Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại Công ty xăng dầu Quảng Bình

ản, vấn đề về quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ luôn là một trong những mục tiêu kế hoạch của công ty. Về lĩnh vực kế toán, kế toán TSCĐ là một phần hành quan trọng, việc hạch toán trung thực, hợp lý hay không ảnh hưởng lớn đến thông tin trên báo cáo tài chính. Với các lý do trên, em chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại Công ty xăng dầu Quảng Bình”. Trong thời gian thực tập tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, bên cạnh tìm hiểu những đặc điểm về mặt hàng kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức hệ thống kế toán, em còn đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán và quản lý TSCĐ trên cả khía cạnh hạch toán các nghiệp vụ biến động, trích khấu hao, sửa chữa TSCĐ và hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty. Từ đó so sánh với chế độ kế toán hiện hành để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty. Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của chuyên để gồm 3 phần: - Phần 1: Tổng quan về Công ty xăng dầu Quảng Bình - Phần 2: Thực trạng kế toán tài sản cố định tại Công ty xăng dầu Quảng Bình - Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình Chuyên đề của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý sửa chữa của các thầy cô giáo. PHẦN 1: TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Quảng Bình Công ty Xăng dầu Quảng Bình (PETROLIMEX Quảng Bình) tiền thân là Chi cục vật tư Quảng Vĩnh (Quảng Bình - Vĩnh Linh) được thành lập năm 1965. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty trong giai đoạn này là tiếp nhận, bảo quản, dự trữ, cung ứng vận chuyển xăng dầu, sắt, thép, xi măng và các loại vật tư khác phục vụ sản xuất, chiến đấu trên địa bàn tỉnh và chi viện cho chiến trường miền Nam. Năm 1989, Quảng Bình trở về địa giới hành chính của mình. Trước nhu cầu bức thiết về vật tư hàng hóa phục vụ cho công tác tái thiết quê hương, UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 60 QĐ/UB ngày 17/7/1989 thành lập Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình trực thuộc UBND tỉnh Quảng Bình. Ngày 5/11/1992, UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 30 QĐ/UB về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước: Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình trực thuộc Sở Thương mại và Du lịch tỉnh Quảng Bình. Do đặc điểm tình hình thực tế và yêu cầu quản lý đổi mới doanh nghiệp nhà nước, từ tháng 5/1995 Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình được gia nhập vào Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Đến ngày 20/7/2000 Bộ Thương mại đã ban hành quyết định số 1029/2000/QĐ/BTM về việc đổi tên Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình thành tên Công ty Xăng dầu Quảng Bình thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Từ đó Công ty Xăng dầu Quảng Bình là thành viên thứ 40 của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Công ty có trụ sở chính đóng tại 75 Lý Thường Kiệt - Đồng Hới - Quảng Bình. Trải qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường, trực tiếp làm tăng ngoại tệ cho địa phương, đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách, đồng thời từng bước nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty Xăng dầu QB Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1. Sản lượng tiêu thụ - Xăng dầu sáng m3 62.413 62.555 59.681 - DM nhờn Tấn 346 225 213 - Gas Tấn 1.044 904 827 - VTTH & XNK Tr.đ 77.782 51.423 31.889 2. Chỉ tiêu lao động Người 339 338 307 3. Lương bình quân/người Ng.đ 1.765 2.098 2.250 4. Chỉ tiêu doanh thu Tr.đ 375.491 445.632 516.365 5. Lãi gộp Tr.đ 29.550 32.895 29.828 6. Nộp ngân sách Tr.đ 22.049 22.049 25.362 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Với tư cách là đơn vị thành viên, Công ty Xăng dầu Quảng Bình chịu sự quản lý và chỉ đạo của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam theo quy định của Chính phủ và điều lệ của Tổng Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm: Ban giám đốc, các phòng chức năng và các đơn vị, cửa hàng trực thuộc. Giám đốc là người lãnh đạo chung, điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Tổng giám đốc Công ty Xăng dầu Việt Nam về công việc của mình. Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc phụ trách kinh doanh, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật công nghệ và xây dựng cơ bản, phó giám đốc trực tiếp làm giám đốc Chi nhánh vật tư tổng hợp và XNK. Có 4 phòng chức năng: Phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính và phòng quản lý kỹ thuật đầu tư. Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức quản lý kiểu trực tuyến - chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo trực tuyến đối với các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc. Tùy theo tình hình thực tế, giám đốc có thể ủy quyền cho các phó giám đốc hoặc trưởng phòng chỉ đạo những công việc cụ thể đối với cấp dưới. Ngoài ra, để triển khai thực hiện tốt các chương trình công tác và mệnh lệnh của giám đốc, các phòng chức năng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc và giúp đỡ các đơn vị trực thuộc một cách thường xuyên theo quy định. Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH GIÁM ĐỐC CHT CH XD LỆ THUY TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG CHT CH XD KIẾN GIANG CHT CH XD QUẢNG NINH CHT CH XD BẮC ĐỒNG HỚI CHT CH XD NAM ĐỒNG HỚI CHT CH XD BỐ TRẠCH CHT CH XD SÔNG GIANH CHT CH XD TUYÊN HOÁ CHT CH XD MINH HOÁ GIÁM ĐỐC KHO CẢNG SÔNG GIANH GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH XNK CHT CỦA HÀNG GAS CHT CH XD Q. TRẠCH CÁC QUẦY BÁN XĂNG DẦU *) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban + Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về việc chỉ đạo quản lý các mặt nghiệp vụ kinh tế, xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa. Lập đơn hàng, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa. Thông tin kịp thời chính xác theo yêu cầu của giám đốc Công ty. + Phòng kế toán tài chính: Tham mưu quản lý, chỉ đạo các mặt nghiệp vụ tài chính kế toán, chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp giám đốc quản lý chỉ đạo các mặt nghiệp vụ về hành chính quản trị, lập kế hoạch trang cấp các dụng cụ văn phòng, phục vụ cho công tác quản lý hành chính đồng thời tổ chức cán bộ, nhân sự, lao động tiền lương, đào tạo cán bộ, thực hiện các nghĩa vụ thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Công ty. + Phòng quản lý kỹ thuật - đầu tư: Tham mưu giúp giám đốc xây dựng chỉ đạo các công việc về kỹ thuật, máy móc thiết bị bơm rót xăng dầu, lập kế hoạch xây dựng mới, mở rộng, cải tiến kỹ thuật, mua sắm tài sản cố định dưới sự chỉ đạo của Tổng Công ty. + 13 đơn vị trực thuộc bao gồm: - 10 cửa hàng đóng trên địa bàn các huyện và thành phố Đồng Hới: Có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng như: xăng dầu sáng, dầu mỡ nhờn, gas và phụ kiện gas phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của khách hàng trên toàn tỉnh. - Trạm kinh doanh gas - sản phẩm hóa dầu: Là đơn vị hạch toán theo phương thức báo sổ và một phần hạch toán theo phương thức khoán vốn về kinh doanh bếp gas, phụ kiện gas và nhựa đường. Trạm kinh doanh gas có chức năng nhiệm vụ tiếp nhận gas hóa lỏng từ các kho đầu mối đồng thời chiết nạp vào các loại vỏ bình để phân phối cho các cửa hàng trực thuộc Công ty. Thực hiện các dịch vụ lắp đặt bếp gas, thay gas tại nhà theo yêu cầu sử dụng của khách hàng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. - Chi nhánh kinh doanh VTTH & XNK: Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc hoạt động trên cơ sở Công ty giao khoán vốn và trích nộp các khoản theo quy định lên Công ty: Lãi vay, khấu hao TSCĐ, thuế vốn, thuế GTGT, lợi nhuận hàng năm. Chức năng nhiệm cụ của Chi nhánh kinh doanh VTTH & XNK là tổ chức kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng như: xi măng, sắt thép, vật liệu điện, máy móc thiết bị phụ tùng xuất khẩu mặt hàng cao su nguyên liệu… đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Theo định kỳ Chi nhánh phải báo cáo quyết toán toàn bộ tình hình kinh doanh lên Công ty để gộp quyết toán toàn Công ty. - Kho cảng Xăng dầu sông Gianh: Với sức chứa 3000m3 là nơi tiếp nhận xăng dầu bằng đường thủy từ các kho đầu mối lớn để cung ứng cho nhu cầu tại địa bàn tỉnh Quảng Bình và khu vực lân cận cũng như cho tái xuất sang nước bạn Lào. Đồng thời thực hiện đầy đủ các chế độ về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ kho tàng, máy móc, thiết bị an toàn lao động. 1.2.2. Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh - Đặc điểm mặt hàng kinh doanh: Đặc điểm mặt hàng kinh doanh của Công ty là kinh doanh bán buôn, bán lẻ các sản phẩm dầu mỏ, chủ yếu là bán lẻ các loại xăng dầu sáng… Loại hàng hóa có tính chất phức tạp, dễ cháy nổ, dễ bay hơi, gây ô nhiễm môi trường… Vì vậy công nhân, nhân viên bán xăng dầu phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; được đào tạo có khả năng thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh. Và thực hiện tốt công tác PCCC… - Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh: Mạng lưới kinh doanh của Công ty hiện nay có 10 cửa hàng xăng dầu với tất cả 43 quầy bán hàng cố định, 8 thuyền bán dầu trên sông và 4 cửa hàng chuyên doanh gas. Các cửa hàng được bố trí rộng khắp toàn tỉnh, chủ yếu là dọc theo tuyến quốc lộ 1A, tạo điều kiện thuận lợii cho việc cạnh tranh và giữ thị phần. - Đặc điểm thị trường: Công ty hoạt động chủ yếu trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, mạng lưới cửa hàng phân bố tập trung ở thành phố Đồng Hới, trung tâm các huyện lỵ và dọc tuyến quốc lộ 1A, điều kiện làm việc của người lao động khá thuận lợi nhưng do sức mua của khách hàng tại chỗ có phần hạn chế nên khả năng tiêu thụ hàng hóa còn ít. Nguồn hàng trong hệ thống do Tổng Công ty điều động về cho Công ty bán là xăng dầu các loại. Giá giao tại công ty đầu nguồn luôn thay đổi, các công ty thành viên chủ động quyết định giá bán (không vượt quá giá trần Chính phủ quy định) đảm bảo chênh lệch giá đủ bù đắp chi phí và có lãi. Hoặc công ty mua hàng của các công ty chuyên doanh của Tổng Công ty Xăng dầu. Mặt hàng gas hóa lỏng mua của Công ty Gas Petrolimex, dầu mỡ nhờn mua của Công ty Hóa dầu. Việc mua hàng của Công ty Gas, Công ty Hóa dầu như là một kỷ luật bắt buộc. Nguồn hàng ngoài hệ thống là tất cả các mặt hàng khác do Công ty tự khai thác theo khả năng và nguồn lực của mình với mọi đối tượng ở mọi địa bàn trong và ngoài nước. 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quảng Bình 1.3.1. Chức năng, vai trò của Công tác kế toán + Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty. Phát hiện và báo cáo kịp thời cho giám đốc xử lý các sai phạm trong việc thực hiện sai chính sách chế độ về tài chính. + Tổng hợp, lập báo cáo về quyết toán và các báo cáo khác theo yêu cầu của Tổng Công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc về số liệu báo cáo của mình. + Phản ánh và cung cấp thông tin về kế toán tài chính trong đơn vị lên giám đốc Công ty. + Phối hợp với các phòng ban liên quan trong Công ty kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính đối với các đơn vị trực thuộc. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ". Trong điều kiện Công ty sử dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều cập nhật vào máy vi tính. Vì vậy sau khi cập nhật đầy đủ các chứng từ kế toán, thì việc lên sổ sách và hạch toán lên nhật ký chứng từ đều bắt đầu từ chứng từ gốc, sau đó các phần hành kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ cái, bảng kê chi tiết, bảng kê tổng hợp, bảng cân đối để lên báo cáo quyết toán. Sơ đồ 2: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Sổ chi tiết 1.3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán nhà cung cấp Kế toán hàng tồn kho Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán thanh toán với người mua Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán chi nhánh VTTH và XNK Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp + Kế toán trưởng: Phụ trách điều hành công việc chung của phòng kế toán. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận chức năng đó. Có quyền ký duyệt tất cả các tài liệu kế toán và có quyền từ chối đối với những vấn đề tài chính không phù hợp với chế độ quy định của nhà nước. + Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưởng thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của kế toán trưởng trên cơ sở phê duyệt của giám đốc. Tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung của toàn Công ty, kế toán tổng hợp thực hiện ghi sổ cái tổng hợp và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo Công ty. + Kế toán thanh toán: Tham mưu cho kế toán trưởng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình thu, chi tiền mặt như: thanh toán lương, tạm ứng, thu tiền từ khâu bán hàng hóa… + Kế toán hàng hóa, công nợ và thanh toán với nhà cung cấp: Tham mưu, giúp việc cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp. Tổ chức nhận báo cáo hàng hóa và hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan đến kế toán hàng hóa cho các bộ phận kế toán tại các đơn vịi trực thuộc. Tham gia kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất kho hàng hóa. + Kế toán vật liệu, CCDC và tiền gửi ngân hàng: Tham mưu cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật liệu, CCDC và tiền gửi ngân hàng. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đề xuất phương án quản lý hàng tồn kho, hạch toán kịp thời khi có phiếu báo hỏng CCDC từ các bộ phận gửi lên. + Kế toán TSCĐ, xây dựng cơ bản và phí lưu thông: Tham mưu cho kế toán trưởng về mua mới, thanh lý TSCĐ. Quản lý và nghiệm thu các công trình xây dựng cơ bản. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ, xây dựng cơ bản và phí lưu thông. + Kế toán công nợ thanh toán với người mua: Tham mưu cho kế toán trưởng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ. Đối chiếu và đốc thúc việc thanh toán nợ của khách hàng khi đến hạn. Đề xuất các phương án tiêu thụ nhằm thu hồi vốn nhanh nhất. + Kế toán thuế: Tham mưu cho kế toán trưởng về tiến trình nộp thuế của đơn vị, luôn bám sát tình hình thực hiện các loại thuế, không để tồn đọng thuế quá mức cho phép. Lập các báo biểu về thuế theo đúng quy định của Nhà nước và Tổng Công ty, thực hiện các chế độ báo cáo về thuế theo đúng quy định của Luật thuế. Phản ánh trực tiếp với giám đốc, kế toán trưởng về các khoản thuế của đơn vị mình. + Thủ quỹ: Là người được giám đốc ủy quyền quản lý trực tiếp toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu, séc và các khoản tín phiếu có giá trị bằng tiền khác của doanh nghiệp. Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và thực hiện thu, chi các khoản tiền theo đúng quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty. + Bộ phận kế toán Chi nhánh kinh doanh VTTH & XNK: Thực hiện hạch toán kế toán phụ thuộc tại Chi nhánh theo quy định của Công ty và chế độ tài chính- kế toán hiện hành. Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lên các báo cáo kế toán theo định kỳ (tháng, quý, năm) nộp về phòng kế toán - tài chính của Công ty. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty, giám đốc Chi nhánh, kế toán trưởng Công ty về số liệu báo cáo của mình. + Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tham mưu cho cửa hàng trưởng và kế toán trưởng Công ty về việc thực hiện các chế độ thanh toán, tiền lương, chi phí cho đơn vị mình theo mức khoán đã được duyệt. Lập các bảng kê, nhật ký và các báo biểu kế toán theo sự hướng dẫn của kế toán Công ty. PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 2.1. Đặc điểm, phân loại và cách đánh giá Tài sản cố định (TSCĐ) 2.1.1.Đặc điểm của TSCĐ Đặc điểm ngành nghề của công ty là kinh doanh bán buôn, bán lẻ các sản phẩm dầu mỏ, có tính chất phức tạp, dễ bay hơi, dễ gây nổ, đòi hỏi việc bảo quản và chuyên chở phải thật bảo đảm. Vì vậy, tài sản cố định (TSCĐ) của công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh. TSCĐ của công ty hình thành từ nguồn kinh phí cấp trên và từ nguồn vốn tự bổ sung như nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn vốn kinh doanh… 2.1.2.Phân loại TSCĐ Công ty xăng dầu Quảng Bình đã thực hiện việc phân loại TSCĐ theo nhiều tiêu thức khác nhau để tiện cho quản lý. - Phân theo hình thái biểu hiện + Nhà cửa, vật kiến trúc: Nhà cửa kiên cố văn phòng công ty, nhà làm việc, nhà ở, trạm bơm, nhà kho, nhà bán hàng, mái che cột bơm, tổng kho Thuận Lý, mặt bằng, đường bãi, các bể chứa dầu, cảng xuất nhập dầu, đê bao, kè đá kho cảng sông Gianh và các vật kiến trúc khác như hàng rào, chống nổi cụm bể, hệ thống điện, hệ thống công nghệ, bể nước nhà vệ sinh công cộng tại các quày, cửa hàng + Máy móc thiết bị: Máy bơm, cột bơm, phễu tạo bọt, cần xuất dầu, lưu lượng kế, Máy phát điện, trạm biến áp, máy điều hoà, máy móc dụng cụ thiết bị thí nghiệm, đo