Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Lắp máy điện nước – Tổng Công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI)

học kỹ thuật, TSCĐ trong nền kinh tế quốc dân và trong các doanh nghiệp không ngừng đổi mới, hiện đại hoá và tăng lên nhanh chóng, nó trở thành yếu tố quan trọng để tạo sức mạnh vật chất cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Thực tế đó đã đặt ra cho công tác quản lý TSCĐ những yêu cầu ngày càng cao. Kế toán TSCĐ đã nhanh chóng trở thành phương tiện đắc lực cho công tác quản lý, theo dõi, định hướng việc sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn trong doanh nghiệp. Công ty lắp máy điện nước là một doanh nghiệp mới được thành lập được 7 năm với tiền thân chỉ là một xí nghiệp cơ giới và lắp máy điện nước. Vì vậy trong những năm qua, Công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn trong kinh doanh đặc biệt là những trở ngại về vốn kinh doanh. Tuy nhiên TSCĐ trong Công ty vẫn đang từng bước được đổi mới để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Công ty đã mua sắm nhiều máy móc thiết bị văn phòng mới, nhiều máy móc cho thi công, xây dựng thêm khu nhà xưởng sản xuất… thực tế đó đặt ra những yêu cầu mới cho công tác đầu tư, quản lý và sử dụng TSCĐ tại Công ty. Xuất phát từ vị trí và vai trò của TSCĐ, thực trạng quản lý, sử dụng và hạch toán TSCĐ tại Công ty, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu : “Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Lắp máy điện nước – Tổng Công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI)” làm chuyên đề. Nội dung chuyên đề gồm ba phần chính sau: Phần I : Cơ sở lý luận về hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình trong các doanh nghiệp Phần II : Thực trạng hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Lắp máy điện nước – Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ hữu hình tại Công ty Lắp máy điện nước – Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) Phần I Cơ sở lý luận về hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình trong các doanh nghiệp Những vấn đề chung về tài sản cố định hữu hình 1. Khái niệm và đặc điểm Theo quy định mới nhất hiện nay về tiêu chuẩn tài sản cố định hữu hình được nêu trong chuẩn mực kế toán TSCĐ (chuẩn mực số 03), thông tư số 89/2001/ TT – BTC ban hành và công bố theo Quyết định 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính, trong đó đưa ra khái niệm TSCĐ hữu hình: Tài sản cố định hữu hình là những loại tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình Bốn tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình: Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình phải thoả mãn đồng thời tất cả bốn tiêu chuẩn ghi nhận sau: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó Khi xác định tiêu chuẩn thứ nhất của mỗi TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp phải xác định mức độ chắc chắn của việc thu được lợi ích trong tương lai, dựa trên các bằng chứng hiện có tại thời điểm ghi nhận ban đầu và phải chịu mọi rủi ro liên quan. Những tài sản đảm bảo cho mục đích đảm bảo an toàn sản xuất, kinh doanh hoặc bảo vệ môi trường mặc dù không trực tiếp đem lại lợi ích kinh tế như các TSCĐ khác nhưng chúng lại cần thiết cho doanh nghiệp trong việc đạt được các lợi ích kinh tế nhiều hơn từ các tài sản khác. Tuy nhiên các tài sản này chỉ được ghi nhận là TSCĐ hữu hình nếu nguyên giá của chúng và các tài sản có liên quan không vượt quá tổng giá trị có thể thu hồi từ các tài sản đó và các tài sản có liên quan. Ví dụ, một nhà máy hoá chất có thể phải lắp đặt các thiết bị và thực hiện một quy trình chứa và bảo quản hoá chất mới để tuân thủ yêu cầu về bảo vệ môi trường đối với việc sản xuất và lưu trữ hoá chất độc. Các tài sản lắp đặt liên quan đi kèm chỉ được hạch toán là TSCĐ hữu hình nếu không có chúng doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động và bán sản phẩm và hoá chất của mình. Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy Tiêu chuẩn thứ hai cho việc ghi nhận TSCĐ hữu hình thường đã được thoả mãn vì nguyên giá tài sản được xác định thông qua mua sắm, trao đổi hoặc tự xây dựng. Thời gian sử dụng ước tính trên một năm Khi xác định các bộ phận cấu thành TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp phải áp dụng các tiêu chuẩn TSCĐ hữu hình cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp có thể hợp nhất các bộ phận riêng biệt không chủ yếu như khuôn đúc, công cụ, khuôn dập và áp dụng các tiêu chuẩn TSCĐ hữu hình vào tổng giá trị đó. Các phụ tùng và thiết bị phụ trợ thường được coi là tài sản lưu động và được hạch toán và chi phí khi sử dụng. Các phụ tùng chủ yếu và các thiết bị bảo trì được xác định là TSCĐ hữu hình khi doanh