Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dược liệu Trung ương 1

đầu vào của quá trình sản xuất, trong đó đặc biệt phải kể đến là yếu tố nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại, do đó muốn hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra đều đặn, đúng kế hoạch phải thường xuyên đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đủ về số lượng, đúng chất lượng, kịp thời gian. Mặt khác, việc dự trữ hợp lý khối lượng vật liệu cần thiết sẽ hạn chế tình hình ứ đọng, tránh hư hỏng, mất mát, lãng phí vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty Dược liệu TWI là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính, có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng thuốc. Bởi thế, nguyên vật liệu tại công ty khác với những doanh nghiệp khác, đòi hỏi chất lượng tốt từ khâu thu mua đến công tác vệ sinh tốt trong khâu bảo quản, dự trữ. Chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và cơ cấu giá thành. Do đó, chỉ với một thay đổi nhỏ của vật liệu cũng có ảnh hưởng rất lớn tới sự biến động của chi phí. Tổ chức quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ cung cấp những thông tin kịp thời giúp cho các nhà quản lý công ty đưa ra các kế hoạch kinh doanh đúng đắn. Cùng với công tác hạch toán kế toán nói chung, việc tổ chức hạch toán vật liệu có vai trò và vị trí quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế công tác này cũng còn những vấn đề tồn tại đã và đang gây khó khăn cho hệ thống kế toán công ty, đòi hỏi cần phải có giải pháp tháo gỡ. Nhận thức rõ điều này, trong thời gian thực tập tại công tyDược liệu TWI, cùng với các kiến thức lý luận và thực tế, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI” cho bài luận văn tốt nghiệp. Luận văn tốt nghiệp gồm 3 phần chính: Phần I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI. Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về trình độ, luận văn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Kim Ngọc và tập thể đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán công ty Dược liệu TWI đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp. Phần I Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1/ Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật liệu. 1.1 Khái niệm. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1.2 Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu qủa quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu về số lượng, chất lượng, giá trị và thời gian cung cấp. + Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. + Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. + áp dụng đúng các phương pháp và chế độ hạch toán vật liệu, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, đảm bảo tính thống nhất trong công tác hạch toán. + Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. 2. Phân loại và tính giá vật liệu. 2.1 Phân loại vật liệu. Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp gồm nhiều chủng loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau, đòi hỏi cần có sự phân loại thống nhất trong công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp và sử dụng vật liệu. * Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong sản xuất thì vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính cũng có thể là thành phẩm của một quá trình sản xuất khác trong doanh nghiệp đó ( ví dụ thuốc trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc ). - Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ công việc lao động của công nhân. - Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm như củi, than, xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng các loại tài sản cố định như máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, công cụ dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phoi bào, vải vụn... ). - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, các loại vật tư đặc chủng... Theo cách phân loại này, có những trường hợp loại vật liệu nào đó có thể là vật liệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác. Đây là cách phân loại phổ biến nhất hiện nay và từ đó, kế toán sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 phù hợp. * Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được phân thành: vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất, vật liệu từ nguồn khác ( được cấp, nhận vốn góp...). Cách phân loại này còn mang tính tổng quát, chưa cụ thể vào từng loại vật liệu để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, vật liệu còn được phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo các nhu cầu khác nhau. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng như trên, để phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính thì việc lập sổ danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Cần phải qui định thống nhất tên gọi, kí hiệu, mã hiệu, qui cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Ví dụ: TK1521- Vật liệu chính. TK152101- Vật liệu chính nhóm A. TK15210101- Vật liệu chính A1 thuộc nhóm A. 2.2 Tính giá vật liệu. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình sản xuất cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Tính giá vật liệu thực chất là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế, tùy theo doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hoặc không có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Mặt khác, tính giá vật liệu còn phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu: phương pháp KKTX và phương pháp KKĐK. 2.2.1 Tính giá vật liệu nhập kho. * Vật liệu mua ngoài. + - + = Giá thực tế VL Giá mua ghi Thuế nhập Chi phí thu mua Khoản nhập kho trên hoá đơn khẩu (nếu có) thực tế giảm giá Chi phí thu mua gồm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, ... * Vật liệu tự sản xuất. Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. * Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. = + Giá thực tế VL Giá xuất VL Chi phí liên quan (tiền thuê gia nhập kho đem chế biến công, chi phí vận chuyển,bốc dỡ...) * Vật liệu được cấp. + = Giá thực tế VL Giá do đơn vị Chi phí vận chuyển, nhập kho cấp thông báo bốc dỡ * Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần. + = Giá thực tế VL Giá thỏa thuận do Chi phí tiếp nhận nhập kho các bên xác định (nếu có) * Vật liệu được tặng, thưởng. + = Giá thực tế VL Thời giá trên Chi phí liên quan nhập kho thị trường đến việc tiếp nhận * Phế liệu. Giá thực tế phế liệu nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Sự tồn tại song song hai phương pháp xác định thuế GTGT là phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ thuế, tương ứng với hai phương pháp này là hai loại hoá đơn đã làm mất tính thống nhất, giảm tính ưu việt của thuế GTGT trong thực tế, gây khó khăn cho các doanh nghiệp. Chú ý: Khi mua nguyên vật liệu theo hoá đơn bán hàng thông thường hoặc hoá đơn thu mua nông, lâm, thủy sản thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ( kể từ ngày 01/01/2003). Vật liệu mua vào do bị tổn thất thiên tai, hoả hoạn, bị mất do trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức phải bồi thường, khi đó thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ mà tính vào giá trị hàng bị tổn thất phải bồi thường. 2.2.2 Tính giá vật liệu xuất kho. Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán, thủ kho, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn phương pháp cơ bản để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho: thực tế đích danh, giá bình quân, nhập trước- xuất trước (FIFO), nhập sau- xuất trước (LIFO). Khi sử dụng phương pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. * Phương pháp giá thực tế đích danh. Giá trị xuất kho của lô vật liệu nào cũng được xác định theo đơn giá nhập kho của lô đó để tính. Đây là phương pháp lý tưởng nhất bởi nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp trong hạch toán kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của vật liệu xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra. Công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và qua đó kế toán có thể theo dõi thời hạn bảo quản từng lô vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này khó áp dụng, đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỷ mỉ. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu thì không thể áp dụng được phương pháp này mà chỉ nên áp dụng với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. * Phương pháp giá bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kì được tính theo công thức: * = Giá thực tế VL Số lượng VL Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân trong đó, giá đơn vị bình quân có thể được tính theo một trong 3 cách sau: + Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ ( bình quân cuối kì). = Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì cả kì dự trữ Số lượng VL tồn đầu kì + Số lượng VL nhập trong kì + Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. + Giá thực tế VL tồn trước Giá thực tế VL nhập = Giá đơn vị bình quân lần nhập n lần n + sau mỗi lần nhập Số lượng VL trước lần Số lượng VL nhập nhập n lần n + Giá đơn vị bình quân cuối kì trước ( hoặc đầu kì này). = Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn cuối kì trước(đầu kì này) cuối kì trước(đầu kì này) Số lượng VL tồn cuối kì trước (đầu kì này) Cách tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục nhược điểm của giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ ( độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kì). Với phương pháp xác định giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập vừa chính xác, vừa cập nhật nhưng cũng tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp giá bình quân là phương pháp dễ áp dụng nhất trong thực tiễn. * Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả định lô hàng nào nhập trước sẽ được đem xuất dùng trước, xuất hết lô hàng nhập trước mới đến lô hàng nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Ưu điểm của phương pháp này là đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế và gần với phương pháp giá thực tế đích danh, do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho. Giá trị vật liệu tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật liệu được mua về ở những lần mua sau cùng. Đặc biệt khi giá cả thị trường có xu hướng tăng thì doanh nghiệp sẽ có được số lãi nhiều hơn. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng loại vật liệu, hạch toán chi tiết vật liệu tồn có nhiều mức giá. Mặt khác, giá trị của vật liệu xuất dùng có thể đã được mua vào từ cách đó rất lâu nên không phản ánh đúng, kịp thời giá cả thị trường của vật liệu tại thời điểm xuất dùng. * Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO). Giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước ở trên. Ưu điểm của phương pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Đặc biệt, trong khi giá cả thị trường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ làm tăng chi phí nên sẽ giảm được một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong kì. