Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng

oanh nghiệp xây lắp luôn hướng tới mục tiêu kinh doanh có lãi và hiệu quả. Và giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm là những mục tiêu cần thiết nhất mà bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng luôn hướng tới. Đối với các Doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí (60- 80%), là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu khi tiến hành hoạt động SXKD (bao gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động sống, trong đó nguyên vật liệu là đối tượng lao động). Nên có thể nói, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận trở nên vô cùng cần thiết và là mối quan tâm cho các nhà quản lý. Trong thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng, em tự xét thấy tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu nên đã đi sâu nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng". Luận văn của em gồm 3 phần: - Phần 1: Cơ sở lí luận về kế toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại các Doanh nghiệp xây lắp. - Phần 2: Thực trạng hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng. - Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng. Công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng vốn là Doanh nghiệp có danh tiếng về trình độ chuyên môn cũng như bề dày thành tích. Công ty luôn biết đi sâu đi sát với thực tế và học hỏi bên ngoài để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên, khi thực hiện vẫn không tránh khỏi những khúc mắc đòi hỏi cần tìm ra phương hướng hoàn thiện. Đề tài của em được thực hiện qua sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Năng Phúc - giảng viên khoa kế toán. Xin chân thành cảm ơn T.S. Nguyễn Năng Phúc đã giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2003 S/v: Nguyễn Thị Huyền Thương Phần I: cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại các doanh nghiệp xây lắp I- Đặc điểm SXKD trong ngành xây lắp ảnh hưởng tới hạch toán NVL Bất kỳ một đặc thù DN nào cũng có ảnh hưởng đến công tác kế toán trong DN đó. Xây lắp là một hoạt động đặc trưng rất khác các loại hình DN khác. Biểu hiện ở chỗ sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Bởi vậy, khi tiến hành xây lắp nhất thiết phải có dự toán chi phí và lấy dự toán chi phí đó để làm cơ sở cho các khoản chi phí. NVL cũng như các khoản chi phí khác nhất thiết phải được lập kế hoạch trước khi mua vào. Đồng thời, do đặc điểm SXKD của DN xây lắp là các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang đặc điểm sản xuất đơn chiếc nên việc thu mua NVL với số lượng và chủng loại không theo định kỳ mà theo kế hoạch xây dựng và dựa vào nhu cầu sử dụng cho mỗi loại công trình. Công việc này được thực hiện sau lệnh thi công của ban giám đốc và chủ đầu tư. Việc xuất NVL theo phương pháp tính giá nào cũng nằm trong tổng lượng NVL phục vụ từng công trình, không nằm trong tổng lượng NVL của tất cả các công trình của công ty theo tháng hay quý. Hơn nữa, đặc điểm của các công trình xây dựng lại nằm rải rác ở nhiều nơi nên các DN xây lắp luôn phải xây dựng nhiều kho tàng bến bãi để dự trữ NVL tại chân công trình phục vụ cho nhu cầu sử dụng. Cụ thể, đặc điểm SXKD của các DN xây lắp mang những đặc điểm riêng đã đặt ra các yêu cầu cho công tác hạch toán kế toán NVL như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng trong giá thành thực tế từng thứ, từng loại, NVL nhập kho, xuất kho và tồn kho. - Thông qua việc ghi chép phản ánh để kiểm tra, giám đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao NVL, qua đó phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL. - Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD; tình hình dự trữ, bảo quản NVL, lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL. II- Phân loại và đánh giá NVL. 1. Phân loại NVL. Trong DN xây lắp, NVL bao gồm nhiều thứ, loại khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng, tính chất lý hoá khác nhau trong quá trình sản xuất. Để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, DN cần thiết phải phân loại NVL. Phân loại NVL là sắp xếp các NVL cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau: 1.1. Theo công dụng của NVL. Cách phân loại này dựa vào vai trò của NVL trong quá trình xây lắp để sắp xếp NVL theo những nhóm nhất định. Theo đặc trưng này, NVL được chia thành các loại sau: - NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như xi măng, gạch, gỗ, sắt, thép... - NVL phụ: NVL phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất như các loại phụ gia, sơn, giẻ lau, xà phòng... - Nhiên liệu: Là các loại nhiên liệu ở thể lỏng, khí, rắn dưới dạng chất xúc tác dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, có các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị thi công như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt... - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt trong quá trình xây dựng cơ bản. - NVL khác: Là các loại NVL được loại ra trong quá trình sản xuất xây lắp như gạch, gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. 1.2. Theo quyền sở hữu: Theo cách phân loại này, NVL được chia thành các loại sau: - NVL tự có - NVL nhận gia công chế biến hay giữ hộ. Cách phân loại này giúp cho DN có thể theo dõi, nắm bắt được tình hình hiện có của NVL để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ NVL phục vụ cho hoạt động SXKD của DN. 1.3. Theo nguồn hình thành: Với cách phân loại này, NVL được chia thành các loại sau: - NVL mua ngoài - NVL tự sản xuất - NVL từ nguồn khác như: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thưởng... Cách phân loại này cho biết được nguồn nhập NVL của DN, đồng thời giúp việc tính giá NVL được chính xác. 2. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế. Tuy nhiên trong thực tế để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất NVL nhưng cuối tháng phải được tổng hợp, ghi sổ kế toán tổng hợp NVL theo giá thực tế. 2.1. Giá thực tế NVL nhập kho: Trong DN sản xuất xây lắp, NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế NVL trong các trường hợp được xác định như sau: - Đối với NVL mua ngoài: Giá vốn của NVL nhập kho là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường... trừ (-) đi các khoản giảm giá (nếu có). Trong đó giá mua trên hoá đơn được xác định như sau: + Đối với cơ sở SXKD thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị NVL mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuếGTGT thì giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán phải trả người bán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào nếu có). - Đối với NVL do DN tự gia công chế biến: Giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tế của NVL là giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận gia công và từ nơi đó về DN cộng (+) với chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến. Riêng chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến tính vào trị giá vốn thực tế NVL được gia công chế biến được xác định như sau: + NVL gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu vào. + NVL gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải trả là tổng số tiền phải thanh toán cho bên nhận gia công chế biến (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). - Đối với NVL nhận từ các đơn vị khác góp vốn liên doanh, cổ phần. Giá vốn thực tế của NVL nhận vốn góp liên doanh là giá do các bên tham gia, góp vốn đánh giá (chấp thuận). 