Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần Lương thực Hà Bắc

Lời nói đầu Trong những năm qua với quá trình mở cửa đất nước, nền kinh tế nước ta đã có nhiều đổi mới ngày càng sâu sắc và toàn diện. Mỗi doanh nghiệp là một tế bào quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Đó là nơi doanh nghiệp trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng cũng như của toàn xã hội. Nhân tố quan trọng nhất trong sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp đó là nhân tố con người. Một trong nhưng biên pháp nhằm phát huy nhân tố này đó là dùng tiền lương: "Tiền lương vừa là động lực thúc đẩy con người trong sản xuất kinh doanh, và là một chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và được cấu thành vào giá thành công trình." Một Doanh nghiệp khi tham gia hoạt động sản xuất trên thị trường thì mục tiêu hàng đầu của họ là lợi nhuận do đó họ phải quan tâm và chú trọng tới tất cả các yếu tố đầu vào, tăng cường thức đẩy yếu tố đầu ra. Để đạt được điều này Doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp như tìm được nguồn vật tư đầu vào hợp lý giảm tối đa các khoản chi phí không đáng có. Trong quá trình thực tập tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc em càng thấy rõ vị trí và vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương, từ đó em chọn đề tài: "Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc". Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp được chia thành 3 phần chính: Phần I: Tổng quan về Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Phần II: Thực trạng về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Phần III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Qua đây cho phép em được bày tỏ lòng cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cán bộ lãnh đạo, các phòng ban chức năng tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã tạo điều kiện giúp đỡ em có kiến thức áp dụng vào thực tế để hoàn thành được Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. DANH MỤC BIỂU VÀ SƠ ĐỒ TT Tên biểu và sơ đồ Trang 1 Biểu 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 3 năm gần đây. 10 2 Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất thức ăn chăn nuôi. 13 3 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức quản lý. 14 4 Biểu 1.2: Hệ thống cơ sở, hạ tầng, thiết bị và dụng cụ tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 3 năm gần đây. 18 - 19 5 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ khối các bộ phận sản xuất. 19 6 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ khối tổ chức kế toán Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 20 7 Biểu 2.1: Bảng chấm công tháng 3 năm 2008 31 8 Biểu 2.2 : Bảng thanh toán tiền lương tháng 3 năm 2008 34 9 Biểu 2.3: Bảng thanh toán tạm ứng lương của tổ sản xuất số 3 tháng 3 năm 2008 36 10 Biểu 2.4: Bảng thanh toán tiền lương tổ số 3 tháng 3 năm 2008 37 11 Biểu 2.5: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 3 năm 2008 38 - 39 12 Biểu 2.6: Bảng thanh toán BHXH tháng 3 năm 2008 43 13 Biểu 2.7: Bảng phân phối tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2008 46 14 Biểu 2.8: Nhật ký chung 2008 (trích từ 01/03 đến 31/03/2008) 49 15 Biểu 2.9: Sổ cái năm 2008 (tài khoản 334 phải trả người lao động) (trích từ 01/03 đến 31/03/2008) 49 - 50 16 Biểu 2.10: Sổ cái năm 2008 (tài khoản: 338 phải trả, phải nộp khác) (trích từ 01/03 đến 31/03/2008) 50 MỤC LỤC TT Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 1 Lời mở đầu 1 2 Danh sách chữ viết tắt 3 3 Mục lục. 4 4 Danh mục chữ viết tắt 7 5 Phần I Tổng quan về Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 8 6 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển về Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 8 7 1.1.1 Lịch sử hình thành tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 8 8 1.1.2 Quá trình phát triển tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 9 9 1. 