Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex

có của nó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng gồm các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức và lưu thông hàng hoá. Đặc biệt quá trình tiêu thụ được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hết sức cần thiết. Để trang trải mọi chi phí, đảm bảo đạt được lợi nhuận cao nhất, các doanh nghiệp thương mại phải tìm nguồn hàng ổn định với giá mua thấp và đẩy mạnh việc bán ra với giá cao nhất. Trong đó việc tổ chức tốt khâu tiêu thụ và kế toán tiêu thụ là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Gas - Petrolimex, em chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex” làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại giúp doanh nghiệp thấy được những mặt đã làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ ở công ty. Chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex Chương III: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết qủa tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. Chương I lý luận chung về hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại I. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại và ảnh hưởng của nó tới hạch toán tiêu thụ hàng hoá trong cơ chế thị trường Thương mại thực chất là quá trình trao đổi hàng hoá thông qua mua bán trên thị trường. Theo nghĩa rộng thương mại là quá trình kinh doanh, là khâu tất yếu của quá trình tái sản xuất và được coi là mạch máu của quá trình vận động nền kinh tế. Thương mại chính là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động kinh doanh thương mại thực hiện chức năng chủ yếu là mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Mỗi doanh nghiệp là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tự tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại phải tổ chức rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ…trong đó bán hàng là khâu quan trọng nhất. Chỉ có bán được hàng hoá doanh nghiệp mới thu hồi được vốn kinh doanh, thực hiện được lợi nhuận và tái mở rộng kinh doanh. Đối tượng kinh doanh thương mại là các loại hàng hoá, vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo 1 trong 2 hình thức là bán buôn hoặc bán lẻ. Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng, từ những đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại khác với các doanh nghiệp khác, cụ thể: - Nội dung chủ yếu của hạch toán trong doanh nghiệp thương mại là hạch toán khâu mua vào và bán ra. Chi phí kinh doanh là toàn bộ những chi phí để thực hiện nhiệm vụ mua bán, dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Tổng doanh thu của doanh nghiệp thương mại gồm doanh thu từ tiêu thụ hàng hoá, doanh thu từ dịch vụ thương mại và các nguồn thu khác. Thu nhập của doanh nghiệp thương mại là chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với giá vốn hàng tiêu thụ (gồm giá mua và chi phí thu mua) Để có nét khái quát về hạch toán quá trình tiêu thụ trước hết cần tìm hiểu lý luận chung về tiêu thụ hàng hoá. II. Lý luận chung về tiêu thụ hàng hoá 1. Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. 1.1. Khái niệm chung về tiêu thụ hàng hoá. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông quan tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T - H - T’), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoảmãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Tình hình tiêu thụ hàng hoá và thu lợi nhuận phản ánh năng lực kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Tiêu thụ nói chung bao gồm; Tiêu thụ ra ngoài đơn vị: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhân ngoài doanh nghiệp. Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty …hạch toán toàn ngành. Quá trình tiêu thụ là chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền. Như vậy, hạch toán tiêu thụ hàng hoá đồng thời là quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng và thực hiện hạch toán kết quả tiêu thụ. - Doanh thu bán hàng: là tổng giá trị thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Tổng doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn hay trên hợp đồng. Thời điểm ghi nhận doanh thu sẽ tuỳ theo từng phương thức bán hàng nhưng đều được xác định khi có bằng chứng xác nhận hàng hoá đã được tiêu thụ hay doanh nghiệp đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng hoặc hoàn thành công việc theo hợp đồng và được người mua chấp nhận thanh toán. - Doanh thu bán hàng nội bộ : là số tiền thu được do bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty … - Chi phí bán hàng: là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ như: chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, quảng cáo… - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí có kiên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không thể tách riêng ra cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản ký doanh nghiệp bao gồm: Chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác có liên quan đến cả doanh nghiệp. - Doanh thu thuần: là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng với các khoản giảm giá, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ, thuế xuất khẩu. - Lợi nhuận gộp: là số chênh lệch giữa tổng doanh thu thuần với giá vốn hàng bán. - Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:là số chênh lêch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2. ý nghĩa Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại để thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Thông qua tiêu thụ tính hữu ích của hàng hoá mới được xác định hoàn toàn về số lượng, chủng loại, thời gian, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Sản xuất ngày càng phát triển, ngày càng tạo ra nhiều loại sản phẩm hàng hoá thì mức độ cạnh tranh càng lớn. Vì vậy, tiêu thụ là vấn đề mấu chốt và sống còn đối với doanh nghiệp, nó có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình tiêu thụ có được thực hiện tốt, đạt hiệu quả thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển, quy mô kinh doanh được mở rộng, thị phần tiêu thụ tăng. Ngược lại nếu khâu tiêu thụ không tổ chức tốt sẽ dẫn đến doanh nghiệp không có thu nhập để bù đắp những khoản chi phí đã bỏ ra, không có điều kiện tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng dẫn đến hoạt động kinh doanh không có hiệu quả. Để kinh doanh có hiệu quả, đạt được kết quả mong muốn thì công tác hạch toán kế toán là thực sự cần thiết. Đặc biệt với doanh nghiệp kinh doanh thương mại việc hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là hết sức quan trọng trong công tác kế toán, quản lý của doanh nghiệp. Từ việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ có thể đưa ra các chỉ tiêu giúp doanh nghiệp thấy được thực trạng của mình, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh thích hợp, xây dựng kế hoạch cho các kỳ kinh doanh tiếp theo để đạt được kết quả cao hơn. Chính vì tầm quan trọng của việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh nên đặt ra những yêu cầu cụ thể. 1.3. Yêu cầu của việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng, kết thúc một chu kỳ kinh doanh và mở ra một chu kỳ tiếp theo của doanh nghiệp thương mại. Trong quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền bán hàng. Thời điểm xác định doanh thu tuỳ thuộc vào từng phương thức bán hàng.Điều đó sẽ ảnh hưởng tới việc hạch toán doanh thu và tiền bán hàng cũng như việc thanh toán với khách hàng. Do vậy nhằm nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ tiêu thụ nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nghiệp vụ tiêu thụ đảm bảo những yêu cầu đặt ra là: Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót, ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán để phát huy được ưu điểm của chúng và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu quản lý đơn giản và tiết kiệm. - Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận doanh thu và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế. - Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 1.4. Nhiệm vụ của hạch toán tiêu thụ hàng hoá Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chình xác cho nhà quản lý có những quyết định hữu hiệu và đánh giá dược chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán tiêu thụ hàng hoá có những nhiệm vụ sau: Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết sự biến động hàng bán ở trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gửi bán… - Phản ánh chính xác, kịp thời khối lượng hàng tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn, doanh thu thuần…). - Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý cho số lượng hàng đã bán và tồn cuối kỳ. - Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp. - Xác định kết quả bán hàng, thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng, cung cấp kịp thời tình hình tiêu thụ để phục vụ cho doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh. - Theo dõi và phán ánh kịp thời công nợ với khách hàng. 2. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghiệp thương mại với doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, nó đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Đặc biệt nền kinh tế thị trường hiện nay tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt, buộc các doanh nghiệp thương mại phải vận dụng linh hoạt sáng tạo các phương thức tiêu thụ hàng hoá để đạt mục đích bán được nhiều hàng hoá nhất. Hoạt động tiêu thụ trong kinh doanh thương mại gồm 4 phương thức chính: phương thức tiêu thụ trực tiếp, phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận, phương thức bán hàng đại lý và phương thức bán hàng trả góp. 2.1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp Tiêu thụ trực tiếp và phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hoặc chuyển trực tiếp cho khách hàng ngay sau khi mua hàng về (không qua kho) của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá khi giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và đơn vị mất quyền sở hữu số hàng này khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số hàng mà doanh nghiệp đã giao. Tiêu thụ trực tiếp bao gồm cả phương thức bán buôn và bán lẻ hàng hoá. