Cửa Ông than nguyên khai được đưa từ các mỏ về, qua sàng tuyển tại CTy ra than sạch nhập kho,._. đưa đi tiêu thụ theo hợp đồng với khách hàng,tổ chức bốc rót tiêu thụ theo từng phương tiện vận tải thủy ở kho bến, ở cảng. Thành phẩm, sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là than sạch các loại với nhiều chủng loại khác nhau cho nên việc phân loại than tiêu thụ có vai trò rất quan trọng là cơ sở nền tảng cho kế toán tiêu thụ hạch toán chi tiết thành phẩm và lập báo cáo doanh thu. Căn cứ vào thực tế, kế toán chi tiết than sạch tiêu thụ theo hai cách:theo chủng loại và theo đối tượng mua hàng Theo chủng loại, kế toán chi tiết than tiêu thụ thành ba loại sau: 1. Than cục(cục 3a,cục 4a, cục 5a, cục xô 25/100) 2. Than cám(cám 1-1,5, cám 2,cám 3,cám 4,cám 5,cám 6,cám 7,cám 8,cám 9, cám 11) 3. Than bùn Theo đối tượng mua hàng, kế toán phân loại: 1. Than bán cho CTy cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh: _Than xuất khẩu (than cục, than cám ) _Than nội địa(than cục, than cám, than bùn) 2. Than CTy tự bán _Than bán cho Khách hàng lẻ Trong TCTy : Ngoài TCTy _Than bán cho CBCNV _Than xuất nội bộ CTy Đặc điểm thứ hai là giá bán do tổng CTy than Việt Nam quyết định nên CTy không sử dụng các tài khoản chiêt khấu bán hàng( 521), giảm giá hàng bán ( 532) và sản phẩm làm ra đúng tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu nên không có hàng bán bị trả lại nên CTy cũng không sử dụng tài khoản hàng bán bị trả lại(531). Việc không sử dụng các TK521,531,532 nên không có sổ chi tiết các Tk này, các nhật ký –chứng từ, bảng kê, đặc biệt là Nhật ký –chứng từ số 8,bảng kê số 11 liên quan đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại CTy cũng không có số liệu các TK 521,531,532. Đặc điểm thứ ba là than sạch của CTy bao gồm nhiều loại, bán cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau trong và ngoài nước, cho nên việc theo dõi tình hình tiêu thụ tại CTy rất chi tiết cụ thể. Kế toán tiêu thụ đã mở sổ chi tiết tiểu khoản của TK 131,511 cho từng công ty, từng chủng loại than, kế toán công nợ mở sổ chi tiết tiểu khoản của TK 136 cho từng Phân xưởng, kho bến I, kho bến II. Ngoài ra công tác tiêu thụ còn được phản ánh vào Bảng kê xuất than, sổ theo dõi tổng hợp doanh thu bán than, Bảng phân tích tỷ lệ thanh toán của khách hàng. Việc làm này đã làm cho CTy luôn nắm bắt chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng. Qua đó có phương hướng biện pháp xử lý kịp thời phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Đặc điểm thứ tư là: Trong vấn đề tiêu thụ CTy có thuận lợi là có cảng nước sâu vận chuyển bằng đường thuỷ rất thuận lợi, giá cước vận chuyển bằng đường biển so với đường bộ thấp hơn nhiều, CTy còn có cầu cảng dài gần 200m, tàu có trọng tải 60. 000T trở xuống có thể vào cảng nhận than an toàn. Than các loại của CTy tuyển than Cửa Ông phần lớn được tiêu thụ rộng khắp. Thị trường tiêu thụ bao gồm khắp các tỉnh trong cả nước đặc biệt là tiêu thụ ở các tỉnh Trung Bộ, Nam Trung Bộ và Nam Bộ. Ngoài ra than sạch của CTy tuyển than Cửa Ông còn được xuất khẩu ra nước ngoài như Trung Quốc, Lào, Campuchia. . . Xuất phát từ đặc điểm như vậy cho nên công tác hạch toán tiêu thụ tại CTy đòi hỏi các thủ tục giao dịch phải linh hoạt thích hợp và trên thực tế tại CTy thủ tục bán hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện hợp lý nhanh gọn, đảm bảo cho khách lấy được hàng trong thời gian nhanh nhất. Kế toán tiêu thụ đã cố gắng giảm bớt mọi thủ tục để sao cho trong thời gian nhanh nhất các khách hàng có thể nhận được hàng đúng chủng loại, số lượng theo yêu cầu. Các chứng từ tiêu thụ như giấy giới thiệu đăng kiểm vận tải thuỷ,phiếu báo xuất than, phiếu báo rót than, lệnh xuất than, giấy chứng nhận