Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng

kinh doanh. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đếu đặn liên tục phải thường xuyên đảm bảo các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về phẩm chất quy cách chất lượng. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu... mà doanh nghiệp đã bỏ ra liên quan trực tiếp đến việc chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Đây là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm. Sản xuất ngày được cơ giới hoá, tự động hoá, năng xuất lao động được tăng lên không ngừng, dẫn đến thay đổi về cơ cấu chi phí trong giá thành sản phẩm: Tỷ trọng hao phí lao động sống giảm thấp và ngược lại, Tỷ trọng lao động vật hoá tăng lên. Vì vậy, hạch toán chí phí nguyên vật liệu có vai trò ngày càng quan trọng. Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng là một đơn vị sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, nguyên vật liệu có vị trí quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty sử dụng nguyên vật liệu phong phú về chủng loại, được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của của hàng, quyết định giá thành sản phẩm. Hạch toán nguyên vật liệu yêu cầu phải ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Từ nhận thức đó, với vốn kiến thức của bản thân và thực tế qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng , được sự giúp đỡ của cô giáo: PGS-TS Nguyễn Minh Phương ,các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp". Chuyên đề thực tập tốt nghiệp được chia thành ba phần: Phần I: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng. Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Phần III: Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề không trách khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý bổ sung của các thầy cô và cán bộ Công ty để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS-TS Nguyễn Minh Phương và các cô chú, anh chị em trong Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng, đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hải phòng, tháng 03năm2007 Phần 1 tổng quan về công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng I/ đặc điểm sxkd và tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần tm và dvkt cao thắng. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng. Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng tiền thân là xí nghiệp Đức Thiết có ngành nghề chủ yếu là dịch vụ sửa chữa phương tiện thủy và các ngành nghề khác do các thương bệnh binh cùng nhau góp sức sáng lập ra. Nhiều năm trước đây Công ty CP TM DV KT Cao Thắng là doanh nghiệp của các thương bệnh binh và người tàn tật. Sau một thời gian hoạt động và phát triển cả về quy mô sửa chữa, kinh doanh và lực lượng sản xuất đủ mạnh về nhiều mặt đã được UBND Thành phố Hải Phòng và Sở lao động thương binh xã hội ra quyết định công nhận số 192/ QĐUB ngày 02 /02/2000 là cơ sở sản xuất kinh doanh của thương binh và người tàn tật. Tuy là một doanh nghiệp mới được thành lập nhưng trên thực tế Công ty đã tiến hành sửa chữa phương tiện thủy và xây dựng nhiều công trình của Thành phố. Trong nhiều năm qua với đội ngũ lãnh đạo và công nhân viên của Công ty là những người lính, những thương binh có tâm huyết với sự phát triển của Công ty. Từ năm thành lập tới nay, với một thời gian ngắn Công ty đã đạt được những chỉ tiêu đề ra và nộp đầy đủ ngân sách Nhà nước, góp một phần của mình vào công việc xây dựng đổi mới Thành phố nói chung và đất nước nói riêng. Sự thành công của Công ty trong nhiều năm qua đã khẳng định sự tồn tại và phát triển của Công ty ngày càng vững chắc. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. 2.1: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. Công ty CP TM DV KT Cao Thắng là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh Công ty đã tiến hành dịch vụ sửa chữa phương tiện thủy với quy mô tổ hợp nhỏ. Với sự tăng trưởng về kinh tế của Thành phố nên Công ty đã mở rộng nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh. Công ty chú trọng đến các ngành nghề chủ yếu: - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp giao thông thủy lợi, san lấp mặt bằng. - Chăn nuôi đà điểu giống, cung cấp giống đà điểu, chăn nuôi đà điểu thương phẩm, chế biến thịt đà điểu xuất khẩu, chế biến thức ăn chăn nuôi đà điểu. a.Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm của thị trường. +. Ngành nghề. - Xây dựng kinh doanh vật liệu xây dựng. - Trang trí nội thất - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. - Kinh doanh dịch vụ thương mại. - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp giao thông thủy lợi. - San lấp mặt bằng - Sửa chữa gia công cơ khí. - Thay thế lắp đặt thiết bị tàu thủy và triển khai ứng dụng công nghệ hàng hải. - Sản xuất kinh doanh hàng kim khí và vật liệu điện. - Kinh doanh thiết bị công nghệ tổng hợp. - Vận tải hàng hóa thủy bộ. - Chăn nuôi đà điểu giống, cung cấp giống đà điểu, chăn nuôi đà điểu thương phẩm, chế biến thịt, lông đà điểu xuất khẩu. - Kinh doanh chế biến các sản phẩm khoáng sản như than quặng. - Sản xuất kinh doanh các sản phẩm giấy, bột giấy. +. Quy mô kinh doanh và đặc điểm sản phẩm thị trường. Là Công ty chuyên xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng vì vậy sản phẩm của Công ty là các công trình công nghiệp, dân dụng vừa và nhỏ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Công ty từng thi công các công trình có mặt ở khắp các quận, huyện trong thành phố: huyện Tiên Lãng, huyện Vĩnh Bảo, huyện Kiến Thụy, quận Ngô Quyền , quận Lê Chân,….công trình nghĩa trang liệt sỹ xã Tam Đa - Vĩnh Bảo, nghĩa trang xã Hưng Đạo - Kiến Thụy,…Trụ sở làm việc UBND xã Hưng Đạo, Nhà đa chức năng trường THCS Đồng Minh, trường Tam Đa.. Bên cạnh việc xây dựng các công trình , Công ty còn chăn nuôi đà điểu giống, vì vậy sản phẩm đem lại là đà điểu thương phẩm, con đà điểu giống, trứng, lông, da đà điểu. Da đa điểu có thể chế biến thành túi xách, ví, cặp, giầy da. Lông đà điểu không tích điện nên được sử dụng nhiều trong công nghiệp như chổi quét, áo lông.. b. Đặc điểm tổ chức sản xuất - kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. +. Đặc điểm tổ chức sản xuất - kinh doanh. Công ty CP TM DV KT Cao Thắng là một Công ty có nhiều ngành nghề kinh doanh nhưng chủ yếu là sửa chữa phương tiện thủy, xây dựng cơ bản. Vì vậy sản phẩm của Công ty mang những đặc tính của sản phẩm ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm đơn chiếc riêng lẻ, thời gian sản xuất dài, tiến hành ngoài trời. Do sản phẩm xây dựng là cố định nên hoạt động xây dựng là lưu động, không mang tính liên tục về công nghệ và địa điểm sản xuất lại chịu nhiều ảnh hưởng tác động của môi trường bên ngoài dẫn đến tốn kém về thời gian, công sức và chi phí. Mặt khác giá trị sản phẩm lại lớn, thời gian kéo dài nên tốc độ quay vòng vốn chậm, ứ đọng vốn, hiệu quả sử dụng vốn thấp hơn so với các ngành khác. + kết quả hoạt động sxkdcủa công ty: Trong những năm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty cổ phần thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng được sự quan tâm lãnh đạo, hỗ trợ của các cấp, ban ngành thành phố cũng như chính quyền địa phương, Công ty đã phần nào hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình, tạo nhiều việc làm có thu nhập ổn định cho người lao động. Thực tế trong 3 năm: 2004 - 2006, doanh thu của công ty đã tăng, ta thấy qua Bảng số liệu một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh như sau Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Tổng vốn kinh doanh 1.594.000.000 1.786.000.000 4.208.000.000 - Vốn ngân sách 832.000.000 932.000.000 933.000.000 - Vốn tự bổ sung 762.000.000 854.000.000 3.275.000.000 Doanh thu 14.659.000.000 19.883.000.000 23.160.000.000 Lãi 334.000.000 397.000.000 379.000.000 Tổng nộp ngân sách 463.000.000 618.000.000 718.000.000 Tổng số lao động 258 Người 252 Người 254 Người Năng suất lao động bình quân 56.718.830 78.900.794 91.181.102 Thu nhập bình quân 1.000.000 1.100.000 1.100.000 So sánh tăng giảm stt Chỉ tiêu