Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định tại Công ty Hoàng Trà

thuật, TSCĐ trong nền kinh tế quốc dân và trong các doanh nghiệp không ngừng đổi mới, hiện đại hóa và tăng lên nhanh chóng, nó trở thành yếu tố quan trọng để tạo sức mạnh vật chất cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Thực tế đó đã đặt ra cho công tác quản lý TSCĐ những yêu cầu ngày càng cao. Kế toán TSCĐ nhanh chóng trở thành phương tiện đắc lực cho công tác quản lý, theo dõi, định hướng việc sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn trong doanh nghiệp. Công ty Hoàng Trà là một doanh nghiệp mới thành lập được 7 năm với tiền thân chỉ là một Công ty cơ giới và lắp máy điện nước. Vì vậy, trong những năm qua, Công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn trong kinh doanh đặc biệt là trở ngại về vốn kinh doanh. Tuy nhiên, TSCĐ trong Công ty vẫn đang từng bước được đổi mới để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp đã mua sắm nhiều thiết bị văn phòng mới, nhiều máy móc cho thi công, xây dựng thêm mới khu nhà xưởng sản xuất …thực tế đó đặt ra những yêu cầu mới cho công tác đầu tư, quản lý và sử dụng TSCĐ tại công ty. Xuất phát từ vị trí và vai trò của TSCĐ, thực trạng quản lý, sử dụng và hạch toán TSCĐ tại Công ty, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Đặng Ngọc Hùng và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “ Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định tại Công ty Hoàng Trà” làm chuyên đề tốt nghiệp. Nội dung chuyên đề bao gồm ba chương sau: Chương I: Lý luận chung về hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng hạch toán tài sản cố định tại Công ty Hoàng Trà Chương III: Một số biện pháp hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoàng Trà Chương I Lý luận chung về hạch toán Tài sản cố định trong các doanh nghiệp 1.1. Những vấn đề chung về TSCĐ 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm Tài sản cố định (TSCĐ) là các tư liệu lao động và các tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. ở Việt Nam, một tư liệu lao động được ghi nhận là TSCĐ phải thoả mãn cả tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng. Hai tiêu chuẩn này thay đổi theo từng thời kỳ khác nhau, nó phụ thuộc vào điều kiện kinh tế cũng như tiến bộ khoa học kỹ thuật trong mỗi thời kỳ. Theo quyết định số 507-TC/ĐTXD ngày 22/7/1986, TSCĐ phải thoả mãn cả hai tiêu chuẩn sau: Giá trị đầu tư ban đầu từ 10.000 đ trở lên và có thời gian sử dụng ít nhất là 1 năm. Đến năm 1996, do những thay đổi lớn về kinh tế, tiến bộ kỹ thuật, tiêu chuẩn này không còn phù hợp nữa, Bộ tài chính ra Quyết định số 1062/TSCĐ/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 và sau này là Quyết định 166/199/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 đã nêu rõ tiêu chuẩn về TSCĐ: Mọi tư liệu lao động là tài sản có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một chức năng nhất định, mà thiếu bất cứ bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời hai tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là TSCĐ: + Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên + Có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Và theo quy định mới nhất hiện nay về tiêu chuẩn TSCĐ được nêu trong chuẩn mực kế toán TSCĐ ( chuẩn mực số 03 và số 04), thông tư số 89/2002/ TT- BTC ban hành và công bố theo Quyết định 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính, trong đó đưa ra hai khái niệm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình và tiêu chuẩn xác định một tài sản là TSCĐ: TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. Bốn tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là TSCĐ : a) Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dung tài sản đó; b) Nguyên giá tài sản phải được xác định đáng tin cậy; c) Thời gian sử dung ước tính trên 1 năm; d) Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. Hiện nay quy định về giá trị tối thiểu cho một TSCĐ là 5 triệu đồng Có thể thấy rõ tiêu chuẩn này là sự kết hợp giữa chuẩn mực kế toán quốc tế và quy định hiện hành trong chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ (Quyết định 166/1999/QĐ -BTC ngày 30 tháng 12 năm 2001). TSCĐ có đặc điểm là: + Tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu( đối với TSCĐ hữu hình) cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ. + Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. 1.1.2. Phân loại Do TSCĐ trong doanh nghiệp có rất nhiều loại với nhiều dạng kết cấu, tính chất đầu tư, công dụng và tính chất sử dụng khác nhau…nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ cần sắp xếp TSCĐ thành từng nhóm theo những tiêu thức nhất định. Có rất nhiều cách phân loại TSCĐ khác nhau như phân loại theo quyền sở hữu, theo nguồn hình thành, theo công dụng và tình hình sử dụng… Theo hình thái biểu hiện: TSCĐ trong doanh nghiệp được chia thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình Thuộc về TSCĐ hữu hình gồm có: Nhà cửa vật kiến trúc: Bao gồm những TSCĐ được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như nhà cửa làm trụ sở làm việc, nhà xưởng, nhà kho,…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phúc lợi. Máy móc thiết bị: Gồm toàn bộ máy móc thiết bị dùng cho SXKD như máy móc, thiết bị chuyên dùng, dây chuyền công nghệ, thiết bị động lực… Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Gồm các phương tiện vận tải đường sắt, đường thuỷ, đường bộ, đường không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn như hệ thống điện, nước, băng truyền tải…. Thiết bị, dụng cụ quản lý: Gồm các thiết bị, dụng cụ dùng trong quản lý như máy tính, thiết bị điện tử, tủ bàn làm việc, thiết bị dụng cụ đo lường… Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Gồm các loại cây lâu năm, súc vật làm việc( trâu, bò..) và các súc vật cho sản phẩm( trâu, bò sữa…) TSCĐ hữu hình khác: Gồm các TSCĐ hữu hình khác chưa liệt kê vào các loại trên như TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý, nhượng bán, các tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn, tranh ảnh… Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị TSCĐ. Đồng thời, trên cơ sở phân tích cơ cấu từng loại tài sản trong tổng TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp sẽ xác định được mức độ đóng góp và phát huy hiệu quả kinh tế mà từng loại tài sản đó mang lại. Phân loại theo cách này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định mức khấu hao hợp lý theo đúng chế độ kế toán hiện hành Thuộc về TSCĐ vô hình gồm có: Quyền sử dụng đất Quyền phát hành Nhãn hiệu hàng hóa Phần mềm máy vi tính Giấy phép và giấy phép nhượng quyền TSCĐ vô hình khác Theo nguồn hình thành TSCĐ gồm có: TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp: bao gồm những TSCĐ bằng nguồn vốn ngân sách cấp khi mới thành lập doanh nghiệp hoặc được ngân sách Nhà nước bổ sung trong quá trình hoạt động. TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn tự bổ sung : Bao gồm những TSCĐ được hình thành từ các quỹ chuyên dùng của doanh nghiệp. TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn liên doanh: Bao gồm những TSCĐ do các bên tham gia liên doanh góp vốn. TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn tín dụng: Bao gồm những TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các đối tượng khác. Cách phân loại này giúp người quản lý xác định chính xác nguồn hình thành và thu hồi vốn về TSCĐ trong đơn vị. Đồng thời, có biện pháp huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ. Theo công dụng và tình hình sử dụng, TSCĐ trong doanh nghiệp được chia thành: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh: Là những TSCĐ doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi sự nghiệp, an ninh quốc phòng: Là những TSCĐ doanh nghiệp quản lý, sử dụng cho các mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng của doanh nghiệp. TSCĐ bảo quản, giữ hộ Nhà nước, chờ xử lý: Là những TSCĐ doanh nghiệp bảo quản, giữ hộ cho các đơn vị khác hoặc giữ hộ Nhà nước theo quy định các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Cách phân loại này phù hợp với yêu cầu phân tích hiệu quả hoạt động của TSCĐ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh trên tổng TSCĐ trong doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp xác định kế hoạch đầu tư sử dụng, quản lý, đổi mới TSCĐ mang lại nguồn thu nhập chính, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Tóm lại, việc lựa chọn tiêu thức phân loại TSCĐ xuất phát từ yêu cầu quản lý, sử dụng, thay thế, đầu tư, đổi mới hay đặc trưng hoạt động của doanh nghiệp nhằm huy động tối đa khả năng đóng góp cũng như lợi ích kinh tế mà chúng đem lại. Vì vậy, ngoài việc quản lý, xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng loại TSCĐ theo tiêu thức đã lựa chọn, doanh nghiệp phải phản ánh đúng giá trị của chúng qua từng thời kỳ kinh doanh. 1.1.3. Đánh giá TSCĐ Đánh giá TSCĐ là việc xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ. Giá trị của TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. TSCĐ được đánh giá lần đầu và trong quá trình sử dụng có thể được đánh giá lại cho phù hợp với giá thị trường tại thời điểm nhất định. a) Xác định nguyên giá TSCĐ Đối với mỗi loại TSCĐ cụ thể với những cách thức hình thành khác nhau, nguyên giá TSCĐ sẽ được xác định khác nhau. Đối với TSCĐ hữu hình : Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 đã nêu rõ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi phí đều được tính vào nguyên giá TSCĐ mà phải là các phí tổn hợp lý và cần thiết để đưa TSCĐ đó vào trạng thái sẵn sàng dụng. Cụ thể ta xem xét một số trường hợp phổ biến: TSCĐ loại mua sắm: Nguyên giá bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử ( trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia các chi phí liên quan trực tiếp khác. Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình. TSCĐ mua trả chậm: Nguyên giá TSCĐ được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình( vốn hoá) theo quy định của chuẩn mực “ Chi phí đi vay”. TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng chi phí lắp đặt, chạy thử. Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng với các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. TSCĐ đem đi trao đổi: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem đi trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. TSCĐ hữu hình được cấp, được điều chuyển đến: Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Nguyên giá bao gồm giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ ở đơn vị đựơc cấp hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng các phí tổn trước khi dùng mà bên nhận phải chi ra (chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ …) Nếu TSCĐ điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế được ghi theo sổ ở đơn vị bị điều chuyển. Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh trực tiếp vào chi phí kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ. Lưu ý rằng, đối với cơ sở thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, trong chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ không bao gồm phần thuế GTGT đầu vào. Ngược lại, đối với cơ sở thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay trường hợp mua sắm TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh những mặt hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động phúc lợi, trong chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ lại bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Đối với TSCĐ vô hình Nguyên giá TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự kiến. Cụ thể: Nguyên giá TSCĐ vô hình mua riêng biệt, bao gồm giá mua (trừ đi các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoả n thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Trường hợp TSCĐ vô hình mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, trả góp, nguyên giá của TSCĐ vô hình được phản ánh theo giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí SXKD theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ vô hình( vốn hoá) theo quy định của chuẩn mực kế toán “ Chi phí đi vay” TSCĐ vô hình hình thành từ việc trao đổi, thanh toán bằng chứng từ liên quan đến quyền sở hữu vốn của đơn vị, nguyên giá TSCĐ vô hình là giá trị hợp lý của các chứng từ được phát hành liên quan đến quyền sở hữu vốn của đơn vị. Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn: Là giá trị quyền sử dụng đất khi được giao đất hoặc số tiền phải trả khi nhận quyển sử dụng đất hợp pháp từ người khác, hoặc giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn liên doanh. Nguyên giá TSCĐ vô hình được Nhà nước cấp hoặc được tặng, biếu, được xác định theo giá trị hợp lý ban đầu cộng các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Việc xác định nguyên giá TSCĐ là rất quan trọng vì nó phản ánh được giá trị đích thực của TSCĐ tại thời điểm đưa vào sử dụng hơn nữa nó còn bảo đảm được nguyên tắc hoạt động liên tục của kế toán. Mặt khác, nguyên giá TSCĐ còn là cơ sở quan trọng cho việc tính khấu hao, phân tích hiệu quả đầu tư và sử dụng TSCĐ. T hường thì nguyên giá TSCĐ sẽ không thay đổi cho đến khi nó được thanh lý nhượng bán. Nguyên giá TSCĐ được ghi tăng chỉ khi những chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ thoả mãn những điều kiện sau: Đối với TSCĐ hữu hình: Chi phí sau ghi nhận ban đầu thực sự cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản đó, như: - Thay đổi bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, hoặc làm tăng công suất sử dụng của chúng; - Cải tiến bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra; - áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước đây Đối với TSCĐ vô hình: Chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu được tình vào nguyên giá TSCĐ vô hình khi - Chi phí này có khả năng làm cho TSCĐ vô hình tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu; - Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với một TSCĐ vô hình cụ thể. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao luỹ kế của TSCĐ để phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán. b) Xác định giá trị hao mòn của TSCĐ Giá trị hao mòn được tính bằng tổng số khấu hao luỹ kế đến thời điểm xác định. Cách tính giá trị hao mòn và khấu hao TSCĐ sẽ được trình bày cụ thể trong phần sau( phần VI) c) Xác định giá trị còn lại: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Giá trị còn lại của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ tại thời điểm xác định, chỉ tiêu này phản ánh được năng lực sản xuất, trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. 1.1.4. Yêu cầu, nhiệm vụ hạch toán TSCĐ TSCĐ là tư liệu lao động có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là phương tiện sản xuất không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt hạch toán để thường xuyên theo dõi, nắm chắc tình hình biến động TSCĐ cả về mặt số lượng và mặt giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn TSCĐ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý, và sử dụng hợp lý công suất của TSCĐ, thu hồi vốn đầu nhanh để tái sản xuất, trang bị thêm và đổi mới không ngừng TSCĐ góp phần phát triển sản xuất của doanh nghiệp. a. Yêu cầu quản lý Những yêu cầu về quản lý TSCĐ được quy định cụ thể trong Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành theo quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999. Nội dung này về cơ bản bao gồm một số yêu cầu sau: TSCĐ được tổ chức theo dõi từng đơn vị TSCĐ riêng biệt. Mỗi đối tượng TSCĐ phải có một bộ hồ sơ riêng, phải được theo dõi toàn diện từ khi hình thành đến khi thanh lý, nhượng bán. Các TSCĐ phải được đánh số hiệu riêng. Khi có biến động về TSCĐ phải căn cứ vào các biên bản, các chứng từ có liên quan để ghi sổ. Các doanh nghiệp có thể tự phân loại chi tiết hơn TSCĐ trong từng nhóm TSCĐ phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, doanh nghiệp phải lập hội đồng để xác định giá trị thu hồi khi thanh lý, xác định giá bán TSCĐ, tổ chức việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo quyết định hiện hành. Thời gian sử dụng TSCĐ được xác định dựa vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế, hiện trạng TSCĐ, tuổi thọ kinh tế của TSCĐ. Đối với TSCĐ còn mới hay đã qua sử dụng mà giá trị thực tế còn từ 90 % trở lên phải xác định thời gian sử dụng căn cứ vào khung thời gian sử dụng TSCĐ được quy định trong chế độ. Đối với TSCĐ thuê hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sử dụng theo các quy định trong hợp đồng thuê. Doanh nghiệp không trích khấu hao đối với những TSCĐ này, chi phí thuê TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Phải tiếp tục thực hiện việc quản lý sử dụng TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với TSCĐ đang sử dụng, phải theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao theo chế độ quy định. Đối với TSCĐ thuê tài chính, chỉ theo dõi quản lý, sử dụng như đối với TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp. b. Nhiệm vụ hạch toán TSCĐ Để đáp ứng yêu cầu cấp thiết để quản lý tốt TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng bộ phận. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ và chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ, chi phí và kết quả sửa chữa của công tác sửa chữa TSCĐ. Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc trong các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ quy định. Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước và yêu cầu quản lý vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng TSCĐ tại đơn vị. 1.2. Hạch toán chi tiết TSCĐ Yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp đòi hỏi phải hạch toán chi tiết TSCĐ. Đây là khâu quan trọng và phức tạp nhất trong toàn bộ công tác kế toán TSCĐ. Thông qua hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chi tiết quan trọng về cơ cấu tài sản, tình hình phân bổ TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng như tình hình bảo quản, trách nhiệm vật chất của các bộ phận, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng TSCĐ. Các chỉ tiêu quan trọng đó là căn cứ để doanh nghiệp cải tiến trang thiết bị và sử dụng TSCĐ, phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ, nâng cao trách nhiệm vật chất trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Khi có TSCĐ tăng thêm, doanh nghiệp phải thành lập ban nghiệm thu kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ, lập“ Biên bản giao nhận”, nhận TSCĐ. Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó, phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ được lập một bản và để tại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ, trong đó được chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cầu phân loại TSCĐ. Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của một nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu TSCĐ. Mỗi nhóm này được lập chung một phiếu tăng hoặc giảm hàng tháng trong năm. Thẻ TSCĐ sau khi lập xong phải được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ này lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ mỗi nơi một quyển để theo dõi( từng phân xưởng, phòng, ban, …) Trường hợp giảm TSCĐ, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp lập các chứng từ như: “ Biên bản giao nhận TSCĐ”, “Biên bản thanh lý TSCĐ”…Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và các sổ TSCĐ. Trường hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, kế toán phản ánh biến động TSCĐ trên sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng của cả hai bên giao và nhận TSCĐ. 1.3. Hạch toán tổng hợp TSCĐ 1.3.1. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình a. Tài khoản sử dụng: Theo chế độ kế toán hiện hành, việc hạch toán TSCĐ vô hình và TSCĐ hữu hình được thực hiện trên các tài khoản sau: Tài khoản 211 “ TSCĐ hữu hình”: Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo nguyên giá. Bên Nợ : - Phản ánh nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, xây dựng, được cấp, được tặng, nhận góp vốn… - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do cải tạo, nâng cấp, đánh giá lại Bên Có: - Nguyên giá TSCĐ giảm do thanh lý nhượng bán, mang góp vốn liên doanh nghiệp, điều chuyển cho đơn vị khác… - Nguyên giá TSCĐ giảm do tháo dỡ một hoặc một số bộ phận, do đánh giá lại... Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có của doanh nghiệp. Tài khoản 211 chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2: TK2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK2113: Máy móc thiết bị TK2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK2115: Thiết bị dụng cụ quản lý TK2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm TK2118: Tài sản cố định hữu hình khác Tài khoản 213 “ Tài sản cố định vô hình” : Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ vô hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo nguyên giá. Tài khoản 213 có kết cấu tượng tự như TSCĐ 211 và được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: TK2131: Quyền sử dụng đất TK2132: Quyền phát hành TK2133: Bản quyền, bằng sáng chế TK2134: Nhãn hiệu hàng hoá TK2135: Phần mềm máy vi tính TK2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền TK2138: TSCĐ vô hình khác Tài khoản 214 “ Hao mòn TSCĐ” : Dùng để phản ánh giá trị hao mòn của toàn bộ TSCĐ hiện có trong doanh nghiệp. Bên Nợ : Phản ánh giá trị hao mòn do giảm TSCĐ . Bên Có : Giá trị hao mòn tăng do trích khấu hao TSCĐ và các nguyên nhân khác. Số dư bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có. Tài khoản 214 có 3 tài khoản cấp 2: TK2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính TK2143: Hao mòn TSCĐ vô hình Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như: TK331, TK341, TK411, TK112, TK111, … b. Hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TSCĐ trong doanh nghiệp tăng giảm do rất nhiều nguyên nhân khác nhau như tăng do mua sắm, xây dựng, cấp phát, nhận vốn góp liên doanh, nhận điều chuyển, nhận viện trợ biếu tặng…TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, điều chuyển, góp vốn liên doanh…Kế toán cần phải căn cứ từng trường hợp cụ thể để ghi sổ cho phù hợp. Trình tự kế toán biến động TSCĐ trong một số trường hợp chủ yếu được khái quát trong sơ đồ sau:(Sơ đồ 1) Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 3331 TK 711 TK 211 TK 241 TK 411 TK128,,222 TK 331 TK111,112,331 TK111,112,241,331 TK 211,213 TSCĐ mua ngoài TK 133 XDCB hoàn thành TK 811 Nguyên giá GTCL của TSCĐ Thanh lý nhượng bán 128,222, Góp vốn LD bằng TSCĐ TK 214 Giá trị hao mòn của TSCĐ góp vốn LD TK 412 Nếu đánh giá nhỏ hơn GTCL Nếu đánh Giá lớn hơn GTCL GTHM của TSCĐ thanh lý, nhượngbán TK 1381 TK 214 GTCL Nguyên giá TSCĐ Phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 411 Trả lại TSCĐ tham gia LD TK 412,153 TSCĐ giảm do đánh giá lại chuyển thành công cụ dụng cụ Thu về TL-NB TK711 TK 111,112 Chi TL-NB đưa ngay v ào sử dụng Thuế GTGT đầu vào( nếu có) TK 512 Ghi tăng N.giá TSCĐ (giá thành thực tế SP chuyển thành- tự chế) Chi phí trực tiếp liên quan khác ( chi phí lắp đặt, chạy thử) VAT được khấu trừ Tổng tiền thanh toán NG theo giá mua trả tiền ngay TK 242 TK 635 Phân bổ chi phí lãi trả chậm TK 133 TSCĐ tăng do đầu tư TSCĐ tăng do nhận góp vốn, được cấp vốn Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ NG của TSCĐ đưa đi trao đổi N.g TSCĐ nhận về(GTCL của TSCĐ đi trao đổi GTHM của TSCĐ đưa đi trao đổi TSCĐ tăng do được tài trợ, biếu tặng TK 711 TK 131 Giá trị của TSCĐ nhận về GTHL của TSCĐ đi trao đổi VAT được khấu trừ TK 111,112 TK 133 Số phải thu thêm Số phải trả thêm VAT(nếu có) TK 412,153 TSCĐ tăng do đánh giá lại, CCDC chuyển thành TK 3331 TK 1331 VAT VAT TK 214 TK 242 TK 627,641,642 GTHM luỹ kế của TSCĐ GTCL của TSCĐ lớn phân bổ nhiều năm GTCL của TSCĐ nếu nhỏ tính một lần vào CPSX,KD GTHM Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hạch toán biến động TSCĐ được tiến hành tương tự như trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ chỉ khác số thuế GTGT đầu vào không tách riêng mà hạch toán vào nguyên giá TSCĐ. 1.4. Hạch toán TSCĐ thuê hoạt động Do yêu cầu sản xuất kinh doanh, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp có thể không cần sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng thêm một số TSCĐ. Đối với TSCĐ không cần sử dụng ngay thì doanh nghiệp có thể góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại hoặc cho các đơn vị khác thuê. Còn những TSCĐ mà doanh nghiệp không có nhưng lại có nhu cầu sử dụng thì có thể đi thuê nếu chưa có điều kiện mua sắm hoặc việc mua sắm là lãng phí không cần thiết. TSCĐ đi thuê thường ở hai dạng: TSCĐ thuê hoạt động và thuê tài chính( thực chất là thuê vốn). Trong khuôn khổ hạn chế của phần này em xin đi sâu vào nội dung hạch toán TSCĐ thuê hoạt động. TSCĐ thuê hoạt động là TSCĐ thuê không thoả mãn những tiêu chuẩn về thuê tài chính hoặc thuê của các doanh nghiệp không thuộc các công ty cho thuê tài chính. Doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng TSCĐ mà không có quyền sở hữu TSCĐ đó. Trong thời gian sử dụng, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo quản, quản lý TSCĐ. Hết thời gian thuê trong hợp đồng, TSCĐ được giao trả cho bên cho thuê. 1.4.1. Hạch toán tại đơn vị đi thuê TSCĐ Căn cứ vào hợp đồng thuê TSCĐ và các chi phí khác có liên quan đến việc thuê ngoài( vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt…) kế toán hạch toán như Sơ đồ 2: Trả trước tiền thuê một lần cho nhiều kỳ trong môt năm tài chính TK 111,112,311.. TK627,641,642.. Trả tiền thuê từng kỳ ( tháng, quý) TK 242 TK 142 TK 133 Định kỳ phân bổ chi phí Định kỳ phân bổ chi phí Trả trước tiền thuê một lần cho nhiều năm tài chính VATđầu vào(nếu có) VAT đầu vào(nếu có) TK 001 Khi nhận TSCĐ thuê Khi trả TSCĐ đi thuê Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tại đơn vị đi thuê TSCĐ 1.4.2. Hạch toán tại đơn vị cho thuê TSCĐ Đơn vị cho thuê TSCĐ có thể là đơn vị chuyên hoặc không chuyên kinh doanh về cho thuê TSCĐ. Đối với đơn vị chuyên kinh doanh về cho thuê TSCĐ thì hoạt động này được coi như là một hoạt động kinh doanh dịch vụ thông thường. Đối với đơn vị không chuyên kinh doanh về cho thuê TSCĐ thì hoạt động này chỉ là hoạt động phụ bên cạnh nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính nhằm tận dụng TSCĐ nhàn rỗi và làm tăng tính hiệu quả của TSCĐ. Chi phí và lợi nhuận từ hoạt động này được xem là chi phí và lợi nhuận tài chính. Chi phí liên quan đến việc cho thuê: Chi khấu hao TSCĐ, chi phí môi giới, chi giao dịch: Nợ TK 635: Tập hợp chi phí về cho thuê TSCĐ Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ( nếu có) Có TK 214(2141,2143) : Khấu hao TSCĐ cho thuê Có các TK 111,112,152,334…: Các chi phí khác Khoản thu về từ cho thuê: Nợ TK 111,112,131..: Tổng số thu Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK 515: Số thu về từ cho thuê 1.5. Hạch toán khấu hao TSCĐ 1.5.1. Khấu hao TSCĐ và phương pháp tính khấu hao TSCĐ Trong quá trình đầu tư và sử dụng TSCĐ không thể tránh khỏi hiện tượng bị hao mòn dần, người ta phân hao mòn này thành hai loại là hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Hao mòn hữu hình là sự giảm giá của TSCĐ do bị cọ xát, bị hao mòn, bị hư hỏng từng bộ phận trong quá trình sử dụng. Hao mòn vô hình là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kĩ thuật đã sản xuất ra những TSCĐ có cùng chức năng nhưng lại có thêm nhiều tính năng, với năng suất cao hơn mà chi phí lại thấp hơn. Để t._.hu hồi giá trị hao mòn của TSCĐ, doanh nghiệp phải trích khấu hao bằng cách chuyển dịch một phần giá trị hao mòn của TSCĐ vào giá trị sản phẩm làm ra. Như vậy hao mòn là một hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do tác động của tự nhiên và tiến bộ khoa học kĩ thuật, còn khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý nhằm thu hồi dần giá trị đã hao mòn của TSCĐ, hình thành một nguồn vốn dùng để mua sắm, tái đầu tư TSCĐ khi nó bị hư hỏng. Hay nói cách khác khấu hao là biểu hiện bằng tiền của giá trị hao mòn. Cần nhấn mạnh rằng quá trình khấu hao không đánh giá sự giảm giá của TSCĐ cũng không đánh giá sự hư hỏng vật chất của TSCĐ mà đơn giản nó chỉ là một quá trình phân bổ chi phí . Trong công tác kế toán, việc trích khấu hao TSCĐ trong quá trình sử dụng để đưa vào chi phí là một yêu cầu cần thiết, nhằm thực hiện mục tiêu của kế toán tài chính là kết hợp chi phí với thu nhập tạo thành sao cho quá trình sinh lợi của doanh nghiệp có thể được đánh giá trong một kỳ hoạt động (nguyên tắc phù hợp). Khấu hao cho phép ghi nhận sự giảm giá của TSCĐ. Không những thế, khấu hao còn có ý nghĩa lớn trong nhiều phương diện khác như: Về phương diện kinh tế: Khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh được giá trị thực của tài sản (giá trị còn lại của TSCĐ ), đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp Về phương diện tài chính: Việc khấu hao sẽ làm cho giá trị thực của TSCĐ giảm nhưng lại làm tăng giá trị của các tài sản khác một cách tương ứng, điều này cho phép doanh nghiệp có thể mua lại TSCĐ khi đã khấu hao đủ. Như vậy, khấu hao chính là một phương tiện tài trợ giúp doanh nghiệp tái tạo TSCĐ dưới hình thức đầu tư mới vào TSCĐ Về phương diện thuế khoá: Khấu hao chính là một khoản chi phí được tính vào chi phí kinh doanh hợp lý hợp lệ, do đó sẽ làm giảm lợi nhuận phát sinh cũng có nghĩa là giảm lợi nhuận chịu thuế Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp là tuỳ thuộc vào quy định của Nhà nước về chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phương pháp khấu hao được lựa chọn phải đảm bảo thu hồi vốn nhanh đầy đủ, phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp và phải được thực hiện nhất quán ít nhất trong một năm tài chính. Việc tính khấu hao TSCĐ trong các doanh nghiệp Nhà nước phải tuân theo quy định của Nhà nước. Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ quy định áp dụng bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác chỉ bắt buộc áp dụng các quy định có liên quan tới việc xác định chi phí để tính thuế, các quy định khác được khuyến khích áp dụng. Theo quy định này, phương pháp khấu hao sử dụng là phương pháp khấu hao đều. Hiện nay, phương pháp khấu hao này cũng được các doanh nghiệp áp dụng khá phổ biến vì tính đơn giản dễ tính của nó. Phương pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy các doanh nghiệp tăng năng suất lao động , tăng số lượng sản phẩm để hạ giá thành tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là làm cho việc thu hồi vốn chậm, không theo kịp mức hao mòn thực tế, nhất là hao mòn vô hình nên sẽ cản trở doanh nghiệp đầu tư trang thiết bị TSCĐ mới. Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Mức khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ- Giá trị thanh lý ước tính X Tỷ lệ khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị thanh lý ước tính Số năm sử dụng Mức khấu hao bình quân tháng = Mức khấu hao bình quân năm 12 Do khấu hao TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng nên để đơn giản cho việc hạch toán, quy định những TSCĐ tăng( hoặc giảm) trong tháng này thì tháng sau mới tính( hoặc thôi tính) khấu hao. Vì thế, số khấu hao giữa các tháng chỉ khác nhau khi có biến động về TSCĐ. Khi đó, kế toán sẽ xác định tổng khấu hao TSCĐ trong một tháng được tính theo công thức sau: Số khấu hao phải trích tháng này = Số khấu hao đã trích trong tháng trước + Số khấu hao của TSCĐ tăng thêm trong tháng trước - Số khấu hao của TSCĐ giảm trong tháng trước Vừa qua, Bộ tài chính ban hành ra chuẩn mực số 03 “ TSCĐ hữu hình” và chuẩn mực số 04 “ TSCĐ vô hình” trong đó chính thức đưa ra ba phương pháp khấu hao TSCĐ : _Phương pháp khấu hao đường thẳng( đã trình bày ở trên) _Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần: Đây là phương pháp khấu hao nhanh, thích hợp với việc đánh giá thu nhập trong các trường hợp mà tài sản đóng góp vào việc tạo ra thu nhập trong các năm đầu nhiều hơn trong các năm sau. Phương pháp này tính như sau: Mức khấu hao kỳ i của TSCĐ = Giá trị còn lại đầu kỳ i x Tỷ lệ khấu hao Trong đó, tỷ lệ khấu hao được tính bằng cách nhân đôi tỷ lệ khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp này không tính đến giá trị thu hồi. _Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm Mức khấu hao phải trích trong tháng = Sản lượng hoàn thành trong tháng X Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng = Tổng số khấu hao phải trích trong thời gian sử dụng Sản lượng tính theo công suất thiết kế Phương pháp này cố định mức khấu hao trên một đơn vị sản lượng nên muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục được hao mòn vô hình, đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng ca, tăng kíp, tăng năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm. 1.5.