phẩm chất than, Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT ), Phiếu xuất kho, Phiếu thu. . . đều được quản lý tốt, lập theo đúng quy định của bộ tài chính, có chữ ký con dấu hợp pháp. Trưởng phòng tiêu thụ phân công trách nhiệm cho mỗi nhân viên kế toán lập và ghi chép chứng từ theo đúng quy định. Các chứng từ như Giấy đề nghị mua hàng của khách hàng, thông báo của TCTy , đề nghị tạm ứng … đều được kiểm tra rất chặt chẽ về nội dung, con số, dấu và chữ ký bằng các phương pháp khác nhau như phân loại, đối chiếu, phỏng vấn hỏi trực tiếp …. Đặc điểm thứ năm là việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, than thành phẩm của CTy tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động của than. Cũng như khi sản xuất, khi CTy bán được bao nhiêu than thì hạch toán ngay cả về số lượng, đơn giá và tổng giá trị đồng thời cũng phản ánh luôn thuế phải nộp ngân sách nhà nước. Do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường nên phương pháp này giúp CTy quản lý chặt chẽ sản phẩm của mình và có biện pháp xử lý kịp thời khi có biến động trên thị trường, tạo thuận lợi cho công tác tiêu thụ và nâng cao hiệu quả tiêu thụ. CTy đã không sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ chính là do đặc tính của than là hữu hình có thể xác định được ngay số lượng, chất lượng. Ngoài ra CTy còn có một đặc điểm là có khối lượng than sản xuất, tiêu thụ lớn, có giá trị nhiều tỷ đồng và chủ yếu hiện nay vẫn là tiêu thụ qua CTy Cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh cho nên những ảnh hưởng lớn, trọng yếu đến kết quả tiêu thụ chủ yếu vẫn là trên các tài khoản theo dõi chi tiết của khách hàng này. Những sai sót trọng yếu xảy ra đối với khách hàng này sẽ có tác động nghiêm trọng nhất đến toàn bộ kết quả tiêu thụ. III. 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than Cửa Ông Để tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ than tại công ty, em bắt đầu xem xét quy trình lập chứng từ và luân chuyển chứng từ . 1)Chứng từ và luân chuyển chứng từ Tại CTy tuyển than Cửa Ông hạch toán ban đầu quá trình bán hàng bắt đầu từ khi khách hàng đề nghị mua hàng cho đến khi thủ qũi nhận tiền và thủ kho giao hàng,kế toán ghi sổ sách. Chứng từ sử dụng ở phần này chủ yếu là Giấy đề nghị mua hàng của khách hàng, thông báo của TCTy , Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT ), Phiếu xuất kho, Phiếu thu. . . Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng(Biểu 5) Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người mua Cán bộ phòng kinh doanh hoặc kế toán Giám đốc CTy hoặc kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Đề nghị được mua Thông báo của TCTy 1 Lập phiếu xuất than, hoá đơn GTGT và phiếu thu, chi 2 Ký hoá đơn GTGT,phiếu thu chi 3 Lập phiếu thu, phiếu chi 4 Thu tiền 5 Xuất hàng 6 Ghi sổ 7 Bảo quản lưu trữ 8 Công tác luân chuyển chứng từ tại CTy như sau: +Đối với việc bán than cho khách hàng mà CTy tự bán, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ than ở CTy thường dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng(Biểu 6) Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Hợp đồng mua bán than Số 01 Căn cứ luật thương mại nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989 của hội đồng nhà nước Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay ngày 02 tháng 12 năm 2003 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: Bên A: CTy tuyển than Cửa Ông Địa chỉ: Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh Tài khoản số: 710A-00009 tại ngân hàng công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh Điện thoại số: ( 033 ) 865043 - Fax ( 033 ) 865656 Đại diện là ông(bà): Nguyễn Cao Tùng Chức vụ: Phó giám đốc công ty Bên B: Tổng CTy than Việt Nam Địa chỉ: 22 Lê Duẩn Đại diện là ông(bà): Trần Mạnh Dũng Chức vụ: Phó tổng Giám đốc công ty Hai bên ký kết hợp đồng mua bán than xuất khẩu theo những điều kiện và điều khoản sau Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá tiền Bên A bán cho bên B Than cục số lượng: 110. 