Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT - NEC

ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái 27 Sơ đồ 1.08: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 28 Sơ đồ1.09: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 29 Sơ đồ1.10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 30 Sơ đồ 1.11: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 31 Sơ đồ 2.01 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VINECO 38 Sơ đồ 2.02: Đặc điểm công nghệ sản xuất 41 Sơ đồ 2.03: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty VINECO 41 Sơ đồ 2.04: Quy trình nhập liệu và hạch toán kế toán chung 45 Sơ đồ 2.05: Sơ đồ phương pháp hạch toán NVL tại Công ty VINECO 77 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.01: Bảng tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO qua các năm 36 Bảng 2.02: Tình hình tồn, nhập tháng 2/2008 của Thiết bị kết nối 52 Biểu 2.01: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 56 Biểu 2.02: Bàng kê đóng gói bao bì (Packing list) 56 Biểu 2.03: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Tờ khai hải quan) 57 Biểu 2.04: Hóa đơn giá trị gia tăng 58 Biểu 2.05: Biên bản giao nhận hàng 59 Biểu 2.06: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho 60 Biểu 2.07: Phiếu nhập kho 61 Biểu 2.08: Giấy đòi nợ (Debit note) 63 Biểu 2.09: Phiếu báo vật tư tồn ngoài xưởng 64 Biểu 2.10: Chỉ thị xuất kho 65 Biểu 2.11: Phiếu xuất kho 65 Biểu 2.12: Biên bản kiểm kê 67 Biểu 2.13: Thẻ kho 68 Biểu 2.14: Báo cáo tồn kho vật liệu 69 Biểu 2.15: Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu nhập khẩu 71 Biểu 2.16: Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu mua từ thị trường VN 73 Biểu 2.17: Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu chính 76 Biểu 2.18: Nhật ký chung 78 Biểu 2.19: Sổ cái chi tiết TK 1521 79 Biểu 2.20: Sổ cái chi tiết TK 15241 79 Biểu 2.21: Sổ cái chi tiết TK 1522 80 Biểu 2.22: Sổ cái TK 152 81 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CIF Cost, Insurance and Freight CNV Công nhân viên CPBH Chi phí bán hàng CPNVL Chi phí nguyên vật liệu CPNVLC Chi phí nguyên vật liệu chính CPNVLP Chi phí nguyên vật liệu phụ CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp CPSXC Chi phí sản xuất chung DA Dự án ĐG Đơn giá ĐVT Đơn vị tính GTGT Giá trị gia tăng NK Nhập khẩu NVL Nguyên vật liệu NVLC Nguyên vật liệu chính NVLP Nguyên vật liệu phụ SL Số lượng SX Sản xuất TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNK Thuế nhập khẩu TSCĐ Tài sản cố định TT Thành tiền Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, dù lớn, dù nhỏ muốn tồn tại và phát triển bền vững đều phải có những chiến lược về chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm thích hợp với các điều kiện của hoạt động sản xuất kinh doanh và môi trường kinh doanh. Chính vì thế, tiêu chí hàng đầu của các doanh nghiệp là sản phẩm của mình có chất lượng và giá cả cạnh tranh trên thị trường. Để đạt được mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp đều phải có những biện pháp cụ thể nhằm kiểm soát tốt về chất lượng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng như hiệu quả của việc sử dụng và sự kết hợp giữa các yếu tố trong khi luôn phải hướng tới mục tiêu tối thiểu hoá chi phí. Chính vì thế các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến công nghệ sản xuất, nâng cao tay nghề của người lao động,… để đạt tới mục tiêu quản lý hiệu quả. Đối với Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (Công ty VINECO), một doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện tử viễn thông thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Chính bởi nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán nguyên vật liệu trong công tác kế toán nói riêng cũng như trong công tác quản lý nói chung của đơn vị nên em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Qua quá trình viết luận văn tốt nghiệp, em có vận dụng những kiến thức đã học kết hợp với việc quan sát thực tế tại Công ty từ đó em đã nêu và phân tích những đặc điểm cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty với mong muốn trau dồi những kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo, đồng thời mong muốn chuyên đề thực tập này có thể giúp Công ty trong việc đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, tuân thủ chế độ, quy định chung của nhà nước ngày một tốt hơn. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Chương III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty VINECO Nội dung CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Khái quát chung về nguyên vật liệu Khái niệm, đặc điểm, vai trò, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu Khái niệm NVL Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật chất hóa, là một trong những điều kiện cần thiết để tiến hành sản xuất. Nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay được sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm NVL NVL là đối tượng cần thiết để tiến hành sản xuất kinh doanh và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Khối lượng NVL sử dụng, định mức NVL tiêu dùng là cơ sở để tạo ra khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng. Toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Giá trị NVL sử dụng để tạo thành chi phí NVL có thể được ghi giảm trên cơ sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích và các khoản bồi thường khác gắn với việc bội thường việc sử dụng NVL. Bên cạnh đó, NVL có thể gồm nhiều loại khác nhau về tính chất lý hoá, thông số kỹ thuật, công dụng hay giá trị... Chúng bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của quá trình sản xuất như: lao động của con người, sự tác động của tư liệu lao động, thời tiết, khí hậu, giá cả thị trường... Vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất NVL là tài sản ngắn hạn có vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào bởi nó chiếm phần lớn tỷ trọng trong giá thành sản phẩm sản xuất hoàn thành. NVL lá yếu tố thiết yếu tạo ra sản phẩm, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, do đó ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. NVL là thành phần quan trọng trong vốn lưu động, dự trữ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn lưu động lưu chuyển nhanh hay chậm sẽ quyết định khả năng sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất. Tài sản lưu động quay càng nhiều vòng trong một chu kỳ kinh doanh thì khả năng vốn lưu động càng nhanh và lợi nhuận tạo ra càng lớn. Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp Với vai trò như trên, yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp là phải quản lý NVL một cách chặt chẽ, hiệu quả ngay từ khâu lập kế hoạch, thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ để đảm bảo cung ứng vật liệu kịp thời, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần dựa trên cơ sở định mức dự trữ tối thiểu, tối đa; định mức chi phí NVL và kế hoạch sản xuất trong kỳ để lập kế hoạch thu mua NVL. Việc lập kế hoạch thu mua sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn do cung cấp NVL không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn. Quá trình tiến hành thu mua cần đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời gian nhập, giảm thiểu sự thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, giá mua phải hợp lý nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm. Ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần có hệ thống kho theo đúng chế độ, yêu cầu quản lý, NVL phải được sắp xếp hợp lý theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ trình độ chuyên môn nhằm đảm bảo an toàn, tránh lãng phí cho NVL tại kho, ghi chép ban đầu về sổ sách tại kho, phát hiện kịp thời nguyên nhân và mức độ thừa thiếu, hư hỏng, giảm phẩm chất của NVL. Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng loại vật liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất và đặc tính NVL, đảm bảo NVL cung cấp đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất đồng thời mức dự trữ không quá cao gây ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Ở khâu sử dụng: Sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả trên cơ sở các định mức tiêu hao và kế hoạch chi phí. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc sử dụng NVL hợp lý, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình công nghệ sản xuất. Làm tốt khâu quản lý NVL sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho người quản lý năm được số lượng, chất lượng, đặc điểm và tình hình sử dụng các loại NVL; cung cấp thông tin nhập vào, xuất ra, tồn kho; cung cấp thông tin để cân đối cung cầu, vốn lưu động cho nhập, xuất giá trị NVL; cung cấp thông tin về tình hình sử dụng NVL để đo lường chi phí sử dụng NVL; quản lý và điều chỉnh hợp lý định mức tiêu hao NVL… Nhiệm vụ hạch toán NVL Hạch toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức phân loại NVL phù hợp nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp. Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình biến động tăng giảm của NVL chi tiết và tổng hợp theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Tham gia kiểm kê NVL. Phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu thiệt hại có thể xảy ra. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng NVL, tình hình thanh toán với người bán. Phân loại nguyên vật liệu Phân loại tài sản nói chung và phân loại NVL nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau thành từng phần khác nhau theo những tiêu thức nhất định. Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau về công dụng, tính chất lý hóa, thông số kỹ thuật… lại biến động thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất nên được sử dụng, chế biến và bảo quản khác nhau. Vì vậy để quản lý một cách chặt chẽ, hiệu quả và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì việc cần thiết phải tiến hành trước tiên là phân loại NVL theo những tiêu thức phù hợp. Có nhiều tiêu thức để phân loại NVL, dưới đây là những tiêu thức cơ bản phân loại NVL: Theo vai trò, công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL được chia thành: Nguyên liệu và vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Nguyên liệu: là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp như: quặng, dầu mỏ, cao su, mía... Vật liệu: là những đối tượng lao động đã qua công đoạn chế biến công nghiệp như: sắt, thép, vải, ximăng, giấy mực... Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp cùng với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường, phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng dầu, than củi, hơi đốt... Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu (cần lắp hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là những loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi (vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thu hồi từ thanh lý TSCĐ) Đây là cách phân loại được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay. Việc phân loại như trên có ưu điểm là phân biệt rõ vai trò và tác dụng của từng loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp người quản lý đưa ra những quyết định cụ thể để hạch toán từng loại, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng NVL. Cách phân loại theo tiêu thức này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Theo mục đích sử dụng, NVL được chia thành: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm: Nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ cho quản lý ở các phân xưởng tổ, đội, sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp, NVL nhượng bán, đem góp vốn liên doanh... Cách phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc lập ra kế hoạch kinh doanh, trên cơ sở đó tạo hiệu quả trong sản xuất thực tế. Đây cũng là căn cứ để tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng khác nhau. Theo nguồn hình thành, NVL được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài: là NVL mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu Nguyên vật liệu tự chế: là NVL do doanh nghiệp tự sản xuất Nguyên vật liệu khác: là NVL hình thành do được cấp phát, biếu tặng, nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác... Phân loại NVL theo cách này có ưu điểm là giúp người quản lý và người sử dụng theo dõi được tình hình NVL nhập theo nguồn nào, qua đó sẽ đánh giá được sự cung ứng, hiệu quả sản xuất và sử dụng cho từng loại NVL.. Tuy nhiên cách phân loại này có hạn chế là đơn điệu và không thấy rõ được vai trò, giá trị của từng loại NVL một cách cụ thể, chi tiết. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch thu mua và sản xuất NVL, giúp cho việc quản lý NVL dễ dàng hơn và giải trình khi có yêu cầu của cấp trên. Đây cũng là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế NVL nhập kho. Theo quyền sở hữu, NVL được chia thành: NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp: là NVL do doanh nghiệp mua sắm, nhận cấp pháp, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh… NVL nhận gia công chế biến hay giữ hộ Cách phân loại này cho phép các nhà quản lý nắm vững nguồn NVL và giá trị NVL mà mình đang nắm giữ. Nhìn chung, trong các tiêu thức phân loại trên thì phân loại theo vai trò, công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh là ưu việt và thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL cũng như cung cấp thông tin để tính giá thành sản phẩm hơn cả. Dù vậy, mỗi cách phân loại đều đáp ứng một yêu cầu riêng của công tác quản lý. Các tiêu thức phân loại chỉ là tương đối, có trường hợp NVL phụ ở hoạt động hay doanh nghiệp này nhưng lại là NVL chính ở hoạt động hay doanh nghiệp khác. Do đó, dựa vào tiêu thức nào cũng chỉ mang tính tổng quát và định hướng. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có cách phân loại khác nhau để phù hợp với doanh nghiệp mình nhằm đảm bảo quản lý NVL một cách tốt nhất. Tuy nhiên, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Việc lập danh điểm vật tư là quy định cho mỗi thứ NVL một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số và chữ cái thay thế tên gọi trực tiếp của chúng. Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm NVL được xây dựng theo nhiều cách khác nhau. Yêu cầu của việc lập danh điểm là phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp và thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm quản lý NVL dễ dàng, hiệu quả. Tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của tất cả NVL của doanh nghiệp được xác định một cách thống nhất và được phản ánh đầy đủ trên “ Sổ danh điểm vật liệu”. Tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá NVL phải được áp dụng tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính. Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định. Đây là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Về nguyên tắc tính giá NVL: NVL nói riêng cũng như hàng tồn kho nói chung phải được tính theo giá gốc (giá thực tế). Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Việc tính giá NVL được thực hiện cụ thể cho các trường hợp như sau: 1.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho NVL nhập kho được tính theo giá thực tế: bao gồm các chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho đến khi vật tư được đưa vào sử dụng. NVL nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm nhiều nguồn nhập khác nhau. Tùy theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của NVL nhập kho được xác định khác nhau: Đối với NVL mua ngoài: Giá thực tế NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Các loại thuế hàng hóa không được khấu, không được hoàn - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn được xác định như sau: Là giá có thuế GTGT nếu vật tư mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế. Là giá chưa có thuế GTGT nếu vật tư mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế khấu trừ. Đối với vật tư mua trong nước thì giá mua bao gồm cả các loại thuế hàng hóa (nếu có). Đối với vật tư nhập khẩu thì giá mua chưa bao gồm các loại thuế hàng hóa (nếu có) Chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, công tác phí cho người đi mua... Nếu chi phí thu mua phát sinh có thuế GTGT thì cần căn cứ phương pháp tính thuế trực tiếp hay khấu trừ để tính hoặc không tính thuế GTGT vào giá nhập vật tư. Các khoản thuế không được khấu, không được hoàn: là các loại thuế hàng hóa thường phát sinh khi nhập khẩu vật tư như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu. Trong đó, thuế NK được tính theo công thức: Số thuế NK phải nộp = Số lượng hàng hóa thực tế NK x Giá tính thuế NK x Thuế suất thuế NK x Tỷ giá tại thời điểm mở tờ khai hải quan Giá tính thuế và thuế suất thuế NK được xác định theo quy định của nhà nước. Đối với NVL nhập từ sản xuất nội bộ: Giá thực tế NVL = Giá trị NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế NVL = Giá trị NVL xuất đưa đi chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí khác liên quan (chi phí vận chuyển, bốc xếp…) Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: là Giá thực tế NVL = Giá thỏa thuận do hội đồng liên doanh đánh giá + Phụ phí phát sinh do bên nhận chi Đối với NVL được thưởng, biếu tặng: Giá thực tế NVL = Giá trị hợp lý đánh giá hoặc giá thị trường tương đương + Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất: giá thực tế NVL là giá hợp lý đánh giá (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc giá trị thu hồi tối thiểu). 1.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để xác định giá thực tế ghi sổ của NVL xuất kho trong kỳ thì tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý vật tư, số lượng danh điểm vật tư, số lần nhập – xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng, bến bãi… để áp dụng phương pháp tính giá xuất kho thích hợp. Việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Chuẩn mực số 02-Hàng tồn kho quy định việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp theo giá đích danh. - Phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp nhập trước- xuất trước. - Phương pháp nhập sau- xuất trước. Ngoài ra, trong thực tế các doanh nghiệp còn sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá NVL xuất kho. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này, kế toán theo dõi giá nhập của từng NVL hay từng lô NVL. Khi xuất NVL, trị giá thực tế của NVL xuất dùng được tính theo giá nhập kho đích danh của NVL hay lô NVL đó. Ưu điểm: Việc tính giá NVL được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Có thể nói, về nguyên tắc, đây là phương pháp chính xác, lý tưởng nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, nghĩa là chi phí thực tế phải phù hợp với doanh thu thực tế. Theo cách này, giá trị vật tư xuất dùng cho sản xuất sẽ phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra. Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khá khắt khe và chỉ có thể áp dụng được khi NVL có thể phân biệt, chia tách được ra thành từng loại, từng thứ riêng biệt, cho phép bảo quản thành từng lô NVL nhập kho. Điều kiện vận dụng: phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL, NVL có giá trị lớn hoặc những NVL ổn định và có khả năng nhận diện được. Ngoài ra, để có thể làm theo phương pháp này doanh nghiệp cần có hệ thống kho tàng bảo quản NVL theo từng lô nhập kho. Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế NVL xuất = Số lượng NVL xuất x Đơn giá bình quân NVL Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau: Cách 1: Tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng nó lại dồn công việc tính toán vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác và công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách tính này tuy khá đơn giản, giảm nhẹ được khối lượng tính toán của kế toán và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá NVL trong kỳ. Đặc biệt, trong trường hợp có sự biến động lớn về giá NVL trên thị trường, cách tính này có thể làm cho thông tin kế toán cung cấp sẽ bị sai lệch nhiều so với tình hình thực tế. Cách 3: Tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Theo cách này này, sau mỗi lần nhập NVL, kế toán tính đơn giá bình quân cho từng danh điểm vật liệu để làm căn cứ tính giá NVL xuất dùng. Đơn giá bình quân sau lần nhập thứ n = Giá thực tế NVL tồn sau lần nhập thứ n Số lượng thực tế NVL tồn sau lần nhập thứ n Cách tính này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều, thường thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng kế toán máy. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của các cách tính trên, tính giá NVL xuất dùng vừa chính xác, vừa cập nhật với sự biến động giá cả trên thị trường. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều và phức tạp. Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, NVL khi xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định rằng NVL nào nhập trước thì xuất trước, giá NVL thực tế xuất kho là giá thực tế nhập kho của NVL nhập kho trước. Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào của những lần nhập sau. Phương pháp này có lợi cho doanh nghiệp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Khi giá có xu hướng giảm, chi phí NVL trong kỳ của doanh nghiệp lớn, giá trị tồn kho nhỏ do vậy mà tránh được rủi ro cho doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Khi sử dụng phương pháp này, kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật. Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, NVL khi xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định rằng NVL nào nhập sau thì xuất trước, giá NVL thực tế xuất kho là giá thực tế nhập kho của NVL nhập kho sau. Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào của những lần nhập trước. Phương pháp này có lợi cho doanh nghiệp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng tăng. Khi giá có xu hướng tăng, chi phí NVL trong kỳ của doanh nghiệp lớn, giá trị tồn kho nhỏ do vậy mà tránh được rủi ro cho doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Phương pháp này cũng được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Khi sử dụng phương pháp này, kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật. Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, việc hạch toán xuất NVL được kế toán ghi nhận giá trị NVL xuất kho theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tạm tính được sử dụng ổn định do doanh nghiệp xác định, đó thường là giá kế hoạch, giá mua NVL tại một thời điểm nào đó hay giá NVL bình quân tháng trước… Giá này chỉ dùng để ghi sổ chi tiết, không có ý nghĩa trong thanh toán và ghi sổ tổng hợp. Giá hạch toán của NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Đơn giá hạch toán của NVL Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán của NVL xuất theo giá thực tế để ghi sổ tổng hợp dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá của NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế của NVL xuất dùng = Giá hạch toán của NVL xuất dùng x Hệ số giá của NVL Trên cơ sở giá thực tế tính được, kế toán tính ra giá trị cần điều chỉnh để từ đó ghi các bút toán điều chỉnh cũng như giá trị điều chỉnh trên sổ chi tiết. Phương pháp này giúp cho công tác kế toán đơn giản, nhẹ nhàng hơn trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều NVL, nhiều nghiệp vụ xuất. Tuy nhiên, độ chính xác của nó chưa cao vì không tính đến sự biến động giá cả của vật liệu. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, nghiệp vụ xuất diễn ra thường xuyên, thị trường giá cả ít biến động và doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá NVL xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm riêng và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. Hạch toán nguyên vật liệu Chứng từ kế toán nguyên vật liệu Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn cước phí vận chuyển, Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng, Biên bản đánh giá lại tài sản. Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn hoặc tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu chứng từ riêng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, thể hiện rõ sự biến động của NVL và sự chịu trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư. Công việc này được thực hiện chủ yếu ở kho và tại phòng Kế toán – Tài chính của doanh nghiệp. Sự liên hệ và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ tình hình biến động theo từng kho, loại, nhóm, danh điểm vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc hạch toán: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu để, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho tương ứng. Cuối ngày, thủ kho tính lượng tồn kho và ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng loại NVL, ghi vào thẻ kho để đối chiếu với số liệu của kế toán vật tư. Ở phòng kế toán:._. Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết NVL để ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm NVL ở từng kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để lấy chứng từ, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi đơn giá, thành tiền vào các chứng từ kế toán. Sau đó, kế toán lần lượt ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ, sổ chi tiết NVL có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn cho từng danh điểm vật tư để so sánh, đối chiếu với số liệu của thủ kho. Đồng thời, dựa vào các thẻ, sổ chi tiết NVL kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho. Quy trình hạch toán chi tiết NVL: Sơ đồ1.01: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ, sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ dàng kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép rất lớn, tốn nhiều công sức và thời gian. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy hoặc các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công nếu có ít danh điểm vật tư, việc nhập, xuất diễn ra không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm NVL giống như phương pháp thẻ song song. Ở phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển. Đồng thời, trên cơ sở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL, kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL. Quy trình hạch toán chi tiết NVL: Sơ đồ 1.02: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập NVL Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Vẫn còn ghi sổ trùng lặp về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán, khó kiểm tra đối chiếu, khó phát hiện sai sót, công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm, thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn không có tính cập nhật. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư song số lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều; hệ thống kho phân tán; không đủ lao động kế toán để thực hiện ghi chép, đối chiếu thường xuyên. Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc hạch toán: Ở kho: Việc ghi thẻ kho giống như hai phương pháp trên. Cuối tháng, dựa vào số lượng tồn trên thẻ kho thủ kho ghi vào Sổ số dư (sổ số dư do phòng kế toán lập, sau đó chuyển cho thủ kho) để gửi lại cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập kho, lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho lập phiếu giao nhận chứng từ xuất. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào hai loại phiếu giao nhận này để lập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn NVL theo giá trị. Sau đó, kế toán tiến hành quy số lượng tồn của thủ kho trên Sổ số dư ra tiền để đối chiếu, so sánh tồn kho từng danh điểm NVL số liệu trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Đồng thời, kế toán tiến hành so sánh số liệu trên Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết NVL: Sơ đồ 1.03: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư  Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu  Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán chi tiết NVL và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ đồng thời tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp. Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. Kết cấu sổ phức tạp do đó đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn tương ứng. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. Mỗi phương pháp hạch toán chi tiết NVL trên đều có các ưu điểm và nhược điểm, chính vì thế, khi hạch toán NVL, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý NVL. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp NVL là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng các phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp quy định. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất kho mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Vì vậy, phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có vật tư có giá trị lớn. Tài khoản sử dụng trong phương pháp KKTX: TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại NVL tại doanh nghiệp, được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tuỳ theo yêu cầu của quản lý. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: - Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán - Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho TK 151- Hàng mua đang đi đường: phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng đến cuối kỳ hạch toán, hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp hoặc đã về đến kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường. Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hóa đi đường kỳ trước về nhập kho Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 331, 111, 112, 141, 1331, 621, 627, 641, 642,... Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX: Sơ đồ 1.04: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKTX Xuất NVL trả vốn góp đầu tư Xuất NVL thuê ngoài gia công NVL đi đường về nhập kho TK 133 TK 412 TK 412 TK 221, 222, 223, 228 TK 154 TK 221, 222, 223, 228 TK 3381, 711,… TK 711 TK 1381, 632,… TK 632 Nhận cấp, góp vốn bằng NVL NVL thừa khi kiểm kê NVL được tài trợ, biếu tặng Chênh lệch đánh giá tăng NVL Chênh lệch đánh giá giảm NVL Xuất bán NVL NVL thiếu khi kiểm kê CL tăng Nhận lại vốn góp đầu tư bằng NVL CL giảm Xuất NVL đem góp vốn Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công, phế liệu thu hồi Xuất kho NVL sử dụng trong DN VAT đầu vào (nếu có) CKTM, GGHB, hàng trả lại VAT đầu vào (nếu có) Nhập kho NVL mua ngoài NVL mua đang đi đường TK 811 TK 151 TK 152 TK 3387, 711 TK 111, 112, 331,… TK 411 TK 111, 112, 331,… TK 621, 627, 641, 642,… TK 154 TK 411 TK 133 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê định kỳ. Từ đó, xác định lượng xuất hàng tồn kho. Đối với NVL, giá trị NVL xuất dùng trong kỳ được xác định theo công thức: Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, ít tốn công sức ghi chép nhưng lại có độ chính xác không cao. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chủng loại vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất bán, xuất dùng. Tài khoản sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 611- Mua hàng: theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, hàng hóa trong kỳ theo giá thực tế, được chi tiết thành 2 TK: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu; TK 6112- Mua hàng hoá. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Bên Có: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ - Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ - Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, thiếu hụt… - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn cuối kỳ TK 611 không có số dư cuối kỳ. TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ TK 151- Hàng mua đang đi đường Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳ Ngoài ra , trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133, 111, 112, 331... Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKĐK: Sơ đồ1.05: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK NVL nhập từ các nguồn khác VAT đầu vào (nếu có) Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ NVL nhập mua trong kỳ Kết chuyển NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ VAT đầu vào (nếu có) CKTM, GGHB, hàng trả lại Kết chuyển NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ TK 621, 627,… TK 133 TK 411, 221, 222,… TK 111, 112, 331,… TK 151, 152 TK 133 TK 151,152 TK 111, 112, 331,… TK 611 1.2.3.3. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Về mặt kinh tế, dự phòng cho phép phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Về mặt tài chính, dự phòng hình thành nên khoản tiền dùng để bù đắp thiệt hại khi thực tế xảy ra giảm giá, đó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. Về mặt thuế, dự phòng là một chi phí hợp lý được trừ vào lợi nhuận khi tính lợi tức chịu thuế. Nguyên tắc lập dự phòng: Kế toán thực hiện trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho từng loại NVL, căn cứ vào biến động của giá cả NVL và bằng chứng tin cậy tại thời điểm lập dự phòng. NVL không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. Số được lập dự phòng được tính cho từng loại NVL là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thị trường theo công thức: Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế hoạch = Lượng NVL tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm x Giá hạch toán trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm Tài khoản sử dụng: TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: - Số tổn thất thực tế do giảm giá phát sinh trong kỳ trừ vào dự phòng đã lập - Hoàn nhập số dự phòng đã lập, không dùng đến Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán Dư Có : Số dự phòng đã trích còn lại chưa sử dụng Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá NVL được khái quát qua sơ đồ: Sơ đồ 1.06: Hạch toán dự phòng giảm giá NVL TK 159 TK 632 Trích lập dự phòng cuối niên độ hoặc trích dự phòng bổ sung Hoàn nhập dự phòng Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu Sổ kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cụ thể để hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác. Thực chất sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản kế toán và ghi chép trên sổ kế toán, là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép trong đó các thông tin kế toán được phản ánh một cách có hệ thống theo trình tự thời gian, không gian cũng như theo đối tượng. Đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán nguyên vật liệu Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký - Sổ cái là hình thức sổ kế toán dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính. Theo hình thức này, việc ghi sổ được kết hợp theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết thực hiện trên hai loại sổ khác nhau. Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thuận tiện cho phân công lao động kế toán, khó áp dụng máy vi tính trong kế toán Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng lao động kế toán ít, trình độ quản lý không cao và thực hiện kế toán thủ công. Sơ đồ1.07: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán NVL Sổ kế toán chi tiết vật tư Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức Nhật ký chung là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào Sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh. Số liệu trên Nhật ký chung được dùng để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó lấy số liệu trên Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chung: Nhật ký chung, Nhật ký mua vật tư, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, rất dễ áp dụng máy vi tính vào kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thích hợp ghi sổ bằng tay. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, áp dụng kế toán máy. Sơ đồ 1.08: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê Sổ cái TK 151, 152, 611 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Nhật ký chung Báo cáo kế toán Nhật ký mua vật tư Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp trong ghi sổ kế toán, thuận tiện trong phân công lao động kế toán, dễ áp dụng máy vi tính. Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thì khó đối chiếu, kiểm tra. Hình thức sổ này thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc ghi sổ thủ công hoặc áp dụng kế toán máy. Sơ đồ1.09: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê Sổ cái TK 151,152,611 Bảng cân đối TK Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán tổng hợp mà hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu với số liệu trên các Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng ghi vào Sổ cái các tài khoản. Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên Nhật ký chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp và hệ thống hoá theo bên Có của các TK, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp giữa các sổ kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán Nhược điểm: Khó khăn trong áp dụng kế toán máy Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, nhân viên kế toán có trình độ cao, áp dụng kế toán thủ công. Sơ đồ1.10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc về vật tư NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 151,152,611 Báo cáo kế toán Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ chi tiết TK 151,152,611 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán trên máy vi tính Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán ở trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính phải được in đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Ưu điểm của hình thức này là thông tin cung cấp nhanh, chính xác, công việc của kế toán giảm đi rất nhiều nhưng muốn áp dụng được hình thức này thì yêu cầu nhân viên kế toán phải có trình độ tương xứng. Sơ đồ 1.11: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán NVL Bảng tồng hợp chứng từ kế toán NVL MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ tổng hợp kế toán NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ sách, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02) về hàng tồn kho, NVL là một loại hàng tồn kho, IAS 02 đã cung cấp hướng dẫn nghiệp vụ về việc xác định giá phí và hạch toán NVL vào chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị NVL xuất kho. Theo IAS 02, NVL