Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

ủa quá trình sản xuất kinh doanh đó là các yếu tố đầu vào. Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản, không thể thiếu của quá trình sản xuất . Trong các doanh nghiệp XDCB thì NVL chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nó tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh bởi vì sự biến động về NVL luôn kéo theo sự biến động tỷ lệ nghịch với lợi nhuận. Từ thực tế trên cho ta thấy các doanh nghiệp XDCB nói chung, công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long nói riêng phải chú trọng tới việc quản lý, hạch toán NVL nhằm đảm bảo sản xuất đạt hiệu quả cao Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán NVL cho nên trong thời gian thực tập tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu hạch toán kế toán NVL tại công ty. Qua quá trình tập trung nghiên cứu tình hình thực tế, với kiến thức thu thập được trong thời gian học tại trường, dưới sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Phượng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long, em đã mạnh dạn viết luận văn tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long” Ngoài hai phần mở đầu và kết luận, luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương chính: Chương I – Lý luận chung về hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Chương II - Thực trạng hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. Chương III – Phương hướng hoàn thiện hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. Với khả năng và thời gian có hạn, hiểu biết trong lĩnh vực kế toán còn nhiều hạn chế nên mặc dù bản thân em đã hết sức cố gắng nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Xuân CHƯƠNG I – LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ BẢN I – Đặc điểm của ngành XDCB và vai trò, nhiệm vụ hạch toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản. 1 – Đặc điểm của ngành XDCB Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có khả năng tạo và tái sản xuất cơ sở vật chất cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân. Nó tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế quốc phòng. Thực chất hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành XDCB là quá trình biến đổi đối tượng lao động trở thành sản phẩm. So với những ngành kỹ thuật khác, XDCB có những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật đặc trưng thể hiện rất rõ ở sản phẩm xây dựng và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành, cụ thể: Sản phẩm xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có đủ điều kiện đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm của ngành xây dựng thường luôn gắn liền với một địa điểm nhất định nào đó, có thể là mặt nước, đất liền, mặt biển, thềm lục địa. Các sản phẩm này có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian xây dựng dài và có giá trị lớn. Bên cạnh đó sản phẩm của ngành xây lắp mang tính đơn chiếc và cố định, vì nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm được hoàn thành và đưa vào sử dụng. Mặt khác mỗi công trình được thi công, xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng, tại mỗi địa điểm khác nhau thì mang những ý nghĩa khác nhau. Mặc dù sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất nhưng các điều kiện sản xuất khác như lao động, vật tư, thiết bị...luôn phải di chuyển theo mặt bằng và vị trí thi công, các công trình xây dựng cơ bản được tiến hành thi công ngoài trời nên thường chịu ảnh hưởng thời tiết, khí hậu dễ gây tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí vật tư, tài sản làm tăng thiệt hại trong tổng chi phí sản xuất Sản phẩm xây lắp hoàn thành được tiêu thụ ngay theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trước do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không rõ. 2 – Vai trò và sự cần thiết của công tác kế toán NVL Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp XDCB nói riêng. Thiếu NVL thì sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó công tác kế toán NVL là một công việc quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất và nó cần được tổ chức, thực hiện nghiêm chỉnh có hiệu quả cao nhằm giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tốt. 3 – Nhiệm vụ của hạch toán NVL Việc hạch toán NVL là một phần công việc rất quan trọng đối với bản thân mỗi doanh nghiệp nhằm cung cấp các số liệu chính xác, kịp thời cho công tác quản lý NVL. Chính vì vậy, kế toán NVL phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng cũng như chất lượng và giá thực tế của NVL nhập kho - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL - Phân bổ giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 4 – Đặc điểm và vai trò của NVL Để có thể tiến hành sản xuất thì cần có đủ ba yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động trong đó nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: cát, sỏi, xi măng... trong doanh nghiệp xây dựng, vải, sợi... trong doanh nghiệp may mặc... Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất của sản phẩm Chính những đặc điểm quan trọng trên nên công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết là rất quan trọng và cần được quan tâm. II – Phân loại và tính giá NVL 1 – Phân loại NVL Thông thường NVL trong doanh nghiệp sử dụng rất đa dạng và phong phú. Chính vì vậy mà để quản lý tốt việc hạch toán NVL thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại NVL. Thực tế, có nhiều tiêu thức để các doanh nghiệp tiến hành phân loại như sau: 1.1 – Phân loại theo vai trò và công dụng của NVL. Theo cách phân loại này thì NVL được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (NVLC): Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng NVLC không giống nhau Nguyên vật liệu phụ (NVLP): là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với NVLC để làm thay đổi màu sắc, mùi vị hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc bảo đảm cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường. Nhiên liệu là loại vật liệu mà khi sử dụng chúng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng. Nó tồn tại ở cả 3 dạng: thể rắn có than, gỗ, củi ; thể lỏng có xăng, dầu; thể khí có gas... Phụ tùng thay thế là loại phụ tùng dùng để thay thế những bộ phận hư hỏng của những TSCĐ HH hoặc công cụ dụng cụ Vật liệu, thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản đó là loại vật liệu, vật kết cấu, là thiết bị cần lắp, không cần lắp sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản Vật liệu khác là các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên Ý nghĩa của việc phân loại: - Biết được vai trò, công dụng của từng loại trong quá trình sản xuất - Để sử dụng TK kế toán cho phù hợp gồm TK cấp 1, 2, 3 - Để tổ chức kho tàng và hạch toán chi tiết NVL 1.2 – Phân loại theo nguồn nhập vật liệu Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp mua ở thị trường sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh Vật liệu tự sản xuất là loại vật liệu là sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp lại sử dụng chính cho quá trình sản xuất tiếp theo Vật liệu nhập từ nguồn khác: do Nhà nước cấp, do các cổ đông góp vốn hoặc vật liệu được biếu, tặng Ý nghĩa của cách phân loại: - Biết được cơ cấu nguồn nhập vật liệu trong doanh nghiệp - Để tính giá đúng vật liệu 2 – Tính giá NVL Khái niệm: Tính giá NVL là xác định giá trị ghi sổ kế toán gọi là giá gốc, là giá có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 2.1 – Tính giá NVL nhập kho Vật liệu do ta mua ngoài Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí Chiết khấu thương vật liệu = trên hoá đơn + thu - mại, giảm giá hàng nhập của người bán mua mua (nếu có) Trong đó:- Giá mua: + Nếu là vật liệu mua vào sử dụng để sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT hoặc tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế GTGT + Nếu vật liệu mua vào dùng để sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc vật liệu mua vào dùng để sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp, cho chương trình dự án thì giá mua là giá có tính thuế GTGT - Chi phí thu mua: + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về doanh nghiệp (do người mua chịu) + Chi phí bảo quản thuê kho bãi + Hao hụt trong định mức khi mua + Chi phí bảo hiểm (nếu có) + Công tác phí của người thu mua vật liệu - Khoản giảm trừ: + Chiết khấu thương mại : Khi người mua, mua hàng với số lượng lớn 1 lần hoặc nhiều lần + Giảm giá là khoản tiền người bán giảm cho người mua khi giao hàng không đúng chất lượng Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất Giá thực tế của vật liệu là giá thành để sản xuất ra sản phẩm đó Giá thực tế Giá trị vật liệu Chi phí chế biến vật liệu = xuất để + phát sinh chế biến Vật liệu do Nhà nước cấp Giá thực tế của vật liệu là giá trị của vật liệu ghi trên biên bản giao nhận cộng với các khoản chi phí khác (nếu có) Vật liệu do các cá nhân, cổ đông, các bên góp vốn liên doanh góp bằng vật liệu Giá thực tế vật liệu là giá do hội đồng định giá xác định cộng các khoản chi phí khác (nếu có) Vật liệu được biều tặng Giá thực tế vật liệu là giá tính theo giá trị vật liệu được biếu tặng (nếu công khai) hoặc tham khảo giá trị vật liệu tương đương trên thị trường Đối với vật liệu phế liệu thu hồi Giá thực tế vật liệu tính theo giá ước tính không điều chỉnh hoặc giá bán trên thị trường 2.2 – Tính giá NVL xuất kho 2.2.1 – Tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế 2.2.1.1 – Giá thực tế bình quân gia quyền a. Giá thực tế bình quân gia quyền đầu kỳ (Cuối kỳ trước): Căn cứ vào giá thực tế bình quân kỳ trước để tính giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ Ưu điểm: Tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Không chính xác b. Giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ (cả kỳ dự trữ): Khi xuất vật liệu ra sử dụng nên chưa xác định giá trị vật liệu xuất. Cuối kỳ, cuối tháng tính ra giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhập kho trong kỳ bình quân = ----------------------------------------------------------------------------- cả kỳ dự trữ Số lượng VL tồn kho đầu kỳ + Số lượng VL nhập kho trong kỳ Giá trị vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị thực tế bình quân = x xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ cả kỳ dự trữ Ưu điểm: Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác Nhược điểm : Tính toán phức tạp, công việc dồn vào cuối tháng c. Giá bình quân gia quyền sau mối lần nhập ( liên hoàn ): Sau mỗi lần nhập kho tính ra giá đơn vị bình quân nên tính được ra giá trị vật liệu xuất sử dụng ngay sau lần nhập đó Ưu điểm: Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ là chính xác nhất Nhược điểm: Tính toán phức tạp nên chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần nhập trong tháng ít. 2.2.1.2 – Giá thực tế nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời Nhược điểm: phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều 2.2.1.3 – Giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước , vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp nhập sau - xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước - xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời với giá cả thị trường của NVL. 2.2.1.4 – Giá thực tế đích danh ( trực tiếp) Vật liệu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó, không quan tâm đến thời gian nhập, xuất vật liệu Ưu điểm: công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản của từng lô NVL Nhược điểm: chỉ thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho tức là doanh nghiệp phải có hệ thống kho tàng đảm bảo 2.2.1.5 – Giá thực tế tồn kho cuối kỳ Cuối kỳ, kiểm kê kho NVL xác định giá trị vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế, lần cuối cùng từ đó tính ra giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu = + - xuất kho trong kỳ nhập kho trong kỳ tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ Ưu điểm: Tính toán đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Độ chính xác chưa cao 2.2.2 – Tính giá NVL xuất kho theo giá hạch toán Tính giá vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu nhập = nhập trong x hạch toán của trong kỳ kỳ vật liệu Giá vật liệu xuất trong kỳ ghi theo giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giữa giá thực tế vật liệu = vật liệu x và giá hạch toán xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ của vật liệu Trong đó Hệ số giá Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập kho trong kỳ = --------------------------------------------------------------------------------------------- vật liệu (K) Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán VL nhập kho trong kỳ K = 1 : Giá thực tế bằng giá hạch toán K > 1 : Giá thực tế lớn hơn giá hạch toán K < 1 : Giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán K có thể tính cho từng loại VL hay từng nhóm VL Ưu điểm: giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Đồng thời sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày Nhược điểm: cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Vì vậy, công việc kế toán tập trung vào cuối tháng nhiều. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. III – Hạch toán chi tiết NVL trong các doanh nghiệp xây lắp 1 – Chứng từ và thủ tục nhập – xuất NVL 1.1 – Chứng từ và thủ tục nhập NVL - Chứng từ sử dụng: + Hợp đồng kinh tế + Hoá đơn GTGT + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Biên bản xử lý vật tư thiếu ... - Thủ tục nhập kho NVL: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp, thủ kho và cán bộ phụ trách cung ứng có trách nhiệm kiểm tra vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại. Thủ kho lập phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người nhập...Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho rồi chuyển cho cán bộ phụ trách cung tiêu kiểm duyệt, ký xác nhận, thủ kho cùng người giao hàng ký, ghi rõ họ tên. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại gốc; liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết va cùng người giao hàng lập biên bản 1.2 – Chứng từ và thủ tục xuất NVL - Chứng từ sử dụng + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng gia công chế biến + Hoá đơn GTGT + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ... - Thủ tục xuất kho NVL: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu xin lĩnh vật tư có chữ ký của người phụ trách bộ phận , giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu...Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư. Cuối cùng phụ trách bộ phận cung tiêu ký phiếu xuất kho để hoàn tất chứng từ. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc; liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và hạch toán kế toán; liên 3 người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. 2 – Hạch toán chi tiết NVL - Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép kịp thời chính xác sự biến động của vật liệu cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trong doanh nghiệp - Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện ở cả 2 nơi: Kho và phòng kế toán - Hạch toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp được thực hiện theo 3 phương pháp: + Thẻ song song + Sổ đối chiếu luân chuyển + Sổ số dư 2.1 – Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán + Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu về hiện vật trên thẻ kho. Mỗi loại vật liệu hạch toán riêng trên một thẻ kho + Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn vật liệu cả về hiện vật và giá trị ghi trên sổ chi tiết vật liệu. Mỗi loại vật liệu mở 1 trang hoặc một số trang trên sổ chi tiết - Trình tự hạch toán : như sơ đồ 1 Sơ đồ 1 : Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết (Nhập Xuất Tồn) NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Thẻ kho Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu - Nhược điểm: tăng khối lượng ghi chép của kế toán vì còn sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và kế toán. - Điều kiện áp dụng: phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ mật độ Nhập - Xuất ít 2.2 – Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc hạch toán + Ở kho: giống phương pháp hạch toán thẻ song song + Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu theo dõi sự thay đổi Nhập - Xuất - Tồn NVL cả về hiện vật và giá trị - Trình tự hạch toán: như sơ đồ 2 Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập NVL Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp chi tiết (Nhập-Xuất- Tồn ) NVL Sổ kế toán tổng hợp về NVL Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu - Nhược điểm: Vẫn còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng và công việc lại dồn vào cuối tháng. - Điều kiện áp dụng: phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, mật độ Nhập - Xuất ít. 2.3 – Phương pháp sổ số dư - Nguyên tắc hạch toán: + Ở kho: thủ kho ghi chép sự biến đổi Nhập - Xuất - Tồn của NVL cả về hiện vật. Nhưng cuối tháng trên cơ sở số tồn kho trên thẻ kho thủ kho lập sổ số dư theo mẫu do kế toán vật liệu chuyển đến + Ở phòng kế toán: Kế toán NVL ghi chép sự biến động Nhập - Xuất - Tồn của VL về giá trị trên bảng kê luỹ kế Nhập - Xuất - Tồn Trình tự hạch toán: như sơ đồ 3 Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp về NVL Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Tránh được sự trùng lặp về số lượng kế toán giữa thủ kho và kế toán trên phòng. Vì vậy, giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán trên máy - Nhược điểm: Vì thủ kho phản ánh chỉ tiêu số lượng, kế toán phản ánh theo chỉ tiêu giá trị. Vì vậy, việc kiểm tra đối chiếu phần hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán phức tạp hơn. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có trình độ kế toán cao. IV – Hạch toán tổng hợp NVL 1 – Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1 – Khái niệm: Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. 1.2 – Tài khoản sử dụng TK sử dụng: TK 151, 152, 133, 111, 112, 331..., các tài khoản chi phí như TK 621, 627, 641, 642… Kết cấu TK 152 Bên Nợ : - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vốn góp hoặc từ các nguồn khác Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có : - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua Chiết khấu thương mại NVL khi mua được hưởng Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê SD Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ 1.3 – Quy trình hạch toán 1.3.1 – Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: theo sơ đồ 4 Sơ đồ 4: HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX (Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 222 NVL đã xuất sử dụng trong kỳ không hết nhập lại kho TK 152 TK 154 TK 411 TK 111, 112,331... TK 133 TK 151 VAT đầu vào Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường về nhập kho NVL xuất dùng cho sxkd, cho XDCB Nhập kho NVL tự chế hoặc thuê ngoài gia công, phế liệu thu hồi từ sx Nhận vốn góp liên doanh, được NN, cấp trên cấp vốn bằng NVL Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 154 TK 411 TK 222 TK 632 NVL xuất để thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự chế Xuất NVL để góp liên doanh Xuất NVL hoàn trả vốn góp liên doanh Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho TK621,627... TK 811 TK 711,3387 Xuất NVL để bán TK 111,112,331 TK 133 CKTM, giảm giá, NVL trả lại người bán Thuế GTGT TK 711 Phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, NVL được tài trợ, tặng biếu Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB của NVL nhập khẩu TK 3381 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 621,627, 641, 642,241.. TK 3332,3332 TK 1381,1388,334,632 1.3.2 – Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Về cơ bản quy trình hạch toán giống với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nhưng chỉ khác là thuế GTGT được tính vào trị giá NVL 2 – Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) 2.1 – Khái niệm: là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức Trị giá vật tư, Tổng trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư, hàng hoá = hàng hoá mua vào + hàng hoá - hàng hoá xuất trong kỳ trong kỳ và các TH tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ nhập khác 2.2 – Tài khoản sử dụng: Các tài khoản hàng tồn kho 151, 152,153, 154 ... vẫn được sử dụng khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK trong hạch toán hàng tồn kho. Tuy nhiên, các tài khoản này không theo dõi quá trình biến động nhập xuất trong kỳ mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ. Giá trị hàng mua vào và xuất kho trong kỳ được theo dõi trên tài khoản 611 – Mua hàng. Kết cấu TK 611 – Mua hàng Bên Nợ : - Kết chuyển giá gốc NVL tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc NVL mua trong kỳ, NVL đã bán bị trả lại Bên Có : - Kết chuyển giá gốc NVL tồn kho cuối kỳ (Kết quả kiểm kê) - Giá gốc NVL hoặc giá gốc NVL xuất bán ( Chưa được xác định là đã bán trong kỳ) - Giá gốc NVL mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá TK 611 không có số dư cuối kỳ - TK 611 – Mua hàng có 2 TK cấp 2 + TK 6111 – Mua NVL + TK 6112 – Mua hàng hoá 2.2 – Quy trình hạch toán 2.2.1 – Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ: theo sơ đồ 5 Sơ đồ 5: HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151,152 TK 111,112,331 TK 151,152 Được quyên tặng, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ TK 111,112,331 TK 3332,3333 TK 411 TK 711 TK 6111 K/c tồn đầu kỳ Nhập do mua ngoài Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB của hàng nhập khẩu Nhận vốn góp liên doanh, góp cổ phần, được NN, cấp trên cấp vốn bằng NVL K/c tồn cuối kỳ Các khoản được giảm trừ Xuất cho sxkd (ghi 1 lần vào cuối kỳ) Xuất góp vốn liên doanh TK 133 VAT TK 222 TK 133 VAT TK 811 TK 711,3387 TK 621,627,632... TK 222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL 2.2.2 – Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp: Về cơ bản giống như trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nhưng chỉ khác là thuế GTGT tính vào trị giá NVL 3 – Hạch toán kiểm kê NVL 3.1 – Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: trình tự hạch toán theo sơ đồ 6 Sơ đồ 6: Kiểm kê phát hiện thừa NVL (2) TK 711, 632 TK 3381 (1) TK 152 (1) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi (2) : Khi có quyết định xử lý 3.2 – Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu: trình tự hạch toán theo sơ đồ 7 Sơ đồ 7: Kiểm kê phát hiện thiếu NVL TK 152 TK 1381 (1) (2) (3) TK 138,334,111... TK 632 (1) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê (2) : Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường (3) : Giá trị vật liệu thiếu hụt còn lại sau khi trừ tiền bồi thường V – Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán NVL - Khái niệm: Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác 1 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Nhật ký chung” - Khái niệm: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. - Quy trình ghi sổ: theo sơ đồ 9 Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập chi tiết ( N-X- T) NVL Nhật ký chung Sổ cái TK 152, (611) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện đối chiếu kiểm tra, thích hợp với kế toán máy - Nhược điểm: Vẫn còn ghi trùng lặp. Trong điều kiện kế toán thủ công thì rất khó phân công lao động kế toán - Điều kiện áp dụng: hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ quản lý, trình độ kế toán và rất phù hợp với các doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính 2 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Nhật ký – sổ cái” - Khái niệm: Nhật ký - sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) - Quy trình ghi sổ: theo sơ đồ 10 Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký - sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - sổ cái TK 152 (611) Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết (N-X-T) NVL Báo cáo tài chính Chứng từ gốc về NVL Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, đơn giản công tác kế toán - Nhược điểm: mẫu sổ đơn giản - Điều kiện áp dụng: hình thức sổ này áp dụng phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhỏ trình độ quản lý, nghiệp vụ của cán bộ kế toán không cao, số lượng lao động kế toán, số lượng tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp ít và thực hiện công tác kế toán bằng thủ công. 3 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” - Khái niệm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian ( nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. - Quy trình ghi sổ: theo sơ đồ 11 Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ hạch toán NVL theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc NVL Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 152 (611) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết (N- X- T) NVL Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản phù hợp với kế toán máy, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ quản lý - Nhược điểm: Ghi trùng lặp, giảm hiệu suất của công tác kế toán - Điều kiện áp dụng: Hình thức này phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp; với mọi trình độ quản lý, trình độ kế toán và phù hợp với kế toán bằng máy vi tính. 4 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” -Khái niệm: Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ theo vế Có của các tài khoản, đối ứng với Nợ của các TK khác có liên quan. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. - Quy trình ghi sổ: theo sơ đồ 12 Sơ đồ 12: Quy trình ghi sổ hạch toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ Nhật kí chứng từ số 1,2,4,10 Chứng từ gốc NVL Sổ chi tiết TK 331 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 Bảng kê số 3 Nhật kí chứng từ số 5 Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 (611) Báo cáo kế toán Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kì - Ưu điểm: Không còn ghi trùng lặp; đối chiếu kiểm tra chặt chẽ; tránh sai sót - Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp không phù hợp với kế toán máy; trình độ kế t._.oán cao. - Điều kiện áp dụng : Hình thức này áp dụng phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ quản lý và kế toán tương đối cao và thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng thủ công. VI – Mối quan hệ giữa hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 1 – Vai trò của hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Hạch toán NVL giúp cung cấp thông tin về số lượng cũng như giá trị của từng loại vật tư tồn kho sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mức tiêu hao của những vật tư trên. Thông tin kế toán chính xác sẽ giúp cho nhà quản lý đưa ra được những quyết định hợp lý để vừa đảm bảo vật tư cho sản xuất tiến hành bình thường vừa không để lượng vật tư lưu kho quá lớn làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. 1.1 – Phân tích tình hình cung cấp NVL Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại, đồng bộ, chất lượng và kịp thời. Để phân tích tình hình cung cấp NVL thì cần tính chỉ tiêu sau: 1. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL Tỷ lệ % hoàn thành kế Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ hoạch cung ứng về khối = ---------------------------------------------------------------- lượng NVL loại i Số lượng NVL loại i cần mua(theo kế hoạch trong kỳ) 1.2 – Phân tích tình hình sử dụng NVL Sử dụng tiết kiệm NVl là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt: khối lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng NVL, người ta sử dụng một số chỉ tiêu sau: Lượng NVL Lượng NVL Lượng NVL xuất dùng sản = xuất cho sản xuất - còn lại chưa hoặc xuất sản phẩm sản phẩm không dùng đến 1. Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm 2. Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất Hệ số đảm bảo Lượng NVL dự trữ đầu kỳ + Lượng NVL nhập trong kỳ NVL = ----------------------------------------------------------------------- cho sản xuất Lượng NVL cần dùng trong kỳ 3. Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm M m = ----------------- Q Trong đó: M – Khối lượng NVL dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ Q – Khối lượng sản phẩm hoàn thành 4. Tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm C = ∑ qi mi si Trong đó: C: Tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm q: Khối lượng sản phẩm hoàn thành m: Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm s: Đơn giá của NVL 1.3 – Phân tích tình hình dự trữ NVL Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan. Do phân công lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác. Mặt khác, sản phẩm được sản xuất ở nơi này nhưng tiêu dùng sản phẩm đó lại ở nơi khác. Thời gian sản xuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy. Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phương tiện vận tải và các trọng tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư. Chỉ tiêu để phân tích tình hình dự trữ NVL M = t x m Trong đó: M: dự trữ tuyệt đối m: Mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong 1 ngày đêm t: Dự trữ tương đối Ngoài ra khi xem xét quá trình cung cấp, dự trữ vật tư cho sản xuất có thể kết hợp tính ra chỉ tiêu hệ số quay kho (Hệ số quay vòng kho hàng) và thời gian một vòng quay Hệ số quay Giá thực tế NVL sử dụng trong kỳ Kho = ---------------------------------------------------------- NVL Giá thực tế NVL tồn kho bình quân Thời gian một Thời gian kỳ phân tích vòng quay kho = ------------------------------------------------- NVL Hệ số quay kho 2 – Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất Hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp để đạt được kết quả cao nhất trong quá trình kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động Sức sản xuất Tổng giá trị sản xuất của tài sản = ------------------------------------ lưu động Tài sản lưu động bình quân 1. Sức sản xuất của tài sản lưu động Trong đó : Giá trị tài sản Tổng giá trị TSLĐ hiện có đầu kỳ và cuối kỳ lưu động = ------------------------------------------------------------- bình quân 2 2. Sức sinh lợi của tài sản lưu động Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần trước thuế ( LNT sau thuế) của = --------------------------------------------------------- tài sản lưu động Tài sản lưu động bình quân 3. Sức hao phí của TSLĐ Sức hao phí Tài sản lưu động bình quân của = ------------------------------------------------------------ tài sản lưu động LNT trước thuế hoặc sau thuế hay tổng giá trị sx Số vòng quay Tổng số luân chuyển thuần (R) của = --------------------------------------------- vốn lưu động (N) Vốn lưu động bình quân (V ) 4. Số vòng quay của vốn lưu động (N) 5. Thời gian của một vòng luân chuyển ( TV) Thời gian của Thời gian của kỳ phân tích ( T1) một vòng = ------------------------------------------------------- luân chuyển Số vòng quay của vốn lưu động (N) 6. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động (H) Hệ số đảm nhiệm Vốn lưu động bình quân (V) của = -------------------------------------------- vốn lưu động Tổng số luân chuyển thuần ( R) 7. Vốn lưu động tiết kiệm hay lãng phí Vốn lưu động Số ngày của Số ngày của DTT kỳ phân tích tiết kiệm = 1 vòng quay - 1 vòng quay * ----------------------- hay lãng phí kỳ phân tích kỳ gốc Số ngày trong kỳ pt VII – So sánh giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán hàng tồn kho nói chung và hạch toán NVL nói riêng Chuẩn mực kế toán Việt Nam nhìn chung có nhiều điểm tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên, do đặc điểm kinh tế xã hội nước ta có nhiều nét riêng vì vậy mà áp dụng vào thực tế có những khác biệt với các nước trên thế giới 1 – So với chuẩn mực KTQT 1.1 – Giống nhau - Phương pháp tính giá: đều sử dụng giá nhập kho theo giá thực tế và xuất kho sử dụng theo 1 trong 4 phương pháp: giá bình quân gia quyền; giá thực tế đích danh; phương pháp FIFO; phương pháp LIFO 1.2 – Khác nhau Vì mỗi nước có đặc điểm kinh tế xã hội khác nhau nên khi áp dụng vào thực tế mỗi nước thì có những sự biến đổi cho phù hợp: như hệ thống tài khoản kế toán là một đặc trưng. 2 – So với kế toán Pháp 2.1 – Những điểm giống nhau - Để hạch toán tổng hợp HTK, kế toán Pháp cũng sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ - Sự biến động tăng, giảm của HTK được ghi sổ theo giá thực tế - Cũng sử dụng 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho: + Bình quân cả kỳ dự trữ + FIFO + Bình quân sau mỗi lần nhập - Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào giá thị trường để tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL 2.2 – Những điểm khác nhau - Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL: Ở kế toán Pháp, trong kế toán tài chính sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, còn phương pháp kê khai thường xuyên chỉ được sử dụng trong kế toán phân tích Ở phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán Pháp sử dụng 2 tài khoản : TK 6031: Chênh lệch tồn kho NVL để kết chuyển NVL tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ và TK 601: Mua tồn trữ NVL khi mua hàng Còn ở Việt Nam sử dụng duy nhất một tài khoản: TK 611- Mua hàng - Giá thực tế mua hàng: Kế toán Pháp hạch toán chi phí thu mua vào TK 601 hoặc TK 608 - Phụ phí mua, còn ở Việt Nam chi phí thu mua hạch toán vào TK 611 - Lập và hoàn nhập dự phòng: Kế toán Pháp lập dự phòng đưa vào TK 681 (chi phí kinh doanh), hoàn nhập dự phòng đưa vào thu nhập kinh doanh trong kỳ (TK 781). Còn ở Việt Nam, tiến hành lập dự phòng ghi tăng TK 632, hoàn nhập ghi giảm TK 632. 3 – So với kế toán Mỹ 3.1 – Những điểm giống nhau - Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL: cũng giống kế toán Việt Nam là sử dụng cả hai phương pháp : kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ - Giá nhập kho NVL là giá thực tế - Giá thực tế xuất kho NVL cũng sử dụng một trong 4 phương pháp như kế toán Việt Nam - Chi phí thu mua phát sinh: cũng như Việt Nam hạch toán vào chi phí mua hàng 3.2 – Những điểm khác nhau Ở kế toán Mỹ không có hệ thống tài khoản chung với số hiệu và tên gọi bắt buộc đối với mọi loại hình doanh nghiệp, mà tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp thì hệ thống tài khoản được đặt ra, nhưng phải nhất quán trong quá trình sử dụng. Nhìn chung chuẩn mực kế toán của Việt Nam cũng gần sát với chuẩn mực kế toán quốc tế như về cách hạch toán, cách tính, cách xác định. Có thể nói đây là một thuận lợi rất lớn để Việt Nam hội nhập với nền kinh tế thế giới. CHƯƠNG II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Sơ đồ 13: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Phòng Kinh doanh Đội thi công cơ giới Phòng Kỹ thuật - KCS Phòng Vật tư – Thiết bị Phòng Tài vụ Phòng Tổ chức – Nhân chính Đội công trình 1 Đội công trình 3 Đội công trình 2 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH -Giám đốc công ty : đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi hoạt động sxkd của công ty.Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất trong công ty. -Phó giám đốc kinh doanh : là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảm trong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường, có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc trong việc kí kết các hợp đồng sao cho đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. -Phó giám đốc kĩ thuật : là người có trình độ cao, nắm vững kiến thức về chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc về vấn đề kĩ thuật. Đồng thời chỉ đạo giám sát, kiểm tra chất lượng các công trình để cung cấp cho khách hàng sản phẩm tốt nhất. -Phòng kinh doanh : tham mưu cho chủ nhiệm dự án về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, kí các hợp đồng liên quan đến dự án, nghiệm thu thanh toán hàng tháng giá trị các khoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao. Tham mưu cho chủ đầu tư về công tác thanh toán, tạm ứng các khoản khấu trừ đối với các đội thi công và làm hồ sơ hoàn công. -Phòng tổ chức nhân chính : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về các mặt: quản lí tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động, quản lí hành chính, điều kiện ăn ở sinh hoạt làm việc cho văn phòng và các đội. Quan hệ đối nội, đối ngoại với các địa phương xung quanh cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách Nhà nước quy định trực tiếp quản lí điều hành bộ phận phục vụ kĩ sư tư vấn, điện nước, bảo quản thay thế sửa chữa nhà ở, đồ dùng xe cộ, văn phòng phẩm và các thiết bị. -Phòng tài vụ : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho công trình thi công theo đúng tiến độ trong biện pháp tổ chức thi công, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng, phần phục vụ kĩ sư tư vấn và các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội thi công sau khi được chủ công trình duyệt. Thực hiện tốt các chế độ, chính sách của Nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáo định kì và quyết toán công trình. -Phòng vật tư -thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình (tuy nhiên đội sản xuất vẫn là đơn vị chủ động trong việc xuất nhập, tìm nguồn vật tư). Ngoài ra bộ phận này phải nên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình -Phòng kĩ thuật –KCS : Có trách nhiệm tham mưu cho chủ dự án về công tác lập, thiết kế, tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việc với kĩ sư tư vấn, lập tiến độ thi công, điều chỉnh tiến độ các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của dự án. Chỉ đạo các đội về công tác kĩ thuật, đảm bảo thi công đúng quy trình và thường xuyên làm việc với kĩ sư tư vấn để thống nhất về giải pháp thi công, được kĩ sư tư vấn chấp thuận, cùng phòng kinh doanh nghiệm thu khối lượng đã thi công hàng tháng để thanh toán với chủ công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình, lập hồ sơ hoàn công và bàn giao công trình cho chủ đầu tư. -Đội thi công : Thực hiện nhiệm vụ do chủ nhiệm điều hành dự án giao và chịu trách nhiệm về kĩ thuật chất lượng, tiến độ công trình, chỉ đạo đội có nhiệm vụ lo ăn ở làm việc, đảm bảo an toàn giao thông vầ an toàn lao động trong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ công nghệ. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trỉnh thi công đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, hạch toán riêng đề nghị thanh toán, duy trì mọi hoạt động vẫn tiến hành điều hành không được ngưng trệ. 3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất Là công ty hoạt động trong lĩnh vực XDCB, công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long chủ yếu tham gia xây dựng các công trình giao thông. Hiện nay, công ty tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất, có thể khái quát quy trình đó như sau : khảo sát-thiết kế-lập dự toán-thi công-bàn giao-thanh quyết toán (trong đó đối với công trình lớn thì khâu khảo sát-thiết kế-lập dự án được các cơ quan chuyên doanh khác tiến hành). Sản phẩm của công ty mang những đặc tính chung của sản phẩm xây dựng, do đó yêu cầu của công tác tổ chức sxkd đòi hỏi phải phù hợp với những đặc trưng đó. Sơ đồ bố trí tổ chức sản xuất được tiến hành theo sơ đồ 14 Sơ đồ 14: Sơ đồ bố trí tổ chức điều hành hiện trường Kỹ sư phụ trách KTTC, GS viên Bộ phận QL hành Chính, y tế-VSMT Đội xe máy Đội công trình 3 GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN Bộ phận cung ứng VTTB- máy móc Bộ phận Tài chính-kế toán Bộ phận Thí nghiệm-KSTK Đội công trình 1 Đội công trình 2 Giám đốc điều hành dự án kiêm quản lí công trường : Là người có nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường và từng điều hành các dự án có trình độ phức tạp tương tự công trình đấu thầu. Giám đốc dự án kiêm quản lí công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoàn thành đúng theo yêu cầu của bên A và kĩ sư tư vấn Kĩ sư trưởng : Là người chịu trách nhiệm chính về mặt kĩ thuật công trình. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kĩ thuật thi công, giải quyết các vấn đề kĩ thuật phức tạp, đảm bảo các công trình thi công đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra. Kĩ sư trưởng là người có nhiều kinh nghiệm thi công các công trình tương tự Đội trưởng thi công : Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự án giao và chịu lãnh đạo về kĩ thuật của kĩ sư trưởng. Đội trưởng chịu trách nhiệm về các mặt : Tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầu kĩ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán đội mình phụ trách Kĩ sư phụ trách kĩ thuật thi công : Phụ trách trực tiếp về kĩ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệm vụ điều hành của đội trưởng khi đội trưởng đi vắng. Bộ phận phụ trách vật tư – thiết bị : Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát xuất nhập vật tư cho công trình. Ngoài ra bộ phận này phải nên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình Nhân viên phụ trách thí nghiệm : Có trách nhiệm trong việc thí nghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, chọn nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kĩ sư tư vấn bên A Bộ phận quản lí hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động : Là một bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường của đơn vị thi công, tưới nước thường xuyên chống bụi bẩn trên đường vận chuyển qua làng xóm, kiểm tra an toàn chạy xe (nhất là khu vực qua làng phải có biển báo thi công, người gác đầu đường để hướng dẫn xe cộ) Bộ phận tài chính – kế toán : Là một bộ phận của phòng tài vụ theo dõi tình hình tài chính của công trình. Mô hình tổ chức hiện trường nói trên luôn đặt vấn đề chất lượng và tiến độ thi công lên hàng đầu mặt khác nó đảm bảo cho tính năng động của đội sản xuất 3.3. Đặc điểm quy trình công nghệ Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là xây dựng các công trình giao thông và thủy lợi. Quy trình công nghệ đặc trưng của công ty là quy trình công nghệ làm đường được thẻ hiện qua sơ đồ 15 Sơ đồ 15: Quy trình công nghệ làm đường LU LÈN CHẶT RẢI ĐÁ MÓNG ĐƯỜNG RẢI NHỰA HOẶC BÊ TÔNG ĐÀO LÒNG ĐƯỜNG(NẾU CAO) HOẶC ĐẮP LÒNG ĐƯỜNG (NẾU THẤP) ĐẦM KỸ NỀN ĐƯỜNG HOÀN THIỆN MẶT ĐƯỜNG SỬA LỀ HAI BÊN ĐƯỜNG 4. Tình hình kinh tế tài chính của công ty Từ số vốn góp ban đầu là 5 tỉ (VNĐ) ban giám đốc cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên không ngừng nỗ lực làm việc. Chính sự phấn đấu không mệt mỏi đó của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã tạo cho Thành Long có chỗ đứng trên thị trường. Điều đó được thể hiện phần nào qua "Bảng một số chỉ tiêu kinh tế - tài chính - lao động " (Bảng 1) Bảng 1 BẢNG MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH TẾ - TÀI CHÍNH - LAO ĐỘNG đvt: đồng CHỈ TIÊU Năm 2003 Năm 2004 1- Doanh thu thuần 45.333.310.530 51.011.217.261 2- Tổng lợi nhuận trước thuế 506.598.056 583.389.592 3- Lợi nhuận sau thuế 476.197.581 483.378.544 4- Tổng tài sản cố định và đầu tư ngắn hạn 36.607.897.679 50.958.822.946 5- Tổng tài sản lưu động và đầu tư dài hạn 5.775.931.773 4.414.573.844 6- Nguồn vốn chủ sở hữu 5.718.799.487 6.042.259.257 7-Tổng số lao động (người) 163 186 8- Thu nhập bình quân đầu người 1.230.000 1.400.000 Qua bảng chỉ tiêu trên ta nhận thấy: - Doanh thu thuần của công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là 11,52% hay 5.677.906.730 (đồng) - Lợi nhuận sau thuế chỉ tăng 1,5 % Điều này, cho thấy công ty chưa có biện pháp triệt để giảm chi phí , hạ giá thành nâng cao lợi nhuận cho công ty Nhìn vào cơ cấu tài sản - nguồn vốn ta thấy - Tổng tài sản năm 2004 tăng so với năm 2003 là 12.989.567.338 (đồng) tương ứng với tỷ lệ tăng 30,65 % chủ yếu là do tăng TSLĐ và đầu tư tài chính ngắn hạn (TSLĐ năm 2004 tăng so với năm 2003 là 14.350.925.267 (đồng), còn TSCĐ có chiều hướng giảm xuống về số lượng là 1.361.357.929 (đồng) hay giảm 23,57 % - Cơ cấu nguồn vốn của công ty năm 2003 gồm 86,5 % nợ phải trả và 13,5 % vốn chủ sở hữu nhưng đến năm 2004 thì tỉ lệ nợ phải trả tăng lên 89,09 % và tỉ lệ vốn chủ sở hữu chỉ còn lại là 10,91 %. Đây là một cơ cấu vốn không có lợi cho công ty vì nó phản ánh khả năng tự tài trợ của công ty không tốt, không dồi dào. Vì vậy, công ty cần chú trọng tăng nguồn vốn chủ sở hữu, giảm các khoản nợ phải trả trong cơ cấu vốn. Ngoài ra, công ty luôn thực hiện đúng các chính sách, chế độ do Nhà nước quy định cụ thể công ty đã nộp đủ thuế cho Nhà nước năm 2003 là 30.400.475 (đồng) và năm 2004 là 100.011.048 (đồng ) - Về số lượng lao động của công ty: năm 2004 tăng so với năm 2004 là 23 người hay tăng 14,11 % - Thu nhập bình quân đầu người: năm 2004 tăng so với năm 2003 là 13,82 %. Đây là một chỉ tiêu tích cực nó phản ánh công ty ngày càng chăm lo tới đời sống vật chất của người lao động. Vì vậy, chỉ tiêu này cần được phát huy hơn nữa 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, theo hình thức này công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán còn các đội không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán đội. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 9 người : 1 kế toán trưởng và 8 kế toán viên phụ trách từng phần hành kế toán. Bộ máy được tổ chức như sơ đồ 16 Sơ đồ 16 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tiền mặt, tiền gửi tiền vay Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán tiền lương, BHXH Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán đội -Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính của công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo cả về công tác tổ chức, chuyên môn và các hoạt động của phòng. Kế toán trưởng là người trợ thủ đắc lực cho giám đốc. Tất cả các sổ sách và chứng từ đều phải có sự kiểm tra, phê duyệt của kế toán trưởng. -Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng. Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để ghi vào sổ nhật kí chung, cuối kì căn cứ vào sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái. Đồng thời kế toán tổng hợp còn phải lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. -Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt , tiền gửi của toàn đơn vị, theo dõi các khoản tiền vay (vay ngân hàng, vay cá nhân, vay các tổ chức…), tiền lãi vay. Cung cấp cho kế toán tổng hợp biết về số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay tại các công trình theo các thời điểm. -Kế toán thanh toán tiền lương và BHXH: theo dõi các khoản công nợ phải trả công nhân viên trong công ty, tính lương cho người lao động, tính các khoản trích theo lương, theo dõi thanh toán các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên phòng VT- TB mua NVL, CCDC... -Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, tình hình tồn kho nguyên vật liệu…tính toán chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu theo chủng loại đưa vào sử dụng cho các công trình là cơ sở cho việc tính giá thành công trình. Đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. -Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình thi công một công trình từ các kế toán đội để thực hiện định kỳ cuối năm tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình -Kế toán thống kê ở các đội XDCT: ở các đội không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế. Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộ hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh thực tế, lập các bảng kê tại xí nghiệp chuyển cho phòng tài vụ để vào sổ và hạch toán.Theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác tại công trường theo quy định của công ty. Theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lí để báo cáo với phòng kế toán Công ty để tập hợp tính giá thành. Tổ chức hạch toán cho các công trình trực thuộc công ty do phòng kế toán thực hiện. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp tài liệu từ các đội trực thuộc, lập sổ sách kế toán, tính giá thành sản phẩm, xác định lãi, lỗ toàn Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 5.2. Chế độ kế toán hiện hành tại công ty - Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kì kế toán : tháng - Đơn vị tiền tệ được sử dụng : VNĐ - Hình thức sổ kế toán sử dụng: Theo thiết kế sẵn của phần mềm ACER soft, kế toán sử dụng hình thức Nhật kí chung - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) : Nguyên tắc hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ kế toán, chế độ tài khoản được thực hiện theo chế độ quy định hiện hành và căn cứ đặc điểm riêng của Công ty Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ 17 sau: Sơ đồ 17: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long. Bảng tổng hợp chi tiết (N- X-T) NVL Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kì : Quan hệ đối chiếu II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức rất khoa học. Quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạch toán tổng hợp, ghi chép, lập báo cáo được lựa chọn theo hình thức phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quy định chung của Nhà nước. 1- Đặc điểm, phân loại và tính giá NVL tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. 1.1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1.1.1- Đặc điểm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, một lĩnh vực mà sản phẩm là những công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, giá trị công trình lớn… Do vậy, ngay từ ngày mới thành lập, Thành Long đã áp dụng hình thức phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp hiện nay là cơ chế khoán gọn khoản mục phí. Nhưng sau một thời gian, cơ chế khoán gọn khoản mục phí của công ty đã bộc lộ những hạn chế như không kiểm soát chung từ chi phí, không kiểm soát được một số khoản công nợ, ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí sản xuất cũng như hạch toán kế toán chi phí sản xuất. Mặt khác, trong thời gian hoạt động vừa qua Thành Long cũng đã tìm được một số nhà cung cấp vật liệu xây dựng với giá rẻ, chất lượng đảm bảo. Chính vì lí do đó, công ty đã chuyển từ hình thức khoán gọn các khoản mục chi phí chuyển sang hình thức công ty chỉ khoán cho các đội công trình chi phí nhân công và chi phí máy thi công còn công ty sẽ chủ động lo NVL cho các công trình. Việc tìm nguồn mua NVL và đảm bảo cung ứng cho thi công được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị. Các đội thi công chỉ thực hiện thi công đúng thiết kế đồng thời nếu phát sinh một số khoản chi phí vật tư phụ, giá trị thấp, chi phí lặt vặt có thể cho phép các đội tự mua, tự chi và thanh quyết toán với kế toán thanh toán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Vì các công trình hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Trung, xa trụ sở công ty cho nên hầu hết NVL mà công ty mua phục vụ cho công trình đều được cung cấp bởi các công ty VLXD ở các tỉnh. Đối với mỗi công trình, công ty sẽ cử hai hoặc nhiều hơn cán bộ phòng vật tư – thiết bị xuống phụ trách việc cung ứng NVL cho công trình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho công trình. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng tài vụ sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường sẽ thường trực ở công trình chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Chính sự thay đổi này đã làm cho NVL được cung ứng ổn định, chất lượng và giá cả đảm bảo, NVL được mua ở các tỉnh (nơi thi công) nên đẫ giảm được chi phí vận chuyển, giảm được giá thành công trình một cách đáng kể. Nguyên vật liệu của công ty tuy có làm thủ tục nhập kho nhưng vì NVL của ngành XDCB nên khối lượng lớn, khá cồng kềnh có lúc tập kết ở công trình hàng trăm m3 mỗi loại như cát vàng, cát đen, sỏi nên không thể có kho để dự trữ mà hầu hết đều chứa ở các bãi tạm không có điều kiện bảo quản đảm bảo. Chính vì vậy, việc mất mát hao hụt, hư hại NVL là điều không tránh khỏi Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng tuy đa dạng, số lượng lớn nhưng vẫn mang những đặc điểm chung của nguyên vật liệu như : chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm… Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từ 60% - 70%. Vì vậy công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu tương đối phức tạp, khối lượng công việc lớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi công ty phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lí và hạch toán NVL Trong thực tế của công tác quản lí và hạch toán ở công ty, công ty sử dụng cách phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở công ty được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Nguyên vật liệu chính tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long bao gồm: xi măng, sắt thép, gạch, cát vàng, cát đen, nhựa đường… Vật liệu phụ (NVLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lí. Vật liệu phụ mà công ty sử dụng như : vôi, ve, sơn, cồn… Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng. Nhiên liệu trong công ty sử dụng chủ yếu là các loại dầu phục vụ cho máy thi công hoạt động như xăng, dầu, dầu diezen._. cung cấp đã bán hết hàng nên không cung cấp đủ, chậm trễ do vận chuyển… tuy nhiên số lượng hao hụt không nhiều và ảnh hưởng nhỏ tới tiến độ thi công. Nhìn chung quá trình cung cấp nguyên vật liệu đã đảm bảo được kế hoạch đề ra, có một số NVL thu mua không được đúng như kế hoạch đề ra, nhưng không ảnh hưởng tới tiến độ thi công chung của công trình. Để khắc phục tình trạng này, công ty nên đề ra trước kế hoạch cung ứng sau đó đi liên hệ với nhà cung cấp để được cung cấp kịp thời gian và số lượng cũng như chất lượng. 4.2.2. Phân tích quá trình dự trữ, bảo quản Tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong tháng 10/2005 cuả công ty được thể hiện qua bảng 23 như sau: BẢNG 23 BẢNG PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH DỰ TRỮ, BẢO QUẢN Tháng 10 năm 2005 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Chỉ tiêu đơn vị tính Kế hoạch Thực tế Chêch lệch ± % 1. Xi măng HT tấn - Tồn đầu kì tấn 5 5 0 0% - Tồn cuối kì tấn 12 12 0 0% 2. Đá dăm m3 - Tồn đầu kì m3 31 30 - 1 - 3,23% - Tồn cuối kì m3 50.5 50 - 0.5 - 0,99% ... Nhìn vào bảng số liệu tính toán về tình hình dự trữ NVL của công ty, nhìn chung quá trình dự trữ NVL trong tháng 10 rất đảm bảo, ít hao hụt so với kế hoạch tuy nhiên trên thực tế do đặc thù ngành XDCB là ít dự trữ lâu dài vì hệ thống kho bãi của công ty hầu hết là tạm bợ, không kiên cố nên một số NVL như ximăng tuy chênh lệch so với kế hoạch không nhiều nhưng chất lượng ximăng không đảm bảo thường bị vón cục, khả năng kết dính không cao…Còn đối với các NVL như: đá dăm, cát vàng, cát đen tuy làm thủ tục nhập kho nhưng không có kho chứa những NVL cồng kềnh như vậy nên việc chênh lệch so với kế hoạch là không tránh khỏi 4.2.3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Tình hình sử dụng NVL trong tháng 10/2005 của công ty được thể hiện qua bảng 24 như sau: BẢNG 24 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NVL Tháng 10 năm 2005 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu kì + Nhập trong kì Thực tế sử dụng Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất 1. Ximăng HT m3 41 29 141,38% 2. Đá dăm m3 100 50 200% 3. Cát đen m3 5 5 100% ……………….. Qua số liệu tính toán trên ta thấy trong tháng 10, NVL do công ty cung cấp đã đáp ứng được kịp thời cho công trình đang thi công. Đây là một thành tích đáng khích lệ của công ty. Chính yếu tố cung ứng đầy đủ cũng là một lý do làm cho các công trình do Thành Long bàn giao luôn kịp tiến độ với chất lượng tốt CHƯƠNG III- PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I - Nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm về tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. Là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa dài lại hoạt động trong một lĩnh vực có sự góp mặt của khá nhiều các đối thủ cạnh tranh lớn và có nhiều năm kinh nghiệm nên Thành Long luôn đứng trước những thử thách và khó khăn để tự khẳng định mình trên thị trường. Hiểu được khó khăn đó nên toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty luôn cố gắng nỗ lực hết mình. Và thực sự Thành Long đã đạt được những thành công ban đầu rất đáng khích lệ, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, thời gian thi công dài và phức tạp. Sản phẩm hoàn thành với sự tham gia của nhiều loại NVL có giá trị lớn, chịu sự hư hại lớn. Chính vì vậy nên phần hành kế toán nguyên vật liệu là một phần công việc quan trọng cần được quan tâm tại công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty và trực tiếp tiếp cận và tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy ở phần hành kế toán này đã thể hiện những ưu điểm lớn, góp phần vào việc đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động quản lí công ty đồng thời vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. 1.Ưu điểm 1.1.Về chứng từ Để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống các chứng từ được lập chính xác, đầy đủ các thông tin về các nội dung kinh tế phát sinh. Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ, quá trình lập chính xác góp phần rất lớn cho việc truyền đạt thông tin đồng thời để dễ dàng cho việc kiểm tra giám sát 1.2. Vệ hệ thống sổ sách Sổ sách của công ty được thiết kế bởi phần mềm kế toán acer soft, công ty ghi sổ theo hình thức nhật kí chung- đây là một ưu điểm của công ty bởi công ty đã sớm sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán hơn nữa công ty còn sử dụng hình thức nhật ký chung, theo hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, các nghiệp vụ được ghi chép cập nhật thường xuyên hàng ngày 1.3. Hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty áp dụng theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi như thông tư 10TC/CĐKT ngày 20/03/1997, thông tư 100/1998/TC-BTC ngày 15/07/1998, quyết định 1864/1998/QĐ - BTC … Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng và 2 loại tài khoản ngoài bảng. Trong phần hành này, Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ tài chính rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra và giám sát. 1.4. Về quản lý và sử dụng NVL - Về quá trình quản lý: Vì đặc thù ngành nghề của công ty là tham gia thi công những công trình giao thông, phải thi công ở ngoài trời, kho bãi dựng không kiên cố nhưng hầu như không bị hao tổn mất mát lớn nào do ý thức con người, phần nhiều là do ảnh hưởng và sự xâm hại của thời tiết nắng, gió, mưa… -Về quá trình sử dụng NVL: Việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý khá chặt chẽ. Theo dự toán ban đầu và tiến độ thi công công trình, kế toán đội và công ty, phòng vật tư, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, đội trưởng đội thi công sẽ quản lý xuất NVL. NVL khi xuất dùng sẽ sử dụng đúng mục đích và yêu cầu kỹ thuật tạo sản phẩm đạt chất lượng 1.5. Về công tác thu mua NVL Công tác thu mua NVL được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị, giám sát bởi phòng kĩ thuật – KCS, các kỹ sư xây dựng, đội trưởng công trình …đã bước đầu tỏ ra có nhiều ưu điểm. Nhờ áp dụng phương pháp này hạn chế được tối đa những nhược điểm của phương thức khoán NVL cho các đội thi công như : quản lý đựơc tiền tạm ứng, vay thi công, kiểm soát chặt chẽ chứng từ kế toán, kiểm soát được chi phí NVL phát sinh, chất lượng và giá cả NVL được đảm bảo… 1.6. Chính sách khoán Căn cứ vào tình hình thực tế tại công ty, qua thời gian nghiên cứu thử nghiệm mô hình khoán gọn khoản mục chi phí, Công ty đã lựa chọn cho mình mô hình phù hợp nhất đó là: công ty chỉ giao khoán gọn các khoản chi phí nhân công và chi phí máy thi công cho các đội, còn công ty sẽ đảm nhiệm cung cấp vật tư cho công trình. Phương án này có nhiều ưu điểm trong quá trình thực hiện. Nhờ có phướng án này mà chi phí NVL giảm đi đáng kể góp phần giảm giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho công ty. Mặt khác, NVL của công ty được quản lý về chất lượng và số lượng một cách chặt chẽ, góp phần nâng cao chất lượng công trình thi công. 1.7. Về hạch toán NVL - Hạch toán chi tiết NVL: công ty sử dụng phương pháp thẻ song song- đây là phương pháp hạch toán khá phù hợp với công ty vì lĩnh vực hoạt động của công ty là xây dựng các công trình giao thông và thủy lợi nên danh điểm NVL không quá nhiều hơn nữa địa bàn hoạt động của công ty chưa rộng…Chính vì vậy, nên công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: Công ty sử dụng tính giá xuất kho theo giá thực tế đích danh nên công tác tính giá NVL của công ty được kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL 2. Nhược điểm Công ty tuy đạt được những thành công như đã nêu nhưng vẫn còn những hạn chế cần khắc phục như sau: 2.1. Về hệ thống chứng từ Chứng từ vê phần hành NVL khá nhiều nhưng tốc dộ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ lưu chuyển chậm là do nhiều nguyên nhân. Trước hết là do trình độ kế toán trong công ty chưa có sự đồng đều. Khi có nghiệp vụ phát sinh tại các