000 Tấn giá bán: 800. 000 VNĐ/Tấn than tổng trị giá: 92. 400. 000. 000 VNĐ trong đó tiền hàng: 88. 000. 000. 000 VNĐ thuế GTGT (5%): 4. 400. 000. 000 VNĐ Điều 2: Chất lượng Chất lượng theo mẫu khách nước ngoài chấp nhận, mẫu kèm theo hợp đồng này và phòng giám định chất lượng sản phẩm của 3 bên kiểm tra Các bên kiểm tra gồm: Tổng CTy than Việt Nam CTy cảng kinh doanh than Quảng Ninh CTy tuyển than Cửa Ông Điều 3:Điều khoản thanh toán Bên B thanh toán cho bên A bằng tiền mặt theo đơn giá Bên B thanh toán cho bên A sau khi A giao hàng và xuất trình HĐGTGT có xác nhận KCS của bên B Điều 4:Thời hạn giao hàng Thời hạn giao hàng đến hết ngày 20/12/2003 theo thông báo của tổng CTy than, các phí tổn do bên A chịu Điều 5: Điều khoản chung Bên A cam kết giao hàng theo đúng mẫu hai bên thoả thuận Hai bên cam kết nghiêm chỉnh chấp hành hợp đồng Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này không thương lượng được sẽ được giải quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam Hợp đồng lập 04 bản có giá trị pháp lý như nhau Hợp đồng có hiệu lực đến hết ngày 20/12/2003 Đại diện bên A Đại diện bên B Phó GĐ Phó TGĐ (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Khách hàng đã ký hợp đồng khi đến mua hàng phải làm thủ tục nhập cảng, sau đó mang theo giấy giới thiệu đăng kiểm phương tiện vận tải thuỷ đến phòng kế hoạch của CTy để làm thủ tục. Phòng kế hoạch căn cứ vào hợp đồng mua than hoặc đơn đặt hàng viết phiếu báo xuất than. Phiếu báo xuất than được viết thành 2 liên,một liên chuyển cho khách hàng một liên lưu ở phòng kế hoạch. Phiếu báo xuất than thể hiện số lượng, chủng loại than mà khách hàng cần mua. Khách hàng mang giấy giới thiệu và phiếu báo xuất than đến phòng kế toán để làm căn cứ viết Phiếu báo rót than và nộp tiền tại quỹ của CTy tuyển than Cửa Ông hoặc chấp nhận trả tiền theo thoả thuận. Phiếu báo rót than được viết thành 2 liên,một liên giao cho khách hàng,một liên lưu ở phòng kế toán. Phiếu báo rót than làm cơ sở tính số tiền mà khách hàng phải trả theo lượng than và chủng loại than mà khách hàng mua. Phòng kế hoạch căn cứ vào Phiếu báo rót than làm Lệnh xuất than kiêm vận chuyển nội bộ cho bộ phận rót than của công ty. Tại bộ phận rót than của công ty, phân xưởng Giám định, trung tâm đo lường và giám định sản phẩm tiến hành giám định số lượng, chất lượng than. Trung tâm đo lường và giám định sản phẩm viết Giấy chứng nhận phẩm chất than Giấy chứng nhận phẩm chất than xác định chính xác số lượng và phẩm chất than để làm căn cứ cho kế toán tiêu thụ tính thành tiền thực tế viết hoá đơn GTGT(Biểu 7) Hoá đơn GTGT Liên 3 (dùng để thanh toán) Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng: CTy tuyển than Cửa Ông Địa chỉ:: Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh Điện thoại: ( 033 ) 865043 - Fax ( 033 ) 865656 Số tài khoản: 710A-00009 Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trung Sơn Đơn vị: CTy CBKD than Quảng Ninh Địa chỉ: Số tài khoản: 710A-00010 Mã số thuế: Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng(Tấn) Đơn giá(VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3 1 Than cục Tấn 110. 000 800. 000 88. 000. 000. 000 Cộng tiền hàng : 88. 000. 000. 000 VNĐ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4. 400. 000. 000 VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 92. 400. 000. 