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng có các nhược điểm: bỏ qua việc nhập, xuất vật liệu trong thực tế và chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể tăng cao vì doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. Điều này đã làm mất tính hiệu quả, giảm tối thiểu lượng hàng tồn kho. Ngoài ra, vì giá trị của vật liệu tồn kho được xác định của những vật liệu nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời nên sẽ thấp hơn so với giá trị thực tế và kết quả vốn lưu động của doanh nghiệp cũng được phản ánh thấp hơn so với thực tế, khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận kém hơn so với thực tế. Trên thực tế, khi mà hiện nay giá cả thường có xu hướng tăng nên các doanh nghiệp thường lựa chọn phương pháp nhập sau- xuất trước hơn là phương pháp nhập trước - xuất trước. Bởi nhờ đó, doanh nghiệp sẽ giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Nhưng đối với các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng có tính chuyên biệt ( như thuốc chữa bệnh...) không nên áp dụng phương pháp này. Phương pháp này bị cấm sử dụng ở một số nước như: úc, Hồng Kông, Anh nhưng lại được sử dụng khá phổ biến ở Mĩ. Ngoài giá thực tế, doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động vật liệu trong kì ( phương pháp hệ số giá). Hàng ngày, khi xuất vật liệu được ghi sổ theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá được xác định ngay từ đầu kì, kế toán có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trước để làm giá hạch toán kì này. Cuối kì, kế toán tính hệ số giá vật liệu, điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế của vật liệu xuất dùng theo công thức: = Hệ số giá Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì của VL Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kì = * Giá thực tế VL Giá hạch toán VL Hệ số giá xuất trong kì xuất trong kì của VL Giá hạch toán có ưu điểm là phản ánh kịp thời biến động về giá trị của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Về phương pháp tính toán thì xác định giá thực tế vật liệu theo hệ số giá là một hình thức biến tướng của phương pháp đơn giá bình quân tính một lần vào cuối tháng. 3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Hiện nay, để hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán các doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng một trong ba phương pháp: thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. Tùy theo từng phương pháp nhất định mà công việc tại kho và tại phòng kế toán có sự phân công thích hợp. 3.1 Phương pháp sổ số dư. * Tại kho Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho kiểm tra, ghi chép vào thẻ kho. Định kì, sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho tập hợp chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ gửi lên phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Cuối tháng, thủ kho cộng thẻ kho và phải ghi sổ lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. * Tại phòng kế toán Kế toán mở sổ số dư theo dõi số tồn của từng loại vật liệu kể cả về số lượng lẫn giá trị. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ. Định kì, kế toán vật liệu xuống kho, hướng dẫn và kiểm tra sự ghi chép của thủ kho, nhận các chứng từ, bảng kê, tính tiền và lập bảng lũy kế nhập- xuất- tồn. Cuối tháng, đối chiếu sổ số dư với sổ kế toán tổng hợp và bảng lũy kế nhập- xuất- tồn về giá trị và đối chiếu giữa bảng lũy kế nhập- xuất- tồn với sổ kế toán tổng hợp về số tồn bằng giá trị lẫn số lượng. Sơ đồ1.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế nhập- xuất- tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu -> Ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác và kịp thời. -> Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vật liệu nên khi muốn nắm bắt tình hình nhập, xuất của một loại vật liệu nào đó thì phải trực tiếp xem trên thẻ kho. Nếu có chênh lệch giữa sổ số dư và bảng lũy kế nhập- xuất- tồn thì việc tìm nguyên nhân rất khó khăn, phức tạp. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, khối lượng nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên và doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, hệ thống giá hạch toán. 3.2 Phương pháp thẻ song song. Hàng ngày, thủ kho ghi chép tương tự phương pháp sổ số dư. Cuối tháng, thủ kho cộng thẻ kho để đối chiếu sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu mở sổ kế toán chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng trên sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị. -> Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo sự chính xác giữa kế toán và thủ kho. -> Nhược điểm: Kế toán và thủ kho cùng ghi chép dẫn đến sự trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết. Đối với các doanh nghiệp đa dạng về chủng loại vật liệu thì việc áp dụng phương pháp này không phù hợp. Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. 3.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Công việc tại kho hàng ngày ghi chép tương tự như phương pháp sổ số dư. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này không ghi theo từng chứng từ mà mỗi loại vật liệu chỉ ghi một dòng vào cuối tháng trên cơ sở bảng kê nhập và bảng kê xuất. Cuối tháng, cộng sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu số lượng vật tư với thẻ kho và đối chiếu số tiền với sổ kế toán tổng hợp -> Ưu điểm: đơn giản, dễ thực hiện, giảm bớt sự ghi chép trùng lặp giữa thẻ kho và phòng kế toán. -> Nhược điểm: do công việc được dồn vào cuối tháng đã làm cho việc cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau hạn chế gây ảnh hưởng đến tiến độ của việc lập báo cáo kế toán. 4/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Tùy theo đặc điểm và tình hình nhập- xuất nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà có phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê vào thời điểm cuối kì. Do đó, trong hạch toán tổng hợp vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, tương ứng với 2 phương thức kiểm kê là 2 phương pháp KKTX và KKĐK. Điều này hoàn toàn khác so với kế toán Pháp, chế độ kế toán Pháp qui định trong phạm vi kế toán tài chính, phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp KKĐK còn phương pháp KKTX chỉ áp dụng trong phạm vi kế toán quản trị. Đối với phương pháp KKĐK, trong kì kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kì khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kì theo công thức: + - = Trị giá VL Trị giá VL Trị giá VL Trị giá VL xuất trong kì hiện còn cuối kì nhập trong kì hiện còn cuối kì Các tài khoản hàng tồn kho (TK152) chỉ theo dõi số tồn còn tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu được theo dõi trên tài khoản mua hàng (TK611)- chi tiết TK6111 “Mua nguyên vật liệu”. Hình thức này được áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu có giá trị nhỏ và được xuất dùng, xuất bán thường xuyên. Mặc dù, việc áp dụng phương pháp giúp đơn giản trong công tác tính toán nhưng có độ chính xác không cao. Tuy nhiên, phạm vi bài viết chỉ dừng lại ở việc hạch toán vật liệu theo phương pháp KKTX như sau: Theo phương pháp KKTX, mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. Giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định tại bất kì thời điểm nào trong kì. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu so sánh, đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán, xác định số lượng vật liệu thừa, thiếu, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời. Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng thì sử dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. 4.1 Tài khoản sử dụng. - TK151 “Hàng mua đang đi đường”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về đến doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Trị giá VL đã mua đang đi trên đường. Bên Có: Trị giá VL đã mua về đến doanh nghiệp. Dư Nợ: Trị giá VL đã mua hiện còn đi trên đường. - TK152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất và tồn kho. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: +Trị giá VL nhập ( mua ngoài, tự sản xuất...). +Trị giá VL phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có: +Trị giá VL xuất ( xuất dùng, xuất bán...). +Trị giá VL được giảm giá hay trả lại người bán. +Trị giá VL thiếu khi kiểm kê. Dư Nợ: Trị giá VL tồn kho. Ngoài 2 tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK133, TK111, TK112, TK331... 4.2 Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của vật liệu. * Các trường hợp tăng vật liệu: - Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. - Vật liệu về nhập kho nhưng hoá đơn chưa về. - Vật liệu mua đang đi đường ( hoá đơn về nhưng hàng chưa về). - Nhập vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công. - Nhận góp vốn kinh doanh, vốn cổ phần bằng vật liệu hoặc được cấp vốn lưu động bằng vật liệu. - Vật liệu đi vay, mượn tạm thời. - Vật liệu đi vay sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi từ sản xuất nhập kho. *Các trường hợp giảm vật liệu: - Xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh. - Xuất vật liệu để tự chế hoặc thuê ngoài gia công. - Xuất vật liệu góp vốn tham gia liên doanh. - Xuất vật liệu cho vay mượn tạm thời. - Xuất vật liệu để bán. Dưới đây là sơ đồ hạch toán. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX TK154 Nhập VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá nhập TK3333 TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK3381 TK411 Nhập VL đi vay, mượn tạm thời VL sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập kho VL được cấp, tài trợ nhận góp TK154 TK111,112,331... TK152 VL mua ngoài nhập kho SDĐK:*** TK133 VAT được khấu trừ TK151 VL đi đường kì trước nhập kho TK133 Xuất VL trả lại hoặc được giảm giá VAT khấu trừ TK111,112,331 TK621 Xuất VL chế tạo sản phẩm Xuất VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công TK627,641,642 Xuất VL cho sản xuất chung, bán hàng, quản lý TK128,222 TK1388,1368 TK632 Xuất VL góp vốn liên doanh Xuất VL cho vay mượn tạm thời Xuất VL để bán TK411 Xuất VL trả vốn góp liên doanh TK621,627,154 ( tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Cần phải giải thích rõ hơn như sau: * Trường hợp: nguyên vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Kiểm nghiệm hàng cho nhập kho, tiến hành lập phiếu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán định khoản và ghi vào sổ sách. Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán trước thời hạn tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được tính vào doanh thu hoạt động tài chính: * Nợ TK111,112,331 Tổng số tiền thanh Tỷ lệ chiết Có TK515 toán sớm khấu * Trường hợp: hàng về chưa có hoá đơn. - Kiểm nhận nhập kho và ghi sổ theo giá tạm tính (không phản ánh thuế). - Nếu tháng sau hoá đơn về, kế toán điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế theo một trong ba cách sau: + Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng cách ghi đỏ rồi ghi giá thực tế bình thường. + Cách 2: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính rồi ghi lại theo giá thực tế như bút toán bình thường. + Cách 3: Ghi điều chỉnh số chênh lệch. Giá thực tế > Giá tạm tính : ghi bổ sung số chênh lệch. Giá thực tế < Giá tạm tính : ghi bút toán giảm đỏ số chênh lệch. Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331: Phải trả người bán. * Trường hợp: hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu hoá đơn vào tệp “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng vật liệu về kế toán ghi bình thường, còn nếu cuối tháng vật liệu chưa về kế toán phản ánh vào TK151. Nếu tháng sau hàng về, kế toán ghi: Nợ TK152 : Hàng về nhập kho. Nợ TK621,627,641,642: Xuất cho các bộ phận. Có TK151: Giá không thuế. * Trường hợp: hàng thừa so với hoá đơn. Cách 1: Nhập số thừa và theo dõi trên TK3381 (tài sản thừa chờ giải quyết). Cách 2: Không nhập kho số thừa mà theo dõi trên TK002 ( vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ nhận gia công). * Trường hợp: hàng thiếu so với hoá đơn. Nợ TK152: Hao hụt trong định mức. Nợ TK1388,111,334: Người phạm lỗi phải bồi thường. Nợ TK1381: Nếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK111,112,331: Giá trị vật liệu thiếu. 4.3 Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT. Theo phương pháp này, trong giá mua vật liệu hoặc giá vật liệu trả lại người bán sẽ bao gồm cả thuế GTGT. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX TK331,111,112... TK152 VL mua ngoài nhập kho (tổng giá thanh toán) SDĐK:*** TK151,411,222... VL tăng do các nguyên nhân khác Xuất VL để chế tạo sản phẩm TK621 TK627,641,642 Xuất VL cho nhu cầu khác ở phân xưởng, bán hàng, quản lý ( tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). 4.4 Kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. 4.4.1 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu. Kiểm kê vật liệu là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý vật liệu. Tùy theo đặc thù riêng của từng loại vật liệu mà các doanh nghiệp qui định thời gian kiểm kê hợp lý ( có thể 6 tháng một lần, 3 tháng một lần hoặc có thể kiểm kê bất thường). Kết thúc kiểm kê vật liệu, cần lập biên bản kiểm kê với xác nhận của thủ kho, kế toán và kĩ thuật viên. TK111,334 TK632 TK331,111,112... TK152 Thừa do nhầmlẫn trong tính toán SDĐK:*** TK3381 Thừa chưa rõ nguyên nhân Hao hụt trong định mức TK642 TK1381 Hao hụt ngoài định mức TK711,642 Xử lý số thừa Phần hao hụt cá nhân bồi thường Phần hao hụt được tính vào GVHB Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kiểm kê nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 4.4.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu. TK412 TK152 Đánh giá tăng (giá trị VL> giá ghi sổ) SDĐK:*** Kết chuyển để ghi giảm NVKD ( SCL giảm) Đánh giá giảm (giá trị VL<giá ghi sổ) TK412 TK411 Kết chuyển ghi tăng NVKD (SCL tăng) Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKTX 4.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu. Dự phòng giảm giá vật liệu là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do hàng tồn kho bị giảm giá có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm xác định đúng giá trị thực tế của vật liệu, làm cơ sở để lập và phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin tài chính cho nhà quản lý một cách trung thực để ra quyết định kinh doanh. Căn cứ vào Thông tư 107/2001/TT-BTC được ban hành ngày 31/12/2001 hướng dẫn việc xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; chuẩn mực kế toán hàng tồn kho; Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2003 về việc “ Hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1)”, các qui đị._.nh về trích lập dự phòng như sau: - Nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ kế toán có trị giá trên thị trường thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán và vật liệu đó phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có các chứng từ hợp lý, hợp lệ để xác minh được giá vốn mới được lập dự phòng giảm giá. Trường hợp vật liệu bị giảm giá nhưng sản phẩm, dịch vụ được sản xuất từ chúng không bị giảm giá thì không được lập dự phòng. - Thời điểm lập và hoàn nhập dự phòng: là thời điểm cuối năm trước khi khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. - Kế toán sử dụng TK159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá vật liệu được hoàn nhập. Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá vật liệu được lập. Dư Có : Khoản dự phòng giảm giá vật liệu hiện có. - Phương pháp lập dự phòng : TK632 TK159 Trích lập dự phòng giảm giá VL ( nếu số phải lập cuối kì kế toán năm nay> số đã lập cuối kì kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá VL ( nếu số phải lập cuối kì kế toán năm nay< số đã lập cuối kì kế toán năm trước) Sơ đồ 1.6: Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 4.5 Tổ chức sổ sách kế toán vật liệu theo hình thức NKCT. Theo quy định, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: nhật kí chung, nhật kí sổ cái, chứng từ ghi sổ và nhật kí chứng từ. Để phù hợp với thực trạng sổ kế toán tại công ty Dược liệu TWI, trong nội dung này chỉ đề cập đến tổ chức sổ kế toán theo hình thức NKCT. Sơ đồ1.7: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức NKCT Chứng từ gốc và bảng phân bổ Bảng kê số 3,4,5,6 NKCT số 1,2,4,5,10 Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Báo cáo tài chính Sổ cái TK152,151 Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 5/ Các chỉ tiêu đánh giá hiệu qủa sử dụng vốn lưu động. Để phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động, doanh nghiệp cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau: (1) Sức sản xuất của vốn lưu động. = Sức sản xuất của vốn Tổng doanh thu thuần lưu động Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết: một đồng vốn lưu động đem lại bao nhiêu đồng doanh thu. Chỉ tiêu này càng tăng thì hiệu quả kinh doanh càng cao và ngược lại. Sức sinh lợi của vốn Tổng lợi nhuận thuần lưu động Vốn lưu động bình quân = (2) Sức sinh lợi của vốn lưu động. Chỉ tiêu này cho biết: một đồng vốn lưu động đem lại bao nhiêu đồng lợi nhuần. Sức sinh lợi vốn lưu động tăng lên chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lên và ngược lại. Số vòng quay của vốn lưu động Tổng mức luân chuyển ( hệ số luân chuyển) Vốn lưu động bình quân = (3) Số vòng quay của vốn lưu động. Chỉ tiêu này cho biết: trong kì kinh doanh, vốn lưu động quay được bao nhiêu vòng. Nếu số vòng quay tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động càng cao, hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng lớn và ngược lại. Thời gian 1 vòng quay của Thời gian kì kinh doanh vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động = (4) Thời gian 1 vòng quay của vốn lưu động. Chỉ tiêu này cho biết: để vốn lưu động quay được 1 vòng cần bao nhiêu ngày. Nếu thời gian 1 vòng quay càng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng thấp và ngược lại. Hệ số đảm nhiệm vốn Vốn lưu động bình quân lưu động Tổng mức luân chuyển (5) Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động. = Chỉ tiêu này cho biết: để có 1 đồng luân chuyển cần bao nhiêu đồng vốn lưu động. Trong đó: - Thời gian kì kinh doanh: Nếu theo tháng là 30 ngày, theo quý là 90 ngày, theo năm là 360 ngày. + + = - Tổng mức luân Doanh thu thuần Doanh thu thuần Thu nhập chuyển về tiêu thụ hoạt động tài chính khác - Vốn lưu động bình quân. Vốn lưu động bình Vốn lưu động đầu tháng+ Vốn lưu động cuối tháng quân tháng 2 = Vốn lưu động bình Cộng vốn lưu động bình quân 3 tháng quân quý 3 = Vốn lưu động bình Cộng vốn lưu động bình quân 4 quý quân năm 4 q quân năm = V1/ 2 + V2 + V3+...+ Vn-1 + Vn /2 n-1 = Vbq Nếu trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì có thể xác định vốn lưu động bình quân quý, năm như sau: V1, V2,...Vn là số vốn lưu động hiện có đầu các tháng và n là số thứ tự các tháng. V0 + V1 2 = Vbq Nếu trường hợp không có số liệu các tháng thì có thể tính theo công thức: Từ việc phân tích và so sánh, rút ra những nhận xét, đánh giá về tình hình vốn lưu động của công ty và sự ảnh hưởng của nguyên vật liệu đến hiệu quả sử dụng vốn. Qua đó, đưa ra các biện pháp để quản lý tốt vật liệu trong các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Phần iI Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu twi 1/ giới thiệu chung về công ty dược liệu twI. 1.1 Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và năng lực hoạt động của công ty Dược liệu TWI. 1.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty Dược liệu TWI. Thành lập theo Quyết định số 170/ BYT- QĐ ngày 01/4/1971 đến nay đã trải qua trên 30 năm xây dựng và trưởng thành, công ty Dược liệu TWI đã có nhiều đóng góp cho sự nghiệp phát triển của ngành Dược Việt Nam nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung. Công ty Dược liệu TWI là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu thành phẩm, nguyên liệu, dược liệu, tinh dầu và mỹ phẩm. Mặt hàng sản xuất kinh doanh hầu hết là thuốc chữa bệnh. Hoạt động kinh doanh chủ yếu là hoạt động thương mại, còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ. Cũng như các đơn vị kinh tế quốc doanh, công ty Dược liệu TWI có một quá trình phát triển không ngừng. Ban đầu, công ty chỉ là một quốc doanh thuốc Nam, thuốc Bắc TW trực thuộc Bộ Nội thương, khi đó đơn vị có tên là công ty Dược liệu cấp I. Sau ngày thành lập, ý thức được trách nhiệm trước cuộc kháng chiến chống Mỹ của dân tộc, thế hệ cán bộ, công nhân đầu tiên nhanh chóng ổn định bắt tay vào công việc. Đến khi thống nhất, công ty tiếp tục sự nghiệp của mình và cùng ngành Dược đóng một vai trò quan trọng trong thời bình. Năm 1993, theo Quyết định số 406/BYT- QĐ ngày 22/4/1993, công ty là đơn vị thành viên của Tổng công ty Dược Việt Nam. Từ đó đến nay, công ty lấy tên giao dịch đối ngoại là Central Medical Plant Company No-1((MEDIPLANTEX), trụ sở chính công ty đặt tại 358- Đường Giải Phóng. Trong những ngày đầu, công ty đã hết sức lúng túng trên con đường phát triển, phương pháp kinh doanh cũ không còn phù hợp, mặt hàng dược liệu phải chịu sự cạnh tranh gay gắt của thị trường thuốc nội và thuốc ngoại. Thêm vào đó, vốn hoạt động của công ty cạn kiệt ( hầu hết là vốn vay ngân hàng), cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, bộ máy biên chế cồng kềnh, trình độ chuyên môn kĩ thuật của cán bộ, nhân viên trong công ty rất thấp...Trước thực tế đó, với nhiều giải