Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty XNK Tổng hợp ngành muối

o sản xuất được liên tục trong đó có tài sản cố định hữu hình (TSCĐ hữu hình) TSCĐ hữu hình là một bộ phận cơ bản tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật cuả nền kinh tế quốc dân, đồng thời là bộ phận, là yếu tố quan trọng trong nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, TSCĐ hữu hình còn là tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài nên nó giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển cần phải biết kinh doanh có hiệu quả và sử dụng TSCĐ hữu hình một cách hợp lý. Hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình sẽ quyết định hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cần thiết phải xây dựng được chu trình quản lý TSCĐ hữu hình một cách khoa học góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình. Công tác kế toán với chức năng và nhiệm vụ là công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp các thông tin xác đáng cho quản lý thì tổ chức hách toán TSCĐ hữu hình sẽ là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình. Sau thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác ké toán tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối, được sự giúp đỡ của các anh, chị, các cán bộ trong cơ quan và được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo, em đã tiếp cận với thự tế kinh doanh của doanh nghiệp và đặc biệt đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán TSCĐ hữu hình của công ty. Do vậy, em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối ”. Nội dung chuyên đề được chia thành ba phần chính sau: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng về hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Phần III: Hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. phần i những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tài sản cố định hữu hình trong các doanh nghiệp i. vị trí của tài sản cố định hữu hình và nhiệm vụ hạch toán. 1. Khái niệm, vai trò và đặc điểm của TSCĐ hữu hình. Chúng ta đã biết, doanh nghiệp là đơn vị kinh tế cơ sở, là tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất các sản phẩm, cung ứng các hàng hoá, dịch vụ thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng. Do vậy, để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường liên tục và có hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải có một nguồn lực nhất định về đội ngũ cán bộ và các phương tiện phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Các phương tiện để có thể phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và ngày nay các nhà kinh tế dùng thuật ngữ “tài sản” để nói chung về chúng. Đứng ở góc độ kinh tế, tài sản được hiểu là toàn bộ những nguồn lực kinh tế hữu hình biểu hiện dưới dạng tiền, hàng hoá, TSCĐ, nguyên vật liệu,... Vì vậy, tài sản trong doanh nghiệp có một đặc điểm là những nguồn lực có hạn. Để quản lý một cách có hiệu quả các nguồn lực hạn chế của mình, không phân biệt doanh nghiệp thuộc thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào, đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một công cụ rất hữu hiệu. Có lịch sử tồn tại và phát triển rất lâu dài, kế toán được coi là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh để từ đó giúp cho nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn. Theo quan điểm của kế toán, các phương tiện để sản xuất kinh doanh được coi là tài sản nếu nó thoả mãn ba điều kiện sau: Thứ nhất, các phương tiện vật chất hữu hình thuộc quyền sở hữu hay thuộc quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp. Như vậy, các tài sản hiện có tại doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì không được ghi chép lên báo cáo là tài sản, trừ trường hợp tài sản thuê tài chính tuy không thuộc