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao, kế toán sử dụng TK 214 “ Hao mòn TSCĐ” kết cấu và nội dung của TK này đã được trình bày ở phần trên. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng TK 009 “ Nguồn vốn khấu hao cơ bản” để theo dõi tình hình hình thành và sử dụng số vốn khấu hao cơ bản TSCĐ. Kết cấu của tài khoản này như sau Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản Dư Nợ : Số vốn khấu hao cơ bản hiện còn. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác như: TK 627,641,642,411…. 1.5.3. Phương pháp hạch toán TK 811 GTHM của TSCĐ giảm do nhượng bán, thanh lý Định kỳ trích khấu hao TSCĐ vào chi phí SXKD Giá trị còn lại tTSCĐ TSCĐ Điều chỉnh tăng số KH đã trích nhỏ hơn số phải trích (Nếu thay đổi thời gian sử dụng hữu ích và phương pháp KH) Điều chỉnh giảm số khấu hao đã trích trong năm (nếu số KH đã trích lớn hơn số phải trích trong kỳ) của TSCĐ TK8111 TK 2141,2143 Nguyên giá TK 211,213, TK 627,641,642,623 Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán khấu hao TSCĐ 1.6. Sửa chữa TSCĐ 1.6.1. Khái niệm và phân loại sửa chữa lớn TSCĐ Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Người ta phân hoạt động sửa chữa TSCĐ thành các loại: Sửa chữa nhỏ, mang tính chất bảo dưỡng: Là sửa chữa lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Do khối lượng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ,chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. Trường hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi: Là sửa chữa thay thế những bộ phận, chi tiết hư hỏng trong quá trình sử dụng mà nếu không thay thế, sửa chữa thì TSCĐ sẽ không hoạt động được hoặc hoạt động không bình thường. Chi phí sửa lớn khá cao, thời gian sửa chữa thường kéo dài, công việc sửa chữa có thể tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Toàn bộ chi phí sửa chữa được tập hợp riêng theo từng công trình, sau khi công trình hoàn thành được coi như một khoản chi phí theo dự toán và sẽ được đưa vào chi phí phải trả( nếu sửa chữa theo kế hoạch) hay chi phí trả trước( nếu sửa chữa ngoài kế hoạch) Trường hợp sửa chữa nâng cấp: Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp được tiến hành như sửa chữa lớn. Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ. Đồng thời kết chuyển nguồn vốn tương tự như các trường hợp tăng TSCĐ khác 1.6.2. Phương pháp hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí sửa chữa lặt vặt( thuê ngoài) TK 331,111,112 Chi phí sửa chữa lặt vặt( tự làm) Thuê ngoài Thuế GTGT GTGT TK 2413 Tự làm Kết chuyển giá thành sửa chữa Tập hợp chi phí sửa chữa lớn, sửa chữa nâng cấp S/chữa ngoài KH S/chữa nâng cấp S/chữa trong KH TK 1421,242 TK 211 TK 335 Phân bổ dần Trích trước TK 1331 TK 627,641,642 CP sửa chữa không được ghi tăng NG tính vào CP SXKD trong kỳ TK 11,112,152,334.. Thuế GTGT (Nếu có) Với ba loại sửa chữa TSCĐ như trên, tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp. Phương pháp hạch toán các loại sửa chữa trên có thể khái quát trong sơ đồ sau:(Sơ đồ 4) Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán các hình thức sửa chữa TSCĐ 1.6. Đặc điểm hạch toán TSCĐ tại một số nước Cùng với xu hướng quốc tế hóa, nhiều quốc gia đã mở cửa nền kinh tế và hoà nhập vào nền kinh tế thế giới, và do đó chế độ kế toán của mỗi quốc gia cũng dần dần hoà nhập theo thông lệ chung của kế toán quốc tế. Mỗi quốc gia có một hệ thống tài khoản và quy định khác nhau về mặt hình thức, tên gọi khác nhau, song kế toán là ngôn ngữ kinh doanh, chúng luôn có những điểm chung trên cơ sở những chuẩn mực chung. Về kế toán TSCĐ, cơ bản cách phân loại, đánh giá TSCĐ, xác định nguyên giá, hạch toán nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ đều có nét tương đồng, chỉ khác nhau về hệ thống tài khoản sử dụng và các nguyên tắc hạch toán. Bởi vậy, trong phần này chỉ xin trình bày những nét khác biệt cơ bản về nguyên tắc hạch toán khấu hao của Việt Nam với một số nước. 1.6.1. Đặc điểm hạch toán TSCĐ ở Pháp Chế độ kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở tham khảo chế độ kế toán của các nước Tây âu đặc biệt là của nước Pháp nên về mặt cơ bản chúng có sự tương đồng khá lớn. Tuy nhiên, do những yếu tố có tính lịch sử mà giữa chế độ kế toán của Việt Nam và chế độ kế toán của Pháp cũng có những khác biệt nhất định. Cụ thể trong những quy định về khấu hao chế độ kế toán của Việt Nam quy định nguyên tắc khấu hao tròn tháng còn Pháp quy định khấu hao theo nguyên tắc là bất động sản đưa vào ngày nào sẽ tính khấu hao ngày đó. Nếu bất động sản đang sử dụng mà đem nhượng bán thanh lý thì sẽ tính khấu hao đến ngày nhượng bán hoặc thanh lý. Một điểm khác biệt nữa là những TSCĐ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh việc trích khấu hao hàng kỳ thì vẫn phải lập dự phòng theo quy định nếu các TSCĐ đó có khả năng bị giảm giá. Cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính của năm tiến hành kiểm kê các loại bất động sản nếu thấy có khả năng giảm giá( giá thực tế thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán) thì cần phải lập dự phòng cho TSCĐ bị giảm giá. Quy định này giúp cho báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong năm phản ánh được trung thực hơn tình hình tài chính của doanh nghiệp so với việc chỉ quy định lập khấu hao TSCĐ như trong chế độ kế toán của Việt Nam. Xét về phương pháp khấu hao, Pháp sử dụng 2 phương pháp khấu hao là khấu hao đều và khấu hao giảm dần theo thời gian sử dụng. Mức khấu hao theo phương pháp khấu hao giảm dần được xác định như sau: Mức khấu hao năm n = Giá trị còn lại đầu năm n x Tỷ lệ khấu hao năm Tỷ lệ khấu hao năm = 100 x Hệ số điều chỉnh Số năm sử dụng Hệ số điều chỉnh được quy định như sau: Thời gian sử dụng Hệ số 3-4 năm 1,5 5-6 năm 2,0 > 6 năm 2,5 1.6.2. Đặc điểm hạch toán TSCĐ tại Mỹ Theo nguyên tắc kế toán Mỹ, TSCĐ được định nghĩa là tài sản vật chất được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc lưu thông hàng hoá hoặc dịch vụ và có thời gian sử dụng lâu dài hơn một kỳ kế toán. Một TSCĐ bất kỳ khi đưa vào sử dụng đều phải tính khấu hao chỉ riêng đất đai là TSCĐ hữu hình duy nhất không tính khấu hao do nó có thời gian sử dụng là vô hạn. Để tính khấu hao TSCĐ, các doanh nghiệp Mỹ có thể lựa chọn nhiều phương pháp khấu hao khác nhau đối với cùng một tài sản. Tuy nhiên, phương pháp khấu hao được lựa chọn cho một TSCĐ phải được sử dụng liên tục để sự đánh giá thu nhập giữa các kỳ được nhất quán với nhau. Các phương pháp khấu hao được sử dụng ở Mỹ như: phương pháp đường thẳng, phương pháp sản lượng, phương pháp khấu hao theo tổng số năm, phương pháp khấu hao theo nhóm hỗn hợp. Sở dĩ, trong chế độ kế toán Mỹ quy định nhiều phương pháp khấu hao TSCĐ khác nhau. Đó là vì theo luật thuế của Mỹ cho phép việc sử dụng các phương pháp này trong nhiều tình huống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương pháp khấu hao sao cho nó phản ánh chính xác nhất lợi ích mà TSCĐ mang lại chẳng hạn như phương pháp khấu hao theo đường thẳng hay phương pháp khấu hao theo sản lượng để lập báo cáo kết quả kinh doanh và bảng tổng kết tài sản để gửi cho các nhà đầu tư, nhà cho vay, ban quản trị và những người khác để giúp họ ra các quyết định liên quan đến doanh nghiệp. Ngược lại, lựa chọn phương pháp khấu hao trong quá trình lập bảng khai thuế thu nhập đối với doanh nghiệp là nhằm giảm tối đa tiền thuế phải đóng theo luật thuế, hoặc có thể hoãn lại việc nộp thuế như luật thuế cho phép vì sự hoãn nộp thuế này thường có lợi rất nhiều đối với người nộp thuế.Có lợi vì số vốn mà đáng lẽ phải dùng để nộp thuế trong những năm đầu tiên có thể đem đầu tư vào tài sản cố định khác. Những khoản đầu tư này sẽ tạo ra thu nhập trong thời gian đó và do vậy làm tăng thu nhập thuần. Phương pháp khấu hao nhanh được dùng trong các luật thuế doanh nghiệp vì các phương pháp này chủ yếu có lợi và được sử dụng trong các tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp nên không ảnh hưởng tới nguyên tắc phù hợp trong hoạt động kế toán tại doanh nghiệp. Như vậy tại Mỹ việc sử dụng phương pháp tính khấu hao này cho các báo cáo tài chính và phương pháp khấu hao khác cho bản khai thuế đối với cùng một TSCĐ là phổ biến. 1.7. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán TSCĐ Chế độ kế toán hiện hành ở nước ta quy định 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký-sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký- chứng từ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ trên để ghi chép sao cho phù hợp với quy mô, trình độ nhân viên kế toán cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mỗi hình thức trên đều có những ưu nhược điểm nhất định, trong phần này ta xem xét một hình thức sổ được sử dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đó là hình thức Nhật ký chung. Điều kiện áp dụng: Hình thức này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa phải, yêu cầu quản lý cao, các tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao và thường sử dụng máy tính vào công tác kế toán. Đặc điểm sổ kế toán - Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ Nhật ký chung, và sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, - Các sổ chi tiết như: sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết doanh thu .... Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý mà số lượng sổ chi tiết nhiều hay ít. Trình tự ghi sổ : Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ hạch toán TSCĐ được thực hiện như trong. Sơ đồ 5: Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211,213,214 Bảng CĐ số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TK Báo cáo kế toán Nhập dữ liệu vào máy hàng ngày Quan hệ đối chiếu Chuyển số liệu đinh kỳ Hình thức này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm, dễ áp dụng máy vi tình vào kế toán. Mặt khác nó khá thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm là ghi trùng lặp giữa các sổ kế toán, không thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn thực hiện ghi sổ kế toán bằng tay. Chương II Thực trạng hạch toán tài sản cố định tại công ty hoàng trà 2.1. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Hoàng Trà 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Hoàng Trà Công ty Hoàng Trà, trụ sở tại 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - thành phố Hà Nội, là một Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) đã được thành lập theo quyết định số 3007/ QĐ-UB ngày 01/ 04/ 1996 của UBND thành phố Hà Nội với số vốn điều lệ là 2.500.000.000 đồng và số lao động 45 người. Công ty Hoàng Trà được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu không lớn nhưng trải qua 7 năm hoạt động, Công ty đã dần phát triển, tạo được vị trí vững chắc trên thị trường. Trong một vài năm gần đây mặc dù còn nhiều khó khăn, nhưng Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn và hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn ban đầu và hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty được đảm bảo, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, khoản đóng góp vào ngân sách Nhà nước nhìn chung đã tăng lên. Điều đáng nói ở Công ty là khả năng tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút khách hàng và tự tìm kiếm, ký kết các hợp đồng xây lắp. Sự tồn tại và phát triển của Công ty đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao. Công ty được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh chính là: Thi công nền móng, xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện; các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế điện… Để thấy rõ hơn những kết quả đạt được của công ty trong một vài năm gần đây ta xem xét một số chỉ tiêu trong Biểu số 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2001 và 2002 Chỉ tiêu đv Năm 2001 Năm2002 Năm 2002/2001 Số tuyệt đối TL % 1.Tổng giá trị sản lượng đồng 63.030.000.000 63.863.000.000 +833.000.000 +1,32 2.Tổng doanh thu đồng 28.391.560.112 36.836.503.482 +8.444.943.370 +29,74 3.Tổng giá vốn đồng 26.592.706.063 34.235.059.149 +7.642.353.086 +28,74 4.Tổng lợi nhuận trước thuế đồng 440.379.969 651.790.683 +211.410.714 +48,01 5.Thuế thu nhập doanh nghiệp đồng 140.921.590 162.947.671 +52.852.679 +48,01 6.Số lao đông bình quân người 452 526 +74 +16,37 7.Thu nhập bình quân đầu người đ/ng 800.000 850.000 +50.000 +6,25 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Với phương châm tổ chức bộ máy gọn nhẹ, từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi và công nhân lành nghề, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao, làm việc có hiệu quả; phù hợp với cơ chế thị trường, đúng pháp luật, đúng pháp quy của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc: là người điều hành chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước về hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc còn có 3 phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật + Phó giám đốc phụ trách thi công + Phó giám đốc phụ trách xưởng Công ty được tổ chức thành các phòng ban như sau: +Phòng kỹ thuật + Phòng kinh tế kế hoạch +Phòng tổ chức hành chính +Phòng kế toán +Xưởng và các đội thi công Ta có thể khái quát bộ máy tổ chức quản lý của công ty như trong Sơ đồ 6 Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hoàng Trà Giám đốc PGĐ thi công PGĐ Kỹ thuật PGĐ xưởng Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Tổ cơ khí Phòng kế toán Xưởng và các đội thi công điều hành, chỉ đạo trực tiếp 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Hoàng Trà a. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh xây lắp và đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một địa bàn khác nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung_ phân tán. Theo loại hình tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, tổ kế toán ở đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các đội ( Sơ đồ 7). Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo kế toán, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các bộ phận thuộc các đội không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, tập hợp chứng từ gốc của các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội, định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty để kiểm tra, xử lý tổng hợp (vai trò này thường do đội trưởng kiêm nghiệm). Riêng đối với xưởng là đơn vị trực thuộc Công ty, được phép mở sổ kế toán riêng theo dõi các hoạt động tài chính kế toán trong kỳ nhưng cuối kỳ phải tập trung sổ sách, tài liệu về phòng kế toán để đối chiếu và lập báo cáo tổng hợp của toàn Công ty. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hoàng Trà Kế toán trưởng Kế toán vật tư, TSCĐ Thủ quỹ kiêm giao dịch ngân hàng Kế toán tiền lương, BHXH BHYT CPCĐ Kế toán thanh toán Quan hệ chỉ đạo nghệp vụ Nhân viên kinh tế các đội thi công Tổ kế toán Xưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành Kế toán trưởng( kiêm trưởng phòng kế toán): Là người phụ trách điều hành chung mọi công tác, mọi hoạt động kế toán của Công ty, thực hiện sự phân công lao động trong phòng kế toán. Là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan đến tài chính, công tác kế toán thống kê của Tổng Công ty; thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, phân tích số liệu, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận kế toán trong Công ty. Kế toán thanh toán:Là người có trách nhiệm xử lý các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ giao dịch thanh toán. Kế toán vật tư, tài sản: Là người có nhiêm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thường xuyên hoặc định kỳ làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ ghi chép ban đầu, xử lý và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, BHXH. Thủ quỹ: Thủ qũy trong công ty có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền, thực hiện hoạt động giao dịch ngân hàng để huy động vốn, mở các tài khoản tiền vay, tiền gửi, bảo lãnh các hợp đồng… tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiến hành các hoạt động nhập, xuất quỹ. Kế toán tổng hợp: Là người có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu đã được phản ánh trên sổ chi tiết của các kế toán phần hành khác chuyển sang. Kế toán tổng hợp tập hợp và phân bổ các khoản chi phí và các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành nên có trách nhiệm xử lý các chứng từ liên quan đến chi phí và giá thành. Ngoài ra, còn có các nhân viên kinh tế của các đội thi công, vai trò này thường do đội trưởng kiêm, có chức năng cung cấp thông tin cho các kế toán phần hành của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng tài vụ ngoài việc phụ trách một phần hành riêng còn phụ trách việc theo dõi chi tiết quan hệ giữa công ty với một số đội theo từng công trình theo cơ chế khoán nội bộ. Kế toán sẽ trực tiếp quản lý và trao đổi với nhân viên kinh tế của đội hoặc đội trưởng đội mà mình phụ trách về chứng từ, hoá đơn, tình hình thanh toán với Công ty như: hợp đồng giao nhận khoán giữa Công ty và đội, danh sách chứng từ phát sinh, bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành do đội thi công, bản đối chiếu công nợ giữa và Công ty, chi tiết công nợ của đội với Công ty, bảng thanh toán hợp đồng khoán từng công trình, bảng kê chi tiết các khoản vay, quyết toán vật tư, báo cáo thẩm định kết quả… b. Việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hoàng Trà Hiện nay, tại công ty hệ thống hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998. Hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, tại công ty sử dụng các sổ sách sau: Sổ Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết: Gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài sản, vật tư, thành phẩm, các tài khoản công nợ, các tài khoản chi phí sản xuất như: +Sổ tài sản cố định +Sổ chi tiết tiền vay +Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ +Các sổ chi tiết chi phí giá thành +Thẻ tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành Ngoài các sổ tổng hợp và chi tiết trên, Công ty không sử dụng một loại sổ nhật ký đặc biệt nào khác. Quy trình hạch toán TSCĐ trên hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung như sau:(Sơ đồ 8) Sơ đồ 8: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Hoàng Trà Nhập dữ liệu vào máy hàng ngày Quan hệ đối chiếu Chuyển số liệu đinh kỳ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211,214 Bảng CĐ số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Báo cáo kế toán về TSCĐ 2.2. Đặc điểm TSCĐ trong Công ty, phân loại và tính giá TSCĐ 2.2.1. Đặc điểm Là một công ty xây lắp, vì vậy TSCĐ luôn là một bộ phận không thể thiếu trong các tư liệu lao động mà Công ty sử dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là những máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công các công trình. Hiện tại, Công ty không có TSCĐ vô hình mà chỉ xem xét TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình trong Công ty hầu hết là những đơn vị tài sản độc lập có giá trị nhỏ dưới 100 triệu đồng, và một số là dây chuyền sản xuất có giá trị. Phần lớn những tài sản này được sản xuất ở trong nước, một số được nhập từ các nước Liên xô, Trung Quốc, Nhật Bản, một số đã lạc hậu, lỗi thời cần được thay thế sửa chữa nhiều như cẩu, máy cắt, bàn phá đá, ôtô vận tải… Trong những năm gần đây, TSCĐ trong Công ty đã được đầu tư đổi mới nhiều với nguồn chủ yếu từ vay tín dụng. Năm 2002 vừa qua Công ty đã đầu tư 1.029.011.324 đồng vào việc sửa chữa và mua sắm mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Việc đầu tư trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thay thế dần máy móc cũ là mục tiêu lâu dài của Công ty nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của TSCĐ. 2.2.2. Phân loại TSCĐ trong Công ty Trong Công ty, TSCĐ hữu hình bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có kết cấu và công dụng, tính chất đầu tư khác nhau. Vì vậy, để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, kế toán đã phân chia TSCĐ hữu hình của Công ty thành từng nhóm dựa trên 3 tiêu thức chính. Thứ nhất, TSCĐ trong Công ty được phân chia theo nguồn hình thành Với cơ cấu được bố trí như sau: Chỉ tiêu ( năm 2002) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) +TSCĐ từ nguồn vốn tự bổ sung 4.769.724.961 48,66 +TSCĐ từ nguồn vốn vay ngân hàng 5.032.422.524 51,34 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Qua con số trên ta thấy, phần lớn TSCĐ trong Công ty được hình thành từ nguồn vốn vay tín dụng (chiếm 51,34%) còn lại là từ nguồn vốn tự bổ sung. Với tỷ trọng vốn vay lớn như thế chứng tỏ công ty đã tận dụng khá triệt để lợi ích của đồng vốn vay để đầu tư vào TSCĐ. Tuy nhiên, cùng với điều này nếu Công ty không có kế hoạch trả nợ và khai thác TSCĐ hợp lý thì lãi suất của các khoản vay sẽ trở thành gánh nặng cho Công ty. Thứ hai, Công ty phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng. Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành các nhóm: Chỉ tiêu(năm 2002) Nguyên giá(đ) Tỉ trọng (%) +TSCĐ dùng trong SXKD 9.537.144.795 97,29 +TSCĐ hữu không dùng, chờ xử lý 265.002.700 2,71 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Như vậy, TSCĐ trong Công ty không sử dụng hoặc đang chờ xử lý chiếm tỷ trong rất nhỏ trong tổng giá trị TSCĐ. Tuy nhiên, thực trạng này không phải là một biểu hiện tốt vì thực tế nhiều TSCĐ trong Công ty được đưa vào sử dụng đã lâu, giá trị còn lại không lớn, đã đến lúc cần phải thanh lý, đổi mới nhưng chưa được xếp vào loại này. Điều này chứng tỏ công tác quản lý theo dõi TSCĐ trong Công ty còn chưa sát với thực tế. Đây chính là hạn chế cho Công ty trong việc đưa ra phương hướng đầu tư TSCĐ cho phù hợp, đúng đắn, kịp thời. Thứ ba, TSCĐ trong Công ty được phân loại theo kết cấu. Với cách phân loại này, Công ty có thể quản lý TSCĐ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả kinh tế của từng loại TSCĐ mang lại cũng như cho việc tính khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Theo cách này, TSCĐ của Công ty bao gồm: Chỉ tiêu(Năm 2002) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) + Nhà cửa, vật kiến trúc 1.054.406.686 10,76 + Máy móc, thiết bị 3.276.679.499 33,43 + Phương tiện vận tải, truyền dẫn 5.025.829.049 51,27 + Thiết bị, dụng cụ quản lý 445.232.261 4,54 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Cơ cấu TSCĐ được xắp xếp như trên đã phản ánh rõ nét đặc thù sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến TSCĐ của Công ty: Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên để phục vụ cho việc thi công, lắp đặt các công trình Công ty cần nhiều những máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xe máy thi công, máy cắt , máy nén, xe tải, cẩu …. Vì vậy , tỷ trọng các loại này thường lớn, máy móc thiết bị (33,43%), phương tiện vận tải (51,27%) Tóm lại, với ba tiêu thức phân loại trên TSCĐ của Công ty đã được phân loại một cách khoa học, có hệ thống, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán TSCĐ và cung cấp thông tin quản lý. 2.2.3. Đánh giá TSCĐ Để xác định giá trị ghi sổ TSCĐ , Công ty tiến hành xác định nguyên giá ngay khi TSCĐ đó được đưa vào sử dụng. Đối với TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với các khoản phí tổn trước khi dùng như phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi phí sửa chữa,… Đối với TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế TSCĐ được cấp được Công ty xác định là số ghi trên sổ của đơn vị cấp Đối với TSCĐ do tự xây dựng cơ bản hoàn thành: nguyên giá là giá thực tế của công trình xây dựng cùng các khoản chi phí khác có liên quan. Thay đổi nguyên giá TSCĐ: trong Công ty nguyên giá TS._.hải sửa chữa và thay thế, kính mong Công ty cho phép sửa chữa để sản xuất được đảm bảo. P.Giám đốcPT-KV PT. Thiết bị CT Kế toán xưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi nhận được đơn đề nghị sửa chữa cẩu của xưởng , phòng kỹ thuật cùng với cán bộ phụ trách thiết bị ở xưởng và thợ lái cẩu tiến hành kiểm tra và lập biên bản kiểm tra thiết bị. Công ty Hoàng Trà Xưởng cơ khí Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm tra thiết bị Tên thiết bị: Cẩu Krúp Mã hiệu Số máy: Hôm nay, ngày 5 tháng 9 năm 2002 Chúng tôi gồm: Ông Nguyễn Mạnh Hùng .Cán bộ phụ trách thiết bị Ông Nguyễn Văn Vụ .Cán bộ phụ trách kỹ thuật Ông Nguyễn Văn Chính .Thợ lái cẩu Đã tiến hành lập biên bản kiểm tra thiết bị như sau: *Hiện tượng : Hỏng trục giữa, phanh không ăn, đường dẫn dầu phanh bên lái bánh giữa chảy dầu. * Kết quả kiểm tra : gãy trục giữa, bó tổng phanh, mất hơi( thủng ti ô hơi), hỏng cup ben tổng phanh, hỏng 4 cup ben bánh giữa bên lái. * Nguyên nhân hư hỏng : xe cẩu quá cũ, dùng quá tải , rỉ tổng phanh, chảy dầu bánh giữa bên lái. * Đề nghi biện pháp xử lý: + Tháo, bảo dưỡng tổng phanh + Thay 2 cup ben tổng hơi + Thay ti ô hơi + Thay 4 cup ben dầu bánh giữa bên lái + Thay trục giữa …………………………………………………………. Biên bản này làm xong lúc : giờ … ngày 05 tháng 9 năm 2002 Nơi lập biên bản : Xưởng - Đông Anh Phó GĐ Quản đốc K.Thuật xưởng Thợ sửa chữa Cb phụ trách TB Khi được sự phê duyệt của ban lãnh đạo, xưởng chủ động tìm kiếm và ký kết Hợp đồng giao khoán sửa chữa thiết bị này với Ông Nguyễn Long Hải, chủ cửa hiệu sửa chữa, kinh doanh phụ tùng ôtô. Khi cẩu đã được sửa chữa xong, tiến hành lập Biên bản kiểm tra kỹ thuật cẩu và thanh lý hợp đồng sửa chữa cẩu. Bên nhận sửa chữa gửi hoá đơn đến cho công ty. Hoá đơn GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B AX: 093166 Đơn vị bán hàng: Vật tư hàng hoá tổng hợp -Dương Quang Hải Địa chỉ : Đông Anh- Hà Nội Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: TM. MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Sửa chữa tổng phanh hơi Cup ben hơi phanh Hàn Quốc Thay ti ô Thay trục giữa ………………………… Cái Cái Cái Cái …… 01 02 01 01 … 1.275.00 45.000 40.000 24.452.000 ……….. 1.275.000 90.000 40.000 24.452.000 …………. Cộng tiền hàng: 77.845.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 7.784.500 Tổng cộng tiền thanh toán 85.629.500 Số tiền viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu sáu trăm hai chín nghìn năm trăm đồng/ Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Căn cứ vào hình thức thanh toán trong trường hợp này là thanh toán bằng tiền mặt, kế toán xưởng nhập vào máy các bút toán sau _ Khi trả tiền cho bên nhận sửa chữa, kết hợp với biên bản thanh toán tạm ứng (khoản tạm ứng này phát sinh khi Công ty tạm ứng cho Ông Hùng để trả cho bên sửa chữa), kế toán định khoản vào máy: Nợ TK 241(2413): 77.845.000 Nợ TK 1331: 7.784.500 Có TK 141: 42.814.750 Có TK 111: 42.814.750 Vì trường hợp này chi phí sửa chữa khá lớn nên Công ty không chuyển thẳng vào TK 627 mà quyết định phân bổ dần vào chi phí qua TK 142 trong ba kỳ liên tiếp Trong kỳ này, kế toán phân bổ chi phí và nhập vào máy định khoản như sau : Nợ TK 142: 51.897.120 Nợ TK 672(6277): 25.948.560 Có TK 241(2413): 77.845.680 Sang hai kỳ kế toán tiếp theo, kế toán hạch toán: Nợ TK 627(6277): 25.948.560 Có TK 142: 25.948.560 Từ những định khoản trên được nhập vào chứng từ kế toán máy( như mẫu đã trình bày tại biểu số 6 trang 36) máy sẽ tự động lọc số liệu để vào nhật ký chung và các Sổ cái các tài khoản tương tự như các trường hợp tăng giảm tài sản cố định đã trình bày ở trên. Chương III hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty hoàng trà 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty Tính đến nay, Công ty Hoàng Trà đã trải qua 7 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành. Mặc dù còn non trẻ về tuổi đời, quy mô còn hạn chế, lại trong giai đoạn khó khăn do điều kiện môi trường kinh doanh mới mẻ, tính cạnh tranh của thị trường giữa các doanh nghiệp, các Công ty ngày càng cao… nhưng Công ty đã khắc phục được những khó khăn ban đầu, hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên được bảo đảm. Với những thành tựu đạt được trong một vài năm gần đây Công ty đang từng bước khẳng định mình, chứng tỏ một bản lĩnh vững vàng. Có được kết quả này là nhờ sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên và sự đóng góp của các phòng ban trong Công ty trong đó có phòng kế toán. Trong thời gian qua, công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng tại Công ty đã có nhiều thay đổi, có những đóng góp nhất định trong sự trưởng thành của Công ty. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót cần được giải quyết, bổ sung kịp thời. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, em xin đưa ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ. Phòng kế toán được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể dưới sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, được đào tạo cơ bản, trung thực, có trách nhiệm với công việc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung- phân tán. Đây là hình thức tổ chức phù hợp với tình thực tế của Công ty. Nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra chỉ đạo nhiệm vụ và bảo đảm chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác nó còn thuận tiện trong phân công lao động kế toán và xử lý kế toán bằng máy vi tính. Vừa qua, Công ty đã đưa một số lượng lớn các loại máy thiết bị quản lý như máy vi tính, máy in, máy photocopy… phục vụ ở các bộ phận trong đó có phòng kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán thống nhất đối với toàn Công ty đã giúp cho việc hạch toán trên một số phần hành cơ bản được nhanh chóng, thuận lợi cho việc tra cứu đối chiếu khi cần thiết. Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, tiết kiệm được lao động. - Về hình thức sổ kế toán: Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm về quy mô của Công ty. Đồng thời nó cũng phù hợp với mặt bằng trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán trong Công ty cũng như việc áp dụng tin học trong công tác hạch toán. - Về công tác kế toán TSCĐ: Nói chung, công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Kế toán đã hạch toán tương đối đúng quy định của chế độ về hạch toán kế toán TSCĐ. Hạch toán chi tiết TSCĐ được thực hiện khá tỉ mỉ. Công ty lập đồng thời cả hai sổ chi tiết TSCĐ cho toàn Công ty và sổ chi tiết tài sản cho từng đơn vị sử dụng. Vì vậy, khi có sự biến động tăng, giảm TSCĐ hay chỉ là sự thay đổi đơn vị sử dụng trong nội bộ Công ty cũng đều được kế toán TSCĐ phản ánh rõ ràng trên cả hai sổ chi tiết. Việc lập và ghi chép sổ chi tiết đều được tiến hành trên máy tính, do đó khá thuận lợi cho việc truy xuất thông tin. Những thông tin mà sổ chi tiết TSCĐ quản lý khá đầy đủ từ tên TSCĐ, bộ phận sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn, đến các đặc trưng kỹ thuật của máy như công suất, hiệu năng... - Về công tác quản lý TSCĐ Công ty cũng có những quy định khá rõ ràng cụ thể. Định kỳ, vào 01/01 hàng năm kế toán TSCĐ cùng với một số bộ phận khác như phòng kỹ thuật, đơn vị sử dụng TSCĐ thực hiện kiểm kê toàn bộ TSCĐ của Công ty. Sau đó, kế toán lập Bảng đối chiếu TSCĐ và CCDC cho từng đơn vị và tổng hợp thành Biên bản kiểm kê TSCĐ và CCDC của toàn doanh nghiệp. Do đó, nếu có những biến động bất thường sẽ dễ dàng phát hiện và quy kết trách nhiệm vật chất cho đơn vị làm hư hỏng, mất mát TSCĐ. 3.2. Những tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những ưu điểm nói trên, công tác kế toán ở Công ty vẫn còn có những tồn tại nhất định. - Việc luân chuyển chứng từ còn chậm Thực tế là các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ trong Công ty diễn ra không thường xuyên, quá trình đầu tư mua sắm lại kéo dài, chứng từ phát sinh và bị lưu lại ở nhiều bộ phận khác nhau nên nhiều khi những TSCĐ mới mua được lắp đặt đưa vào sử dụng hoặc việc chuyển nhượng TSCĐ đã được thực hiện từ lâu nhưng TSCĐ vẫn chưa được ghi sổ. Điều này gây ảnh hưởng đến tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý cũng như việc tính và trích khấu hao TSCĐ. - Về hạch toán chi tiết TSCĐ Mặc dù khá tỷ mỉ, chi tiết trong hạch toán chi tiết TSCĐ nhưng Công ty vẫn có thiếu sót là không lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ. Lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ là quy định bắt buộc của chế độ trong việc hạch toán chi tiết TSCĐ. Qua thẻ TSCĐ, ta có thể thấy được toàn bộ quá trình sống của tài