pháp công ty đã cải tổ bộ máy gọn nhẹ và thay đổi cơ cấu cán bộ, đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn kĩ thuật và tay nghề tăng cao. Mặt khác, công ty đã đầu tư nâng cấp nhà xưởng, kho tàng và cơ sở kiểm tra chất lượng với các thiết bị hiện đại. Nếu như trước đây công ty chỉ có 2 phân xưởng sản xuất :xưởng sản xuất Bạch Mai và xưởng sản xuất Mỹ Đình, nhưng do nhiệm vụ kinh doanh và cơ cấu tổ chức có nhiều thay đổi nên xưởng Bạch Mai chia ra làm 2 phân xưởng: xưởng sản xuất thuốc Đông Dược, xưởng sản xuất thuốc Viên ( đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN). Còn xưởng sản xuất Mỹ Đình được đổi tên thành phân xưởng chiết suất dược liệu bán tổng hợp Hoá dược. Bên cạnh đó, công ty còn phát triển Trung tâm chế biến cung ứng thuốc Nam, Bắc cho các cơ sở trong nước, kết hợp với việc mở phòng khám chữa bệnh bằng y học cổ truyền phương Đông. Ngoài việc đầu tư mở rộng sản xuất, công ty luôn chú trọng mở rộng thị trường kinh doanh, hiện công ty đã hình thành mạng lưới phấn phối trên nhiều tỉnh và khu vực, có quan hệ với 25 nước và nhiều công ty lớn trên thế giới. Đội ngũ cán bộ ,công nhân viên đã trưởng thành với hơn 300 người, trong đó trình độ trên và sau đại học là 28 người, trình độ đại học là 155 người, ngoài ra là trung cấp và sơ cấp. Với những thành tích trên công ty đã được tặng nhiều bằng khen, nhiều cờ thưởng. Những phần thưởng đó đã góp phần khẳng định vị thế của công ty trên thị trường trong nước và thị trường quốc tế, khẳng định tài năng và trí tuệ của tập thể cán bộ, công nhân viên đã cống hiến hơn 30 năm qua. 1.1.2 Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của công ty * Nhiệm vụ: + Hàng năm công ty phải xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu thị trường về mặt hàng tân dược cũng như đông dược + Công ty phải quản lý, sử dụng, duy trì và phát triển vốn theo đúng chế độ hiện hành, phải tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi. + Phải tuân thủ luật pháp về ngành nghề kinh doanh mà đơn vị đã đăng kí, tuân thủ các hợp đồng đã kí kết, kinh doanh phải đặt chữ tín với khách hàng. + Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trường, thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao động. + Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ nhưng rất tiết kiệm để tồn tại và phát triển. * Mục tiêu hoạt động: Để chuẩn bị trước khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và tổ chức thương mại thế giới WTO, mục tiêu công ty đề ra trong thời gian tới là: + Công ty tiếp tục phát triển mạng lưới kinh doanh trong nước và tăng cường xuất khẩu, tăng doanh số kinh doanh năm nay cao hơn năm trước. Đặc biệt chú trọng công tác tiếp cận thị trường và tạo nguồn hàng xuất khẩu. + Đẩy mạnh việc trồng dược liệu phục vụ trong nước và xuất khẩu. + Đẩy mạnh việc sản xuất bào chế thuốc nam bắc, cải tạo nâng cấp dây chuyền thuốc đông dược đạt tiêu chuẩn GMP. + Tăng cường một số thiết bị kiểm nghiệm và phục vụ sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng thuốc trong quá trình bảo quản, lưu thông trong nước và xuất khẩu. + Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý bằng cách đào tạo dài hạn và ngắn hạn đội ngũ cán bộ, nhân viên. + Tăng cường phát triển nguồn tài chính. + Không ngừng mở rộng thị phần trong và ngoài nước. 1.1.3 Các chỉ tiêu kinh tế của một số năm gần đây. Biểu 2.1: Bảng phân tích các chỉ tiêu kinh tế tại công ty Dược liệu TWI STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh 1 2 3 4 5 6 7 Tổng nguồn vốn(1000đ) Doanh thu thuần(1000đ) Lợi nhuận trước thuế(1000đ) Số phải nộp ngân sách(1000đ) Số lao động (người) TNBQ 1 nhân viên (1000đ) Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu 113 693 355 378 546 158 1 000 668 13 135 372 256 1 148 0,26 159 231 276 293 626 656 1 100 701 15 678 175 312 1 290 0,40 140% 78% 110% 119% 122% 112% 154% Trong những năm gần đây, tổng số vốn của công ty không ngừng tăng lên (đạt140%) chứng tỏ khả năng huy động vốn trong công ty tăng. Mặc dù, doanh thu thuần của công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 nhưng tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu lại tăng từ 0,26 đến 0,4 ( đạt 154%) cho thấy khả năng sinh lời tăng, công ty đã đứng vững và phát triển. Năm 2002, tuy số lượng lao động tăng cao nhưng thu nhập bình quân của 1 công nhân viên vẫn tăng từ 1,148 triệu đồng đến 1,290 triệu đồng(112%). Tóm lại, xu hướng phát triển của công ty ngày càng tăng, công ty hoạt động tương đối hiệu quả, lợi nhuận tăng (110%), nộp ngân sách từ chỗ trên 13,135 tỷ đồng đến trên 15,678 tỷ đồng (đạt 119%). 1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty Dược liệu TWI. 1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp tập trung nên Ban giám đốc công ty có thể nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách kịp thời. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Khối sản xuất Phân xưởng Đông dược Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng hoá chất Phòng kiểm nghiệm Phòng xuất khẩu Phòng kinh doanh Ban bảo vệ Phòng kế toán Phòng tổ chức Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty Dược liệu TWI Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ cung cấp. * Giám đốc: điều hành mọi hoạt động chung trong công ty, điều hành trực tiếp đối với phòng xuất khẩu, phòng kế toán và phòng tổ chức hành chính. * Phó giám đốc :Là người giúp việc cho giám đốc. Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức và chỉ huy quá trình sản xuất từ khâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí, điều khiển lao động, tổ chức cấp phát vật tư. Phó giám đốc kinh doanh phụ trách từ việc hiệp tác sản xuất, liên doanh, liên kết trong nước và ngoài nước đến công tác mua vật tư, tổ chức tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kế hoạch kinh doanh - nhập khẩu (phó giám đốc kinh doanh làm trưởng phòng): xây dựng kế hoạch vật tư, sản xuất, lưu thông phân phối, trồng dược liệu. Thực hiện công tác nhập khẩu, bán hàng nội địa dựa trên kế hoạch công ty. * Phòng kế toán- tài vụ: Tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty, hạch toán cụ thể từng loại mặt hàng, từng loại sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc về các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để phục vụ sản xuất kinh doanh. Toàn bộ hoạt động kế toán- tài vụ được giao cho kế toán trưởng có vị trí như một phó giám đốc. * Phòng xuất khẩu: khai thác hàng xuất khẩu trong và ngoài nước, nghiên cứu, đề xuất và tiếp cận với khách hàng nước ngoài để kí kết hợp đồng xuất khẩu. * Phòng tổ chức hành chính: quản lý, chỉ đạo thực hiện các mặt tổ chức cán bộ, lao động, chế độ tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế... * Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm và nghiên cứu: kiểm tra, giám sát, kiểm nghiệm đối với tất cả các mặt hàng đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn dược điển Việt Nam qui định, xin phép các mặt hàng hết hạn xin phép lại. * Khối sản xuất: gồm 3 phân xưởng ( xưởng thuốc Viên, xưởng Đông dược và xưởng Hoá dược), sản xuất các mặt hàng do phòng kế hoạch giao,trực tiếp phối hợp với phòng kĩ thuật kiểm nghiệm, với tổ nghiên cứu sản phẩm. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất - qui trình công nghệ. Hiện nay công ty Dược liệu TWI có 3 phân xưởng sản xuất riêng biệt sau: + Phân xưởng sản xuất thuốc Đông dược: nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng thuốc đông dược: rượu thuốc, chế biến bán lẻ thang thuốc bắc... + Phân xưởng chiết xuất Dược liệu bán tổng hợp Hoá dược (Mỹ Đình): có nhiệm vụ sản xuất Artemisinin, Artesunat, Dep và các mặt hàng thuốc chống sốt rét + Phân xưởng sản xuất thuốc Viên: chuyên sản xuất các loại thuốc chữa bệnh, kháng sinh, cảm sốt, thuốc bổ như Tetraxyclin, Prednisolon, Vitamin B6... Trong 3 phân xưởng sản xuất, phân xưởng thuốc Viên có sản lượng sản xuất lớn nhất vì xưởng Đông dược và Hoá dược công việc sản xuất chưa đều, sản lượng nhỏ. Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên là qui trình sản xuất điển hình, rõ ràng ở từng công đoạn. Vì thế, việc đi sâu nghiên cứu tìm hiểu qui trình công nghệ ở phân xưởng này là cần thiết. Các giai đoạn sản xuất: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất : ở giai đoạn này, tổ trưởng tổ pha chế sẽ căn cứ vào lệnh sản xuất ( có ghi rõ số lô, số lượng thành phẩm và các thành phần như : nguyên liệu chính, tá dược và qui cách đóng gói, khối lượng trung bình viên...) để từ đó tiến hành chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như : phiếu lĩnh vật tư, các loại vật tư phải được cân, đong, đo, đếm thật chính xác với sự giám sát của kĩ thuật viên. + Giai đoạn sản xuất : Bắt đầu sản xuất, tổ trưởng tổ sản xuất và kỹ thuật viên trực tiếp giám sát công việc pha chế mà công nhân thực hiện, cần thiết có thể chia thành mẻ nhỏ, sau cùng trộn đều theo lô. Khi pha chế xong, kỹ thuật viên phải kiểm nghiệm bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành qui định thì công việc tiếp theo là giao nhận bán thành phẩm cốm từ tổ pha chế giao cho tổ dập viên và ép vỉ (nếu có). Qua khâu dập viên, ép vỉ lại chuyển tiếp sang tổ đóng gói. + Giai đoạn kiểm nghiệm và nhập kho thành phẩm (giai đoạn cuối cùng): Khi thành viên, thành vỉ thuốc thì sẽ được chuyển về tổ đóng gói. Tổ kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm, khi thành phẩm đạt tiêu chuẩn tiến hành đóng gói cùng với phiếu kiểm nghiệm chuyển lên kho và tiến hành nhập kho. Từ các giai đoạn sản xuất trên cho thấy, quy trình sản xuất thuốc Viên là quy trình sản xuất giản đơn và chế biến kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, thuộc loại hình khối lượng lớn ( theo từng lô) trên dây chuyền sản xuất. Cụ thể sau đây là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại xưởng Viên: Nguyên vật liệu Xay,rây Pha chế Sấy khô Kiểm nghiệm bán thành phẩm Dập viên ép vỉ Kiểm nghiệm thành phẩm Đóng gói thành phẩm Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Để xác định kết qủa của quy trình công nghệ cần tiến hành kiểm kê những hộp, những kiện thành phẩm. Nếu quy trình công nghệ vừa tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng tốt thì chứng tỏ công tác tổ chức sản xuất ở quy trình công nghệ đó tốt và ngược lại. 1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Dược liệu TWI 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Dược liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung với 17 nhân viên kế toán có trình độ, nghiệp vụ đồng đều được phân thành các nhóm, các tổ, được bố trí phù hợp với các khâu công việc, với nhiệm vụ của từng phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị. Công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên được sử dụng riêng một máy vi tính đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng (trưởng