Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội

của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Hơn nữa, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không phải là vô hạn, đòi hỏi chúng ta phải có những biện pháp sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý. Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra. Mặt khác, trong quá trình phát triển, xu hướng chung của các doanh nghiệp là mở rộng sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này, một trong những biện pháp được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu là giảm chi phí đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tìm được nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, chất lượng đảm bảo và có giá thành hạ. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tổ chức quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Có như vậy, hiệu quả kinh tế đạt được mới cao, mới góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu cũng là đối tượng lao động đặc biệt quan trọng. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 70% - 75% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý nguyên vật liệu cần được quan tâm hàng đầu. Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, em đã nhận thức sâu sắc và cụ thể hơn về công tác kế toán nguyên vật liệu, cũng như tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, thi công các công trình. Em rất yêu thích đề tài về nguyên vật liệu và muốn được đi sâu tìm hiểu nhiều hơn nữa về đề tài này. Chính vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội ” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. Phần 2: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. Phần 3: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. Do thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội chưa nhiều, hơn nữa, kiến thức hiểu biết thực tế còn có hạn, luận văn tốt nghiệp của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo hướng dẫn để luận văn tốt nghiệp của em được sâu sắc và toàn diện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo Trương Anh Dũng, sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú, anh chị công tác tại Phòng Kế toán tài vụ Công ty trong thời gian em thực tập tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2006 Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Ngọc Thuý Phần 1 Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 1.1.Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1.Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. -Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. -Đặc điểm: Về mặt nội dung: Nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ như: vôi, cát, gạch, đá, sỏi, xi măng, sắt thép,…Đây là những nguyên vật liệu rất đặc trưng của ngành xây lắp, khác hẳn với nguyên vật liệu của các ngành sản xuất khác như: sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc,…Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác dụng của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm xây lắp thường rất lớn, có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu hay hàng tỷ đồng. Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm. Về mặt khối lượng: Khối lượng nguyên vật liệu lớn, chẳng hạn khối lượng của xi măng, sắt thép, cát, đá,… có thể lên đến hàng nghìn tấn trong một công trình. Chi phí vận chuyển của nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất thi công một đơn vị sản phẩm xây lắp cũng khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể, ví dụ với một tòa nhà cao tầng thì chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để xây tầng 1 nhỏ hơn nhiều so với chi phí vận chuyển cùng lượng nguyên vật liệu đó để xây tầng thứ 15, 16. Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, từ 70% - 75%. Trong quá trình sản xuất thi công các công trình, nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Có thể nói nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên sản phẩm, không có nguyên vật liệu thì sẽ không có sản phẩm. Nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và số lượng sản phẩm. Số lượng nguyên vật liệu nhiều thì số lượng sản phẩm sẽ nhiều và ngược lại. Mặt khác, muốn sản phẩm có chất lượng tốt thì nguyên vật liệu cũng phải có chất lượng tốt. Vì vậy, một chính sách quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Hơn nữa, trong các doanh nghiệp xây lắp khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, nếu công tác quản lý không tốt sẽ gây thất thoát, lãng phí một lượng nguyên vật liệu đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong xu thế thị trường hiện nay, với nguồn lực như nhau thì việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đầu vào sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, quyết định sự thành công trong công tác kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp xây lắp. Do vậy, việc tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu là việc làm cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt việc này sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp có đặc điểm là số lượng lớn, nhiều chủng loại và hay bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Vì vậy, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết và cần được thực hiện đồng bộ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng. Trong khâu thu mua, nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế và chi phí thu mua. Mỗi loại nguyên vật liệu chỉ được phép hao hụt trong định mức. Bên cạnh đó, quá trình thu mua cũng cần được quản lý chặt chẽ về mặt thời gian, tiến độ thực hiện. Trong quá trình bảo quản, để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp cần có hệ thống kho đủ tiêu chuẩn, đảm bảo cả về số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ để quản lý nguyên vật liệu và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Trong khâu sử dụng, cấn tổ chức tốt việc ghi chép nhằm phản ánh chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó, so sánh với giá thành kế hoạch để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó, tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Trong dự trữ nguyên vật liệu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán chính xác giá thành kế hoạch trên cơ sở giá thành dự toán, từ đó xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi công trình và dự trữ đầy đủ. Tuy nhiên, cần nói rõ hơn về vấn đề dự trữ, trong các doanh nghiệp xây lắp, các công trình ở rải rác các nơi nên doanh nghiệp không thể tiến hành dự trữ nguyên vật liệu vì chi phí bảo quản và vận chuyển quá lớn. Doanh nghiệp chỉ dự trữ tại kho công trình đảm bảo việc thi công chính công trình đó được diễn ra liên tục, không bị ngừng do thiếu nguyên vật liệu. Với cách thức quản lý nguyên vật liệu như vậy, doanh nghiệp sẽ có đầy đủ thông tin về giá trị, hiện vật của từng loại khi cần. 1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu. Hạch toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ nguyên vật liệu lên sổ sách kế toán. Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu, nhà quản lý có thể có được những thông tin cần thiết về nguyên vật liệu như: vật liệu có đảm bảo chất lượng không, thừa hay thiếu so với nhu cầu sản xuất, nguồn cung cấp nào tốt,.. Những thông tin này giúp cho nhà quản lý có những quyết sách đúng đắn, kịp thời, phù hợp với thực tế, đảm bảo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Như vậy, hạch toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Để phát huy được vai trò đó đòi hỏi công tác hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu nhất định về quản lý và cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, có biện pháp xử lý kịp thời. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất thi công. Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất thi công. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại như sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình sản xuất thi công sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. - Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, giúp cho doanh nghiệp tổ chức tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán vật liệu. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại vật liệu như trên chỉ mang tính chất tương đối. Phân loại theo nguồn hình thành: Bao gồm nguyên vật liệu nhập mua ngoài, gia công chế biến, nhận góp vốn. Phân loại nguyên vật liệu theo cách này cho biết nguồn nhập vật liệu là từ nguồn nào, từ đó giúp cho công tác tính giá nguyên vật liệu được chính xác hơn. Phân loại theo quyền sở hữu: Bao gồm vật liệu của doanh nghiệp, vật liệu giữ hộ, vật liệu nhận gia công chế biến. Cách phân loại này cho biết vật liệu nào thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, vật liệu nào không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Phân loại theo các nhu cầu khác nhau: Bao gồm nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ công tác bán hàng. Phân loại theo cách này giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu theo từng nơi sử dụng, từ đó giúp cho việc phân bổ nguyên vật liệu được chính xác. 