Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hàn Việt

nhăm phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế đang phát triển với tư cách là mọtt công cụ quản lí góp phần đảm bảo kinh doanhcông tác kế toán trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp vì kế toán đóng vai trò rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp,mỗi đơn vị cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân Muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi các Doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng khó tính hơn. Mặt khác, để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận,vật liệu là đối tượng lao động là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm còn công cụ dụng cụ là tư liệu lao động góp phần quan trọng không nhỏ trong quá trình sản xuât nó được dịch chuyển từng phần giá trị vào chi phí sản xuất để làm tốt công tác đó doanh nghiệp cần thực hiện tốt từ khâu mua vào cho đến bảo quản sử dụngvà dự trữ vật liệu công cụ dụng cụ. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất sản phẩm, là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng chủ yếu trong giá thành sản phẩm. NVL không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng lớn tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL một cách khoa học, chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch đồng thời tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Là một Doanh nghiệp sản xuất chăn, ga, gối, đệm công ty TNHH Hàn Việt đã tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên do đặc điểm NVL ở công ty rất đa dạng và phong phú, số lượng nhập khẩu nhiều nên công tác quản lý cũng như hạch toán còn nhiều vướng mắc. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hàn Việt, nắm bắt được tình hình thực tế, kết hợp với kiến thức đã học trên giảng đường cao dang em đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc hạch toán NVL ở công ty. Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình và tỉ mỉ của thầy giáo Pham Ngoc Thao, các anh chị trong phòng kế toán của công ty, em đã l ựa chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hàn Việt” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm 2 phần: Phần I : Những vấn đề lý luận chung về vật liêu và kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất Phần II : Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hàn Việt Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty  PHẦN I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1.1. Giới thiệu khái quát về Doanh nghiệp Tên Công ty  : CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT Tên giao dịch    : HANVIET CO., LTD Tên viết tắt        : HANVICO Thương hiệu     : Blue Sky Trụ sở chính     : Km 14 – Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Tel : 04 – 861 7978/ 04 – 686 2685/  04 – 686 3229 Fax : 04 – 861 8040 Email : hanvico@hanvico.com.vn Website : www.hanvico.com.vn Tài khoản : 64820000443 tại Korea Exchange Bank Thành phần kinh tế : Ngoài quốc doanh Hình thức pháp lý : Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản phẩm chủ yếu : Chăn, ga, gối, đệm, rèm, đồ vải phục vụ gia đình, khách sạn, bệnh viện. Công ty TNHH Hàn Việt (HANVICO) với thương hiệu “ẤM ÁP NHƯ LÒNG MẸ” được thành lập theo giấy phép thành lập số 4804 do UBND TP Hà Nội cấp ngày 25/11/1999 và giấy đăng ký kinh doanh số 073339 ngày 30/11/1999 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp với ngành nghề chính: Sản xuất hàng may mặc, với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất và tiêu thụ chăn, ga, gối đệm cao cấp phục vụ gia đình, khách sạn. bệnh viện, và trường học. Với thương hiệu: “ HANVICO ấm áp như lòng mẹ” sản phẩm Công ty rất được ưa chuộng vì hợp với khí hậu nóng ẩm ở Việt Nam. Mặc dù mới thành lập và đi vào sản xuất được hơn 7 năm nhưng công ty đã đi vào sản xuất ổn định và ngày càng phát triển về mọi mặt, cơ sở vật chất ngày càng lớn, xây dựng hệ thống đại lý từ Bắc vào Nam với hơn 30 cơ sở và 4 chi nhánh ở Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp trọn gói chăn, ga, gối, đệm,…cho hơn 300 khách sạn từ 3-5 sao trong cả nước. Mặt hàng của công ty ngày càng được khách hàng trong và ngoài nước ưa chuộng. Sản phẩm của Công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường và ngày càng mở rộng. Những thành quả sản xuất của Công ty thể hiện ở sự tăng trưởng về doanh thu theo từng năm, về các khoản đóng góp cho ngân sách Nhà nước. Sự ra đời của Công ty đã góp phần giải quyết công ăn việc làm ổn định cho nhiều lao động, hơn 300 lao động có thu nhập ngày càng cao. Đặc thù sản xuất của Công ty là sản xuất trong môi trường không có chất thải, không có tiếng ồn nên môi trường luôn trong sạch không gây ảnh hưởng đến sức khoẻ cho người lao động và khu vực xung quanh. 1.1.2 Quá trình phát triển của công ty Hàn Việt (Hanvico) Ngày 17/11/1999, công ty Hàn Việt chính thức được thành lập và đi vào hoạt động, với trụ sở giao dịch và địa điểm sản xuất tại km 9 - Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội. Với cơ sở vật chất ban đầu còn thiếu thốn như diện tích ban đầu của công ty chỉ vào khoảng 40m2 , máy móc thiết bị chỉ có khoảng một hai chục chiếc và đội ngũ công nhân chỉ vào khoảng 50 người. Những yếu tố này đã ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất của công ty. Đến đầu năm 2002, công ty Hàn Việt đã chuyển cơ sở sản xuất cũ chuyển về địa điểm sản xuất mới tại km 14- Quốc lộ 1A - Thanh Trì- Hà Nội, để đáp ứng những yêu cầu về mở rộng quá trình sản xuất kinh doanh và phát triển của công ty. Tháng 4 năm 2002 công ty Hàn Việt được UBND thành phố Hà Nội ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng nhà máy sản xuất chăn, ga, gối, đệm cao cấp tại km 14- Quốc lộ 1A- Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội với tổng diện tích mặt bằng được phê duyệt cho thuê là 12.000m2 và chỉ trong vòng 8 tháng công ty đã xây dựng được 1 nhà máy sản xuất 4.000m2 với tổng giá trị xây lắp, san lấp mặt bằng và đền bù gần 3 tỷ đồng. Nhờ có cơ sở sản xuất mới và lắp đặt thêm một số dây chuyền như: Dây chuyền sản xuất đệm bông tự động. Dây chuyền sản xuất chăn tự động. Dây chuyền sản xuất chăn đông. Dây chuyền chần vải tự động. Dây chuyền chần chăn tự động Phân xưởng may túi Trong quá trình xây dựng, phát triển đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, công ty luôn đổi mới thiết bị, công nghệ và nâng cao năng suất, chất lượng, đa dạng hoá các mặt hàng sản xuất, từng bước nâng cao uy tín và mở rộng thị trường. Đến nay, công ty đã có được các khách hàng lớn trên cả nước và các đối tác nước ngoài tín nhiệm. Hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trước, điều kiện làm việc của người lao động ngày càng được cải thiện và nâng cao. Quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng. Với hoạt động của mình, công ty đã góp phần giải quyết việc làm cho hơn 500 lao động, góp phần vào sự phát triển chung của địa phương và đất nước. Hàng năm, lãnh đạo công ty đều tổ chức đi thăm và tặng quà cho các thương binh nặng, các gia đình chính sách, các bà mẹ Việt Nam anh hùng,… Bằng sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo cũng như các cán bộ công nhân viên, công ty Hanvico đã nhận được rất nhiều bằng khen của các ban, ngành, tổ chức như: Cúp vàng Topten thương hiệu Việt Quả cầu vàng Ngôi sao Việt Nam Tinh hoa Việt Nam Bằng khen của UBND Thành phố Hà Nội, UBND tỉnh Quảng Ninh… Được Tổng cục Thuế khen thưởng về thành tích hoàn thành xuất sắc nghĩa vụ nộp thuế Đây chính là điều khích lệ rất lớn để Hanvico tiếp tục phát triển và đạt được những thành công mới. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CHỦ YẾU TRONG 5 NĂM (2006-2010) Chú trọng đầu tư đổi mới thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ nhằm nâng cao năng suất lao động, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng ngành, hàng kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu. Tích cực củng cố, mở rộng thị trường, phấn đấu tăng doanh số bình quân hàng năm từ 20% đến 30%, trong đó năm 2007 đạt 150 tỷ đồng. Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc và quản lý, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Đảm bảo việc làm thường xuyên và ổn định cho người lao động, tiếp tục mở rộng sản xuất để thu hút thêm lao động vào làm cho công ty. Phấn đấu thu nhập bình quân tăng từ 15% đến 20%. Củng cố và kiện toàn tổ chức, tăng cường đoàn kết nội bộ, quyết tâm giữ vững và phát huy các danh hiệu đã đạt được. Phát huy vai trò hoạt động của các đoàn thể quần chúng, tiếp tục tổ chức tốt các phong trào thi đua trong lao động sản xuất, khuyến khích các sáng kiến cải tiến kỹ thuật, phong trào tiết kiệm, chống lãng phí, chống tệ nạn xã hội. Xây dựng một tập thể đoàn kết, nhất trí cao góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. 1.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 1.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Chức năng Công ty TNHH Hàn Việt có chức năng sản xuất các sản phẩm: Chăn, ga, gối, đệm và các sản phẩm khác sản xuất từ vải phục vụ gia đình, khách sạn, bệnh viện. Công ty được mở các cửa hàng, đại lý bán hàng, giới thiệu sản phẩm, đặt chi nhánh ở trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của công ty. Chủ động tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng, ký hợp đồng kinh doanh. Tiến hành xây dựng các kế hoạch sản xuất kỹ thuật dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và các kế hoạch tác nghiệp. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước. Không ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức. Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn sản xuất. 1.1.3.2. Sản phẩm của công ty Sản phẩm dành cho khách sạn: Chăn, ga, gối, đệm, khăn vải, khăn bàn, váy ghế, tấm trang trí, kệ giường, đầu giường, khăn tắm, áo tắm, thảm chân…Đặc biệt Công ty Hanvico còn cung cấp các sản phẩm chăn, đệm và gối làm bằng chất liệu lông cho các khách sạn 5 sao khi có yêu cầu. Sản phẩm dành cho gia đình: Chăn, ga, gối, đệm. Sản phẩm dành cho nhà hàng: Khăn mặt, khăn bàn, váy ghế, tấm trang trí. 1.1.3.3. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ và khách hàng của công ty Khách hàng là hộ gia đình Công ty cung cấp các sản phẩm đồ ngủ cho các gia đình trên toàn quốc với hệ thống các cửa hàng, đại lý rộng khắp. Hiện tại công ty có 11 cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của công ty và hơn 80 đại lý cấp một tại 40 tỉnh thành trong cả nước, tất cả đều phân phối duy nhất hàng của Hanvico. Khách hàng là khách sạn Sản phẩm của công ty chủ yếu được cung cấp cho các khách sạn từ 3 đến 5 sao. Hiện nay, đã có khoảng 500 khách sạn đã sử dụng sản phẩm của Hanvico như: Hà Nội: Sheraton, Hilton, Sofitel Metropole, Sofitel Plaza, Hanoi Niko, Fortuna hotel, Ha Noi Tower,… Quảng Ninh: Halong plaza, Sai Gon-Halong, Royal International, Tuan Chau International Resort, Licogi, Dream, Heritage, Ha Long Bay, Bach Dang, Mithrin hotel,… Huế: Sai Gon Morin Hue, Dong Da - Festival, Duy Tan hotel, Abalone Resort, Hoàng Đế Hotel,… Hội An: Life Resort-Hoi An River Park, Huy Hoang Hotel, Golden Sand Resort, Sandy Resort, Vĩnh Hưng Resort,… Nha Trang: Hòn Ngọc Việt( Vinpearl) Resort, Ana Mandara Resort, Cryster Palace, Phú Quý Hotel, Sunrise Resort… Thành Phố Hồ Chí Minh: Caravelle hotel, Saigon Plaza, Omni, Somerset Grand, New World Hotel… Mũi Né – Bình Thuận: Sài Gòn-Mũi Né, Hải Âu Resort, Tiến Đạt Resort,… Các địa phương khác như: Bắc Kạn Hotel, Sài Gòn-Quảng Bình Hotel, Sài Gòn-Ninh Chữ Hotel, Sài Gòn-Quy Nhơn Hotel, Hoàng Anh-Gia Lai, Nacimex Hotel(Hải Dương), Royal Hotel,Victoria Hotel(SaPa), Hồng Ngọc Hotel(Phú Thọ), Hào Gia Hotel(Yên Bái),… Công ty có khả năng cung cấp trọn gói sản phẩm cho các khách sạn, khu nghỉ mát từ 200 -700 phòng trong thời gian 30 – 60 ngày 1.1.3.4. Đặc điểm về quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh Mặc dù quy mô ban đầu của công ty còn nhỏ bé với số vốn chỉ là 1 tỷ đồng nhưng do hiệu quả sản xuất kinh doanh và nhu cầu thị trường ngày càng cao nên quy mô sản xuất liên tục được mở rộng. Đến năm 2005, tổng nguồn vốn của công ty đã lên tới trên 50 tỷ đồng. Biểu 1: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của công ty ĐVT: nghìn VNĐ Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng nguồn vốn 42.779.440 56.728.068 82.304.153 Nợ phải trả. 35.234.156 49.195.722 74.796.155 Tài sản ngắn hạn 25.808.407 36.790.434 58.591.278 TSCĐ 16.971.033 19.933.633 23.713.017 Tổng doanh thu 15.123.380 35.878.392 43.511.235 Tổng giá vốn hàng bán 11.074.028 33.393.429 38.008.463 Lợi nhuận sau thuế 387.620 400.251 602.347 Tổng số nộp ngân sách 2.878.273 3.779.01 4.376.268 Trong đó thuế nhập khẩu: 1.153.217 1.555.531 2.059.623 Số lao động chính của doanh nghiệp (người) 240 290 300 Thu nhập bình quân của người lao động/tháng 1.100 1.450 1.400 Qua một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của công ty ta thấy: Tổng nguồn vốn, tài sản ngắn hạn, TSCĐ của công ty ngày càng tăng cho thấy doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng qui mô sản xuất. Tỷ trọng nợ phải trả trong tổng nguồn vốn cũng ngày một tăng, năm 2006 chiếm 90% nguồn vốn. Điều này cho thấy khả năng huy động vốn của doanh nghiệp lớn cũng như đã biết cách chiếm dụng vốn của người khác. Doanh thu và lợi nhuận có xu hướng tăng dần lên qua các năm. Điều này có được là kết quả của quá trình nghiên cứu, tìm tòi học hỏi và sự phấn đấu không mệt mỏi của ban lãnh đạo cũng như tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Nó cũng cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty là có hiệu quả. Đây là kết quả của việc khai thác, quản lý và sử dụng một cách hợp lý tất cả các nguồn lực. 1.