Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại trung tâm chế bản, in Công ty Thiết bị giáo dục 1 - Bộ Giáo dục

Từ đó kế toán nguyên vật liệu tuy chỉ là một phần của công tác kế toán cũng cần phải được nhận thức rõ cả về lý luận và thực tiễn. Trong thực tế, nguyên vật liệu hầu như chỉ được phân tích ảnh hưởng bởi một nhân tố là thành phẩm, chưa thật sự được để ý đến các nhân tố khác như ; tiêu hao( cả tiêu hao định mức và tiêu hao ngoài định mức) , phẩm chất... Hơn nữa, con người ngày càng có những yêu cầu cao hơn trong cuộc sống, bắt buộc các nhà kinh tế phải tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm mà không nâng cao giá thành, điều đó có nghĩa là nguyên vật liệu đang trở thành một trong những mục tiêu tiên kiếm và hoàn thiện. Khi tôi nghĩ đến những điều này, tôi thấy hoạch toán nguyên vật liệu có những điều thu hút, lôi cuốn tôi tìm hiểu nên tôi đã chọn chuyên đề " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu". Trong chuyên đề này, tôi đã nguyên cứu và phân tích tình hình hoạch toán nguyên vật liệu ở trung tâm chế bản - in, Công ty thiết bị giáo dục I , bộ giáo dục. Chuyên đề gồm 3 phần. Phần 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong những doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -in Công ty thiết bị giáo dục I. Phần 3: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản - in. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những sai xót, khuyết điểm, hạn chế nhất định. Tôi mong được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô giáo chuyên môn. phần một Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1. Khái niện, vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu được tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 1.1.2.Vai trò. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - đối tượng là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Carx Marx đã chỉ ra rằng thứ nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Chính đặc điểm này làm nguyên vật liệu được xếp vào loại tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ không dựa vào đặc tính lý hoá hay khối lượng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia của chúng vào cấu thành thực thể sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, việc tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.1.3.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu Để làm tốt quản lý nguyên vật liệu nhằm sử dụng nó một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua cũng như kế hoạch mua phù hợp với tiến độ sản xuất doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn nguồn cung cấp, địa điểm, thời hạn giao hàng,Phương tiện...và cần đưa ra những biện pháp thích hợp khi giá cả trên thị trường biến động. ở khâu dự trữ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân - đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại nguyên vật liệu, tránh xảy ra hư hỏng, mất mát, hao hụt. Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,tối thiểu để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đảm báo quá trình sản xuất được liên tục, tránh sự gián đoạn do cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Trong khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức, các dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ứng tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Đồng thời định kỳ cho doanh nghiệp phải thực hiện phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, từ đó có những biện pháp cụ thể để khắc phục những yếu kém và phát huy thế mạnh sẵn có. 1.1.4.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: a. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu. Kế toán là nơi thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu. Các thông tin này có chính xác thì các nhà quản lý mới có thể nắm bắt tốt tình hình của doanh nghiệp. Mặt khác, chất lượng của hoạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác tính giá thành. Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu chính xác, khoa học là khâu đầu tiên để đảm bảo hạch toán giá thành. b. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần được thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Thực hiện việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. * Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế toán mua, tình hình thanh toán với người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. Qua đó, doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động và có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp,nguyên vật liệu được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài ) là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp vải , sợi...).Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. ( Ví dụ: Sợi mua ngoài của doanh nghiệp dệt.v.v.). -Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ để đảm bảo cho quá trình hoạt động được tiến hành bình thường hoặc có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi mầu sắc, mùi vị của sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc còn dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của Công Nhân Viên Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hương liệu, xà phòng, giẻ lau.v.v.) - Nhiên liệu gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt .v.v.). - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. -Thiết bị xây dựng cơ bản: máy móc thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: gồm thế liệu thu hồi do thanh lý, hỏng hóc * Căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành: vật liệu mua ngoài, vật liệu tự ra công chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v. 1.2.2. Tính * Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, khi đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc giá phí ( giá vốn thực tế ) . Ngoài ra, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán và để phục vụ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đánh giá theo hạch toán. a. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế: * Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho: - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng. Trong đó: + Giá mua các loại vật liệu được sử dụng vào việc sản xuất, kinh doanh các mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua là giá trị vật liệu chưa có thuế VAT. + Đối với các loại vật liệu mua về sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua là giá hoá đơn có thuế. - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự ra công, chế biến: Giá thực tế của Chi phí Giá thực tế nhập kho = vật liệu xuất + gia công gia công, chế biến chế biến - Đối với vật liệu do thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển Giá thực tế nhập kho = xuất thuê ra công + bốc dỡ trước và sau khi chế biến thuê gia công, chế biến - Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn góp Chi phí Giá thực tế nhập kho = do hội đồng + vận chuyển bốc dỡ liên doanh xác định ( nếu có ) - Đối với vật liệu nhập kho do được biếu tặng: giá thực tế nhập kho được xác định theo giá thị trường hoặc giá trị bên phiếu tặng ghi trong biên bản