2.2. Giá thực tế của NVL xuất kho. Do NVL nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, giá nhập kho thực tế cũng khác nhau, vì vậy khi xuất kho phải tính toán và xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng sử dụng khác nhau. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây, nhưng DN lựa chọn phương pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. a) Tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này trước hết phải theo dõi, quản lý được số lượng và đơn giá nhập kho của từng lô hàng. Khi xuất kho NVL thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho (nhập giá nào thì xuất giá đó). Ưu điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lý cao, theo dõi được thời hạn bảo quản vật tư. Nhược điểm: Đòi hỏi công tác bảo quản vật tư phải được tiến hành tỉ mỉ (không được để lẫn từng lô hàng). Phương pháp này phù hợp với các DN có yêu cầu cao về theo dõi thời hạn bảo quản vật tư. Trong thực tế có rất ít DN áp dụng phương pháp này. b) Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, trước tiên ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: hàng xuất kho trước được tính theo đơn giá thực tế nhập của hàng thuộc lần nhập trước, số hàng còn lại của lần xuất trước (nếu có) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Ưu điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lý cao, được tiến hành thường xuyên. Nhược điểm: Phương pháp này đòi hỏi phải tính theo từng danh điểm nên tốn nhiều công sức. Phương này phù hợp với các DN có ít danh điểm vật tư, số lần nhập xuất ít. c) Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này, trước tiên ta cũng phải xác định được đơn giá từng lần nhập kho, giả thiết hàng nào nhập sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ và số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: hàng xuất kho trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Ưu điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lí cao, được tiến hành thường xuyên. Nhược điểm: Phải tính theo từng danh điểm vật tư nên tốn nhiều công sức. Phương pháp này thích hợp với các DN có ít danh điểm vật tư, số lần nhập xuất ít. d) Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ). Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân, cách tính như sau: Giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế NVL tồn kho đầu tháng Giá thực tế NVL nhập kho trong tháng Số lượng NVL tồn kho đầu tháng Số lượng NVL nhập kho trong tháng = + + Giá thực tế NVL xuất dùng trong tháng Số lượng NVL xuất dùng trong tháng Giá thực tế bình quân gia quyền = * Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao và hợp lý. Nhược điểm: Phương pháp này phải tính vào cuối kỳ, điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu trong công tác kế toán. Phương pháp này phù hợp với các DN có ít danh điểm vật tư. e) Tính theo giá bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất dùng được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ trước. Công thức tính như sau: Giá thực tế NVL xuất sử dụng trong kỳ Số lượng NVL xuất sử dụng trong kỳ Giá thực tế bình quân cuối kỳ trước của NVL đó = * Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, dễ gây bất hợp lý. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá vật tư phải tương đối ổn định. f) Tính theo phương pháp hệ số giá: Giá hạch toán NVL xuất (nhập) trong tháng Số lượng NVL xuất (nhập) trong tháng Đơn giá hạch toán = * Giá thực tế NVL xuất dùng trong tháng Giá hạch toán NVL xuất sử dụng trong tháng Hệ số giá = * Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Trong đó: Hệ số giá Giá thực tế NVL tồn kho đầu tháng Giá thực tế NVL nhập kho trong tháng Giá hạch toán NVL tồn kho đầu tháng Giá hạch toán NVL nhập kho trong tháng = + + Ưu điểm: Khối lượng công việc tính toán ít, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp trong công tác tính giá. Nhược điểm: Đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. Phương pháp này đòi hỏi dùng chủ yếu trong các DN có nhiều danh điểm vật tư. Trên đây là phần trình bày về các phương pháp tính giá NVL mà các DNXL có thể áp dụng hiện nay. Tuy nhiên, DNXL nói chung bị khống chế chi phí theo quy định của Nhà nước, xin được trình bày rõ thông qua các chỉ tiêu giá thành xây lắp: Giá thành sản phẩm xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất có liên quan tới khối lượng xây lắp đã hoàn thành. Theo thời điểm và nguồn số liệu tính giá thành, chỉ tiêu giá thành trong xây lắp được chia ra: Giá thành dự toán xây lắp: Là chỉ tiêu giá thành được xác định theo định mức và khung giá để hoàn thành khối lượng xây lắp. Khung giá được quy định theo cơ quan cấp có thẩm quyền. Giá thành kế hoạch: Là giá thành được xác định trên cơ sở giá thành dự toán gắn với điều kiện cụ thể của DN. Giá thành kế hoạch = Giá thành dự toán - Mức hạ giá thành dự toán - Giá thành thực tế: Là chỉ tiêu giá thành được xác định theo số liệu hao phí thực tế liên quan đến khối lượng xây lắp hoàn thành bao gồm chi phí định mức, vượt định mức và các chi phí khác. Trong giá thành sản phẩm xây lắp thì NVL chiếm từ 60-80%, vì thế DN cần chọn phương pháp tính giá sao cho phù hợp với quy định chung về tổng mức giá thành. IiI- Tổ chức hạch toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp 1. Chứng từ kế toán. Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng ở DN. Thông thường, các DN thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - VT Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT Thẻ kho - Mẫu số 06 - VT Biên bản kiểm kê vật tư - Mẫu số 08 - VT Ngoài ra, tuỳ theo từng DN có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" - Mẫu số 03 - VT. Nếu vật tư sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo định mức" - Mẫu số 04 - VT. DN có thể sử dụng các chứng từ khác như: "Biên bản kiểm nhận vật tư" - Mẫu số 05 - VT. "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" - Mẫu số 07 - VT hay những chứng từ riêng của DN để có thêm những thông tin, chỉ tiêu cần thiết. Khi xuất bán vật tư, DN sử dụng "Hoá đơn bán hàng thông thường" nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc "Hoá đơn GTGT" nếu DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ (theo thông tư 130 – 30/12/2002 – Hướng dẫn thi hành nghị định chính phủ về in, phát hành quản lý hoá đơn). Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các DN cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ... là rất quan trọng, từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tư. 2. Hạch toán chi tiết NVL. Hạch toán chi tiết NVL là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến động của NVL cả về hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý. Hạch toán chi tiết NVL được thực hiện ở cả hai nơi: tại kho và tại phòng kế toán. Trong thực tế, công tác kế toán ở nước ta nói chung và các DN xây lắp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo đặc điểm và điều kiện ở từng DN mà có thể áp dụng một trong 3 phương pháp trên. Luận văn xin được trình bày cụ thể trình tự ghi chép của phương pháp thẻ song song là như sau: Phương pháp này thích hợp với các DN có ít chủng loại vật tư, phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập xuất dày đặc, kho tàng tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra đối chiếu. Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL, ở kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. * Tại kho Thủ kho lập thẻ kho theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số NVL thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp với nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần; sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. * Tại phòng kế toán Kế toán phải mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ (sổ) kế toán chi tiết NVL có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán NVL phải kiểm tra chứng từ; đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan (như hoá đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ kế toán chi tiết NVL liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vào sổ chi tiết NVL; kế toán phải tính tổng số nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Trên cơ sở đó, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL. Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Bảng tổng hợp N-V-T NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày đối chiếu Ghi cuối tháng Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ phát hiện sai sót. Được tiến hành thường xuyên. Nhược điểm: Gây lãng phí do ghi chép trùng lặp giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết NVL. Phương pháp này phù hợp với các DN có ít danh điểm NVL. 3. Hạch toán tổng hợp NVL Theo quy định của chế độ kế toán áp dụng tại các DNXL, việc hạch toán NVL được tiến hành theo phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX). Quy trình hạch toán được phản ánh như sau: a) Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL theo phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK151: "hàng mua đang đi đường" Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị NVL đã mua có hoá đơn, cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về DN nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. Bên nợ: - Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ. Bên có: - Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: - Giá trị hàng đang đi đường (đầu hoặc cuối kỳ) * TK 152 "nguyên liệu, vật liệu" Tài khoản dùng dể theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các NVL theo giá trị thực tế; có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: - Trị giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có: - Trị giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh. - Trị giá NVL thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê. - Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. Dư nợ: - Trị giá thực tế NVL tồn kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán NVL còn sử dụng một số tà khoản liên quan khác như TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ", TK 331 "phải người bán", TK 111 "tiền mặt", TK 112 "tiền gửi ngân hàng"... b) Trình tự hạch toán Theo phương pháp này, vật tư mua vào phải căn cứ vào các chứng từ mua hàng (hoá đơn, phiếu nhập kho...) để ghi vào TK 152 "nguyên liệu, vật liệu". Đối với vật tư xuất kho cho xay lắp công trình hoặc xuất bán, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản liên quan như TK 621"chi phí nguyên vật liệu trực tiếp", TK 623 “chi phí sử dụng máy thi công” (chi tiết 623.2 - NVL), TK627 "chi phí sản xuất chung" (chi tiết 627.2 – NVL), TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" (chi tiết 642.2 – NVL), TK 632 "giá vốn hàng bán"... Trường hợp vật liệu mua xuất thẳng cho công trình không qua kho, kế toán không phản ánh vào TK152 mà phản ánh trực tiếp vào các TK đầu 6 (TK chi phí) và có các TK liên quan. Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111, 112, 141... TK 111, 112, 141... TK 111, 112, 131... TK 151 TK 411 TK 128,228,222... TK 412 TK 154 TK khác TK 152 TK 621 TK 627,641,642... TK 154 TK 128,228,222... TK 412 TK 1381,642... TK khác... TK 1331 (1a) (1b) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) Ghi chú: 1a: Mua NVL về nhập kho 1b: Thuế GTGT được khấu trừ (DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 2: Mua NVL nhập kho (DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 3: Hàng đi đường kỳ trước 4: NVL nhận cấp phát, tặng thưởng 5: NVL tăng do nhận lại vốn góp liên doanh 6: NVL tăng do đánh giá lại 7: NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập lại kho 8: NVL tăng trong các trường hợp khác 9: Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm 10: Xuất NVL cho sản xuát chung, cho bán hàng, cho quản lý DN 11: Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến 12: Xuất NVL góp liên doanh 13: NVL giảm do đánh giá lại 14: NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê 15: NVL giảm trong các trường hợp khác 4. Các hình thức sổ kế toán NVL áp dụng trong các DN xây lắp Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà DN có thể áp dụng một trong những hình thức sổ kế toán tổng hợp: nhật ký - sổ cái, nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ. Trong bốn hình thức sổ kế toán thì hình thức nhật ký - sổ cái là hình thức đơn giản nhất cả về đặc trưng, kết cấu sổ cũng như tổ chức đối chiếu, ghi chép. Các hình thức sổ còn lại phức tạp hơn cả về cách ghi chép cũng như công việc đối chiếu. Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ nhật ký chung thì quá trình hạch toán NVL sẽ được thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 152... và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái Chứng từ N-X Sổ chi tiết Bảng cân đối TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng IV - Nguyên Vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong DNXL 1. Sự cần thiết của công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là tài sản lưu động trong DN. Vốn lưu động có thể nằm trong bộ phận dự trữ sản xuất dưới dạng NVL, CCDC hay cũng có thể nằm trong khâu sản xuất như nửa thành phẩm, sản phẩm dở dang hoặc nằm trong khâu lưu thông như vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán. Vốn lưu động là một bộ phận quan trọng của vốn sản xuất trong DN nói chung, DNXL nói riêng. Nó có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh, do đó việc phân bổ sử dụng hợp lý từng bộ của vốn lưu động là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN. Muốn vậy, nhà quản lý tài chính trong DN phải có thông tin để ra các quyết định quan trọng nên duy trì quy mô vốn lưu động bao nhiêu thì hợp lý? Nên cơ cấu vốn lưu động như thế nào? Lúc nào thì tăng quy mô của bộ phận dự trữ, bộ phận lưu thông, bộ phận thanh toán, bộ phận lưu động nằm trong sản xuất?... NVL là đối tượng lao động đóng vai trò chính trong việc tạo ra thực thể sản phẩm ở các DNXL. Nằm trong bộ phận dự trữ của vốn lưu động, quy mô giá trị của NVL cũng như cơ cấu số lượng, chủng loại NVL tăng giảm hợp lý sẽ xác định tính hợp lý của dự trữ sản xuất trong sự phù hợp với nhịp điệu kinh doanh của DN trong những thời kỳ nhất định, góp phần đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong một chu kỳ kinh doanh. Tổ chức hạch toán kế toán NVL một cách khoa học là điều kiện và giải pháp để DN nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì 2 lý do: - Thông qua việc hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp NVL sẽ cung cấp các thông tin về mặt lượng và về mặt giá trị trong sự tăng, giảm và tình hình hiện có của từng loại NVL, từ đó nhà quản lý có thể ra các quyết định quan trọng về việc cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL phù hợp với nhu cầu và khả năng của DN sao cho việc cung cấp phải kịp thời, đồng bộ và đầy đủ; việc sử dụng phait tiết kiệm và hiệu quả; việc dự trữ phải khoa học, không gây ứ đọng vốn... - Kết hợp giữa phần hành kế toán NVL với các phần hành kế toán khác để có được những chỉ tiêu tổng hợp về kết quả kinh doanh, về quy mô giá trị từng loại tài sản của DN phục vụ cho việc tính toán những chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động sau mỗi chu kỳ kinh doanh từ đó có những giải pháp thiết thực để phát huy những mặt tích cực và khắc phục những mặt còn hạn chế; xây dựng được những mục tiêu cụ thể về tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong chu kỳ kinh doanh sau. 2. Các chỉ tiêu phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động Để phân tích một cách cụ thể hơn về hiệu quả sử dụng vốn lưu động, chúng ta cần thông qua các chỉ tiêu sau: * Chỉ tiêu tổng hợp: Sức sản xuất của VLĐ Giá trị tổng sản lượng VLĐ bình quân = Sức sinh lời của VLĐ Lợi nhuận VLĐ bình quân = Trong đó: VLĐ bình quân VLĐ đầu năm + VLĐ cuối năm 2 = * Các chỉ tiêu cụ thể: Hệ số đảm nhiệm của VLĐ VLĐ bình quân Doanh thu thuần = Số vòng quay của VLĐ Tổng doanh thu thuần VLĐ bình quân = Thời gian của một vòng luân chuyển Thời gian của một kỳ phân tích Số vòng quay của VLĐ = Vì VLĐ thường xuyên và không ngừng vận động trong quá trình tái sản xuất của DN nên càng đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của VLĐ thì càng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng của VLĐ. Để xác định tốc độ chu chuyển của vốn lưu động có thể sử dụng các chỉ tiêu cụ thể sau: ý nghĩa của các chỉ tiêu: - Sức sản xuất của VLĐ cho biết một đồng vốn lưu động đưa vào sản xuất đem lại bao nhiêu đồng tổng giá trị sản lượng trong kỳ. - Sức sinh lời của VLĐ cho biết một đồng VLĐ làm ra mấy đồng lợi nhuận trong kỳ. - Hệ số đảm nhiệm của VLĐ cho biết để có một đồng doanh thu thuần thì phải bỏ ra bao nhiêu đồng vôngân sách nhà nước lưu động trong kỳ. - Số vòng quay của VLĐ cho biết VLĐ quay được mấy vòng trong kỳ, số vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng VLĐ tăng và ngược lại. - Thời gian của một vòng luân chuyển cho biết trong kỳ VLĐ quay được một vòng thì mất bao nhiêu ngày. Việc phân tích các chỉ tiêu trên trên thường thông qua việc tính toán và so sánh năm phân tích vơí năm gốc hoặc năm kế hoạch với năm thực hiện để biết được tình hình sử dụng VLĐ ở DN có tốt hơn hay không, từ đó tìm nguyên nhân có những biện pháp xử lý tồn tại, phát huy những mặt tích cực đã đạt được. V- liên hệ với kế toán quốc tế và những thay đổi mới của kế toán việt nam. 1. Tìm hiểu kế toán NVL một số nước điển hình trên thế giới Trong những năm gần đây, tuy công tác kế toán Việt Nam có nhiều thay đổi để phù hợp với nền kinh tế thị trường nhưng việc hạch toán kế toán nói chung cũng như việc hạch toán NVL nói riêng về cơ bản phù hợp với những chuẩn mực kế toán quốc tế đưa ra. Do vậy kế Việt Nam có nhiều điểm giống với kế toán các nước trên thế giới. Tuy nhiên có nhiều sự khác nhau do còn thuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế và điều kiện áp dụng ở mỗi nước. Luận văn xin được đưa ra hai mô hình hạch toán NVL điển hình trên thế giới, đó là kế toán NVL tại Pháp và Mỹ. 1.1 Kế toán Pháp Kế toán Pháp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán NVL. Theo kế toán Pháp, toàn bộ số tiền mua NVL được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Do đó, cuối kỳ cần xác định chênh lệch tồn kho NVL để tính ra chi phí sử dụng thực tế mua NVL trong kỳ. NVL xuất trong kỳ = NVL nhập trong kỳ + Tồn kho NVL đầu kỳ - Tồn kho NVL cuối kỳ Như vậy,._. nếu số tồn kho NVL đầu kỳ lớn hơn tồn kho NVL cuối kỳ thì phải cộng thêm số chênh lệch, ngược lại thì phải trừ đi số chênh lệch. - Trong kỳ, khi mua NVL, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 601: giá trị NVL mua vào Nợ TK 4456: thuế TVA trả hộ nhà nước Có TK 765: phần chiết khấu được hưởng Có TK 530: nếu thanh toán bằng tiền mặt Có TK 512: nếu thanh toán bằng TGNH Có TK 401: nếu chưa thanh toán - Cuối kỳ, sau khi kiểm kê số tồn cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán sau: + BT1: Kết chuyển số NVL tồn đầu kỳ Nợ TK 6031 “chênh lệch tồn kho NVL”: số tồn đầu kỳ Có TK 31 “tồn kho NVL” + BT2: Kết chuyển số NVL tồn cuối kỳ: Nợ TK 31: số tồn cuối kỳ Có TK 6031 Trên cơ sở đó, kế toán tính ra số NVL xuất trong kỳ 1.2 Kế toán Mỹ Kế toán Mỹ áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán NVL. Kế toán Mỹ sử dụng TK “tồn kho NVL” để theo dõi tình hình biến động của NVL qua kho. Tài khoản này thường có số dư nợ tại thời điểm đầu và cuối kỳ. - Khi mua NVL, kế toán ghi: Nợ TK “tồn kho NVL” : số NVL nhập kho Có TK “khoản phải trả” : nếu chưa thanh toán Có TK “tiền mặt” : nếu dùng tiền mặt thanh toán Trong kỳ, khi các nhà máy sản xuất có nhu cầu về NVL thì căn cứ vào chứng từ “nhu cầu NVL”, thủ kho xuất giao NVL cho sản xuất. - Trường hợp xuất NVL trực tiếp cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK “sản phẩm dở dang” : số xuất dùng Có TK “tồn kho NVL” - Trường hợp xuất NVL gián tiếp (không tực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm), kế toán ghi: Nợ TK “chi phí nhà máy”: số xuất dùng Có TK “tồn kho NVL” Trong khi kế toán NVL tại hai nước Pháp và Mỹ sử dụng hai phương pháp kế toán khác nhau để hạch toán tồn kho NVL, thì kế toán Việt Nam đã áp dụng hài hoà cả hai phương pháp KKTX và KKĐK trong công tác hạch toán NVL. Điều này giúp cho các Doanh nghiệp Việt Nam tránh khỏi những bỡ ngỡ trong quá trình hội nhập với thế giới, tăng cường khả năng thu hút vốn đầu tư nước ngoài. 