000 VNĐ Số tiền bằng chữ: (Chín mươi hai tỷ bốn trăm triệu đồng chẵn) Người mua hàng Ký, Họ tên Kế toán trưởng Ký, Họ tên Thủ trưởng đơn vị Ký, Đóng dấu Hoá đơn GTGT được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển. Nếu ghi sai phải huỷ bỏ nhưng vẫn lưu tại quyển gốc, khi sửa chữa gạch xoá ngay trên hoá đơn và viết hoá đơn khác liền kề. Hoá đơn GTGT lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần). Một liên giao cho khách hàng để làm căn cứ vận chuyển trên đường và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Một liên giữ lại để kế toán tiêu thụ ghi sổ. Liên còn lại chuyển ngược trở lại phòng kế hoạch để lưu trữ. Bây giờ than mới chính thức được coi là tiêu thụ +Đối với việc bán than cho CTy cảng kinh doanh than,căn cứ vào thông báo của ban điều hành tiêu thụ Tổng CTy than hàng tháng về lịch tầu vào ăn than trong tháng đó(thông báo này có các chỉ tiêu cụ thể về thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại than) Phòng kế hoạch CTy viết Lệnh xuất than kiêm vận chuyển nội bộ, trung tâm điều hành sản xuất điều hành các đơn vị sản xuất chuẩn bị chân hàng nhập kho( Kho bến I, Kho bến II), phối kết hợp để thực hiện việc vận tải,bốc rót than đúng tiến độ thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại than theo yêu cầu. Hàng ca phân xưởng kho bến I, kho bến II căn cứ vào số lượng chủng loại than xuất tiêu thụ viết phiếu xuất than giao cho phân xưởng giám định. Phân xưởng kho bến I giao bằng Vagoog; Phân xưởng kho bến II giao bằng cân Phân xưởng giám định kết hợp với Trung tâm đo lường và giám định sản phẩm,CTy cảng kinh doanh than giám định chính xác số lượng, chất lượng than tiêu thụ theo từng loại than, theo từng tầu. Kết quả kiểm nghiệm là Giấy chứng nhận phẩm chất than. Căn cứ vào biên bản này phân xưởng giám định viết Phiếu tiêu thụ than. Phiếu tiêu thụ than được phân xưởng giám định chuyển về tổ thống kê phòng kế toán để theo dõi tổng hợp. Cuối tháng bộ phận thống kê và CTy cảng kinh doanh than đối chiếu tổng hợp tiêu thụ trong tháng theo số lượng, chất lượng, chủng loại than. Tổ tài chính căn cứ vào báo cáo tiêu thụ viết hoá đơn tiêu thụ(hoá đơn GTGT) cho CTy cảng và kinh doanh than. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển đổi cơ chế nhưng từ khi chuyển sang hạch toán độc lập, sản phẩm than sạch của CTy tuyển than Cửa Ông vẫn được khách hàng ưa chuộng vì có sản lượng lớn, chất lượng tốt, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Trong quá trình tiêu thụ than để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng,giảm thiểu thời gian, tạo điều kiện cho khách hàng CTy chủ yếu tiêu thụ than theo phương thức tiêu thụ trực tiếp. Theo phương thức này khi CTy giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, than thành phẩm khi bàn giao chính thức cho người mua,người mua ký vào hoá đơn, than được coi là tiêu thụ và CTy mất quyền sở hữu số than này. Việc sử dụng chủ yếu phương thức tiêu thụ trực tiếp có ảnh hưởng vô cùng to lớn tới hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Phương pháp này giúp kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh sát với sự biến động của than. Số liệu kế toán tiêu thụ đưa lên máy là sớm nhất (có thể là ngay lập tức ) cho nên sẽ chính xác và kế toán tổng hợp về tiêu thụ tập hợp đúng và có biện pháp xử lý kịp thời khi có những phát hiện đồng thời việc tìm tài liệu đối chiếu cũng dễ dàng hơn. Như vậy việc vận dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp ảnh hưởng lớn tới các chỉ tiêu liên quan đến tiền, chuyển khoản, doanh thu, chi phí cho nên một mặt nó tác động không chỉ tới quy trình thanh toán nhưng mặt khác nó tác động tới hạch toán tiêu thụ (tác động tới ghi chép SCT các TK 111,112,113, BK số 1,2, NKCT 1,2,3, tác động tới ghi chép SCT các TK 155,511,512,641,642, BK 5,8,9, NKCT 8. Tác động tới ghi chép SCT TK 131, BK 11 và các sổ cái các TK dẫn đến kết quả tiêu thụ cũng bị ảnh hưởng). Do vậy hiện nay CTy rất chú trọng đến công tác tiêu thụ và kế toán cũng rất coi trọng việc hạch toán tiêu thụ. 2)Tổ chức hạch toán a)Tài khoản sử dụng Công ty tuyển than Cửa Ông hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ với phương pháp tiêu thụ trực tiếp. Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ,kế toán sử dụng nhiều TK để theo dõi nhưng chủ yếu là những TK sau: TK 155 – Thành phẩm TK này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại sản phẩm tại kho của CTY theo giá thành thực tế. TK này được mở chi tiết theo từng sản phẩm. TK511 – Doanh thu bán hàng TK511 được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tiểu khoản cấp hai, mỗi một TK cấp 2 lại được chi tiết cho từng loại sản phẩm khác nhau TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 Doanh thu bán các thành phẩm TK 5112 01: Doanh thu bán than Cục TK 5112 013A: Doanh thu bán than Cục 3A TK 5112 014A: Doanh thu bán than Cục 4A TK 5112 015A: Doanh thu bán than Cục 5A TK 5112 016A: Doanh thu bán than Cục Xô TK 5112 02: Doanh thu bán than Cám TK 5112 021: Doanh thu bán than Cám 1-1,5 TK 5112 022: Doanh thu bán than Cám 2 TK 5112 023: Doanh thu bán than Cám 3 TK 5112 024: Doanh thu bán than Cám 4 TK 5112 03: Doanh thu bán than Bùn TK 5112 031: Doanh thu bán than Bùn ép Vân đồn TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ Tk này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ Tk này được chi tiết như sau(Biểu 8) Số hiệu TK Tên tài khoản Loại TK Bậc TK CTừ Loại Dư Chi tiết nhóm dư Ng-tệ 512 Doanh thu bán hàng nội bộ A 1 C C 5121 Doanh thu nội bộ –Hàng hoá A 2 C 5122 Doanh thu nội bộ-Bán sản phẩm B 2 C C 5122 01 DT nội bộ-Tuyển 1 C 3 C C 5122 02 DT nội bộ-Tuyển 2 C 3 C C 5122 03 DT nội bộ-Vận tảI C 3 C C 5122 04 DT nội bộ-Đống 1 C 3 C C 5122 05 DT nội bộ-Đống 2 C 3 C C 5122 06 DT nội bộ-Đổ xít C 3 C C 5122 11 DT nội bộ-PX cơ khí C 3 C C 5122 12 DT nội bộ-PX kiến trúc C 3 C C 5122 13 DT nội bộ-PX điện nước C 3 C C 5122 14 DT nội bộ-PX ô tô C 3 C C 5122 15 DT nội bộ-PX toa xe C 3 C C 5122 16 DT nội bộ-PX cầu đường C 3 C C 5122 17 DT nội bộ-PXSX khác C 3 C C 5122 18 DT nội bộ-PX hàng gia công C 3 C C 5122 20 DT nội bộ-Dịch vụ khác C 3 C C 5123 DT nội bộ- Cung cấp dịch vụ B 2 C C TK 131- Phải thu của khách hàng TK này theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng về tiền bán than, hàng hoá, dịch vụ, tài sản. TK này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, bộ phận: CTY Cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh, khách hàng lẻ(trong TCTY , ngoài TCTY ), cán bộ công nhân viên, nội bộ VD: TK 131 01- Phải thu của khách hàng trong TCTY TK 131 02- Phải thu của khách hàng ngoài TCTY TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết theo từng loại than TK 3331“Thuế GTGT phải nộp ” TK 3333 “Thuế xuất khẩu” CTy không sử dụng các TK 521,531,532 b) Phương pháp hạch toán _Hạch toán giá vốn Từ chứng từ nhập than do thủ kho gửi lên kế toán vào Sổ chi tiết thành phẩm theo trình tự thời gian (Biểu 9). Đây là sổ theo dõi từng loại thành phẩm trên các chỉ tiêu Nhập, Xuất, Tồn về cả hai mặt số lượng và giá trị. Mỗi loại than được mở một trang. Sổ chi tiết thành phẩm Tháng 12 năm 2003 Tên thành phẩm: Than cục 3A Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 01 02/12 02/12 … Tồn đầu tháng Nhập từ PX tuyển 2 Xuất CTY CBKD than QN . . . . . 154 632 . . . 750. 000 750. 000 750. 000 . . . . 100. 000 . . . 75. 000 . . . . 110. 000 . . . 82. 500 ... 50. 000 . . . 37. 500 Cộng 170. 000 127. 500 220. 000 165. 