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.2.1. Quy trình sản xuất chăn 1.2.1.1. Quy trình sản xuất chăn đông - Nguyên liệu: + Bông PE: Bao gồm các loại: D15 : Tạo độ cứng và độ đàn hồi D2 : Mềm mại D7 : Có silicon (PE hột) D7 : Không silicon + Vải - Quy trình sản xuất: + Vỏ chăn đông Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất vỏ chăn đông Cắt May Hoàn thiện + Ruột chăn đông Sơ đồ 2.: Quy trình sản xuất ruột chăn đông Đánh bông Máy trộn Máy cán Máy trải Chụp túi May Hoàn thiện Bông PE các loại được lấy theo tỷ lệ thích hợp với từng loại chăn rồi trải ra dải truyền của máy trộn. Nhờ sự chuyển động của dải truyền này mà bông được đưa đều vào máy trộn. Với một máy áp suất lớn, máy trộn đánh tan từng sợi bông, đảo đều rồi cũng nhờ lực đẩy lớn của áp suất mà đẩy bông lên cao trước khi vào máy trộn cơ. Nhờ hệ thống trộn cơ này mà bông được tập hợp lại vào khay, mỗi khi khay đầy bông, một hệ thống tự động sẽ đẩy bông sang máy cán. Tại đây, bông được đan lại và chuyển ra ngoài, độ dày của dải bông được điều chỉnh tại đầu ra của máy cán. Cũng nhờ sự chuyển động linh hoạt của các dải truyền cơ, dải bông được máy trải kéo lên rồi trải từng lớp lên nhau tạo độ dày của chăn. Độ dài, rộng của chăn được điều chỉnh phù hợp trong các tay trải ở giai đoạn này. Khi độ dày đã thích hợp, bông được chụp vào túi sau đó chuyển qua may xung quanh và may ô vuông để cố định các bông trong túi. ruột chăn có thể được chần hoa văn hoặc không tuỳ theo nhu cầu của khách hàng cũng như tuỳ loại chăn. Sau khâu hoàn thiện, ruột chăn được đóng gói theo từng cái. 1.2.1.2. Quy trình sản xuất chăn hè Cũng giống như sản xuất ruột chăn đông, bông được trộn, cán rồi trải đều. Tuy nhiên, lớp trải được chuyển trực tiếp vào giữa của hai lớp vỏ chăn đã được cắt trước. Tiếp đó, hỗn hợp này được kẹp cố định rồi chuyển qua máy chần. Sau khi chần xong, chăn được đưa qua tổ cắt rồi may xung quanh và may liền trước khi chuyển qua khâu hoàn thiện. 1.2.2. Quy trình sản xuất ga Cắt Hoàn thiện May Cắt Chần Sơ đồ 3: Quy trình sản xuất ga Vải được chuyển từ kho qua tổ cắt cùng với một lớp vải lót ở dưới và một lớp bông PE 6oz; 8oz (là bông một lớp sau giai đoạn cán trong quy trình sản xuất chăn đông) sau đó, được chần theo các hoa văn khác nhau, độ dày thưa khác nhau phụ thuộc vào yêu cầu và tính thẩm mỹ của từng loại ga. Tiếp theo, ga được chuyển qua cắt lại trước khi chuyển qua giai đoạn may và hoàn thiện. 1.2.3. Quy trình sản xuất gối - Vỏ gối Hoàn Thiện May Cắt Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất vỏ gối - Ruột Gối Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất ruột gối Hoàn Thiện May Cắt Sử dụng bông PE hột: Bông PE hột được đánh tan rồi đưa ra ngoài. Nhân viên nhồi gối trực tiếp đưa bông này vào vỏ ruột gối với một khối lượng được quy định rõ, sau đó, được chuyển qua may ruột gối. 1.2.4. Quy trình sản xuất đệm 1.2.4.1. Đệm bông PE Vỏ đệm May Là Hoàn thiện Cắt Sơ đồ 6: Quy trình sản xuất vỏ đệm bông PE - Ruột đệm Cắt Làm nguội Lò ép Dây chuyền Máy trải Máy cán Máy trộn Máy ăn Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất ruột đệm bông PE Về cơ bản, nguyên lý hoạt động của máy trộn, máy cán, máy trải trong quy trình này hoàn toàn giống các máy tương tự trong sản xuất ruột chăn đông. Chỉ có điều bông được cán và trải ở hai hệ thống mắc song song. Cuối cùng, hai máy trải này cùng trải vào một dây chuyền để tạo độ dày của lớp bông PE. Sở dĩ cần hai hệ thống cán và trải bởi vì, để ép thành đệm, độ dày của lớp bông PE là rất lớn mà một hệ thống thì không thể đáp ứng được tốc độ cán và trải ấy. Dây chuyền đưa bông PE qua lò ép bằng nhiệt. Tại đây, bông được ép thành đệm với độ dày khác nhau (5cm, 7cm, 9cm). Dây chuyền tiếp tục với máy làm nguội để đưa đệm đã ép về nhiệt độ bình thường. Máy cắt với các mắt điện tử giúp lấy được chính xác các tấm đệm bông PE có kích thước phù hợp. Sau giai đoạn này, từng lõi đệm còn được kiểm tra trước khi được đưa ra bọc vỏ và đóng gói. 1.2.4.2. Đệm lò xo PE May Hoàn thiện Bắn bông PE Bắn khung Đan lò xo Lò ủ Máy rập Bắn vải Máy quấn lò xo tự động Sơ đồ 8: Quy trình sản xuất đệm lò xo PE Thép φ2,4 được đưa vào máy quấn lò xo tự động, đầu ra của máy quấn lò xo là các lò xo chưa hoàn thiện. Máy dập giúp hoàn thiện lò xo bằng cách dập các đầu dây lò xo và tạo mặt bằng hai đầu. Tiếp đó, lò xo đã hoàn thiện được đưa vào lò ủ. Chính tại đây, độ đàn hồi của lò xo đạt mức độ như mong muốn. Bước tiếp theo của quy trình, các lò xo rời rạc được đan lại với nhau thành các dải dài, rồi các dải lại được đan lại với nhau thành phần lõi của đệm. Đan lò xo có thể được thực hiện bằng máy hay đan thủ công. Khung lò xo được làm bằng thép φ10, được uốn theo kích thước mong muốn của đệm. Khung không chỉ giúp cố định phần lò xo (lõi của đệm) mà cũng chính khung lò xo tạo thành khung của đệm nhờ sự giúp sức của giá xung quanh. Tại bước 6, toàn bộ hệ thống lò xo được bắn bao quanh bởi một lớp bông PE dày 0,5cm. Bước 8, đệm lò xo PE được chuyển qua bàn bắn vải. Vải phủ là một tấm trải bao gồm một lớp vải ngăn cách ở trong cùng, một lớp bông 6oz, một lớp mút 1cm, một lớp mếch và một lớp vải gấm PSC đã được chần. Trước khi hoàn thiện, đệm được chuyển qua khâu may. Tại đây, đệm được may viền xung quanh cũng như may nhãn mác. 1.2.4.3. Đệm lò xo túi Các lò xo được bọc trong một chiếc túi Polyester giúp bảo quản lò xo, tạo độ khô ráo, kéo dài tuổi thọ cũng như tránh tạo sự va chạm trực tiếp giữa các lò xo, không gây ra tiếng ồn. Về cơ bản, các bước tiếp theo của sản xuất đệm lò xo túi không khác gì so với đệm sản xuất lò xo PE. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tổ chức nhiều bộ phận sản xuất còn gọi là nhà xưởng sản xuất. Đứng đầu mỗi xưởng là các đốc công quản lý hoạt động của xưởng. Trong mỗi xưởng lại được chia thành các tổ đội, các phân xưởng khác nhau để chuyên môn hoá công việc. Đứng đầu mỗi tổ là các tổ trưởng có nhiệm vụ nhận kế hoạch sản xuất từ giám đốc sản xuất, từ đó lập kế hoạch cụ thể cho tổ của mình. Nhà xưởng I: Với diện tích là 3500 m2 xưởng này có chức năng và nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất chăn, ga, gối, và đệm bông. Xưởng này bao gồm các xưởng nhỏ: Xưởng sản xuất chăn, ga, gối: Xưởng này làm việc theo một dây chuyền liên tục. Mỗi bán sản phẩm của phân xưởng này là đầu vào của phân xưởng khác. + Phân xưởng cắt: gồm 30 người, có chức năng chính là lấy vải từ kho rồi sử dụng máy cắt và kéo để cắt vỏ chăn, ga, gối, đệm theo kích thước qui định trong kế hoạch sản xuất. + Phân xưởng may: 130 người, có chức năng may và viền các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm. + Phân xưởng chần thuê: 40 người, gồm 5 máy chần tự động khổ 3,2m, 1 máy chần cơ, 3 máy thêu 20 đầu. Chức năng chính của phân xưởng này là điều khiển và vận hành hệ thống máy móc để chần, thêu các vân hoa, logo lên các sản phẩm của công ty. + Phân xưởng sản xuất mền chăn tự động: gồm có 15 công nhân, quản lí và sử dụng các máy móc hiện đại như máy cân trộn xơ, máy trải xơ làm bông chăn hè, chăn đông, máy lồng bông chăn hè, chăn đông với cỏ…vv để sản xuất ruột chăn. + Phân xưởng kiểm tra và đóng gói (KCS): 41 người có chức năng kiểm định lại chất lượng sản phẩm, vệ sinh công nghiệp và đóng gói. Xưởng sản xuất đệm bông PE: gồm có 42 người, năng suất 250 chiếc/ngày có chức năng chính là sản xuất ruột đệm bông với độ dày 7cm, 