Chênh lệch 2005/2004 Chênh lệch 2006/2005 Giá trị % Giá trị % 1 Tổng vốn kinh doanh 192.000.000 112 2.422.000.000 235,61 - Vốn ngân sách 100.000.000 112 1.000.000 383,48 -Vốn bổ sung 92.000.000 112 2.421.000.000 383,48 2 Doanh thu 5.224.000.000 135,63 3.277.000.000 116,48 3 LãI 63.000.000 118,85 18.000.000 95,46 4 Tổng nộp ngân sách 155.000.000 133.47 100.000.000 116,18 5 Tổng số lao động 6 Người 97,67 2 Người 100,79 6 Năng suất lao động bình quân 22.082.964 138,86 12.280.308 115,56 7 Thu nhập bình quân 100.000 11 Mặc dù gắp rất nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh song với tinh thần tích cực năng động sáng tạo của toàn bộ công nhân viên. Công ty vẫn đứng vững và phát triển, qua các chỉ tiêu đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh ta thấy những năm gần đây công ty làm ăn có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, các chỉ tiêu vốn kinh doanh, doanh thu, các khoản nộp ngân sách, năng suất lao động bình quân năm sau cao hơn năm trước, điều này cho thấy tình hình kinh doanh của công ty vẫn ổn định và ngày càng phát triển. + Xu hướng của Công ty trong những năm tới: Phát triển về mọi mặt để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không những trong khu vực miền Duyên Hải mà còn rộng rãi trên khắp đất nước. Bảo toàn và phát triển số vốn đang có. +. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty. - Có hai cơ sở sản xuất sản phẩm: + Trang trại nuôi giống đà điểu và chế biến thành phẩm từ con đà điểu với quy trình khép kín. Đóng tại xã Vĩnh Tiến, huyện Vĩnh Bảo, Hải Phòng. + Sản xuất ống cống ly tâm. Đóng tại huyện An Lão, Hải Phòng. ở mỗi cơ sở đều có sự quản lý và đôn đốc hướng dẫn kịp thời các khâu sản xuất. Trước khi một sản phẩm được đưa ra thị trường thường có các đội kiểm tra chất lượng sản phẩm. Với sản phẩm ống cống ly tâm của Công ty đã có nhiều Công ty xây dựng sử dụng ống cống vào công trình xây dựng công cộng của Thành phố và các tỉnh lân cận. * Quá trình sản xuất ống cống ly tâm được thể hiện qua sơ đồ sau: Kho NVL Xưởng đúc Kho tập kết thành phẩm Bể ngâm Xưởng cơ khí Sơ đồ : quá trình sx ống cống ly tâm 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. Là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh đòi hỏi Công ty phải rất năng động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện được việc định hướng phát triển kinh doanh, những ngành nghề nào phù hợp với từng giai đoạn phát triển, với nhu cầu của thị trường, cũng như chuyển đổi kế hoạch sản xuất sản phẩm theo từng thời kỳ phải rất chính xác và phù hợp với đăng ký kinh doanh cho phép của Sở kế hoạch đầu tư và Thành phố, điều đó quyết định sự sống còn của Công ty. Vì vậy bộ máy tổ chức của Công ty cần phải phù hợp với tính chất hoạt động của Công ty, phải có hiệu quả đáp ứng được những nhu cầu cần thiết trong việc quản lý, thực hiện tốt các chức năng về dự đoán, dự báo, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh chính xác. Do đó Công ty đã thiết lập một bộ máy quản lý gồm có: Hội đồng quản trị, Giám đốc, các phòng ban chức năng. Mô hình này bảo đảm tính thống nhất trong quản lý và nó còn tuân thủ theo chế độ quản lý trách nhiệm Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Hội đồng cổ đông HĐQT Giám đốc Phòng TCHC Phòng Kế hoạch Bộ phận KD VLXD Phòng Kế toán - Tài vụ Đội cơ khí sửa chữa Đội cơ giới Đội cung ứng vật tư Các đội XD - Hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết của Công ty. Hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất với mọi vấn đề quan trọng của Công ty. Họ được triệu tập họp ít nhất 1 năm 1 lần để quyết toán năm Tài chính, phân chia cổ tức, xử lý các khoản rủi ro, thua lỗ. - Hội đồng quản trị: Do Hội đồng cổ đông bầu ra, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quy định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc quyền thẩm định của Hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị bầu một thành viên làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc. - Giám đốc : là người điều hành hợp