2. Những thay đổi mới trong chuẩn mực kế toán NVL ở Việt Nam Theo quyết định 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 và thông tư hướng dẫn thực hiện số 89/2002/TT - BTC ngày 9/10/2002 về 4 chuẩn mực kế toán trong đó có chuẩn mực số 02 “hàng tồn kho”, thì công việc hạch toán NVL có một số thay đổi sau: - Nếu mua NVL để tiến hành SXKD bằng hoá đơn thu mua nông lâm thuỷ sản thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu DN đó áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế. - Nếu NVL mua vào bị tổn thất do thiên tai hoả hoạn hoặc bị mất do trách nhiệm của các tổ chức cá nhân đầu vào thì thuế GTGT đầu vào của số hàng bị mất không được khấu trừ mà tính vào giá trị hàng bị tổn thất phải bồi thường. Nợ TK 138.1: giá trị của số hàng bị thiệt hại (kể cả thuế đầu vào) Có TK 111,112,331.....: tổng giá thanh toán - Trong trường hợp mất mát hao hụt NVL, nếu chưa rõ nguyên nhân, phản ánh: Nợ TK 138.1: giá trị hàng mất mát Có TK 152: nếu áp dụng phương pháp KKTX Có TK 611: nếu áp dụng phương pháp KKĐK Khi có quyết định về xử lý số thiệt hại, kế toán ghi bút toán sau: Nợ TK 334, 138.8: nếu bắt công nhân viên bồi thường Nợ TK 111, 112: nếu bồi thường bằng tiền Nợ TK 632: trong trường hợp công ty chịu trách nhiệm Có TK 138.1: giá trị hàng mất mát - Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán không phản ánh vào TK 642 như trước đây mà phản ánh vào TK 632. Giá trị dự phòng giảm giá cần lập Nợ TK 632 Có TK 159 Các DN nói chung và DN xây lắp nói riêng cần phải cập nhật những thay đổi theo quy định mới để phù hợp hơn với tình hình. Phần II Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty xây dựng lũng lô I - Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng lũng lô 1. Lịch sử ra đời Tiền thân của công ty XD Lũng Lô là công ty XD công trình ngầm Lũng Lô thành lập ngày 16/11/1989 theo quyết định số 294/QĐ-QP của bộ Quốc Phòng. Lúc này, đất nước đã chuyển sang thời bình. Trong công cuộc công cuộc Công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước, các chiến sĩ của cục công trình thuộc Bộ tư lệnh Công binh trước đây tham gia xây dựng hầm hào chiến đấu thì nay chuyển sang làm công tác kinh tế. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty lúc bấy giờ là nhận thầu quy hoạch, khảo sát thiết kế, thi công các công trình ngầm trong công nghiệp dân dụng, giao thông thuỷ lợi. Ngày 18/7/1990, Bộ Quốc phòng có quyết định số 196/QĐ-QP về việc chuyển công ty XD công trình ngầm Lũng Lô, thành công ty khảo sát thiết kế XD Lũng Lô. Nhiệm vụ SXKD, cơ cấu ngành nghề của công ty là nhận thầu quy hoạch, khảo sát thiết kế, xây dựng thi công các công trình ngầm, xử lý ứng dụng vật liệu nổ công nghiệp, làm dịch vụ đầu tư xây dựng. Ngày 26/8/1993, Bộ Quốc phòng có quyết định số 577/QĐ-QP đổi tên công ty thành công ty XD Lũng Lô với vốn pháp định 2.232,4 tr đồng. Lúc này, nhiệm vụ SXKD của công ty không thay đổi nhưng cơ cấu tổ chức thì không còn như cũ. Ngày 17/4/1996, Bộ Quốc phòng có quyết định 466/ QĐ-QP thành lập công ty XD Lũng Lô mới trên cơ sở sát nhập 3 Doanh nghiệp: Công ty XD Lũng Lô ( cũ) Công ty XD 25/3 Xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng. Công ty có trụ sở tại 256 Thụy Khê- Hà Nội, với vốn pháp định là 3.625 tr đồng. Đến tháng 7/1999, công ty chuyển trụ sở về 162 Trường Chinh- Đống Đa-Hà Nội. Ngoài các nhiệm vụ SXKD như trên, Công ty còn tham gia xây dựng các công trình điện hạ thế, kinh doanh bất động sản. 2. Quá trình phát triển. 2.1 Giai đoạn chưa sát nhập (1989 – 1996): Ban đầu, công ty XD công trình ngầm Lũng Lô (1989) có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phương thức hạch toán đơn giản, công ty chưa có giấy phép hành nghề và chỉ hoạt động chủ yếu ở phía Bắc. TSCĐ của công ty chưa được theo dõi vì phần lớn là những thiết bị từ quân đội chuyển sang. Đến tháng 7/1990, công ty khảo sát thiết kế XD Lũng Lô bao gồm 8 xí nghiệp trực thuộc, 1 chi nhánh ở phía Nam, 1 liên doanh với Nga có tên là VUTRAX. Lúc này, công ty đã được Bộ GTVT, Bộ XD, Bộ Quốc phòng cấp Giấy phép hành nghề, hình thành tư cách pháp nhân, được phép ký kết các hợp đồng kinh tế trong phạm vi cả nước. Phương thức hạch toán của công ty là các xí nghiệp tự hạch toán, lập báo cáo rồi nộp cho công ty, các xí nghiệp tự tìm việc, công ty ký duyệt hoặc uỷ quyền cho các xí nghiệp ký, rồi sau đó các xí nghiệp nộp lại lợi nhuận cho công ty theo tỷ lệ quy định trước. 2.2 Giai đoạn sau khi sát nhập (1996-nay): Công ty XD Lũng Lô là DN hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tư lệnh công binh. Trụ sở chính của Công ty đặt tại: 162- Đống Đa - Hà Nội. Hiện tại công ty có 2 chi nhánh, tại miền trung và miền nam: - Văn phòng đại diện tại miền trung : 21 Phan Bội Châu-Vinh-Nghệ An. - Văn phòng đại diện tại miền nam: 28C- Đường 3/2-Quận 10-thành phố Hồ Chí Minh. 3 liên doanh: - Liên doanh sửa chữa và kinh doanh máy XD( VUTRAX) - Liên doanh Lữ xá Hồ Tây(WESTLAKE). - Liên doanh xây lắp Việt Nga(VIETREC). Và 7 xí nghiệp thành viên đó là: - Xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn XD. - Xí nghiệp XD công trình ngầm. - Xí nghiệp xây lắp phía bắc. - Xí nghiệp xử lí môi trường và ứng dụng vật liệu nổ - Xí nghiệp XD số 2 - Xí nghiệp XD 25-3 - Xí nghiệp xây lắp phía nam Tuy là DN mới thành lập, nhưng công ty XD Lũng Lô đã tạo cho mình một uy tín lớn mà không phải DN xây dựng nào cũng có được. Gần 10 năm qua, với trang thiết bị cơ giới hoá hiện đại, cùng với đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, lực lượng công nhân kỹ thuật lành nghề, công ty đã không ngừng lớn mạnh và tự khẳng định về mọi mặt, đã tham gia xây dựng hoàn thành và bàn giao nhiều công trình có nguồn vốn trong và ngoài nước được chủ đầu tư đánh giá đạt chất lượng tốt và thi công đúng tiến độ. 3. Năng lực công ty 3.1 Nhân sự: Với đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật của công ty không ngừng phát triển cả về số lượng, chất lượng; công ty đã thường xuyên có kế hoạch cử cán bộ tham gia các lớp học, khoá học về đào tạo đội ngũ cán bộ quản lí cũng như các cán bộ kỹ thuật để từng bước đáp ứng được nhu cầu phát triển và sử dụngphục vụ mục đích phát triển chung của công ty. Khuyến khích và tiếp nhận đội ngũ các cán bộ trẻ có tay nghề và tiếp thu được trình độ khoa học công nghệ hiện đại. Hiện nay tỷ lệ trẻ hoá đội ngũ cán bộ chiếm tỷ trọng cao. Số lượng cán bộ của công ty bao gồm như sau: - Cán bộ kỹ thuật có 294 người trong đó có 2 tiến sĩ, 3 thạc sĩ , 180 kỹ sư xây dựng, 40 kỹ sư công trình ngầm, 25 kỹ sư cơ khí, 8 kỹ sư điện, 12 kỹ sư mỏ địa chất, 16 kỹ sư hoá nổ, 20 kỹ sư kinh tế (trong đó có 9 kinh tế tài chính), và 8 người thuộc cán bộ ngoại ngữ. - Công nhân kỹ thuật là một đội ngũ đông đảo gồm 1.694 người. 