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá là bán cho mạng lưới bán lẻ, cho sản xuất, xuất khẩu. Đặc điểm của bán buôn hàng hoá là: - Đối tượng bán hàng hoá là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác. - Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc tư liệu sản xuất. - Khối lượng hàng bán ra mỗi lần thường là lớn. - Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác. + Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp tại kho Là hình thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho doanh nghiệp rồi mới trực tiếp chuyển đi bán. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên bán và bên mua thì bên mua phải cử cán bộ nghiệp vụ (người được uỷ quyền) đến nhận hàng tại kho của bên bán. Bên bán giao chứng từ cho bên mua gồm hoá đơn giá trị gia tăng,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi người nhận hàng đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là hàng tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp mà giao thẳng từ bến cảng nhà ga hoặc từ nơi mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương pháp bán hàng tiết kiệm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên phương thức này chỉ được thựchiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, hàng hoá không cần có sự phân loại, chọn lọc hay bao gói của đơn vị bán. Theo hình thức này bên bán buôn căn cứ vào hợp đồng mua hàng để nhận hàng của nhà cung cấp bán thẳng cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng không qua kho của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua và bán xẩy ra đồng thời. Bên bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán. Nếu hàng hoá giao thẳng do doanh nghiệp chuyển đến bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc thông báo đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Còn nếu bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao xong, hàng hoá được coi là tiêu thụ theo hình thức này bên bán giao cho bên mua là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng và chi phí vận chuyển bên bán buôn phải chịu. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp bán buôn là đơn vị trung gian trong quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Công ty uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số hàng trong hợp đồng mà công ty đã ký kết với bên cung cấp. Trong nghiệp vụ này, công ty không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà bên bán buôn được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Sau đó, bên cung cấp gửi cho doanh nghiệp bán buôn hoá đơn bán hàng để theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký. Theo hình thức này, doanh nghiệp không ghi nhận nghiệp vụ mua hàng cũng như bán hàng. 1.2. Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc nghiệp vụ này hàng hoá được chuyển từ lĩnh vực lưu thông sang lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, cho cơ quan xí nghiệp phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá bán ra với khối lượng ít, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thường là tiền mặt nên không lập chứng từ cho từng lần bán. Các hình thức bán lẻ hàng hoá - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm vật chất về số hàng nhận bán tại quầy, trực tiếp thu tiền và giao cho khách hàng đồng thời ghi chép vào thể quầy hàng. Thẻ quầy hàng có thể mở cho từng mặt hàng, phản ánh cả số lượng và giá trị. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê tiền bán hàng và kiểm kê hàng tồn quầy để xác định lượng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày rồi sau đó lập báo cáo bán hàng. Tiền hàng được nhân viên bán hàn kê vào giấy nộp tiền nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp hoặc ngân hàng. Báo cáo bán hàng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Hình thức này giúp cho việc bán hàng được nhanh hơn. tuy nhiên, nó lại bộc lộ nhược điểm: + Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xẩy ra hiện tượng lạm dụng tiền bán hàng. + Do người bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm dễ gây nhầm lẫn, mất mát. Bán lẻ thu tiền tập trung Đối với thu tiền tập trung thì thì việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng, cửa hàng có một nhân viên thu ngân viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng, sau đó giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng tại quầy hàng. Nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê để giao hàng cho khách và chịu trách nhiệm về số hàng đã xuất ra. Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập rồi nộp lên phòng kế toán. Báo cáo bán hàng được lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng bán ra. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp. Phương pháp này tách giữa người bán hàng và người giữ tiền, do đó tránh được những nhầm lẫn, sai sót,mất mát và phân định rõ trách nhiệm. Tuy nhiên hình thức này cũng còn có nhược điểm gây phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện này phương pháp này ít áp dụng, chủ yếu là áp dụng với những mặt hàng có giá trị lớn. 2.2. Phương thức gửi bán Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến ngày giao hàng bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa chỉ đã ghi trong hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài (qua mkho hoặc không qua kho). Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi người mua thông báo đã nhận được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao thì số hàng gửi bán được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển tuỳ theo hợp đồng quy định mà bên mua hoặc bên bán chịu. 2.3. Phương thức bán hàng đại lý (ký gửi) Đây là hình thức doanh nghiệp thương mại xuất hàng nhờ bán hộ thông qua đại lý (ký gửi) hoặc nhận hàng đại lý của doanh nghiệp khác để bán hộ. 2.3.1. Đối với bên giao đại lý. Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho bên nhận đại lý, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng do bên giao đại lý trả. Hàng giao cho đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa xác định là hàng tiêu thụ. Doanh nghiệp chỉ hạch toán vào doanh thu khi nhận được tiền thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán của bên giao đại lý. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) trên tổng giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý. Khoản hoa hồng doanh nghiệp đã trả coi như một khoản chi phí và được hạch toán vào TK 641. Đối với bên nhận đại lý Số hàng bán đại lý không thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm phải bảo quản, giữ gìn, bán hộ và được hưởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký. Số hoa hồng đó chính là doanh thu trong hợp đồng bán hàng hộ của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp mua đứt bán gọn để hưởng chênh lệch giá, thì doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế GTGT trên phần chênh lệch giá đó. Ngược lại nếu doanh nghiệp bán đúng giá do bên giao đại lý quy định và phần hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận thì toàn bộ số thuế GTGT do bên đại lý chịu, doanh nghiệp không phải chịu thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. 2.4. Phương thức bán hàng trả góp Theo phương thức này, người mua sẽ trả tiền hàng làm nhiều lần. Khách hàng sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại khách hàng sẽ trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thực chất của phương thức này là bán hàng trực tiếp kết hợp cho khách hàng vay vốn. Thông thường số tiền phải trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc (tính theo giá bán thu tiền một lần) và một phần lãi trả chậm tính vào thu nhập của hoạt động tài chính (TK 711). Vì vậy, giá bán theo phương thức trả góp bao giờ cũng cao hơn giá bán thông thường. Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì hàng chuyển giao đã coi là hàng tiêu thụ nhưng về thực chất thì chỉ khi nào người mua trả hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. 2.5. Phương thức hàng đổi hàng Trường hợp này khác với các hình thức tiêu thụ khác là người mua không trả bằng tiền mà trả bằng hiện vật ( hàng hoá, vật tư…). Việc trao đổi hàng hoá thường có lợi cho cả hai bên vì nó tránh được việc thanh toán bằng tiền, tiết kiệm được vốn lưu động đồng thời tiêu thụ được hàng hoá. Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà hai bên đã ký kết với nhau, hai bên tiến hành trao đổi hàng hoá của mình cho nhau trên cơ sở ngang giá (có thể theo giá thị trường hoặc giá thoả thuận). Trong trường hợp này hàng gửi đi coi như bán và hàng nhận về coi như mua. 2.6. Tiêu thụ nội bộ Tiêu thụ nội bộ là phương thức tiêu thụ mà việc mua bán hàng hoá, dịch vụ diễn ra giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập với nhau hay giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập với đơn vị cấp trên (trong công ty, Tổng công ty …), hay trường hợp đơn vị cấp trên xuất bán tại các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc. Tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các khoản hàng hoá, dịch vụ xuất biếu tặng, quảng cáo, tiếp thị , trả lương, thưởng, phục vụ sản xuất kinh doanh … Để phản ánh chính xác kết quả tiêu thụ hàng hoá, yêu cầu đặt ra là phải xác định đúng giá vốn hàng bán. Có nhiều phương pháp xác định giá vốn hàng bán, doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp giá vốn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình. 3. Các phương pháp xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Để xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp, cần phải xác định phương pháp tính trị giá mua của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ của doanh nghiệp. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng hoá xuất kho hoặc gửi bán cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Việc xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp và phương pháp tính giá hàng xuất kho mà doanh nghiệp áp dụng trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong kế toán tức là sử dụng phương pháp thống nhất trong niên độ kế toán. Trị giá mua hàng tồn kho được phản ánh vào tài khoản hàng tồn kho theo giá thực tế của hàng mua nhập kho bao gồm: trị giá mua thực tế phải trả cho người bán, chi phí vận chuyển, bốc dỡ… trong quá trình mua hàng và thuế nhập khẩu (nếu có). Doanh nghiệp có thể kế toán hàng tồn kho theo giá thực tế hoặc giá kế hoạch. Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hoá xuất kho phải được thể hiện theo giá vốn thực tế. Trị giá vốn của hàng xuất bán bao gồm: trị giá mua của hàng tiêu thụ thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Để tính giá thực tế của hàng xuất kho, kế toán phải tách riêng hai bộ phận theo công thức trên. Hơn nữa hàng mua về nhập kho có thể theo những giá khác nhau mỗi thời điểm khác nhau trong kỳ hạch toán nên để tính chính xác giá vốn của khối lượng hàng tiêu thụ là rất phức tạp. Có thể khái quát trình tự tính giá vốn theo 3 bước: B1: Xác định số lượng hàng hoá tiêu thụ theo từng loại và theo từng khách hàng. B2: Xác định giá đơn vị của từng loại hàng xuất ra (theo đối tượng mua). B3: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo các tiêu thức phù hợp (số lượng, doanh thu, trị giá mua…). 3.1. Chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua Chi phí thu mua. Chi phi thu mua (chi phí mua hàng) là những chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua hàng hoá để thực hiện nghiệp vụ kinh doanh của mình. Chi phí này bao gồm những khoản sau: - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Chi phí bảo quản Chi phí thuê kho bãi để chứa hàng Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua hàng Hao hụt định mức trong khâu mua hàng Công tác phí của người mua hàng Hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ Do chi phí thu mua hàng hoá có liên quan đến cả lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ sẽ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, nhưng phải thực hiện nhất quán trong một niên độ kế toán. Phân bổ chi phí thu mua cho hàng còn lại cuối kỳ gồm: Hàng mua đang đi đường Hàng đang tồn kho Giá trị hàng gửi bán x Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ + Chi phí mua Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng hàng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ phân bổ cho hàng = còn lại cuối kỳ Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ và tồn cuối kỳ Chi phí thu mua Chi phí Chi phí mua Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = mua hàng tồn + hàng phát sinh - phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ đầu kỳ trong kỳ còn lại cuối kỳ Để xác định được giá vốn hàng bán, trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng phương pháp hạch toán giá mua hàng tiêu thụ cũng khác nhau. 3.2. Phương pháp tính trị giá mua hàng xuất bán Doanh nghiệp phải tính chính xác giá vốn hàng hoá tiêu thụ vì mỗi lần hàng hoá được nhập với số lượng và đơn giá khác nhau. Khi xuất hàng hoá tiêu thụ doanh nghiệp phải hạch toán giá trị hàng xuất theo một phương pháp nhất định để hạch toán tiết kiệm và rút ngắn được thời gian. Xác định chính xác giá vốn sẽ giúp doanh nghiệp tính đúng thu nhập và lãi thuần. Các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong số những phương pháp tính giá vốn sau đây: Phương pháp giá đơn vị bình quân Giá thực tế hàng hoá xuất kho Số lượng hàng hoá xuất kho Đơn giá bình quân (Giá đơn vị bình quân) = x Theo phương pháp này giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo giá bình quân: bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền), bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn), bình quân cuối kỳ trước (bình quân đầu kỳ này). Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Là phương pháp tính được trị giá vốn của số hàng xuất bán ngày cuối kỳ trên cơ sở tính giá bình quân cả kỳ kinh doanh. Trong kỳ, hàng hoá xuất kho không được ghi sổ, cuối kỳ căn cứ vào số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán tính giá thực tế đơn vị bình quân. Công thức tính như sau: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ + = = Theo phương pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ được tính một cách đơn giản và phản ánh kịp thời sự biến động của giá hàng nhập trong kỳ. Tuy nhiên, độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào ngày cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập xuất (phương pháp bình quân liên hoàn) Theo phương pháp này, trị giá vốn của hàng xuất tính theo giá bình quân của lần nhập liền trước với nghiệp vụ xuất, sau mỗi lần nhập kho giá thức tế của hàng hoá được tính lại để làm cơ sở tính giá hàng xuất cho lần nhập sau đó. Trị giá hàng xuất kho tiêu thụ được tính trên cơ sở giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tại thời điểm tương ứng: + Giá đơn vị thực tế bình quân sau mỗi lần nhập + Số lượng hàng tồn trước khi nhập lần n Số lượng hàng hoá nhập lần n Trị giá mua thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập lần n Trị giá hàng nhập lần n = Ưu điểm của phương pháp này là không phải chờ đến cuối tháng mới xác định được giá vốn hàng xuất bán mà sau mỗi lần nhập xác định được ngay giá đơn vị bình quân.Với phương pháp này thì giá vốn được tính chính xác, cập nhật. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là đối với những doanh nghiệp có số lần nhập xuất trong kỳ nhiều thì khối luơợng tính toán lớn và sau mỗi lần nhập ta phải tính lại đơn giá hàng hoá. Do đó phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có số lần nhập kho ít và áp dụng kế toán máy. Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Giá thực tế hàng hoá xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hoá xuất kho và giá đơn vị bình quân của một đơn vị hàng hoá cuối kỳ trước. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá mua thực tế hàng tồn cuối kỳ trước trước Số lượng hàng hoá tồn cuối kỳ trước = Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, đảm bảo giá trị hàng hoá xuất kho có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Nhưng phương pháp này có nhược điểm là nếu hai kỳ có sự biến động về giá cả thì giá trị hàng xuất bán sẽ không chính xác. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít có biến động về giá cả. 3.2.2. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hoá nào đó được nhập vào trước thì xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước thì mới đến số hàng nhập sau theo giá mua thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế hàng mua trước sẽ làm giá để tính giá thực tế hàng hoá xuất trước và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của những hàng mua sau cùng. Phương pháp này đảm bảo việc tính giá vốn hàng bán kịp thời, chính xác, sát với thực tế vận động của hàng hoá và giá cả, công việc kế toán không bị dồn vào ngày cuối tháng. Song phương pháp này đòi hỏi tổ ._.chức rất chặt chẽ, hạch toán chi tiết hàng tồng kho cả về số lượng và giá trị theo từng mặt hàng và từng lần mua hàng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định những hàng nào mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, sau đó mới đến hàng nhập trước đó. Cũng như phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp đảm bảo tính chính xác của giá trị hàng xuất. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi yêu cầu quản lý cao, tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít mặt hàng và giá cả có xu hướng tăng. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này giá thực tế hàng xuất kho tiêu thụ sẽ căn cứ vào đơn giá thực tế của hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập. Tức là hàng hoá nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó mà không quan tâm đến thời hạn nhập. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nó đảm bảo cân đối giữa mặt giá trị và mặt hiện vật. Tuy nhiên, công việc rất phức tạp nó đòi hỏi thủ kho phải quản lý chi tiết lô hàng, vì vậy nó được áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt. Thường thì phương pháp này được áp dụng chủ yếu trong trường hợp hàng giao bán thẳng, trong các trường hợp hàng lưu chuyển qua kho thì giá thực tế đích danh chỉ được áp dụng khi doanh nghiệp quản lý được kho hàng theo lượt nhập và xuất. Phương pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối cùng Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Cơ sở của việc tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá mua thực tế lần cuối cùng, đến cuối kỳ hạch toán trước hết phải kiểm kê số hàng tồn kho. x = Giá mua thực tế của Số lượng hàng Đơn giá mua lần hàng tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ cuối cùng trong kỳ Phương pháp này tính toán đơn giản, nhanh chóng nhưng độ chính xác không cao vì nó không phản ánh được sự biến động giá cả và doanh nghiệp khó xác định một cách chính xác giá trị hàng mất mát, hư hỏng do đó phương pháp này chỉ vận dụng trong điều kiện không tổ chức được kế toán chi tiết theo từng mặt hàng. Phương pháp giá hạch toán Vì hàng hoá nhập kho từ nhiều nguồn với giá cả khác nhau. Trong khi đó hàng hoá phải xuất bán để tăng nhanh vòng quay của vốn, cho nên để hạch toán kịp thời doanh nghiệp phải sử dụng giá hạch toán để phản ánh trị giá hàng xuất bán. Toàn bộ biến động hàng hoá trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc giá ổn định trong kỳ). Giá hạch toán do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ kế toán hàng ngày, chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán. Giá hạch toán được quy định thống nhất trong kỳ hạch toán. - Đối với hàng hoá nhập trong kỳ thì kế toán ghi trị giá hàng hoá theo hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán. - Đối với hàng hoá xuất kho trong kỳ thì kế toán chỉ phản ánh giá trị hàng hoá theo giá hạch toán. cuối kỳ khi đẫn tính được giá thực tế hàng hoá sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán xuất kho trong kỳ về giá thực tế. Trị giá hạch toán hàng hoá xuất kho trong kỳ Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá hạch toán = Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho x Trị giá hạch toán hàng hoá xuất kho Hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán = + Hệ số giá Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ Giá hạch toán hàng nhập trong kỳ + Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ = Trong đó hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán được xác định bởi công thức sau: Hạch toán theo phương pháp này có ưu điểm là không mấy khó khăn, phức tạp. Hơn nữa trong thực tế các nghiệp vụ xuất hàng hoá diễn ra liên tục, việc hạch toán theo giá thực tế sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là thông tin kế toán sẽ giảm độ tin cậy và đến cuối kỳ phải thực hiện bút toán đối chiếu. 