đồng kinh doanh hàng ngày của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ, quyền hạn được giao, làm nghĩa vụ với Nhà nước theo luật định. - Đội cơ khí, sửa chữa: được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ việc gia công, sửa chữa các sản phẩm để đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng. Với đội ngũ công nhân lành nghề có khả năng, trình độ chuyên môn cao. Mọi sản phẩm của xưởng đều đạt chất lượng và được khách hàng ưa chuộng. - Các đội xây dựng: Các đội xây dựng của Công ty đã và đang tham gia xây dựng nhiều công trình trọng điểm như công trình trường học của các huyện; các công trình nghĩa trang của huyện Kiến Thụy, Vĩnh Bảo; công trình UBND xã Hưng Đạo. - Bộ phận kinh doanh vật liệu xây dựng: Nắm vững thị trường cung cầu, tiếp cận với khách hàng, có quan hệ với khách hàng, bạn hàng, xác định chính xác những bạn hàng. Xây dựng kế hoạch mua bán vật liệu xây dựng chủ yếu: Xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch để có được nguồn vật liệu đảm bảo đáp ứng cho các công trình mà Công ty đã trúng thầu. - Phòng Tổ chức hành chính: Dưới sự điều hành của Giám đốc tiếp nhận, tuyển dụng lao động, là nơi giải quyết các chế độ chính sách và phúc lợi có liên quan tới lợi ích của người lao động và cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Tham mưu với Giám đốc đề bạt cán bộ, xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, trả lương, bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên. Đề nghị những kế hoạch hoạt động, đưa ra mô hình tổ chức thích hợp, làm nhiệm vụ quản lý hành chính, công việc giấy tờ, con dấu và các thủ tục hành chính, mua sắm trang thiết bị văn phòng. Phòng tổ chức hành chính xây dựng và thực hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, chính trị nội bộ và an toàn trong sản xuất kinh doanh. - Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch. Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh và theo dõi lập dự toán để tính toán giá thành sản phẩm của Công ty. Nắm chắc năng lực của Công ty về máy móc, thiết bị, nhà xưởng để đề ra kế hoạch phù hợp với khả năng của Công ty. Điều phối công việc, tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa các đơn vị sản xuất nhằm thực hiện đúng tiến độ sản xuất kinh doanh như kế hoạch đã đề ra. Bổ sung và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh khi có biến động để đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của thị trường. Phòng lập hồ sơ, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, quyết toán các công trình. - Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn trình lên Giám đốc Công ty, đồng thời có trách nhiệm thực hiện cũng như quản lý nghiệp vụ các chi tiêu tài chính thanh, toán quyết toán, tạm ứng tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện các công tác chuyên môn nghiệp vụ như công tác hạch toán, công tác thống kê, quyết toán thu thập số liệu, hiệu chỉnh và lập các báo cáo tài chính kịp thời đúng chế độ của Nhà nước, quyết định lập kế hoạch chi tiêu và dự phòng để phục vụ kịp thời, chủ động cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kinh doanh. Tiến hành các công việc hạch toán kinh tế, các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng hợp số liệu xử lý, phân tích các hoạt động kinh tế. Mở sổ sách theo dõi toàn bộ tài sản của Công ty định kỳ, kiểm kê đánh giá tài sản cố định, quản lý chặt chẽ tài sản cố định của Công ty, thường xuyên theo dõi nguồn vật tư hàng hóa, hàng tồn kho, nguồn vốn lưu động để đề xuất với Giám đốc những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Phối hợp với các phòng ban để xác định chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, chi phí các hoạt động sản xuất kinh doanh để làm cơ sở hạch toán. - Đội cung ứng vật tư: Cung ứng vật tư kịp thời cho các đội sản xuất, công trình khi đã có đầy đủ số liệu của phòng kế hoạch chuyển sang. Đội cung ứng vật tư phải báo cho bộ phận kinh doanh vật liệu và các phòng ban chức năng về khối lượng vật tư thực tế mà đội đã cấp cho đội sản xuất và công trình. - Đội cơ giới: Nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và xây dựng các công trình, đội cơ giới đã đáp ứng nhanh chóng kịp thời vật tư, vật liệu đến tận nơi sản xuất và công trình II/ tổ chức công tác kế toán của cônh ty cổ phần tm và dvkt cao thắng. 1. Đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán của công ty gồm: Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ và NVL Kế toán tiền lương Kế toán thuế Thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ NVL Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán thuế Thủ quỹ - Kế toán trưởng: là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán tại Công ty . Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kế toán tài chính. Kế toán trưởng cần phải xác định đúng khối lượng công tác kế toán để thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh của Công ty. - Kế toán tiền mặt: có trách nhiệm mở sổ kế toán, hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý với sử dụng tiền mặt. - Kế toán tài sản cố định và nguyên vật liệu: Theo dõi, ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời tình hình tăng giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ phân bố chính xác mức khấu hao tài sản cố định. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Lập bản thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội căn cứ vào bậc lương và kết quả lương của từng người. - Kế toán thuế: Hàng ngày phải thu thập chứng từ hóa đơn GTGT hợp lý đầu vào, đầu ra để kê khai thuế. Hàng tháng nộp về cục thuế thường xuyên theo dõi kiểm tra đôn đốc việc nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu đến hạn. Chịu trách nhiệm theo dõi thuế và các khoản phải nộp ngân sách. - Thủ quỹ: Thực hiện tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt và bảo quản tiền mặt tại quỹ căn cứ vào bản chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Thu chi tiền mặt, báo cáo hàng ngày cho kế toán theo dõi. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 2. Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán NVL: 2.1. Hình thức kế toán: Là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép về kết cấu nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Đặc trưng cơ bản là phân biệt và định nghĩa được các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, ở nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán, quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty yêu cầu quản lý cũng dễ dàng cho việc kiểm tra giữa các nhân viên kế toán với phòng kế toán. Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hoặc bảng phân bố, lấy số liệu trực tiếp ghi vào nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các chứng từ với các sổ kế toán chi tiết tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chung ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối chiếu các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng cộng các sổ thẻ chi tiết và căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hiện nay Công ty áp dụng hình thức ghi sổ : Sổ nhặt ký chung Niên độ kế toán bắt đầu từ : 1/1/200x kết thúc 31/12/200x Đơn vị tiền tệ sử dụng : Đồng Việt Nam. Sơ đồ: hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo tài chính * Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng hoặc định kỳ - Quan hệ đối chiếu 2.2. Đặc điểm phần hành kế toán Nguyên vật liệu: a.Tài khoản sử dụng: TK152 b. Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho. - Hóa đơn xuất kho do bên bán lập. - Giấy báo nợ. - Phiếu chi tiền mặt( Giấy tạm ứng) - Phiếu chi tiền mặt( Giấy thanh toán) Các chứng từ này do kế toán Nguyên vật liệu lập. c. Sổ chi tiết: “ Vật tư” Dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế. Phần 2 thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng I. Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của công ty 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu là một yếu tố vật chất quan trọng trong quá trình sản suất, là cơ sở để cấu thành lên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong quá trình sản suất , vật liệu không ngừng biến đổi về mặt giá trị và hiện vật. Về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh và tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị , giá trị vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Về mặt kỹ thuật, vật liệu là nhưng tài sản tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau , phức tạp về tính lý hoá lên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận chủ yếu của việc công tác kế toán tổng thể tại công ty, do ngành nghề kinh doanh nên nguyên vật liệu được sử dụng ở công ty là rất đa dạng và phong phú về chủng loại vì vậy việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu được ban lãnh đạo công ty rất quan tâm Đa số nguyên vật liệu mà công ty sử dụng đều có sẵn trên thị trường, giá cả của chúng lại rất ít biến động, thuận lợi cả về việc đáp ứng nhu cầu sử dụng cũng như vận chuyển, bốc dỡ, về vật liệu nhà máy sử dụng cả chính phẩm và phế liệu của nhà máy thép, của tầu cũ phá dỡ để tái sử dụng. Nguyên vật liệu có kích thước và trọng lượng lớn như: thép cây, thép tấm… thì việc vận chuyển bốc dỡ là rất khó khăn, nhiều loại vật liệu có kích thước nhỏ như đinh, dũa,cưa ...rất dễ rơi vãi, thiếu hụt, nhiều loại rất khó bảo quản như xi măng, sắt thép nhỏ nên cần phải quản lý chặt chẽ những loại này. Nguồn cung cấp vật liệu chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán thường xuyên, như công ty kim khí, xí nghiệp phế liệu và nhiều doanh nghiệp khác, thường thì các cán bộ được cử đi mua về thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc . Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh xây dựng và sửa chữa, nên việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu rất được ưu tiên. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản quyết định chất lượng sản phẩm cũng như giá cả của sản phẩm có tính quyết định chính đến sự cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Vì vậy một trong những yêu cầu quan trọng để hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là việc tập chung quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu , giảm bớt mức tiêu hao vật chất cho mỗi đơn vị sản phẩm, đó là yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh. Để sản xuất ra sản phẩm công ty sử dụng khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng, tính năng lý hoá khác nhau nhằm quản lý chặt chẽ hiệu quả tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng thứ, từng loại vật liệu. Nguyên vật liệu của CTy gồm: Sắt cuộn, sắt cây, dây thép, xi măng… Mặt khác, nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng tài sản lưu động của công ty, muốn tăng tốc sự luân chuyển tài sản lưu động thì cần thiết phải sử dụng hơp lý, biết quản lý phải am hiểu, tuân thủ quy trình bảo quản thực hiện đồng thời nhiều biện pháp ở các khâu nhằm tiết kiệm và sử dụng có hiệu của nhất đối với các loại nguyên vật liệu. Từ những đặc điểm trên đòi hỏi công ty cần có những hệ thống kho đủ tiêu chuẩn để bảo quản đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu theo đặc tính lý hóa của chúng. 2. Phân loại nguyên vật liệu: +.Nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm như: Máy phát điện, máy điều khiển,... - Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu phụ không cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng làm tăng thêm chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như: Dây các loại, sắt các loại…. - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như: Xăng, dầu... - Phu tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy móc, thiết bị như: phụ tùng ôtô, phụ tùng máy cắt sắt….. +.Phân loại NVL nhằm giúp Ban lãnh đạo công ty có kế hoạch cụ thể để nhà cung ứng là những cá nhân hoặc công ty cung cấp một phần hay toàn bộ nguyên vật liệu mà Công ty cần rồi lựa chọn nhà cung cấp có giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo, giao hàng đúng hẹn và uy tín. Tuy nhiên phần lớn nguyên vật liệu được nhập