nghiệp ước tính thời gian sử dụng chúng nhiều hơn một năm. Nếu phụ tùng và thiết bị bảo trì chỉ được dùng gắn liền với TSCĐ hữu hình và việc sử dụng chúng là không thường xuyên thì chúng được hạch toán là TSCĐ hữu hình riêng biệt và được khấu hao trong thời gian ít hơn thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình liên quan. Có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành Trong từng trường hợp cụ thể, có thể phân bổ tổng chi phí của tài sản cho các bộ phận cấu thành của nó và hạch toán riêng biệt cho mỗi bộ phận cấu thành. Trường hợp này được áp dụng khi từng bộ phận cấu thành tài sản có thời gian sử dụng hữu ích khác nhau, hoặc góp phần tạo ra lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp theo những tiêu chuẩn quy định khác nhau nên được sử dụng theo các tỷ lệ và các phương pháp khấu hao khác nhau. Ví dụ một thân máy bay và động cơ của nó cần được hạch toán thành hai TSCĐ hữu hình riêng biệt, có tỷ lệ khấu hao khác nhau, nếu chúng có thời gian sử dụng hữu ích khác nhau. TSCĐ hữu hình có đặc điểm là: Tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và vẫn giữ nguyên hinh thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị TSCĐ hữu hình bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. 2. Phân loại Kế toán TSCĐ hữu hình được phân loại theo nhóm tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Nhà cửa vật kiến trúc: bao gồm những TSCĐ được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như nhà cửa, trụ sở làm việc, nhà xưởng, nhà kho,…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phúc lợi. Máy móc thiết bị: gồm toàn bộ máy móc thiết bị dùng cho sản xuất kinh doanh như máy móc, thiết bị chuyên dùng, dây chuyền công nghệ, thiết bị động lực… Phương tiện vận tải, truyền dẫn: gồm các phương tiện vận tải đường sắt, đường thuỷ, đường bộ, đường không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn như hệ thống điện, nước, băng truyền tải… Thiết bị dụng cụ quản lý: gồm các thiết bị, dụng cụ dùng trong quản lý như máy tính, thiết bị điện tử, tủ bàn làm việc, thiết bị dụng cụ đo lường… Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: gồm các loại cây lâu năm, súc vật làm việc (trâu bò…) và các súc vật cho sản phẩm (trâu, bò sữa…) TSCĐ hữu hình khác: gồm các TSCĐ hữu hình khác chưa liệt kêvào các loại trên như TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý, nhượng bán, các tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn, tranh ảnh… 3. Đánh giá TSCĐ hữu hình Đánh giá TSCĐ là việc xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ. Giá trị của TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. TSCĐ được đánh giá lần đầu và trong quá trình sử dụng có thể đánh giá lại cho phù hợp với giá thị trường tại thời điểm nhất định Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 đã nêu rõ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi phí đều được tính vào nguyên giá TSCĐ mà phải là các phí tổn hợp lý và cần thiết để đưa TSCĐ đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Cụ thể ta xem xét một số trường hợp phổ biến: TSCĐ loại mua sắm: nguyên giá bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia, các chi phí liên quan trực tiếp khác + Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình + TSCĐ mua trả chậm: nguyên giá TSCĐ được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hoá) theo quy định của chuẩn mực “chi phí đi vay”. TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế: nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng chi phí lắp đặt, chạy thử. Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng với các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. TSCĐ đem đi trao đổi: nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem đi trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. TSCĐ hữu hình được cấp, được điều chuyển đến: Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: nguyên giá bao gồm giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ ở đơn vị được cấp hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng các phí tổn trước khi dùng mà bên nhận phải chi ra (chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ…) Nếu TSCĐ được điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế được ghi theo sổ ở đơn vị bị điều chuyển. Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh chi tiết vào chi phí kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ. Lưu ý rằng, đối với cơ sở thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, trong chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ không bao gồm phần thuế GTGT đầu vào. Ngược lại, đối với cơ sở thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay trường hợp mua sắm TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh những mặt hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động phúc lợi, trong chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ lại bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Giá trị hao mòn của TSCĐ Giá trị hao mòn được tính bằng tổng số khấu hao luỹ kế đến thời điểm xác định. Xác định giá trị còn lại Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Giá trị còn lại của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ tại thời điểm xác định, chỉ tiêu này phản ánh được năng lực sản xuất, trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định II. Sửa chữa TSCĐ hữu hình 1. Khái niệm và phân loại sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình Trong quá trình sử dụng, TSCĐ hữu hình bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Người ta phân hoạt động sửa chữa TSCĐ hữu hình thành các loại: Sửa chữa nhỏ, mang tính chất bão dưỡng: là sửa chữa lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Do khối lượng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. Trường hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi: là sửa chữa thay thế những bộ phận, chi tiết hư hỏng trong quá trình sử dụng mà nếu không thay thế, sửa chữa thì TSCĐ hữu hình sẽ không hoạt động hoặc hoạt động không bình thường. Chi phí sửa chữa lớn khá cao. Thời gian sửa chữa thường kéo dài, công việc sửa chữa có thể tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Toàn bộ chi phí sửa chữa được tập hợp riêng theo từng công trình, sau khi công trình hàn thành được coi như một khoản chi phí theo dự toán và sẽ đưa vào chi phí phải trả (nếu sửa chữa theo kế hoạch) hay chi phí trả trước (nếu sửa chữa ngoài kế hoạch) Trường hợp sửa chữa nâng cấp: sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hữu hình hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ hữu hình như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ hữu hình. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp được tiến hành như sửa chữa lớn. Lhi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình. Đồng thời được kết chuyển nguồn vốn tương tự như các trường hợp tăng TSCĐ hữu hình khác. 2. Phương pháp hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình Với ba loại sửa chữa TSCĐ hữu hình như trên, tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa , kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp. Phương pháp hạch toán các loại sửa chữa trên có thể khái quát trong sơ đồ sau: Tk 111,112,152,334... TK 627,641,642 Chi phí sửa chữa lặt vặt (tự làm) TK1421, 242 TK331,111,112 TK2413 Kết chuyển giá thành sửa chữa Tập hợp chi phí sửa chữa lớn, sửa chữa nâng cấp Tự làm S/chữa ngoài Phân bổ dần KH Thuê ngoài TK 211 S/chữa TK 1331 nâng cấp Thuế GTGT CP sửa chữa không được ghi tăng, NG tính vào CP Thuế GTGT SXKD trong kỳ TK 335 (nếu có) Sửa chữa trong Trích trước KH Chi phí sửa chữa lặt vặt (thuê ngoài) Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán các hình thức sửa chữa TSCĐ hữu hình Phần II Thực trạng hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ hữu hình tại công ty lắp máy điện nước – tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (licogi) Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tổ chức kế toán tại Công ty lắp máy điện nước Lịch sử hình thành và phát triển Công ty lắp máy điện nước – Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) được thành lập theo quyết định 90 của thủ tướng chính phủ. Cùng với các tổng Công ty khác được thành lập theo quyết định này, Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng trở thành lực lượng nòng cốt trong tăng trưởng kinh tế, đóng góp nhiều cho ngân sách nhà nước, duy trì mức tăng trưởng cao so với khu vực doanh nghiệp nhà nước. Tổng Công ty có 20 thành viên, được bố trí ở nhiều tỉnh thành trong cả nước. Trong đó, Công ty Lắp máy diện nước cũng là một thành viên trực thuộc Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng với tên giao dịch là Eletric - water Equipment Installation Company. Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp cơ giới và Lắp máy điện nước thuộc Công ty xây dựng 18 và trạm máy 382. Tuy nhiên, do thấy trước thi trường rộng lớn và yêu cầu ngày càng cao về tính chuyên nghiệp của lĩnh vực mà Xí nghiệp đang hoạt động, ngày 23 / 7 / 1997 Xí nghiệp đã được đổi tên thành Công ty lắp máy điện nước theo quyết định số 474 / BXD / TCLD Bộ Xây dựng với điều lệ tạm thời do Hội đồng quản trị Tổng Công ty ban hành. Như vậy, từ tháng 7 / 1997 Công ty lắp máy điện nước thuộc Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng chính thức được thành lập, trở thành một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân hoạt động theo Luật doanh nghiệp nhà nước. Công ty chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng, với cơ quan chủ quản là UBND thành phố Hà Nội. Công ty có giấy phép kinh doanh số 308374 do Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày 14 / 8 / 1997, giấy phép hành nghề số 153 BXD / CSXD cấp ngày 16 / 4 / 1999. Trụ sở của Công ty âtj tại tầng 4 và tầng 5 nhà H2A – Thanh Xuân Nam – quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội. Công ty có tài khoản tiền gửi và tiền vay mở tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội và Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. Công ty lắp máy điện nước là một doanh nghiệp nhà nước, được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh chính là: Thi công nền móng, xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện; các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế điện… Công ty lắp máy điện nước được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu không lớn nhưng trải qua 7 năm hoạt động, công ty đã dần dần phát triển, tạo được vị trí vững chắc trong ngành xây lắp điện nước. Trong một vài năm gần đây mặc dù còn nhiều khó khăn, nhưng Công ty đã từng bước khắc phụckhó khăn ban đầu và hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty được đảm bảo, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, khoản đóng góp vào ngân sách nhà nước nhìn chung tăng lên. Điều đáng nói nhất ở công ty là khả năng tiếp cận thị trường, mở rông quy mô kinh doanh, thu hút khách hàng và tự tìm kiếm , ký kết các hợp đồng xây lắp. Sự tồn tại và phát triển của công ty đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao. Để thấy rõ hơn những kết quả đạt được của công ty trong một vài năm gần đây ta xem xét một số chỉ tiêu trong biều số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2001 và 2002 Chỉ tiêu đv Năm 2001 Năm 2002 Năm 2002/2001 Số tuyệt đối TL % 1. Tổng giá trị sản lượng Đồng 63.863.000.000 63.863.000.000 +833.000.000 +1,32 2. Tổng doanh thu Đồng 28.391.560.112 36.836.503.482 +8.444.943.370 +29,74 3. Tổng giá vốn Đồng 26.592.706.063 34.235.059.149 +7.642.353.086 +28,74 4. Tổng lợi nhuận trước thuế Đồng 400.379.969 651.790.683 +211.410.714 +48,01 5.Thuế thu nhập doanh nghiệp Đồng 140.921.590 162.947.671 +52.852.679 +48,01 6. Số lao động bình quân Đồng 452 526 +74 +16,37 7. Thu nhập bình quân đầu người đ/ng 800.000 850.000 +50.000 +6,25 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Với phương châm tổ chức bộ máy gọn nhẹ, từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi và công nhân lành nghề, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao, làm việc có hiệu quả; phù hợp với cơ chế thị trường, đúng pháp luật, pháp quy của nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc: là người điều hành chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước và cấp trên về hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc còn có 3 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách thi công Phó giám đốc phụ trách xưởng 382 Ta có thể khái quát bộ máy tổ chức quản lý của công ty như trong sơ đồ 2 Sơ đồ 2: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty lắp máy điện nước Hội đồng quản trị công ty Giám đốc PGĐ trạm 382 PGĐ thi công PGĐ kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Trạm cơ khí 382 Xưởng 382 và các đội thi công Điều hành, chỉ đạo trực tiếp Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty lắp máy điện nước Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh xây lắp và đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một địa bàn khác nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung – phân tán. Theo loại hình tổ chức này, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, tổ kế toán ở đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế đội (sơ đồ 3). Phòng kế toán trung tâm ở đơn vị thực hiện hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo kế toán, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các bộ phận thuộc các đội không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, tập hợp chứng từ gốc của các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội, định kỳ gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra, xử lý tổng hợp (vai trò này thường do đội trưởng kiêm nghiệm). Riêng đối với xưởng 382 là đơn vị trực thuộc công ty, được phép mở sổ kế toán riêng theo dõi các hoạt động tài chính kế toán trong kỳ nhưng cuối kỳ phải tập trung sổ sách, tài liệu về phòng kế toán để đối chiếu và lập báo cáo toàn công ty. Sơ đồ 3: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành Kế toán tiền lương, BHXH BHYT KPCĐ Thủ quỹ kiêm giao dịch ngân hàng Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán Nhân viên kinh tế