9cm, 14 cm và kích thước như yêu cầu của khách hàng. Xưởng sản xuất túi: 40 người, 15 máy khâu công nghiệp, 2 máy cắt nilon chuyên sản xuất túi nilon đựng các sản phẩm của công ty. Nhà xưởng II: Với diện tích là 3000m2 chuyên sản xuất đệm lò xo và kệ giường Phân xưởng sản xuất đệm lò xo - PE: 28 người với năng suất 110 chiếc/ngày. Phân xưởng sản xuất kệ giường: 8 người, năng suất 120 chiếc/ngày. Kho chứa nguyên vật liệu và sản phẩm: 5 người. Để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục 2 nhà xưởng này bố trí tương đối gần nhau và gần kho nguyên vật liệu. Đặc biệt với những phân xưởng mà sản phẩm của phân xưởng này là đầu vào của phâm xưởng khác thi được bố trí ngay trong cùng một nhà xưởng. Công tác quản lý rất chặt chẽ, việc lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ và chấm công rất khoa học. Sơ đồ 9: Mô hình tổ chức sản xuất của doanh nghiệp Công ty Xưởng sản xuất chăn, ga, gối Nhà xưởng I Xưởng sản xuất đệm bông PE Xưởng sản xuất túi Xưởng sản xuất đệm lò xo Xưởng sản xuất kệ giường Kho Nguyên vật liệu Nhà xưởng I 1.4. ĐẶC ĐIỂM BỘ MÁY QUẢN LÝ : Giám đốc khối sản xuất Giám đốc khối kinh doanh Phòng Marketing Tổng giám đốc Phòng thiết kế Phòng tổ chức hành chính Giám đốc khối văn phòng Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Sơ đồ 10: Bộ máy quản lý của công ty - Tổng giám đốc công ty: Là người có quyền hạn cao nhất trong tổ chức bộ máy của công ty, phụ trách về mọi mặt và chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức và tài chính của công ty. - Các giám đốc chuyên trách: Do tổng giám đốc công ty trực tiếp phân công, phân nhiệm công tác quản lý, có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công phụ trách. - Giám đốc sản xuất: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về mảng kỹ thuật, về chất lượng sản phẩm, tổ chức sản xuất, kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất của công ty. - Giám đốc kinh doanh: Là người có chức vụ tương đương với Giám đốc sản xuất, chịu trách nhiệm trong lĩnh vực tìm hiểu thị trường, chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế được giao. - Giám đốc điều hành khối văn phòng: Là người có chức vụ tương đương với 2 vị trên và chịu trách nhiệm về đời sống cho toàn công ty. - Các phòng quản lý và phân xưởng sản xuất: Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc chuyên trách bộ phận trong công tác quản lý được Tổng giám đốc giao, cụ thể: - Phòng tổ chức hành chính nhân sự: phòng có 7 người trong đó có 3 đại học 1 cao đẳng và 3 trung cấp,Có nhiệm vụ lập kế hoạch lao động cho công ty, theo dõi quản lý, cân đối, tuyển dụng, giải quyết các thủ tục hành chính của công ty, tổ chức các buổi họp.Ngoài ra phòng hành chính nhân sự có thể tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp bộ máy công ty cũng như đưa ra các ý kiến đề xuất bổ nhiệm bãi nhiệm các chưc vụ cụ thể - Phòng kế toán tài vụ:PHong Phòng có 6 người trong đó có 3 đại học và 2 cao đẳng va 1 trung cấp. Có nhiệm vụ ghi chép, xử lý, phân tích các số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tính ra số tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên, tính ra số thuế phải nộp nhà nước… + kiểm tra giám sát quá trình hoạt động sản xuất của công ty đúng các định mức giám đốc đề ra + .chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác hợp lý của các khoản thu chi tạm ứng thanh quyết toán về mua bán nguyên vật liệu trang thiết bị phục vụ cho sản xuất hoạt động tài chính của công ty + Phối hợp với các phòng ban về việc lập chứng từ để thanh quyết toán + Thực hiện các công tác so sánh thống kê ,lập bảng cân đối kế toán báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh - Phòng kế hoạch vật tư: Phòng có 4 người trong đó có 2 trình độ đại học và ỏctình độ cao đẳng.Có nhiệm vụ lập kế hoạch cho sản xuất của doanh nghiệp và của từng phân xưởng dựa vào những hợp đồng đã ký với khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu của các phân xưởng, cân đối nguyên vật liệu, đôn đốc kiểm tra quá trình sản xuất, xây dựng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, đề nghị các chương trình kế hoạch đối với giám đốc. - Phòng thiết kế: có nhiệm vụ tạo ra các mẫu mới, tiếp nhận các mẫu làm thử, làm định mức phụ liệu. - Phòng Marketing:Phòng có 5 người trong đó có 2 trình độ đại học,2 trình độ cao đẳng và một trình độ trung cấp + điều tra, nghiên cứu thị trường, lập các kế hoạch marketing và tổ chức thực hiện chúng. + chủ trì lập kế hoạch marketting,công tác sản xuất kinh doanh và tổ chức thực hiện kế hoạch + tiếp thị chào hàng tới các khách hàng tiếp thị khách hàng không chỉ hiện tại mà cả trong tương lai + làm hợp đồng kinh tế khi có khách hàng kí hợp đồng với công ty Các phân xưởng: ỷơ mỗi phân xưởng có 2 người. có nhiệm vụ điều hành sản xuất của phân xưởng đó, tiếp nhận và thực hiện kế hoạch sản xuất để đáp ứng kịp tiến độ theo đơn đặt hàng. + Phân xưởng đệm lò xo tiến hành sản xuất đêm. lò xo +Phân xưởng cắt may tiến hành cắt và may chăn ga gối đệm phân xưởng đệm bông gối bông và chăn bông tiến hành sản xuât đệm gối va chăn bông theo đúng kích cở và kế hoặch đề ra ngoài ra bên cạnh các đại lý bán hàng công ty hưởng hoa hồng còn có các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm trực thuộc công ty.các nhân viên lam` ở đấy được coi là một thành viên chính thức của công ty được hưởng lương và đầy đủ các chế độ đãi ngộ Tuy có sự phân công chuyên trách rõ ràng nhưng giữa các bộ phận thành viên trong công ty luôn có sự trao đổi bàn bạc góp ý với nhau kết hợp trong việc đánh giá một vấn đề ví dụ như xem xét triển khai mọtt đơn đặt hàng mới chính cơ cấu làm việc như vậy làm cho mọi vấn đề đều được xem xét trên cả hai góc độ chuyên môn là tổng thể khiến các quyết định ra toàn diện nhất giảm thiểu những sai lầm chủ quan phiến diện là điều tối kị trong công việc kinh doanh II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty TNHH Hàn Việt (Hanvico) có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, lập báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như: Cơ quan thuế, cơ quan tài chính, các nhà cung cấp, các nhà đầu tư cho vay, … và giúp ban lãnh đạo công ty ra quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán còn có nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán kinh tế, kiểm tra tính hợp lý và tính đúng các khoản thu nhập, chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh để đảm bảo cho quá trình hạch toán kế toán được chính xác, đồng thời thực hiện vai trò của một bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, xuất phát từ cơ cấu lao động kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, Công ty TNHH Hàn Việt (HANVICO) áp dụng hình thức kế toán theo kiểu tập trung, đứng đầu là kế toán trưởng, chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho Tổng giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng tài chính- kế toán. Dưới Kế toán trưởng là một phó phòng và các nhân viên kế toán. Còn ở dưới phân xưởng không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên phụ trách phân xưởng ghi chép kết quả lao động, quá trình sản xuất kinh doanh và chuyển các chứng từ về phòng kế toán của công ty. Tại kho, có các thủ kho thuộc phòng Kế hoạch vật tư -Xuất nhập khẩu phụ trách việc theo dõi hàng tồn kho và định kỳ chuyển các chứng từ về phòng kế toán. Mô hình kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa, mô hình này đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng về nhiệm vụ cũng như đảm bảo được sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Tại Công ty TNHH Hàn Việt (Hanvico), Bộ phận kế toán được tổ chức theo phương pháp ghép việc, nghĩa là một nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty có 6 người, mỗi người được phân công phụ trách một hoặc nhiều phần hành khác nhau. Tất cả các kế toán viên đều có trình độ đại học. Cụ thể như sau: + Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của Công ty. Kế toán trưởng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng và quản lý về tài chính tại các phân xưởng sản xuất. Đồng thời, Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng quan tâm đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của công ty. + Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng phụ trách các nhân viên kế toán các phần hành TSCĐ, giá t._.hành, tiêu thụ, thanh toán, kho. Ngoài ra, phó phòng còn quản lý về mặt tài chính của các đề tài, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi đề tài, làm báo cáo thống kê các loại. + Thủ quỹ: được giao nhiệm vụ giữ tiền mặt và các khoản tương đương tiền cho công ty, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu chi tiền mặt theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày. + Các kế toán viên khác được phân công phụ trách các phần hành. Một người có thể phụ trách một hoặc nhiều phần hành khác nhau. Công việc của các phần hành được phân công như sau: Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: theo dõi các khoản phát sinh tăng giảm liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, các khoản vay ngân hàng. Kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC): Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình xuất, nhập, tồn kho từng loại vật tư bao gồm: NVL chính, NVL phụ, phụ tùng thay thế và công cụ lao động. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất (CPSX), tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí bao gồm: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm. Đối tượng tập hợp chi phí là theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, từng thời điểm, từng khoản mục chi phí. Kế toán giá thành cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, xem xét giá thành của một mặt hàng mới, định kỳ lập báo cáo chi phí giá thành theo các khoản mục yếu tố. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Phụ trách việc theo dõi phát sinh liên quan đến TSCĐ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ… Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương, thưởng và các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty dựa trên các quy định của Nhà nước và doanh nghiệp. Kế toán lương có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tổ chức cán bộ. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và công nợ với khách hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng. Các thành viên trong phòng kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau có nhiệm vụ tập hợp số liệu, lập các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cần thiết để cung cấp cho các nhân viên phụ trách phần hành có liên quan nhằm thực hiện tốt nhất chức năng và nhiệm vụ của mình để đạt được mục tiêu đã đề ra của công tác kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Hàn Việt được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Mô hình tổ chức hệ thống kế toán theo phần hành Hiện nay, quá trình hạch toán của công ty phần lớn đã được thực hiện bằng phần mềm kế toán máy, nhưng vẫn có sự kết hợp xử lý số liệu thủ công cùng với sự trợ giúp của máy vi tính bằng các phần mềm Microsoft Exel và Microsoft Word. Tức là các kế toán viên chỉ cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng hợp thông tin để lên các báo cáo cần thiết. Một số loại sổ sách, báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị riêng biệt của doanh nghiệp được thiết kế trên máy vi tính bằng các phần mềm Microsoft Excel và Microsoft word… 2.2. Chế độ kế toán chung áp dụng tại công ty Công ty TNHH Hàn Việt áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1177 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ trưởng BTC ban hành “chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ” và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc “ Bổ sung, sửa đổi chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo QĐ số 1177 TC/QĐ/CĐKT", các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành theo các Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001, Quyết định số 165/2002/ QĐ- BTC ngày 31/12/2002 và các văn bản sủa đổi bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Từ ngày 1/1/2007 Doanh nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán Công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 1/1 dương lịch và kết thúc niên độ là ngày 31/12 của năm. Kỳ kế toán cuả công ty cũng tính theo năm. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp theo dõi vật tư là phương pháp kê khai thường xuyên. Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang là đánh giá theo nguyên vật liệu chính. Theo phương pháp này, toàn bộ chi phí chế biến được tính hết cho thành phẩm. Do vậy, trong sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị vật liệu chính. Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp tỷ giá thực tế. Phương pháp khấu khao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng 2.3. Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị, Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng. Các chứng từ theo quy định chung của Bộ Tài Chính gồm có: - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ; bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng; phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê mua hàng - Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT; Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; thẻ quầy hàng - Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền. - Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng trích và phân bổ khấu haoTSCĐ. 