000 0 0 Căn cứ vào Sổ chi tiết thành phẩm kế toán lập bảng kê số 8 (Biểu 10). Trên mỗi dòng của bảng kê phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại thành phẩm trong CTy theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Biểu 10 bảng kê số 8: nhập - xuất - tồn thành phẩm Tháng 12 năm 2003 STT Tên sản phẩm SDĐK NHậP TRONG Kỳ XUấT TRONG Kỳ SDCK SL TT SL TT SL TT SL TT Than bùn Than cục . . . . . 100. 000 50. 000 . . . 11. 000. 37. 500 . . . . 100. 000 170. 000 . . . 12. 000 127. 500 . . . . 60. 000 220. 000 . . . 7. 000 165. 000 . . . . 100. 0000 16. 000 0 Cộng 250. 000 91. 000 700. 00 486. 000 800. 000 511. 000 150. 000 66. 000 Căn cứ vào số liệu xuất thành phẩm trên Bảng kê số 8 kế toán vào NKCT số 8 cho cột ghi Có TK 155( Triệu đồng) Nợ TK632: 511. 000 Có TK155: 511. 000 Sau đó lên sổ cái TK632 Biểu 11 sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 12 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có cácTK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 . . . . Tháng 12 155 511. 000 Tổng phát sinh Nợ 511. 000 Tổng phát sinh Có 511. 000 Dư Nợ Dư Có _Hạch toán doanh thu Tại phòng kế toán, Căn cứ vào hoá đơn GTGT giữ lại, hàng ngày kế toán tiêu thụ tiến hành ghi vào Sổ theo dõi hoạt động tiêu thụ(Biểu 12). Sổ được lập theo thứ tự số hoá đơn và được ghi chi tiết tên khách hàng mua,tên hàng,số lượng, đơn giá, thuế xuất, thuế giá trị gia tăng và số tiền mà khách hàng phải thanh toán Biểu 12 sổ theo dõi hoạt động tiêu thụ Tháng 12 năm 2003 STT Hoá đơn Người nhận tiền Tên khách hàng mua Sản phẩm Thuế suất GTGT (%) Thuế GTGT Tổng cộng Ghi chú Số Ngày Tên Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 01 02/12 Trần Văn Công Nguyễn Trung Sơn Than Cục 3A 110. 000 800. 000 88. 000. 5 4. 400 92. 400 2. Than Bùn 5 3. Than Cám 5 4. Than Cám 5 5. Than Cục 3A 5 6 Than Cục 5A 5 7 … … … … … … … … …. … … … Cộng 800. 000 537. 000 5 26. 850 563. 850 Sau đó căn cứ vào sổ trên đồng thời đối chiếu với hoá đơn bán than trong tháng, kế toán tiêu thụ tổng hợp lại theo từng chủng loại than để lên sổ theo dõi chi tiết tiêu thụ theo từng sản phẩm(Biểu 13) Biểu 13 sổ theo dõi chi tiết tiêu thụ than Chủng loại: than cục 3A Tháng 12 năm 2003 STT Hoá đơn Người nhận tiền Tên khách hàng mua Hàng hoá Thuế suất GTGT (%) Thuế GTGT Tổng cộng Ghi chú Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền tiền 1. 01 02/12 Trần Văn Công Nguyễn Trung Sơn 110. 000 800. 000 88. 000 5 4. 400 92. 400 2. 5 3. 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 220. 000 800. 000 176. 000 5 8. 800 184. 800 Căn cứ vào Sổ theo dõi này kế toán lên Sổ chi tiết doanh thu bán hàng(Biểu 14) Biểu 14 sổ chi tiết doanh thu bán hàng Chủng loại than: Than cục 3A Tháng 12 năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu 511 Ghi chú SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 01 02/12 Bán cho CTY CBKD than QN 111 110. 000 800. 000 88. 000 4. 400 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng phát sinh 200. 000 800. 000 160. 000 8. 000 Doanh thu thuần 160. 000 Cuối tháng ,sau khi lên NKCT số 8 cho cột ghi có TK 511(Triệu đồng) Nợ TK111:150. 000 Nợ TK112:166. 000 Nợ TK131:Ghi sau Có TK511: Cộng sau Cuối cùng kế toán tổng hợp số liệu lên sổ cái TK 511 Biểu 15 sổ cái Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Tháng 12 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị: Triệu đồng Ghi có các TK đối ứng nợ với 511 Tháng 1 Tháng 2 …. Tháng 12 111 112 131 150. 000 166. 000 221. 000 Cộng phát sinh nợ 537. 000 Cộng phát sinh có 537. 