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Thông qua việc tính giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ sách kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. *Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp đó tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ từng nguồn nhập. - Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của NVL = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Hao hụt được bồi thường Trong đó, giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp trực tiếp. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế, lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt trong định mức được phép tính vào giá vật liệu.( Cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn.) Với vật liệu tự chế: Giá thực tế NVL = Trị giá thực tế NVL xuất kho + Chi phí gia công chế biến Chi phí gia công chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra để chế biến vật liệu. - Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công. - Với vật liệu được góp vốn liên doanh: Giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. - Với vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. - Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. *Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để xác định giá thực tế ghi sổ của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây: Phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO). Phương pháp giá bình quân. Phương pháp giá hạch toán. Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, vật liệu xuất kho sẽ được sử dụng giá nhập để xác định (nhập giá nào xuất theo giá đó). Vật liệu sẽ được quản lý riêng cả về hiện vật và giá trị theo từng lô, từng lần nhập. Xuất vật tư của lô nào sẽ tính theo giá thực tế của lô đó. Phương pháp giá thực tế đích danh thường sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại NVL với số lượng lớn thì không nên áp dụng phương pháp này. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết đợt nhập trước mới đến đợt nhập sau theo giá thực tế của từng đợt hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu và giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trước sẽ được sử dụng làm giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trước. Và do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu nhập kho sau cùng. Phương pháp này có ưu điểm là nó gần đúng với luồng nhập - xuất NVL trong thực tế. Không kể trường hợp đặc biệt, việc nhập - xuất NVL trong thực tế gần như là nhập trước - xuất trước. Hơn thế nữa, trong trường hợp NVL được quản lý theo đúng hình thức nhập trước - xuất trước, phương pháp này sẽ gần với phương pháp giá thực tế đích danh, do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị NVL tồn kho và xuất kho. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp nhập trước - xuất trước là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Phương pháp này giả định lô nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết đợt nhập sau mới sử dụng đến đợt nhập trước đó. Xuất của đợt nhập nào thì lấy theo giá nhập của đợt nhập đó. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp nhập sau - xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước - xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau - xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp giá bình quân. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL, căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế NVL xuất trong kỳ. Giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó, đơn giá bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: +Theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bq cả kỳ dự trữ Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp nhập trước - xuất trước và nhập sau - xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. +Theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước. Đơn giá bq cuối kỳ trước Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm). Gía thực tế của NVL nhập kho trước đợt nhập đó + Giá thực tế của NVL nhập kho thuộc đợt nhập đó Số lượng NVL tồn kho trước đợt nhập đó + Số lượng NVL nhập kho thuộc đợt nhập đó Đơn giá bq sau mỗi lần nhập +Theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập: Trong phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Phương pháp giá hạch toán. Ngoài các phương pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng như để bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng, kế toán còn sử dụng phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá hạch toán NVL xuất kho x Hệ số giá Hệ số giá NVL Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Trong đó: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Trong các doanh nghiệp xây lắp, khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình thi công rất lớn. Do vậy, công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu khá phức tạp và tốn nhiều công sức, đòi hỏi phải theo dõi cả giá trị, số lượng cũng như chất lượng của từng danh điểm nguyên vật liệu. Vì thế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ. Theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998, chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống là hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Để hạch toán nguyên vật liệu cần sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT) Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01 - BH) Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT) Thẻ kho (Mẫu 06 - VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc như trên, căn cứ vào nhu cầu quản lý thực tế của mình, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT) Về nguyên tắc, chứng từ dùng để hạch toán nguyên vật liệu phải được lập đầy đủ, ghi chép đúng quy định, trung thực, rõ ràng. Tất cả chứng từ gốc đều phải tập trung về bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó trước khi ghi sổ. 1.3.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng nguyên vật liệu vào “Thẻ kho”. “Thẻ kho” được mở theo từng danh điểm trong từng kho. Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với từng “Thẻ kho”). Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm đối với kế toán thủ công là khối lượng ghi chép lớn, ghi trùng lặp. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện vào cuối tháng nên có sự hạn chế trong việc kiểm tra các trường hợp bất thường xảy ra. Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp về NVL Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất tồn trên “Thẻ kho”. Tại phòng kế toán: cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu” và “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các Bảng kê này để vào “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi số lượng, giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép của kế toán. Tuy nhiên, công việc ghi sổ , kiểm tra đối chiếu bị dồn vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.3.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “ Sổ số dư”. Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” (Bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ, tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn”. Từ “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu” để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu gặp nhiều khó khăn. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều, đặc biệt thuận tiện khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (KKTX) Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động về mặt giá trị nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Để hạch toán tổng hợp NVL có thể áp dụng một trong hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp xây lắp, do đặc điểm sản phẩm là những công trình xây dựng, vật kiến trúc, ...có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, nên chế độ kế toán Việt Nam quy định chỉ được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Giá trị vật tư trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ do các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm vật tư. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho so sánh đối chiếu với số lượng tồn trên sổ kế toán xác định số lượng vật tư thừa ,thiếu và xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời. Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, nghiệp vụ nhập xuất nhiều thì dùng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho + G._.iá trị nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho + Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 như: TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”, TK 1522 “ Vật kết cấu”, TK 1523 “Nhiên liệu”, TK 1524 “ Phụ tùng thay thế”,... - TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho. Bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường Bên Có: Giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho Ngoài các tài khoản trên, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331, TK 621, TK 623, TK 627, TK 642. Phương pháp hạch toán: Nguyên vật liệu thường xuyên biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất thi công. Trong đó, nguyên vật liệu tăng chủ yếu do mua ngoài, do nhận vốn góp, nhận cấp phát, ...; giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất thi công , xuất đi góp liên doanh với đơn vị khác, ...Việc hạch toán nguyên vật liệu ngoài việc căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn phải căn cứ vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua và giá bán của nguyên vật liệu là giá không bao gồm thuế GTGT. Đối với các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc nguyên vật liệu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua và giá bán nguyên vật liệu là giá bao gồm cả thuế GTGT. Có thể tóm tắt quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX như sau: NVL thừa khi kiểm kê TK 111,112,331 TK 154 TK 632 TK 128,228,222 TK 411 TK 1381 TK 128,228,222 TK 621 TK 3381 TK 111,112,331… TK 152 TK 621,623,627,642 NVL mua ngoài nhập kho TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 151 NVL mua đang đi đường NVL đi đường nhậpkho TK 154 NVL tự sản xuất nhập kho hoặc nhập kho phế liệu thu hồi TK 711 Nhập kho NVL từ thanh lý TSCĐ TK 411 NVL được cấp phát, nhận vốn góp liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh Nhập NVL đã xuất nhưng chưa sử dụng hết Trị giá NVL xuất kho NVL xuất thuê ngoài gia công Giá vốn NVL xuất bán Xuất NVL để góp vốn liên doanh Xuất NVL trả góp vốn liên doanh CKTM, giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán TK 133 Thuế GTGT của hàng trả lại NVL thiếu khi kiểm kê Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 1.5. Chuẩn mực kế toán quốc tế và kinh nghiệm một số nước về hạch toán nguyên vật liệu. 1.5.1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu. Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho được quy định tại chuẩn mực số 2 (IAS 2) do Hiệp hội chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) nay là Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) ban hành. Nội dung của chuẩn mực này là xác định giá trị hàng tồn kho, ghi nhận chi phí và phương pháp trình bày báo cáo tài chính. Theo IAS 2, nguyên vật liệu là một loại hàng tồn kho nên nó được quản lý và hạch toán theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc giá gốc. Vấn đề cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu tồn kho được ghi nhận là tài sản và được vào kết chuyển cho tới khi các khoản doanh thu tương ứng được thực hiện theo khái niệm phù hợp. Phương pháp tính giá nhập kho nguyên vật liệu. Theo IAS 2, các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho nguyên vật liệu (giá gốc) bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong đó: Chi phí thu mua bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn; thuế nhập khẩu và các loại thuế khác; chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng; giảm giá và chiết khấu thương mại. Chi phí chế biến bao gồm: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung biến đổi, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ với khả năng hoạt động sản xuất bình thường. Các chi phí khác như: chi phí thiết kế, chi phí đi vay,… Như vậy, các chi phí trên nếu cao hơn mức bình thường (cao hơn định mức) và các chi phí bảo quản nguyên vật liệu tồn kho, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng sẽ không được tính vào giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho, trừ khi những chi phí này là cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, IAS đưa ra 4 phương pháp: Phương pháp giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp LIFO, cần trình bày sự khác biệt giữa số trên Bảng cân đối kế toán hoặc số thấp hơn giữa giá trị tính theo FIFO hoặc bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được; hoặc số thấp hơn giữa giá trị hiện hành vào cuối năm và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Theo IAS 2, hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng. 1.5.2. Kinh nghiệm một số nước về hạch toán nguyên vật liệu. 1.5.2.1. Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu tại Mỹ. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kê khai thường xuyên: Việc mua nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được ghi vào bên Nợ TK “Hàng tồn kho” chứ không ghi vào TK “ Mua hàng ”; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua được ghi trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chứ không ghi trên tài khoản riêng. Kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cho hàng tồn kho để theo dõi chi tiết từng loại hàng tồn kho. Trên các tài khoản chi tiết này, cả hai thước đo giá trị và hiện vật cùng được thể hiện. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ được ghi Nợ TK “ Mua hàng”. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định được tổng giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, bằng cách lấy số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ trừ đi số dư cuối kỳ. Tính giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho được phản ánh theo giá thực tế (giá gốc). Trong đó: - Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh trừ đi các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại hoặc giảm giá được hưởng. - Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo một trong bốn phương pháp: Phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá bình quân (bq cả kỳ dự trữ, bq sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp nhập sau - xuất trước. Việc áp dụng phương pháp nào phải tuân theo nguyên tắc nhất quán trong kỳ. Trường hợp có sự thay đổi về phương pháp tính cần phải có sự giải trình và nêu những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo kế toán. Đánh giá nguyên vật liệu tồn kho khi có sự giảm giá trị nguyên vật liệu Khi giá trị nguyên vật liệu thấp hơn giá thực tế ban đầu của chủng thì kế toán buộc phải ghi giảm giá trị của nguyên vật liệu cho dù nguyên nhân giảm của chúng là gì. Khi đó, nguyên tắc được áp dụng để đánh giá nguyên vật liệu không phải là nguyên tắc giá phí mà sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp đánh giá lại nguyên vật liệu theo từng mặt hàng: Theo phương pháp này, mức giá thấp nhất của nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở so sánh giá thực tế ban đầu và giá thị trường của từng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp nhất trong hai giá trị là giá thực tế ban đầu. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo từng nhóm nguyên vật liệu chủ yếu: Theo phương pháp này, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá trên cơ sở so sánh giá thực tế và giá thị trường tại thời điểm đánh giá theo từng nhóm nguyên vật liệu chính. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu bằng cách ước tính theo lãi gộp: Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp các ghi chép về nguyên vật liệu bị mất mát, hoả hoạn,... 1.5.2.2. Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu tại Pháp. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hạch toán hàng tồn kho tại Pháp cũng theo hai phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Tuy nhiên, phương pháp kê khai thường xuyên chỉ áp dụng trong kế toán phân tích để tính giá phí, giá thành của các loại nguyên vật liệu. Phương pháp kiểm kê định kỳ được sử dụng để hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu trong kỳ. Theo phương pháp kiểm kê đinh kỳ, khi mua nguyên vật liệu, kế toán không ghi vào các tài khoản hàng tồn kho mà ghi vào các tài khoản mua hàng. Khi bán hàng, không ghi có các tài khoản tồn kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối năm để xác định giá trị xuất dùng, xuất bán trong năm theo công thức: Trị giá hàng xuất trong năm = Trị giá hàng tồn đầu năm + Trị giá hàng mua vào trong năm - Trị giá hàng tồn cuối năm Tính giá nguyên vật liệu - Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế bao gồm giá mua và các khoản phụ phí. + Giá mua được tính bằng tổng số tiền ghi trên hoá đơn trừ các khoản giảm giá, bớt giá. Giá mua không bao gồm thuế GTGT vì doanh nghiệp chỉ thu hộ nhà nước và sẽ được khấu trừ. + Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận mặc dù đã được trừ vào số tiền trên hoá đơn nhưng vẫn được tính vào giá mua và được hạch toán như một khoản thu nhập tài chính. + Các khoản phụ phí bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, tiền thuê kho bãi để hàng,... - Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Có ba phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho là phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, phương pháp nhập trước xuất trước Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Cuối năm, trước khi lập báo cáo kế toán, nếu nguyên vật liệu bị giảm giá hoặc bị lỗi thời mà doanh nghiệp có thể bán với giá thấp hơn giá vốn thì căn cứ vào giá hiện hành để lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Cuối niên độ kế toán sau,căn cứ vào giá thị trường đối chiếu với giá ghi sổ kế toán của từng loại nguyên vật liệu để tính ra mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá dự phòng đã lập năm trước về mức dự phòng phải lập năm nay. Như vậy, thông qua việc tìm hiểu phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tại Việt Nam, Mỹ và Pháp, ta có thể thấy được điểm khác nhau giữa hạch toán nguyên vật liệu tại Việt Nam và hạch toán nguyên vật liệu tại Pháp, Mỹ. Hạch toán nguyên vật liệu ở Việt Nam, Pháp hay Mỹ đều phải tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 2) nên về cơ bản thì đặc điểm hạch toán NVL tại Việt Nam, Pháp và Mỹ là giống nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những điểm giống nhau giữa chúng cũng có một số điểm khác nhau như sau: Đặc điểm hạch toán NVL tại Việt Nam Đặc điểm hạch toán NVL tại Pháp Đặc điểm hạch toán NVL tại Mỹ 1. Phương pháp tính giá NVL xuất kho -Giá đích danh -Giá đơn vị bình quân: Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, bình quân cuối kỳ trước -FIFO -LIFO -Giá hạch toán -Giá đơn vị bình quân: Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập -FIFO -Giá đơn vị bình quân: Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập -Giá thực tế đích danh -FIFO -LIFO 2.Tính giá NVL nhập kho do mua ngoài Giá gốc: gồm chi phí thu mua, chi phí trực tiếp khác phát sinh để có NVL ở thời điểm và trạng thái hiện tại Giá thực tế bao gồm giá mua và các khoản phụ phí. Giá thực tế: gồm giá mua, chi phí thu mua, trừ đi chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại, giảm giá được hưởng 3.