phải được ghi nhận theo nguyên tắc thận trọng, tức là ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc NVL bao gồm tất cả các chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Theo IAS 02, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 4 phương pháp sau: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước. Về dự phòng giảm giá NVL: Theo IAS 02, dự phòng giảm giá NVL cần được lập ngay khi cấp quản lý nhận thấy giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc của NVL. Các NVL không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. Như vậy về cơ bản, chế độ kế toán Việt Nam đã phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán hàng tồn kho nói chung và kế toán NVL nói riêng, tuy nhiên vẫn có một số điểm khác biệt như sau: Về tính giá NVL xuất kho: Theo IAS 02, NVL xuất kho chỉ được tính theo giá thực tế, còn ở Việt Nam tuy trong chế độ không quy định nhưng thực tế các doanh nghiệp Việt Nam ngoài sử dụng giá thực tế còn có thể sử dụng giá hạch toán trong hạch toán kế toán NVL. Về dự phòng giảm giá NVL : Theo IAS 02, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc NVL thì phải lập dự phòng giảm giá NVL. Số dự phòng hoàn nhập được ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Trong khi đó theo chế độ kế toán Việt Nam, việc lập dự phòng giảm giá NVL được thực hiện tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Số dự phòng hoàn nhập được ghi giảm giá vốn hàng bán. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO 2.1. Khái quát chung về Công ty VINECO 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty VINECO Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC (Công ty VINECO) được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1953/GP do Bộ Kế hoạch & đầu tư cấp ngày 24/07/1997 và được điều chỉnh vào 30/09/1998. Theo đó, doanh nghiệp có: Tên gọi là: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC Tên giao dịch là: VNPT – NEC Telecommunication Systems Company Limited Tên viết tắt là: VINECO Mã số thuế: 0100143241 Trụ sở và nhà xưởng đặt tại: Ngọc Trục, Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội. Giấy phép đầu tư có giá trị trong 15 năm kể từ ngày cấp lần đầu tiên. Doanh nghiệp là công ty liên doanh giữa các bên: Bên Việt Nam: Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, trụ sở đặt tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội. Bên Việt Nam góp 3.430.000 USD, chiếm 49% vốn pháp định. Bên nước ngoài: NEC Corporation, trụ sở đặt tại 1-1 Shiba 5-chome, Minato-ku, Tokyo 108-01, Nhật bản. Bên nước ngoài góp 3.570.000 USD, chiếm 51% vốn pháp định. Công ty là một doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và chịu sự quản lý trực tiếp của hai đối tác liên doanh. Công ty VINECO được thành lập tại Việt Nam từ năm 1997 với hoạt động chính là sản xuất và bán các tổng đài điện tử kỹ thuật số và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác phục vụ phát triển mạng viễn thông Việt Nam. Sau khi đầu tư xây dựng cơ bản xong, đầu năm 1999, Công ty chính thức đi vào hoạt động và luôn chú trọng đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cũng như đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với sự hỗ trợ tư vấn của Trung tâm Năng suất Việt Nam, Công ty đã từng bước tìm hiểu và áp dụng thành công Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000, được hai tổ chức chứng nhận Quacert của Việt Nam và TUV Cert của CHLB Đức đánh giá và cấp chứng chỉ sau 5 năm thành lập. Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty VINECO đã đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề ra. Công ty đã xây dựng được một nhà máy hiện đại, áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực sản xuất điện tử viễn thông với các máy móc thiết bị tiên tiến. Thực hiện tốt việc tiếp nhận chuyển giao công nghệ từ Tập đoàn NEC, sản phẩm tổng đài NEAX61 Sigma do công ty sản xuất là một sản phẩm có công nghệ cao và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của mạng viễn thông Việt Nam. Từ khi đi vào hoạt động, Công ty đã luôn cung cấp đủ số lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thiết bị của các Bưu điện tỉnh, thành phố, góp phần quan trọng vào sự phát triển của mạng viễn thông tại các địa phương trên cả nước. Công ty luôn có nhiều nỗ lực để nhanh chóng đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh: doanh thu của VINECO liên tục tăng qua các năm. Từ năm thứ hai đi vào sản xuất Công ty đã bắt đầu có lãi và năm thứ ba đã có lãi cộng dồn, thực hiện chia lợi nhuận cho các bên góp vốn. Bước sang giai đoạn mới, sự thay đổi của xu thế công nghệ trong lĩnh vực viễn thông, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn, đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo. Hiện nay công ty có 90 nhân viên trong đó phần lớn đều gắn bó với Công ty từ những ngày đầu hoạt động. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty VINECO 2.1.2.1. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của VINECO Công ty có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ngành nghề: sản xuất, lắp đặt các hệ thống tổng đài điện tử kỹ thuật số NEAX61 Sigma (viết tắt của: Nippon Electronics Automatic Exchange Sigma - Tổng đài tự động điện tử Nhật Bản được cải tiến một cách tổng thể) và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác. Hệ thống tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ được thiết kế bao gồm: Hệ thống tổng đài HOST đa bộ xử lý, điều khiển dung lượng lớn Hệ thống tổng đài HOST đơn bộ xử lý, điều khiển dung lượng vừa Tổng đài vệ tinh RSU điều khiển dung lượng vừa Trạm vệ tinh RLU điều khiển dung lượng nhỏ Khối thuê bao xa ELU điều khiển dung lượng nhỏ hơn CDMA-WLL (Hệ thống điện thoại vô tuyến mạch vòng thuê bao công nghệ CDMA) Ngoài sản phẩm hệ thống tổng đài, công ty còn cung cấp các dịch vụ: Giám sát lắp đặt hệ thống Hỗ trợ kỹ thuật khai thác và bảo dưỡng: tại chỗ và từ xa 24/24 giờ. Đào tạo cán bộ kỹ thuật tổng đài NEAX61∑ cho khách hàng Dịch vụ bảo hành, bảo trì, sửa chữa hệ thống NEAX61∑ Thiết kế, xây dựng đề án tổng đài, thiết kế lắp đặt hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng cho khách hàng Công ty VINECO sử dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản sản xuất và lắp đặt tổng đài kỹ thuật số cho khắp các Bưu điện tỉnh, thành trên cả nước góp phần hiện đại hoá, phát triển hệ thống viễn thông ở Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay dù đã trải qua nhiều khó khăn song công ty ngày càng phát triển, khẳng định được vai trò, vị thế của mình. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng qua các năm, đặc biệt là các năm 2003, 2004, 2005, 2006. Có thể nhận thấy sự phát triển này qua bảng số liệu tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO (Bảng 2.01) Bảng 2.01: Bảng tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO qua các năm Năm Sản lượng sản xuất (KL) Sản lượng tiêu thụ (KL) Giá trị sản lượng (1000 đồng) Doanh thu thuần (1000 đồng) Lãi lỗ sau thuế (1000 đồng) Số lượng CNV (người) Thu nhập bình quân (1000 đồng/ người) Quy mô tài sản (hay nguồn vốn) (1000 đồng) 1999 40 40 56538680 51805085 -8964217 76 2729 120773059 2000 130 130 120854414 129691011 2819819 81 2892 127534005 2001 140 140 138060520 157997280 11147682 82 3123 211548137 2002 177 177 177172258 198187602 9083986 97 3310 282996046 2003 172 172 162826511 194031996 20399876 102 3551 231434996 2004 260 260 255191799 290002855 20380418 101 3848 190797360 2005 295 295 288776145 334004713 24770568 105 4250 164698017 2006 290 290 275852590 319057051 24386873 90 4324 175815431 Tỷ lệ === === ===== ===== ===== ==== === ====== 1999:2000 0,31 0,31 0,47 0,40 -3,18 0,94 0,94 0,95 2001:2000 1,08 1,08 1,14 1,22 3,95 1,01 1,08 1,66 2002:2000 1,36 1,36 1,47 1,53 3,22 1,2 1,14 2,22 2003:2000 1,32 1,32 1,35 1,50 7,23 1,26 1,23 1,81 2004:2000 2 2 2,11 1,52 7,23 1,25 1,33 1,50 2005:2000 2,27 2,27 2,39 2,58 8,78 1,30 1,47 1,29 2006:2000 2,23 2,23 2,28 2,46 8,65 1,11 1,50 1,38 2.1.2.2. Những thuận lợi, khó khăn của Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Những thuận lợi Công ty hoạt động trong lĩnh vực được nhà nước khuyến khích, đó là lĩnh vực viễn thông - một trong những lĩnh vực ưu tiên đầu tư của nhà nước ta. Là doanh nghiệp liên doanh giữa VNPT của Việt Nam và NEC của Nhật Bản, Công ty được chuyển giao công nghệ tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản và được hỗ trợ về kỹ thuật từ phía NEC, đồng thời Công ty còn áp dụng những kinh nghiệm tổ chức sản xuất, kinh nghiệm quản lý của Nhật Bản kết hợp với những kinh ngh._.song nguyên tắc bất kiêm nhiệm vẫn được đảm bảo bằng việc tách riêng người phê chuẩn, thực hiện và ghi chép. Điều này vừa tiết kiệm được chi phí về nhân sự song vẫn đảm bảo tạo sự kiểm soát lẫn nhau khá chặt chẽ trong quá trình thực hiện công việc kế toán, giảm thiểu những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty đảm bảo các dữ liệu ban đầu được cập nhật kịp thời, chính xác và đảm bảo sự luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ. Từ khi thành lập tới nay, Công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao phương pháp và tổ chức công tác hạch toán kế toán nhằm đạt hiệu quả cao nhất đồng thời tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh Luật kế toán Việt Nam, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành, chế độ và các chuẩn mực kế toán hiện hành, tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi cũng như lý luận cơ bản của lý thuyết hạch toán kế toán. Đồng thời, công tác hạch toán kế toán của