phòng) Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán phân xưởng và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương, BHXH và KHTSCĐ. Kế toán các kho hàng, cửa hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ Kế toán NVLvà cung cấp CCDC Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược liệu TWI Từ sơ đồ bộ máy kế toán, có thể chia bộ máy kế toán của công ty Dược liệu TWI ( ngoài kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ ) thành 5 phần hành kế toán cơ bản. Tuy nhiên, mỗi phần hành không phải chỉ do một số nhân viên nhất định đảm nhiệm mà một nhân viên có thể tham gia vào nhiều phần hành. - Kế toán trưởng (trưởng phòng) phụ trách công việc chung của cả phòng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có vị trí như một phó giám đốc. - Kế toán tổng hợp (phó phòng): tiến hành tổng hợp số liệu từ các bảng kê, nhật kí, sổ cái và hàng tháng, hàng quý, hàng năm lên các bảng biểu quyết toán. - Tổ kế toán nguyên vật liệu và cung cấp công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sự biến động giá cả vật liệu trên thị trường. Do nhiệm vụ của công ty chủ yếu là buôn bán vì thế nguyên vật liệu khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất nên tùy vào từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào NKCT, sổ cái . - Tổ kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và khấu hao tài sản cố định: lập bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương và lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng. - Tổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: tập hợp hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí sản xuất phát sinh trong kì, tính giá thành từng sản phẩm. - Tổ kế toán thành phẩm và tiêu thụ: theo dõi tình hình tiêu thụ chi tiết từng loại thành phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh. - Tổ kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : theo dõi tình hình thu, chi, tình hình thanh toán, tình hình trả nợ vay ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. - Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thu, chi. Ngoài ra, thủ quỹ phải đi ngân hàng nộp và rút tiền. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại công ty, còn ở các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và thực hiện chế độ báo sổ. 1.3.2 Vận dụng chế độ kế toán tại công ty Dược liệu TWI. Niên độ kế toán công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Hiện nay, sang năm 2003 công ty bắt đầu áp dụng chế độ hạch toán mới theo Thông tư 89/2002/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán. * Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Công ty thực hiện việc lập một số loại chứng từ theo mẫu riêng( do công ty tự in và xin phép Tổng cục Thuế- in theo nhà in Tổng cục Thuế chỉ định ). Việc xác định số lượng chứng từ công ty phải sử dụng đều dựa trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc do Nhà nước quy định. * Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp (ban hành theo Quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính- đã sửa đổi bổ sung và Quyết định 167/TC/CĐKT ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính đã sửa đổi bổ sung, công ty đã lựa chọn,xây dựng hệ thống tài khoản thích hợp (chi tiết theo tài khoản cấp 3). Năm 2003, công ty lại tiếp tục sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản theo Thông tư 89/2002/TT- BTC như đã trình bày ở trên ( bắt đầu từ ngày 1/1/2003 ). * Vận dụng hệ thống sổ kế toán. Công ty Dược liệu TWI là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nhu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký- Chứng từ ( NK-CT). Những sổ kế toán chủ yếu được sử dụng trong hình thức NK-CT bao gồm: NK- CT (số 1,2,4,5,8,9,10 ); Bảng kê (số 1,2,4,5,11); Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Vì loại sổ này có kết cấu phức tạp, công ty lại áp dụng kế toán máy nên không phù hợp. Do đó, công ty đã mở sổ về nguyên tắc vẫn là NKCT nhưng mang kết cấu gần giống với Nhật kí chung và chi tiết theo từng tài khoản(trừ NKCT số 5). * Báo cáo kế toán. Kết thúc niên độ kế toán (từ 1/1 đến 31/12) , công ty lập các báo cáo quyết toán sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Hiện tại, công ty chưa lập các báo cáo quản trị kèm theo. 2/ tình hình nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. 2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu. Thuốc là mặt hàng đặc biệt, liên quan đến sức khỏe và sinh mạng con người nên nguyên vật liệu phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn về chất lượng. Mặt khác, công ty Dược liệu TWI có quy mô kinh doanh lớn với 3 phân xưởng sản xuất, nhiều kho hàng, cửa hàng, nhiều sản phẩm... do đó, nguyên vật liệu được sử dụng cũng rất đa dạng. Các nguyên vật liệu có tính chất khác nhau, loại có độc tính, loại hoá chất dễ cháy... đòi hỏi công ty phải có hệ thống kho bãi đảm bảo tiêu chuẩn trong quản lý. Nguyên vật liệu tại công ty được cung cấp qua 2 nguồn chính (trong nước và nhập khẩu). Việc thu mua do phòng kế hoạch- kinh doanh nhập khẩu đảm nhiệm dựa trên các tiêu chí như: lượng hàng bán ra của năm trước, khả năng sản xuất, lượng vật liệu tồn kho, phòng lập hai nhóm thu mua vật liệu: nhóm kế hoạch (chuyên thu mua vật liệu trong nước) và nhóm nhập khẩu (chuyên nhập vật liệu từ nước ngoài). Ngoài ra, công ty luôn có một đội ngũ cán bộ toả đi các địa phương vận động, hướng dẫn gieo trồng một số loại dược liệu và xây dựng một số trại dược liệu tập trung. Nhà xưởng và những khu vực khác sử dụng cho mục đích bảo quản phải bảo đảm cho các nguyên vật liệu khỏi bụi, mùi, động vật, côn trùng và điều kiện khắc nghiệt của nhiệt độ, độ ẩm và cần đạt các tiêu chuẩn tối thiểu đã định. + Nguyên vật liệu phải được quản lý và phân phối theo GMP. + Nguyên vật liệu được bảo quản ngăn ngừa tạp nhiễm và nhiễm chéo. + Các nguyên vật liệu được đóng gói, hộp phải được bảo quản cách sàn, cần có khoảng không phù hợp cho phép làm vệ sinh và kiểm tra. + Các nguyên vật liệu có thể quay vòng theo nguyên tắc Vào trước/Ra trước + Các nguyên vật liệu nhất định chứa trong các bao bì phù hợp có thể bảo quản ngoài trời với điều kiện các nhãn nhận dạng vẫn giữ rõ ràng, dễ đọc và bao bì phải được làm vệ sinh thích hợp trước khi mở để sử dụng. + Nguyên vật liệu bị loại phải có dấu hiệu nhận dạng và được kiểm soát theo một hệ thống biệt trữ nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất và chế biến. + Các nguyên vật liệu cần được đánh giá lại khi cần thiết để xác định sự đáp ứng tiêu chuẩn và tính phù hợp. + Cần có cảnh báo đặc biệt trong bảo quản các nguyên vật liệu nguy hiểm, nhạy cảm hoặc có nguy cơ dễ cháy, nổ, khí ga nén... + Thuốc gây nghiện cần được bảo quản theo đúng quy định quốc gia và quốc tế. + Cần có các biện pháp cảnh báo để ngăn ngừa những người không có trách nhiệm vào các khu vực bảo quản có kiểm soát. Giá vật liệu luôn biến động thường xuyên nên các loại vật liệu khi cần phải dự trữ với số lượng lớn để tránh sự biến động về giá cả và đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Nguyên vật liệu được sử dụng dựa trên các định mức và dự toán chi phí, có ý nghĩa quan trọng trong hạ thấp chi phí sản xuất cũng như việc xác định, luân chuyển tiêu thụ loại vật liệu nào trước, sau để mang lại lợi nhuận tối đa nhất cho công ty. Công ty xây dựng định mức tiêu hao vật liệu theo kế hoạch sản xuất (lệnh sản xuất) theo từng lô thuốc. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất là biện pháp tích cực hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh. Đó chính là mục tiêu phấn đấu của toàn công ty. Tuy nhiên, để quản lý một khối lượng lớn, đa dạng như vậy đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các khâu từ thu mua đến sử dụng, đặc biệt là bảo quản và dự trữ, từ đó mới đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng vật liệu trong sản xuất cũng như tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. 2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo cho quá trình quản lý, bảo quản và hạch toán tốt các loại vật liệu ,đáp ứng nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ cho các đối tượng sử dụng, nguyên vật liệu tại công ty được quản lý theo các kho riêng, được phân loại theo mục đích, công dụng trong quá trình sản xuất, bao gồm: * Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liệu tạo nên giá thành sản phẩm. Nhóm nguyên vật liệu này bao gồm các loại như: Tetracyclin, Artesunat, Artemisinin, Dexamethasone acetat, Phylamin, Paracetamol, Vitamin C,... * Nguyên vật liệu phụ: gồm các hoạt chất khác nhau có tác dụng phụ trợ với nguyên vật liệu chính để cấu thành sản phẩm. Ngoài ra, nhờ có vật liệu phụ mà tính năng, công dụng của sản phẩm được hoàn thiện và nâng cao. Ví dụ như: Bột tal, Amidon, PEG 6000 (bột), Nypagin, bột sắn... * Nhiên liệu: gồm các loại dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như than đốt, điện, dầu máy, ga,... * Phụ tùng thay thế: các thiết bị dùng thay thế máy móc tại phân xưởng ( vòng bi, dây cudoa...)và các thiết bị chiếu sáng. * Vật liệu khác: là các loại vật liệu dùng cho việc sản xuất bao bì đóng gói như nhãn mác, chai, nút... Mặt khác, các nguyên vật liệu còn được mã hoá trên máy vi tính theo công dụng và kèm theo tên của vật liệu đó, ví dụ như: Tetracyclin(NLTET), NLARTO2), Bột dâu (NLBOT24), Băng dính MEDIPLATEX (BBBAN04)... Cách phân loại này hiện nay đang phổ biến, nhờ đó giúp công ty đánh giá được vai trò của từng loại vật liệu để xác định mức tiêu hao phù hợp. Hơn nữa, vì công ty xác định giá trị sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính nên việc phân loại sẽ xác định chi phí, giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ dễ dàng và chính xác hơn. 2.2 Tính giá nguyên vật liệu. Giá nguyên vật liệu chính là thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tại công ty Dược liệu TWI, kế toán nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu phản ánh giá trị vật liệu theo giá thực tế, nhờ đó vừa giảm khối lượng công việc, vừa giúp cho việc hạch toán chính xác. 2.2.