Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Granite Tiên Sơn-Viglacera

t các chính sách kinh tế mới, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật thuế mới…. đây là những nhân tố thúc đẩy sản xuất trong nước. Hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp là một trong những nhiêm vụ quan trọng, sản xuất kinh doanh có lãi là một tất yếu khách quan để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức rằng muốn sản xuất ra một sản phẩm chúng ta phải bỏ ra rất nhiều chi phí lao động vật hoá. Việc thực hiện tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm được đưa ra dựa trên những chỉ tiêu sau: Định mức tiêu hao vật liệu, máy móc thiết bị sao cho phù hợp với đơn vị mình. Từ những nhận thưc về vai trò của nguyên vật liệu và quá trình nhận thức của bản thân em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Granite Tiên Sơn-Viglacera". Nội dung chuyên đề được chia làm hai phần: Chương I : Thực trang hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Granite Tiên sơn Chương II : Một số ý kiến hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Granite Tiên Sơn. CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY GRANRLE TIÊN SƠN - VIGLACERA 1.1. Tổng quan về Công ty Granite Tiên Sơn 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Granite Tiên Sơn - Viglacera Công ty Grante Tiên Sơn - Viglacera là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Thuỷ Tinh và Gốm xây dựng. Được thành lập theo quyết định 1866 - QĐBXD ngày 2/11/2004. Trụ sở: Khu CN Tiên Sơn - Huyện Tiên Sơn - Tỉnh Bắc Ninh Tên giao dịch quốc tế: Tiên Sơn Granite - Tiles Company Điện thoại: 84. 241.839391 Fax: 84.241.838917 Mã số thuế: 010010817006 Email: Granite Viglacera @ vnn.vin Website: www. granite viglacera.com Shorn room: 196 - Hoàng Quốc Việt - ĐT: 04.7552466 Người đại diện: Giám Đốc: Nguyễn Văn Sinh Loại hình công ty: Công ty Nhà nước Vốn điều lệ: 400 tỷ đồng Sản lượng sản xuất gạch ốp lát hàng năm: 3.000.000m2/năm Cán bộ công nhân viên: trên 400 người Công ty được xây dựng trên diện tích 4 ha có đầy đủ hạ tầng cơ sở vật chất đầy đủ như: hệ thống xử lý nước thải, hệ thống cống rãnh, khu nhà làm việc cho cán bộ, hệ thống nhà xưởng, nhà ao. Công ty được đầu tư dây truyền công nghệ hiện đại nhất Đông Nam á… với các máy móc thiết bị với hoàn toàn mới của hãng SAMI của ITALY cung cấp. Công ty Granite Tiên Sơn là doanh nghiệp Nhà nước. Tuy mới thành lập, tuổi nghề còn non trẻ nhưng công ty đã trải qua những biến động đáng kể đã gặp không ít khó khăn về vốn đầu tư, trong việc mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm, cải tiến trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao cạnh tranh trên thị trường cả thị trường trong nước và thị trường ngoài nước. Tuy nhiên thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty khôn ngừng mở rộng, sản phẩm của công ty đã thực sự cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành, và sản phẩm ngày càng được nhiều người biết đến. Có được kết quả đó là nhờ sự nỗ lực vươn lên và không ngừng đổi mới của công ty mà trước hết đó là sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc và sự đoàn kết đồng lòng của cán bộ công nhân viên trong công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán. Sự nhạy bén linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế đã giúp cho công ty từng bước hòa nhập với bước đi của mình với nhịp điệu phát triển kinh tế đất nước, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quan trọng hơn là không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ chính của công ty trong thời gian tới là tiếp tục sản xuất, nâng cao hơn nữa chất lượng các sản phẩm. Phát triển và mở rộng thị trường xuất khẩu. Bảng 1: Các chỉ tiêu kinh tế của công ty STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 1 Doanh thu tiêu thụ 205.600.170.969 390.640.327.710 2 Tổng chi phí 203.685.622.697 387.002.682.910 3 Lợi nhuận 1.914.548.272 3.637.644.800 4 Tổng vốn hoạt động 400.000.000.000 523.655.807.500 5 Sản lượng sản xuất 4.600.236 6.520.200 6 Nộp ngân sách 4.089.074.541 5.523.898.107 7 Lao động bình quân (người) 392 422 1.1.2. Đặc điểm tổ chức, quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty Grante Tiên sơn - Viglacera Bảng 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc PGĐ phụ trách nội chính PGĐ phụ trách sản xuất PGĐ phụ trách KD trong nước PGĐ phụ trách xuất khẩu Phòng xưởng sản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phân xưởng cơ điện Phòng xuất khẩu Phòng kỹ thuật Phòng sản xuất Phòng TCKT Là một công ty Nhà nước nên bộ máy quản lý của công ty khá chặt chẽ. Từ ban giám đốc cho đến các phòng ban đều có mối quan hệ quản lý cấp bậc theo phương thức quản lý trực tiếp. Giám