2.4. Hệ thống tài khoản Hiện nay tài khoản của công ty được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính và có sự vận dụng cụ thể cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty.Cụ thể như sau: TK cấp 1: DN sử dụng danh mục tài khoản theo đúng chế độ kế toán qui định. Tuy nhiên, để theo dõi một cách chi tiết và cụ thể chi phí sản xuất của công ty, kế toán vẫn sử dụng TK 621, TK622, TK627 - Loại 1: Tài sản ngắn hạn: TK111, 112, 131, 133, 138, 152, 154, 155, 157, - Loại 2: Tài sản dài hạn: TK211, 214, 241, - Loại 3: Nợ phải trả: TK311, 315, 331, 333, 334, 338, 341, - Loại 4: Vốn chủ sở hữu: TK411, 421, 431 - Loại 5: Doanh thu: TK511, 515, 521 - Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh: TK 621, 622, 627, 632, 642 - Loại 7: Thu nhập khác, chi phí khác: TK711, 811 - Loại 8: Xác định kết quả kinh doanh: TK 911 * Doanh nghiệp không sử dụng Tài khoản ngoài bảng Nhận xét: Nhìn chung doanh nghiệp đã vận dụng hệ thống tài khoản theo đúng qui định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, còn một số hạn chế: - Mặc dù công ty có tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng là đồng ngoại tệ (USD) nhưng lại không sử dụng TK ngoài bảng 007 – Nguyên tệ các loại. Điều này làm cho việc quản lý ngoại tệ trở nên khó khăn và phức tạp hơn, việc cung cấp thông tin về số lượng ngoại tệ thiếu tính chính xác và kịp thời. - Các Doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và 2 theo qui định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên đối với Tài khoản Tiền gửi ngân hàng ở công ty đã chi tiết tài khoản cấp 2 không đúng theo chế độ qui định - Theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 tháng 9 của Bộ trưởng BộTài chính, đối với Doanh nghiệp nhỏ và vừa để giảm thiểu khối lượng công tác kế toán, khi tập hợp chi phí và tính giá thành chỉ sử dụng Tài khoản 154. Tuy nhiên ở công ty TNHH Hàn Việt vẫn sử dụng Tài khoản 621, 622, 627. 2.5. Hệ thống sổ sách kế toán 2.5.1 Hình thức sổ kế toán sử dụng Công ty hiện đang áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Theo đó sổ sách của công ty bao gồm: Chứng từ ghi sổ:. Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: Tại công ty TNHH Hàn Việt, kế toán không mở sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Sổ cái: Bảng cân đối số phát sinh - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Tại công ty, kế toán đã mở các sổ kế toán chi tiết sau đây: Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng, sổ TSCĐ, Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, sổ theo dõi thuế GTGT…vv. Nhận xét: Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp là hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với qui mô và trình độ kế toán của doanh nghiệp đặc biệt thuận lợi khi doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính. Tuy nhiên kế toán lại không lập sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Điều này là không phù hợp với qui định của chế độ kế toán. 2.5.2 Trình tự ghi sổ Mặc dù hiện nay công ty vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán Effect nhưng phần mềm này chỉ ứng dụng trong phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và hỗ trợ 1 phần cho phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm nên nhìn chung công tác kế toán của công ty chủ yếu vẫn được thực hiện theo cách thức thủ công dựa trên chương trình Excel. Đối với những phần hành có ứng dụng phần mềm Effect, hàng ngày kế toán nhập chứng từ vào phần mềm Effect, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các báo cáo liên quan. Tuy nhiên, các báo cáo này một phần chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý, một phần lại chưa được hoàn thiện về các chỉ tiêu giá trị do thiếu sự hỗ trợ của các phần hành kế toán khác. Vì vậy, kế toán viên thường chuyển các báo cáo đó ra chương trình Excel để thiết kế lại, bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu. Đối với những phần hành thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công: Các chứng từ được nhập theo cách thủ công vào các thẻ, sổ chi tiết được thiết kế sẵn trong Excel, sau đó sử dụng các tính năng sắp xếp và tính toán các chương trình này để từ đó lập thành báo cáo tổng hợp định kỳ hàng tháng. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu ( Doanh nghiệp không mở sổ đăng kí chứng từ ghi sổ) 2.6. Hệ thống báo cáo kế toán Từ năm 2006, hệ thống báo cáo tài chính của Doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Cuối năm, Công ty lập 3 báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01-DNN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02- DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09- DNN). Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F 07- DNN). Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không được lập ở công ty. Các báo cáo này có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, và Tổng giám đốc. Ngoài ra, Công ty còn lập báo cáo nội bộ khi Tổng giám đốc yêu cầu như: Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo nộp ngân sách, báo cáo bán hàng… III. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT 3.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL tại công ty 3.1.1. Vai trò của NVL NVL là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất- kinh doanh ở công ty TNHH Hàn Việt. Nó là một trong những yếu tố đầu vào thiết yếu, quyết định đến chất lượng của sản phẩm sản xuất, đến tiến độ hoàn thành kế hoạch sản xuất của công ty. Mặt khác, giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh doanh. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.1.2. Đặc điểm của NVL tại công ty Công ty TNHH Hàn Việt là một doanh nghiệp sản xuất hàng chăn, ga, gối, đệm, phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Do vậy, để phục vụ cho quá trình sản xuất công ty đã sử dụng nhiều loại NVL khác nhau với số lượng, chủng loại đa dạng (có trên 1000 loại NVL khác nhau). Chi phí NVL trong công ty chiếm 78% giá thành. Đặc điểm nổi bật nhất của NVL ở công ty là tính đa dạng về chủng loại, về kích cỡ, về màu sắc…do đó, yêu cầu về quản lý cũng phức tạp hơn. Mặt khác mỗi chủng loại NVL lại mang những tính chất lý học, hoá học và cơ học khác nhau đòi hỏi chế độ bảo quản riêng biệt trong thời gian chưa đưa vào sử dụng. Một số NVL để sản xuất chăn, ga, gối, đệm như bông, xơ, vải có đặc điểm là dễ hút ẩm ngoài không khí, vì vậy trọng lượng thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản, do đó công ty cần phải tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và khi xuất bông để làm cơ sở đúng đắn cho việc tính toán và phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm. Để bảo quản tốt, bông thường được đóng thành kiện và hệ thống kho tàng phải có những trang thiết bị cần thiết và phải đặt ở những nơi khô ráo, thoáng mát. Ngoài ra một lượng lớn NVL là vải nhập khẩu cũng do tính chất dễ hút ẩm làm cũ mầu vải do đó yêu cầu bảo quản rất khắt khe ví dụ như điều kiện độ ẩm trong kho, nền kho luôn luôn khô ráo và được lát gạch chống nồm,……. Hoá chất, thuốc tẩy, dễ bị suy giảm chất lượng nếu không bảo quản tốt hoặc sử dụng quá lâu. Xăng, dầu, ga là những chất dễ cháy, nổ nếu điều kiện bảo quản không tuân theo các nguyên tắc về phòng chống cháy nổ thì rất dễ xảy ra hoả hoạn. Ngoài mang những đặc điểm riêng phù hợp với việc sản xuất chăn, ga, gối, đệm… NVL của công ty còn mang những đặc điểm của NVL nói chung trong doanh nghiệp sản xuất, đó là: NVL là các đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất, trong quá trình sản xuất giá trị NVL chuyển một lần