Hoàn thiện hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú

ủa mình trên thị trường với doanh thu tiêu thụ năm trên 15 Tỷ đồng, lợi nhuận gần 1.5 tỷ đồng, nộp thuế nhà nước trên 400 triệu. Với mô hình một doanh nghiệp nhỏ, sự ra đời và vững bước phát triển cho đến ngày hôm nay là một sự cố gắng toàn diện từ bộ máy quản lý đến từng nhân viên trong xí nghiệp. Để đạt được kết quả như ngày hôm này là sự đóng góp của toàn bộ bộ máy quản lý, các phòng ban trong xí nghiệp.Và trong đó không thể thiếu được sự đóng góp rất lớn của công tác tổ chức hạch toán. Một trong những mẫu chốt là quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp. Nhìn nhận tầm quan trọng của vấn đề tôi đã chọn đề tài “ Hoàn thiện hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú” làm để tài chuyên đề thực tập cuối khoá. Bố cục của đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan chung về xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kinh doanh tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Qua chuyên đề thực tập này cho tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc, các anh chị trong cơ quan và phòng kế toán, Thạc Sỹ Nguyễn Hữu Đồng đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này. PHẦN 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG MẠNH TÚ Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty thủy lợi 7 thuộc sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Nghệ An. Được thành lập tháng 11 năm 1992 theo quyết định số 338 HĐBT của Hội đồng bộ trưởng nay gọi là Thủ tướng chính phủ. Và quyết định số 2097QĐ.UB của UBND tỉnh Nghệ An. Theo quyết định số 64/2002/NĐ-CT ngày 19/6/2002 của Chính phủ về việc DNNN thành công ty cổ phần. Căn cứ quyết định số 4411/QĐ/UB_ĐMDN ngày 19/10/2005 của UBND tỉnh Nghệ An về chuyển DNNN thành công ty thương mại và xây dựng thuỷ lợi 7 thành công ty cổ phần xây dựng thuỷ lợi 7. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú thuộc công ty cổ phần xây dựng thuỷ lợi 7. Được thành lập 15/7/1999 theo quyết định số 1524 của UBND tỉnh Nghệ An. Có trụ sở số 19 đường Nguyễn Sinh Sắc- Phường Cửa Nam –TP Vinh- Nghệ An. Xí nghiệp có một chi nhánh tại thị xã Hồng Lĩnh và một cửa hàng tại khối 2 thị trấn Nam Đàn. Cửa hàng kinh doanh chính đóng tại trụ sở của Xí nghiệp gồm 6 quầy hàng, mỗi quầy chuyên kinh doanh một loại sản phẩm của các hãng, nhà máy thép hoặc ximăng: Ximăng Hoàng Mai Ximăng Bỉm Sơn Ximăng Nghi Sơn Ximăng Cầu Đứơc Thép liên doanh Việt Úc(VUC) Thép Thái Nguyên (TISCO) Thép Việt – Hàn(VPS). Với phương châm phát triển nhanh chóng và vững chắc, xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đang từng bước mở rộng cả quy mô và địa bàn hoạt động. Những năm trước đây xí nghiệp hoạt động nhỏ lẻ, mang tính chất cầm chừng, mặt hàng kinh doanh không chủ yếu. Cơ sở vật chất không còn nhiều, nhà cửa tài sản ít ỏi. Sang năm 2000, xí nghiệp mạnh dạn mở mang thêm mặt hàng kinh doanh mới: vật liệu xây dựng phục vụ cho việc thi công xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng dân dụng tại địa bàn trong và ngoài tỉnh. Mặt hàng chính của xí nghiệp đang kinh doanh chủ yếu là sắt thép, ximăng các loại. Trong 2 năm gần đây có ảnh hưởng chung của xu hướng khủng hoảng kinh tế chung của cả thế giới. Doanh nghiệp cũng đã có những ảnh hưởng nhất định biến động của giá cả thị trường. Sự bấp bênh của sắt thép trong năm 2008 cũng khá ảnh hưởng. Trong thời điểm đó doanh nghiệp đã có những chính sách cụ thể cho chiến lược phát triển phù hợp với xu thế. Nhìn chung qua những khó khăn và thử thách xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đã và đang gặt hái được những thành công nhất định trong chiến lược phát triển kinh doanh của mình. Xu hướng phát triển trong thời gian tới: Kinh tế thế giới nói chung và kinh tế nước ta nói riêng đang trải qua thời kỳ khủng hoảng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Nhìn nhận vấn đề một cách tổng quát ban lãnh đạo của công ty đã có các mục tiêu kinh doanh hợp lý đề cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn. Đưa tổng doanh thu lên trên mức 5 tỷ đồng/ một năm, thu nhập bình quân mỗi công nhân của xí nghiệp lên mức 2.500.000 VNĐ. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Vốn và cơ cấu vốn Với tính chất ngành kinh doanh của xí nghiệp là cung cấp vật tư cho các công trình nên đỏi hỏi một khối lượng vốn kinh doanh lớn. Cụ thể: Vốn cố định: 3.584.500.000 Vốn lưu động: 9.930.307.000 Trong đó: Vốn tự có: 8.108.884.200 Vốn vay công ty: 4.054.442.100 Vốn vay ngoài: 1.351.480.700 Nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố động lực giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thông suốt. Sau gần 10 năm phát triển nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã được tăng lên 10 % sau lần tăng vốn vào tháng 5/2004. Tình hình lao động của công ty. Là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước nên bộ máy nhân viên văn phòng, quản lý thuộc biên chế nhà nước. Ngoài ra còn có một bộ phận lao động trực tiếp thì thuộc hợp đồng ngắn hạn và thuê theo thời vụ. Tổng số lao động toàn xí nghiệp là 56 người. Trong đó: Cán bộ thuộc biên chế nhà nước: 26 người Lao động thuộc hợp đồng ngắn hạn và thời vụ: 30 người Trong thời kỳ phát triển của xí nghiệp trình độ lao động của xí nghiệp cũng được nâng lên khá rõ nét. Trình độ lao động đã góp phần rất lớn đến kết quả kinh doanh của xí nghiệp. Theo tổng hợp tình hình lao động của xí nghiệp như sau: Bảng 1.1: Tình hình lao động của xí nghiệp STT Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Số người 1 Trình độ đại học 7 2 Cao đẳng và trung cấp 18 2 Lao động thủ công 31 Tổng số 56 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. 1.3.1.Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh VLXD Mạnh Tú Về hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, được sự uỷ quyền của công ty Xây dựng thuỷ lợi 7 dưới hình thức khoán, xí nghiệp được chủ động tự hạch toán và tự kinh doanh. Hàng tháng nộp khoán về công ty theo kế hoạch đề ra đầu năm. Đồng thời phải trích nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên. Ngoài các khoản phải nộp trên xí nghiệp còn phải trích nộp cấp trên, nộp thuế. Sau khi trừ chi phí đầu vào còn lại là lãi ròng, xí nghiệp được giữ lại bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nhà nước theo chế độ hiện hành. Tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn do tổng công ty giao. Không ngừng phát triển kinh doanh để chiếm lĩnh thị trường và nâng cao chất lượng phục vụ. Đầu tư hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, bảo đảm an toàn công tác kinh doanh, bảo vệ môi trường và tiết kiệm chi phí. Sử dụng và quản lý có hiệu quả, đúng chính sách nhà nước đối với lực lượng lao động, vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp. Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP PHÓ GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Chi nhánh Hồng Lĩnh Quầy hàng phụ Khối 2 Thị trấn Nam Đàn Trụ sở Chính 19 Nguyễn Sinh Sắc Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban chức năng. Giám đốc xí nghiệp : là người đứng đầu xí nghiệp quản lý chung toàn bộ nhân sự cũng như mạng lưới và kế hoạch kinh doanh của toàn xí nghiệp. Là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký các hợp đồng mua bán hàng hoá của xí nghiệp. Phó giám đốc xí nghiệp : là người chịu trách nhiệm thứ hai sau giám đốc, trực tiếp quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của xí nghiệp khi giám đốc đi vắng. Và là người giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý công tác kinh doanh tại chi nhánh Hà Tĩnh cũng như mở rộng thị trường đầu ra. Phòng kinh doanh : gồm có 12 người là các nhân viên nghiệp vụ trwcj tiếp đi giao nhận hàng, có trách nhiệm bảo quản hàng hoá, giao đúng và đủ chất lượng cũng như số lượng hoàng cho khách và nhận đúng và đủ hàng cho xí nghiệp. Có chức năng chủ yếu là kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng và cân đối nguồn hàng toàn xí nghiệp VLXD Mạnh Tú tìm kiếm nguồn hàng, tham mưu cho ban giám đốc ký kết hợp đồng kinh tế và xây dựng các chiến lược kinh doanh cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng cũng như xí nghiệp. Đồng thời đây cũng là bộ phận đi đôn đốc và thu hồi công nợ để hỗ trợ cho phòng kế toán trong công tác bảo tồn vốn xí nghiệp. Phòng kế toán : Gồm có 06 người phụ trách công tác theo dõi, cập nhật hạch toán kế toán của xí nghiệp. Có chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính trong toàn bộ xí nghiệp theo đúng pháp lụat quy định của nhà nước và quy định của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phần hành để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc xí nghiệp đề ra những quyết định có hiệu quả. Ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD và sử dụng kinh phí của xí nghiệp.- Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, lập báo cáo kế toán, thống kê, quyết toán của xí nghiệp. - Lập phương án nguồn vốn và sử dụng vốn hàng năm, kế hoạch, tín dụng. lợi nhuận,... - Tính toán, trích nộp các khoản nộp ngân sách nhà nước, các loại quỹ, phân phối lợi nhuận,.... - Quản lý tiền mặt, chi lương, chi thưởng,... Phòng tổ chức hành chính: Gồm 6 người phụ trách công tác tổ chức nhân sự của xí nghiệp, có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao động của xí nghiệp. Nghiên cứu, xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương phân phối tiền lương, tiền thưởng hợp lý trình giám đốc. Đồng thời là bộ phận giúp việc của giám đốc trong công tác hành chính văn phòng, văn thư, đánh máy và bảo vệ.  Bên cạnh chức năng quản lý đào tạo, tuyển dụng đào tạo nhân sự, phòng tổ chức cán bộ còn quản lý hồ sơ sử dụng đất, đăng ký kinh doanh, sổ bảo hiểm xã hội, con dấu, ...Trong hoạt động sản xuất đưa ra các đề xuất mua sắm, cấp phát, quản lý trang thiết bị văn phòng. Tổ chức tiếp khách, rà xét và giải quyết khiếu nại tố cáo của khách hàng, ... Mỗi phòng ban trong xí nghiệp đều có một chức năng nhiệm vụ riêng nhưng mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ lợi ích cán bộ công nhân việ và Xí nghiệp. * Các đơn vị trực thuộc xí nghiệp : Ngoài hệ thống phòng ban tại văn phòng xí nghiệp kinh doanh VLXD Mạnh Tú còn có 1 chi nhánh tại Hồng lĩnh và 1 quầy hàng tại thì trấn Nam Đàn. Chi nhánh thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của xí nghiệp. Chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ xí nghiệp đã giao trên địa bàn được phân công. Chi nhánh Hồng Lĩnh : Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh. Quầy hàng chính( số 19 Nguyễn Sinh Sắc) : tổ chức kinh doanh trên địa bàn thành phố Vinh và các công trình lớn ở các tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, … Quầy hàng phụ : khối 2 thị trấn Nam Đàn : Cung cấp cho các khách hàng thuộc khu vực huyện Hưng Nguyên, Nam Đàn, Thanh Chương. 1.3.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Sản phẩm chính. Thị trường đầu vào của xí nghiệp là các sản phẩm sắt thép của công ty gang thép Thái Nguyên (TISCO), công ty thép Việt- Úc (VUC), nhà máy thép Việt – Hàn (VPS). Ngoài ra, còn có các sản phẩm ximăng Bỉm Sơn, nhà máy ximăng Nghi Sơn( Thanh Hoá), ximăng Hoàng Mai, nhà máy ximăng Cầu Đước. Thị trường tiêu thụ. Là đơn vị chuyên kinh doanh mặt hàng sắt thép, ximăng các loại cung cấp cho ngành xây dựng, xí nghiệp có một thị trường đầu ra rất rộng rãi không chỉ ở trong tỉnh mà còn lan rộng ra các tỉnh miền Trung như Quảng bình, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng,… khách hàng của xí nghiệp chủ yếu là các công ty công trình giao thông thuộc tổng công ty CTGT 4,… các công ty thuỷ lợi: Công ty xây dựng thuỷ lợi 24, công yt xây dựng thuỷ lợi 3, Tổng công ty xây dựng Trường Sơn, Công ty Xây dựng số 1, công ty xây dựng 2, công ty xây dựng 6,…Ngoài ra xí nghiệp còn là địa điểm tin cậy cho nhân dân trong tỉnh và thành phố chọn là nơi cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình xây dựng dân dụng. 