công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao về phương pháp hạch toán kế toán và tổ chức hạch toán kế toán. Về tổ chức công tác kế toán: Nhìn chung Công ty đã áp dụng đúng chế độ kế toán doanh nghiệp banh hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc Ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp mới ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, và các nghị định, thông tư hướng dẫn về quản lý tài chính trong các doanh nghiệp. Các chứng từ mang tính chất bắt buộc của công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu quy định và các chứng từ đều được lập, ghi chép, luân chuyển đúng chế độ. Hệ thống tài khoản sử dụng về cơ bản đã thống nhất với hệ thống tài khoản theo Quyết định 15 và được chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý ở đơn vị. Các báo cáo tài chính luôn được lập đầy đủ, kịp thời và chính xác. Về phương pháp hạch toán kế toán: Nhìn một cách tổng thể, đơn vị đã áp dụng và tuân thủ theo quyết định 15 và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Công ty VINECO sử dụng phần mềm kế toán EFFECT trong quá trình hạch toán kế toán với nhiều tiện ích đem lại do đó, công tác kế toán được thực hiện hiệu quả, chính xác và nhanh hơn kế toán thủ công rất nhiều. Đồng thời, phần mềm kế toán EFFECT luôn được điều chỉnh, cập nhật để đảm bảo phương pháp kế toán theo đúng chế độ kế toán mới ban hành. Việc hạch toán kế toán tập trung giúp công ty có khả năng nắm bắt tình hình về sản xuất kinh doanh một cách chung nhất từ đó những thông tin phản ánh một cách tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cả hai bộ phận kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị đều được chú trọng đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhiều mặt phục vụ nhu cầu về thông tin cho các đối tượng khác nhau. 3.2.2. Nhược điểm, khó khăn Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi kể trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty VINECO còn có khó khăn sau: Trong thời gian tới, Công ty sẽ có những định hướng mới về sản phẩm, dịch vụ cung cấp, do đó, việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đang đứng trước thách thức đổi mới, cải cách để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Bởi khi sản phẩm, dịch vụ cung cấp thay đổi, thì đồng thời với quá trình đó yêu cầu, tính chất quản lý cũng thay đổi. Như vậy việc tổ chức lại công tác kế toán của đơn vị là điều tất yếu xảy ra nhằm đảm bảo các thông tin kế toán cung cấp cũng phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý trong môi trường kinh doanh mới. Giai đoạn đổi mới là một thời kỳ khá nhạy cảm đối với hoạt động của Công ty vì khi đổi mới, những khó khăn gặp phải là tất yếu, khả năng lợi nhuận giảm sút là khá cao. Yêu cầu đặt ra là các thông tin kế toán vừa phải phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty song phải làm sao để vẫn giữ được niềm tin của khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, người lao động… đối với sự phát triển bền vững của Công ty. Nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO 3.3.1. Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Ưu điểm: Về phân loại NVL: Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại. Do NVL của Công ty rất nhiều, đa dạng nên việc phân loại như vậy là rất hợp lý, giúp cho việc quản lý NVL được dễ dàng, khoa học. Công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý NVL một cách nhất quán trong toàn Công ty. Về việc thu mua NVL: Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng đều được lập sẵn kế hoạch một cách cụ thể chi tiết bởi Phòng Kế hoạch. Việc lên kế hoạch trước như vậy vừa đảm bảo cho Công ty có thể chuẩn bị về mặt tài chính, vốn vừa đảm bảo cho việc thu mua NVL diễn ra thuận lợi, số lượng, chất lượng NVL thu mua đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Đồng thời việc lên kế hoạch trước như vậy còn đặc biệt quan trọng đối với Công ty khi mà 95% giá trị NVL của Công ty mua từ thị trường nước ngoài cần phải ký hợp đồng và đặt hàng trước khi nhận được NVL tối thiểu là ba tháng. Nguồn cung cấp NVLC của Công ty chủ yếu là từ phía Tập đoàn NEC (Nhật Bản) nên ổn định và có sự đảm bảo khá chắc chắn về chất lượng. Về một số NVLC và NVLP nhập mua từ thị trường Việt Nam, đây là những hàng hóa phổ biến trên thị trường nên nguồn cung cấp khá nhiều, không gây khó khăn cho Công ty. Vì vậy, có thể nói, nguồn cung cấp NVL của VINECO rất ổn định, không có khả năng gây gián đoạn cho sản xuất. Đối với hàng nhập khẩu, VINECO thuê một Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực đại lý làm thủ thủ thục hải quan, và vận chuyển - Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long với nhiệm vụ làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài về kho Công ty. Việc này giảm bớt được công việc cho nhân viên Công ty và giúp cho việc thông quan, vận chuyển hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tất cả NVL trước khi nhập kho đều được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo NVL nhập mua đúng với yêu cầu đặt mua, đáp ứng tốt yêu cầu của sản xuất. Về việc bảo quản NVL: NVL được bảo quản trong kho Công ty với những điều kiện phù hợp nhất, đúng với các tiêu chuẩn về bảo quản đồ linh kiện điện tử đảm bảo chất lượng NVL không bị giảm sút trong quá trình bảo quản. Nhân viên quản lý kho được chọn lựa là người có trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức giúp cho việc bảo quản NVL một cách chặt chẽ, tránh thất thoát NVL cho Công ty. Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu chính thường xuyên theo tháng, nguyên vật liệu phụ theo định kỳ sáu tháng một lần cho thấy sự quản lý và bảo quản NVL của công ty rất chặt chẽ. Về việc dự trữ NVL: Công ty đã xây dựng các định mức dự trữ cho NVL phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo NVL tồn kho không quá lớn gây ứ đọng vốn, đồng thời không quá ít gây ra thiếu NVL làm gián đoạn quá trình sản xuất, giảm năng suất sản xuất, lãng phí nguồn lực. Về việc sử dụng NVL: Căn cứ trên định mức chi phí NVL của Tập đoàn NEC và kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, VINECO đã xây dựng định mức chi phí NVL khá chính xác. Đây là căn cứ cho việc lên kế hoạch nhập, xuất NVL. Số lượng, chủng loại NVL, thời gian xuất NVL cho từng dự án đều được lập kế hoạch cụ thể từ trước trong từng tháng. Đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên của Công ty đều có đủ trình độ, kinh nghiệm sử dụng những công nghệ sản xuất hiện có, đảm bảo cho việc sử dụng NVL tiết kiệm và hiệu quả. Sau mỗi dự án hoàn thành, Công ty đều lập bảng tổng hợp so sánh CPNVL thực tế và CPNVL theo kế hoạch, định mức. Như vậy, Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng NVL cho DA hoàn thành chênh lệch so với kế hoạch đã lập dựa trên các định mức CPNVL là bao nhiêu. Nếu sự chênh lệch này quá lớn, đơn vị sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp xử lý thích hợp: Quy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận làm thất thoát, hỏng… NVL; điều chỉnh lại định mức CPNVL… Điều này góp phần vào việc quản lý chặt chẽ về NVL đồng thời đem lại những thông tin phản hổi về quá trình sử dụng NVL giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả sử dụng NVL và rút ra những kinh nghiệm quản lý. Nhược điểm, tồn tại: Về phân loại NVL: VINECO phân loại NVL thành: NVL chính và NVL phụ. Trong đó, NVLC lại được phân thành nhiều nhóm: nhóm A, B, C,… Tuy nhiên, có những nhóm NVL như nhóm A có số lượng loại NVL rất lớn – 557 loại, Công ty đã đặt hệ thống mã vật tư theo thứ tự từ A1 đến A557 cho 557 loại vật tư đó, trong đó có những NVL có quy cách khác nhau. Trong khi đó, nhóm A có thể phân nhỏ hơn thành những nhóm vật tư tương đồng về các thông số kỹ thuật, quy cách vật tư. Việc đặt mã như vậy vô hình chung đã gây ra khó khăn trong quản lý nhóm NVL này. Về việc sử dụng NVL: Hiện nay, VINECO không thực hiện việc phân tích tình hình sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính sau các kỳ hoạt động. Tuy đây không phải là một hoạt động bắt buộc nhưng kết quả quá trình phân tích sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý NVL tại Công ty. Vấn đề sử dụng NVL luôn được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo hiệu quả sử dụng trong quá trình sản xuất. Song việc có phế liệu trong quá trình sản xuất là không thể tránh khỏi. Tuy lượng phế liệu này có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm. Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho Công ty. 3.3.2. Đánh giá tình hình hạch toán nguyên vật liệu Ưu điểm: Hạch toán NVL của Công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo của công ty. Về lập và luân chuyển chứng từ: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong các quá trình thu mua, sử dụng, kiểm kê… được thực hiện theo đúng quy định đảm bảo theo đúng các thủ tục và có đầy đủ sự phê duyệt cần thiết. Việc lập phiếu xuất kho được căn cứ trên chỉ thị xuất kho đã được Phòng Kế hoạch phê duyệt dựa trên kế hoạch sản xuất và quá trình sản xuất thực tế. Điều này đã giúp sản xuất tránh tình trạng tồn NVL ở phân xưởng quá nhiều dễ gây thất thoát, hỏng hóc, đảm bảo kiểm soát việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm NVL. Trong mỗi lần xuất NVL có thể có số lượng xuất ra lớn và cho nhiều dự án, nhưng phòng kế hoạch đã lập nhiều phiếu xuất kho và mỗi phiếu xuất kho được lập cho từng dự án tạo thuận lợi cho việc phản ánh chi phí NVL vào Tài khoản 621- chi tiết dự án. Về tài khoản sử dụng: Công ty đã mở những tài khoản chi tiết cấp hai và cấp 3 như 1521, 15241, 1522 và 15242 để tiến hành theo dõi chi tiết các hàng tồn kho tạo điều kiện cho việc quản lý NVL chặt chẽ. Về ghi sổ, lập báo cáo: Việc lập sổ sách được thực hiện theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với công tác kế toán máy cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản, phản ánh đầy đủ chính xác theo chế độ. Các sổ sách, báo cáo sử dụng tại đơn vị tuân thủ theo đúng mẫu biểu của chế độ kế toán hiện hành. Về phương pháp hạch toán NVL: Kế toán hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời trên các mặt dự trữ và cung ứng NVL, tạo sự quản lý chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị. Đa số NVL phụ có giá trị nhỏ, xuất kho nhiều lần, nên việc ước tính chi phí NVL phụ hàng tháng tương đối chính xác đã giúp kế toán đảm bảo phản ánh hợp lý chi phí NVL phụ và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ: Hoạt động thu mua NVL chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài, nên công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép khoản phải trả nhà cung cấp nhằm đảm bảo tính chính xác. Việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá công ty thực hiện hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực số 10 "Ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá hối đoái"như sau: - Chênh lệch tỷ giá của những khoản tiền tệ phát sinh trong kỳ kế toán được hạch toán vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính. - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền tệ cuối kỳ được hạch toán vào tài khoản 413 ‘‘Chênh lệch tỷ giá’’ Nhược điểm, tồn tại: Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác hạch toán kế toán NVL tại công ty còn một số điểm hạn chế như sau: Về phương pháp tính giá NVL nhập kho: Phương pháp tính giá NVL nhập kho của Công ty có điểm chưa đúng so với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Cụ thể như sau: Chi phí thu mua NVL (bao gồm: Chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo hiểm…) không được tính vào giá thực tế nhập kho của NVL mà được tập hợp trên TK 154_chung, sau đó phân bổ cho từng dự án theo tiêu thức NVLC. Trong khi đó theo Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” quy định ở điểm 05 và 06 như sau: “Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.” “Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.” Điều đó có nghĩa là: Chi phí thu mua NVL là một bộ phận cấu thành giá thực tế nhập kho của NVL. Ở điểm này, VINECO đã tính giá thực tế NVL nhập kho sai so với chế độ làm cho giá trị NVL nhập kho thấp hơn so với chi phí thực tế Công ty bỏ ra để có được NVL dẫn đến việc phản ánh sai thông tin về NVL. Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Công ty hiện đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVLC xuất kho. Như vậy, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị xuất kho của NVLC nên tại thời điểm trong tháng công ty không có số liệu giá trị NVL xuất kho và tồn kho. Thêm vào đó, số lượng chủng loại NVL nhiều, nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán NVL cuối tháng rất lớn. Do đó, đôi khi các số liệu về hàng tồn kho không có kịp thời làm chậm việc lập báo cáo kế toán hàng tháng của doanh nghiệp. Về cách xử lý thuế NK của NVL: Cách xử lý TNK của NVL tại VINECO là không hợp lý. Khi nhập NVL về, TNK của NVL được tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL song lại được theo dõi riêng ở TK 1524 – Thuế NK NVL (Chi tiết cho NVLC và NVLP). Sau đó, khi xuất NVL cho sản xuất, TNK của NVL được kế toán xử lý như sau: Đối với NVLC: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) của NVLC được định khoản ghi Nợ TK 621_chi tiết DA, sau đó mới được kết chuyển vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLC xuất dùng được ghi thẳng vào TK 154_chi tiết DA. Đối với NVLP: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) hàng tháng của NVLP được định khoản ghi Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLP xuất dùng cứ 6 tháng một lần mới được ghi vào Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào Nợ TK 154_chi tiết DA theo tiêu thức NVLP xuất dùng. Việc hạch toán như vậy gây ra sự phức tạp không cần thiết đồng thời làm cho việc theo dõi CPNVL trên sổ tổng hợp trở nên khó khăn. Khi nhập khẩu NVL, kế toán phải tách riêng TNK của vật liệu. Khi xuất dùng NVLC, kế toán vừa phải xuất giá NVLC (chưa TNK), vừa phải xuất TNK tương ứng. Khi xuất dùng NVLP hàng tháng, kế toán không ghi nhận ngay TNK của NVLP vào chi phí SX mà 6 tháng mới ghi nhận chi phí này một lần, sau đó phân bổ cho từng DA. Về việc quản lý chứng từ: Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là rất lớn. Điều này có thể dẫn đến việc mất, thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những sự ảnh hưởng dây chuyền khác. Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường): Công ty sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để theo dõi NVL mua đã có hóa đơn nhưng chưa về nhập kho song việc theo dõi này chi được thực hiện vào tháng 12 và tháng 1 để phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho trong Bảng cân đối kế toán cuối năm nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Ở những tháng khác trong năm, với những lô hàng đã có bộ chứng từ hàng hóa, đã có giấy báo hàng đã về cảng nhưng hàng chưa về kho công ty vào cuối tháng, kế toán không phản ánh ngay lô hàng này vào TK 151 - Hàng mua đang đi đường của tháng đó mà chờ tới khi hàng về vào tháng sau kế toán mới phản ánh giá trị NVL nhập kho vào TK 152. Như vậy, thông tin về NVL mua đang đi trên đường không được phản ánh làm sai lệch thông tin kế toán. Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn: Trong một số trường hợp, VINECO mua NVL từ thị trường trong nước, hàng nhập mua đã về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua. Việc này làm cho thông tin kế toán phản ánh không chính xác tình hình NVL tại kho, tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu ở kho. Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty không có sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Trong khi đó việc đối chiếu giữa báo cáo tồn kho của thủ kho với bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL của kế toán về số lượng tổng nhập, tổng xuất của từng loại NVL. Điều này dẫn đến việc kiểm kê, so sánh giữa số liệu kế toán và số liệu của thủ kho cung cấp là rất khó khăn. Bình thường cả quý hoặc cả năm nhân viên kế toán mới in sổ cái một lần. Việc này làm cho việc so sánh đối chiếu số liệu không được thực hiện thường xuyên. Về việc kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một DA: Khi công ty đã xuất thiết bị được lắp ráp tại nhà máy đi cho khách hàng, chỉ còn thiếu một số NVL lắp đặt mà trong kho không có để gửi kèm đi (thiết bị lắp đặt cần có này đang được đặt mua hàng hoặc đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về), kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một dự án để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận theo bút toán: Nợ TK 154 – Dự án X Giá trị NVL lắp đặt còn thiếu Có TK 3357 Sau khi NVL sẵn sàng và được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt, kế toán NVL lại ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trích trước luôn và ghi lưu ý là không tính lô này trong cách tính giá bình quân cả kỳ dự trữ. Điều này không đúng nguyên tắc kế toán vì thực tế NVL không nhập kho mà được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt. 3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Sau quá trình tìm hiểu, đánh giá về công tác hạch toán NVL tại đơn vị thực tập, em nhận thấy việc hạch toán NVL còn có những tồn tại, hạn chế nhất định như đã nêu và phân tích ở trên. Dưới đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty VINECO: Thứ nhất: Về việc phân loại NVL Doanh nghiệp nên chia nhỏ các nhóm vật tư theo các thông số, quy cách vật tư, công dụng kinh tế - kỹ thuật để dễ quản lý hơn. Ví dụ: Đối với nhóm vật tư A, ta có thể chia ra thành các nhóm nhỏ hơn như : A.1 – nhóm Bảng mạch sau, A.2 - Thiết bị kết nối,... Trong mỗi nhóm này, ta đánh mã số lần lượt cho các vật liệu chi tiết để quản lý vật tư. Nếu thay đổi, Công ty cần xây dựng lại sổ danh điểm mã vật tư thống nhất trong nội bộ Công ty để đảm bảo sự quản lý NVL một cách thống nhất. Thứ hai: Về việc sử dụng NVL Để nắm được hiệu quả sử dụng NVL và có các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty nên tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL chứ không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giản đơn CPNVL thực tế phát sinh với CPNVL dự tính theo kế hoạch. Cụ thể như sau : Sau một năm tài chính, kế toán nên phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính, so sánh việc sử dụng NVL giữa các năm, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng NVL từ đó sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Ví dụ: Ta có thể phân tích tình hình sử dụng NVL qua một số chỉ tiêu qua các năm như: - Chênh lệch giá trị NVL tồn kho giữa các kỳ - Hệ số quay kho NVL: Hệ số quay kho NVL = Tổng CPNVL Giá trị NVL bình quân Trong đó: Giá trị NVL bình quân = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn cuối kỳ 2 Hệ số này cho biết trong kỳ kinh doanh NVL quay được bao nhiêu vòng và càng cao càng chứng tỏ NVL vận động nhanh, góp phần tăng doanh thu. - Sức sản xuất của NVL: Sức sản xuất của NVL = Tổng doanh thu Tổng CPNVL Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sản xuất của NVL càng cao, tạo được doanh thu lớn. - Sức sinh lời của NVL: Sức sinh lời của NVL = Tổng lợi nhuận sau thuế Tổng chi phí nguyên vật