sản từ khi nó được đưa vào hoạt động cho đến khi thanh lý, nhượng bán hoặc điều chuyển đi, có những chỉ tiêu mà chỉ có thẻ mới phản ánh được như chỉ tiêu “phụ tùng chi tiết kèm theo” Sổ TSCĐ của Công ty được thiết kế quá phức tạp vừa là sổ TSCĐ vừa là bảng tính khấu hao từng kỳ, thông tin phản ánh trùng lặp không cần thiết. Mặt khác, Công ty cũng chưa đánh số( mã hiệu) cho TSCĐ. Còn tồn tại những điều trên có thể là do số lượng TSCĐ hiện nay của Công ty chưa nhiều, kế toán còn có thể dễ dàng theo dõi, quản lý. Nhưng trong thời gian tới, khi khối lượng các công trình ngày càng tăng về cả số lượng và chất lượng kỹ thuật, Công ty có chủ trương tăng cường đổi mới, đầu tư thêm nhiều loại TSCĐ như máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý cũng như các phương tiện vận tải …Khi đó, thiếu sót trên sẽ trở thành hạn chế lớn cho kế toán trong việc ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin về tình hình TSCĐ. - Hạch toán khấu hao TSCĐ Thứ nhất, về phương pháp khấu hao áp dụng tại Công ty, Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng(khấu hao đều) cho tất cả TSCĐ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính tuy nhiên nó không phản ánh đúng mức khấu hao cần trích theo cường độ sử dụng TSCĐ (hao mòn thực tế của TSCĐ), tốc độ thu hồi vốn chậm. Điều này đặc biệt đúng với đặc điểm TSCĐ trong Công ty. Công ty có thể sử dụng một máy móc thiết bị xây cất chuyên dùng cho tháng này rồi sau đó không sử dụng nó trong rất nhiều tháng. Đối với loại TSCĐ như vậy thì việc áp dụng phương pháp khấu hao trên là không còn phù hợp, không phản ánh đúng chi phí thực tế bỏ ra tương ứng với doanh thu thực tế thu được. Hơn nữa, một bộ phận lớn TSCĐ trong Công ty có nguồn hình thành từ vốn vay ngân hàng, việc khấu hao đều theo số năm mà Công ty lựa chọn trong khung thời gian( quy định trong QĐ166) sẽ không giúp Công ty thu hồi vốn nhanh để trả nợ. Thứ hai, về cách tính và phân bổ khấu hao. Việc trích khấu hao TSCĐ theo quý cộng với việc không lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định nên đôi khi kế toán không trích khấu hao một số TSCĐ mới đưa vào sử dụng trong quý hoặc không xác định rõ đưa vào từ tháng nào, có trường hợp tính khấu hao ngay trong tháng có TSCĐ tăng thêm, làm cho việc phản ánh chi phí khấu hao thiếu chính xác. Hơn nữa, kế toán khó theo dõi, kiểm tra lại mức khấu hao ở mỗi đơn vị trong từng kỳ kinh doanh. Ngoài ra, việc phân bổ toàn bộ chi phí khấu hao trong kỳ cho từng đơn vị sử dụng, công trình, hạng mục Công ty theo chi phí lao động trực tiếp là không hợp lý, không đúng với chi phí khấu hao thực tế tại mỗi nơi sử dụng TSCĐ. Điều này cũng cho thấy, việc lập sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng trong Công ty không được sử dụng làm cơ sở cho việc xác định mức khấu hao trích vào chi phí từng đơn vị (đội, công trình…) mà đơn thuần chỉ phục vụ cho việc quản lý TSCĐ về mặt hiện vật. Thứ ba, về hạch toán khấu hao TSCĐ, qua nghiên cứu thực tế cách hạch toán TSCĐ ta thấy rằng Công ty mới chỉ thực hiện việc trích khấu hao cơ bản nhưng mới chỉ là trích khấu hao để giảm vốn( vốn cố định) chứ chưa trích khấu hao để hình thành quỹ khấu hao. Cụ thể, là trong quá trình hạch toán, kế toán của Công ty xác định mức trích khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh theo đối tượng sử dụng và ghi giảm TSCĐ bằng cách ghi tăng hao mòn của chúng: Nợ TK 623, 6424 Có TK 214(2141) - Hạch toán sửa chữa TSCĐ Công tác sửa chữa TSCĐ đặc biệt là sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Công ty có lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ tuy nhiên kế hoạch này thường sơ sài, chưa sát thực tế. Kế toán không trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vì vậy không có nguồn bù đắp cho các chi phí phát sinh khi có tài sản cố định hỏng hóc cần sửa chữa - Công tác phân tích đánh giá tình hình sử dụng cũng như hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty: Nhìn chung, Công ty chưa chủ động thực hiện việc đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ và hiệu quả sử dụng TSCĐ. Công ty mới chỉ dừng lại ở việc xem xét những chỉ tiêu thô như nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn. Còn những chỉ tiêu mang tính chất phân tích như hệ số sử dụng thiết bị đã lắp đặt, hệ số lắp đặt máy móc thiết bị, hệ số sử dụng thiết bị hiện có, hay các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng như sức sản xuất của TSCĐ, sức sinh lời của TSCĐ, suất hao phí của TSCĐ …vẫn chưa được tính toán phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo Công ty. 3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoàng Trà 3.2.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết TSCĐ Theo quy định hiện hành của Bộ tài chính, sổ chi tiết theo dõi TSCĐ gồm có sổ chi tiết tài sản theo đơn vị sử dụng và sổ TSCĐ. Kế toán sẽ theo dõi một cách có hệ thống theo từng loại TSCĐ và từng đơn vị sử dụng. Các sổ này phản ánh được những biến động tăng về nguyên giá, giá trị hao mòn tính đến khi giảm TSCĐ. Thực tế tại Công ty Hoàng Trà, sổ TSCĐ không được lập theo mẫu của Bộ tài chính, mà được lập dưới dạng bảng danh sách TSCĐ. Bảng này được xem như một sổ chi tiết để theo dõi toàn bộ những thông tin về TSCĐ đồng thời cũng là bảng tính khấu hao. Rõ ràng, việc kết hợp trên cùng một sổ TSCĐ như vậy chỉ phù hợp khi số lượng TSCĐ không nhiều, ít biến động. Trong thời gian tới, khi Công ty đầu tư tăng thêm TSCĐ, việc sử dụng sổ chi tiết như trên là không khoa học, gây khó khăn cho việc theo dõi, quản lý TSCĐ và đặc biệt là cho việc tính khấu hao TSCĐ. Bởi vậy, để việc quản lý và sử dụng TSCĐ được dễ dàng, có hiệu quả hơn, Công ty nên lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ trong Công ty với mẫu thẻ được quy định trong chế độ kế toán hiện hành đồng thời lập riêng một bản tính và trích khấu hao TSCĐ . Từ đó, kế toán có thể rút ngắn sổ TSCĐ. Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng nên được lập riêng, Công ty không nên kết hợp cả TSCĐ và CCDC trong một sổ vì hai loại tài sản này có những chỉ tiêu không đồng nhất gây khó khăn cho việc ghi chép và theo dõi. 3.2.2. Hoàn thiện hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Thứ nhất, sửa chữa lớn TSCĐ và nâng cấp TSCĐ là hai khái niệm khác nhau. Theo quy định của Bộ tài chính: sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa mang tính khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận, chi tiết quan trọng bị hỏng trong khi sử dụng mà nếu không sử dụng sửa chữa thì TSCĐ sẽ không hoạt động hoặc hoạt động không bình thường. Thời gian sửa chữa kéo dài, chi phí để sửa chữa khá lớn và chiếm một tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán. Trong khi đó sửa chữa nâng cấp TSCĐ là hoạt động nhằm kéo dài thời gian sử dụng , nâng cao năng suất tính năng, tác dụng của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Do sự khác nhau về bản chất như vậy dẫn đến việc hạch toán cũng rất khác nhau. Tuy nhiên, khi đưa hai khái niệm này vào thực tế, người ta rất khó phân định rạch ròi, đặc biệt trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ và sửa chữa lớn kết hợp cải tạo nâng cấp TSCĐ. Lợi dụng khái niệm chưa rõ ràng này, nhiều doanh nghiệp đã tuỳ tiện biến tướng nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ thành nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ làm cho chi phí sửa chữa nâng cấp đáng lẽ phải phản ánh vào nguyên giá TSCĐ lại được hạch toán vào chi phí kinh doanh. Do vậy, đa số các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ khá dồi dào cũng không bỏ qua cơ hội tận dụng này. Mục đích của họ là giấu lợi nhuận, trì hoãn việc đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây chính là một kẽ hở trong quy định của chế độ về công tác sửa chữa lớn TSCĐ. Tại Công ty Hoàng Trà, kế toán cũng không có sự phân định rõ ràng về hai loại hình sửa chữa này. Việc xác định chỉ mang tính tương đối, đôi khi kế toán căn cứ vào mức độ chi phí phát sinh để xác định loại hình sửa chữa và cách hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh. Qua thực tế trên, em thiết nghĩ Bộ tài chính nên có những quy định cụ thể để phân định rạch ròi nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ trong mọi trường hợp. Điều đó tạo điều kiện cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ và công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng hiệu quả hơn. Thứ hai, hiện nay công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Công ty thường rơi vào thế bị động khi có những TSCĐ hỏng hóc cần sửa chữa lớn. Việc kiểm tra hiện trạng kỹ thuật TSCĐ để lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ còn sơ sài còn mang tính hình thức. Vì vậy để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, Công ty cần quan tâm nhiều hơn đến công tác sửa chữa TSCĐ. Vào các kỳ kiểm kê TSCĐ, hội đồng kiểm kê cần chú ý phát hiện những TSCĐ có khả năng bị hư hỏng nặng, cần sửa chữa, đại tu để nhắc nhở các đơn vị sử dụng lập biên bản và đề nghị lên Công ty xin sửa chữa. Trên cơ sở đó, Công ty sẽ lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Chi phí sửa chữa lớn theo kế hoạch này cần được phân bổ trước cho các kỳ kinh doanh. Cụ thể, việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch được tiến hành như sau: + Trước hết, theo kế hoạch, định kỳ hàng quý kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn: Nợ TK 627: Đối với TSCĐ tại các đội thi công Nợ TK 623: Sửa chữa máy thi công Nợ TK 642: Đối với TSCĐ dùng cho khối quản lý tại Công ty Có TK 335: Mức trích trước mỗi lần + Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa lớn chi tiết theo công việc sửa chữa: Nếu thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 241(2413) : chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,331…. Nếu do tự làm, kế toán ghi: Nợ TK 241(2143) : chi phí sửa chữa thực tế Có TK 111,112,334,338… + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết chuyển công việc chi phí như sau: Nơ TK 335: Có TK 241(2413) So sánh chi phí thực tế phát sinh với chi phí đã trích trước theo dự toán để tiến hành điều chỉnh - Nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí trích trước: kế toán ghi tăng chi phí số chênh lệch: Nợ TK 623, 627, 642 : số chênh lệch Có TK 335: - Nếu chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí trích trước ghi giảm chi phí tương ứng bằng số chênh lệch : Nợ TK 335 : Số chênh lệch Có TK 623 ,627, 642: Số chênh lệch 3.2.3. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ - Về phương pháp tính khấu hao: Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo quyết định số 166QĐ- BTC ngày 30/9/1999, sử dụng phương pháp khấu hao đều cho tất cả các TSCĐ. Việc áp dụng phương pháp khấu hao này chưa hợp lý, vì TSCĐ trong Công ty có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng bên cạnh những ưu điểm là đơn giản dễ tính thì có một nhược điểm là thu hồi vốn chậm, không theo kịp mức hao mòn thực tế, nhất là hao mòn vô hình nên Công ty không có điều kiện để đầu tư trang bị TSCĐ mới. Mặt khác như đã nói ở phần trên, do đặc thù về lĩnh vực kinh doanh của Công ty, nhiều máy móc chuyên dụng có thể được dùng trong tháng này nhưng sẽ không sử dụng trong nhiều tháng sau đó. Vì vậy phương pháp này không phản ánh trung thực chi phí thực tế bỏ ra với doanh thu thực tế thu được trong kỳ (nguyên tắc phù hợp). Một điểm không phù hợp nữa là phương pháp này không giúp Công ty có thể thu hồi vốn nhanh đối với những TSCĐ có nguồn gốc từ nguồn vay ngân hàng. Tuy nhiên, vừa qua Bộ tài chính đã ban hành ra chuẩn mực kế toán số 03( chuẩn mực TSCĐ) theo quyết định số 149 ngày 31/12/2001 cho phép các doanh nghiệp được phép lựa chọn 3 phương pháp khấu hao là khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần, khấu hao theo số lượng sản phẩm. Bởi vậy, Công ty nên thay đổi phương pháp tính khấu hao theo hướng sau: Nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng Máy móc thiết bị gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh, tính năng công suất sử dụng bị giảm dần trong quá trình sử dụng, Công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao theo số giờ, ca máy hoặc khấu hao theo số dư giảm dần. Đối với những thiết bị dụng cụ quản lý như máy vi tính, máy điều hoà, điện thoại di động …là những TSCĐ chịu sự tác động lớn của hao mòn vô hình, Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần. Ngoài ra, để có thể đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, giảm chi phí do lãi suất tiền vay, trong những năm có lãi Công ty nên đề nghị được khấu hao theo thời gian trong khế ước vay vì rất nhiều TSCĐ của Công ty được đầu tư bằng vốn vay. - Lập bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao là cơ sở cho việc tính giá thành thực tế của công trình. Đồng thời bảng này còn phản ánh chênh lệch mức khấu hao giữa hai kỳ hạch toán liền kề, giúp cho kế toán dễ dàng tính toán chính xác, kiểm tra, điều chỉnh lại mức khấu hao vào cuối kỳ. Tuy nhiên, tại Công ty, hàng quý kế toán lại không lập bảng tính và phân bổ khấu hao mà chỉ lập chứng từ khấu hao rất đơn giản. Mặc dù có lập sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng nhưng Công ty không sử dụng cho mục đích xác định mức khấu hao mỗi đội. Mức khấu hao trong kỳ được tính ngay trên sổ chi tiết TSCĐ và phân bổ cho đơn vị sử dụng theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. Điều này dẫn đến hiện tượng là có những đội, công trình trong kỳ không hề sử dụng đến TSCĐ đó nhưng vẫn phải chịu chi phí khấu hao phân bổ cho. Đây là sự thiếu chính xác trong phản ánh chi phí khấu hao. Hơn nữa, nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ của Công ty trong quý không nhiều, nếu căn cứ vào bảng danh sách TSCĐ để xác định lại mức khấu hao của từng TSCĐ rổi tổng hợp lại như hiện nay là tốn công một cách không cần thiết. Trong khi đó kế toán chỉ cần căn cứ vào số khấu hao quý và mức trích khấu hao của các TSCĐ tăng giảm để tính ra mức khấu hao trong quý: Qua phân tích những vần đề trên, thấy rằng Công ty nên tính và phân bổ khấu hao cho các đội sử dụng bằng cách căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng ( đội hoặc công trình và khối cơ quản lý ). Bảng tính và phân bổ có thể được lập theo mẫu dưới đây (Biểu số 13). Sau đó, kế toán tiếp tục phân bổ chi phí khấu hao tính chung cho đội (TK 6274) cho từng công trình theo tiêu thức thích hợp Biểu số 13 : bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Quý …năm… Stt Chỉ tiêu Tl KH Nơi SD Toàn C. ty TK 623 (chi tiết công trình ) TK 627 (chi tiết theo đội) TK 642 N. Giá Số K.H CTA CTB Đội 1 … 1 I. số KH trích quý trước 2 II Số KH tăng trong quý .. …………….. .. … … .. III.Số KH giảm trong quý .. …………… … … … … .. IV.Số KH phải trích trong quý .. ………….. … … Ngoài ra, để việc hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ được hoàn thiện, Công ty cần bổ sung tài khoản 6274 để theo dõi chi phí khấu hao chung cho đội và TK 009 “ nguồn vốn khấu hao” để theo dõi tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao trong Công ty. Việc đưa tài khoản 009 vào hệ thống tài khoản sẽ giúp Công ty theo dõi và quản lý tốt hơn nguồn vốn khấu hao. Vì Công ty có thể sử dụng nó như một nguồn vốn thông thường để sử dụng mục đích kinh doanh khác khi nhu chưa có nhu cầu tái đầu tư TSCĐ. 3.2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong Công ty Định kỳ sáu tháng hay một năm, kế toán Công ty nên phân tích tình hình sử dụng tài sản, tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả nhất cũng như kế hoạch sửa chữa, đầu tư kịp thời phục vụ mục đích phát triển hoạt động. Công ty nên tính toán và xem xét một số chỉ tiêu cơ bản như hệ số tăng TSCĐ, hệ số giảm TSCĐ, hệ số hao mòn TSCĐ, sức sản xuất của TSCĐ, hiệu quả sinh lời của TSCĐ …để có thể đánh giá được tình hình trang bị cũng như hiệu quả sử dụng của TSCĐ Hiện nay số lượng cũng như tỷ trọng các TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn sử dụng được hoặc không sử dụng được ngày càng cao. Tỷ trọng giá trị hao mòn trong tổng nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2002 là 71,04% (6.963.875.740 / 9.802.147.495) con số này là khá lớn, điều đó chứng tỏ rằng phương pháp khấu hao được áp dụng và việc tổ chức công tác kế toán để xác định mức khấu hao là chưa phù hợp. Hơn nữa những tài sản này vẫn sử dụng mà không phải trích khấu hao, thì đương nhiên chỉ tiêu mức khấu hao hàng năm sẽ nhỏ, điều không hợp lý này dẫn tới cơ cấu chi phí và giá thành sẽ thay đổi, lợi nhuận thay đổi theo… gây khó khăn lớn cho việc phân tích hoạt động kinh tế bởi vì khi tính các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất có liên quan đến TSCĐ như: Số vòng quay của TSCĐ, tỷ suất lợi nhuận tính trên tổng tài sản.. sẽ không chính xác, số liêu phân tích kém ý nghĩa kinh tế. Vì vậy, để quản lý những TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn còn đang sử dụng, Công ty cần thực hiện tốt các biện pháp sau: + Tổ chức kiểm tra đánh giá lại hiện trạng của những TSCĐ đã khấu hao hết, nếu tài sản nào còn tốt thì tăng cường chế độ bảo quản lý hiện vật, sửa chữa bảo dưỡng và sớm có kế hoạch thay thế. + Mạnh dạn nhượng bán, thanh lý những tài sản lạc hậu hoặc hiệu quả sử dung kém. Cụ thể là các máy móc thiết bị dùng trong sản xuất tại Xưởng sản xuất côppha và một số phương tiện vận tải. Nếu cứ cố kéo dài việc sử dụng của những tài sản này sẽ tốn kém chi phí sửa chữa, có nguy cơ mất an toàn lao động, sản phẩm do chúng tạo ra không đảm bảo chất lượng và có thể làm cho Công ty bị tụt hậu, kém khả năng cạnh tranh do mất cơ hội để đầu tư trang bị những TSCĐ mới có công nghệ hiện đại, kỹ thuật tiên tiến hơn. 3.2.5. Vấn đề áp dụng quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty Chuẩn mực kế toán vế TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình số 03 và 04 ban hành theo quyết định 149 /2001/QĐ-BTC đã đưa ra nhiều sửa đổi bổ sung trong hầu hết các nội dung hạch toán TSCĐ từ việc đánh giá, phân loại TSCĐ đến việc xác định phương pháp tính khấu hao, giá trị phải khấu hao TSCĐ, hạch toán TSCĐ thuê hoạt động, thuê tài chính. Do đó, Công ty cần có kế hoạch phổ biến, truyền đạt những thay đổi mới này cho cán bộ trong Công ty đặc biệt là cho nhân viên kế toán, xúc tiến việc áp dụng những quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán tại công ty. 3.2.6. Về việc xem xét đánh giá TSCĐ vô hình trong Công ty Mặc dù đã được đề cập rất nhiều trong các văn bản của bộ tài chính, trong chế độ kế toán hiện hành của nước ta cũng đã có những hướng dẫn chi tiết cụ thể về hạch toán kế toán TSCĐ vô hình. Tuy nhiên, ngoại trừ các doanh nghiệp liên doanh hoặc 100% vốn nước ngoài thì thực tế ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước khái niệm TSCĐ vô hình vẫn còn khá mới mẻ. Điều này có thể do những hạn chế từ nhiều phía cả về phía Nhà nước cũng như về phía doanh nghiệp. Nhưng với xu hướng chung hiện nay, loại TSCĐ không hình thái này ngày càng xuất hiện nhiều như bản quyền tác giả, thương hiệu, bằng sáng chế…, giá trị của nó còn lớn hơn rất nhiều so với một số TSCĐ hữu hình. Vì vậy những TSCĐ vô hình này cần được xác định và theo dõi trong doanh nghiệp. Đối với Công ty Hoàng Trà, tuy không có nhiều TSCĐ vô hình nhưng Công ty cũng nên xem xét việc hạch toán kế toán TSCĐ vô hình (như quyền sử dụng đất, phần mềm máy vi tính ) để có thể quản lý và phản ánh đúng tình hình TSCĐ trong Công ty. Kết luận T rong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ như ngày nay, những thành tựu của nó đã trở thành một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bởi thế, doanh nghiệp nào sở hữu TSCĐ càng tiên tiến, hiện đại bao nhiêu thì doanh nghiệp đó càng có lợi thế trong cạnh tranh. Tuy nhiên, để phát huy được chức năng đó, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất thiết người ta phải có các biện pháp nhằm quản lý và sử dụng những nguồn lực đó một cách hiệu quả. Trong các biện pháp sử dụng đó, hạch toán TSCĐ cũng là một công cụ đắc lực. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã vận dụng được những kiến thức đã học vào tìm hiểu thực tế, đặc biệt trong phạm vi hạch toán TSCĐ . Đồng thời, em cũng học hỏi được nhiều điều bổ ích từ sự vận dụng linh hoạt chế độ kế toán vào thực tiễn ở từng đơn vị. Với ý thức cầu tiến, mong rằng những ý kiến của mình có thể đóng góp phần nào vào việc hoàn thiện Công ty hạch toán TSCĐ tại Công ty. Do còn hạn chế về thời gian cũng như về vốn kiến thức nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ phía các thầy cô giáo trong khoa, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán cùng các bạn sinh viên để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 22/ 08/2003 Sinh viên Trần thị Lan Vy Nhận xét của đơn vị thực tập Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính T.s Nguyễn Văn Công-Nhà xuất bản tài chính- năm 2001 Kế toán tài chính( theo hệ thống kế toán Mỹ) Kermit D.Larson Nguyên lý kế toán Mỹ- Accouting principles Ronald. J. Thacker- Nhà xuất bản thống kê 1994 Lý thuyết hạch toán kế toán Ts. Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản tài chính, năm 1997 Chuẩn mực kế toán quốc tế - Nhà xuất bản chính trị quốc gia Quyết định số 1062/TSCD/QĐ/CSTC Bộ tài chính ngày 14/11/1996, quyết định số 166/1999/QĐ -BTC ngày 30/12/1999 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ Thông tư số 89/2002/ TT-BTC hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Tạp chí kế toán: số 30,31,35/2001, số 4, 22,36/2002 Tạp chí kiểm toán : số 2/99 Tạp chí tài chính: Số 31,63,107/99 Thời báo kinh tế Việt Nam số: 4,9,11,51,52,53,60,68,69,86,144/2002 Tài liệu sổ sách của công ty Hoàng Trà Một số luận văn khoá trước Mục lục ._.