các đội thi công Tổ kế toán xưởng 382 Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ Chức năng nhiệm vụ của từng lãnh đạo kế toán: Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán) Là người phụ trách điều hành chung mọi công tác, mọi hoạt động kế toán của công ty, thực hiện sự phân công lao động trong phòng kế toán. là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan đến tài chính, công tác kế toán thống kê của Tổng công ty ; thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, phân tích số liệu, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận kế toán trong công ty. Kế toán thanh toán Là người có trách nhiệm xử lý các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ giao dịch thanh toán. Kế toán vật tư, tài sản Là người có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thường xuyên hoặc định kỳ làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ. Kế toán tiền lương Có nhiệm vụ ghi chép ban đầu, xử lý và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền lương, BHXH. Thủ quỹ Thủ quỹ trong công ty có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền, thực hiện hoạt động giao dịch ngân hàng để huy động vốn, mở các tài khoản tiền vay, tiền gửi, bảo lãnh các hợp đồng … tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiến hành các hoạt động nhập, xuất quỹ. Kế toán tổng hợp Là người có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu đã được phản ánh trên sổ chi tiết của các kế toán phần hành khác chuyển sang. Kế toán tổng hợp tập hợp và phân bổ các khoản chi phí và các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành nên có trách nhiệm xử lý các chứng từ có liên quan đến chi phí và giá thành. Ngoài ra, còn có các nhân viên kinh tế của các đội thi công, vai trò này thường do đội trưởng kiêm, có chức năng cung cấp thông tin cho các kế toán phần hành của công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng tài vụ ngoài việc phụ trách một phần hành riêng còn phụ trách việc theo dõi chi tiết quan hệ giữa công ty với một số đội theo từng công trình theo cơ chế khoán nội bộ. Kế toán sẽ trực tiếp quản lý và trao đổi với nhân viên kinh tế của đội hoặc đội trưởng đội mà mình phụ trách về chứng từ, hoá đơn, tình hình thanh toán với công ty như : bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành do đội thi công, bản đối chiếu công nợ đội và công ty, chi tiết của đội và công ty, bảng thanh toán hợp đồng khoán từng công trình, bảng kê chi tiết các khoản vay, quyết toán vật tư, báo cáo thẩm định kết quả… Việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty lắp máy điện nước Hiện nay, tại công ty hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998. Hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này, tại công ty sử dụng các sổ sách sau: Sổ nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết Gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài sản, vật tư, thành phẩm, các tài khoản công nợ, các tài khoản chi phí sản xuất như: + Sổ tài khoản cố định + Sổ chi tiết tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ + Các sổ chi tiết chi phí giá thành + The tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành Ngoài các sổ tổng hợp và chi tiết trên, công ty không sử dụng một loại sổ nhật ký đặc biệt nào khác. Quy trình hạch toán TSCĐ trên hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung như sau: Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức nhật ký chung tại công ty lắp máy điện nước Chứng từ gốc Sổ chi tiết TSCĐ Nhật ký chung Sổ cái TK 211, 214 Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán về TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy hàng ngày Chuyển số liệu định kỳ Quan hệ đối chiếu Hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình tại công ty Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, những hao mòn hỏng hóc xảy ra đối với TSCĐ trong công ty là không thể tránh khỏi. Vì vậy để phục hồi năng lực hoạt động của TSCĐ, đảm bảo an toàn trong lao động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành sửa chữa , thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng có ảnh hưởng đến hoạt động của TSCĐ. Khi phát hiện TSCĐ có những hư hỏng cần sửa chữa, bộ phận sử dụng sẽ lập giấy đề nghị sửa chữa để gửi lên bộ phận phụ trách thiết bị, phó giám đốc PT – KV, giám đốc để xin phê duyệt. Khi giấy đề nghị được duyệt, công ty sẽ tiến hành sửa chữa. Thông thường, công ty tiến hành sửa chữa những hư hỏng này theo phương thức thuê ngoài (giao thầu). Sửa chữa thường xuyên Trong quá trình thi công, vận chuyển máy móc trong công ty có thể bị hư hỏng, những hư hỏng này thường không nghiêm trọng nên các đội thường chủ động tiến hành sửa chữa sau đó tập hợp những hoá đơn