đốc là người có quyền quản lý cao nhất, là người trực tiếp quản lý và quyết định các phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng quản lý nhân viên trong phòng. Mọi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên đều được cập nhật bằng văn bản. - Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty ngoài ủy quyền cho giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các phòng ban. - Phó giám đốc phụ trách nội chính có nhiệm vụ giám sát và theo dõi quản lý các công việc chính thay giám đốc về một số lĩnh vực như nhân sự, tổ chức nhân sự, ngoại giao công tác hành chính. - Phó giám đốc phụ trách sản xuất: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát việc sản xuất của công ty - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh xuất khẩu: có nhiệm vụ lập kế hoạch triển khai, tiêu thụ các sản phẩm thuộc phạm vi trong nước. * Các phòng ban, phân xưởng - Phòng tổ chức hành chính: phòng này có nhiệm vụ giám sát và theo dõi quản lý các công việc hành chính, nhân sự, tổ chức nhân sự, ngoại giao, công tác hành chính. - Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế đưa ra các mẫu sản phẩm phục vụ cho công tác phát triển về kiểu dáng sản phẩm, nghiên cứu về kết cấu và cấu tạo sản phẩm nhằm đưa ra các bài phối liệu tốt nhất cho sản xuất sản phẩm. - Phòng kế hoạch có nhiệm vụ nghiên cứu và lập kế hoạch về sản xuất, cung ứng vật tư như các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm như men màu, đất sét, felspat cao lanh.. và một số thiết bị khác. - Phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất hiệu quả gạch ốp lát gạch lát nền theo kế hoạch của công ty giao cho đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng quy cách sản phẩm mẫu mã chịu trách nhiệm quản lý bảo quản và sử dụng hiệu quả tài sản, nguyên liệu, phụ tùng công cụ lao động. - Phân xưởng cơ điện: nhiệm vụ chính đảm bảo cho máy móc thiết bị của toàn công ty. Tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống máy móc trong toàn công ty, tổ chức vận hành an toàn hệ thống. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu các sản phẩm đang có xu hướng phát triển phù hợp với thị hiếu và các dòng sản phẩm mang tính tiềm năng trong tương lai. Mở rộng và phát triển thị trường tiếp cận và quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng. - Phòng tài chính kế toán: có chức năng ghi sổ và hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm lập các báo cáo tài chính theo quy định chung của Nhà nước và điều lệ hoạt động của tổng công ty. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán a. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Accouting của công ty có đội ngũ kế toán hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán này. Để giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microft Exel. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán ngân hàng, nhân viên kế toán tổng hợp,nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu, nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ nhân viên kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Granite Tiên Sơn Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư nguyên liệu Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ Kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng Kế toán thanh toán với ngân hàng - Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau + Trưởng phòng: - Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính công tác kế toán, làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị. * Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các tài khoản liên quan đến hoạt động sổ sách của công ty. - Tập hợp các số liệu kế toán từ các bộ phận kế toán trong công ty, kiểm tra tính chính xác từ đó vào sổ Nhật ký chung , Sổ cái và lên báo cáo tài chính. - Thực hiện quản lý tài liệu, hồ sơ và các văn bản được giao theo đúng quy định . -Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lên giám đốc. - Tham gia xây dựng và thực hiện đúng các quy trình quy phạm, quy định của hệ thống quản lý. - Thực hiện các nhiệm vụ khi được giao. * Kế toán vật tư nguyên vật liệu - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ lao động trên các nội dung số lượng, chất lượng, giá trị. - Nhận quản lý chứng từ mua hàng (hóa đơn hợp đồng…) cập nhật theo dõi. -Kết hợp cùng kế toán công nợ phải thu, thành phẩm giúp trưởng phòng ban hành các cơ chế chính sách bán hàng trình giám đốc công ty. -Làm công tác ghi chép, quyết toán lập báo cáo thuế GTGT. - Quản lý kho vật tư nguyên liệu theo chức năng kế toán vật tư. - Lập báo cáo quản trị của phần công việc được giao. * Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ. - Nhận quản lý hóa đơn liên quan đến phần thanh toán