Hoàn thiện hạch toán tại sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tại sản cố định tại Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

thước đo trình độ công nghệ, năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong những năm qua, vấn đề nâng cao hiệu quả của việc sử dụng TSCĐ đặc biệt được quan tâm. Đối với một doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ là mở rộng quy mô TSCĐ mà còn phải biết khai thác có hiệu quả nguồn tài sản cố định hiện có. Do vậy một doanh nghiệp phải tạo ra một chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với TSCĐ, đảm bảo sử dụng hợp lý công suất TSCĐ kết hợp với việc thường xuyên đổi mới TSCĐ. Kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu nằm trong hệ thống quản lý TSCĐ của một doanh nghiệp. Kế toán TSCĐ cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình TSCĐ của doanh nghiệp trên nhiều góc độ khác nhau. Dựa trên những thông tin ấy, các nhà quản lý sẽ có được những phân tích chuẩn xác để ra những quyết định kinh tế. Việc hạch toán kế toán TSCĐ phải tuân theo các quy định hiện hành của chế độ tài chính kế toán. Để chế độ tài chính kế toán đến được với doanh nghiệp cần có một quá trình thích ứng nhất định. Nhà nước sẽ dựa vào tình hình thực hiện chế độ ở các doanh nghiệp, tìm ra những vướng mắc để có thể sửa đổi kịp thời. Công ty XNK thiết bị tòan bộ và kỹ thuật là một doanh nghiệp Nhà nước đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch đầu tư Thành Phố hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – dịch vụ giao nhận. Tài sản cố định đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh, các TSCĐ được sử dụng tại công ty hầu hết là các loại máy móc thiết bị thi công. Trong những năm qua, Công ty đã mạnh dạn đầu tư vốn vào các loại TSCĐ, đặc biệt là các loại máy móc thiết bị thi công, đồng thời từng bước hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán TSCĐ. Bên cạnh những thành quả đã đạt được, Công ty vẫn còn những mặt hạn chế cần khắc phục. Từ những hiểu biết của bản thân trong quá trình thực tập tại Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật cùng với sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Nguyễn Quý, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện hạch toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty Xuất Nhập Khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật" cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Ngoài lời nói đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp có kết cấu gồm 3 phần: Phần I : Đặc điểm chung về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật. Phần II : Thực trạng công tác hạch toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty XNK thiết bị tòan bộ và kỹ thuật. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản cố định tại Công ty XNK thiết bị tòan bộ và kỹ thuật. Phần I Đặc điểm chung về quá trình sản xuất kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật I. Những vấn đề chung về tài sản cố định. 1. Khái niệm, vị trí, vai trò và đặc điểm của tài sản cố định trong hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1. Khái niệm, vị trí, vai trò của tài sản cố định trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định là một trong những yếu tố cấu thành nên tư liệu lao động, là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như trong một nền kinh tế của một quốc gia. Tuy nhiên, không phải tất cả các tư liệu lao động trong một doanh nghiệp đều là tài sản cố định. Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến khi bị hư hỏng. Quyết định số 507/TC/ĐTXD ngày 22/7/1986 của Bộ Tài chính quy định: tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị trên 100.000 đồng và thời gian sử dụng trên một năm. Quyết định số 215/TC ngày 2/10/1990 của Bộ Tài Chính lại quy định tài sản cố định là những tài sản có giá trị trên 500.000 đồng và thời gian sử dụng trên một năm. Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC quy định tài sản cố định phải thoả mãn điều kiện là giá trị từ 5 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng từ một năm trở lên. Quyết định số 206/2003 QĐ- BTC quy định tài sản cố định phải thoả mãn từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng từ một năm trở lên.. Chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định rõ tiêu chuẩn ghi nhận riêng biệt cho tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình.(Xem phần 2.1) 1.2. Đặc điểm của tài sản cố định Tài sản cố định sử dụng trong một doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Tài sản cố định là một trong ba yếu tố không thể thiếu của nền kinh tế của một quốc gia nói chung và trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp nói riêng. Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh. Giá trị của tài sản cố định được chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh thông qua việc doanh nghiệp trích khấu hao. Hàng quý, doanh nghiệp phải tích luỹ phần vốn này để hình thành Nguồn vốn Khấu hao cơ bản. TSCĐ hữu hình giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến khi bị hư hỏng còn TSCĐ vô hình không có hình dạng vật chất nhưng lại có chứng minh sự hiện diện của mình qua Giấy chứng nhận, Giao kèo, và các chứng từ có liên quan khác. 2. Phân loại và đánh giá tài sản cố định. 2.1. Phân loại tài sản cố định. 2.1.1. Sự cần thiết phải phân loại tài sản cố định. Do tài sản cố định trong doanh nghiệp có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình trạng sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán tài sản cố định cần phải phân loại tài sản cố định một cách hợp lý theo từng nhóm với những đặc trưng nhất định. Ví dụ như theo hình thái biểu hiện, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu… 2.1.2. Phân loại tài sản cố định. a) Phân loại theo hình thái biểu hiện. Nếu phân loại theo hình thái biểu hiện thì tài sản cố định bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định hữu hình là những tài sản cố định có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thoả mãn những tiêu chuẩn ghi nhận sau: - Chắc chắn có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản. - Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Có thời gian sử dụng trên một năm. - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. Trong trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ kết hợp với nhau, mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và cả hệ thống không thể hoạt động bình thường nếu thiếu một trong các bộ phận. Nếu do yêu cầu quản lý riêng biệt, các bộ phận đó có thể được xem như những tài sản cố định hữu hình độc lập. Ví dụ như các bộ phận trong một máy bay. Tài sản cố định vô hình là những tài sản cố định không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 04 (Giống như 4 tiêu chuẩn đối với tài sản cố định hữu hình). b) Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu: Tài sản cố định phân loại theo tiêu thức này bao gồm tài sản cố định tự có và tài sản cố định thuê ngoài. Tài sản cố định tự có là tài sản cố định doanh nghiệp mua sắm, xây dựng hoặc chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp, nguồn vốn do ngân sách cấp, do đi vay của ngân hàng hoặc do nguồn vốn liên doanh. Tài sản cố định thuê ngoài bao gồm 2 loại: Tài sản cố định thuê hoạt động (Những tài sản cố định mà doanh nghiệp thuê của đơn vị khác trong một thời gian nhất định theo hợp đồng đã ký kết) và Tài sản cố định thuê tài chính ( Những tài sản cố định mà doanh nghiệp đi thuê dài hạn và được bên cho thuê chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cố định) c) Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành. Tài sản cố định phân loại theo tiêu thức này bao gồm: - Tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng nguồn nhà nước cấp. - Tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng nguồn doanh nghiệp tự bổ sung. - Tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn liên doanh. - Tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng nguồn vay. d) Phân loại tài sản cố định theo công dụng và tình trạng sử dụng. Tài sản cố định phân loại theo tiêu thức này bao gồm: Tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh: Là những tài sản cố định thực tế đang được sử dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là những tài sản cố định mà doanh nghiệp tính và trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tài sản cố định sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp: Là những tài sản cố định mà doanh nghiệp sử dụng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp Tài sản cố định phúc lợi: Là những tài sản cố định sử dụng cho hoạt động phúc lợi công cộng như nhà trẻ, nhà văn hoá, câu lạc bộ. Tài sản cố định chờ xử lý: Bao gồm những tài sản cố định mà doanh nghiệp không sử dụng do bị hư hỏng hoặc thừa so với nhu cầu, không thích hợp với trình độ đổi mới công nghệ. 2.2. Đánh giá tài sản cố định (TSCĐ) 2.2.1. Khái niệm: Đánh giá tài sản cố định là việc xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định. Tài sản cố định được đánh giá lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá trình sử dụng. Tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại theo công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn. 2.2.2. Giá trị hao mòn của tài sản cố định. Hao mòn tài sản cố định là sự giảm dần giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hao mòn tài sản bao gồm 2 loại: Hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình. Hao mòn hữu hình là hao mòn do sự bào mòn của tự nhiên (cọ sát, bào mòn, hư hỏng). Hao mòn vô hình là hao mòn do tiến bộ của khoa học kỹ thuật trong quá trình hoạt động của tài sản cố định. 3. Yêu cầu tổ chức quản lý tài sản cố định. Việc quản lý tài sản cố định cần phải tuân theo một số yêu cầu sau: Phải quản lý TSCĐ như là một yếu tố cơ bản của sản xuất kinh doanh góp phần tạo ra năng lực sản xuất của đơn vị. Quản lý tài sản cố định như là một bộ phận vốn cơ bản đầu tư dài hạn của doanh nghiệp với tính chất chu chuyển chậm, độ rủi ro lớn. Phải quản lý phần giá trị TSCĐ đã sử dụng vào chi phí sản xuất kinh doanh. II. Hạch toán tài sản cố định 1. Sự cần thiết phải hạch toán tài sản cố định: Tài sản cố định là một trong những tư liệu sản xuất chính của quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Tài sản cố định luôn biến đổi liên tục và phức tạp đòi hỏi yêu cầu và nhiệm vụ ngày càng cao của công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán tài sản cố định nhằm mục đích theo dõi một cách thường xuyên tình hình tăng giảm TSCĐ về số lượng, giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn tài sản cố định. Việc hạch toán tài sản cố định có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, sử dụng đầy đủ, hợp lý công suất tài sản cố định góp phần phát triển sản xuất, thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư, đổi mới tài sản cố định. 2. Nhiệm vụ của hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp. Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng, cung cấp thông tin cho kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, giữ gìn TSCĐ và kế hoạch đầu tư mới cho tài sản cố định. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định và chế độ quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và công việc sửa chữa. Tính toán và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo gỡ bớt hệ thống làm tăng giảm nguyên giá tài sản cố định. Tham gia kiểm tra đánh giá TSCĐ theo quy định của nhà nước và yêu cầu bảo toàn vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản, sử dụng TSCĐ tại đơn vị. 3. Hạch toán chi tiết tài sản cố định. Khi có tài sản cố định tăng thêm, doanh nghiệp phải thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận tài sản cố định. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện bên giao tài sản cố định lập Biên bản giao nhận tài sản cố định. Biên bản này lập cho từng đối tượng tài sản cố định. Với những tài sản cố định cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lục cho mỗi đối tượng một bản, lưu vào bộ hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các tài liệu kỹ thuật, hoá đơn mua TSCĐ, hoá đơn vận chuyển, bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại một bản để làm cơ sở hạch toán tổng hợp và chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ. Thẻ chi tiết TSCĐ được lập một bản và lưu tại phòng kế toán để theo dõi diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Thẻ tài sản cố định được sử dụng để đăng ký vào sổ chi tiết tài sản cố định. Sổ chi tiết TSCĐ có thể lập cho toàn doanh nghiệp theo Biểu số 1.1 hoặc theo đơn vị sử dụng theo Biểu số 1.2. Khi giảm TSCĐ, tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ mà doanh nghiệp có thể phải sử dụng các chứng từ như: Biên bản thanh lý tài sản cố định, Hợp đồng mua bán TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ này, Phòng Kế toán huỷ thẻ TSCĐ và ghi giảm sổ chi tiết TSCĐ. 4. Hạch toán tổng hợp TSCĐ 4.1. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình 4.1.1. Tài khoản sử dụng a) Việc hạch toán tài sản cố định được theo dõi trên tài khoản 211"Tài sản cố định hữu hình". Nội dung tài khoản 211: Phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và tình hình biến động tăng giảm TSCĐ trong kỳ. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo nguyên giá. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo nguyên giá. Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có. Tài khoản 211 được chi tiết thành 6 tiểu khoản 2112 - Nhà cửa vật kiến trúc. 2113 - Máy móc thiết bị. 2114 - Phương tiện vận tải truyền dẫn. 2115 - Thiết bị dụng cụ quản lý. 2116 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. 2118 - Tài sản cố định hữu hình khác b) Để theo dõi tình hình biến động của TSCĐ vô hình trong doanh nghiệp kế toán sử dụng tài khoản 213"Tài sản cố định vô hình". Nội dung tài khoản 213: Phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ vô hình thuộc quyền sỏ hữu của doanh nghiệp và tình hình biến động tăng giảm TSCĐ vô hình trong kỳ. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ vô hình. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ vô hình Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có. Tài khoản 213 được chi tiết thành các tiểu khoản sau: 2131: Quyền sử dụng đất. 2132: Quyền phát hành. 2133: Bản quyền, bằng sáng chế. 2134: Nhãn hiệu hàng hoá. 2135: Phần mềm máy vi tính. 2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. 2138: Tài sản cố định vô hình khác. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như tài khoản 214, 331, 111, 112. 4.1.2. Hạch toán tình hình tăng tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình tại các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quá trình hạch toán tình hình tăng tài sản cố định được phản ánh ở sơ đồ số 1.1. Nội dung các bút toán trên sơ đồ số 1.1 được trình bày như sau: a) Trường hợp 1: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình tăng do mua sắm, do XDCB bàn giao bằng vốn chủ sở hữu. (1): Mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền ngân hàng…thuộc nguồn vốn chủ sở hữu. Trong trường hợp này cũng như một số trường hợp khác (mua trả chậm, mua sắm thông qua lắp đặt…), kế toán phải phản ánh bút toán kết chuyển nguồn vốn: Nợ TK liên quan (414,441,431) Có TK 411: Nếu TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu như TSCĐ mua bằng quỹ phúc lợi phục vụ cho các hoạt động phúc lợi thì không được khấu trừ thuế GTGT, Kế toán thực hiện kết chuyển: Nợ TK 4312: Quỹ phúc lợi Có TK 4313: Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định . (3): TSCĐ tăng do mua trả chậm, kế toán ghi tăng nguyên giá theo giá mua trả ngay (bao gồm cả chi phí liên quan), lãi trả chậm hạch toán vào bên Nợ TK 635. b) Trường hợp 2 : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình tăng do mua sắm, do XDCB bàn giao bằng vốn vay dài hạn. (3): Kế toán không thực hiện kết chuyển nguồn. b) Trường hợp 3: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình tăng do nhận vốn góp, nhận tặng thưởng, do trao đổi và các nguyên nhân khác. (4): TSCĐ tăng do đổi TSCĐ tương đương. Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ nhận về theo giá trị còn lại của TSCĐ đem đi trao đổi. (5): TSCĐ tăng do đổi TSCĐ không tương đương. Kế toán hạch toán như việc bán TSCĐ để mua TSCĐ khác thông qua tài khoản trung gian 131”Phải thu của người mua”. Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ nhận về theo tổng giá thoả thuận. (6): TSCĐ tăng phải thông qua lắp đặt. Mọi chi phí được tập hợp vào bên Nợ TK 241 (2411). Khi hoàn thành nghiệm thu, đưa vào sử dụng, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ vào bên Nợ TK 211 đối ứng có TK 2411. Các chi phí không hợp lý được ghi giảm vào bên Có TK 2411 đối ứng nợ các TK 111,112,334 và TK 632 (phần trừ vào giá vốn). (7): Phản ánh TSCĐ hữu hình tăng do xây dựng cơ bản thực hiện và TSCĐ vô hình tăng sau giai đoạn triển khai. Trong giai đoạn triển khai, các chi phí được tập hợp vào bên Nợ TK 241 (2412), khi kết thúc giai đoạn triển khai, kế toán ghi Nợ TK 213 đối ứng có TK 2412 cùng bút toán kết chuyển nguồn vốn tương ứng. (8): Chuyển công cụ dụng cụ thành TSCĐ. Nếu công cụ, dụng cụ còn mới thì kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo giá trị của công cụ dụng cụ, nếu đã cũ thì ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo giá trị còn lại chưa phân bổ vào chi phí vào bên Nợ TK 211 đối ứng có TK 142 (1421) (9): Nguyên giá TSCĐ tăng do đánh giá lại. (10): Chuyển thành phẩm thành TSCĐ. Ngoài bút toán phản ánh nguyên giá TSCĐ kế toán còn phải phản ánh bút toán giá vốn hàng bán như nghiệp vụ bán hàng thông thường bằng cách ghi Nợ TK 632 đối ứng Có TK liên quan (154,155). (11): TSCĐ tăng do nhận lại vốn góp liên doanh với đơn vị khác. 4.1.3. Hạch toán tình hình giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình tại các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quá trình hạch toán giảm TSCĐ được khái quát ở sơ đồ số 1.2. Nội dung các bút toán trên sơ đồ số 1.2. được trình bày như sau: a) Trường hợp 1 : TSCĐ giảm do nhượng bán, thanh lý. (1) : TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán. Ngoài bút toán xoá sổ TSCĐ, kế toán còn phải phản ánh giá nhượng bán hoặc số thu hồi về thanh lý vào bên Có TK 711 “Thu nhập khác” đối ứng Nợ các tài khoản liên quan (111,112..). Các chi phí về nhượng bán, thanh lý được phản ánh vào bên Nợ TK 811 “chi phí khác” đối ứng Có các TK liên quan (111,112,331..). b) Trường hợp 2: TSCĐ hữu hình chuyển thành công cụ dụng cụ nhỏ hoặc TSCĐ vô hình không đủ tiêu chuẩn. (2): TSCĐ giảm do chuyển thành công cụ, dụng cụ nhỏ, nếu giá trị còn lại nhỏ kế toán phản ánh vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nếu giá trị còn lại lớn, kế toán phản ánh vào chi phí trả trước dài hạn. Bút toán này cũng áp dụng cho trường hợp TSCĐ vô hình trước đây nay không còn được coi là TSCĐ vô hình nữa vì không đáp ứng tiêu chuẩn. c) Trường hợp 3 : TSCĐ giảm do góp vốn liên doanh Bút toán (3): d) Trường hợp 4 : TSCĐ giảm do trả lại vốn góp cho các bên tham gia. Bút toán (4) e) Trường hợp 5 : TSCĐ giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê. Bút toán (5) f) Trường hợp 6: Ghi giảm TSCĐ vô hình do khấu hao hết. Bút toán (6) TK 111,112,331 TK 211,213 (1) TK 1332 Nguyên giá tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình tăng trong kỳ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 331 TK 242 (2) (2) TK 341 (3) TK 211 (4) TK 214 (4) TK 711 TK131 (5) (5) TK 3331 (5) TK 111,112 TK 2411 (6) (6) TK 1332 TK 2412 TK 632,111,.. (7) (7) TK 153,1421 (8) TK 412 (9) TK 512 (10) TK 128,222 (11) TK 3381 (12) TK 411,711 (13) Sơ đồ số 1.1: Sơ đồ hạch toán tình hình tăng tình hình tài sản cố định hữu hình và vô hình tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK 211,213 TK 214 Khấu hao tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình giảm trong kỳ N.giá tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình giảm trong kỳ (1) TK 811,4313,466 (1) (2) TK 6273 (2) TK 6413 (2) TK 6423 (2) TK 242 (2) (3) TK 412 TK 222,128 (3) (3) TK 412 (3) (4) TK 411 TK 412 (4) (4) TK 412 (4) (5) TK 1381 (5) (6) Sơ đồ số 1.2: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ định hữu hình và TSCĐ vô hình. 4.1.4. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Việc hạch toán được tiến hành tương tự như ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác ở chỗ khi mua sắm TSCĐ thì thuế GTGT được tính trực tiếp và nguyên giá TSCĐ. 4.2. Hạch toán tài sản cố định thuê tài chính. 4.2.1. Điều kiện về giao dịch thuê tài chính Theo nghị định số 16/2001/NĐ-CP ngày 02/5/2001 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của công ty cho thuê tài chính hoạt động cho thuê dài hạn (thuê tài chính trên lãnh thổ Việt Nam) phải được thực hiện qua các công ty cho thuê tài chính được thành lập và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Một hợp đồng thuê tài sản cố định được coi là thuê tài chính nếu thoả mãn một trong các điều kiện sau: Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được nhận quyền sở hữu tài sản đi thuê. Tại thời điểm bắt đầu thuê, bên thuê có quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê với mức giá ước tính thấp hơn giá trị hợp lý vào cuối thời hạn thuê (Giá trị hợp lý là giá trị tài sản có thể được trao đổi hoặc giá trị một khoản nợ được thanh toán giữa các bên trên cơ sở ngang giá). Thời hạn thuê tài sản chiếm phần lớn thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Tổng số tiền thuê tài sản ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng. Tài sản thuê thuộc loại chuyên dùng mà chỉ có bên thuê có khả năng sử dụng không cần thay thế, sửa chữa. Bên thuê đồng ý đền bù tổn thất liên quan đến việc huỷ bỏ hợp đồng thuê tài chính. Bên thuê được tiếp tục thuê lại tài sản sau khi hết hạn thuê với tiền thuê thấp hơn tiền thuê trên thị trường. Rủi ro hay lợi ích do việc thay đổi giá trị hợp lý của tài sản thuê do bên thuê chịu hoặc bên thuê hưởng. 4.2.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình đi thuê tài sản cố định dài hạn kế toán sử dụng tài khoản 212 "Tài sản cố định thuê tài chính" Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ thuê tài chính tăng thêm. Bên Có: Phản ánh nguyên giá TSCĐ thuê tài chính giảm. Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ đang thuê dài hạn. Tài khoản 212 mở chi tiết cho từng tài sản cố định thuê dài hạn. 4.2.3. Hạch toán biến động TSCĐ đi thuê tài chính. Quá trình hạch toán tình hình biến động TSCĐ đi thuê tài chính được khái quát theo sơ đồ số 1.3. Nội dung các bút toán trên sơ đồ số 1.3. được trình bày như sau: a) Tăng tài sản cố định thuê tài chính (1): Nhận tài sản cố định thuê ngoài. (2): Định kỳ, kế toán phản ánh số nợ gốc và số lãi phải trả, đồng thời trích khấu hao TSCĐ đi thuê vào chi phí sản xuất kinh doanh có liên quan. Ngoài ra kế toán còn phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 3331(33311): Trừ vào thuế GTGT đầu ra phải nộp. Có TK 133(1332): Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ. (3): Số phí cam kết phải trả cho bên cho thuê. b) Giảm tài sản cố định thuê tài chính. (4): Khi kết thúc hợp đồng thuê, bên thuê mua lại hoặc được quyền sở hữu hoàn toàn. (5): Khi kết thúc hợp đồng thuê, bên thuê trả lại TSCĐ. Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn thì kế toán phản ánh vào TK 242, nếu nhỏ thì kế toán phản ánh vào các tài khoản chi phí (627,641,642..) 4.2.4. Hạch toán biến động TSCĐ thuê (và cho thuê) hoạt động Tài sản cố định thuê ngắn hạn là TSCĐ thuê không thoả mãn một trong các tiêu chuẩn về thuê tài chính hoặc thuê của các doanh nghiệp không phải là Công ty cho thuê tài chính. a) Hạch toán ở đơn vị đi thuê: Căn cứ vào hợp đồng thuê TSCĐ và các chi phí khác có liên quan kế toán ghi: Nợ TK liên quan (Nợ TK 627,641,642): Tiền thuê tài sản cố định. Nợ TK 142 (1421): Kết chuyển chờ phân bổ. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 331 (Hoặc 3388): Số tiền thuê phải trả. Có TK 111,112,...: Chi phí khác Đồng thời ghi nợ TK 001 "Tài sản thuê ngoài", khi trả TSCĐ ghi Có TK 001. Trong thời gian thuê tài sản cố định doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung thêm các bộ phận cần thiết thì phải được sự đồng ý của bên cho thuê. Các bộ phận này được hạch toán như tăng tài sản cố định hữu hình bình thường. b) Hạch toán ở đơn vị cho thuê: Tài sản cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên hàng tháng vẫn phải trích khấu hao. Các chi phí liên quan đến việc cho thuê như chi phí khấu hao TSCĐ cho thuê, chi phí môi giới, vận chuyển kế toán phản ánh: Nợ TK Nợ TK 635 : Tập hợp chi phí cho thuê. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nếu có) Có TK 214 (2141,2143): Khấu hao TSCĐ cho thuê. Có TK liên quan (111,112...): Chi phí khác Khoản thu về cho thuê: Nợ TK liên quan (111,112,138): Tổng số thu. Có TK 515 : Số thu về cho thuê. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. 4.3. Hạch toán khấu hao tài sản cố định 4.3.1. Khái niệm và phương pháp tính. a) Hao mòn tài sản cố định Trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của môi trường tự nhiên, điều kiện làm việc và tiến bộ khoa học kỹ thuật, tài sản cố định bị hao mòn. Hao mòn TSCĐ gồm 2 loại : Hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Hao mòn hữu hình là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ xát, ăn mòn, bị hư hỏng từng bộ phận. Hao mòn vô hình là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những tài sản cố định với tính năng và năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn. b) Khấu hao tài sản cố định. Khấu hao TSCĐ là hình thức thu hồi vốn cố định đầu tư vào TSCĐ tương ứng với giá trị hao mòn trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra nguồn vốn tái đầu tư tài sản cố định. Nói cách khác, khấu hao là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vậy khấu hao thực chất là việc doanh nghiệp thu hồi lại giá trị hao mòn của tài sản cố định bằng cách chuyển giá trị hao mòn của TSCĐ vào giá trị sản phẩm làm ra, đó là biện pháp chủ quan trong quản lý còn hao mòn là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của tài sản cố định. Số khấu hao luỹ kế của TSCĐ là tổng cộng số khấu hao đã trích vào các kỳ kinh doanh tính đến thời điểm xác định. ý nghĩa của việc trích khấu hao: Khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh được giá trị thực của tài sản, đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Khấu hao là một phương tiện giúp cho doanh nghiệp thu được bộ phận giá trị đã mất của tài sản cố định. Khấu hao là một khoản chi phí được trừ vào lợi tức chịu thuế tức là một khoản chi phí hợp lý, hợp lệ. Khấu hao còn là việc ghi nhận sự giảm giá của tài sản cố định. c) Các phương pháp tính khấu hao: quy định TSCĐ phải thoả mãn điều kiện là giá trị từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng từ một năm trở lên. Phương pháp tính khấu hao: - TSCĐ của doanh nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng như sau: - Căn cứ các quy định trong chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định trong doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng TSCĐ như sau: Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức dưới đây: = Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng. * Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức khấu hao trung bình của TSCĐ bằng cách lấy giá trị còn lại trên cơ sở kế toán chia(:) cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời gian sử dụng còn lại ( được xác định là chênh lệch giữa thời gian sử dụng đã đăng ký trừ (-) thời gian đã sử dụng) của TSCĐ. * Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ được xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế đã thực hiện đến trước năm cuối cùng của TSCĐ đó. * Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh được xác định như sau: Xác định thời gian sử dụng của TSCĐ: Doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng của TSCĐ theo quy định tại chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/2003/ QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Xác định mức trích khấu hao năm của TSCĐ trong các năm đầu theo công thức dưới đây: = x Trong đó: Tỷ lệ khấu hao nhanh xác định theo công thức sau: Tỷ lệ khấu hao nhanh (%) = x Hệ số điều chỉnh Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng xác đinh như sau: = x 100 Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian sử dụng của TSCĐS theo quy định tại bảng dưới đây: Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh (lần) Đến 4 năm t Ê 4 năm 1,5 Trên 4 năm đến 6 năm 4 năm < t Ê 6 năm 2,0 Trên 6 năm t > 6 năm 2.5 Những năm mới khi mức khấu hao năm xác định theo phương pháp số dư giảm dần nói trên bằng (hoặc thấp hơn) mức khấu hao bình quân giữa giá trị còn lại và số năm sử dụng còn lại của TSCĐ thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ. - Mức khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng. * Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm TSCĐ trong doanh nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm như sau: Căn cứ vào hồ sơ kinh tế - kỹ thuật của TSCĐ, doanh nghiệp xác dịnh tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của TSCĐ gọi tắt là số lượng theo công suất thiết kế. Căn cứ tình hình thực tế sản xuất, doanh nghiệp xác định số lượng, khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất hàng tháng, hàng năm của TSCĐ. - Xác định mức trích khấu hao trong tháng của TSCĐ theo công thức dưới đây: = x Trong đó: = - Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ bằng tổng mức trích khấu hao của 12 tháng trong năm, hoặc tính theo công thức sau: = x Trường hợp ._.công suất thiết kế hoặc nguyên giá của TSCĐ thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao của TSCĐ. 4.3.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán khấu hao. a) Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm khấu hao, kế toán sử dụng tài khoản 214 "Hao mòn tài sản cố định ". Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của toàn bộ tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp. (Trừ TSCĐ thuê hoạt động.) Bên Nợ: Phản ánh nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mòn TSCĐ. Bên Có: Phản ánh nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn TSCĐ. Dư Có: Giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có. Tài khoản 214 có 3 tiểu khoản 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình. 2142 - Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính. 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng tài khoản 009 "Nguồn vốn khấu hao cơ bản" để theo dõi tình hình hình thành và sử dụng vốn khấu hao cơ bản tại công ty. Bên Nợ : Phản ánh nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản Bên Có : Phản ánh nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản (Nộp cấp trên, cho vay, đầu tư, mua sắm TSCĐ...) Dư Nợ : Số vốn khấu hao cơ bản hiện có. b) Hạch toán khấu hao tài sản cố định Định kỳ, kế toán trích khấu hao tài sản cố định và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627 (6274 - Chi tiết theo từng bộ phận): Khấu hao tài sản cố định sử dụng ở phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 (6414) : Khấu hao tài sản cố định sử dụng cho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ. Nợ TK 642 (6424) : Khấu hao TSCĐ dùng chung toàn doanh nghiệp. Có TK 214 : Tổng số khấu hao phải trích. Số khấu hao phải nộp ngân sách hoặc cấp trên (Nếu có) Nợ TK 411 : Ghi giảm nguồn vốn kinh doanh (Nếu không được hoàn lại) Nợ TK 136 (1368): Ghi tăng khoản phải thu nội bộ (Nếu được hoàn lại) Có TK 336 : Số phải nộp cấp trên. Trường hợp tài sản cố định đi thuê tài chính hết hạn thuê mà vẫn chưa trích hết khấu hao thì giá trị còn lại của TSCĐ thuê dài hạn được đưa vào chi phí trả trước dài hạn. Nợ TK 214 (2142) : Giá trị hao mòn luỹ kế. Nợ TK liên quan (627,641,642): Giá trị còn lại của TSCĐ nếu nhỏ. Nợ TK 242: Giá trị còn lại nếu lớn. Có TK 212 : Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính. Trường hợp cuối năm doanh nghiệp xem xét lại thời gian khấu hao và phương pháp khấu hao. Nếu có chênh lệch cần phải điều chỉnh: Nếu giá trị khấu hao mới lớn hơn thì phải trích bổ sung. Nếu giá trị khấu hao nhỏ hơn, cần ghi giảm chi phí khấu hao: Nợ TK 214 Có TK liên quan (627,641,642...) 4.4. Hạch toán sửa chữa TSCĐ Sửa chữa tài sản cố định bao gồm: Sửa chữa nhỏ, thường xuyên là việc sửa chữa lặt vặt mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Khối lượng sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh đến đó. Sửa chữa lớn mang tính chất phục hồi: Sửa chữa lớn mang tính phục hồi là việc sửa chữa thay thế những bộ phận, chi tiết bị hư hỏng trong quá trình sử dụng mà nếu không thay thế thì tài sản cố định sẽ không hoạt động được. Chi phí để sửa chữa lớn cao, thời gian kéo dài có thể thực hiện trong kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Sửa chữa nâng cấp: Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của tài sản cố định hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của một tài sản cố định như cải tạo thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của tài sản cố định. Việc hạch toán sửa chữa TSCĐ được khái quát qua sơ đồ số 1.4. Nội dung các bút toán trên sơ đồ số 1.4. được trình bày như sau: (1): Chi phí sửa chữa nhỏ thường xuyên. (2): Chi phí sửa chữa lớn tự làm. (3): Chi phí sửa chữa lớn thuê ngoài. (4): Sữa chữa lớn trong kế hoạch kết chuyển vào chi phí phải trả. (5): Sữa chữa lớn ngoài kế hoạch kết chuyển vào chi phí trả trước dài hạn. (6): Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. (7): Sữa chữa lớn nâng cấp TSCĐ, kết chuyển tăng nguyên giá TSCĐ. 4.5. Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán. Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến TSCĐ, chúng ta có thể sử dụng các hình thức sổ như: Nhật ký – Sổ Cái, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung. Nếu theo hình thức Nhật ký chung, quy trình ghi sổ kế toán được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Sổ Cái TK 211,212,213,214 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 627,641,642 (1) (1) (1) (5) (2) (3) (8) (4) (9) (6) (6) Sơ đồ số 1.5 Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện phản ánh vào Thẻ tài sản cố định, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, và phản ánh vào Sổ Nhật ký chung. Số liệu trên Sổ Nhật ký chung là cơ sở để kế toán phản ánh vào Sổ Cái các tài khoản 211, 213, 212, 214 và Sổ Cái tài khoản 009. Căn cứ vào Thẻ TSCĐ, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết TSCĐ để lập các Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ (tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà số lượng và nội dung các bảng tổng hợp có thể khác nhau). Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái các tài khoản 211, 213, 212, 214. Căn cứ vào số liệu trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết các tài khoản chi phí (627,641,642). Căn cứ vào sổ cái các tài khoản 211, 213, 212, 214, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này cùng các Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ là cơ sở để kế toán lập các Báo cáo tài chính. III. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp 1. Sự cần thiết phải phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định. Tài sản cố định là cơ sở vật chất kỹ thuật, phản ánh năng lực sản xuất hiện có và trình độ khoa học kỹ thuật của một doanh nghiệp. Tài sản cố định là điều kiện quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, là điều kiện để tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Để biết được việc đầu tư và sử dụng tài sản cố định có hiệu quả hay không các doanh nghiệp cần tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định, trên cơ sở đó có biện pháp sử dụng triệt để vể công suất và thời gian của tài sản cố định.. 2. Các chỉ tiêu phân tích. Khi phân tích tình hình tài sản cố định tại doanh nghiệp, trước hết phải xem xét tình hình tăng giảm của tài sản cố định giữa thực tế với kế hoạch, giữa cuối kỳ với đầu năm. Đồng thời tính và so sánh tốc độ tăng và tỷ trọng của từng loại tài sản cố định. Xu hướng có tính hợp lý là xu hướng TSCĐ (đặc biệt là máy móc thiết bị dùng trong sản xuất phải lớn hơn TSCĐ dùng ngoài sản xuất, có vậy mới tăng được năng lực sản xuất của xí nghiệp, các loại tài sản cố định khác vừa đủ cân đối để phục vụ cho các thiết bị sản xuất và giảm đến mức tối đa tài sản cố định chờ xử lý. Để đánh giá trình độ trang bị kỹ thuật có thể tính ra và so sánh chỉ tiêu Mức trang bị tài sản cố định (hay máy móc thiết bị) cho một lao động. = Nguyên giá TSCĐ(hay máy móc thiết bị) Số lao động bình quân Việc trang bị TSCĐ tốt hay xấu, mới hay cũ đều ánh hưởng đến kết quả sản xuất. Do vậy để đánh giá tình trạng kỹ thuật của tài sản cố định cần tính ra và so sánh chỉ tiêu: Hệ số hao mòn của tài sản cố định = Giá trị hao mòn của tài sản cố định luỹ kế Nguyên giá tài sản cố định Thực tế cho thấy, mặc dù doanh nghiệp đã đầu tư trang bị đầy đủ máy móc thiết bị nhưng nếu việc sử dụng không hợp lý về mặt số lượng thời gian và công suất thì hiệu quả không cao. Để phân tích hiệu quả của việc sử dụng tài sản cố định ta sử dụng các chỉ tiêu sau: Sức sản xuất của tài sản cố định = Tổng giá trị sản xuất hoặc doanh thu Nguyên giá bình quân TSCĐ Chỉ tiêu này phản ánh 1 đồng nguyên giá bình quân tài sản cố định đem lại mấy đồng giá trị sản xuất hoặc doanh thu. Sức sinh lợi của tài sản cố định = Lợi nhuận Nguyên giá bình quân TSCĐ Chỉ tiêu này phản ánh 1 đồng nguyên giá bình quân tài sản cố định đem lại mấy đồng lợi nhuận. Suất hao phí tài sản cố định = Nguyên giá bình quân TSCĐ Tổng giá trị sản xuất doanh thu hoặc lợi nhuận Chỉ tiêu này phản ánh để sản xuât ra một đồng giá trị sản xuất (hoặc doanh thu, lợi nhuận) thì cần mấy đồng nguyên giá TSCĐ bình quân. phần II Thực trạng công tác hạch toán TSCĐ tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK thiết bị TOàN bộ và kỹ thuật 1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật: - Xuất nhập khẩu các công trình và dây truyền thiết bị toàn bộ máy móc, thiết bị phụ tùng, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu sản xuất và các loại hàng hóa khác. - Tư vấn đầu tư và thương mại, xuất khẩu lao động, hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết. - Giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Ngay từ khi mới thành lập, Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật đã từng bước khắc phục các khó khăn thiếu thốn ban đầu đưa việc kinh doanh vào ổn định, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hòan thiện về mọi mặt, sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về số lượng cũng như chất lượng và thời gian với giá cả hợp lý. Điạ chỉ:16 – 18 Tràng Thi- Hà Nội Tel: (84-4) 8.254.974 -8.267.329 Fax: (84-4) 8.254.059- 8.267.328 Email: technohn@ netnam.vn Ngày thành lập: 28 – 01 – 1959 Tổng Giám Đốc: Ông_ Vũ Chu Hiền Và các đơn vị trực thuộc khác. 2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xúât nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật giám đốc công ty PGĐ Bí thư đảng uỷ PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật PGĐ dự án phòng chính trị phòng hành chính phòng tc - lđ phòng kế toán phòng kt - kt phòng vật tư phòng dự án cn xn 721 xn 344 Đội 2 Đội 4 Đội 10 Đội 11 Đội 22 Đội 54 Ban giám đốc công ty 3.1. Ban giám đốc công ty - Giám đốc công ty - Phó giám đốc kinh doanh - Phó giám đốc Bí thư Đảng uỷ - Phó giám đốc kỹ thuật - Phó giám đốc dự án 3.2. Các phòng chức năng của công ty Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty theo chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: * Phòng chính trị - Công tác cán bộ, công tác tổ chức xây dựng Đảng, giáo dục tư tưởng an ninh bảo vệ công tác quần chúng, tổng hợp công tác Đảng, công tác chính trị. Phối hợp với cơ quan, Tổ chức lao động, vật tư để đảm bảo an toàn lao động, an toàn giao thông, giải quyết xử lý các vụ vi phạm trong công ty. *Phòng Tài chính – kế toán - Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty - Khai thác các nguồn vốn,kinh phí phục vụ sản xuất kinh doanh và hoạt động của công ty, quản lý sử dụng bảo toàn và phát triển vốn. Tổ chức công tác kế toán và công tác hạch toán sản xuất kinh doanh trong công ty, kiểm tra công tác kế toán và hạch toán ở các đơn vị trực thuộc trong công ty. Thực hiện công tác thanh quyết toán tài chính. Tổ chức và thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, các chế độ quy định về công tác tài chính đối với doanh nghiệp. Thực hiện chế độ báo cáo công tác tài chính với cấp trên và các cơ quan chức năng. * Phòng Tổ chức lao động – Tiền lương - Công tác biên chế, xây dựng lực lượng lao động, bồ dưỡng nâng bậc đối với chuyên môn kỹ thuật, công tác kế hoạch và công tác tổ chức tiền lương. Báo cáo kế hoạch và quyết toán lao động tiền lương đối với cấp trên và thanh toán lao động tiền lương đối với các đơn vị trực thuộc công ty. Công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác tác chiến, huấn luyện quân sự, huấn luyện chiến sỹ mới, công tác cảnh vệ đảm bảo an toàn cơ quan. * Phòng Kinh tế – kỹ thuật - Lập và quản lý thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và kế hoạch giao cho các đơn vị trực thuộc công ty. Tổ chức thực hiện hệ thống định mức kinh tế – kỹ thuật trong xây dựng cơ bản của ngành, của Nhà nước và của công ty. Thanh quyết toán vật tư cho các đơn vị trực thuộc công ty. Chủ trì tổng hợp phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và thực hiện chế độ báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh lên cấp trên. - Phối hợp với phòng kế toán – tài chính công ty thanh quyết toán công trình, sản phẩm hoàn thành. * Phòng Dự án – khoa học công nghệ - Công tác tiếp thị tìm kiếm việc làm, xây dựng các dự án đầu tư,liên danh liên kết phát triển sản xuất kinh doanh. Công tác đấu thầu, nhận thầu công trình. Xây dựng đơn giá giao khoán công trình cho các đơn vị trực thuộc công ty. Công tác kỹ thuật thi công, chất lượng công trình và nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. * Phòng kỹ thuật vật tư xe máy - Công tác tổ chức thực hiệncác chế độ quy định và sử dụng trang thiết bị phương tiện, vật tư trong công ty. - Công tác đảm bảo và quản lý sử dụng vật tư trong đơn vị và quyết toán với cấp trên. Công tác khai thác sử dụng và đảm bảo kỹ thuật thiết bị xe máy. Đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch thanh lý, xử lý, đầu tư và đổi mới trang thiết bị xe máy, công tác an toàn giao thông và an toàn kỹ thuật thiết bị xe máy. * Phòng Hành chính - Công tác đảm bảo hậu cần, quân trang, quân lương, quân y, doanh trại. Công tác hành chính văn phòng và phục vụ cơ quan công ty, công tác văn thư bảo mật, xe máy chỉ huy, phục vụ điện nước, công vụ tiếp khách, nấu ăn, công tác điều trị trong công ty. Các phòng ban trong công ty có mối quan hệ rất mật thiết chặt chẽ với nhau nhằm mục đích cuối cùng là giúp Giám đốc công ty giải quyết tốt những vấn đề đang phát sinh hàng giờ, hàng ngày của công ty. 4. Bộ máy kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật kế toán trưởng kế toán tổng hợp kế toán vốn thanh toán kế toán tài sản cố định kế toán chi phí và giá thành kế toán hàng tồn kho bảng kết quả kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ & kỹ thuật Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Số tiền % 1. Tổng doanh thu 65.000.000.000 81.540.455.572 100.000.000.000 131.957.162.011 50.416.706439 61.83 Trong đó - Từ HĐ xuất khẩu 0 0 0 0 0 - Gia công 0 0 0 0 0 - Đại lý 0 0 0 0 0 2. Chi phí kinh doanh - Tổng chi phí KD 63.500.000.000 79.433.413.885 98.000.000.000 129.174.332.860 49.740.918.975 62.62 - Tỷ suất CP KD (%) 97.69 97.42 98.00 3. Nộp ngân sách 3.470.203.095 4.409.639.258 5.261.094.762 6.979.381.670 2.567.742.412 58.27 - Thuế GTGT 3.095.238.095 3.882.878.836 4.761.904.762 6.283.674.382 2.400.795.546 61.83 - Thuế xuất, nhập khẩu 0 0 0 0 0 - Thuế tiêu thụ đặc biệt 0 0 0 0 0 - Thuế thu nhập DN 375.000.000 526.760.422 500.000.000 695.707.288 168.946.866 32.07 4. Lợi nhuận - Lợi nhuận trước thuế 1.500.000.000 2.107.041.687 2.000.000.000 2.782.829.151 675.787.464 32.07 - Lợi nhuận sau thuế 1.125.000.000 1.580.281.265 1.500.000.000 2.087.121.863 506.840.598 32.07 5. Thu nhập bình quân người LĐ ( đ/ tháng) 800.000 820.200 900.000 907.862 87.662 12.17 - Hàng quý, hàng năm phòng thông qua số liệu trên ta thấy kết quả kinh doanh trong năm 2006 và 2007 công ty đều đạt và vượt các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, và có sự tăng trưởng về doanh thu, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước. Các chỉ tiêu nộp ngân sách, thu nhập của người lao động tăng lên so với năm 2006 . Cụ thể các chỉ tiêu năm 2007 so với năm 2006 doanh thu tăng 50.416.706.439đ tương ứng 61.83% Lợi nhuận trước thuế tăng 675.787.464đ tương ứng 32.07% Lợi nhuận sau thuế tăng 506.840.598đ tương ứng 32.07% Thu nhập bình quân đầu người lao động tăng 87.662đ tương ứng 12.17%. II. Phân cấp quản lý doanh nghiệp - Giữa Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật với Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội. Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật là đơn vị hạch toán độc lập nhưng lại là thành viên của Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội nên công ty được Sở kế hoạch đầu tư phát triển thành phố và chi cục quản lý doanh nghiệp Bộ tài chính. Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội giao các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao nhất. Khi được giao vốn và các chỉ tiêu kế hoạch, Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất kinh doanh để bảo toàn vốn, thực hiện nộp thuế theo luật định và nộp các khoản chi phí quản lý cấp trên về Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội theo quy chế quản lý tài chính của Tổng công ty được Sở kế hoạch ĐTTP chấp thuận. - Giữa Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật với các đội, xí nghiệp trong công ty. Các xí nghiệp và đội sản xuất là các đơn vị thành viên trực thuộc công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty điều tiết chỉ đạo sản xuất tới từng đơn vị thành viên, giao các chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị. Công ty duyệt giải pháp kinh doanh, tiến độ công việc, quản lý các khâu, quản lý chi phí sản xuất, quản lý giá thành. Hàng tháng hàng quý các đơn vị thanh quyết toán với các phòng ban chức năng trong công ty. 1. Công tác kế hoạch hoá tài chính - Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc và chính bản thân công ty mà công ty đã tiến hành xây dựng kế hoạch tài chính cho toàn công ty cũng như cho các đơn vị trực thuộc. Hàng năm Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật được Tổng công ty XNK Hà Nội giao kế hoạch tài chính và phải cố gắng phấn đấu thực hiện tốt kế hoạch tài chính đó. Khi nhận được kế hoạch công ty phải có phương hướng vận dụng để phát huy khả năng sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt kế hoạch tài chính cụ thể như sau: - Công ty phải kết hợp hài hoà giữa thu và chi để chịu chi phí lãi vay thấp nhất nhằm mục đích hạ giá thành sản phẩm, nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. - Duy trì chế độ báo cáo vật tư về số lượng, đơn giá, luôn cố gắng tiết kiệm chi phí hợp lý để hạ giá thành sản phẩm. - Tổ chức mua sắm những thiết bị thiết yếu để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Tổ chức công việc theo tiến độ đã đề ra để bàn giao cho chủ đầu tư, tạo doanh thu cho đơn vị. - Trong lĩnh vực này phòng Kế toán – tài chính có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho giám đốc về công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính. Ngoài ra phòng kế toán lập báo cáo quyết toán tài chính (điều chỉnh sau khi Cục thuế và Cục quản lý vốn được duyệt) bao gồm: Thuyết minh tài chính, Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành. Báo cáo này gửi lên Tổng công ty 01 bản, Cục thuế 01 bản, Cục quản lý doanh nghiệp 01 bản, lưu lại công ty 01 bản. . 2. Sơ lược công tác tổ chức kế toán Công ty Xuất Nhập Khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc tập trung tại Phòng Kế toán của công ty. ở các xí nghiệp, đội sản xuất chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện thanh toán thu thập chứng từ và các dữ liệu thông tin ban đầu, kiểm tra chứng từ và lập kế hoach định kỳ, gửi chứng từ về phòng kế toán. a. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toán bộ và kỹ thuật + Kế toán trưởng + Kế toán Chi phí sản xuất và tính giá thành + Kế toán vốn thanh toán + Kế toán tài sản cố định + Kế toán hàng tồn kho + Kế toán tổng hợp b. Chế độ áp dụng tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật - Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chế độ kế toán: VNĐ - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ - Phương pháp khấu hao áp dụng: Định kỳ - Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá thực tế + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Ghi thẻ song song - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên + Công ty kê khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế III. Thực tế tình hình hạch toán tài sản cố định ở Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật 1. Đặc điểm tình hình quản lý sử dụng tài sản cố định tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật 1.1. Đặc điểm và phân loại tài sản cố định a. Đặc điểm tài sản cố định - Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn , giá trị tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty. Do vậy nhu cầu sử dụng tài sản cố định tại Công ty rất lớn. Biến động về tài sản cố định diễn ra thường xuyên và phức tạp. Bên cạnh đó Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cơ bản với nhiều xí nghiệp, đội thành viên. Các công trình do Công ty thực hiện thường là không tập trung mà phân tán trên nhiều địa bàn. Để phục vụ tốt cho việc xuất nhập khẩu, liên doanh, liên kết, các loại máy móc trang thiết bị luôn được điều động đến tận chân nơi. Do những đặc điểm trên mà việc quản lý tài sản cố định tại xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật phải được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học. b. Phân loại tài sản cố định Tài sản cố định của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau cùng tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để có thể quản lý tốt tài sản cố định đòi hỏi Công ty phải thực hiện phân loại một cách hợp lý. * Phân loại tài sản cố định theo kết cấu Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là tài sản cố định hữu hình được phân loại theo các nhóm sau đây: - Máy móc thiết bị xây dựng - Nhà cửa vật kiến trúc - Phương tiện vận tải truyền dẫn - Thiết bị dụng cụ quản lý - Tài sản cố định khác Tài sản cố định sử dụng tại Công ty phần lớn là các loại máy móc, thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty ( từ 30 - 40%). Nhà cửa vật kiến trúc có tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản cố định của Công ty bao gồm: Trụ sở làm việc của công ty, nhà làm việc của các xí nghiệp... Việc phân loại tài sản cố định theo tiêu thức này rất thuận lợi cho công tác quản lý tài sản cố định và trích khấu hao TSCĐ phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để kế toán lập các sổ chi tiết TSCĐ và xác định tỷ lệ khấu hao áp dụng cho các nhóm TSCĐ. Biểu số 2.1 Tình hình TSCĐ tại công ty ngày 31/12/2006 Chỉ tiêu 2006 Tỷ trọng % Tổng giá trị TSCĐ 16.911.416.370 100 Trong đó Nhà cửa vật kiến trúc 3.791.054.985 22,40 Máy móc thiết bị 7.959.790.159 47,05 Phương tiện vận tải 2.3.19.930.053 13,70 Thiết bị dụng cụ quản lý 463.943.356 2,8 Giàn giáo, cốt pha 230.363.857 1.36 Tài sản cố định khác 2.146.333.960 12.6 * Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Tài sản cố định tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp, nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nguồn vốn Tổng công ty và nguồn vốn khác. Việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành cho phép công ty nắm bắt được tình hình đầu tư TSCĐ cũng như các nguồn vốn tài trợ. Trên cơ sở đó cho phép công ty điều chỉnh việc đầu tư một cách hợp lý các nguồn tài trợ cho TSCĐ. Biểu số 2.2 Bảng phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành ĐVT: đồng Trong đó Tổng số Ngân sách Tổng Cty Công ty Vốn khác Gtrị TT Gtrị TT Gtrị TT Gtrị TT 16.911.416.370 1.928.758.691 11,4 522.159.850 3 10.023.076.479 59,27 4.437.421.034 26,24 1.2. Công tác quản lý và sử dụng TSCĐ Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng đều được quản lý theo các bộ hồ sơ ( do phòng vật tư xe máy quản lý) và hồ sơ kế toán do phòng ( kế toán tài chính quản lý), Hàng năm công ty thực hiện kiểm kê TSCĐ. Việc kiểm kê được thể hiện qua bảng kiểm kê TSCĐ (Biểu số 2.3) 2. Hạch toán kế toán tình hình biến động tăng giảm TSCĐ tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật. 2.1. Tài khoản sử dụng TSCĐ tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật bao gồm TSCĐ hữu hình. Do vậy công ty sử dụng các tài khoản sau để phản ánh tình hình biến động TSCĐ. - TK 211 - Tài sản cố định hữu hình: TK này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 211.2 - Nhà cửa vật kiến trúc: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại nhà cửa vật kiến trúc như Trụ sở làm việc của công ty, nhà làm việc ở Đông Anh, nhà làm việc của xí nghiệp, đội, các công việc kinh doanh khác…. + TK 211.3 - Máy móc thiết bị thi công: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại xe, máy móc thi công như máy xúc, ủi, lu, ô tô, trạm trộn….. TK 211.4 - Phương tiện vận tải truyền dẫn: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại thiết bị vận tải, truyền dẫn phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. TK 211.5 - Thiết bị dụng cụ quản lý: Phản ánh tình hình TSCĐ là các thiết bị dụng cụ văn phòng sử dụng cho quản lý như Máy vi tính, photo, thiết bị kiểm tra đo lường, thiết bị kiểm tra chất lượng công trình…. TK - 211.8 - TSCĐ khác 2.2. Hạch toán chi tiết tình hình tăng TSCĐ tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật 2.2.1. Khái quát quá trình hạch toán chi tiết TSCĐ tăng trong kỳ - Khi có nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trách của bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lên phòng Kinh tế kỹ thuật để phân tích tình hình công ty, tình hình thị trường và đưa ra phương án đầu tư TSCĐ một cách hợp lý. Giám đốc công ty là người đưa ra quyết định tăng TSCĐ. - Trong trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm: Việc mua sắm được thực hiện qua hoá đơn GTGT và các chứng từ chi phí khác trước khi đưa vào sử dụng, Công ty thực hiện bàn giao TSCĐ cho các đơn vị sử dụng thông qua thực hiện bàn giao TSCĐ ( lập thành 2 liên giống nhau Liên 1 giao cho Phòng Tài chính kế toán, Liên 2 giao cho Phòng Vật tư xe máy). Trong trường hợp TSCĐ tăng do việc xuất nhập khẩu cơ bản hoàn thành bàn giao: Khi công việc cơ bản hoàn thành, Công ty thực hiện việc nghiệm thu. Các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng cơ bản được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phí, các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phí sau đó Công ty lập biên bản bàn giao TSCĐ. Sau khi TSCĐ được bàn giao công ty thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoán chi phí vận chuyển. Trong trường hợp TSCĐ được cấp trên ( Tổng công ty) cấp Công ty sẽ lập ra 1 Hội đồng để đánh giá TSCĐ và lập biên bản đánh giá TSCĐ. Sau đó công ty lập biên bản bàn giao TSCĐ cho các đơn vị trực thuộc. Các TSCĐ sử dụng tại công ty được quản lý theo từng bộ hồ sơ TSCĐ gồm 3 bộ. - Hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm các tài liệu kỹ thuật liên quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ và quản lý tại phòng Vật tư xe máy của công ty. - Hồ sơ kế toán: Bao gồm các chứng từ liên quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ và quản lý tại phòng Kế toán tài chính của công ty bao gồm: - Quyết định đầu tư được duyệt - Biên bản đấu thầu hay chỉ định thầu - Biên bản nghiệm thu