liệu Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sinh lời của NVL càng cao, tạo được lợi nhuận lớn. - Tỷ trọng CPNVL trong tổng chi phí giá thành: Tỷ trọng CPNVL trong tổng chi phí giá thành = Tổng chi phí NVL x 100 Tổng chi phí giá thành Chi phí này cho biết cơ cấu, tỷ trọng của CPNVL trong tổng chi phí giá thành. Công ty cần dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất của mình để điều chỉnh chỉ tiêu này cho phù hợp. Đối với phế liệu trong quá trình sản xuất, Công ty nên có những biện pháp thu hồi, và quản lý chặt chẽ hơn. Phế liệu có thể thu hồi tái sử dụng cho quá trình sản xuất, đơn vị nên nhập kho. Phế liệu không thể tái sử dụng, Công ty có thể thanh lý. Đồng thời, Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau để đảm bảo tiết kiệm NVL trong khâu sản xuất: - Nâng cao tay nghề cho người lao động - Nâng cao tinh thần làm việc, kỷ luật nghiêm túc - Tổ chức sản xuất nhịp nhàng nhằm giảm thời gian NVL nằm trong quá trình sản xuất để tăng tốc độ quay kho của NVL, tiết kiệm nguồn vốn lưu động. - Thường xuyên xem xét việc thực hiện định mức chi phí NVL Thứ ba: Về phương pháp tính giá NVL nhập kho Kế toán nên tính giá thực tế NVL nhập kho theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Nghĩa là: chi phí thu mua NVL nên tính vào giá trị thực tế của NVL nhập kho. Khi đó, giá trị thực tế của NVL nhập kho được tính như sau : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + TNK (nếu có) + Chi phí thu mua Thứ tư: Về phương pháp tính giá NVLC xuất kho Để giảm bớt công việc của kế toán vào cuối tháng đồng thời có được những thông tin cập nhật về NVL, Công ty nên tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Do VINECO chủ yếu nhập khẩu NVL nên số lượng các lần nhập hàng không nhiều, phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập sẽ cung cấp ngay cho kế toán những thông tin cập nhật về giá trị NVL xuất, tồn kho. Các công thức tính giá từng loại NVL xuất kho như sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ) = Tổng giá trị NVLi tồn sau lần nhập Số lượng NVLi tồn sau lần nhập Giá trị NVLi xuất kho (USD/VNĐ) = Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ) x Số lượng NVLi xuất kho Thứ năm: Về cách xử lý TNK của NVL Việc hạch toán phức tạp TNK của NVL như hiện tại ở Công ty là không cần thiết. Kế toán nên ghi nhận ngay TNK của NVL nhập khẩu vào giá trị thực tế nhập kho của NVL mà không cần phải tách và theo dõi riêng TNK trên TK 1524 – Thuế NK NVL. Điều đó có nghĩa là, TK 1521 – NVLC và TK 1522 – NVLP theo dõi giá trị thực tế nhập kho NVL đã bao gồm giá mua, TNK và chi phí thu mua của NVL. Khi làm như vậy, công việc của kế toán sẽ giảm đi rất nhiều, đồng thời cách xử lý như trên là phù hợp với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Thứ sáu: Về việc quản lý chứng từ Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán nên được lập Bảng kê giao nhận chứng từ để mỗi khi nhận hay cho ai mượn chứng từ, kế toán ghi chép vào bảng này để đảm bảo quản lý chặt chẽ chứng từ hơn tránh việc mất, thất lạc chứng từ. Thứ bảy: Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường) Để thông tin kế toán phản ánh chính xác về giá trị hàng tồn kho cuối mỗi tháng thì kế toán nên tuân thủ cách hạch toán TK 151 và sử dụng TK 151 trong tất cả các tháng trong năm chứ không chỉ sử dụng vào tháng 12 và tháng 1. Cụ thể: Trong trường hợp đơn vị nhận được hoá đơn của người bán và thông báo hàng về tới cảng nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán lưu hoá đơn này vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu kế toán ghi Nợ TK 152. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho thì căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường vào TK 151 để tiếp tục theo dõi trong tháng sau. Khi hàng về nhập kho hoặc xuất ngay cho sản xuất,… kế toán ghi nhận theo bút toán: Nợ TK 1521, 1522, 621… Có TK 151 Giá trị thực tế NVL đi đường về nhập kho, xuất ngay cho sản xuất,… Thứ tám: Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn Trong trường hợp NVL đã nhập kho mà đơn vị chưa nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán nên sử dụng giá tạm tính để ghi chép vào sổ sách kế toán: Nợ TK 1521, 1522 Giá tạm tính Có TK 3312 Khi nhận được hoá đơn mua hàng, căn cứ vào giá mua và thuế trên hoá đơn kế toán ghi bút toán điều chỉnh: - Nếu giá mua > giá tạm tính. Kế toán ghi định khoản bổ sung: Nợ TK 1521, 1522 : Giá mua - Giá tạm tính Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán - Giá tạm tính Nếu giá mua < giá tạm tính. Kế toán điều chỉnh giảm NVL nhập kho: Nợ TK 1521/1522 : (Giá tạm tính – Giá mua) Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán – Giá tạm tính Thứ chín: Về sổ sách kế toán sử dụng Công ty nên lập sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL được chặt chẽ. Song vì số lượng NVL của VINECO rất lớn nên việc lập sổ chi tiết cho từng loại NVL là một công việc khó có thể thực hiện. Theo em, kế toán nên lập sổ chi tiết chung cho từng nhóm NVL nhỏ có quy cách, thông số kỹ thuật tương đồng nhau để theo dõi tình hình NVL và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Ngoài ra, kế toán nên in sổ cái các tài khoản ra giấy một cách thường xuyên hơn để đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước và tạo thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu các số liệu kế toán. Thứ mười: Về việc kế toán chi phí, giá thành trích trước CPNVL cho DA: Trong trường hợp kế toán chi phí, giá thành trích trước CPNVL cho một dự án (ghi Có TK 3357) để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận và phục vụ cho việc phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như tính hiệu quả của dự án. Sau khi NVL mà đơn vị đã đặt mua để chuyển thẳng tới nơi lắp đặt (NVL này có thể là hàng mua đang đi đường kỳ trước, đang trên đường chuyển thẳng tới nơi lắp đặt hoặc là hàng mua trong kỳ đang trên đường chuyển thẳng tới nơi lắp đặt không qua kho), kế toán NVL không được ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trích trước luôn đồng thời ghi lưu ý không tính lô NVL này trong cách tính giá xuất kho NVL. Trong trường hợp này, kế toán nên sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường (nếu NVL chuyển thẳng tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước) hoặc ghi giảm trực tiếp chi phí trích trước trên TK 3357 (nếu NVL được mua và chuyển tới nơi lắp đặt ngay trong tháng) thay vì dùng tài khoản 152. Kế toán ghi các bút toán như sau: - Nếu NVL chuyển thẳng tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước: 1. Cuối tháng trước, khi NVL đang đi đường chưa về nhập kho: Nợ TK 1511 (đã bao gồm TNK, nếu có) Có TK 3312 Có TK 3333 2. Khi NVL được đưa tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357 Có TK 1511 - Nếu NVL mua trong tháng và chuyển ngay tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357 Có TK 3312 Ngoài ra, Công ty nên cập nhật tình hình sản xuất trong nước để có thể biết được thông tin về các NVL có thể sản xuất được ở Việt Nam với chất lượng đảm bảo thỏa mãn được các thông số kỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Từ đó, Công ty có thể xem xét thực hiện chương trình nội địa hoá sản phẩm. Đây là một giải pháp có thể làm giảm đáng kể chi phí thu mua NVL cho Công ty vì NVL thu mua từ nguồn nhập khẩu phải trải qua nhiều khâu trung gian nên chi phí thu mua NVL nhập khẩu lớn hơn nhiều so với nguồn trong nước. Kết luận Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào đều rất quan trọng. NVL là yếu tố đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm. Vì thế, hạch toán NVL đòi hỏi phản ánh trung thực, đầy đủ chính xác về tình hình NVL trong công ty nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định hợp lý. Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC cũng không phải là ngoại lệ. Trải qua 10 năm hoạt động, Công ty đã và đang có những bước tiến vững chắc trong việc khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong nước. Thực tế sản xuất kinh doanh tại công ty cho thấy bên cạnh những mặt đã đạt được vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định trong công tác hạch toán kế toán. Vì thế, để đảm bảo mục tiêu phát triển ổn định, lâu dài và mở rộng quy mô hoạt động của mình thì công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung và hạch toán NVL nói riêng nhằm cung cấp được những thông tin nhanh chóng, kịp thời chính xác cho nhà quản lý, đảm bảo cho việc sử dụng NVL hiệu quả và tiết kiệm - đây cũng chính là bước đầu tiên, cần thiết của chiến lược cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm. Do hạn chế về thời gian và năng lực nên luận văn của em còn nhiều điểm thiếu sót, chưa hoàn thiện. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và bổ sung của thầy cô và những người quan tâm. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Phượng đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế toán đã tận tình quan tâm giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Các tài liệu, số liệu, dữ liệu cung cấp bởi Công ty VINECO 2. Chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán hiện hành. 3. Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Thị Đông, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2006 4. Một số luận văn khoá 44, 45 khoa Kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân 5. Một số luận án thạc sĩ, tiến sĩ trong kho dữ liệu Đại học Kinh tế quốc dân 6. Tạp chí kế toán 7. Kế toán trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, TS. Phan Đức Dũng, Nxb. Đại học quốc gia Tp.Hồ Chí Minh 8. Một số website: ._.