lường… + Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Ô tô vận tải đường bộ và các phương tiện vận tải đường thuỷ (thuyền bán hàng trên sông) + Thiết bị văn phòng: Máy tính, máy photocopy và các thiết bị khác… Bảng 2: Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện Đơn vị tính: VNĐ Loại TSCĐ Nguyên giá Hao mòn lũy kế Giá trị còn lại Nhà cửa, vật kiến trúc 23.690.229.139 15.052.138.382 8.638.090.757 Máy móc thiết bị 8.885.379.711 7.966.284.775 919.094.936 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 4.398.634.774 2.671.471.100 1.727.163.674 Thiết bị văn phòng 843.412.494 836.214.492 7.198.002 Tổng cộng 37.817.656.118 26.526.108.749 11.291.547.369 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2006 - Theo nguồn hình thành TSCĐ + TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn tự bổ sung + TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn của ngân sách Bảng 3: Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Đơn vị tính: VNĐ Nguồn hình thành Nguyên giá Hao mòn lũy kế Giá trị còn lại Nguồn vốn tự bổ sung 31.524.641.783 22.211.408.093 9.313.232.690 Nguồn vốn ngân sách 6.293.015.335 4.314.700.656 1.978.314.679 Tổng cộng 37.817.656.118 26.526.108.749 11.291.547.369 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2006 2.1.3. Tính giá TSCĐ Khi tính giá TSCĐ, kế toán xác định được 3 chỉ tiêu: - Nguyên giá TSCĐ Nguyên giá TSCĐ được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng. Ví dụ 1: Ngày 15/4/2006, công ty mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 của công ty Thiết bị vi tính Hiếu Hằng để trang bị cho cửa hàng xăng dầu Kiến Giang, Lệ Thủy. Giá hoá đơn: 14.809.300 đồng / chiếc (bao gồm cả VAT 10%). Chi phí vận chuyển của lô hàng này là 300.000 đồng. Nguyên giá của mỗi chiếc máy tính nói trên được xác định bằng giá mua (chưa thuế) cộng với chi phí vận chuyển: (1) Giá mua: 14.809.300 x 110/100 = 13.463.000 đồng (2) Chi phí vận chuyển: 300.000/3 = 100.000 đồng Nguyên giá: (1) + (2) = 13.463.000 + 100,000 = 13.563.000 đồng Ví dụ 2 Ngày 16/9/2006, công ty mua 1 xe ô tô Ford Transits của công ty cổ phần Ford Đà Nẵng cho văn phòng công ty với giá mua 27.000 USD, tỷ giá ngày 16/9/2006 là 16.039. Lệ phí trước bạ là 5%, công ty được hưởng chiết khấu thương mại 5% trừ vào tiền thanh toán khi mua xe. Phí dịch vụ đăng kiểm là 140.000 đồng. Lệ phí đăng ký xe là 2.000.000 đồng. Nguyên giá ô tô được xác định như sau: (1) Giá mua: 27.000 x 16.039 = 433.053.000 đồng (2) Lệ phí trước bạ 5% x 433.053.000 = 21.652.650 đồng (3) Phí dịch vụ đăng kiểm 140.000 đồng (4) Lệ phí đăng ký xe 2.000.000 đồng (5) Chiết khấu thương mại 5% x 433.053.000 = 21.652.650 đồng Nguyên giá (1) + (2) + (3)+ (4) – (5) = 435.193.000 đồng - Giá trị hao mòn của TSCĐ Giá trị hao mòn của TSCĐ được chuyển vào giá trị sản phẩm tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ nhằm thu hồi lại giá trị hao mòn của TSCĐ để tái sản xuất. Theo ví dụ 1 nêu trên, công ty xác định thời gian sử dụng cho máy tính là 3 năm, thời gian bắt đầu tính khấu hao tính từ ngày đầu tháng tiếp theo (tháng 5/2006), tài sản được khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Mức trích khấu hao trong năm 2006 là: 13.563.000 đồng x 8 tháng = 3.014.000 đồng 3 năm x 12 tháng - Giá trị còn lại của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ được xác định theo công thức Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế Cũng theo ví dụ 1, giá trị còn lại của máy tính tại thời điểm 31/12/2006 là: 13.563.000 đồng - 3.014.000 đồng = 10.549.000 đồng 2.1.4. Yêu cầu quản lý TSCĐ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ đều phải được phê duyệt bởi Giám đốc công ty. Để phát huy hết năng lực, tính chủ động sáng taộ và gắn kết quả sản xuất kinh doanh với thu nhập của người lao động, giám đốc công ty giao TSCĐ cho từng bộ phận riêng sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên mọi nghiệp vụ liên quan đều được hạch toán tại phòng kế toán của công ty. Các đơn vị sử dụng TSCĐ phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng theo đúng kế hoạch, mục tiêu của công ty phù hợp với các thông số kỹ thuật của TSCĐ. Nếu xảy ra mất mát thì phải bồi thường vật chất. Các đơn vị, bộ phận có nhu cầu về đầu tư đổi mới sửa chữa TSCĐ hay thanh lý TSCĐ phải phiếu đề nghị lên ban giám đốc để được xem xét và ra quyết định. Hàng quý, công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ với sự có mặt của kế toán, thủ kho, cửa hàng trưởng. Nếu phát hiện thừa, thiếu, hư hỏng sễ đề nghị biện pháp xử lý kịp thời. Sơ đồ 4: Sơ đồ ghi sổ hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chứng từ NKCT số 9, số 7 Phiếu nhập, Phiếu xuất Bảng phân bổ khấu hao Sổ cái TK 211 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Sổ chi tiết TSCĐ 2.2. Hạch toán chi tiết tài sản cố định Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Công ty sẽ lập hội đồng giao nhận TSCĐ bao gồm đại diện bên giao, bên nhận để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Sau đó, kế toán TSCĐ sẽ lập một bộ hồ riêng cho từng TSCĐ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn mua và các chứng từ liên quan. Căn cứ vào hồ sơ, kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 nêu ở trên, kế toán lập thẻ TSCĐ như sau Biểu số 2.1: Thẻ TSCĐ số 32 Đơn vị: Công ty xăng dầu Quảng Bình Địa chỉ: 75 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình Mẫu số S23-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 32 Ngày 15 tháng 4 năm 2006 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ số 01/BG ngày 15 tháng 4 năm 2006 Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: HP-COMPAQ NX 6120 Nước sản xuất (xây dựng): ………………. Năm sản xuất: …………….. Bộ phận quản lý, sử dụng: CH Kiến Giang Năm đưa vào sử dụng: 2006 Công suất (diện tích thiết kế):………………………………………………... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày…. tháng……năm… Lý do đình chỉ: ………………………………………………………………. SH chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 13.563.000 2006 3.014.000 3.014.000 DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO Số TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…..ngày……tháng ……năm Lý do giảm: ……………………………………………………………. Người lập Nguyễn Văn Tình Kế toán trưởng Nguyễn Thái Thủy Ngày …tháng …năm… Giám đốc Bùi Hữu Lãnh Khi phát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ liên quan như biên bản giao nhận TSCĐ,biên bản thanh lý TSCĐ… kế toán ghi vào thẻ TSCĐ Ví dụ: Đối với trường hợp thanh lý xe LUAZ, kế toán ghi vào thẻ TSCĐ như sau: Biểu số 2.2: Thẻ TSCĐ số 14 (Hủy thẻ TSCĐ khi bán xe LUAZ) Đơn vị: Công ty xăng dầu Quảng Bình Địa chỉ: 75 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình Mẫu số S23-DN (Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995) THẺ TSCĐ Số 14 Ngày 3 tháng 1 năm 1999 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ số 04/BG ngày 3 tháng 1 năm 1999 Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: LUAZ Nước sản xuất (xây dựng): ………………. Năm sản xuất: …………….. Bộ phận quản lý, sử dụng: CH Đồng Hới Năm đưa vào sử dụng: 1999 Công suất (diện tích thiết kế):………………………………………………... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày 28 tháng 4 năm 2006 Lý do đình chỉ: Thanh lý SH CT Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày tháng Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Xe LUAZ 45.000.000 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 5.156.250 5.625.000 5.625.000 5.625.000 5.625.000 5.625.000 5.625.000 1.406.250 5.156.250 10.781.250 16.406.250 22.031.250 27.655.250 33.280.250 38.905.250 40.311.500 DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO Số TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐV tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…..ngày 28 tháng 4 năm 2006 Lý do giảm: ……………………………………………………………. Người lập Nguyễn Văn Tình Kế toán trưởng Nguyễn Thái Thủy Ngày …tháng …năm… Giám đốc Bùi Hữu Lãnh Căn cứ vào thẻ TSCĐ, kế toán ghi vào sổ theo dõi TSCĐ như sau: Bỉểu số 2.3: Sổ TSCĐ SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm 2006 SốTT Tên TSCĐ SL Tg sử dụng Đơn vị quản lý T g KH Nguyên giá (VND) HMLK 2005 (VND) GTCL đến 1/1/2006 KH tháng 1 KH tháng 2 KH tháng 3 KH T 12 … KH năm 2006 A I II III IV 32 B TSCĐ đang sử dụng Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vần tải, truyền dẫn Thiết bị văn phòng Máy tính COMPAQ NX 6120 Tài sản đã thanh lý trong năm Xe LUAZ 3 1 2006 1999 Kiến Giang Đ.Hới 3 8 40.689.000 45.000.000 0 38.905.250 40.689.000 6.094.