chứng từ có liên quan gửi cho phòng kế toán. Đây là công việc sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng, chi phí sửa chữa thường nhỏ. Do đó, kế toán tập hợp và hạch toán ngay vào các tài khoản chi phí. Nếu công việc sửa chữa xảy ra đối với TSCĐ tại các phòng ban thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642 (6427): Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 331… Tổng số tiền chi cho sửa chữa Nếu công việc sửa chữa xảy ra đối với TSCĐ tại các đội xây lắp thì kế toán hạch toán : Nợ TK 627 (6277): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 331… Tổng số tiền chi cho sửa chữa Ví dụ: tại xưởng 382 sửa chữa máy mài BOSCH. Nội dung sửa chữa bao gồm: Thuê quấn sửa động cơ 15 KW Thuê quấn lại rôto, thay cổ góp máy mài BOSCH, thay chì than. Các chứng từ ban đầu phát sinh trong nghiệp vu này gồm: Giấy đề nghị sửa chữa của bộ phận sử dụng Biên bản kiểm tra thiết bị Hoá đơn giá trị gia tăng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi Hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Đơnvị bán hàng: Vật tư hàng hoá tổng hợp – Dương Quang Hải Địa chỉ: Đông Anh – Hà Nội Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty Lắp máy điện nước Địa chỉ: Nhà H2A – Thanh Xuân Nam – Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản: 01000106440001 Hình thức thức thanh toán: TM. MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lượng A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Quấn sửa động cơ 15KW Cái 1 1.275.000 1.275.000 2 Quấn sửa chữa máy mài Cái 1 210.000 210.000 Bosh 670 W, thay chổi than Cộng tiền hàng: 1.350.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 135.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.485.000 Số tiền viết bằng chữ: một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên ) Phiếu chi Mẫu số 02 – 141 QĐ 1141 – TC/CĐKT Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Mạnh Hùng Đơn vị: Xưởng 832 – Công ty lắp máy điện nước lý do chi: Thanh toán tiền sửa chữa máy mài BOSH và động cơ 15 KW Số tiền 1.485.000 Bằng chữ: Một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng chẵn Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Đã nhận đủ số tiền: 1.485.000 ( Một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng ) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Thủ quỹ Người nhận tiền Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tại phân xưởng phản ánh bút toán sau vào máy tính, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào nhật ký chung và sổ cái TK có liên quan. Nợ TK 6277: 1.350.000 Nợ TK 1331: 135.000 Có TK 111: 1.485.000 Sửa chữa lớn TSCĐ Như đã đề cập ở trên, TSCĐ của công ty còn tồn đọng khá nhiều máy móc cũ, thường xuyên hỏng hóc nhưng do hạn chế về tài chính nên công ty vẫn chưa thể đầu tư mua mới. Vì vậy, để khắc phục khó khăn trên, công ty tiến hành sửa chữa phục hồi TSCĐ đó. Thường thì chi phí để sửa chữa khá cao, thời gian sửa chữa kéo dài. Hàng năm, trên cơ sở kết quả kiểm kê và kiểm tra kỹ thuật của TSCĐ, xí nghiệp lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Tuy nhiên, việc kiểm tra hiện trạng cũng như lập kế hoạch sửa chữa còn sơ sài, mang tính hình thức. Kế toán không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà phân bổ dần chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất chung các kỳ sau khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa. Như vậy xét về bản chất, những hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ tại công ty đều là ngoài kế hoạch. Để thấy rõ hơn thực tế việc sửa chữa lớn TSCĐ tại công ty, ta xem xét ví dụ về trình tự tiến hành và cách hạch toán sửa chữa cẩu Krúp tại xưởng 382 trong tháng 9 năm 2002. Nghiệp vụ này bắt đầu khi bên xưởng 382 gửi giấy đề nghị sửa chữa lên công ty. Công ty lắp máy điện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xưởng cơ khí 382 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đông Anh, ngày 04 tháng 9 năm 2002 Giấy đề nghị sửa chữa Kính gửi: Ông giám đốc công ty lắp máy điện nước Phòng kỹ thuật công ty Tên thiết bị sửa chữa : Cẩu Krúp Mã hiệu: Số máy: Trong thời gian qua, do cẩu đã cũ lại phải thường xuyên làm việc trong địa hình xấu. Một số bộ phận của cẩu đã có biểu hiện hư hỏng nặng: trục trước bị gãy, phanh rão, chảy dầu … nên cẩu không thể vận hành được. Thời gian tới xưởng cần vận chuyển một khối lượng lớn cho chuyển xưởng. Vì vậy, để đáp ứng được yêu cầu này, xưởng đề nghị lãnh đạo công ty, phòng kỹ thuật công ty cho phép xưởng sửa chữa cẩu Krúp. Cụ thể như sau: Thay trục trước Mua mới bình và ống dẫn dầu Thay tio Thay cupben tổng hơi Sửa chữa và bảo dưỡng tổng phanh hơi …………………………. Trên đây là các thiết bị cần phải sửa chữa và thay thế, kính mong cô._.