vào giá trị sản phẩm, hình thái của NVL thay đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất. Do những đặc điểm trên. một yêu cầu đặt ra với công tác kế toán NVL là phải theo dõi cụ thể, chính xác số lượng, chủng loại và giá cả của từng NVL tại mọi thời điểm để luôn sẵn sàng cung cấp thông tin cho ban giám đốc để có kế hoạch cung ứng NVL theo những đơn đặt hàng mới; phải cung cấp thông tin về tình trạng quản lý vật liệu, công cụ trong quá trình sử dụng và dự trữ trên cơ sở định mức tiêu hao, định mức tồn kho nhằm phát hiện tình trạng thừa thiếu NVL, công cụ dụng cụ để từ đó đề ra giải pháp khắc phục kịp thời. 3.1.3. Đặc điểm quản lý NVL tại công ty Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý chặt chẽ, sát sao nguồn đầu vào quan trọng này, công ty đã xây dựng những qui định về quản lý vật tư như sau: Quá trình cung ứng: Phòng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu là đơn vị quản lý kho vật tư, do đó khi nhận thấy vật tư tồn kho không đáp ứng yêu cầu về dự trữ, phòng viết đơn đề nghị thu mua NVL và gửi cho Giám đốc sản xuất ký duyệt. Khi đề nghị được thông qua nhân viên phòng tiến hành tổ chức quá trình thu mua như tìm nguồn cung cấp, gửi đơn hàng, làm thủ tục nhận hàng và nộp thuế, theo dõi quá trình vận chuyển NVL về kho. Quá trình dự trữ: Trong khâu dự trữ, công ty đã xây dựng nên hệ thống định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật tư nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. Hệ thống định mức này cũng là cơ sở để đưa ra kế hoạch thu mua. Căn cứ và tình hình sản xuất của công ty theo từng đơn đặt trong kinh doanh lập kế hoạch cung ứng vật liệu cho sản xuất cân đối việc thu mua.tìm hiểu chất lượng của nguyên vật liệu phù hợp với nhu cầu của sản phẩm đồng thời định mức dự trữ tối thiểu tối đa Công ty có một ban kiểm nghiệm vật tư kiểm kê vật tư sau mỗi quý để xác định mức độ tiêu hao,hao hụt so với thcj tế mọtt cách kịp thời để tìm ra nguyên nhân nếu có sự hao hụt và có hướng xử lý phù hợp để chất lượng vật tư đáp ưng yêu cầu của sản xuất 3.1.3. Phân loại NVL tại công ty Để hạch toán được chính xác khối lượng NVL lớn và đa dạng, kế toán của công ty đã tiến hành việc phân loại NVL rất chi tiết, dựa theo những tiêu thức nhất định mà các loại NVL được xếp vào các nhóm khác nhau. Thực tế, công ty đã thực hiện phân loại NVL trên cơ sở vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: NVL chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Hiện nay, công ty có khoảng 120 danh điểm NVL chính. Chúng bao gồm các loại NVL như: vải các loại, bông các loại, xơ, mút, thép, chỉ các loại NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. NVL phụ bao gồm: mác, chun, phecmotuya, nhám bông, nhám gai, cataloge, đề can, phiếu bảo hành, thùng cactong, dây paping, tờ ép gối, mếch, đạn, ghim, dây viền, túi nilon, một số hoá chất như nước Javen, axeton… có khoảng 150 loại phụ liệu khác nhau. Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường như: ga, dầu,.. Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…như; giấy dầu, dây curoa, đệm dầu, vòng bi, đế chân vịt, cần chân vịt, ốc vít…. Hiện nay công ty có khoảng 50 danh điểm phụ tùng thay thế. Phế liệu: Là những vật tư còn thừa sau quá trình sản xuất, chủ yếu là vải phế phẩm. Các loại NVL hiện nay tại công ty chủ yếu đều phải nhập khẩu do nhiều loại NVL trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu về chất lượng, mẫu mã, quy cách cho việc sản xuất sản phẩm của công ty. Việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết, đầy đủ chính xác từng thứ NVL là điều kiện cần thiết cho công ty có thể thực hiện kế hoạch tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ưu thế cạnh tranh của sản phẩm. * Phân loại công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ trong công ty được chia thành các nhóm sau - Công cụ dụng cụ lao dộng gồm các loại đồ dùng phục vụ cho lao động của công nhân như kim loại búa tovit keo thuoc.... - cac vat dung bao ho cho cong nhan trong qua trinh lam viec nhu ao bao ho,khau trang,kinh mu.... - cac cong cu dung cu khac theo muc dich su dung cng cu dung cu duoc chia thanh cac nhom - cong cu dung cu lkao dong -bao bi luan chuyen - do dung cho thue 3.2. Tính giá NVL tại công ty Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. NVL tại doanh nghiệp được tính theo giá gốc phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho. Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,…nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên liệu, vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL của Doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. 3.2.1. Đối với NVL nhập kho Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. Đối với NVL nhập khẩu NVL nhập khẩu Giá CIF Chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng Việt Nam đến kho công ty Thuế nhập khẩu Các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu TM = + + - Trong đó: CIF là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên và là giá ghi trên hợp đồng và cũng là giá ghi trên hóa đơn thương mại (Commercial invoice) Thuế nhập khẩu = giá tính thuế * thuế suất thuế nhập khẩu * tỷ giá hối đoái Thuế suất thuế nhập khẩu do Bộ Tài chính qui định, cụ thể đối với hàng hóa của công ty như sau: vải các loại thuế nhập khẩu trước ngày 10 tháng 01 năm 2007 là 40%, thép các loại là 5 %, bông là 0% còn xơ là 5%. Hiện nay, thuế suất thuế nhập khẩu của vải là 12%, thép, bông và xơ như cũ Tỷ giá hối đoái: Tính theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ do liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên trang điện tử của ngân hàng Nhà nước hoặc in trên báo Nhân Dân hàng ngày tại ngày phát sinh giao dịch. VD: Ngày 22 tháng 12 năm 2006 nhập mua vải 100% cotton trắng khổ 102 của công ty CHEM BASE (NAN TONG) LABORATOIES CO.,LTD (Trung Quốc) với trị giá nguyên tệ là 14.213,34 USD, thuế nhập khẩu 40%, tỷ giá 16,088USD/đ, thuế GTGT 10%,chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 2.100.000 + Giá tính thuế (CIF): 14.213,34*16.088 = 228.664.214 + Thuế nhập khẩu: 228.664.214*40% = 91.465.685 + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: 2.100.000 + Giá NVL nhập khẩu: 322.229.899 Đối với NVL mua trong nước NVL mua trong nước Giá mua trên hóa đơn GTGT (không bao gồm thuế GTGT) Các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng = - Ví dụ: Ngày 12 tháng 12 năm 2006, công ty nhập kho 2.270 kg vải DK single 40 PC của công ty TNHH Dệt may Hà Nội theo hóa đơn số 0087967với đơn giá chưa VAT là 50.000 VNĐ/kg, thuế GTGT 10% Giá gốc của vải DK 2.270*50.000 = 113.500.000 Mọi chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho… liên quan đến nghiệp vụ thu mua NVL không hạch toán vào giá trị thực tế NVL mà hạch toán vào chi phí dich vụ mua ngoài trên TK 627.7 nhằm giảm bớt khâu theo dõi vì NVL công ty mua về có rất nhiều chủng loại khác nhau nên khó có thể theo dõi cho từng loại NVL Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo giá bán trên thị trường. 