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú là công ty con thuộc công ty cổ phần thuỷ lợi 7. Công ty độc lập, hạch toán độc có tư cách pháp nhân, hệ thống sổ sách kế toán riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An. 1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú gồm 1 kế toán trưởng, 2 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán hàng hoá và 1 thủ quỷ. Mỗi kế toán phụ trách mỗi công việc riêng, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo chính của kế toán trưởng. Cùng với mô hình quản lý kinh doanh, công tác hạch toán kế toán, tổ chức thu thập xử lý và cung cấp tài liệu để kiểm tra và ghi sổ, Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Nhiệm vụ của phòng kế toán là hướng dẫn và kiểm tra, lập chứng từ đến ghi sổ và lập báo cáo kế toán. Cùng các bộ phận chức năng khác soạn thảo kế hoạch sản xuất, tài chính cho hoạt động phát triển của xí nghiệp. Thông qua các tài liêu ghi chép tiến hành phân tích, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, giám sát tình hình sử dụng vốn, bảo toàn vốn. Tính toán giá thành, hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện các nghĩa vụ ngân sách và công tác thanh toán. Theo phân hệ chức năng công tác kế toán thực hiện các công việc chính sau: Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán tài chính thống kê ở xí nghiệp bao gồm: Tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện công tác kế toán, công tác tài chính, tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý của xí nghiệp. Lập và nộp đầy đủ các báo cáo kế toán định kỳ và báo cáo kế toán nội bộ. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán, trang bị các phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán. Kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của xí nghiệp, kiểm tra việc quản lý tài sản, thực hiện việc kiểm kê đánh giá tài sản, xử lý kịp thời mọi khoản thiệt hại, tổn thất về tài sản của công ty. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ nhận các chứng từ gốc của kế toán chi tiết, kiểm tra tính hợp lý, tính hợp pháp của chứng từ, vào sổ nhật ký, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản và lập các báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp có 2 người. Thực hiện công tác nhanh gọn phản ánh chính xác tình hình để kế toán trưởng tổng hợp lại để có các báo cáo kịp thời. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiêu chi, giấy uỷ nhiệm chi, quản lý quỹ tiền mặt, cân đối. Có nhiệm vụ tính toán, phân bổ chính xác chi phí nhân công, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng liên quan. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, đồng thời thu hồi vốn ở các khách hàng, đại lý, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng. Kế toán thanh toán có một người đảm nhận tất cả các công việc trên. Kế toán hàng hoá: Đặc thù công việc của hoạt động kinh doanh hàng hoá nên công tác của kế toán hàng hoá mang đặc trưng riêng của một đơn vị kinh doanh. Kế toán hàng hoá chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về khối lượng và chất lượng hàng hoá mua vào, lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua vào. Đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về tình hình hàng tồn kho, giá bán, lập bảng kê xuất giá bán trước ngày 05 hàng tháng. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi thu, chi tiền mặt, quản lý hành chính của Công ty. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập xuất quỹ, ghi sổ quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán. Công ty sử dụng một thủ quỹ đảm nhận công tác quản lý quỹ của công ty. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm về chi phí nhân viên nhưng vẫn đáp ứng, và hoàn thành công tác kế toán mà xí nghiệp giao cho. Do đó có thể khai thác tối đa năng lực của nhân viên kế toán. 1.4.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán. Xí nghiệp kinh doanh kinh doanh vật liệu xây dựng là doanh nghiệp thực hiện đầu mối trung gian, hàng hoá từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Hoạt động tổ chức vận dụng chế độ kế toán dưới sự chỉ đạo của công ty mẹ và tuân thủ chế độ kế toán của Bộ Tài chính. Hiện nay công ty có sử dụng phần mền kế toán Fast dùng cho các doanh nghiệp. Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC và thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về tiêu chuẩn và phần mềm kế toán. Ngoài ra tại xí nghiệp dựa vào đặc trưng của tình hình kinh doanh, các mặt hàng cụ thể để chi tiết các tài khoản con để quá trình hạch toán được cụ thể cho từng mặt hàng. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nhưng công tác sử dụng phần mềm kế toán còn chưa được hiện đại hoá. 1.4.