2 Nhiệm vụ và quy trình sản xuất sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 11 10 1.2.1 Nhiệm vụ tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 11 11 1.2.2 Quy trình sản xuất sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 12 12 1.2.2.1 Sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 12 13 1.3: Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy tổ chức quản lý tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 13 14 1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 14 15 1.3.2 Bộ máy tổ chức quản lý tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 14 16 1.3.2.1 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận quản lý. 14 17 1.3.2.2 Các bộ phận sản xuất và mối quan hệ. 15 18 1.3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 20 19 1.3.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc.. 20 20 1.3.3.2 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng. 24 21 1.3.3.3 H ệ thống tài khoản sử d ụng. 24 22 1.3.3.4 Hệ thống sổ kế toán. 26 23 1.3.3.5 Hệ thống báo cáo kế toán 26 24 Phần II Thực trạng về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 27 25 2.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 27 26 2.1.1 Kế toán tiền lương: 27 27 2.1.2 Cơ cấu lao động tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 27 28 2.1.3 Cách xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 27 29 2.1.4 Hình thức trả lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 27 30 2.1.4.1 Hình thức trả lương theo thời gian. 27 31 2.1.4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm. 29 32 2.1.5 Cách tính lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 32 33 2.1.5.1 Cách tính lương theo thời gian. 32 34 2.1.5.2 Cách tính lương sản phẩm khoán cho các tổ, đội sản xuất 35 35 2.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 40 36 2.2.1 BHXH. 40 37 2.2.2 BHYT. 44 38 2.2.3 KPCĐ. 45 39 2.2.4 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 48 40 2.2.5 Lập Nhật ký chung và sổ cái. 48 41 Phần III Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 53 42 3.1 Nhận xét chung về chế độ tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 53 43 3.1.1 Nhận xét chung 53 44 3.1.2 Một số ưu, nhược điểm trong công tác hạch toán tiền lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 54 45 3.1.2.1 Ưu điểm 54 46 3.1.2.2 Nhược điểm 56 47 3.1.3 Định hướng tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc 56 48 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 57 49 Kết luận 58 50 Tài liệu tham khảo 61 51 Ý kiến nhận xét của đơn vị thực tập 62 DANH M ỤC CHỮ VIẾT TẮT Thứ tự Chữ viết tắt Nội dung chữ viết tắt 1 P xg xay sát Lthực Phân xương xay sát lượng thực 2 CBCNV Cán bộ công nhân viên. 3 BHXH Bảo hiểm xã hội. 4 BHYT Bảo hiểm y tế. 5 KPCĐ Kinh phí công đoàn. 6 ĐVT Đơn vị tính. 7 TK Tài khoản 8 P xg CB N. liệu Phân xương chế biến nguyên liệu 9 PGĐ k.doanh Phó giám đốc kinh doanh 10 PGĐ kỹ thuật Phó giám đốc kỹ thuật PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH QUẾ VÕ - CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC HÀ BẮC 1.1 Quá trình hình thành và phát triển tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc 1.1.1 Quá trình hình thành tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc được thành lập theo quyết định số 4441/QĐ/BNN – TCCB ngày 09 tháng 12 năm 2004 của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về việc chuyển Công ty Lương thực Hà Bắc thành Công ty Cổ phần. Tên công ty : Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc Tên quốc tế : HaBac food joint stock company Tên viết tắt : HBF company Trụ sở chính : Đường Lý Thái Tổ, Thành Phố Bắc Giang Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc thuộc loại hình doanh nghiệp Nhà nước (Nhà nước nắm cổ phần chi phối), hạch toán độc lập. Công ty là thành viên của Tổng công ty Lương thực Miền Bắc, có quyền tự chủ về tài chính, ràng buộc quyền lợi, nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ tổ chức và hoạt dộng của công ty đã được thông qua Đại Hội Đồng Cổ Đông. Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, công bằng và tuân thủ pháp luật. Chức năng chủ yếu của công ty là : Kinh doanh dự trữ, lưu thông lương thực Kinh doanh hàng nông sản, thức ăn gia súc, vật tư Xay sát chế biến lương thực, thực phẩm Cung ứng, uỷ thác xuất khẩu lương thực, nông sản. Kinh doanh các mặt hàng không trái với những quy định của pháp luật mà Nhà nước không cấm . Theo quyết định 1363/QĐ/BNN - TCCB 2004 của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông thôn, vốn điều lệ của Công ty : 38.847.000.000 đồng. Trong đó vốn thuộc sở hữu Nhà nước là : 26.341.400.000 đồng, vốn thuộc sở hữu của người lao động trong công ty : 12.505.600.000 đồng. Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong công tác quản lý và kinh doanh có hiệu quả, là đơn vị đạt danh hiệu tiên tiến xuất sắc, được nhận cờ thi đua của Chính phủ tặng. Trong những năm qua Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã không ngừng phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh và cho đến nay đã có 16 đơn vị trực thuộc nằm ở các huyện thị và Chi nhánh ở Đồng bằng Sông Cửu Long. Trong đó điển hình với nhiều thành tích tốt và hoạt động kinh doanh có hiệu quả là Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc được thành lập ngày 03/08/2005 theo quyết định số 01 HĐQT/QĐ - TCLĐ Tên doanh nghiệp: Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Tên giao dịch: Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Trụ sở chính :Phố Mới - Huyện Quế Võ -Thành phố Bắc Ninh Điện thoại : 0241 863225 Giám đốc hiện tại : Cử nhân kinh tế - Hán Trọng Nghĩa Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Nhà nước 1.1.2 Quá trình phát triển tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc Trước thời kỳ đổi mới doanh nghiệp có tên: Nhà máy xay sát được thành lập từ năm 1962. Sau thời kỳ đổi mới đổi thành Xí nghiệp Xay sát và kinh doanh lương thực Bắc Ninh cho đến năm 2005 thực hiện cổ phần hoá Doanh nghiệp Nhà nước đổi thành Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Từ khi mới thành lập với tổng số nhân viên là 10 người làm việc trong một cửa hàng với diện tích >400m2. Sau 46 năm hoạt động hiện nay chúng tôi đã có tổng số 83 cán bộ công nhân viên và tổng số diện tích 5000m2. Không những thế Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc còn luôn duy trì được tốc độ phát triển toàn diện về mọi mặt rất bền vững và đáng kinh ngạc so với các doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực. Xây dựng trở thành một ngôi nhà chung thực cho mọi cán bộ, nhân viên trong Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất. Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc lấy nền văn hoá của Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hoà và bền vững. Không những thế đội ngũ nhân viên của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc còn là những người đầy lòng nhiệt tình có trách nhiệm, có chuyên môn trong công việc và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đều thấu hiểu được một điều đó là : “Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại của Doanh nghiệp” Vì vậy toàn thể nhân viên Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta” Một số kết quả kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc trong 3 năm gần đây. Có thể cho nói quy mô hoạt động của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc ngày càng lớn mạnh, thúc đẩy được uy tín của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc trên thị trường, từ đó có thể nói Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã có những bước phát triển đáng ghi nhận, có thể thấy rõ qua một số chỉ tiêu kinh tế trong 3 năm gần đây: Biểu số 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 3 năm gần đây: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Dự kiến Doanh thu Trđ 32500 34500 38500 45000 Nộp ngân sách Trđ 312 380 500 600 KL sản xuất Tấn 6500 7300 7700 9000 KL tiêu thụ Tấn 6257 7126 7547 8900 LN/Tấn 1000đ 480 525 600 800 TNBQ/người/tháng 1000đ 900 1400 1700 2000 (Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh của phòng tài chính) Qua bảng trên ta thấy, qua 3 năm khối lượng tiêu thụ đạt được rất khả quan, kết quả sản xuất