quyền sở hữu của doanh nhưng được xem như tài sản vì nó thuộc quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp. Thứ hai, để được coi là tài sản thì các phương tiện này phải có giá trị đối với doanh nghiệp. Khái niệm giá trị ở đây được hiểu là sự hữu ích của tài sản đối với doanh nghiệp. Thứ ba, các phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh phải có giá phí tính được. Giá phí ở đây được hiểu là tổng chi phí để có được tài sản đó. Như vậy, các vật hữu hình để được kế toán tài sản theo dõi thì phải đồng thời thoả mãn ba điều kiện trên. Tuy nhiên, để quản lý một cách chi tiết, chặt chẽ và chính xác, kế toán tiến hành phân loại tài sản theo một tiêu thức phổ biến là căn cứ vào thời gian chu chuyển của tài sản. Theo cách này, tài sản trong đơn vị gồm hai loại : tài sản lưu động và TSCĐ. Trong đó, tài sản lưu động là tiền và các khoản tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền hoặc chuyển vào chi phí trong thời hạn một năm hay trong một chu kỳ hoạt động, TSCĐ được hiểu là toàn bộ tài sản hữu hình có giá trị lớn, được dùng cho nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực và thông lệ kế toán Quốc tế quan niệm TSCĐ hữu hình phải có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và phải có giá trị lớn. Giá trị lớn bao nhiêu là tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng nước khác nhau. Tuy nhiên, theo Hệ thống chế độ kế toán mới ban hành tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính, cùng với việc sử dụng thước đo là tiền tệ, tiêu chuẩn xác định TSCĐ hữu hình được quy định chặt chẽ như sau: Về mặt thời gian : phải có thời gian hữu dụng từ 1năm trở lên. Về mặt giá trị : phải có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Vì vậy, trong quá trình hạch toán TSCĐ hữu hình, các tài sản của doanh nghiệp không đồng thời thoả mãn cả hai tiêu chuẩn về thời gian và giá trị như trên thì kế toán không được phép phản ánh là TSCĐ hữu hình. Tuy nhiên, để xác định một tài sản là TSCĐ hữu hình, hai chỉ tiêu giá trị và thời gian không giữ nguyên mà nó thay đổi theo điều kiện kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế trong từng thời kỳ nhất định. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp có đặc điểm như sau: l Về mặt hiện vật : TSCĐ hữu hình tham gia hoàn toàn và nhiều lần trong quá trình sản xuất với hình thái vật chất ban đầu giữ nguyên cho đến khi bị loại bỏ khỏi quá trình sản xuất. Về mặt giá trị : giá trị TSCĐ hữu hình được biểu hiện dưới hai hình thái: + Một bộ phận giá trị tồn tại dưới hình thái ban đầu gắn với hiện vật TSCĐ hữu hình. Bộ phận giá trị này bị hao mòn dần hay giá trị sử dụng của TSCĐ hữu hình giảm dần. + Một bộ phận giá trị chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm, dịch vụ mới tạo ra (giá trị hao mòn). Khi sản phẩm được tiêu thụ thì bộ phận này được chuyển thành vốn tiền tệ. Bộ phận giá trị này tăng theo thời gian sử dụng TSCĐ hữu hình. Từ khái niệm và đặc điểm của TSCĐ hữu hình, ta thấy vai trò nổi bật của TSCĐ hữu hình là cơ sở vật chất kỹ thuật, là yếu tố để thực hiện năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các TSCĐ hữu hình được bảo quản, sử dụng tốt và trang bị phù hợp với quy mô của doanh nghiệp sẽ là cơ sở để quyết định cho việc tăng năng suất lao động, tăng chất lượng kinh doanh, giảm chi phí sản xuất kinh doanh từ đó dẫn đến tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, sử dụng TSCĐ hữu hình hợp lý có ý nghĩa hết sức quan trọng. 2. Phân loại TSCĐ. Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế IAS 16 quy định phân loại nhà xưởng, máy móc thiết bị là một nhóm các tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán Việt Nam quy định như sau: TSCĐ hữu hình gồm nhiều loại khác nhau nên thường được chia thành nhiều nhóm theo những đặc trưng nhất định để dễ dàng cho việc quản lý. Thông qua việc phân loại, TSCĐ hữu hình sẽ được xác định về chất lượng, cơ cấu của từng loại hiện có trong từng doanh nghiệp. Tài liệu của phân loại TSCĐ hữu hình được dùng để lập kế hoạch sản xuất, nhập khẩu, sửa chữa lớn và hiện đại hoá TSCĐ hữu hình, là cơ sở để xác định giá trị còn lại và mức khấu hao TSCĐ. Việc phân loại chính xác sẽ tạo điều kiện phát huy hết tác dụng của TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng, đồng thời phục vụ tốt cho công tác thống kê, kế toán TSCĐ hữu hình ở các đơn vị cơ sở. Tuỳ theo mục đích sử dụng của mỗi loại hình doanh nghiệp mà có những cách phân loại sau: Cách 1 : Phân loại TSCĐ theo kết cấu (Đây là cách phân loại TSCĐ hữu hình được sử dụng phổ biến nhất).Theo cách này toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp được chia làm các loại sau: Nhà của, vật kiến trúc Nhà của, vật kiến trúc: Bao gồm toàn bộ những TSCĐ được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, bến cảng, đường sá, cầu cống… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Máy móc, thiết bị: Gồm toàn bộ máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất kinh doanh như máy móc, thiết bị chuyên dùng; máy móc, thiết bị công tác; dây truyền công nghệ, thiết bị động lực… Phương tiện, thiết bị vận tải, truyền dẫn: Gồm các loại phương tiện vận tải đường sắt, đường thuỷ, đường bộ, đường không, đường ống…và các thiết bị truyền dẫn như hệ thống điện, nước, băng tải… Thiết bị dụng cụ quản lý: Gồm các thiết bị, dụng cụ quản lý như thiết bị điện tử, máy vi tính, fax,… Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Gồm các loại cây lâu năm (chè, cao su, cà phê, cam…), súc vật làm việc (trâu, bò, ngựa, voi…cày kéo) và súc vật cho sản phẩm (trâu, bò sữa, sinh sản…). Tài sản cố định phúc lợi: Gồm tất cả các tài sản cố định sử dụng cho nhu cầu phúc lợi công cộng (nhà ăn, nhà nghỉ, nhà văn hoá,sân bóng, thiết bị thể thao…). Tài sản cố định khác: Gồm những tài sản cố định chưa phản ánh vào các loại trên như tài sản cố định không cần dùng, chưa cần dùng, tài sản cố định chờ thanh lý, nhượng bán, các tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn, tranh ảnh… Cách 2 : Phân loại TSCĐ hữu hình theo tính chất sở hữu. + TSCĐ tự có: là những TSCĐ được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn liên doanh, vay dài hạn... + TSCĐ thuê ngoài : là những TSCĐ thuộc quyền sở hữu của các đơn vị hoặc cá nhân khác ngoài doanh nghiệp, qua quan hệ thuê và cho thuê mà doanh nghiệp có quyền sử dụng chúng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong thời gian thuê quy định trong hợp đồng. TSCĐ thuê ngoài được chia thành: . TSCĐ thuê tài chính (TSCĐ thuê dài hạn). . TSCĐ thuê hoạt động (TSCĐ thuê ngắn hạn ). Cách phân loại này giúp cho người sử dụng TSCĐ phân biệt được TSCĐ nào của đơn vị mình để tính trích khấu hao, TSCĐ nào đi thuê ngoài để có kế hoạch thanh toán hoàn trả các khoản nợ đầy đủ theo đúng hợp đồng. Cách 3 : Phân loại TSCĐ hữu hình theo công dụng và tình hình sử dụng. Theo cách này, TSCĐ được phân thành các loại sau: + TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh. + TSCĐ hành chính sự nghiệp. + TSCĐ phúc lợi. + TSCĐ chờ xử lý. Cách phân loại này có ưu điểm là có thể tiến hành phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp thông qua việc phân tích kết cấu TSCĐ hữu hình ở doanh nghiệp. Kết quả phân tích thể hiện kết cấu TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp có hợp lý hay không, phương hướng đầu tư trong tương lai và trọng điểm quản lý TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp như thế nào. Việc trả lời các câu hỏi đặt ra có thể giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả do sử dụng TSCĐ hữu hình mang lại. Cách 4: Phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn hình thành. Theo cách này, TSCĐ hữu hình được chia thành các loại sau: + TSCĐ hình thành từ nguồn vốn được cấp (Ngân sách hoặc cấp trên cấp). + TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn vay. + TSCĐ hình thành từ nguồn vốn bổ sung của đơn vị (quỹ phát triển sản xuất kinh doanh, quỹ phúc lợi...). + TSCĐ nhận góp vốn liên doanh bằng hiện vật. Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành các tài sản, từ đó có kế hoạch bù đắp bảo toàn các nguồn vốn bằng các phương pháp thích hợp, đồng thời là căn cứ để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp vững chắc hay mang tính phụ thuộc vào các đơn vị khác. Ngoài các cách phân loại trên, doanh nghiệp có thể sử dụng các tiêu thức phân loại khác để đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý ở doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, dù sử dụng tiêu thức phân loại nào thì mục tiêu duy nhất là không ngừng nâng cao năng lực phục vụ sản xuất kinh doanh của các TSCĐ hiện có nhằm đem lại lợi ích tối đa. 3. Tính giá TSCĐ. Chuẩn mực Quốc tế IAS 16 quy định nhà xưởng, máy móc và thiết bị có đủ điều kiện để ghi nhận là một tài sản trước tiên cần đánh giá theo nguyên giá của nó. Tuy nhiên ở Việt Nam, xuất phát từ đặc điểm của TSCĐ hữu hình, khi tính giá TSCĐ hữu hình kế toán phải xác định được ba chỉ tiêu là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 3.1. Xác định nguyên giá (NG) của TSCĐ. NG của TSCĐ hữu hình là giá thực tế của TSCĐ hữu hình khi đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp. Khi đưa TSCĐ hữu hình vào sử dụng, kế toán phải xác định NG của tài sản dựa trên những chứng từ hợp pháp, hợp lệ (trừ những TSCĐ thuê hoạt động) và phải tuân thủ quy định của Nhà nước về các yếu tố cấu thành NG. TSCĐ hữu hình. + TSCĐ hữu hình loại mua sắm (không phân biệt mua mới hay cũ) thì NG được xác định dựa vào các yếu tố sau: Giá mua thực tế phải trả (bao gồm giá mua ghi trên chứng từ trừ đi các khoản giảm giá được chấp nhận trước khi hoàn thành thủ tục đưa TSCĐ vào sử dụng, không kể thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ ). Lãi tiền vay đầu tư cho TSCĐ khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Lệ phí trước bạ (nếu có). Các phí tổn trực tiếp trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chỉnh lý, chạy thử,... mà bên mua phải chịu. + TSCĐ hữu hình loại đầu tư xây dựng thì NG được xác định bằng giá thực tế công trình, các chi phí có liên quan và lệ phí trước bạ (nếu có). + TSCĐ loại được cấp, được điều chuyển đến bao gồm giá trị còn lại ghi trên sổ của đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển, hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận và các phí tổn trực tiếp mà bên nhận tài sản phải chi ra trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Riêng TSCĐ điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong doanh nghiệp thì NG được tính bằng NG ghi trên sổ của đơn vị giao. Các chi phí có liên quan đến việc điều chuyển này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + TSCĐ loại được biếu tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp liên doanh, phát hiện thừa thì NG được xác định bằng giá trị thực tế theo đánh giá của hội đồng giao nhận và các chi phí bên nhận phải chi ra trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng. TSCĐ thuê tài chính. NG của TSCĐ thuê tài chính phản ánh ở đơn vị thuê như đơn vị chủ tài sản bao gồm: giá mua thực tế, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí sửa chữa, tân trang trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có)... Phần chênh lệch giữa tiền thuê TSCĐ phải trả cho đơn vị cho thuê và NG TSCĐ đó được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với thời hạn của hợp đồng thuê tài chính. Giá trị của TSCĐ còn được đánh giá theo giá trị