3.2.2 Đối với NVL xuất kho Công ty TNHH Hàn Việt áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Kỳ kế toán của doanh nghiệp là năm song riêng với kỳ kế toán NVL là theo tháng. Theo phương pháp này, trong tháng khi xuất dùng NVL, kế toán chỉ theo dõi được về mặt số lượng trên phiếu xuất kho, cuối tháng căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đựợc giá bình quân của một đơn vị NVL Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng từng loại xuất kho Đơn giá xuất kho bình quân = * Đơn giá xuất kho bình quân Trị giá thực tế tồn đkỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản nhưng mức độ chính xác không cao. Công việc tính giá lại chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán Ví dụ: Vải DK single tồn đầu tháng12/2006 là 1000 kg thành tiền là 50.200.000 Tổng giá trị nhập mua trong tháng 12/2006 là 4.300 kg thành tiền là 212.850.000 đồng Ngày 02/12/2006 xuất kho theo phiếu xuất kho số 021264 số lượng là 592 kg Cuối tháng 12/2006 kế toán tính đơn giá bình quân cả kì dự trữ của vải DK là 49.632,08 VNĐ/KG 212.850.000 + 50.200.000 1000 + 4.300 Giá thực tế xuất kho vải DK single theo phiếu xuất kho số 021264 là 592 * 49.632,08 = 29.382.189 (Đồng) 3.3. Hạch toán chi tiết NVL tại công ty Vì đặc điểm của NVL ở công ty rất phong phú và đa dạng, công việc nhập xuất lại diễn ra hằng ngày nên kế toán NVL cần phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật tư cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Đây là công việc rất quan trọng đòi hỏi cần phải hết sức tỉ mỉ và chi tiết. Để thực hiện được tốt công tác kế toán NVL cần phải tổ chức hạch toán ban đầu trên các hóa đơn, chứng từ và hạch toán trên các sổ chi tiết một cách chính xác và khoa học. 3.3.1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán nhập kho Đối với NVL nhập kho do mua ngoài Tại công ty việc nhập kho được thực hiện bởi bộ phận cung ứng vật tư, thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng hoặc trực tiếp mua hàng. Dựa vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường phòng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu sẽ tiến hành xác định số lượng, chủng loại NVL và nguồn cung ứng để đảm bảo kế hoạch sản xuất. + Yêu cầu chào giá vật tư: Khi có nhu cầu mua một loại vật tư nào đó (loại vật tư chưa được ký hợp đồng hoặc hợp đồng mua vật tư ký với nhà cung cấp đã được thanh lý) thì phòng kế hoạch vật tư sẽ gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp vật tư đó. Với các loại vật tư hoặc nhà cung cấp mới thì cùng với yêu cầu báo giá, bộ phận vật tư sẽ yêu cầu gửi hàng mẫu để thử. Sau đó căn cứ trên kết quả phòng thí nghiệm đưa lên (hàng đạt chất lượng hay không), bản báo giá do nhà cung cấp gửi đến và kinh nghiệm cá nhân, bộ phận vật tư sẽ chọn nhà cung cấp và xúc tiến việc ký hợp đồng cung ứng vật tư với nhà cung cấp. + Ký hợp đồng cung ứng vật tư: Hợp đồng quy định chi tiết về yêu cầu kỹ thuật với mặt hàng được cung ứng, đơn giá mua, thời gian cung ứng và các điều kiện khác. Việc chuyển hàng sau đó đều căn cứ trên hợp đồng đã được ký này. (Xem mẫu phần Phụ lục) Biểu 2: Mẫu hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AE/2006 Liên 2: Giao khách hàng 0087967 Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Địa chỉ: số 14 ngõ 144 Quan Nhân – Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 04.6880789 MS: 0100925898 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Hàn Việt Địa chỉ: km 14, Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0100955275 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) Kg 2.270 50.000 113.500.000 Cộng tiền hàng: 113.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 11.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán 124.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi tư triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng được chuyển đến: Thủ tục kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá là một thủ tục không nhất thiết phải tiến hành với mọi vật tư được đưa về nhập kho công ty. Thủ kho chỉ yêu cầu giám định về chất lượng hàng hoá khi có nghi ngờ đặc biệt về chất lượng của số hàng giao. Riêng với những loại vật tư mới được mua lần đầu nhất thiết phải kiểm tra chất lượng hàng được chuyển đến xem có đạt yêu cầu như mẫu đã gửi hay không. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Hàn Việt Bộ phận BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 12 tháng 12 năm 2007 - Căn cứ vào Quyết Định số 12031 ngày 03 tháng 12 năm 2006 của Giám Đốc Công ty TNHH Hàn Việt về việc kiểm nghiệm nhập kho lô hàng vải CVC theo hợp đồng số 151563 Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông: Phạm Văn Hải- Chức vụ: Giám đốc sản xuất- Đại diện cty Hàn Việt. Trưởng ban + Ông : Trần Quốc Toản - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện cty Hàn Việt . Uỷ viên + Ông: Lê Thái Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHVT-XNK Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo ctừ Kết quả Ghi chú Số lượng đúng quy cách, p/c Số lg không đúng p/c A B C D E 1 2 3 F Vải CVC Kiểm tra toàn bộ số lượng và chất lượng mét 5105 5105 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vải không đạt yêu cầu như mẫu đã giao, mật độ vải là110*86 thấp hơn so với mẫu 110*91, độ co 14 cm cao hơn so qui định 5 cm Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Lê Thái Minh Trần Quốc Toản Phạm Văn Hải Nhập kho: Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, căn cứ Biên bản kiểm nhận vật tư thủ kho tiến hành nhập kho. Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng vật tư và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho được kế toán NVL viết bằng tay thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) trong đó liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng (phòng VT – XNK), liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ. Trên phiếu nhập trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được qui định như sau: + Chỉ tiêu số lượng, chủng loại, hàng nhập theo yêu cầu do nhân viên phòng KHVT - XNK ghi + Chỉ tiêu chủng loại, số lượng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi Biểu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: Mã DDVSDNS:… Mẫu số C20 – H Theo QĐ: 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nợ: TK 1521 Số: 121268 Có: TK 3311_Cty Dệt may Hà Nội Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Theo hoá đơn GTGT số 0087967 ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nhập tại kho: NVL Hanvico. Địa điểm Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) kg 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Cộng: 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm mười ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Quy trình luân chuyển của phiếu nhập Sơ đồ 13: Qui trình luân chuyển phiếu nhập Trách nhiệm l/c Bước công việc Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng  2. Lập bbản kiểm nghiệm ‚ 3. Viết phiếu nhập ƒ 4. Ký phiếu nhập „ 5. Nhập kho 6. Ghi sổ † 7. Bảo quản._.