3.2 Quy mô hoạt động và thị trường kinh doanh. Kế thừa và phát huy truyền thống 50 năm ngành Công binh quân đội, Công ty XD Lũng Lô đã có nhiều năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, cầu đường cảng biển. Cụ thể: TT Tính chất công việc Số năm kinh nghiệm XD đường nhựa thâm nhập, bê tông nhựa. 15 XD cầu, cầu cảng, bến đậu. 25 Thi công cải tạo nâng cấp đường băng sân bay, các công trình mặt đất phục vụ sân bay. 20 Xử lí địa chất và nền móng. 20 Thi công các công trình ngầm và đường hầm. 30 Thi công xây dựng các nhà cao tầng. 10 Thi công các công trình chuyên dụng 20 Nổ phá đá ngầm, nạo vét luồng lạch, bến tàu 25 Thi công đường mở mới, đờng miền núi 20 Dò tìm xử lí bom mìn, vật nổ chiến tranh 35 11 Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng 30 Trong những năm qua, công ty đã tham gia xây dựng và hoàn thành nhiều công trình. Các công trình bàn giao được chủ đầu tư đánh giá đạt chất lượng tốt và thi công đúng tiến độ. Chúng ta có thể tham khảo một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thi công: - Công trình đường hầm NMTĐ Đa Mi, giá trị 185 tỷ, chủ đầu tư là công ty điện lực Việt Nam. - Công trình cảng Bạch Long Vĩ, giá trị 125 tỷ, chủ đầu tư là BQL DA Cảng Bạch Long Vỹ. - Thi công sân bay Tân Sơn Nhất, giá trị 5 tỷ, chủ đầu tư là BQL sân bay Tân Sơn Nhất. Với uy tín chất lượng cao nhất, công ty đã nhận được hơn 80 công trình có giá trị trên 5 tỷ. Quả là một thành công lớn mà không phải bất kỳ một công ty XD nào cũng có thể có được, 3.3 Kết quả kinh doanh Qua nhiều năm hoạt động kinh doanh trong ngành xây lắp, công ty đã có những kết quả cụ thể như sau: Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Sản lượng 280.000.000.000 265.000.000.000 250.000.000.000 DT thuần 271.215.662.823 246.667.385.368 213.406.279.993 Lợi nhuận thuần trước thuế 10.577.410.850 11.695.271.854 12.367.724.484 Nộp thuế cho NS 12.021.123.500 11.231.000.000 10.250.360.230 Sản lượng, doanh thu của công ty qua các năm là những con số khổng lồ mà bất cứ một Doanh nghiệp nào cũng mơ ước, quả xứng danh là một công ty lớn có uy tín lâu năm trong ngành xây lắp. Tuy nhiên, cũng nhận thấy một thực tế là con số này lại giảm qua các năm, điều này chưa thể khẳng định được là hoạt động kinh doanh của công ty giảm sút nếu không nhìn vào lợi nhuận của công ty qua các năm. Lợi nhuận của công ty lại tăng đều qua các năm khẳng định công ty vẫn hoạt động kinh doanh rất có hiệu qủa. về phần thuế mà công ty phải nộp cho Nhà nước, công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình không để chậm trễ, kê khai bao nhiêu nộp đủ bấy nhiêu, công ty luôn chấp hành đầy đủ mọi thủ tục thuế cũng như mọi khoản thuế. Thu nhập của cán bộ công ty trung bình hàng tháng là 1.200.000 đồng/người. Với mức lương này, công ty đã luôn đảm bảo đời sống vật chất cho cán bộ nhân viên ở mức tốt. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí và tổ chức hoạt động SXKD của công ty. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, thể hiện qua sơ đồ sau: Ban giám đốc công ty Phòng dự án kinh tế đối ngoại Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật thi công Phòng tài chính- kế toán Phòng chính trị Văn phòng công ty Chi nhánh miền trung Vinh Chi nhánh miền Nam TP HCM Xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng Xí nghiệp xây dựng công trình ngầm Xí nghiệp xây lắp phía bắc Xí nghiệp xử lí môi trường và ứng dụng vật liệu nổ Xí nghiệp xây dựng số 2 Xí nghiệp xây dựng 25-3 Xí nghiệp xây lắp phía nam Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Để quản lí một cách chặt chẽ tới tận các đội công trình, các tổ sản xuất và quản lí nó một cách có hiệu quả nhất; Công ty tổ chức bộ máy quản lí thành các ban: đứng đầu là ban giám đốc công ty; để giúp việc cho ban giám đốc công ty có các văn phòng, các ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lí SXKD, quản lí về quản lí kỹ thuật. Gồm có phòng dự án kinh tế đối ngoại, phòng kế hoạch tổng hợp, văn phòng công ty và 2 chi nhánh đại diện. Dưới ban giám đốc công ty lại có các ban giám đốc xí nghiệp, để giúp cho ban giám đốc xí nghiệp cũng có các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lí sản xuất nhằm quan sát chặt chẽ tới các đội ngũ công trình, các tổ sản xuất một cách tối ưu nhất. 4.1 Vai trò, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng. - Ban giám đốc công ty: Ban giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trước nhà nước và thay mặt nhà nước quản lí sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn SXKD (Vốn do ngân sách nhà nước cấp) và đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên trong việc chủ hữu vốn của công ty trong hoạt động sản xuất của công ty. Thành phần của ban giám đốc có: giám đốc công ty và các phó giám đốc. Gồm: phó giám đốc điều hành, phó giám đốc kế hoạch, phó giám đốc chính trị. - Phòng dự án kinh tế đối ngoại: Là phòng chuyên có nhiệm vụ tìm việc cho công ty - Phòng kế hoạch tổng hợp: Là phòng chuyên tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp điều phối lao động cho các đội công trình, ngoài ra còn chịu trách nhiệm phụ trách công tác kế hoạch trong công ty. - Phòng kỹ thuật thi công: Khi công ty khai thác được công trình, phòng này có vai trò tiến hành lập tiến độ thi công, lập dự toán giám sát kỹ thuật tại công trường, chịu trách nhiệm trước nhà nước về chất lượng công trình mà đơn vị đang thi công. - Phòng tài chính-kế toán: Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc tham mưu tài chính cho giám đốc và có quan hệ chức năng với các nghiệp vụ khác trong lĩnh vực kinh tế tài chính thống kê tiền lương. Vai trò nhiện vụ cụ thể của phòng tài chính kế toán như sau: +Tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán đúng pháp luật, đúng quy định của nhà nước, Bộ Quốc phòng từ công ty đến các xí nghiệp thành viên. +Tổ chức thực hiện và chỉ đạo hướng dẫn các xí nghiệp, ban điều hành dự án, công trường trực thuộc thực hiện công tác kế toán. Hình thức hạch toán: Công ty hạch toán tập trung, xí nghiệp thành viên hạch toán phân tán phụ thuộc. + Xây dựng kế hoạch và khai thác thị trường vốn, quản lí sử dụng vốn có hiệu quả, đảm bảo luôn bảo toàn và phát triển vốn. + Tổng hợp các báo cáo kế toán trong toàn công ty để phục vụ báo cáo cấp trên và quyết toán theo đúng chế độ ban hành. - Phòng chính trị: Là phòng chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra công tác đảng, công tác chính trị trong công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có nhiệm vụ: Tham mưu về kế hoạch bảo toàn quân số, tuyển dụng và đào tạo, sử dụng lao động trong toàn công ty. Xây dựng và trình duyệt đơn giá quỹ lương trong công ty.Tổ chức thi nâng bậc lương và xem xét chế độ khen thưởng, xử phạt. -Văn phòng công ty: Chịu trách nhiệm đón tiếp khách, bạn hàng trong và ngoài nước có quan hệ với công ty. - Các chi nhánh: Chi nhánh miền trung, miền nam điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh xây dựng quyết toán công trình vơí nhà nước ở miền Bắc, Trung, Nam. Như ta đã biết, mỗi phòng ban nghiệp vụ có một nhiệm vụ, chức năng