nhận. - Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thường phản ánh theo giá ước tính dựa trên cơ sở giá thị trường. * Xác định trị giá vốn của vật liệu xuất kho: Trị giá vốn của vật liệu xuất kho tính theo giá mua có thể được sử dụng một trong các phương pháp: + Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ: Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ. Trong đó: Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ. = ---------------------------------------- Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ. + Phương pháp 2: Tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho. Trong đó: Đơn giá bình Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ = ------------------------------------------------------------ quân xuất kho Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ + Phương pháp 3: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO ) Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu nào nhập kho trước, khi xuất phải lấy trước. + Phương án 4 : phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO). Theo phương pháp này, trước hết ta cũng phải xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu số vật liệu nào nhập kho sau, khi xuất phải lấy trước. + Phương án 5: Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Phươ ng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng. b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, những loại vật liệu nhiều và tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày. Để tiết kiệm thời gian và chi phí trong khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng thống nhất trong thời gian dài. Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế để ghi vào các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp. Việc điều chỉnh được tiến hành như sau: - Xác định hệ số giá ( H) : Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ H = ------------------------------------------------------------------------------------ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Tính giá thực tế xuất kho: Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H) Hệ số giá có thể tính chung cho tất cả các loại vật liệu hoặc có thể tính riêng cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ... * Mỗi một phương pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu có nội dung, ưu, nhược điểm khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật của từng doanh nghiệp để có thể áp dụng phương pháp phù hợp.v.v. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1. Sổ kế toán sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho. - Sổ kế toán nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luôn chuyển. - Sổ số dư. 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: a. Phương pháp thẻ song song: * Nội dung: + ở kho: Thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi số lượng . Khi nhận các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực xuất, thực nhập vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thẻ kho tính số tồn và ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập - xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. (Kết cấu cảu sổ kế toán chi tiết vật liệu về cơ bản giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu. Trình tự, nội dung phương pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau: * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không thường xuyên và trình độ cán bộ chuyên môn còn hạn chế. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * Nội dung: + ở kho: Việc ghi chép của các thủ kho được thực hiện giống phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất- tồn của từng số vật liệu ở từng kho cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải nhập các bảng kê nhập, xuất trên các cơ sở chứng từ nhập, xuất định kỳ từ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả mặt hiện vật và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật lệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (4) (2) (3) (3) (2) * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán. + Nhược điểm: Việc ghi vẫn trùng lặp giữa kế toán và kho về mặt hiện vật. Việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. c. Phương pháp sổ số dư: *Nội dung: + ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm. Từ các bảng kê, nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, từ đó nhập bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn theo từng nhóm, loại vật liệu dưới hình thức giá trị. Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, căn cứ vào số tồn trên sổ và đơn giá hạch toán, kế toán xác định giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo từng phương pháp này, được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N- X- T (5) (2) (2) (6) (3) (3) (4) (4) kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. (1) (1) * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt, công việc được tiến hành đều trong tháng, tránh được sự trùng lặp giữa kho và kế toán. + Nhược điểm: Vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn có thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn phải căn cứ vào sổ liệu trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất khó khăn. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp áp dụng giá hạch toán để phản ánh nhập - xuất vật liệu, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu: 1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng: * Các chứng từ bắt buộc: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn Giá trị gia tăng. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. * Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ mang tính chất hướng dẫn như: Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật liệu, phiếu báo cáo vật liệu còn lại cuối kỳ.v.v. 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn các loại vật liệu trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất - kho vật liệu. * Tài khoản kế toán sử dụng: + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + TK 151: Hàng mua đang đi đường. + Các tài khoản có liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141, TK 521, TK 627.v.v. 1.4.2.