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Thời điểm lập: Cuối niên độ kế toán -Hoàn nhập khi mức dự phòng năm nay nhỏ hơn mức dự phòng năm trước -Thời điểm lập: Cuối niên độ kế toán -Hoàn nhập khi mức dự phòng năm nay nhỏ hơn mức dự phòng năm trước Không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu hàng tồn kho bị giảm giá thì đánh giá thấp hơn giá thực tế hoặc giá thị trường Phần 2 Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội 2.1. Đặc điểm chung của Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội được thành lập theo quyết định số 121-TCCQ/UB ngày 22.1.1972 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Tên giao dịch: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội ( Ha Noi Civil Construction Company) Trụ sở đóng tại: Số 292 Ngõ Văn Chương - Khâm Thiên - Hà Nội Tài khoản : 2.111.0000000.636, Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Hà Nội Điện thoại : 048513857 Fax: 8511715 Khi mới thành lập, Công ty thuộc Sở xây dựng Hà Nội, là một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi công cộng của thành phố. Tiền thân của Công ty là do các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ sáp nhập lại, bao gồm: Công ty xây dựng 104, Công trường 106, Công ty xây lắp công nghiệp, Công trường 17 của Công ty sửa chữa nhà cửa, Công trường thanh niên tình nguyện kiến thiết Thủ đô, 1 phân xưởng bê tông của Xí nghiệp Gạch lát Nam Thắng. Lúc mới thành lập, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé, phân tán, già cỗi và lạc hậu. Tổng số CBCNV lúc này có 2.100 người. Vốn liếng của Công ty rất ít, cả Công ty chỉ có 4.350.000 đồng. Đồng thời giai đoạn này cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước đang ở giai đoạn quyết liệt, vốn XDCB bị cắt giảm lớn, Nhà nước chỉ ưu tiên xây dựng cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu của tiền tuyến và một số công trình công cộng có yêu cầu cấp thiết.Trong hoàn cảnh hết sức khó khăn gian khổ ấy, Uỷ ban hành chính Thành phố cho phép Công ty thành lập Trường đào tạo công nhân xây dựng số 3, xây dựng xưởng mộc Giáp Bát, mở rộng phân xưởng bê tông Vĩnh Tuy, xây dựng trụ sở đội máy thi công, xây dựng trụ sở 4 tầng của Công ty . Đồng thời Công ty còn nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Thành uỷ, UBND Thành phố, Sở Xây dựng Hà Nội. Đảng uỷ và ban lãnh đạo Công ty đã động viên CBCNV tích cực tham gia phong trào thi đua lao động sản xuất sôi nổi, sẵn sàng chiến đấu với quyết tâm cao, hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên giao phó. Tháng 8 năm 1972, mùa mưa lũ, nước sông lên cao, uy hiếp đê sông Hồng, CBCNV Công ty được điều đi chống lụt tại đê Quai Thanh Trì. Trong nhiệm vụ chống lụt đó, CBCNV Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Liên tiếp trong những ngày cuối tháng 12/1972, lực lượng tự vệ, CBCNV Công ty đã lao vào lửa đạn để cứu sập, giải quyết hậu quả ở kho lương thực Vĩnh Tuy, Bệnh viện Bạch Mai, Khu phố Khâm Thiên… Trong 4 năm đầu, Công ty đã bàn giao được 114 công trình với 99.086 m2 diện tích sàn xây dựng. Cùng thời gian này Công ty được giao xây dựng tới 20 trường học ( Hoàng Hoa Thám, Ngô Quyền, Việt Nam – Cu Ba…), với hơn 600 lớp học và trên 42.000 m2 sử dụng. Công ty còn tham gia xây dựng một số công trình khác như: Cầu Diễn, Bệnh viện tâm thần Trâu Quỳ, chợ Trương Định, Nhà văn hoá thiếu nhi Hà Nội… Với những chiến công xuất sắc, ngay từ những ngày đầu mới thành lập, Công ty xây dựng dân dụng Hà Nội đã được Hội đồng Nhà Nước tặng thưởng Huân chương chiến công hạng ba năm 1973. Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, đất nước giành độc lập trọn vẹn, Hà Nội bước vào giai đoạn xây dựng mới, vốn XDCB được tập trung lớn hơn. Lúc này, Công ty đã xác định được sự tồn tại của mình và vươn lên nhiều mặt, cùng cả nước xây dựng CNXH. Công ty là một đơn vị xây lắp lớn, chủ lực của Thành phố, hàng năm đã nhận một khối lượng công trình gấp rưỡi, gấp đôi so với thời kỳ trước. Đầu năm 1976, Công ty có 2.765 CBCNV, các năm sau liên tục tiếp nhận từ 200-400 học sinh học nghề ở Trường đào tạo công nhân số 3 của Công ty ra trường. Đầu năm 1977, do yêu cầu phát triển xây dựng, thành phố đã quyết định tách phân xưởng bê tông của Công ty thành lập Xí nghiệp bê tông Vĩnh Tuy, tách Xí nghiệp cửa gỗ dân dụng của Công ty thành Xí nghiệp mộc cửa Giáp Bát, tách đội xây dựng 6 của Công ty sang Xí nghiệp nhà xưởng, tách công trường 1 ở Đông Anh cùng với công trường của Công ty xây lắp Công nghiệp thành Công ty xây dựng Đông Anh trực thuộc Sở Xây dựng. Năm 1981, Công ty xây dựng nhà ở số 4 được sáp nhập vào Công ty. Đến 1984, Công ty đã có 4.048 CBCNV, đây là thời kỳ Công ty có số lượng CBCNV đông nhất. Sau khi phân xưởng bê tông và Xí nghiệp mộc của Công ty được tách ra, để chủ động cung cấp một số cấu kiện bê tông và cửa gỗ, Công ty lại phải xây dựng ngay một xưởng mộc trực thuộc Công ty. Thời kỳ này, lực lượng CBCNV được phát triển nhanh chóng về số lượng cũng như chất lượng. Trong 10 năm Công ty đã đào tạo được hơn 3.000 học sinh học nghề bậc 2, gần 400 thợ bậc 3, đào tạo bồi dưỡng hơn 200 tổ trưởng sản xuất, nâng cấp, nâng bậc được hàng trăm thợ kỹ thuật bậc 5, bậc 6, đã cử vào các Trường đào tạo tại chức hàng trăm cán bộ trung cấp, kỹ sư nghiệp vụ. Do đó trình độ kỹ thuật nghiệp vụ của CBCNV đã được nâng cao. Đó chính là nhân tố quan trọng giúp cho Công ty hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Công ty đã được Sở Xây dựng Hà Nội đánh giá là một đơn vị có đội ngũ CBCNV khá đồng đều, một đơn vị làm tốt công tác đào tạo và quy hoạch cán bộ. Đến năm 1984 Công ty phấn đấu đạt tỷ lệ 100% công trình có chất lượng tốt, tiêu biểu như công trình bệnh viện Phụ sản 100 giường, Khách sạn Thăng Long, Rạp chiếu bóng Dân Chủ, Tượng đài Lê Nin, Nhà xuất bản Sự thật, Tổng Công ty điện máy… Với sự năng động và sáng tạo, thời kỳ này Công ty đã được tặng thưởng: 01 huân chương lao động hạng ba năm 1978 01 huân chương lao động hạng ba năm 1980 01 huân chương lao động hạng nhì năm 1982 01 huân chương lao động hạng ba năm 1983 01 huân chương lao động hạng ba năm 1985 01 huân chương lao động hạng nhất năm 1986 Thời kỳ 1987 đến nay là thời kỳ chuyển đổi cơ chế, từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Thời kỳ đầu chuyển đổi Công ty đã gặp nhiều khó khăn do phải tự tìm công việc và tự cân đối thu chi. Công ty đã chủ động sắp xếp lại sản xuất và lực lượng lao động, từng bước tìm ra hướng đi đúng đắn và phù hợp với cơ chế mới. Ngày 20 tháng 11 năm 1991, Chính phủ ra Nghị định 388/CP về việc giải thể, thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty đã được thành lập lại theo Quyết định số 627QĐ/UB ngày 10/02/1993 của UBND Thành phố Hà Nội. Lực lượng lao động của Công ty lúc này chỉ còn 1.500 người, đa phần đã xin đi lao động hợp tác nước ngoài từ trước, một số về nghỉ hưu, mất sức, nghỉ theo chế độ một lần, một số tự ý bỏ việc, cắt quân số… Với chức năng và nhiệm vụ mới, Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ, chịu sự lãnh đạo và quản lý của UBND Thành phố Hà Nội, Sở Xây dựng Hà Nội. Từ đầu những năm 1990 nhịp độ đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng ngày càng tăng. Công ty nhanh chóng nắm bắt được cơ hội và đã mạnh dạn ứng dụng nhiều công nghệ xây dựng mới, đầu tư đổi mới máy móc, trang thiết bị. Do đó, Công ty đã đạt được sự tăng trưởng nhanh chóng không chỉ về số lượng các công trình mà còn cả về chiều sâu. Công ty đã hoàn thành nhiều công trình cao tầng với chất lượng vật liệu cao cấp, thiết bị hiện đại, kỹ thuật xây dựng tiên tiến. Với Quyết định số 2903/QĐUB ngày 04/01/1996, UBND Thành phố Hà Nội đã có quyết định xác định lại nhiệm vụ cho Công ty xây dựng dân dụng Hà Nội. Theo đó, Công ty đã được chuyển đổi thêm những chức năng mới nhằm đa dạng ngành nghề, mở rộng phạm vi hoạt động. Công ty đã mạnh dạn nhận lập và xây dựng các dự án lớn như Khu đô thị mới Yên Hoà với diện tích gần 40 ha, tích cực tìm kiếm công trình ở các tỉnh ngoài như: Hưng Yên, Nam Định, Quảng Ninh, Quảng Nam, Điện Biên, Lai Châu, Tuyên Quang… Trong cơ chế thị trường, Công ty đã từng bước đứng vững và có uy tín với khách hàng. Với sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong Công ty, năm 2002, Công ty