kinh doanh qua 3 năm có nhiều biến đổi nhanh chóng. Lợi nhuận tính trên 1 đầu tấn sản phẩm tiêu thụ tăng lên rõ rệt. Lợi nhuận năm 2006 tăng lên 9,4% so với năm 2005, sang đến năm 2007 lợi nhuận cao hơn năm 2006 là 14,3%.Như vậy khi số lượng sản phẩm tăng lên dẫn đến doanh thu tăng, các khoản nộp ngân sách Nhà nước cũng tăng theo góp phần cho sự phát triển nền kinh tế của đất nước. 1.2 Nhiệm vụ và Quy trình sản xuất sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 1.2.1 Nhiệm vụ tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc Nhiệm vụ chủ yếu của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc là chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc và kinh doanh, dự trữ lưu thông Lương thực theo kế hoạch của tổng Công ty. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc thực hiện đúng theo chính sách và luật pháp của Nhà nước. Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc còn thực hiện các hợp đồng với khách hàng nhân danh tổng Công ty và được tổng Công ty ủy quyền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh mua bán hàng hóa, Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc phải tìm hiểu thị trường, tham khảo, xác định giá mua, giá bán, chủng loại hàng, số lượng, chất lượng, lựa chọn thị trường để hoạt động sản xuất kinh doanh, trừ những sản phẩm, dịch vụ thực thi theo quyết định của tổng Công ty. - Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tuân thủ pháp luật Việt Nam. - Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, quản lý khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đó, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. - Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động tiền lương, tiền thưởng cho Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, quản lý làm công tác phân phối lao động, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dưỡng để nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc kinh doanh Lương thực. “Lấy sự hài lòng của khách hàng làm niềm hạnh phúc của chúng ta” 1.2.2 Quy trình sản xuất sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc 1.2.2.1 Sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã sản xuất được rất nhiều mặt hàng sản phẩm như: lương thực, nông sản, thức ăn chăn nuôi, trong đó loại sản phẩm chính của Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc là thức ăn chăn nuôi bao gồm thức ăn hỗn hợp và thức ăn đậm đặc,cụ thể thức ăn cho Lợn là 15 loại (chiếm 45%), thức ăn cho gà là 13 loại (chiếm 40%) còn lại là thức ăn cho ngan vịt, chim cá chiếm khoảng 15%. Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất thức ăn chăn nuôi Nguyên liệu đầu vào Pha chế Nghiền Trộn Ép viên Sấy khô KCS Thành phẩm Sàng Đóng bao Nhập kho Thuyết minh sơ đồ Nguyên liệu dự trữ trong kho đảm bảo chất lượng, được cân theo công thức nhất định đưa qua pha chế rồi vào máy nghiền trong dây chuyền sản xuất, sau khi nghiền nguyên liệu có độ nhỏ theo yêu cầu lọt qua mắt sàng được gầu tải 2 đưa sang máy trộn. Sau khi trộn thành hỗn hợp đồng nhất nguyên liệu qua gầu tải 3 đưa sang máy ép viên, dưới tác dụng của áp suất cao và hơi nước, nguyên liệu dạng bột được chuyển thành dạng viên. Sau khi ép viên cám xuống buồng Sấy khô để đạt chỉ tiêu độ ẩm tương đối < 13% qua sàng lọc bụi ra xi lô thành phẩm. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng cám nếu không có gì trục trặc thì cho đóng bao và nhập kho. 1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy tổ chức quản lý tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. 1. 3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc chủ yếu kinh doanh các mặt hàng thực phẩm và tiêu thụ hàng hoá cho nghành Nông nghiệp. Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc kinh doanh dự trữ và lưu thông lương thực với chức năng làm bình ổn giá cả trong lĩnh vực lương thực, thực phẩm trong cả nước và thị trường xuất khẩu. 1.3.2 Bộ máy tổ chức quản lý tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức quản lý: PG§ K.doanh Phßng kÕ ho¹ch Phßng c¬ ®iÖn Gi¸m ®èc chi nh¸nh Phßng thÞ tr­êng PG§ Kü thuËt Phßng kü thuËt Phßng tæ chøc Phßng tµi chÝnh P.x­ëng xay s¸t LThùc P.x­ëng CB T¡CN P.x­ëng CB N.liÖu 1.3.2.1 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận quản lý: * Ban giám đốc gồm 3 người: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc Giám đốc Là người đứng đầu doanh ngiệp, là người chịu trách nhiệm trước Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc và pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. .Là người chỉ đạo trực tiếp phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng vật Trách nhiệm : - Xem xét phê duyệt chính sách, mục tiêu tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. - Chỉ đạo và quyết định các vấn đề có tính chất phức tạp, quy mô lớn của hệ thống chất lượng mà phó giám đốc báo cáo. - Kiểm tra lần cuối phê duyệt và ký xác nhận của tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đối với công việc, sản phẩm có tính chất phức tạp và quan trọng. Quyền hạn: - Quyết định ban hành áp dụng các quy định, thủ tục. - Quyết định tiếp nhận bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đổi các trưởng phòng, phó phòng trở xuống. - Quyết định cuối cùng chấp nhận hoặc không chấp nhận nghiệm thu sản phẩm và kết quả công việc. Phòng kinh doanh Chịu trách nhiệm về sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, phụ trách hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra và hoàn thiện vật tư. - Phòng kinh doanh gồm 1 Phó giám đốc và 1 phòng ban phụ trách công tác kế hoach, 1 phòng thị trường. Trách nhiệm - Trực tiếp chỉ đạo kinh doanh trong hệ thống quản lý chất lượng. - Xem xét chỉ đạo việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tiêu thu sản phẩm. - Xem xét và kiểm tra hệ thống tiêu thụ và các bước để tiến hành theo quá trình tiêu thụ. - Chỉ đạo phân tích điều tra thị trường, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng trước hết và lâu dài từ đó xây dựng tổ chức ban hành giá bán, chi phí trong thời kỳ theo tùng loại sản phẩm và các địa bàn kinh doanh khác nhau. Quyền hạn - Quyết định ban hành áp dụng các quy trình thủ tục hệ thống chất lượng được Giám đốc uỷ quyền. - Thay thế Giám đốc khi Giám đốc di vắng và được uỷ quyền - Kiểm soát và quyết định việc phân phối và kiểm soát hồ sơ tài liệu quan hệ với bên ngoài về các vấn đề liên quan đến trách nhiệm của mình trong hệ thống phạm vi công việc chuyên môn được Giám đốc uỷ quyền. - Báo cáo với Giám đốc về hoạt động lĩnh vực phụ trách. *Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ tổ chức mạng lưới kinh doanh, lập kế hoạch cũng như báo cáo kết quả kinh doanh hàng kỳ, giúp lãnh đạo Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc có biện pháp kịp thời trong việc chỉ đạo sát hơn. Lập các hợp đồng kinh tế trong công tác thực hiện, lập dự toán các công trình sửa chữa, nâng cấp các công trình cũng như làm mới. *Phòng thị trường: Gồm 7 người trong đó trưởng phòng chị trách nhiệm điều hành, chỉ đạo, có nhiệm vụ điều tra nghiên cứu thị trường. Sản phẩm, giá cả, đối thủ cạnh tranh, nguồn hàng, nhu cầu của khách hàng với các mặt hàng truyền thống cũng như mặt hàng tương lai tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Có trách nhiệm giới thiệu sản phẩm và bán Lương thực, thức ăn chăn nuôi gia súc. Phòng kỹ thuật Có nhiệm vụ kiểm tra lại chất lượng và kỹ thuật các máy móc và sản phẩm sản xuất ra. Chủ trì khắc phục, ngăn ngừa và cải tiến hệ thống chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Chỉ đạo phân tích lập kế hoạch và giám sát qúa trình sửa chữa lớn thiết bị và công trình kiến trúc. Quan hệ với bên ngoài về các vấn đề có liên quan tới trách nhiệm của mình và phạm vi công việc được Giám đốc uỷ quyền. Báo cáo với Giám đốc hoạt động lĩnh vực phụ trách của mình. *Phòng cơ điện : Có nhiệm vụ quản lý giám sát và lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa máy móc thiết bị tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Phòng Tổ chức Gồm 8 người trong đó có một trưởng phòng phụ trách việc quản lý hành chính toàn Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, 3 người phụ trách chế độ tiền lương, bảo hiểm, 4 người bảo vệ giúp việc quản lý tài sản và tiếp khách. Phòng tổ chức có trách nhiệm giảI quyết vấn đề về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, điều hành công việc về văn phòng, đồng thời có nhiệm vụ lập kế hoạch tuyển dụng, phân công, dào tạo đề nghi cán bô công nhân viên, tổ chức hội họp, hội nghị. Phòng tài chính kế toán Gồm 8 người trực tiếp làm công tác kế toán theo đúng quy chế tài chính ban hành, thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các chế độ chính sách của nhà nước để quyết định, điều hành sản xuất kinh doanh. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hạch toán quá trình kế toán và tiêu thụ thành phẩm, tập hợp các chi phí sản xuất tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc hàng tháng, quý, năm. Phân tích hoạt động kinh tế tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, giúp Giám đốc thực hiên các chức năng điều hành sản xuất,cân đối và sử lý tài sản chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Cuối kỳ kết chuyển lỗ lãi, tổng hợp báo cáo lên Giám đốc. *Phân xưởng chế biến Thức ăn chăn nuôi: Có nhiệm vụ sản xuất chế biến các mặt hàng thức ăn chăn nuôi. *Phân xưởng chế biến lương thực : Có nhiệm vụ xay xát, chế biến lương thực. Mặc dù các phòng ban chức năng đều có nhiệm vụ, chức năng riêng song đều có quan hệ mật thiết với nhau để cùng thực hiện các nhiệm vụ chung tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đề ra. 1.3.2.2 Các bộ phận sản xuất và mối quan hệ Sản phẩm chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đưa ra thị trường là thức ăn chăn nuôi và xay sát lương thực. Hiện nay, Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc đã có trên 30 loại thức ăn gia súc khác nhau để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc là đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng, thiết bị dụng cụ chất lượng tốt là mục tiêu quan trọng của bất kỳ Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc nào. Trong mấy năm qua Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc phát triển không ngừng là nhờ có một cơ sở vật chất khá vững mạnh và hiện đại đủ điều kiện đáp ứng với tình hình hiện nay, được thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau: Biểu số 1.2: Hệ thống cơ sở hạ tầng, thiết bị và dụng cụ tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc trong 3 năm gần đây: Nội dung ĐVT 2005 2006 2007 1 2 3 4 5 1.Nhà cửa vật kiến trúc - Nhà xưởng Cái 3 3 3 - Khu chăn nuôi Cái 2 2 2 - Kho hàng Cái 3 3 3 2. Ôtô - Xe chuyên dùng Cái 5 8 10 - Xe con Cái 1 1 1 3. Trang thiết bị máy móc - Dây chuyền sản xuất Cái 2 3 5 4.Hệ thống thông tin liên lạc - Điện thoại Cái 6 8 12 - Vi tính Cái 8 10 12 - Fax Cái 1 2 2 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ khối các bộ phận sản xuất Doanh nghiệp Phòng SXK.doanh P.xưởng xay xát L Thực P.xưởng CB TĂCN P.xưởng CB N.liệu Phòng hỗ trợ kỹ thuật 1.3.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc . 1.3.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán từ ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo đều được thực hiện ở phòng kế toán thống kê tài chính, số lượng nhân viên trong phòng là 8 người. * Tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1. 4: Sơ đồ tổ chức kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí, giá vốn, thanh toán Kế toán vật tư, hàng hoá, tiền lương Thủ quỹ, Thủ kho Kế toán ngân hàng Bộ máy kế toán ở Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc nhìn chung có cơ cấu như sau: Đứng đầu là Kế toán trưởng, các bộ phận nghiệp vụ đặt dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. é. Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty cổ phần lương thực Hà Bắc.Tổ chức điều hành bộ máy kế toán nên có những trách nhiệm sau: - Ký duyệt tất cả các nghiệp vụ hạch toán trong ngày tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, của kế toán quản trị và kế toán thuế. Hàng ngày, đôn đốc kiểm tra công việc của từng kế toán viên trong đó đặc biệt chú ý đến thu hồi công nợ. - Đối chiếu kiểm tra số liệu báo cáo do kế toán quản trị và kế toán thuế thực hiện. Nắm bắt thông tin kế toán, cung cấp số liệu cho ban giám đốc nếu có yêu cầu. Phân tích đưa ra các tư vấn cần thiết cho ban giám đốc về tình hình tài chính tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, đề xuất các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng cường kiểm soát nội bộ trong Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc. - Cập nhật các chế độ kế toán mới, các chế độ có liên quan phổ biến cho nhân viên trong văn phòng, đào tạo trình độ nhân viên nếu cần thiết. é. Kế toán tổng hợp: - Hàng ngày, cập nhật, đối chiếu số liệu khi phát sinh, lập phiếu thu, phiếu chi, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hạch toán và theo dõi công nợ tạm ứng, tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ. - Kiểm tra soát xét toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày tập hợp chứng từ, trình kế toán trưởng xem xét tổng quát vào cuối ngày. - Cuối tháng tổng hợp toàn bộ số liệu, đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo tài chính trình kế toán trưởng xem xét vào ngày mồng 4 hàng tháng. é.Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm về vấn đề thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay... - Theo dõi toàn bộ tình hình thanh toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc và khách hàng trong kỳ. Kiểm tra các chứng từ liên quan đến chỉ tiêu tiền mặt, chứng từ thanh toán, trừ nợ trước khi lập phiếu trình duyệt chi. - Vào sổ chi tiết theo dõi công nợ cá nhân, theo dõi và quản lý tiền mặt, các khoản thu chi qua ngân hàng, các nghiệp vụ rút tiền mặt. - Lập khế ước vay và theo dõi các khoản vay trả vay cũng như tình hình thanh toán bằng tiền mặt và công nợ của khách hàng. é.Kế toán tài sản cố định: - Theo dõi toàn bộ tình hình thanh toán tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc và khách hàng trong kỳ. Kiểm tra các chứng từ liên quan đến chỉ tiêu tiền mặt, chứng từ thanh toán, trừ nợ trước khi lập phiếu trình duyệt chi. - Vào sổ chi tiết theo dõi công nợ cá nhân, theo dõi và quản lý tiền mặt, các khoản thu chi qua ngân hàng, các nghiệp vụ rút tiền mặt. - Lập khế ước vay và theo dõi các khoản vay trả vay cũng như tình hình thanh toán bằng tiền mặt và công nợ của khách hàng. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, tình hình trích khấu hao tài sản cố định mà tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc hiện có. é. Kế toán ngân hàng, vay ngắn hạn ngân hàng, phải trả người bán ( bao gồm công nợ phải trả trong nước và nước ngoài ): - Kế toán ngân hàng và giao dịch ngân hàng. + Hàng ngày giao dịch với ngân hàng, lấy chứng từ ngân hàng về. + Hạch toán các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng theo từng ngân hàng và lưu trữ chứng từ theo từng ngân hàng. + Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để kịp thời phát hiện chênh lệch nếu có + Thông báo mã số công nợ mới đặt cho kế toán nhập hàng và xuất hàng các nghiệp vụ kế toán có liên quan. + Cuối tháng có bảng tổng hợp chi tiết số dư từng ngân hàng (có đối chiếu xác nhận của ngân hàng hoặc sổ phụ của ngân hàng trong thời điểm kết thúc niên độ ). - Kế toán vay ngắn hạn ngân hàng. + Lưu trữ các hợp đồng tín dụng và các hồ sơ liên quan đến vay mượn ngân hàng. Lên kế hoạch trả lãi nợ vay và gốc vay đối với các khoản vay trực tiếp của Công ty. - Kế toán công nợ phải trả người bán ( trong nước và nước ngoài ). + Mở từng file theo dõi riêng công nợ phải trả của từng khách hàng. Thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp để đảm bảo các khoản công nợ phải trả đã được hạch toán đúng và đầy đủ. + Cuối tháng lập các bảng tổng hợp công nợ, khoản phải trả, chi tiết rõ số dư nội tệ, ngoại tệ. Phân tích các khoản công nợ trong tháng tới. é. Thủ quỹ, kiêm thủ kho. - Quản lý quỹ ,quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ. - Theo dõi toàn bộ tình hình hạch toán phát sinh tại tại Chi nhánh Quế Võ - Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc, giúp giám đốc trong công tác bảo toàn và phát triển vốn._.