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng vật liệu: a1. Tăng vật liệu do mua ngoài: - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong một kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 : Thuế VAT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK 111: Tiền mặt. Có TK 113: Tiền gửi ngân hàng. Có TK 331: Phải trả cho người bán. Có TK 141: Tạm ứng. - Trường hợp hàng đang đi đường: trong kỳ kế toán chỉ nhận được hoá đơn mua hàng, chưa nhận được phiếu nhập kho. Cuối kỳ, kế toán phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111 Có TK 112 Có TK 331 Sang kỳ sau, khi vật liệu về nhập kho, kế toán ghi: Nợ 152 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn. Nợ 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, kế toán chỉ nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Có TK 111, TK 112,TK 331.v.v. Kỳ sau, khi nhận được hoá đơn, kế toán đối chiếu giá hoá đơn với giá tạm tính. * Nếu giá tạm tính < giá hoá đơn : Kế toán ghi bổ xung. * Nếu giá tạm tính > giá hoá đơn: Kế toán ghi âm để điều chỉnh. - Trường hợp nhập khẩu vật liệu kế toán ghi: Nợ 152: Có TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Có TK 333 ( 333 ) : Thuế và các tài khoản phải nộp Nhà nước ( Thuế xuất nhập khẩu). Có TK 333 ( 33312) : ( Thuế VAT hàng nhập khẩu không được khấu trừ) - Nếu thuế VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 333 ( 33312) : Thuế VAT của hàng nhập khẩu. - Phản ánh chi phí mua vật liệu: Nợ TK 152 Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111, TK 112, TK 331 .v.v. - Phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, kế toán ghi giảm vật liệu: Nợ TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Có TK 152 Có TK 133: Số thuế VAT đầu vào tương ứng. - Khi thanh toán tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi giảm giá hàng mua: Nợ TK 331 Có TK 111, TK 112 Có TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính. b1. Tăng vật liệu do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán phản ánh theo trị giá vốn hàng bán: Nợ TK 152 Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất. c1. Tăng vật liệu do nhập vốn góp liên doanh, được cấp phát, biếu tặng. Nợ TK 152 Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh. d1. Nhập kho vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128 : Đầu tư ngắn hạn khác. Có TK 222: Góp vốn liên doanh dài hạn. e1. Nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 152 Có TK 721: Thu nhập bất thường ( Nếu do thanh lý TSCĐ). Có TK 142: Chi phí trả trước ( Nếu do công cụ, dụng cụ hỏng). Có TK 154: ( Nếu sản phẩm hỏng không sửa chữa được ) Có TK : 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 641: Chi phí bán hàng. Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. f1. Nhập kho vật liệu không sử dụng hết, ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 152 Có TK 621, TK 627, TK 641, TK 642. g1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định sử lý ghi: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Nếu nhập theo số hoá đơn, ghi nhận số nhập như bình thường Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi sử lý số thừa, ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa Nợ TK 1331: Thuế VAT Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. h1. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi số như sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực vật liệu nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu. Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 Có TK 1381: xử lý số thiếu. Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ ( của số hàng thiếu). Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ Có TK 1381: Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu i1. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao lại hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 331, 112, 111. Có TK 152 Có TK 1331 k1. Nếu đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: a2. Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất kho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSGD. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b2. Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ ( hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất c2. Xuất vật liệu trả lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 411 Có TK 152 d2. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 e2. Xuất kho vật liệu cho vay mượn tạm thời hoặc để bán: Nợ TK 632 Nợ TK 138 Có TK 152 f2. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Nếu vật liệu thiếu đã rõ nguyên nhân, tuỳ từng trường hợp để ghi sổ: Nợ TK 138: Nếu bắt bồi thường Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu tính vào chi phí Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thường Có TK 152 Nếu chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 g2. Nếu đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu: Nợ TK 421 Có TK 152 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK 154 TK 333 ( 3333) TK 128, 222 TK 154 TK 411 TK 411 TK 138, 632 TK 128, 222 TK 138 ( 1381) TK 142, 154, 621, 627, 721... TK 412 TK 621, 627, 641, 642... TK 338 ( 3381) TK 412 1.4.3. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: *Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp mà kế toán không theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, tình hình biến động của các loại vật liệu trên tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Trị giá vật liệu mua vào, nhập kho trong thời kỳ được hạch toán vào tài khoản 611: “ Mua hàng” * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 611: Mua hàng. *Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá các loại vật liệu hiện còn cuối kỳ trước: Nợ TK 611 Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường. Có TK 152. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu mua vào, nhập kho trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611. Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu hụt ( nếu có ) Có TK 111, TK 112, TK 3331... Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong các trường hợp khác nhận vốn góp, nhận lại vốn góp liên doanh). Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611: Trị giá thực tế Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, phản ánh giá trị vật liệu còn: Nợ TK 151 Nợ TK 152 Có TK 611 Phản ánh trị giá vật liệu thiếu hụt, mất mát: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Vật liệu đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 611: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. Nợ TK 138 ( 1381 ): Phải thu khác ( tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 611 *Nếu đã xác định được nguyên nhân và bắt bồi thường: Nợ TK 138 ( 1388): Phải thu khác Có TK 611. 7. Phản ánh trị giá các loại vật liệu đã sử dụng trong kỳ: Nợ TK 621, Tk 627, TK 641, TK 642. Có TK 611 8. Phản ánh trị giá vật liệu xuất bán: Nợ TK 632. Có TK 611 sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 111, 112, 331 TK 138 TK 333 ( 3333) TK 621, 627, 641 TK 411, 128, 222 TK 632 1.5. Các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý và ứng dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.5.1. Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu ( Tvt). Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nguyên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn nhập lại có giá trị khác nhau. Vì vậy, để đánh giá tình hình cung cấp tổng lượng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế mà phải dựa trên giá kế hoạch. Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu. Công thức tính: Trong đó : V1i: Số lượng thực tế cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu. Nếu Tvt > 100% : Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch. Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch. 1.5.2. phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu ( Tvt). Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đích giúp doanh nghiệp thâý rõ sự ảnh hưởng của việp cung cấp nguyên vật liệu đối với việc đảm bảo tính liên tục sả._.