là đơn vị xây lắp thứ hai được nhận chứng chỉ ISO 9001-2000 do tổ chức QUACERT và AJA chứng nhận. Năm 2003, UBND Thành phố Hà Nội đã có Quyết định số 28/2003/QĐ-UB bổ sung chức năng tư vấn thiết kế công trình cho Công ty. Đến năm 2005, Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển hạ tầng đô thị được thành lập, Theo Quyết định của UBND Thành phố Hà Nội, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội đã trở thành một thành viên của Tổng công ty nhưng tổ chức hạch toán độc lập. Những năm trước đây do sự cạnh tranh ác liệt của của cơ chế thị trường, giá trị sản lượng của Công ty khó vượt qua ngưỡng 50 tỷ đồng/1năm. Đến năm 2003, Công ty đã thực hiện được giá trị sản lượng 168,468 tỷ đồng. Sang năm 2004, giá trị sản lượng đạt được trên 227 tỷ đồng. Công tác nộp ngân sách đạt 100% theo kế hoạch các năm và năm sau thường cao hơn năm trước. Năm 1987 nộp 16.994.000đồng, năm 2003 nộp 1.549.009.895 đồng, năm 2004 là 3.275.898.634 đồng, năm 2005 là 1.643.874.641 đồng. Số vốn CSH của Công ty khi UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định thành lập lại doanh nghiệp theo Nghị định 388/CP mới chỉ có 2.142.000.000đồng (số 627QĐ/UB ngày 10/02/1993), đến ngày 09/01/1996 vốn CSH của Công ty đã đạt được là 7.044.904.933đồng, cho đến nay số vốn CSH của Công ty đã là trên 70 tỷ đồng. Công ty đã được Hội đồng Nhà nước tặng thưởng 1 Huân chương lao động hạng nhất, 1 Huân chương Chiến công hạng ba, cùng nhiều cờ thi đua, bằng khen xuất sắc của Bộ Xây dựng, UBND Thành phố, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam. Qua 34 năm trưởng thành và xây dựng Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội đã đạt được nhiều thành tích, đóng góp vào công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước trong thời kỳ chống Mỹ cũng như trong thời kỳ đổi mới, tạo đà tốt cho những bước phát triển của Công ty trong những năm tới. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Đối với tất cả các doanh nghiệp, muốn hoạt động tốt và có hiệu quả thì bộ máy quản lý phải hợp lý, gọn nhẹ và năng động. Với Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản mang tính chất phức tạp trong kỹ thuật nên bộ máy của Công ty được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn hoá cụ thể theo chức năng. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự trợ giúp và tư vấn của các bộ phận chức năng. Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ dưới đây: Khối văn phòng Ban giám đốc Khối trực tiếp SX SX chính SX phụ Xưởng mộc, bê tông Máy thi công Trung tâm tư vấn XNXD số 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,1112, XN giao thông số 1,2 Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật chất lượng Phòng tổ chức tiền lương Phòng hành chính y tế Phòng dự án Phòng kế toán tài vụ Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy quản lý Các phòng ban chức năng thực hiện việc giải quyết xử lý các nhiệm vụ đã được phân công cụ thể như sau: Ban giám đốc Công ty gồm 4 thành viên: Giám đốc: Là người điều hành chung, có vai trò kiểm soát và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty, ra các quyết sách và chủ trương của Công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách: - Xây dựng chiến lược phát triển, phương án sản xuất kinh doanh dài hạn (từ 2 đến 3 năm) và kế hoạch ngắn hạn (1 năm), dự báo các thông tin về thị trường và đối tác, các yêu cầu về chất lượng kỹ thuật phục vụ cho sản xuất kinh doanh tại Công ty. - Điều hành sản xuất các dự án theo phương án, kế hoạch đã được thông qua tại đại hội công nhân viên chức hàng năm; đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và chính sách đối với người lao động. Là đại diện pháp nhân của Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp tác liên doanh. - Phụ trách công tác tổ chức cán bộ trên cơ sở phương hướng chỉ đạo của Đảng uỷ Công ty; được quyền thành lập và giải thể các đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ thuộc quyền, chủ tịch hội đồng xét nâng bậc lương, cán bộ nhân viên gián tiếp ký hợp đồng lao động thời hạn trên 3 tháng. - Phụ trách công tác kế toán tài vụ, cung ứng vật tư, công tác bảo hiểm xã hội. - Tổ chức chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và bồi dưỡng, nâng cao trình độ khoa học và kỹ thuật, chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. - Chủ tịch hội đồng khen thưởng thi đua, hội đông kỷ luật của Công ty. Phó giám đốc phụ trách kế hoạch, kỹ thuật: có nhiệm vụ giúp giám đốc và chịu trách nhiệm các khâu: - Xây dựng kế hoạch sản xuất từng quý, tháng; tổ chức điều hành sản xuất theo kế hoạch đã được xác định. - Phụ trách công tác kỹ thuật chất lượng an toàn lao động, chống cháy nổ, phòng chống lụt bão. - Phụ trách công tác quản lý lao động và thanh toán tiền lương. - Phụ trách công tác quân sự, bảo vệ. - Chủ tịch hội đồng sáng kiến cải tiến kỹ thuật. - Chủ tịch hội đồng thi nâng bậc lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: giúp giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm các khâu: - Tiếp cận thị trường, phát triển và điều hành các dự án nội bộ của Công ty; kinh doanh dịch vụ cho thuê nhà đất. - Tìm kiếm việc làm, chỉ đạo công tác nhận thầu, đấu thầu các công trình xây dựng cơ bản. - Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công tác thanh quyết toán, thu hồi vốn. Phó giám đốc phụ trách mặt bằng dự án: giúp giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm các khâu: - Theo dõi quản lý mặt bằng tại khu đô thị mới Yên Hoà - Phụ trách công tác hành chính y tế, thủ trưởng văn phòng Công ty, phụ trách phong trào văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao. Các phòng ban đơn vị cơ sở bao gồm: Phòng Kế hoạch tổng hợp: - Tham mưu cho giám đốc Công ty về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển trong từng giai đoạn (ngắn hạn, dài hạn). - Tham mưu hỗ trợ các đơn vị công tác chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, hoàn chỉnh các thủ tục hồ sơ trình tự xây dựng cơ bản; soạn thảo hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế; làm báo cáo thống kê tháng, quý, năm theo quy định. - Kiểm tra dự toán thi công các công trình: xác định nhu cầu vật tư, máy thi công và các chi phí khác phục vụ tiến độ thi công công trình theo từng tháng, quý, năm, làm căn cứ phối hợp điều lệ sản xuất, cung ứng vật tư, thanh toán tiền lương. - Dự báo các thông tin về thị trường: xu hướng, nhu cầu, giá cả vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh, các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật - Tổ chức công tác thẩm định dự toán, quyết toán các công trình thuộc dự án Yên Hoà. Phòng Kỹ thuật chất lượng: - Nghiên cứu các hồ sơ thiết kế, tham mưu cho các đơn vị về các giải pháp kỹ thuật, biện pháp về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, kiểm tra giám sát kỹ thuật chất lượng, an toàn lao động các công trình thuộc Công ty quản lý. - Phối hợp với các phòng ban, đơn vị quản lý hồ sơ các loại thiết bị xe máy, mua sắm phụ tùng thay thế. - Đôn đốc kiểm tra công tác huấn luyện an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên theo quy định và tổ chức bồi dưỡng thi nâng bậc cho công nhân. - Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến đưa vào áp dụng trong tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty. - Tổ chức kiểm tra chất lượng tại các đơn vị trong Công ty để duy trì tốt công tác quản lý chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công trình tạo uy tín tốt nhất đối với chủ đầu tư và khách hàng. Phòng Tổ chức tiền lương: - Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty và nhu cầu sử dụng lao động của các đơn vị trực thuộc, phòng đề xuất với giám đốc Công ty về việc bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý lực lượng lao động hiện có và kế hoạch bồi dưỡng đào tạo, tuyển dụng cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. - Quán triệt đến người lao động nghị định 197/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ về hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương theo luật lao động và thoả ước lao động, nội quy lao động của công ty. - Quản lý quỹ tiền lương theo chính sách chế độ và những quy định nội bộ của Công ty, theo dõi mua bán cấp phát bảo hộ lao động. - Thực hiện hướng dẫn công tác quân sự tự vệ, bảo vệ, tham mưu trong công tác thi đua khen thưởng. Phòng Hành chính y tế: - Theo dõi công văn giấy tờ đi đến, quản lý dấu của Công ty, chịu trách nhiệm cung cấp, quản lý dụng cụ, phương tiện phục vụ của các khối văn phòng Công ty. - Quản lý nhà xưởng, đất đai thuộc quyền quản lý của Công ty. - Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác phòng chống nóng, rét, bệnh dịch, bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Phòng Dự án: - Tìm hiểu thị trường, nghiên cứu, khai thác, quản lý dự án nội bộ của Công ty và các dự án bên ngoài - Quản lý khai thác các hạng mục thuộc dự án khu đô thị mới Yên Hoà. - Giới thiệu, quảng cáo, tuyên truyền rộng rãi các dự án của Công ty nhằm thu hút vốn đầu tư cho dự án; xây dựng kế hoạch khai thác và phát huy hiệu quả của dự án. Phòng Kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có chức năng tham mưu cho ban giám đốc Công ty về công tác tài chính tín dụng