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế vật liệu nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập. Vì công ty là doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá không có thuế GTGT. Nguyên vật liệu của công ty được nhập chủ yếu là mua ngoài và một số tự gia công, chế biến. * Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài: - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Đây là nguồn nhập chiếm đa số trong tổng số nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua nhập kho = của người bán + ( nếu có). ( Giá không có thuế GTGT) Trong đó, chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ; tiền công tác phí của cán bộ thu mua; chi phí hao hụt định mức phát sinh... Nếu vật liệu nhận tại kho, mọi chi phí khác do bên bán chịu thì giá thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn ( không có các chi phí thu mua). Nếu vật liệu tự vận chuyển về thì giá thực tế được xác định theo giá mua và các chi phí thu mua. Ví dụ: Mua một số vật liệu Polyvinyl Pironidon (PVP) của công ty TNHH xuất nhập khẩu Hoàng Hải theo hoá đơn 058023 ( của người bán) và phiếu nhập kho số 05VT/1 với tổng giá thanh toán là 26 499 991 VNĐ ( VAT 10%), chi phí thu mua là 200 000 VNĐ. Đơn vị chưa thanh toán tiền hàng. Khi đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho = 24 090 900 + 200 000 =24 290 900 ( đồng). Vì tại công ty Dược liệu TWI, các hoạt động mua bán đều được thông qua hợp đồng kinh tế nên không có trường hợp giảm giá vật liệu. Giá thực tế vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí + Thuế nhập nhập kho. của người bán. thu mua khẩu. ( Giá không có thuế GTGT). (nếu có). ( nếu có). - Đối với vật liệu nhập khẩu: Nguyên vật liệu tại công ty vì được dùng để sản xuất thuốc nên thuế nhập khẩu chủ yếu ở mức 0%, chỉ có một số loại vật liệu thuộc mức thuế khác như: Amidon(20%), Dextrose Monohydrate(10%), Meclofenoxate(3%)... Ví dụ: Căn cứ vào chứng từ số 153C/ 06NL/ 01/03, mua vật liệu của ISHAN INTERNATIONAL PVT LTD ngày 13/01/2003 theo giá mua chưa thuế (giá CIF) là 331 948 800 VND, thuế nhập khẩu 0%, thuế suất GTGT là 10%, lệ phí hải quan 60 450 VND. Giá thực tế vật liệu nhập kho = 331 948 800 + 60 450 = 332 019 250 VND. * Giá thực tế của vật liệu tự chế nhập kho: Bởi tính chất đặc thù của thuốc nên có những nguyên vật liệu sau khi tiến hành chế biến trở thành nguyên vật liệu khác. Chẳng hạn như: Artemisinin là một trong số các vật liệu chính sản xuất ra DHA, mà DHA lại là vật liệu chính để sản xuất ra A._.phẩm, từ đó tăng lợi nhuận. Hiện nay, công ty thường xuyên lập định mức vật liệu cho sản xuất sản phẩm ( lệnh sản xuất). Công ty cần tăng cường và nâng cao sự chính xác, hiệu quả việc phân tích quá trình sử dụng vật liệu về khối lượng, định mức tiêu hao để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. Ngoài ra, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên giữa kế toán, thủ kho và các nhân viên kĩ thuật ( biên bản kiểm kê) sẽ kịp thời phát hiện tình trạng thừa thiếu vật tư để xử lý và hạn chế sự biến chất của vật liệu hay tiêu huỷ đối với các vật liệu quá hạn. Bên cạnh việc tổ chức hạch toán vật liệu hợp lý khoa học qua các giai đoạn luân chuyển như trên, công ty cũng cần phải thực hiện thêm một số các biện pháp sau: + Thực hiện việc phân tích thị trường, nghiên cứu sản xuất những sản phẩm thuốc mới đồng thời tập trung sản xuất vào những mặt hàng thế mạnh của công ty. + Một công nghệ sản xuất hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, giảm thiểu sự lãng phí vật liệu. Công nghệ sản xuất của công ty còn nhiều hạn chế, ngoài xưởng thuốc Viên (GMP) đạt tiêu chuẩn còn ở hai xưởng Đông dược và Hoá dược ( Mỹ Đình) công nghệ còn khập khiễng, lạc hậu. Do đó, công ty cần chú trọng đầu tư hơn để cải tiến công nghệ sản xuất của hai phân xưởng này đồng thời cần đào tạo đội ngũ cán bộ kĩ thuật phù hợp vận hành công nghệ sản xuất đó. Phần III hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. 1/ Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Ytế, chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng thuốc. Hơn 30 năm qua, để tạo được một chỗ đứng vững vàng trong cơ chế thị trường ngoài việc thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ đủ về nhu cầu thuốc chữa bệnh, thực hiện chiến lược của Đảng và Nhà nước về chăm sóc sức khoẻ cộng đồng, công ty cũng không ngừng chú trọng đầu tư đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, sản phẩm của công ty đã giữ được uy tín nhất định đối với các khách hàng trong và ngoài nước. Đạt được thành tích như hôm nay, đó là cả một sự nỗ lực, cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của tập thể cán bộ nhân viên toàn công ty. Một trong những nguyên nhân tạo nên sự thành công đó là công tác hạch toán kế toán tại công ty ngày càng được hoàn thiện mà trong đó phải kể đến là hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, ban lãnh đạo công ty cũng không ngừng tìm ra các giải pháp mang tính chiến lược để khắc phục khó khăn, nhược điểm đồng thời phát huy những lợi thế riêng có của mình để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo một vị trí vững chắc trong nền kinh tế nói chung và trong các doanh nghiệp nhà nước nói riêng. Những ưu điểm. Công ty Dược liệu TWI có được cơ sở vững mạnh như hôm nay là bởi những ưu điểm sau: Một là, hiện nay công ty đã ứng dụng vi tính vào công tác kế toán, thực hiện công tác quản lý và hạch toán kế toán trên máy. Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy vi tính nên đã đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin, công tác kế toán nguyên vật liệu đã được đơn giản và khoa học hơn cho những người làm kế toán. Đồng thời công ty cũng thực hiện việc nối mạng vi tính cho các cấp quản lý đã đảm bảo được tính thống nhất đồng bộ không chỉ giữa các bộ phận kế toán mà cả ở các bộ phận quản lý trong công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống mã hoá đối với nguyên vật liệu, mã hoá và qui định nội dung của từng mã tài khoản. Hai là, việc tổ chức lập, luân chuyển hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sách đúng chế độ, biểu mẫu đã phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được sắp xếp phân loại theo tính chất hoạt động tạo điều kiện cho việc hạch toán và lập các báo cáo tài chính. Công ty đã áp dụng kế toán theo hình thức NKCT nhưng đã thiết kế lại mẫu theo Nhật kí chung - chi tiết theo từng tài khoản (trừ NKCT số 5), giúp thuận tiện hơn trong việc phân công lao động kế toán, khắc phục khó khăn khi áp dụng vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán nguyên vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và kịp thời. Đặc biệt là việc sử dụng Bảng kê số 4 để theo dõi giá trị nhập, xuất vật liệu theo từng hoạt động và cho từng đối tượng. Ba là, về tổ chức quản lý nguyên vật liệu. + Công tác thu mua nguyên vật liệu được các phòng ban thực hiện tốt. Kế hoạch thu mua vật liệu được xây dựng căn cứ vào lượng hàng bán ra của năm cũ, khả năng sản xuất của công ty và số lượng vật liệu tồn kho. Thêm vào đó, việc nghiên cứu tìm hiểu diễn biến thị trường giúp cho công ty xác định mức giá thu mua hợp lý và các nguồn cung cấp lớn. + Vật liệu được dự trữ, bảo quản trong các kho hàng. Vì thế, các kho hàng được xây dựng và trang bị có tính đến sự biến đổi khí hậu theo mùa và các quy chế quốc gia hiện hành. Công ty luôn có các nhân viên kỹ thuật thường xuyên kiểm soát độ ẩm, theo dõi điều kiện bảo quản trong khu vực bảo quản. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải mặc trang phục làm việc. Các nguyên vật liệu được bảo quản trong bao bì cho phép tránh ảnh hưởng của ngoại cảnh. Bốn là, về thủ tục thu mua vật liệu. Khi vật liệu mua về thông thường phải được kiểm nghiệm và trong thời gian kiểm nghiệm, vật liệu tạm nhập kho. Công ty lập lệnh nhập kho, đây là căn cứ để thủ kho tạm nhập hàng. Kết thúc giai đoạn kiểm nghiệm, nếu đạt vật liệu sẽ được nhập kho chính thức thông qua phiếu nhập kho. Do đó, chính nhờ thủ tục này mà quá trình nhập kho vật liệu trở nên khoa học, giúp thực hiện tốt công tác quản lý vật liệu. Năm là, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư đã giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán, đảm bảo cho công việc dàn đều trong tháng. Mặt khác, điểm nổi bật của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho. Nhờ đó, phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, thủ kho sẽ theo dõi về mặt số lượng, xoá bỏ được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Sáu là, hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo việc theo dõi, cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào. Ngoài ra, việc áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đã củng cố chế độ mua bán có hoá đơn, chứng từ, đặc biệt trong quá trình thu mua công ty sẽ kiên quyết hơn trong việc yêu cầu người bán phải lập hoá đơn để có hồ sơ thuế đầu vào được khấu trừ. Những vấn đề bất cập. Song song với những ưu điểm nổi bật trên thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn có những tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện: - Vận dụng hệ thống máy tính vào kế toán đã mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, chương trình kế toán chưa thực sự hoàn thiện, cụ thể là công tác mã hoá. Thông thường các chương trình kế toán như FAST, EFFECT...nếu nhập chứng từ, vật tư, hàng hoá có mã trùng lập tức máy không cập nhật và báo cho người sử dụng biết nhưng tại công ty, khi kế toán viên vào chứng từ vật tư, hàng hoá có mã trùng, máy vẫn nhận và điều này gây khó khăn cho kế toán trong cân đối sổ sách. Khi có chênh lệch, kế toán phải tìm kiếm, đối chiếu với các chứng từ hoặc thực hiện song song trên cả máy tính và bằng thủ công. Ngoài ra, công ty chưa có bộ phận chuyên tiến hành việc lập kế hoạch, phân tích số liệu phục vụ quản lý. - Tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh gây phức tạp và không thực sự hiệu quả trong kế toán. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Nhưng trên thực tế tại công ty vật liệu rất đa dạng, mỗi loại vật liệu thường có nhiều đơn giá nên cách tính này gây khó khăn cho thủ kho và kế toán trong việc xác định loại vật liệu nào xuất dùng và đơn giá xuất của vật liệu đó. - Việc phân loại nguyên vật liệu theo công dụng chỉ được thực hiện tại phòng kế hoạch- kinh doanh nhập khẩu còn trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu thì các vật liệu chỉ được sắp xếp theo quy tắc từ A-> Z, được phân theo kho, chưa có sự phân loại vật liệu chính, vật liệu phụ...trong hệ thống tài khoản. Do đó, kế toán không có sự phân tích, xác định giá trị của từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ... trong tổng giá trị vật liệu và mở các sổ chi tiết tương ứng. Thêm vào đó, công ty chưa mở “ Sổ danh điểm vật tư” thống nhất áp dụng trong toàn công ty để đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi vật liệu tại mọi thời điểm. - Quá trình luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chưa hợp lý. Hiện tại, phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu của công ty lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho thành 2 liên nhưng không lưu tại phòng. Bởi thế, phòng kế hoạch không thể theo dõi số lượng nhập, xuất vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời. - Công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty chưa chặt chẽ. Định kì, các nhân viên kế toán kho hàng trực tiếp xuống kho nhận chứng từ và tính giá vật liệu theo từng chứng từ ghi vào bảng kê chứng từ hàng hoá (phiếu giao nhận chứng từ). Trên cơ sở đó, kế toán lập bảng tổng hợp tồn kho (theo từng kho) nên chỉ xác định được giá trị vật liệu tồn đầu kì và cuối kì về mặt hiện vật và giá trị, không xác định được giá trị vật liệu nhập, xuất của kho trong tháng đó. - Một số nghiệp vụ kế toán hạch toán thiếu chính xác như: hạch toán mua vật liệu, nhập khẩu, kiểm kê. Thêm vào đó, kế toán đã bỏ qua việc hạch toán đối với hàng đang đi đường, gây ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc xác định giá trị hàng tồn kho vào cuối tháng. - Tại công ty, số lượng vật liệu nhập kho hàng ngày tương đối lớn. Vì thế, vật liệu tồn trong các kho hàng là rất nhiều, giá cả mặt hàng thuốc có nhiều biến động do chịu sự cạnh tranh, lại chỉ bảo quản được một thời gian nhất định, hàng năm công ty phải bán hạ giá những mặt hàng sắp hết hạn và phải huỷ bỏ số lượng kém phẩm chất, quá hạn. Điều này đã gây tổn thất lớn cho công ty. 2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. 