tiền mặt - Tiếp nhận các chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ, chứng từ thu chi tiền mặt… - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý, chính xác của chứng từ, phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh trên thực tế. - Theo dõi và kiểm tra về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Đối chiếu với thủ quỹ và kiểm soát quỹ theo chức năng của kế toán tiền mặt. * Kế toán tiêu thụ thành phẩm và kế toán bán hàng - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập xuất thành phẩm và bán thành phẩm quản lý hóa đơn bán hàng - Theo dõi và quản lý, đôn đốc công nợ phải thu. - Tham gia kiểm soát việc tuân thủ quy chế tiêu thụ sản phẩm và các quy định của tổng công ty, của Nhà nước. - Quản lý kho thành phẩm theo chức năng kế toán kho thành phẩm. - Thực hiện việc hạch toán kế toán bán hàng, phiếu nhập sản phẩm sản xuất, điều chuyển sản phẩm theo nội dung chứng từ phản ánh. - Cuối tháng thực hiện việc thống kê kết quả kinh doanh doanh thu sản lượng , giá bán, công nợ, thu tiền, đối chiếu số liệu với bộ phận kinh doanh bán hàng sản phẩm để đảm bảo số liệu bán hàng phát sinh trong kỳ chính xác, đúng thực tế làm cơ sở để báo cáo tình hình kinh doanh với ban lãnh đạo công ty. - Cuối tháng thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách tồn kho thành phẩm với số liệu trên thẻ kho đảm bảo số lượng tồn kho thực tế khớp với số liệu trên sổ sách. - Lập báo cáo quản trị theo phần việc của mình phụ trách. * Kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng Theo dõi toàn bộ các khoản vay ngân hàng. Lập kế hoạch vay, trả nợ vốn ngắn, trung dài hạn. Tính lãi vay định kỳ để hạch toán chi phí. Trực tiếp quan hệ với ngân hàng để vay vốn, trả nợ vay phục vụ sản xuất kinh doanh. b. Chế độ kế toán áp dụng * Vì bộ máy kế toán ở công ty Granite Tiên Sơn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra xử lý và ghi sổ kế toán. - Niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm tài chính 12 tháng bắt đầu từ ngày 11 đến 31/12 năm tài chính. - Phương pháp khấu hao mà công ty chọn là phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ là áp dụng theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền. - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán của QĐ 1144/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng dựa trên nhu cầu quản trị nội bộ tại đơn vị. Hệ thống tài khoản được chi tiết há thành các tài khoản cho tiện việc theo dõi và lập báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý tại đơn vị. c. Hệ thống chứng từ kế toán Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, chính xác để tránh xảy ra sai phạm thất thoát. Hệ thống chứng từ của công ty gồm các loại như hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, liên bản kiểm nghiệm, bảng chấm công, các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ chi phí, phiếu xin tạm ứng, biến bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy xin cấp vật tư nguyên liệu cho sản xuất, hợp đồng mua bán hàng. d. Hệ thống sổ kế toán Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban đầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi… để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ như: Sổ Nhật Ký chung , Sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ, (như chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương…). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nôi bộ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng tại công ty Granite Tiên Sơn có thể khái quát qua sơ đồ sau. Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (phụ lục số 3). Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Điếu chiếu, kiểm tra: Hàng ngày. Căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ có liên quan. Cũng có trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký mua hàng, thì căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào sổ Nhật ký chung đặc biệt định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết sẽ lập báo cáo tài chính. Việc sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung vào hình thức kế toán Nhật ký chúng từ đã tạo thuận lợi cho phòng tài chính chỉ đạo nghiệp vụ, phát sinh đầy đủ vai trò chức năng của kế toán tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn bộ công ty. - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Granite Tiên Sơn trên phần mềm kế toán past. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán fast Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (thẻ chi tiết) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán e. Hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm có 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị theo nội bộ tại đơn vị. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các loại: Bảng cân đối kế toán hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các loại báo cáo: Bảng kê nhập xuất tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình bán hàng bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về chính sách bán hàng, chinhs ách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí nguyên vật liệu trong sản xuất. 1.2. Tình hình thực hiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1. Đặc điểm, tình hình quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1.1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu Công ty Granite Tiên Sơn là một công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Những nguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và công dụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặt chẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại. Để việc theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên Vật tư NL Nhóm Nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty còn phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét - Nguyên liệu phụ: men, màu - Nhiên liệu: điện, dầu, gas - Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời. Nhà máy đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất chú trọng. Về việc hạch toán nguyên vật liệu nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất. Về chi phí nguyên vật liệu nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao phòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng định mức về vật tư cho từng sản phẩm. 1.2.2. Đặc điểm tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu, công ty thực hiện theo nguyên tắc giá vốn thực tế vì vậy công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu ngoài là giá không bao gồm thuế GTGT> Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho thì công ty tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính toán thì được thực hiện trên máy tính như sau: Đến cuối tháng dựa trên số lượng và giá trị tồn đầu tháng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng đó, từ đó máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá bình quân của nguyên vật liệu xuất ra trong tháng. Tính theo phương pháp này cho phép xác định chính xác giá trị vật liệu xuất kho. 1.2.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cho các quá trình sản xuất kinh doanh. Cho nên vấn đề bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hao hụt, mất mát thì công ty xây dựng hệ thống kho và bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật.Có sự sắp xếp, bố trí nhân viên thủ kho và thực hiện các nghiệp vụ xuất kho. 1.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này các chứng từ mà công ty đang áp dụng để hạch toán chi tiết. - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Phiều xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập bảng kê, các sổ sách 1.2.2.2. Nội dung hạch toán a. Tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng doanh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 1 năm 2006 như sau: Biểu 01: THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tháng 1 năm 2006 Tờ số: Tên, nhãn, quy cách vật tư: Bột xương cao lanh Đơn vị tính: kg Mã số: NL 1001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 30.000 03 4/1 Nhập vật tư 5/1 40.000 70.000 04 4/1 Xuất vật tư cho PXSX 6/1 20.000 50.000 05 7/1 Xuất vật tư cho PXSX 7/1 20.000 30.000 08 8/1 Nhập vật tư của công ty KYSB 10/1 100.000 130.000 12 13/1 Xuất vật tư cho PXSX 13/1 10.000 120.000 25 17/1 Xuất vật tư cho PXSX 10.000 110.000 29 27/1 Xuất vật tư cho PXSX 27/1 25.000 85.000 Tổng cộng 140.000 85.000 85.000 Tại phòng Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho tì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2006 như sau: Biểu 02: BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày 01/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 01 Nhập men màu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Cộng 558.100.000 03/1 05 Nhập Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bộ 1 34.000.000 34.