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 … … 13.653.000 1.875.000 Cuối quý, bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ được lập theo quý theo dõi các trường hợp tăng giảm TSCĐ trong quý. Căn cứ để lập bảng này là dựa trên số liệu trên Sổ TSCĐ. Ví dụ: Các trường hợp mua máy tính COMPAQ NX 6120 và thanh lý xe LUAZ được ghi vào bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ như sau: Biểu số 2.4: Bảng kê tăng TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ TĂNG TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 1. Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Chiếc 3 13.563.000 40.689.000 CH K.Giang … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 40.689.000 Biểu số 2.5: Bảng kê giảm TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ GIẢM TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 Xe LUAZ Chiếc 1 45.000.000 45.000.000 CH Đ.Hới … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 45.000.000 2.3. Hạch toán tăng giảm TSCĐ 2.3.1.Trường hợp tăng TSCĐ TSCĐ của công ty tăng chủ yếu là do mua sắm mới, ngoài ra còn do đánh giá lại, do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do Tổng công ty điều động… Các chứng từ tăng TSCĐ công ty sử dụng bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, quyết toán xây dựng cơ bản bàn giao, biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản cố định… Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu hạch toán và ghi vào hệ thống sổ sách. Để hạch toán tăng giảm TSCĐ, công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 211 – Tài sản cố định: phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ phát sinh trong công ty. - TK214 – Hao mòn TSCĐ: phản ánh tình hình tăng giảm khấu hao TSCĐ Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các TK nói trên không được mở chi tiết như quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, 133, … Công ty sử dụng Nhật ký chứng từ số 10, Sổ cái các TK 211 và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan để theo dõi các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 nêu ở trên. Đầu năm 2006, Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang – Lệ Thủy (đơn vị có nhu cầu) phải lập “Phiếu đề nghị” về nhu cầu mua máy tính trình lên Ban Giám đốc công ty. Nếu được Ban giám đốc phê chuẩn, việc mua sắm nói trên sẽ được đưa vào kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm. Phòng Tài chính kế toán sẽ tiến hành khảo giá và đưa đề nghị lên Ban giám đốc để có quyết định mua (biểu số 2.6) và ký kết hợp đồng. Biểu số 2.6: Quyết định phê duyệt mua máy tính HP-COMPAQ NX 6120 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình Số 25/ XD-QĐ-Kế TOÁN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 10 tháng 04 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH v/v Phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ Phiếu đề nghị mua TSCĐ của Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ vào quyết định số 14/XD-QĐ-KT của Ban giám đốc phê chuẩn việc đầu tư TSCĐ mới trong năm - Căn cứ Kết quả chào giá do Phòng tài chính kế toán thực hiện QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 với số lượng 3 chiếc Đơn giá mua: 14.809.300 đồng/ chiếc (giá đã bao gồm VAT) Thành tiền: 44.427.900 đồng Chi phí vận chuyển: 300.000 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm đồng) Điều 2: Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký. Nơi nhận - Như điều 2 - Lưu VP Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu) Khi giao hàng, bên bán (Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng) phải lập “Biên bản bàn giao” (biểu 2.7) và xuất “Hóa đơn bán hàng” (biểu 2.8) giao cho Công ty. Biểu số 2.7: Biên bản giao nhận máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Đơn vị: Công ty xăng dầu QB Bộ phận: Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Mấu số 01-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuat Bộ trưởng Bộ Tài chính) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 4 năm 2006 Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 736/2006/HĐMB ngày 15 tháng 4 năm 2006 giữa Công ty xăng dầu Quảng Bình và Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Chúng tôi gồm: - Bê._.