kỹ thuật - Biên bản quyết toán công việc hoàn thành - Hoá đơn GTGT - Biên bản giao nhận TSCĐ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và hồ sơ TSCĐ kế toán TSCĐ tiến hành ghi thẻ TSCĐ. 2.2.2. Hạch toán chi tiết tình hình tăng TSCĐ a. TSCĐ tăng do mua sắm Các chứng từ sử dụng: - Quyết định của Giám đốc công ty - Hoá đơn GTGT hoá đơn vận chuyển - Hợp đồng mua bán TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ Ví dụ minh hoạ: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng máy thi công phục vụ thi công công trình Dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 6 Sơn La tháng 01 năm 2007 Giám đốc xí nghiệp đã lập Giấy đề nghị Công ty cấp 01 máy xúc Komatsu PC 200 bánh xích. Giám đốc công ty đã căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài sản cố định và tình hình công ty gửi công văn xin phép Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội tháng 01 năm 2007 mua tài sản cố định. Giám đốc công ty ra quyết định mua tài sản cố định theo mẫu 2.1. Mẫu 2.1 Tổng công ty xNK Hà nội công ty XNK thiết bị & kỹ thuật Số 427/CT - Tch cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 01 năm 2007 Quyết định Của giám đốc công ty xnk thiết bị & kỹ thuật (V/v mua sắm TSCĐ phục vụ xây lắp) - Căn cứ vào quyết định số 73/QĐ - QP ngày 03 tháng 04 năm 1989 số 399/ QĐ - QP ngày 04 tháng 04 năm 1996 số 165/2007/QĐ - BQP ngày 15 tháng 09 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, ngành nghề kinh doanh và cơ cấu của tổ chức của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật - Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội. - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật - Căn cứ vào tình hình năng lực vốn hiện có của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật Quyết định: Điều I: Thực hiện mua mới 01 máy xúc Komatsu đủ khả năng phục vụ cho việc thi công công trình Cải tạo nâng cấp quốc lộ 6 Sơn La. Điều II. Tài sản cố định được tài trợ từ quỹ đầu tư phát triển và từ nguồn vốn vây Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội. Điều III. Phòng vật tư xe máy, phòng Kế toán tài chính công ty có trách nhiệm thực hiện quyết định này. Nơi nhận: Tổng Cty Xuất Nhập Khẩu HN Các phòng VTXM, KTTC Lưu công ty Giám đốc công ty ( Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 15 tháng 02 năm 2007 đại diện Phòng Vật tư xe máy và phòng kế toán thực hiện mua tài sản cố định thông qua Hoá đơn GTGT số 0090347 Mẫu số 2.2 Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01/GTKT Liên 2 ( Giao cho khách hàng) 3LL Số: 0090347 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị xây dựng TCCL Địa chỉ: 80 Láng Hạ Điện thoại: 04. 8647658 Mã số thuế: 0100365533 -1 Tài khoản: 43110030093143 Tại Ngân hàng cổ phần Đông á - Chi nhánh Hà Nội Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị tòan bộ và kỹ thuật Tổng công ty xuất nhập khẩu HN Địa chỉ: 16-18 Tràng Thi – Thành Phố Hà Nội Điện thoại: 04.9.847.327 Mã số thuế: 46001905-1 Tài khoản: 39010000000094 Tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt STT Tên hàng hoá ĐVT S.lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy xúc Komatsu PC200 bánh xích c 01 590.000.000 590.000.000 Tổng tiền hàng: 590.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tổng tiền thuế: 59.000.000 Tổng tiền thanh toán: 649.000.000 Người mua (Ký, họ tên) kế toán trưởng (Ký, họ tên) thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên, đóng dấu) - Tổng chi phí lắp đặt chạy thử của tài sản này là: 10.000.000đ - Công ty đã xác định nguyên giá TSCĐ này là 600.000.000đ - Sau khi nhận hoá đơn GTGT số 0090347 Thủ kho làm thủ tục nhập tại kho Dựa trên hoá đơn GTGT số 0090347 kế toán vốn bằng tiền thực hiện lập Phiếu chi để thanh toán cho Công ty t._.h. Biểu số 2.34 Cơ cấu nguồn tài trợ cho tài sản cố định Năm Tổng số Trong đó Ngân sách Doanh nghiệp Nguồn khác Giá trị TT Giá trị TT Giá trị TT 2006 17.883.678.479 3.135.085.769 17.53 9.753.997.371 54.54 4.994.595.339 27.93 2007 18.492.474.857 4.264.916.165 23.06 10.704.451.433 57.89 3.523.107.259 19.05 Xét về xu hướng đầu tư của các nguồn tài trọ cho tài sản cố định trong 2 năm cho thấy: Nguồn vốn tự có có xu hướng tăng trong khi đó các nguồn còn lại đều giảm, xu hướng này khẳng định việc nâng cao khả năng chủ động tài chính của công ty là một chiến lược phát triển trong nhiều năm. 4. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Để biết được việc đầu tư vào tài sản cố định của công ty có hiệu quả hay không chúng ta cần đi sâu phân tích một số chỉ tiêu khác Biểu số 2.35 Bảng phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định ĐVT: Đồng TT Chỉ tiêu 2002 2003 Chênh lệch + - % 1 Nguyên giá b.quân TSCĐ 17.883.678.479 18.492.474.857 608.796.378 103.4 2 Tổng doanh thu 81.540.455.572 131.957.162.011 50.416.706.439 161.83 3 Lợi nhuận trước thuế 2.107.041.687 2.782.829.151 675.787.464 132.07 4 Sức sản xuất của TSCĐ 4.559 7.135 2.576 5 Sức sinh lời của TSCĐ 0.118 0.150 0.032 6 Suất hao phí TSCĐ 0.219 0.140 -0.79 Qua bảng trên ta thấy năm 2006 so với năm 2007 Sức sản xuất của tài sản cố định là thước đo khả năng sản xuất tài sản cố định được đầu tư hàng năm của công ty. Năm 2007 công ty đầu tư đồng nguyên giá tài sản cố định bình quân thì sẽ tạo ra được 4.559 đ doanh thu thì với 1 đ nguyên giá tài sản cố định bình quân năm 2007 công ty thu được 7.135 đ doanh thu. Như vậy so với năm 2006 năm 2007 một đồng tài sản cố định có khả năng sản xuất thêm 2.576 đồng doanh thu. Sức sinh lời của tài sản cố định cho biết 1 đồng nguyên giá bình quân đem lại mấy đồng lợi nhuận, với một đồng nguyên giá tài sản cố định bình quân trong khi đó năm 2007 là 0.150 đ như vậy một đồng nguyên giá tài sản cố định bình quân năm 2007 tạo lợi nhuận hơn năm 2006 là 0.032đ. Suất hao phí của tài sản cố định cho biết để tạo ra một đồng yếu tố đầu ra ( tổng doanh thu) có bao nhiêu đồng nguyên giá tài sản cố định bình quân mà công ty đã đầu tư, điều này cũng có ý nghĩa là muốn tạo ra một đồng yếu tố đầu ra thì phải có bao nhiêu đồng nguyên giá tài sản cố định bình quân năm 2007 công ty bỏ ra 0.140đ tiết kiệm được 0.179 đ so với năm 2006. Để tạo ra một đồng doanh thu điều này cho thấy công ty đã giảm được hao phí tài sản cố định trong quá trình tạo ra doanh thu. Nói tóm lại năm 2007 Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật đã nâng cao được hiệu quả của việc sử dụng tài sản cố định. Phần iii Phương hướng hoàn thiện hạch toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong tham mưu cho các nhà quản lý trong việc tạo ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn chế việc tiêu hao công sức. * Hệ thống chứng từ sổ sách Hệ thống chứng từ tại Công ty được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin. Hàng tháng, hàng quý các chứng từ gốc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. Chứng từ của 5 năm tài chính liên tiếp được lưu trữ trong các ngăn tài liệu, luôn sẵn sàng cho các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính. Công ty sử dụng hệ thống Sổ tổng hợp, Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết thích hợp với tình hình của công ty với hình thức sổ tờ rời ( không áp dụng cho Sổ Nhật ký chung). Với những đặc điểm riêng của công ty xây dựng cơ bản, đặc biệt là số lượng nghiệp vụ thường xuyên rất lớn, số lượng bút toán điều chỉnh lớn nếu chỉ sử dụng một hình thức sổ quyển thì sẽ rất khó khăn cho công tác hạch toán. 1.2. Về công tác hạch toán kế toán và công tác quản lý tài sản cố định a. Hạch toán chi tiết tài sản cố định Về hạch toán chi tiết tài sản cố định tại công ty được thực hiện trên máy vi tính. Công ty thực hiện lập hệ thống Sổ chi tiết tài sản cố định theo hình thức tờ rời từ việc kết xuất thông tin từ máy vi tính. Dựa trên cơ sở những quy định của chế độ kế toán, Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật đã có nhiều loại chứng từ phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Ví dụ như liên quan đến việc hạch toán chi tiết tài sản cố định, hàng năm công ty đều lập các Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ chi tiết cho từng nguồn tài trợ và chi tiết cho từng nhóm tài sản cố định. b. Công tác kiểm kê tài sản cố định Tài sản cố định được công ty kiểm kê, đánh giá vào thời điểm cuối năm. Việc này giúp cho công ty có khả năng kiểm soát được tình hình giá trị và hiện trạng của TSCĐ đang được sử dụng tại công ty. Căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng năm, công ty đã có những biện pháp giải quyết kịp thời. Ngoài ra việc kiểm kê giúp cho các nhà quản lý định ra được phương hướng đầu tư vào TSCĐ cũng như việc đề ra những biện pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định. c. Công tác đầu tư tài sản cố định Việc đầu tư cho TSCĐ trong những năm qua đã được Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật quan tâm một cách đúng mức. Công ty rất chú trọng trong việc mở rộng quy mô máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cũng như các thiết bị sử dụng trong quản lý. Việc nâng cao tỷ trọng nguồn vốn tự có đã cho thấy khả năng chủ động của công ty. 2. Hạn chế của công tác kế toán tại xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật 2.1. Về công tác kế toán nói chung Nhìn chung chứng từ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ luân chuyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân chủ yếu là 3 nguyên sau: Thứ nhất: Do trình độ kế toán trong công ty là chưa đồng đều dẫn đến việc chứng từ được lưu chuyển từ các xí nghiệp đội thi công công trình còn chậm. Thứ hai Là do quan niệm về công tác kế toán của các cán bộ nhân viên chức nói chung và cán bộ kế toán nhiều khi còn coi nhẹ, không tập trung vào công tác đẩy mạnh việc đưa chứng từ vào lưu chuyển, tại các đơn vị phụ thuộc, việc xử lý chứng từ không được giải quyết. Thứ ba Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp xây dựng cơ bản hoạt động trong quân đội, nơi thi công công trình phân bố rải rác không tập trung trên một địa bàn nhất định, điều kiện làm việc luôn phải thay đổi để có thể theo sát được công việc. 2.2. Về công tác hạch toán kế toán và quản lý tài sản cố định a. Hạch toán chi tiết tài sản cố định Trong việc hạch toán chi tiết tài sản cố định Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật đã thực hiện tương đối chuẩn các quy định về chứng từ sổ sách chi tiết, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số mặt sau: * Công ty không theo dõi chi tiết tình hình sử dụng về số lượng và nguyên giá đối với các tài sản cố định ở từng xí nghiệp thành viên. Điều này dẫn đến tình trang là việc quản lý về giá trị không thống nhất với việc quản lý về mặt hiện vật không ràng buộc trách nhiệm vật chất của người sử dụng tài sản cố định trong trường hợp xảy ra mất mát hư hỏng TSCĐ…. * Công ty không thực hiện đánh số TSCĐ. Nếu xét trên góc độ hạch toán chi tiết thì rõ ràng việc không đánh số TSCĐ sẽ thực sự khó khăn cho việc sắp xếp, phân loại , kiểm kê và phản ánh và phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ. Trong khi đó, về nguyên tắc TSCĐ đưa vào sử dụng tại công ty phải được đánh số để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý và thường được áp dụng linh hoạt cho từng doanh nghiệp. b. Hạch toán tổng hợp tài sản cố định Nhìn chung, việc hạch toán kế toán tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ của công ty được ghi chép và phản ánh theo đúng chế độ kế toán cho doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Em thấy có những điểm vướng mắc sau đây trong công tác hạch toán tổng hợp. * Việc lập các Bảng kê phân loại Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung, các bảng kê này được lập làm cơ sở cho kế toán tổng hợp thực hiện phản ánh vào Sổ tổng hợp. Các bảng kê phân loại này không quy định cụ thể áp dụng ghi Có hay ghi Nợ cho các tài khoản cụ thể nào. Bên cạnh đó, trong trường hợp nghiệp vụ xảy ra liên quan đến nhiều bút toán thì công ty phải lập một số lượng lớn Bảng kê phân loại. * Hạch toán ứng tiền trước cho các xí nghiệp thực hiện thi công các công việc kinh doanh cơ bản Khi ứng tiền cho các xí nghiệp Nợ TK 136 Số tiền ứng trước cho xí nghiệp Có TK 111 Các chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình xây lắp được tập hợp vào TK 154 và kê khai trong Bảng tổng hợp chi phí cho công trình. Khi thực hiện bàn giao , kế toán hạch toán: a. Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định Nợ TK 211 Nguyên giá TSCĐ Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang b. Kết chuyển nguồn vốn Nợ TK 441 Nguyên giá TSCĐ Có TK 411 Việc hạch toán như vậy là không đúng quy định tại quyết định số 1864/1998/ QĐ- BTC * Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định Đối với việc sửa chữa thường xuyên: Khi phát sinh các chi phí sửa chữa đối với bất kỳ tài sản nào kế toán đều hạch toán voà TK 627 kể cả khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCD dùng choi hoạt động quản lý toàn doanh nghiệp Đối với việc sửa chữa lơn: Công ty thực hiện lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ do vậy không có các bút toán trích trích trước chi phí cho công tác này. Chỉ khi nào phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ thì công ty mới thực hiện phản ánh vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được tập hợp vào TK 241 (2413) "XDCB dở dang" Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển: Nợ TK 627 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả trước (nếu chi phí lớn) Có TK 241 (2413) XDCB dở dang Việc không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ làm cho công ty không chủ động trong việc hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm xây lắp. * Hạch toán khấu hao tài sản cố định Trích khấu hao tài sản cố định Nợ TK 623 (6234) Chi phí khấu hao máy thi công Nợ TK 627 (6274) Chi phí khấu tại khu nhà làm việc ĐA Nợ TK 642 (6424) Chi phí khấu hao tại văn phòng Có TK 214 Khấu hao TSCĐ Đồng thời ghi Nợ TK 009 - Nguồn vốn khấu hao Công ty chỉ trích khấu hao TSCĐ tại Khu nhà làm việc tại Đông Anh để phân bổ vào chi phí sản xuất chung là chưa đủ. Bởi vì ngoài Khu nhà làm việc ĐA , chi phí khấu hao các thiết bị quản lý tại các xí nghiệp xây lắp không được xác định điều này làm chi phí của công trình giảm, lợi nhuận tăng và công ty vẫn phải nộp thuế thu nhập cho khoản lợi nhuận này. c. Hệ thống Sổ tổng hợp Các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ được công ty phản ánh vào các Sổ tổng hợp là Sổ Nhật ký chung và Sổ cái theo mẫu ( Biểu số 3.1, Biểu số 3.2). Sổ Nhật ký chung không có cột "Đã ghi sổ cái" cột này có ý nghĩa là dấu hiệu cho việc đã phản ánh nghiệp vụ trên sổ Nhật ký chung vào Sổ cái các khoản. Điều này sẽ dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, theo dõi quá trình ghi chép vào Sổ cái. Tương tự Sổ cái các tài khoản cũng không có cột "Trang Nhật ký chung" d. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định * Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật không tiến hành đánh số tài sản cố định Xét trên góc độ quản lý thì việc không đánh số TSCĐ làm cho công ty khó khăn trong việc quản lý TSCĐ: Công ty không thể biết một máy móc thiết bị đang được sử dụng tại đơn vị nào, phòng ban nếu như không quản lý chặt chẽ theo đơn vị, bộ phận sử dụng, công ty không thể biết TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn nào nếu như không quản lý TSCĐ theo nguồn vốn hình thành Biểu số 3.1 Sổ nhật ký chung Quý / năm 200 Chứng từ Diễn giải SHTK Số phát sinh Ký hiệu NT Nợ Có Số trang trước Mang sang …….. Cộng mang sang trang sau Cộng cuối quý Ngày ….. tháng ….. năm …… Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kê toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bên giao khoán (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 3.2 Tổng công ty xnk hà nội công ty xnk thiết bị & kỹ thuật Sổ cái Tài khoản Quí / năm 200 Chứng từ Diễn giải SHTK Số phát sinh Ký hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ……… Cộng phát sinh Dư cuối kỳ Ngày ….. tháng ….. năm …… Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kê toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bên giao khoán (Ký, họ tên, đóng dấu) * Phân loại TSCĐ Hiện nay Công ty đang thực hiện phân loại tài sản cố định theo Nguồn hình thành vào hình thái vật chất. Hai cách phân loại này phần nào đã giúp cho công ty quản lý được tài sản cố định tại công ty. Vấn đề đặt ra làm thế nào để công ty có thể biết hiện tại công ty còn tài sản cố định đang được sử dụng vào mục đích gì, có bao nhiêu tài sản đang cho thanh lý, nhượng bán….Nếu chỉ dựa vào cách phân loại trên thì Công ty có được những thông tin liên quan đến vấn đề trên. * Quản lý và trích khấu hao tài sản cố định Hiện nay công ty áp dụng phương pháp trích khấu hao riêng cho từng loại TSCĐ khác. Việc tích khấu hao cho phương tiện máy móc theo giá bình quân giờ ca hoạt động là không đúng theo quy định kế toán. Bên cạnh đó việc phân bổ khấu hao TSCĐ cho các công trình theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp là không hợp lý bởi đối với một công trình sử dụng nhiều giờ máy thi công mà sử dụng ít chi phí nhân công thì khấu hao TSCĐ phân bổ. * Quản lý sử dụng TSCĐ của công ty luôn được điều động đến các công trình. Việc theo dõi sử dụng các thiết bị thi công không được thực hiện một cách chặt chẽ. Ví dụ: Việc đưa một máy móc đi thi công các công trình thường không được quản lý bằng văn bản. Do vậy không có sự ràng buộc về trách nhiệm đối với việc sử dụng máy thi công. Bên cạnh đó việc bảo quản các loại máy móc thiết bị ở các công trình rất khó khăn, chất lượng máy móc bị ảnh hưởng. II. Phương hướng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định và các giải pháp nhằm nâng cào hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật 1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định tại Công ty 1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định Trong thời kỳ đổi mới hiện nay, công tác kế toán luôn được chú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó. Chức năng kế toán là ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của một doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán còn cung cấp thông tin cho rất nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản lý, các thông tin này giúp cho họ có những cơ sở để đưa ra những quyết định kinh tế phù hợp với các nhà đầu tư, các thông tin này là cơ sở để ra các quyết định đầu tư. Việc hạch toán và quản lý tài sản cố định có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Trong điều kiện ngày càng có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường hiện nay, kế toán là công cụ hữu hiệu để công ty có thể phân tích được tình hình tài sản của mình, từ đó có hướng đầu tư và phương pháp quản lý thích hợp để tạo nên sức mạnh nội lực. Việc hạch toán và quản lý TSCĐ hiện nay tại Công ty cần được hoàn thiện để đáp ứng những nhu cầu trên. 1.2 . Hoàn thiện hạch toán kế toán tài sản cố định 1.2.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết tài sản cố định a. Về sổ chi tiết tài sản cố định Để quản lý tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc, các bộ phận khác nhau, theo Em Công ty nên mở thêm Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơnvị sử dụng. Tại mỗi các đơn vị phụ thuộc kế toán tài sản cố định cần có một sổ theo dõi TSCĐ mà chỉ cần theo dõi về nguyên giá, thời gian sử dụng, tên công trình phục vụ, người quản lý tài sản cố định. Mẫu sổ chi tiết tài sản cố định sử dụng tại phòng Kế toán tài chính công ty theo quy định đợc trình bày ở Biểu số 2.3, Mẫu số sổ theo dõi tình hình TSCĐ sử dụng cho các bộ phận công ty có thể thực hiện thiết kế theo Mẫu 1.43 Biểu số 3.3 sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng Bộ phận sử dụng:……………………. Quý…./ năm 200 Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định Chứng từ Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Đ V T Số lượng Đơn giá Số tiền SH Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng NT NT Cộng Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trương (Ký, ghi rõ họ tên) Trình tự Sổ chi tiết TSCĐ cho các bộ phận sử dụng ( Sử dụng tại phòng Kế toán tài chính) cũng tương tự như ghi sổ chi tiết TSCĐ mà doanh nghiệp đang áp dụng. Trình tự ghi Sổ theo dõi TSCĐ, cán bộ tại các đơn vị phản ánh nguyên giá TSCĐ. Căn cứ vào các biên bản liên quan đến việc điều động TSCĐ kế toán phản ánh người sử dụng TSCĐ, thời gian sử dụng TSCĐ, tên công trình phục vụ (nếu có) Biểu số 3.3 sổ theo dõi tài sản cố định Quý…./ năm 200 Chứng từ Mã số TSCĐ Nguyên giá Người quản lý Từ ngày Đến ngày Giảm TSCĐ Ghi chú SH NT Chứng từ Lý do SH NT Cộng Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên) b. Phân loại tài sản cố định theo tình trạng sử dụng Để thực hiện quản lý tốt hơn tình hình tài sản cố định Công ty nên thực hiện quản lý TSCĐ theo tình trạng sử dụng. Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức tình trạng sử dụng sẽ giúp cho công ty nắm bắt được thông tin về TSCĐ và ra quyết định đầu tư hoặc thanh lý để thu hồi vốn. TSCĐ phân loại theo tình trạng sử dụng bao gồm 4 loại sau: - TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất - TSCĐ dùng cho quản lý - TSCĐ dùng cho hoạt động khác - TSCĐ đã chờ xử lý + TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng + TSCĐ hư hỏng chờ xử lý Với cách phân loại TSCĐ theo tình trạng sử dụng, Sổ chi tiết TSCĐ theo tình trạng sử dụng ( giả sử TSCĐ chờ thanh lý) được thiết kế theo Biểu số 3.5 c. Hoàn thiện phương pháp tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Đối với các loại xe vận tải chuyển chở phục vụ cho các công trình, công ty nên thực hiện tính khấu hao theo một tỷ lệ quy định của Nhà nước. Khấu hao các loại máy thi công được phân bổ cho các công trình theo tiêu thức giờ ca làm việc theo công thức sau: Chi phí khấu hao máy Tổng chi phí khấu Số giờ máy thi công phân bổ cho = hao máy thi công x thi công của công trình A công trình A 1.2.2. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp tài sản cố định a. Về việc lập Bảng kê phân loại Để phục vụ cho quá trình hạch toán tổng hợp cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty, dễ dàng cho việc phân loại các Bảng kê này theo Em công ty nên thực hiện theo Bảng kê hạch toán như theo Biểu số 3.6 b. Về hạch toán khoán công trình xây dựng cơ bản Theo quyết định số 1864/ QĐ- BT Công ty nên thực hiện hạh toán như sau: Khi tạm ứng vật tư, tiền vốn cho các đơn vị thi công Nợ TK 141 (1413) Chi tiết đơn vị nhận khoán Có TK liên quan 111, 112, 152, 153…. Khi thanh lý hợp đồng căn cứ vào quyết toán tạm ứng, kế toán phản ánh chi phí thực tế: Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chungp Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào Có TK 141(1413) Khi công trình XDCB hoàn thành bàn giao, kế toán phản ánh: BT1. Ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211 Nguyên giá TSCĐ Co TK 512 Ghi tăng thu nhập BT2. Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 154 Biểu số 3.5 Sổ chi tiết tài sản cố định Tình trạng sử dụng: Chờ thanh lý STT Tên TSCĐ Mã TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao tích luỹ Giá trị còn lại Kiến nghị 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 3.5 bảng kê hạch toán Số:….. Quí…./ năm 200 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng c. Về hạch toán khấu hao TSCĐ Công ty xác định số khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý tại các xí nghiệp để hạch toán vào chi phí sản xuất chung d. Về hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ để khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ công ty đã có sẵn nguồn bù đắp. Việc hạch toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được thực hiện như sau: Căn cứ vào kế hoạch sửa chữa TSCĐ, kế toán thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 Chi phí trả trước Mọi chi phí liên quan đến việc sửa chữa được hạch toán trên TK 214 (2143) Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành căn cứ vào quyết toán công trình kế toán phản ánh việc bàn giao: Nợ TK 335 Chi phí trả trước Có TK 214(2143) Số chi phí chênh lệch * Trong trường hợp nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ là bất thường Công ty nên kết chuyển các chi phí sửa chữa lớn vào TK 242 để phân bổ cho các năm tiếp theo. Nợ TK 242 Chi phí trả trước dài hạn Có TK 241 ( 2413) Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Định kỳ phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Nợ TK 627,641,642 Có TK 242 Chi phí trả trước dài hạn c. Thực hiện đúng quy định của bộ sổ kế toán Việc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các loại sổ kế toán tổng hợp ở công ty được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán. Theo Em công ty nên bổ sung cho đầy đủ Mẫu sổ Nhật ký chung và sổ cái như sau: Biểu số 3.7 Sổ nhật ký chung Quí …/200 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SHTK Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số trang trước mang sang …. Cộng mang sang Cộng cuối quý Ngày….. tháng…..năm 2000 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 3.8 Tổng công ty xuất nhập khẩu hà nội Công ty xnk thiết bị & kỹ thuật Sổ cái Tài khoản Quí / năm 200 Chứng từ Diễn giải Trang NKC Số phát sinh Ký hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ……… Cộng phát sinh Dư cuối kỳ Ngày ….. tháng ….. năm …… Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kê toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bên giao khoán (Ký, họ tên, đóng dấu) 2. Tăng cường quản lý có hiệu quả tài sản cố định 2.1. Thực hiện mã hoá TSCĐ Hiện nay Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật không thực hiện đánh số đối với TSCĐ. Điều này dẫn tới tình trạng công ty gặp khó khăn trong việc quản lý TSCĐ. Để thống nhất trong việc quản lý và sử dụng TSCĐ, theo Em công ty nên đánh số đối với TSCĐ nhằm cung cấp thông tin về bộ phận sử dụng TSCĐ đó có được sử dụng vào sản xuất kinh doanh hay không, năm đưa vào sử dụng. 2.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Đầu tư mới tài sản cố định Những thách thức của thị trường đòi hỏi công ty phải luôn đầu tư đổi mới trang thiết bị. Có như vậy công ty mới có khả năng nâng cao được chất lượng cũng như tiến độ thi công các công trình. Tuy nhiên việc đầu tư TSCĐ là quá trình đầu tư dài hạn, không thể có hiệu quả ngay tức thì, Công ty phải căn cứ vào tình hình hiện tại cũng như khả năng vốn để lựa chọn việc đầu tư tài sản cố định cho thích hợp. Đẩy mạnh việc sửa chữa bảo dưởng máy móc thiết bị Suy cho cùng thì mục đích của việc sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị là nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị . Một thiết bị không được sửa chữa bảo dưỡng theo kế hoạch có thể dẫn đến việc sản xuất bị ngừng trệ, gián đoạn, chi phí công trình sẽ tăng ảnh hưởng đến lợi nhuận. Công ty nên có những cuộc hội thảo bàn về vấn đề sử dụng hiệu quả TSCĐ để có thu nhập được những sáng kiến của cán bộ công nhân viên chức trong và ngoài công ty bởi họ mới chính là người trực tiếp hàng ngày sử dụng TSCĐ. Đối với những cá nhân có sáng kiến thiết thực công ty nên phổ biến cho các bộ phận, đồng thời thực hiện chế độ khen thưởng kịp thời. Thực hiện việc đi thuê tài sản cố định để phục vụ cho sản xuất kinh doanh Việc đi thuê TSCĐ sẽ giúp cho công ty mở rộng được năng lực sản xuất trong những điều kiện hạn chế về vốn. Ngoài ra việc đi thuê TSCĐ còn hỗ trợ cho công ty trong trường hợp công ty không thoả mãn các yêu cầu cho vay của ngân hàng. Thật vậy, Công ty cho vay tài chính có thể thoả mãn được các yêu cầu của công ty ngay cả khi tình hình tài chính của công ty bị hạn chế. Việc đi thuê tài chính còn giúp cho công ty không rơi vào tình trạng ứ đọng vốn một TSCĐ công ty mua về sử dụng không hiệu quả. Nếu thuê tài chính công ty có thể thay đổi một cách nhanh chóng, dễ dàng. Việc thuê TSCĐ cho sản xuất kinh doanh là một hoạt động đầu tư ít rủi ro so với các cách đầu tư khác. Bởi trước hết là vì các công ty cho thuê tài chính thường chuyên môn hoá về máy móc thiết bị nên có thể cung ứng đầy đủ, kịp thời các loại máy móc và thiết bị mà khách hàng yêu cầu. 3. Một số kiến nghị về chế độ kế toán và quản lý tài sản cố định 3.1. Kiến nghị về chế độ kế toán liên quan đến tài sản cố định Quyết định số 89/2002/TT - BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2002 đã nêu ra những quy định cụ thể cho việc kế toán TSCĐ áp dụng chuẩn mực kế toán số 03 " TSCĐ HH" và chuẩn mực kế toán số 04 " TSCĐ VH" Trong việc thực hiện quy định ghi chép này này Em thấy vướng mắc trong việc áp dụng TK 24 vào hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ như sau: Nội dung của TK 242 " Chi phí trả trước dài hạn " Bên Nợ: Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ Bên Có: Phân bổ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ Dư Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Trường hợp mua TSCĐ HH và TSCĐ VH theo phương thức trả chậm trong nhiều năm: Phần lãi trả chậm, trả góp mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp phải hạch toán vào bên Nợ TK 242, mà bản chất của chi phí được ghi nhận vào TK 242 là chi phí phát sinh trong nhiều năm. Vậy nếu như công ty chỉ trả chậm trong thời gian 1 năm thì sẽ hạch toán vào đâu? Vấn đề này chưa được chế độ quy định cụ thể Theo Em chế độ cần nêu rõ hơn việc áp dụng của TK 242 như sau: Đối với chi phí phân bổ trong một niên độ thì sử dụng TK 1421 - Chi phí chờ kết chuyển. Đối với chi phí phân bổ trong thời hạn trên 1 năm thì hạch toán vào TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. 3.2. Kiến nghị về chế độ quản lý sử dụng tài sản cố định a. Xác định nguyên giá tài sản cố định Theo quyết định số 1062/1996/QĐ - BTC ban hành ngày 14/11/1996 Nguyên giá TSCĐsau = Giá trị còn lại của + Chi phí nâng cấp khi sửa chữa nâng cấp TSCĐ Theo quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ban hành ngày 31/12/1996 Nguyên giá TSCĐsau = Nguyê giá TSCĐ + Chi phí nâng cấp khi sửa chữa nâng cấp trước khi nâng cấp Tuy nhiên, việc trích khấu hao vẫn thực hiện theo nguyên giá ở quyết định 1062. Như vậy dẫn đến sự không thống nhất trong xác định nguyên giá thực và nguyên giá để tính khấu hao TSCĐ, theo Em chế độ này cần có sự thay đổi để thống nhất nguyên giá tài sản cố định. 2. Phân bổ lãi tiền vay có mục đích chung vào nguyên giá của tài sản cố định đầu tư mua sắm Chế độ kế toán Việt Nam chỉ quy định việc xác định lãi tiền vay trực tiếp đầu tư vào nguyên giá TSCĐ. Tuy nhiên với các khoản này vay có mục đích chung chung nhưng cũng có đóng góp vào quá trình đầu tư thì lãi tiền vay các khoản này chưa được phân bổvào nguyên giá TSCĐ. Chuẩn mực này kế toán quốc tế số 32 có quy định rõ phương pháp phân bổ lãi vay này vào nguyên giá TSCĐ dựa vào " Bình quân gia quyền của chi phí đi vay trên chi tiêu cho TSCĐ đó". Vậy chuẩn mực kế toán Việt nam cũng nên bổ sung để thống nhất với hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. * Lập dự phòng giảm giá tài sản cố định Mặc dù tài sản cố định được đầu tư dài hạn nhưng trong kinh doanh thì rủi ro do các điều kiện khách quan vẫn có thể xảy ra với TSCĐ và doanh nghiệp vẫn có khả năng chịu các khoản tổn thất do giảm giá TSCĐ. Chuẩn mực kế toán quốc tế số 36 (IAS) đã quy định về việc tính toán các khoản giảm giá có thể xảy ra đối với TSCĐ: " Giá trị của TSCĐ có thể thu hồi được dự tính nếu vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản có dấu hiệu cho thấy TSCĐ có thể bị giảm giá trị". Theo Em để phù hợp với quá trình quốc tế hoá hiện nay thì nước ta nên cho phép các doanh nghiệp được trích lập các khoản dự phòng giảm giá TSCĐ. Việc hạch toán trích lập dự phòng thông qua TK 219 " Dự phòng giảm giá TSCĐ" Kết cấu TK 219 như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng Bên Có: Dự phòng giảm giá TSCĐ hiện có Cuối năm N + 1 căn cứ vào tình hình tài sản cố định tại doanh nghiệp kế toán thực hiện trích lập dự phòng bổ sung hoặc hoàn nhập dự phòng theo bút toán sau: Nợ TK 711: Có TK 219: Kết luận Tài sản cố định là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào. Hạch toán tài sản cố định giúp một doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình tài sản cố định hiện có, biết được hiệu quả của việc đầu tư vào tài sản cố định, từ đó có những chính sách điều chỉnh kịp thời. Trong những năm qua Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật- Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội đã thực sự quan tâm đến việc đầu tư, đổi mới tài sản cố định, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tài sản cố định. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được Công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục. Trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật- Tổng công ty xuất nhập khẩu Hà Nội, em đã có những điều tìm hiểu thực tế quá trình hạch toán kế toán tài sản cố định để có thể so sánh với những kiến thức mà em đã được trang bị ở nhà trường, đồng thời em cũng học được nhiều điều bổ ích từ việc vận dụng linh hoạt chế độ tài chính kế toán tại công ty. Trên cơ sở đó em xin đưa ra một số ý kiến bổ sung nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán kế toán tài sản cố định tại công ty. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình nhưnng Chuyên đề tốt nghiệp của em chắc chắn không tránh được những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giao để Chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn Cô Giáo và các Cô, Chú, Anh, Chị ở phòng Kế toán - Tài chính Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật - Tổng công ty xuất nhập khẩu HN đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập để em có thể hoàn thiện Chuyên đề tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2008 Mục lục ._.