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bộ 1 67.000.000 67.000.000 Cộng 101.000.000 10/1 12 Nhập bột cao lanh Xương của công ty KSYB NL 1001-Bột cao lanh xương Kg 1.00.000 605 605.000.000 Cộng 605.000.000 Tổng cộng 1.264.000.000 Biểu 03: BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Từ ngày 1/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng KOMATSU DG1001-Dầu Diezen lít 200 7.500 1.500.000 Cộng 1.500.000 03/1 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1003-Đất sét Trúc Trộn NL 1005-Feld par Văn Bàn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Cộng 12.625.000 10/1 PX15 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1001 - Bột cao lanh Xưởng Kg 15000 605 9.075.000 Cộng 9.075.000 Tổng cộng 23.200.000 Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính: Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính 9450857520 4120456000 4689457000 8881856520 1 NL1001 Cao lanh xương Kg 31.00 18.755.000 100.000 60500000 70000 42350000 6.1000 36905000 2 NL1002 Đolomt Thanh Hóa Kg 9.800 5.233.200 12.000 6408000 15.000 8.010.000 6800 3631200 3 NL1003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120.000 57.120.00 500.000 238000000 400.000 1.90400000 220000 104720000 4 NL1004 Bi sứ nội Kg 10.929 551.530 110.032 52781500 116748 55012300 4213 3284580 ME Nhóm men Kg 1 ME 1001 Nhóm Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98270 1235869000 2 ME 1003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26003000 10000 4317600 2.000 10635170 38900 20689030 3 ME 1004 Fsit I603 Kg 53.808 4280070 42760 3399420 11048 880650 4 ME 1037 Fsit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 Cộng tháng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Như vậy việc hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Granite Tiên Sơn được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty gạch Granite Tiên Sơn Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê phiếu nhập kho Bảng kê phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng chi tiết để theo dõi nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu này như sau: Tháng đầu tiên của năm kế toán vật liệu phải vào số dư đầu kỳ của tất cả các loại vật liệu, việc này chỉ thực hiện 1 lần, còn số liệu của tháng sau sẽ do kế toán máy làm. Biểu số 05: SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1/2006 Tên tài khoản: 152 C1521 Tên kho: K01 Tên vật liệu: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 605 31.000 18.755.000 08 08/1 Nhập vật tư 331 605 100.000 60.500.000 131.000 79.255.000 15 08/1 Xuất vật tư PXSX 621 605 15.000 9075.000 116.000 70.180.000 25 09/1 Xuất PXSX 621 605 20.000 12.100.000 96.000 58.080.000 27/1 10/1 Xuất PXSX 621 605 35.000 21.175.000 61.000 36905.000 Tổng cộng 100.000 60.500.000 70.000 42350000 61.000 36905.000 1.2.3. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Việc lập kế hoạch sản xuất thì công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên khả năng và nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty thu mua những nguyên vật liệu chính để phối liệu sản xuất: xưởng gạch ốp lát như: đất sét, cao lanh, Feldspar, Đolimít. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là mua ở trong nước và một số vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. 1.2.3.1. Nguyên vật liệu mua trong nước - Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, Fedls par được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlêmit thì ở Thanh Hóa. - Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản. Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau: Biểu 06: HỢP ĐỒNG MUA BÁN Ngày 3 tháng 1 năm 2006 (Số 01 năm 2006) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty gạch Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giá gốc 605đ/kg Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ Điều 2: Quy cách, chất lượng Cỡ hạt = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 53% Độ trắng: 74% Điều 3: Bao bì, đóng gói Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg Điều 4: Hàng được giao tại Công ty gạch Granite Tiên Sơn từ ngày 8/1/2006 đến ngày 13/1/2006 Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2006 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng Đại diện bên bán Đại diện bên mua Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2006, công ty nhận được hóa đơn của công ty khoáng sản Yên Bái như sau: HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) N: 1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái Điện thoại: MST: 52001175191 Họ và tên người mua hàng: Công ty Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hạn thanh toán : Thanh toán sau STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000 Cộng tiền hàng 60.500.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.550.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu ba trăm năm mươi ba ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về phòng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để có quyết định nhận hàng hay không. Đối với các loại nguyên vật liệu chính này, trước khi nhập kho phòng kỹ thuật lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng. Sau khi kiểm tra thì kết quả được ghi vào biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho. Biểu 08: BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGUYÊN VẬT LI._.