000 Nợ Sô dư cuối tháng Có Ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) _Hạch toán thanh toán với khách hàng Trong quá tình tiêu thụ kế toán CTy luôn thường xuyên theo dõi việc thanh toán của khách hàng,tại CTy việc thanh toán được thống nhất tuỳ theo từng hợp đồng mà CTy đã ký trước và sau khi khách hàng mua hàng. Các chứng từ phản ánh việc thanh toán của khách hàng là các chứng từ như phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi. . . . Thực tế công tác thanh toán giữa CTy với khách hàng được hạch toán như sau: A)Hạch toán với khách hàng thu tiền ngay. + Thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hay qua ngân hàng khi mua hàng Phương thức thanh toán này thường được áp dụng đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng với số lượng nhỏ và chưa có tín nhiệm với công ty. Đôi khi trong trường hợp CTy cần tiền thì khách hàng thường được yêu cầu thanh toán ngay khi mua hàng. Ngoài tiền mặt thu trực tiếp tại quỹ, CTy cũng chấp nhận thanh toán với khách thông qua ngân hàng để tạo điều kiện cho khách trong việc thanh toán khi mua hàng với giá trị lớn. Hình thức thanh toán ngay đảm bảo cho CTy thu hồi được vốn nhanh để tiếp tục tái đầu tư cho hoạt động sản xuất. _Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt khi đến nộp tiền mặt tại quỹ kế toán lập phiếu thu tiền,phiếu thu được lập làm 2 liên: 1 liên giao khách hàng 1 liên lưu CTy Biểu 16 Tổng CTy than Việt Nam CTy tuyển than Cửa Ông Phiếu thu tiền số: 1212 Ngày 02/ 12/2003 Số bút toán: Tài khoản ghi có: 131 01 Thu của : Nguyễn Trung Sơn Bộ phận công tác : CTY CBKD than Quảng Ninh Về khoản : Mua than cục Số tiền :92.400.000.000 VND Bằng chữ:Chín mươi hai triệu bốn trăm tỷ đồng chẵn Kèm theo 1 chứng từ gốc Nhận ngày 02 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng KT thanh toán Thủ quỹ Ký tên, đóng dấu Ký tên, đóng dấu Ký tên Ký tên Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi sổ chi tiết tiền mặt, cuối ngày lên Bảng kê số 1 cho cột ghi Có TK 511, TK 3331. _Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc (Biểu 17). Khi CTy thu được séc kế toán nộp vào ngân hàng ngoại thương Việt Nam nơi CTy mở tài khoản chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận séc. Khi nhận séc, kế toán phải ghi bảng kê nộp séc. Bảng kê nộp séc được lập làm hai liên: 1 liên lưu tại công ty, 1 liên do ngân hàng giữ. Biểu 17 bảng kê nộp séc Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Phần do ngân hàng ghi Đơn vị nộp séc: CTy tuyển than Cửa Ông TK Nợ Tại: Ngân hàng công thương Cẩm Phả - Quảng Ninh TK Có Số hiệu tài khoản: 710A-00009 STT Số séc TK ghi Nợ trên séc Đơn vị phát hành séc Số tiền 1 23712 Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 7. 500. 000 Cộng 7. 500. 000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Đơn vị nộp séc Ngân hàng bên bán nhận Ngân hàng bên mua nhận Khi ngân hàng công thương Cẩm Phả nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có về công ty. Sau khi nhận giấy báo Có kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi, cuối ngày lên Bảng kê số 2 cho cột ghi Có TK 511, Có TK 3331. _Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng bằng uỷ nhiệm chi. Ngân hàng công thương Cẩm Phả sau khi nhận được tiền của ngân hàng bên mua chuyển đến sẽ gửi 1 liên uỷ nhiệm chi (giấy báo có về CTy ) Biểu 18 Uỷ nhiệm chi số 15/12 Tàikhoảnnợ(do ngân hàng ghi) Tài khoản có Chuyển khoản,chuyển tiền thư điện lập ngày 15 tháng12năm 2003 Tên đơn vị trả tiền:CTy cảng và kinh doanh than Số tài khoản 710A-00010 Tại ngân hàng: Công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh Tên đơn vị nhận tiền: CTy tuyển than Cửa Ông Số tài khoản: 710A-00009 Tại ngân hàng: Công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh 500.