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là bằng chứng ban đầu với mục đích tạo ra bằng chứng ghi lại nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Hệ thống chứng từ là một hệ thống thiết kế văn bản theo chỉ tiêu, theo loại nghiệp vụ của đối tượng quy định hạch toán trên chứng từ. Dựa vào thực tế sản xuất của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú hệ thống kế toán của xí nghiệp đã áp dụng hệ thống chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ phù hợp với quy trình kinh doanh. Thể hiện rõ mục đích của văn bản chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế xẩy ra, từng chứng từ kế toán phải phù hợp với giai đoạn, chu kỳ kế toán,… Hiện nay Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính phát hành. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ tiền mặt: bao gồm chứng từ thu, chi tiền mặt. Thực hiện công tác thu chi tiền mặt tại quỹ,… Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm ,hợp đồng giao khoán.... Hàng tồn kho gồm có nhứng chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá,.... Chứng từ bán hàng: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT-mẫu 02,.. Phiếu thu phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng,.... Chứng từ về tài sản cố định; Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh thanh lý tài sản cố định,.... Các chứng từ được luân chuyển theo chu trình luân chuyển phù hợp với công tác kế toán và trình tự ghi sổ. Tóm lại, Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho ban Giám đốc trong xí nghiệp. Những đặc trưng cơ bản: Về cơ bản việc sử dụng các chứng từ của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú không có gì khác biệt so với chế độ kế toán mà Bộ tài chính đề ra. Ngoài các chứng từ mà Bộ tài chính bắt buộc Công ty còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác. 1.4.2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú có chi nhánh tại thị xã Hồng Lĩnh tỉnh Hà Tĩnh cách xa văn phòng xí nghiệp, các quầy phụ nằm ở thị trấn Nam Đàn - Tỉnh Nghệ An. Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất đa dạng, quy mô tương đối lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều. Hơn nữa theo đăng ký kinh doanh của toàn công ty cổ phần thuỷ lợi là đơn vị chủ quản. Chính vì vậy xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú chọn hình thức sổ Nhật ký chung ban hành theo quyết định của Bộ Tài Chính. Xí nghiệp thực hiện quyết toán theo quý ( vào cuối tháng 3,6,9, 12 hàng năm). Hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ cho công tác quản lý: báo cáo nhanh hàng tồn kho, báo cáo nhanh sản lượng hàng hoá bán ra, báo cáo nhanh chỉ tiêu tài chính,... Tổ chức sổ kế toán quá trình vận dụng nguyên tắc ghi sổ kép và sổ đơn, sổ kế toán là phương tiện để kế toán hệ thống hoá và phân loại chứng từ ban đầu hướng tới báo cáo độc lập. Công tác kế toán của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đã vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách hợp lý và khoa học. Với đặc trưng cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất công, yêu cầu và trình độ quản lý đơn vị đã chọn hệ thống sổ nhật ký chung. Đây là hệ thống sổ phổ biến của các doanh nghiệp thường sử dụng. Hình thức này không đòi hỏi trình độ kế toán cao mà còn giúp cơ giới hoá công tác kế toán một cách dễ dàng. Với công nghệ thông tin hiện đại, ngày nay với việc ứng dụng tin học vào công tác ghi sổ tạo ra những điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách, nhanh chóng phát hiện sai sót số liệu kế toán, giúp cho công việc kế toán thực hiện một cách nhanh chóng và gọn nhẹ. Với phần mềm kế toán trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1.3 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TRÊN PHẦN MỀM MÁY TÍNH Chứng từ gốc Bảng tổng hợp số dư chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản Sổ nhập ký chung Sổ chi tiết tài khoản Nhập dữ liệu vào máy sổ nhật ký đặc biệt : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu : Các bút toán điều chỉnh 1.