và kế toán, cụ thể: - Hàng tháng lập kế hoạch tài chính: kế hoạch vốn, kế hoạch thu chi, kế hoạch tiền mặt và các chi phí khác,…trình giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch. - Xây dựng quy chế thanh toán nội bộ, áp dụng và phổ biến thực hiện trong toàn Công ty. - Giúp giám đốc Công ty thực hiện tốt các chuẩn mực kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê và làm kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại Công ty theo quy định hiện hành. - Đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (huy động vốn, thu hồi vốn, luân chuyển vốn), thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên của Công ty. - Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán, kế toán; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ ghi chép ban đầu, đảm bảo sự chính xác về số liệu. - Theo dõi, cập nhật số liệu cấp phát và sử dụng vốn của các đơn vị cơ sở trên cơ sở nguồn và tỷ lệ được phép sử dụng; kịp thời báo cáo với ban giám đốc Công ty, các phòng ban, các đơn vị sử dụng vốn để có biện pháp xử lý. - Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị hoàn tất thủ tục thanh toán khối lượng công trình đã hoàn thành; cùng các đơn vị thi công, chủ đầu tư tổ chức tốt công tác thanh toán khối lượng thu hồi vốn nhanh phục vụ cho sản xuất chung của Công ty. - Lập các báo cáo định kỳ theo quy định. Các đơn vị trực tiếp sản xuất có nhiệm vụ cụ thể như sau: Các đơn vị trực tiếp sản xuất gồm các đơn vị sản xuất chính và các đơn vị sản xuấ._.g hợp xuất vật tư ”, dựa vào các bảng kê này và các phiếu nhập, xuất, ghi vào “ Sổ luân chuyển vật tư ”. Tại Xí nghiệp 5, kho F5 - Yên Hòa, các Bảng tổng hợp và “Sổ đối chiếu luân chuyển” cho kho F5 - Yên Hòa được mở như sau: Khi nhận được thẻ kho kế toán Xí nghiệp tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với với “ Sổ luân chuyển vật tư ”, đồng thời từ “ Sổ luân chuyển vật tư ” lập “ Bảng tổng hợp vật tư ” (Bảng tổng hợp nhập xuất tồn). Bảng này được lập vào cuối quý. Bảng tổng hợp vật tư của kho F5 - Yên Hòa trong quý 4 năm 2005 được trình bày như sau: Cuối quý, Các phiếu nhập, xuất và các Bảng tổng hợp vật tư của các Xí nghiệp được gửi lên phòng Kế toán tài vụ Công ty. Kế toán vật tư sẽ tiếp nhận và kiểm tra, đối chiếu với Kế toán thanh toán phần nguyên vật liệu mua chưa trả tiền. Sau đó, Kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Tuy nhiên, do số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu của một Xí nghiệp cũng như của Công ty là rất lớn nên việc nhập số liệu vào máy tính sẽ theo số liệu tổng hợp trên Bảng tổng hợp vật tư cuối quý. Và như vậy, chứng từ gốc không được nhập vào máy mà được lưu giữ bên ngoài theo từng tháng, từng quý và riêng cho từng Xí nghiệp, từng công trình. Do đó, trong các sổ tổng hợp của Công ty, cột số hiệu chứng từ được ghi theo tên của các Xí nghiệp để thuận lợi khi tìm chứng từ gốc; còn cột ngày tháng thực tế là ngày tháng ghi sổ chứ không phải ngày tháng trên chứng từ gốc. Như vậy, hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển giúp giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm ngyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thể hiệ qua sơ đồ sau: Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập vật tư Sổ kế toán tổng hợp về vật tư Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng tổng hợp vật tư Thẻ kho Sơ đồ 12: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . Trình tự nhập dữ liệu vào máy tính như sau: Khởi động chương trình, trên màn hình xuất hiện giao diện của chương trình phần mềm CAP. Chọn biểu tượng nhập chứng từ Trên màn hình sẽ hiện ra giao diện nhập chứng từ để nhập dữ liệu 2.2.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.4.1. Tài khoản sử dụng. Hiện nay. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản sử dụng là Tài khoản 152 - nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của công ty theo giá thực tế. Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Là một doanh nghiệp xây lắp lớn, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu là hoàn toàn hợp lý. Nhờ phương pháp này, kế toán nắm bắt được tình biến động của nguyên vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó, phục vụ đắc lực cho các quyết sách của ban lãnh đạo Công ty. Đây cũng là quy định bắt buộc với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp hiện nay. Tài khoản 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc hàng mua trả lại người bán Giá trị nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan sau: TK 621 “ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp” TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công” TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” TK 331 “ Phải trả người bán ”,… TK 133 “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ” TK 141 “ Tạm ứng ” … 2.2.4.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài và được hạch toán theo hai trường hợp cụ thể như sau: -Trường hợp mua hàng thanh toán chậm, Kế toán sử dụng Tài khoản 331 - Phải trả người bán và căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng của người bán để vào sổ chi tiết Tài khoản 331: Nợ TK 152: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Ví dụ: Ngày 21 tháng 11 năm 2005 Xí nghiệp 5 mua vật liệu chưa thanh toán với người bán: Đá 1x2, Số lượng 12m3, Đơn giá không thuế 120.000đ/m3 Kế toán Công ty ghi định khoản: Nợ TK 152: 1.440.000 Nợ TK 133: 144.000 Có TK 331: 1.584.000 -Trường hợp Xí nghiệp mua hàng thanh toán ngay bằng tiền tạm ứng của Công ty: Nợ TK 152: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 141: Tổng giá thanh toán Ví dụ: Ngày 22 tháng 11 năm 2005, Xí nghiệp 5 mua vật liệu và đã thanh toán bằng tiền tạm ứng của Công ty: Gạch 2 lỗ A1: 60.000 viên, đơn giá không thuế 420đ Kế toán Công ty định khoản như sau: Nợ TK 152: 25.200.000 Nợ TK 133: 2.520.000 Có TK 141(XN5): 27.720.000 Trong quá trình thu mua, không phát sinh chi phí thu mua do nguyên vật liệu được người bán giao tại kho công trình nên không có định khoản phản ánh chi phí thu mua. Trường hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn dư thừa của công trình khác (thường là các công trình trong cùng xí nghiệp): Nợ TK 152 (Chi tiết kho nhận NVL) Có TK 152 (Chi tiết kho xuất NVL) Ví dụ: Tại Xí nghiệp 5, sau khi hoàn thành công trình nhà ăn Văn phòng Công ty, còn dư 160 Kg xi măng, đơn giá không thuế là 690đ. Số xi măng này được xuất điều chuyển sang cho công trình Trường Trưng Vương: Nợ TK 152 ( Tr.TV) :110.400 Có TK 152 (VPCT) :110.400 2.2.4.3. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu. (1) Trường hợp xuất vật tư cho việc thi công các công trình: Nợ TK 621: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Có TK 152: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho (2) Trường hợp xuất vật tư phục vụ chung cho sản xuất của các Xí nghiệp: Nợ TK 627 Có TK 152 (3) Trường hợp xuất vật tư phục vụ cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 (4) Trường hợp xuất vật tư phục vụ cho đội máy thi công: Nợ TK 623 Có TK 152 (5) Xuất vật tư điều chuyển cho công trình khác: Nợ TK 152 (Chi tiết kho nhận) Có TK 152 (Chi tiết kho xuất) 2.2.4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu. Tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu được mua và nhập thẳng đến kho tại công trình, thường là dùng đến đâu mua đến đó nên thời gian lưu kho của nguyên vật liệu là rất ngắn. Do đó, Công ty không tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu 2.2.4.5. Hạch toán đánh giá lại nguyên vật liệu. Cũng vì Công ty không dự trữ nguyên vật liệu trong kho nên Công ty cũng không tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu. 2.2.4.6. Sổ kế toán tổng hợp. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung, đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu, các loại sổ tổng hợp được sử dụng bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 152,621,627, Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ vật tư, Bảng tổng hợp Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đối chiếu luânchuyển Sổ Nhật ký mua vật tư Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu Sổ Nhật ký chung: Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ do các Xí nghiệp gửi lên, kế toán cập nhật số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lên Sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung được kế toán tổng hợp quản lý và theo dõi, hàng quý in ra để bảo quản và lưu trữ. Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 621, Sổ Cái TK 627: Định kỳ, trên cơ sở các số liệu được kế toán cập nhật, máy tính sẽ tự động chuyển sang Sổ Cái các TK trên. Sổ Cái của các TK cũng được in ra hàng quý cùng với Sổ Nhật ký chung để bảo quản và lưu giữ. Phần 3 Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội 3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. Kế toán là một công cụ quan trọng và hữu hiệu trong quản lý kinh tế cả về vĩ mô và vi mô. Hiện nay, trong cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước, Kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong lĩnh vực Kế toán nói chung, Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận chiếm vị trí vô cùng quan trọng, vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu là một trong những phần hành Kế toán quan trọng trong doanh nghiệp khi thực hiện tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác Kế toán nói chung cũng như công tác Kế toán nguyên vật liệu nói riêng là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế xã hội, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành sản phẩm xây lắp. Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, trong một doanh nghiệp xây lắp lớn như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì yêu cầu nắm bắt tình hình nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại của từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Những thông tin này giúp cho Phòng Kế hoạch của Công ty xây dựng dự toán nguyên vật liệu một cách kinh tế nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng các công trình. Do vậy, để đáp ứng yêu cầu này của công tác quản lý nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một việc làm cần thiết. Hơn nữa, nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty rất đa dạng với nhiều chủng loại, trong đó có cả những vật liệu ngoài trời. Để sử dụng chúng một cách hiệu quả cho quá trình sản xuất, thi công các công trình đòi hỏi chúng phải được theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt mất mát trong sử dụng và dự trữ, cũng như bảo đảm chất lượng của nguyên vật liệu không bị thay đổi trong quá trình dự trữ. Việc không ngừng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cũng là một nhân tố giúp Công ty đạt được mục tiêu này. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác Kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho thông tin tài chính được phản ánh một cách nhan chóng, chính xác, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty. Mặt khác, khối lượng công việc kế toán tại Công ty hiện nay là khá lớn yêu cầu phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, nhằm tìm ra phương pháp hạch toán thích hợp, giảm bớt được khối lượng công việc. Vì vậy, hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu, một vấn đề cần được quan tâm đúng mức. Xuất phát từ những yêu cầu của thực tế như trên, cùng với những quy định ngày càng chặt chẽ của chế độ Kế toán cũng như các chính sách Kế toán do Nhà nước quy định, Công ty đang thực hiện từng bước quá trình hoàn thiện để công tác kế toán thực sự là công cụ quản lý hiệu quả nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, để thực hiện một cách đúng đắn và khoa học, công tác hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Yêu cầu tuân thủ chế độ Kế toán Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, khả năng và trình độ của nhân viên kế toán. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Yêu cầu thống nhất, đây là một yêu cầu hết sức quan trọng giúp Nhà nước quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán phải thống nhất về mặt xây dựng tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh của tài khoản và thống nhất về tên gọi mã kho hàng hoá… Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác kế toán bởi vì có cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán mới giúp cho ban lãnh đạo của Công ty đưa ra được các quyết sách đúng đắn. Từ đó giúp Công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận. 3.2. Đánh giá công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. 3.2.1. Những ưu điểm. Công ty xây dựng Dân dụng Hà Nội là một Công ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực xây lắp. Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ CBCNV với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và mô hình tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tương đối hợp lý và có sự linh hoạt trong từng thời kỳ để phù hợp với môi trường cạnh tranh. Nhờ vậy, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi cho thành phố trong thời kỳ bao cấp, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé, phân tán, già cỗi và lạc hậu. Đến nay, Công ty đã phát triển lớn mạnh, ngành nghề kinh doanh đa dạng. Công ty có 12 xí nghiệp thành viên, với thị trường hoạt động khắp nội ngoại thành Hà Nội và các tỉnh trên cả nước, đóng góp cho ngân sách Nhà nước hàng tỷ đồng mỗi năm. Công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề cho người lao động, đồng thời tích cực đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất. Với số vốn cố định gần 100 tỷ đồng Việt Nam và vốn kinh doanh trên 30 tỷ đồng Việt Nam, cùng các vốn liên doanh với các tổ chức khác, Công ty có đủ khả năng đảm nhận thi công các loại hình công trình có chất lượng cao và thời gian nhanh nhất. Công ty đã bàn giao hàng trăm công trình lớn đưa vào sử dụng đạt chất lượng tốt. Nhiều công trình được Bộ Xây dựng trao tặng huy chương vàng chất lượng như: công trình chợ Đồng Xuân-Bắc Qua, công trình nhà đón khách quốc tế của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Hiện nay, Công ty đang thi công nhiều công trình lớn như: Khu đô thị mới Yên Hoà, Khu đô thị mới Nam Thăng Long (Ciputra), Quốc lộ 1,… Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được phân chia rõ ràng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Phòng Kế hoạch tổng hợp làm tốt khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết hợp với Phòng Dự án kiểm tra, thẩm định dự toán các công trình, thông qua phòng tổ chức tiền lương bố trí sử dụng lực lượng lao động một các hợp lý đối với từng công trình, hạng mục công trình. Nhờ vậy, Công ty chủ yếu thực hiện hình thức khoán gọn cho từng xí nghiệp, từng đội thi công. Hình thức này giúp cho Công ty tăng năng suất đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Đạt được những thành tựu nói trên phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán Công ty, trong đó kế toán nguyên vật liệu là phần hành rất quan trọng. Về tình hình tổ chức bộ máy kế toán nói chung, bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Việc hạch toán chi tiết được thực hiện ở cấp xí nghiệp, nhân viên kế toán dưới xí nghiệp có trách nhiệm hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ, thu nhận, kiểm tra các chứng từ rồi tập hợp chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ kế toán của Công ty. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán. Hình thức này giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý một cách có hiệu quả. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp có qui mô lớn, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Mỗi phần hành kế toán được giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm, riêng kế toán TSCĐ và kế toán tiền lương được giao một người thực hiện. Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoàn chỉnh, đảm bảo được yêu cầu tách biệt của các phần hành kế toán cơ bản. Về phần hành kế toán nguyên vật liệu phải kể đến những ưu điểm cụ thể sau: Về phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất và công dụng khác nhau. Dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu thành từng loại như vật liệu chính, vật kết cấu, nhiên liệu, … Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Về quản lý nguyên vật liệu: Công ty giao cho các Xí nghiệp thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, do vậy đã không để xảy ra tình trạng tạm ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu. Hơn nữa, nguyên vật liệu dùng cho công trình nào được nhập và bảo quản tại kho của công trình đó. Nhờ vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu luôn đảm bảo kịp thời, tiết kiệm chi phí thu mua, chi phí lưu kho bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển. Với những nguyên vật liệu thừa mà chất lượng còn tốt sẽ được xuất điều chuyển sang công trình có nhu cầu. Việc này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời tránh trường hợp phải bán lại với giá rẻ. Về tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, chính là giá mua không bao gồm thuế GTGT ghi trên hoá đơn. Thực tế, nhà cung cấp đã tính cả chi phí vận chuyển trong giá bán nên thông thường nguyên vật liệu được người bán vận chuyển đến tận kho công trình mà không phát sinh chi phí thu mua. Khi xuất kho, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh (tức nhập giá nào thì xuất theo giá đó). Việc tính giá nguyên vật liệu như vậy đã phản ánh đúng giá thực tế của nguyên vật liệu và cung cấp thông tin về giá cả nguyên vật liệu một cách kịp thời cho Ban lãnh đạo. Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng việc ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức này khá đơn giản, dễ theo dõi và phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Về hạch toán nguyên vật liệu: Về hạch toá ban đầu: Việc hạch toán ban đầu được thực hiện ở cấp Xí nghiệp. Công ty chỉ tổng hợp các số liệu và tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhờ vậy, khối lượng công việc kế toán trên Công ty được giảm nhẹ. Về hạch toán tổng hợp: Nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng với quy định áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp. Quy trình hạch toán khá gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy. 3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại. Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Về mặt quản lý nguyên vật liệu: - Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu. Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu còn mang tính hình thức. - Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm 1996 nên đã cũ và không khoa học. Thực tế các bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm. - Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty không tiến hành dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu mua chuyển thẳng đến kho công trình đến đó. Điều này giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho cũng như chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, trong điều kiện thị trường vật liệu xây dựng có sự biến động lớn về giá cả như những năm gần đây thì việc không thể dự trữ nguyên vật liệu là một hạn chế mà Công ty và các doanh nghiệp xây lắp nói chung cần tìm cách khắc phục. - Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho và cán bộ vật tư chỉ kiểm tra quy cách và số lượng của vật liệu rồi cho nhập, Công ty không quy định thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Đối với những lô nguyên vật liệu với số lượng và giá trị không lớn thì khâu này có thể bỏ qua. Nhưng đối với những lô nguyên vật liệu lớn thì việc lập Biên bản này là cần thiết, làm căn cứ để giải quyết, xử lý hay quy trách nhiệm khi phát sinh thừa, thiếu, sai quy cách,... Về mặt hạch toán: - Về hạch toán ban đầu: Việc hạch toán ban đầu ở Công ty khá linh hoạt và phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Tuy nhiên, sự linh hoạt này lại có thể gây nên những tổn thất làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nếu những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không có ý thức tự giác. Cụ thể, thủ tục nhập xuất thường không chặt chẽ với những vật liệu có giá trị thấp, thủ kho không tiến hành lập phiếu nhập xuất kho mà vẫn cho phép nhập xuất, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập xuất cho toàn bộ số vật tư đã luân chuyển qua kho. Như vậy, sẽ gây khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình biến động vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xảy ra, không giám sát được vật tư có được sử dụng đúng mục đích hay không. Do vậy, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Về công tác kế toán chi tiết: Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở các Xí nghiệp theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, nhưng lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, trong khi đó số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu lại nhiều, nên công việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn và làm ảnh đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Về công tác kế toán tổng hợp: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, gồm nhiều xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc nên số lượng chứng từ nguyên vật liệu rất lớn. Ngoài ra, các công trình xây dựng lại ở rải rác khắp nơi nên sự luân chuyển của chứng từ còn chậm. Thông thường chứng từ gốc được tập hợp về Công ty vào cuối tháng cùng với Bảng tổng hợp ( Bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu). Khi lên các sổ kế toán tổng hợp, kế toán chỉ lấy số liệu từ chứng từ tổng hợp của các Xí nghiệp (Bảng tổng hợp vật tư). Các chứng từ tổng hợp này không có số chứng từ, chỉ có tên của Xí nghiệp, tên công trình và gắn với tháng hay quý cụ thể. Do đó, trong các sổ kế toán tổng hợp, cột số hiệu của chứng từ được ghi theo tên của Xí nghiệp. Còn các chứng từ gốc được lưu giữ tại Công ty theo từng Xí nghiệp, từng công trình, từng tháng, quý, năm. Cách làm này có thể giúp giảm bớt công việc ghi chép của kế toán tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội. Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty dưới góc độ nghiên cứu của mình: Kiến nghị 1: Về công tác quản lý nguyên vật liệu - Giá cả vật liệu xây dựng trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, đặc biệt trong những năm gần đây giá cả vật liệu xây dựng liên tục có những biến động lớn. Để quá trình thi công được diễn ra một cách liên tục đồng thời đảm bảo chi phí không bị “ đội lên cao ”, Công ty cần có chiến lược cụ thể trong việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu. Do đặc điểm các công trình ở rải rác nhiều nơi, khối lượng vật liệu cần cho một công trình lại lớn nên việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho là không khả thi vì chi phí dự trữ và vận chuyển là rất lớn. Muốn giảm được tổn thất do giá cả tăng cao, Công ty nên tìm kiếm những bạn hàng uy tín và ký kết hợp đồng dài hạn với những điều khoản có lợi nhất cho Công ty. Làm được như vậy sẽ giúp cho quá trình sản xuất thi công diễn ra liên tục, không bị gián đoạn ngay cả khi nguyên vật liệu trên thị trường khan hiếm. - Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, Công ty cần phải nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ của nhân viên ở bộ phận kho. Kiến nghị 2: Lập sổ Danh điểm vật tư Đối với Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì việc xây dựng một Sổ Danh điểm hoàn chỉnh thống nhất trong toàn Công ty là cần thiết. Nó giúp cho công tác kế toán chi tiết vật liệu giảm bớt được khối lượng ghi chép, đơn giản, dễ theo dõi, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật tư mang một số hiệu riêng gọi là số danh điểm. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy, Công ty nên phân loại TK152 ra thành nhiều tiểu khoản dùng để chỉ các nhóm vật liệu tương ứng. Để có thể quản lý tới từng thứ, loại vật tư trong từng nhóm ta chỉ cần thêm các chữ số vào sau mỗi nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu sẽ được thể hiện trên Sổ Danh điểm vật liệu. Hệ thống này đảm bảo cho việc quản lý vật liệu một cách rõ ràng chính xác, tương ứng với chủng loại, quy cách vật liệu. Sổ Danh điểm vật liệu giúp cho việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất đơn vị tính, thống nhất quy cách, phẩm chất, thống nhất mở thẻ kho, đồng thời cũng thống nhất mã vật liệu giữa phòng kế toán của công ty với kế toán dưới Xí nghiệp. Mẫu Sổ Danh điểm có thể lập theo mẫu dưới đây: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VT 1 2 3 4 5 6 1521 15211 15212 15213 15214 15215 15216 15217 15218 15219 15211-1 15211-2 15211-3 15212-1 15212-2 15215-1 15215-2 Vật liệu chính Sắt thép Thép tròn Æ4 Thép tròn Æ6 Thép tròn Æ8 ... Tiểu ngũ kim Đinh 1 phân Đinh 2 phân ... Xi măng Vật liệu mộc Vật liệu ngoài trời Gạch đặc máy Gạch rỗng 2 lỗ ... Vật liệu trang trí Vật liệu điện Vật liệu nước Vật liệu và TB VS Kg Kg Kg Kg Kg Viên Viên 1522 15221 15221-1 15221-2 Vật kết cấu Kết cấu gỗ Cửa đi Cửa sổ ... Cái Cái 1523 Nhiên liệu 1534 Phụ tùng thay thế 1525 Vật liệu khác Kiến nghị 3: Tổ chức Ban kiểm nghiệm vật tư Khi tổ chức thu mua nguyên vật liệu, Công ty nên tổ chức Ban kiểm nghiệm để kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Với những lô nguyên vật liệu có khối lượng và giá trị lớn việc làm này là rất cần thiết. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ XN:...........Kho: Ngày...... tháng......năm..... Căn cứ....................................ngày.........tháng........năm..........của............. ............................................................................................................................. Ban kiểm nghiệm gồm có: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ TT Tên, nhãn hiệu vật tư Đvt Số lượng Theo Chứng từ Thực nhập Đúng quy cách, phẩm chất Không đúng quy cách, phẩm chất Kiến nghị 4: Sử dụng phương pháp Sổ số dư Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều nên phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thích hợp nhất là phương pháp số dư. Phương pháp này giúp dàn đều công việc ghi sổ trong tháng hay trong quý nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 14: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu KẾT LUẬN Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực xây lắp. Vì thế, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty, bởi chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh. Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến công tác kế toán nói chung và công tác quản lý cũng như phương pháp kế toán nguyên vật liệu nói riêng nhằm đem lại kết quả sản xuất kinh doanh cao cho Công ty. Có thể nói đây là nhiệm vụ được nhiều phòng ban trong Công ty cùng đảm nhiệm chứ không phải của riêng Phòng Kế toán tài vụ. Xuất phát từ những nhận thức rất đúng đắn và kịp thời như vậy nên kết quả kinh doanh của Công ty không ngừng gia tăng qua các năm. Kết quả đó đã chứng tỏ hướng đi mà Công ty lựa chọn là đúng đắn. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn còn một số tồn tại mà Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu để khắc phục trong thời gian tới. Sau một thời gian thực tập, được tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty, em đã mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu của Công ty. Song do kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, nhận xét của thầy giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán phòng Kế toán tài vụ Công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Anh Dũng cùng tập thể cán bộ phòng Kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC ._.