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm triệu đồng chẵn Nội dung thanh toán: Trả tiền mua than cám Đơn vị trả tiền Ngân hàng Ngân hàng Kế toán Chủ tài khoản ghi sổ ngày… ghi sổ ngày… Kế toán Tpkế toán Kế toán Tpkế toán Đây là chứng từ xác nhận ngân hàng phục vụ bên bán đã nhận tiền và số liệu tài khoản được chuyển vào. Khi đó, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán" lên hoá đơn. Số tiền này được ghi vào "Sổ chi tiết thanh toán với người mua". Sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 112, cuối ngày lên Bảng kê số 2 cho cột ghi Có TK 511, Có TK 3331. _Nếu khách hàng ứng trước tiền hàng, khi nhận tiền ứng (thường là tiền mặt) kế toán lập phiếu thu ghi số tiền khách hàng ứng trước, căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và sổ chi tiết tiền mặt, cuối ngày lên Bảng kê số 1 cho cột ghi Có TK 131. B)Hạch toán với khách hàng thanh toán trả chậm Phương thức thanh toán này chỉ được áp dụng đối với những khách hàng có tín nhiệm hoặc bán hàng theo những hợp đồng kinh tế. Thời hạn thanh toán được xét cụ thể theo từng trường hợp hoặc được xác định trên hợp đồng. Thông thường, thời hạn thanh toán thường không quá một tháng đối với tiêu thụ theo hợp đồng hoặc 15 ngày nếu khách đến mua lẻ tại công ty. Thời hạn và đối tượng áp dụng phương thức trả chậm do Giám đốc hoặc Phó giám đốc CTy quyết định. ở công ty, những khách hàng được trả chậm là KH thường mua than theo hợp đồng kí kết lâu dài. Để theo dõi tình hình thanh toán theo phương thức trả chậm kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Biểu 19). Mỗi khách hàng mở một trang sổ. Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tháng 12 năm 2003 Khách hàng: CTy cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 132 897 18/12 26/12 . . . Số dư đầu kì Bán than cục 3A Thuế GTGT Trả tiền hàng . . . 511 3331 111 112 10. 000 800 40 . . . 500 500 . . . Tổng phát sinh 75. 600 70. 000 Số dư cuối kỳ 15. 600 Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua,sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Cuối tháng, kế toán lên Bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng (Biểu 20). Bảng kê được lập để tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng trong một tháng. Mỗi khách hàng được ghi một dòng. bảng kê số 11 Tháng 12 năm 2003 S T T Tên người mua Sdđk Ghi nợ tk 131, ghi có các tk Ghi có tk 131, ghi nợ các tk Sdck Nợ có 511 3331 Cộng nợ 131 111 112 Cộng có 131 nợ có 1 2 CTy CBKD than QN … 10. 000. … … 72. 000 … 3. 600 … 75. 600 … 30. 000 … 40. 000 … 70. 000 … 15. 600 … Cộng 30. 000 200. 000 10. 000 210. 000 80. 000 141. 000 221. 000 19. 000 Căn cứ vào số liệu trên Bảng kê số 11, kế toán tập hợp vào Nhật ký- Chứng từ số 8 cho bên Có TK 131 (Triệu đồng): Nợ TK 111: 80. 000 Nợ TK 112: 141. 000 Có TK131: 221. 000 Căn cứ vào số liệu TK 511 trên NKCT số 8 ở cột ghi Có TK 511( Triệu đồng) Nợ TK111:Đã ghi ở trên Nợ TK112:Đã ghi ở trên Nợ TK131:221. 000 Có TK511: 537. 000 Cuối cùng cũng lên sổ cái TK 511 như đã trình bày ở trên. _Hạch toán thuế GTGT,xuất khẩu Sản phẩm tiêu thụ tại CTy là than các loại, là đối tượng chịu thuế GTGT, vì vậy, cuối mỗi tháng CTy phải lập tờ khai thuế GTGT, thuế Xuất khẩu. Đồng thời cũng như các doanh nghiệp khác, CTy cũng phải nộp một số loại thuế như : thuế thu nhập doanh nghiệp và một số loại thuế khác: thuế tài nguyên, thuế nhập khẩu… Kế toán thuế GTGT được CTy thực hiện như sau: Từ các hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua NVL, mua TSCĐ và các loại hoá đơn GTGT khác, cuối tháng kế toán thuế lập tờ khai thuế GTGT. Tất cả thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đều được theo dõi trên TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. TK 3331 được sử dụng để theo dõi thuế GTGT phải nộp trong kì. Mặc dù tài khoản này có 2 TK cấp 3 TK 33311: Thuế GTGT phải nộp - HH&SPDV TK 33312:Thuế GTGT phải nộp –Hàng nhập khẩu nhưng trong hạch toán tiêu thụ chỉ sử dụng TK 33311 CTy xác định số thuế GTGT phải nộp như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT ._.