riêng biệt nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động SXKD của công ty. Vị trí, vai trò của mỗi phòng ban là khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của công ty và sự cạnh tranh phát triển tương lai của công ty với những tiềm năng sẵn có của mình mà hiện tại chưa khai thác hết. 4.2 Vai trò, nhiệm vụ của các xí nghiệp: Hàng năm, xí nghiệp phải xây dựng kế hoạch SXKD , báo cáo ban giám đốc công ty phê duyệt (trên cơ sở xí nghiệp tự kiếm việc làm và công ty giao việc). Các xí nghiệp tự chủ, tự hoạt động SXKD theo các chỉ tiêu cơ bản hàng năm như: doanh thu, lợi nhuận, thu nhập cơ bản, mức tích luỹ sản xuất, đóng góp xây dựng công ty, binh chủng, Bộ Quốc phòng. Các hoạt động SXKD của xí nghiệp phải đảm bảo đúng pháp luật của Nhà nước và quy chế của Bộ Quốc phòng. Cụ thể, với các công trình trực thuộc công ty mà công ty giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp phụ trách, hoặc với các công trình mà xí nghiệp tự tìm kiếm, xí nghiệp đều hạch toán độc lập từ tập hợp chi phí đến xác định kết quả. Hàng nằm trích nộp 2% lợi nhuận cho công ty. Đồng thời với các công trình mà công ty giao việc cho các xí nghiệp thì xí nghiệp phải nộp lại toàn bộ chứng từ sổ sách về văn phòng công ty để công ty hạch toán cuối kỳ. Các xí nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý đất đai, nhà xưởng, trang bị, bảo toàn và phát triển vốn do công ty giao; chịu trách nhiệm báo cáo công ty về hoạt động SXKD theo chế độ báo cáo của công ty ban hành. Xí nghiệp phải tuân thủ chế độ hạch toán kế toán, chịu trách nhiệm trước công ty về pháp luật và các khoản thu chi của mình, hàng tháng duyệt chi phí và thực hiện quyết toán hàng năm với công ty. Tổ chức sản xuất của xí nghiệp phải tuân thủ các quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng của ngành và Nhà nước cũng như uy tín của công ty và quân đội. 5. Đặc điểm quy trình công nghệ hoạt động xây lắp và lắp đặt công trình: Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty mang đặc thù của công ty xây dựng thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ quy trình công nghệ sản phẩm xây lắp Đấu thầu công trình Lập kế hoạch khoản mục chi phí Khởi công công trình Mua NVL nhập kho Xuất NVL cho công trình Hoàn thành công trình Bàn giao công trình 6. Đặc điểm tổ chức sản xuất Do các công trình có đặc điểm thi công khác nhau, thời gian xây dựng thường kéo dài, mang tính chất đơn chiếc… nên lực lượng lao động của các xí nghiệp được tổ chức thành các đội sản xuất,mỗi đội sản phụ trách trọn vẹn một công trình hoặc hạng mục công trình. Trong mỗi đội thi công lại được tổ chức thành các tổ sản xuất, theo yêu cầu thi công tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công trong từng thời kỳ mà số lượng các đội công trình, các tổ chức sản xuất trong mỗi đội sẽ thay đổi phù hợp với điều kiện cụ thể. Thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức sản xuất Ban quản lí công trình Tổ sản xuất Tổ sản xuất …….. Tổ sản xuất Giữa ban quản lí công trình có quan hệ trực tiếp với các đội, giữa các đội với ban quản lí công trình có quan hệ gián tiếp và giữa các đội có quan hệ chức năng với nhau. Ban quản lí công trình gồm có: đội trưởng công trình hay chủ nhiệm công trình do phòng kế toán của công ty cử xuống và nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lí trực tiếp kinh tế kỹ thuật của công trình. Phụ trách từng tổ sản xuất là các tổ trưởng. Cách tổ chức lao động, tổ chức sản xuất như trên sẽ tạo điều kiện quản lí chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật với từng đội công trình, từng tổ sản xuất. Cơ cấu tổ chức SXKD và bộ máy quản lý kinh tế của công ty là nòng cốt chỉ huy toàn bộ mọi hoạt động của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế nhằm giải quyết đời sống cho cán bộ công nhân viên làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước. 7. Đặc điểm chung về bộ máy kế toán của công ty 7.1 Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty xây dựng Lũng Lô-Bộ Quốc phòng được tổ chức tại phòng tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán, phù hợp với tình hình thực tế về tổ chức sản xuất và quản lí sản xuất, công ty thực hiện tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và phân tán. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Bộ phận kế toán công trường Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán TSCĐ và vật liệu Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Các đơn vị kế toán phụ thuộc Trưởng phòng kế toán ĐVPT Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán công trường Bộ phận kế toán TSCĐ và vật liệu Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán (hay phần hành kế toán) được quy định trong điều lệ của công ty là như sau: a>Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền và thanh toán có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lí kế toán tài chính của DN. - Ghi chép phản ánh số hiệu chứng từ và tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền (Tiền mặt tại quỹ, TGNH, tiền đang chuyển). - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, nợ phải trả) và các nguồn vốn chủ sở hữu. - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ, về các nguồn vốn. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về quản lí cấp phát nhầm lẫn thiếu hụt và mất mát vì mọi lí do. b> Bộ phận kế toán TSCĐ, vật liệu có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết TSCĐ, công cụ dụng cụ tồn kho, NVL tồn kho. - Tính khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ, tính giá trị vốn vật liệu xuất kho. - Lập các báo cáo nội bộ về tăng giảm TSCĐ, báo cáo NVL tồn kho… - Theo dõi TSCĐ và CCDC đang sử dụng ở các bộ phận trong DN. - Tham gia hội đồng mua sắm, thanh lí và kiểm kê, chịu trách nhiệm về giá cả. c> Bộ phận kế toán tiền lương, thanh toán BHXH có nhiệm vụ: - Lấy kế hoạch cùng lương cho năm sản xuất. - Tính lương và BHXH phải trả cho người lao động trong DN. Quyết toán các chế độ chính sách ra quân, chuyển công tác và thương tật. - Ghi chép kế toán tổng hợp, tiền lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. - Theo dõi thu hồi tạm ứng, tính thuế thu nhập cao nếu có. d> Bộ phận kế toán quyết toán, tập hợp chi phí công trường và tính giá thành có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết CPSX trực tiếp phát sinh trong kỳ và tính giá thành sản xuất của sản phẩm, đánh giá sản phẩm dở dang. - Kí duyệt chấp nhận chi phí vào từng chứng từ quyết toán, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của chứng từ trước kế toán trưởng, gia đình và pháp luật. - Ghi chép kế toán quản trị chi phí trực tiếp và tính giá thành sản xuất của từng loại sản phẩm và giá thành đơn vị sản phẩm. - Lập các báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị CPSX và giá thành sản xuất sản phẩm. - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành phẩm tồn kho. - Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. - Ghi