đội thi công, các công trường, nhân viên kế toán của các đội, các công trường có thể do trình độ còn hạn chế sẽ phản ánh vào các chứng từ, bảng kê tổng hợp không đầy đủ và thiếu chính xác dẫn đến việc hạch toán tại phòng tài vụ lại phải xem xét, đối chiếu Hai là do quan niệm của kế toán viên về vấn đề đưa chứng từ vào lưu chuyển còn xem nhẹ nên chứng từ thường được tập trung vào một tập để làm một lúc. Ba là do địa bàn hoạt động của công ty chủ yếu tập trung ở khu vực miền Trung, cách khá xa trụ sở làm việc và giao dịch của công ty cho nên để có được chứng từ gốc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các công trường thì phải đợi khá lâu có khi tới 2-3 tháng Chính những lí do trên đã làm cho chứng từ lưu chuyển chậm và cũng vì đó làm cho khối lượng công việc của phòng kế toán nhiều và luôn bận rộn nhất là vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hay khi công trình sắp bàn giao. Ngoài ra còn một số tồn tại nữa là do có khá nhiều nghiệp vụ phát sinh liền trong một thời gian nên đôi khi nội dung của một số loại chứng từ như: phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, giấy đề nghị tạm ứng… chưa được điền đủ thông tin như ngày tháng chứng từ, định khoản… 2.2. Về hình thức sổ sách kế toán Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung, ở đơn vị lại thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp nhưng công ty không sử dụng sổ nhật kí đặc biệt. Tồn tại này làm giảm hiệu quả công tác kế toán tại Công ty. 2.3. Về tài khoản sử dụng Lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là xây dựng cơ bản cho nên công ty sử dụng khá nhiều loại nguyên vật liệu chính cùng loại nhưng tên gọi khác nhau như : Ximăng Hoàng Thạch và ximăng Nghi Sơn; thép có d< 10 và thép có d< 18; sỏi 1*2 và sỏi 2*4… phục vụ thi công các công trình. Bộ phận kế toán công ty mới dừng lại ở chi tiết tài khoản cấp 2 mà chưa cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu chính vì vậy sẽ rất khó quản lí và kiểm tra. 2.4.Về quản lý, sử dụng NVL - Ở khâu xây dựng định mức và lập kế hoạch thu mua NVL: Công tác xác định định mức nguyên vật liệu đã được công ty chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất cho mỗi công trình. Tuy nhiên, việc xây dựng kế hoạch này còn chậm trễ, không nhiều và có lúc còn chưa sát với tình hình thực tế gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. - Ở khâu bảo quản: Với đặc thù văn phòng công ty ở trên địa bàn Hà Nội cách khá xa với các công trình mà công ty đảm nhiệm (phần nhiều ở khu vực miền Trung) nên kho chứa NVL được đặt trực tiếp tại các công trình cho nên đó là những kho không kiên cố dẫn đến hiện tượng NVL rất dễ bị hư hại do khí hậu, thời tiết - Ở khâu sử dụng NVL: NVL của công ty tuy được quản lý khá chặt chẽ về việc xuất dùng nhưng do công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao cụ thể nên đôi khi NVL bị sử dụng lãng phí mà không đem lại kết quả cao. - Ở khâu dự trữ: như đã nêu ở trên, do hệ thống kho tàng bảo quản chủ yếu là những kho tự tạo nên không đáp ứng nhu cầu dự trữ trong thời gian dài. Chính vì lẽ đó công ty chỉ dừng lại ở việc dự trữ thời gian ngắn do vậy không đảm bảo được mức dự trữ đầy đủ nên đôi khi làm gián đoạn tiến độ thi công của cả công trình. 2.5. Về công tác thu mua NVL của công ty hầu hết là do phòng vật tư – thiết bị cung cấp nên dù có cố gắng trong thủ tục nhưng nói chung thời gian cung ứng vẫn không được đảm bảo đôi khi làm gián đoạn thi công công trình do một vài lý do như: chưa nhận được các khoản tiền tạm ứng, nhà cung cấp hết hàng… 2.6. Về chính sách khoán Chính sách khoán theo từng loại chi phí của công ty, tuy có nhiều ưu điểm nhưng vẫn bộc lộ những yếu kém như: vì NVL do công ty cung cấp nên các đội thi công không có ý thức tiết kiệm, gây lãng phí trong quá trình sử dụng, NVL cung ứng không kịp về thời gian tiến độ…. 2.7 Về hạch toán NVL - Thủ tục nhập – xuất NVL : Công ty không sử dụng phiếu “phiếu xuất kho theo hạn mức” đối với những NVL đã xây dựng được định mức hao phí. Ngoải ra, đối với trường hợp nhập dùng thẳng tại công trình không qua kho, công ty vẫn làm thủ tục nhập - xuất thông qua kho. - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: công ty sử dụng giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) để tính giá xuất kho. Phương pháp này có nhiều ưu điểm song như đã trình bày thì hệ thống kho ở các công trình của công ty không đảm bảo, khi có quá nhiều NVL nhập trong một thời gian thì sẽ không có chỗ bảo quản, cất trữ. Vì vậy, mà rất khó cho quá trình theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng và giá cả. Chính điều này gây rất nhiều khó khăn cho thủ kho và nhân viên kế toán công ty. - Ở phần hạch toán NVL thiếu trong kiểm kê công ty vẫn hạch toán phần NVL thiếu hụt trong định mức cho phép vào quản lý doanh nghiệp (TK642). Đây là điều cần phải được sửa đổi lại vì theo chế độ kế toán mới thì công ty phải hạch toán như sau: + Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 1381 Có TK 152 + Người chịu trách nhiệm phải bồi thường: Nợ TK 111, 334, … Có TK 1381 + Giá trị vật liệu thiếu hụt sau khi trừ đi khoản phải bồi thường: Nợ TK 632 Có TK 1381 II- NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long, được tiếp cận với các hoạt động thực tế tại công ty, em nhận thấy chi phí nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty. Việc giảm chi phí nguyên vật liệu cũng đồng nghĩa với tăng lợi nhuận cho công ty. Chính vì lẽ đó, em đã trọn đề tài nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long. Trong bài viết này em hi vọng bằng những kiến thức đã được học của mình kết hợp với quan sát tình hình thực tế tại công ty có thể đưa ra một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của công ty 1- Ý kiến đề xuất đối với công ty 1.1. Về tài khoản sử dụng. Để quản lí theo dõi nguyên vật liệu, phòng kế toán nên mở tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu chính để cho dễ quản lí và kiểm tra khi cần thiết. Ví dụ với nguyên vật liệu là xi măng, công ty sử dụng TK 1521 nhưng để quản lý rõ ràng hơn có các loại xi măng khác nhau ta có thể tạo nên các kí hiệu cho dễ quản lý như : xi măng Hoàng Thạch có kí hiệu 1521X.01; xi măng Nghi Sơn kí hiệu 1521X.02… 1.2. Về hình thức sổ sách kế toán Với hình thức “Nhật ký chung”, các nghiệp vụ mua NVL và thanh toán diễn ra nhiều, Công ty nên sử dụng thêm hai mẫu nhật ký đặc biệt sau nhằm giảm khối lượng công việc kế toán do ghi chép nhiều SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm…. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (ghi Có) Số Ngày tháng Hàng hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệu Số tiền A B C D 1 2 E 3 4 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK… Ghi Nợ các TK Số Ngày tháng 152 133 331 … TK khác Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 5 6 E Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 1.3. Về quản lý, sử dụng - Ở khâu xây dựng định mức: để cho việc xây dựng định mức sát với thực tế nhằm tăng hiệu quả sử dụng NVL hay tăng hiệu quả sử dụng VLĐ, công ty cần phải xác định lượng nguyên vật liệu trực tiếp bởi các kĩ sư và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật căn cứ trên cơ sở quy mô của công trình và các yêu cầu kĩ thuật khác của công trình. Ngoài ra, cuối kì, công ty nên đánh giá kết quả thực hiện chi phí định mức bằng cách so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí để xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch ( nếu có) và xác định các biện pháp cụ thể để khắc phục các nguyên nhân làm tăng chi phí so với định mức. - Ở khâu thu mua: Việc tổ chức thu mua NVL được làm chủ yếu bởi các nhân viên phòng VT – TB tuy có những thuận lợi song còn nhiều cái tồn tại. Do vậy, để quá trình thu mua NVL được đảm bảo chính xác thì cần có sự giám sát chặt chẽ từ phía công ty như thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp NVL để biết giá NVL mua vào, đồng thời phải thường xuyên tham khảo giá thị trường để tránh sự gian lận từ phía nhân viên cung ứng -Ở khâu sử dụng NVL: Việc xuất kho NVL đưa vào sử dụng cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Muốn vậy, Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng công trình, từng loại công việc một cách hợp lý. Đồng thời tổ chức thực hiện theo định mức một cách chặt chẽ, sử dụng hợp lý, triệt để tiết kiệm tuân theo các định mức đã đề ra. Quản lý NVL đưa vào sử dụng là một yêu cầu quan trọng trong quản lý NVL. Giám sát công trình, đội trưởng sử dụng NVL có trách nhiệm quản lý NVL đưa vào sử dụng thông qua việc giám sát và nghiệm thu kết quả vào cuối ngày lao động. Việc quản lý sử dụng NVL là công tác nhằm đảm bảo NVL sử dụng đúng mục đích, đúng yêu cầu không xảy ra tình trạng gây hư hỏng phải sửa chữa lại gây thiệt hại lớn không chỉ về NVL mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình. Công tác quản lý này cũng nhằm đảm bảo không mất mát hư hại trong quá trình sử dụng. 1.4. Công tác hạch toán NVL - Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Như đã trình bày, phương pháp tính giá xuất kho NVL của công ty không phù hợp với đặc thù của công ty cho nên theo ý kiến của bản thân em, công ty nên sử dụng phương pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền trong việc tính giá thực tế của NVL xuất kho. Bởi vì, phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá ttế của NVL xuất kho = Giá bq của 1 đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho - Về thủ tục nhập xuất NVL: + Đối với việc nhập NVL dùng thẳng tại công trình thì công ty nên đưa quy định bổ sung thủ tục giao nhận vật tư nói chung, NVL nói riêng . Dưới đây là mẫu “ Biên bản giao nhận vật tư” BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ Ngày… tháng…năm Thành phần + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên cung ứng + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên mua Tiến hành bàn giao số lượng nguyên vật liệu như sau stt Tên, chủng loại đơn vị tính Số lượng Thành tiền Ghi chú ………… Tổng cộng đại diện bên cung ứng đại diện bên nhận (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) + Đối với nghiệp vụ xuất từ kho công