chất lượng nhìn chung đảm bảo nhưng chi phí thu mua cao và thời gian qua giá cả thường xuyên biến động do đó cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. Tài khoản sử dụng: Công ty chọn phương pháp hạch toán là phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng tài khoản + TK 152 – Nguyên liệu vật liệu, TK này dùng để ghi chép số nguyên vật liệu hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho do mua ngoài. Bên có: Giá thực tế vật liệu xuất kho để sản xuất, bán Tài khoản này được mở thành 4 tài khoản cấp 2: TK 152 (1): Nguyên vật liệu chính TK 152 (2): Nguyên vật liệu phụ Tk 152 (3): Nhiên liệu TK 152 (4): Phụ tùng Ngoài ra trong quá trình hạch toán công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 133, TK 141, TK 331, TK 111, TK 112.. II. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu của công ty: 1. Trình tự hạch toán: - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng trong công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Đối với công ty có khối lượng và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn, có nhiều chủng loại lên việc tổ chức hạch toán chi tiết cũng rất phức tạp. được tiến hành ở hai nơi là kho và phòng kế toán, căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan. a) Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: + Thủ tục nhập kho: Căn cứ kế hoạch sản xuất từng tháng, phòng kế hoạch phối hợp cử người đi mua nguyên vật liệu, khi nguyên vật liệu mua về theo đúng yêu cầu và chủng loại, kích cỡ, số lượng và được cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra. Sau khi kiểm tra thấy đảm bảo các yếu tố, cho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phòng kế hoạch căn cứ hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Ngưới lập phiếu phải ghi đầy đủ ngày tháng năm, họ tên người nhập, số hoá đơn vào phiếu nhập. Phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên sau khi đăng ký vào cả 03 liên, phòng kế toán sẽ chuyển hết chứng từ cho thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập và số lượng thực nhập, ghi vào sổ thực nhập rồi ký vào cả 03 liên phiếu nhập, sau đó vào thẻ kho. Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký. Liên 01: Do bộ phận phòng kế toán giữ. Liên 01: Do thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết. Liên 03: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Biểu số 01 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn A Theo hoá đơn số: 25676 ngày 09 tháng 10 năm 2006 của Công ty kinh doanh thiết bị điện Nhập tại kho: Công Ty CPTM và DVKT Cao Thắng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C. từ Thực nhập 1 Dây điện M 05 05 210.000 1.050.000 2 Tủ chống tổn thất Tủ 02 02 1.150.000 2.300.000 3 Tủ điện Cái 02 02 2.000.000 4.000.000 Cộng 7.350.000 Số tiền bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người giao kế toán trưởng giám đốc + Thủ tục xuất kho: Khi có kế hoạch sản xuất được giám đốc phê duyệt, các đội căn cứ định mức đã xây dựng để viết phiếu yêu cầu gửi lên phòng kế hoạch. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của phiếu yêu cầu còn tồn kho, phòng kế hoạch làm thủ tục xuất kho, phiếu xuất kho cũng lập thành 03 liên: Liên 01: Do phòng kế hoạch giữ Liên 02: Thủ kho dùng để ghi thẻ kho Liên 03: Lưu giữ ở bộ phận vật tư Biểu số 02 Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn B Địa chỉ: Đội xây lắp Lý do xuất: Xây lắp nhà xưởng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sắt tấm kg 30 30 9.000 270.000 2 Sắt vuông kg 40 40 12.000 480.000 3 Que hàn kg 25 25 15.000 375.000 Cộng 1.125.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu một trăm hai mươi năm ngàn đồng. Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người nhận kế toán trưởng giám đốc 2. phương pháp ghi thẻ: Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt, nếu thiếu một loại nào đó có thể ảnh hưởng đến việc sản xuất. Hạch toán chi tiết là việc ghi chép, theo dõi về giá trị, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu._.