2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu duy nhất là tối đa hoá lợi nhuận. Để làm được điều này, trước hết công tác kế toán phải thực sự trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của bộ máy kế toán, do đó có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác kế toán. Để đảm bảo giảm thiểu chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, biện pháp chủ yếu là sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Trên thực tế, công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty vẫn còn hạn chế cần phải khắc phục. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu không những giúp cho việc quản lý mà còn cung cấp kịp thời những thông tin cho việc phân tích, kiểm tra, giám sát cũng như quá trình lập kế hoạch tiêu hao vật liệu cho sản xuất sản phẩm, giảm hư hỏng thất thoát không đáng có. Việc hoàn thiện hạch toán vật liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau: + Phải đảm bảo sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. + Tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ quản lý hành chính để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với qui mô, đặc điểm hoạt động của công ty, phải chú ý đến việc đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác tính toán. + Không ngừng tiếp cận chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo phù hợp với các qui định của ngành. + Mọi hoạt động kế toán phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ, có hiệu quả phục vụ cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Qua thời gian tìm hiểu thực tế kết hợp với nghiên cứu chế độ kế toán hiện hành và trong phạm vi bài viết, em xin đề xuất một số ý kiến hoàn thiện các vấn đề sau: Vấn đề 1: Hoàn thiện chương trình phần mềm kế toán và thiết lập bộ phận kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. Do hệ thống phần mềm kế toán chưa hiệu quả (chưa mã hoá), gây khó khăn trong công việc kế toán. Vì thế, công ty cần đầu tư hơn nữa khắc phục nhược điểm này. Để có được các thông tin đáng tin cậy được xử lý có hiệu quả nhất, kế toán quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Công ty Dược liệu TWI vừa là một doanh nghiệp sản xuất đồng thời kinh doanh buôn bán nên cần phải xây dựng việc lập kế hoạch cho chi phí nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất hay việc lập các báo cáo kế hoạch mua hàng, tình hình hàng cần phải mua vào trong kì, tình hình bán lẻ, bán buôn để xác định giá vốn hàng bán khi tiêu thụ trong kì. Ngoài ra, cùng với việc phân tích các tỷ suất đầu tư, tỷ suất thanh toán... kế toán cũng cần hướng tới phân tích các tỷ suất đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói chung và sử dụng nguyên vật liệu nói riêng. Vấn đề 2: Hoàn thiện phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn với đơn giá khác nhau. Mỗi một vật liệu có nhiều đơn giá nên gây nhiều phức tạp lớn trong việc xác định giá trị vật liệu xuất kho. Hiện công ty đang áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đối với nguyên vật liệu xuất kho. Vì thế, khối lượng công việc kế toán trở nên đã phức tạp lại càng phức tạp hơn. Để giảm nhẹ khối lượng công việc, công ty nên áp dụng tính giá theo phương pháp bình quân dự trữ (bình quân cuối kỳ). Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán xác định đơn giá bình quân để tính giá thực Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kì nhập trong kì thế vật liệu xuất dùng trong kì. = Đơn giá VL bình quân cả kì dự trữ Số lượng VL + Số lượng VL tồn đầu kỳ nhập trong kì * = Giá thực tế VL Số lượng VL Đơn giá VL bình quân xuất trong kì xuất trong kì cả kì dự trữ Theo ví dụ về nguyên vật liệu Tetraxyclin trong kho Ngà (phần II- mục 2.2.2), khi đó kế toán xác định đơn giá bình quân cả kì dự trữ như sau: Tồn kho : 750 kg - Đơn giá: 179 800 đồng/ kg. Trong tháng 01/2003, có tài liệu về xuất kho như sau: Ngày 07/01/2003: xuất 700 kg. Ngày 13/01/2003: nhập 3000 kg- Đơn giá: 184 450 đồng/ kg. Ngày 15/01/2003: xuất 2000 kg. Ngày 22/01/2003: nhập 2000 kg- Đơn giá: 182 900 đồng/ kg. = Đơn giá VL bình quân 750* 179 800+ 3000* 184 450+ 2000* 182 900 = cả kỳ dự trữ. 750+ 3000+ 2000 183 304 đồng/ kg. -> Tổng giá trị vật liệu xuất kho = ( 700+ 2000 )* 183 304 = 494 920 800 đồng. Vấn đề 3: Thống nhất trong việc phân loại vật liệu, từ đó thiết lập các tài khoản chi tiết tương ứng và xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Hiện nay, tại phòng kế toán của công ty, vật liệu được phân loại và mã hoá trên máy vi tính như: NL( nguyên liệu), BB(bao bì)...Nhìn vào cách phân loại này, kế toán viên thường khó xác định loại vật liệu chính, phụ..., sự phân biệt chủ yếu là do tiếp xúc công việc nhiều hoặc nếu không sẽ phải tra cứu trên danh sách vật liệu cần thiết sản xuất loại sản phẩm đó. Sự phân loại vật liệu theo công dụng chỉ tập trung ở phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu, phục vụ cho việc lập kế hoạch, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm dự tính. Do vậy, TK152 ( nguyên liệu, vật liệu) chỉ được mở chi tiết theo từng kho của phân xưởng như: TK1520001: Nguyên liệu, vật liệu xưởng Đông Dược. TK1520002: Nguyên liệu, vật liệu xưởng Viên. ... Với cách chi tiết tài khoản đó, kế toán không thể xác định giá trị của vật liệu chính, vật liệu phụ... Đây là một hạn chế lớn. Vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại chi tiết hơn như sau: Trước tiên, các nguyên vật liệu cần được mã hoá cụ thể như: NLC ( vật liệu chính), NLP ( vật liệu phụ)...kèm theo tên vật liệu. Theo đó, chương trình máy tính phân loại vật liệu và in các sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết theo từng đối tượng sử dụng. Sau đó, TK152 ( Nguyên liệu, vật liệu) cần được chi tiết như sau: TK1521- Nguyên liệu, vật liệu chính. TK1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ. TK1523- Nhiên liệu. TK1524- Phụ tùng thay thế. TK1528- Vật liệu khác xưởng Đông Dược. Để đảm bảo tính khoa học và hợp lý, việc áp dụng cách phân loại thống nhất giữa các phòng sẽ tạo những thuận lợi hơn trong việc hạch toán- theo dõi nhập, xuất, tồn; đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tiêu hao từng loại vật liệu. Ngoài ra, việc quản lý theo tên các nguyên vật liệu rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đồng thời quản lý thông tin sẽ khó chi tiết lại không thể kịp thời cho từng loại vật liệu. Để giải quyết hạn chế này, công ty nên mở “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Trên cơ sở kết hợp với việc chi tiết TK152 như trên và việc phân loại theo từng nhóm vật liệu, kế toán mở sổ danh điểm như sau: Biểu 3.1 Sổ danh điểm nguyên vật liệu Ký hiệu Tên qui cách, nhãn hiệu nguyên vật liệu ĐV tính Đơn giá Ghi chú Loại nhóm Số danh điểm I 1521 1521.01 1521.01.1 1521.01.2 ... 1521.02 1521.02.1 ... VL chính. Nhóm thuốc thường Artesunat Dexamethazone Acetate BP Nhóm thuỗc hoá nghiệm Artemisinin ... Kg Kg Kg Lập sổ danh điểm có ý nghĩa trong việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất qui cách, mã số, phẩm chất, đơn vị tính...; thống nhất mở thẻ kho, mở sổ chi tiết vật liệu; tạo điều kiện đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán. Đặc biệt sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho tại bất kì thời điểm nào theo giá hạch toán. Bởi việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ, kế toán không thể theo dõi giá trị vật liệu xuất kho và tồn trong tháng mà chỉ xác định vào thời điểm cuối tháng. Như vậy, song song việc áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ thì việc lập sổ danh điểm vật liệu luôn là một giải pháp phù hợp. Vấn đề 4: Hoàn thiện luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Khi có nhu cầu nhập vật liệu, phòng kế hoạch lên kế hoạch thu mua, tiến hành thu mua và lập phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên giao cho kế toán thanh toán, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu. Phiếu xuất kho cũng do phòng kế hoạch lập 2 liên khi bộ phận sử dụng có yêu cầu: 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu, 1 liên do kế toán bộ phận sử dụng giữ. Như vậy, cả 2 liên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đều không được lưu tại phòng kế hoạch đã gây hạn chế trong việc theo dõi số lượng nhập, xuất vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời. Hoàn thiện vấn đề này, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải lập thành 3 liên, trong đó 1 liên sẽ được lưu tại phòng kế hoạch. Vấn đề 5: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Có thể nói, công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty tương đối tốt với sự phân công công việc rõ ràng giữa kế toán và thủ kho. Nhưng việc áp dụng phương pháp sổ số dư không lập bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn mà lập bảng tổng hợp tồn kho - chỉ xác định số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, do đó không xác định được giá trị nhập, xuất vật liệu trong kì. Vì vậy công ty nên sử dụng Bảng luỹ kế nhập - xuất- tồn thay cho Bảng tổng hợp tồn kho theo mẫu sau: Biểu 3.2 Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Tháng...năm... Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ... Đến... Từ... Đến... Cộng nhập Từ ... Đến... Từ ... Đến... Cộng xuất Khi đó, việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dược liệu TWI như sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê chứng từ hàng hoá (nhập) Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Bảng kê số 4 Bảng kê chứng từ hàng hoá (xuất) Sơ đồ 3.