trình mà công ty đã xây dựng được hệ thống định mức thì công ty nên phản ánh nên nghiệp vụ qua “ Phiếu xuất kho theo hạn mức” PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC Ngày… tháng… năm Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất kho tại:…. Mã số Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Hạn mức duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày … Cộng …….. ….. … ….. …. … ….. …. …….. …… Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (ký , ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 1.5 Về chính sách khoán Công ty đã từng sử dụng hình thức khoán gọn theo các khoản mục phí nhưng sau khi xem xét hiệu quả của chính sách thì công ty đã sửa đổi sang hình thức chỉ khoán gọn một số khoản chi phí, còn lại thì công ty sẽ tự lo thay vì các đội xây dựng trong đó có khoản mục chi phí NVL. Đây là một ưu điểm của công ty, tuy nhiên nó vẫn bộc lộ những yếu kém cần khắc phục như thời gian cung ứng chậm ảnh hưởng trực tiếp tới các đội thi công. Vì vậy, công ty cần có chính sách vừa khoán cho các đội đồng thời công ty cũng trực tiếp lo cung ứng NVL. Như vậy, NVL sẽ được cung cấp bởi 2 nguồn nên sẽ không xảy ra tình trạng cung ứng chậm cho thi công. Để khoán cho các đội thi công thì giám đốc phụ trách kỹ thuật, phòng vật tư - thiết bị kết hợp với phòng kỹ thuật cần lập dự toán, kế hoạch thu mua cho từng công trình cụ thể, sau đó công ty và các đội thi công cần phải ký hợp đồng khoán gọn và khi thực hiện xong phải thanh lý hợp đồng khoán gọn làm căn cứ ghi sổ 2-Ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế- tài chính 2.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu: · Về tài khoản 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”: Tài khoản này để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu...được dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Việc này gây khó khăn cho kế toán trong việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. Vì tới cuối kỳ kế toán phải xác định chi phí NVL chính, chi phí NVL phụ trực tiếp phân bổ cho sản phẩm dở dang. Để cho công việc của kế toán được đơn giản , đỡ phức tạp có 2 phương án để hoàn thiện TK 621 như sau : Phương án 1 : Thay đổi nội dung phản ánh của TK 621. Theo đó tài i khoản 621 chỉ phản ánh chi phí NVL chính trực tiếp, còn các khoản chi phíi nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu thì phản ánh vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung, cuối kỳ phân bổ cho các đối tượng tính giá có liên quan. Phương án 2 : Mở thêm tài khoản cấp 2 cho TK 621. Theo đó, TK 621 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau : TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp TK 6218: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác 2.2. Thống nhất về phương pháp tính giá trong các loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, so với chuẩn mực kế toán ban hành giá thực tế NVL mua về trong các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa thật sát vì giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho tại đơn vị hành chính sự nghiệp được tính theo giá ghi trên hoá đơn của người bán. Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng và được ghi sổ như sau: Nợ TK 661, 662, 631,635, 643, 241…. Có TK 111, 112, 331… Để hạch toán NVL trong đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chuẩn mực kế toán cũng như tạo sự thống nhất về phương pháp tính giá NVL nhập kho trong các loại hình doanh nghiệp, theo em thì nên hạch toán chi phí liên quan đến mua NVL vào giá trị vật liệu chứ không nên hạch toán vào các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu. 2.3. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. Theo em việc hạch toán các khoản hàng tồn kho thừa chưa rõ nguyên nhân nên được tiến hành như sau: - Căn cứ vào biên bản về hàng tồn kho thừa, kế toán phản ánh giá trị thừa: Nợ TK 152, 153, 155, 156... Có TK 3381 - Căn cứ vào quyết định xử lí tài sản thừa, kế toán định khoản: Nợ TK 3381: giá trị hàng tồn kho thừa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán 2.4. Về trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá giảm giá các khoản vốn đầu tư trên thị trường chứng khoán, thị trường vốn... hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh... ; doanh nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá giá trị thu hồi của vật tư, tài sản, tiền vốn trong kinh doanh. TK 159 TK 632 Lập dự phòng Hoàn nhập dự phòng Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Việc lập và hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho hiện nay được hạch toán như sau : Việc hạch toán như vậy không thấy được sự bù đắp tổn thất do giảm giá hàng tồn kho thông qua việc sử dụng số dự phòng đã trích lập. Để phản ánh được điều này thì khi xuất dùng nguyên vật liệu đã được lập dự phòng nên hạch toán như sau: Nợ TK 621, 627, 641, 642...: Giá trị thuần có thể thực hiện được Nợ TK 159: Số dự phòng giảm giá đã lập Có TK 152, 153...: Giá gốc của hàng tồn kho KẾT LUẬN Kế toán nguyên vật liệu là một phần hành phức tạp trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long nói riêng. Đó là vì chi phí nguyên vật liệu là một trong ba nhóm chi phí chính cấu thành nên sản phẩm của công ty, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, giống như các doanh nghiệp khác, Thành Long muốn tồn tại và phát triển phải luôn tìm biện pháp để giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho mình. Để thực hiện được mục tiêu đó, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định. Chính vì tầm quan trọng đó của công tác kế toán nguyên vật liệu nên Thành Long phải có kế hoạch sử dụng, dự trữ NVL, tránh mất mát lãng phí góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển VLĐ Thành Long là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa lâu nhưng cũng đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ, đã có chỗ đứng trên thị trường. Có thể nói, công tác kế toán nguyên vật liệu đã đóng góp phần không nhỏ vào thành công này. Và trong tương lai, khi công ty mở rộng địa bàn hoạt động thì công tác kế toán NVL ngày càng phải được quan tâm và chiếm một vị trí quan trọng hơn nữa Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đặc biệt là phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 6 năm 2006 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Xuân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “ Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2004. Giáo trình “ Kế toán doanh nghiệp” trường Học viện Tài Chính – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2003 Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2004 Giáo trình “Kế toán quản trị” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Tài chính. Hà Nội- 2004 Giáo trình “Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Tài chính- 9/2005 Giáo trình “Lý thuyết hạch toán kế toán” – NXB Tài chính. Hà Nội-03/2002 Giáo trình “ Tổ chức công tác kế toán” – NXB Tài chính. Hà Nội- 03./2002 Chuẩn mực kế toán Việt Nam Tạp chí kế toán MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I – LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ BẢN I – Đặc điểm của ngành XDCB và vai trò, nhiệm vụ hạch toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản. 1 – Đặc điểm của ngành XDCB 2 – Vai trò và sự cần thiết của công tác kế toán NVL 3 – Nhiệm vụ của hạch toán NVL 4 – Đặc điểm và vai trò của NVL II – Phân loại và tính giá NVL 1 – Phân loại NVL 2 – Tính giá NVL III – Hạch toán chi tiết NVL trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản 1 – Chứng từ và thủ tục nhập – xuất NVL 2 – Hạch toán chi tiết NVL IV – Hạch toán tổng hợp NVL 1 – Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 2 – Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) 3 – Hạch toán kiểm kê NVL V – Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán NVL 1 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Nhật ký chung” 2 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Nhật ký – sổ cái” 3 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” 4 – Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” VI – Mối quan hệ giữa hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 1 – Vai trò của hạch toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 2 – Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất VII – So sánh giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán hàng tồn kho nói chung và hạch toán NVL nói riêng 1 – So với chuẩn mực KTQT 2 – So với kế toán Pháp 3 – So với kế toán Mỹ CHƯƠNG II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I- TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1. Quá trình hình thành và phát triển. 2. Đặc điểm sản xuất- kinh doanh 3. Tổ chức quản lý, sản xuất tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 4. Tình hình kinh tế tài chính của công ty 5. Đăc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1- ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1.1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1.2- Tính giá nguyên vật liệu tại công ty 2- HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 2.1-Thủ tục, chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 2.2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty 3- HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 3.1-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính thuế GTGT tại công ty 3.2- Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 3.3. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 3.4. Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê 4- HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG 4.1-Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động 4.2- Mối quan hệ giữa hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty CHƯƠNG III- PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÍ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1.Ưu điểm 2. Nhược điểm II- NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1- Ý kiến đề xuất đối với công ty 2-Ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế- tài chính KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ._.