còn lại của TSCĐ bởi hạn chế của NG là không phản ánh được giá trị còn lại của TSCĐ do đó không xác định được trạng thái kỹ thuật của tài sản. Để xác định được giá trị còn lại của TSCĐ thì kế toán phải tính giá trị hao mòn của TSCĐ. 3.2. Xác định giá trị hao mòn (Ghm) của TSCĐ. Ghm TSCĐ hữu hình là khoản chi phí được trích định kỳ (hàng tháng, hàng quý) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ để hình thành nguồn vốn nhằm tái đầu tư lại TSCĐ hữu hình do quá trình sử dụng nó bị hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình. Ghm tích luỹ qua thời gian là toàn bộ Ghm cộng dồn của TSCĐ , nó thể hiện phần giá trị TSCĐ đã chuyển vào giá trị của sản phẩm trong các kỳ kinh doanh. Khi xác định được NG và Ghm của TSCĐ, kế toán sẽ xác định được giá trị còn lại của TSCĐ. 3.3. Xác định giá trị còn lại (Gcl) của TSCĐ. Gcl của TSCĐ được xác định bằng NG trừ Ghm, nhờ đó nó có thể phản ánh đúng trạng thái kỹ thuật của TSCĐ. Số tiền còn lại sẽ được thu hồi dưới hình thức khấu hao và là căn cứ để lập kế hoạch tăng cường đổi mới TSCĐ. Gcl được xác định theo công thức: Gcl = NG - Ghm Qua phân tích ở trên ta thấy, mỗi loại “giá trị“ có tác dụng phản ánh nhất định nhưng kèm theo còn có những mặt hạn chế. Do đó, kế toán TSCĐ phải theo dõi cả ba loại: NG, Ghm, Gcl và định kỳ đánh giá lại TSCĐ không chỉ là cần thiết mà còn là bắt buộc phục vụ cho yêu cầu quản lý TSCĐ để tạo cơ sở cho việc trích khấu hao chính xác, bảo đảm hoàn lại đầy đủ vốn đầu tư và phân tích được hiệu quả sử dụng vốn cố định trong doanh nghiệp. 4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán TSCĐ. Với chức năng thông tin, kiểm tra và với tư cách là công cụ đắc lực của quản lý, để đáp ứng được các yêu cầu trên, kế toán TSCĐ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong toàn doanh nghiệp và ở từng bộ phận sử dụng nhằm tạo điều kiện để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ; đồng thời giúp doanh nghiệp bố trí sử dụng và đầu tư đổi mới TSCĐ trong đơn vị mình. Ghi chép phản ánh tình hình sử dụng theo từng đối tượng,từng loại cũng như toàn bộ TSCĐ trong toàn doanh nghiệp và ở toàn bộ phận sử dụng. Kế toán TSCĐ dựa trên các số liệu ghi chép tiến hành tính toán hiệu quả sử dụng TSCĐ trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như ở từng bộ phận sử dụng để đưa ra các kết luận cho nhà quản lý : tiến hành kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay kiểm tra bất thường TSCĐ và tham gia vào hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Nhiệm vụ này giúp cho kế toán TSCĐ có khả năng cung cấp các số liệu cho chủ doanh nghiệp để đề ra các biện pháp huy động sử dụng triệt để và có hiệu quả kinh tế cao với số lượng và năng lực TSCĐ hiện có. Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán và phân bổ cũng như phản ánh chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng địa điểm đối tượng sử dụng TSCĐ nhằm tạo điều kiện thu hồi được vốn đầu tư một cách hợp lý trong quá trình sử dụng TSCĐ. Xác định đúng đắn và hạch toán một cách kịp thời chi phí, các khoản thu nhập trong quá trình thanh lý, nhượng bán, sửa chữa TSCĐ, lập báo cáo về TSCĐ và tham gia phân tích tình hình trang bị huy động, bảo quản và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. Như vậy,với nhiệm vụ kế toán đã trình bày ở trên đòi hỏi trong quá trình kế toán một mặt phải tổ chức ghi chép TSCĐ trên góc độ toàn đơn vị cũng như theo từng địa điểm, từng bộ phận bảo quản và sử dụng tài sản, đồng thời kế toán cũng phải thường xuyên phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ để có biện pháp khai thác năng lực TSCĐ và có kế hoạch đầu tư hợp lý. ii. hạch toán chi tiết tscđ hữu hình. Như chúng ta đã biết, yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ. Thông qua tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán cung cấp những chỉ tiêu quan trọng làm căn cứ để doanh nghiệp cải tiến đổi mới TSCĐ, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ, nâng cao trách nhiệm vật chất trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Tương tự như hạch toán các yếu tố khác, hạch toán TSCĐ cũng phải dựa trên cơ sở các chứng từ gốc thích hợp, chứng minh các nghiệp vụ phát sinh, hệ thống chứng từ này bao gồm : Biên bản giao nhận TSCĐ : được dùng làm thủ tục giao nhận TSCĐ giữa các đơn vị kinh tế khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc điều chuyển tài sản cho đơn vị khác. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để lập thẻ TSCĐ, vào sổ kế toán chi tiết TSCĐ và qui định trách nhiệm bảo quản, sử dụng giữa bên giao và bên nhận. Biên bản này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được lập thành 2 bản, hai bên ký xác nhận, mỗi bên giữ một bản, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán và hạch toán tăng giảm TSCĐ. Thẻ TSCĐ : dùng để ghi chép kịp thời và đầy đủ từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi NG và Ghm đã trích hàng năm của TSCĐ, thẻ TSCĐ dùng chung cho mọi TSCĐ và riêng từng đối tượng ghi TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Căn cứ lập thẻ là “Biên bản giao nhận TSCĐ” và các tài liệu có liên quan. Thẻ được lưu ở phòng ban kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh, kế toán TSCĐ phải ghi kịp thời các biến động vào thẻ. Thẻ TSCĐ lập thành 1 bản để tại phòng kế toán của doanh nghiệp, lập xong thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ một quyển. Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung nhưng chia làm nhiều ngăn theo yêu cầu phân loại TSCĐ. Mỗi ngăn TSCĐ được chia chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản. Căn cứ vào các ngăn thẻ TSCĐ để tổng hợp giá trị TSCĐ, số khấu hao tăng, giảm hàng tháng trong năm. Biên bản thanh lý TSCĐ : dùng làm thủ tục xác nhận việc thanh lý các TSCĐ hư hỏng một phần, toàn bộ hoặc không cần dùng và là căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán. Khi có quyết định thanh lý TSCĐ, đơn vị phải thành lập ban thanh lý gồm : đại diện ban Giám đốc, kế toán trưởng, đại diện kỹ thuật, đại diện kế toán tài vụ, bộ phận sử dụng TSCĐ. Biên bản do Ban thanh lý lập và giao cho đơn vị sử dụng giữ một bản gồm đầy đủ chữ ký của các thành phần có liên quan. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành : là chứng từ xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện sửa chữa, được bên giao lập thành 3 bản có chữ ký của đại diện bên giao, bên nhận, phòng Kỹ thuật rồi chuyển cho trưởng phòng Kế toán, Kế toán trưởng ký trước khi chuyển cho thủ trưởng đơn vị duyệt. Biên bản di chuyển TSCĐ : dùng trong nội bộ để theo dõi tình hình di chuyển TSCĐ từ bộ phận này sang bộ phận khác. Biên bản đánh giá lại TSCĐ : dùng để xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Biên bản này do Hội đồng đánh giá TSCĐ lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng Kế toán và một bản lưu cùng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. iii. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm tscđ hữu hình. 1. Tài khoản sử dụng. Mục đích của hạch toán tổng hợp TSCĐ là ghi chép, phản ánh số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới trong doanh nghiệp, tính toán phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tham gia việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa TSCĐ và lập dự toán chi phí sửa chữa. Qua đó, cung cấp thông tin về vốn kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn và TSCĐ, thể hiện các cân đối cũng như là căn cứ để tính toán hiệu quả kinh tế quốc dân. Theo chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho các doanh nghiệp thì việc hạch toán TSCĐ được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau : Tài khoản (TK) 211 - TSCĐ hữu hình. TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo NG. + Bên Nợ : phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo NG (mua sắm, xây dựng, cấp phát...). + Bên Có : phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo NG (thanh lý, nhượng bán, điều chuyển,...). + Dư Nợ : phản ánh NG TSCĐ hữu hình hiện có. TK 211 được chi tiết thành 6 tiểu khoản : 2112 - Nhà cửa, vật kiến trúc. 2113 - Máy móc thiết bị 2114 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lý 2116 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 - TSCĐ hữu hình khác. TK 214 - Hao mòn TSCĐ. TK này được dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao TSCĐ tại doanh nghiệp. + Bên Nợ : phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mòn của TSCĐ. + Bên Có : phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ. + Dư Có : phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có. TK 214 chi tiết thành 3 tiểu khoản : 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 - Hao mòn TSCĐ đi thuê dài hạn 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình. 2. Phương pháp hạch toán. Trong hoạt động kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp thường xuyên biến động (tăng hoặc giảm). Để quản lý chặt chẽ TSCĐ, kế toán cần phải theo dõi và phản ánh thường xuyên mọi trường hợp biến động. Hạch toán tăng TSCĐ. Trong một doanh nghiệp, TSCĐ có thể tăng theo nhiều nguyên nhân : do được cấp phát, biếu tặng, mua sắm, xây dựng cơ bản bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn với các đơn vị khác, do chuyển từ công cụ, dụng cụ, do đánh giá lại tài sản, do phát hiện thừa trong kiểm kê, .... Ta có thể khái quát các nghiệp vụ tăng TSCĐ theo hai sơ đồ sau : Chú thích sơ đồ 1 và sơ đồ 2 : (1) Tăng TSCĐ do doanh nghiệp mua sắm không phải qua lắp đặt, doanh nghiệp bỏ tiền mua bằng phát minh sáng chế, quyền sử dụng đất, chi phí về lợi thế thương mại. (2) Tăng TSCĐ do doanh nghiệp mua sắm phải qua lắp đặt trong một thời gian dài. (3) Tăng TSCĐ do hoạt động xây dựng cơ bản, tăng trong quá trình thành lập doanh nghiệp, tăng do đầu tư nghiên cứu, phát triển nhằm phục vụ lợi ích lâu dài của doanh nghiệp. (4) Tăng TSCĐ do chủ sở hữu cấp vốn hay doanh nghiệp nhận viện trợ, biếu tặng không hoàn lại, các đơn vị góp liên doanh bằng TSCĐ, điều chuyển từ đơn vị khác đến. (5) Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ. (6) Tăng TSCĐ do chuyển từ công cụ, dụng thành TSCĐ. (7) Tăng TSCĐ do nhập khẩu. (8) Tăng TSCĐ do đánh giá lại. Sơ đồ 1 : Trình tự hạch toán tăng TSCĐ Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK : 111,112,331,341... TK : 211,213 TK : 1332 TK : 2411 TK : 2412 TK : 111,112,331,341 TK : 1332 TK : 111,112,331 (1) (2) (3) TK : 411 TK : 128,222 TK : 1421 TK : 1531 TK : 2141 TK : 412 TK : 111,112,331 TK : 3333 (2) (3) (4) (5) (6) (6) (8) (7) Sơ đồ 2 : Trình tự hạch toán tăng tài sản cố định Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK: 111,112,331,341,... TK: 2411 TK: 2412 TK: 411 TK: 1531 TK: 128,222 TK: 1421 TK: 111,112,331 TK: 3333 TK: 2141 TK: 412 TK: 211,213 TK: 111,112,331 (1) (2) (2) (3) (3) (4) (5) (6) (6) (7) (8) Hạch toán giảm TSCĐ. Song song với tình hình biến động tăng TSCĐ có biến động giảm TSCĐ do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng chủ yếu là do nhượng bán, thanh lý, .... Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các bút toán thích hợp. Chúng ta có thể khái quát các nghiệp vụ giảm TSCĐ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán giảm TSCĐ TK: 211,213 TK: 214 TK: 821,466,4313 (1) TK: 128,222 TK: 627,641,642 TK: 1421 TK: 1531,1421 TK: 1361 TK: 411 TK: 412 (2) (6) (3) (4) (5) (3) (3) Chú thích Sơ đồ 3: (1) TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, sự nghiệp, dự án giảm do nhượng bán, thanh lý. (2) Doanh nghiệp góp vốn liên doanh bằng TSCĐ. (3) Chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ. (4) Cấp vốn kinh doanh cho cấp dưới bằng TSCĐ (5) Trả vốn cho đơn vị tham gia liên doanh, chuyển TSCĐ cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên. (6)TSCĐ giảm do đánh giá lại IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình 1. Khái niệm và các phương pháp tính Trong quá trình đầu tư và sử dụng, dưới tác động của môi trường tự nhiên và điều làm việc cũng như tiến bộ kỹ thuật, TSCD bị hao mòn. Hao mòn này được thể hiện dưới 2 dạng: Hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Hao mòn hữu hình là sự giảm dần về mặt giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do chúng được sử dụng, do tác động của các yếu tố tự nhiên gây ra, biểu hiện ở chỗ hiệu suất ccủa TSCĐ giảm dần; cuối cùng bị hư hỏng phải thanh lý. Hao mòn hữu hình có thể bị phụ thuộc vào các nhân tố như: Cường độ sử dụng TSCĐ; Lao động bảo dưỡng TSCĐ; Điều kiện môi trường khí hậu không phù hợp; Do quá trình quản lý. Từ đó có thể rút ra hao mòn là một quá trình tất yếu, nhất thiết phải thu hồi vốn đầu tư ở TSCĐ tương xứng với giá trị hao mòn của nó để tạo ra nguồn vốn đầu tư đó là TSCĐ. Một trong những nguồn vốn đầu tư đó là khấu hao TSCĐ. Khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý nhằm thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Việc tính khấu hao TSCĐ có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn theo phương pháp tính khấu hao nào là tuỳ thuộc vào qui định của Nhà nước về chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phương pháp khấu hao được lựa chọn phải bảo đảm thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp. Có nhiều cách tính khấu hao, tuỳ theo qui mô và phương thức hạch toán của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể chọn cách tính khấu hao phù hợp nhất. Phương pháp khấu hao đường thẳng : Là phương pháp khấu hao chung nhất được sử dụng phổ biến để tính khấu hao cho tất cả các loại tài sản cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Nội dung của phương pháp nay như sau : Căn cứ vào qui định trong chế độ này, doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng của TSCĐ và đăng ký với cơ quan tài chính trực tiếp quản lý. Xác định mức khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức : Phương pháp khấu hao này có ưu điểm là số tiền khấu hao được phân bổ đều đặn vào giá trị sản phẩm hàng năm trong suốt thời hạn sử dụng TSCĐ. Bởi vậy, bảo đảm cho doanh nghiệp có mức giá thành và lợi nhuận ổn định. Nhược điểm của phương pháp này là thu hồi vốn đầu tư chậm nên không bù đắp kịp hao mòn thực tế của TSCĐ nhất là hao mòn vô hình. Phương pháp khấu hao theo sản lượng : Phương pháp này cố định khấu hao trên một đơn vị sản lượng nên muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục được hao mòn vô hình đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng ca, kíp, tăng năng suất lao động để tạo ra nhiều sản phẩm. Theo phương pháp này, mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng (Mkh) được tính như sau : Hàng tháng tính mức khấu hao phải trích (Mkht) Mkht = Sản lượng hoàn thành trong tháng x Mkh Từ đó, tính mức khấu hao năm (Mkhn) Số tiền khấu hao trong từng năm sẽ tuỳ thuộc vào sản lượng từng năm, riêng năm cuối là chênh lệch giữa giá trị còn lại và thu hồi vốn ước tính. Phương pháp khấu hao tổng hợp : Doanh nghiệp sẽ tiến hành xác định và phân chia tài sản doanh nghiệp thành các nhóm, mỗi nhóm có những tài sản mà có tỷ lệ khấu hao tuyến tính như nhau. Sau đó, doanh nghiệp sẽ tính tỷ trọng của từng nhóm. Từ đó, xác định được mức khấu hao bình quân (Tk) theo phương pháp bình quân gia quyền : Tk=Fi xZi Trong đó : - Zi là tỷ lệ khấu ._.