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dược liệu TWI Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Vấn đề 6: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ mua vật liệu. + Nguyên vật liệu tại công ty được bảo quản chủ yếu trong kho vật tư hóa chất Ngà và nằm rải rác trong một số các kho hàng khác. Các nghiệp vụ nhập kho vật liệu rất lớn, diễn ra thường xuyên, liên tục hàng ngày. Tuy nhiên để đơn giản trong khâu hạch toán, kế toán đã đồng nhất hạch toán nhập kho vật liệu như nhập các hàng hoá thông thường. Từ đó, kế toán phản ánh vào TK156. Chỉ khi nào vật liệu được xuất dùng cho các phân xưởng phục vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm, khi đó kế toán thực hiện bút toán kết chuyển từ TK156 (chi tiết theo kho) sang TK152 (chi tiết theo xưởng) nhưng nếu vật liệu xuất bán, luân chuyển nội bộ thì vẫn phản ánh trên TK156. Hơn nữa, đối với vật liệu do các phân xưởng tự chế nhập kho kế toán cũng phản ánh vào TK156. Chính phương pháp hạch toán như vậy đã gây khó khăn trong quá trình theo dõi vật liệu. + Thêm vào đó, đối với nghiệp vụ nhập khẩu vật liệu, khi phản ánh giá trị vật liệu nhập kho phải sử dụng TGTT nhưng kế toán vẫn sử dụng TGHT và theo đó giá trị vật liệu nhập kho được ghi tăng một lượng đáng kể ( do TGHT của công ty bao giờ cũng lớn hơn so với TGTT). Kết quả là chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tăng, giá vốn hàng bán tăng và vô hình chung công ty sẽ giảm một lượng thuế phải nộp nhất định. Kế toán cũng không phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp TK3333 mà gộp vào TK331. Do đó, hoàn thiện 2 nhược điểm này , kế toán phải tách rời việc hạch toán nguyên vật liệu ra khỏi hàng hoá và phải tính giá thực tế vật liệu nhập khẩu theo TGTT, phần chênh lệch giữa TGHT và TGTT được đưa vào TK413( chênh lệch tỷ giá). Khi đó, kế toán định khoản như sau: - Nguyên vật liệu mua trong nước , kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết ): Giá vật liệu nhập kho chưa thuế. Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán. - Nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu nhập kho (TGTT). Nợ (Có ) TK413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT). Có TK331(chi tiết): Phải trả người bán(TGHT). Các hình thức nhập, xuất vật liệu khác, kế toán vẫn phản ánh tương tự nhưng thay TK156 thành TK152. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 04/NL/01/03 ( Biểu 2.8- nhập ngoại), kế toán phải tiến hành xác định lại như sau: Giá vật liệu nhập kho = 8852,25* 15 363 = 135 997 117 đồng. Thuế nhập khẩu phải nộp = 804,75* 15 363 = 12 363 374 đồng. Phải trả người bán = 8047,5 * 15 500 = 124 736 250 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK152( Ngà): 135 997 117 (TGTT). Nợ TK413: 1 102 507 Có TK3333: 12 363 374 (TGTT). Có TK331: 124 736 250 (TGHT). Vấn đề 7: Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đường. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc thu mua vật liệu được đáp ứng kịp thời, có cầu lập tức sẽ có cung. Nhưng do công ty phải nhập một số loại vật liệu ở các tỉnh xa và một số vật liệu nhập khẩu nên thực tế tại công ty vẫn có trường hợp cuối tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về và kế toán không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về có phiếu nhập kho, kế toán vật liệu mới tiến hành ghi sổ kế toán. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho của công ty tại thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Khắc phục nhược điểm này, công ty cần sử dụng TK151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán vật liệu đang đi đường vào cuối tháng. - Nếu cuối tháng, chứng từ về hàng chưa về, kế toán ghi: + Nếu vật liệu mua trong nước Nợ TK151: Trị giá hàng mua chưa có thuế. Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331(chi tiết): Tổng giá thanh toán. + Nếu vật liệu nhập khẩu Nợ TK151: Trị giá hàng nhập khẩu (TGTT). Nợ (Có )TK413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán người bán(TGHT). Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT). Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK3331(33312): Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu. - Sang tháng sau, hàng về, kế toán ghi: Nợ TK152(chi tiết) Kết chuyển hàng đi đường Có TK151 nhập kho. TK331(chi tiết) TK133 TK151 TK152(chi tiết) Trị giá hàng đi đưòng không thuế VAT khấu trừ Hàng đi đường về nhập kho TK413 TGHT>TGTT TGHT<TGTT Thuế NK phải nộp TK3333 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ hạch toán hàng mua đi đường Vấn đề 8: Hoàn thiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Do đặc điểm của mặt hàng thuốc chỉ sử dụng trong một thời gian nhất định, để bảo quản cần thường xuyên kiểm tra, chọn lọc những vật liệu nào có thời hạn sử dụng ít hơn sản xuất hoặc tiêu thụ trước và loại bỏ những vật liệu hết thời hạn sử dụng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện công ty tiến hành kiểm kê vật liệu sáu tháng một lần nên không tránh khỏi phải hủy một lượng lớn các vật liệu hết hạn sử dụng. Công ty cần lập lại thời hạn kiểm kê có thể 3 tháng một lần. Các nguyên vật liệu nào khi có quyết định huỷ bỏ hoặc thiếu trong định mức, kế toán tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa hợp lý, chưa phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Vì vậy, kế toán phải chuyển các khoản thiệt hại này vào giá vốn hàng bán theo định khoản sau: Nợ TK632: Giá vốn hàng bán. Có TK1381: Giá trị vật liệu hao hụt trong định mức hoặc huỷ bỏ. Vấn đề 9: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để phù hợp với mức độ phức tạp của công việc, tránh những tổn thất về hàng tồn kho, công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và sử dụng tài khoản sau: TK159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho): Việc hạch toán trên tài khoản này theo dõi được những giảm sút có thể xảy ra của hàng tồn kho, điều này rất phù hợp với doanh nghiệp khi có một lượng hàng tồn kho lớn và thường xuyên biến động. Nhờ có tài khoản này, bảng cân đối kế toán sẽ phản ánh chính xác hơn thực tế . Mặt khác, việc lập dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí nên sẽ làm giảm lợi nhuận, từ đó giảm khoản thuế hợp lý phải nộp trong kỳ. Cuối niên độ kế toán , công ty lập dự phòng cho các vật liệu mà giá trên thị trường tại thời điểm lập thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. = Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức giá đơn vị giảm của cho giảm giá hàng tồn kho bị giảm giá * thị trường so với giá ghi sổ tồn kho tại thời điểm lập. tại thời điểm lập báo cáo năm. + Căn cứ vào đó, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch: Nợ TK632: Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK159: Mức dự phòng cần lập. + Cuối năm sau: i/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch bằng mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán không điều chỉnh dự phòng. ii/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch lớn hơn mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán lập bổ sung số thiếu. Nợ TK632( chi tiết) Số chênh lệch. Có TK159 iii/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán hoàn nhập số thừa. Nợ TK159 Số chênh lệch. Có TK632 (chi tiết) Vấn đề 10: Đề xuất đối với các cấp quản lý và chế độ kế toán. - Các doanh nghiệp nhà nước hiện nay hàng năm phải hoàn thành các chỉ tiêu về lợi nhuận, doanh thu...do cấp trên giao. Với các chỉ tiêu đó, tiền lương cán bộ, công nhân viên sẽ đạt ở một mức nhất định. Do đó, một thực tế đặt ra là nhiều doanh nghiệp mặc dù đang trên đà phát triển nhưng do nợ đọng ngân hàng một lượng vốn lớn từ trước nên phải trả lãi ngân hàng lớn nên lợi nhuận giảm mạnh. Nếu công ty tiếp tục trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi phí tăng, lợi nhuận giảm và sẽ được giảm một khoản thuế đáng kể phải nộp Nhà nước. Song ngược lại lợi nhuận giảm dẫn đến việc không hoàn thành chỉ tiêu do cấp trên giao, từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của cán bộ, công nhân viên. Đó là lý do tại sao một số doanh nghiệp dù biết rõ nhưng không trích lập dự phòng. Đây là vấn đề mà các cơ quan ban, ngành cần xem xét lại. - Phương pháp hạch toán thuế khấu trừ còn nhiều bất cập. Theo kế toán Pháp , nếu số thuế GTGT ( TVA) thu hộ Nhà nước lớn hơn số thuế GTGT được khấu trừ thì doanh nghiệp phải nộp số thuế chênh lệch đó theo hàng thàng hoặc hàng quý, ngược lại nếu nhỏ hơn doanh nghiệp không phải nộp thuế mà chuyển sang tháng sau khấu trừ. Đây là ưu điểm của kế toán Pháp vì tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạch toán, thu thuế và chỉ nộp cho Nhà nước phần chênh lệch, doanh nghiệp không phải rơi vào tình trạng người đi xin- xin lại khoản thuế khấu trừ như kế toán Việt Nam. Vì thế, cần sửa đổi cách thức nộp thuế như kế toán Pháp để tạo ra sự bình đẳng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Thêm vào đó, việc tính thuế theo hai phương pháp khấu trừ và trực tiếp tạo ra sân chơi không bình đẳng, làm xuất hiện nhiều hoá đơn, chứng từ giả, khống, thiếu độ tin cậy, có những mặt hàng, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ có số thuế GTGT phải nộp nhiều hơn so với việc áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Vì vậy, chúng ta nên chỉ áp dụng một phương pháp tính thuế duy nhất theo phương pháp khấu trừ và một loại hoá đơn. Các doanh nghiệp sẽ kiên quyết yêu cầu người bán lập hoá đơn để có hồ sơ thuế đầu vào được khấu trừ. Từ đó, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ nghiêm túc thực thi theo chế độ tài chính- kế toán. Trên đây là một số đề xuất đóng góp hướng điều chỉnh những nội dung cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI nhằm phát huy những tác động tích cực và khắc phục những tiêu cực nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán công ty trong thời gian tới. Kết luận Một thực tế hiện nay cho thấy, cùng vận hành trong cơ chế thị trường, bên cạnh những doanh nghiệp làm ăn yếu kém cũng không có ít các doanh nghiệp đang khẳng định vị trí trên thương trường. Do đó, việc đổi mới cơ chế quản lý là một đòi hỏi tất yếu của mỗi doanh nghiệp mới có thể tồn tại trên thương trường. Các doanh nghiệp không ngừng tìm ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm. Để làm được điều này, đòi hỏi các cấp quản lý trong doanh nghiệp phải chú ý hơn nữa đến việc quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất, tăng lợi nhuận và hạ thấp giá thành. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dược liệu TWI, xét trên một phương diện nào đó, có thể rút ra một số nhận xét sau: nhìn chung công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng tại công ty được thực hiện tương đối tốt, có được sự tổ chức phối hợp giữa các phòng, ban lập kế hoạch thu mua, sản xuất, tiêu thụ. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác này cũng tồn tại một số hạn chế đòi hỏi cần có giải pháp tháo gỡ. Trong quá trình viết luận văn, người viết luôn cố gắng nắm bắt những điểm chung cũng như những điểm riêng có, từ đó đưa ra nhận xét của cá nhân. Mong rằng nội dung của luận văn thể hiện được tính ưu việt trong việc tìm ra các giải pháp của các cấp quản lý công ty để công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý hữu hiệu. ._.