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán mà xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đang sử dụng bao gồm - Bảng cân đối kế toán: Mẫu sô B01-DN - Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu sô B04-DN Các báo cáo được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Trong công ty sử dụng các loại báo cáo sau: Bảng 1.2 Danh mục báo cáo kế toán Báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Bảng cân đối kế toán Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với cấp trên Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán Báo cáo tình hình sử dụng quỹ tiền lương Kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ Báo cáo chi tiết lãi vay Báo cáo nguồn vốn kinh doanh Báo cáo chi phí phải trả Báo cáo các quỹ doanh nghiệp Báo cáo số dư tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tổng hợp số dư chi tiết Báo cáo số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo chi tiết phải thu khách hàng Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư XDCB Báo cáo chi tiết ứng trước cử khách hàng Báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ Báo cáo chi tiết phải thu khác Báo cáo bình quân tài sản cố định cần tính khấu hao Báo cáo chi tiết nợ khó đòi đã xử lý Báo cáo TSCĐ không phải tính khấu hao Báo cáo chi tiết dự phòng nợ phải thu khó đòi Báo cáo khấu hao TSCĐ Báo cáo chi tiết tạm ứng Báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ Báo cáo chi tiết phải trả người bán Báo cáo chi tiết kiểm kê TSCĐ Báo cáo chi tiết phải tra, phải nộp khác Bảng cân đối thử lần 2 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG MẠNH TÚ 2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa. 2.1.1 Xác định giá vốn và thực trạng kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ. Để xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá bên cạnh các yếu tố doanh thu thuần, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, kế toán cần phải xác định giá vốn của hàng hoá tiêu thụ. Trị giá vốn của hàng tiêu thụ được tính theo giá thực tế, nhập kho giá nào thì xuất bán theo được tính theo giá đó. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực mà trị giá vốn của hàng tiêu thụ được xác định khác nhau. Với doanh nghiệp kinh doanh giá vốn được tính theo giá nhập trước xuất trước. Giá vốn hàng hoá tiêu thụ = Lượng hàng hóa tiêu thụ thực tế x Giá hạch toán Trong quá trình hạch toán giá vốn kế toán đã sử dụng khá chặt chẽ các nguyên tắc kế toán trong công tác ghi chép chi phí để từ đó đưa ra tổng giá thành sản xuất sản phẩm một cách chính xác nhất. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú là một doanh nghiệp kinh doanh, trung tâm giao lưu, đầu mối lưu thong hàng hoá. Tái xí nghiệp kinh doanh ngoài các bộ phận thì bộ phận kinh doanh chiếm một phần trong các mảng kinh doanh. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú bao hiện nay đã mở rộng thêm mảng thi công công trình, trong phần hành kế toán phản ảnh trong đề tài kế toán này chỉ phản ánh mảng kinh doanh vật iệu xây dựng. Mỗi phần hành kế toán thực hiện một chức năng ghi chép tổng hợp của một chu kỳ liên tiếp. Kế toán tiêu thụ hàng hoá là công tác kế tiếp của kế toán tổng hợp chi phí đưa ra giá thành sản phẩm sản xuất. Dựa trên tình hình thực tế của công ty đưa ra giá bán phù hợp có tính tất cả các chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền lương của các bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp, …Giá bán của xí nghiệp đưa ra phù hợp với tình hình chung của giá mặt bằng chung của thị trường. Giá sản phẩm đưa ra phải đảm bảo giá bán của công ty chào hàng. Hoạt động kinh doanh của xí nghiệp nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nên đã có những chính sách phù hợp để đưa ra chính sách kinh doanh phù hợp để đảm bảo lợi nhuận trong kinh doanh. Giá bán của công ty bao gồm cả thuế giá trị gia tăng 5%. Kế toán giá vốn hàng bán Một chu kỳ kinh doanh được bắt đầu khi hàng hoá về nhập kho. Kế toán kho tập hợp chứng từ nhập kho. Tính giá sản phẩm xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Chứng từ ban đầu: Kế toán tiêu thụ hàng hoá tiếp nhận từ kế toán chi phí để phản ánh giá vốn hàng bán. Các chứng từ từ phòng kinh doanh, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng để kế toán hàng hoá làm căn cứ nhập kho, đồng thời xác định giá vốn của lô hàng. Để theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá sản xuất kế toán sử dụng thẻ kho. Tài khoản sử dụng Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm công ty sử dụng môt số tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá TK 511 Doanh thu hàng bán TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ. TK 632 Giá vốn hàng bán TK 33311 Thuế GTGT đầu ra Ngoài ra còn có các tài khoản khác liên quan như 111, 112, 131…. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán: Sau khi nhận được đầy đủ chứng từ đảm bảo hàng hoá đã được bán, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào sổ chi tiết bán hàng, tiếp đến là phản ánh giá vốn hàng bán qua kho của công ty. Với công việc cụ thể của kế toán phản ánh giá vốn hàng bán. Trong khâu tiêu thụ hàng hoá kế toán phản ánh: Tại kho của ngày 2/10/2008 công ty xuất bán cho công ty TNHH Sông Hồng - Phường Hà Huy Tập – TP Vinh. Số lượng bán 10 tấn Ximăng Bỉm Sơn với giá vốn là 890.000 Tấn. Với giá bán chưa thuế là là 970.000 VNĐ/Tấn. Thuế giá trị gia tăng 5%. Kế toán định khoản các nghiệp vụ trên như sau: BT 1: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 10*890000= 8.900.000 Có TK 156 8.900.000 BT2: Phản ánh doanh thu bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán phản ánh: Nợ TK 111 10.185.000 Có TK 511: 970.000 x 1000 = 9.700.000 Có TK 33311 485.000 Cuối tháng kế toán kết chuyển tài khoản giá vốn và doanh thu sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Căn cứ vào các chứng từ sau để kế toán ghi nhận quá trình bán hàng Mẫu 2.1 Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Số 125/150 Ngày 2 tháng 10 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: Công Ty TNHH Sông Hồng Địa chỉ: Phường Hà Huy Tập – TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Lý do xuất: bán hàng Xuất tại kho: Kho xí nghiệp TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Đơn giá Thành tiền Ximăng Bỉm sơn Tấn 10 10 890.000 8.900.000 Cộng 10 10 8.900.000 Tổng số tiền: Tám triệu chin trăm nghìn việt nam đồng Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu 2.2 Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng Tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú TP Vinh- Tỉnh Nghệ An HOÁ ĐƠN(GTGT) Liên 2 Ngày 7/8/2007 Mẫu số 01.GTKT.3LL Số sê ri: AA/2007T Số hoá đơn: 00003755 Họ và tên người mua: Công ty TNHH Sông Hồng Địa chỉ: P.Hà Huy Tập – TP Vinh - Nghệ An Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (chưa VAT) Thành tiền 1 Ximăng tấn 10 970.000 9.700.000 Cộng tiền hàng 9.700.000 Thuế suất GTGT(….5%) Tiền thuế GTGT 485.000 Tổng cộng tiền thanh toán 10.185.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu một trăm tám lăm nghin việt nam đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) Từ hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán nhập vào máy, máy sẽ tự động vào các chứng từ và sổ liên quan, trước tiên là sổ nhật ký chung rồi vào sổ cái các tài khoản liên quan, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết công nợ, sổ doanh thu, sổ chi tiết kết quả bán hàng, sổ vật tư, sổ giá vốn, … Các sổ chi tiết cũng được lập ra để cuối kỳ tiến hành đối chiếu với sổ cái tài khoản để xem xét sự thống nhất giữa các số liệu. Bảng: 2.1 Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/10/2008 Đơn vị tính: Nghìn đồng NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sc STT TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ có Số trang trước chuyển sang 245 2/10/2008 Anh Nhàn chiết khấu bán hàng. 64188 1111 1.500 1.500 284 2/10/2008 Chị Hường bán ximăng Hoàng Mai(130tấn) 156 632 1111 511 33311 12.220 13.923 12.220 13.260 663 ### 285 2/10/2008 Chị Hà bán thép Thái Nguyên 156 632 112 5111 33311 46.500 49.770. 46.500 47.400 2.370 286 đến 350 5/10/ 2008 Chị Mai bán ximăng Bỉm Sơn 32 tấn 156 632 131 5111 33311 32.256 28.480 30.720 1.336 6/10/2008 Anh Nam Bán hàng (Thép thái nguyên 20 tấn) 156 31000 632 31000 131 33705 5111 32100 33311 1.605 …………………….. Cộng chuyển sang trang sau Khi bán hàng c._.