4. Tài khoản, chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá 4.1. Tài khoản sử dụng hạch toán 4.1.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 156 - Hàng hoá. Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, nhóm, thứ hàng hoá. Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá (giá mua và chi phí thu mua) tại kho, quầy. Bên có: Trị giá mua của hàng xuất kho. Trị giá hàng hoá trả lại người bán, hoặc được giảm giá. Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. Chi phí thu mua hàng tồn kho. TK 156 chi tiết thành: 1561 - Giá mua hàng hoá. TK này được sử dụngđể phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho. 1562 - Chi phi thu mua hàng hoá. Phản ánh chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 157 - Hàng gửi bán. TK này được sử dụng để theo dõi giá trị hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoá, hàng hoá gửi bán đại lý, ký gửi. Người mua hàng chưa chấp nhận thanh toán, số hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. TK này được mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi hàng cho đến khi được chấp nhận thanh toán. Bên nợ: Giá trị hàng gửi bán (cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi) Giá trị hàng hoá đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được khách hàng chấp nhận. Bên có: Giá trị hàng hoá đã được khách hàng thanh toán. Giá trị hàng bán bị từ chối, trả lại. Dư nợ: Trị giá hàng tồn cuối kỳ. TK 511 - Doanh thu bán hàng. TK này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản làm giảm trừ doanh thu. Bên nợ: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trên doanh số bán trong kỳ. Số giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại. Kết chuyển doanh thu thuần vào kết quả hoạt động kinh doanh. Bên có: Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành tài khoản cấp 2 sau: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. + TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. TK 632 - Giá vốn hàng bán. Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ vào TK xác định kết quả kinh doanh. TK 632 cuối kỳ không có số dư. TK3331 - Thuế GTGT phải nộp. TK này sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách này nước. Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp. Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước. Số thuế GTGT của hàng bán bị rả lại. Bên có: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ. Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt đông tài chính, thu nhập bất thường. Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư: + Bên có - Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. + Bên nợ - Số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK111, 112, 131, 334, 512… 4.1.2.Đối với doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Các tài khoản sử dụng trong phương pháp này có kết cấu giống kê khai thường xuyên. Tuy nhiên, có một số tài khoản có kết cấu khác: TK 156 - Hàng hoá. Phản ánh trị giá hàng tồn kho tồn quầy, chi tiết theo từng thứ từng loại… Bên nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ Bên có: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ. Dư nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. TK 611 - Mua hàng hoá. TK này phản ánh trị giá hàng mua vào theo giá thực tế và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, từng quầy hàng. Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ, hàng gửi bán, hàng đang đi đường. Trị giá hàng mua vào trong kỳ. Bên có: Giảm giá hàng mua và hàng bị trả lại. Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển hàng tồn kho, hàng đang đi đường, hàng gửi bán cuối kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. 5.2. Thủ tục chứng từ ban đầu của hạch toán quá trình tiêu thụ Hạch toán ban đầu là công việc đầu tiên cần thiết và quan trọng của kế toán. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để phản ánh đồng thời và chính xác cả về số lượng và chất lượng, giá cả, thời gian, địa điểm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua đó là việc sử dụng các loại chứng từ và luân chuyển chứng từ. Từ đó làm cơ sở cho việc hạch toán chi tiết và tổng hợp. Quá trình luân chuyển chứng từ gồm các khâu sau: Lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ) là nội dung các yếu tố đã quy định như giao cho bên mua phải có chứng từ bán hàng và là thủ tục thanh toán. Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức. Sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán. Bảo quản và sử dụng chứng từ trong hạch toán vì trong quá trình đối với công tác kế toán. Do vậy phải bảo quản và giữ gìn tốt chứng từ. Nếu mất chứng từ là không có cơ sở cho nghiệp vụ kế toán phát sinh. Luân chuyển chứng từ vào dự trữ: Sau khi vào nhật ký, kế toán phải đóng chứng từ thành quyển đính kèm vào sổ nhật ký, sau đó chuyển vào lưu trữ. Khâu này có tác dụng là khi có sai sót về số liệu thì việc kiểm tra được dễ dàng, nhanh chóng và là cơ sở cho cán bộ quản lý kiểm tra khi cần thiết. Tổ chức tốt khâu luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán nói riêng và trong quản lý nói chung. Điều này tăng cường tính kịp thời và nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. Đồng thời tăng cường việc kiểm tra hàng ngày đối với mại hoạt động kinh doanh. Chứng từ ban đầu là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, là cơ sở cho việc kiểm tra tài chính khi cần thiết, do đó các chứng từ ban đầu phải được tổ chức hợp lý để phù hợp với công tác quản lý của các cấp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nguyên tắc hạch toán là mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ gốc theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính quy định. Quá trình tiêu thụ hàng hoá thường sử dụng các loại chứng từ sau: Hoá đơn GTGT: Hoá đơn này dùng cho việc bán hàng tại kho hoặc tại của hàng của doanh nghiệp. Hoá đơn này do người bán lập làm 3 liên. + Liên 1 lưu tại quyển + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 dùng để thanh toán - Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: hoá đơn này dùng cho việc bán hàng tại các kho của doanh nghiệp. Hoá đơn này lập làm 3 liên. - Ngoài ra còn có bảng thanh toán tiền hàng đại lý ( ký gửi)… Hoá đơn chứng từ của người bán xác nhận số lượng hàng hoá, đơn giá, số tiền đã bán. Hoá đơn là căn cứ để người bán xuất hàng cho người mua, là căn cứ để ghi sổ kho, ghi sổ kế toán, xác định doanh thu bán hàng và xác định thuế GTGT. Đối với người mua là căn cứ để vận chuyển hàng hoá trên đường để nhập kho. Ngoài các chứng từ bán hàng, quá trình tiêu thụ còn sử dụng loại chứng từ tiền mặt khác như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ…Chứng từ này dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Căn cứ vào những chứng từ ban đầu gắn với các phương thức tiêu thụ kế toán tiến hành tính toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. III. Phương pháp hạch toán tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Hạch toán chi tiết hàng hoá. Hạch toán chi tiết hàng hoá là việc ghi chép kịp thời đầy đủ sự biến động của hàng hoá cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý. Việc hạch toán được thực hiện ở hai nơi là kho và phòng kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết hàng hoá. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để phản ánh tình hình biến động hàng hoá ở kho, thủ kho phải mở thẻ kho nhằm theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho ghi số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan, cuối ngày tính ra số tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng của thẻ kho. Thủ kho có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho vốn số hàng hoá còn lại trong kho, hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi song thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại tương ứng với thẻ kho, nội dung của thẻ kế toán chi tiết tương tự thẻ kho nhưng theo dõi cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất hàng hoá do thủ kho chuyển lên kế toán phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn của từng hàng hoá rồi đối chiếu với thẻ kho. Số dư cuối kỳ về lượng trên sổ chi tiết phải trùng với số dư cuối kỳ trên thẻ kho. Cột số dư cuối kỳ tiền mặt giá trị kế toán hàng hoá đối chiếu với kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó lập bảng kê nhập - xuất - tồn về giá trị của từng loại hàng hoá. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, phù hợp với kế toán có trình độ thấp. Song nhược điểm của nó là ghi chép còn trùng lặp tốn thời gian nên không thích hợp với doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hoá trong điều kiện kế toán bằng tay. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp N –X – T hàng hoá Sổ chi tiết hàng hoá Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này, ở kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng loại hàng hoá giống như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở số đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị từng loại hàng hoá theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá chỉ ghi một dòng trong sổ vào cuối tháng, đối chiếu lượng hàng hoá với thủ kho và đối chiếu giá trị hàng hoá với kế toán tổng hợp, nếu phát hiện chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân để điều chỉnh. Phương pháp này tránh được việc ghi cháp trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, việc tính toán đơn giản. Tuy nhiên, công việc bị dồn vào ngày cuối tháng, nếu có nhầm lãn thì dễ phát hiện. Phương pháp này thường áp dụng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủng loại hàng hoá ít, nhập - xuất không thường xuyên. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Phương pháp sổ số dư Trình tự hạch toán của phương pháp này như sau: Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong ngày, ký và phân loại theo từng nhóm hàng hoá quy định đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập, xuất) và giao cho kế toán kèm theo phiếu xuất, nhập. Cuối tháng, thủ kho ghi số lượng hàng hoá tồn trong kho theo từng loại vào sổ số dư. Sổ này được mở cho từng kho và mở cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán gửi cho thủ kho để ghi sổ, ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để tính tiền. Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho, thu nhận chứng từ, kiểm tra, tính ra số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập, xuất lần cuối cùng trong tháng vào bảng kê, kế toán tính số tiền tồn kho theo từng nhóm, từng loại và đối chiếu với kế toán kế toán tổng hợp. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thẻ kho với việc ghi chép tại phòng kế toán. Ưu điểm của nó là ghi sổ kế toán gọn nhẹ, tránh trùng lặp, công việc kế toán đều đặn trong tháng nên tạo điều kiện dễ kiểm tra, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác số lượng kế toán khi cần thiết. Nhưng nó cũng có nhược điển là kế toán không biết được sự biến động về số lượng từng loại hàng hoá vì kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị còn thủ kho ghi sổ theo chỉ tiêu số lượng. Khi có sự sai sót nhầm lẫn thì khó phát hiện. Phương pháp này phù hợp với đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập, xuất hàng hoá theo giá hạch toán và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế N – X – T kho hàng hoá Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Phiếu xuất kho Thẻ kho Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 2. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1. Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương thức tiêu thụ trực tiếp Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp + Khi xuất giao hàng hoá cho người mua, kế toán phản ánh các bút toán: BT1) Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. BT2) Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ Nợ TK liên quan (111,112, 131…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGTđầu ra. + Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ Nếu doanh ngiệp sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122,131…Tổng giá thanh toán theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu vào. Nếu doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán Nợ TK 1112, 1122,131… Tổng giá thanh toán theo tỷ giá thực tế. Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Sơ đồ 1 Sơ đồ hạch toán tổng quát phương thức tiêu thụ trực tiếp Thuế GTGT đầu ra TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 111, 112, 131 TK 33311 Trị giá vốn hàng bán trực tiếp K/C giá vốn hàng bán (CK) K/C doanh thu thuần (CK) Doanh thu bán hàng Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Về thực chất doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng. Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Khi nhận được hoa hồng môi giới, kế toán ghi các bút toán: + Phản ánh doanh thu, thuế GTGT phải nộp Nợ TK lq (111,112,131…) Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng không có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Phản ánh chi phí liên quan đến bán hàng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK lq (111,112,338…): Tổng giá thanh toán. Sơ đồ 2 Sơ đồ hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán TK 911 TK 511 TK 111, 112 TK 3331 TK 1331 TK 641 K/C doanh thu thuần (CK) Thuế GTGT được khấu trừ Chi phí môi giới (nếu có) Hoa hồng được hưởng Thuế GTGT phải nộp Kết chuyển chi phí bán hàng (CK) Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng) BT1) Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Trị giá mua chưa thuế. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán. BT2) Phản ánh doanh thu bán vận chuyển thẳng Nợ TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra Sơ đồ 3 Sơ đồ hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 3331 TH giao tay ba TK 632 TK111,112… TK 511 TK 911 TK 133 VAT đầu vào KC giá vốn hàng tiêu thụ KC doanh thu thuần (CK) TK111,112… DT bán hàng VAT đầu ra Phương thức bán lẻ hàng hoá - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng. kế toán chi tiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng. Nợ TK 1561 - Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận bán. Có TK 1561 - Kho hàng hoá (kho chính). Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn. BT1) Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng hoá. Có TK 1561 - Chi tiết kho, quầy hàng. BT2) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Trường hợp phát sinh thừa, thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì phải lập biên bản xử lý. Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 3381: Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. Nếu nộp thiếu tiền hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Nợ TK 1381: Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Sơ đồ 4 Sơ đồ hạch toán bán lẻ hàng hoá TK 3331 TK 911 TK 632 TK156-KC TK 156- QH TK 111,112 TK 511 Xuất hàng cho cửa hàng Trị giá vốn hàng bán K/C doanh thu (CK) Kết chuyển giá vốn (CK) Doanh thu bán hàng Vat đầu ra 2.1.2. Phương thức hàng gửi bán + Khi chuyển hàng đến cho người mua kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng chuyển đi. Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng chuyển đi. + Nếu có bao bì kèm theo hàng hoá và được tính riêng, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. Có TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng. + Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Nợ TK liên quan ( 111, 112…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng ( giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. + Xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Giá mua thực tế hàng gửi bán. Có TK 157: Giá thực tế hàng gửi bán Sơ đồ 5 Sơ đồ hạch toán tổng quát phương thức hàng gửi bán TK 156 TK 3331 Trị giá vốn hàng chuyển đi Trị giá vốn hàng tiêu thụ K/C giá vốn hàng bán (CK) K/C doanh thu thuần (CK) Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112 TK 157 2.1.3. Phương thức bán hàng đại lý (ký gửi) Tại bên giao đại lý Theo phương thức này thì số hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Do đó về cơ bản các bút toán phản ánh giá vốn giống như phương thức chuyển hàng, các bút toán về doanh thu và thuế giống như phương thức tiêu thụ qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng ngay tại kho. Chỉ khác doanh nghiệp phải xác định hoa hồng phải trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý tính theo tỷ lệ quy định. BT1) Phản ánh hàng chuyển giao cho cơ sở nhận đại lý Nợ TK 157: Hàng gửi bán. Có TK 1561: Trị giá mua hàng giao đại lý. BT2) Khi bên nhận đại lý trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157:Trị giá mua hàng gửi bán. BT3) Phản ánh doanh thu bán hàng và hoa hồng phải trả Nợ TK 111, 112, 131… Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng Nợ TK 641:Hoa hồng trả cho bên nhận đại lý. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Sơ đồ 6 Sơ đồ hạch toán tiêu thụ theo phương thức giao hàng đại lý TK 157 TK 911 TK 641 TK 3331 TK 511 TK 111,112… TK 632 TK 156 Giá mua hàng gửi bán Trị giá hàng gửi bán Kết chuyển giá vốn (CK) Kết chuyển doanh thu (CK) Doanh thu bán hàng Tổng giá trừ hoa hồng Thuế GTGT đầu ra Hoa hồng đại lý Kết chuyển chi phí bán hàng Tại bên nhận đại lý Khi nhận hàng của bên giao đại lý, căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng kế toán ghi: Nợ TK 003: Trị giá số hàng nhận bán. Bán được hàng, thu tiền hoặc được chấp nhận thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131…Tổng số tiền bán hàng Có TK 331: Tổng số tiền hàng trả cho chủ hàng Có TK 511: Hoa hồng được hưởng (không có thuế GTGT Đồng thời ghi Có TK 003: Trị giá số hàng đã bán của bên giao đại lý Khi thanh toán với bên giao đại lý kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết chủ hàng): Số tiền đã thanh toán Có TK 111, 112 Sơ đồ 7 Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý (Bên nhận đaị lý) Kết chuyển doanh thu thuần (CK) Hoa hồng được hưởng Tổng giá thanh toán TK 911 - Bán - Trả lại Nhận hàng TK 003 Phải trả bên giao đại lý TK 331 TK 111, 112… TK 511 2.1.4. Phương thức bán hàng trả góp Khi xuất hàng giao cho người mua, kế toán phản ánh bút toán giá vốn hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Phản ánh doanh thu của hàng bán trả góp Nợ TK 111,112: Số tiền người mua thanh toán lần đầu. Nợ TK 131: Tổng số tiền còn phải thu ở người mua. Có TK 511: Doanh thu bán hàng tính theo giá bán trả một lần (giá trả ngay) Có TK 711: Tổng số lợi tức trả chậm. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra tính trên giá bán trả một lần. (Xem sơ đồ 8) 2.1.5. Phương thức hàng đổi hàng - Khi xuất kho hàng để đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 1561 - A: Trị giá hàng xuất khỏi kho để đổi hàng. Phản ánh doanh thu do đổi hàng Nợ TK 131: Tổng giá trị phải thu khách hàng. Có TK 511: Doanh thu hàng đem đổi. Có TK 3331:Thuế GTGT đầu ra. Khi nhận hàng do đổi hàng Nợ TK 156 - B, 152, 153: Giá trị hàng nhận về. Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 131: Số phải thu khách hàng (Xem sơ đồ 9) Sơ đồ 8 Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp TK 156 TK632 TK 711 TK 111, 112… TK 511 TK 911 TK 3331 TK 131 Trị giá hàng bán Doanh thu theo giá bán trả một lần K/C giá vốn (CK) K/C doanh thu thuần Tổng số tiền phải thu người mua Lợi tức trả chậm VAT phải nộp tính trên giá thu tiền ngay Khách hàng thanh toán Số tiền người mua trả lần đầu Sơ đồ 9 Sơ đồ hạch toán phương thức hàng đổi hàng Thuế GTGT đầu ra TK 156- A TK 156- B,152… TK 131 TK 511 TK 911 TK 1331 TK 3331 TK 632 Trị giá hàng đem đổi Trị giá hàng nhận về Doanh thu do đổi hàng K/C giá vốn ( CK) K/C doanh thu thuần (CK) Thuế GTGT được khấu trừ 2.1.6. Tiêu thụ nội bộ Trường hợp tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập với nhau hay giữa đơn vị hạch toán độc lập với đơn vị cấp trên. Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị hạch toán độc lập trong công ty, tổng công ty…kế toán ghi: BT1) Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 1561: Trị giá mua của hàng xuất. BT2) Phản ánh doanh thu nội bộ Nợ TK 111,112,1368…Số tiền phải thu nội bộ. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Hàng do đơn vị cấp trên xuất bán tại đơn vị hạch toán phụ thuộc. Hạch toán tại đơn vị cấp trên. + Khi xuất hàng chuyển giao cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc (các chhi nhánh, cửa hàng…) kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Nợ TK 157: Hàng gửi bán. Có TK 1561: Trị giá mua hàng xuất kho. Căn cứ vào bảng kê hoá đơn bán hàng do đơn vị hạch toán phụ thuộc lập và chuyển đến cùng số tiền hàng, kế toán lập hoá đơn GTGT và phản ánh tiêu thụ nội bộ gửi cho các đơn vị phụ thuộc. BT1) Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 157: Trị giá hàng gửi bán. BT2) phản ánh doanh thu nội bộ Nợ TK lq (111, 112, 1368…): Tổng giá bán nội bộ. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ (không có thuế GTGT). Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Trường hợp đơn vị cấp trên không muốn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà sử dụng ngay hoá đơn hoá đơn GTGT thì khi xuất hàng giao cho các đơn vị phụ thuộc kế toán ghi bút toán giống như hạch toán giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập với nhau. Sơ đồ 10 Sơ đồ hạch toán tại đơn vị cấp trên TK 156 TK 157 TK 111. 1368… TK 512 TK 911 TK 632 Trị giá mua hàng xuất giao Trị giá hàng giao tiêu thụ TK 3331 Doanh thu bán hàng nội bộ K/C doanh thu thuần bán hàng nội bộ K/C giá vốn hàng bán Thuế GTGT đầu ra Tại đơn vị hạch toán phụ thuộc. + Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc nhận được hàng hoá do công ty, đơn vị cấp trên điều động, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Nợ TK 1561: Giá bán nội bộ. Có TK 336: Phải thu nội bộ. + Khi bán hàng do đơn vị chuyển đến thì đơn vị hạch toán phụ thuộc phải lập hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phản ánh. BT1) Phản ánh doanh thu: Nợ TK lq (111, 112, 131…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Tổng doanh thu đã bán. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. BT2) Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng nội bộ đã bán. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 1561: Giá vốn hàng đã bán. Nếu đơn vị cấp trên không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà lập giá trị gia tăng đơn vị hoạch toán: Nợ TK 156: Giá mua nội bộ. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK lq (336, 111…): Tổng giá thanh toán nội bộ. Sơ đồ 11 Sơ đồ hạch toán tiêu thụ nội bộ tại đơn vị hạch toán phụ thuộc K/C giá vốn (CK) Giá mua hàng nội bộ Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT đầu ra Doanh thu bán hàng Trị giá hàng mua K/C doanh thu thuần TK 336 TK 133 TK 111, 112, 131 TK 511 TK 911 TK 632 TK 156 TK 3331 Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác Trường hợp dùng hàng hoá để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng… BT1) Phản ánh trị giá vốn hàng xuất Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561): Trị giá hàng xuất dùng. BT2) Phản ánh doanh thu + Nếu dùng biếu tặng cho công nhân viên chức, cho khách hàng ( bù đắp bằng quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng) Nợ TK 431: Tính theo tổng giá thnah toán. Có TK 512: Doanh thu của hàng tương đương. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Nếu dùng biếu tặng cho phục vụ sản xuất kinh doanh (khuyến mại, tiếp thị, quảng cáo, hội nghị khách hàng…) ghi theo giá bán tương đương tại cùng thời điểm: Nợ TK 641, 642: Tính vào chi phí bán hàng, quản lý. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ ( giá không có thuế ). Đồng thời t._.phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực. Nhà nước đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kế toán, sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng phương pháp hệ thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay, và đây thật sự là một yêu cầu bức xúc. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Vốn hàng hoá thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh, chính vì thế quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải được theo dõi chặt chẽ, thường xuyên. Đồng thời quá trình này là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có nhận xét đúng trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm báo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin kinh tế , vừa tiết kiệm được chi phí, vừa có hiệu quả. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tốt thì hệ thống các chứng từ ban đầu sẽ được hoàn thiện, do đó sẽ được nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập -xuất - tồn hàng hoá. Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản để phán ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán trên, ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán toàn Công ty, nó còn cung cấp cho các cơ quan quản lý cấp trên những số liệu chính xác, phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ của Công ty theo từng hình thức bán và hiệu quả kinh doanh, giúp cho nhà lãnh đạo có thể quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc được tốt hơn. Hoàn thiện quá trình kế toán này đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas - Petrolimex. 2.1. Về luân chuyển luân chứng từ. Trong trường hợp bán hàng cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc, Công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho Chi nhánh, Xí nghiệp làm cơ sở báo nợ cho Văn phòng Công ty, 1 liên lưu ở sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở Chi nhánh, Xí nghiệp hay hàng ở kho Văn phòng Công ty vẫn là hàng thuộc sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp vì thế vẫn được coi là xuất khỏi Công ty. Chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Hoặc Công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và điều động hàng hoá cho các NH, XN. Các CH, XN được uỷ quyền xuất hàng và bán hàng trực tiếp. Tại các CN, XN đã có kho hàng, có hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy trên Văn phòng Công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ để tập trung vào điều hành Công ty. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và chính sách thuế. + Trường hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập nên giao hoá đơn GTGT cho khách ngay tại CN cảng đầu mối. Khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lưu chứng từ cần thiết vào tập hồ sơ, đến khi nào CN chuyển hoá đơn GTGT về số hàng đã bán cho Công ty thì Công ty tiến hành hạch toán số hàng đã bán theo giá bán cho khách. Những hoá đơn này phải được gửi ngay về Công ty để kịp thời hạch toán. + Đối với hàng hoá bán lẻ: các cửa hàng lập báo cáo bán hàng và gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất có khi 10 ngày mới nhận được báo cáo bán hàng điều này gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán tiêu thụ ở Công ty. Do đó Công ty nên đưa ra các quy định rõ ràng, cụ thể về việc lập và nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc theo định kỳ ngắn (tối đa là 5 ngày). Để đảm bảo việc theo dõi tốc độ thực tế bán ra tại các cửa hàng bán lẻ, cũng như công nợ đối với các cửa hàng. Đối với những hàng hoá mới đưa ra thị trường phải báo cáo thường xuyên với Công ty để có thể nắm bắt thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định hợp lý cho sự tồn tại và phát triển của hàng hoá đó trên thị trường. 2.2. Về phương pháp hạch toán Công ty không sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá mà tất cả chi phí thu mua hàng hoá được hạch toán vào TK 641- chi phí bán hàng nên khó xác định chính xác chi phí mua hàng làm cho giá vốn hàng bán không phản ánh chính xác,vì không có khoản chi phí mua hàng trong giá vốn. Hơn nữa tỷ trong giữa chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tổng chi phí không được phân định rõ. Vì thế Công ty nên mở TK 1562 tập hợp chi phí thu mua để khắc phục hạn chế này. Phương pháp hạch toán: cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua trên TK 1562 cho hàng tiêu thụ trong kỳ (theo công thức mục 3.1 thuộc (3) trong phần II của Chương I) và kết chuyển chi phí thu mua sang TK 632. Nợ TK 632: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Có TK 1562: Chi phí mua hàng. Còn phần chi phí thu mua của hàng tồn kho vẫn nằm trên TK 1562 (dư nợ) sẽ được phân bổ vào kỳ sau. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh không nhất thiết phải phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Cần linh hoạt khi có sự biến động lớn về hàng tồn kho, tránh tình trạng phản ánh sai kết quả kinh doanh ảng hưởng tới công tác thanh toán với ngân sách nhà nước. Trong chi phí nghiệp vụ kinh doanh bao gồm cả chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên mở riêng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc bóc tách hai loại chi phí này giúp cho doanh nghiệp xác định các định mức phí một cách chính xác. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán được hạch toán vào TK 1561xx2 đến cuối kỳ kết chuyển hết vào TK 632. Việc hạch toán như vậy sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh vì phần kết chuyển chênh lệch giá này bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ dó đó giá vốn hàng bán tăng lên với thực tế. Công ty nên phân bổ phần chêch lệch giá cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Cuối kỳ kết chuyển phần chênh lệch giá phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK 632 còn phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ sẽ dư trên TK 1561xx2. Công thức phân bổ như sau: Giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Hệ số giá = x Số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng tiêu thụ Giá thực tế hàng hoá xuất tiêu thụ trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = - Hệ số giá hàng hoá Giá hạch toán hàng hoá nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳ nhập trong kỳ = + + Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng mua với khối lượng lớn, thường xuyên, Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền Công ty giảm giá cho khách hàng mà trừ trực tiếp trên tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán hàng và số tiền đã giảm cho khách hàng cho từng lô hàng. Để khắc phục tình trạng này Công ty nên tách rời phần giảm giá mà khách hàng được hưởng với tổng giá thanh toán sử dụng TK 532 để hạch toán. Công ty có thể nghiên cứu, điều chỉnh để đưa ra mức giảm giá cho khách hàng. Mặt khác, nó vừa đảm bảo được chính sách bán hàng của Công ty vừa tăng cường công tác quản lý, hạch toán kế toán về các khoản giảm trừ đoanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trình tự hạch toán đối với tài khoản này đã trình bầy ở mục 3 thuộc phần IV trong chương I. 2.3. Về sổ sách kế toán Công ty mở sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: (bảng 12) Mẫu sổ cái mà Công ty đang áp dụng không phải là sổ cái của hình thức NK - CT mà nó đã được cải tiến cho phù hợp với kế toán máy. 2.4. Về thanh toán công nợ 2.4.1. Về thanh toán công nợ khách hàng Trong điều kiện kinh doanh hiện nay,Công ty phải cạnh tranh gay gắt với các Công ty cùng ngành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và chủ yếu là thanh toán chậm, điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn. Trong thời gian qua, công nợ là vấn đề quan tâm hàng đầu của Công ty. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên. Trong hoạt động kinh doanh hàng hoá, để giữ được khách hàng thường xuyên và cạnh tranh được hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Công ty nên có những nguyên tắc sau: Tất cả khách hàng của Công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức công nợ bán hàng chung của toàn Công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh trên cơ sở căn cứ lượng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền Công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng phải trả đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn Công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm 1,5%/ tháng. Công ty ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà Công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà Công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì Công ty không nên bán chịu. Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hàng hay không. Đây là một trong những giải pháp quan trọng đảm bảo dư nợ an toàn. Kế toán công nợ định kỳ 10 - 15 ngày gửi giấy báo công nợ đến khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định. Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của Công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hành mua được hưởng chiết khấu, hồi khấu… Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. 2.4.2. Về quản lý công nợ vỏ bình Gas. - Để đảm bảo quản lý tốt công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng, thông tin về sự biến động vỏ bình Gas phải được cung cấp kịp thời, kế toán công nợ vỏ bình Gas nên lập báo cáo về công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng chuyên doanh, các đại lý theo định kỳ 10 ngày/ lần. Theo dõi tổng lượng vỏ bình các đơn vị này đang lưu giữ trong đó phân thành lượng bình đã thanh toán ký cược và phần chưa thanh toán ký cược. Đối với các đại lý phải quy định khi mua hàng phải giao vỏ bình rỗng để đổi ngay sau khi nhận bình Gas mới có chứa Gas, chỉ cung cấp lượng Gas bình tương ứng với số lượng vỏ bình rỗng nhận được để tránh tình trạng nợ thêm vỏ bình trong quá trình lưu thông. Tổng số lượng vỏ bình tại các cửa hàng, đại lý lưu trữ bằng tổng số vỏ bình đang trong lưu thông được quản lý bằng việc ký cược. Công ty nên nghiên cứu, tính toán lại tính hợp lý , tính kinh tế cho các khách hàng công nghiệp, thương mại mượn vỏ bình Gas không phải thanh toán tiền ký cược. Theo em, Công ty nên hạn chế dần dần việc cho mượn vỏ bình Gas đối với khách hàng công nghiệp, thương mại bằng cách quy định lại mức vỏ bình tối đa được mượn khi các klhách hàng đáp ứng được những điều kiện về số lượng hàng hoá Công ty đưa ra. Tăng cường việc kiểm tra, giám sát việc đổi vỏ bình rỗng lấy Gas bình để đảm bảo không lẫn lộn vỏ bình của các hãng khác vào vỏ bình của Công ty. 2.5. Về tài khoản kế toán 2.5.1. Tổ chức lại hệ thống tài khoản Hiện nay Công ty sử dụng TK 336 để theo dõi các khoản thanh toán nội bộ Công ty và nội bộ Tổng Công ty. Việc tất cả các khoản thanh toán nội bộ thu và trả đều được hạch toán trên TK 336 rất dẽ gây nhầm lẫn trong hạch toán và theo dõi của nhân viên kế toán, đồng thời cũng để mất thời gian cho nhân viên kế toán tiếp cận hệ thống tài khoản. Do vậy theo em Công ty nên tách riêng tài khoản như sau: TK 136 - Phải thu nội bộ. TK 1361 - Phải thu nội bộ Tổng Công ty. TK 1362 - Phải thu nội bộ Công ty. TK 336 - Phải trả nội bộ. TK 3361 - Phải trả nội bộ Tổng Công ty. TK 3362 - Phải trả nội bộ Công ty. Cuối kỳ bù trừ công nợ giữa TK 136 và TK 336 của cùng một khách hàng để xác định số phải thu hoặc phải trả. 2.5.2. Bổ sung thêm tài khoản Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp rủi ro do các tác nhân khách quan như thấy thu các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của Công ty mà nhà nước đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó. Hơn nữa phương thức thanh toán của Công ty chủ yếu là trả chậm song Công ty lại không lập “dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này không nên vì khi xẩy ra rủi ro thực sự thì Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản nào bù đắp, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp vì nếu dự phòng xảy ra thì đó là nguồn bù đắp, còn nếu không xẩy ra thì doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thường vẫn đẩm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí. Cuối năm (31/12) Công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, Công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được ( không có khả năng trả) và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Mức dự phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi % nợ có khả năng mất (ước tính) = x Theo quy định khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ của Công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ chốn, đang bị giam giữ xét hỏi…thì cũng được coi là nợ khó đòi. Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, Công ty dùng TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi. TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. - Bên nợ: + Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu nhập bất thường. Bên có: + Lập dự phòng phải thu khó đòi. - Dư có: + Dự phòng đã lập hiện còn. Cách hạch toán: Cuối niên độ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thhu khó đòi. Trong niên độ sau nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xẩy ra, kế toán ghi bút toán: + Số tiền nợ không đòi được: Nợ TK 642 (6424): Số tiền thực mất. Có TK 131: Số tiền không đòi được. + Ghi đơn Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. + Nếu sau khi đã xử lý số nợ phải thu khó đòi mà Công ty đòi được tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Có TK 721: Tổng số tiền đòi được. Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. Cuối niên độ sau hoàn nhập dự phòng đã lập niên độ trước: Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập. Có TK 721: Số dự phòng lập nhưng không xẩy ra. Đồng thời tính lại số dự phòng phải lập cho tiếp theo Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Bộ Tài chính quy định mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo doanh nghệp không bị lỗ. Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho và xác định giá vốn. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Phương pháp này đảm bảo tính được giá vốn hàng xuất kho ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ nhưng nhược điểm là không cập nhật khi có sự biến động lớn về giá cả trên thị trường. Với thực tế, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên việc sử dụng giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập là rất phù hợp vì phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao mà giúp cho kế toán hàng tồn kho giảm nhẹ được công việc kế toán rất nhiều. Do đó theo em, Công ty nên điều chỉnh lại phương pháp tính giá, áp dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập. 2.7. Tổ chức các chính sách giảm giá và chiết khấu bán hàng. 2.7.1. Chính sách chiết khấu. Trong hoạt động kinh doanh của mình, Công ty không sử dụng hình thức chiết khấu để thu hút khách hàng, khuyến khích khách hàng trả nợ cho Công ty đúng hạn. Song chiết khấu lại là một công cụ hữu hiệu thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và tăng nhanh vòng quay của vốn nên yêu cầu đặt ra đối với Công ty là phải nghiên cứu để tìm ra phương thức chiết khấu cố thể áp dụng tại Công ty. Việc thực hiện chiết khấu sẽ làm giảm đi một phần lợi nhuận trước mắt nhưng đem lại nguồn lợi lâu dài cho Công ty. Khi Công ty áp dụng chiết khấu bán hàng thì lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn, công nợ của khách hàng được thanh toán nhanh hơn, từ đó giúp Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Cách hạch toán đã được trình bầy mục (1) trong phần IV thuộc chương I. 2.7.2. Chính sách giảm giá Với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc áp dụng các chính sách giảm giá hàng bán là cần thiết trong thực tế kinh doanh và phù hợp với thông lệ trong hoạt động thương mại. Tuy nhiên, do vướng mắc của việc áp dụng luật thuế GTGT chưa được giải quyết nên việc thực hiện giảm giá theo quy định của Bộ Tài Chính gặp khó khăn. Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn với từng lần mua và được trừ vào giá bán tương ứng với từng lượng hàng hoá bán ra. Hoá đơn GTGT sẽ được lập trên cơ sở đối chiếu giữa khối lượng mua hàng và khung giá bán của Công ty. Công ty có một khung giá bán theo sản lượng, khách hàng mua với khối lượng càng lớn thì giá càng thấp. Tuy nhiên việc giảm giá ngay trên hoá đơn này gây ra hiện tượng không đảm bảo mặt bằng chung về giá trên thị trường do dơn vị này mua hàng của Công ty được hưởng giá khác, đơn vị khác mua hàng lại ở mức giá khác tại cùng thời điểm và Công ty cũng khó xác định tổng mức giảm giá là bao nhiêu vì mỗi lần mua là khác nhau. Theo em, Công ty nên viết hoá đơn GTGT theo giá bán bình thường (đối với từng phương thức bán) và không ghi giảm giá ngay trên hoá đơn GTGT mà đến cuối tháng sau khi thống kê số lượng tiêu thụ của từng khách hàng Công ty mới tiến hành áp dụng khung giá và quyết định giảm giá hàng bán. Số tiền giảm giá sẽ được trừ vào hoá đơn lấy hàng tiếp theo hoặc hoá đơn lấy hàng cuối cùng của tháng. Công ty nên mở sổ theo dõi giảm giá hàng bán. Sổ nàychỉ ghi cuối tháng cho từng khách hàng được giảm giá. 2.8. một số kiến nghị trong luật thuế GGT để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. 2.8.1 Xử lý thừa thiếu trong vận chuyển Gas là chất lỏng nên tất yếu trong giao nhận và vận chuyển sẽ phát sinh chênh lệch. Khi xuất bán Công ty viết hoá đơn theo số thực xuất còn người mua lại nhận theo số thực nhận. Như vậy sẽ phát sinh số thuế GTGT phần chênh lệch cần phải xử lý. Tuy nhiên tại Công ty không được phép phát hành hoá đơn âm. Điều đó gây khó khăn cho việc xử lý chênh lệch. Theo em, Công ty có một văn bản kiến nghị để Công ty được phát hành hoá đơn âm để điều chỉnh chênh lệch tăng hoặc giảm số lượng thực nhận so với hoá đơn (như trường hợp Tổng Công ty XD phát hành hoá đơn âm khi phát sinh chênh lệch giữa hoá đơn giao hàng và biên bản giám định). 2.8.2. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại Hiện nay trên thị trường các hãng kinh doanh cùng ngành cạnh tranh nhau quyết liệt , đặc biệt là dầu nhờn, Gas hoá lỏng, nhựa đường…Bên cạnh đó còn có những hãng lớn trong và nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam. Bộ Tài Chính xếp nhóm hàng này vào nhóm ít cạnh tranh. Theo em, Công ty nên kiến nghị với Bộ Tài Chính không nên xếp nhóm hàng này vào nhóm ít cạnh tranh. Theo đó, Bộ Tài Chính chấp thuận mức khống chế các chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, giao dịch …là 5% như các mặt hàng khác. 2.9. Kiến nghị về hình thức sổ Đối với các doanh nghiệp được vi tính hoá công tác kế toán thì hình thức sổ kế toán Nhật ký chung với sổ NKC, các sổ thẻ chi tiết, sổ cái tổng hợp…có thẻ nói là hình thức sổ rất phù hợp. Mặt khác, hình thức sổ Nhật ký- Chứng từ chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán. theo em, Công ty nên nghiên cứu để chuyển sang hình thức sổ Nhật ký chung. Trong phạm vi hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ thì phần hạch toán chi tiết, công ty có thể mở các sổ kế toán sau: Sổ chi tiết bán hàng (mở cho từng loại hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua (mở cho từng khách hàng) Sổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh Sổ Nhật ký chung: Sổ này là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghịp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ghi trên Nhật ký chung làm căn cứ để ghi sổ cái. Các sổ nhật ký đặc biệt: Đây là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như nhật ký chung. Song để tránh trùng lắp các nghiệp vụ ghi trên nhật ký đặc biệt thì không ghi vào Nhật ký chung. Các sổ nhật ký dặc biệt sẽ mở cho một số đối tượng hạch toán vì lý do sau: + Có mật độ phát sinh lớn, thường xuyên. + Có tính trọng yếu trong đơn vị. + Cần phải có sự kiểm soát thường xuyên. - Sổ cái: Đây là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong niên độ kế toán. Với hình thức này, trình tự ghi sổ đã được trình bầy ở mục (3) phần VI của chương I. III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Gas - Petrolimex. 1. Mở rộng phương thức tiêu thụ Như chúng ta đã biết, tiêu thụ hàng hoá rất quan trong đối với mỗi doanh nghiệp nói rêng và đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Chỉ qua tiêu thụ, tính hữu ích của hàng hoá mới được xác định một cách hoàn toàn. Có tiêu thụ được hàng hoá thu được tiền hàng thì mới thực hiện được quá trình kinh doanh, bù đắp được chi phí bỏ ra, tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Chính vì vậy, không những tăng nhanh khối lượng tiêu thụ mà Công ty phải không ngừng đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ, trong quá trình tiêu thụ và sau khi tiêu thụ. Để tăng khối lượng hàng bán thì điều quan trọng là phải mở rộng thêm phương thức tiêu thụ. Công ty có thể mở thêm các phương thức tiêu thụ như: hàng đổi hàng, bán hàng khuyến mại…Công ty dùng hình thức bán hàng có khuyến mại tặng quà cho khách như: giây đeo chìa khoá, ba lô, áo phông có gắn biểu tượng của Công ty, điều này vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng, vừa có tác dụng quảng cáo hàng hoá của Công ty. 2. Mở rộng thị trường tiêu thụ Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và sản lượng hàng hoá tiêu thụ trên thị trường, để tăng lượng hàng hoá tiêu thụ thì Công ty phải nắm bắt được nhu cầu mà thị trường đòi hỏi. Giá cả hàng hoá do cung cầu trên thị trường quyết định. Do vậy, để tăng thị trường tiêu thụ hàng hoá Công ty có thể sử dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Làm tăng nhu cầu hàng hoá cho người tiêu dùng chủ yếu bằng cách quảng cáo, giới thiệu hàng hoá và các chính sách ưu đãi, giảm giá... Thứ hai: Làm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá nhờ những người bán hàng. Công ty có những chính sách dành cho những người phân phối hoặc người bán hàng. - Công ty tăng cường công tác tiếp thị, nghên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, hàng hoá cần được phong phú về chủng loại, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. Cần mở rộng hệ thống phân phối như các đại lý, cửa hàng. Đối với đại lý, để khuyến khích họ đẩy mạnh công tác tiêu thụ, Công ty có thể thưởng cho các Tổng đại lý có doanh số bán cao, đồng thời phạt các đại lý thực hiện không đúng các nội dụng ghi trong hợp đồng đã thoả thuận. Nghệ thuật chào hàng thông qua quảng cáo đã được biết đến như một biện pháp giúp cho hàng hoá của Công ty thâm nhập vào thị trường. Thông qua quảng cáo, người tiêu dùng biết đến sự hiện hữu của hàng hoá trên thị trường và tiêu dùng nó cho phù hợp với nhu cầu. Công ty đã thực hiện những biện pháp quảng cáo, tham gia hội chợ… qua đó sản lượng bán ra của Công ty tăng lên đáng kể. Công ty có thể tạo ra sự thu hút, hấp dẫn khách quan tâm đến hàng hoá của Công ty bằng các chương trình khuyến mại đặc biệt, tổ chức bốc thăm trúng thưởng, phát quà cho khách hàng mua hàng hoá của Công ty một cách khách quan. Đối với khách hàng của Công ty, để tăng thêm lòng tin, uy tín và sự yêu quý của khách hàng hàng năm Công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng. Công ty thường xuyên quan tâm đến khách hàng, tình hình hoạt động và khả năng tài chính để có kế hoạch lâu dài. 3. Các biện pháp tăng kết quả tiêu thụ Thực chất tăng kết quả tiêu thụ là tăng lãi thuần , tăng doanh thu bán hàng và giảm chi phí tương ứng. Tăng doanh thu thuần là đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá và làm giảm bớt các khoản làm giảm trừ doanh thu. Tăng doanh thu tiêu thụ : Như đã trình bầy ở trên đó là sự mở rộng phương thức bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ngoài ra là các biện pháp quảng cáo, giảm giá, tặng quà…hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các hình thức kinh doanh, hình thức thanh toán tiền hàng, phương tiện, địa điểm, Ngân hàng thanh toán… Ngoài ra, để tăng kết quả tiêu thụ hàng hoá Công ty cần tiết kiệm các loại chi phí bán hàng. Để tiết kiệm thì bộ phận bán hàng Công ty phải thực hiện tốt các vấn đề về nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cuối cùng, để tăng kết quả kinh doanh thì cần phải có sự cố gắng của tất các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quạn trọng và đắc lực, đặc niệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty: ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế . Kết luận Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi là sự không thể thích ứng và đi đến phá sản. Do đó tổ chức tốt phương thức kinh doanh và các công cụ quản lý là một yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp để tồn tại. Trong cơ chế thị trường, tiêu thụ là mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, là diều kiện để mỗi đơn vị kinh doanh duy trì sự tồn tại và phát triển của mình. Do vậy, việc hạch toán quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kế quả tiêu thụ là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Làm tốt điều này sẽ giúp cho các đơn vị có thể quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của đơn vị mình, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi, giúp đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống của người lao động, đặc biệt nó giúp cho các doanh nghiệp xác định đúng đắn thu nhập và sử dụng vốn trong hoạt đọng sản xuất kinh doanh của mình có hiệu quả nhất. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ còn góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo tài chính. Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Gas - Petrolimex, em đã đi sâu tìm hiểuvề kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Quá trình tìm hiểu cho thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh, song bên cạnh đó còn tồn tại những hạn chế. Để khắc phục những hạn chế đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm phần kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty Gas - Petrolimex nói riêng cũng như phần hạch toán kế toán nói chung. Do vốn kiến thức còn giới hạn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn còn bỡ ngỡ, bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để bài viết này được hoàn chỉnh hơn. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán và nhà trường, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thị Phượng và sự giúp đỡ của phòng kế toán Công ty Gas - Petrolimex đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. ._.