chép phản ánh và theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ như thuế TTĐB, thuế xuất khẩu và thuế GTGT. - Ghi chép kế toán và kế toán chi tiết CPBH, CPQL. - Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch CPBH, CPQL, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo về thành phẩm tồn kho. e> Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: - Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưu phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên: hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. - Thực hiện các nghĩa vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ. - Kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. - Lập bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của DN. - Lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. f> Phụ trách kế toán xí nghiệp trực thuộc, kế toán các ban công trường lớn trực thuộc: Có chức trách nhiệm vụ như kế toán trưởng, nhưng phụ thuộc vào phạm vi xí nghiệp công trường mình phụ trách. Phụ trách cùng với giám đốc xí nghiệp; trưởng ban, chỉ huy trưởng công trường; chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc công ty và pháp luật toàn bộ hoạt động thu chi tài chính và hiệu quả sản xuất của đơn vị mình theo đúng quy chế và chế độ được duyệt. Để thực hiện được một khối lượng công tác kế toán lớn như vậy, phòng kế toán công ty được tổ chức thành một bộ máy trong đó có trưởng phòng và 8 nhân viên kế toán. Kế toán trưởng là người chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán. Phạm vi trách nhiệm của từng thành viên trong phòng kế toán được quy định như sau: Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công việc cho nhân viên kế toán thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, cấp trên và nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng bao quát và vô cùng quan trọng. - Thủ quỹ: Quản lí tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi vào sổ quỹ. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép theo dõi vào sổ kế toán vật liệu, tài sản cố định, các khoản công nợ và thanh toán với bên ngoài. - Một kế toán viên phụ trách về ghi chép các sổ chi tiết về tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép các sổ kế toán tiền lương lao động. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép về thu nhập, xác định và phân phối kết quả kinh doanh. - Một kế toán viên làm chức năng kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán, bảng biểu nhằm xác nhận tính chính xác, hợp lí các nghiệp vụ kinh tế. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép các sổ kế toán liên quan đến tiền mặt, TGNH và thanh toán nội bộ. - Một kế toán viên phụ trách tổng hợp về mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp lên các bảng biểu tổng hợp cho từng đối tượng kinh tế. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm vủa từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được ghi chép và lưu giữ, trình tự thực hiện, thời hạn hoàn thành từng công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ cùng nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Các nhân viên kế toán, các bộ phận kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và do kế toán trưởng phân công, phân nhiệm. Tổ chức hạch toán và hợp lí công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán ở đơn vị nói riêng chẳng những đảm bảo được những yêu cầu của công việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ tốt các yêu cầu quản lí kinh tế tài chính, mà còn giúp đơn vị quản lí chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa được những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. 7.2 Công tác kế toán * Nhiệm vụ kế toán cụ thể cho các đối tượng: Tại công trình, các tổ sản xuất, công việc hạch toán kế toán là các việc về ghi chép chứng từ ban đầu. ở các đội công trình, việc cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu và kế hoạch cung cấp vật liệu của công ty cho các công trình. Việc nhập xuất vật tư đều phải cân đong đo đếm cụ thể; từ đó lập các phiếu nhập kho, xuất kho; định kỳ gửi các phiếu xuất kho, nhập kho vật tư lên phòng kế toán để ghi sổ chi tiết. Các nhập xuất kho được tập hợp ghi thẻ kho làm cơ sở cho việc kiểm tra cuối kỳ. Các công nhân điều khiển máy thi công hàng ngày theo dõi tình hoạt động của máy, tình hình cung cấp nhiên liệu cho máy để vào nhật trình của máy. Định kỳ gửi các chứng từ này lên phòng kế toán làm cơ sở cho việc hạch toán cho phí sử dụng máy thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lí và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ họp bảng chấm công, bảng thanh toán tiền theo khối lượng thi công… sau đó gửi về phòng kế toán làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lí đội. Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội công trình sau khi được tập hợp, phân loại sẽ được tính kèm với giấy đề nghị thanh toán do đội trưởng công trình lập, có xác nhận của kỹ thuật xí nghiệp, gửi về phòng kế toán để xin thanh toán cho đối tượng được thanh toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loại, xử lí chứng từ, lập các nhật kí cho tới việc ghi sổ, tổng hợp hoá đơn số hiệu và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lí. Trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lí, điều hành hoạt động SXKD. Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi tiến độ các công trình do văn phòng công ty thực hiện và các công trình hay hạng mục công trình mà công ty giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp. *Chế độ kế toán: Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán DN do bộ phận tài chính ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 quy định hệ thống tài khoản kế toán trong các DNXL, ngoài ra công ty còn mở thêm một số tài khoản chi tiết khác nữa phục vụ cho mục đích sử dụng của công ty. *Phương pháp áp dụng: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm. *Hình thức ghi sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh chi phí và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó. Từ đó lấy số liệu từ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *Quy trình vào sổ: Hiện nay, phòng tài chính kế toán của công ty đã được trang bị hệ thống máy vi tính và đã thực hiện đồng bộ công tác kế toán trên máy vi tính. Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán CADS 2002. Quy trình thực hiện xử lí chứng từ, vào sổ, lên máy được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (2b) (1) Bảng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng tù gốc cùng loại (3) Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật kí chung (6) (5) Sổ kế toán chi tiết (4) (7) Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh (8) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp số phát sinh Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kì Quan hệ đối chiếu II - thực trạng hạch toán NVL tại công ty xây dựng lũ._.